Brukermanual MAB Verkstedsystem. MAB Verkstedsystem. Copyright Bleken Data AS Side 1 av 122

Transkript

1 MAB Verkstedsystem Copyright Bleken Data AS Side 1 av 122

2 Innhold MAB Verkstedsystem... 1 Generelt... 5 Oppsett i MAB... 6 Skrivere / Printere i MAB... 6 Mail / Epost oppsett i MAB Brukere /rettigheter / passord Eksport av regnskap til regnskapsprogram... 9 Kunde/Verksted/Butikk Feltforklaring Kundeinformasjon Opprette leverandør Legge inn leverandør manuelt i kunderegisteret Opprette leverandør via leverandør-registeret i MAB Opprette butikk/verksted Slå sammen kunder/ Flytte info Priser og rabatter på kunde Varegrupperabatt for kunde på salg Kopiere prisavtaler/rabatt fra annen kunde Legge inn leverandørrabatt Service-historikk på kunde Feltforklaring: Kunderegister Kundesupport Feltforklaring: Kunderegister CRM Feltforklaring: Kundeinformasjon Salg på kunden Kundens produkter Kundens fakturaer Service Serviceregistrering Plassere service i kalender Utlånsapparat Registrere utlånsapparat på service Opprette utlånsapparat i lageret Service mottatt via Web Service mottatt fra butikk/verksted via online kommunikasjon Arbeid på servicen etter at den er innregistrert Endre status på servicen Plasseringen Produktinformasjon /Individ Arbeidsrapport /utfylling Legge inn reservedel på service Legge inn bilde på service Ny fra forhåndslaget mal (mulighet for templates) Rapporteringskoder Servicemanual/feiltips Legge til elektronisk rapportering Elektronisk rapportering Fullføre service (/fakturere) Fakturere (kreditt) service Delfakturere service Priser/avtaler på service Service-historikk pr. produkt Service side 1. (feltforklaring) Arbeidsrapport (service side 2.) Reservedeler - feltforklaring Ordrekø Rapport Lage ny rapport Lager/Varer Copyright Bleken Data AS Side 2 av 122

3 Legge inn varer /reservedeler i lager Søke opp varer Priser/priskalkulator Servicevare Legge inn utlånsapparat Feltforklaring Deleinformasjon Mer info (Vareregister) Avansert Bestille varer Bestilling av vare metode Bestilling av vare metode Mottak av varer Feltforklaring mottak av varer Mottak av varer til lager Mottak av varer mot bestilling Manuelt mottak av varer restert på kunde Salg Starte et salg Endre pris/gi rabatt MVA fritt salg Fullføre salget/ Motta betaling Økonomi Føre bankbetalinger på faktura(er) Utbetale penger til gode på kreditfaktura Ubetalte fakturaer Purre én faktura Purre (flere) fakturaer Endre fra purret/inkassovarsel/inkasso til ikke-purret Samlefakturere kunde(r) Samlefakturering (feltforklaring) Fakturering av rapporterte servicer KID-Betalinger Valuta Legge inn ny valuta Kreditering Kreditering av ubetalt faktura/samlefaktura Kreditering av betalt faktura/samlefaktura Utbetale penger til gode på kreditfaktura/tilgodelapp Fakturakontroll Fakturakontroll (feltforklaring) Dagsoppgjør Feltforklaring dagsoppgjør Godkjenne dagsoppgjør Dagsoppgjør på sms SMS Rapporter / Statistikker Økonomiske rapporter Service-statistikker Serviceanalyse Tekniker Liste over reparerte produkter Handlingstatistikk Samlefakturarapporter Rapport /liste laget fra Ordrekø Varelager-rapport Lagerverdi-liste Kalender Feltforklaring Kalender Kalendertider legge inn tekniker i Kalender Alfabetisk stikkordregister Copyright Bleken Data AS Side 3 av 122

4 Copyright Bleken Data AS Side 4 av 122

5 Generelt Tittellinje: Til venstre på denne linjen står navnet på innlogget bruker, dette fulgt av hvilken avdeling man er innlogget til. Deretter følger MAB-versjon, og dato/klokkeslett. MAB# er deres kundenummer hos programleverandør Fane: Forskjellige underskjermer. Rød skrift betyr at det ligger informasjon lagret under denne fanen. Søkefelt: Skriv inn ønsket søketekst, og velg søkekriterie fra nedtrekksmenyen. Trykk deretter Vis resultat, Vis liste eller <Enter>. Trykker man <Enter>, så vil man få opp et valg hvor man velger om man søker på kundenummer, fakturanummer, eller vanlig kundesøk. Trykker man på knappen Vis liste ( + online*) så søker den også i Gulesider/Telefonkatalogen, og man kan enkelt opprette nye kunder. (*Kun brukere med SMS-funksjon har denne muligheten) Tabell: Liste over data i aktuell database. Bla i listen med mus, piltastene, eller <Pageup>/<PageDown> tastene. Man kan ikke korrigere dataene som står i disse feltene. I vareregisteret og kunderegisteret kan man trykke på kolonnetittelen for å få tabellen sortert etter kategorien man trykker på. Nedtrekkmeny: Bruk <mellomromtast> eller museknappen for å se innholdet i listen. Dersom det er ønskelig å fjerne innholdet i nedtrekkmenyen, trykk <backspace> eller <delete> for å fjerne (ikke alltid mulig). TAB: Bruk alltid tabulator-tasten til å manøvrere deg fra felt til felt i programmet. Det være seg med mindre man skal bekrefte inntastede verdier i for eksempel salgsordrebildet. Bruk da <Enter> <Enter>: Enter-tasten brukes for å trykke på en knapp, søke eller på annen måte bekrefte inntastet/valgt verdi. <ESC>: Brukes for å avslutte/avbryte forskjellige operasjoner og lukke vinduer. ALT: Benyttes sammen med hurtigtast for å flytte seg direkte til forskjellige knapper eller felt. De fleste knapper og undermenyer har sin egen hurtigtast; det vil si understreket bokstav. Eksempel: ALT+N går til Varenr CTRL+C: Kopiere markert tekst CTRL+X: Klippe ut markert tekst CTRL+V: Lime inn tidligere kopiert/utklippet tekst Copyright Bleken Data AS Side 5 av 122

6 Oppsett i MAB Skrivere / Printere i MAB Dersom skriveren er riktig installert i Windows, og det fungerer med en testside i Windows, skal det være en enkel sak å koble skriveren til MAB. 1. Gå inn på Alternativer menyen i MAB Verkstedsystem. 2. Velg deretter Printeroppsett. Trykk her ved siden av aktuell utskrift for å endre printer. Navn på utskrift Velg antall utskrifter Trykk på knappen ved siden av hver enkelt utskrift for å endre printer. G= Giroutskrift V= Vanlig blankt ark. Knapper for å endre skriver på alle utskriftene merket V eller G Copyright Bleken Data AS Side 6 av 122

7 Mail / Epost oppsett i MAB. De fleste rapporter og utskrifter kan man også sende på mail fra MAB Butikksystem, mail kan også benyttes i forbindelse med pristilbud osv. 1. Gå inn på Alternativer menyen i MAB Butikksystem. (Om denne knappen ikke ser synlig, skyldes dette brukerrettighetene til innlogget bruker. Ta da kontakt med systemansvarlig.) 2. Velg deretter Generelt øverst. Nederst til venstre på denne siden står mailoppsettet. I tilfellet under har vi helt enkelt valgt at utgående mail fra MAB skal formidles gjennom Microsoft Outlook. Dersom man ønsker at MAB selv skal sende mailen direkte, må man velge MAB SMTP Program MAB Smtp sender mailen direkte via nettleverandørens mail-server. I SMTP Server-feltet er det brukt Telenor som eksempel, og deres smtp-adresse som er smtp.online.no. For ordens skyld kan det nevnes at Telenor også bruker flere andre eksempelvis: virusvask.telenor.net 2 Brukernavn og passord-felt fylles inn kun dersom dette trengs for tilgang til nettleverandørens mail-server. Senders Avsender på epost; gjerne den eposten det ønskes evt. svar tilbake til. Senders navn: Avsender på eposten. Her vil det vanligvis stå firmanavn Auto. BCC til: Fordi man ved SMTPsendemetode på mail ikke har funksjon for sendte elementer kan man her angi en adresse det vil gå en kopi av hver sendte epost. Brukernavn / Passord: Brukes kun enkelte ganger. Har man f.eks. Telenor, så benyttes det ikke. Copyright Bleken Data AS Side 7 av 122

8 Brukere /rettigheter / passord. Legge inn ny bruker / selger / tekniker 1. Start Administrasjon (fra Alternativer i Verkstedsystemet) 2. Velg Andre registre. 3. Deretter Brukere og sikkerhet. 4. Trykk Legg til Skriv inn informasjonen på den aktuelle brukeren, rettighetsnivå og passord. Rettighetsnivå går fra 1-4 hvor 4 er høyest med alle rettigheter. 4 Passord Innstillinger Verkstedsystem --> Alternativer --> Administrasjon --> Andre registre --> Brukere og sikkerhet. 1. Lengde på nytt passord Definer hvor ofte bruker må endre passord. 3. Velg hvorvidt bruker må velge komplisert passord med flere typer tegn. 4. Bruker kan / kan ikke bruke samme passord som tidligere ved passordbytte Copyright Bleken Data AS Side 8 av 122

9 Eksport av regnskap til regnskapsprogram Ta kontakt med kundeservice for tilpasning av eksport til regnskap. Send eventuelt en epost med vedlagt filspesifikasjon (filspesifikasjon = hvordan en fil skal se ut for å kunne importeres i ditt regnskapssystem bør kunne skaffes fra den aktuelle programleverandøren). Etter at oppsett er utfylt og klargjort, finner man eksportrutine under Økonimi-menyen. Velg deretter Eksport. Fyll ut datofeltene for ønsket periode, og trykk deretter Til regnskap. Copyright Bleken Data AS Side 9 av 122

10 Kunde/Verksted/Butikk Feltforklaring Kundeinformasjon Din egen kundedatabase, med full oversikt over kunder, leverandører, verksteder og butikker dere har valgt å legge inn. Består av fire faner som følger den kunden du står på i kunderegisteret. Tabellen viser alfabetisk innsortert hver enkelt kunde i din database. Her kan man trykke på hver enkelt kolonneetikett (f.eks. Kundenr) for at listen skal sorteres etter dette i stedet. Trykker man på knappen Vis liste ( + online) så søker den også i Telefonkatalogen, og man kan enkelt opprette nye kunder. (Kun brukere med SMS-funksjon har denne muligheten) Søkefelt i Kunderegister, velg søkekriterier fra nedtrekkmenyen, deretter vis liste for å utføre søket utfra kriterie valgt. Skriv ut for utskrift av listen. Copyright Bleken Data AS Side 10 av 122

11 Mulighet til å angi flere adresser på kunden. Åpner Mer info på kunden. Dersom denne er aktivert, og man benytter seg av 47*25mm-lapper, har man mulighet til å skrive ut adresselapper på kunder Åpner ny blank side for innregistrering av ny kunde. Man kan også opprette nye kunder fra f.eks. salgsordrebildet. Låser opp feltene slik at man kan endre lagret informasjonen på kunden Fjerner markert (i tabellen) kunde fra kunderegisteret. Man kan ikke uten videre fjerne en kunde som har informasjon på seg fra kunderegisteret. Åpner vinduet Kundesupport. Kan benyttes til å notere om kundehenvendelser. Åpner vinduet CRM (Customer Relation Manager). Kan benyttes til å lagre eksempelvis dokumenter, eposter og kontrakter, samt gjøre notater. Muligheter for å utleie av produkter. Se egen manual for utleie. Åpner side for registrering av service. Åpner ny salgsordre Gjelder kun brukere med EDI-modulen. Se egen manual. Viser servicer registrert på denne kunden. Flytter informasjonen i kunderegisteret ditt fra en kunde til en annen. Kan eksempelvis benyttes dersom to kundeoppføringer åpenbart er samme kunde men to litt forskjellige skrivemåter, f.eks. ved trykkfeil. Oversikt over leverandører i MAB registeret. Fra leverandørregisteret har man også mulighet til å overføre leverandør til kunderegisteret, trykk da Legg til som kunde. Copyright Bleken Data AS Side 11 av 122

12 Opprette ny kunde Oppretting av kunde kan foregå på flere plasser. Dette kan skje under registrering av service, under et salg, eller i Kunderegisteret. Trykk på Legg til, og fyll deretter ut feltene. 1 Opprette leverandør Innregistrering av leverandør i kunderegisteret i MAB kan gjøres på to måter. Legge inn leverandør manuelt i kunderegisteret 1 2 Leverandører legges inn på samme måte som en vanlig kunde, gjør deretter følgende: 1. Trykk Mer info 2. Velg fane Oppsett for kunde, sett kryss for Leverandør Copyright Bleken Data AS Side 12 av 122

13 Opprette leverandør via leverandør-registeret i MAB Her benytter man seg av Leverandørregisteret i MAB for å legge inn Trykk på Leverandører knappen. Dette åpner vinduet Leverandører, hvor man kan søke frem rett leverandør fra registeret. 2. Etter å ha lokalisert rett leverandør fra listen. 3. Trykk Legg til som kunde, leverandøren vil nå være lagt inn som leverandør i ditt kunderegister. Opprette butikk/verksted 1 Legges inn på samme måte som ved vanlig kunde i eksempelet over, gjør deretter følgende. 1. Trykk Mer info. 2. Sett kryss for butikk eller verksted. 2 Copyright Bleken Data AS Side 13 av 122

14 Slå sammen kunder/ Flytte info Om ønskelig lar det seg gjøre å slå sammen to kunder til en. Dette gjøres dersom det har blitt registrert flere med nesten identiske navn. Funksjonen heter Flytte info. For å bruke denne må man i Kundeinformasjon stå på den kunden man ønsker å flytte informasjon fra, velg deretter Flytte info. 1. Begynn i kunderegisteret med å stå på den kunden man vil flytte fra i tabellen. 2. Trykk deretter Flytte info oppe til høyre. Dersom knappen er synlig, henger dette sammen med rettigheter på innlogget bruker. 3. Fra denne siden kan man markere den kunden man ønsker å flytte informasjonen til Trykk deretter Start. 4 Copyright Bleken Data AS Side 14 av 122

15 Priser og rabatter på kunde Faste avtaler og rabatter på salg og service er noe man kan spesifisere på flere måter i dette programmet. Begynn med å søke opp den aktuelle kunden i kunderegisteret. Velg deretter Mer info og gå deretter til faneblad 6; Rabatt (Salg) 6. Varegrupperabatt for kunde på salg Prisrabatter kan også forhåndsdefineres fordelt på de forskjellige varegruppene. Det vil si at man f.eks. kan fastsette at på varegruppene fra skal ha f.eks. 25% rabatt. 1. Begynn med å trykke Ny rabatt for å kunne skrive i tabellen. 2. Velg hvilke varegrupper prisene skal gjelde for, og fyll inn ønsket rabatt, man trenger kun skrive tallet og ingen benevnelse bak.* Bildet til høyre viser eksempel på en kunde som har -20% på utsalgspris på hvitevarer (varegruppe ) *Viktig å merke seg er det at dersom man i dette feltet skriver inn 20%, vil dette bli et påslag på listepris. Med andre ord, dersom man vil at kunden skal ha 20% rabatt på utsalgspris, må man fylle inn -20% slik som på bildet. Kopiere prisavtaler/rabatt fra annen kunde. Denne funksjonen benyttes rett og slett for å spare litt tid og jobb dersom flere kunder skal ha lik avtale Begynn med å gå inn på Mer info på aktuell kunde i ditt kunderegister. Trykk deretter faneblad Rabatt (Salg) 1. Skriv inn kundenummeret (hentet fra kunderegister) til den kunden man vil kopiere avtale fra, 2. Trykk på Kopier fra kundenr knappen. Copyright Bleken Data AS Side 15 av 122

