MØTEINNKALLING. Side1

Transkript

1 Dato: MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Gabo, Alta Møtedato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest til utvalgssekretær Benedicte Andersen på Den som ikke kan møte må videresende møteinnkalling til sin vararepresentant. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side1

2 Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. AMU 9/15 AMU 10/15 AMU 11/15 AMU 12/15 AMU 13/15 AMU 14/15 AMU 15/15 AMU 16/15 AMU 17/15 AMU 18/15 Utfordringer med fler-campus situasjonen - lyd/bilde møter 2015/2136 Utfordringer med fler-campus situasjonen - arbeidsmiljø 2015/2138 HMS tiltak vedrørende støyproblemer ved Institutt for samfunnsmedisin ISM 2014/203 Fuktskade i bygg, campus Alta 2015/1833 Oppnevning av leder og nestleder for Arbeidsmiljøutvalget høst 2015 og vår /5829 Handlingsplan AMU høst 2015 og /5829 HOVEDVERNEOMBUDKONFERANSE I TROMSØ 2016 søknad om garanti/tilskudd kr /2139 Avviksmeldinger /304 Arbeidstidsordning i forbindelse med skiftvaktarbeid ved EISCATS anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard 2014/4397 Sykefravær 1. kvartal /5100 Orienteringssaker OS 3/15 Orientering til AMU om tiltak for ARK-UiT 2014/ /2672 RS 10/15 Referatsaker Årsrapport 2014 fra sikkerhetsrådgiver - Transport av farlig gods ADR 2009/852 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side2

3 Institutt for samfunnsmedisin Arkivref: 2015/2136/GFU000 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Utfordringer med fler-campus situasjonen - lyd/bilde møter Innstilling til vedtak: At AMU følger saken om lyd/bilde-møter videre, og ber om tilbakemelding på hvilke tiltak og tidsperspektiv på disse som iverksettes for å løse utfordringene. Begrunnelse: UiT Norges arktiske universitet har flere utfordringer etter fusjonen med tidligere Høgskolen i Finnmark slik vernetjenesten ser det. Ett av områdene det er utfordringer på er lyd/bilde-møter mellom Campus Tromsø og Alta/Hammerfest. Dette er et område med store utfordringer, som vil øke i omfang når Høgskolen i Narvik og Høgskolen i Harstad blir sammenslått med UiT fra 1. januar 2016 dersom lyd/bilde-studioene (særlig ved campus Tromsø) ikke utbedres før Når det gjelder lyd/bilde-situasjonen ved UiT i dag er der en rekke utfordringer og problemstillinger som gjør seg gjeldende: 1. Dårlig lyd og bilde 2. Oppkoblingsproblemer/ramler ut/mister lyd m.m 3. Manglende informasjon om hvilke lyd/bilde-rom som er i funksjon (nedetid) 4. For få lyd/bilde-rom med stor pågang 5. Optimal utforming av lyd/bilde-rom ved nybygg/renovering av bygg 6. Møteledelse på lyd/bilde-møter og møtekultur 7. Arbeidsmiljø/anledning til å utføre jobben sin 8. Økt omfang av problemstilling ved fusjon med Harstad/Narvik 1.Dårlig lyd/bilde Ett av problemene er hvordan lyd-bilde-møter fungerer teknisk. Det synes som at det i hovedsak er problemer med lyd/bilde fra campus i Tromsø til Alta/Hammerfest. Dagens lyd/bilde studioer ved campus Tromsø har store mangler når det gjelder romutforming med hensyn til lyd og bilde, samt manglende brukervennlighet på eksisterende utstyr. Ved UiT har man få lyd/bilde-rom med optimale forhold, og et flertall rom med dårligere forhold. Et videorom med optimale forhold er eksempelvis møterom Gabo i Alta, hvor Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side3

4 forholdene optimale med hensyn til utforming av rom, kameraplassering, brukervennlighet på teknisk utstyr, lyssetting etc. Et eksempel på et lyd/bilde-rom med dårlige forhold er ADM B124 Hiet, som er utformet slik at man på grunn av kameraplassering ser bakhodet på halvparten av møtedeltakerne, lyset på rommet er slik at alle møtedeltakerne får skygge i ansiktene, og man dermed ikke ser dem ordentlig, lyden er dårlig, man hører ikke alle møtedeltakerne i andre enden da mikrofonene ikke fanger opp lyd fra alle rundt bordet. Problem med lyd/bilderom og lync-møterom med hensyn til kameraplassering, bilde og lyssetting, samt lyd-problemer ved campus Tromsø er gjennomgående. Utstyret på de ulike video-rommene er ulik, og dette gjør at oppkobling/fremgangsmåten er forskjellig fra de forskjellige rommene. 2. Oppkoblingsproblemer/ramler ut/mister lyd m.m Ved lyd/bildemøter opplever ansatte ofte oppkoblingsproblemer slik at en må hente mer hjelp til teknisk støtte (fra it/av avdelinger), at man mister lyd midt i møtet, at man ikke får kontakt når man forsøker å koble opp møtet med mer. Det bør derfor ved opprettelse av lyd/bilde-rom og lync-rom vektlegges brukervennlighet og stabilitet av teknisk utstyr ved valg av tekniske løsninger. 3. Manglende informasjon om hvilke lyd/bilde-rom som er i funksjon (nedetid) Tekniske problemer på lyd/bilde-rom og lync-møterom forekommer jevnlig, og det tar tid før rommene er i funksjon igjen. I perioder hvor utstyret på et møterom ikke fungerer er det ingen steder det finnes informasjon om dette når en bestiller møterom. Her er det kun lokalkjennskapen som fungerer. Et forslag til tiltak for å løse problemstillingen er at man finner en teknisk løsning på hvordan dette kan fremkomme i rombookingen i outlook. 4. For få lyd/bilde-rom med stor pågang Et annet problem med hensyn til dagens lyd/bilde-situasjon ved UiT er at det er få rom som har dette utstyret, slik at pågangen på disse rommene er stor. Ved fusjon med Harstad/Narvik vil behovet øke, og dermed pågangen øke ytterligere. Ett mulig tiltak for å lette noe på behovet hadde vært at en del møterom kunne vært utstyrt med lync-tilgang. Det er da viktig å teste lyd og kameraplassering slik at rommene blir funksjonell og optimal i forhold til lyd/bilde for et bestemt antall møtedeltakere. Et annet tiltak kan være at det etableres gjestekontor på de ulike campus med lync-utstyr som kan benyttes av ansatte som ikke har lync-utstyr på sitt kontor og at disse kontorene kan bookes i outlook av ansatte til lync-møter. 5. Optimal utforming av lyd/bilde-rom ved nybygg/renovering av bygg Ved nybygg/renovering av bygg bør en også være mer bevisst på lyssetting, lyd/kamera plassering, samt møblering av møterommene slik at funksjonalitet blir optimal ved opprettelse av lyd/bilde-rom evt. lync-rom. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side4

5 6. Møteledelse på lyd/bilde-møter og møtekultur På lyd/bildemøter oppleves det i dag av ansatte ulik møteledelse og møtekultur, på ulike seksjoner/avdelinger/fakultet/institutt. Det er opp til den enkelte møteleder å lede møtet og sette en møtekultur. Møteleder i lyd/bilde-møter bør være veldig oppmerksom slik at det det blir en møtekultur som gjør at kommunikasjonen blir toveis. Det er i dag opp til den enkelte møteleder å tenke over og å finne løsninger på ulike kommunikasjonsutfordringer som oppstår/eksisterer. Eksempler på slike utfordringer kan være: o Det brukes pekestokk eller pekes med hånd når det gjennomføres presentasjoner (powerpoint på skjerm f.eks.) slik at de som ikke er fysisk møtedeltaker ser hva som foregår. o Møtedeltakerne kjenner ikke hverandre, og det avholdes ikke presentasjonsrunde før møtet starter. o Møtedeltakere ser ikke i kamera når de snakker, eller at kameraplassering gjør at det ikke er mulig å se i kamera når man snakker. o Papirutskrifter deles ut på møte til fysiske møtedeltakere på eventuelt-saker eller andre saker til diskusjon på møte, uten mulighet for de som deltar på video/lync til utskrift. På møter der er mange møtedeltakerne på «den ene siden», og få/en enkelt møtedeltaker på «den andre siden» er det viktig at møteleder har fokus på at de få/den enkelte ivaretas og inkluderes på lik linje med møtedeltakerne som fysisk er til stede der man er flest deltakere. 7. Arbeidsmiljø/anledning til å utføre jobben sin Dagens lyd/bilde-situasjon påvirker svært manges arbeidssituasjon og dermed også arbeidsmiljø. Der er mange eksempler på at det i tilfeller hvor der er tekniske problemer med lyd/bilde-møter/lync-møter og der det er tap av lyd og/eller bilde, at møtet likevel gjennomføres som planlagt, og at den som ikke hører/ser fortsatt er tilstede på møtet, men da er forhindret fra å delta i diskusjon og utføre den jobb man er satt til å gjøre. Dette kan av den enkelte oppleves på ulike måter, eksempelvis: ekskluderende, at den jobben man gjør ikke er viktig ect. Det kan igjen få følger for den enkeltes psykososiale arbeidsmiljø, herunder bl.a.: trivsel, arbeidsglede, motivasjon m.v.. Det er viktig at alle ansatte har forutsetninger for å utføre jobben de er satt til, og at forutsetningen er lik uavhengig av hvilken campus man har som arbeidssted. En viktig forutsetning for å få gjort jobben man er satt til er eksempelvis at det for den enkelte ansatte er mulig å høre hva som blir sagt på møter slik at man aktivt kan delta og får med seg informasjon og hva som skal gjøres av arbeidet videre: At man ser møtedeltakerne er viktig for kommunikasjonen. For at fler-campus skal fungere er det viktig at lyd-bilde utstyr ved UiT fungerer optimalt slik at ansatte kan kommunisere og samarbeide best mulig, har lik forutsetning for å få utført sitt arbeid og får et godt arbeidsmiljø. Et forslag til tiltak kan være at seksjoner/avdelinger som har funnet gode løsninger/har god erfaring og positive tilbakemeldinger på møteledelse/fjernledelse brukes som «best UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side5

6 case». Et annet tiltak kan være at det avholdes kurs for møteledere og ledere som fjernleder ansatte, som kan være obligatorisk, hvor en seksjon/avdeling som har fått positive tilbakemeldinger på sine løsninger og møteledelse/fjernledelse deler erfaringer og hva man må tenke på som møteleder/leder som fjernleder. Ett eksempel på en slik seksjon/avdeling er UTA (både av ansatte hos Joakim Bakkevold og Sigrid Ag). Ett slikt kurs kan kanskje arrangeres i samarbeid med f.eks. UTA (best case), KSA (med formell kompetanse på kommunikasjon mv.) og ITA AV (tekniske løsninger). 8. Økt omfang av problemstilling ved fusjon med Harstad/Narvik Vernetjenesten ser på dagens lyd/bilde-situasjon som utfordrende i tiden fremover, og foreslår som vedtak at AMU skal følge problemstillingen videre. Vernetjenesten håper på økt fokus ved UiT på denne problematikken, med påfølgende iverksetting av tiltak slik at det blir en forbedring på dette viktige området. Gerd Sissel Furumo seniorkonsulent gerd.furumo@uit.no Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side6

7 Institutt for samfunnsmedisin Arkivref: 2015/2138/GFU000 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Utfordringer med fler-campus situasjonen - arbeidsmiljø Innstilling til vedtak: En viktig forutsetningene for å få HMS i hele organisasjonen til å fungere er at hovedverneombudene/verneombudene blir involvert og får delta der det er arbeidsmiljøendringer i forbindelse med fusjoner og sammenslåinger. Det synes å være en stor fordel å la en ansatt i Tromsø få som oppgave å være koordinator/brobygger for de ansatte i Harstad og Narvik i implementeringen første semester Begrunnelse: UiT Norges arktiske universitet har flere utfordringer etter fusjonen med Høgskolen i Alta og Finnmarkfakultetet slik vernetjenesten ser det. Vi ser at det er ekstra krevende å få et godt arbeidsmiljø ved enheter som befinner seg på flere campus. Dette bør en være spesielt oppmerksom på når Høgskolen i Narvik og Høgskolen i Harstad blir sammenslått med UiT. Det er i tillegg mange som i dag er usikker på hvem som er deres VO og HVO, og at VO ofte sitter på annet campus slik at det er problematisk også for VO og følge med på eget verneområde. En av utfordringene på arbeidsmiljøsiden er enheter der en/ to personer er plassert på andre campus enn der hovedenheten befinner seg. Vi opplever i dag at personer som tilhører samme enhet der et fåtall har kontorplass i Alta, ikke er samlokalisert i Alta. Vi har fått signaler på at dette oppleves uheldig for arbeidsmiljøet. Vi ber derfor om at enkeltpersoner som har arbeidsplass på andre steder enn hovedcampus, bør samlokaliseres på de utenforliggende campus da det har betydning for arbeidsmiljøet. Selvsagt må en slik samlokalisering foretas i nær dialog med dem det gjelder for å oppnå en best mulig løsning. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side7

