Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Gulen kontrollutval Møtested: Gulen kommunehus, rådsalen Dato: Tid: Kl. 10:15 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, revisor i sak 33/16 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 31/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 32/16 Skriv og meldingar 33/16 Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - prosjektplan 34/16 Møteplan 2017 for Gulen kontrollutval 35/16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Med helsing Margrethe Thune Trædal Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 31/16 Gulen kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 32/16 Gulen kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Høyringsuttale NOU (Frå Sekretariatforum i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) FKT medlemsinformasjon KOM-077/16 Driftsrapport 2. tertial 2016, handsama i kommunestyret KOM-079/16 Kommunal planstrategi , handsama i kommunestyret KOM-084/16 Statusrapport finansforvaltning pr , handsama i kommunestyret Gulen kommune: Tilbakemelding til Fylkesmannen - kopi av svar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande.

4 Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap : "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet

5 Fra: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn [mailto:fkt@fkt.no] Sendt: 14. oktober :17 Til: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn <fkt@fkt.no> Emne: FKT medlemsinformasjon Kjære medlem! Vi er litt usikre på om vi når alle medlemmene våre gjennom våre eposter. Derfor ber jeg om følgende: - Til deg som er KU-leder: Del denne informasjonen med alle medlemmene i kontrollutvalget, er du snill! - Til deg som er sekretariatsleder: Del denne informasjonen med alle ansatte i sekretariatet, er du snill! Styret har nå kommet godt i gang med arbeidet etter valget og sommeren, og vi jobber godt ut fra det mandatet vi fikk av årsmøtet Akkurat nå midt i oktober er det et par ting vi gjerne vil dele med dere: NOU 2016:4 Ny kommunelov - høring FKT sendte inn vedlagte høringsuttalelse til NOU-en. Takk for alle innspillene dere sendte inn, alle er grundig gjennomgått og vurdert, og det meste er tatt med etter styrets behandling. Vi valgte å vektlegge noen punkter mer enn andre, for om mulig å bli mer synlige på disse. Det har kommet inn veldig mange høringsinnspill til departementet, men vi håper og tror at spissingen på våre uttalelser vil bli lagt merke til, siden vi er en viktig aktør på en del av lovens virkeområde og vi har konsentrert våre uttalelser til vårt eget fagfelt. I tråd med det våre medlemmer ga oss innspill om, la vi innledningsvis mye vekt på videreføringen av bestiller- /utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. Det er denne modellen som skal sikre at egenkontrollen blir forankret i det folkevalgte nivået. Det uavhengige kompetente sekretariatet utgjør den operative delen av kontrollutvalget, og er både rådgiver, saksbehandler, utreder og administrator for kontrollutvalgene, i tillegg til å være koordinatoren og bindeleddet mellom kontrollutvalget og henholdsvis administrasjonen og revisjonen. Dermed hjelper sekretariatene kontrollutvalgene med å lage gode bestillinger på: skriftlige og muntlige orienteringer fra administrasjonen forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og andre undersøkelser fra revisjonen utredninger eller undersøkelser fra andre for at kontrollutvalget skal få svar på sine spørsmål knyttet til formålet med kontrollutvalget: på kommunestyrets vegne å sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene forvaltes på en effektiv måte i samsvar med kommunestyrets forutsetninger. Vi har i tillegg gått gjennom andre aktuelle punkter i de mest aktuelle kapitlene i NOU-en og gjort vårt beste for å avgi uttalelser som vi som organisasjon står for. Sekretariatsordning og strategi Styret bruker i tillegg mye tid og energi på det viktige spørsmålet om hvilken sekretariatsordning vi ønsker for fremtidens FKT. Dagens samarbeidsavtale med NKRF løper som kjent ut 2017, og det haster med å få på plass en avgjørelse. Ut fra signaler fra årsmøtet og utfordringer knyttet til bl.a. fremtidig kommunestruktur, har vi valgt å tenke strategi og fremtidig aktivitet før vi lander på fremtidig løsning for sekretariat. Vi må jo vite hvilke oppgaver som skal ligge til sekretariatet og hvilken finansiering som skal ligge til grunn, før vi avgjør behovet for størrelse, kompetanse og eventuell kopling til andre organisasjoner eller sekretariater. På grunn av naturlige habilitetsutfordringer i dagens sekretariat knyttet til slike vurderinger, har vi leid inn prosesshjelp og sekretariatsfunksjon for denne viktige oppgaven. Vi takker for deres velvillige innstilling til å bidra gjennom intervjuundersøkelsen vi gjennomførte blant enkeltmedlemmer av ulike kategorier i vår! Ting tar litt tid når vi alle til daglig er travelt opptatt i ordinær jobb. Vi

6 bruker også litt tid på å sikre gode prosesser i styret, som faktisk er så «ungt» at ingen av oss har vært med lenger enn siden våren 2015! Men vi kommer stadig nærmere en løsning! I starten av november kjører vi et styreseminar med dette som hovedoppgave. Vi vil informere dere som best vi kan i prosessen videre, både via epost og gjennom våre treffpunkter som sekretariatskonferansen i mars 2017 og endelig årsmøtet 2017 i Tromsø i juni 2017! For oppdatering ellers følger også protokollen fra siste styremøte vedlagt, og jeg oppfordrer dere alle til å besøke hjemmesiden vår, for nyheter. Med dette ønsker jeg dere alle en fortsatt fin arbeidshøst 2016! Ta gjerne kontakt dersom dere lurer på noe! Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder Mobil: benedikte.vonen@temark.no Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo E-post: fkt@fkt.no Tlf.: FKT - En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat

7 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon Bank: Org. nr

8 revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne.

9 23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.).

10 25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner.

11 Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.»

12 Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat.

13 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. I utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de legger i dette Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». I gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk

14 kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 Innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger Innledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. I definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». I den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom

15 eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder

16 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat MØTEPROTOKOLL Møte: Styremøte Tid: 29. september 2016 kl Sted: Oslo NKRFs møterom Deltakere fra styret: Benedikte Muruvik Vonen, Hilde Vatnar Selnes, Dag Robertsen, Synnøve Solbakken, Roald Breistein og Einar Ulla (forlot møtet kl ) Andre som møtte: Bjørn Bråthen (deltok ikke i SS 58/16) fra sekretariatet Innleid konsulent Tom O. Kleppestø, Golder kompetansepartner AS Møteleder: Benedikte Muruvik Vonen Saksliste: Saknr. Sak: SS 53/16 Godkjenning av innkalling og saksliste SS 54/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 23. august 2016 SS 55/16 Sekretariatskonferansen 2017 idedugnad program SS 56/16 Fagkonferansen 2017 idedugnad program SS 57/16 Fagkonferanse og årsmøte 2018 tid og sted SS 58/16 Framtidig sekretariatsordning - strategi SS 59/16 Høring forslag til ny kommunelov SS 60/16 Referatsaker RS 19/16 KOFA-konferansen 10. november 2016 RS 20/16 NKRFs samling for kontrollutvalgssekretærer 2016 SS 61/16 Eventuelt Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon Bank: Org. nr

17 SS 53/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Behandling i møte: Det var ikke merknader til saklista. Vedtak: Innkalling og sakliste ble godkjent. SS 54/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 23. AUGUST 2016 Behandling i møte: Ingen merknader til protokoll fra styremøte 23. august Vedtak: Protokoll fra styremøte 23. august 2016 ble godkjent. SS 55/16 SEKRETARIATSKONFERANSEN 2017 IDEDUGNAD PROGRAM Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide programmet for Sekretariatskonferansen 2017: NN NN NN Sekretariatet v/bjørn Bråthen Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at den årlige Sekretariatskonferansen i 2017 skal arrangeres på Thon Hotel Opera i Oslo 21. mars. Styret ønsker å holde muligheten åpen for å kunne utvide konferansen til to dager. Sekretariatet undersøker om hotellet er ledig 22., alt. 20. mars (onsdag 22. er reservert inntil videre). Styret drøftet aktuelle temaer og innledere og oppnevnte en arbeidsgruppe, som gis ansvar for planlegging og gjennomføring av konferansen på samme måte som for årets konferanse. Sekretariatet tar initiativ og kaller inn arbeidsgruppa til et telefonmøte for å utarbeide en skisse til program til neste styremøte. Vedtak: Styret oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide programmet for Sekretariatskonferansen 2017: Benedikte Muruvik Vonen Hilde Vatnar Selnes

