Etikkhåndbok. Knowledge grows

Transkript

1 Etikkhåndbok Knowledge grows

2 Innhold 1. Ambisjon: Fra konsernsjefen 1 2. Teamarbeid: Et felles ansvar 2.1 Hva er Etikkhåndboken? 2.2 Hvordan forholder Etikkhåndboken seg til Code of Conduct? 2.3 Hvem gjelder disse dokumentene for? 2.4 Hvilket ansvar har Yara? 2.5 Hvilket ansvar har ledere? 2.6 Hvilket ansvar har vi i fellesskap? 2.7 Hvordan kan jeg ta etiske beslutninger? 2.8 Hvordan kan jeg søke veiledning og rapportere uetiske forhold? 2.9 Hva hvis jeg er bekymret over å rapportere uetiske forhold? 2.10 Hvor kan jeg finne flere etiske verktøy? 2.11 Hva er konsekvensene av uetisk adferd? Tillit: Personlig integritet 3.1 Oppmuntre til et inkluderende arbeidsmiljø 3.2 Sikre etisk personlig adferd 3.3 Fremme helse og sikkerhet på arbeidsplassen 3.4 Deltakelse i opplæring og utvikling 3.5 Beskytte personopplysninger 3.6 Støtte til lokalsamfunnene 3.7 Sikre bærekraftig utvikling Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.1 Respekt for menneskerettigheteneng Human Rights 4.2 Bekjempe korrupsjon 4.3 Unngå smøring 4.4 Gaver og sammenkomster 4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere 4.6 Håndtering av interessekonflikter 4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen 4.8 Beskytte selskapets eiendeler 4.9 Fremme økonomisk ansvar og åpenhet 4.10 Innsidehandel 4.11 Kommunikasjon om Yara til det offentlige 4.12 Sikre et godt forhold til myndighetene politiske bidrag 4.13 Rettferdig og ansvarlig samspill med våre kunder Konklusjon 39 Register 41

3 1. Ambisjon: Fra konsernsjefen Kjære kollega, Selskapsstyring er ett av hovedtemaene som jeg har fokusert kontinuerlig på i min lederagenda. For meg betyr selskapsstyring ikke bare måten vi driver virksomheten på, men også hvordan vi dekker de ulike behovene til våre mange interessenter. Vi har daglig et forhold til mange enkeltpersoner og grupper blant annet kunder, partnere, konkurrenter, kolleger, aksjonærer, leverandører, myndigheter og alle lokalsamfunnene vi driver virksomhet i. Vi må alle, både ansatte, konsulenter og leverandører, forholde oss til alle disse interessentene på en respektfull, etisk forsvarlig måte og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. 1. Ambisjon: Fra konsernsjefen Innenfor selskapsstyring er det to hovedaspekter som denne håndboken fokuserer på: Etikk og compliance. Etikk omfatter standardene som regulerer adferden vår, måten ansatte, konsulenter og leverandører forventes å handle på når de arbeider for Yara. Å praktisere etisk adferd betyr å utføre arbeidet på en ærlig og rettferdig måte. Det betyr også alltid å handle ansvarlig, selv når man befinner seg på vanskelige områder hvor det ikke er klare regler, lover, policyer eller forskrifter. Det betyr i tillegg å ta opp spørsmål om adferd som kan være i konflikt med vår Code of Conduct eller Etikkhåndbok, og å snakke med våre forretningspartnere om deres etiske retningslinjer. Compliance betyr å sørge for at reglene som gjelder for vår virksomhet blant annet lokale og internasjonale lover så vel som Yaras egne policyer og prosedyrer blir overholdt, kommunisert, fulgt opp og integrert i måten vi driver virksomheten vår på. Compliance innebærer også at vi fortsetter å arbeide med å utvikle vårt internasjonale forretningssystem ved å formalisere og dokumentere våre policyer, prosedyrer og styringssystemer. Yaras fortsatte suksess som en bransjeledende virksomhet er avhengig av at vi opprettholder og videreutvikler vårt etiske omdømme og den tilliten vi har opparbeidet oss. Vi må alle ha som ambisjon å sette høye krav til vår egen adferd. For å nå dette målet er Etikkhåndboken et viktig verktøy for å forstå prinsippene som er nedfelt i Yaras Code of Conduct. Med vennlig hilsen Jørgen Ole Haslestad Konsernsjef Yara 1

4

5 2. Teamarbeid: Et felles ansvar 2. Teamarbeid: Et felles ansvar Vi er alle både ansatte, konsulenter og leverandører del av Yara-teamet. Andre teamkolleger omfatter både våre forretningspartnere og kunder, samfunnene vi opererer i og aksjonærene våre. Vi har et felles ansvar for å bidra til at Yara former bransjen vår på en positiv måte. For å arbeide som et team, må vi alle trekke i samme retning.

6 2. Teamarbeid: Et felles ansvar 2.1 Hva er Etikkhåndboken? / 2.2 Hvordan forholder Etikkhåndboken seg til vår Code of Conduct? / 2.3 Hvem gjelder disse dokumentene for? 2.1 Hva er Etikkhåndboken? Etikkhåndboken beskriver Yaras forpliktelse til å utøve sin virksomhet på en etisk, lovlig og forsvarlig måte. Den danner et rammeverk som gjør at vi alle kan sørge for at vi støtter Yaras kjerneverdier i vårt daglige arbeid. Håndboken er organisert rundt disse verdiene: Ambisjon, tillit, teamarbeid og ansvar. Den gir oss i tillegg konkret støtte og veiledning når vi møter dilemmaer innen etikk- eller compliance i vårt arbeid. 2.2 Hvordan forholder Etikkhåndboken seg til vår Code of Conduct? Vår Code of Conduct beskriver de grunnleggende prinsippene for hvordan vi skal utføre arbeidet vårt. Etikkhåndboken er utarbeidet som et praktisk verktøy for å hjelpe oss til å etterleve hovedprinsippene som er beskrevet i vår Code of Conduct. Hver enkelt av oss er ansvarlig for å sørge for at våre beslutninger og handlinger er i samsvar med både Code of Conduct og denne Etikkhåndboken. 2.3 Hvem gjelder disse dokumentene for? Vår Code of Conduct og Etikkhåndboken gjelder for oss alle inkludert våre ansatte, konsulenter og leverandører som arbeider på vegne av Yara. Yara forventer også at forretningspartnere, blant annet agenter, leverandører, distributører og joint venture-partnere, etterlever de samme eller lignende prinsipper i sin virksomhet. 4 Yara

7 2. Teamarbeid: Et felles ansvar 2.4 Hvilket ansvar har Yara? Yara har ansvaret for å gi oss de verktøyene som er nødvendige for å håndtere etikk- eller compliancespørsmål som vi møter i vårt arbeid. For å sikre dette, anser selskapet seg ansvarlig for å: 1. Sørge for at det finnes relevante og oppdaterte regler og retningslinjer i vårt styringssystem 2. Sørge for at opplærings- og etikkverktøyene, som vi trenger for å håndtere daglige etikk- og compliancedilemmaer, er tilgjengelige 3. Sørge for at alle henvendelser som kommer til Etikk Hotline blir behandlet konfidensielt og at gjennomgangen av disse er upartisk og beskytter identiteten til den som har avgitt rapporten 4. Sørge for at ingen opplever represalier som følge av rapportering om uetiske forhold gitt i god tro 2.5 Hvilket ansvar har ledere? Hvis du er leder har du i tillegg ansvar som går utover det å følge vår Code of Conduct og Etikkhåndboken. Du har et spesielt ansvar for å være et forbilde og etterleve prinsippene som er beskrevet i Yaras Code of Conduct og Etikkhåndboken, og alltid støtte opp om disse prinsippene. I tillegg forventes det at du: 1. Gir støtte og veiledning om integrering av Yaras Code of Conduct og Etikkhåndboken i det daglige arbeidet 2. Støtter etikk- og complianceinitiativer og opplæring, og sørger for at de som rapporterer til deg gjennomfører all obligatorisk opplæring 3. Følger opp prosesser og praksis som ikke er i samsvar med Yaras Code of Conduct eller Etikkhåndboken 4. Oppfordrer de som rapporterer til deg til å ta opp spørsmål og problemstillinger om etiske og lovmessige dilemmaer, og gjøre deg selv tilgjengelig for å motta dem 5. Tar alle spørsmål, problemstillinger og rapporter alvorlig 6. Gjør det du kan for å behandle og dokumentere eventuelle problemstillinger som du blir gjort oppmerksom på konfidensielt. Formidler alle spørsmål eller problemstillinger du har til din egen leder, en regional compliance-koordinator (se punkt 2.8) eller etikk- og compliance-avdelingen 7. Følger opp at virksomheten vår er i samsvar med vår Code of Conduct og Etikkhåndboken 8. Sørger for at våre forretningspartnere er kjent med Yaras Code of Conduct, Etikkhåndboken og våre etiske standarder 2.6 Hvilket ansvar har vi i fellesskap? Det forventes av oss alle at vi leser og følger Code of Conduct og Etikkhåndboken, og at vi integrerer prinsippene de beskriver i måten vi driver virksomheten på. I tillegg forventes det at vi: 1. Følger retningslinjene som er beskrevet i vår Code of Conduct og Etikkhåndboken og søker veiledning når vi trenger bistand 2. Tar opp forholdet med linjelederen hvis eksisterende praksis ikke synes å være i samsvar med Code of Conduct eller Etikkhåndboken 3. Deltar og bidrar aktivt i etikk- og compliance-initiativer og gjennomfører påkrevet opplæring 4. Snakker om etikk og compliance med våre kolleger og forretningspartnere 2.4 Hvilket ansvar har Yara? / 2.5 Hvilket ansvar har ledere? / 2.6 Hvilket ansvar har vi i fellesskap? Yara 5

8 2. Teamarbeid: Et felles ansvar 2.7 Hvordan ta etiske beslutninger? / 2.8 Hvordan kan jeg søke veiledning og rapportere om uetiske forhold? 2.7 Hvordan ta etiske beslutninger? Er det lovlig? Er det i samsvar med Yaras retningslinjer? Alle svarene må være JA Har jeg søkt nødvendig veiledning? Er det rettferdig og etisk? Hvis du står overfor et etisk dilemma, bør du stille deg selv følgende spørsmål om handlingen du vurderer å foreta: Er den lovlig? Er den i samsvar med Yaras retningslinjer og prosedyrer? Er den rettferdig og etisk forsvarlig? Har jeg søkt råd og støtte fra min linjeleder eller andre ressurser i Yara? Svarene på alle disse spørsmålene må være ja. Hvis det ikke er tilfellet, eller du er i tvil, må du ikke ta del i aktiviteten. Du bør i stedet søke veiledning ved å følge trinnene som er beskrevet i punkt Hvordan kan jeg søke veiledning og rapportere om uetiske forhold? Du har rett til og er ansvarlig for å få veiledning om et forretningsmessig- eller compliance spørsmål når du er i tvil. Du oppfordres alltid til å kontakte linjelederen din for å få slik veiledning. I tillegg til etikk- og compliance-avdelingen, som du kan kontakte direkte på ethics@yara.com, finnes det regionale ressurser som kalles regionale compliance-koordinatorer (RCC). Selv om RCCer ikke har myndighet til å ta beslutninger for deg, er de der for å informere om tilgjengelige ressurser, henvise deg i riktig retning og diskutere spørsmål du måtte ha. Besøk gjerne Etikkportalen for å finne kontaktinformasjonen deres. Du kan også kontakte HR-avdelingen eller juridisk avdeling, avhengig av spørsmålets art. Du finner nærmere informasjon om hvem som kan kontaktes etter hvert punkt i denne håndboken. Du oppfordres også til å rapportere eventuelle mulige overtredelser av Yaras Code of Conduct eller Etikkhåndboken ved å kontakte linjelederen din eller noen av de andre ressursene som er angitt i denne håndboken, blant annet Etikk Hotline, som blir diskutert i detalj nedenfor. Etikk Hotline Yara har avtale med en ekstern tjenesteyter for å drive sin Etikk Hotline, også kjent som en whistleblower-linje. Etikk Hotline er et konfidensielt system hvor du kan rapportere eventuell uetisk adferd som du kjenner til eller mistenker i Yara. Hvis du arbeider utenfor Europa, kan du rapportere anonymt om alle typer saker. Hvis du arbeider innenfor Europa kan du, med unntak av Spania og Frankrike, rapportere anonymt om økonomiske saker, regnskapssaker eller saker relatert til korrupsjon. For andre saker, har du mulighet til å rapportere anonymt men frarådes å gjøre dette, og i stedet be om konfidensialitet når du rapporterer. For ansatte i Frankrike og Spania gjelder ytterligere vilkår. Dersom du arbeider i Spania kan du ikke rapportere anonymt om noen type saker. Dersom du arbeider i Frankrike er du frarådet å rapportere anonymt, men du kan rapportere anonymt om økonomiske saker, regnskapssaker eller saker 6 Yara