8 En annen viktig faktor for å sikre at de som er på andre campus skal føle seg «inkludert og sett», er velfungerende møter via lys/bilde. De som er på de utenforliggende campusene, må har en reell mulighet til å delta i diskusjoner og avgjørelser i møter som har betydning for alle på enheten. Se AMU sak, Ephorte 2015/2136. Dagens situasjon er langt fra optimal for de som har kontorplass langt fra de andre på sin enhet. I tillegg til å bedre dagens situasjon, må det også fokuseres på dette i de forestående fusjonene. En annen viktig utfordring er at en må passe på at fokuset på de campusene som er utenfor Tromsø i dag ikke blir mindre i tiden fremover. I etterkant av tidligere sammenslåinger og med tanke på fusjonen som skal skje i januar 2016 er utfordringer i arbeidsmiljøet til den enkelte ansatte noe som det må fokuseres spesielt på, sånn at alle føler seg inkludert og ivaretatt i den nye organisasjonen. Et eksempel på å lette innpassingen i det første semesteret kunne være å la en ansatt i Tromsø få som oppgave å være koordinator/brobygger for de ansatte i Harstad og Narvik i implementeringen. Vedkommende måtte da få mulighet til å gjøre seg kjent i miljøene i Harstad og Narvik, samt å være mellomledd/talerør opp mot campus Tromsø. Gerd Sissel Furumo seniorkonsulent gerd.furumo@uit.no Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side8

9 Institutt for samfunnsmedisin Arkivref: 2014/203 GFU000 Dato: Sak (skriv inn saksnr.) SAK (skriv inn saksnummer Til: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: HMS tiltak vedrørende støyproblemer ved Institutt for samfunnsmedisin ISM I etterkant av forrige Ark undersøkelsen (2011) besluttet Institutt for samfunnsmedisin at de skulle ha som et av satsingsområdene et fokus på å jobbe med tiltak for å bedre trivsel og sosialt samvær mellom de ansatte. Et av fokusområdene som ble iverksatt var å oppgradere med nye møbler i et område på plan 10 i MH-bygget som nå blir brukt til de daglige lunsjene og en del møter. Hovedmålet for dette tiltak var å få et felles lunsjområde for administrasjonen og de vitenskapelige. I etterkant av denne satsingen som har vært vellykket i forhold til bruken av området har det oppstått et stort støyproblem som ikke har latt seg løse lokalt. Støyen blir fort så høy at det er vanskelig å høre hva de andre sier ved bordene og spesielt vanskelig er det når vi har lunsj og eventuelle andre sosiale møter i dette området i regi av instituttet. Det vil da ikke være mulig å delta for de som har hørselsproblemer da støyen blir så høy. Denne saken er blitt tatt opp med bedriftshelsetjenesten HEMIS som allerede i januar 2014 skrev rapport om støyproblemet og som hadde vært i kontakt med BEA i denne saken. Januar 2014 er saken sendt over til Det helsevitenskapelige fakultet for å bli prioritert i byggesaker til BEA. Senest skriver fakultet at denne saken skal tas opp i neste møte med BEA. I ettertid er det blitt sendt mail (24.3) direkte til BEA for å høre hvor langt saken er kommet, men det er ikke kommet noen tilbakemelding. Ønsker med denne saken å få belyst om hvordan man skal få HMS-tiltak prioritert, og om hvor langt denne svært aktuelle saken er kommet i systemet. Med vennlig hilsen Gerd Furumo Verneombud på ISM Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side9

10 Finnmarksfakultetet Arkivref: 2015/1904/HJE000 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Fuktskade i bygg, campus Alta Innstilling til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget har gjennomgått dokumentasjon av fuktskade i Paviljongen, campus Alta. Det iverksettes tiltak med befaring og måling av muggsopp innen 1.juni Bygningsmessige skader må utbedres innen 1.august 2015 og følges opp av nye målinger innen faglig anbefalt tidsfrist, fastsatt ut fra skadens omfang. Begrunnelse: Verneombud for fakultetsadministrasjonen ved Finnmarksfakultetet har meldt inn fuktskade i bygget Paviljongen ved campus Alta, se vedlagte e-postutveksling. Bygget har kontorlokaler for fakultetsadministrasjonen ved Finnmarksfakultetet og for flere i sentraladministrasjonen ved universitetet. Skaden er dokumentert ved foto og fakultetsledelsen har innrapportert til BEA. Det er tidligere gjort luftmålinger i bygget som ikke viste alarmerende nivåer, se vedlagte rapport. Denne omfattet ikke soppsporer. Fuktskader er anbefalt å behandle i Arbeidsmiljøutvalget, jf. Nasjonalt seminar om fuktskader i regi av SINTEF Byggforsk og Mycoteam, 2009: «Alle slike saker skal først tas opp i enhetens AMU (arbeidsmiljøutvalg) før arbeid med å finne kilde eller årsak iverksettes. Ved at AMU benyttes aktivt, kan virksomheten oppnå: god/riktig forankring virksomhetens støtteapparat blir en ressurs: HMS, eiendomsforvaltning og helsetjenesten felles forståelse av problemet god hjelp til å velge strategi for å identifisere kilden(ene). aktiviteten blir en del av virksomhetens arbeid med internkontroll medvirkning fra ansatte: Verneombud, driftsansvarlige, renholder, osv. ledelse, ansatte og brukere opplever at noe gjøres for å bedre situasjonen alle ansatte blir informert via referat aktiviteten blir arkivert slik lovverket krever (helseopplysninger)» I en artikkel fra arbeidstilsynets fagblad Arbeidervern heter det: «Et fuktskadd arbeidslokale betyr sykdomsrisiko. Det skal saneres enten folk allerede er blitt syke eller ikke.» og videre: «Sommel Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side10

11 med sanering av fuktskader kan gå hardt utover ansattes helse. Dersom fuktskader ikke blir sanert innen rimelig tid, kan verneombudet bli nødt til å stanse arbeidet i det aktuelle lokalet (Arbeidsmiljøloven 27).», jf På denne bakgrunn reises oppfølgingen av den innrapporterte fuktskaden inn for Arbeidsmiljøutvalget. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side11

12 Som utgangspunkt for diskusjonen i utvalget foreslås det at det tas utgangspunkt i følgende modell for oppfølging av fuktskader, jf. Nasjonalt seminar om fuktskader i regi av SINTEF Byggforsk og Mycoteam, 2009: UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side12

13 Det foreslås at Arbeidsmiljøutvalget setter en tidsfrist for når arbeidet skal gjennomføres, og at en følger saken opp på nytt i utvalgets neste møte høsten Hilde-Gunn Londal vara verneombud Finnmarksfakultetet hilde-gunn.londal@uit.no Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Vedlegg: 1 E-postutveksling: Fuktskade i bygg, campus Alta 2 Luftmåling, rapport fra Hemis UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side13

14 Side14

15 Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Side20

21 Side21

22 Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet Follumsvei ALTA Att: Per Håkon Bakkejord Deres ref.: Vår ref.: /JJ Alta, 16. juni 2014 Rapport inneklima paviljong 2014 Viser til Deres forespørsel vedrørende inneklimamålinger i ulike kontor i paviljongen på Universitetet i Alta. Målinger er nå utført, og her følger rapport med resultater/funn. Kartleggingen ble foretatt på 3 ulike kontor. Bakgrunnen for ønsket om å få utført målinger av inneklimaet, er tilbakemeldinger fra enkelte ansatte om at de opplever/har opplevd fysiske plager ved opphold i lokalene. Plager med «tung» luft, luftveisplager med irriterte luftveier/allergiutslag, og problemer med tørrhet i svelg og på hud er noen av symptomene som de ansatte opplyser. I samråd med verneombud, ansatte og bedriftshelsetjenesten, ønsket arbeidsgiver å få foretatt målinger for å dokumentere forholdene, og igangsette utbedringer/tiltak, dersom målinger skulle vise avvik fra anbefalte normer for inneklima. Hensikten med målingene har vært å danne grunnlag for vurderinger av eventuelle inneklimarelaterte problemstillinger, samt kontroll av ventilasjonsforhold. Resultater fra kontinuerlige målinger er analysert og foreligger nedenfor. Grafisk utskrift av målingene er vedlagt. Det var normal bruk av lokalene under måleperioden. De enkelte parametre som er målt er lufttemperatur, relativ fuktighet, og verdier av forbrukt luft (CO2) i arbeidsatmosfæren. Målinger ble foretatt med Fluke 975 Airmeter med givere/følere for de ulike måleparametre. Instrumentet ble plassert på pulter midt i rommene, og måleren logget inneklimaet over en periode på 46 timer i hvert av de 5 rommene. Målingene vil gi et bilde av forholdene i de målte rommene, og vil ikke være representative for andre enn disse. Målingene ansees som signifikante, og resultatene er presentert nedenfor. Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side22

23 Generell info om viktige inneklimafaktorer Temperatur: For lufttemperaturer og operative temperaturer er normen C, og temperaturforskjellen mellom hode og føtter skal være mindre enn 3 C Anbefalt norm for kontorlokaler som her er målt, er grader. Denne temperaturen regnes som mest gunstig for oss mennesker på kontorarbeidsplasser og stillesittende arbeid. Temperaturer som overstiger det anbefalte nivå, vil kunne medføre følelse av ubehag og fysiske plager for noen ansatte. Følelse av tung luft, problemer med uttørking av hud, tørre lepper, uttørking av slimhinner i nese/svelg og andre plager med luftveiene er ikke uvanlig dersom temperaturen er for høy. Også problemer med hodepine/trøtthet kan relateres til for høy temperatur i arbeidsatmosfæren. For å få en opplevelse av godt inneklima, er vi avhengig av at temperaturen er både riktig og stabil. Lokaler med store svingninger i temperatur vil ikke oppleves som gunstige å arbeide i. Varmeanlegg/temperaturstyring/solavskjerming bør være slik innstilt og utformet at det kan holdes stabil temperatur inne i lokalene året rundt. Det skal ikke være nødvendig å måtte åpne og lukke vinduer for å kunne oppnå gunstig temperatur og luftkvalitet innendørs. Renhold: Et problem ved for høy temperatur i inneklimaet, er lettere oppvirvling av støv, med mulige luftveisplager/irritasjoner som resultat. Høy temperatur kombinert med en del støv i inneklimaet, er en helt vanlig årsak til følelse av ubehag og fysiske plager. Godt renhold er alltid svært viktig for inneklimaet, da mange inneklimaplager kan fremkalles av støv som kan stamme fra røyking, forbrenningsprosesser, tekstiler, mineralull, krittstøv, mikroorganismer, husdyr, med mer. Dårlig renhold gjør at støvet samler seg på gulv, tepper, hyller, lister, lysarmatur og andre liggende flater. Støvet kan siden avgis til luften når det utsettes for mekanisk påkjenning eller virvles opp av luftbevegelser. Ofte legges ikke forholdene til rette for godt renhold. Orden/ryddighet, materialvalg, innredning og bygningsdetaljer er mange steder slik at det kan være vanskelig å få gjort skikkelig rent. Åpne hyller, skaptopper, papir, pyntegjenstander, løse ledninger, ting som er lagret på gulv og lodne overflater (tepper) er eksempler på effektive støvsamlere som kan bli stående lenge uten rengjøring. Man ser og at årlig hovedrengjøring av arbeidslokaler sløyfes. Årsaker til dette forklares ofte med tidsnød og økonomiske prioriteringer. Resultatet av dette er at støv samler seg i store mengder på de vanskeligst tilgjengelige stedene og på flater over «nåhøyde» som ikke omfattes av det daglige renholdet. Dette støvet vil ved bevegelser i lufta kunne spres i lokalet i relativt store mengder. Hensiktsmessige rutiner for renhold er svært viktig. Det er helt avgjørende for inneklimakvaliteten at det utføres hovedrengjøring med jevne mellomrom slik at opphopning av støv ikke utgjør en helserisiko. Det bør finnes en rengjøringsinstruks som angir hvor det skal vaskes, hvor ofte, med hvilken metode og så videre. Undersøkelser viser at virksomheter som tar renhold på alvor, kan redusere helseplager og luftveisplager grunnet manglende renhold med inntil 50%. Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side23

24 Luftfuktighet: I store deler av Finnmark er det normalt et relativt tørt klima hele året, med lite nedbør om sommeren og kalde og tørre vintre. Dette kan medføre utfordringer med tørr luft i inneklimaet, da luftfuktigheten inne svært ofte avhenger av luftfuktigheten ute. I Alta kan det, spesielt i kalde perioder om vinteren, bli ubehagelig tørr luft. Undertegnede har tidligere målt luftfuktighet i Alta som ligger godt under 20%. Luftfuktighet lavere enn 20%, vil kunne føre til følelse av tørr luft, noe som kan gi utslag i irritasjon av slimhinner/nese/svelg, tørre lepper og tørr hud. Menneskekroppen har ingen egen sans for luftfuktighet, så følelsen av tørr luft skyldes vanligvis luftforurensninger, og da særlig svevestøv. Følelse av tørr luft øker med økende temperatur, samt med økende luftbevegelse og med lav relativ fuktighet. Derfor er riktig innetemperatur viktig. For høy temperatur kan også øke avgassingen fra materialer og øke den mikrobiologiske aktiviteten. Undersøkelser har vist at dersom temperaturen overstiger anbefalt nivå, så kan det å senke temperaturen omså bare med et par grader, gi betydelig reduksjon i klagene på tørr luft. Om vinteren, når det er kaldt ute, vil luftfuktigheta synke drastisk i forhold til om høsten med mildere og fuktigere vær. Den lave luftfuktigheta som da vil oppstå, er det relativt lite å gjøre noe med. Bruk av luftfukter i lokalene anbefales ikke, da det kan være vanskelig å til enhver tid ha kontroll på luftfuktigheta. For høy fuktighet kan føre til problemer i inneklimaet, da både muggsopp, bakterier, mikroorganismer og virus trives i litt fuktig luft. Det og for eksempel ha en del levende grønne planter i lokalene, vil kunne påvirke luftfuktigheten noe i positiv retning. Det er fra et yrkeshygienisk perspektiv, av tidligere nevnte årsaker, bedre med litt for tørr luft, enn for fuktig luft. Et problem ved tørr luft i lokaler, er lettere oppvirvling av støv, med mulige luftveisplager/irritasjoner som resultat. Tørr luft kombinert med en del støv i inneklimaet er en helt vanlig årsak til følelse av ubehag og fysiske plager. (se avsnitt om renhold). Det å drikke litt vann jevnlig, og å bruke fuktighetskrem til tørr hud og lepper vil kunne dempe eventuelle plager med tørr luft noe. Ellers så er tørr luft noe som vi i Alta, (spesielt om vinteren), må leve med. Karbondioksid Karbondioksid (CO 2 ) er en forurensing grunnet "brukt luft", og gjeldende norm er 1000ppm (0,1 vol %). Normalt vil ikke ubehag inntreffe før verdien overstiger 3000ppm, men her er det store individuelle forskjeller mellom mennesker. Typiske symptomer ved høy opphopning av C02 i inneklimaet kan være hodepine, tretthet, følelse av tung luft med påfølgende ubehag med å puste med mere. Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side24

