BRUKERMANUAL GM BOOKING OVERNATTINGSBEDRIFTER

Transkript

1 versjon 2.0 BRUKERMANUAL GM BOOKING OVERNATTINGSBEDRIFTER VERSJON 2.0: JUNI 2012 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 1

2 VELKOMMEN TIL BRUKERMANUAL VERSJON 3.0 Brukermanual for overnattingsbedrifter Del 1 - Etablering bookbare produkter; omhandler hvordan man etablerer bookbare produkter i GuestMaker Booking (GM Booking). Dette er en steg for steg guide som samtidig innholder en del tips til hvordan best utnytte programmet. Del 2 - Daglig drift; omhandler hvordan programmet best brukes etter at man har etablert det innhold som er nødvendig, altså hvordan bruke løsningen i drift. INNHOLD Velkommen til brukermanual versjon INNHOLD... 2 OVERSIKT OVER FORSKJELLIGE MENYVALG... 4 OPPRETT PRODUKTER OG BOOKBARE ENHETER I GuestMaker Booking... 5 Grunnsteg for å opprette bookbare produkter:... 5 Vanlige funksjoner og deres symboler i løsningen... 5 STEG 1. OPPRETT BETALINGSREGLER (MENY: BETALINGSREGLER)... 5 OM KREDITTKORT- OG FAKTURABASERT BETALING... 6 Kredittkort... 6 Betaling uten kredittkort og betaling ved ankomst/utsjekk Hjep til bruk og oppsett av regler - hvordan tar du betalt?... 7 Alt.1: FORSKUDDSBETALING (HELT ELLER DELVIS)... 7 Alt. 2: Betaling ved bestilling... 8 BETALING VED ANKOMST/UTSJEKK (Manuell Sluttbetaling)... 8 AVBESTILLINGSREGLER... 8 STEG 2: MVA oppsett (MENY: BETALINGSREGLER)... 9 Mva regler MVA grupper MVA oppsett Knytting av MVA oppsett til prisstruktur knyttning av mva oppsett til måltider Knytting av mva oppsett til tillegg Knytting av MVA oppsett til pakke Visning av MVA beløp Beregning av MVA beløp STEG 3. OPPRETT PRODUKT (MENY: PRODUKTINFORMASJON) STEG 4. OPPRETT BOOKBARE ENHETER (MENY: ROMBYGGER/HYTTEBYGGER) Legg til Rom/Enhetstype - Hvilke enhetstyper selger du? Legg til rom (Meny: Rombygger) Legg til enheter (Meny: Hyttebygger) Steg 5. Opprett Tillegg (MENY: EGENSKAPER OG TILLEGG) STEG 6. OPPRETT PRISER (MENY: PRISKALENDER OVERNATTING) Opprette ny prisstruktur Registrere priser STEG 7. BILDER (MENY: BILDEARKIV) Last opp bilder tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 2

3 Oversikt over størrelsene på bilder brukt i designet Steg 8. Sette opp Varsler (Meny: Varsler) daglig drift KAPASITETSKALENDER MENY: KAPASITETSKALENDER Oversikt over kapasitetskalenderen (Se neste Skjermbilde for forklaring av hvert nummer) RESERVASJON - HVORDAN ÅPNE OG STENGE KAPASITET? Metode 1. Benytte RESERVASJONSMODUS Metode 2. langtidsreservasjon Metode 3. Benytte hurtigkalender (Månedsoversikt) for kapasitet INTERN BOOKING (MENY: KAPASITETSKALENDER) Booking Endre en booking (MENY: KAPASITETSKALENDER) registrere en betaling Manuell betaling Kredittkortbetaling / Callsenter kreditering av registrerte betalinger (manuelle og via callsenter) Gjør en reservasjon om til en booking RESEPSJON (MENY: resepsjon) Gjestelisten ØKONOMI OG FAKTURAGRUNNLAG KUNDEREGISTER RAPPORTER Forklaring til rapporter SUPPORT tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 3

4 OVERSIKT OVER FORSKJELLIGE MENYVALG Resepsjon Viser gjestedata/lister og nødvendige info som vedrører gjesten. Brukes bare dersom man bruker løsningen som administrativt bookingsystem. Kapasitetskalender Viser ledig kapaistet, bookinger m.m. Dette er stedet der man har aller best oversikt. Videre er det også herfra man legger inn bookinger, sperrer og åpner kapasitet. Forespørsler Innkomne forespørsler fra kunder som ikke har foretatt en booking. Inneholder oversikt over ubehandlede og behandlede forespørsler. Tellus Tilbyder Dette menyvalget gir tilgang til Destinasjonens informasjonssystem. Basisopplysninger om bedrift/produkter registreres og vedlikeholdes her. Betalingsregler Her opprettes og vedlikeholdes betalingsregler. Altså hvordan du tar betalt av gjestene. Regler for avbestilling og noshow opprettes også her. Produktinformasjon Produkter som skal bookes opprettes her. Inneholder de mest grunnleggende opplysninger om produktet. Priskalender Her legger man inn priser for aktivitetsprodukter og evt. produkter som kun er bookbare i pakker. Priskalender Overnatting Her legger man inn priser for alle overnattingsprodukter/enhetstyper. Rombygger Her defineres de romtyper og rom man har å selge. Benyttes kun av produkter i Hotell & BB kategorien. Hyttebygger Her defineres de enhetstyper og enheter man har å selge. Benyttes både for Hytter, Leiligheter og Feriehus. Aktivtetsbygger Her defineres de aktiviteter man har å selge. Benyttes av produkter i aktivitets- og attraksjonskategorien. Egenskaper og tillegg Her defineres blant annet de tillegg man ønsker å selge sammen med overnatting/aktivitet. Eksempelvis: Vedsekk, sluttrengjøring eller utstyr. Pakkebygger Gir muligheten for å pakke egne produkter eller sammen med andre tilbyderes produkter på destinasjonen. Bildearkiv Her administreres alle bilder som vises på produkt og enheter i systemet. Løsningen gir mange muligheter for visning av bilder. Varsler Her kan man sette opp hvilke varsler man ønsker systemet skal gi, og til hvilket medium. Eksempelvis: Alle Internettbookinger og forespørsler skal sendes til både e-post og mobiltelefon. Brukere Her setter man opp alle interne brukere og hva disse skal ha tilgang til av funksjoner. Kunder Åpner kunderegisteret. Økonomi og fakturagrunnlag Åpner opp alle bookinger og økonomiske transaksjoner som er ført/føres i systemet. CRM Er under utbedring. Systemlogg og statistikk Gir en kort oversikt over hva den enkelte bruker har gjort i systemet på overordnet nivå. Support Åpner supportsystemet for innmelding av supportbehov Rapporter Gir oversikt i rapportform på alt fra provisjonsfakturagrunnlag, tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 4