9 2. Teamarbeid: Et felles ansvar relatert til korrupsjon. Uansett hvor du rapporterer fra kan du alltid be om konfidensialitet. Dette innbærer at din rapport vil bli behandlet konfidensielt innen Yara, og at din identitet kun vil bli gjort kjent etter en streng vurdering av hvem som har behov for å kjenne til den. Yara er berettiget, og noen ganger forpliktet, til å etterforske enhver rapport uavhengig av hvilke forutsetninger og omstendigheter den ble mottatt under. Etikk Hotline er tilgjengelig 24 timer i døgnet, syv dager i uken. Du kan rapportere gratis på over 60 språk via vår Hotline, lokale telefonnummer eller via et eget eksternt nettsted. Besøk Etikkportalen for å finne kontaktinformasjon med blant annet en kort oppsummering om vår Hotline og en lenke til det eksterne nettstedet. 2.9 Hva hvis jeg er bekymret for å rapportere forhold? Yara vil ikke tolerere gjengjeldelse eller represalier mot noen som i god tro har søkt råd eller rapportert en mistenkt etisk eller lovmessig overtredelse. Rapportering i god tro betyr at du fremlegger all informasjonen du har, og at du tror den er sann. Hvis noen forsettlig gir en usann fremstilling, vil personen kunne bli gjenstand for disiplinære tiltak. Norsk lov, og loven i mange andre land, gir også beskyttelse til dem som rapporterer i god tro. Loven angir at represalier mot den som rapporterer er ulovlige og straffbare Hvor kan jeg finne flere etiske verktøy? Det finnes flere verktøy tilgjengelig som kan hjelpe oss til å fatte riktige beslutninger. De viktigste er nevnt nedenfor. Etikkportalen Etikkportalen inneholder informasjon som ansatte og ledere kan benytte når de behandler mulige etiske eller lovmessige dilemmaer. I tillegg kan du legge inn spørsmål eller delta i diskusjoner som foregår på Etikkportalen. Du kan få tilgang til dette nettstedet via en lenke på Yaras intranett. Etikkvideoer Du kan finne informasjon på Etikkportalen om hvordan du får tilgang til våre interaktive opplæringsvideoer - The Code. Disse videoene dekker et utvalg av ulike emner, blant annet etisk due diligence, forhold til leverandører, korrupsjon, personlig adferd, smøring, gaver og sammenkomster. Etikkvideoene er på engelsk, men er tekstet på ni språk. Besøk Etikkportalen for å få mer informasjon om hvordan du får tilgang til Etikkvideoene. Etikkopplæring Yara gir kontinuerlig etikkopplæringskurs hvor vi diskuterer problemstillingene som vi møter i vårt daglige arbeid. Opplæringskursene er obligatoriske og interaktive, og har som formål å styrke bevisstheten rundt etikk- og compliancespørsmål i hele organisasjonen Hva er konsekvensene av uetisk adferd? Yara tolererer ikke uetisk adferd. Bevisste eller ubevisste overtredelser av Yaras etiske standarder og retningslinjer kan føre til disiplinære tiltak, helt opptil og inkludert oppsigelse av arbeidsforholdet. Alle disiplinære tiltak vil bli iverksatt i samsvar med lokale retningslinjer og lover. Overtredelser av disse standardene og retningslinjene kan også føre til mulige sivile og strafferettslige konsekvenser for den enkelte. Merk deg at det å nekte å utføre noe uetisk ikke vil føre til noen form for gjengjeldelse, represalier eller disiplinære tiltak. 2.9 Hva hvis jeg er bekymret for å rapportere forhold? / 2.10 Hvor kan jeg finne flere etiske verktøy? / 2.11 Hva er konsekvensene av uetisk adferd? Yara 7

10 2. Teamarbeid: Et felles ansvar NOTATER 8 Yara

11 3. Tillit: Personlig integritet 3. Tillit: Personlig integritet I følge Yaras verdier vil vi bli vist tillit hvis vi: Er ærlige og behandler folk med respekt Gir direkte og konstruktive tilbakemeldinger Ikke legger skylden på andre Lærer av våre egne feil Er rettferdige og gir anerkjennelse når det er fortjent Tillit fremmes når vi viser personlig integritet. Personlig integritet betyr å gjøre det som er riktig, selv når ingen ser oss. Det betyr å alltid behandle deg selv, kolleger og våre forretningspartnere rettferdig og ærlig. Yara 9

12 3. Tillit: Personlig integritet 3.1 Oppmuntre til et inkluderende arbeidsmiljø 3.1 Oppmuntre til et inkluderende arbeidsmiljø Mangfold i arbeidsstyrken bidrar til at vi tiltrekker og beholder de beste arbeidstakerne, noe som er helt avgjørende for Yaras suksess. Vi må derfor ha fokus på å fremme et mangfoldig, inkluderende og produktivt arbeidsmiljø som kjennetegnes av respekt. For å gjøre dette, må vi respektere kollegene våre og det de står for. Vi må også være følsomme for, og vise respekt for, kulturelle forskjeller. Vi tilstreber å skape et miljø hvor ansettelse og utvikling kun er basert på resultater, kvalifikasjoner og ferdigheter. Dette innebærer at vi ikke foretar ansettelsesrelaterte beslutninger på grunnlag av såkalte lovbeskyttede egenskaper. Slike egenskaper omfatter nasjonal opprinnelse, organisasjonstilknytning, rase, religion, alder, kjønn (inkludert graviditet), seksuell legning, kjønnsidentitet, sivil status, veteranstatus, mental eller fysisk uførhet. Yara har også fokus på å gi oss et arbeidsmiljø fritt for trakassering. Mens lovdefinisjoner kan variere fra et land til et annet, omfatter trakassering i Yara alle former for uønsket adferd rettet mot en annen person, både verbal, fysisk eller visuell, som: har som formål eller resultat å skape et truende, fiendtlig eller støtende arbeidsmiljø for den aktuelle personen, har som formål eller virkning å forstyrre vedkommendes arbeid eller på annen måte påvirke vedkommendes arbeidsmuligheter negativt. Yara vil ikke tolerere diskriminering eller trakassering og vil umiddelbart behandle rapporter om slik adferd gjennom sin granskningsprosess. Du oppfordres til å rapportere og håndtere alle mistenkte tilfeller av diskriminering eller trakassering som du er vitne til eller får kjennskap til. Husk at Yara ikke vil tolerere represalier mot dem som tar opp bekymringer, spørsmål eller klager i god tro. Spm Terri føler seg ikke vel med sin nye linjeleder som kom fra et annet Yara-kontor for tre måneder siden. Han snakker høyt og kommer ofte med bryske kommentarer som får Terri til å føle seg ille til mote. Terri har hørt at slik oppførsel var vanlig på hans tidligere arbeidsplass. Hun er redd for å si fra, men han skaper en negativ atmosfære for henne. Sv Terri har rett til og oppfordres til å protestere mot oppførsel som hun føler er upassende. Hvis hun ikke føler seg vel med å snakke med den nye linjelederen om problemstillingen, oppfordres hun til å søke råd fra sin HR-avdeling eller ringe Etikk Hotline. Interne ressurser Etikk Hotline Linjeleder HR-avdeling Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen Eksterne ressurser UN Global Compact 10 Yara

13 3. Tillit: Personlig integritet 3.2 Sikre etisk personlig adferd Det forventes at vi oppfører oss på en profesjonell og ansvarlig måte overfor våre forretningspartnere, kolleger og andre som vi har kontakt med på vegne av Yara. Dette omfatter å utvise sunn dømmekraft når vi er på forretningsreise for selskapet. Alle forretningsreiser må ha til hensikt å fremme Yaras interesser. Reiserelaterte utgifter må være rimelige, forsvarlige og i samsvar med gjeldende policyer. Vi anses å være på Yara-reise når våre aktiviteter kan forbindes med eller er i sammenheng med Yaras virksomhet. Når vi er på reise for Yara, må vi ikke besøke noe etablissement som kan virke negativt på Yaras omdømme, blant annet seksuelt orienterte steder eller beslektede miljøer. Vi må heller ikke kjøpe seksuelle tjenester for oss selv eller andre mens vi er på reise for Yara. For å sikre en sikker og rusfri arbeidsplass, må vi ikke være påvirket av rusmidler i arbeidstiden, mens vi oppholder oss på Yaras anlegg eller mens vi gjør forretninger på vegne av Yara. Rusmidler omfatter ulovlige rusmidler og alkohol. Vi må også avholde oss fra å bruke, eller oppfordre andre til å bruke disse midlene på en måte som kan sette brukeren, Yara eller noen av selskapets forretningspartnere i fare eller i et ufordelaktig lys. Begrensede mengder alkohol kan serveres og konsumeres når lokale skikker og/eller anledningen gjør det passende. Vi må aldri konsumere alkohol før eller mens vi betjener maskineri, kjører bil eller utfører andre operasjoner som er uforenlig med bruk av alkohol. Spm Bjørn har et lunsjmøte med en potensiell kunde for å diskutere en stor forretningsavtale. Den potensielle kunden bestiller en drink til Bjørn og ber ham jovialt om å delta i å feire partnerskapet deres. Er det OK for Bjørn å ta imot drinken? Sv Ja. Bjørn kan nyte en begrenset mengde alkohol fordi dette er en passende forretningsanledning. Han må imidlertid passe på at mengden er moderat og at han ikke vil gjøre noe på Yaras vegne som kan bli påvirket negativt av hans alkoholbruk. Spm Joes linjeleder skåler med ham i et selskap arrangert av Yara, selv om han vet at han ikke drikker alkohol. Dette er en lokal tradisjon og han føler seg utilpass ved å si nei foran kollegene. Hva bør han gjøre? Sv Uavhengig av et lands spesielle kulturelle normer tillater ikke Yara at vi oppfordrer andre til å bruke alkohol eller andre rusmidler. Å drikke alkohol er en personlig avgjørelse og det må ikke påtvinges noen, uavhengig av situasjonen. Hvis lederen insisterer, bør Joe kontakte sin lokale HR-avdeling, etikk- og compliance-avdeling eller Etikk Hotline for å rapportere saken. 3.2 Sikre etisk personlig adferd Yara 11

14 3. Tillit: Personlig integritet Spm Anjali skal på en forretningsreise til Paris i noen dager. Hun vil gjerne forlenge oppholdet over weekenden for å besøke en personlig venn. Forlengelsen av reisen vil ikke koste Yara noe. Representerer dette et problem? 3.2 Sikre etisk personlig adferd Sv Nei. Anjali vil ikke anses å være på forretningsreise for Yara hvis hun forlenger reisen med en privat tur, separat fra forretningsarrangementet og uten at det medfører kostnader for Yara. Yara respekterer vår rett til privatliv og hvordan vi velger å leve våre private liv. Interne ressurser Helse- og sikkerhetshåndbok Etikkportalen Etikk Hotline Linjeleder HR-avdelingen 12 Yara

15 3. Tillit: Personlig integritet 3.3 Fremme helse og sikkerhet på arbeidsplassen Vi er alle forpliktet til at helse og sikkerhet har høyeste prioritet på arbeidsplassen. Vi må drive virksomheten vår i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om helse og sikkerhet, samt selskapets policyer og prosedyrer. Vi må i tillegg arbeide for kontinuerlig forbedring av våre helse- og sikkerhetssystemer, opplæring og prosedyrer, slik at de oppfyller eller overgår kravene i bransjestandarder og lokale bestemmelser. Yara forventer at alle som besøker våre driftssteder, blant annet leverandører og besøkende, overholder våre helse- og sikkerhetspolicyer og prosedyrer. Leverandører forventes å gi sine ansatte tilstrekkelig og regelmessig opplæring i helse- og sikkerhetsspørsmål og handle i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder. Det kreves av alle som befinner seg på Yaras anlegg at de benytter egnet personlig verneutstyr. Vi må umiddelbart rapportere eventuelle ulykker, hendelser og nesten-ulykker og mulige usikre forhold, slik at det kan iverksettes tiltak for å unngå fremtidige ulykker eller skader. Yara vil fortsette å offentliggjøre sine helse- og sikkerhetsstatistikker for å fremme åpenhet om selskapets resultater på dette området. Spm Lauras linjeleder ber henne ofte om å arbeide raskere for å oppfylle en frist, selv om han vet at hun må hoppe over noen steg i prosedyren for å oppnå dette. Laura mener at at stegene hun hopper over sannsynligvis ikke vil forårsake noen ulykke, men hun er allikevel bekymret. Hva bør hun gjøre? Sv Vi er alle ansvarlige for å at sikkerhet har første prioritet. Laura bør diskutere bekymringen med lederen sin, og søke å komme frem til enighet om hvordan man sikrest oppfyller en frist uten å hoppe over steg i prosedyren. Hvis hun ikke føler seg vel med å diskutere spørsmålet med lederen sin, eller de ikke kan komme frem til en avtale, bør Laura søke hjelp i sin lokale HMSK-avdeling eller personen som er overordnet lederen sin. Husk at ulykker ofte forårsakes av at driftsprosedyrer ikke følges, samme hvor ubetydelige noen av stegene kan virke. Spm Lois, som er lagerarbeider, nærmer seg en truck for å hjelpe føreren med å losse en last med svovelsyre. Han ser at føreren har sandaler og kortbukser på. Hva bør han gjøre? Sv Louis bør rapportere forholdet til linjelederen sin. I tillegg bør Louis stoppe alle aktiviteter i forbindelse med truck og last og fortelle føreren at han ikke kan være på området. Truckførerens unnlatelse av å bruke verneklær ved lossing av farlige kjemikalier er uakseptabel. Alle arbeidstakere på anlegget, innleide så vel som egne ansatte, må følge og overholde Yaras helse- og sikkerhetspolicyer og prosedyrer. Interne ressurser Linjeleder Helse- og sikkerhetsstatistikk på Yaras intranett Sikkerhet først-videoer Helse- og sikkerhetshåndboken HMSK-avdeling E-post - HESQ@yara.com 3.3 Fremme helse og sikkerhet på arbeidsplassen Yara 13