16 Legge inn leverandørrabatt Begynn med å gå inn på Mer info på aktuell kunde i ditt kunderegister. Velg deretter Avansert oppsett. Skriv deretter inn ønsket prosentsats i feltet over. Copyright Bleken Data AS Side 16 av 122

17 Service-historikk på kunde Historikken som viser lister over tidligere servicer på kunde, får du ved å trykke på Servicer-knappen på kunden Copyright Bleken Data AS Side 17 av 122

18 Feltforklaring Mer info. Kontaktinformasjon /2. Fra helt til venstre på siden kan man fra nedtrekksmenyen angi hvilken telefontype som skal brukes, deretter telefonnummeret. 3. Epost-adresse til denne kunden. 4. Trykk på denne knappen for å administrere eventuelle mailinglister kunden skal «abonnere på». Det krever enterprise-modul i MAB for å kunne sende masseutsendelse se eventuelt egen manual. 5. Passord som kan benyttes dersom dere har Nettbutikk, men også for pålogging til Service-WEB. 6. Benyttes dersom man på et tidspunkt skal angi nytt passord til kunden, deretter sende epost om dette til kunden. 7. Her kan man fylle inn adressen til hjemmesiden til kunden. Trykker man så på den blå Hjemmeside-teksten til venstre, så åpnes denne adressen i nettleseren din. 8. Dersom det skal angis en nr.2 adresse på denne kunden. Trykker man på den blå Adresse 2-teksten til venstre for feltet, så søkes adressen opp og man vil få opp avstand /reisetid i et nytt vindu, før man kan velge å åpne kart i nettleseren. 9. Postnummer/ poststed tilhørende den eventuelle adresse Åpner vinduet adresser, hvor man kan angi ytterligere adresser, blant annet leveringsadresse, fakturaadresse. 11. Felt for utfylling av organisasjonsnummer. MAB krever dette utfylt ved MVA-fritt salg til bedrift. Ved MVA-fritt salg til privatperson, fyll inn personnummeret. 12. Forhandlernummer, eget felt for forhandlere, og utfylling av forhandlernummer. 13. Et globalt nummer som kan benyttes for å identifisere sted eller juridisk enhet. 14. Dette kan f.eks. være medlemsnummer i en kundeklubb. Dobbeltklikk for å endre det som eventuelt står der. Copyright Bleken Data AS Side 18 av 122

19 15. Sett kryss dersom kunden skal være medlem i kundeklubb. For å fjerne kryss, dobbeltklikk for å åpne feltet, deretter et nytt klikk for å fjerne kryss. 16. Trykk her for å opprette en kontaktperson i tabellen som befinner seg like over. 17. Trykk her for å fjerne den kontakten man står på i tabellen like over. 18. Flytt opp eller flytt ned for å endre rekkefølgen blant kontaktene i tabellen Kontaktpersoner hos kunde. 19. Notater om kontakt, følger den personen (/det navnet) man står på i tabellen Kontaktpersoner hos kunde adresse, følger den personen (/det navnet) man står på i tabellen Kontaktpersoner hos kunde. 21. Navn, adresse og postnummer/poststed på den kunden man står på i kunderegisteret. 22. Dersom man benytter Transport-modulen i MAB, så har man også mulighet til å skrive ut /sende 2R /Returlapp. Denne kan f.eks. skrives ut i etikett-form, deretter sendes i brev til kunde. Men også sendes som PDF, hvorpå kunde selv kan printe ut og feste på eske pakke som skal sendes til dere. 23. Åpner vinduet Ny SMS hvor det står kontaktinformasjonen til kunde, herfra kan man velge å sende til de numrene som ligger registrert på brukerne i MAB. 24. Åpner vinduet CRM 25. Åpner vinduet Kundesupport Copyright Bleken Data AS Side 19 av 122

20 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Oppsett for kunde Oppsett for kunde: Herfra kan man spesifisere hvorvidt kunden er en leverandør, butikk, verksted og diverse annet. Dersom kunden er fra et annet land, kan man eventuelt også spesifisere hvilket språk. Handle med annen valuta? Se under økonomi-fanen. Oppsett for elektronisk kommunikasjon på høyre halvdel av siden, benyttes blant annet for kommunikasjon med andre MAB-butikker og MAB-verksteder for overføring av service og annet. 1. Velg ønsket kategori kunden skal ligge med. Brukes for å kategorisere kundene. 2. Mulighet til å definere kundetype; her kan det f.eks. være privatkunde, bedrift eller lignende. 3. Dersom en av bedriftskundene tilhører et hovedkontor, så kan det angis via denne nedtrekksmenyen. For at et hovedkontor skal kunne dukke opp i nedtrekksmenyen, så trengs det at hovedkontoret ligger inne som en egen kunde i kunderegisteret, med kryss i nr. 5 på denne siden. 4. For å deaktivere kunde, dersom f.eks. en bedriftskunde har blitt lagt ned. 5. Dersom denne kunden er en bedrift og er et hovedkontor. Ved kryss i dette feltet, vil hovedkontoret kunne velges i nedtrekksmenyen på pkt nr.3 6. Sett kryss dersom denne kunden er en leverandør til dere. Det må blant annet være kryss her for at denne leverandøren skal kunne velges på varer i ditt vareregister 7. Mulighet til å fylle ut ditt kundenummer/referanse hos denne leverandøren. 8. Mulighet til å angi standard antall dager leveringstid ved bestilling gjort hos denne leverandøren. 9. Sett kryss dersom denne kunden er et verksted. Ved kryss her vil dette verkstedet kunne velges inne på hurtigregistrering av service dersom dere registrerer en service som skal sendes til eksternt verksted. 10. Hva repareres: Eget vindu for å angi hvilke merker og produkter som repareres av dette verkstedet. 11. Sett kryss dersom denne kunden er en butikk. Copyright Bleken Data AS Side 20 av 122

21 12. Ved serviceregistrering. Dersom dere er et verksted, og en privatkunde har levert inn produkt som skal repareres til en butikk, deretter har butikken levert produktet videre til ditt verksted. På denne måten kan man definere at det er butikken som skal kontaktes vedrørende reparasjonen istedenfor privatkunden. 13. Sett kryss dersom kunden er en forhandler. Brukes i forbindelse med serviceregistrering, man vil da ha mulighet til å kunne definere denne kunden fra nedtrekksmenyen som heter salgssted. 14. Transportør brukes i forbindelse med serviceregistrering. Ved registrering av service som skal leveres til et annet verksted, da vil man kunne velge denne kunden som transportør. Posten/Bring kan være et eksempel på transportør, men også en som dere bruker til leveranser. 15. Dette krysset gjør at kunden blir definert som et finansieringsselskap. GE Money Bank, Cresco eller Santander vil være gode eksempler på dette. Når man fullfører et salg til en privatperson, så vil man kunne velge finansiering, og da vil fakturaen isteden bli sendt til et av disse finansieringsselskapene. 16. Dette krysset er beregnet skal brukes på kunder som er ansatt. Dvs; dersom en ansatt ligger inne som kunde. Denne personen vil da bli tilgjengelig ved utlevering/utkjøring av f.eks. salg som skal leveres (via kalender) 17. Mulighet til å definere om det skal være et annet språk på utskrifter (kvittering, faktura osv.) til denne kunden. Kan velge mellom Norsk, Dansk, Svensk og Engelsk. 18. Benytter man transportmodul i MAB, kan man definere fra nedtrekksmenyen hvilken sendingsmetode som skal være standard på denne kunden; f.eks. Servicepakke. 19. Passord som kan benyttes dersom dere har Nettbutikk, men også for pålogging til Service-WEB. 20. Benyttes dersom man på et tidspunkt skal angi nytt passord til kunden, deretter sende epost om dette til kunden. Valgene benyttes for å kunne kommunisere med en annen MAB. For eksempel ved overføring av servicer til et eksternt verksted. Se egen manual. 29. Mulighet for å kommunisere med logistikkprogrammet Emrox 30. For overføring av service til Serviceinfo. 31. Dersom denne kunden er en garantileverandør som skal ha elektronisk rapportering på servicer reparert i ditt verksted. Copyright Bleken Data AS Side 21 av 122

22 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Økonomi Mulighet til å angi betalingsfrist denne kunden skal ha. Det samme feltet finnes på førstesiden på kunden i kunderegisteret oppe til høyre. 2. Angi hvor lang kredittid kunden skal ha på sine fakturaer. Det samme feltet finnes på førstesiden på kunden i kunderegisteret oppe til høyre. 3. Mulighet til å angi kredittgrense for kjøpt. Dersom grensen er som i bildet og kunden er iferd med å overskride dette, så lar det seg gjøre, men man må bekrefte først når man skal fullføre salg (/service). 4. Dersom en av fakturaene til denne kunden blir purret og gebyr/renter blir tillagt, deretter betaler kunden kun fakturaen (uten gebyr/renter). Så har man i MAB mulighet til å legge de ubetalte purregebyr/renter til på neste faktura. Dette valget er for å hindre at dette skjer på akkurat denne kunden. 5. Dersom man har aktivert automatisk fakturagebyr på salgsordre, kan man likevel gjennom dette valget forhindre at denne kunden får fakturagebyr automatisk. 6. Mulighet til å definere en liten standardtekst som skal stå skrevet på fakturaer til denne kunden. 7. Kontonummeret til kunden. 8. Eventuell referanse som skal stå på samlefaktura til denne kunden. 9. Dette krysset betyr at man på salgsordre eller service til denne kunden, så kan man sende faktura til denne kunden for salg/service som tilhører en annen. Typisk bruk kan være dersom man selger noe til en barnehage, så skal f.eks. faktura gå til kommunens regnskapskontor. Da vil det i dette feltet (kunderegister kommunens regnskapskontor) være kryss for kan brukes som egendefinert. 10. Mulighet til å angi hvilken selger som skal være ansvarlig for denne kunden. OBS! Dersom man går inn på ny salgsordre på denne kunden, så må man likevel velge denne selgeren. Nedtrekksmenyen her brukes mest så man kan se hvem som «har ansvar» for salg til denne kunden. 11. Herfra kan man definere dersom en annen kunde skal faktureres for salg til denne kunden. Eksempel igjen kan være dersom man her står på en kunde som er en Barnehage, så skal salget faktureres kommunen. Copyright Bleken Data AS Side 22 av 122

23 På kommunen i kunderegisteret må det da være kryss i felt nr. 9. Kan brukes som egendefinert for at den skal kunne vises i nedtrekkmenyen her. 12. Mulighet til å definere at kunden skal faktureres i f.eks. Euro. Se valuta 13. Mulighet til å gjennomgå valutakurser og aktive valutaer i MAB. Se valuta 14. Sett kryss i dette feltet for å aktivere Elektronisk faktura til kunden. Brukes sammen med pkt. 15 og pkt 16 (og 17, 18, 19) 15. Etter at Elektronisk faktura er aktivert på kunden, velg fra nedtrekkmenyen hvilken type Elektronisk faktura som skal benyttes. PDF eller EHF. (Euronics-butikker med sentral regnskapsføring som bruker MAB vil også kunne velge XBD som er EHF via hovedkontoret) Har dere ikke EHF i dag, men ønsker å undersøke muligheten for å ta i bruk dette? Ta kontakt med kundeservice 16. Adresse for elektronisk faktura. Ved PDF-faktura, skal det her stå epost-adresse. Ved EHF skal det som regel stå organisasjonsnummeret (enkelte tilfeller skal det stå et nummer foran org.nummeret, spør i så fall kunden som handler). 17. Sett kryss dersom underbilag (salgsordre eller serviceordre) ikke skal inkluderes sammen med faktura i PDF. 18. Dersom man selger til andre kunder (butikker eller verksteder) som bruker MAB, vil denne kunden kunne importere en XML-fil under Mottak av varer. Kryss her for å vedlegge en XML-fil med en slik vareinformasjon-fil. 19. Dersom kunden noen ganger ønsker Elektronisk faktura og andre ganger ønsker papirfaktura, kan man her spesifisere at MAB skal komme med spørsmålsboks hvor man kan velge hver gang man fakturerer til denne kunden. Copyright Bleken Data AS Side 23 av 122

24 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Avansert oppsett Det øverste valget, er knyttet mot service-vilkår. Man kan forhåndsdefinere vilkår for service som man må bekrefte i Administrasjon. Dette krysset er for at denne aktuelle kunden skal slippe å måtte akseptere vilkår. Valgene under Leverandør er direkte knyttet mot varer han handler inn fra denne leverandøren. Gjør at man kan definere fraktprosent og leverandørrabat på varer fra denne leverandøren. Knappen «Legg inn fraktprosent på alle leverandørens varer» oppdaterer feltene over til å gjelde på alle varer fra leverandøren. 1. Dersom man har aktivert at kunden må akseptere vilkår på service (og hurtigregistrering), kan man herfra definere at denne kunden skal slippe dette. F.eks. dersom en butikk leverer inn flere servicer til ditt verksted. 2. Dersom kunden krever at referanse (/merkes) skal være utfylt på salg til denne kunden. 3. Mulighet til å angi fraktprosent på varer fra denne leverandøren i vareregisteret. Kan benyttes sammen med pkt. 5. Fraktprosenten vil også være synlig ved å søke opp varer fra denne leverandøren i vareregisteret, deretter feltet Frakt som kan sees dersom man trykker på Prisinfo. 4. Mulighet til å angi fast leverandørrabatt ved kjøp av varer fra denne leverandøren. Leverandørrabatten vil også være synlig ved å søke opp varer fra denne leverandøren i vareregisteret, deretter feltet Leverandørrabatt som kan sees dersom man trykker på Prisinfo. 5. Etter hvert som man skriver inn en fraktprosent i feltet (ref. pkt 3), så kan man trykke på denne knappen for å oppdatere fraktprosent for alle varene fra denne leverandøren. 6. Ta kontakt med support for oppsett av automatisk vareimport, kun tilgjengelig for noen leverandører. Copyright Bleken Data AS Side 24 av 122

25 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Scripts Dette er avansert oppsett, som krever programmeringskunnskap. Kan benyttes for å lage blant annet automatisk bestilling til leverandør, innlesing av fakturafil og diverse annet. Copyright Bleken Data AS Side 25 av 122

