Lansering av ESA 8. Espen Sjøvoll, Kari Anne Røste, Tone Fjeller, Barbro Åsheim juni 2011

Transkript

1 Lansering av ESA 8 Espen Sjøvoll, Kari Anne Røste, Tone Fjeller, Barbro Åsheim juni 2011

2 Agenda ESA og veien videre v/espen Sjøvoll, produktsjef, EDB ErgoGroup Kundecase: Erfaringer med innføring av ESA8 v/karianne Røste, Arkivleder, Vestre Toten kommune 11: Lunsj Vi viser deg nyhetene i ESA8 - Demo v/barbro Å. Røshol og Tone Fjeller, EDB ErgoGroup Oppsummering og spørsmål v/espen Sjøvoll

3 Lansering

4 BRUKERSENTRISK & PROSESSORIENTERT Inge IT-arkitekt (29)

5 Hva har jeg av ting jeg skal gjøre denne uken? Hvor er dokumentet jeg jobbet med går?? Hva gjør jeg nå?

6 En ny opplevelse for bruker ESA 8 har en med helt ny oppgaveorientert brukerflate ESA 8 gjør det enkelt å se hva som skal gjøres ESA 8 gjør plan og byggesaksarbeidet mer effektivt med funksjoner for tilsyn, tiltaksoppfølging og oversikter over lokale og sentrale godkjenninger av foretak. ESA 8 har ny løsning med veivisere og dokumentproduksjon på server Gjør det enkelt å lage dokumenter for brukere med lav IKT kompetanse

7 Følger vi lovpålagte krav? Har vi tilstrekkelig kvalitet i saksbehandlingen? Hvordan er arbeidsbelastningen for mine ansatte?

8 En ny opplevelse for ledere ESA 8 gir ledelsen gode oversikter på den løpende saksbehandlingen i organisasjonen ESA 8 muliggjør økt kvalitet i saksbehandlingen gjennom forbedret prosessflyt med fullt konfigurerbar arbeidsflyt, frister og milepæler ESA 8 sikrer bedre oppfølging av frister for å sikre at disse holdes, eksempelvis for å unngå tapte gebyrinntekter i byggesaksbehandlingen. ESA 8 gir noe muligheter for lokal tilpassing av oppsett/brukeflate i den enkelte organisasjon

9 35% av kommunebudsjettet brukes i 2011 på pleie og omsorg

10 En elektronisk hverdag for politiker Utfordring Løsning Resultat De manuelle prosessene forbundet med møter i styrer råd og utvalg er tidkrevende. Utgiftene til papir og porto er store og det medgår mye tid til forberedelse og utsending av saksdokumenter og vedlegg til kommunestyre, formannskap og faste utvalg. emøter gir politikerne rask tilgang til dokumentasjon. Den enkelte kunde har valgfriheten mellom å bruke ulike formater. emøte gir politikerne god oversikt over alle møtedokumenter, og gir muligheter til å lage egne kommentarer i de elektroniske dokumentene I Klæbu kommune har prosjektet «Papirløse møter» gitt rask avkastning på investeringen, med lønnsomhet etter 6 måneder. Erfaringene så langt er at en mellomstor kommune sparer ca kr. i året i kopiering, porto og arbeidstid i forbindelse med utsending av saksdokumenter og vedlegg til kommunestyre, formannskap og faste utvalg. ESA 8 er tilrettelagt for Papirløse møter til politikere med en digital notatblokk som samler og strukturer

11 Inge IT-arkitekt (29) Skal vi bruke Noark4 eller Noark5? Hvordan får jeg frigjort tid til å gjøre de viktige tingene? Har vi en enhetlig IT arkitektur?

