Ajourhold av opplysninger i Brønnøysund

Transkript

1 Ajourhold av opplysninger i Brønnøysund En kort veiledning i forbindelse med at går over til å hente kontaktopplysninger fra Enhetsregisteret

2 Kort om bakgrunnen Kirkerådet går våren 2014 over til en ny internettløsning. Kirkerådet går da bort fra å bruke en egen database til kontaktopplysninger for menigheter/fellesråd, og begynner å hente disse opplysningene fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Alle enheter er allerede pålagt å ha oppdaterte opplysninger i Enhetsregisteret, men det er i dag likevel svært mangelfull registrering på mange enheter. På grunn av den lave kvaliteten på dagens registreringer, har kontaktinformasjon blitt oppdatert fra Kirkerådets register for de enheter der dette ikke var oppdatert i Enhetsregisteret de siste seks månedene. Dette var en engangshendelse. Alle enheter må nå sjekke sine registrerte opplysninger i Enhetsregisteret og ta ansvar for videre ajourhold av opplysningene. Kirkerådet har utarbeidet denne veiledningen for enkelt ajourhold av opplysningene i Enhetsregisteret. Kirken kan ikke bruke elektronisk registrering. Skjemaet «Samordnet registermelding» må brukes, og dette finnes her:

3 Oppdatering av kontaktopplysninger s. 1 Punkt 1.1: Skriv alltid inn navn på soknet/fellesrådet samt organisasjonsnummer, 9 siffer Punkt 2.2: Sett kun kryss på 2.2 «Endringer/nye opplysninger» Punkt 4: Fyll inn alle felter om forretningsadressen/besøksadressen dersom denne skal endres Punkt 5: Fyll inn postadressen dersom denne skal endres. Dersom postadressen er den samme som forretningsadressen, er det kun feltet med e-postadresse som skal brukes. Sjekk at denne er oppdatert. Punkt 6: Feltet med virksomhetens beliggenhetsadresse benyttes ikke

4 Oppdatering av kontaktopplysninger s. 2 Punkt 12: Her skal det oppgis hvem som er daglig leder eller kontaktperson. Alle fellesråd skal ha en daglig leder (kirkeverge eller evt kirkesjef). Også de fleste menighetsråd har en daglig leder enten kirkevergen eller annen person som menighetsrådet bestemmer. Alle opplysninger om daglig leder skrives inn og det settes kryss i ruten «daglig leder» til høyre. Dersom et menighetsråd ikke har en daglig leder, må opplysninger om annen kontaktperson (f.eks. menighetsrådsleder) skrives inn her, og det settes da kryss for «annen kontaktperson» til høyre. Det er mulig å ha to kontaktpersoner oppgitt i Enhetsregisteret. Punkt 13: Sett kryss her om det er ønske om endret målform

5 Oppdatering av kontaktopplysninger s. 6 Punkt 27: I tillegg til utfylling på side 1 og 2 må det signeres på side 6. For andre endringer enn ny daglig leder/ kontaktperson kan daglig leder/ kontaktperson signere registermeldingen. Ved endring av daglig leder/kontaktperson må meldingen også signeres av en annen relevant person. I de fleste tilfeller vil dette være menighetsrådsleder. Dokumentasjon på utnevnelse av ny daglig leder/ kontaktperson bør vedlegges registermeldingen (kopi av menighetsrådsprotokoll). Enhetsregisteret har også akseptert at arbeidsgiver signerer dersom daglig ledelse av menighetsråd inngår som del av stillingen som aktuell person har tiltrådt. Det bør da vedlegges en forklaring på hvem som har signert og med hvilken myndighet.

6 Utfylling for «viderekomne» Veiledning for utfyllelse av s. 1, 2 og 6 viser et minimum av hva som må fylles ut, og er de feltene Kirkerådet har behov for til sitt kontaktregister. Her følger noen flere tips til felter det kan være lurt/nødvendig å fylle ut. Punkt 3.2: De menigheter som har en omsetning på over må sjekke om de eventuelt må oppgi dette og melde seg inn i Merverdiavgifts-registeret. Punkt 19: Det er ikke krav om at det skal innberettes hvem som sitter i menighetsråd/fellesråd, men det kan være hensiktsmessig at personene i menighetsrådet/fellesrådet legges inn i Enhetsregisteret som enhetens styre, jf. punkt 20. Dette krever at man oppdaterer listen hver gang det er endringer i rådet. Legg ved nødvendig dokumentasjon. Punkt 20: Det er ikke krav om at det skal registreres «signatur» i Enhetsregisteret, men det er hensiktsmessig at dette er med (banker krever gjerne dette ved inngåelse av bankavtaler). Det anbefales ikke at daglig leder eller andre har signatur alene. Vedlegg dokumentasjon på hvem som har fått tildelt signatur og se til at personene er registrert i punkt 19. Punkt 21-23: Det er i utgangspunktet ikke nødvendig å fylle ut disse punktene, men om det er ønskelig så kan dette også tas med. Mer veiledning finner man her:

7 Dersom det skal opprettes en ny enhet i enhetsregisteret eller dersom det er sammenslåinger/ innlemminger, må Kirkerådet kontaktes for å se til at informasjonsflyten blir riktig. Det skal ikke sendes inn slike meldinger til Enhetsregisteret fra lokale enheter.

8 Lykke til!