26 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Rabatt (salg) Man har muligheter i MAB til å legge inn faste rabattgrupper. Dette muliggjør at man setter opp diverse rabatter på forskjellige varer og bestemmer at alle disse rabattene tilhører en bestemt gruppe. Dette gjør at man på nye kunder som skal ha tilsvarende rabatter bare behøver å velge rabattgruppe fra nedtrekksmenyen. 2. Man har mulighet pr. kunde å definere at en bestemt kunde er Forhandler, og også mulighet til å spesifisere egne forhandlerpriser pr. vare i vareregisteret. 3. Betyr at rabatt også vil bli gitt på samlefaktura 4. Dersom denne kunden tilhører et hovedkontor, og hovedkontoret ligger inne med en definert rabatt, så kan avtalen kopieres via denne knappen. 5. Kan benyttes dersom man skal importere rabatter som ligger på en annen kunde. Behøver bare å legge inn kundenummeret i feltet, deretter trykke kopier rabatt fra kundenr.. 6. Kan benyttes dersom man skal importere rabatter som ligger på en annen kunde. Behøver bare å legge inn kundenummeret i feltet, deretter trykke kopier rabatt fra kundenr.. 7. Kryss i dette feltet betyr at rabatten som ligger på denne kunden, skal kunne velges også på andre kunder. 8. Felt for å fastsette at rabatten på den aktuelle linjen skal begynne fra og med det varegruppenr man angir. 9. Felt for å fastsette at rabatten på den aktuelle linjen skal strekke seg til varegruppenr. man angir. 10. Mulighet til å angi hvilken leverandør som det skal gis rabatt på. Dersom det ønskes å legge inn flere leverandører, så må dette gjøres over flere linjer i tabellen. 11. Mulighet til å angi en bestemt modell rabatten skal gjelde for. 12. Selve rabattfeltet. Skriv inn ønsket tall med enten minus eller uten tegn foran. Med minustegn, blir dette en rabatt, uten minustegn foran, blir det benyttet som et påslag. 13. Velg fra nedtrekkmenyen hvilken rabattype dette er. 14. Mulighet til å angi hvilket merke rabatten skal gjelde for. 15. Trykker man på knappen Ny rabatt, så tilføyes det en ny tom linje i tabellen så man kan angi en rabatt. 16. Funksjon for å slette en rabatt-linje fra tabellen. Den varen man «står på» når man trykker Fjern er den som vil bli slettet. Copyright Bleken Data AS Side 26 av 122

27 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Pris og rabatt (Service) Kryss i dette feltet gjør at rabatt man har på serviceordre blir trukket fra allerede inne på servicen, slik at de rabatterte prisene vises i arbeidsrapporten, og ikke kun på fakturaen. 2. Skriv inn ønsket rabattsats som skal gjelde som for reservedeler brukt på servicen. Her har man mulighet til å skrive tallet også med minus foran. Med minus foran, vil det bli rabatt, mens uten minus foran, vil det bli et påslag. Brukes sammen med pkt.3, som angir hvilken pris det skal gis rabatt eller påslag på. 3. Velg hvorvidt det er vår pris inn, listepris eller kostpris det skal gis rabatt /påslag på. Rabattsatsen angis i pkt Mulighet til å angi en fast pris som vil bli benyttet i feltet fastpris garanti eller fastpris betalbar avhengig av hvilken oppdragstype som brukes på servicen. OBS! Dersom denne kunden er en privatperson, og servicen som skal faktureres er en garanti-jobb, så vil antakelig prisavtalen til leverandøren benyttes. 5. Fast porto eller frakt som skal brukes på service til denne kunden. 6. Mulighet til å angi en fast pris som vil bli benyttet i feltet betalbar timepris eller garanti timepris avhengig av hvilken oppdragstype som brukes på servicen. OBS! Dersom denne kunden er en privatperson, og servicen som skal faktureres er en garanti-jobb, så vil antakelig prisavtalen til leverandøren benyttes. 7. Fast sum som skal belastes servicen for transport. Feltet transport på en service, vil bli utfylt med dette beløpet. 8. Fast sum som skal belastes kunden for adminkostnader. 9. Fast sum som skal belastes kunden for verkstedmateriell. 10. Redigere prisavtaler: Se neste side. Copyright Bleken Data AS Side 27 av 122

28 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Priser og rabatt (Service) Redigere prisavtaler Prisavtaler som legges inn her vil følge denne kunden. Dersom «alle andre kunder» skal ha faste priser når de faktureres for servicer, så kan man i Administrasjon Verksted/Service Priser Verkstedpriser angi det der i en lik tabell. Bak hvert prisfelt, punktene er det i tillegg mulig å angi dersom prisene skal være i annen valuta enn standard. Se punkt 50. og Valutakurser for å endre kurs/ hente inn annen valutra enn det som kan velges. 1. Varegruppe prisavtalen skal gjelde fra. 2. Varegruppe prisavtalen skal gjelde til. 3. Beskrivelse på den aktuelle prisavtalen man står på 4. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for betalbar 5. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Rep.avtale 6. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Re-rep. Re-rep i dette tilfellet menes at det er en reklamasjon på en tidligere reparasjon utført av verkstedet. 7. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Garanti. 8. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Mangel. Med mangel menes det at Garanti-tiden har utløpt, mens produktet er innenfor Reklamasjonstiden. 9. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Fast godtgjørelse. 10. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Reparasjon innbytte. 11. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Lagergaranti. Et defekt produkt som er innenfor garanti, men ikke solgt. 12. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Internasjonal Garanti. 13. Sett kryss dersom avtalen skal gjelde for Forsikring. 14. Mulighet til å angi leverandørens varegruppenummer. 15. Angi dersom denne prisavtalen skal gjelde for en spesifikk modell ved å skrive inn produktets modellbetegnelse. 48 En identisk tabell som denne ligger i Administrasjon Verksted/Service Priser Verkstedpriser. Der kan man legge inn generelle prissatser, disse satsene vil da gjelde for samtlige kunder Copyright Bleken Data AS Side 28 av 122

29 16. Denne prisavtalens unike ID. Dersom man står inne på Rapporteringskoder på en service, så vil man øverst kunne se hvilken prisavtale som er brukt på denne eksakte servicen. 17. Trykk her for å tilføye en linje i tabellen, for å lage en ny prisavtale. 18. Trykk her for å slette linje /prisavtale fra tabellen. 19. Duplisere-funksjonen, benyttes dersom man skal legge inn mange prisavtaler som er nesten helt like. Her kan man i så fall begynne med å opprette én avtale, deretter duplisere. Dupliseringen vil skape en ny linje i tabellen som er helt identisk, hvorpå man kan endre på denne linjen. 20. Funksjon for å kopiere avtale fra en annen kunde. Trykk hent avtale fra kundenummer, angi deretter kundenummer man skal kopiere fra. 21. Trykk her for å gå ut av prisavtaler-vinduet. Kan også lukke vinduet med <ESC>. 22. Mulighet til å angi standard antall timer som skal føres på en jobb, på servicen vil dette fylles ut i feltet Garanti timer. 23. Standard timepris for garanti-service til denne kunden. På servicen vil dette fylles ut i feltet Garanti timepris. 24. For å angi Garanti Fastpris. Dersom man skal benytte fastpris istedenfor garanti timer x garanti timepris. 25. Benyttes for å definere en fast sats for betalbar timepris. 26. Dersom denne kunden skal ha en Betalbar fastpris, istedenfor Betalbar timepris x Antall timer. 27. Fast admin kost denne kunden skal belastes for. Kan brukes sammen med pkt Fast porto/ frakt som skal belastes denne kunden. Kan brukes sammen med pkt. 41. og Fast transport-beløp som skal belastes denne kunden. Kan brukes sammen med pkt Fast transportforsikringsbeløp denne kunden skal belastes for. Kan brukes sammen med pkt Fast miljøgebyr denne kunden skal belastes for. 32. Fast pris kunden skal belastes for Verksted materiell. 33. Fast pris kunden skal belastes for Forundersøkelse. 34. Fast avtalenummer som skal fylles ut på servicer til denne kunden. 35. Fast delerabatt til kunden. Her har man mulighet til å skrive tallet med minustegn foran for rabatt eller uten minustegn foran for påslag. Se også punktene 46 og 47 som vil virke inn på prisen kunden belastes for reservedeler. 36. Åpner vinduet Rapporteringskoder, brukes f.eks. på leverandøren Samsung ved garanti/mangel-jobber. 37. Åpner vinduet Rapporteringskoder, brukes f.eks. på leverandøren Samsung ved garanti/mangel-jobber. 38. Fast beløp kunden skal belastes for Returporto. 39. Fast beløp kunden skal belastes for del (obs! dette krysset alene gjør at kunden belastes for dette, selv om det ikke blir lagt inn dél på servicen, brukes eventuelt sammen med pkt Brukes sammen med pkt.27, betyr at Admin kost kun blir beregnet dersom en eller flere deler er brukt på servicen. 41. Brukes sammen med pkt. 28, betyr at porto/frakt kun blir beregnet dersom servicen faktisk skal sendes. 42. Brukes sammen med pkt. 29, betyr at transport automatisk blir beregnet dersom servicen skal Leveres, Leveres butikk, Hentes eller Uteservice. Beløpet dobles dersom servicen både Hentes og Leveres. 43. Brukes sammen med pkt. 30, betyr at transportforsikring kun blir beregnet dersom servicen skal sendes. 44. Brukes sammen med pkt. 39, betyr at beløpet beregnes kun dersom en eller flere deler er brukt på servicen. 45. Varsel dersom avtalenummer mangler på servicen. Dersom det brukes fast avtalenummer hver gang, kan dette 46. Sett kryss dersom listepris på reservedeler skal beregnes istedenfor rabatt/påslag. 47. Sett kryss dersom Vår pris inn skal benyttes istedenfor rabatt/påslag. 48. Brukes sammen med prisfeltet på pkt. 28 er utfylt, gjør at port/frakt blir beregnet kun dersom én eller flere deler er brukt. 49. Mulighet til å fast serienummerformat. Dersom leverandøren bruker serienummer som ser ut som dette; ABC, og dette er en fast «mal», så angis dette formatet XXX i dette feltet. 50. Åpner vinduet valutakurser dersom denne kunden skal ha prisavtale i annen valuta. 51. Åpner vinduet Hvitevarepostnr. Brukes blant annet av leverandørene Electrolux og Miele. 52. Benyttes for å importere prisavtale i MAB-format* fra XML-fil. *Med MAB-format menes at filen tidligere har blitt eksportert via knappen på pkt. 53 fra en annen MAB. Husk at det ikke er nødvendig å bruke import/eksport for å kopiere fra en annen kunde i din egen MAB. Bruk da isteden Hent avtale fra kundenummer (pkt.20). 53. Benyttes for å eksportere gjeldende avtaler (på denne kunden) til XML-format. Kan benyttes for å importere i en annen MAB. Copyright Bleken Data AS Side 29 av 122

30 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Priser og rabatt (Service) Prisavtaler Rapporteringskoder. Fortsettelse av pkt. 36 og 37 på forrige side. Vinduet er tilhørende pkt. 36 på forrige side og er nesten identisk til det vinduet man ville fått opp dersom man gikk inn på pkt. 37. Forskjellen mellom pkt. 36 og 37 (ref. forrige side) er at beløper i tabellen nedenfor vil på pkt. 36 fylles ut i feltet Garanti Fastpris, mens går man inn på pkt. 37, så vil beløpet på servicen bli utfylt i feltet Transport. Dette vinduet benyttes ved garanti/mangel-reparasjoner for enkelte leverandører (f.eks. Samsung) og brukes således kun av verksteder. Her vil hvilken rapporteringskode som brukes avgjøre hvilken pris leverandøren skal belastes. Rapporteringskodene som angis her, skal fylles ut i et vindu med samme navn (Rapporteringskoder) inne på en service. Pkt. 36 feltet Garanti fastpris Pkt. 37. feltet Transport. Se også egen manual for Elektronisk rapportering. Copyright Bleken Data AS Side 30 av 122

31 Feltforklaring: Kunderegister Mer info Priser og rabatt (Service) Prisavtaler Hvitevare postnr. Hvitevare postnummer brukes ved garanti-rapportering til enkelte leverandører av hvitevare (blant annet Electrolux og Miele). Her angir hvitevarepostnummer i tabellen nedenfor, samt pris og i tillegg hvilket felt på servicen prisen skal brukes i. Denne utfyllingen gjør at man på hvitevareservice til disse leverandørene i vinduet Rapporteringskoder (hvitevare postnr-felt) angir postnummeret, så vil rett beløp bli hentet inn automatisk Her angir man hvilket postnummer det skal være på linjen. F.eks Angi her hvilket varegruppenummer det skal gjelde fra 3. Angi deretter hvilket varegruppenummer det skal gjelde til 4. «Navn» på den aktuelle posten 5. Hvilken pris som skal benyttes på postnummeret. 6. Hvilket felt på servicen som den aktuelle prisen skal fylles ut i. 7. Trykk her for å tilføye en ny blank linje i tabellen, så man kan skrive. 8. Trykk her for å fjerne den linjen man står på i tabellen. I eksempelet over er knappen grå /inaktiv fordi det ikke finnes noen linjer i tabellen å fjerne. 9. Funksjon som gjør at man kan kopiere oppsettet i tabellen fra en annen kunde. Dersom man f.eks. har utfylt alt ferdig på Electrolux, så kan man bruke Hent avtale fra kundenummer-funksjonen for å kopiere dette over til Miele deretter korrigere prisen. På denne måten slipper man å lage «hele» tabellen på nytt igjen. 10. Trykk her for å lukke vinduet (eventuelt <ESC>). Se også egen manual for Verkstedsystem og Elektronisk rapportering. Copyright Bleken Data AS Side 31 av 122

32 Feltforklaring: Kunderegister Kundesupport Denne funksjonen kan benyttes til å notere ned henvendelser kunder har. Brukes for å notere ned når kunde ringer (/sender epost eller generelt henvender seg), hva de lurer på, og hva som var løsningen på problemet. Øverst i høyre hjørne har man mulighet til å legge inn vedlegg knyttet mot hver enkelt sak. F.eks. skjermbilde eller lignende. Copyright Bleken Data AS Side 32 av 122

33 Feltforklaring: Kunderegister CRM CRM=Customer Relation Manager. Denne funksjonen kan brukes til å notere avtaler og lignende mot kunden. Her har man mulighet til å notere direkte inn, legge inn epost-korrespondanser, legge inn dokumenter og bilder osv. CRM-knappen/menyen følger da den kunden man gikk inn på CRM fra i kunderegisteret. 1 Tips: Man kan trekke dokumenter direkte inn til denne siden. F.eks. PDF, Excel eller word-dokument som ligger lagret på skrivebordet. Eposter kan trekkes direkte fra outlook og inn hit. For å trekke dokumenter ut herfra igjen, stå på ønsket dokument, trekk deretter den blå teksten helt øverst ut f.eks. til skrivebordet Dokumenter man legger inn under CRM vil stå listet opp i tabellen nederst. Tabellen nederst på siden, her vil innholdet vises; dersom det er dokumenter laget i MAB. Dokumenter man har trukket inn hit, f.eks. PDF, Word, Excel eller lignende vil ikke MAB kunne forhåndsvise. Disse kan man derimot dobbeltklikke for å åpne i eget program. Endringsloggen som her er vist i eksempelet vil MAB opprette selv etter hvert som det skjer endringer på en kunde i kunderegisteret. 2. Trykk her for å opprettet et nytt notat. Dette vil bli tilføyd i tabellen (1.) som en egen linje. 3. Som et alternativ til å trekke et dokument inn hit med musepekeren, så kan man trykke her for å legge inn manuelt, ved å bla inne på datamaskin-mappene. 4. For å lime inn fil fra utklippstavle. 5. De som har lisens til Enterprise, vil ha mulighet til å lage forhåndsutfylte skjemaer som kan velges herfra. F.eks. word-dokument som er «nesten» ferdig utfylt. Forhåndslagde maler skal ligge i mappen Templates som ligger i CRM-mappen i MAB-katalogen. 6. Kopierer det dokumentet man står på, så det ligger 2 identiske linjer her inne. 7. Endre betyr det samme som å dobbeltklikke på et dokument som ligger her inne. Dokumentet vil åpnes i det programmet som ligger definert på maskinen. 8. Dersom man har installert skanner i Windows, så kan man via denne funksjonen skanne inn bilde direkte hit til CRM. 9. Fjerner den linjen man står på i tabellen (1.) 10. Skriver ut det dokumentet eller notatet man står på i tabellen (1.) Copyright Bleken Data AS Side 33 av 122

