Recruit and Retain - løsninger

Transkript

1 Recruit and Retain - løsninger Mai

2

3 R E C RUIT AND RET AIN - L Ø SN I N G ER IN NHOLD OM RECRUIT & RETAIN 2 PRODUKTER OG TJENESTER FAKTAARK 3 Reklame og markedsføring 4 Informasjonshefte 5 Reklamefilmer 6 Introduksjon til distriktsmedisin for studenter og turnusleger 7 Presentasjon for turnusleger 8 Utvekslingsprogram for allmennleger i distriktsstrøk 9 Reklamekampanjer - forretningscase 10 Stillingsannonsekurs 11 Administrasjon og organisasjon 12 Årshjul 13 Relocation officer Tilflyttingskonsulent - forretningscase 14 Rekrutteringskonsulent 15 Sign-on fee 16 Faglig støtte Levering av tjenester 17 Øke antallet leger i spesialisering i allmennmedisin til distrikt 18 Rotasjonsordning 19 Driving Change Programme Forum for førstelinjetjenester 20 Infrastruktur 21 Forbedret bredbåndstilgang i distriktsstrøk 22 Klinisk ekspertise til distriktsstrøk ved bruk av teleroboter 23 Utdanning og opplæring 24 Opplæringsprogram i akuttmedisin 25 Problembasert scenario-læring 26 Utveksling av utdanningsprogram og nettverkssamarbeid 27 Akademisk masterprogram i audiologi 28 Akademikere i distriktsstrøk 29 Vitenskapelig prosjektdatabase 30 Karriereutvikling 31 Karriereplanlegger 32 Videreutdanning for hjemmehjelpspersonell i distriktsstrøk 33 Støtte 34 Fadderordning 35 Tverrfaglig gruppe for å forbedre distriktshelsetjenesten 36 Familie og sosial støtte 37 Parrekruttering 38 Fokus på unge familiemedlemmer 39 Web-verktøyet 40 Web-verktøyet 41

4 Hvordan rekruttere og beholde helsepersonell og personell i offentlig sektor i distrikt Recruit & Retain er et prosjekt som inngår i Northern Periphery Programme (NPP), støttet av matchende finansiering og Det europeiske regionale utviklingsfondet (ERDF). Det søker å finne løsninger for de vedvarende vanskelighetene med å rekruttere og beholde høyt kvalifiserte fagpersoner til å arbeide i den offentlige sektor i distrikt i Nord-Europa. Åtte partnere fra åtte land (Canada, Grønland, Island, Irland, Nord-Irland, Norge, Skottland og Sverige) med NHS Western Isles i Skottland som den ledende partneren, har arbeidet på prosjektet siden juni Prosjektet er todelt: Kjerneprosjektet som behandler forhold relatert til helsearbeidere. En parallell og ledsagende strategisk komponent som identifiserer områder i kjerneprosjektet som også kan benyttes i en bredere offentlig sektor. Recruit & Retain etablerte sin egen database ved å skaffe seg informasjon på tre måter: 1. Mottok statusrapporter fra hvert land. Disse beskriver geografi, demografi, lokalt helsevesen, opplæring og utdanning, rekruttering og stabilisering, og de gir informasjon om et nærliggende urbant område for sammenligning. 2. Svar på et online-spørreskjema som kartlegger hva som trekker personer til distriktsstrøk, hva som avskrekker dem og hva som får dem til å dra derfra. Spørreskjemaet ble besvart av over personer som arbeidet i rurale og urbane strøk. Funnene er blitt rapportert om av RHA Forskningssenteret ved Universitetet i Akureyri. 3. Fra over 70 strukturerte dybdeintervjuer i 7 av partnerlandene. Detaljene om dette er offentlig tilgjengelige og finnes på prosjektets nettside ( Informasjonen blir brukt som underlagsmateriale for å støtte design og utvikling av produkter og tjenester som kan brukes for å øke rekruttering og hjelpe til med stabilisering. Disse produktene og tjenestene behandler både faglige og arbeidsrelaterte forhold, samt hjemlige og sosiale anliggender. Til dags dato har 29 forskjellige produkter og tjenester blitt designet og utviklet, og mange har blitt utprøvd i helsesektoren. Omfanget er vist i diagrammet. Dette arbeidet overvåkes av en intern produkt- og tjenestevalueringsgruppe (IPSEG) for å sikre at det møter både NPPs og prosjektets standarder. Det er blitt utviklet et web-verktøy for å gi lokal informasjon om karriere og jobbmuligheter og for å gi tilgang til lokalt materiale som er relevant for dem som vurderer å flytte fra et urbant strøk til et distrikt. Den åpner også opp for tilgang til databaser hvor man finner stillinger i offentlig sektor i prosjektpartnernes områder. Når prosjektet er sluttført i siste del av juni 2014, vil Recruit & Retain ha laget en forretningsmodell som kan brukes delvis eller i sin helhet av ledere og ansatte i offentlig sektor i distrikt. Den transnasjonale, kooperative og synergiske tilnærmingen for å lage en koordinert samling av sammenkoplede løsninger vil gi en unik pakke som kalles Recruit & Retain Business Model. 2