25 Måleresultater: Kontor Inger Gudmundsen, P150: Start måling: :49:36 Stopp måling: :49:36 Måletid: Intervall: 47 timer Hvert minutt Total readings 2821 Tid maksnivå Maks Gj.snitt Min.nivå Tid min.nivå Temperatur: :50:36 23,1 C 20,5 C 18,6 C :38:36 %RH: :39:36 24,5 % 21,6 % 18,0 % :04:36 CO2: :49: ppm 458 ppm 386 ppm :13:36 Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side25

26 Kontor Siri Stavheim, P154: Denne grafen får jeg ikke opp grunnet programfeil, men jeg har fått avlest resultatene og vil kommentere det under punktet konklusjon. Kontor Anita Karlsen, P136: Start måling: :07:29 Stopp måling: :07:29 Måletid: Intervall: 46timer Hvert minutt Antall avlesninger: 2761 Tid maksnivå Max Gj.snitt Min.nivå Tid min.nivå Temperatur: :38:29 25,8 C 23,2 C 18,4 C :58:29 %RH: :33:29 22,3 % 18,8 % 14,6 % :55:29 CO2: :07:29 668ppm 451 ppm 392 ppm :16:29 Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side26

27 Vurdering av resultater Alle parametre er vurdert opp mot anbefalte normer gitt i "Anbefalte faglige normer for inneklima" fra Statens Institutt for Folkehelse (1998), samt Arbeidstilsynets "Veiledning til klima og luftkvalitet på Arbeidsplassen" (1996). Karbondioksid (CO2): Karbondioksid (CO 2 ) er en forurensing grunnet "brukt luft", og gjeldende norm er 1000 ppm (0,1 vol %). Normalt vil ikke ubehag inntreffe før verdien overstiger 3000 ppm. Grafene etter utførte målinger viser at for alle rommene som er målt, så er verdiene godt innenfor anbefalte nivå. Gjennomsnittsverdier i alle målte rom ligger mellom 400 og 500ppm, og det er dermed ingenting som tyder på at ventilasjonsanlegget ikke klarer å skifte ut lufta i lokalene på en god nok måte. På det ene kontoret måles en peakverdi på 1292ppm, men dette er så kort tid at det mest sannsynlig skyldes at personen som har plassert måleapparatet har kommet til å puste direkte på apparatet under igangsetting av logging. De målte verdiene av CO2 er så lave at forholdene må kunne karakteriseres som fullt forsvarlige med hensyn til utskifting av luft i de målte kontorene. Luftfuktighet/relativ fuktighet (RH%): Når det gjelder luftfuktigheta i lokalene under utførte målinger, så varierer denne mellom laveste nivå på ca. 14%, til høyeste nivå på drøye 25%. Snittverdiene i alle rom ligger fra ca. 19% til 23%. Det er med andre ord relativt tørr luft i lokalene, noe som kan medføre enkelte lettere plager. Dette er det relativt lite å gjøre noe med. (Se ellers avsnitt om generell info om luftfuktighet). Temperatur/temperaturstyring: Når det gjelder anbefalt temperatur i de målte rommene, så bør den ligge på grader. Det bør ikke være varmere enn dette, da det kan medføre mange problemer, med fysiske plager som resultat, for både ansatte og elever. Når det gjelder temperaturen i de målte rommene, så finner man ikke voldsomt store avvik fra det som er anbefalt. I alle de målte rommene er temperaturen noe for høy forhold til det som anbefales. Temperaturen ligger et par grader over det som er anbefalt, men det er ikke så store avvik at det burde gi store helsemessige problemer eller plager. Problemer med støv, og lettere oppvirvling av luftveisirriterende flygestøv/finstøv vil likevel kunne oppstå om det er for varmt i lokalene. (Se avsnitt om temperatur og renhold under generell info tidligere i rapporten). Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side27

28 Konklusjon: De utførte målingene viser forsvarlige forhold i de målte kontorene med hensyn til utskifting av luft, og i forhold til luftfuktighet i den perioden målinger ble utført. Målingene viser noe avvik i forhold til temperaturstyringa i lokalene. Dette bør rettes opp i, for å sikre ansatte tilfredsstillende og trygge inneklimaforhold. Det er viktig å ha jevn temperatur i arbeidslokalene. Temperaturen bør ligge mellom 21 og 22 grader når det befinner seg på kontorene. Dersom noen synes dette er for lav temperatur, så bør de bes om å kle mere på seg. Viktigheta av jevn og riktig temperatur i slike lokaler som dette, er godt begrunnet/dokumentert gjennom undersøkelser og forsøk. Dette bør forklares brukerne av rommene. Forslag til tiltak: 1. Det foreslås en gjennomgang av temperaturstyringa på kontorene, slik at temperaturen reguleres ned til anbefalt nivå, og at denne temperaturen holdes jevn når det skal være folk i lokalene. 2. Rutiner for orden/ryddighet og renhold på kontorene bør gjennomgås, for å sikre godt og grundig renhold. 3. Lokalene bør ha en hovedrengjøring årlig. Ellers foreslås ingen spesielle tiltak, da forholdene ser ut til å være tilfredsstillende og innenfor anbefalte normer for inneklima. Det er ikke funnet forhold som direkte kan forklare enkelte ansattes opplevelse av dårlig inneklima. Vi ber om at denne rapport distribueres til berørte ledere og verneombud. Forøvrig er undertegnede tilgjengelig for spørsmål og kommentarer. Vennlig hilsen Hemis AS, Avd. Alta Jan Eirik Johansen Yrkeshygieniker/HMS-rådgiver Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Skippertorget 4, 9515 Alta Besøksadresse: Telefax E-post Internett Skippertorget 4, 9515 Alta alta@hemis.no Side28

29 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2012/5829/SHE001 Dato: SAKSFRAMLEGG Oppnevning av leder og nestleder for Arbeidsmiljøutvalget høst 2015 og vår 2016 Innstilling til vedtak: Studie- og forskningssjef Anne Mari Harper oppnevnes som leder av arbeidsmiljøutvalget for perioden høsten 2015 til våren AMUs arbeidsutvalg gis fullmakt til å oppnevne nestleder. Arbeidsmiljøutvalget ved UiT har for perioden følgende sammensetning. Arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av universitetsdirektøren: Representanter Vararepresentanter Ass. universitetsdirektør Britt Elin Steinveg, Universitetsdirektøren Bygg og eiendomsdir Erland Loso, Avdeling for bygg og eiendom Personal- og organisasjonsdir. Odd Arne Paulsen, Avdeling for personal og organisasjon (POA) Senioringeniør Øistein Hanssen, Avdeling for bygg og eiendom (BEA) Underdirektør Trond Nylund, Helsefak Fakultetsdirektør Kirsti Anderssen, Jur.fak. Studie- og forskningssjef Anne Mari Harper, Finnmarksfakultetet Fakultetsdirektør Pål Markusson, Finnmarksfakultetet Arbeidstakerrepresentanter oppnevnt av fagforeningene: Representanter Vararepresentanter Arvid Inge Paulsen, Helsefak, Akademikerne/PARAT Randi Sælebakke, NT-fak, NTL Nina K. Andersen, Kunstfak, Forskerforbundet Arbeidstakerrepresentant valgt av hovedverneombudene: Representant Vararepresentant Gerd Furumo Kristian Nyvoll Representant fra bedriftshelsetjenesten: Tore Haukås, BFE-fak Tor A. Giæver, HSL-fak Tor Dahl-Eriksen, HSL-fak Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side29

30 Ella Koren Observatører: En representant for sentral HMS-gruppe (seniorrådgiver Marit Fagerheim) En representant for Læringsmiljøutvalget (studiedirektør Heidi Adolfsen) Leder av arbeidsmiljøutvalg (AMU) oppnevnes for ett år av gangen, annen hver gang blant arbeidsgiverens og arbeidstakerens representanter, jf lov om arbeidsmiljø (aml) 7-1, (4). For perioden (høsten 2014 til våren 2015) har Arvid Inge Paulsen vært leder av AMU. Universitetsdirektøren foreslår at Anne Mari Harper oppnevnes som leder av arbeidsmiljøutvalget for perioden høsten 2015 til våren Kandidat til nestledervervet er ikke klar og det foreslås at AMUs arbeidsutvalg gis fullmakt til å oppnevne nestleder. Sissel Tjosaas konstituert personalsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side30

31 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2012/5829/MFA000 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Handlingsplan AMU høst 2015 og 2016 Innstilling til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget godkjenner den framlagte handlingsplan for høst 2015 og for 2016 Begrunnelse: Arbeidsmiljøutvalgets handlingsplan gikk ut ved årsskiftet 2014/2015. Det er utarbeidet utkast til en ny handlingsplan som løfter fram spesielle saker som AMU ønsker å arbeide særskilt med i kommende periode. Utkast til handlingsplan er basert på årsrapport HMS ved UiT for 2014, tidligere signaler fra AMU og på andre saker som ut fra arbeidsmiljølovgivningen vil kreve engasjement fra AMU. Enheter som er berørt av fusjoner, omorganisering eller flytting vil ha måtte ha fokus på arbeidsmiljø, kulturbygging, fjernledelse og rolleavklaring. Det er viktig at AMU også i den kommende periode har sterkt fokus på utfordringer knyttet HMS-opplæring, kommunikasjon og samarbeidsklima. Tiltak Beskrivelse Når Gjennomgang av fakultetenes, TMUs og UBs HMS-prioriteringer for Etterlevelse av UiTs retningslinjer og lokale rutiner for alt risikofylt arbeid samt føring av register over eksponerte. Arbeidsmiljøutvalget ba i møte den om å få om kopi av fakultetenes, TMUs og UBs styrebehandling av årsrapporten for 2014 og prioriteringene for Årsrapportering HMS 2014 viste at flere enheter ikke fulgte retningslinjer/ikke hadde utarbeidet retningslinjer for risikofylt arbeid som kan medføre særlig fare for liv og helse. Fakulteter og enheter må også i 2015 ha sterkt fokus på eksponeringsvurderinger, Høst 2015 Høst 2015 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side31

32 HMS-opplæring Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK Arbeidsmiljødag Sykefravær Plan for miljøledelse vedlikehold av stoffkartotek, sikker utførelse av arbeid og føring av register over eksponerte. Universitetsdirektøren har i forbindelse med årsrapportering om bruk av stråling for 2014 bedt enhetsledere om å gjennomføre registreringen innen utgangen av mars Enheter som ikke overholder fristen kan miste retten til å håndtere ioniserende stråling. På bakgrunn av årsrapporter for HMS og forestående fusjonsprosesser må iverksetting, gjennomføring og dokumentasjon av modulbasert HMSopplæring fortsatt ha høy prioritet i AMU. Det vises til tidligere behandlinger i AMU, sist møte den Tiltak utarbeidet på bakgrunn av undersøkelser skal nå implementeres. Det foreslås at AMU følger opp dette arbeidet ved rapport i slutten av dette år, og ved en sluttrapport andre halvår Arbeidsmiljødagen arrangeres årlig ved UiT. I år vil dagen arrangeres i hhv Alta og Tromsø. For kommende år anbefales at det faglige programmet arrangeres i Tromsø med overføring til øvrige campus. Det er viktig at AMU er synlig på denne dagen. AMU følger regelmessig med på institusjonens sykefravær. POA skal i samarbeid med BHT og NAV undersøker arbeidsmiljøutfordringer for stipendiatene som gruppe, og vurderer tiltak for å redusere langtidsfravær. Implementere handlingsplan for miljøledelse. Synliggjøre UiTs miljøledelse gjennom nettsider. Hele perioden Andre halvår 2015 Andre halvår 2016 November 2015 November 2016 Kontinuerlig 2015 og 2016 Tromsø, 27. april 2015 Sissel Tjosaas personalsjef Marit Fagerheim seniorrådgiver marit.fagerheim@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side32

33 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side33

34 Institutt for samfunnsmedisin Arkivref: 2015/2139 GFU000 Dato: Sak (skriv inn saksnr.) SAK (skriv inn saksnummer Til: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: HOVEDVERNEOMBUDKONFERANSE I TROMSØ 2016 søknad om garanti/tilskudd kr I forbindelse med det årlige møte for hovedverneombudene i universitetssektoren ble Tromsø utfordret til å arrangere neste hovedverneombudskonferanse i Årets konferanse arrangeres i Bodø i september. Universitetet i Nordland har gitt konferansen et tilskudd/garanti på kr Konferansen som Universitetet i Tromsø har blitt utfordret til å arrangere planlegges i september Dette er noe som alle hovedverneombudene på universitetet stiller seg positivt til. Vi vil kreve inn en konferanseutgift som skal dekke dagpakker, kursmateriell, forelesere og øvrige utgifter. Garantien/tilskuddet er ment å dekke utgifter til forelesere dersom vi ikke klarer dette fullt ut innenfor inntektene vi får fra konferanseavgiften. Reise og overnatting betales av deltakerne selv utenom konferansebudsjettet. Antall hovedverneombud vil øke noe på grunn av de forskjellige sammenslåingene mellom universitetene og høgskolene og vil derfor være noen flere i 2016 enn i år. Vi søker derfor om garanti/tilskudd kr til hovedverneombudkonferansen i Tromsø På vegne av hovedverneombudene/verneombudene Gerd Furumo Koordinerende hovedverneombud Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side34