18 Roald Breistein Einar Ulla Sekretariatet v/bjørn Bråthen SS 56/16 FAGKONFERANSEN 2017 IDEDUGNAD PROGRAM Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at den årlige fagkonferansen og årsmøtet i 2017 skal arrangeres på Scandic Ishavshotel i Tromsø juni. Styret ser for seg at årsmøtet, som tidligere, avholdes på ettermiddagen dag 1, og at det markedsføres som en viktig arena for informasjon om forumets virksomhet og framtidige strategi. Sekretariatet ga en foreløpig orientering om ulike alternativer for det sosiale programmet på konferansens første dag. Styret fremmet diverse synspunkter og spørsmål, som sekretariatet vil arbeide videre med. Med utgangspunkt i bl.a. innspill fra evalueringen av fagkonferansen 2016, drøftet styret aktuelle temaer og innledere. Styret vil invitere lederen for Stortingets kommunalkomite, Helge A. Njåstad, til å åpne konferansen med et innlegg om Stortingets behandling av kommunereform. Alternativt kan det bli aktuelt å invitere enten ordføreren i Tromsø eller fylkesordføreren i Troms til å stå for åpningen av arrangementet. Vedtak: Styret tar informasjonen til orientering og ba sekretariatet arbeide videre med programmet og legge fram en skisse for gjennomføringen det kombinerte fagkonferanse- og årsmøtearrangementet på neste styremøte. SS 57/16 FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2018 TID OG STED Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at fagkonferansen og årsmøtet i partallsår skal arrangeres på Gardermoen. Iht. avtale hadde sekretariatet innhentet tilbud for de aktuelle alternativene. Det viser seg at flere av disse allerede var fullbooket i den første uka i juni, som vanligvis benyttes, men hadde ledig kapasitet en uke tidligere den siste uka i mai (uke 22). Vedtak: Det kombinerte fagkonferanse- og årsmøtearrangement i 2018 legges til Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen, mai.

19 SS 58/16 FRAMTIDIG SEKRETARIATSORDNING - STRATEGI Forslag til vedtak: Det var ikke lagt frem forslag til vedtak. Behandling i møte: Styret ble informert om prosessmøte 28. september 2016 mellom styrets leder og nestleder og konsulent Tom O. Kleppestø. Hovedpunkter fra møtet ble kort presentert for styret. Vedtak: Styreleder og konsulent Tom O. Kleppestø jobber videre med saken. Drøftingsnotat legges frem til styremøte november SS 59/16 HØRING FORSLAG TIL NY KOMMUNELOV Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styrelederen gjennomgikk et utkast til høringsuttalelse, som var sendt styret i forkant av møtet. Styret drøftet og kommenterte de ulike temaene fortløpende i møtet. Vedtak: Styret ga styrelederen fullmakt til å fullføre arbeidet med høringsuttalelsen. En bearbeidet utgave av uttalelsen vil bli sendt resten av styret på en rask høringsrunde før endelig uttalelse sendes departementet. SS 60/16 REFERATSAKER Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Behandling i møte: RS 19/16 KOFA-konferansen 10. november 2016 KOFA avholder sin årlige konferanse i Bergen 10. november 2016 ( FKT har de siste årene vært representert på denne konferansen. Styret ønsker å videreføre denne praksisen, og ba Roald Breistein delta for FKT på konferansen.

20 RS 20/16 NKRFs samling for kontrollutvalgssekretærer 2016 Styrelederen deltok som ordinær deltaker på NKRFs årlige samling for kontrollutvalgssekretærer september 2016 i Tromsø. Vedtak: Styrelederen orienterte kort fra samlingen. Hun fikk styrets tilslutning til at FKT for framtiden bør være representert på disse årlige samlingene. Styret tar informasjonen til orientering. SS 61/16 EVENTUELT Følgende møteplan gjelder for styret fram til årsmøtet 2017: november 2016, Oslo hhv. kl og kl januar 2017, Oslo kl januar 2017, Gardermoen tidspunkt ikke fastsatt 20. mars 2017, Oslo tidspunkt ikke fastsatt 6. juni 2017, Tromsø tidspunkt ikke fastsatt Det kan bli endringer, samt behov for flere møter. 11. oktober 2016 Benedikte Muruvik Vonen styreleder Bjørn Bråthen (for sekretariatet)

21 Gulen kommune Økonomiavdelinga Sakshandsamar Maike Norman Bøe Arkivsak - Journalpost 16/ /7969 Arkivkode FE Dato Saksdokument Driftsrapport 2. tertial 2016 Saksnr. utval Utval Møtedato 038/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Behandling i Kommunestyret Handsaming og røysting Samrøystes Vedtak KOM sak 077/16 Driftsbudsjettet for 2016 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Tenestekjøp frå kommunar Avsetnader til disposisjonsfond Bakgrunn for saka: Kommunelova 47 og Forskrift om årsbudsjett skisserer krava til økonomistyring i kommunane. Kommunen sitt økonomireglement inneheld også krav til dette i kap. 8, der det står: «I løpet av året skal kommunestyret behandle periodiske rapportar pr. tertial.» I samband med tertialrapporten vert trongen for politiske budsjettendringar vurdert. Denne saka byggjer på rapportar frå tenesteeiningane og rådmannsavdelinga, eigne rekneskaps- og personaldata og informasjon frå kjelder utafor kommunen (SSB, KRD osb.) om faktorar som vil påverke økonomien framover. Saksvurdering og konklusjon: Viktige hendingar i 2. tertial: Det vart avholdt folkerøysting om kommunesamanslåing , med slikt resultat: 57% for framhald som eigen kommune, 26% for samanslåing med

22 Masfjorden kommune og 17% for storkommune i Nordhordaland. 58% frammøte. Av viktige politiske saker er det endeleg vedtak i kommunestrukturreforma, omsorgsplan , utbyggingsavtale Prestesundet bustadfelt i Eivindvik. Av IKT-hendingar er det no full opplæring og innføring av Visma Enterprise, nytt økonomisystem, som skal vere oppe å gå frå Gjennomføring av hovudferietida gjekk greitt, og utan at dei store utfordringane dukka opp. Gulen kommune vart positivt profilert for omverda gjennom gode sommararrangement som til dømes Køntrifestival 2016 på Flolid, Utkant 16, samt fleire lokale arrangement. Status for vedtekne satsingar i budsjettet for 2016: Nr Nye tiltak finansierte over Status pr drift 1 Auke av politikargodtgjersle (jf. Gjennomført, mogleg K-sak 110/15) overskriding 2 Ordning av gamle arkiv Starta opp, hyllemeter skulearkiv forventa avlevert i år 3 20% st.auke kulturkons. (kr 120 Ok , dekt av integreringstilskot) 4 Trimrom for rehabilitering, Gulen Starta opp, skiljevegg sjukeheim og trimapparat truleg på plass i år 5 Samarbeid i HAFS, Ok, fleire arrangement bibliotektenesta gjennomført så langt i år 6 Konsulentkjøp, revidering av Ok, revidert plan omsorgsplan godkjend i K-sak 45/16 7 Auke av tenestekjøp, ressurskrevjande brukarar Ok Auka bruk av aktivitetssenter, Ok, nye aktivitetar og PU-tenesta fleire brukarar med % stilling som helsefagarbeidar, PU-tenesta Ok % stilling som helsefagarbeidar, sone BBD Ok Vaktordning vatn og avlaup (brutto kr , dekt av gebyr) 12 Abonnement naudnett (brannog redningsvern) 13 Auka driftsutgifter Brekke og Hovden barnehage Ikkje funne løysing på førebels Ok Truleg verknad frå august-17, oppstartsvedtak om utviding Brekke barnehage og utbygging av Hovden barnehage venta i oktober Sum Status for vedtekne kostnadsreduserande tiltak i budsjettet for 2016: Nr Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering 1 Reduksjon av avsett ramme til effektiviseringstiltak 2 Innsparing straum Gulen sjukeheim Status pr Ok Ok