16 3. Tillit: Personlig integritet 3.4 Deltakelse i opplæring og utvikling I Yara tror vi at deltakelse i utfordrende oppgaver og prosjekter er den beste måten å sikre karriereutvikling på. Som ansatte kan vi forvente tilbakemeldinger på våre resultater og vårt potensiale, konkurransedyktig avlønning, åpen kommunikasjon og en resultatkultur basert på våre kjerneverdier. 3.4 Deltakelse i opplæring og utvikling Vi har også krav på å få utvikle ferdighetene våre mens vi arbeider for Yara. Denne utviklingen kan ha mange former og omfatter blant annet opplæring på jobben og et stort antall kurs og programmer. Vår e-læringsplattform, Edvantage, inneholder mange kurs som er tilgjengelige for oss. De av oss som ikke har direkte tilgang til disse nettbaserte verktøyene bør gjøre seg kjent med tilgjengelige, lokale opplæringsverktøy. Årlige utviklingsplaner må skreddersys til våre individuelle behov og vårt erfaringsnivå. Yara har e-læringsverktøy for ledere som omhandler hvordan man skal diskutere og lede årlige medarbeidersamtaler. Det finnes også e-læringsverktøy for de øvrige ansatte, som blant annet behandler hvordan man gir og mottar konstruktive tilbakemeldinger. Når du som ansatt skal delta i en medarbeidersamtale, må du: Komme forberedt med en liste over hva du har oppnådd gjennom året Tenke gjennom lærings- og utviklingsmålene dine for neste år Tenke gjennom hva du kan gjøre for å forbedre ditt eksisterende arbeid Være klar til å motta konstruktiv kritikk Som leder må du: Gjennomgå Edvantage-opplæringsverktøyet om årlige medarbeidersamtaler Sørge for at du har satt av nok tid til å gjennomføre medarbeidersamtalen ved å sette av minst 45 minutter per ansatt Tenke kritisk gjennom den ansattes resultater Diskutere vekstområder og områder som trenger forbedringer Be den ansatte om tilbakemelding og oppmuntre til dialog under medarbeidersamtalen Snakke med din lokale HR-avdeling om du har spørsmål Konsulenter og leverandører som arbeider for Yara på langsiktig basis bør også få regelmessige medarbeidersamtaler med linjelederne sine. Selv om dette ikke skjer via den samme prosessen som gjelder for Yaraansatte, vil det gi begge partene mulighet til å gi viktige tilbakemeldinger. Spm Felipes leder tar ikke de årlige medarbeidersamtalene alvorlig og har utsatt møtet hans flere ganger. Da de endelig kunne møtes, hadde lederen hans kun satt av 15 minutter til hele møtet. Felipe er ikke tilfreds med denne situasjonen, men er usikker på hva han bør gjøre. Sv Yara anser de årlige medarbeidersamtalene som en viktig del av en ansatts utvikling. Vi anbefaler at det settes av minst 45 minutter per ansatt til medarbeidersamtalen. Felipe bør be linjelederen sin om å planlegge en ny medarbeidersamtale, hvor han har mer tid til å diskutere. Hvis Felipe føler at han ikke blir tatt alvorlig av linjelederen sin, bør han diskutere problemet med sin lokale HR-avdeling. Interne ressurser Linjeleder HR-avdelingen Edvantage-opplæringsverktøy 14 Yara

17 3. Tillit: Personlig integritet 3.5 Beskytte personopplysninger Vi må alle ta ansvar for å ivareta personvernet til våre kolleger ved å beskytte personopplysningene deres. Vi må også beskytte de personopplysningene som er gitt oss av kunder og forretningspartnere. Det er vårt så vel som selskapets ansvar å beskytte slik informasjon mot misbruk, tyveri, feilaktig eller annen ulovlig bruk. Ved innsamling av andre personers personopplysninger må vi alltid ivareta personvernet deres ved kun å innhente og oppbevare opplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning. Vi må også sørge for å beskytte og begrense uautorisert tilgang til personopplysinger. Hvis det ikke er gitt særlig tillatelse til det, må bare de av oss som arbeider med forretningstransaksjoner, kundepleie og personalsaker behandle personopplysninger. Spm Frank legger merke til at HR-lederen hans ofte tilfeldig etterlater kopier av personalmapper på kopieringsmaskinen. Frank ønsker ikke å blande seg i det, men vet at det er galt. Hva bør han gjøre? 3.5 Beskytte personopplysninger Sv Hver enkelt av oss har et ansvar for å ivareta personvernet til våre kolleger. Personalmapper må aldri etterlates liggende rundt. Frank bør levere mappene til HR-lederen sin. Siden dette er noe som gjentar seg, bør han snakke med HR-lederen om problemet. Hvis han ikke føler seg komfortabel med å gjøre dette, bør Frank ta opp spørsmålet med linjelederen sin eller en annen etikkressurs (se nedenfor). Interne ressurser Etikkportalen Etikk-Hotline Etiske retningslinjer Linjeleder HR-avdelingen Yara 15

18 3. Tillit: Personlig integritet 3.6 Støtte til lokalsamfunnene 3.6 Støtte til lokalsamfunnene Yara ser på selskapets samfunnsansvar som en viktig del av selskapets strategi, og har iverksatt tiltak for å kunne påvirke globale spørsmål i positiv retning. Ved å arbeide for Yara, har hver av oss en forpliktelse til å gjøre sitt beste for å bedre de lokale samfunnsforholdene der vi driver våre virksomheter. Hver og én av oss må ta hensyn til virkningene som våre forretningsaktiviteter har på lokalsamfunnene. Vi vil være åpne og engasjere oss konstruktivt i alle spørsmål som gjelder virkningene av våre produkter, tjenester eller operasjoner i lokalsamfunnene våre. Personlige donasjoner til veldedige formål Som individer oppfordres vi til å støtte lokale veldedige formål, enten det gjelder støtte med penger eller ting, frivillig arbeid eller teknisk assistanse. Men det er viktig at vi sørger for at våre personlige bidrag ikke anses som bidrag fra eller støttet av Yara. Donasjoner til veldedige formål - på selskapsnivå, nasjonalt og lokalt Yara yter tre typer veldedige donasjoner på selskapsnivå, nasjonalt og lokalt. På selskapsnivå støtter vi veldedige formål som er tilknyttet vår kjernevirksomhet: Bærekraftig landbruk og et renere miljø. Selskapets bidrag besluttes av konsernledelsen på grunnlag av forslag fra kommunikasjonsavdelingen. På nasjonalt nivå, uavhengig av land, tar våre veldedige donasjoner hovedsakelig sikte på å posisjonere Yara som en ansvarlig bransjeleder og bygge bevissthet om våre operasjoner i det aktuelle landet. Nasjonale initiativer besluttes av den nasjonale ledelsen, som for eksempel landsjefer, med støtte fra kommunikasjons- og HR-avdelingene. På lokalt nivå støtter Yara mange ulike initiativer. Slike initiativer behøver ikke bare omfatte formål tilknyttet vår kjernevirksomhet, men også sosiale, utdanningsmessige eller andre formål som er til fordel for lokalsamfunnene som vi opererer i. Beslutninger om lokale bidrag tas av lederen av den lokale forretningsenheten. Personen eller gruppen som tar beslutning om en donasjon er ansvarlig for å etablere en kontrollprosess for å hindre at det oppstår interessekonflikter (se punkt 4.6). De må også regelmessig følge opp donasjoner for å sikre ansvarlighet og åpenhet. Den som tar beslutningen må dessuten sikre at donasjoner ikke brukes til, eller kan oppfattes som, bestikkelser eller korrupsjon. 16 Yara

19 3. Tillit: Personlig integritet Hvis du ønsker at Yara skal gi bidrag som selskap, nasjonalt eller lokalt, må du: Sørge for at bidragene ikke er ment å påvirke myndighetshandlinger eller sikre at det oppnås urettmessige fordeler for Yara Aldri bruke din posisjon i Yara til å påvirke resultatet av en anmodning om bidrag hvis det ikke er i Yaras interesse Aldri bli involvert i beslutningsprosesser om bidrag som du selv har anbefalt Informere kommunikasjonsavdelingen om lokale bidrag, slik at Yara kan koordinere og fremheve våre bidrag for offentligheten Du kan finne mer informasjon om vår strategi og våre initiativer for samfunnsansvar på Spm Maria har blitt personlig involvert i et program i Vietnam som støtter utvikling av lokale fødesentre i området. Maria ønsker å anmode om at Yara gir en donasjon til dette programmet. Hvordan bør hun gjøre dette? Sv Maria bør først fremlegge anmodningen for sin lokale forretningsenhet. Et slikt prosjekt vil bli ansett som et lokalt prosjekt fordi det ikke er direkte tilknyttet til vår kjernevirksomhet, bærekraftig landbruk og et renere miljø. For å unngå at det kan oppstå en interessekonflikt, bør Maria ikke engasjere seg i beslutningsprosessen om bidraget. Spm Mikko administrerer den lokale enhentens samfunnsdonasjoner. Enheten ønsker å støtte en liten veldedig organisasjon, så han ber om økonomiske opplysninger om organisasjonen. Dessverre kan de ikke gi slik opplysninger på grunn av mangel på ressurser. Kan Yara allikevel foreta en donasjon til dem? Sv Nei. Yara forventer av alle partnere, uavhengig av størrelse, at de er i stand til å fremlegge grunnleggende informasjon om virksomhetens økonomi og drift. Dette er viktig for å kunne sikre at den mulige partneren driver en legitim virksomhet og at partneren kan og vil bruke eventuelle tildelte midler som forutsatt. Hvis Mikko eller kollegene føler at det er et viktig veldedig formål, kan de engasjere seg personlig i organisasjonen på fritiden sin. Interne ressurser Bærekraftsiden på Yaras nettsted Etikkportalen Håndtere interessekonflikter (punkt 4.6) Sikre et godt forhold myndighetene Politiske bidrag (punkt 4.12) Linjeleder Kommunikasjonsavdelingen Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen 3.6 Støtte til lokalsamfunnene Yara 17

20 3. Tillit: Personlig integritet 3.7 Sikre bærekraftig utvikling 3.7 Sikre bærekraftig utvikling Yara har en global tilnærming til selskapets samfunnsansvar, med en strategi som er basert på kobling av kjernevirksomheten til fire globale hovedutfordringer: Energi, klima, matforsyning og helse. I kjernen av Yaras totalstrategi ligger begrepet bærekraftig forretningsutvikling som er en måte å utføre forretningsaktiviteter basert på god ledelse, økonomiske resultater, miljøhensyn og et aktivt forhold til selskapets hovedinteressenter. Som organisasjon arbeider vi for å kartlegge og måle virkningene av våre operasjoner og produkter på det lokale og globale miljøet, blant annet i forhold til klimaendringer. Vi vil fortsette å overvåke og sette mål for å redusere vår miljøpåvirkning. Yara krever at vi anstrenger oss for å beskytte miljøet og skape miljøvennlige løsninger i vår egen virksomhet. Vi må holde oss oppdatert om, overholde og anstrenge oss for å overgå bransjestandarder og gjeldende miljølover og -forskrifter. Forretningsenhetene må rapportere nøyaktige miljøstatistikker slik at Yara kan gi fullstendig og riktig informasjon til offentligheten. Som del av forpliktelsen om bærekraftig forretningsutvikling fokuserer Yara også på prinsippet om bærekraftig landbruk. Denne strategien innebærer å støtte landbruksaktiviteter som ikke påfører irreversibel skade på økosystemet vårt. Dette innebærer blant annet støtte til bærekraftig landbruk og ulike former for støtte for å sikre utviklingen i lokalsamfunn der vi har virksomhet. Spm Naomi lærte nylig om en ny organisasjon som ble etablert for å støtte bærekraftig utvikling i hjemland sitt. Kan hun delta og hvordan kan hun engasjere seg? Sv Yara oppmuntrer til deltakelse i organisasjoner som er engasjert i bærekraftig utvikling. Før hun melder seg inn i organisasjonen bør Naomi snakke med linjelederen sin og HMSK-avdelingen for å undersøke om dette passer inn i vår strategi, og om Yara allerede deltar i dette eller tilsvarende initiativ. Hvis Yara allerede deltar, kan hun bruke den eksisterende informasjonen og nettverket til å bidra til organisasjonen. Hvis ikke, kan hun diskutere med linjelederen og HMSKavdelingen om vi skal delta. Kommunikasjonsavdelingen må også informeres hvis Yara bestemmer seg for å melde seg inn i organisasjonen. Interne ressurser Helse- og sikkerhetspolicy Miljøpolicy Linjeleder HMSK-avdelingen Yara arbeider også med å bidra til å øke produktiviteten i landbruket, og til mer effektiv arealutnyttelse. På andre områder kutter Yara utslippene fra egne produksjonsanlegg og gjør denne teknologien kommersielt tilgjengelig, for eksempel ved å tilby produkter som reduserer utslipp fra kjøretøyer og andre miljøløsninger for industrien. 18 Yara

