Referat fra møte i studieadministrativt utvalg, 13. oktober 2016 Tid: kl Sted: UHRs lokaler

Transkript

1 Referat fra møte i studieadministrativt utvalg, 13. oktober 2016 Tid: kl Sted: UHRs lokaler Tilstede: Studiedirektør Ole-Jørgen Torp, NMBU (leder) Studiesjef Jorun Gunnerud, NHH (nestleder) Seniorrådgiver Hege Skarsfjord, UiT Seniorrådgiver Jonny Sundnes, UiO Avdelingsdirektør Christen Soleim, UiB Studiedirektør Marianne Brattland, HiOA Studentrepresentant Øyvind Dammerud, NSO (studentrepresentant) Studentrepresentant Knut Figenschou, NSO (studentrepresentant) Fra UHRs sekretariat: Karen Oldervik Golmen Andre tilstede: Direktør Tina Lingjærde, FSAT, fast observatør Forslag til saksliste Sak 14/16 Sak 15/16 Sak 16/16 Sak 17/19 Sak 18/16 Sak 19/16 Godkjenning av innkalling og sakliste UHRs retning fremover og anbefaling knyttet til videreføring av studieadministrativt utvalg Høring: Forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal Høringsinnspill: Forslag til Nokuts nye studietilsynsforskrift Orienteringssaker: 1. Referat fra møte i studieadministrativt utvalg (godkjent via e-post) 2. IKT-utvalgets endelige rapport orientering ved Kjærstin Åstveit 3. Oppsummering etter Studiekvalitetskonferansen i Bergen 15. september 2016 orientering v/christen Solheim og Ole-Jørgen Torp 4. Terminologibase fra UHR orientering fra Karina Lystad og mulighet til å melde inn behov 5. Status fra Forhandlingsrådet v/marianne Brattland 6. Status fra FSAT v/tina Lingjærdet Eventuelt 1

2 Sak 14/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjent. Sak 15/16 UHRs retning fremover og anbefaling knyttet til videreføring av studieadministrativt utvalg Studieadministrativt utvalg har virket i to kalenderår og utvalgsmedlemmene diskuterte hvordan utvalget har fungert og hva de vil foreslå som videre retning for det. De viktigste momentene som kom fram i diskusjonen var følgende: Det er viktig å unngå byråkratisering og utvalget bør bare møtes når det er aktuelle saker som må diskuteres. Sakene som har vært behandlet til nå i dette utvalget bærer preg av at det har skjedd mye i sektoren, med institusjonssammenslåinger, IKT-strategi og kvalitetsmelding. Da har utvalget blitt «tvunget» til å jobbe med disse sakene heller enn å initiere sakene selv. Utvalget har kun fungert i kort tid og det har ikke fått «satt seg» skikkelig enda. Administrasjon og politikk er ulike ting og disse oppgavene bør ikke blandes sammen i samme utvalg. Dette utvalgets oppgave har vært å utrede og tilrettelegge for gode beslutninger for de politiske/strategiske beslutningstakerne og i etableringen av utvalget lå det til grunn at det skulle kunne ivareta oppgaver hvor stor studieadministrativ innsikt og detaljert spesialistkompetanse var nødvendig. Det har vært nokså uklart hvilke saker Studieadministrativt utvalg kunne jobbet med og gitt innspill til sett i forhold til Utdanningsutvalgets ansvar og saksfelt. Utvalget foreslår derfor at studieadministrativt utvalg blir et eget selvstendig utvalg i UHRsystemet, ikke underlagt Utdanningsutvalget. Rollene og fordelingen av ansvarsområder mellom disse to utvalgene må da rendyrkes og spisses. Tanken er at Utdanningsutvalget bør bli enda mer politiske og strategiske, og arbeide med overordnede fagperspektiv. Medlemmene i et slikt utvalg bør være prorektorer for utdanning, eventuelt også rektorer, mens det i dette utvalget vil være naturlig å se for seg en sammensetning med studiedirektører og eventuelle andre administrative ledere. Et slikt studieadministrativt utvalg med medlemmer på ledernivå er nødvendig som følge av at utvalget ønsker et mer proaktivt og agendasettende utvalg som kan kommunisere utad til både sektoren og samfunnet for øvrig. Samtidig skal man selvsagt forholde seg til styret som har den formelle posisjonen til å ta avgjørelser, samt UHRs vedtatte politikk. Et slikt utvalg vil måtte reflekteres i sammensetningen av utvalgsmedlemmene; saksbehandlere kan ikke uavhengig av sin studieadministrative spisskompetanse påta seg en proaktiv rolle på vegne av sin institusjon på samme måte som ledere kan. Et hovedargument for å gjøre utvalget selvstendig, er at studieadministrasjon er en viktig del av institusjonenes virksomhet, som har stor betydning for kvaliteten på utdanningen. Det er de studieadministrative som til daglig møter studentene og de vitenskapelig ansatte direkte og det er studieadministrasjonen som får henvendelsene om alt som ikke fungerer med systemer, manglende informasjon osv. Det er bl.a. disse tingene som påvirker studentenes oppfatning av 2