23 3 ENØK-tiltak/Låge straumpriser Ok Driftsomlegging Ok i år sentraladministrasjon 5 Driftsomlegging oppvekst Ok i år, må vurderast på nytt Driftsomlegging PU Ikkje innsparing i Driftsomlegging omsorg etter revidert omsorgsplan OK i år, førebels ikkje talfesta innsparing av tiltaka som skal startast opp etter den vedtekne nye omsorgsplanen 8 Auka gebyr/leiger Ok Nye skatteobjekt verk og bruk Ok Auka rammeoverføring (skatteoppkrevarfunksjon) Ok Sum Driftsutgiftene i høve til budsjett pr. 2. tertial: Løn: Vi har brukt kr 71,2 mill. i fast løn til og med august, som utgjer 60,7 % av budsjettet. I fjor hadde vi på same tid brukt kr 68,6 mill., som utgjorde 61,0 % av rekneskapstala i fjor. Forbruket av anna løn (vikar, ekstrahjelp, overtid, støttekontaktar/omsorgsløn, folkevalde) er på kr.16,0 mill. til no i år, samanlikna med kr. 14,3 mill. på same tid i fjor. Pensjonspremie og arbeidsgjevaravgift utgjorde kr. 23,7 mill. (76,34 % av budsjettet), samanlikna med kr. 22,5 mill. i fjor. Dei samla lønsutgiftene så langt i år ligg på kr. 110,9mill. (kr. 105,5 mill. i fjor), som utgjer 64,14 % av budsjettet, og er kr 5,4 mill. (0,9 %) høgare enn på same tid i fjor. Sjukefråværet er 5,42% i 2. kvartal 2016 mot 8,1% på same tida i fjor. Dette er ei særs positiv utvikling og det lågaste talet på mange år. Andre driftsutgifter: Bruken av overtid etter 2. tertial er på kr ,- til samanlikning med 2. tertial 2015 som var på kr Samla sett har det blitt brukt 83,47% av justert budsjett for Gulen kommune kjøpar tenester frå andre kommunar når det blant anna gjeld ressurskrevjande brukarar. Det er meldt inn om auka tenestebehov kring to av desse brukarane noko som førar til at auka utgifter knytt til kjøp av tenester frå andre kommunar på rammeområdet helse. Det vil samstundes bli noko auke i refusjonar kring desse brukarane, men det vil bli ei overskriding på om lag kr ,-, og lyt difor få tilført ekstra midlar.

24 Driftsinntektene (900 Finansielle føremål) i høve til budsjett pr. 2. tertial (31.08.): Skatt og rammeoverføringar: Venta nasjonal skatteauke er i RNB justert til 6,4 %. Skatteinngangen i Gulen (eks. selskapsskatt, som er statleg) til og med august var 12,32 % høgare enn fjoråret. Med noverande skattevekst vil skatteinntektene i Gulen vere om lag kr høgare enn rekna med i budsjettet for 2016, men resultere i at rammeoverføringane vert kr lågare. Skatteauken i Gulen har variert heilt frå 6,32 % til 12,32 % i år, og uvissa er for høg til at budsjettinntekta vert tilrådd oppjustert no. Folketalet vart redusert med 8 personar i første halvår Om denne utviklinga held fram resten av året, vil inntektene frå skatt og rammeoverføringar verte litt lågare enn budsjett. På nasjonalt nivå var folkeveksten i første halvår framleis høg i europeisk samanheng, men likevel lågast sidan Andre driftsinntekter: Kompensasjonsinntekter for NORM-deponi utgjorde kr 0 i tertialet, og til saman kr til no i år (budsjettert med kr 3 mill. for heile året). Frå 2016 vert det frå deponieigar stilt tvil ved kommunen sitt høve til å kreve inn kompensasjonen. Kommunen meiner kompensasjonen er avtalefesta og at kravet såleis er berettiga. Administrasjonen tilrår førebels ikkje å endre budsjettert sum i Avklaring er venta i løpet av året. Framleis låg kraftpris gjer at konsesjonskraftinntektene, som vart regulert ned til kr etter 1. tertial, ser ut til å hamne rundt garantert sum i kraftavtale (om lag kr ). Finansinntektene/-utgiftene i høve til budsjett pr. 2. tertial (31.08.): Sjå finansrapport 2. tertial Konklusjonar om drifta etter 2. tertial 2016: Ei oppsummering av tertialrapportane frå einingane syner at det i ulik grad er auka krysskulturelle utfordringar samt utfordringar knytt til flyktningar. Dette gjeld for dei fleste einingar, men utfordringa er størst i oppvekstsektoren og helsesektoren. Det kjem nye oppgåver som krev at ein må oppdatere seg og tilegne seg ny kunnskap og kompetanse. Dette er både utfordrande og tidskrevjande. Ein ser samstundes at for å løyse noko av desse utfordringane er ein avhengig av innsats frå frivillege. Det er og ei utfordring med jobbmoglegheiter for flyktningar i Gulen kommune, noko som vert forsterka av at flyktningane ofte ikkje har sertifikat i ein kommune med lite

25 offentlege kommunikasjonsmoglegheiter. Ein anna felles utfordring for fleire av einigane er at ein ikkje lykkast med å rekruttere kvalifisert arbeidskraft. Dette gjeld spesielt sjukepleiarar, vernepleiarar og pedagoger. Det er positivt at to av barnehagane har måtte auke bemanninga då søknader om barnehageplass har auka kraftig. Elles ser ein i det økonomiske bilete ein stor auke i kostnader knytt til drift og vedlikehald av kommunale bygg. Mykje av bygningsmassen til Gulen kommune er gamal, og behovet for oppussing/ oppgradering av bygningar er stort. Dei fleste tiltaka er å sjå som driftsutgifter og det har difor blitt flytta midlar frå investering til drift. Utgiftssida ser ut til å kunne haldast innafor budsjettet i år, med unntak av endra tenestetilbod til ressurskrevjande brukarar med kr ,- og konklusjonen av kva som skjer med NORM midlane. Det vert difor foreslått å auke ansvar 300 med kr ,- ved å nytte disposisjonsfond. Investeringane: Investeringsbudsjettet vart revidert i K-sak 049/16 og blir difor ikkje omtala i tertialrapporten for 2 tertial Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Driftsbudsjettet for 2016 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Tenestekjøp frå kommunar Avsetnader til disposisjonsfond Tidlegare behandlingar: Formannskapet Samrøystes Vedtak FSK sak 038/16: Driftsbudsjettet for 2016 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Tenestekjøp frå kommunar Avsetnader til disposisjonsfond

26 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Kari Brekken Arkivsak - Journalpost 15/763-16/8500 Arkivkode FE Dato Saksdokument Kommunal planstrategi Godkjenning Saksnr. utval Utval Møtedato 079/16 Kommunestyret Behandling i Kommunestyret Nytt framlegg til vedtak til sak 079/16 frå Høgre. Kommunal planstrategi føreslått av Ivar Eide 1. Samfunnsdel og arealdel skal ha eit eige kapittel som er konkret på tiltak for å betra infrastrukturen i kommunen. Samfunnsdelen skal også innehalda tiltak for samarbeid mellom skule og næringsliv. 2. Det skal lagast ein regional samfunnsplan for halvøya Gulen og Masfjorden. Handsaming og røysting Punkt 1 frå Høgre ble samrøystes vedteke. Punk 2: 7 røysta for (Høgre pluss Arnhild Kjellevold og Kristin Byrknes frå SP). 14 røysta mot. Framlegget vart dermed ikkje vedteke. Vedtak KOM sak 079/16 Framlegg til planstrategi for Gulen kommune , datert , vert godkjent. 1. Samfunnsdel og arealdel skal ha eit eige kapittel som er konkret på tiltak for å betra infrastrukturen i kommunen. Samfunnsdelen skal også innehalda tiltak for samarbeid mellom skule og næringsliv. Vedlegg Dok.ID PLANSTRATEGI FOR GULEN KOMMUNE. Framlegg pr Innspel til kommunal planstrategi Uttale til høyringsutkast vedk.kommunal planstrategi Innspel til kommunal planstrategi Innspel til kommunal planstrategi