21 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Ansvarlig forretningspraksis gir grunnlag for tillit mellom Yara og våre forretningspartnere, aksjonærer, kunder og lokalsamfunn. Det er Yaras målsetting å ha tillit blant alle disse interessegruppene. Vi må derfor gjennomføre forretningsaktivitetene våre med integritet, og alltid ta ansvar for måten vi driver våre aktiviteter på. 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis

22 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.1 Respekt for menneskerettighetene Yara har forpliktet seg til å respektere menneskerettighetene i hele vår virksomhet og leverandørkjede. Yara støtter UN Global Compact og FNs menneskerettighetserklæring og arbeider for å styrke og befeste disse prinsippene i hele organisasjonen. Yara offentliggjør resultatene på disse områdene i samsvar med det globale rapporteringsinitiativet, Global Reporting Initiative, og rapporteringsforpliktelsene i UN Global Compact. 4.1 Respekt for menneskerettighetene Yara forventer at vår egen virksomheten så vel som våre forretningspartnerne overholder arbeidsmiljølovgivningen som gjelder i landene hvor vi har virksomhet, derunder lover som gjelder barne- og tvangsarbeid. Vi er opptatt av å kunne samarbeide med ansvarlige forretningspartnere som streber etter å overholde høye standarder for etisk adferd. Vi forventer også at våre partnere behandler sine ansatte og leverandører rettferdig, og med verdighet og respekt. Yara fordømmer barnearbeid og tillater ikke slik adferd på noen av driftsstedene sine. Selskapet har også et sterkt fokus på å oppdage og eliminere bruk av barnearbeid hos forretningspartnere og leverandører, uavhengig av om slik praksis er tillatt i lokal lovgivning. I Yara bruker vi den samme definisjonen av barnearbeid som UNICEF og den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO). Generelt anser vi at personer under 16 år som arbeider er barnearbeidere, og vi vil ikke tillate at personer under 16 år arbeider i våre virksomheter. Hvis du har spørsmål om menneskerettigheter i forbindelse med virksomheten vår eller hos noen av våre partnere, må du søke veiledning umiddelbart. Spm Espen er leder i et land hvor barnearbeid er vanlig. Han har lagt merke til at gartnerne av og til ansetter barn for å arbeide på anlegg hos Yara. Hva bør han gjøre? Sv Hvis Espen ser et barn som han tror er under 16 år, arbeider på anlegget, må han straks stoppe barnet i arbeidet og be vedkommende dokumentere alderen sin. Han må også kontakte linjelederen sin, den regionale compliance-koordinatoren eller etikk- og complianceavdelingen for å rapportere forholdet. Interne ressurser Etikk Hotline Etikkportalen Etiske retningslinjer Linjeleder Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen Eksterne ressurser FNs menneskerettighetserklæring UN Global Compact UNICEFs nettsted Det globale rapporteringsinitiativet (GRI) ILOs konvensjon om minimumsalder nr. 138 NHO menneskerettigheter fra et industrielt og forretningsperspektiv 20 Yara

23 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.2 Bekjempe korrupsjon Vi må aldri delta i korrupsjon, verken direkte eller via mellommenn. Fordi Yara har sitt hovedkontor i Norge, må vi overholde norsk antikorrupsjonslovgivning så vel som lokal lovgivning i landene vi driver virksomhet. Den norske antikorrupsjonslovgivningen er én av de strengeste i verden og gjelder alle selskaper og enkeltpersoner som handler på vegne av Yara, uavhengig av deres nasjonalitet og landet de gjør forretninger i. Som selskap kan Yara forfølges rettslig for overtredelser av loven, selv om ingen enkeltperson blir straffet for overtredelsen. Andre konsekvenser for Yara kan omfatte erstatningsansvar, tap av forretningsmuligheter og et ødelagt omdømme. Enkeltpersoner som er engasjert i korrupsjonshandlinger kan også utsettes for erstatnings- og strafferettslig ansvar. Det er mange typer av urettmessige fordeler som kan falle inn under korrupsjonsbegrepet. Les følgende punkter i Etikkhåndboken for mer informasjon: Unngå smøring (punkt 4.3) Fremme økonomisk ansvar og åpenhet (punkt 4.9) Gaver og sammenkomster (punkt 4.4) Sikre et godt forhold til myndighetene Politiske bidrag (punkt 4.12) Kontakt juridisk avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen for å få mer informasjon hvis du har spørsmål. Korrupsjon foreligger når en person krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel eller belønning i kraft av sin stilling, posisjon eller sitt oppdrag. Som en generell regel anses en fordel som utilbørlig hvis den kan påvirke, eller oppfattes å kunne påvirke, mottakerens evne til å foreta objektive forretningsbeslutninger. Eksempler på utilbørlige fordeler omfatter kontanter, dyre gaver og reiser. Andre eksempler er mer indirekte, som for eksempel lån på gunstige betingelser, studieplasser og jobbtilbud. Det er viktig å legge merke til at bestemmelsene i norsk lovgivning gjelder både personen som gir og personen som mottar den utilbørlige fordelen. Det er ikke noe krav at foredelen faktisk får mottakeren til å handle på en bestemt måte, men tilstrekkelig at den kan oppfattes å påvirke mottakeren. Det må med andre ord være en kobling mellom den urettmessige fordelen som mottas, og mottakerens stilling eller posisjon. Alle våre forretningsbeslutninger må derfor tas på grunnlag av en uavhengig vurdering, og må aldri påvirkes av privat nytte eller fordel. 4.2 Bekjempe korrupsjon Så langt det er mulig må vi også forsikre oss om at våre forretningspartnere, som f.eks. joint venture-partnere, leverandører, distributører og innleid arbeidskraft aldri tilbyr eller mottar noen form for urettmessig fordel når de handler på vegne av Yara. Yara 21

24 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.3 Unngå smøring Spm Yara er interessert i å investere i en ny fabrikk i et land i Asia. Den lokale guvernøren, som vil være engasjert i å tildele nødvendige lisenser til fabrikken, planlegger en sommerferie i Europa. Guvernøren, David, spør om han og hans familie kan bo i ett av gjestehusene til Yara i Europa. Dette vil representere ubetydelige utgifter for Yara, og David vil utvikle en nærmere tilknytning til selskapet. Er et slikt opplegg akseptabelt? Sv Nei. Denne personlige fordelen gis til David i hans egenskap som guvernør. Det finnes ikke noe legitimt forretningsformål bak dette opplegget som kan oppfattes som egnet til å påvirke Davids fremtidige beslutning om å gi lisenser til Yara. Arrangementet vil kunne anses som korrupsjon etter norsk lov. Interne ressursers Etikk Hotline Etikkportalen Linjeleder Juridisk avdeling Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen Eksterne ressurser OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper OECDs konvensjon om bekjempelse av bestikkelser av utenlandske offentlige tjenestemenn i internasjonale forretningstransaksjoner Det internasjonale handelskammerets regler om adferd for å bekjempe utpressing og bestikkelser (ICC) Transparency International Forretningsprinsipper for bekjempelse av bestikkelser FNs antikorrupsjonskonvensjoner Norsk antikorrupsjonslovgivning 4.3 Unngå smøring Smøring blir ofte beskrevet som en betaling til en utenlandsk offentlig ansatt for å få denne personen til å utføre eller påskynde en rutinemessig, offentlig handling, som for eksempel å behandle dokumenter og utstede tillatelser. For å karakteriseres som smøring, må betalingen være relativt beskjeden i forhold til de lokale, økonomiske forholdene og bli gitt for en rutinetjeneste som mottakeren av betalingen er forpliktet til å utføre. Betalingen må i tillegg ikke være beregnet på å påvirke resultatet av den offentlige ansattes handling, men bare sørge for at den utføres i rett tid. Yara betrakter smøring som en form for korrupsjon og har en streng policy for å fjerne slike betalinger fra vår egen virksomhet og fra virksomheten til våre forretningspartnere. Yara innser at man i enkelte situasjoner kan bli bedt om å foreta betalinger i form av smøring for å få utført helt nødvendige handlinger. Slike betalinger kan også være nødvendige for å sikre helse og sikkerhet for våre kolleger eller andre. Det forventes av oss at vi gjør vårt ytterste for å bekjempe all form for smøring. Vi kan bare foreta slike betalinger som en siste utvei når det er tillatt etter lokal lovgivning og forutsatt at alle andre alternativer har vært forsøkt for å unngå betalingen. Dersom man opplever problemstillingen, må man etablere en plan for å unngå slike betalinger i fremtiden. Yara er villig til å bruke betydelige kostnader, tid og innsats for å unngå å måtte betale smøring, og arbeider aktivt for å avskaffe alle former for slike betalinger i tilknytning til virksomheten. Vi må dokumentere all smøring, uavhengig av beløpets størrelse og sende inn kopi til etikkog compliance-avdelingen. I størst mulig grad må vi også sørge for at våre forretningspartnere ikke driver med smøring på vegne av Yara. Vi vil oppfordre dem til å unngå og dokumentere alle krav om smøring og sørge for at de er opplært til å håndtere slike situasjoner hvis de oppstår. Hvis de fortsetter å foreta urettmessige betalinger, vil Yara avslutte forholdet til dem. Hvis du har noen spørsmål eller problemstillinger må du søke veiledning fra juridisk avdeling eller etikk- og complianceavdelingen, søke mer informasjon på Etikkportalen eller benytte Etikk Hotline. 22 Yara

25 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Spm Alexander har ventet i flere dager på noe viktig utstyr som skal leveres til havnen. Hver dag som utstyret forsinkes, koster Yara USD. Når det endelig ankommer, krever den lokale tolltjenestemannen 50 USD fra Alexander for å godkjenne utstyret. Hva bør han gjøre? Sv Alexander bør følge disse trinnene: Spørre den lokale tolltjenestemannen hvorfor han krever 50 USD Prøve å overbevise tjenestemannen om at betalingen er unødvendig og strider mot Yaras regler Vurdere å involvere tjenestemannens leder Gjøre det klart at denne betalingen vil påvirke fremtidige forretningsforhold med Yara Hvis mulig, innhente godkjennelse fra juridisk avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen Hvis betalingen godkjennes, be tjenestemannen om dokumentasjon på transaksjonen Interne ressurser Etikk Hotline Etikkportalen Linjeleder Juridisk avdeling Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen Eksterne ressurser FNs konvensjon mot korrupsjon OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper OECDs konvensjon om bekjempelse av bestikkelse av utenlandske offentlige tjenetemenn i internasjonale forretningstransaksjoner Det internasjonale handelskammerets regler om adferd for å bekjempe utpressing og bestikkelser (ICC) Transparency International Forretningsprinsipper for bekjempelse av bestikkelser Norsk antikorrupsjonslovgivning Alexander må også, i samarbeid med linjelederen og etikk- og compliance-avdelingen, sørge for å utarbeide en konkret plan for å unngå slike situasjoner i fremtiden. Hvis han har flere spørsmål i denne prosessen, oppfordres han til å kontakte juridisk avdeling eller etikkog compliance-avdelingen. 4.3 Unngå smøring Yara 23