3 om de får en god utdanning. Med mer fokus på erfaringsdeling, læring og samordning i et eget utvalg vil institusjonene få bedre og mer robuste systemer som tåler mer og bedrer læringsmiljøet og studiekvaliteten for studentene. Utvalgets mål må være å sørge for at Norge har et standardisert og kvalitativt godt studieadministrativt apparat som sørger for at møtet mellom studentene og administrasjonen blir best mulig over hele landet. Et annet argument for å styrke utvalget er de mange oppnevnelsene til ulike fora hvor det skjer en interessekamp i sektoren, der utvalget kunne oppnevnt og koordinert sine representanter i ulike utvalg/grupper/styrer osv. Det er viktig å samordne en erfaringsoverføring og få frem hva institusjonene mener som en mer samlet stemme. Disse representantene skal påvirke nasjonale aktører som FSAT, NOKUT, UNINETT osv. og holde oversikt over de bestillingene som kommer fra dem og som utgjøre rammene for det studieadministrative arbeidet. UHR bør tenke gjennom hvordan man organiserer alle representantene sine rundt om i sektoren for å sørge for at interessene til institusjonene fremmes og studieadministrativt utvalg kan ta en nyttig rolle i å sikre en slik koordinering på det studieadministrative området. Dersom utvalget gjøres selvstendig, er det også ønskelig med annet navn enn i dag. Saksfeltet som utvalget dekker handler om både fagstøtte og forvaltning, så studieadministrasjon er ikke helt dekkende. Vedtak: Fordi studieadministrasjon er et område som er svært viktig for kvaliteten på utdanningen, ønsker utvalget at det studieadministrative utvalget opprettes som et eget, selvstendig utvalg under UHRs styre, og ikke som et underutvalg av Utdanningsutvalget slik det er i dag. Da det per nå er usikkerhet om hvordan UHR og organiseringen av høyere utdanningssektoren for øvrig ser ut om et halvt år, er det uheldig å fase ut utvalget Utvalgets oppnevningsperiode bør forlenges med 6 måneder til man ser hvordan organiseringen av UHR blir. Utvalget vil i løpet av denne perioden komme med innspill til mandat og utvalgssammensetning for et eventuelt nytt, selvstendig utvalg. Sak 16/16 Høring: Forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal Utvalget diskuterte forslaget til forskrift, og understreket innledningsvis at det er meget bra at en slik løsning kommer på plass nå, da det vil effektivisere og lette arbeidet med godkjenning og innpassing betraktelig. Utvalget hadde noen bemerkninger til forskriften som tas med i høringssvaret til Kunnskapsdepartementet. De omhandlet kobling til StudentWed, muligheten for at studentene kan holde tilbake informasjon om oppnådde resultater, enten enkeltresultater eller hele grader, og løsninger for utstedelse av vitnemål med en slik portal. Utvalget ønsker å gå inn for at institusjonene nå går over til digitalt vitnemål og at utvalget tar på seg ansvaret med å utarbeide retningslinjer for hvordan dette kan gjøres. 3