35 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2015/304/JSC000 Dato: ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Avviksmeldinger Vedlagt følger oversikt over innkomne avviksmeldinger. Jan Thomas Schwenke seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side35

36 Skademeldinger pr ephorte 2015/243 0 Dnr Enhet Enhet Tilknytning Dnr Dato Hendelse 0 1 Helsefak HSI Ansatt Skled og falt på vei til P-plass 2 NT-fak IG Ansatt Sprut i øynene av formalaldehyd 3 NT-fak IIS Ansatt Fall fra flyvinge 4 Student Sprut av syre mot ansikt 5 ADM BEA Ansatt Fjerning av sprøytespisser 6 Helsefak IMB Ansatt Lukt av kjemikalie 7 NT-fak IK Student Sprut av 8 NT-fak IK Ansatt kjemikale/reaksjonsblanding Nestenulyke ved kjemisk reaksjon (cyanidforbindelse) 9 Helsefak IK Ansatt Stakk seg på skalpell 10 NT-fak IK Student Eksplosjon om natta Helsefak IMB Ansatt Fall 13 HSL ISS Ansatt Fall Side36

37 Side37

38 Årsak Skade sikkerhet skurs Person/ matriell Eksp reg Med. Beh Dårlig strødd/dårlig skodd 1 Brukket ankel P N J Svikt/dårlig festet slange til forma.tanken 2 Etsing- vondt i øynene P N J Uhell, skled 3 Kutt og hjernerysstelse P N J uforsiktig 4 Ingen N P N N Noen hadde etterlatt seg 5 Ingen N N N sprøytespiss/deler Mulig noe som er tømt i avløp 6 Ingen J N N N Koking i lukket system 7 Ingen J N N N Utførels av cyanidreaksjon uten 8 Ingen N N N risikovurdering pga språkmisforståelse Uforsiktig 9 lite kutt J N N Overtrykk pga oppvarming i lukket beholder 10 Ingen N N N N Snublet i ei matte 12 Ingen N P N N Skled på vått gulv 13 skrubbsår N P N N Side38

39 Side39

40 Sykem Arb.d sykem. Meldt Nav SPK Risiko vurdert Kommentar J 0 J N 0 N 0 N J Fulgte ikke sikkerhetstiltak. Har ikke gjennomført 1.hjelp laboratorium J? J N Har planlagt/gjennomført tiltak for å hindre gjentakelse. Saken er innmeldt N N N J Skyldte med vann N N N N Brukte gummihansker. Avventer ev gjentakelse før noe mer gjøres N N N N Sendt ut mail til ansatte om innskjerpelse av rutiner for tømming av kjemikalier i N N N N Studenten har fått veiledning N N N N Stip. Har fått veiledning N N N N Risikotiltak ble fulgt (hansker og en skalpell per gruppe) N N N J Forskeren har blitt informert ved to anledninger om at oppvarming aldri skal skje N N N N Slo seg men ingen skade N N N N Skaden skjedde på reise og faller egentlig utenfor UiT's ansvar Side40

41 Side41 0

42 akelse. Saken er innmeldt r noe mer gjøres er for tømming av kjemikalier i avløpssystem m at oppvarming aldri skal skje i lukket beholder UiT's ansvar Side42

43 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2014/4397/GST002 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Arbeidstidsordning i forbindelse med skiftvaktarbeid ved EISCATS anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard Innstilling til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget slutter seg til at UiT Norges arktiske universitet fremmer søknad til sentrale parter, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene, om å godkjenne fravik av arbeidstidsbestemmelsene, jf. Arbeidsmiljølovens (4) i forbindelse med skiftvaktarbeid ved Eiscats anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard. Søknaden gjelder avtale om gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstiden, med en utvidet ramme til inntil 12 timer per dag ved Eiscats anlegg ved Ramfjordmoen og til inntil 14 timer per dag ved Eiscats anlegg ved Svalbard. Bakgrunn: Ved EISCATs anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard foregår det forskningsmessig eksperimentkjøring. Eksperimentkjøringen bestemmes av EISCAT HQ og foregår på varierende tidspunkt og medfører en variasjon i den daglige arbeidstid. Det er av hensyn til gjennomføringen av eksperimentkjøringen behov for å fastsette særskilte arbeidstidsordninger, herunder gjennomsnittsberegning av arbeidstiden med en utvidet ramme på inntil hhv. 12 og 14 timer per dag. En avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden vil gjelde for hele året, men utvidelse av arbeidstiden begrenses til perioder med avtalt eksperimentkjøring. Særskilt arbeidstidsordning ved Eiscats anlegg ved Svalbard: Eiscat Svalbard Radar er lokalisert utenfor Longyearbyen. Med bakgrunn i adkomst og sikkerhetsmessige hensyn (isbjørnfare og klimatiske forhold) er det ønskelig når situasjonen og værforholdene tilsier det å ikke gjennomføre vaktskifte ved midnatt. Dette medfører behov for å kunne etablere skiftvakter med en varighet på inntil 16 timer. Det er normalt ikke et behov for at de ansatte er i aktiv tjeneste hele tiden når det avvikles eksperimentkjøringer om natten. Behovet ligger i at de ansatte er tilgjengelig på stasjonen dersom det oppstår uforutsette hendelser i tilknytning til eksperimentkjøringene. På denne bakgrunn vil hvilende vakt (ved passiv tjeneste, sovende vakt kan arbeidstiden forlenges med inntil 2 timer), jf. Arbeidsmiljølovens 10-4, 2. ledd, inngå i den totale arbeidstiden om natten. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side43

44 Ved Eiscats anlegg på Ramfjordmoen er det seks ansatte, hvor fire av disse i perioder arbeider skiftvakter etter oppsatt arbeidsplan. Ved Eiscats anlegg på Svalbard er det tre ansatte hvor alle i perioder har skiftvaktarbeid etter oppsatt arbeidsplan. I henhold til arbeidsmiljølovens (AML) (4) kan de sentrale parter Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og hovedsammenslutningene (HS) ved enighet inngå avtale om fravik fra arbeidstidsbestemmelsene i AML kapittel 10. En søknad om fravik fra bestemmelsene forutsetter at det foreligger lokal partsenighet på forhånd, jf. hovedtariffavtalens 7, pkt. 8. Partene lokalt ved UiT Norges arktiske universitet har blitt enige om hvilke arbeidstidsordninger det er behov for ved Eiscats anlegg ved Ramfjordmoen og Svalbard. Det er fremforhandlet egen avtale om skiftvaktarbeid, jf. vedlagte avtale. I henhold til AML 10-2 er det vektlagt at arbeidstakerne ved innføringen av arbeidstidsordningene ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, samt at det er mulig å ivareta sikkerhetstilsyn. Ordningen med gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, der opparbeidet tid utover ordinær arbeidstid kan gis som enkelt fridager, sammenhengende fridager og sammenhengende fridager i forbindelse med ferie, vil i særlig grad være med å ivareta de ansattes helse og velferd, i tillegg kommer daglige pauser/hvile jf. AMLs bestemmelser. Den enkelte arbeidstaker er gitt anledning til å reservere seg fra en arbeidstidsordning med inntil 12 og 14 timers arbeidsdag. Det er ingen av de ansatte som har valgt å reservere seg. Villighetserklæring fra de ansatte er vedlagt. Arbeidsmiljøutvalget forelegges saken til uttalelse med hjemmel i AMLs 7-2 bokstav f. Sissel Tjosaas personalsjef Gunhild Stavem juridisk rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Vedlegg: 1) Avtale om skiftvaktarbeid i forbindelse med eksperimentkjøring ved Eiscats anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard 2) Villighetserklæringer fra de ansatte UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side44

45 Avtale om skiftvaktarbeid i forbindelse med eksperimentkjøring ved EISCATs anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard Avtaleparter: Inngått dato: 19.januar 2015 Gjelder fra: 1.januar 2015 Arkivref: 2015/420 Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (UiT) og Forskerforbundet, NTL, Parat og Akademikerne Ved EISCATs anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard foregår det forskningsmessig eksperimentkjøring. Eksperimentkjøringen bestemmes av EISCAT HQ og foregår på varierende tidspunkt og medfører en variasjon i den daglige arbeidstid. Det er av hensyn til gjennomføringen av eksperimentkjøringen behov for å fastsette særskilte arbeidstidsordninger. Skiftvaktarbeid EISCAT, HQ bestemmer etter drøftinger hvilke stillinger som inngår i skiftvaktordningen. Skiftarbeid pålegges av stasjonssjefen i størst mulig grad i samråd med de ansatte. Ved enkeltstående eksperimentkjøringer kan det være behov for å engasjere eksternt personale. Det er arbeidsgivers ansvar å sikre at det alltid er en forsvarlig bemanning tilstede under eksperimenter kjørt i EISCATs regi. Bemanningen må vurderes i forhold til arbeidsoppgavenes art og omfang i det enkelte tilfelle. Arbeids- og sikkerhetsinstruks for Eiscat vedlegges avtalen. Den alminnelige arbeidstid (37,5 timer per uke. I perioder med eksperimentkjøring og skiftvaktarbeid er ordinær arbeidstid 35, 5 timer per uke) for den enkelte arbeidstaker er lagt til ulike tider av døgnet. Døgnet deles hovedsakelig inn i tre skift: Nattevakt: 00:00 08:00 Dagvakt: :30 Kveldsvakt: 15:30 24:00 Det normale er at skiftvaktarbeid etableres etter skiftplanen. 1 Side45

46 Vakter kan også kjøres utenom de ovenfor nevnte skift. Dette er vakter som f.eks begynner om kvelden og fortsetter utover natten, eller som starter på formiddagen og fortsetter utover kvelden (uregelmessige vakter). Vaktene avvikles i størst mulig utstrekning og så langt det er mulig som fulle vakter. Det vil ved behov når eksperimentkjøringen har en kort varighet kunne bli satt opp vakter av kortere varighet. Vakter skal ha en varighet på minimum 4 timer. Forskjøvet arbeidstid Med hjemmel i hovedtariffavtalens 7, nr. 2 avtales det en forskjøvet arbeidstidsordning. Avtale om forskjøvet arbeidstid innebærer at arbeidstiden kan forskyves utover kl og kl Gjennomsnittsberegning av arbeidstid Med hjemmel i Arbeidsmiljølovens 10-12, 4. ledd (forutsetter godkjennelse fra KMD og hovedsammenslutningene) avtales det en gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstiden, med en utvidet ramme til inntil 12 timer per dag. Den alminnelige arbeidstiden ordnes slik at den i løpet av en periode på 1 år blir gjennomsnittlig så lang som foreskrevet i hovedtariffavtalen. Opparbeidet tid utover ordinær arbeidstid kan gis som: - Enkelt fridager - Sammenhengende fridager - Sammenhengende fridager i tilknytning til ordinær ferie Avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstid gjelder for hele året, men utvidelse av arbeidstiden begrenses til perioder med avtalt eksperimentkjøring ved EISCAT. Daglig og ukentlig arbeidsfri Med hjemmel i Arbeidsmiljølovens 10-8, 3. ledd avtales det at det kan gjøres unntak fra kravet om at den ansatte skal ha minst 11 timers sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer og en ukentlig sammenhengende fritid på minst 36 timer. Den daglige arbeidsfrie perioden kan ved behov settes til minst 8 timers sammenhengende arbeidsfri og den ukentlige arbeidsfrie perioden kan settes til minst 28 timers sammenhengende arbeidsfri. Ved akutte behov (når det brått oppstår fare for alvorlig driftsforstyrrelse) kan det pålegges overtid i den arbeidsfrie perioden, jf. Arbeidsmiljølovens 10-8, 1. ledd. Den ukentlige sammenhengende fritid på minst 36 timer (28 timer ved behov) skal legges slik at det alltid inngår et helt kalenderdøgn. Denne fritid skal fortrinnsvis legges på søndag og minst annenhver søndag, jf. Hovedtariffavtalens 14 nr Side46

47 Arbeidstaker som har utført søn- eller helgedagstjeneste, skal ha fri påfølgende søn- eller helgedag, jf. Arbeidsmiljølovens 10-8, 4. ledd. Særskilt arbeidstidsordning ved Eiscats anlegg på Svabard Eiscat Svalbard Radar er lokalisert utenfor Longyearbyen. Med bakgrunn i adkomst og sikkerhetsmessige hensyn (isbjørnfare og klimatiske forhold) er det ønskelig når situasjonen og værforholdene tilsier det å ikke gjennomføre vaktskifte ved midnatt. Dette medfører behov for å kunne etablere skiftvakter med en varighet på inntil 16 timer. Det er normalt ikke et behov for at de ansatte er i aktiv tjeneste hele tiden når det avvikles eksperimentkjøringer om natten. Behovet ligger i at de ansatte er tilgjengelig på stasjonen dersom det oppstår uforutsette hendelser i tilknytning til eksperimentkjøringene. På denne bakgrunn vil hvilende vakt (passiv tjeneste, sovende vakt), jf. Arbeidsmiljølovens 10-4, 2. ledd, inngå i den totale arbeidstiden om natten. Med hjemmel i Arbeidsmiljølovens 10-4, 2. ledd (hvilende vakt) kan arbeidstiden i løpet av 24 timer forlenges med inntil 2 timer. Det utbetales kompensasjon for hvilende vakt i henhold til HTAs 15, nr. 5. Med hjemmel i Arbeidsmiljølovens 10-12, 4. ledd (forutsetter godkjennelse fra KMD og hovedsammenslutningene) avtales det en gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstiden, med en utvidet ramme til inntil 14 timer per dag. Den alminnelige arbeidstiden ordnes slik at den i løpet av en periode på 1 år blir gjennomsnittlig så lang som foreskrevet i hovedtariffavtalen. Opparbeidet tid utover ordinær arbeidstid kan gis som: - Enkelt fridager - Sammenhengende fridager - Sammenhengende fridager i tilknytning til ordinær ferie Avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstid gjelder for hele året, men utvidelse av arbeidstiden begrenses til perioder med avtalt eksperimentkjøring ved EISCAT. Utarbeidelse av arbeidsplan Det skal utarbeides arbeidsplan, jf. Arbeidsmiljølovens Arbeidsplanen skal vise hvilke uker, dager og tider den enkelte skal arbeide. Arbeidstidsordningene i arbeidsplanen skal ligge innenfor rammene i arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtalen og denne avtale. Arbeidsplan for en måned settes opp i god tid, og senest to uker før arbeidsplanen iverksettes. Dette gjøres etter drøftinger med de tillitsvalgte. Drøfting av arbeidsplaner skal skje ved EISCAT. Avlysninger og endringer Gjelder for: Kveldsvakter, nattevakter og helgevakter og uregelmessige vakter. Avlysning av vakter må skje så tidlig som mulig. 3 Side47