5 R E C RUIT & R E TAIN PRODUKTER O G TJENESTER Produktene og tjenestene utviklet av Northern Periphery Programme prosjektet Recruit & Retain gir en rekke definerte, utviklede og utprøvde løsninger på forhold som er identifisert som viktige av underlagsmaterialet. Disse er trukket ut av et sett med statusrapporter fra partnerne, et online spørreskjema og en serie semi-strukturerte intervjuer. De individuelle faktaarkene beskriver bakgrunnen til produktet eller tjenesten, hvorfor de har blitt utviklet, utviklingsprosessen, og de gir detaljer om hva produktet eller tjenesten faktisk er, og hvordan man kan få tilgang til den og bruke den. Alle produktene og tjenestene er åpne og gratis å bruke, det er ingen opphavsrett eller copyright som hindrer noen i å bruke dem. De fleste løsningene ble utviklet i fellesskap i prosjektet. Kontaktinformasjon for den ansvarlige partneren for hver løsning er oppgitt på hvert faktaark. Videre informasjon om Recruit & Retain-prosjektet og dets resultater finnes på nettsiden: Faktaarkene er delt i grupper: 1. Reklame og markedsføring 2. Administrasjon og organisasjon 3. Faglig støtte a. Levering av tjenester b. Infrastruktur c. Utdanning og opplæring d. Karriereutvikling e. Støtte 4. Familie og sosial støtte 5. Web-verktøyet 3

6 R E C RUIT & R E TAIN PRODUKTER OG TJENESTER REKLAME OG MARKEDSFØRING De følgende faktaarkene viser hvordan enkle informasjonshefter og reklamefilmer (videoer) gir informasjon om en virksomhet og området rundt. Videre vises det hvordan man kan presentere arbeidsmuligheter og boforhold for personer som er i startfasen på sin karriere. Derved introduseres muligheten til å se distriktene som et mulig karrieremål. En beskrivelse av utveksling mellom urbane og rurale strøk tar dette et skritt videre med en praktisk demonstrasjon av mulighetene som finnes i distriktsstrøk. En beskrivelse av en endring i markedsføringsstrategien fra det tradisjonelle "salg av en ny livsstil" og "ville det ikke være fantastisk å leve på dette flotte stedet", til et helt nytt budskap som sier at dette er en helseorganisasjon som vi er stolte av, og vi trenger ansatte som har evnen til å møte utfordringene i disse unike distriktsområdene. Dette blir presentert sammen med informasjon om et kurs som er spesielt utviklet for å tilby en enklere og mer effektiv måte å lage gode stillingsannonser på. Informasjonshefte Reklamefilmer Introduksjon til distriktsmedisin for studenter og turnusleger Presentasjon for turnusleger Utvekslingsprogram for allmennleger i distriktsstrøk Reklamekampanjer - forretningscase Stillingsannonsekurs 4

7 INFORM A SJON SHEFTE: SKOTTLAN D (H I G H L AN D) Lokalt Livsstil Arbeid Sosialt Rekruttering Disse informasjonsheftene er skrevet for å gi nyttig lokal informasjon til nykommere i distriktet eller til de som vurderer å flytte dit. Målet med disse heftene er å gi et ærlig bilde av livet i distriktsstrøk, med eksempler på mulighetene som er der. Disse heftene ble utviklet som svar på de resultatene man fikk fra spørreundersøkelser og semi-strukturerte intervjuer med helsepersonell. Heftene ble laget i samarbeid med Recruit & Retains prosjektpartnere og eksterne eksperter. Hvert hefte har samme hensikt, men innholdet er lokalt tilpasset, avhengig av prosjektpartnerens behov. Heftene ble så utprøvd, og det ble revidert for å gjøre ytterligere tilpasninger. Produktbeskrivelse Disse heftene inneholder generell informasjon om hvordan det er å bo og arbeide i et distriktsstrøk, og hvordan dette kan være forskjellig fra et liv i et urbant område. Heftene inneholder informasjon om fritidsaktiviteter slik som idrettsklubber, natur og dyreliv og også hva som finnes av utelivstilbud med lokale barer og restauranter. Heftene gir også informasjon om skoler og barnehager og tilgang til helsetjenester og offentlig transport. Disse heftene gir verdifull informasjon om hvordan det er å arbeide og bo i distrikt. Det gjelder ikke bare helsepersonell, men hele den offentlige sektoren. Informasjonen kan brukes som del av en introduksjonspakke, eller som et markedsføringsverktøy ved arrangementer. Heftene blir nå distribuert i partner-regionene gjennom relevante organisasjoner og arrangementer, og de er tilgjengelig elektronisk fra Kontakt: David Heaney + 44 (0) University of Aberdeen, Centre for Health Science, Old Perth Road, Inverness IV2 3JH, Skottland 5