27 Bakgrunn for saka: Kommunestyret godkjende høyringsutkast til planstrategi i sak 66/16. Utkastet har vore lagt ut til høyring i tidsrommet 5. sept - 3. oktober på heimesida, og har vore sendt til nabokommunar, fylkeskommunen og andre offentlege høyringsinstansar. Det har komme inn 4 innspel. Saksvurdering og konklusjon: 1 Innspel frå Åsmund Tveit: Etterlyser noko om infrastrukturtiltak, som vegar, mobildekning og breiband. Administrativ vurdering av innspelet: Kommunen har pr i dag ikkje planar for ulike infrastruktur-tiltak, med unntak av trafikktryggingsplanen der utbetring av farlege strekningar både på riks- fylkes- og kommunevegar vert gjennomgått. Rullering av denne er med i planstrategien. Hovudvegane er fylkes- eller riksvegar, og det er regionale/nasjonale planar som styrer utbygging/utbetring. Kommunen sin rolle er å drive påverknad og komme med innspel når desse vert revidert. Det er ikkje behov for eigen plan for utbygging av kommunale vegar. Utbetringstiltak vert vurdert i budsjettsamanheng kvart år. Mobil og breibandsutbygging vert i dag styrt av tilbydarar som Telenor, Telia, Enivest med fleire. Gjennom IT-forum i fylket kan kommunen søkje om midlar til spesielle utbyggjingsprosjekt. Desse vert valde ut etter innspel frå innbyggjarar. Det krevst ein kommunal eigendel for å få prosjektmidlar. Kommunen burde ha ein strategisk plan for bruk av ny teknologi, og kva dette krev av utbygging. Det vert likevel ikkje føreslått lagt inn i planstrategien no, fordi vi ikkje ser at vi har kapasitet til å gjennomføre arbeidet i perioden. 2. Innspel frå Sande kai-lag: Kjem med fleire framlegg til endring av føremål i arealplanen. Administrativ vurdering av innspelet: I planstrategien er revisjon av arealdelen lagt inn. Innspela vert vurdert i samband med dette arbeidet. 3. Innspel frå fiskeridirektoratet: Ber om at fiskeri- og havbruksnæringa vert involvert tidleg ved rullering av arealdelen. Næringa treng klare rammer for arealbruk, for å planlegge utvikling og næringsverksemd i framtida. Dei ber oss og om å vere merksame på nye registreringar av ulike marine naturtypar som kan krevje omsynsoner. Ser positivt på at vi har teke med den regionale strategiplanen for kysten. Administrativ vurdering av innspelet: Punkta frå fiskeridirektoratet vert vurdert i samband med revisjon av arealdelen. I løpet av denne prosessen, og med strategiplan for kysten, vil vi ha betre grunnlag for å vurdere om vi treng eigne planar for f.eks for utvikling av marine næringar. 4. Innspel frå Sogn og Fjordane fylkeskommune: Generelt meiner fylkeskommunen at det ikkje er grundig nok drøfting av

28 utfordringane og utviklingsstrategiane som er gjort i den regionale planstrategien, og at samanhengen mellom den og dei kommunale prioriteringane ikkje kjem godt nok fram. Spesielt peikar dei på at det er for seint å revidere klima- og energiplanen i 2019, jf forpliktinga om å nå måla i Paris-avtalen. Dei meiner også at vi ikkje har prioritert arbeidet med strategisk plan for kysten. Uttalen frå fylkeskommunen er førebels administrativ. Saka skal handsamast i Fylkesutvalet den 17. oktober. Vedtak vert lagt fram for kommunestyret på møte. Administrativ vurdering av innspelet: Vi er samd med at den regionale planstrategien ikkje har vore spesielt fokusert i vårt arbeid. Dette har mange årsaker. Arbeid med kommunereforma kravde mykje kapasitet, og utfallet kunne verke inn på kva som skulle prioriterast i planstrategien. Dessutan kan skifte av personar på plansida ha ført til at informasjon har glippa Likevel ser vi at utfordringane som er peika på i regional planstrategi for Sogn og Fjordane, stort sett er samanfallande med våre, slik innspelet peikar på. Vi ser at klimaplanen burde ha vore revidert før 2019, men kan ikkje sjå at vi har kapasitet til å gjere det. Strategisk plan for kysten kom inn seint i prosessen med kommunal planstrategi. I planstrategi-dokumentet er denne ikkje spesielt omtala, men i planmatrisa er det ført opp at vi skal delta i dette arbeidet i 2017, under punkt om regionale planar. Dette er gjort fordi vi ser at det vil krevje ressursar frå oss. Det kan ha vore mistyda. Konklusjon: Det vert ikkje tilrådd endringar i høve høyringsutkast til planstrategien. Strategisk plan for kysten er ført opp på vår prioriteringsliste, med ressursbehov i Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Framlegg til planstrategi for Gulen kommune , datert , vert godkjent.

29 PLANSTRATEGI FOR GULEN KOMMUNE Framlegg pr

30 1. Innleiing... 3 a) Lovgrunnlag b) Prosess Gulen kommune sitt plansystem Status og vurdering av gjeldande planar... 5 a) Vurdering av kommuneplanen sin samfunnsdel... 5 b) Vurdering av kommuneplanen sin arealdel... 5 c) Vurdering av kommunedelplanar - tema... 5 d) Vurdering av sektor-/hovudplanane... 6 e) Vurdering av interkommunale planar Utviklingstrekk og utfordringar Nye overordna føringar a) Nasjonalt nivå b) Nye regionale føringar og planar... 8 c) Interkommunalt samarbeid Prioritering av planarbeid i perioden a) Kommuneplanen sin samfunnsdel... 8 b) Kommuneplanen sin arealdel... 8 c) Temaplanar/sektorplanar... 8 d) Interkommunale-/fylkesdelsplanar Tidsplan revisjon og/eller utarbeiding av nye planar i perioden... 9

31 1. Innleiing a) Lovgrunnlag. Utarbeiding av planstrategi er heimla i Plan- og bygningslova 10-1 pkt 1: Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden. Planstrategien skal vere eit verktøy for politisk prioritering av oppgåver dei folkevalde vil arbeide med i løpet av perioden. Strategien er eit dokument som skal gi eit oversyn over kva planar som skal utarbeidast, og kva prioriteringar administrasjonen skal legge til grunn for sine saksutgreiingar. Planstrategien er retningsgivande for arbeidet i perioden, men er ikkje juridisk bindande pkt 2 gir retningsliner for korleis planstrategien skal utarbeidast. Kommunen skal i arbeidet med kommunal planstrategi innhente synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner. Kommunen bør også legge opp til bred medvirkning og allmenn debatt som grunnlag for behandlingen. Forslag til vedtak i kommunestyret skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling pkt 3 fastset at planstrategien skal vurdere behov for revisjon av kommuneplanen. Elles står kommunestyret fritt i spørsmål om andre planar skal utarbeidast, endrast, slettast, erstattast osv. b) Prosess Intern handsaming. Formannskapet er styringsgruppe for arbeid med planstrategien. Arbeidsnotat har lagt fram til drøfting med formannskapet på 3 møter, og som sak på 2 møter. Kommunestyret har hatt gruppearbeid om behov for revisjon av kommuneplanen. Samarbeid med andre kommunar/regionane Interkommale planbehov vert jamnleg drøfta i ulike samarbeidsfora, som rådmannsutval, kommunalsjef-utval og regionråd.tema med interesse for større område er teke opp i planforum. Offentleg høyring Fylkeskommunen, kommunane i HAFS + Høyanger og i Nordhordland vil få planstrategien til høyring i perioden 02. sep 03.okt I same tidsrom vil planstrategien ligge ute til offentleg høyring. Vedtak Formannskapet gir endeleg tilråding på møte den 07.okt, med vedtak i kommunestyret den 20. oktober 2016.

32 2. Gulen kommune sitt plansystem Pr har vi følgjande vedtekne planar for kommunal tenesteproduksjon/forvaltning: Kommuneplan Samfunnsdel Arealdel Handlingsplan Økonomiplan/ budsjett Reguleringsplanar - Detaljregulering - Områderegulering Temaplanar Hyttebyggjing Idretts- og friluftsliv Trafikktryggjingsplan Ruspolitisk plan Beredskapsplan Strandsoneanalyser Klima- og energiplan Plan for viltforvaltning Sektor- /hovudrplanar Strategiplan for omsorg Kvalitetsplan for oppvekstsektoren Plan for kommunale bustadar til brukarar med særlege behov Plan for arbeid med flyktningar og innvandrarar Hovudplan for avlaup Interkommunale planar Avfallsplan (NGIR) Beredskapsplan mot akutt ureining (IUA) Plan for førebyggjande brannvern (NGIB) Strategisk plan for Nordhordland utviklingsselskap Fensfjordplanen I tillegg har vi planar for kommunen som organisasjon (interne planar). Eksempel: - Plan for kompetanseheving - Lønspolitisk plan - Arkivplan