26 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.4 Gaver og sammenkomster 4.4 Gaver og sammenkomster Utveksling av gaver og sammenkomster med kunder og forretningspartnere kan bidra til å bygge gode forbindelser, og er et lovlig og verdifullt element i måten vi driver virksomheten på. Enkelte gaver og sammenkomster kan imidlertid representere upassende påvirkning, eller kunne oppfattes som upassende påvirkning. Slike ytelser kan også anses som ulovlige bestikkelser som skader Yaras omdømme og fører til straffeansvar for Yara og de involverte. Vi må derfor alltid utvise forsiktighet og følge Yaras policyer når vi gir eller mottar gaver, og arrangerer eller deltar i sammenkomster. Selv om det er viktig å ta hensyn til kulturelle og lokale normer, må vi ikke la kulturelle eller lokale tradisjoner overstyre vår etiske dømmekraft. Vi forventes å kjenne til og overholde gjeldende, aktuelle regler når det gjelder gaver, sammenkomster og reiser, uavhengig av hvor i verden vi driver vår virksomhet. Gaver Å gi og motta små, personlige gaver er ofte tradisjonsbestemt og en del av den lokale kulturen. Generelt er gaver tillatt uten forhåndsgodkjennelse fra en linjeleder hvis den ikke er for stor eller hyppig, og den er tillatt etter lokal lovgivning. Om en gave er stor eller hyppig vil være relativt i forhold til lokale forhold. Det anbefales å gi reklameartikler eller minnegaver, som typisk er merket med Yara-logoen. Gaver uten Yara-logoen som overskrider en verdi på 75 USD er alltid stor, og krever forhåndsgodkjennelse av linjeleder. For å sikre åpenhet, bør godkjennelsen være skriftlig. Følgende gaver er aldri akseptable: Gaver uten Yara-logo som må ansees som stor eller hyppig Gaver til parter som er involvert i en anbuds- eller tilbudsprosess Gaver som tilbys mot en gjenytelse Pengegaver (kontanter, kuponger, gavekort etc.) Alt som er ulovlig, uanstendig eller som strider mot Yaras verdier og holdninger, eller som på annen måte kan påvirke Yaras omdømme negativt Gaver som du betaler for personlig for å unngå å rapportere eller innhente godkjennelse for Generelt kan du akseptere en gave til en verdi av over 75 USD som en engangsforeteelse hvis avvisning eller retur av gaven vil virke fornærmende eller skade forretningsforholdet. Vii må imidlertid gjøre forretningskontakten klar over Yaras policy slik at lignende situasjoner unngås i fremtiden. Vi bør også dele gaven med våre kolleger dersom dette er mulig og passende. Sammenkomster og reiser Sammenkomster kan ha mange former og omfatter arrangementer som måltider, konserter, sportsbegivenheter, jaktturer og golfutflukter. Å tilby eller akseptere deltakelse i sammenkomster kan være en akseptabel og lovlig del av virksomheten vår. Å gjøre dette må imidlertid ikke fremstå som urettmessig påvirkning mellom partene. Våre forretningsbeslutninger skal være basert på upartiskhet og lojalitet til selskapet, og ikke på personlig lojalitet fordi man har deltatt i en sammenkomst. 24 Yara

27 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Følg disse reglene når du tilbyr eller mottar tilbud om deltakelse i sammenkomster i sammenheng med Yaras virksomhet: Sammenkomsten må godkjennes av linjelederen Med unntak av måltider eller mottakelser må den inneholde et element av informasjon eller opplæring, som kan være formell eller uformell, avhengig av situasjonen Den må ikke være overdreven og må gjenspeile Yaras verdier, forretningsformålet og anledningen Den må unngås i anbuds- eller tilbudsprosesser (en sammenkomst for å feire etterpå kan godt være passende) Med unntak av lokale reiser (flyturer på under fire timer anses generelt som lokale ) som er del av et besøk, betaler vi alltid våre egne reiser og skal ikke betale for eksterne parter, hvis ikke den lokale reisen: 1. er en del av et kontraktsmessig eller en forhåndsavtalt godtgjørelse eller incentivarrangement eller 2. inneholder et nødvendig og legitimt informasjonsopplegg, som f.eks. et fabrikkbesøkunder pågående kontraktsforhandlinger. De generelle retningslinjene over er ikke uttømmende. Vi må alltid bruke sunn dømmekraft og vurdere Yaras omdømme som den endelige retningslinjen for gaver og sammenkomster. Offentlig ansatte Vi må utvise ekstra forsiktighet når vi tilbyr gaver og deltakelse i sammenkomster til offentlig ansatte. Som en generell regel må vi aldri tilby offentlig ansatte gaver eller deltakelse i sammenkomster for å oppnå en tillatelse, lisens eller andre fordeler. Det kan imidlertid være akseptabelt å dekke reisekostnader og andre kostnader for en offentlig tjenestemann i visse situasjoner. Vi kan for eksempel dekke kostnader for at en offentlig tjenestemann foretar et besøk på en fabrikk eller forsøksstasjon for godkjennelsesformål eller deltar på en konferanse eller et arrangement som arrangeres av Yara. Før det tilbys gaver og deltakelse i sammenkomster til offentlige tjenestemenn, må du alltid søke veiledning fra juridisk avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen. Spm Micah har arbeidet med sin største distributør i nesten 20 år. Yara har alltid betalt for distributørens flyreiser fra USA til våre anlegg i Norge. Nå som Yaras policy er endret, må Micah fortelle distributøren at de må betale sine egne flybilletter hvis de ønsker å ha møter med ham i Norge. Han er redd for at det vil skade forretningsforholdet å fortelle ham dette. Hva bør han gjøre? Sv Micah må informere distributøren om at Yara nylig har innført en global policy for hele selskapet for å begrense alle aktiviteter som kan fremstå som upassende, og at dette er et preventiv tiltak. Hvis Micah føler at det å betale for distributørens flyreise til Norge er viktig og relevant for Yaras virksomhet, må han få det avtalt skriftlig i distribusjonsavtalen. Micah må kontakte linjelederen eller etikk- og compliance-avdelingen før noe slikt avtales. Spm I Ruths land er det å utveksle gaver en viktig tradisjon ved høytider og ved andre anledninger. Hun mottok nylig en flott gavekurv med sjokolade og ost fra en leverandør som ønsker å gjøre forretninger med Yara. Gaven overskrider sannsynligvis den veiledende grensen på 75 USD. Hva bør Ruth gjøre? Sv Denne situasjonen krever kulturell innsikt og følsomhet. Generelt kan Ruth akseptere gaven som en engangsforeteelse, selv om den har en verdi på over 75 USD, hvis avvisning eller retur av gaven vil virke fornærmende eller skade forretningsforholdet. Men hun må sørge for at forretningskontakten er klar over vår policy for å hindre at problemstillingen dukker opp på nytt. Ruth bør dele innholdet i gavekurven med kollegene på kontoret dersom dette er mulig. Interne ressurser Etikkportalen Brevmal Avvisning av gaver om gaver og deltakelse i sammenkomster Linjeleder Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen 4.4 Gaver og sammenkomster Yara 25

28 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere 4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere Det er ikke tilstrekkelig at vi driver vår egen virksomhet på en etisk forsvarlig måte. Som et globalt selskap påvirkes Yaras omdømme også av den etiske standarden til våre forretningspartnere, blant annet våre agenter, distributører, joint venture-partnere og leverandører. Vi er forpliktet til å være en del av en ansvarlig og etisk forsvarlig leveransekjede. Vi vil arbeide for å forbedre prosessene våre for å nå dette målet. Yara forventer at vi gjennomfører en forsvarlig etisk due diligence på alle potensielle forretningspartnere. Så langt det er mulig vil vi også følge opp våre partnere på dette området. Det forventes også at vi gjennomfører en etisk evaluering av beslutningene vi tar når det gjelder disse partnerene (se under Spørsmål og Svar nedenfor for å få informasjon om etisk due diligence). Yara er ansvarlig for det vi med rimelighet kan påvirke i vår forsyningskjede. Selv om vi ikke er i stand til å kontrollere måten våre forretningspartnere driver sin virksomhet på, kan vi kontrollere om vi skal gjøre forretninger med dem eller ikke. Det er derfor i Yaras interesse å oppfordre eller bidra til å heve den etiske standarden hos våre forretningspartnere. Vi må i tillegg oppfordre våre forretningspartnere til å lese og forstå våre etiske standarder ved å gjøre dem oppmerksomme på vår Code of Conduct. Dette gjelder spesielt: Agenter og distributører For Yaras agenter eller andre som handler på Yaras vegne må Yaras standarder, så langt som mulig, gjelde i full utstrekning. Dette kan oppnås ved å integrere vår Code of Conduct i kontraktsforholdet mellom Yara og agenten. Det er mange måter å gjøre dette på, og juridisk avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen kan gi hjelp og råd om passende ordlyd. Joint Ventures og andre former for partnerskap I et joint venture eller partnerskap som Yara har kontroll og ledelse over, må Yaras standarder gjelde i størst mulig grad. Hvis Yara ikke har kontroll, må i det minste enkelte minimumsstandarder og revisjonsrett forhandles frem og dokumenteres mellom partene, fortrinnsvis i joint ventureavtalen. Juridisk avdeling må involveres når man forhandler frem slike avtaler. For eksisterende partnerskap må slike bestemmelser vurderes på et tidligst mulig stadium, og senest ved reforhandling eller fornyelse av partnerskapet. Leverandører Våre leverandører må gjøres uttrykkelig oppmerksomme på våre etiske forpliktelser. Dette kan gjøres på forskjellige måter. Som et minimum må leverandøren eller distributøren gjøres oppmerksom på vår Code of Conduct. Vi må også engasjere leverandøren i direkte dialog for å forklare våre etiske standarder og forpliktelser. Vi må arbeide aktivt for å endre eventuell uetisk adferd fra leverandørens side, og leverandøren må gis rimelig mulighet til å endre sin praksis. Hvis den uetiske adferden fortsetter, vil vi avslutte forretningsforholdet. Hvis du har spørsmål om forholdet til våre leverandører eller andre partnere, oppfordres du til å ringe Etikk-Hotline eller bruke noen av de andre verktøyene som finnes på Etikkportalen. Hvis du ønsker mer informasjon om etisk due diligence eller risikovurderinger, kan du besøke Etikkportalen eller kontakte etikk- og compliance-avdelingen 26 Yara

29 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Eksempeltekst for kontrakter og innkjøpsordrer: [Leverandøren/Agenten/Distributøren/Kunden] må bruke standarder for forretningsadferd ved utførelse av sin virksomhet som er i samsvar med Yaras [Code of Conduct]. Denne er tilgjengelig på eller kan fås ved henvendelse til Yara fra [Leverandøren/Agenten/Distributøren/ Kunden]. Manglende etterlevelse av prinsippene i [Code of Conduct] fra [Leverandørens/Agentens/Distributørens/ Kundens] side gir Yara rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning og uten erstatningsansvar. Interne ressurser Retningslinjer for joint venture-operasjoner Innkjøpsbestemmelser for Yara Etikk-Hotline Etikkportalen Etiske retningslinjer Linjeleder Juridisk avdeling Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen Spm Hvordan utfører jeg etisk due diligence? Sv En form for etisk due diligence må alltid være en del av forholdet til en ny forretningspartner. Formålet med en etisk due diligence er å evaluere risikoen ved et samarbeid med den potensielle partneren. Å gjennomføre en due diligence kan være meget enkelt eller meget komplisert, avhengig av størrelsen på partneren, type partnerskap og transaksjon. Eksterne ressurser Det norske Utenriksdepartementet Stortingsmelding nr. 10 til Stortingen (2008 / 2009) FNs menneskerettighetserklæring UN Global Compact ILOs konvensjon nr. 138 For mindre selskaper må du utføre et grunnleggende internett-søk om partnerens selskap og eierne og få referanser fra flere av kundene deres. Hvis det er mulig, bør du også sørge for at kontrakter med selskapet uttrykkelig angir at selskapet må overholde gjeldende lovgivning. Kontrakten må også uttrykkelig angi at barnearbeid eller tvangsarbeid ikke benyttes i selskapets drift. Oppgi en referanse til Yaras Code of Conduct i kontrakten. For større selskaper må du utføre et generelt internett-søk og et mer detaljert søk om selskapet og eierne. Be om referanser fra flere av kundene eller forretningsforbindelsene deres. Du må også sørge for at eventuelle kontrakter med selskapet uttrykkelig erklærer at det vil overholde gjeldende lovgivning, spesielt når det gjelder barnearbeid og tvangsarbeid, og at selskapet vil gjøre seg kjent med Yaras Code of Conduct (se eksemplene over). En kopi av eller en lenke til Code of Conduct må tas med i kontrakten som referanse. 4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere Etikk- og compliance-avdelingen har en liste med verktøy, med blant annet forslag til kontraktsbestemmelser og detaljerte søkeverktøy som kan støtte deg i dette arbeidet. I tillegg ber vi deg om å besøke Etikkportalen for å få en mer detaljert sjekkliste for due diligence. Yara 27