5 OPPRETT PRODUKTER OG BOOKBARE ENHETER I GUESTMAKER BOOKING GRUNNSTEG FOR Å OPPRETTE BOOKBARE PRODUKTER: 1. Opprett betalingsregler (Meny: Betalingsregler)* 2. Opprett MVA (Meny: Betalingsregler) 3. Opprett produktet (Meny: Produktinformasjon)* 4. Opprett eneheter på produktet (Meny: Rombygger eller Hyttebygger)* 5. Opprett tillegg (Meny: Egenskaper og tillegg) 6. Opprett priser/kapasitet på produktet (Meny: Priskalender - Overnatting)* 7. Last opp bilder av produkt/enheter (Meny: Bildearkiv) 8. Sett opp varsler (Meny: Varsler)* * er minimum hva som må til for å gjøre et produkt bookbart på Internett. VANLIGE FUNKSJONER OG DERES SYMBOLER I LØSNINGEN STEG 1. OPPRETT BETALINGSREGLER (MENY: BETALINGSREGLER) Betalingsoppsett er benevnelsen på et sett med betalingsregler som styrer hvordan oppgjør for en booking skal finne sted. I tillegg styrer også betalingsoppsettet eventuelle konsekvenser ved avbestilling eller noshow. For å opprette et bookbart produkt i løsningen er det et krav at man har definert et betalingsoppsett først som skal gjelde for bookinger på nett. Man kan gjerne opprette flere regler om man ønsker å ha andre regler for bookinger som blir lagt inn manuelt i kapasitetskalender/av tilbyder selv. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 5

6 OM KREDITTKORT- OG FAKTURABASERT BETALING KREDITTKORT Løsningen støtter kredittkortbehandling/ online forskuddsbetaling. For å benytte online kredittkortbetaling må det settes opp en avtale med Nets og kortinnløser kontakt ditt destinasjonsselskap for mer informasjon. For de tilbydere som det har blitt satt opp kredittkortbetaling for, aktiverer man denne per produkt inne i menyvalg produktinformasjon. Her velger man betalingsregel Betaling ved bestilling og kredittkortbetaling under krev kredittkortinfo. Kredittkortbetaling må ellers ikke benyttes om ikke Tellus har satt opp kredittkortbetaling på tilbyderen bak i systemet. BETALING UTEN KREDITTKORT OG BETALING VED ANKOMST/UTSJEKK. Hvis man ikke har inngått egen online betalingsavtale vil løsningen som standard ta utgangspunkt i at oppgjør skjer uten kredittkort. Dette er den mest vanlige betalingsformen hos brukerne av systemet i dag. Det vil si at hvis du ønsker forskuddsbetaling, så vil systemet sende ut en automatisk betalingsmail til den som bestiller. E-posten inneholder de regler som du har satt for betaling. Man unngår altså å sende en fysisk faktura manuelt til den reisende. Tar du betalt ved ankomst/utsjekk setter man opp regel for dette. Menyvalg: tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 6

7 Velg menyvalg Betalingsregler og så Legg til nytt betalingsoppsett. Gi oppsettet et navn. Navnet er internt og er kun for at du skal kunne skille betalingsoppsett fra hverandre (du kan ha ulike betalingsoppsett på ulike produkter, eksempelvis et på overnatting og et annet på en aktivitet). Når du har lagret navnet, får du muligheten til å legge til regler på betalingsoppsettet. Klikk på pluss symbolet for å legge til en regel. Du kan ha flere regler per oppsett. For hver ny regel klikker du på pluss tegnet. HJEP TIL BRUK OG OPPSETT AV REGLER - HVORDAN TAR DU BETALT? De to vanligste hovedformene for betaling er enten: Betaling ved bestilling eller Betaling ved ankomst/utsjekk. Er du en av dem som tar betalt på forskudd kan du velge mellom følgende regler: ALT.1: FORSKUDDSBETALING (HELT ELLER DELVIS) Betaling et bestemt antall dager før ankomst: Man kan velge å ta forskuddsbetalt på hele beløpet et gitt antall dager før ankomst, eller dele opp innbetalingen i inntil tre deler: Disse reglene kan ikke benyttes for online kredittkortbetaling. Forskudd (faktura) Denne regelen setter man hvis man skal ha forskuddsbetalt et gitt antall dager før ankomst. Regelen har altså ikke noe med bestillingsdatoen å gjøre, men forholder seg kun til ankomstdato. Denne regelen kan ikke benyttes for kredittkortbetaling. Delbetaling (faktura) Regelen har effekt sammen med forskuddsbetaling. Med delbetaling har man mulighet til å dele en innbetaling inn i tre deler. Et eksempel kan være: - Forskudd: 10 % betaling 90 dager før ankomst. - Delbetaling: 50 % 30 dager før ankomst. - Sluttebetaling: 40 % 7 dager før ankomst. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 7