8 R E K LAMEFILMER: N O R G E Markedsføring Livsstil Arbeid Nettside Markedsføring av de nordlige distriktsområdene som attraktive steder å bo og arbeide, er nødvendig for å spre informasjon til potensielle medarbeidere. Målet for disse rekrutteringsfilmene er å markedsføre og vise livet i distrikt og hvilke jobbmuligheter som finnes i de ulike partnerregionene. Prosjektets datainnsamling fortalte at potensielle medarbeidere ønsker mer positiv markedsføring og informasjon om hvordan det er å bo og arbeide i distrikt, slik at de kan ha et bedre utgangspunkt for å ta beslutningen om å flytte. Prosjektpartnerne i Recruit & Retain har laget en rekke korte filmer for å promotere fordelene av å bo og arbeide i distrikt. Filmene ble prøvelansert sent på høsten Den norske filmen ble vist over ganger den første uken og er nå implementert i online stillingsannonser i helseforetaket. Noen partnere har laget flere filmer som fokuserer på ulike temaer. Evaluering over tid vil være nødvendig for å finne den reelle effekten som disse filmene har hatt på selve rekrutteringen. Produktbeskrivelse De korte filmene fokuserer på hvorfor helsepersonell har valgt å arbeide i distriktsstrøk og hva som motiverer dem til å bli. De fokuserer også på hva livet i distrikt kan tilby og hvilke karrieremuligheter som er tilgjengelige for helsepersonell, spesielt på mindre arbeidsplasser i motsetning til de store urbane sykehusene. Noen filmer har undertitler på forskjellig språk, samt en versjon for hørselshemmede. Alle filmene er tilgjengelige på partnernes web-sider, det svenske web-verktøyet og gjennom andre kanaler i samarbeid med eksterne samarbeidspartnere. De er også spredt gjennom sosiale medier, for eksempel YouTube og er blitt brukt som markedsføringsverktøy på jobbmesser og studentarenaer. Kontakt: Finnmarkssykehuset HF, Sykehusveien 35, 9613 Hammerfest 6 eilert.sundt@finnmarkssykehuset.no

9 INTRODUKSJON T I L D I STRIK T S MEDISIN F O R STUD EN T ER OG TURNUSLEGER : SVERIGE Arbeid i distrikt Lege Livet i distrikt Livsstil Fiske Jakt Fritid Parrekruttering I Sverige er det en markant mangel på distriktsleger. I løpet av medisinutdanningen får studentene lite eller ingen kontakt med distriktsmedisin. Et stort antall svenske studenter studerer medisin i utlandet. De har svak klinisk erfaring og lite tilhørighet til kulturen i den svenske helsetjenesten. En tidlig presentasjon av distriktslegetjenester med sin bredde, ansvar, innflytelse og muligheter kan vekke interessen for dette arbeidsområdet. Organisasjonen for legestudenter i utlandet (Medical Students Union Abroad - MSFU) har etterlyst aktiviteter rettet mot legestudenter i utlandet. Noen få unge leger fra Västerbotten besøkte i år MSFUs kongress med tilbudet som er nevnt nedenfor. Produktbeskrivelse En gruppe studenter/nyutdannede leger ble tilbudt en måneds arbeid i en av helseinstitusjonene i Västerbotten. I løpet av denne tiden fikk de kontinuerlig veiledning av en erfaren distriktslege. Studentene fikk tilbud om å dele bolig og til å delta i sosiale aktiviteter og hobbyer slik at de fikk en god presentasjon av hva lokalsamfunnet hadde å tilby. En tidlig presentasjon av distriktsmedisin som fremhever både bredde, ansvar, innflytelse og muligheter, kan vekke interessen for denne typen arbeid. Frem til sommeren 2014 har fem leger som er utdannet i utlandet blitt rekruttert til dette distriktsstrøket, og det er mulighet for flere ansettelser. Dette tilbudet er tilgjengelig på Kontakt: AKMC, Umeå universitetssykehus, Sverige 7

10 P R E SENTASJON FOR T URNUSLEGER : SVERIG E Arbeid i distrikt Arbeid for to Livet i distrikt Lege Turnusleger Fiske Jakt Fritid Distriktsmedisin kjennetegnes som varierte arbeidsoppgaver, allsidig ansvar og sosial bevissthet. For avgangsstudenter i medisin og for allmennleger, er det å arbeide som turnuslege i et distriktsstrøk betraktet som en ypperlig mulighet til å benytte hele bredden av utdannelsen. Vi intervjuet allmennleger, både unge og eldre, for å finne ut hvorfor de bestemte seg for å bosette seg i distrikt. Resultatene fra disse intervjuene, sammen med data fra Recruit & Retain, avdekket at mange av årsakene til disse avgjørelsene er ukjente, og ofte spiller tilfeldigheter en viktig rolle i å påvirke valgene av hvor man bor og arbeider. Produktbeskrivelse Det er ofte lettere å påvirke studenter som er i begynnelsen av i sin karriere enn eldre ansatte når det gjelder avgjørelser om bosted og arbeid. For å gjøre dette på en effektiv måte, må de få tilstrekkelig informasjon om karrieremulighetene i distriktsområder, hva slags type arbeid, og vel så viktig informasjon om de sosiale tilbudene på stedet. En god måte å presentere denne informasjonen på, er ved å intervjue og filme leger som allerede bor og arbeider på stedet. Vi har utviklet flere filmer som presenterer distriktet, arbeidet, fritidstilbudene, lokalsamfunnet og de mulighetene dette gir den unge studenten. Filmene og intervjuene ble utarbeidet med hjelp av filmstudenter fra den videregående skole i området. Tilgjengelighet Filmer og ytterligere informasjon er tilgjengelig fra web-verktøyet: 8 Kontakt: Glesbygdsmedicinskt centrum, Backgatan 2, SE Storuman, Sverige

