Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 13/140 Møtedato/tid: , kl. 11:00 Møtested: Møtedeltakere: Andre møtende: Kopi: Møterom Ørland, Statens Hus, Trondheim Siri Holm Lønseth, leder Eivind Stende, nestleder Gunnar Hynne Hans Bøe Sigrid Angen Sverre Midthjell og Jan-Åge Sneve Gundersen fra Konsek Ann-Katharine Gardner og Anne Gråberg fra Revisjon Midt-Norge Fylkesordfører, fylkesrådmann, revisjon midt-norge, varamedlemmer Sakliste 045/13 Status regnskapsrevisjon /13 Forvaltningsrevisjon - Lærlingeordning - Forslag til innrettning på prosjekt 047/13 Referatsaker 048/13 Forslag til prosjekter for forvaltningsrevisjon /13 Eventuelt Lunsj sjerveres i kantinen Statens hus fra kl Saksbehandling starter kl i møterom Ørland. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, Konsek

2 Status regnskapsrevisjon 2013 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/56-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter for regnskapsrevisjonen. Se også kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert til faste medlemmer, samt tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Ann-Katharine Gardner, ansvarlig regnskapsrevisor for Sør-Trøndelag fylkeskommune i Revisjon Midt-Norge vil orientere i møtet. Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene. Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til 2

3 kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor for kommuneregnskapet vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. I tillegg til å kartlegge og teste den økonomiske internkontrollen blir det også lagt vekt på å veilede i internt og eksternt regelverk. Målet er å bidra til forbedring i de enkelte virksomhetene og til fylkeskommunen samlet. Revisjonsforskriften 4 inneholder bestemmelser om hvordan revisor skal rapportere mangler og avvik. Vesentlige forhold skal rapporteres skriftlig til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å sette seg inn i revisors redgjørelse for å merke seg hva revisor skal følge opp for inneværende regnskapsår, samt vurdere eventuelle innspill som er relevante til revisor for det kommende arbeidet fram mot avleggingen av årsregnskapet for

4 Forvaltningsrevisjon - Lærlingeordning - Forslag til innrettning på prosjekt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 13/125-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar forslag til innrettning i prosjektet Forvaltningsrevisjon angående lærlingeordning til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i møte den i sak 40/13 en forvaltningsrevisjon på fagopplæring med nærmere fokus på lærlingeordningen. Det ble gjort i henhold til utvalgets egen framdriftsplan, samt plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av Fylkestinger i møte den i sak 10/12. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon innen fagopplæring med nærmere fokus på Lærlingeordningen med levering innen og med en ressursramme på inntil 450 timer. Kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge komme tilbake til utvalget med et forslag til innretning. Revisor bes særlig vurdere muligheten for å inkludere følgende temaer i innretningen: Utnyttelse av mulighetene til alternative løp i lærlingeordningen. Oppfølging av lærebedrifter og opplæringskontor. Overgangene fra ungdomsskole til videregående skole og mellom skole og lærlingeplass. Hvorvidt frafall har sammenheng med utsikter til lærlingeplass. Hvorvidt det er tilstrekkelig sammenheng mellom tilbudet av elevplasser og tilgang på lærlingeplasser. Revisor bes innvolvere elev- og lærlingeombudet i forbindelse med innretning på prosjektet. Revisor Anne Gråberg vil i møtet presentere angående innretning og videre framdrift i prosjektet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det er hensiktsmessig av utvalget å vurdere innrettningen revisor vil presentere i forhold til de innspill som tidligere har blitt løftet i møtet, og samle seg om en felles retning videre i prosjektet på bakgrunn av revisors anbefalinger. 4

5 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/140-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Signert møteprotokoll repskap RMN Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Representantskap i Revisjon Midt-Norge IKS

6 6

7 Forslag til prosjekter for forvaltningsrevisjon Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &30 Arkivsaknr.: 12/13-15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes ta med seg utvalgets innspill og komme tilbake med forslag til plan for forvaltningsrevisjon i neste møte. Vedlegg Sør-Trøndelag fylkeskommune - utvikling Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 34/13 prosess for plan for utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon for , og besluttet å legge slik plan frem til behandling til fylkestinget i desember. I tråd med denne planen ble det 23. oktober gjennomført et innspillsmøte med fylkesrådmannen og gruppeledere. Gjennom denne saken vil kontrollutvalgssekretariatet skissere mulige forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden, basert på innspillene som har kommet i tillegg til overordnet analyse fra januar 2012 og utviklingsnotatet som er vedlagt saken. Forslag til prosjekter Her følger en liste over temaer som kontrollutvalgssekretariatet vurderer som relevante basert på overordnet analyse og andre innspill i prosessen. Disse er presentert i uprioritert rekkefølge til diskusjon i kontrollutvalget. Innkjøpsavtaler Oppfølging av innkjøpsavtaler, leverandørutvikling og annet forbedringsarbeid er særlig aktuelt område med store økonomiske konsekvenser. Internkontroll og risikostyring Gjennomgående trukket frem som risikoområde. Forbedringsarbeid på internkontroll tilsier muligens at det utsettes til slutten av perioden. Elevmedvirkning i videregående skole Alle videregående skoler skal ha et fungerende elevråd, og skoleeier har et ansvar for å legge til rette for deftte. Innspill fra elevombudet gir inntrykk av at det er store variasjoner på hvor godt det legges til rette for reell elevmedvirkning og elevdemokrati ved skolene i fylket. Kvalitetsutvikling i videregående skole I videregående er det stort fokus på frafall. Fremmedspråklige elever kan 7