8 Delbetaling er etter vår erfaring en lite brukt betalingsregel. Sluttbetaling (faktura) Denne regelen benyttes hvis man har satt regelen Forskudd til under 100 % og man ønsker å ha hele beløpet på konto før gjesten ankommer. Man setter da sluttbetalingsprosenten slik at man i sum (forskudd (+ Delbetaling) + sluttbetaling = 100) får 100 %. Antall dager før ankomst bør ikke være under 4 på Sluttbetaling (faktura), slik at penger har fysisk mulighet til å komme på konto før gjestens ankomst. Alternativ kan man bruke Manuell Sluttbetaling som regel. Dette betyr at restbeløpet betales av gjesten ved ankomst. ALT. 2: BETALING VED BESTILLING Regelen som heter Betaling ved bestilling er en regelmal som du kan ta utgangspunkt i og justere etter praksis. Her kan du angi en bestemt sats som du vil skal belastes kunden ved bestilling. Dersom du ikke har en online betalingsavtale vil det sendes betalingsinformasjon i bekreftelsen til den som bestiller med syv dagers betalingsfrist (kan endres). Er ankomstdato kortere enn 21 dager (kan endres, men kun av løsningseier eller destinasjonsselskap) kreves det ikke betaling ved bestilling, men regelen endres til at hele beløpet betales ved ankomst. Dette er gjort slik at det ikke skal oppstå kryss mellom betaling og gjestens ankomst. OBS: Har du online betalingsavtale trekkes 100 % umiddelbart fra kredittkortet til kunden. Betalingsinformasjon i bekreftelsen vil da ha status betalt og regelen vil ikke endres selv om bestilling skjer kortere enn 21 dager før ankomstdato. Hvis man har angitt prosentsats under 100, skal resterende beløp betales ved ankomst/utsjekk. Da må man sette opp prosentbeløpet for restbeløpet. F.eks. 50 % betaling ved bestilling, 50 % Manuell sluttbetaling (Manuell sluttbetaling betyr det samme som å betale ved ankomst/avreise). Du kan ikke kombinere betalingsregelen betaling ved bestilling med delbetaling eller sluttbetaling. BETALING VED ANKOMST/UTSJEKK (MANUELL SLUTTBETALING) Hvis du ikke tar forskuddsbetalt skal du bruke følgende regel: Manuell Sluttbetaling Her setter du prosent til 100 og 0 dager før ankomst. Ved denne type betaling har man ikke behov for online kredittkortbetaling. AVBESTILLINGSREGLER Om man ønsker at systemet skal sende ut avbestillingsgebyr og/eller noshow gebyr kan dette settes opp her. Om bestillingen da endrer status til avbestilt eller noshow sender systemet ut fakturagebyr automatisk. Om man ikke ønsker at systemet skal sende ut gebyrer ved noen tilfeller, anbefaler vi å ikke sette opp avbestillingsregler eller noshow her, men heller skrive inn disse reglene manuelt i produktinformasjonen under Regler. (Se STEG 3: OPPRETT PRODUKT) tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 8

9 STEG 2: MVA OPPSETT (MENY: BETALINGSREGLER) MVA oppsett er kun nødvendig å legge inn i systemet for de som ønsker å skrive ut f.eks. en kvittering til gjesten ved avreise. Har man andre system/kasse til å gjøre dette, behøver man altså ikke å opprette MVA oppsett. I korte trekk er det dette som må gjøres for å få kalkulert MVA: - Definere MVA grupper - Sette gruppene sammen til et MVA oppsett - Knytte MVA oppsettet til pakke, prisstruktur, måltider og tillegg. De utregnete MVA summene vises kunden via mailtekst og kan skrives ut via kvittering i backoffice. MVA REGLER For å legge inn nye mva regler klikk på menyvalg Betalingsregler. (Vær oppmerksom på at mva regler for måltider og for overnatting må legges inn separat da måltider nå er skilt ut fra prisen. ) 1. MVA GRUPPER En MVA gruppe er kort fortalt en MVA sats som gjelder for en spesifikk gruppe, f. eks. mat eller overnatting, etc. Velg fanen MVA grupper og klikk på det blå krysset for å legge inn ny MVA gruppe. Legg inn de gruppene som er aktuelle for dere. F.eks.en for mat og en for overnatting. Navngi gjerne gruppene med prosentsatsen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 9