11 U T VEKSLINGSPROGR A M F O R A L LM E NNLEGER I D I ST R I K T: SVERIGE Utveksling Kandidater Leger Helsearbeidere Rekruttering Beholde Avsidesliggende Rural Dagens leger har et bredt spekter av jobbmuligheter, og det har alltid vært en utfordring å rekruttere og holde på nøkkelpersonell i distriktshelsetjenesten. Sammenlignet med urbane områder er mulighetene for nettverksbygging, utveksling av erfaring og kunnskap og spesialutdanning mer begrenset i distriktsstrøk. Vi må derfor utvikle nye måter for å tiltrekke nøkkelpersonell til distriktene og å stimulere de som allerede arbeider der til å bli værende. En måte er å delta i et utvekslingsprogram. For å annonsere og markedsføre mulighetene for dem som arbeider i distrikt, er det nødvendig å fremheve de positive aspektene ved å jobbe som allmennlege på et slikt utfordrende arbeidssted. Deltagere i utvekslingsprogrammet arbeider for å finne løsninger for å bekjempe den faglige isolasjonen og for å bygge nettverk som gir økt motivasjon for å arbeide i distriktsstrøk. Deltakerne ble funnet blant kandidater innen allmennmedisin i distrikt. Tre kandidater deltok fra Sverige innen allmennmedisin og en lege fra Irland. Utvekslingen fant sted i 2013 og varte fra fire dager til to uker. Landene som deltok var Canada, Irland, Norge og Sverige. Forberedelsene ble hovedsakelig gjort via e-post og telefon. Mer informasjon om å opprette et utvekslingsprogram finnes på Recruit & Retains nettside: Deltakerne foretok en skriftlig evaluering etter utvekslingen. De fortalte at utvekslingen var inspirerende og følte at de ble motivert til videre arbeid i distrikt. De fikk nye ideer til hvordan de kunne videreutvikle sin egen allmennpraksis i hjemdistriktet, og fortalte også at de hadde reist tilbake med et nytt perspektiv. Der hvor utvekslingen hadde vært bilateral, ble nettverket mer fremtredende. Rapporter om utvekslingene finnes på Recruit & Retain prosjektets nettside. Kontakt: Glesbygdsmedicinskt centrum, Storuman, Sverige glesbygdsmedicinsktcentrum.storuman@vll.se 9

12 R E K LAMEKAM P AN JER - F O RRET N IN G S C A SE: GRØN L A ND Personlig Faglig Utfordring Ansatt Merkevarebygging På Grønland har det vært en vedvarende utfordring å rekruttere fagfolk. Historisk sett har Grønland basert seg på korttidsansatte, fordi det å rekruttere til lengre ansettelser har vist seg å være svært vanskelig. Tidligere rekrutteringskampanjer har fokusert på arktiske opplevelser, dyreliv, isfjell og opplevelser, noe som gjerne førte til at ansatte kom for opplevelsene og ikke alltid for jobben. Vårt mål nå er å endre dette fokuset å tiltrekke ansatte for den spesielle kunnskapen de har, heller enn bare å "selge" livsstilen. Vårt nye budskap er at vi i helsesektoren er stolte av både vårt arbeid og våre ansatte som har evnen til å håndtere utfordringene i denne unike regionen. Bildet man formidler om friluftsopplevelser skaper dessuten personlige og faglige utfordringer som er positive. Dette er noe man får med seg ved å arbeide i et distriktsstrøk. Denne annonsen viser en sykepleier som først jobbet i et 6 måneders vikariat. Senere kom hun tilbake i en fast stilling. Hvorfor? Fordi du på Grønland kan påvirke beslutningstakerne og være med på å utforme innholdet i ditt arbeid. Funn fra Recruit & Retain-spørreundersøkelsen og intervjuene viser en tendens til at fagfolk som ønsker karriere og faglig utvikling er motvillige til å arbeide i distriktsstrøk. For å bekjempe denne fordommen, må rurale organisasjoner fremheve kjernekompetansen som trengs for å arbeide som spesialist i et distriktsområde. Vi endret vår markedsstrategi, fjernet naturbildene fra våre annonser og erstattet dem med utsagn fra våre ansatte. Alle utsagnene har innholdet: "En personlig og faglig utfordring". Det er laget korte filmer med samme tema. Budskapet er at det ikke er en pause i karriereutviklingen å arbeide i et distrikt, det er et springbrett. Dette er et sted hvor vi forventer at du yter og utvikler deg. Produktbeskrivelse Det er plakater, annonser og korte rekrutteringsfilmer for alle kategorier av ansatte. Alle stillingsannonsene er oppdatert med det samme budskapet. Slik skiller vi oss ut på jobbmesser fra andre private rekrutteringsfirmaer. Filmer og plakater finnes på For medisinsk personell er Grønland et av de beste stedene å lære. Du får daglige utfordringer og er en del av et faglig nettverk som trosser geografi og grenser. Her blir utfordringer omdannet til lærdom og erfaring. Anne- Marie Ulrik. Leder for medisinsk personell Denne fremgangsmåten har blitt utprøvd i et år, og blir nå evaluert både med nye og eksisterende ansatte. Evalueringen viser at selv om vi ikke alltid er konkurransedyktige lønnsmessig, gjør denne strategien det mulig for oss å være aggressive i vår markedsføring med gode resultater. Ytterligere informasjon om markedsstrategien finnes på Eksempel på gammel markedsstrategi: Hvis det 20 steder du bør besøke før du dør så bør Grønland være ett av dem. Vi brukte dette for å få tak i erfarne spesialister men dette var ofte korttidsansatte. 10 Kontakt: Styrelsen for Sundhed og Forebyggelse, Personaladministrasjonen, GL-3900 Nuuk, Grønland personale@peqqik.gl

