Endringsarbeid og bruk av SWOT

Transkript

1 Endringsarbeid og bruk av SWOT Trond Asmussen Asmussen Consulting Mob. 800 ENDRING - vi må endre oss?!

2 Når forandringens vind blåser, går noen i skjul, mens andre går ut å bygger vindmøller (Kinesisk ordtak) SPLITTING IMAGES He is quick, thinking in clear images; I am slow, thinking in broken images. He becomes dull, trusting to his clear images; I become sharp, mistrusting my broken images, Trusting his images, he assumes their relevance; Mistrusting my images, I question their relevance. Assuming their relevance, he assumes the fact, Questioning their relevance, I question the fact. When the fact fails him, he questions his senses; When the fact fails me, I approve my senses. He continues quick and dull in his clear images; I continue slow and sharp in my broken images. He in a new confusion of his understanding; I in a new understanding of my confusion. (Robert Graves,89-98)

3 Tid for en re-check på prosjektet? Hvor var vi da vi startet? Hvor er vi nå? Hvor skal vi være når vi når mål? Svarer dere ut spørsmålene uten problem er dere sannsynligvis der dere skal være nå Hvis det ikke er tilfelle har dere sannsynligvis behov for å finne noen svar for å få prosjektet på og implementeringen på skinnene igjen I praksis betyr det at dere må gjøre mye av det som er viktig for å starte opp et prosjekt om igjen, og bedre for å kunne lykkes med implementeringen En av de viktigste årsakene til at endringsprosjekter ikke fører fram, er at endringsprosessene faktisk ikke ledes. Det er ofte fordi endring og endringsledelse ikke er definert som en konkret oppgave og utfordring. (Bjørn W. Hennestad er professor i endringsledelse ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI ) OPPSLUTNING OG MOTSTAND MOT ENDRING To forskningsretninger: Forskning på oppslutning om endring (commitment to change) Forskning på motstand mot endring (readiness of change)

4 OPPSLUTNING NØDVENDIGHETSOPPSLUTNING FASE Slutter opp fordi ikke annet valg, føler motstand men for kostbart i forhold til å miste investert arbeid, opparbeidede goder mv NORMATIV OPPSLUTNING FASE Slutter opp om endringen fordi man føler at man må gjøre det, Føler forpliktelse ut fra å ha blitt behandlet godt så langt AFFEKTIV OPPSLUTNING FASE Slutter opp fordi en tror det er riktig og nødvendig Har en positiv opplevelse av endringen, tror den vil løse problemet MOTSTAND APATI/ LIKEGYLDIGHET (Bend Over Her It Comes Again) FASE Fravær av positive, negative følelser, manglende interesse PASSIV MOTSTAND FASE Negative oppfatninger og holdninger Negative kritiske synspunkt på endringen AKTIV MOTSTAND FASE Sterkt kritiske ytringer, tvilende til poenget med deltakelse i endring AGRESSIV MOTSTAND FASE Aktiv spredning av negative rykter og historier Nekter å iverksette endringstiltak Streik, aksjoner, Undergraving, sabotasje Direkte ødeleggelse og «terrorisme» 8

5 Endringsledelse Endringsagentenes oppgaver:. Å skape oppslutning for endring. Å håndterere motstand Det er derfor essensielt å forstå hva årsakene til motstand og oppslutning er 9 MOTSTAND Faglig uenighet Frykt for det ukjente, for ikke å strekke til(miste jobb, ikke være attraktiv i a- marked, ikke mestre utfordringer, miste ansikt). (8% redd for å miste kontroll, dumme seg ut ved innføring av ny teknologi) Tap, endring av personlige goder Karriere, avansement, økt konkurranse, stress, økte arbeidskrav, kompetansekrav Tap av identitet, arbeidsoppgaver, avdeling, rom, følelsesmessig opplevelse av tap Tap av sosiale relasjoner Gir økt sykefravær, turnover, konflikt Hvordan oppnå OPPSLUTNING Skape enighet om behov for endring Basert på felles forståelse for drivkrefter og årsakssammenheng tiltak -effekt Å fjerne frykten, fører ikke i seg selv til oppslutning (men nullstiller?) Psykologisk redusere angst, slik at en ikke forsøker å løse negative følelser, men utfordringen(tegn figur). Støtte, trygghet, bekreftelse av verdi, hjelp til mestring(kurs, rådgivning, veiledning) Skape utsikt til å få det bedre, belønning virker lite Ny, bedre identitet Bedring i sosiale relasjoner 0