8 ha problemer leksehjelp i hjemmet, holdningsskapende arbeid i tidlig fase i videregående og forberedelser av elever på hvordan arbeidslivet fungerer, samt hva innebærer det å være en arbeidstaker. Evaluering av rådgivning i skolen for videre retningsvalg kan være et mulig moment å se nærmere på. Mobbing/psykosialt læringsmiljø i videregående skole Skoleeier har et tungtveiende ansvar for å forhindre mobbing, og sørge for et godt psykososialt læringsmiljø for øvrig. Dette temaet har hatt høyt fokus nasjonalt tidligere og har ikke vært gjenstand for forvaltningsrevisjon tidligere. Anbudsprosesser i kollektivtrafikken AtB vil gjøre evalueringer av gjennomføring av anbudene, men det kan være aktuelt å se på prosessene og sammenhengene mellom politiske ønsker, gjennomførte anbud og kostnader. Vegvedlikehold Vedlikeholdet på fylkesvegene er fortsatt en kostnadsdriver. Flere utredninger viser et til dels høyt prismessig etterslep for fylkene. Dette kan begynne å være modent som tema for forvaltningsrevisjon. Skoleskyss Mye negativ oppmerksomhet i forbindelse med bussanbud. Et område med svært liten toleranse for feil, og det kan derfor være hensiktsmessig å se hvilke systemer fylkeskommunen har for å kvalitetssikre skoleskyssen. Fylkeskommunens rolle i plansaker Høyt trykk på plansaker i vekstområder. Fylkeskommunen har en rolle i å veie vesentlige offentlige interesser som miljø, jordvern, kulturminner etc. opp mot utbyggingsbehov. Kan være aktuelt med en vurdering av fylkeskommunens innsats og samarbeid med kommunen i slike saker. Etikk og varsling Etikk har vært et veldig aktuelt tema i kommunesektoren de siste årene. Det ble gjennomført revisjon på temaet i 2007, som avdekket en del svakheter, og det kan være på tide med en ny gjennomgang. Siden den tid har det også kommet nye krav til behandling av varsling, som det kan være relevant å vurdere. Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Det har kommet innspill i planprosessene om en trend med at investeringsprosjekter gjennomgående eser ut kostnadsmessig i sitt livsløp. Dette kan være grunnlag for en gjennomgang av fylkeskommunens prosesser for investeringsbeslutninger og prosjektering. Ekstern kommunikasjon Fylkeskommunen har til dels komplekse kommunikasjonsutfordringer mot en rekke målgrupper under ulike situasjoner, og potensielt med mange avsendere og med vesentlige konsekvenser ved feil. Krisekommunikasjon, ansattes ytringsfrihet og bruk av sosiale medier er noen mulige aktuelle tema det kan ses på. Forvaltning av tilskudd på kulturområdet Beskyldninger om medlemsjuks hos enkelte lag/organisasjoner har ført til at det stilles spørsmål ved offentlige tilskudd til slike. Det kan være 8

9 relevant å undersøke fylkeskommunens praksis for å følge opp tilskudd som ytes til lag, organisasjoner og prosjekter som får støtte innenfor området. Implementering av elektroniske støttesystemer Det har vært stor utvikling av elektroniske støttesystemer i fylkeskommunen, og det kan være aktuelt med en gjennomgang av for eksempel innføring, opplæring og måloppnåelse i forbindelse med dette. Kompetanseutvikling og rekruttering Både innenfor tannhelse og videregående skole har tilgangen til kompetanse vært en utfordring, særlig utenfor Trondheimsområdet. Det kan gi grunnlag for å undersøke hvorvidt fylkeskommunen arbeider målrettet både med rekruttering av kompetanse og å utvikle kompetansen til det personalet man allerede har for å tilfredsstille fremtidige behov. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å diskutere de fremlagte forslagene og eventuelle andre forslag til mulige tema for forvaltningsrevisjon som et grunnlag for endelig planforslag som legges frem til møte 5. desember. 9