10 Gyldighetsdatoen beskriver når MVA regelen skal være gyldig fra. På denne måten kan en, dersom en vet det kommer en ny MVA sats ved årsskiftet, på forhånd lage en ny MVA sats som er gyldig fra MVA OPPSETT Et MVA oppsett består av en eller flere MVA grupper som sammen utgjør regler for hvordan MVA skal kalkuleres. For å knytte MVA gruppene til et oppsett velg fanen Nytt MVA oppsett. Navngi oppsettet f.eks. overnatting og klikk på det blå krysset. Knytt riktig MVA gruppe til oppsettet. Siden prisen på måltider og overnatting blir lagt inn separat, må restandel settes til 100 %. Det betyr at momsen skal regnes ut fra hele beløpet og ikke utifra en prosentdel. For å redigere eller se oversikten over MVA grupper og oppsett, klikk på Vis alle betalingsoppsett og rediger ved å klikke på den grønne knappen. 3. KNYTTING AV MVA OPPSETT TIL PRISSTRUKTUR For nye produkter må du først ha vært igjennom alle stegene frem til «Steg 6. opprett priser» for å kunne knytte MVA oppsett til prisstruktur. For eksisterende produkter Se STEG 6. OPPRETT PRISER tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 10

11 Skjermbildet viser knytningen av et MVA oppsett mot en prisstruktur For at MVA skal beregnes, må MVA oppsettet som er laget knyttes mot en prisstruktur og eventuelt måltid, tillegg og pakke om dere har det. 4. KNYTTING AV MVA OPPSETT TIL MÅLTIDER For nye produkter må du først ha vært igjennom alle stegene frem til «Steg 3. opprett produktet» for å kunne knytte MVA oppsett til måltider Se STEG 3. OPPRETT PRODUKTET For eksisterende produkter klikk på menyvalg «Produktinformasjon» og velg produktet du ønsker å knytte måltidsmomsen på ved å klikke på den grønne rediger knappen ved siden av produktet. Velg mva oppsett opprettet for måltider fra rullgardinen ved feltet «Mealplan Mva» og lagre. For at MVA skal beregnes på måltider lagt inn i prisstruktur og priser, må MVA oppsettet som er laget på måltider knyttes opp i produktinformasjonen. 5. KNYTTING AV MVA OPPSETT TIL TILLEGG Klikk på fanen Vis alle egenskaper og tillegg for å se oversikten over alle tillegg du har laget. Her har du mulighet til å endre på tilleggene ved å klikke på grønn knapp. Velg MVA oppsettet gjeldende for tillegget i rullgardinen. Husk å lagre. For nye produkter må du først ha vært igjennom alle stegene frem til «Steg 5. Opprett tillegg» for å kunne knytte MVA oppsett til tillegg. For eksisterende produkter Se STEG 5. OPPRETT TILLEGG tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 11

12 MVA for tillegg kaluleres på samme måte som for pakker og prisstrukturer. (For de som benytter negative tillegg til prising, vil summen av det negative tillegget regnes som en rabatt på bestillingen. Se forøvrig under punktet Beregning av MVA for mer informasjon.) Klikk på rullegardinen og velg det MVA oppsettet du tidligere har laget under menypunktet Betalingregler, om du ønsker at det skal gå fram på kvitteringen til gjesten hvor mye av tillegget som er MVA. 6. KNYTTING AV MVA OPPSETT TIL PAKKE Dersom man velger at et MVA oppsett skal være synlig i pakker, kan man velge hvilket MVA oppsett som skal gjelde for hver bestanddel i pakken. Skjermbildet viser knytningen av et MVA oppsett mot bestanddeler i en pakke. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 12

13 7. VISNING AV MVA BELØP Det kalkulerte MVA beløpet vises prosentvis i mailbekreftelsen som sendes til kunden. I tillegg kan man se MVA beløpet ved å klikke på kvitteringsknappen (skriversymbolet) eller bookinginformasjonsknappen ( i ) inne i resepsjonsmenyen. BEREGNING AV MVA BELØP Generelt om Andel faste beløp og Restandel Til informasjon for hvordan MVA (som også vist i skjermbildet over) regnes ut: Andel faste beløp skal man ikke gjøre noe med, men la det stå som det står (dette er funksjonalitet for de som bruker «gammel prisstruktur». Restandelen er altså prosenten (MVA gruppen du har opprettet) av totaltbeløpet. Altså skal det altid stå % av Restandel = 100 %. Vanlig booking MVA oppsettet som gjelder for hver enkelt prisstruktur i bestillingen brukes som grunnlag for beregningen. Pakkebooking MVA oppsettet som gjelder for hver enhet (rom/hytte/aktivitet) i pakkebestillingen brukes som grunnlag for beregningen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 13

14 Måltider MVA for måltider beregnes etter de regler som er satt for måltidet inne i produktinformasjonen. Tillegg MVA for tillegg beregnes etter de regler som er satt for tillegget/alternativet på samme måte som beskrevet over, unntaket her er negative tillegg. Tillegg som blir brukt for å få fratrekk i prisen blir regnet som rabatt av prisen for rom/hytte/aktivitet. Egendefinert pris Egendefinert pris regnes dersom den er mindre enn originalprisen som rabatt. Ellers brukes de originale MVA oppsettene til å beregne MVA av spesialprisen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 14