34 11. Sender dokumentet eller notatet man står på som epost. Copyright Bleken Data AS Side 34 av 122

35 Feltforklaring: Kundeinformasjon Salg på kunden Kort fortalt om siden er at i den øverste tabellen ligger alle salgene gjort på kunden, mens i den nederste tabellen ligger alle varelinjene. Kun de varelinjene som tilhører det salget man «står på» i øverste tabellen vil vises nederst Salgene på den aktuelle kunden Liste over varer tilhørende den salgsordren man står på i den øverste tabellen Salgsordrenummer tilhørende dette salget. 2. Datoen dette salget ble fullført (eventuelt datoen salget ble lagret dersom det ikke ennå er fullført). 3. Kundens ref, viser til feltet Referanse inne på salgsordren. Dersom ingenting vil bli utfylt der, vil kundens navn stå som Kundens ref. 4. I feltet Vår ref vil selgers navn stå utfylt. 5. Felt for totalpris på salgsordren. 6. Status på salgsordren. Dersom ordren er fullført, vil det her stå enten Fakturert. 7. Dersom ordren er fakturert, vil fakturanummeret stå i dette feltet. 8. Dersom man i MAB benytter Transport-modulen og denne salgsordren skal sendes, har man mulighet til å skrive ut fraktlapp idet man fullfører salgsordren. Kollinummeret vil da stå utfylt i dette feltet. Man kan også manuelt påføre et kollinummer i dette feltet; gå da inn på Mer info velg deretter Levering og fyll ut i feltet Sendingsnr. 9. Leveringsmåten definert på salgsordren vil stå utfylt i dette feltet. 10. Dersom et salg (eller tilbud) ligger som lagret, så kan man gjenåpne dette ved å trykke Endre/Fullføre. Samme også med et salg som ligger som Lagt til samlefakturering. 11. Dupliserer salgsordren man står på, og lager et likt salg som kan endres. 12. Funksjon for de som benytter stående ordre i MAB, gjør at kun stående ordre vises, utelater de alminnelige salgene. 13. Åpner en hurtigregistrering av service på dette produktet. For Euronics-butikker, så vil knappen hete Overføre til Euronics Servicesystem, og servicen vil bli overført dit. 14. Mulighet til å skrive ut kopi av salgsordren, i forskjellige formater. Copyright Bleken Data AS Side 35 av 122

36 15. Dersom salgsordren er sendt fra MAB via transportmodulen, og det står kollinummer utfylt, så kan man trykke på denne knappen, så åpnes sporingssiden til transportøren. 16. Åpner vinduet Telefontillegg, for rapporter som viser oversikt over mobiltelefoner og abonnementer denne kunden eventuelt har kjøpt. 17. Åpner vinduet Mer info på den aktuelle varelinjen man står på i den nederste tabellen. Se Salgsordre Mer info 18. Varenummeret solgt på salgsordre 19. Modellbetegnelse på varen solgt på salgsordre 20. Beskrivelse utfylt på den varen solgt på salgsordre 21. Antall varer solgt av denne. 22. Antall som skal leveres av denne. 23. Antall varer i rest av denne. 24. Antall varer utlevert. 25. Datoen varen ble definert som utlevert i MAB. 26. Pris per stk av den aktuelle varen. 27. Sum pris på denne aktuelle varelinjen. 28. Hvilken selger som har utført salget av denne varen. 29. Går tilbake til kunderegister-førstesiden. Copyright Bleken Data AS Side 36 av 122

37 Kundens produkter Informasjonsside over hver individvare registrert på kunde. Når du trykker for å komme til denne menyen får du først opp en liste (dersom kunden har flere registrerte individvarer) over individvarer på denne kunden. Velg fra den listen for å komme til denne siden. Kriterier for å dukke opp på denne siden er at varen må være individ-vare, og enten solgt til denne kunden, eller det er registrert service på varen. Copyright Bleken Data AS Side 37 av 122

38 Kundens fakturaer Denne siden viser oversikt over fakturaene til denne kunden. Fakturaer her vil være listet opp etter fakturadato/nummer, med nyeste øverst. Kontostatus-knappen viser oversikt over hvor mye kunden eventuelt er skyldig. Før innbetaling: Her har man muligheten til å føre innbetaling på den fakturaen man står på. Excel-rapport: Lager excel-oversikt over fakturaene. Her har man mulighet til å angi hvilken periode dette skal gjelde for. Utskrift: Skriver ut listen over fakturaer på denne kunden. Copyright Bleken Data AS Side 38 av 122

39 Service Serviceregistrering Registrering av service foregår ved å først gå inn i Kundeinformasjon velg deretter Hurtigregistrering. 1. Trykk Hurtigregistrering fra Kundeinformasjon.. 2. Her kan man selvfølgelig begynne i hvilken ende man ønsker. I dette eksempelet begynner vi øverst, med en ny kunde, og fyller da inn kundens personalia i rett felt. Dersom kunden man legger inn ligger i kunderegisteret med registrerte individer, vil man få opp en liste over disse apparatene. 3. Fyll inn informasjon om apparatet som skal repareres. Denne informasjonen vil lagres på kunden i Kundeinformasjon under Kundens Apparater 4. Informasjon om hvilken oppdragstype, hvor apparatet skal plasseres i ditt system, og hvilken belastning som skal brukes. Via knappen rett til høyre for Ant ferdig-feltet har man mulighet til å plassere jobben i kalenderen. Se Plassere service i kalender 5. Trykk deretter Fullfør for å effektuere serviceregistreringen. Copyright Bleken Data AS Side 39 av 122

40 Plassere service i kalender Dersom en reparasjon skal foregå noen dager frem i tid, enten det dreier seg om uteservice eller inneservice, kan denne legges inn i Kalenderen på aktuell tekniker. Selve servicen kan registreres i kalenderen fra flere steder. Dersom man åpner Kalender fra en service eller fra serviceregistreringen kan man ved å trykke <Enter> på et ledig felt i Kalender, velge å plassere servicen på dette tidspunktet. Servicen kan legges i kalenderen fra følgende vinduer i MAB; Hurtigregistrering (trykke på knappen Kalender) og fra inne på selve servicen Åpne kalender fra Hurtigregistrering. Velg deretter rett tekniker og tidspunkt, før jobben plasseres med <Enter>. Se deretter neste side. Åpne kalender fra inne på servicen. Trykk på knappen Kalender fra service side 1. Velg deretter rett tekniker og tidspunkt, før jobben plasseres med <Enter>. Se deretter neste side. Copyright Bleken Data AS Side 40 av 122

41 Plasserer man servicen ved å ha gått inn på kalenderen fra Hurtigreg vil jobben få status i kalenderen Tidspunkt reservert frem til hurtigregistreringen er fullført. Plasserer man servicen i kalenderen ved å ha gått inn på en ferdig innregistrert service, vil det se ut som til høyre. Copyright Bleken Data AS Side 41 av 122

42 Utlånsapparat Registrere utlånsapparat på service 1b 2 1a 3 Under selve serviceregistreringen velger man Medfølgende utstyr/utlån. Velg deretter Utlån. 1. Herfra trykker man Legg til og velg rett utlånsapparat fra nedtrekksmenyen 2. Dersom servicenummer ikke kommer opp av seg selv, fyller man det ut i rett felt 3. Velg deretter Ok Opprette utlånsapparat i lageret. For å få opp en vare som et fast utlånsapparat,legges denne inn i ditt lager med varenavn som begynner på UTLN-. For eksempel UTLN-TV001, UTLN-Mobil001 eller lignende. 1. Begynn med å gå til Lager-fanen og deretter Endre informasjon. 2. Trykk deretter Legg til. 3. Her skal varenr på produktet begynne med UTLN- før man videre står fritt til den videre benevnelsen. OBS! Man skal kun ha 1 stk av hvert utlånsapparat i MAB. Benytt eventuelt Duplisere knappen eller legg manuelt inn flere stykker, men da som seperate varelinjer. Dersom man skal legge inn flere. Copyright Bleken Data AS Side 42 av 122

43 Service mottatt via Web Benyttes service-web løsningen kan privatpersoner og butikker fritt registrere servicer fra deres hjemmeside på internett. Disse servicene vil dukke opp i din Ordrekø med status Ikke ankommet verksted eller Kontakte kunde alt ettersom hva som er forhåndsdefinert. Service mottatt fra butikk/verksted via online kommunikasjon Dersom ditt verksted kommuniserer online via med andre butikker /verksteder, kan man automatisk få opp servicer i din ordrekø. Se egen manual, eller ring MAB support for denne løsningen. Copyright Bleken Data AS Side 43 av 122

44 Arbeid på servicen etter at den er innregistrert Etter at servicen er registrert inn i MAB vil man finne igjen servicen ved hjelp av følgende knappen Servicer under fanen Kundeinformasjon fra Ordrekø eller fra kalenderen om den ligger plassert der. Endre status på servicen. Når man først har åpnet en service, ligger den (alt ettersom om den er manuelt lagt inn eller er overført fra butikk eller overført fra Web) med enten status Ikke ankommet verksted, Innlevert eller Kontakte kunde. En begynnelse på arbeidet vil være å sette servicen til status=under arbeid. Fra nedtrekksmenyen (blå firkant i bildet nedenfor) endrer man status ved å bla opp/ned med piltaster, eller man kan begynne å skrive und så vil statusen vises. Trykk deretter <Enter> og svar ja dersom man har aktivert ekstra kontrollspørsmål. Plasseringen Plasseringsfeltet til høyre i bildet over, er ment skal benyttes til å lokalisere hvor apparatet ligger i lageret frem mot påbegynt arbeid. Ved servicen i dette eksempelet, så er servicen tatt imot og tekniker kan hente produktet på hylleplass 1A. Produktinformasjon /Individ En naturlig del videre i arbeidet kan bestå i å kontrollere at informasjonen om produktet er korrekt. Inne på servicen i MAB står informasjon; Merke, modell, serienr øverst på servicen. Skal noe endres (bortsett fra serienummeret), må man gå inn på Individ-knappen. Trykk eventuelt CTRL+T for å gå direkte tilbake igjen til servicen derfra. Kontroll av produktet kan også bestå i å sjekke at Medfølgende utstyr er korrekt utfyllt, trykk da knappen Arbeidsrapport og deretter Utstyr. Copyright Bleken Data AS Side 44 av 122

45 Arbeidsrapport /utfylling Etter hvert som man arbeider med servicen har man på Arbeidsrapporten tilhørende felter for utfylling. Alt fra arbeidstimer, felt for valg av tekniker og reservedeler. Se også Arbeidsrapport - feltforklaring Copyright Bleken Data AS Side 45 av 122

46 Legge inn reservedel på service. Reservedeler - feltforklaring Oversikt over deler brukt til denne servicen. Trykk legg til for å skrive inn delens navn. Trykk deretter <Enter>, og MAB vil lete frem delen i ditt lager. Dersom prisen står skrevet med kursiv (Kursiv), skyldes dette at prisen kunde (/leverandør eller lignende) får på delen er listepris. Ved å trykke på Delelager-knappen har man også muligheter til en mer avansert oversikt uten at man behøver å lukke servicen for deretter å gå til Lager-fanen. Copyright Bleken Data AS Side 46 av 122

47 Legge inn bilde på service Vinduet nedenfor kan åpnes fra vinduet Servicen er nå registrert (kan aktiveres og vil da vises når man trykker Fullføre på en hurtigregistrering. Kan også åpnes ved å gå inn på Bilde-knappen fra service side 1. Funksjonen kan benyttes for å dokumentere synlige skader på et apparat eller lagre kvittering og annet for fremtidig bruk. Man kan også lime inn bilde fra utklippstavle, samt kopiere bilde til utklippstavle. Se neste side. Fra Servicen er nå registrert kan man åpne Legg til bilde på service for å komme til siden til venstre. Denne funksjonen er også tilgjengelig fra service side 1. Trykk da på Bilde-knappen. 1. Trykk Legg til 2. Dette åpner mappen Mine bilder som finnes i Windows. 3. Herfra kan man selv finne valgfritt bilde, for så å legge dette til på servicen. Ønsker man å scanne inn bilde kan man også gjøre dette fra samme bilde. Dersom skanner er koblet til maskinen, kan man trykke Scan inn bilde. Copyright Bleken Data AS Side 47 av 122

48 Ny fra forhåndslaget mal (mulighet for templates) Denne funksjonen muliggjør at man kan forhåndsdefinere sjekklister eller skjemaer for utfylling som knyttes mot servicen. Eksempler på dette kan være vedlikeholdsskjema /sjekkliste for utfylling av tekniker i forbindelse med jobb. Det kan være mulighet for å forhåndsdefinere en mal for tilstandsrapport. En kontrollseddel til EU-kontroll for bil kan være et annet eksempel på template. Her er selve skjemaet laget på forhånd, og herfra har man mulighet til å åpne skjemaet (åpnes da i word, pdf alt ettersom hvilket format det er laget i) deretter fylle ut de feltene som trengs. For å benytte denne funksjonen, må dokumentet som skal fungere som forhåndslaget mal, lagres i følgende sti: MAB\CRM\Template\Service\ Dvs. i MAB-katalogen på serveren ligger undermappen CRM; i denne mappen igjen må man opprette en ny mappe som heter Template. Når denne mappen er åpnet igjen, opprett deretter en ny mappe som heter Service Copyright Bleken Data AS Side 48 av 122

49 Rapporteringskoder Rapporteringskoder benyttes i forbindelse med blant annet garanti-reparasjoner hvor leverandøren skal faktureres og jobben skal elektronisk rapporteres. Viktig å merke seg at her er det store forskjeller i hvilke koder som brukes og hvilke felter som er påkrevd avhengig av leverandør, merke og varegruppe på produktet. Skjermbilde vist her blir derfor veldig generelt. På denne siden skriver man inn kodene som kreves av leverandør ved garanti-rapportering. Linjene som er markert kan man trykke på <Enter> i, og man vil få opp alle mulige feilkoder som kan stå i aktuelt felt. Rapporteringskoder oppdateres jevnlig fra programleverandør, og dersom noe mangler for ditt produkt, kan det hende MAB må oppdateres, hør eventuelt med support. Copyright Bleken Data AS Side 49 av 122

50 Servicemanual/feiltips På denne siden kan man lagre reparasjonsinformasjon som for eksempel erfaringer fra tidligere servicer, mest brukte deler, og alminnelige feilsymptomer og løsninger Informasjon under fanen Tidligere servicer blir generert automatisk, og man kan bla opp og ned i listen for å se tidligere utført jobber og løsninger. Fanen Egne feiltipsfanen benyttes til å manuelt legge inn feiltips. Reservedeler-fanen viser oversikt over deler brukt på tidligere servicer på den samme modellen. Legge til elektronisk rapportering Det er i Fullføre Service bildet man gjør dette. (For oppsett pr. leverandør se egen manual). Etter at tekniker er ferdig med å reparere og alt på servicen er utfylt så skal garantireparasjoner som oftest elektronisk rapporteres til leverandør (eller Nelreg eller hovedkontor). Fremgangsmåte for dette er at man trykker på knappen Legg til elektronisk rapportering som vises i bildet til høyre (blå firkant). Når serivcen har denne statusen, så er neste steg å faktisk elektronisk rapportere servicen. Dette gjøres hos de fleste via Schedule. Copyright Bleken Data AS Side 50 av 122