48 Kveldsvakter: Avlysning skal skje før kl dagen før. Etter denne tid skal det gis kompensasjon for skift/turnusarbeid for det antall timer vakten er satt opp med, jf. hovedtariffavtalens og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Godkjent avlyst vakt forskyves til nærmeste ledige dag for arbeidstakeren. Nattevakter: Avlysning skal skje før kl dagen før. Etter denne tid skal det gis kompensasjon for skift/turnusarbeid for det antall timer vakten er satt opp med, jf. hovedtariffavtalens og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Godkjent avlyst vakt forskyves til nærmeste ledige dag for arbeidstakeren. Helgevakter: Avlysning skal skje før kl nest siste virkedag før den aktuelle helg. Etter denne tid skal det gis kompensasjon for skift/turnusarbeid for det antall timer vakten er satt opp med, jf. hovedtariffavtalens og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Godkjent avlyst vakt forskyves til nærmeste ledige dag for arbeidstakeren. Dersom en vakt forskyves etter fristen for avlysning, gis det kompensasjon for skift/turnusarbeid for det antall timer vakten er satt opp med. Avbrutte vakter Avbrutte kveldsvakter og nattevakter kompenseres helt ut etter oppsatt vaktliste. Kompensasjon for skift/turnusarbeid Kompensasjon gis jf. Hovedtariffavtalens bestemmelser. I tillegg utbetales B- 50 som ekstra godtgjøring for ulempen ved å ha skiftvaktarbeid. Overtid Det skilles mellom skiftarbeid og overtid. Overtid er det arbeid som utføres utover den alminnelige arbeidstid (skiftvaktarbeid). Overtid pålegges og honoreres etter bestemmelsene i arbeidsmiljølovens 10-6 og hovedtariffavtalens 13. Overtidsarbeid skal bare benyttes ved ekstraordinære behov. Pålagt overtidsarbeid i direkte tilknytning til skiftarbeidet kompenseres etter reglene i hovedtariffavtalens 13 og 14. Kompensasjon ved veiledning over telefon Ved telefonhenvendelser til hjemmeværende personell utbetales 1 time overtid pr. telefonhenvendelse. Sykdom, fravær og evt. andre forhold Det understrekes at fravær på grunn av sykdom må meddeles EISCAT så tidlig som mulig. Dette er avgjørende for å få vaktene til å gå så smidig som mulig. Ved sykdom og 4 Side48

49 andre uregelmessigheter kan stasjonssjefen pålegge vakter utenom den oppsatte vaktliste. Vaktene anses da som overtidsarbeid og det gis kompensasjon etter reglene i hovedtariffavtalens 13 og 14. Gyldighet Denne avtale trer i kraft fra Varighet og oppsigelse/forlengelse etter tjenestetvistlovens bestemmelser. 5 Side49

50 Side50

51 Side 51

52 Side52

53 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2009/5100/BEA023 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Sykefravær 1. kvartal 2015 Innstilling til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar rapporten om sykefraværet til orientering. Begrunnelse: Seksjon for personal og organisasjon har med oppdrag fra AMU utarbeidet tallgrunnlag for sykefraværet ved UiT Norges arktiske universitet. Hensikten med oversikten er å gi AMU mulighet til å vurdere sykefraværet ved universitetet og eventuelt på bakgrunn av dette, vurdere å iverksette nærmere undersøkelser og tiltak. Universitetets lønns- og personalsystem, Paga, viser følgende tall for sykefraværsutviklingen for hele universitetet, egen- og legemeldt sykefravær, til og med 1. kvartal 2015: 5,00% 4,50% 4,00% 3,50% 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% 4,71% 3,59% 3,63% 3,31% 4,38% 3,85% 4,36% 3,97% 4,33% Fra og med 4.kvartal 2013 er tidligere Høgskolen i Finnmark inkludert i sykefraværstallene. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side53

54 Sykefraværet går opp med 0,36 prosentpoeng fra 4. kvartal 2014 til 1. kvartal Det er likevel på samme nivå som 1. kvartal For enhetene fremgår følgende oversikt i Paga over sykefraværstall (egen- og legemeldt) fra 1. kvartal 2013 til og med 1. kvartal 2015: kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2015 UADM 7,45 5,8 4,4 4,93 6,86 5,66 7,63 5,55 6,79 NT-fak 4,25 3,13 2,19 1,74 2,13 2,32 2,40 2,76 3,31 BFE 3,66 3,87 4,09 4,25 3,85 3,98 4,23 4,25 3,48 Jur fak 3,65 1,98 2,66 4,67 3,18 2,53 1,92 4,04 5,69 Helsefak 3,92 2,99 2,92 3,49 4,12 3,39 3,54 3,04 3,42 HSL-fak 4,59 4,17 3,74 3,01 3,65 3,80 3,93 3,62 4,25 Kunstfak 3,11 2,42 1,93 1,54 3,30 3,17 6,19 5,64 2,54 UB 5,03 2,65 3,62 5,22 6,14 4,64 6,21 4,87 5,4 TMU 6,54 5 3,36 4,18 8,00 2,57 2,68 3,90 4,62 FINNF 4,18 7,29 6,50 7,59 6,18 6,11 I 1. kvartal for 2015 er det fire enheter som har over 5% sykefravær og som krever nærmere omtale. Administrasjonen(UADM) og Finnmarksfakultetet (FINNF) er de to enhetene som gjennomgående ligger høyest over gjennomsnittet. Administrasjonen ligger på omtrent samme nivå som 1. kvartal 2014 og holder seg stabil statistisk sett, mens Finnmarksfakultetet ligger 1,18 prosentpoeng lavere enn samme kvartal året før, og viser dermed en positiv utvikling. Universitetsbiblioteket (UB) har 0,74 prosentpoeng lavere sykefravær sammenlignet med første kvartal året før, og viser dermed en positiv utvikling. Juridisk fakultet (Jur fak) viser en negativ utvikling sammenlignet både med 1. kvartal 2014 og 1. kvartal 2013, og har 2,51 prosentpoeng høyere sykefravær i 2015 enn året før. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side54

55 Fra NAV har UiT fått tilsendt oversikt over det legemeldte sykefraværet direktemeldt fra legen. Som grunnlag for saken til dette AMU-møtet foreligger tall fra NAV til og med 4. kvartal Tall for 1. kvartal 2015 vil være tilgjengelig ved neste møte i AMU. Oversikten over det legemeldte sykefraværet som er tilsendt fra NAV gir muligheten for å se på diagnosefordeling, tall for sektoren, kvartalsvis utvikling, varighet, aldersfordeling, bruk av gradering og kjønnsfordelingen i sykefraværet. Utviklingen i det legemeldte sykefraværet fordelt på diagnose gir oss følgende oversikt fram til 4. kvartal 2014: 50,00% 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% Almenne og uspesifiserte lidelser Sykdommer i fordøyelsesorganene Sykdommer i hjerte/karsystemet Muskel/skjelett - lidelser Sykdommer i nervesystemet Psykiske lidelser 15,00% 10,00% Sykdommer i luftveiene Svangerskaps-sykdommer 5,00% 0,00% 1.kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2013 Tallene i diagnoseoversikten er ikke beregnet ut fra avtalte dagsverk i gruppen, men viser sykefraværet i diagnosegruppen delt på det totale sykefraværet. Det innebærer at endringer i en diagnosegruppe vil gi endringer i alle gruppene, selv om det reelle antallet i en gruppe i praksis er uendret. Muskel/skjelettlidelser og psykiske lidelser er fortsatt de to desidert største årsakene til sykefraværet. De utgjør til sammen 58,4 prosent av sykefraværet. Muskel/skjelettlidelser har gått ned 6,5 prosentpoeng 4.kvartal. Andelen psykiske lidelser har gått opp 3 prosentpoeng fra 3. kvartal. Samleposten «andre lidelser» går noe ned fra 3. kvartal 2014 men ligger fortsatt over samme kvartal forrige år. 1.kvartal kvartal kvartal kvartal 2014 Andre lidelser UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side55

56 Tall fra Altinn over 4. kvartal fra viser at det legemeldte sykefraværet ved UiT ligger lavere sammenlignet med sektortall og tall for hele landet. Tallene for 4. kvartal 2014 viser at fraværet ved UiT ligger på samme nivå sammenlignet med året før, og ligger fortsatt lavest av gruppene det sammenlignes med UiT Undervisning Statlig forvaltning Hele landet Sykefraværet har en positiv utvikling og går ned 4. kvartal 2014, sett i forhold til foregående år kvartal 4,7 3,7 4,6 4,4 4,6 4,1 2. kvartal 4,1 3,5 4,3 4 3,4 3,7 3. kvartal 4,5 4, ,7 4. kvartal 4,4 3,9 4,6 4,6 4,1 3,8 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side56

57 Oversikten over lengden på sykefraværet for 4. kvartal viser at det totale fraværet har gått jevnt nedover siden 2012, og at sykefraværet for øvrig, uavhengig av lengde holder seg stabilt sammenlignet med året før. 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, Totalt 4,4 3,9 4,1 4,6 4,1 3,8 <8 dager 0,3 0,3 0,2 0,2 0,3 0, dager 0,4 0,4 0,3 0,4 0,4 0,3 17 dager - 8 uker 1,1 0,9 0,8 0,9 1,1 0,8 >8 uker - 20 uker 1,7 1,6 1,6 1,7 1,4 1,4 >20 uker - 39 uker 0,7 0,6 0,8 1 0,6 0,7 >39 uker 0,3 0,2 0,3 0,4 0,2 0,2 Det legemeldte sykefraværet fordelt på alder for 4. kvartal fra 2009 til 2014 viser en økning for aldersgruppene 30-39, men gruppen ligger fortsatt under landsgjennomsnittet: Fraværet går ned for de øvrige aldersgruppene Totalt UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5 Side57

58 Benedicte Andersen rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6 Side58

59 Orienteringssaker Side59

60 Orienteringssaker Side60

61 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2014/2672/SHE001 Dato: ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Orientering til AMU om tiltak for ARK-UiT 2014/2015 I AMU-møtet den ble arbeidsutvalget supplert med Anne Mari Harper bedt om å se på tiltakene på nivå 1 i forbindelse med ARK-UiT. I utvalgsmøtet den gikk arbeidsutvalget inn for tiltakene beskrevet i saksfremlegg, men med tilføyingen på to områder. Saken har ephortenr 2014/ og ligger vedlagt. Fakultetsdirektørmøtet den gav sin tilslutning til tiltakene med AMU-utvalgets tilføyinger. Saken har ephortenr 2014/ og ligger vedlagt. Sissel Tjosaas konstituert personalsjef sissel.tjosaas@uit.no Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side61

62 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref.: 2014/2672 Dato: NOTAT Til: Arbeidsmiljøutvalgets underutvalg, møtedato Tiltak for ARK-UiT behandlet i AMU arbeidsutvalg Innstilling til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget går inn for tiltakene som er beskrevet i tabell 2 i saksfremlegget. Under forbedringsområde som omhandler «fravær av tidspress», og tiltaket «medarbeidersamtaler» går arbeidsutvalget i tillegg inn på viktigheten av at medarbeidersamtalen, samt veilederkontrakten mellom stipendiat og veileder, bør inneholde punkter som særlig vektlegger forventningsavklaringer og plan for stipendiatperioden. Utvalget går også inn for å føye til tiltak om mottak og introduksjon av nytilsatte, særlig ansatte med utenlandsk opprinnelse, under forbedringsområdet som handler om «sosialt klima». Bakgrunn I arbeidsmiljøutvalgets (AMU) ordinære møte den ble det vedtatt at de institusjonsovergripende tiltakene for ARK-UiT på nivå 1 skulle behandles av et arbeidsutvalg fra AMU. Utvalget består av Arvid Inge Paulsen (leder), Gerd Sissel Furumo (medlem) og Anne Mari Harper (medlem). Fra administrasjonen møter Sissel Tjosaas (prosjektleder ARK-UiT). Møtet avholdes den Formålet med arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK er å etablere tiltak for utviklingsarbeid, basert på kartlegging av ansattes opplevelse av ulike sider ved arbeidssituasjonen, arbeidsmiljøet og ledelsen. Den enkelte ansattes opplevelse er kartlagt gjennom individrettet spørreskjema, men det er også innhentet informasjon om arbeidsorganisering og organisatoriske forhold ved at leder og verneombud sammen har fylt ut faktaark I. Standardiserte rapporter fra kartleggingen er lagt til grunn i tilbakemeldingsmøtene, som primært er avholdt på nivå 3 og 4 (seksjoner i administrasjonen og institutt ved fakultetene). I møtene er det lagt opp til en prosess for å identifisere arbeidsmiljø- og klimaområder som enheten ønsker å bevare eller forbedre, og for å knytte tiltak til disse områdene. For å fange opp områder med tiltak som går igjen, og som berører flere enheter både vertikalt og horisontalt i organisasjonen, er arbeidet organisert slik at nivåene over kan bygge på de underliggende enhetene sine tiltak. Dokumentasjon på ARK-tiltakene og handlingsplanene de inngår i, er samlet i ephorte-nummer 2014/5408 og -09. Det er disse Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side62