15 STEG 3. OPPRETT PRODUKT (MENY: PRODUKTINFORMASJON) Start med å oppgi navn på produktet. Produktet er å forstå som selve overnattingstedet. Knytt deretter mot riktig Tellus-produkt. Det er her basisinformasjonen om produktet ligger lagret. Produkttype: Her velges blant tre tilgjengelige hovedkatergorier: Hotell og B&B, Hytte, Leilighet, Feriehus, og Aktiviteter. Knytt til Betalingsregel: Her velger man ønsket betalingsoppsett. Finnes det ikke noe valg her, har man ikke lagret betalingsregler. Man kan ikke lagre produkt uten betalingsregler, dette må altså defineres først (Meny: Betalingsregler). Krev Kredittkortinfo Her velges alternativet «ingen». Krev kredittkortinfo kan kun velges dersom hotellet er koblet mot hotelzon (kredittkortinfo kreves da av den reisende som bestiller. Dette benyttes kun som en garanti for bestillingen.det trekkes ikke penger fra kredittkortet. Ref. pkt. om betaling.) Alternativet kredittkortbetaling brukes kun dersom tilbyder er satt opp med kredittkortbetaling. Våre priser inkluderer: Skriv inn hva som er inkludert i prisen. F.eks. Våre priser inkluderer vedsekk og strøm. Teksten vises i bookingprossessen på nett. Regler: Denne teksten vises på slutten av bestillingsprosessen, som en del av informasjonen til den reisende. Typisk innhold er innsjekk/utsjekk eller annen relevant praktisk informasjon i bestillingsøyeblikket. Avbestillingsregler og no-show regler kan også legges inn her. Merk at Regler ikke kommer med i bestillingsbekreftelsen, ønsker du det må du kopiere dem og legge inn i ruten under (Epost). tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 15

16 E-post (informasjon..): Siden Regler ikke kommer automatisk med i bestillingsbekreftelse til gjesten, kopier de gjerne hit og legg til evt. nye regler som ikke er nødvendig å vise i bookingprosessen på nett, men kun i bekreftelsen til gjesten (f.eks. henting av nøkkel etc). Bookbar på internet: Slår av og på om produktet er tilgjengelig for booking på Internett. (PS! Funksjonen virker kun for de som har aktivitetsprdoukter eller overnattingsprodukter som ligger på gammel bookingløsning). Ønsker man å fjerne produktet fra online booking må man avpublisere produktet fra kanal «booking» i GM Destinator. Produktet vil da ikke lenger være bookbart. Bookbar kun i pakke: Denne innstillingen benyttes på produkter som ikke skal selges alene, men kun som del av pakker. Den kan også benyttes når man ikke vil at produktet skal vises i de generelle søkeresultat, men kun være tilgjengelig via produktlink. (PS! Funksjonen virker kun for de som har aktivitetsprdoukter eller overnattingsprodukter som ligger på gammel bookingløsning). Mealplan MVA: Her knytter man opp mva oppsett som skal gjelde for måltider som legges inn i prisstruktur og priser. XHOTEL INTEGRATION: Settes vanligvis opp av Destinasjonsselskapet/ Løsningseier. GMPRPHOTEL settes på alle produkter som ikke skal kobles mot et annet system (GuestMaker product). GMRPHOTEL = hvis produktet skal legge inn egne priser og styre kapasiteten i GM Booking (altså ingen integrasjon med andre systemer). GMHOTEL = for de som ønsker å benytte gammel prisstruktur (det er et krav at alle overnattingsprodukter må gå over til ny prisstruktur GMRPHOTEL innen 2012). HZONHOTEL = hotellet skal kobles opp mot hotelzon VISBHOTEL = overnattingen skal kobles mot Visbook EASYNETHOTEL = overnattingen skal kobles mot EasyNet ACTIVITY = aktiviteter Definer aldersgrupper: Her definerer man hvilke aldersgrupper man benytter i forhold til pris. Spedbarn (til og med 2 år) er per definisjon gratis og regnes heller ikke med i forbindelse med kapasitet på rom. Man kan selvsagt senere lage tillegg for babyseng o.l. Med tillatt å booke menes om man skal ha lov til å booke alderskategorien. Dette er sjelden aktuelt på overnatting å ekskludere en alderskategori, men for aktiviteter er det flere typer som ikke passer for mindre barn. MERK: Hvis man ønsker at det skal komme opp i søkeresultatet for gjesten et dobbeltrom med ekstraseng, kan man legge inn aldersgrupper her slik at man får mulighet å prise ekstrasengen i selve prisstrukturen senere. Ønsker man ikke dette, lar man vær å legge inn alder og oppretter heller tillegg senere for ekstraseng. Etter man har lagt inn informasjon som er nødvendig, klikker man på LAGRE. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 16

17 STEG 4. OPPRETT BOOKBARE ENHETER (MENY: ROMBYGGER/HYTTEBYGGER) Det neste steget er å opprette bookbare enheter for produktet/produktene. NB! - Er produktet definert som Hotell & BB benyttes Rombyggeren for å bygge enheter. - Er produktet i kategorien Hytter/Leilighet/Feriehus benyttes Hyttebyggeren. LEGG TIL ROM/ENHETSTYPE - HVILKE ENHETSTYPER SELGER DU? På NAVN legger man inn hver enhetstype på overnattingstedet. Enhetstyper er de kategoriene av rom/enheter som selges. For eksempel: Dobbeltrom, Familierom, Suite, Stor Hytte 60 kvm 3 soverom., Liten hytte 25 kvm. 1 soverom Beskrivelse: Beskriv enhetstypen med en informativ og selgende tekst. TIPS Beskrivelse av enhetstype er viktig. La ikke gjesten sitte igjen med en masse spørsmål som vanskeliggjør selve bookingen. Spesielt gjelder dette på typer som ikke er å regne som standard. For hotell som har standard romtyper som f. eks. dobbeltrom, så ligger det en del innbygget kunnskap tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 17