51 Elektronisk rapportering Serviceoppdrag som er garanti, mangel eller re-rep skal som regel garantirapporteres til leverandør, hovedkontor eller Nelreg. Oppsettet varierer pr. leverandør, se egen manual, eller ta kontakt med kundeservice. Fullføre service (/fakturere) Når servicen er ferdigstilt, og skal faktureres, trykker man Fullføre service nederst til høyre på siden. Ved eksempelet til høyre kan man velge om servicen skal legges til samlefakturering eller faktureres direkte. Avhengig av hvilken betalingsfrist som er registrert på kunden. Copyright Bleken Data AS Side 51 av 122

52 Fakturere (kreditt) service For å fullføre en serviceordre slik at kunden får faktura, må kunden ligge med kreditt. Denne informasjonen vises i kunderegisteret, eller når man står inne på Fullføre service-bildet. Delfakturere service Det er også mulig å delfakturere en service. F.eks. kan det være en service som går over lang tid. Dette gjøres i bildet Fullføre service. Her angir man først beløpet, deretter trykke Delfakturer. Copyright Bleken Data AS Side 52 av 122

53 Priser/avtaler på service Faste prisavtaler i forbindelse med ulike servicetyper kan legges fastsettes enten per kunde, og/eller generelle satser for verkstedet. For å legge inn faste priser for bestemt kunde på serviceavtaler. 1. Begynn med å søke frem kunden i Kundeinformasjon. 2. Trykk Mer info, Pris og Rabatt (Service), deretter Redigere Prisavtaler. 3. Trykk her Legg til 4. Velg varegruppe fra/til prisene skal gjelde for. 5. Velg deretter hvorvidt avtalen skal gjelde for spesifikke oppdragstyper. 6. Skal prisen gjelde for en bestemt vare, kan man skrive typenavnet til høyre i tabellen. For hver enkelt linje i den øverste tabellen kan man fylle ut nederst på siden (markert felt). Denne vil kun gjelde for denne kunden/leverandøren. En lik side ligger i Administrasjon, Andre registre, Verkstedpriser, for å fastsette generelle prissatser for alle i MAB. Copyright Bleken Data AS Side 53 av 122

54 Service-historikk pr. produkt Dersom man står inne på en service på et produkt, kan man se liste over tildligere servicer på dette produktet i oversikten avbildet nedenfor. Copyright Bleken Data AS Side 54 av 122

55 Service side 1. (feltforklaring) Dette er side 1 på en service, Serviceordreside gir oversikt over apparatet som er innlevert, og kunden som har levert. Tallet øverst i bildet (ved siden av serviceordre) er serviceordrenummeret. Det ligger lagret på kunden i kunderegisteret ditt, og du kan senere søke på det i service søk i hovedmenyen. Øverst fra venstre i feltene, ser du kundeinformasjon med kundenummer til venstre for etternavnet. Videre bortover står informasjonen om produktet som er til service. Servicer på dette apparatet: Viser tidligere servicer på dette apparatet Ny ordre: Begynner ny serviceregistrering på dette apparatet Arbeidsrapport: Åpner siden Arbeidsrapport, som er side 2 på servicen Ordreinfo: Oversiktside over eventuelle forsinkelser/ventetid. Dersom en rapportert service har blitt automatisk avvist av ulike grunner, kan grunnen stå oppført her. Duplisere: Vil si at alt blir kopiert over i en ny ordre med ny status Innlevert. Kan eksempelvis være nyttig dersom man har feilfakturert (og den opprinnelige skal krediteres eller lignende). Bilde: Åpner vinduet Bilde, hvor man har mulighet til å legge inn bilde, skanne kvittering og diverse annet. Copyright Bleken Data AS Side 55 av 122

56 Feilsymptomer/avtaler: Kundens forklaring på hva som er galt med produktet/hva som skal sjekkes. Også eventuelle avtaler inngått mellom kunde og selger underveis Oppdragstype: Hva slags oppdragstype servicen beregnes som. Endrer man oppdragstype underveis, kan instillinger aktivert gjøre at priser blir endret (eller man får spørsmål om dette). Belastning: Hvem som skal belastes for servicen. Merk at belastning Kunde her betyr kreditt Endrer man belastning underveis, kan instillinger aktivert gjøre at priser blir endret (eller man får spørsmål om dette). Rapp.kode: Rapporteringskoder Utlånsprodukt: Utlånsapparat Servman. & Feiltips: Servicemanual og feiltips Butikkordre: Disse feltene fylles kun ut dersom en butikk/verksted har sendt dette apparatet. Første feltet er butikkens servicenummer/referanse. Andre felt er dato apparatet ble innlevert i butikken. Siste feltet viser hvilken butikk som har levert inn apparatet Status: Servicens status. Inne under menyen Log står ytterligere informasjon om blant annet statusendringshistorikk. Leveringsstatus: Brukes sammen med kryssene Kjøreliste (uferdig) og Kjøreliste (reparert) som befinner seg på samme side i bilde over, helt til høyre. Ekstern status: Dersom servicen har blitt sendt til et eksternt verksted, så vil enkelte av statusendringene verkstedet gjør være synlig i dette feltet. Log: Åpner vinduet Log over status-skifte til servicenr: Her kan man finne informasjon om statusendringer på servicen. Det står også hvilket brukernavn (/tekniker) som har utført statusendringene og til hvilket tidspunkt. Siden viser også sms-logg og epost-logg, dvs. logg over sms og epost som er sendt fra MAB til denne kunden (eventuelt leverandør). Forundersøkelse: Pris for forundersøkelse Max pris: Dersom kunde har et pristak som man skal forsøke å holde seg under. Man vil bli varslet med en meldingsboks i MAB dersom prisen overstiger denne. Mottatt av: Brukernavn til den personen som har mottatt servicen, dvs hvem som har utført hurtigregistreringen av denne servicen. Depositum: Innbetalt depositum for denne servicen. Når man fyller inn beløp i dette feltet, så vil man få spørsmål om dette er depositum eller egenandel. Egenandel kan være nyttig dersom denne servicen f.eks. skal belastes et forsikringsselskap, mens sluttkunden skal betale egenandelen. Rapportert dato: Dato servicen har blitt elektronisk rapportert. Garanti godkjent av leverandør: Sett kryss dersom fyll eventuelt også inn feltet Avtalenr. Avtalenr: Eventuelt avtalenummer man får på saken fra garantileverandøren. Dersom feltet allerede er «opptatt» med leverandøren sitt avtalenummer, og kunden ønsker et eget avtalenummer, så kan man bruke feltet Referanse. Eksternt verksted: Velg verksted fra nedtrekkmenyen dersom servicen skal sendes videre Dato: Dato servicen har blitt sendt over til et eksternt verksted. Tekniker: For å sende mail eller sms til tekniker Kunde: Sende sms eller mail til kunde Copyright Bleken Data AS Side 56 av 122

57 Leverandør: Sende sms eller mail til leverandør. Antatt ferdig: Når servicen er forventet ferdig reparert, eller jobben er satt til skal utføres. Brukes ofte mot kalenderen. Man kan definere i MAB Administrasjon at det ikke skal være mulig å endre datofeltet her, da kun mulig å endre ved å endre i kalenderen. Kalender: For å plassere jobb i kalenderen. Datoen jobben blir plassert i kalenderen, vil bli fylt ut i feltet Antatt ferdig dato. Plassering: Feltet er ment for innleverte produkter som skal repareres. Rett og slett for f.eks. hylleplasseringen TV en står på mens den venter på at reparasjonen skal begynne. Referanse: Dersom noen trenger at en referanse skal fylles ut. Ved garantireparasjoner hvor leverandøren har et avtalenummer som skal fylles ut, så er det beregnet man skal benytte feltet Avtalenr. Kjøreliste (uferdig): Sett kryss her dersom servicen skal vises i kjørelisten til tekniker, blant uferdige jobber. F.eks. hvor hvitevare skal hentes hos kunde. Kjøreliste (reparert): Sett kryss her dersom servicen skal vises i kjørelisten til tekniker, blant jobber som er reparert og skal utleveres. Ønsker kostnadsoverslag: Dersom kunden ønsker kostnadsoverslag for reparasjonen. Kunde må akseptere vilkår: Se egen manual for vilkår. Vilkår akseptert: Se egen manual for vilkår. Service: Inne/Ute/Hente: Her defineres hvor servicen skal utføres. Lev. Måte: Leveringsmåte for servicen Godtatt av: Når det sendes ut kostnadsoverslag til kunde, så kan man når kostnadsoverslaget aksepteres definere her hvem det er som har akseptert. Produktet skal: Dette er felt hvor man definerer selve svaret på kostnadsoverslaget. Ikke ja/nei, men repareres, returneres ureparert, skrotes. Salgskvittering forevist: Sett kryss dersom. PS: Man kan også under menyen Bilde f.eks. legge inn bilde eller skanne kjøpskvitteringen. Produktet er ikke reparerbart: Dersom produktet ikke kan repareres. Lag pris: Brukes for å hente inn forhåndsdefinerte priser ihht. prisavtaler som ligger på kunde, leverandør (eller generelle prisavtaler fra MAB Administrasjon Verksted/Service Priser Verkstedpriser). Videre: For å komme til fullføre service-bildet. Copyright Bleken Data AS Side 57 av 122

58 Arbeidsrapport (service side 2.) Arbeidsrapport Benyttes for å skrive informasjon om selve arbeidet. Hva som er gjort, byttet og reparert. Et nyttig tips her er at det går å trykke F5, så vil det bli påført et stempel med dato/klokke og brukernavn. Utstyr Oversiktside om hvilke medfølgende utstyr som følger med. Også link videre til Utlån siden. Ordreinfo Notatfelt for eget bruk Bilde Bilde Arbeid For utfylling av antall timer brukt per tekniker. A står her for Analysert, og brukes i sammenheng med statistikken som heter Serviceanalyse tekniker (Når servicen er analysert via denne statistikken, så kan man velge om det skal settes kryss i feltet a ). Copyright Bleken Data AS Side 58 av 122

59 PS: Antall timer som står i feltet Arbeid her, er ikke det samme som vil bli fakturert. Dette brukes derimot til interne statistikker. Så man kan strengt tatt ha jobbet med en service i flere timer og fylle ut dette, men likevel fakturere f.eks. ihht fastpris. Log: Åpner vinduet Log over status-skifte til servicenr: Her kan man finne informasjon om statusendringer på servicen. Det står også hvilket brukernavn (/tekniker) som har utført statusendringene og til hvilket tidspunkt. Siden viser også sms-logg og epost-logg, dvs. logg over sms og epost som er sendt fra MAB til denne kunden (eventuelt leverandør). Priskalkulator Priskalkulator Delelager For søk blant deler i lager. Søk: Skriv inn delens varenavn, og trykk på Søk for å få frem liste over deler. Modulbytte Egen utfyllingsside for modulbytte. Mulighet til å skrive ut eget ark for dette. Copyright Bleken Data AS Side 59 av 122

60 Reservedeler - feltforklaring Søkefelt. Skriv inn varenr, modell eller søkekriterie og trykk deretter <Enter> for søk i lageret. Posisjon i apparatet /på kretskort eller lignende. Antall av denne man trenger av denne delen. Kan bety det antallet man trenger /skal bestilles. Antall trukket fra lager på denne delen. Man får ikke fullført servicen med mindre Antall og Trukket viser likt tall. Når eksempelet over viser 0 stk, kan det skyldes at delen skal bestilles. Prisen kunden skal betale for denne delen. Hvorvidt prisen vises rabattert avhenger av instillinger i MAB Summen på varelinjen, Pris/stk * Antall=Sum Mulighet til å merke delen som Feilårsakende del. Vanlig del betyr at dette er en vanlig del å bytte. Bare varer med kryss for vanlig del vil være med i oversikten Liste over 50 mest brukte deler. Fargeforklaring for tabellen: Hvit: Antall = 0 Gul: Manuell linje Lyserød: Antall ikke lik Trukket. (Ikke trukket fra lager. Lysegrønn: Del trukket fra lager Lyseblå: Elementdel for installasjon. Copyright Bleken Data AS Side 60 av 122

61 Ordrekø Oversikt over servicer registrert i deres verksted. Feltet nederst til venstre kan man velge mellom Hurtigvalg eller egendefinerte rapporter. 1. Liste over servicer som matcher valgte kriterier. I eksempelet over matcher de kriteriene i Alle Panasonic som er laget i Rapport. 2. Aktiverer Hurtigvalg nederst i høyre hjørne. 3. Rapporter/hurtigsøk laget under Rapport se neste side. 4. Oppdaterer valg som er gjort på siden. F.eks. etter å ha valgt en rapport til venstre (pkt 3.) 5. Åpner den servicen man står på i tabellen øverst. 6. Skriver ut listen over servicer. 7. Se neste side. 8. Skriver ut arbeidsrapporter til servicene i listen. 9. Skriver ut påminnelse (brev) om at service er ferdig. 10. Fakturerer alle disse servicene. Her vil alle bli fakturert med kreditt uavhengig av kredittstatus på gjeldende kunder. 11. Pdf-bilag på disse servicene. 12. Fyll inn varegruppenummer fra og til, for å få frem servicer innenfor dette spekteret. 13. Velg status(er) fra listen. CTRL for å markere flere. 14. Oppdaterer hurtigvalgene gjort (pkt ). 15. Mulighet til å endre status på samtlige av servicene i listen. 16. Benyttes i forbindelse med Multiregistrering se egen manual. Copyright Bleken Data AS Side 61 av 122

62 Rapport Status-felt: Hold CTRLknappen nede for å markere flere statuser. Felles: Alle brukere av MAB vil ha tilgang til denne servicen (fortsatt bare den som har opprettet den som får lov å endre den). Variabel dato: Betyr at datoene man skriver i Statusdato-feltet vil telle etter hvert dagene går. Eks: > vil denne rapporten i morgen ha Rapport benyttes for å lage egne hurtigsøk i Ordrekø. Alle valgene som står på siden er kriterier som gjør at man kan få Ordrekø til å vise akkurat de servicene man ønsker (så lenge det matcher kriteriene her inne). Eks; Man kan velge en rapport som tar for seg følgende kriterier. Merke: Panasonic Varegruppe: og Varegruppe > Oppdragstype: Betalbar, Butikk Tekniker: Birger. Copyright Bleken Data AS Side 62 av 122

63 Lage ny rapport Gå inn på Rapport fra Ordrekø. 1. Trykk på Ny 2. Gi denne rapporten et navn/en beskrivelse. Velg de kriteriene som skal være med. 3. Trykk deretter Lagre Ventetid Ventetidsrapporten benyttes for beregne tid brukt på en service. Dersom apparatet har ligget i butikken 2 dager før den har ankommet verksted, eller for eksempel dersom en servicedel har vært i bestilling over flere dager, så skal denne informasjonen kunne hentes utfra Ventetid. For å kunne utføre denne rapporten må man på forhånd ha definert TAT (Turn-around-time) for at det skal bli riktig. Denne tiden betyr hvor lang tid fra kunden leverer fra seg apparatet, til kunden har et ferdig reparert apparat igjen.. Viktig: I MAB Administrasjon Andre registre Servicestatuser kan man definere «hvem» servicestatusene venter på, se kolonnen Venter på. TAT Turn Around Time spesifiseres på varegruppen, eller på hovedgruppen. Dette gjøres i Administrasjon, Andre registre, Varegrupper. Se også ventetid noen centimeter litt opp på denne siden. Copyright Bleken Data AS Side 63 av 122