63 tiltakene som, sammen med både de standardiserte og de spesialbestilte rapportene på ulike enhetsnivå, danner grunnlaget for tiltakene som presenteres i dette saksfremlegget. Drøfting av arbeidsmiljøområder Drøftingen tar utgangspunkt i rapportene og tolkningen av disse, før bevaringsområdene og forbedringsområdene for ARK-UiT drøftes nærmere hver for seg. Formålet er å belyse arbeidsmiljøområdene på en slik måte at det står igjen tre prioriterte bevaringsområder og tre prioriterte forbedringsområder. Hvordan skal rapportene tolkes? Rapportene i ARK er laget for å gi enhetene som avholder tilbakemeldingsmøter et godt grunnlag for å diskutere viktige arbeidsmiljøområder i fellesskap. I og med at de ansatte som velger å delta i undersøkelsen ikke utgjør et tilfeldig utvalg, og at størrelsen på de ulike enhetene varierer, vil tallmaterialet ha begrenset verdi med hensyn til generalisering. Det gir liten mening å beregne om det har signifikant betydning for et arbeidsmiljøområde om en person er en del av et fakultet eller et institutt. Det er tallene som vises i gjennomsnittet og standardavviket som gir det beste grunnlaget for diskusjonene, og for sammenligning mellom enhetsgrupper. For å få en indikasjon på hva spredningen har å si for forskjellene som måles, er det gjort signifikantberegninger i sammenligningen mellom noen få større enheter, og mellom grupper av ansatte på aggregert nivå. Disse blir imidlertid ikke spesifikt omtalt i dette saksfremlegget nettopp med den begrunnelsen at gjennomsnittskåren kan være av betydning, selv om de ikke fremstår signifikante forskjeller. Når det gjøres sammenligninger er det verdt å ha med seg at enhetene på fakultetsnivå er av ulik størrelse og kompleksitet. Det viktige er at det kollektive arbeidsfellesskapet sammen blir enige om hvilke arbeidsmiljøområder enheten ønsker å endre eller utvikle. Bevaringsområder Samlet sett har UiT de mest positive tallene på arbeidsmiljøområdene der undersøkelsen tar sikte på å kartlegge: romslighet/sosialt ansvar jobbengasjement mening i jobben Disse områdene får også høy skår ved de andre institusjonene i universitet- og høgskolesektoren som har gjennomført undersøkelsen, og de varierer i liten grad mellom enhetene innad ved UiT. De områdene der UiT er ulik andre universitet og høyskoler, går alle i positiv retning. Det vil si at vårt universitet ligger på eller over gjennomsnittet sammenlignet med de andre institusjonene. De ansatte ved UiT er mer fornøyd med; støtten til forskning og undervisning, pålitelighet knyttet til ledelse ved overliggende enhet, og det oppleves lavere grad av konflikter. Det vil si høyere skår for fravær av personkonflikter. På disse områdene er det imidlertid større variasjoner blant enhetene ved UiT. Alle de seks områdene i punktene over er viktige for å bevare de gode elementene i arbeidsmiljøet men for å få en realistisk og praktisk gjennomførbar handlingsplan er det nødvendig å prioritere. Romslighet/sosialt ansvar er det området som skårer høyest ved UiT. Dette området kartlegger blant annet inkludering og livsfasetilpasning som er de to første punktene i UiTs gjennomgående UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side63

64 strategi for "nærhet og engasjement - arbeidsmiljø og organisasjon». Dette utpeker seg derfor som et område som bør bevares. I den videre prioriteringen argumenteres det for å ta hensyn til at jobbengasjement og mening i jobben er en del av kartleggingen der formålet er å måle tilknytningen til UiT. De to variablene blir i så måte mer indikatorer som sier noe om effekten av balansen mellom krav og ressurser i arbeidsmiljøet. Disse er godt egnet til å måle effekt fra tiltak som gjøres på mange ulike arbeidsmiljøområder. Jobbengasjement har fått spesiell forskningsfokus i den teoretiske modellen som ligger til grunn for ARK. Den blir satt i sammenheng med motivasjonsprosessen som gir positive konsekvenser og fungerer som buffer for negative krav i arbeidsmiljøet, og er av den grunn også et områder som utpeker seg som bevaringsverdig. Fravær av personkonflikter kartlegger jobbkrav i den enkeltes arbeidssituasjon som er viktig å fange opp, men å gå inn for å bevare dette vil være en vanskelig formidlingsøvelse ovenfor de som står i, eller observerer konfliktsituasjoner i dag. Pålitelighet knyttet til ledelsen ved overliggende enhet og støtte til forskning og undervisning kartlegger ressurser i den organisatoriske enheten. Forskning og undervisning er kjerneområder i institusjonen og støtten til dette er noe institusjonen bør gå inn for å bevare. Oppsummert leder drøftingen ovenfor til forslag om følgende beveraringsområder i ARK-UiT for undersøkelsen gjennomført i 2014: Romslighet/sosialt ansvar Jobbengasjement Støtte til forskning og undervisning Forbedringsområder UiT skårer lavest på det arbeidsområdet som kartlegger fravær av tidspress. Dette området skiller seg klart ut som det mest negative av alle de 28 arbeidsmiljøområdene som er kartlagt, noe som i seg selv er et godt argument for å gå inn for forbedring. Opplevelsen av høyt tidspress er gjennomgående, ikke bare for alle enhetene ved UiT men også ved de institusjonene i universitets- og høgskolesektoren som har gjennomført undersøkelsen. Variabelen er en av flere som kartlegger jobbkrav i den enkeltes arbeidssituasjon. Det er mulig å avdekke forskjeller i opplevd tidspress ved de underliggende enhetene ved UiT, og i drøftingen av tiltakene redegjøres det for en mulig sammenheng mellom dette og det andre området hvor UiT skårer lavest, nemlig det som viser fravær av arbeid-hjem-konflikt. Dette området er en av flere som kartlegger tilknytningen til arbeidstedet og er også en god kandidat å prioritere i forbedringsarbeidet. I UiTs strategi mot 2020 omtales tverrfaglighet som fortrinn i møte med fremtiden. Verdigrunnlaget beskriver et arbeidsmiljø og en organisasjonen som er preget av nærhet og engasjement, der den gjennomgående strategien konkretiserer dette blant annet i form av kultur for samarbeid på tvers, og der løpende forbedringsarbeid gjennomføres med bred involvering. I ARK er det fire områder som berører dette temaet. Det er området for samarbeid mellom kolleger, fellesskap mellom kolleger, sosialt klima og forbedringskultur. Undersøkelsen viser at UiT har høy og relativt lik skår på alle disse områdene, med unntak av kollegafellesskapet som ligger over i positiv retning, og som det dermed er vanskelig å gå inn for å forbedre i særlig grad. I vurderingen av de tre resterende områdene inngår forbedringskultur som en av flere ressurser i arbeidsmiljøet ved den organisatoriske enheten. Kartleggingen av samarbeid mellom kollega og sosialt klima går i større grad inn for å undersøke de samme områdene som strategien har i fokus ved å se på elementer i det kollektive arbeidsfellesskapet. Førstnevnte omfatter spørsmål om kollegafellesskapets evne til å jobbe sammen for å nå mål, og muligheter for å forbedre egne prestasjoner. Sosialt klima omfatter spørsmål om konkurranseklima, om stemninger er avslappet og knyttet til oppmuntring/støtte, eller preget av mistenksomhet og regelstyring. Disse klimaområdene er det mange av enhetene ved UiT som også er opptatt av i sitt forbedringsarbeid. Enhetene beskriver tiltak om kjøreregler for kommunikasjon som handler om anerkjennelse og UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side64

65 konstruktive tilbakemeldinger, heie-kultur og dugnadsånd. Disse tiltakene er relatert til de sosiale klimaområdene som kartlegges i ARK og er derfor godt egnet å prioritere i forbedringsarbeidet. Oppsummert leder drøftingen ovenfor til forslag om følgende forbedringsområder i ARK-UiT for undersøkelsen gjennomført i 2014: Fravær av tidspress Fravær av arbeid-hjem-konflikt Sosialt klima Drøfting av tiltak Drøftingen av tiltakene er innrettet slik at det skal blir mulig å beslutte om, og eventuelt hvilke, tiltak som det er formålstjenlig at hele institusjonen omfattes av. Drøftingen tar også sikte på å identifisere tiltak som går igjen ved de underliggende enhetene slik at administrasjonen kan bidra med ressurser og støtte i dette arbeidet. Arbeidet med tiltakene krever et systemet for oppfølging som sikrer gjennomføring av enhetenes tiltak. Dette beskrives avslutningsvis. Overgripende tiltak Det vil være lite hensiktsmessig å innføre arbeidsmiljøtiltak som berører hele organisasjonen dersom bare enkelte av enhetene står ovenfor utfordringer på dette området. Institusjonsovergripende tiltak må derfor bygge på en vurdering av om dette er noe som preger alle enhetene. Og om resultatene drar i samme retning, enten positivt eller negativt. Det arbeidsmiljøområdet som utpeker seg i så måte er fravær av tidspress. Det har en skår som er langt lavere enn alle de andre områdene. Forskjellen, sammenlignet med de andre arbeidsmiljøområdene, går igjen ved alle enhetene på UiT. Det er imidlertid enheter som avviker fra gjennomsnittet ved UiT. Alle skårer under "midt på treet" som er verdien 3, men noen enheter ligger litt høyere eller lavere enn gjennomsnittet for UiT på 2,5. Tross variasjonene ved enkelte enhet og innenfor noen ansattegrupper står variabelen som viser fravær av tidspress i en særstilling i forhold til de andre variablene. Den er i særstilling både i forhold til de to andre forbedringsområdene som avdekker fravær av arbeids-hjem-konflikt og sosialt klima, og de tre bevaringsområdene som avdekker romslighet/sosialt ansvar, jobbengasjement og støtte til forsking og undervisning. Og den er i særstilling ved å prege resultatet ved alle universitet- og høgskoler som til nå har tatt ARK-verktøyet i bruk. Uten å gjennomføre ARK utenfor sektoren er det vanskelig å vurdere om det store avviket fra de andre arbeidsmiljøområdene er uttrykk for sektorspesifikke utfordringer, utslag av tidsånden eller om det kan skyldes spesielle egenskaper i måleverktøyet. Synet på dette innvirker på vurderingen av om tiltakene bør være institusjonsovergripende, eller om de bør målrettes til enkelt enheter eller ansattegrupper som avviker fra gjennomsnittet. Uavhengig av utfallet av vurderingen må en forbedring av tidspresset ta utgangspunkt i den enkelte ansattes opplevelse. Noen blir motivert av tidspress, mens andre mister motet. Det er individuelle forskjeller i tilgangen til ressurser som øker tålegrensen for press. Dette gjelder også for arbeid-hjem-konflikter. Det beste verktøyet for å gjøre disse individuelle kartleggingene er medarbeidersamtalen. Samtalen mellom leder og ansatt bør derfor være innrettet slik at den avdekker hvordan tidspress og arbeids-hjem-konflikter oppleves for den enkelte. For at hele institusjonen skal lykkes med å bruke medarbeidersamtalen til dette, kreves en felles mal med veiledning, opplæring og informasjon til ledere som skal gjennomføre, og ikke minst, at samtalene faktisk gjennomføres. Det er ikke nok at leder tilbyr samtalen, den ansatte må delta for UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side65

66 at verktøyet skal virke. ARK kartlegger gjennomføringsgraden medarbeidersamtaler. Ved UiT svarer om lag 70 prosent av de ansatte som deltok i undersøkelsen bekreftende på at det har hatt samtale i løpet av de siste to årene. Gjennomføringen varierer imidlertid fra 100 prosent ved enkelte enheter til under 30 prosent ved andre. Opplevd nytteverdi er gjennomsnittlig over «midt på treet» men et stort standardavvik indikerer at kvaliteten i samtalene er varierende. Drøftingen ovenfor reiser spørsmålet om funnene i ARK med hensyn til opplevd tidspress gir grunnlag for å innskjerpe gjennomføringen av medarbeidersamtale hvert år for alle ansatte ved UiT. Det vil medføre et institusjonsovergripende tiltak som ansatte og leder ikke kan reservere seg mot. Faren ved en slik innskjerping er at samtalen får form av «pliktløp» med lite kvaliteten i innholdet. Det er uhensiktsmessig å avholde samtaler hvis det ikke gir nytteverdi. Et alternativt forslag til tiltak på tidspressområdet er å pålegge enhetene som skårer lavt på gjennomføring av samtaler å etablere tiltak for å øke gjennomføringen. De enheten som skårer lavt på gjennomføring av medarbeidersamtaler er å finne ved en rekke av fakultetene (BFEF, FINNF, HELSEF, HSLF, KUNSTF, NTF og TMU). Bare noen få av disse har beskrevet medarbeidersamtaler som tiltak i handlingsplanen i forbindelse med ARK-UiT. Utforming av detaljene i hvordan medarbeidersamtaler skal brukes som tiltak i forbindelse med tidspressområdet krever helhetlige vurderinger, og samarbeid på tvers av enheter i administrasjonen. Det krever grundige vurderinger å eventuelt gjøre samtalene obligatoriske eller innføre pålegg som styrer enhetene til å innføre tiltak. I tillegg må administrasjonen også gjøre vurderinger av innhold, veiledning, opplæring, og kontroll av gjennomføring. Retningen i arbeidet bør imidlertid bygge opp under behovet for å øke både kvaliteten og gjennomføringsgraden av samtalene, slik at det skal ha effekt på tidspressområdet. Oppsummert gir dette følgende forslag til institusjonsovergripende tiltak for ARK: Områder Tiltak Ansvar Forbedringsområder Fravær av tidspress Institusjonsovergripende Leder, ansatt tiltak for ARK-UiT: Medarbeidersamtaler Tabell 1: Tiltak på de andre bevarings- og forbedringsområdene omtales og oppsummeres i de kommende avsnittene. Støtte til enhetenes tiltak Dokumentasjonen som er innhentet for tiltak og handlingsplaner på ulike enheter og for ulike nivå dekker et bredt spekter av aktiviteter. Det er ikke alle enhetene som er like tydelig på hvilke områder de ønsker å prioritere i bevarings- eller forbedringsarbeidet. Områdene vil variere ut fra hva rapportene på enhetsnivå avdekker og hva prosessen i tilbakemeldingsmøtene fører til. Det er likevel mange av tiltakene det er mulig å finne fellestrekk ved. Her er en oppsummering av tiltak som går i igjen i dokumentasjonen som ligger i ep 2014/5408 og -09. Kommunikasjon Flere av enhetene berører tiltak for bedre kommunikasjon og informasjonsflyt både vertikalt og horisontalt i organisasjonen. Overordnet handler det om å utvikle strategier for kommunikasjon og formidling, synliggjøre publikasjoner, arbeide med nettsider, personkort på nett og øke bruken av Lync. På det mer direkte mellom-menneskelige planet ønsker noen å etablere kjøreregler for kommunikasjon som tar opp tema for anerkjennelse og konstruktive tilbakemeldinger. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5 Side66