6 MOTSTAND OPPSLUTNING Brudd på psykologisk kontrakt usynlige sett av gjensidige forventninger - Hvis kontrakten oppleves brutt av en av partene, kan det føre til sterke følelser, uro, streiker og gjennomtrekk, mistrivsel og økt fravær Bedret psykologisk kontrakt Endring i maktforhold, tap av symboler Hvem bestemmer, tar avgjørelser Tap av symbol med dypere mening Positiv endring i ens maktposisjon (handlingsrom, frihet, forutsigbarhet) Press fra aktører i omgivelsene Sjekkliste når prosesser ikke gir endring i holdning, strukturer, adferd eller resultat Tiltakene har ikke effekt eller er feil Motstand er for stor Endring ikke viktig nok, mister oppmerksomhet Svakheter i kartlegging, analyse, tiltak eller gjennomføringsfase Andre ikke kontrollerbare eller uforutsette hendelser endrer forutsetningene Sosial system er indeterminerte, individualisme i sosiale system Mangel på endringsledelse og Mangel på Empowerment -bemyndige og sette i stand

7 Fra prosessforståelse til ledelse Gode endringsagenter kan øke sannsynligheten for å lykkes. Å forstå drivkrefter, innhold,omfang, kontekst og endringsprosessen gir evne til å velge endringsstrategi. Evne til å skape oppslutning/begeistring og forstå og håndtere motstand er viktig. Å forstå og tilpasse endringsprosess til kontekst er viktig Forståelse, av hvordan hendelser henger sammen, timing, og kunnskap om at alle tiltak vil ha utilsiktede konsekvenser viktig. Kunnskap om endringens drivkrefter, innhold omfang, kontekst og prosess er grunnlaget for endringsstrategier og endringsledelse SWOT-analyse Strengths (styrker), Weaknesses (svakheter), Opportunities (muligheter) og Threats (trusler). Målet er å identifisere de viktigste interne og eksterne faktorene for å oppnå virksomhetens mål. Analysen grupperer nøkkelinformasjon i to hovedkategorier: interne faktorer (styrker og svakheter internt i virksomheten) og eksterne faktorer (muligheter og trusler i omgivelsene). Analysen er en strategisk planleggingsmetode

8 Oppgave: Ta utgangspunkt i ditt prosjekt og din organisasjon. Vurder og noter hvilke styrker og svakheter dere ser i forhold til gjennomføring av prosjektet i teamet og organisasjonen Vurder og noter hvilke muligheter og trusler dere ser i omgivelsene rundt dere i forhold til å gjennomføre prosjektet Prioriter elementene fra -,flytt og juster til dere er fornøyd Målet for en SWOT-analyse er å identifisere de viktigste interne og eksterne faktorene som er avgjørende for å nå prosjektet sine mål STYRKER SVAKHETER SWOT-ANALYSE MULIGHETER TRUSLER 8

9 Hjemmelekse: Utarbeid en kort rapport med utgangspunkt i prosjektbeskrivelsen og SWOT- analysen En god SWOT analyse -rapport vil beskrive detaljerte anbefalinger til tiltak. Inkludere klare planer om hvordan å få mest mulig ut av prosjektets styrker og hvordan utnytte de mulighetene som finnes. Samtidig, vurder hvordan du muligens kan snu svakheter til muligheter,mens du oppretter beredskapsplaner for trusler som er identifisert. SWOT analyse,- og rapport er nyttige verktøy for å identifisere områder for forbedring i gjennomføring av et prosjekt 9