64 Lager/Varer Legge inn varer /reservedeler i lager. 1. Gå til Endre informasjon fanen. Begynn med å trykke Legg til (F2) for å åpne en ny side. 2. Skriv inn varenr/varenavn. Her kan man bruke <TAB> for å manøvrere blant feltene. 3. For å kunne velge rett leverandør fra nedtrekksmenyen er det viktig at leverandøren først ligger i Kunderegisteret. 4. Prisinfo menyen benyttes for å fastsette innpris og utpris. Her kan man også fylle inn eventuelle gebyrer og fraktomkostninger på varen. 5. Velg deretter hvorvidt varen er en antallsvare, individvare, diversevare, bindings/abonnementsvare, eller oppfølgingsvare. Copyright Bleken Data AS Side 64 av 122

65 Søke opp varer Dette er søkefeltet under lager-fanen, og bildet til høyre viser oversikten over de ulike søkekriteriene man kan velge å søke blant, dersom man trykker på markert knapp. Priser/priskalkulator. Dette er prisutregningssiden i vareregisteret, denne brukes for å fastsette utsalgspris. Trykk på Priskalkulator knappen for å få opp bildet til høyre. For øvrig feltforklaring på denne siden, se stikkordregister. Copyright Bleken Data AS Side 65 av 122

66 Servicevare Servicevare betegnelsen brukes på varer man kun bruker til reparasjon, og ikke til salg. Dette kan være varer man ikke fører telling på, og ofte dreier seg om arbeid. Eksempel på servicevare kan være: Arbeid, Software oppgradering, Rens osv. For å definere at en dél er servicevare, sett kryss i feltet Service-vare. Med krysset plassert vil knappen Serviceinfo bli aktiv. Fra Serviceinfo-siden kan man igjen spesifisere nærmere hva delen skal spesifiseres på fordelt på forskjellige leverandører og merker. Legge inn utlånsapparat Se Utlånsapparat Copyright Bleken Data AS Side 66 av 122

67 Feltforklaring Deleinformasjon Kun i lager: Sett kryss dersom søkefeltet kun skal vise treff på varer med mer enn 0 stk Kun i sortiment: Sett kryss dersom søkefeltet kun skal vise treff på varer merket som I sortiment. Skjul ukurant: Sett kryss dersom varer som er markert som Ukurant skal utelates fra søket. Priskalkulator: Åpner vinduet Priskalkulator Mer info: Åpner vinduet Mer info Overfør til service: Funksjon for å overføre en del fra lager til service Avansert: Åpner vinduet Avansert Varelogg: Viser oversikt over diverse bevegelser på varen man står på i lageret. Her står det informasjon om når den har kommet til lager, når varen er opprettet, når varen er telt, solgt, og diverse annet. Bestille: Åpner vindu hvor man kan legge inn bestilling av denne varen. Bestillingen blir kun merket som påbegynt. Ta ut: For å ta ut del av lageret. Bilde /Deleinformasjon: Åpner vinduet Web/Vareinfo. Bestillinger: Åpner vinduet Bestillinger. Copyright Bleken Data AS Side 67 av 122

68 Mer info (Vareregister) Mer informasjon om valgt vare Oversikt over varer denne varen er knyttet mot som tilleggsutstyr. Dette gjelder da blant annet bindinger/abonnement. Oversikt over tidligere salg av denne varen Aktiviteter knyttet mot denne varen; når kommet til lager, når solgt og brukt til service Min/max Sist telt antall viser antallet ved siste telling, samt datoen. Trykker man Telt i dag, så blir varen «stemplet» med dagens dato og antallet blir bekreftet. Min / Max: Her kan man angi hvor mange man skal ha i lager som min og maks. Man kan deretter i MAB Administrasjon Generelt Bestillinger, angi hva MAB skal gjøre når antall i lager går under minimum. Man kan i den forbindelse bestemme om varen automatisk skal bestilles, om man kun skal få et varsel, eller om det skal vises som statusmelding i hovedmenyen i MAB. Copyright Bleken Data AS Side 68 av 122

69 Informasjon om hvilken type vare dette er. Sett kryss dersom den er MVA-fri. Utstyrspakke-feltet brukes dersom produktet skal selges som en del av en pakke. Varetype: For eventuelt å definere spesial-varer. Eksempelvis gavekortvare, portovare. For å kopiere strekkode til utklippstavlen. OBS, det er ikke selve «strekene», men EANtallene som ligger bak strekkoden som blir kopiert. Velg fra listen hvilken leverandør som skal belastes for garantireparasjoner på denne varen. I tabellen kan det spesifiseres dersom flere leverandører benyttes på en vare. Oversikt over varer man ønsker å knytte opp mot dette produktet. F.eks hvis man vil knytte forskjellige mobilabonnement mot en mobiltelefon. Eller hvis man ønsker å kunne tilby HDMI-kabel, DVDfilmer, batterier etc ved salg av DVD-spillere. Copyright Bleken Data AS Side 69 av 122

70 Avansert Slette / vise varer på kriterie: 1. Velg leverandør fra nedtrekksmenyen, som det skal vises liste over, eller brukes til sletting av varer. 2. Sett kryss dersom varer som ikke er i lager skal brukes som kriterie. 3. Sett kryss dersom varer som ikke tidligere er solgt skal brukes som kriterie. Brukes sammen med feltet rett nedenfor Ikke solgt / bevegelse etter. 4. Viser oversikt over varer på kriterier angitt i pkt Sletter varer på kriterier angitt i pkt Rekalkulere utpris fra kalkyle Funksjon for å rekalkulere utpris på valgte varer 6. Velg leverandør fra nedtrekkmenyen 7. Angi varegruppe fra og varegruppe til. 8. Velg hvilken kalkyle som skal brukes i utregningen av utpris. 9. Sett kryss dersom utsalgsprisen skal rundes av til nærmeste hele. 10. Rekalkulerer nye utsalgspriser på varene definert i pkt Prisliste: Kryssene øverst angir om hvorvidt prislisten skal vise kun i sortiment -varer, vise kun varer som er i lager, inkludere antall og sum. 11. Dersom prislisten skal bruke rabatten til en bestemt kunde, så kan kundenummeret angis her. 12. Velg hvilken leverandør som skal brukes, blank for alle leverandører. 13. Velg varegruppe fra og varegruppe til, for å eventuelt snevre inn listen. 14. Skriver ut prislisten basert på kriteriene i pkt Diverse lister: 15. Skriver ut liste over varer som er merket med kryss i sortiment 16. Skriver ut liste over varer som ligger med kampanje. 17. Gjennomgå for minimumstall, vil gå gjennom min/max som er angitt på hver vare i lageret. Copyright Bleken Data AS Side 70 av 122

71 18. For import av varer til MAB, via Excel, ASCII eller CSV-fil. Se import av varer 19. Dette er ikke samme som forrige, men her har man mulighet til å importere en fil som har blitt eksportert fra en annen MAB. Eventuelt eksportere til en fil som skal importeres i en annen MAB. Restordre / Reserverte varer: 20. Velg hvilket brukernavn som listene i pkt. 22, 23, 24 skal gjelde for. 21. Velg hvilke varegrupper listene skal inneholde. 22. Viser liste over varer som er reservert lagret (lagrede salg, eller servicer som ikke er ferdigstilt) 23. Viser liste over varer som er fakturert/ ikke utlevert. Dvs, hvor kunder har blitt fakturert, men varene ennå ikke er hentet, eller blitt utlevert til. 24. Viser liste over varer som kunder har i restordre hos dere. 25. Liste i Excel-format, som viser liste over varer kunder har i rest hos dere, viser hvor også hvor mange som er i lager, min/max og hvor mange som da trengs å bestilles av disse varene. Forbruksrapport av denne delen på servicer: Gjelder den varen man stod på, når man gikk inn på Avansert-menyen. 26. Velg hvilken dato listen skal gjelde fra gjelder da fullført dato på servicene. 27. Velg hvilken dato listen skal gjelde til gjelder da fullført dato på servicene. 28. Viser liste over hvilke servicer som har brukt denne delen. 29. Sender PDF-bilag på servicene som har brukt denne delen. 30. Viser serviceinformasjon på denne delen. 31. Automatisk plassering: Se neste side Copyright Bleken Data AS Side 71 av 122

72 Automatisk plassering Besitter man en strekkodeleser, og ønsker kjapt å delegere lagerplassering til varene i lager, finnes funksjonen nedenfor tilgjengelig ved å gå inn på Vareregister (/Lager) Avansert Automatisk plassering. Fra denne siden velger man fra feltene Rom, Seksjon, Reol, Hylle, Posisjon hvor man fysisk befinner seg i lageret og hvilke plasseringer man skal tilegne varene. Som eksempelet viser her befinner man seg nå i Rom1 (Lager 1 f.eks.), står ved seksjon J foran Reol 51 og skal nå definere plassering til varene som ligger i hylle 02. Her har man (tabellen Endrede varer i bildet nedenfor) begynt ved posisjon 01, som er boksen som står lengst til venstre, og etter hvert som man skanner inn varer, så teller posisjon automatisk oppover. Har man aktivert valget Bruk dybdefunksjon, så betyr det at man kan ha lagret forskjellige varer bak hverandre i hyllen i tillegg til bortover mot høyre. Med dette valget aktivert ville plassering-feltet (rett nedenfor pilen i bildet) isteden vise 1J , og telle videre til 1J osv. Kolonnene Oppjusteres og Nedjusteres viser en oversikt over hvordan man opp og nedjusterer de forskjellige nedtrekksmenyene. Eksempelvis kan man ved hjelp av F3 og F4 oppjustere henholdsvis Reol og Hylle. Når man deretter når «bakerst» og skal plassere neste vare til fremst til høyre, må man først justere feltet posisjon. Copyright Bleken Data AS Side 72 av 122

73 Bestille varer Bestilling av vare metode Begynn i Lager, Dele informasjon med å gå inn på hver enkelt av de varene som skal bestilles, og trykk Bestilleknappen ved siden av antallfeltet. Gjenta denne prosedyren for hver vare som skal bestille. 1 Angi deretter hvor mange som skal bestilles. Disse varene blir bare lagt til på en bestilling. Denne bestillingen blir enten liggende ufullført, eller man kan Effektuere bestillingen som forklart i punkt videre nedover Gå deretter inn på Bestillinger knappen 3. Velg rett bestilling fra listen her, og trykk deretter Vis bestilling (4.) 5. Dette åpner vinduet Vis bestilling. Her får man oversikt over ordrelinjene som er lagt til på bestillingen, og man har selvsagt mulighet til å endre /legge til/fjerne varer fra ordren. For å effektuere bestillingen trykker man Skriv ut. Man får da opp en spørsmålsboks, og må da svare Ja for å effektuere denne bestillingen Copyright Bleken Data AS Side 73 av 122

74 Bestilling av vare metode Velg Bestillinger fra Lager-fanen. Velg leverandør fra listen øverst i bildet. 2. Trykk deretter Ny bestilling Dette åpner vinduet Bestilling. Herfra kan man lese inn delene man skal bestille med strekkodeleser, eller man kan skrive inn delens navn manuelt. Bekreft deretter hver enkelt del med <Enter> og fyll inn ønsket antall. Denne prosessen gjentas til man har fått lagt inn rett antall varer på bestillingen, og bekreftet disse For så å effektuere denne bestillingen trykker man Skriv ut-knappen nede på siden. Man kan sende bestillingen på epost om ønskelig. Men det er nok mange leverandører som ønsker at bestillinger manuelt legges i handlekurv i deres nettbutikk. 4 Copyright Bleken Data AS Side 74 av 122

75 Mottak av varer Feltforklaring mottak av varer Mottak av varer benyttes for å legge inn alt av varer man mottar til lager (verdt å merke seg er at de må være registrert i Vareregisteret fra før). Bruk strekkodeleser, eller skriv inn hver enkelt vare man skal motta. Bekreft deretter antallet med <Enter> bortover og fyll inn antall. Trykk deretter videre for å komme videre til ny linje. Etter å ha gjentatt denne prosedyren på alle linjene i mottaket, trykk Ok for å effektuere innregistreringen. Det fins også flere forskjellige varianter som står forklart nedenfor. Lar deg søke på bestillingsnr i MAB og eventuelle kommentarer i Merkes feltet på en bestilling. Som et alternativ til å skrive inn merkes eller bestillingsnr kan man bla fra nedtrekksmenyen. Velg hvorvidt alle varer skal til lager, alle varer skal mot ventende restordre, eller man skal velge manuelt for hver vare. Kan skrive ut varelapp og servicelapp ved behov. Copyright Bleken Data AS Side 75 av 122

76 Prioriter enkelte varer som ligger definert mot enkelte leveringsmåter. Kan for eksempel ta imot kun varer som ligger på salg som skal sendes eller leveres. Viser liste over restordre-varer Dersom dere benytter dere av avdelingsstyring /flere avdelinger i MAB, kan man velge hvilken avdeling varene skal til Legger til en ekstra linje i tabellen. Fjerner varelinje fra mottaket. Åpner vareregisteret for blant annet kontroll av varer. Copyright Bleken Data AS Side 76 av 122

77 Mottak av varer til lager Mottak av varer benyttes for å legge inn alt av varer man mottar til lager (verdt å merke seg er at de må være registrert i lageret fra før). Det fins også flere forskjellige varianter som står forklart nedenfor. 1. Begynn med å skrive inn varenr/modell/ean i rett felt i tabellen. Trykk deretter <Enter> til neste felt 2. Skriv inn rett antall, og trykk <Enter> igjen. Dersom varen er individvare, vil det komme opp en egen liten tabell for innregistrering av blant annet serienummer. Gjenta denne prosedyren til man har kommet seg gjennom mottaket. 3. Trykk deretter OK, og svar Ja til å effektuere mottaket Copyright Bleken Data AS Side 77 av 122

78 Mottak av varer mot bestilling 1. Begynn med å fylle inn bestillingsnummer i Hent varer fra bestillingsnummer feltet, eller velg fra nedtrekkmenyen. Trykk så <Enter>. Fyll deretter inn Referanse. Varene vil nå dukke opp i listen Bla i listen til de rette varene (i listen) de man skal gjøre mottak på, trykk deretter <Enter> Skriv inn rett antall, og trykk <Enter> på nytt igjen. Dersom det dreier seg om individvarer, vil dere få muligheten til å registrere serienummer i dette feltet. 4 Gjenta denne prosedyren til alle de ønskede varelinjene har fått rett antall, og er bekreftede (<Enter> og er grønne) 4. Trykk deretter Ok, og svar Ja til spørsmål om å effektuere. Manuelt mottak av varer restert på kunde Dersom man ønsker å motta varer, og under selve mottaket velge manuelt at disse skal gå mot varer restert på kunde, må man først ha avkrysset Manuelt tilegne varer til kunde. Man vil her få opp en side hvor man kan velge om varen skal til lager, eller om varen skal til kunde. OBS: I nedtrekkmenyen Varestyring finner man også valget Automatisk styring av restordre. Her vil varer automatisk gå mot restordre først, deretter mot lageret. Men hvis man altså vil håndtere dette manuelt, så må det være valgt Manuell styring av restordre. Pass dog på at det står riktig valg her; valg oppe til høyre i Copyright Bleken Data AS Side 78 av 122