4 Vedtak: Utvalget støtter forslaget til forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal med de innvendinger som fremkom i møtet. Utvalget anbefaler at institusjonene går over til å utstede elektroniske vitnemål, og ønsker å utforme anbefalte retningslinjer for dette og at det åpnes for en slik heldigitalisert løsning i KDs regelverk. Sekretær sammenfatter innspillene og lager forslag til høringsuttalelse basert på diskusjonen i møtet, som godkjennes av utvalgets leder på fullmakt. Sak 17/16 Høringsinnspill: Forslag til Nokuts nye studietilsynsforskrift Saken ble drøftet kort, men utvalgsmedlemmene pekte på at forskriften enda ikke var blitt behandlet på deres respektive institusjoner og at det dermed var vanskelig å kunne uttale seg om den såpass tidlig i høringsperioden. Saken ble dermed foreslått utsatt til neste møte den 1. desember, med noen innspill til hvordan sakspapiret kunne spisses enda med i studieadministrativ retning. Vedtak: Saken utsettes til utvalgets neste møte den 1. desember. 18/16 Orienteringssaker 1. Referat fra møte i studieadministrativt utvalg (godkjent via e-post) 4 2. IKT-utvalgets endelige rapport orientering ved Kjærstin Åstveit IKT-strategien for utdanning er nå klar. Sekretær for Administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit orienterte om IKT-strategiprosessen generelt og utvalgets oppfølging av dette arbeidet. Strategirapporten skal bl.a. være en del av grunnlaget for studiekvalitetsmeldingen. Per nå utformes mange delstrategier innenfor arbeidet med IKT-strategi, og arbeidet kan følges opp og gis innspill til på UNINETTs nettsider: IKT-strategi. Det viktigste for utvalget i oppfølgingen av strategiarbeidet er å sørge for at det studieadministrative perspektivet ivaretas i arbeidet med de andre delstrategiene også. Noen momenter som ble trukket fram var at studieadministrative systemer må integreres bedre og standardiseres så langt det er mulig men med lokal tilpasning, at nærheten til brukerne ivaretas og at brukermedvirkning sikres, at det skilles på hva som skal være lokale og eksterne løsninger på en måte som sees i sammenheng med den øvrige organisasjons- og beslutningsstrukturen til institusjonene og at det skjer en profesjonalisering og utskilling av tjenesteløsninger ved institusjonene dersom løsninger skal bli nasjonale.

5 I delstrategien om administrative tjenester må standardisering må være et stikkord, for nettopp innen dette området er det svært mye å hente på å samordne og standardisere løsninger i hele sektoren. Utvalget vil følge med på den videre prosessen og få klarhet i når de andre rapportene kommer på høring slik at utvalget kan spille inn til høringssvarene fra UHR. 3. Oppsummering etter Studiekvalitetskonferansen i Bergen 15. september 2016 orientering v/christen Solheim og Ole-Jørgen Torp Ole-Jørgen og Christen orienterte fra konferansen, og de andre som var der bidro med sin evaluering. Utdanningsledelse ble særlig diskutert. 4. Terminologibase fra UHR orientering fra Karina Lystad og mulighet til å melde inn behov Karina orienterte om basen og hvem som er involvert i dette arbeidet: Initiativet til terminologibasen ble tatt i En arbeidsgruppe ble da nedsatt og utviklet 1000 termer. Nå er det en termgruppe som møtes ved behov og justerer, tilpasser og oppdaterer basen. Språkrådet og KD er også inne i dette arbeidet. Terminologien tar utgangspunkt i UH-loven og innspill fra institusjonene. I høst lanseres en ny plattform med oppdatert base. 5. Status fra Forhandlingsrådet v/marianne Brattland KOPINOR-avtalen er nå forhandlet ferdig og i gang. Marianne orienterte om avtalearbeidet og den kommende implementeringen. 6. Status fra FSAT v/tina Lingjærdet Tina orienterte, og nevnte bl.a. at FSAT og CRISTIN skal fusjoneres fra 2017 av. Utvalget ba om å få prioriteringslisten til FSAT tilsendt på e-post, og vil få det. Sak om tilrettelegging for felles masteropptak ble nevnt spesielt, og det ble stilt spørsmål om utvalget kan samle inn og begynne på en harmonisering av regelverket for masteropptak. Saken settes opp på neste møte. 19/16 Eventuelt 1. Utvalget ønsker et annet navn på studieadministrativt utvalg. Dette tas opp som en diskusjonssak på neste møte. 5

6 6 2. Praksisen med utstedelse av duplikatvitnemål ble tatt opp, med spørsmål om det er behov for en nasjonal samordning her. Sekretær og utvalgsleder vil sende ut en utspørring til studiedirektørene om hvilken praksis de har for dette på sin institusjon, og saken tas opp på møtet den 1. desember.