12 En løsning for fremtiden ESA 8 er godkjent i henhold til Noark 5 ESA 8 støtter de nye geointegrasjonsstandardene ESA 8 effektiviserer dokumentadministrasjonen med ny løsning for dokumentproduksjon integrert med Microsoft Office 2010/2007 og Open Office ESA 8 effektiviserer produksjon av avleveringsformat (PDFa) med automatisert PDF produksjon ESA 8 er designet for muligheter til bruk på mobile løsninger

13 Veien videre

14 Our mission We bring information to life, creating value for our customers to the benefit of society.

15 Forretningsdivisjon: Informasjonsstyring (ECM) Divisjon Informasjonsstyring Torgeir Strypet Salg Geir Olav Aas Leveranser Offentlig Hanne Mette Janson Leveranser Privat Knut Magnus Aasli Kundeservice Bjørg Sørensen Produktutvikling Espen Sjøvoll Applikasjonsforvaltning Gry-Helen Haraldsen Portal og samhandling Odd-Henrik Hansen

16 Kort om ECM Customer Service 12 konsulenter med teknisk- og fagkompetanse på ESA og ephorte. 5 teknikere 7 faglige Geografisk Leder, pluss 7 personer i Bergen 5 personer i Oslo Fokusområder 2011 Økt kundetilfredshet Internt bygge sammen to miljøer Nytt Service Desk system innføres i 2011 for ephorte og ESA

17 Produktstrategi 2011 Offentlig sektor ESA og ephorte videreføres som produkter til det beste for våre kunder Langsiktig løsning for lokal installasjon hos kunder forventes å bli en sammensmeltet videreutviklet ephorte med komponenter fra ESA ESA og ephorte harmoniseres og blir i fremtiden ett produkt for lokal installasjon. Eksisterende kunder oppgraderer seg inn i fremtidig løsning. ephorte tilbys som hovedregel i nye forespørsler i Når ESA8 er driftssatt i flere kundemiljøer og dokumentert stabil vil anbudsstrategi revurderes. EDB ErgoGroup undersøker mulighetene for å etablerer en ny produktsatsning i offetlig sektor levert som nett-tjeneste (ikke lokal installasjon) I første omgang tilby tjenester for langstidslagring med oppslag av regnskapsarkiver og NOARK-arkiver Vi utvider produkttilbudet og tilbyr Intellisearch frittstående med rådgivning på Søk 17

18 ESA8 prinsipparkitektur i dag Fagsystem Kartløsninger Web-Interaktor (Sharepoint Portal) ESA Office Papirløse møter ESA8 Web WebServices (Noark WS, ESA Offentlig, ESA GeoIntegrasjon, ESA komplett) Applikasjonslag ESA Integrasjoner (BEST/EDU, Matrikkel/GIS, e-post, skjema, braarkiv, faktura, IntelliSearch) Forretningslogikk/arbeidsflyt og moduler arkivkjerne - NOARK 5 Arkiv

19 UTKAST Forventet ESA prinsipparkitektur Fagsystem Kartløsninger Web-Interaktor (Sharepoint Portal) ESA Office Papirløse møter ESA8 Web WebServices (Noark WS, ESA Offentlig, ESA GeoIntegrasjon, ESA komplett) Applikasjonslag ESA Integrasjoner (BEST/EDU, Applikasjonslag Matrikkel/GIS, e-post, skjema, braarkiv, faktura, IntelliSearch) Integration services Forretningslogikk/arbeidsflyt og moduler ephorte5 arkivkjerne NOARK 5 Arkiv og forretningslogikk arkivkjerne - NOARK 5 Arkiv

20 UTKAST Forventet ESA prinsipparkitektur Ny Servicetorg Ny sharepoint klient Web-Interaktor (Sharepoint Portal) Ny Outlook klient Papirløse møter ESA8 Web Microsoft dynamics CRM Microsoft Sharepoint 2010 Applikasjonslag Integration services ephorte5 arkivkjerne NOARK 5 Arkiv og forretningslogikk