30 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.6 Håndtering av interessekonflikter Det er sannsynlig at vi i løpet av arbeidet vårt for Yara vil kunne oppleve en interessekonflikt. En interessekonflikt foreligger når våre private interesser kommer i konflikt med, eller synes å komme i konflikt med, Yaras interesser. En interessekonflikt er ikke nødvendigvis et problem. Den er bare et problem hvis du ikke opplyser om den, men handler ut fra personlige interesser (eller noen andres personlige interesser). Vi må være nøye med å sørge for at våre profesjonelle handlinger eller beslutninger aldri (og aldri synes å være) påvirket av personlige interesser. For å unngå interessekonflikter, må du: 4.6 Håndtering av interessekonflikter Forholde deg til kunder og forretningspartnere på en profesjonell og objektiv måte Alltid ta beslutninger som er i Yaras, kundenes og forretningspartnernes interesse Søke veiledning fra din linjeleder før du tar beslutninger som kan skape interessekonflikter eller hvis du er i tvil om det foreligger en interessekonflikt Fremfor alt er åpenhet nøkkelen for å unngå interessekonflikter. Hvis du føler at du er i en faktisk eller potensiell interessekonflikt, må du derfor straks rapportere dette til linjelederen din, den regionale compliancekoordinatoren eller etikk- og compliance-avdelingen. Linjelederen skal dokumentere all kommunikasjon om en faktisk eller potensiell interessekonflikt. Du må ikke delta i beslutningsprosessen dersom det foreligger en interessekonflikt som du er involvert i. Det finnes mange former for interessekonflikter. Følgende er noen situasjoner hvor det kan oppstå interessekonflikter: Å lede eller rekruttere familiemedlemmer eller nære venner (et familiemedlem omfatter ektefelle, partner, foreldre, barn, søsken, kusiner og fettere, nevøer og nieser, tanter, onkler, besteforeldre, barnebarn og inngiftede slektninger) Å ha økonomiske interesser i forretningspartnere, konkurrenter eller kunder Å være styremedlem i et selskap med økonomisk formål uten Yaras godkjennelse Å ha bijobber utenfor Yara, hvor interessene i den aktuelle jobben er i konflikt med dine evner til å utføre dine plikter for Yara Å ha familiemedlemmer som arbeider eller utfører tjenester for en konkurrent, kunde eller forretningspartner Å arbeide med en avtale som involverer en konkurrent eller forretningspartner som du, et familiemedlem eller noen andre personer som du har et nært forhold til, har en direkte eller indirekte økonomisk interesse i Hvis du er i tvil om en situasjon representerer en interessekonflikt, må du søke veiledning fra linjelederen din eller fra etikk- og compliance-avdelingen. 28 Yara

31 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Spm Brian er leder og hans ansatt, Todd, kom til ham og meddelte en interessekonflikt. Hva bør han gjøre? Sv For å håndtere situasjonen: 1. Hvis Brian er usikker på om interessekonflikten er et problem, må han søke veiledning hos linjelederen sin, etikk- og compliance-avdelingen eller juridisk avdeling. 2. Hvis Brian anser at det ikke foreligger en interessekonflikt, må han dokumentere beslutningen sin og informere Todd om dette. Han bør imidlertid gjennomgå saken på nytt hvis det skjer endringer i den ansattes forhold til interessenten eller andre endringer som kan være av relevans for spørsmålet om interessekonflikt. 3. Hvis han beslutter at det foreligger et potensielt problem, må han dokumentere beslutningen og enten: a. fjerne Todd midlertidig fra prosjektet eller fra beslutningsprosessen eller b. fjerne selskapet fra prosjektet eller anbudslisten. Spm Tore hørte nylig at Yara ser etter en ny leverandør av transporttjenester. Kan han anbefale sin fetters transportvirksomhet til en kollega i innkjøpsavdelingen? Sv Ja. Yara velger den beste og mest kompetente leverandøren blant de interesserte, og vil sette pris på Tores anbefaling. Tore må imidlertid rapportere den potensielle interessekonflikten til sin linjeleder. Han må også sørge for at han ikke er involvert i selve beslutningsprosessen. Dette omfatter å komme med uttalelser som støtter fetterens selskap, delta i evalueringen av selskapet, eller tildele kontrakten. Interne ressurser Etikkportalen Etikkopplæringsvideo om interessekonflikter Etikk-Hotline Linjeleder Mal for ledere om interessekonflikter Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen 4.6 Håndtering av interessekonflikter Yara 29

32 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen 4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen Yara har en streng policy på å utføre all virksomhet i fullt samsvar med gjeldende konkurranselovgivning. Lover som regulerer konkurranseforhold, eller antitrust, har som formål å sikre rettferdige konkurransevilkår mellom selskaper så vel som enkeltpersoner. Det er vårt ansvar å gjøre oss kjent med denne lovgivningen og å utføre virksomheten vår i fullt samsvar med den. Hvis du har noen spørsmål om innhold eller omfang av disse lovene, kan du kontakte din linjeleder eller juridisk avdeling. Mangel på kunnskap vil ikke bli betraktet som en akseptabel unnskyldning overfor konkurransemyndighetene. For å sikre at du overolder antitrust- og konkurranselovgivningen, må du sørge for å: Være på vakt hvis konkurrenter snakker om interne kommersielle spørsmål - hvis det oppstår slike samtaler, distansér deg fra den øyeblikkelig og rapporter saken til din linjeleder og juridisk avdeling Engasjer deg aldri i ulovlig kommunikasjon, hverken skriftlig, elektronisk eller muntlig Gjør deg kjent med Yaras granskningsrutiner og andre prosedyrer som er relevante for ditt lokale marked Gjør deg kjent med ditt lands konkurransemanual og andre ressurser (se nedenfor). Hvis ditt land ikke har utarbeidet en egen konkurransemanual, kan du kontakte juridisk avdeling for råd og henvisning til tilgjengelige ressurser. Vertikale begrensninger Vertikale begrensinger foreligger når ett ledd i leveransekjeden setter begrensninger på handlefriheten til et annet ledd i den samme kjeden. Et eksempel kan være at en produsent begrenser handlefriheten til en distributør. Disse begrensningene kan gjelde vilkårene for kjøp, salg eller videresalg av produkter og tjenester. Vanlige eksempler på vertikale begrensninger omfatter bl.a.: Prisbinding ved videresalg Fastsetter minimumspriser som en distributør kan videreselge et produkt for Territoriale begrensninger Begrenser det geografiske området som en distributør kan videreselge et produkt i Eksklusivt salg Binder en kjøper til kun å selge produkter fra én produsent eller selger Kontraktsbinding eller produktbunting Å gjøre tilgjengeligheten av ett produkt avhengig av kjøp av andre produkter eller tjenester Dette er bare noen få eksempler. Mens enkelte former for eksklusivitet er tillatt, er mange former for vertikale begrensninger forbudt. Dette er et meget komplisert rettsområde, og du må alltid rådføre deg med juridisk avdeling før du pålegger eller aksepterer noen form for vertikale begrensninger. Konkurransevridende samarbeid Konkurransevridende samarbeid er samarbeid som inngås mellom to eller flere konkurrenter for å begrense konkurransen i markedet, og på den måten oppnå en uberettiget fordel. Ofte er dette en avtale eller forståelse mellom firmaer, også kjent som karteller, om å dele markedet mellom seg, fastsette priser eller begrense produksjonen. For eksempel: Prisfastsettelse og prisstrategier Å selge samme produkt eller tjeneste til samme pris og på lignende vilkår Salgs- eller produksjonsvolum Avtaler mellom konkurrenter om å produsere eller selge bare en viss (begrenset) mengde av produktet på markedet Deling av geografiske områder Avtaler om å holde seg borte fra hverandres markeder for å redusere konkurransen på de avtalte geografiske områdene eller overfor visse kategorier av kunder Arrangerte tilbud Deltakelse i en form for bedrageri ved at deltakerne fremlegger på forhånd avtalte tilbud i en anbudsrunde ( bid rigging ) Konkurransevridende samarbeid er ikke begrenset til direkte kommunikasjon eller avtaler. Bare det å lytte til konkurrenters diskusjoner kan bety å ha tatt del i et ulovlig konkurransevridende samarbeid. Men å samle inn og bruke markedsinformasjon fra offentlige kilder, som for eksempel media eller markedsundersøkelsesbyråer, er ikke konkurransevridende samarbeid. Dette gjelder også hvis det dreier seg om informasjon om konkurrenter. 30 Yara

33 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Du må aldri engasjerer deg i konkurransevridende samarbeid, verken uttrykkelig eller underforstått. Selv uformelle diskusjoner om forhold som nevnt ovenfor er en overtredelse av konkurranselovgivningen. Yara kan få store bøter som følge av slike handlinger, og enkeltpersoner som er involvert kan bli idømt bøter og fengselsstraff. Dominerende posisjon Yara har en dominerende posisjon i enkelte av landene vi opererer i. Når dette er tilfellet, er det strengere regler vi må følge når det gjelder å unngå aktiviteter som for eksempel lojalitetsrabatter og prisdumping. Hvis du arbeider i et marked hvor Yara er den dominerende aktøren, og jobben din dreier seg om salg, markedsføring eller innkjøpsaktiviteter, må du gjøre deg kjent med disse reglene. Fusjoner og oppkjøp Juridisk avdeling må alltid involveres for å sikre at konkurranselovgivningen overholdes i forbindelse med fusjoner og oppkjøp eller joint ventures. Spm Mei-li deltar på en messe, hvor hun representerer Yara. Mens hun er der, spiser hun med en gruppe representanter for konkurrerende virksomheter. Én av konkurrentene nevner uformelt at de revurderer salgsstrategien sin. Gruppen begynner å snakke om de ulike strategiene sine i det aktuelle markedet. Mei-Li bestemmer seg for å lytte, slik at Yara ikke går glipp av noen konkurransefordeler. Er dette en akseptabel beslutning? Sv Nei. Mei-Li bør ikke ta del i noen samtaler hvor det diskuteres tilbudsstrategier med konkurrenter, selv om det betyr at hun får mindre tilgang til informasjon som kan hjelpe Yara. Mei-Li bør straks trekke seg tilbake fra lunchen. Hun bør også umiddelbart rapportere hendelsen til sin linjeleder og juridisk avdeling. Spm Yann deltar i en gruppe importører som treffes av og til for å diskutere bransjespørsmål. På et møte tar en av importørene tar opp et prisfastsettelsesspørsmål som ikke er en del av den avtalte dagsordenen. Yann vet at selv om det ikke finnes noen konkurranselovgivning i landet han arbeider i, er denne samtalen et brudd på Yaras policy og antitrust- og konkurranselovgivningen som gjelder for Yaras virksomhet. Hva bør Yann gjøre? Sv Yann må få stoppet samtalen og minne gruppen på at emnet er i strid med Yaras policy og at det er ulovlig for ham å delta i noen form for diskusjoner om markeder, markedsstrategier eller priser med disse konkurrentene. Hvis de andre importørene ikke lytter til Yann, må han forlate møtet og umiddelbart informere linjelederen og juridisk avdeling om hendelsen. Interne ressurser Linjeleder Juridisk avdeling Håndbok for overholdelse av EUs konkurranseregler ( Konkurransemanual ) Retningslinjer for overholdelse av amerikanske antitrustregler Håndbøker for overholdelse av lokale konkurranseregler ( Konkurransemanual ) Dawn Raid manualer Etikkvideoer om konkurransevridende samarbeid og vertikale begrensninger 4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen Yara 31

34 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.8 Beskytte selskapets eiendeler 4.8 Beskytte selskapets eiendeler Yara, våre forretningspartnere og aksjonærer stoler på at vi beskytter selskapets eiendeler. Vi er ansvarlige for alltid å sikre disse eiendelene, slik som fysiske eiendeler (f.eks. varer, produkter, utstyr og pengemidler) og immaterielle rettigheter. Konfidensiell informasjon Vi må kontinuerlig sørge for at uautoriserte personer ikke får tilgang til Yaras konfidensielle informasjon. Generelt omfatter konfidensiell informasjon informasjon som ikke er kjent for offentligheten. Eksempler er forretningsplaner, markedsførings- og salgsprogrammer og -data, produktutviklingsplaner, informasjon om fusjoner og oppkjøp, og design- og byggespesifikasjoner. Fremleggelse av slik informasjon kan skade Yaras virksomhet og omdømme. Vi må derfor holde all slik informasjon konfidensiell, unntatt når det er gitt uttrykkelig samtykke til fremleggelse eller det kreves av loven. For å hindre uautoriserte personer fra å få tilgang til intern Yara-informasjon, må du: Være klar over hvor du er og hvem som kan høre deg Være forsiktig når du diskuterer og arbeider på offentlige steder, som fly, tog eller i heiser Opprettholde adekvat dokumentkontroll Forstå at videresending av e-post kan representere brudd på konfidensialitet Vi har også en forpliktelse til å beskytte den konfidensielle informasjonen som er gitt oss av kunder og forretningspartnere. Du må aldri dele forretningsinformasjon om partnere eller kunder eksternt hvis du ikke har fått uttrykkelig tillatelse til det, eller loven krever at du gjør det. Informasjonsteknologi Vi må utvise godt skjønn når vi bruker informasjonsteknologi (IT). Dette forutsetter at vi arbeider for å beskytte den sensitive eller konfidensielle informasjonen som er lagret på Yaras IT-systemer. For å gjøre dette, må vi passordbeskytte alt datautstyr som tilhører selskapet og aldri røpe våre passord til noen - selv ikke til kolleger. I tillegg må vi aldri oppbevare ITutstyr som inneholder sensitiv eller konfidensiell informasjon om Yara, uten tilsyn. Dette omfatter ikke bare datamaskiner og laptops, men også USB-minnepinner, CDer, DVDer og PDAer (f.eks. Blackberries). Ved bruk av våre IT-systemer, må vi ikke opprette, oppsøke, skrive ut, etterspørre eller sende materiell som kan virke støtende eller upassende. Yaras IS-avdeling har etablert preventive policyer og prosedyrer for å sørge for at slik adferd ikke forekommer, og holder seg informert om eventuelle overtredelser. Overtredelser vil bli håndtert gjennom den ordinære disiplinærprosessen. Selv om Yara aksepterer at selskapets datamaskiner og annet IT-utstyr av og til kan bli brukt til private formål, som søk på Internett og tilgang til nyhetstjenester, er dette utstyret stilt til disposisjon for jobbformål. Vi må blant annet unngå overdrevet bruk til sosial nettverksbygging. Vær spesielt forsiktig hvis du legger ut informasjon på nettsteder for sosial nettverksbygging og andre offentlige fora (som blogger og chatrooms ) ved bruk av selskapets datamaskiner og IT-systemer. Husk at alt du legger ut kan føres tilbake til Yara. Vi må også begrense bruk av programmer som bruker mye IT-kapasitet, som video og interaktive programmer, for å sikre driften av vitale forretningsprosesser. 32 Yara