79 Salg Salgsordrefunksjonen finner man ved å gå inn i Kundeinformasjon. Velg deretter Ny Salgsordre. Salget vil nå følge den kunden man «stod på» i Kundeinformasjon. Starte et salg Endre pris/gi rabatt For å enklest mulig gi rabatt på salgsordre i Verkstedsystem er å endre prisene i salgsøyeblikket. Som et alternativ til denne løsningen kan man benytte seg av faste rabatter lagt inn på kunden. Kundeinformasjon --> Mer info --> Avtaler. MVA fritt salg Et salg kan gjøres MVA-fritt ved å fjerne krysset for dette valget på selve salgsordren. Bildet nedenfor er et utsnitt fra en salgsordre. Dette er salgsbildet i MAB Verkstedsystem. Herfra kan man skrive inn varenavnet, eller benytte seg av strekkodeleser for å få frem varen. Copyright Bleken Data AS Side 79 av 122

80 Fullføre salget/ Motta betaling Når salget skal effektueres, velg Fullføre (F12) - knappen nederst på salgsordren. Her velger man deretter betalingsmåte. Copyright Bleken Data AS Side 80 av 122

81 Økonomi Føre bankbetalinger på faktura(er) Dersom man skal føre flere fakturaer som betalt, kan det være greit å ta alle sammen samtidig. 1. Gå inn på Økonomi fra menylinjen 2. Velg Bankbetalinger. 3. Tast inn fakturanr og trykk <Enter>. Man vil nå få opp restbeløpet på fakturaen i beløpsfeltet. 4. Her kan man enten endre beløpet hvis ønskelig, eller bekrefte beløpet i feltet med <Enter>. 5. Etter at fakturaene er ført inn i tabellen, og man er ferdig med betalingene, trykker man Ok knappen nederst på siden. Her vil man få opp et par spørsmål, blant annet om hva man ønsker av utskrifter. Avslutningsvis vil man få et spørsmål om man ønsker å tømme listen, her må man svare Ja Copyright Bleken Data AS Side 81 av 122

82 Utbetale penger til gode på kreditfaktura Gå inn på Kundeinformasjon siden. Her kan man i søkefeltet skrive inn fakturanummeret, velg deretter Fakturanr som søkekriterie i søkefeltet. Trykk så <Enter>, og MAB vil lete frem fakturaen. Gå inn på Betaling på denne (knapp nederst til venstre). Dersom fakturaen står til annen status enn fakturert (ikke er lyseblå på oversiktssiden), må man trykke Gjenåpne for å kunne skrive i feltene. 1. Fyll så inn beløpet som skal utbetales (da med negativt fortegn). 2. Velg riktig konto/betalingsmåte (kasse i vårt eksempel), og trykk betal. 4 5 Ubetalte fakturaer For å få ut en liste over ubetalte fakturaer, går man inn på Økonomi, velg deretter Uoppgjorte bilag. Copyright Bleken Data AS Side 82 av 122

83 Purre én faktura 1. Gå inn på Kundeinformasjon siden. 2. Her kan man i søkefeltet skrive inn fakturanummeret, velg deretter Fakturanr som søkekriterie i søkefeltet. Trykk så <Enter>, og MAB vil lete frem fakturaen. 3. Trykk på Skriv ut purring etter å ha merkert denne fakturaen med et trykk. Man kan nå velge hvorvidt purregebyr skal tillegges. 3 Purre (flere) fakturaer 1. Trykk Økonomi - knappen fra menylinjen. 2. Gå til Gjennomgå reskontro øverst på denne menyen. 3. Her kan man sette/fjerne kryss ettersom hva som skal skrives ut av purringer, og hvorvidt gebyr skal tillegges. 4. Trykk så på Skriv ut purringer 3 4 Copyright Bleken Data AS Side 83 av 122

84 Endre fra purret/inkassovarsel/inkasso til ikke-purret 1. Gå inn på Kundeinformasjon 2. Her kan man i søkefeltet skrive inn fakturanummeret, velg deretter Fakturanr som søkekriterie i søkefeltet. Trykk så <Enter>, og MAB vil lete frem fakturaen. 3. Gå inn på Betaling på denne. Går man så rett til Lukk knappen, vil man nå få frem et spørsmål hvor det står følgende;. Her svarer man Ja Samlefakturere kunde(r) Begynn med å gå inn på Økonomi/Rapporter menyen Velg deretter Samlefakturering. Se også Salg til samlefakturering. Denne siden viser oversikten over alle kundene som ligger med en ventende samlefaktura Velg fra listen hvilke kunder som skal samlefaktureres. Hold <CTRL> - nede mens man markerer med et museklikk for å velge flere fra listen. Markerer man ingen fra listen, vil alle kundene i listen samlefaktureres Velg med kryssene hva som skal samlefaktureres. Kryss i Alt -feltet for å alt 3 3. Trykk deretter Samlefakturer Copyright Bleken Data AS Side 84 av 122

85 Samlefakturering (feltforklaring) Liste over kunder som har salg eller service liggende klart for samlefakturering. Fra denne listen kan man markere den som skal samlefaktureres. Skal det samlefaktureres flere, så holder man CTRL nede samtidig som man markerer for å markere flere. 2. Det vil stå uthevet borte til høyre dersom kunden skal ha elektronisk faktura. 3. Krysset Alt betyr at alt vil bli samlefakturert, salg, krediteringer og alle serviceoppdrag som eventuelt ligger klart. Dersom man fjerner krysset alt, har man da f.eks. mulighet til å kun samlefakturere salg til denne kunden, mens servicene til denne kunden blir liggende litt til (til neste gang). 4. Fjerner man krysset i feltet Alt (pkt.3), så kan man bestemme at det f.eks. bare skal samlefaktureres servicer, og her da bestemme hvilke oppdrag som skal samlefaktureres. 5. Valg for hvor detaljert samlefakturaen skal være, om varelinjene skal vises, eller at det bare skal stå salgsordrenummeret på fakturaen. 6. Valg for hvorvidt salgsordre eller arbeidsrapporter skal skrives ut som underbilag til hver samlefaktura. 7. Her kan man angi antall gammel dager en salgsordre eller service minimum skal være for at det skal bli samlefakturert. 8. For å angi at det ikke skal samlefaktureres før kunden har handlet eller hatt service for et gitt beløp. 9. Brukes for å merke samlefaktura. 10. Samlefakturerer det man har definert. OBS! Dersom bilag skal være med, så sett enten kryss i pkt. 6, eller trykk på knappen Skriv ut/send bilag før man samlefakturerer. 11. Skriver ut eller sender bilagene, trykk her før man samlefakturerer. 12. Dersom det er salg som ligger klar for samlefakturering på den aktuelle kunden, kan man trykke her for oversikt over salgene. Man blir da ført til Salg på kunden i kunderegisteret. Copyright Bleken Data AS Side 85 av 122

86 13. Skriver ut liste over hvilke salg /servicer som vil bli med ved samlefakturering til denne kunden. Fakturering av rapporterte servicer Denne siden er beregnet brukt etter man har får penger tilbake fra leverandør for rapporterte garantireparasjoner, og disse pengene skal betale for servicer som nå ligger og venter på betaling. Gå inn på Servicerapportering øverst i verkstedsystem, velg deretter Fakturering av rapporterte servicer. 1. Begynn med å velge leverandør fra Mottaker-nedtrekksmenyen 2. Velg dato Rapportert dato - feltene. Disse feltene går utfra rapporteringsdatoen for servicen, og er fra og med/til og med dato 3. Servicene skal nå dukke opp i den store tabellen. 4.Man befinner seg da på servicens side 2 hvor man skal korrigere eventuell differanse. *Sett deretter status til Elektronisk rapportert. Kontroller at priser på servicen og kreditnotaene fra leverandørene stemmer overens. Dersom beløpene er ulike, velger man knappen (ikke korriger beløpene direkte i denne tabellen.) Vis service - til høyre på siden. Velg deretter Arbeidsrapport. 5. Gå deretter tilbake til dette bildet igjen, og velg Legg valgte til samlefakturering *Merk: For å kunne sette status til Elektronisk rapportert må man først ha gitt brukeren tillatelse til å sette service til denne statusen. Se Administrasjon, Andre registre, Servicestatuser. Fra denne siden velger man statusen Elektronisk rapportert, og at rett tilgangsnivå som vist under. Copyright Bleken Data AS Side 86 av 122

87 Legge inn leverandør i Fakturering av rapporterte servicer De eneste kriteriene som skal til for å få frem en leverandør i denne listen, er at leverandøren ligger i kundeinformasjon som leverandør (avhuket), og at det er valgt Samlefaktura på denne. KID-Betalinger. MAB er laget slik at man kan skrive ut faktura med KID, samt lese inn betalings/ocr-filer fra banken. 1. For å føre en KID-innbetaling etter å ha mottatt OCR-fil fra banken går man inn på Økonomi menyen, trykk så på Føring av KID-betalinger. 2. Lokaliser filen (som du nå skal ha lagret ett eller annet sted på datamaskinen), og velg Åpne, Run eller Open. NB: Dersom noen vil begynne å bruke KID på denne måten, ta kontakt med MAB Support. Valuta Dersom man ønsker annen valuta enn standard Norske kroner kan dette også endre. Begynn med å gå inn på Kundeinformasjon---> Mer info --> Endre valutakurser. Legge inn ny valuta Kundeinformasjon --> Mer info --> Endre valutakurser Ta bort krysset 2. Sett kryss ved rett valuta. 3. Skriv inn rett kurs i feltet. Som det også står i bildet noteres kurs per myntenhet. Det betyr i dette tilfellet at 1 $ (US Dollar er i dette tilfellet myntenhet) = 5,52 kr. 4. Skriv inn en debitorkonto dette skal gå mot. Copyright Bleken Data AS Side 87 av 122

88 Kreditering Vi gjør oppmerksomme på at dersom det kun dreier seg om en feilført betaling.. Trenger man ikke kreditere salget og gjøre salget på nytt igjen. F.eks dersom det er ført en innbetaling på kassen selv om kunden egentlig skulle hatt med seg en giro på hele beløpet, eller dersom det har blitt ført på kort og det egentlig skulle vært innbetalt på kasse Dette er en opprettelig feil man kan endre på inne på Kundens fakturaer. Fra denne siden kan man igjen velge Betaling (marker først aktuell faktura fra tabellen), og så velge Gjenåpne (dersom den er betalt, og feltene er låst), deretter fyller man inn beløpet som er ført feil i beløpsfeltet, sett negativ fortegn - foran beløpet for å betale ut dette beløpet. Betalingsmåte kan man velge fra tabellen øverst til venstre på denne siden. Betal deretter inn det korrekte beløpet til rett konto. Kreditering av ubetalt faktura/samlefaktura 1. Gå inn i Fakturaer-fanen 2. Let frem rett faktura, benytt eventuelt søkefeltet 1 nederst. Marker ønsket faktura fra listen 3. Velg deretter Krediter Sett kryss i feltet Kjør kreditfaktura mot Velg deretter krediter. 4 5 Copyright Bleken Data AS Side 88 av 122

89 Kreditering av betalt faktura/samlefaktura Hele beløpet skal krediteres, pengene skal utbetales kontant 1. Gå til fanen Fakturaer 3. Markér fakturaen 2. Velg rett faktura, eller søk frem fakturaen fra søkefeltet nederst. 4. Velg deretter Krediter 1 3 Vel å merke uten kryss Følg deretter rutinen nedenfor for å utbetale. Utbetale penger til gode på kreditfaktura/tilgodelapp Copyright Bleken Data AS Side 89 av 122

90 Gå inn på fanen Fakturaer Let frem kreditfakturaen i listen, benytt eventuelt søkefeltet. Markér deretter kreditfakturaen i listen. Trykk deretter på knappen Betaling Her vil man også få opp spørsmål om kvittering skal skrives ut.. 1. Dersom feltene er grået ut, trykk Gjenåpne 3 2. Skyldig beløp vil nå stå i Beløp-feltet. 3. Velg betalingsmåte fra listen. 4. Trykk deretter betal, og deretter lukk Copyright Bleken Data AS Side 90 av 122

91 Fakturakontroll Denne funksjonen benyttes for å kontrollere priser fra et mottak av varer med fakturaen man mottar fra leverandør. 1. Gå inn på Økonomi-menyen helt øverst i verkstedsystemet. 2. Velg Fakturakontroll fra listen. 3. På denne siden står alle mottakene som er gjort i MAB listet opp, og man kan velge fra listen hvilket mottak man vil gjennomgå prisene på Marker ønsket mottak, og trykk Velg dette mottaket for fakturakontroll. 5. Fra denne siden kan man trykke på hver enkelt prislinje (understreket) for å få opp en side man kjenner igjen som Prisinformasjon i Vareregister. 6. Etter å ha kontrollert prisene, lukker man Prisinformasjon vinduet, og trykker på <Enter> på linjene man får opp, slik at alle linjene etter hvert blir grønne (bekreftet). 7. Trykk deretter Lukk, og svar Ja for å bekrefte/godkjenne Copyright Bleken Data AS Side 91 av 122

92 Fakturakontroll (feltforklaring) Ved (Bestilling og deretter) Mottak av varer i MAB, så blir man bedt om å fylle ut referanse. Dette referansenummeret kan man søke opp her. Deretter trykke Vis kun valgt referanse. 2. Funksjon for å søke opp vare direkte. 3. Liste over mottak det ikke har blitt foretatt fakturakontroll på. 4. Liste over varer, tilhørende det mottaket man står på i listen øverst (ref. pkt.3) 5. Trykker man her kommer man inn på selve fakturakontrollen, på det mottaket man står på i listen øverst (ref. pkt.3) 6. Funksjon for å slette det mottaket man står på i listen. 7. Funksjon for å slette alle mottakene som ligger her inne i fakturakontroll-menyen. 8. Lukker dette vinduet. Copyright Bleken Data AS Side 92 av 122

93 Dagsoppgjør Dette er rapporten som sier hvor mye penger det har blitt omsatt for i løpet av en bestemt dag, skrives ut hver dag idet man skal stenge, eller man utfører denne for dagen før når man kommer om morgenen. Denne skal også Godkjennes og sendes til regnskapsfører. Rutinen kan også kjøre avstemning fra bankterminalen dersom bankterminalen kommuniserer med MAB. Egen dagsoppgjør-manual Feltforklaring dagsoppgjør 1. Lar deg velge avdeling dersom dere bruker flere 2. Dato på aktuelt dagsoppgjør. 3. Viser liste over innbetalinger gjort i MAB denne dagen. 4. Kjører avstemning på bankterminal. 5. Hvor mye man har i kassen når man starter dagen. 6. Solgt kontant denne dagen 7. Solgt på kort denne dagen, registrert i MAB Solgt på kort, registrert på bankterminalen. 13 Bildet er klippet 9. Differanse mellom pkt 6 og 7 vil medføre justeringer på kassebeholdningen for å få balanse 10. Beløp tatt ut av kassen for små innkjøp og byttet med kvitteringer. 11. Beløp tatt ut av kasse for innskudd i bank/safe 12. Beløpet fra pkt Eventuelle kassedifferanser vises her. 14. Denne benyttes ved å skrive inn beløpene som er igjen i kassen. Det vil si at beløpene som står skrevet ved siden av hver av krone-valørene skal tilsvare kasse ved oppstart neste dag. Godkjenne dagsoppgjør. Hver enkelt linje i oppgjøret må man bekrefte ved å trykke <Enter>. Unntaket er når man står på Ut av kasse knappen, trykk da TABulator fordi <Enter> bare vil åpne menyen Ut av kasse/kvitteringer. Når man kommer til Skriv ut knappen, velger man Skriver, og svarer Ja på spørsmålet om man vil godkjenne. Copyright Bleken Data AS Side 93 av 122

