TILBUDSFORESPØRSEL RÅDGIVERKONTRAKT (konkurransegrunnlagets del I) Rammeavtale for byggeledelse bygg Februar 2013

Transkript

1 I TILBUDSFORESPØRSEL RÅDGIVERKONTRAKT (konkurransegrunnlagets del I) Rammeavtale for byggeledelse bygg Februar 2013

2 Innholdsfortegnelse 1 Generelt Innbydelse Anskaffelsens formål Avtale og avtaleperiode Informasjon om anskaffelsen Anskaffelsesprosessen Spørsmål vedrørende konkurransen Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tidsplan for kontraheringsprosessen Fordeling av avrop på rammeavtalene Generelt Rammeavtale med en tilbyder innenfor byggeledelse... Feil! Bokmerke er ikke definert Rammeavtale med flere tilbydere innenfor byggeledelse... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.6 Konkurranseutsetting av større byggeprosjekter Kunnskap om fagområder, lovgivning og Asker kommunes prosedyrer Krav til tilbudene Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud... 7 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet... 7 Tilbudskonvolutt eller -pakke Forbehold Alternative tilbud Deltilbud Vedståelsesfrist

3 3.8 Kostnader ved utarbeidelse av tilbudet Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Opplysningsplikt Byggelederens kvalifikasjoner Generelt Obligatoriske og ufravikelige krav Etisk forsvarlig virksomhet Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til ytelsen og tildelingskriterier Kravspesifikasjon Tildelingskriteriene Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Innstilling om kontraktstildeling Vedlegg til konkurransegrunnlaget

4 1 Generelt 1.1 Innbydelse Asker kommune innbyr med dette til konkurranse om kontrakter for rammeavtale på byggeledelse bygg. Man kan lese mer om Asker kommune på Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale med 3 firmaer som kan utføre byggeledelse ved bygging- og ombyggingsprosjekter i Asker kommune. Det kan inngås rammeavtale med færre enn 3 firmaer dersom ikke tilstrekkelig antall firmaer er kvalifisert i henhold til kvalifikasjonskravene. Omfanget kan ikke anslås nøyaktig, men det er foreløpig beregnet totale prosjektkostnader (for alle fag) på ca kr 400 mill. årlig som skal utføres i avtaleperioden. Det er ikke definert antall prosjekter. Størrelsen på hvert enkelt avrop vil kunne variere. 1.2 Avtale og avtaleperiode Det vil bli inngått 3 parallelle rammeavtaler om kjøp av byggeledertjenester. Byggeleder skal tilbys for følgende fag: Bygg VVS Elektro Som avtalebestemmelser for byggelederoppdrag gjelder NS Kontraktsperioden er 2 år med opsjon på ytterligere 1+1 år. 2 Informasjon om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsesprosessen Konkurransen arrangeres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. 2.2 Spørsmål vedrørende konkurransen Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Rammeavtale for byggeledelse bygg og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post

5 Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår kontaktperson senest 6 dager før utløpet av anbudsfristen. Anonymisert spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere via DOFFIN. Oppdragsgivers kontaktperson er: Iver Fjæstad E-post: iver.fjaestad@asker.kommune.no Mobilnr: Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiveren foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter innen 6 dager før tilbudsfristens utløp. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget sendes umiddelbart til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på DOFFIN. 2.4 Tidsplan for kontraheringsprosessen Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere anbud kl 13:00 Anbudsåpning kl 14:00 Valg av tilbyder og meddelelse til tilbyderne Klagefrist for tilbyderne Kontraktsinngåelse tentativt kl 12:00 tentativt tentativt Vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.5 Fordeling av avrop på rammeavtalene Generelt Anskaffelsen består av ulike oppdrag av svært varierende størrelse. Avrop kan inngås på følgende måte: Avrop ut fra rullering i rammeavtalen Avrop etter minikonkurranse I utgangspunktet skal det gjøres avrop ut fra en rullering, men ved særlig komplekse eller særlig omfattende oppdrag vil det bli foretatt en minikonkurranse