35 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis Immaterielle rettigheter Yaras immaterielle rettigheter (Intellectual Property, eller IP) er blant våre mest verdifulle eiendeler. Yara IP består av forretningsidéer og informasjon som Yara eier, som for eksempel unike produkter eller metoder og annen proprietær informasjon. Dette omfatter våre bedriftshemmeligheter, fagkunnskap, patenter, varemerker og materiell som er beskyttet av opphavsrett. Vær klar over at Yara har eksklusiv eiendomsrett til alle immaterielle eiendeler som blir skapt eller utviklet, når dette er gjort i forbindelse med, eller som resultat av arbeid som er utført i Yara. Vi må også selv respektere IP-rettighetene til Yara og andre. Dette betyr at vi må overholde alle gjeldende lover som regulerer Yaras og våre forretningspartneres IP. Vi må i tillegg respektere rettighetene som er tilknyttet bruk av gratis programvare og shareware. Spm Ragnhild er ute og reiser for Yara og flyr til London. Hennes bærbare PC inneholder konfidensiell informasjon. Hvilke forholdsregler må hun treffe for å sikre at informasjonen forblir hemmelig? Sv Ragnhild må ikke etterlate den bærbare PCen uten tilsyn, selv om den er passordbeskyttet eller kryptert med våre IT-sikkerhetsprogrammer. Dette innebærer at hun aldri må plassere PCen i bagasje som sjekkes inn eller etterlate den uten tilsyn på et offentlig sted, selv ikke en kort periode. Hun har et personlig ansvar for å sikre at utstyret og informasjonen det inneholder er beskyttet fra tap eller tyveri. Økonomiske midler Om vi utfører forretninger, er på forretningsreise eller har sosialt samvær med våre forretningspartnere, er vi forpliktet til å vise moderasjon når vi bruker Yaras midler. Vi må bruke disse pengene på en ansvarlig måte og kun til forretningsformål. Hver av oss er ansvarlig for å sikre at Yaras pengebruk kan dokumenteres og følges opp for å unngå misbruk og tyveri. For mer informasjon kan du lese kapitlet om å Fremme økonomisk ansvar og åpenhet (punkt 4.12). Spm Bart er innkjøper i et prosjekt. Han mottar en telefonsamtale fra én av leverandørene i en tilbudsfase. Leverandøren er forarget fordi han har funnet ut at tilbudet hans, som inneholder sensitiv informasjon, er blitt offentlig kjent. Hva bør Bart gjøre? Sv Yara vil beskytte sensitiv forretningsinformasjonen til alle tilbydere. Det er ikke akseptabelt at slik informasjon lekker ut på markedet, og slik lekkasje kan skade Yaras anseelse. Bart må diskutere spørsmålet med prosjektteamet sitt og sin overordnede. Dessuten må den eksisterende prosedyren revideres for å sikre konfidensialitet i tilsvarende prosesser. Spm Eduardo, en Yara-ansatt, møter sin gode venn Abel for å spise lunsj. I løpet av lunsjen forteller Abel Eduardo at PCen hans har gått i stykker slik at den ikke kan repareres og at han trenger å skrive en e-post til sin kone om å plukke opp sønnen fra barnehagen. Eduardo plasserer ham i et ledig kontor med en laptop som tilhører Yara og etterlater ham mens han går i et møte. Er dette OK? Sv Nei. Ingen av oss må noen gang forlate en besøkende uten ledsager på Yaras anlegg eller gi noen tilgang til en datamaskin som tilhører Yara. Eduardo må ledsage Abel hele tiden, siden han er en gjest som besøker Yaras lokaler. Interne ressurser Linjeleder IT-avdelingen Juridisk avdeling Økonomiavdelingen Fremme økonomisk ansvar og åpenhet (punkt 4.9) Etikkportalen 4.8 Beskytte selskapets eiendeler Yara 33

36 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.9 Fremme økonomisk ansvarlighet og åpenhet 4.9 Fremme økonomisk ansvarlighet og åpenhet Som en ledende industribedrift og børsnotert selskap har Yara et ansvar for å kommunisere raskt, fullstendig og nøyaktig med selskapets ulike interessenter. Våre aksjonærer, forretningspartnere, offentlige institusjoner og offentligheten forøvrig er avhengige av vår finansielle informasjon for å ta viktige, økonomiske beslutninger. Yaras regnskaper er en vital komponent i disse beslutningene, og regnskapenes integritet og nøyaktighet spiller en avgjørende rolle for å opprettholde tilliten som disse partene viser oss. Vi er alle ansvarlige for å sørge for at regnskap og annen informasjon som vi avgir er fullstendig, nøyaktig, levert i rett tid og forståelig. Dette betyr at vi må utarbeide all dokumentasjon med nøyaktighet. Dette gjelder f. eks. fakturaer, følgesedler, utgiftsbilag for reiser og sammenkomster, lønnsslipper, servicedokumentasjon og ulike rapporter. I tillegg må våre regnskap og øvrig dokumentasjon korrekt gjenspeile de forretningstransaksjonene som vi har foretatt. Ingen av oss må opprette eller delta i opprettelse av dokumentasjon som er villedende, som for eksempel skjulte eller uregistrerte inntekter, utgifter, aktiva eller forpliktelser. Avhengig av vår posisjon i Yara kan vi bli anmodet om å gi nødvendig informasjon for å sikre at Yaras offentlige regnskapsinformasjon tilfredsstiller kravene som er nevnt ovenfor. Vi må samarbeide fullt ut når vi blir bedt om det. I tillegg må vi overholde reglene til Oslo Børs og Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse, uavhengig av hvilket land vi jobber fra. Vi forventer at våre forretningspartnere deler vår holdning til økonomisk åpenhet. Vi oppfordrer disse partnerne til å fremlegge informasjon om egne aktiviteter og selskapsstruktur, økonomiske situasjon og resultater i samsvar med gjeldende lovgivning så vel som god regnskapspraksis. Vi er forpliktet til umiddelbart å rapportere tilfeller av mistenkt eller faktisk misvisende informasjon eller andre feilaktigheter. Alle slike bekymringer, spørsmål og klager vil bli tatt alvorlig og behandlet raskt, konfidensielt og profesjonelt. Husk at du ikke vil bli utsatt for represalier for å ta opp en slik bekymring hvis dette blir gjort i god tro. Spm Alyona er ansvarlig for å sammenstille økonomisk informasjon fra flere, ulike forretningsenheter. Fristen for å publisere tallene er i morgen, men hun har ennå ikke mottatt informasjonen fra alle forretningsenhetene. Kan hun bare anslå tallene, siden det er sjelden at de endrer seg fra år til år, og endringene normalt er ubetydelige? Sv Nei. Alyona kan ikke anslå dataene. Å gjøre dette vil kunne gi et misvisende bilde av Yaras økonomiske stilling, og villede publikum. Hvis Alyona ikke får adekvat tilbakemelding fra forretningsenhetene, må hun avtale med sin linjeleder eller økonomiavdelingen hvordan hun skal takle situasjonen. Interne ressurser Linjeleder Økonomiavdelingen Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingengen Etikkportalen Eksterne ressurser Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse 34 Yara

37 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.10 Innsidehandel Ettersom vi arbeider for et børsnotert selskap, kan vi ikke kjøpe eller selge Yaras aksjer basert på vesentlig informasjon som ikke er offentliggjort. Vi kan heller ikke kjøpe eller selge andre selskapers aksjer basert på slik informasjon som vi får gjennom arbeidet eller stillingen vi har i Yara. Slik handel vil være overtredelse av lovgivningen om innsidehandel. Det kan være vanskelig å vite hva vesentlig informasjon som ikke er offentliggjort kan innebære. Generelt anses dette kravet oppfylt dersom informasjonen anses som vesentlig av en investor ved avgjørelse om han skal kjøpe, beholde eller selge aksjer i selskapet som informasjonen gjelder. Viktig informasjon som ikke er offentliggjort kan enten være positiv eller negativ, og kan omfatte: Prognoser om fremtidige inntekter eller tap Nyheter om en pågående eller foreslått fusjon Nyheter om et betydelig salg av aktiva Erklæringer om en aksjesplitt eller at Yara skal utstede andre verdipapirer Endringer i ledelsen Viktige nye produkter eller oppfinnelser Spm Arthur, en ansatt i Yara, overhører en samtale om at Yara er i ferd med å kjøpe opp et selskap snart som sannsynligvis vil medføre at aksjekursen på Yaras aksjer vil stige. Neste dag nevner Arthurs venn, Tim, at han vurderer å selge Yara-aksjene sine. Kan Arthur fortelle Tim at han bør holde på aksjene sine uten å oppgi en grunn til dette? Sv Nei. Arthur må ikke gi noen råd om Yara-aksjer, selv om Arthur ikke forteller Tim den underliggende årsaken. Arthur har informasjon som ikke markedet har, og derfor kan han ikke dele informasjonen med noen utenfor Yara. Interne ressurser Linjeleder Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen Avdeling for forhold til investorer Etikkportalen Hvis du har noen spørsmål om den informasjonen du innehar kvalifiserer som innsideinformasjon, bør du rådføre deg med avdelingen for investorforhold (Investor Relations) eller juridisk avdeling. Lovene om innsidehandel bestemmer også at vi ikke må gi tips eller gi innsideinformasjon til noen mot personlige fordeler eller til fordel for den aktuelle personen. For å unngå tipsing, må du unngå å fremlegge forretningsinformasjon til noen utenfor Yara, også egne familiemedlemmer eller venner. Du må også avholde deg fra å diskutere slik informasjon med kolleger som ikke har et forretningsmessig behov for å få kunnskap om den Innsidehandel Å engasjere seg i innsidehandel og tipsing er en overtredelse ikke bare av selskapets policy og norsk rett, men også verdipapirlovene i mange andre land som Yara opererer i. Overtredelser av disse lovene kan medføre strenge sivile og/ eller strafferettslige konsekvenser for de involverte. Yara 35

38 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.11 Kommunikasjon om Yara til det offentlige 4.11 Kommunikasjon om Yara til det offentlige Det er viktig at Yara henvender seg til offentligheten med konsistens og autoritet. Derfor må kun autoriserte talspersoner, og de som disse uttrykkelig utpeker, uttale seg til media eller finansanalytikere på vegne av Yara. Disse talspersonene omfatter: Medlemmer av Yaras konsernledelse Informasjonsdirektøren og informasjonssjefen Avdelingen for investorforhold ( Investor Relations ) Fabrikksjefer, regionale ledere, landsjefer og andre utpekte eksperter om saker somgjelder deres ekspertiseområder Alle ledere som har myndighet til å snakke med media må få regelmessig opplæring. Spørsmål som gjelder spesielt vanskelige, strategiske eller omdømmerelaterte saker må alltid henvises til og diskuteres med ledelsen i kommunikasjonsavdelingen på forhånd. All kommunikasjon med finansanalytikere må koordineres av avdelingen for investorforhold ( Investor Relations ). Hvis du ikke er en utpekt talsperson, er det alltid akseptabelt å avslå å gi kommentarer til media. Gå aldri med på uformelle samtaler ( off the record el). Spm Carolina, en prosjektleder som arbeider med et høyprofilert prosjekt i Yara, fikk nettopp en telefon fra en lokalavis om å gi en uttalelse. Siden det dreier seg om en lokalavis, kan hun snakke med journalisten? Sv Nei. Carolina har ikke fått opplæring i å snakke med media, derfor har hun ikke tillatelse til å gjøre det. Hun kan ikke snakke med journalisten, uansett om journalisten er fra en lokalavis eller en riksdekkende avis. Alt som sies til media er offentlig informasjon, uavhengig av om informasjonen bare blir gjengitt lokalt, og ofte vil lokale saker kunne plukkes opp og videreutvikles av riksmedier. Selv om Carolina må avslå å snakke med journalisten, kan hun tilby å notere ned spørsmålet hans. Den beste måten å gjøre dette på er å be journalisten om å sende spørsmålene via e-post, og fortelle vedkommende at noen fra Yara vil komme tilbake med et raskt svar. Når Carolina mottar spørsmålene fra journalisten via e-post, bør hun informere sin lokale leder som vil avgjøre hvordan journalistens spørsmål skal besvares. Hun kan også henvise til kommunikasjonsavdelingen og mediekontaktene der. Interne ressurser Global kommunikasjonspolicy Krisehåndboken å håndtere krisekommunikasjon (kan lastes ned fra Etikkportalen) Linjeleder Kommunikasjonsavdelingens kontakttelefon , 24 timer i døgnet, syv dager i uken 36 Yara