33 3. Status og vurdering av gjeldande planar a) Vurdering av kommuneplanen sin samfunnsdel Samfunnsdelen vart sist revidert i Punkt om folkehelse og klima vart innarbeidd. Kommunestyret evaluerte samfunnsdelen på arbeidsmøte den 28. april Hovudinntrykket er at det er stor politisk semje om at innhaldet i samfunnsdelen framleis er aktuelt og viktig for utviklinga i kommunen. Det er semje om at fokusområde og målsetjingar skal vidareførast. b) Vurdering av kommuneplanen sin arealdel Arealplanen vart sist revidert i Alle delplanane er no innarbeida i overordna plan. Den er også oppdatert i høve siste retningsliner i høve ulike omsynssoner. Arealplanen og dei fleste område- og detaljplanar er digitalisert, og lagt inn i planregister. Vi har såleis eit godt grunnlag for ajourhald. Det kjem ofte innspel og spørsmål om dispensasjon og endring av arealplanføremål. I mange høve er dette eit positivt teikn på utvikling, men det må vurderast ein grensegang mellom å gi dispensasjon og behov for større prosess med revisjon av planen. Slik stoda er no, vil det truleg vere behov for revisjon i kvar 4-årsperiode. Er ført opp med oppstart/planprogram i 2017, fullføring i c) Vurdering av kommunedelplanar - tema - Hyttebygging. Temaplanen har til no fungert greitt som retningsgivane i utbyggjingssaker. I førre periode vart det gjennomført strandsoneanalyse for store delar av strandlina. Det bør vurderast om plan for hyttebygging skal reviderast ut frå ny kunnskap og ny arealplan. Er ikkje tidfesta, men kan eventuelt gjerast samstundes med revisjon av arealplan i Idretts- og friluftsliv. 4-årig revisjon i 2017, årleg rullering. Planen må vere oppdatert for at lokale lag og organisasjonar skal kunne søkje om tilskot frå tippemidlane. - Ruspolitisk plan. Krav om 4-årig revisjon. Planen må vere oppdatert for at kommunen skal tildele sals- og skjenkeløyve for alkoholhaldig drikkevarer. Planen vert revidert i 2016 etter ny alkohol-lov. - Utviklingsplan for Gulatinget er utgått, og er frå 2016 erstatta av eit strategidokument. Samarbeid med Sogn og Fjordane fylkeskommune. - Beredskapsplan. Krav om årleg rullering, og 4-årig revisjon av ROS-analysa i Klima og energiplan. Krav om 4-årig revisjon. Siste revisjon er frå 2011, gjeldande til Bør reviderast i perioden. Er ført opp i Trafikktryggingsplan. 4-årig revisjon i 2018, og årleg rullering. Planen må vere oppdatert for at kommunen skal få trafikktryggingsmidlar. - Plan for viltforvaltning vert rullert ved behov. Er ikkje tidfesta i perioden.

34 Innmelde behov for nye tema-planar: - Kulturminne-plan. Er starta opp ferdigstillast i Bustadpolitisk plan/bustadsosial handlingsplan. Vert føreslått gjennomført i Landbruk. Var også med i førre planstrategi, men vart ikkje gjennomført. Vert sett opp att til gjennomføring i d) Vurdering av sektor-/hovudplanane - Strategiplan for omsorg vert revidert årig revisjon årleg rullering - Kvalitetsplan for oppvekst vert revidert i årig revisjon årleg rullering - Plan for kommunale bustader til brukarar med særlege behov vert innarbeidd i ny omsorgsplan. - Plan for arbeid med flyktningar og innvandrarar. Vart revidert i 2015, revisjon og rullering etter behov. Ikkje tidfesta i perioden. - Hovudplan for avlaup er ikkje revidert sidan Mange av dei planlagde tiltaka er ikkje gjennomført, nokre er teke inn i gjeldande økonomiplan Innmelde behov for nye sektor-/hovudplanar: - Hovudplan for vassforsyning og avlaup. Desse var oppført i førre planstrategi, men vart ikkje gjennomførte. Vert sett oppatt til gjennomføring i 2017 og Eigarskapsstrategi. Bør utarbeidast overordna strategiar og prinsipp i perioden for selskap og samarbeid der kommunen er medeigar/deltakar. Er sett opp i e) Vurdering av interkommunale planar Dei interkommunale planane vert vurdert og vedtekne i dei ulike samarbeidsfora. Fensfjordplanen sin arealdel må vedtakast av kommunen og innarbeidast i arealplanen for å vere juridisk bindande. Innmelde behov for nye interkommunale planar: - Sogn og Fjordane fylkeskommune har initiert ny strategisk plan for kysten. 4. Utviklingstrekk og utfordringar. Basert på faktaopplysningar, statistikk og prognosar, nasjonale og regionale føringar og eigne erfaringar i kommunen. - Folketalsutvikling/demografi. Prognosar frå SSB tyder på ein auke i folketal fram til Tal eldre over 75 år vil auke frå Vi får fleire barn i barnehagealder, og færre i skulealder dei næraste åra. Frå 2025 vil det vere omvendt. Utfordringa er å få til fleksible løysingar, som kan nyttast til ulike tilbod etter som behovet endrar seg. Innvandring ser ut til å auke vidare, og omfatte stadig nye grupper. Vi treng gode strategiar for å inkludere og integrere dei nye innbyggjarane - Arealplanlegging. Kommunen har synt seg å vere attraktiv for arealkrevande bedrifter, både på land og i sjø. Vi har også attraktive areal for hyttebygging og

35 friluftsliv, og vi har eit rikt biologisk mangfald, mellom anna ulike raudlista artar. Kommunen har ansvar for/mynde til å planlegge bruk av arealet til ulike føremål, og utfordringa er å balansere mellom omsyn til natur, klimaverknader, og omsyn til behov og ynskje frå ulike utbyggjarar og interessegrupper. Arealplanen må vere mest mogeleg oppdatert til ei kvar tid. - Variasjon i arbeidsplassar. Vi har større del av arbeidsplassar i primær- og sekundærnæringar enn landet/fylket. Ut frå natur-, kultur- og geografiske føresetnader, er det er industribedriftene som framleis har størst utviklingspotensiale. Utfordringa er at slike arbeidsplassar er mindre attraktive for ungdommane våre. Det er få som tek utdanning som siktar inn mot industriarbeidsplassar. Vi må arbeide både for meir varierte arbeidsplassar, og for at unge skal få interesse for den typen arbeidsplassar vi har. - Robuste bygdesenter. Gulen er ein av dei mest spreiddbygde kommunane i landet. Samfunnstrenden har lenge synt utflytting frå spreidde busetnader, og det er lite som tyder på at dette vil snu med det første. Utfordringa vår vert om vi skal ta konsekvensen av dette, og konsentrere den kommunale innsatsen, eller satse på at vi har krefter nok til å motverke trenden, og skal tilby for eksempel bustadtomter og tenestetilbod like spreidd som i dag. - Kvalitet på det kommunale tenestetilbodet. Det viktigaste for å oppretthalde kvaliteten, er at vi greier å rekruttere kvalifisert personale, og at vi organiserer tenestene slik at oppgåvene kan løysast med dei inntektene kommunen kan forvente å få. Vi må kunne omstille verksemda etter endringar i brukargruppene, både i tal og i behov. Dette krev fokus både på bemanning, organisering, teknologi og bygningar. - Folkehelse. Lov om folkehelse gir alle sektorar i kommunen oppgåver og ansvar innan helsefremjande og førebyggjande folkehelse-arbeid. Konsekvensar for folkehelsa må vere eit vurderingstema i alt planarbeid. Utfordringa vår er å samordne dei tilboda vil alt har, og ikkje minst å få til samarbeid med lag, organisasjonar og andre frivillige. Oppgåvene innan folkehelsearbeidet kan ikkje løysast med kommunalt tilsette/kommunale midlar åleine. - Klima- og miljø. Klimaendringar kan utløyse meir ekstremvær, med ras og flaum som følgjeverknad. Kommunen har plikt til å både førebygge og handtere ulike hendingar som dette kan føre med seg, og å ta omsyn ved vurdering av ulike tiltak. 5. Nye overordna føringar. a) Nasjonalt nivå. Regjeringa utarbeider kva forventningar dei nasjonale styresmaktene har til kommunal planlegging. Gjeldande dokument inneheld tre overordna tema: Gode og effektive planprosessar Berekraftig areal- og samfunnsplanlegging Attraktive og klimavennlege by- og tettstadområde