18 hos den reisende på hva man kan forvente å få på et dobbeltrom, men enhetstypen skal allikevel beskrives. Hvis typen f. eks. heter Stor Hytte så finnes det ingen etablert standard for hva stor hytte er for noe. Det kreves derfor mer av en beskrivelse av denne typen enheter. Da skriver man i navnet på enhetstypen: Hytte 80 kvm, 10 personer + legger til en god beskrivelse av hva hytten inneholder. Husk å legge inn oversettelse ved å klikke på linken «språk». Maks antall personer: Fyll ut hvor mange personer som maksimalt kan bo på enheten. Spedbarn vil alltid komme i tillegg til maks antall, og holdes således utenfor regnestykket. Enkeltromstillegg: Ikke i bruk lengre, vil utgå. Velg tillegg: Hvis man ikke har laget noen tillegg vil det ikke vises noe her. Se beskrivelse av hvordan man lager tillegg som kan selges med den enkelte enhetstype under kapittelet: Egenskaper og tillegg. Etter at et tillegg er opprettet, vil det vises her, og for at det skal komme ut i bookingprosessen på nett må man krysse av for det på de enhetstyper det gjelder. Man må også huske på å velge tilleggene i Meny: Priskalender for overnatting og i prisstrukturen. Se mer «Steg 6. Opprett priser» Tilgjengelige rom styrt av: Dette gir en enkel mulighet for de som ønsker å åpne og stenge kapasitet i Kapasitetskalenderen. Altså de som IKKE bruker det som et internt administrativt system eller har integrasjon med sitt eget system (da kan du bare la det stå krysset av på Bookingsystem Standard ). For å få en enklere måte og åpne og stenge på, krysser man av for Allotment/Eksternt (eks fra Fidelio). Les mer her om Hurtigkalender for kapasitet. Merk: Det finnes andre måter å sperre kapasitet på. Se kapittel om åpne og stenge kapasitet. LEGG TIL ROM (MENY: ROMBYGGER) Rom/enheter er de fysiske antall enheter som selges av enhetstypen. For dem som skal bruke denne løsningen som sitt interne bookingsystem, må man legge inn alle enheter. For dem som ikke skal bruke systemet internt (men bruker et annet system for booking i resepsjon m.m.), kan man legge inn et færre antall rom/enheter under hver enhetstype. Eksempel: Opprett rom automatisk: Etter at du har lagret romtypen, klikk på menyknappen Rombygger for så å klikke på romtypen du opprettet. Da vil det komme en ny linje nederst hvor det står Opprett rom automatisk. Antall Eksisterende rom: Her kan du enkelt si hvor mange rom du vil legge ut på en gang av f.eks. Dobbeltrom. Står det allerede 4 der fra før, og du vil totalt ha 6 rom, legger du inn 2 i ruta. Husk alltid å klikke på Opprett rom/hytter etterpå, for så å klikke lagre. OBS! Har du Hotelzon eller Visbook integrasjon, behøver du ikke å opprette rom eller enheter! tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 18

19 Endring av navnet på enheter: De som skal bruke systemet internt (altså de som ikke har et eget administrasjons/booking system) fra før, ønsker kanskje å sette sine egenefinerte navn på rommene sine. Romnavnene kan man endre ved å klikke på Rombygger, Romoversikt, klikk på tallet på enheten, eller den grønne redigeringsknappen: LEGG TIL ENHETER (MENY: HYTTEBYGGER) For å opprette enheter, må man legge til en og en enhet av gangen. Klikk på Legg til ny enhet, gi enheten et navn, knytt mot riktig produkt og enhetstype, for så å lagre til slutt. Det er ikke nødvendig å legge inn Beskrivelse av enheten. Dette er kun for intern informasjon, f.eks. denne hytten er ute av drift. Enheter er de fysiske antall enheter som selges av enhetstypen. For dem som skal bruke denne løsningen som sitt interne bookingsystem, må man legge inn alle enheter. For dem som ikke skal bruke systemet internt, (men bruker et annet system for booking i resepsjon m.m.) kan man legge inn færre antall rom/enheter under hver enhestype. TIPS: For å følge med hvor mange enheter man har lagt opp/eller glemt å legge opp, kan man se i Menyen på Kapasitetskalenderen der er oversikt over enhets/rom typene man har laget, og antall enheter/rom. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 19

20 STEG 5. OPPRETT TILLEGG (MENY: EGENSKAPER OG TILLEGG) For å legge inn tilleggsprodukter klikk på menyvalg Egenskaper og Tillegg og deretter fliken Tillegg. Tillegg er noe man betaler for i tillegg til rom og måltider. Eksempler på tillegg kan være sluttrengjøring, babyseng eller båtutleie. Tillegg kan enten være valgfrie eller obligatoriske (det siste defineres i prisstrukturen). Produkt: Velg produktet du ønsker å knytte tilleggene til. Navn: Skriv inn navnet på tillegget. Navnet vil vises som tillegget ut mot kunde. Husk å oversette til engelsk ved å klikke på språk. Beskrivelse: Beskrivelse av tillegget. Husk å oversette ved å klikke på språk. Prissetting Velg type prissetting pr.natt, pr.person pr natt, pr.opphold eller pr. person pr opphold. Pr. natt: Prisen du legger inn blir ganget per natt og per antall valgte tillegg. Antall valgbare tillegg av denne typen settes under «Maks bestillinger» (se beskrivelse under). Eks. Tillegget koster 100 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 20