39 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.12 Sikre gode forhold til myndighetene og politisk støtte Lobbyvirksomhet Det er viktig for Yara å gjøre selskapets holdning kjent i saker som påvirker våre kunder, aksjonærer og lokalsamfunn. Yara har både rett til og ansvar for å engasjere talspersoner, lobbyister, til å fremme våre synspunkter når det gjelder spørsmål som påvirker interessentene våre. Men selskapets lobbyister må følge strenge retningslinjer, og det er bare enkelte funksjoner i Yara som har tillatelse fra konsernledelsen til å utføre lobbyvirksomhet. Hvis du mener at et spesielt spørsmål ikke blir viet tilstrekkelig oppmerksomhet, kan du kontakte linjelederen din, som vil kontakte kommunikasjonsavdelingen om saken på dine vegne. Yara kan også benytte eksterne lobbyspesialister for å fremme selskapets interesser, så lenge vedkommende informerer om at de representerer Yara overfor offentlige tjenestemenn, offentlige instanser eller organisasjoner som de forholder seg til. Dessuten må alle, også den eksterne lobbyisten, overholde gjeldende lover og forskrifter som regulerer slik lobbyvirksomhet i det aktuelle landet. Spm Jasmine, en kontormedarbeider, hjelper til med å organisere en lokal pengeinnsamling. Hun skal gå direkte i et møte etter arbeidet og bruker kontorets skriver og kopieringsmaskin til å skrive ut noe materiell. Hun passer på å gjøre det etter arbeidstiden. Er dette akseptabelt? Sv Nei. Yara oppmuntrer oss til å ta samfunnsansvar og bidra til partier eller kandidater vi måtte ønske å støtte på egne vegne og med våre egne ressurser. Men vi har ikke lov til å benytte selskapets ressurser til å fremme private interesser eller saker, slik som å støtte en pengeinnsamling som ikke har noe med Yara å gjøre. Interne ressurser Etiske retningslinjer Linjeleder Regionale compliance-koordinatorer Juridisk avdeling Etikk- og compliance-avdelingen Politiske bidrag Vi oppmuntres til frivillig å utøve vår individuelle rett til å delta i den politiske prosessen. Men våre private, politiske aktiviteter må utføres på fritiden og med våre egne ressurser. Vi må også sørge for at våre personlige, politiske aktiviteter ikke skaper potensielle interessekonflikter og at de er i samsvar med alle gjeldende lover som regulerer politiske aktiviteter og bidrag. Vi må aldri bidra med selskapets midler direkte til noe politisk parti eller til andre personer som har eller forsøker å få en offentlig stilling. I tillegg må vi ikke kommunisere med offentlig ansatte om policy-saker eller engasjere oss i politiske aktiviteter på vegne av Yara, hvis det ikke er i samsvar med lokal lovgivning, gjeldende regional policy og i samarbeid med Yaras kommunikasjonsavdeling. Hvis du har spørsmål om lobbyvirksomhet eller politiske bidrag, kan du kontakte linjelederen din eller juridisk avdeling Sikre gode forhold til myndighetene og politisk støtte Yara 37

40 4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis 4.13 Rettferdig og ansvarlig samspill med våre kunder 4.13 Rettferdig og ansvarlig samspill med våre kunder Vi bygger sterke og varige kundeforhold ved å levere produkter og tjenester av høy kvalitet. Vi har et ansvar for å bidra til å dekke behovene til våre kunder og partnere, og vi tar dette ansvaret alvorlig. Det forventes dessuten at vi arbeider kontinuerlig med å redusere alle negative konsekvenser av våre produkter og operasjoner. Vi er ansvarlige for å sørge for at forretningsvilkårene overfor våre kunder er nøyaktige og sannferdige. Dette omfatter å sørge for at merkingen av produktene og tjenestene våre er klar og tydelig. Det innebærer også en forpliktelse til å kontrollere at vi leverer relevant produkt- og sikkerhetsinformasjon til våre kunder og sluttbrukere. Kunden er forutsetningen for vår virksomhet og vi legger stor vekt på å lytte til og løse kundehenvendelser innen rimelig tid. Vi setter også pris på og ber om tilbakemeldinger fra kundene når vi utvikler nye produkter, og når vi vurderer hvordan vi behandler og følger opp våre kunder. Vi tar våre ettersalgsforpliktelser alvorlig, og sørger for at de blir oppfylt. Reklame- og markedsføringsmateriell og annen dokumentasjon vi gir kundene må være tydelig, sannferdig, nøyaktig og i fullt samsvar med gjeldende lover. Alle våre aktiviteter innen markedsføring, salgsfremmende arbeid og reklame må gjenspeile Yaras integritet. Selv om forskjellige kulturelle spørsmål kan påvirke våre markedsførings- og salgsstrategier, må disse strategiene alltid være i samsvar med relevant lovgivning så vel som Yaras verdier og etiske forpliktelser. Vår salgsstrategi må også gjennomføres på en ansvarlig måte. Vi må sørge for at det ikke benyttes noen form for bestikkelser eller korrupsjon i vår virksomhet, og at vi følger og overholder Yaras policy når det gjelder gaver og sammenkomster når vi har med kunder å gjøre. For å få mer informasjon, se Gaver og sammenkomster (punkt 4.4). Vi forventer også at våre distributører følger standardene som er beskrevet her, og at de handler på en ærlig og korrekt måte overfor sine kunder. Det er vårt mål at sluttbrukeren ikke bare vil motta et førsteklasses produkt, men også få en positiv oppfatning av Yara og det selskapet står for. Spm Francesca solgte nylig et stort kvantum av et produkt som har ligget på lager i lang tid. Når partiet skal sendes, får hun høre at noen av produktene kan ha nådd utløpsdato. Francesca informerer kunden, men han er desperat etter å få levert produktet og ønsker å motta leveransen med én gang. Hva bør Francesca gjøre? Sv Francesca bør umiddelbart underrette sin linjeleder. Produktet må ikke skipes før en kontroll viser at produktet er sikkert og av høy kvalitet. Francesca bør derfor snakke med kunden på nytt for å undersøke om han kan være fleksibel mens Yara utfører tester for å kontrollere om produktet er salgbart. Produktet må ikke leveres før denne undersøkelsen er fullført. Hvis undersøkelsen viser at produktet ikke oppfyller krav som gjelder helse og sikkerhet, kan Francesca ikke selge produktet. Men hvis produktet har mangler som ikke gjelder helse og sikkerhet, som f.eks. farge, må Francesca dokumentere saken og finne ut om kunden er sluttbruker. Hvis kunden er sluttbruker, kan Francesca selge produktet, muligens til redusert pris, men hun må sikre seg at merkingen inneholder informasjon om avvikene. Hvis kunden ikke er sluttbruker, kan Francesca fortsatt selge produktet, men hun må sikre seg at produktet ikke markedsføres som et Yara-produkt og at merkingen inneholder informasjon om avvikene fra de normale spesifikasjonene. Dette for å sikre at ingen sluttbruker mottar produkter med avvikende spesifikasjon fra Yara uten å kjenne til det. Interne ressurser Linjeleder Regionale compliance-koordinatorer Etikk- og compliance-avdelingen 38 Yara

41 5. Konklusjon 5. Konklusjon

42 5. Konklusjon 5. Konklusjon Formålet med denne håndboken er ikke bare å beskrive og forklare adferden som forventes av oss, men også å gi oss ressurser som vi kan bruke for å ta riktige beslutninger. Å arbeide etisk forsvarlig behøver ikke bety at arbeidet tar lengre tid eller er vanskeligere å utføre. Å arbeide etisk forsvarlig bør integreres i måten vi arbeider på i det daglige. Yara har virksomheter i mer enn 50 land over hele verden. Mens kulturelle forhold kan påvirke måten vi tar avgjørelser på, blir det forventet at vi følger den strengere standarden uansett hvor vi er i verden. Veiledning kan finnes mange steder: Lokale bestemmelser, internasjonal lovgivning eller vår Etikkhåndbok. Hvis du trenger hjelp til å ta riktig beslutning, nøl ikke med å bruke ressursene som er angitt i denne Etikkhåndboken. Hvis du har ytterligere spørsmål eller kommentarer, er du også alltid velkommen til å kontakte etikk- og complianceavdelingen direkte på ethics@yara.com. 5. Konklusjon Denne håndboken er utarbeidet som et internt verktøy for ansatte i Yara International ASA og etablerer ingen juridisk eller annen forpliktelse mellom Yara International ASA og tredjeparter. 40 Yara

43 Register Avsnitt nummer A Aktiva 4.8 Alkohol 3.2 Anonym rapportering 2.8 Ansattes ansvar 2.6 Ansettelsespraksis 3.1 Antikorrupsjonslovgivning 4.2 Antitrustlovgivning 4.7 Årlige utviklingsplaner 3.4 B Bærekraftig utvikling 3.7 Barnearbeid 4.1 Beskytte eiendeler 4.8 Beslutningstre 2.7 Bestikkelse 4.2, 4.4 D Deling av områder 4.7 Disiplin 2.11 Diskriminering 3.1 Distributører 2.3, 4.5 Dokumentasjon 4.9 Dominerende posisjon 4.7 Donasjoner til veldedige formål 3.6 Due diligence 4.5 E Eiendom 4.8 Ekstern ansettelse 4.6 Etikk Hotline 2.8 Etikk- og compliance-avdelingen 2.8 Etikkportal 2.10 Etikkvideoer 2.10 Etisk adferd 2.1 Etisk due diligence 4.5 Etiske dilemmaer 2.7 Etiske retningslinjer 2.2 Etiske verktøy 2.10 F Familiemedlem 4.6 FNs menneskerettighetserklæring 4.1 Forhold til investorer 4.11 Forhold til leverandører 4.5 Forhold til myndigheter 4.12 Forretningspartnere 2.3, 4.5, 4.6 Fusjoner og oppkjøp 4.7 G Gaver 4.4 Gi tips 4.10 Avsnitt nummer H Helse og sikkerhet 3.3 HR-avdeling 2.8 I Ikke-offentlig informasjon 4.10 Immaterielle rettigheter 4.8 Informasjonsteknologi 4.8 Inkluderende arbeidsmiljø 3.1 Innsidehandel 4.10 Interessekonflikt 4.6 Interne ressurser 2.8, 2.10 Investeringsanalytikere 4.11 Investorer 4.11 J Joint venture-partnere 2.3, 4.5 Juridisk avdeling 2.8 K Kommunikasjonsavdelingen 4.11 Konfidensiell informasjon 4.8 Konkurranselovgivning 4.7 Konkurransevridende samarbeid 4.7 Konkurrenter 4.6, 4.7 Konsulenter 2.3, 4.5 Kontanttransaksjoner 4.9 Korrupsjon 4.2 Kundeforhold 4.6, 4.13 L Leders ansvar 2.5 Leverandører 2.3, 4.5 Lisenser 4.2 Lobbyvirksomhet 4.12 M Mangfold 3.1 Markedsføring 4.13 Materiell informasjon 4.10 Media 4.11 Menneskerettigheter 4.1 Miljø 3.7 O Offentlig ansatte 4.2, 4.3, 4.4 Økonomisk ansvar 4.9 Økonomisk åpenhet 4.9 Økonomisk rapportering 4.9 Økonomiske interesser 4.6 Økonomiske midler 4.8 Opphavsrett 4.8 Opplæring og utvikling 3.4 Overtredelser 2.11 Avsnitt nummer P Patenter 4.8 Personlig adferd 3.2 Personopplysninger 3.5 Personvern 3.5 Politiske bidrag 4.12 Prisfastsettelse 4.7 R Rapportering 2.8 Regional compliance-koordinator 2.8 Regnskap 4.9 Reiseutgifter 3.2, 4.4 Reklame 4.13 Rekruttering 4.6 Represalier 2.9 Representanter 2.3, 4.5 Restriktiv handelskutyme 4.7 S Salgs- eller produksjonsvolum 4.7 Salgsrepresentanter 4.13 Samfunnsstøtte 3.6 Sammenkomster 4.4 Seksuelle tjenester 3.2 Selskapets ansvar 2.4 Sikkerhet 3.3 Smøring og korrupsjon 4.3 Sosial nettverksbygging 4.8 Styremedlem 4.6 T Ta opp spørsmål 2.8 Taushetsplikt 4.8 Trakassering 3.1 U Uførhet 3.1 Ulovlig avtalte anbudspriser 4.7 Ulovlige rusmidler 3.2 UN Global Compact 4.1 Urettmessige utbetalinger 4.3, 4.4 Utbetalinger 4.2, 4.3, 4.4 Utgifter 3.2 V Varemerker 4.8 Veiledning 2.8 Verdipapirlovgivning 4.10 Vertikale begrensninger 4.7 Register Yara 41

44 Knowledge grows For mer informasjon, vennligst kontakt: Yara International ASA Bygdøy allé 2, N-0202, Oslo, Norway Copyright Yara International ASA April 2010