36 Dei overordna tema vil synleggjerast gjennom lov og forskrift, rundskriv og retningsliner. b) Nye regionale føringar og planar Fylkeskommunen skal utarbeide planstrategi for sitt arbeid, parallelt med kommunane. Det er krav i PBL om at fylkeskommunen samhandlar med kommunane om sin planstrategi. Sogn og Fjordane fylkeskommune har bedt kommunen om innspel til ny planstrategi. I arbeidet har ein kome fram til fem overordna utfordringar, som vil styre kva planarbeid som vert sett i gang: Globalisering og sentralisering Migrasjon og integrering Kvinner, utdanning og arbeidsmarknad Utvikling av kunnskapssamfunnet Klimaendringar og behov for klimaomstilling c) Interkommunalt samarbeid Vi samarbeider med kommunar i 2 regionar, HAFS og Nordhordland. Samarbeidet i Nordhordland omfattar også medeigarskap i Nordhordland Utviklingsselskap IKS Samarbeidet er elles forankra i avtalar innafor ei rekkje tenesteområde. Vi har ikkje utarbeidd ein samla strategi for samarbeid/medeigarskap. 6. Prioritering av planarbeid i perioden a) Kommuneplanen sin samfunnsdel Det vert ikkje sett i gang større revisjon av samfunnsplanen. Det bør prioriterast å få planen implementert i all anna planmessig arbeid. Strategiane må gåast gjennom. Nokre er ikkje lenger aktuelle og må fjernast, andre må endrast. Dette arbeidet bør gjerast saman med utarbeiding av handlingsplanen, som er grunnlag for økonomiplan. b) Kommuneplanen sin arealdel Arealdelen er nyleg revidert, men er likevel under stadig press for endring. Det bør gjerast ein revisjon i kvar kommunestyre-periode. Det er behov for å fokusere på arealbruken i bygdesentera våre og plassering av nye næringsareal, dersom vi skal nå måla i samfunnsdelen. Strandsoneanalysane er viktig grunnlagsdokument. c) Temaplanar/sektorplanar Der det er krav om 4-årig rullering, må dette gjerast. Like eins der slik oppdatering er medverkande til om vi får eksterne tilskot og anna støtte. Gode kommunale tenester er viktige mål i kommuneplanen. Det er såleis viktig å setje fokus på ulike tenesteområde, slik vi gjer i ein plan både i utarbeidingsprosessen og i gjennomføringstida. Hovudplan for avlaup er ikkje ajourført sidan år 2000 og vi har ikkje ein hovudplan for vassforsyning. Begge desse områda er viktige, ikkje minst sett frå miljø- og folkehelseperspektiv. Nye forskrifter har gitt kommunen meir ansvar. Fleire private vassverk ynskjer

37 kommunal overtaking. Alt dette gjer behovet for ein overordna kommunal plan større enn før. Nokre nye planar er viktige, for å få samanheng mellom fokusområda i samfunnsdelen. Dette gjeld framlegg om bustadpolitisk plan, eigarskapsstrategi d) Interkommunale-/fylkesdelsplanar Kommunen har forplikta seg til å setje av ressursar i 2017 til utarbeiding av strategiplan for kysten i Sogn og Fjordane. 7. Tidsplan revisjon og/eller utarbeiding av nye planar i perioden Kommuneplan Sektorplanar Temaplanar Nye temaplanar Revisjon arealdel X X Strategiplan omsorg X Kvalitetsplan oppvekst X Hovudplan for vassforsyning X X Hovudplan for avlaup X Flyktning/innvandring Kulturminneplan X X Ruspolitisk handlingsplan X Temaplan for landbruk X Idretts- og friluftslivsplan X Klima- og energiplan X Overordna ROS X Viltforvaltning Eigarskapsstrategi X Bustadpolitisk plan X Planar som utgår eller vert innarbeidd i andre Brukarar med spesielle behov Hyttebyggjing Interkommunale-/fylkesdelplanar Avfallsplan (NGIR) Beredskap ureining (IUA) Strategiplan NUI IKS Fensfjordplanen Strategiplan for kysten Innarbeidast i omsorgsplanen og bustadpolitisk plan Innarbeidast i arealplan X

38 Gulen kommune Økonomiavdelinga Sakshandsamar Maike Norman Bøe Arkivsak - Journalpost 16/ /8011 Arkivkode FE Dato Saksdokument Statusrapport finansforvaltning pr Saksnr. utval Utval Møtedato 042/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Behandling i Kommunestyret Handsaming og røysting Samrøystes Vedtak KOM sak 084/16 Finansrapporten blir tatt til orientering slik den ligg føre. Bakgrunn for saka: Lovverk og reglement: Kommunelova 50 og 52, og forskrift om kommuners finansforvaltning stiller krav til kommunane både vedkomande finansforvaltninga og rapportering av dette til kommunestyret. Kommunen sitt finansreglement vart sist vedteke i K-sak 27/11. Denne rapporten er utarbeidd etter forskrift og kommunen sitt eige finansreglement. Rapporteringa skal skje etter kvart tertial. Føremål og målsetting om finansforvaltninga Finansforvaltninga skal sikre ei best mogleg avkastning, i tillegg til stabile og lågast mogleg finansieringskostnader innafor ramma av trygge investeringar og låge definerte risikorammer. Reglementet skal definere akseptabelt avkastnings- og risikonivå for forvaltning av: Kommunen sine kortsiktige likvide midlar tiltenkt driftsføremål Kommunen sine meir langsiktige finansielle midlar Kommunen si lånegjeld

39 Saksvurdering og konklusjon: Gulen kommune sin finansielle situasjon og likviditet er ved utgangen av 2. tertial 2016 god.

40 Plassering av ledig likviditet og langsiktig finansielle aktiva Gulen kommune har pr all ledig likviditet plassert i bankinnskot i Sparebanken Sogn og Fjordane. Nedanfor ser ein utviklinga i bankinnskota gjennom året: (tal i heile tusen) Eit samla bankinnskot på ca kr 69,608 mill. i Sparebanken Sogn og Fjordane betyr at kommunen ikkje har overskride terskelen på 100 mill då det er krav om å spreie

41 innskot i ulike bankar. Viss ein ser likviditetsutviklinga frå januar 2013 til august 2016 har denne ei jamn utvikling. Låneopptak og forseinka investeringsaktivitet påverkar likviditetsbiletet. Det er med andre ord viktig å merke seg at mykje av innskota gjeld bundne fond og unytta lån. Gulen kommune har to ulike renteavtalar med Sparebanken Sogn og Fjordane, ein for konti med felles renterekning (konsernkontoavtale) og ein for konto med særskilte vilkår. Konsernkontoavtalen baserer seg på NIBOR 3 mnd og har dagleg renteregulering. NIBOR (Norwegian InterBank Offerd Rate) er ei referanserente i valutabyttemarknaden, såkalla valutaswaprente. NIBOR-renta kjem av rentene i dei utanlandske pengemarknadane, og blir ofte rekna som marknaden si risikofrie rente. Renteutviklinga på denne kontoen har vore følgjande: 1. februar 2015: til 2,2 % 19. juni 2015: til 1,8 % 16. oktober 2015: til 1,4 % 30.april 2016: til 1,15% Grunna dårleg renteutviklinga på plasseringskontoen med særskilte vilkår, vart det flytta 64.mill til driftskontoen den for å oppnå renta som er gjeldande der.

42 Oversikt over gjeld Pr. april 2016 har alle lån flytande rente. Flytande renter har vore lønsamt for

43 kommunen dei siste åra med rentenedgong og stabilt lågt rentenivå. Hausten 2010 vart det rydda opp i låna til Husbanken slik at mange mindre lån vart samla i eit større felleslån. Slik samanslåing gjer administrasjon av låna enklare og reduserer feilkjelder i budsjettarbeidet. Kommunen føl Kommunelova 50, 7a, om nedbetaling med like årlege avdrag, dvs. kun serielån. Etter 2. tertial 2016 vert det lyst ut eit nytt anbod på låneopptak til 46 mill. NOK på Doffin- innkjøpsportalen for offentlege innkjøp, som gjeld investeringar Så samla lånegjeld til eigne formål vil ved slutten av 2016 ligge på i overkant av 135 mill. NOK. Rentenivået på kommunen sine lån i Kommunalbanken er no nesten på same nivå som innskotsrentene. Til samanlikning med rentenivået i Sjå figuren under som viser Kommunalbanken si nominelle rente samanlikna med kommunen sine innskotsrenter. Forventa utvikling i marknaden Styringsrenta (foliorenta) i Noreg er renta på bankane sine innskot opp til ei viss kvote i Norges Bank. Endringar i Norges Bank si styringsrente vil normalt ha sterkt gjennomslag i dei mest kortsiktige rentene i pengemarknaden og for bankane sine innskots- og utlånsrenter. Dagens styringsrente er på 0,50% gjeldande frå Neste renteavgjersle vert offentleggjort I følgje Norges Bank er det fram mot år % sannsynleg at styringsrenta vil ligge mellom -0,3% og 1,8%. Figuren under viser styringsrenta i prosent dei siste fem åra og anslag framover frå siste Pengepolitisk rapport med vurdering av finansiell stabilitet.