21 kroner. Du setter maks bestillinger til 1. Du gjør en booking for 3 voksne i 2 netter. Du får bare velge 1 tillegg. Velger du 1 blir prisen 100 *1 * 2 (netter) = 200 Pr. person per natt: Prisen du legger inn her blir ganget per person og per natt. Antall valgbare tillegg av denne typen er samme som antall personer i bookingen. Eks: Tillegget koster 100 kroner. Du gjør en booking for 3 voksne i 2 netter. Du får valget å velge maks 3 tillegg. Velger du 2 tillegg blir prisen 100 *2*2 (netter)=400 Pr. opphold: Prisen du legger inn blir ganget med 1 (for et opphold). Antall valgbare tillegg av denne typen settes under «Maks bestillinger» (se beskrivelse under). Eks. Tillegget koster 100 kroner. Du setter maks bestillinger til «Personer». Du gjør en booking for 3 voksne i 2 netter. Du får bare velge 3 tillegg (antall personer). Velger du 3 blir prisen 100 *1 * 3 (antall tillegg) = 300 Pr. person pr. Opphold: Prisen du legger inn blir ganget med antall valgbare tillegg og 1 (for opphold). Antall valgbare tillegg av denne typen er samme som antall personer. Eks. Tillegget koster 100 kroner. Du gjør en booking for 3 voksne i 2 netter. Velger du 3 tillegg blir prisen 100 * 3 * 1 (opphold) = 300 Maks bestillinger I prissettingen pr. natt og pr. opphold har man muligheten til selv å sette antall valgbare tillegg. For prissetting pr. person per natt og pr. person pr. opphold settes antall valgbare tillegg automatisk til antall personer. Personer: Antall valgbare tillegg blir satt til samme som antall personer man har søkt tilgjengelighet for. Ja/Nei: Antall valgbare tillegg settes til : Antall valgbare tillegg settes til antallet valgt i rullgardinen. Synlig Denne er ikke i bruk lengre. Vil utgå. Aktiv Angir om tillegget er aktivt eller ikke. Tillegget må være aktivt og ha en gyldig dato for å kunne bli knyttet opp mot en prisstruktur. Se kapittel Opprette ny prisstruktur for hvordan man knytter et tillegg til en prisstruktur. Prisperioder Klikk lagre. Du vil nå kunne legge inn prisperioder. Legg inn prisperiode og pris for valgte tillegg. Man kan ha forskjellig pris i forskjellige prisperioder. Tillegget må ha en gyldig prisperiode for at det skal bli synlig i prisstrukturen. PS! Husk å knytte tillegg til enhet/romtyper (se neste skjermbilde)! Det er ikke nok bare å definere tilleggene. De må knyttes opp mot enhetstyper. Hvilke tillegg selges med hvilke enhetstyper. Klikk på menyvalg Rombygger eller Hyttebygger og deretter rediger gjeldende romtype. Glemmer man dette, vil ikke tillegget komme med i bookingprossessen på nett. Man må også huske på å gå inn i menyvalg Priskalender Overnatting, og så i prisstrukturen for å velge tilleggene der. Gjør man ikke det, vil de ikke komme med i bookingprossessen på nett. Dette står også beskrevet i kapittel STEG 4. OPPRETT BOOKBARE ENHETER og OPPRETTE NY PRISSTRUKTUR. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 21

22 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 22

23 I bestillingsprosessen (ute mot den reisende), vises tillegg som gjelder for den enkelte enhetstype slik som du har definert. STEG 6. OPPRETT PRISER (MENY: PRISKALENDER OVERNATTING) Nå har du definert hva du har å selge. Nå skal vi definere hva enhetstypene til enhver tid skal koste. Generelt For å legge inn en komplett pris er det fire steg man bør gå igjennom i følgende rekkefølge: 1. MVA regler (Les mer om oppsett STEG 2: MVA oppsett, MVA kan settes opp for de som bruker GM Booking som sitt interne system og som ønsker muligheten til å skrive ut en kvittering til gjesten med MVA info) 2. Tillegg (hvis man ønsker å selge noe i tillegg til rommet/enheten) 3. Prisstruktur 4. Priser Før man legger inn selve romprisen må man først ha lagt inn MVA regler og eventuelle tillegg (tillegg er produkter som kommer i tillegg til romprisen som sengetøy, frukt osv). Har man ikke tillegg, hopper man over dette steget. Bruker man ikke systemet internt, eller man ikke ønsker å vise MVA på en eventuell kvittering til gjesten, unnlater man å knytte prisstrukturen opp mot en MVA regel. Ingen informasjon rundt MVA vil da vises for gjesten. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 23

24 Grunnen til at man starter med MVA regler og tillegg er fordi dette knyttes opp mot en prisstruktur, det er derfor praktisk at dette er lagt inn i forkant, men om man ikke har gjort dette er det fullt mulig å legge det til i ettertid. OPPRETTE NY PRISSTRUKTUR Ved registrering av rompriser må man alltid registrere en prisstruktur før man legger inn prisen. Prisstrukturen er der man legger inn de overordnede restriksjonene som skal gjelde for prisperioder og priser. En prisstruktur kan inneholde mange priser, det er bare i tilfeller der priser har forskjellige restriksjoner hvor det er nødvendig å opprette flere prisstrukturer. Restriksjoner i en prisstruktur kan være begrensninger på ankomstdato, antall dager man må bo eller antall dager før ankomst man må gjøre bestillingen. Har man forskjellige priser på ukedager og helger, styres dette i prisen og ikke i prisstrukturen. OBS! Husk på at jo flere begrensninger man legger til en prisstruktur, des vanskeligere er det for kunden å bestille. For å lage en ny Prisstruktur klikk på Priskalender overnatting. Deretter klikker du på knappen Ny prisstruktur. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 24