13 STILLINGSANNONSE K U R S: N O R G E Markedsføring Annonsering Kurs Stilling Rekruttering Dette er et kurs for ledere som har ansvar for rekruttering og ansetting av nye medarbeidere. Kurset har til hensikt å lære dem en enklere og mer effektiv måte å skrive gode stillingsannonser på. Kurset fokuserer på å skape bevissthet om hvordan vi kan gjøre Finnmark til en "merkevare" og markedsføre fylket som et attraktivt sted å bo og arbeide. Det er en generell oppfatning om at helsepersonell har et større spekter av karrieremuligheter i urbane strøk, sammenliknet med mindre distrikter. Rekruttering av kvalifisert personell kan derfor være en utfordring fordi arbeidsgivere ønsker å tiltrekke seg søkere både fra urbane og rurale strøk og trenger derfor en strategi som sikrer at de når et bredt omfang av potensielle søkere. Dette tekstkurset er utviklet slik at man bruker eksisterende stillingsannonser som eksempler og viser hvordan vi kan forbedre dem ved å bruke en mer målrettet tilnærming mot dem vi ønsker å rekruttere. Målet er å vise hvordan en god rekrutteringsprosess starter med en god tekst. Etter utprøvingen har elementene i kurset blitt implementert i et nytt elektronisk rekrutteringssystem "Webcruiter". Dette har vist seg å være et enkelt og effektivt verktøy for å hjelpe lederne til å lage skreddersydde stillingsannonser. De nye onlinestillingsannonsene omfatter også den norske rekrutteringsfilmen fra Finnmarkssykehuset HF som et ledd i markedsføringen for å promotere vårt distriktsområde. Kurset er på norsk og Powerpoint-presentasjonen kan lastes ned fra Recruit & Retains nettside. En engelsk beskrivelse av elementene i kurset er også tilgjengelig. Evalueringen pågår kontinuerlig og krever et langsiktig perspektiv. Kurset retter oppmerksomheten mot hvordan vi formulerer og formidler vårt hovedbudskap i skriftlige stillingsannonser slik at arbeidsgiveren som skal ansette "skiller seg ut fra mengden". Det fokuserer på hvordan en mer positiv og "selgende" stil kan tiltrekke flere kvalifiserte søkere. Det vektlegger alle de positive aspektene ved å velge en karrierevei i et distriktsstrøk. Kontakt: Finnmarkssykehuset HF, Sykehusveien 35, 9613 Hammerfest marianne.vanem@finnmarkssykehuset.no kenneth.grav@finnmarkssykehuset.no 11

14 R E C RUIT & R E TAIN PRODUKTER OG TJENESTER ADMINISTRASJON OG ORGANISASJON Et proaktivt, enkelt og praktisk verktøy til planleggingsprosessen for rekruttering er "Årshjulet". Dette beskriver faste rekrutteringsaktiviteter i løpet av et år og gir administrasjonen og ansatte veiledning til både planleggingen og gjennomføringen av dem. Funn fra spørreundersøkelsen i Recruit & Retain, samt de strukturerte intervjuene viser at det er behov for ansatte som kan arbeide med rekruttering og tilflytting, og det gis informasjon om slike stillingsfunksjoner. Det har tidligere vært brukt incentiver for rekruttering, men med varierende suksess. En ny tilnærmingsmåte som omfatter en ekstra godtgjørelse ved kontraktssignering, både for den nyansatte og for den som har rekruttert, har vist seg å ha god effekt. Årshjul Relocation officer Tilflyttingskonsulent - forretningscase Rekrutteringskonsulent S i gn-on fee 12