44 Avvik mellom faktisk forvaltning og krava i finansreglementet Det er ikkje avvik mellom faktisk forvaltning og krava i finansreglementet. Finansreglementet skal rullerast kvart 4. år. Det vart rullert sist ved kommunestyremøte 28.april Konklusjon: Eit stadig lågt rentenivå ser ut til å gje om lag same netto finansutgifter som budsjettert. Gulen kommune har ei finansforvaltning med låge administrasjonskostnader og låg risiko. Dette er i samsvar med 3 i forskrifta om finansforvaltning der det står: Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midlar beregnet for driftsformål skal det leggesvekt på lav finansiell risiko og høy likviditet.

45 Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Finansrapporten blir tatt til orientering slik den ligg føre. Tidlegare behandlingar: Formannskapet Samrøystes Vedtak FSK sak 042/16: Finansrapporten blir tatt til orientering slik den ligg føre.

46 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Jan Ove Einebærholm Tlf Audhild Ragni Vie Alme Vår referanse 15/569 16/9362 Dykkar referanse Dato Tilbakemelding til fylkesmannen - kopi av svar Vedlagt følgjer svara frå Gulen kommune til fylkesmannen etter tilsyn ved Brekke, Byrknes og Eivindvik barnehagar og skular Med helsing Jan Ove Einebærholm Kommunalsjef oppvekst / einingsleiar oppvekst Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur Vedlegg: Tilbakemelding på Fylkesmannen sitt pålegg om retting etter tilsyn med Byrknes skule Tilbakemelding på fylkesmannen sitt pålegg om retting etter tilsyn ved Brekke skule Tilbakemelding på Fylkesmannen sitt pålegg etter tilsyn med Eivindvik skule Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

47 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Jan Ove Einebærholm Tlf Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Hovudkontor Njøsavegen LEIKANGER Vår referanse 15/569 16/8445 Dykkar referanse Dato Tilbakemelding på Fylkesmannen sitt pålegg om retting etter tilsyn med Byrknes skule Pålegga gjaldt: Generelle sakshandsamingsreglar for enkeltvedtak Enkeltvedtak om spesialundervisning Enkeltvedtak om særskilt språkopplæring Gulen kommune har i dialog med skulen retta opp i pålegga. Vi har laga ei minneliste for arbeidet med spesialundervisningssaker der det står at skulen skal nytte rutinar i samsvar med pålegga. Minnelista er vedlagt. Skulen kartlegg no alle med trong for særskilt språkopplæring ved hjelp av ein kommunal ressursperson, og det vert gjort enkeltvedtak om særskilt språkopplæring. Anonymisert eksempel ligg ved. Skulen har nytta mal frå Utdanningsdirektoratet. Gulen kommune er plukka ut til å vere med på Utdanningsdirektoratet si språkkommunesatsing. Eit av fokusområda i strategiplanen er språkstimulering for minoritetsspråklege. Vi har sett ned ei ressursgruppe der alle einingane er representerte, og dei skal jobbe med alle sider ved skulane sitt arbeid med språkstimulering for dei minoritetsspråklege, - kartleggingsarbeidet, rutinar knytt til enkeltvedtak, morsmålsopplæring, bruk av tospråklege assistentar, fagleg oppdatering osv. Gulen kommune skal samarbeide med Hyllestad kommune i dette arbeidet. Som resultat av språkkommunesatsinga vil det truleg komme oppdaterte rutinar for arbeidet. Med helsing Jan Ove Einebærholm Kommunalsjef oppvekst / einingsleiar oppvekst Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur Vedlegg: EksempelEnkeltvedtak Arbeid med barn og unge med særskilde behov - rutine Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

48 Vedlegg: Tllmelding av sak til PPT Side 2 av 2

49 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Jan Ove Einebærholm Tlf Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Hovudkontor Njøsavegen LEIKANGER Vår referanse 15/569 16/8447 Dykkar referanse Dato Tilbakemelding på fylkesmannen sitt pålegg om retting etter tilsyn ved Brekke skule Brekke skule skal følgje Gulen kommune sitt årshjule for arbeidet med å betre kvaliteten på tilbodet på oppvekstsektoren. Kvalitetsårshjulet er vedlagt. Dette årshjulet dannar ei felles ramme for kvalitetsarbeidet på oppvekstsektoren i Gulen kommune noko som gjer at vi kan arbeide felles med rutinar og metodar vi nyttar i arbeidet. Fylkesmannen sitt pålegg om retting Fylkesmannen vedtek med heimel i kommunelova 60 d følgjande pålegg om retting: Skulebasert vurdering 1. Gulen kommune må syte for at Brekke skule jamleg vurderer i kva grad organiseringa, tilrettelegginga og gjennomføringa av opplæringa medverkar til å nå dei måla som er fastsette i Læreplanverket for Kunnskapsløftet, jf. forskrift til opplæringslova 2-1. Gulen kommune må i samband med dette sjå til at: a) Skulen vurderer kva for kunnskapsgrunnlag som krevst for å vite om måla i læreplanverket er nådd av alle elevgrupper. b) Skulen bruker kunnskapsgrunnlaget til å vurdere oppnåing av måla i læreplanverket. c) Kunnskapsgrunnlaget som skulen nyttar, er relevant for å vurdere elevane si måloppnåing. d) Skulen vurderer organiseringa, tilrettelegginga og gjennomføringa av opplæringa basert på konklusjonane om måloppnåing. e) Endringane blir sette i verk når den skulebaserte vurderinga viser behov for endringar. f) Det er brei og representativ medverknad i arbeidet med skulebasert vurdering. g) Skulen gjennomfører skulebasert vurdering jamleg. For å sikre at ein tar med breidda i kunnskapsgrunnlaget skal Brekke skule gjennomføre Utdanningsdirektoratet si ståstadsanalyse for oppvekstsektor. All informasjon i skoleporten vert samla og skal danne grunnlaget for vurdering av tiltak. Sidan tilsynet har Brekke skule gjennomført denne ståstadsanalysa og valt fokusområde. Dette vart gjort i samband med at dei gjennomførte HAFS-regionen si eksternvurdering. Dei hadde med seg HAFS-regionen sin utviklingsrettleiar i gjennomføringa av ståstadsanalysa for å sikre kvalitet på arbeidet og få røynsle med arbeismetoden. Ved å ha ei slik ordning sikrar kommunen at alle oppveksteiningane Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

50 regelmessig får ein totalgjennomgang av tilgjengeleeg informasjon som grunnlag for utviklingstiltak. Årshjulet viser korleis vi tenkjer at einingane arbeider med vurderingsinformasjonen som årleg vert innsamla, nasjonale prøvar, kartleggingsprøvar, elevundersøkinga, eksamen og standpunktkarakterar. Prosessen skal ende i at SU ved skulen vedtar ein tiltaksplan for arbeidet med kvalitet. Evaluering av tiltaksplanen er sak i SU ved minst to høve for å sikre god oppfølging av arbeidet. I Gulen har SU fått ei sentral rolle i å sikre brei deltaking frå alle partar i skulesamfunnet. Dette partsamansette utvalet har representantar frå skuleeigar (einingsleiar og HOP-medlem, foreldrerepresentantar, elevrepresentantar, representantar frå tilsette). Vi er i ein prosess der vi skal utvikle nye og teneleg arbeidsmåter for å jobbe med kvalitetssakene i SU. Kommunen har difor meldt politikarar og leiar på KS og fylkesmannen sitt prosjekt «Den gode barnehage- og skuleeigar» der fokus skal vere å sikre gode kvalitetsprosessar. Oppvekstsektoren i Gulen er organisert i 4 oppveksteiningar der ein har felles leiing og SU for skule og barnehage. Dette lettar arbeidet med rutineutvikling og gjer samordningsarbeidet enklare. Systemet skal sikre at einingane alltid har kvalitetsutviklingstiltak både for skule og barnehage og at alle partar aktivt kan delta i prosessane slik fylkesmannen krev. Gulen kommune er plukka ut til å vere med på Utdanningsdirektoratet si språkkommunesatsing. Alle einingane skal delta. I prosjektet er det vektlagt at vi skal drive med kollegabasert kompetanseutvikling og delta i lærande nettverk både kommunalt og interkommunalt. Desse tiltaka vil auke leiarane si evne til å leie utviklingsprosessar då ein får innføring i arbeidsmetodar og øving i å bruke dei. Våren 2017 skal HOP ha dialogmøte med SU ved Brekke barnehage og skule der ein går gjennom arbeidet med kvalitetsutvikling ved eininga. Dette vil fungere som eit tilsynspunkt for korleis eininga fylgjer opp fylkesmannen sine pålegg. Gulen kommune meiner difor å ha sett i verk tiltak for å sikre at fylkesmannen sine pålegg vert gjort noko med. Oppveksteiningane i kommunen driv systematisk kvalitetsutviklingsarbeid i samsvar med lov og forskrift og den årlege kvalitetsmeldinga seier noko om kvalitetsstatusen og utfordringar i arbeidet. Kommunen har ambisjonar om å vere ein aktiv og tydeleg barnehage- og skuleeigar. Med helsing Jan Ove Einebærholm Kommunalsjef oppvekst / einingsleiar oppvekst Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur Vedlegg: Revidert Årshjul kvalitetsarbeid feb 2016 Side 2 av 2