67 Sosiale og faglige arrangement og møteplasser Sosiale og faglige arrangement eller møteplasser går også igjen som tiltak ved UiT. Overordnet beskrives behovet for å lage årsplan for fellesarrangementer. Mer konkret nevnes fagdager, miljøturer og studiereiser. I det mer daglige virket er det lunsjseminar, eller bare seminar, faggrupper og team som nevnes. Det åpnes også for å se på møtestrukturen og innføre tavlemøter ved enkelte enheter. Flere av enhetene kobler disse gruppene til et behov de ser for utvikle møteplasser mellom faggrupper og ansattegrupper. Trekantmøter mellom forskning, utdanning og administrasjon er eksempler på dette. Vitenskapelige ansatte, formidlingsenheter og teknisk/administrative nevnes i tillegg. Dette blir også koblet til ønske om mer samarbeid om prosjektsøknader og for å avklare roller/ansvar og forventninger til hverandre. Konkret nevnes erfaringsutveksling som tiltak for møteplasser. Nettverksbygging Sett i relasjon til tiltakene for sosiale og faglige møteplasser er det også enkelte av enhetene som omtaler behov for å styrke arbeidet med nettverksbygging, både internt i organisasjonen og eksternt til andre forskningsmiljøer eller samfunnskontakter. Tiltakene er ikke konkretisert ut over dette men erfaringsutveksling og arbeid med kommunikasjon kan fungere formålstjenlig. Undervisningen Enhetene omtaler behov for å styrke undervisningen gjennom å innføre utdanningstermin på linje med forskningsterminen, etablere fyrtårnprosjekter og gi kollegaveiledning, samarbeide og utveksle erfaringer. Konkret foreslås det å samle mer av undervisningen, og å etablerer eller utvikle arkiv for undervisningsmateriell. Rekruttering, tilsetting og mottak av nytilsatte Flere av enheten er innom tiltak som er relatert til rekruttering og nytilsatte. Strukturelt uttales det behov for å se på rutinene. Det nevnes innføring av fadder/mentordninger for stipendiater og for kvinnelig ansatte i vitenskapelige stillinger. Behovet for tidlig introduksjon for utenlandske studenter neves også. Kompetanseutvikling Når det gjelder kompetanseutvikling nevner enhetene behov for tiltak både til deler og til helheten på kompetanseområdet. Det innebærer kartlegging av kompetansekrav, beholdning og utvikling av kompetanseplaner. Noen beskriver behov for å sette av ressurser i form av tid og penger. Flere nevner ønsket om å bruke kompetansen mer på tvers av enheter og enkelt nevner hospiteringer som bidrag til dette. Konkret nevnes behovet for prosjektlederkompetanse ved en enhet. Ledelse og medarbeiderskap Det uttrykkes behov for å utarbeide planer med tidsrammer for interne prosesser der pressede perioder fremgår og der gjøres klare prioriteringer. Det etterlyses også et prinsipp som medfører at det ikke skal bes om ny rapportering før det er gitt tilbakemelding på tidligere rapporteringer. Mellom-menneskelig uttrykkes behov for å etableres aksept for prioriteringer og bevaring og utvikling av dugnadsånd. Noen etterlyser mer tilgjengelig ledelse og uttrykker behov for ledere som går tidlig inn i konflikter og at de bør løses på lavest mulig nivå. Kurs i konflikthåndtering er et konkrete tiltak som nevnes i så måte. Det uttrykkes ønske om mer koordinering, medvirkning og flere gjennomførte medarbeidersamtaler. Konkret nevnes deltakelse i forbedringsprosesser og at muligheten til å sette agenda opprettholdes eller utvikles. Flere nevner ønsket om å bevare fleksibilitet og autonomi i oppgaveløsning. Stresskurs blir nevnt som et konkret tiltak i egenmestring av press. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6 Side67

68 De enhetsvise tiltakene som fremgår ovenfor kan brukes i administrasjonen sitt arbeid som generelt grunnlag for utvikling av støttefunksjoner, men for å konkretisere tiltak i ARK er det behov for å prioritere. Prioriteringen gjøres ut fra de bevarings- og forbedringsområdene som er identifisert for UiT som helhet. For bevaringsområdene romslighet/sosialt ansvar og jobbengasjement viser rapportene lite variasjon mellom enhetene. Unntakene er å finne ved KUNSTF som skårer høyere enn snittet ved UiT når det gjelder jobbengasjement, og FINNF som skårer lavere enn snittet når det gjelder romslighet/sosialt ansvar. Sistnevnte er også ett av tre områder der kjønnene responderer ulikt. Kvinnene som har deltatt i undersøkelsen oppfatter ikke arbeidsmiljøet like romslig og preget av sosialt ansvar som mennene. Stipendiatene opplever ikke samme høye grad av jobbengasjement som de andre vitenskapelig ansatte. Ved NTF og JURF gir respondentene uttrykk for å være mer fornøyd med støtten til forskning og undervisning. Dette er også ett av få områder som viser kjønnsforskjeller. Kvinnene opplever ikke like høy grad av støtte til forskning og undervisning som mennene. De tre bevaringsområdene vil kunne påvirkes av tiltak som omtales under kommunikasjon, sosiale og faglige møteplasser, nettverksbygging og undervisning. For området knyttet til romslighet/sosialt ansvar foreslås det å utvikle støttetiltak som omtales under kommunikasjon relatert til strategi. Her bør det rettes spesiell oppmerksomhet til kvinner i tiltaksutformingen og til FINNF i oppfølgingsarbeidet. For området knyttet til jobbengasjement foreslås det å utvikle støttetiltak som omtales under sosiale og faglige møteplasser. Det bør rettes spesiell oppmerksomhet til stipendiatene i utformingen av tiltakene. For området støtte til forskning og undervisning foreslås det å utvikle støttetiltak knyttet til nettverksbygging og undervisning. Det bør rettes spesiell oppmerksomhet til kvinnene i tiltaksutformingen. NTF skårer høyt på dette området og bør kontaktes for å høste erfaringer og for å konkretisere tiltak. Forbedringsområdene fravær av tidspress, fravær av arbeid-hjem-konflikt og sosialt klima er både preget av likheter og forskjeller når enhetene sammenlignes. De enhetene der sammenligningen avdekker minst tidspress er ved UB og i ADM. Også ansatte i teknisk/administrative stillinger rapporterer om lavere tidspress, både sammenlignet med de vitenskapelig ansatte og med gjennomsnittet for UiT. Det er de enhetene og ansattegruppene med minst tidspress som også rapporterer om minst konflikt mellom arbeid og hjem. Dette mønstret vises også i kjønnsforskjellen der menn rapporterer lavere grad av tidspress og arbeid-hjem-konflikter enn kvinnene. Her er det imidlertid små forskjeller, særlig på tidspressvariabelen. De enhetene som skårer høyere enn UiT-snittet på tidspress, det vil si lavere på fravær av tidspress, er FINNF, HSLF og HELSEF. Ved de samme enheten rapporteres det også om mer arbeid-hjem-konflikter. I tillegg til disse tre enhetene rapporterer også NTF og TMU om høyere grad av arbeid-hjemkonflikter. Det er imidlertid små forskjellene på dette området. Det er de vitenskapelig tilsatte, inkludert stipendiatene, og de midlertidig tilsatte, som opplever størst konflikt mellom arbeid og hjem. Sistnevnte gruppe avviker fra sammenhengen mellom de to områdene ved at de skårer lavt på opplevd tidspress til tross for at arbeid-hjem-konflikten er høy. De som er i aldersgruppen fra 60 år og oppover avviker også fra dette mønstret. De rapporterer om mindre grad av arbeid-hjemkonflikt, uten at de samtidig opplever lavere tidspress. Det er ingen grupper av ansatte som utmerker seg spesielt når det gjelder området for sosialt klima. Det beste klimaet er å finne ved BFEF og JURF, mens FINNF og KUNSTF skårer lavest på dette området. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7 Side68

69 Når det gjelder de tre forbedringsområdene vil de kunne berøres av tiltak som omtales under kommunikasjon og ledelse og medarbeiderskap. For området knyttet til fravær av tidspress foreslås medarbeidersamtaler som eneste institusjonsovergripende tiltaket ved UiT. Det bør rettes spesiell oppmerksomhet til vitenskapelig tilsatte og ansatte som er 60 år eller mer i tiltaksutformingen. Enheter som bør følges spesielt opp er BFEF, FINNF, HELSEF, HSLF, KUNSTF, NTF og TMU. For området knyttet til fravær av arbeid-hjem-konflikter foreslås det å utvikle støttetiltak for gjennomføring av medarbeidersamtalen. I tiltaksutformingen bør det rettes spesiell oppmerksomhet til vitenskapelig ansatte, inkludert stipendiatene, kvinner og midlertidig ansatte i tiltaksutformingen. Enheter som bør følges spesielt opp er FINNF, HELSEF, HSLF, NTF og TMU. For området knyttet til sosialt klima foreslås det å utvikle støttetiltak som fremkommer under kommunikasjon og da særlig med tanke på kjøreregler. FINNF og KUNSTF bør følges spesielt opp. BFEF og JURF skårer høyt og kan involveres for å utveksle erfaringen og for å konkretiser tiltakene. Oppsummert innebærer dette følgende oversikt over arbeidsmiljøområder og tiltak knyttet til ARK for UiT som følge av undersøkelsen gjennomført i 2014: Områder Tiltak Ansvar Bevaringsområder Romslighet/sosialt ansvar Administrasjonen Adm utformer støtte til utvikling av kommunikasjon - strategi. Jobbengasjement Administrasjonen Adm utformer støtte for å utvikle de sosiale og faglige møteplassene. Støtte til forskning og undervisning Administrasjonen utformer støtte til utvikling av nettverk og undervisning. Adm Forbedringsområder Fravær av tidspress Institusjonsovergripende tiltak: Medarbeidersamtaler Fravær av arbeid-hjemkonflikt Sosialt klima Tabell 2: Administrasjonen setter tiltakene inn i handlingsplan Administrasjonen utformer støtte til gjennomføring av medarbeidersamtaler Administrasjonen utformer støtte til utvikling av kommunikasjon - kjøreregler Ansatte og ledere Adm Adm UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8 Side69

70 System for oppfølging og det videre arbeidet med ARK-UiT En av svakhetene ved medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i 2011 var knyttet til manglende oppfølgingen av enhetene og de tiltakene som skulle gjennomføres. Variasjon i gjennomføringsevne kan ha virket negativt inn på svarprosent og deltakelsen på tilbakemeldingsmøtene for ARK-UIT i Det er ingen som ønsker å engasjere seg i arbeidsmiljøarbeidet, verken ved å svare på spørreskjemaet eller å delta i tilbakemeldingsprosessen der tiltakene skal utformes, dersom det dominerende inntrykket er at tiltakene ikke blir gjennomført eller fulgt opp. Det er derfor grunn til å fremheve nødvendigheten av å sikre gjennomføring og synliggjøring av tiltakene som springer ut fra ARK. Det er resultatene av arbeidet som gir engasjement og motivasjon til neste runde. Systemet for å følge opp tiltakene som utformes i forbindelse med ARK følger organisasjonsstrukturen og ledernivåene på linje med ordinære styringsdialoger. Lederne på overliggende nivå skal følge opp at enhetene som har avviklet tilbakemeldingsmøter gjennomfører de tiltakene som er dokumentert i ep 2014/5408 og -09, for henholdsvis fakultet og administrasjon. Der dokumentasjonen mangler skal den etterspørres. Enhetsnivåene skal utvikle effektmål knyttet til de arbeidsmiljøområdene de har valgt å lage tiltak til. Dokumentasjon på effektmålene samles i egne mapper i ephorte på samme måte som tiltakene i handlingsplanene. Ved neste undersøkelse skal ledere, i styringsdialogen med de underliggende enhetene, følge opp om tiltakene har hatt ønsket effekt på de prioriterte områdene. ARK ved UiT er nå en fase hvor det foregår implementering av tiltak og evaluering av prosessen. Det har vært gjennomført to evalueringsmøter med prosessdrivere. FaktaARK II kartlegger viktige evalueringsområder og dataene derfra vil bli gjenstand for analyse. Det legges også opp til intervju av ulike aktørgrupper for å gi godt grunnlag for anbefalinger i det videre arbeidet med ARK. Tidsplanen går frem til mai og har fremlegg av sak til universitetsstyret som en av de siste aktivitetene. Odd-Arne Paulsen Personal- og organisasjonsdirektør sissel.tjosaas@uit.no Sissel Tjosaas Rådgiver Sissel Tjosaas førstekonsulent sissel.tjosaas@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 9 Side70