15 Å R SHJUL: NOR G E Markedsføring Annonsering Kurs Stilling Rekruttering Partnerne i Norge, Skottland (De vestlige øyene) og på Grønland har alle erfaring i å delta på studentmesser og andre rekrutteringsarenaer. Organisasjonen av disse aktivitetene har likevel vært utfordrende fordi det ikke har vært én bestemt ansatt med et dedikert koordineringsansvar. En mer systematisk tilnærmingsmåte til rekruttering og stabilisering fra arbeidsgiveren ville føre til en bedre og mer effektiv rekruttering av nye ansatte. Årshjulet er et verktøy utviklet til å beskrive de faste rekrutteringsaktivitetene. Funn fra spørreundersøkelsen og intervjuene til Recruit & Retain viste et behov for kontakt med opplæringsorganisasjoner for å markedsføre karrieremulighetene i distriktsstrøk for studenter. Ved å delta på faste rekrutteringsaktiviteter hvert år kan arbeidsgivere fokusere på langsiktig rekruttering for å oppfordre og motivere skoleelever og studenter til å velge en helsefaglig karrierevei i distriktsstrøk. Ved å definere både de planlagte aktivitetene og nøkkelansatte som kan representere arbeidsplassen som ambassadører, gjør årshjulet det lettere å engasjere ansatte til å være med og promotere sine kolleger og arbeidssted. Aktivitetene omfatter årlige faste presentasjoner for sykepleie- og legestudenter ved Universitetet i Tromsø, "rekrutteringspatruljer" som markedsfører karrieremulighetene ved helseforetaket til elever i den videregående skolen, deltagelse på jobbmesser og så videre. Senter for HR arbeider tett sammen med klinikklederne for å bli enige om hvilke rekrutteringsaktiviteter som skal inngå som aktive komponenter av årshjulet. Finnmarkssykehuset HF har også opprettet et eget budsjett for årshjulet organisatorisk plassert i Senter for HR og har på den måten definert rekruttering som et prioritert område i virksomheten. Årshjulet har vært et kjærkomment initiativ ved Finnmarkssykehuset HF. Det har ført til en mer proaktiv strategi for å arbeide med rekruttering rettet mot definerte personellgrupper. Det gjør det også mulig for flere av foretakets ansatte å engasjere seg i bemanningsplanlegging og rekrutteringsarbeid som er avgjørende for å lykkes. Årshjulet blir evaluert én til to ganger i året. Da blir effekten av rekrutteringsaktivitetene nøye evaluert og nye arenaer blir vurdert. Videre informasjon om årshjulet finnes på: Kontakt: Finnmarkssykehuset HF, Sykehusveien 35, 9613 Hammerfest marianne.vanem@finnmarkssykehuset.no lena.nielsen@finnmarkssykehuset.no 13

16 R E LOCAT I O N OF F IC E R T I L F L YT T INGSKONSULENT - C ASE: SKOTTLAN D ( H IG H L A ND) Lokalt Livsstil Arbeid Sosialt Innføring Caset omhandler tilflytting og er rettet mot beslutningstakere og bevilgende myndigheter. Det beskriver hovedansvaret til en såkalt Relocation officer eller tilflyttingskonsulent, og hvordan denne stillingen kan brukes. Tilflyttingskonsulenten vil være kontaktperson for alle potensielle og nye ansatte i offentlig sektor. Denne funksjonen vil hjelpe nyansatte med å finne seg til rette både sosialt og faglig ved å tilby informasjon og veiledning. Tilflyttingskonsulenten vil også fungere som rådgiver for arbeidsgivere under hele ansettelsesprosessen; inkludert utforming av stillingsbeskrivelser, stillingsanalyser samt gi tips til selve introduksjonsprosessen. Funn fra Recruit & Retain-prosjektet viste behovet for en tilflyttingskonsulent. Det ble derfor utviklet et case for å illustrere bærekraften i denne løsningen. Forretningscaset kan brukes i hele den offentlige sektoren og i flere land. Caset spesifiserer medarbeiderens funksjon og hva den innebærer for virksomheten. Produktbeskrivelse Forretningscaset omfatter en oppsummering av tjenestetilbudet, den nåværende situasjonen, de potensielle fordelene for ansatte, de tekniske og bemanningsmessige kravene, resultatene av evalueringen, den potensielle innvirkningen selve funksjonen kan ha, et planlagt tidsskjema, de juridiske, etiske og sosiale forholdene, en kostnadsanalyse og en full SWOT-analyse. Forretningscaset har blitt presentert for flere aktører i offentlig sektor, blant annet fra helsevesen, brannvesen, kommunale representanter og en organisasjon for økonomisk utvikling. Hovedfordelen med denne innovative løsningen er at det første steget i utviklingsarbeidet er gjennomført slik at det være enkelt å vurdere nytten i sin egen organisasjon. I forretningscaset er viktige tilleggsfordeler for tilflyttingskonsulenten beskrevet inngående. Forretningscaset kan lastes ned via Recruit & Retains prosjektets nettside. Kontakt: David Heaney +44 (0) University of Aberdeen, Centre for Health Science, Old Perth Road, Inverness IV2 3JH, Skottland