21 Et trygt valg for fremtiden ESA 8 er har en åpen arkitektur Brukerflaten er basert på verdensledende teknologi (Google WebToolkit) ESA 8 er i henhold til NOARK5 og støtter den nye geointegrasjonsstandarden Det fusjonerte EDB ErgoGroup satser på saksbehandling i offentlig sektor ESA og ephorte videreutvikles sammen for å bli en bred plattform for informasjonsstyring Integrasjonsgrensesnitt videreføres i overgangsperioden

22 Erfaring Vestre Toten

23 Kari-Anne Røste arkivleder og systemansvarlig Vestre Toten kommune

24 90 saksbehandlere Alle på web med unntak av 4 stk Helelektronisk gnr/bnr-arkiv og sakarkiv Vestre Toten kommune

25 Prosessen startet i mai 2010 Prosjektgruppe med IT-leder, arkivleder og IT-konsulent September oppgradert kursbase til versjon 7.0c Vestre Toten kommune

26 «Årets tøffeste kommune» Vestre Toten kommune

27 Forberedelser: - 10 superbrukere - plansak/dialog og delingssak - alle fikk office 2010 i mars Vestre Toten kommune

28 April 2011 akseptansetest - Oslo Samtidig oppgradering av kursbase til versjon 8.0 hos oss Heldagskurs for superbrukere Vestre Toten kommune

29 Teste melde svar teste.. - og dette holder vi fortsatt på med!! Vestre Toten kommune

30 26 april 4 mai kurs for alle saksbehandlere (3 timer) 12 mai oppgradering produksjon 13 mai var vi i gang Vestre Toten kommune

31 Erfaringer: * oversiktlig, logisk, lett å bruke, ligner andre systemer = positive saksbehandlere * trøbler litt med møtesekretær * ikke helt fornøyd med det it-tekniske Vestre Toten kommune

32 Konklusjon: Mye jobb, bra system, angrer ikke ANBEFALES!! Vestre Toten kommune

33 Fremtiden: Over på strekkodeskanning Papirløse politikere Alle arkiver helelektroniske Vestre Toten kommune

34 LUNSJ

35 DEMO

36 ESA 8: En ny opplevelse for bruker ESA 8 har en med helt ny brukerflate Web 2.0 gjør web-brukergrensesnittet like effektivt som windows Flere saker og journalposter samtidig Dra og slipp Redigering direkte i visningsbildene ESA 8 er oppgaveorientert med intuitiv saksbehandling Saksprosess Integrert med politisk prosess Integrert med journalpost-prosess Veiviser for mange prosesser ESA 8 har sterkt forbedret prosessflyt med fullt konfigurerbar arbeidsflyt og milepæler ESA 8 gjør plan og byggesaksarbeidet mer effektivt med funksjoner for tilsyn og tiltaksoppfølging ESA 8 gir noe muligheter for lokal tilpassing av oppsett/brukeflate i den enkelte organisasjon ESA 8 har egen oversikt for leder

37 ESA8: Oppgaveorientert ikke dokument og arkivfokusert Normale saks og lederoppgaver kan gjøres utelukkende fra mine oppgaver

38 ESA8: Oppgaveorientert ikke dokument og arkivfokusert Normale saks og lederoppgaver kan gjøres utelukkende fra mine oppgaver Oppgave og dokumentveiledere Tilpassede arbeidsflater for spesialfunksjoner Plan/bygg & Deling Politiske møter

39 ESA8: Oppgaveorientert Enkelt å styre butikken Enkelt for leder å få oversikt over pågående aktivitet i enhet

40 ESA8: Oppgaveorientert Enkelt å styre butikken Enkelt for leder å få oversikt over pågående aktivitet i enhet Enkelt å filtrere ut oversikter for enkelt saksbehandlere Står fritt til å definere egne saksganger med egne frister og oppfølingsmuligheter