71 Vedlegg: 1 Tiltak for ARK-UiT behandlet i AMU arbeidsutvalg UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 10 Side71

72 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref.: 2014/2672 Dato: NOTAT Til: Fakultetsdirektørmøtet Fra: Avdeling for personal og organisasjon Prosjektgruppen ARK Tiltak for ARK-UiT 1. Innledning og oppsummering For å utvikle arbeidsmiljøet ved UiT Norges arktiske universitet foreslås følgende tiltak: Forbedringsområder Områder Tiltak Ansvar Fravær av tidspress Fravær av arbeid-hjemkonflikt Sosialt klima Medarbeidersamtaler AMU føyer til; «viktigheten av at medarbeidersamtalen, samt veilederkontrakten mellom stipendiat og veileder, bør inneholde punkter som særlig vektlegger forventningsavklaringer og plan for stipendiatperioden» Støtte til gjennomføring av medarbeidersamtaler Støtte til utvikling av kommunikasjon kjøreregler. Ansatte og ledere Adm Adm AMU føyer til; Tiltak om mottak og introduksjon av nytilsatte, særlig ansatte med utenlandsk opprinnelse Bevaringsområder Romslighet/ sosialt ansvar Støtte til utvikling av kommunikasjon strategi. Adm Jobbengasjement Støtte for å utvikle de sosiale og faglige Adm møteplassene. Støtte til forskning og Støtte til utvikling av nettverk og Adm undervisning undervisning. 2. Begrunnelse Forslaget om tiltak for UiT baserer seg på oppsummering av enhetenes tiltak i forbindelse med gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK-UiT 2014, og funn fra rapportene i samme undersøkelse. Vurderingene som ligger til grunn for forslaget fremgår i de to neste punktene. Området som handler om fravær av tidspress med medarbeidersamtale som tiltak vil bli utdypet og omtalt i et eget punkt fordi det utmerker seg som forbedringsområde. Arbeidsmiljøutvalget har hatt tiltakene til vurdering i eget utvalgsmøte den Tabelloppsummeringen ovenfor viser utvalgets tilføyelser for tiltaket om medarbeidersamtaler for å forbedre tidspress, og nytt tiltak for å forbedre området for sosialt klima. Ansvarsområdene er ikke spesifisert for administrasjonen fordi det krever nærmere avklaringer. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side72

73 2.1. Identifisering av forbedringsområder og utforming av tiltak I rapportene for ARK er det er to arbeidsmiljøområder som utpeker seg med hensyn til forbedring når hele institusjonen ses samlet. Av disse to er det området for fravær av tidspress som viser lavest tall. Variabelen indikerer at ansatte i høy grad opplever å ha for mye å gjøre på for liten tid. Det neste området med lav skår er fravær av arbeid-hjem-konflikt. Variabelen kan ses i relasjon til tidspressvariabelen fordi den gir indikasjon hvorvidt arbeidet har negativ innvirkning på familielivet. Medarbeidersamtalen som tiltak, eller støtte til denne, blir utdypet i egent punkt i dette notatet. Av mangel på flere klare forbedringsområder fra rapportene er det tredje og siste forbedringsområdet om sosialt klima identifisert ved hjelp av «Strategi for UiT mot 2020», og oppsummering av enhetenes tiltak. Variabelen indikerer hvordan det sosiale arbeidsklimaet oppleves med hensyn til konkurranseorientering, oppmuntring/støtte, mistenksomhet, avslappet/behagelig eller stivbeint/regelstyrt. Her skårer UiT samlet sett høyt men vektleggingen i strategien gir grunnlag for å arbeide med å øke dette ytterligere til neste undersøkelse. Tiltaket om å utforme støtte for utvikling av kommunikasjon baserer seg på enhetenes handlingsplaner for ARK-tiltak. Arbeidsmiljøutvalget ønsker å føye til tiltak om mottak og introduksjon av nytilsatte, særlig ansatte med utenlandsk opprinnelse. Tallene for forbedringsområdene og enhetenes tiltak fremgår av vedleggene Identifisering av bevaringsområder og utforming av tiltak Rapportene viser at UiT samlet sett skårer høyt på mange områder som bør bevares. Området for romslighet/sosialt ansvar utmerker seg imidlertid med høyest tall. Variabelen indikerer at inkludering og sosialt ansvar ivaretas i høy grad ved UiT. Tiltaket om støtte til utvikling av kommunikasjon og strategier baserer seg på oppsummeringen av enhetens tiltak. Området for jobbengasjement skårer også høyt ved UiT. Det er et bevaringsområde som blir prioritert av to grunner. For det første er det en god indikator for å måle effekten av balansen mellom krav og ressurser i arbeidsmiljøet. For det andre har området en fremtredende rolle i det teoretiske grunnlaget for undersøkelsen. Variabelen avdekker vitalitet, entusiasme og evne til fordypelse i arbeidet. Tiltaket om å gi støtte for å utvikle sosiale og faglige møteplasser kommer på bakgrunn av det enhetene uttrykker behov for i sine tiltak. Det tredje og siste bevaringsområdet ble identifisert ved hjelp av «Strategi for UiT mot 2020». Forskning og undervisning er kjerneaktiviteter ved institusjonen. Variablene indikerer at ansatte ved UiT opplever høyere grad av støtte til forskning og undervisning enn andre universitet og høyskoler som har gjennomført ARK. Tiltaket om å støtte utvikling av nettverk og undervisning baserer seg på oppsummering av enhetenes tiltak. Rapportene som viser tallene for bevaringsområdene, og oppsummering av enhetens tiltak, ligger vedlagt. 3. Forbedringsområdet tidspress og medarbeidersamtale som tiltak 3.1. Om tidspress Det er tre spørsmål i undersøkelsen som gir indikasjon på opplevelsen av tidspress: «Jeg har tilstrekkelig med tid til å gjøre det som forventes av meg» «Det skjer ganske ofte at jeg må jobbe under sterkt tidspress» «Jeg har ofte for mye å gjøre på jobb» Spørsmålene gir imidlertid liten indikasjon på om tidspresset oppfattes negativt. I informasjon og opplæringsarbeidet i ARK som verktøy fremholdes det at tolkning av resultatene, og drøftingene i tilbakemeldingsmøtene, må ta høye for at flere av variablene, deriblant fraværet av tidspress, UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side73

74 kartlegger subjektive opplevelser. Noen blir motivert av tidspress, mens andre mister motet. Det er også individuelle forskjeller i tilgangen til ressurser som øker tålegrensen for press. På institusjonsnivå gir dette utfordringer med hensyn til å finne ut hva som er «riktig» nivå for opplevd tidspress ved UiT. Variabelen utmerker seg ved å ha en skår som er langt lavere enn de andre arbeidsmiljøområdene. Gjennomsnittet for de fleste områdene ved UiT ligger på skåren 3-4 mens tidspressvariabelen viser 2,5. Andre universitet og høgskoler som har gjennomført ARK har like lav skår på tidspressvariabelen som UiT. Det er imidlertid mulig å avdekke forskjeller mellom enheter og ansattegrupper på UiT. De enhetene der sammenligningen indikerer minst tidspress er ved UB og i ADM. Enhetene med indikasjon på størst tidspress er FINNF, HSLF og HELSEF. Ansatte i teknisk/administrative stillinger rapporterer om lavere tidspress, både sammenlignet med de vitenskapelig ansatte og med gjennomsnittet for UiT. Det er også indiksjon på kjønnsforskjeller ved at menn rapporterer lavere grad av tidspress enn kvinnene. Det er imidlertid få kjønnsforskjeller for alle områdene og indikasjonen om tidspress viser veldig små forskjeller. Forskjellene viser at det er potensiale til forbedringer men for å kunne innvirke på variabelen må tiltaket ta utgangspunkt i den enkelte subjektive opplevelse og tilgang til ressurser på området. Behovet for individuell tilnærmingen gjelder også for forbedringsområdet for fravær av arbeidhjem-konflikter. Målet med tiltakene for begge disse områdene må rette seg inn mot å avdekke riktig tidspress og riktig balanse mellom arbeid og hjem for den enkelte. Det verktøyet som egner seg best for å gjøre individuelle kartlegging er medarbeidersamtalen. Dette er ikke et nytt tiltak ved UiT, så spørsmålet som drøftes videre i neste punkt er hvilke endringer som må til for å påvirke tidspressvariabelen Om medarbeidersamtaler som tiltak For at hele institusjonen skal lykkes med å bruke medarbeidersamtalen til å avdekke det tidspresset og den balansen mellom arbeid og hjem som er riktig for den enkelte er det en forutsetning at samtalene gjennomføres. Det er ikke nok at leder tilbyr samtalen, den ansatte må delta for at verktøyet skal virke. Det er derfor en fordel at ARK kartlegger selve gjennomføringsgraden av medarbeidersamtaler, og ikke bare i hvor stor grad det er gitt tilbud om samtale. Ved UiT svarer om lag 70 prosent av de ansatte som deltok i undersøkelsen bekreftende på at det har hatt samtale i løpet av de siste to årene. Gjennomføringen varierer imidlertid fra 100 prosent ved enkelte enheter til under 30 prosent ved andre. Opplevd nytteverdi er gjennomsnittlig over «midt på treet» men et stort standardavvik indikerer at kvaliteten i samtalene er varierende. De enheten som skårer lavt på gjennomføring av medarbeidersamtaler er å finne ved en rekke av fakultetene (BFE-fak, Finnfak, Helsefak, HSL-fak, Kunstfak, NT-fak og TMU). Bare noen få av disse har beskrevet medarbeidersamtaler som tiltak i handlingsplanen. Gjennomføringsgraden gir grunnlag for å drøfte innskjerpinger i bruk av medarbeidersamtalen. Det vil være en innskjerping i forhold til dagens ordning dersom samtalene gjøres obligatoriske. Det innebærer at ansatte ikke lenger har anledning til å reservere seg mot invitasjon til samtale. Faren ved en slik innskjerping er at samtalen får form av «pliktløp» der kvaliteten i innholdet reduseres. Det er uhensiktsmessig å avholde samtaler dersom det ikke gir nytteverdi. For å fungere som tiltak i denne sammenheng må samtalen mellom leder og ansatt være innrettet slik at den avdekker hvordan tidspress og arbeids-hjem-konflikter oppleves for den enkelte. Det krever en felles mal med veiledning, opplæring og informasjon til ledere som skal gjennomføre UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side74

75 samtalen. Administrasjonen må gjøre vurderinger av kvalitet knyttet til innhold, veiledning og opplæring. Det må også ses nærmer på systemer for styring og kontroll av gjennomføring. Et alternativt til obligatorisk samtale kan være å pålegge enhetene som skårer lavt på gjennomføringen å selv etablere tiltak for å øke antallet samtaler. Retningen i arbeidet med tiltaket må bygge opp under behovet for å øke både kvaliteten og gjennomføringsgraden av samtalene, slik at det får effekt på tidspressområdet. 4. Effektmål Ut fra punktene over oppsummeres effektmålene som tiltakene forventes å ha på de enkelte områdene som følger: Forbedringsområder hjem-konflikt Bevaringsområder Områder Tiltak Effektmål Fravær av tidspress Fravær av arbeid- Sosialt klima Romslighet/ sosialt ansvar Jobbengasjement Støtte til forskning og undervisning Medarbeidersamtaler (med tilføyinger fra AMU) Støtte til gjennomføring av medarbeidersamtaler Støtte til utvikling av kommunikasjon kjøreregler (med tilføyinger fra AMU) Støtte til utvikling av kommunikasjon strategi Støtte for å utvikle de sosiale og faglige møteplassene Støtte til utvikling av nettverk og undervisning Finne riktig tidspressnivå for den enkelte Finne balansen mellom arbeid og hjem for den enkelte ADM bidrar til enhetens arbeid slik at området skårer høyere ved neste undersøkelse ADM bidrar til enhetens arbeid slik at området skårer like høyt ved neste undersøkelse ADM bidrar til enhetens arbeid slik at området skårer like høyt ved neste undersøkelse ADM bidrar til enhetens arbeid slik at området skårer like høyt ved neste undersøkelse Med vennlig hilsen Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Sissel Tjosaas personalsjef sissel.tjosaas@uit.no Vedlegg: Rapporter for ARK på nivå 1 Oppsummering av tiltak for fakultetene, ADM, TMU og UB UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side75

76 Referatsaker Side76

77 Referatsaker Side77

78 UiT Norges arktiske universitet ÅRSRAPPORT FRA SIKKERHETSRÅDGIVER Transport av farlig gods - ADR ADR: Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route ("Den europeiske avtale om internasjonal vegtransport av farlig gods") ÅR 2014 Rapportansvarlig: Sikkerhetsrådgiver Geir Sagelv 9151 STORSLETT Tlf geir@sagelv.no RAPPORTEN ER PÅLAGT GJENNOM KAP ADR FORSKRIFTEN OG SKAL UTARBEIDES ÅRLIG. RAPPORTEN SKAL ARKIVERES I 5 ÅR OG VÆRE TILGEJENGELIG FOR TILSYNDMUNDIGHETENE PÅ FORESPØRSEL Side78