17 R E K RUTTERIN G SKON SULEN T : GR ØN L AN D Lokalt Rekrutteringsstrategi Arbeid Ledertrening Innføring Rekrutteringsprosessen er ofte sporadisk og lite koordinert. Hensikten for en rekrutteringskonsulent er å gi rekruttering og stabilisering et sentralt fokus innad i organisasjonen. Stillingen fungerer også som en viktig koordineringsinstans. Rekrutteringskonsulenten er en kvalifisert person som har spesialkompetanse i de utfordringene og mulighetene som eksisterer i distriktsstrøk. Rekrutteringskonsulenten har ansvar for utvikling og implementering av strategier for å rekruttere og beholde og skal sikre kontinuitet i prosessen. På Grønland ble en rekrutteringskonsulent ansatt på en 1,5 års kontrakt for å evaluere effekten av stillingen. Vedkommende var også involvert i Recruit & Retain prosjektet. Gjennom arbeidet som ble utført av rekrutteringskonsulenten og resultatene fra Recruit & Retains spørreundersøkelse og intervjuene, ble det dokumentert at rekruttering er en av hovedutfordringene i distriktsstrøk og en sentral kontaktinstans er nødvendig for å koordinere dette på effektiv måte. Produktbeskrivelse Det er blitt utformet en stillingsbeskrivelse, og funksjonen har vært testet og evaluert. Fokusområdene for rekrutteringskonsulenten er: Utvikling og implementering av en strategi for å rekruttere og beholde. Overordnet koordinering av aktivitetene for å rekruttere og beholde. Koordinering og implementering av markedsstrategiene. Oppsøke og bygge nettverk med andre helseinstitusjoner med lignende utfordringer. Rollen som rekrutteringskonsulent har blitt utviklet, utprøvd og evaluert. Et forretningscase for stillingen har blitt utviklet basert på denne erfaringen, og dette er gjort tilgjengelig for andre organisasjoner som ønsker å implementere en slik funksjon. Kontakt: Styrelsen for Sundhed og Forebyggelse Personaladministrasjonen, GL-3900 Nuuk, Grønland personale@peqqik.gl 15

18 SIGN - O N F EE : N ORGE Markedsføring Kollegaer Arbeidsmiljø Bonus Økonomisk incentiv Bruk av økonomiske incentiver som et middel for å tiltrekke jobbsøkere, er relativt vanlig i privat sektor. Det har imidlertid blitt ansett som noe kontroversielt fordi man kan mistenke at kandidatene aksepterer et jobbtilbud hovedsaklig på grunn av de ekstra pengene de blir tilbudt, i stedet for selve stillingen og arbeidsplassen. Funn fra Recruit and Retain-spørreundersøkelsen og de strukturerte intervjuene, viser at en god lønn er viktig for rekruttering, men må også vurderes sammen med andre incentiver, slike som god sosial integrering og faglig utvikling. En sign-on fee er en bonus som benyttes for å få de ansatte aktivt engasjert i å rekruttere nye kollegaer til sin egen enhet/avdeling i virksomheten. De ansatte må vise en positiv innstilling til sin arbeidsplass og promotere den for å tiltrekke seg nyansatte. Dette er derfor et tiltak for å skape et bedre arbeidsmiljø, samtidig som man arbeider med å bemanne stillingsvakanser. De ansatte må også fokusere på de positive aspektene ved å bo og arbeide i distrikt for å oppfordre folk til å flytte fra urbane sentre. Når en ny medarbeider takker ja til en heltidsstilling, får vedkommende et honorar på kr Som et middel for å beholde den nyansatte, blir han eller hun tilbudt en stabiliseringsbonus etter at ansettelsen har vart i 18 måneder. Den ansatte som har lykkes i å rekruttere en ny kollega til enheten/avdelingen, vil motta et honorar på kr Beløpet blir utbetalt når den nye medarbeideren har fullført den obligatoriske prøvetiden på 6 måneder. Systemet med sign-on fee ble prøvd ut ved Medisinsk sengepost ved Hammerfest sykehus for å rekruttere nye sykepleiere. I løpet av pilotperioden mellom oktober og mars ble tre sykepleiere rekruttert til heltidsstillinger av to ansatte, slik at alle fem mottok hvert sitt honorar. Systemet brukes også i kombinasjon med en fadderordning for å bedre den sosiale integreringen på arbeidsplassen. Det har også vært en økning av søkere til Medisinsk sengepost i løpet av de siste månedene, noe som har resultert i en reduksjon av bemanningsutfordringene ved enheten. Systemet blir også ansett som et supplement til den nye annonsestrategien som promoterer arbeidsplassen og fylket på en ny og mer positiv måte. Mer informasjon om systemet og hvordan det ble implementert er tilgjengelig på Recruit & Retains nettside: Kontakt: Finnmarkssykehuset HF, Sykehusveien 35, 9613 Hammerfest 16 vivi.brenden.bech@finnmarkssykehuset.no marianne.vanem@finnmarkssykehuset.no

19 R E C RUIT & R E TAIN PRODUKTER OG TJENESTER FAGLIG STØTTE a. Levering av tjenester Det kan være vanskelig å finne velegnede folk til å arbeide i distriktshelsetjenesten. En metode er å øke utdanningsmulighetene for distriktsleger slik de har prøvd ut på Island. I en situasjon der det er vanskelig å få tak i fastansatte, kan man organisere en rotasjonsordning med en samarbeidspartner i et urbant strøk. Dette kan fungere ut fra visse kriterier som er beskrevet i faktaarket. Faglig isolasjon er en utfordring. Det er utarbeidet et innovativt program som skal føre til bedre respons ved utrykninger som et stabiliseringstiltak for høyt kvalifisert helsepersonell. Øke antallet leger i spesialisering i allmennmedisin til distrikt Rotasjonsordning Driving Change Programme Forum for førstelinjetjenester 17