6 Fordeling av oppdrag (avrop) vil skje etter en rullering blant firmaene som har rammeavtale. Når et firma har blitt forespurt om å utføre et oppdrag, plasseres det sist i køen neste gang et oppdrag skal tildeles. Dette vil være tilfelle uavhengig av om firmaet aksepterer forespørselen om å utføre oppdraget, eller velger å avstå. Avrop på rammeavtalen vil således normalt skje ved at ett av firmaene blir forespurt om å utføre oppdraget. Dersom firmaet aksepterer forespørselen og tar på seg oppdraget, skal det spesifisere den bemanning, organisering, omfang (kostnadsramme) og eventuelt tid som vil bli benyttet i en oppdragsbekreftelse. Timeprisene følger av rammeavtalen. Avrop etter minikonkurranse Avrop vil også kunne bli foretatt ved at det gjennomføres en såkalt minikonkurranse om det aktuelle oppdraget. Konkurransen om det enkelte avrop innledes ved at oppdragsgiver sender ut et konkurransegrunnlag til tilbyderne det er inngått rammeavtale med. I dette dokumentet spesifiseres oppdraget samt reglene for minikonkurransen. Oppdragsgiver vil kunne endre vektingen av tildelingskriteriene fastsatt i det opprinnelige konkurransegrunnlaget, men grunnlaget for vurdering av tilbudene skal være pris og kompetanse. Vektingen vil utføres ved at en vurderer pris fra prosent og kompetanse fra prosent avhengig av oppdragene. Disse tildelingskriteriene skal vurderes konkret i forhold til oppdraget. Det vil si dersom det er spesielt viktig for oppdraget at tilbyder har erfaring fra kommunale formålsbygg i drift, vil dette vektlegges i større grad enn ved andre prosjekter. Det skal være fastsatt en rimelig frist for innlevering av skriftlige tilbud. Tilbudene skal gis på de samme vilkårene som er fastsatt i de respektive rammeavtaler, men det skal gis et pristilbud for oppdraget, og tilbudt kompetanse skal tilpasses det konkrete oppdrag. 2.6 Konkurranseutsetting av større byggeprosjekter Ved nybygg eller store ombygninger, vil Asker kommune kunne lyse ut en anbudskonkurranse på prosjektet. Rammeavtaleleverandørene vil da ha mulighet til å konkurrere om disse oppdragene på det åpne marked, på lik linje med andre tilbydere. 2.7 Kunnskap om fagområder, lovgivning og Asker kommunes prosedyrer Tilbydere som asker kommune benytter, skal ha meget god kunnskap om sine fagområder og til enhver tid være oppdatert på gjeldende lovgivning på området. I tillegg må tilbyderen sette seg inn i kommunens prosedyrer. Hvilke prosedyrer som skal legges til grunn, avtales foran hvert avrop. 3 Krav til tilbudene 3.1 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA)

7 Rammeavtale for byggeleder tilbudsforespørsel rev. Feb Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentlighetsloven 11. Tilbyder skal i tilbudsbrevet med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, angi hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt - etter FOA eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det sammen med tilbudet leveres en digital kopi (pdf format) av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende - da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentlighetsloven. 3.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud Asker kommune Prosjekt og utbygging Jørgensløkka 66, resepsjon i 2. etg Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs kommet frem til angitt adresse for levering av tilbud innen følgende frist: Fredag den 5. april 2011 kl

8 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet. 3.4 Forbehold Dersom tilbyderen tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsskjemaet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Dersom det er uklart hvordan forbeholdet kan tolkes, vil tilbudet bli avvist. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 3.5 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.6 Deltilbud Tilbud på deler av ytelsen aksepteres ikke. 3.7 Vedståelsesfrist Viser til tidsplan for kontraheringsprosessen. 3.8 Kostnader ved utarbeidelse av tilbudet Samtlige av tilbyders kostnader som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet må bæres av tilbyder. Dette gjelder også eventuelle reise- og møtekostnader. Tilbudet vil ikke bli returnert. 3.9 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav

9 3.10 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Tilbyderen kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 4 Byggelederens kvalifikasjoner 4.1 Generelt Byggelederen skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Han skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspurt i konkurransegrunnlaget. De tilbyderene som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 4.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og innbetaling av merverdiavgift. Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor tilbyderen har sitt hovedkontor. Disse skal ikke være eldre enn 6 mnd gamle. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Tilbyderen skal ha et fungerende HMS- system. Utfylt HMS-egenerklæring (se vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget). 4.3 Etisk forsvarlig virksomhet Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet Dersom tilbyderen er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold

10 4.4 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Tilbyderen skal ha kapasitet og gjennomføringsevne til å utføre oppdragene. Norske tilbydere: Firmaattest Utenlandske tilbydere: Godtgjørelse på at tilbydere er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor tilbyderen er etablert. Oversikt over personell fordelt på: Byggeledere innefor de ulike fagområdene: - Tverrfaglig(bygg, VVS og elektro) - Bygg - VVS - Elektro Administrasjon 4.5 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdragene. Kredittvurdering / firmafakta / firmaanalyse fra godkjent kredittinstitusjon ikke eldre enn 6 mnd gamle. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Den skal også inneholde en konkursprediksjon fra samme kredittinstitusjon. 4.6 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Tilbyderen skal ha et velfungerende kvalitetssystem, for eksempel i henhold til NS-EN ISO 9001:2000 eller tilsvarende nivå. Tilbyderen skal gi en redegjørelse for kvalitetssystemet. Hvis kvalitetssystemet er basert på kravene i standarden, vedlegges kopi av kvalitetssystemets innholdsfortegnelse. Dersom tilbyderen er sertifisert vedlegges kopi av sertifikatet. Tilbyderen skal ha erfaring fra bygging/ombygging av områder for kommunale formålsbygg de siste 3 år. Personell skal være i stand til å kommunisere på norsk. Tilbyderen skal vedlegge en liste over de mest relevante oppdragene de siste 3 år, herunder opplysninger om oppdragsgiver, hvilken del av område for sykehusvirksomhet oppdraget er utført på, verdi, tidspunkt og tilbyderens oppgaver. Tilbyderen skal vedlegge egenerklæring som angir at personell som benyttes på byggeplass kan kommunisere på norsk. 5 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 5.1 Kravspesifikasjon Se vedlegg:

11 5.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Utfylt tilbudsskjema og eventuelle forbehold Kompetanse Tilbudt personells formelle utdanning og erfaring. Det skal maksimalt tilbys 3 personer pr. fag. 40 % CV-er for tilbudt personell for: Tverrfaglige byggeledere Byggeledere Bygg Byggeledere VVS Byggeledere Elektro Referanseliste vedlegges som er relevant for denne konkurransen for de samme personer med opplysning om type oppdrag, oppdragsgiver, årstall og størrelse på oppdraget. CV-er som synliggjør erfaring fra bygging/ombygging av sykehus i drift eller sammenlignbare situasjoner vil bli gitt høyere score. Innkomne tilbud vil bli vurdert etter følgende skala (relativ vurdering mellom tilbyderne), hvor vekttall vil bli multiplisert med vurdert score (1 = dårligst, 10 = best), pr kriterie, som så vil bli summert til et samlet antall poeng. 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen Oppdragsgiver plikter å avvise tilbyder dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbyder dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-g foreligger. 6.4 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA andre ledd a-d foreligger

12 6.5 Innstilling om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Brevet skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbyderen til eventuelt å klage over beslutningen. 7 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Tilbudsskjema Vedlegg 2 HMS-egenerklæring Vedlegg 3 Egenerklæring om tilgjengelighet Vedlegg 4 Ytelsesbeskrivelse Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder og oppstiller således krav som er relevant for tilbyderen