51 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Jan Ove Einebærholm Tlf Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Hovudkontor Njøsavegen LEIKANGER Vår referanse 15/569 16/9347 Dykkar referanse Dato Tilbakemelding på Fylkesmannen sitt pålegg etter tilsyn med Eivindvik skule Pålegga gjaldt: Skulens arbeid med opplæring i fag o Lokalt læreplanarbeid o Arbeid med IOP Undervegsvurdering for å auke eleven sitt læringsutbytte Undervegsvurdering som grunnlag for tilpassa opplæring og spesialundervisning Vurdering av behov for særskilt språkopplæring Eivindvik skule har som resultat av tilsynet lagt om arbeidet med lokale lærplanar og har fokus på å sjå fagopplæringa i samanheng gjennom stega og sikre at ein har planar som dekkar heile fagplanen på ein teneleg måte. Dei lagar og oversikter over kriterium for måloppnåing på ulike kompetansenivå. Dette for at elevane skal kjenne krava som vert stilte til dei. Eksempel frå dette arbeidet vert ettersendt. Skulen lagar IOPar for alle som har enkeltvedtak. Kommunen skal ha ein ny gjennomgang av årshjulet for arbeid med spesialundervisning for å tilpasse malar og rutiner til Udir sine tilrådingar. Dette skjer i samarbeid med PPT og skal gjelde for heile regionen. Rutine for å sikre ei samordning mellom IOP og den ordinære opplæringa er ikkje utarbeidd. Kommunen skal følgje opp dette. Skulen har tilpassa undervegsvurderingsrutinane til krava i tilsynet der dei særleg har lagt vekt på å gje god informasjon om mål og gje tilbakemeldingar på mestring. Å involvere elevane meir i vurderingsarbeidet er ei utviklingsoppgåve. Dette reknar vi med skal syne att i kvaliteten på halvårsvurderingane og årsrapporteringa knytt til IOPar. Kommunen skal følgje opp dette arbeidet. Oppmelding til PPT kan berre gjennomførast dersom skulen leverer ein pedagogisk rapport som syner kva arbeid skulen har gjort med kartlegging, tilpassing og utprøving for å sikre læringsutbytte for elevane. Dette er innarbeidd i spesialundervisningsrutinane. Kommunen har og eit kvalitetsårshjul med rutinar for å sikre kontinuerleg fokus på læringsmiljøet. Klasseleiing er eit satsingsområde i kommunen og skulane har gjennomført tiltak både førre og inneverande skuleår. Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

52 Gulen kommune har no ein eigen ressursperson som kartlegg kompetansen til barn med minoritetsspråkleg bakgrunn som buset seg i kommunen. Kartlegginga vert, om mogeleg, gjennomført på morsmålet til eleven, og dannar grunnlaget for enkeltvedtaket om særskilt norskopplæring. Gulen kommune nyttar malen som Udir har utarbeidd for desse enkeltvedtaka. Det vert gjort enkeltvedtak for alle elevar som er aktuelle for slik opplæring. Det ligg og i rutinane at det skal gjerast enkeltvedtak når ein avsluttar denne opplæringa. Gulen er med i Udir si språkummunesatsing og har språkstimulering for minorittsspråklege som eit satsingsområde. Faglege opplegg og rutiner knytt til denne norskopplæringa kan verte justert som resultat av dette arbeidet. Med helsing Jan Ove Einebærholm Kommunalsjef oppvekst / einingsleiar oppvekst Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur Side 2 av 2

53 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 33/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - prosjektplan Vedlegg i saka: KRYSS Revisjon:Prosjektplan inntektsområdet datet Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Prosjektplan datert frå KRYSS Revisjon for forvaltningsrevisjonsprosjektet Inntektsområdet, vert godkjent. Frist for levering av rapport: 1. april Saksutgreiing: Kontrollutvalet gjorde følgjande vedtak i sak 028/16 Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - tinging, i møte : Gulen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Inntektsområdet, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Korleis sikrar kommunen seg at ein får dei inntekter ein kan? Har kommunen oversyn over tilskotsordningar og fristar, og vert dette nytta? Vert inntekts- og avgiftsgrunnlag nytta fullt ut? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. SEKOM-sekretariat sende vedtaket til KRYSS Revisjon , med frist for levering av prosjektplan til 25. oktober. KRYSS Revisjon v/charles Litsheim har levert prosjektplan datert , som følgjer vedlagt. Revisor har sett opp eit timeforbruk på 230 timar for prosjektet, og at rapporten skal vere ferdig innan tidsfristen som er sett i tinginga. Revisor er kalla inn til møtet for å gå gjennom prosjektplanen.

54

55

56 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 34/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Møteplan 2017 for Gulen kontrollutval Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Møteplan 201 for Gulen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar: 13. februar 28. april 22. mai 21. september 3. november Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for Gulen kontrollutval. Det var 5 møter i Gulen kontrollutval i 2016, medan det tidlegare år har vore 4 møter. Vi føreslår at det vert tatt utgangspunkt i 5 møter også i 2017, og har difor sett opp 3 møter på vårparten, og 2 møter på hausten. Planen må sjåast på som eit utgangspunkt for møte. Det kan kome endringar som følgje av saker som kjem til og hastar, eller andre årsaker. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møtedato. Gulen kontrollutval har bestilt første prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Inntektsområdet, der frist for levering er sett til Rapporten vert lagt fram til handsaming i møte 28. april. Årsrekneskapen 2016 for Gulen kommune vert handsamast i møte 22. mai. Når møteplanane har vore til handsaming i «våre» 15 kommunar, vert samla møteplan lagt ut på heimesida til SEKOM-sekretariat

57 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 35/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status 002/15 Skriv og meldingar 026/15 Møteplan 2016 for Gulen kontrollutval 03/16 Skriv og meldingar Fylkesmannen sin tilsynsrapport med Gulen kommune som barnehagemyndigheit. Frist for retting E-post til Gulen kommune, ber om å få tilsendt svarbrev til Fylkesmannen. Sendt purring på svar til Gulen kommune. Svar frå rådmannen om at sluttdokumentasjon ikkje er sendt inn, dei tek tak i saka og sluttfører. Dei sender kopi av svarbrev til SEKOM. Ny etterspurnad til Gulen kommune. Svar frå Gulen kommune at tilsynet skal gjennomførast 31. mai. Sendt ny etterspurnad til Gulen kommune. Ny etterspurnad til Gulen kommune Vedtak: Møteplan 2016 for Gulen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar: 7. mars 4. mai 18. august (ekstra) 16. september (flytta frå 2. september) 8. november (flytta frå 21. november) 25. januar deltok kontrollutvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket Fylkesmannen sine tilsynsrapportar datert for Eivindvik skule og Brekke skule. Frist for retting Sendt e-post til Gulen kommune og bedt om kopi av svarbrev til Fylkesmannen.

58 09/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 21/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune /16 Budsjett for Gulen kontrollutval 2017 Svar frå Gulen kommune om at Fylkesmannen har gitt endeleg frist til , for å komme med tilbakemelding. Sendt ny etterspurnad til Gulen kommune. Ny etterspurnad til Gulen kommune Fått tilsendt Gulen kommune sine svar til Fylkesmannen Aktuelle skriv og meldingar: Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Tertialrapportar Skatterekneskapen Årsmelding SEKOM Årsrapport KRYSS Revisjon Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Inntektsområdet 2. Vedlikehald av bygg/eigedom 3. Oppfølging av politiske vedtak 4. Selskapskontroll 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Sendt til Gulen kommune/kommunestyret. KOM-062/16 vedteke i kommunestyret Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: 28/16 Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - tinging Sendt til Gulen kommune for vidare handsaming. Vedtak: Gulen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Inntektsområdet, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Korleis sikrar kommunen seg at ein får dei inntekter ein kan? Har kommunen oversyn over tilskotsordningar og fristar, og vert dette nytta? Vert inntekts- og avgiftsgrunnlag nytta fullt ut? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Sendt til KRYSS Revisjon, frist for plan 25. oktober Fått prosjektplan frå KRYSS Revisjon