10 Notat Fra: Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Dato: Arkivsaknr: 12/13-16 Sør-Trøndelag fylkeskommune - utvikling Dette notatet er utarbeidet som bakgrunnsinformasjon til utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon , som et supplement til overordnet analyse for Sør-Trøndelag fylkeskommune utarbeidet i januar I dette notatet gjør vi en gjennomgang av utviklingstrekk etter utarbeidelsen av overordnet analyse, og vesentlige endringer i fylkeskommunes risikobilde enten på bakgrunn av endrede forutsetninger eller ny kunnskap. Notatet baserer seg i stor grad på fylkeskommunens egne styringsdokumenter: strategiplan, utfordringsdokument og årsrapport. Denne informasjonen er supplert med informasjon fra forvaltningsrevisjonsrapporter, egne erfaringer fra kontrollutvalg, sekretariat og revisjon og informasjon innhentet fra andre sentrale personer deriblant politisk og administrativ ledelse. Overordnede utviklingstrekk Synkende folketall i stor sett hele fylket utenfor Trondheimsområdet med tilhørende synkende etterspørsel etter fylkeskommunens tjenester. Merkes særlig innen tannhelse og skole. Svekkelse av fylkeskommunens økonomiske handlingsrom, blant annet som konsekvens av stigende gjeldsgrad og økte pensjonsutgifter. Om det enkelte område Ledelse, administrasjon og støttetjenester Stor utvikling innen datasystemer (Intranett, Elark360, Agresso, elektronisk arbeidsflate, nytt skoleadministrativt system, integrasjon mellom fagsystemer og administrative systemer) Svakheter i internkontroll, særlig angående skriftlig dokumentasjon og i sammenheng mellom rådmannsnivå og enheter utenfor sentraladministrasjon. Dokumentert i flere forvaltningsrevisjonsrapporter og omtalt av fylkesrådmannen i innspillsmøte og utfordringsdokument. STFK deltar nå i internkontrollnettverk i regi av KS. Svært høy investeringsaktivitet som konsekvens av Skolebruksplan 3 og samferdselsprosjekter. Sterkt økenede gjeldsbelastning. Store behov for bygningsmessig vedlikehold. 10

11 Endringer i risikobilde Internkontroll og virksomhetsstyring Styrket mistanke om gjennomgående svakheter. (S: Høy, K: Middels) Innkjøp Bekymring om svak oppfølging av avtaler. Kapasitetsproblemer hos Jus- og innkjøpstjenesten. (S: Høy, K: Høy) Opplæring Fortsatt synkende gjennomføring, særlig i yrkesfagene. Forventning om økt fleksibilitet i yrkesopplæringen. Redusert elevgrunnlag gir behov for å redusere elevplasser utenfor Trondheimsregionen, noe som gir press på skolestruktur og bredden i fagtilbudet. Fortsatt utfordringer med tilstrekkelig sikring og dokumentasjon av tilbudet til elever i barnevern- og helseinstitusjoner. Endringer i risikobilde Ingen vesentlige Tannhelse Bemanningssituasjonen er vesentlig bedret, men fortsatt noen utfordringer i distriktene, særlig på tannhelsesekretærer. Endringer i risikobilde Ressursbruk synes i mindre grad å være et faremoment (S:Middels, K: Middels) Kultur, folkehelse og idrett Museumskonsolideringen er i ferd med å bli fullført. Fortsatt behov for avklaringer om forholdet til de lokale museene. Kulturmidler bindes i langsiktige driftstilskudd. Beskyldninger om medlemsjuks i enkelte lag/organisasjoner har ført til spørsmål om oppfølging av tilskuddsmottakere. Endringer i risikobilde Tilskuddsforvaltning oppfølging av tilskuddsmottakere (S: Høy, K: Middels) Næring og nyskaping Regionale programmer under avvikling styrket samarbeid med regionrådene. Lav vekst i innlandet. Regionale utviklingsmidler bindes i langvarige tiltak. Endringer i risikobilde Regionale programmer er under avvikling. Samferdsel Samferdsel skilt ut som egen enhet i fylkeskommunen. 11

12 Anbudsprosesser gjennomført innenfor de fleste områder av kollektivtrafikken. Stor trafikkøkning på kollektivtrafikk i trondheimsområdet. Sterk kostnadsvekst innen kollektivtrafikk som følge av sterkt økende trafikk i Trondheimsområdet og forbedret standard. Fortsatt økte kostnader til veivedlikehold. Fortsatt utfordringer i samarbeidet med Statens vegvesen, men aktivt forbedringsarbeid. Endringer i risikobilde Vurdering av høy risiko både innen rutebiltrafikk, ferjeruter, vegvedlikehold og samarbeidet med statens vegvesen er styrket. Skoleskyss sannsynlighet for avvik synes å være økt (S: Middels, K: Høy) Areal og miljø Vannforvaltning er nytt ansvarsområde vannplan under utarbeidelse. Stort trykk på arealplanlegging i vekstområder (Trondheimsområdet, Hitra/Frøya, Ørland/Bjugn) Mange planer uten egen finansiering. Endringer i risikobilde Ingen vesentlige 12

13 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/140-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 13