94 OBS! Etter at man har godkjent har man ikke mulighet til å fakturere mer denne dagen, pass derfor på at dette er det siste man gjør denne dagen. Dagsoppgjør på sms De som benytter SMS, og ønsker dagens dagsoppgjør-tall på SMS, kan aktivere dette på følgende vis; Alternativer Administrasjon --> Andre registre --> Brukere og sikkerhet. (Dagsoppgjøret med godkjennes og låses for at tallene skal sendes over, og SMS må være aktivert på den aktuelle maskinen.) 1. Velg og marker ønsket bruker fra listen. 2. Denne brukeren må ligge med mobilnummer i Mobil-feltet. 3. Velg deretter Rettigheter. 4. Sett kryss for Automatisk motta tall på SMS fra godkjent dagsoppgjør. SMS Muligheten for sending av SMS finnes flere steder i MAB. Ta kontakt med kundeservice for bestilling av sms. Sende sms fra Kundeinformasjon Dersom kunden ligger registrert i dine kundesider med et mobiltelefonnummer, er det nok å dobbeltklikke i dette feltet for å få frem sms-siden.. Sende sms fra Serviceordre Dette kan gjøres enten ved å dobbeltklikke på kundens telefonnummer. Nederst på serviceordren har man også mulighet til å trykke på - knappen. Skriv deretter inn melding, og trykk Copyright Bleken Data AS Side 94 av 122

95 Sende sms fra hovedsiden i MAB. Det fins to metoder for dette. Den ene illustreres på bildet til høyre. 1. Åpne Diverse - menyen, velg deretter Sende SMS. Her skriver man inn telefonnummer og ønsket tekst. 2. Alternativ nr. 2 går ut på å dobbeltklikke på et telefonnummer-felt dersom det står skrevet et mobilnummer. Rapporter / Statistikker Økonomiske rapporter Disse ligger i hovedmenyen helt øverst, under Økonomi Uoppgjorte bilag Denne rapporten viser hvor mye penger dine kunder er skyldig deg i MAB Fakturadato rapporten skal gjelde fra. 2. Hvilken dato den uoppgjorte bilag-listen skal vises fra. Mulighet i januar til å skrive f.eks. uoppgjort pr Mulighet til å skrive inn kundenummer dersom man f.eks. vil se hvor mye utestående en bestemt kunde har. Man har samme mulighet fra inne på Kunderegister kundens fakturaer. 4. Tar med også fakturaer som er overbetalt hvor dere er skyldig kunden penger. 5. Inkluderer purregebyr og renter. 6. Inkluderer forhåndsbetalte fakturaer 7. Dersom man f.eks. inne på Bankbetalinger utfører betalinger i januar, men velger betalingsdato for å få det på forrige kalenderår, så er det vesentlig å vite forskjellen. Januar-datoen vil da være registrert dato, mens den vil være bokført dato. 8. Skriver ut i fremmet valuta dersom noen av kundene har det. Totalen på rapporten vil da ikke bli summert. 9. Velg hvordan listen skal være sortert. 10. Genererer listen basert på valgene gjort i Copyright Bleken Data AS Side 95 av 122

96 punktene 1 9. En uoppgjorte bilag-rapport kan se ut som denne (bildet nedenfor). Her limt inn som et eksempel for å forklare statuskolonne. Denne rapporten avbildet nedenfor er skrevet ut den mens rapporten skal vise uoppgjorte bilag per Her viser listen at linje nr. 3; faktura har status Betalt til høyre i listen. Grunnen til det er at fakturaen har blitt innbetalt den Så fakturaen er da ubetalt per derfor vises den i listen, men listen bruker dagens status, hvilket er betalt. Derfor hvis man skriver ut en slik liste, og fyller ut uoppgjort per med en eldre dato, så vil man noen ganger se slike fakturaer med status=betalt til høyre i listen Kontoutdrag Denne rapporten gir oversikt over saldo på kunde. Regnskapsfører til kunde kan iblant ha bruk for å få oversendt denne oversikten. Her definerer man først hvilken kunde dette gjelder for, deretter hvilken periode. Listen kan se ut som denne. Copyright Bleken Data AS Side 96 av 122

97 Fakturajournal / Liste over fakturaer Hvert salg eller hver service som faktureres i MAB, selv om det blir gjort opp der og da til kasse eller kort, genererer et fakturanummer. Denne rapporten viser enkelt og greit liste over fakturaer, nummerert og i stigende rekkefølge. Den inneholder følgende; Fakturanr, Fakturadato, Klokkeslett, Kundenummer, Kundenavn, Status, Beløp eks. mva, MVA, Gebyr renter og Beløp Ink. Mva. Det trengs kun å endre kryssene 1&2 dersom man er både butikk og verksted Dersom man fakturerer både salg og service, og skriver ut listen med kryss i enten 1 eller 2, så vil hull i fakturanummerserien forekomme. 1. Betyr at fakturaer fra salg skrives ut. 2. Betyr at fakturaer fra service skrives ut. 3. Betyr at listen viser opprinnelig status til fakturaen. Dersom en faktura har blitt sendt til kunde, så har den opprinnelig status=fakturert. Deretter får den status betalt når den blir betalt. 4. Kun liste over fakturaer hvor kunden ikke har betalt direkte. 5. For å kunne spesifisere listen på en bestemt kunde. Et eksempel på hvordan rapporten ser ut. Det er tydelige skiller mellom de forskjellige dagene. Firmanavnet er påført rapporten øverst til venstre, mens datoen listen har blitt skrevet ut står øverst til høyre. Liste over registrerte betalinger Denne rapporten viser liste over registrerte betalinger på valgt dag. Bokføringsjournal Bokføringsjournalen viser hvordan fakturaer er bokført /postert på debet/kredit i MAB sin reskontro. Selv om MAB ikke er et regnskapsprogram, så ligger det altså egen reskontro her. Copyright Bleken Data AS Side 97 av 122

98 6 Brukermanual MAB Verkstedsystem Innbetalingsjournal Denne viser liste over innbetalinger innenfor angitt periode. Her kan man velge om listen skal inneholde kontantinnbetalinger, eller kredittinnbetalinger (innbetalinger gjort på faktura). PS! Om listen, man må dobbeltklikke i feltet Fra og med dato for å kunne endre datoen der. NB! Dersom man skriver ut denne rapporten til skriver eller PDF, så vil man få mulighet til «å låse». Dette betyr at man ikke vil ha mulighet til å føre innbetalinger i MAB på datoer som er tidligere enn datoen valgt i Til og med dato. Så ikke lås datoen dersom det kan komme flere innbetalinger. Rapporten kan se ut som dette: Konteringsjournal Viser oversikt over kontering (T-konto oppsett) i MAB innenfor valgt periode. Her står kontoer listet opp under hverandre, og beløpene som ligger på disse kontoene, står listet opp på debet/kredit-sidene. Dagsoppgjør-rapport Viser oversikt over tall fra godkjente dagsoppgjør innenfor valgt periode. Kontoutskrift Denne listen viser oversikt over beløp som er ført på valgt konto Copyright Bleken Data AS Side 98 av 122 5

99 1. Mulighet til å skrive ut i fremmed valuta dersom enkelte kunder benytter dette. 2. Dersom samme bilagsnr har blitt brukt på flere innbetalinger, kan man her få dette slått sammen. F.eks. kan samme innbetalinger i en KID/OCR-fil inneholde samme bilagsnummer. 3. Summerer totalt innbetalt per kunde per Dato til og med 4. For å søke etter fakturanummer eller bilagsnummer 5. Velg hvilken kontoutskrift listen skal inneholde. De vanligste man vil sjekke her er nok kasse, kort eller bank. Men man må altså vite nummeret til disse. 6. Dato listen skal gjelde Fra og med 7. Dato listen skal gjelde Til og med 8. Dersom man vil søke etter et bilagsnummer som har blitt eksportert til regnskap. Periodeomsetning Viser generelle salgstall i firmaet for en bestemt tidsperiode. Viser innbetalinger gjort med kontant, sjekk, kort, kort#2, kreditt, bank og eventuelt annen betalingsmåte. Copyright Bleken Data AS Side 99 av 122

100 Service-statistikker Serviceanalyse Tekniker Det fins diverse service statistikker og rapporter man kan ta ut liste over. Disse finner man ved å gå inn på Service menyen øverst i MAB. Velg deretter Servicerapporter. Disse fanene tar for seg statistikker knyttet direkte mot service. Serviceanalyse tekniker verdt å merke seg. Denne analysen tar ikke med alle statuser, den benytter statuser som er såkalt reparert -statuser. Disse statusene igjen er merket med kryss i Administrasjon --> Andre registre --> Servicestatuser Reparertkolonnen. Illustrert med noen blå piler i bildet nedenfor. Statistikk lønn verdt å merke seg. Denne statistikken benytter statuser som er merket med Stat.lønn i Administrasjon --> Andre registre --> Servicestatuser. Illustrert med noen røde piler i bildet til venstre. Copyright Bleken Data AS Side 100 av 122

101 Liste over reparerte produkter Bildet nedenfor ligger under Service menyen helt øverst i verkstedsystemet, deretter Servicerapporter, så fane nr.3 Rapporten til venstre nedenfor viser oversikt over hvilke kunder som har hatt spesifikke merker inne til reparasjon. Mens rapporten til høyre viser oversikt over hvilke produkter som er reparert per merke. Oppsette for begge rapportene er nesten like. Man kan velge merke fra nedtrekkmenyen øverst, deretter angir man registrert dato fra og registrert dato til. Varegruppefeltene fylles ut ved behov; men når det står som det gjør i bildene nedenfor, så blir alle inkludert. I Statusoversikten nederst, så vises kun «ferdig» statuser. Her kan man holde CTRL-tasten nede, deretter markere med f.eks. musen hvilke statuser som skal være med. Avslutningsvis, trykk så Utfør for å generere rapport basert på valgte kriterier. Copyright Bleken Data AS Side 101 av 122

102 Handlingstatistikk Disse rapportene ligger også under menyen Service helt øverst i verkstedsystemet, deretter Servicerapporter. Deretter fane nr.4. Hver rapport/statistikk har sin egen forklaring, som står listet opp under hver av overskriftene. Copyright Bleken Data AS Side 102 av 122

103 Samlefakturarapporter Disse rapportene er beregnet (og laget) for leverandører. Kanskje trenger leverandører egne rapporter i tillegg til samlefaktura med bilag. Hver av rapportene her har sin egen forklaring ved siden av. Copyright Bleken Data AS Side 103 av 122

104 Rapport /liste laget fra Ordrekø. Når man står i Ordrekø, så kan man lage egne rapporter for å filtrere frem ønskede servicer i ordrekøen. Se for øvrig Ordrekø for forklaring av denne. Men man kan også lage statistikker basert på ordrekøen. Når man via kriteriene i Rapport-bildet avbildet nedenfor har snevret inn slik man ønsker, så har man rapport-valgene nede til høyre, se pilen. Copyright Bleken Data AS Side 104 av 122

105 Varelager-rapport Liste over verdier, priser og lagerstatus over varelageret. Lagerverdi-liste Ved å gå inn på Service-menyen helt øverst, deretter servicerapporter og deretter velge Varelager-fanen finner man to lister som gir god oversikt over lageret. Her kan man benytte kriteriene som står listet opp for å få ut liste på akkurat det man ønsker. Ønsker man f.eks. liste over alt fra Samsung, så velger man Samsung i enten merke eller leverandør-feltet. Det er en god idé å lese gjennom kriteriene før man genererer liste. Ønsker man enkelt og greit en komplett lagerverdi-liste, så lar man alle kryssvalg og kriterier stå uten å røre de, før man trykker på Lagerverdi. Copyright Bleken Data AS Side 105 av 122

106 Kalender Plassere service i kalender Copyright Bleken Data AS Side 106 av 122

107 Feltforklaring Kalender Navnet på teknikere/selgere/brukere i listen baserer seg på hvilke brukere som er lagt inn i MAB. (Administrasjon -- > Andre registre --> Brukere og sikkerhet) Navnet 'Demo' er uthevet fordi det er utfyllt kalendertider på denne brukeren. Mulige: Betyr at det er angitt på brukeren 7 mulige jobber på den dagen man står på i kalenderen. Ledige: Betyr at av de 7 mulige, så er det 7 ledige plasser i kalenderen. Dette kan igjen bety at tekniker har tid til 7 forskjellige reservasjoner; servicer som skal repareres, jobber som skal utleveres eller lignende. Copyright Bleken Data AS Side 107 av 122

108 Man kan angi klokkeslett som skal stå øverst i kalenderen i Administrasjon --> Generelt --> Kalender, og på denne måten få den til å begynne tidligere enn eksempelet i bildet. I tillegg har man mulighet til å angi når brukeren skal begynne og avslutte dagen kanskje i forbindelse med langdag i butikk; se kalendertider Periodisk kontroll på Caravelle er eksempel på at kalenderen er benyttet som avtalebok (dette ligger jo ikke som et salg eller en service i MAB), hvor avtalen er skrevet direkte i kalenderen. Plassere salgsordre, service eller utleieobjekt i kalenderen Flytte jobben? Enten dobbeltklikke på avtalen, og endre klokkesletter, eller trykke helt til venstre i ruten, og trekk boksen ned eller opp. Dobbeltklikke i kalenderen for å åpne en avtale. Man kan trekke i denne lille firkanten for å forlenge eller forkorte avtalen. Copyright Bleken Data AS Side 108 av 122

109 Skriver ut denne kalenderdagen på samtlige brukere. Skriver ut denne kalenderdagen. Felt for egne notater knyttet mot denne dagen (uten at det skal være mot noe bestemt klokkeslett). Blokkerer denne dagen for den aktuelle tekniker. Eksempelvis ved fravær Skriver ut bilag eks. innleveringskvittering, salgsordre knyttet mot jobber i dagens kalender. Overfører jobber (service/utlevering) til kart i nettleser. Fargekoder nederst på siden viser oversikt over status på hendelsene i kalenderen. Copyright Bleken Data AS Side 109 av 122

110 Kalendertider legge inn tekniker i Kalender. Den avanserte kalenderen vist over er tett knyttet mot den enkelte selger/tekniker/sjåførs kalendertider i MAB. Det vil si når de er tilgjengelige for oppdrag. Det kan også forhåndsdefineres på den aktuelle brukeren hvorvidt den skal benyttes til Uteservice og Utlevering. MAB Administrasjon Andre registre Brukere og sikkerhet Rettigheter Begynn med å starte MAB Administrasjon Andre Registre Brukere og sikkerhet. Denne siden viser oversikt over brukere /brukernavn registrert i MAB. Her må kalendertidene registreres på hver enkelt bruker. Velg derfor rett brukernavn fra listen til venstre over brukere, trykk deretter Kalendertider. 1. Velg ønsket periode. Her kan dere som vist under fastsette at den ansatte er ledig til forskjellige tider ved forskjellige perioder. 2. Velg eventuelt hvilket merke 3. Varegrupper Mest aktuelt i forbindelse med uteservice. 4. Postnummer er geografisk, her kan det fastsettes dersom sjåfør eller tekniker (ved uteservice) arbeider i faste geografiske soner. 5. Hvilke dager brukeren er tilgjengelig innenfor gitt periode. 6. Arbeidstid innenfor angitt periode 7. Pause fra/til innenfor angitt periode. 8. Hvor mange leveringer sjåfør kan levere før 12:00 og etter 12:00. Ved service dreier dette seg om hvor mange reparasjoner tekniker kan reparere før og etter 12: Copyright Bleken Data AS Side 110 av 122