41 ESA8: Effektive møter Politiske møter på en arbeidsflate Alle oppgaver for møtesekretærer samlet i en arbeidsflate Bygger opp saksliste, protokoller,m.m. Saksansvarlig varsles automatisk om vedtak Kontroll over publisering mot portal Enkel elektronisk distribusjon av møtedokumenter

42 ESA8: Papirløse møter kostnadseffektiv kommune Klæbu kommune: ROI - 9 måneder Ingen trykkekost Gratis distribusjon Før: 2 dager per møte Nå: 10 min. per møte Politikere får alle saksdokumenter elektronisk kan kommentere og markere Alle politiske møter i en mappe

43 ESA8: Voteringsløsning Effektiv møtegjennomføring Effektiv møteadministrasjon for kommunestyre Rådmann har kontroll over alle møtedeltakere tilstedeværelse Saksliste, talere, taletid Avstemming & stemt/ikke stemt Avstemming som livefeed ved streaming av møter på internett

44 Tekniske moduler

45 Tekniske moduler i ESA 8

46 ESA 8: Tekniske moduler Referansegruppe i forbindelse med ESA 8 Utgangspunkt i byggesaksprosess og nye muligheter med Web 2.0. Konstruktive møter med mange god innspill Referansegruppen: Brukerutvalget Hedemark Fylkeskommune Jevnaker kommune Melhus kommune Oppegård kommune Ski kommune Trondheim kommune Vestby kommune

47 ESA 8: Tekniske moduler ESA 8 Tekniske saksarter: Byggesak Plansak Delingssak ESA 8 er tilpasset GeoIntegrasjon, Byggsøk, digitalt planregister, og Geomatikk braarkiv ESA 8 vil leveres med nye eksempelmaler for saksgang tilpasset nytt lovverk (Plan- og bygningsloven, Matrikkelloven) Plansak utvidelser: Tilpasset digitalt planregister Oversikt over byggesaker med dispensasjoner knyttet til denne planen

48 ESA 8: Tekniske moduler Byggesak utvidelser: På dispensasjoner er det mulig å: Tilknytte en journalpost til en dispensasjon Registrere planident på en dispensasjon Registrere UTM- posisjon Det mulig å tilknytte en journalpost til et tilsyn i byggesaken Det er mulig å registrere mer informasjon om ansvarlige i byggesaken I adresseregistret finnes oversikt over tidligere byggesaker foretaket har vært ansvarlig i og informasjon om evt. tilsyn Integrasjon med matrikkel: Oppslag for å se om gårds- og bruksnr. og bygningsnummer finnes Liste over bygningsnummer for et gitt gårds- og bruksnr.

49 ESA 8 - Saksgang ESA 8 har sterkt forbedret prosessflyt med fullt konfigurerbar arbeidsflyt og milepæler Saksgang og milepæler utvidelser: Legge til en eller flere nye milepæler Legge til en tilleggsliste av milepæler Endre rekkefølgen på milepæler Det er mulig å definere en milepæl som intern, ekstern (venter på svar utenfra) eller politisk (venter på at politisk behandling er ferdig) Bruker kan sette en Starte før frist på en milepæl. Denne benyttes i forbindelse med fristhåndtering og eskalering.

50 ESA 8 - Saksgang Forbedret fristoppfølging med varsel til saksbehandler og evt. leder ved oversittet frist. Egen server sjekker om frister er oversittet Startfrist Ferdigfrist Frist på milepæl kan angis relativt til en tidligere milepæl Gir e-post til saksbehandler Hvis satt opp Gir e-post til leder Hvis satt opp

51 Avslutning

52 Lansering ESA 8 er tilgjengelig fra 15. juni 2011 For mer informasjon ta kontakt med: Tone Fjeller, produktspesialist (Tone.Fjeller@edb.com, mob: ) Jørn Andersen, Kundeansvarlig (jorn.andersen@ergogroup.no, mob: ) EDB 2010

53 Velkommen til Brukerkonferanse 25 års jubileumskonferanse november 2011 Storefjell Resort Hotell

54