20 ØKE ANTALLET LEGER I SPESIALISERING I ALLMENNMEDISIN TIL DISTRIKTSSTRØK: ISLAND Utdanning Distriktshelsetjeneste Unge leger Det har vært vanskelig å rekruttere allmennleger til distriktshelsetjenesten på Island, spesielt i de siste årene. For få unge leger spesialiserer seg i distriktsmedisin. Å øke muligheten for flere kliniske stillinger i nord og øst på Island vil gi flere unge leger muligheten til å ta sin utdanning i denne delen av landet, utvikle sine ferdigheter og få interesse for denne spesialiteten. Dette vil også hjelpe til å redusere arbeidsbelastningen på de underbemannede helsesentrene i distriktsområdene. Å innlemme unge leger i Distriktshelsetjenesteprogrammet som er organisert av Velferdsdepartementet, i lokalsykehus og legesenter, har vist seg å være gunstig både for de unge legene selv og for de ansatte. Derfor har Akureyri sykehus, Akureyri legesenter og legesenteret på Egilsstaðir øst på Island engasjert seg i et program for å støtte unge leger i allmennlegeprogrammet. Målet er å øke antall kliniske stillinger i denne delen av landet og dermed gi flere unge leger mulighet for å delta i Distriktshelsetjenesteprogrammet. Fra 2013 er tolv slike studiestillinger i seks distriktsstrøk finansiert av Velferdsdepartementet. To ganger i måneden får kandidatene gruppeveiledning med mentorer fra Akureyri sykehus og Akureyri legesenter. Samarbeidet mellom alle involverte har vist seg å gi utmerket opplæring, og programmet har fått anerkjennelse både fra Velferdsdepartementet og distriktsleger i kommunene. Dette har blitt godt mottatt fordi det er en mulighet til å øke antallet leger i spesialisering i allmennmedisin i distriktsstrøk for senere å rekruttere dem som leger til det samme området. Gjennom direkte engasjement med Velferdsdepartementet og tjenestetilbydere i helsesektoren i nord og øst, er det et stort potensiale for kliniske ansettelser i området, samtidig som det reduserer arbeidsbelastningen på de underbemannede helsesentrene i distriktsstrøkene. Retningslinjer for hvordan man skal øke kandidatstillingene er under utvikling og vil være tilgjengelig på Recruit & Retains web-side: Kontakt: Hildigunnur Svavarsdottir hildig@fsa.is 18 Akureyri sykehus, Island

21 R O T A SJON SORDNIN G : G RØNLAND Personlige og faglige utfordringer Ansatte som merkevare Urbant/ruralt samarbeid Rotasjon På Grønland utdanner vi ikke spesialisthelsepersonell, og som følge av dette må vi rekruttere de fleste av våre fagfolk fra utlandet. Som i andre distrikter har vi også vanskeligheter med å beholde våre spesialister. En løsning som vi har utviklet for imøtekomme dette problemet, er å etablere en rotasjonsordning. I samarbeid med store urbane sykehus i Danmark har vi opprettet et system der det urbane sykehuset forsyner oss med vikarer med tremåneders-kontrakter som overlapper hverandre. Dette tilfører Grønland de nødvendige spesialistene som også deler kunnskap og ferdigheter til kollegene på Grønland. Det skaper også enheter i urbane sentre i Danmark hvor personalet får kunnskap om hvordan de kan tilegne seg nødvendig kompetanse for å møte utfordringene i distriktsstrøk. Fordelen for den urbane partneren er at den ansatte driver merkevarebygging både av sykehuset og av personalet, samt at de kan ansette en ekstra person. Vi involverte to forskjellige intensivavdelinger på store danske sykehus. I en avdeling prøvde vi ut et system hvor man tilbudte billig bolig, og i den andre hadde man en noe dyrere bolig, men av god kvalitet med utsikt, og med plass til en partner. Det første opplegget fungerte ikke, og etter hvert har vi tilpasset et opplegg som omfatter informasjon før reisen og en lokal grønlandsk ansatt som mentor/fadder for de roterende ansatte. Produktbeskrivelse Den urbane partneren dekker en heltidsstilling i distriktet. De ansatte roterer hver tredje måned. Ikke høyere lønn enn tariffen. Det er gode boforhold. En lokal sykepleier er utpekt til å være mentor/fadder for personalet som deltar i ordningen. Det har vært gode resultater. Tiden som den lokale ledelsen brukte på ansettelser, ble betraktelig redusert i de enhetene som deltok. De ansatte som roterte har også vist seg å være svært velegnet når det gjaldt å støtte og oppmuntre til rekruttering av korttidsvikarer. Dette opplegget kan potensielt brukes av alle offentlige virksomheter eller industrier som har tilsvarende store urbane enheter og som krever spesialister med ekstern opplæring. Kontakt: Styrelsen for Sundhed og Forebyggelse Personaladministrasjonen, GL-3900 Nuuk, Grønland personale@peqqik.gl 19