25 Kode Priskode blir automatisk generert av systemet etter at man har lagret prisstrukturen. Navn Navnet på prisen skal være beskrivende utifra hva slags pris det er. Eks. Ukespris, dagpris, grunnpris osv. MVA oppsett Velg riktig MVA oppsett opprettet for romprisen. (eget MVA oppsett blir knyttet mot måltidene i produktinformasjonen) Disse er tidligere satt opp i betalingsreglene. La feltet stå blankt om man ikke ønsker å vise/regne ut MVA. Aktivert / Deaktivert Hak av for aktivert for at prisen skal tre i kraft. Ønsker man å jobbe med prisene en liten stund før man legger de ut, eller av en annen grunn ikke ønsker at prisen skal være synlig, setter man den til deaktivert. Merk at prisen da vil listes under knappen «Vis deaktiverte prisstrukturer» Oppholdsdatoer Dette er datoer for når prisene gjelder. Legger man inn priser som bare gjelder for sommeren, er det sommerdatoen som legges inn her. Vær oppmerksom på at man også legger inn datoer på selve prisinnleggelsen, det anbefales derfor at man heller styrer prisens gyldighet direkte i prisene fremfor i prisstrukturen. F.eks. legg inn oppholdsdato ett år frem i tid (eller lenger) i prisstrukturen, når du så i neste steg er inne på priser legger du f.eks. inn sommerpriser og vinterpriser der. Det er bare mulig å legge inn priser innenfor datoer lagt opp i prisstrukturen. Salgsdatoer Dette er datoer for når prisene skal være salgbare. Selv om prisen bare gjelder for sommeren, ønsker du allikevel å gjøre salget hele året. TIPS: De fleste lar Oppholdsdatoer og Salgsdatoer være helt like fordi salget allerede pågår på de datoer man legger inn. I tillegg kan man gjerne forlenge Til datoen langt fram i tid f.eks. 2 år. Selve datointervallene for prisene (som vi legger inn etter prisstrukturen er ferdig), må være innenfor Salgs/Oppholdsdatoer. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 25

26 Antall dager før ankomst Det er helt valgfritt å fylle inn tall her. Min er minimum antall dager før ankomst man må bestille. Max er maksimum antall dager før ankomst man må bestille. Betalingsdetaljer Denne får man ikke endret men ligger der som en informasjon om at Valuta er i NOK. Prising av barn Ved bruk av valget Basert på standardkategorier vil prisingen skje ut i fra alderskategoriene satt i produktinformasjon. Du vil i neste steg, ved innleggelse av priser, kunne legge inn pris på hver av disse alderskategoriene. Ved bruk av valget Basert på antall barn vil prisingen skje i form av rabatt på voksenprisen ut i fra antall barn. Felter for innleggelse av rabatt vil vises ved valg Basert på antall barn. Ukedagsbegrensninger Tilgjengelige dager er dager i uken gjesten kan bo på denne prisen. Ankomstdager er dager i uken gjesten kan ha ankomst. Betinget opphold er dager i uken gjesten MÅ bo. For priser uten restriksjoner behøver man ikke gjøre noen endringer utover det som står til default/standard. Et eksempel på bruk av restriksjoner er som følger: Hvis du haker av for ankomstdag på en lørdag og haker av alle dager på betinget opphold, så betyr dette at gjesten må ha ankomst på en lørdag og må bo minimum hele uken, men det er ikke satt noen begrensninger på lengde (se skjermbilde over). Ekstra / Tillegg Tillegg som blir lagt inn under menyvalg Egenskaper og Tillegg må knyttes opp mot en prisstruktur for å bli synlig i søkeresultatet. Man angir også her hvorvidt tillegget er obligatorisk eller valgfritt. Velg aktuelle tillegg i nedtrekksmenyen og hak av for om tillegget er obligatorisk. Husk å klikke på legg til ekstra for at de skal komme med. Tilleggene må også knyttes opp mot romtype. Dette gjøres inne på menyvalg rombygger. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 26

27 Måltider Alle måltider det er haket av for MÅ prises i systemet. Det er i prisstrukturen du angir hvilke måltider som skal koste ekstra eller være inkludert i prisen. Ved å hake av for aktuelle måltider, vil disse måltidene bli tilgjengelige ved innleggelse av romprisene (i neste ledd Registrere priser ). Det billigste måltidet vil være det måltidet som inkluderes i romprisen i søkeresultatet. Om man ikke ønsker at billigste måltid skal være inkludert, må man hake av for Ingen måltider i tillegg til måltidene, f.eks. frokost. På denne måten vil det være Ingen måltider som vises i søkeresultatet med mulighet for kunden å legge til måltider. Se eksemplet i skjermbilde under. Om frokosten er inkludert i prisen, skal man ha haket av for Frokost i prisstrukturen under Måltider tilgjengelig. Ønsker du å bake frokostprisen inn i romprisen så må frokosten prises til 0 kr i selve prisintervallet. Da vil det se slik ut for gjesten når han/hun skal booke: Slik vil gjesten se måltidsvalgene (eksempel) i bookingprosessen: Eksempler Måltider vist i bookingprossessen på nett: I nederste eksempel har man haket av for Ingen måltider og Frokost i prisstrukturen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 27

28 Oppholdsbegrensninger Oppholdsbegrensningene er mye av det samme som ukedagsbegrensningene over. Forskjellen er at du her kan ha egne tidsperioder for begrensningene/restriksjonene. Man kan sette opp hvilke ukedager gjesten må bo i en viss periode. I tillegg kan man legge inn en begrensning på minimum og maksimum antall dager gjesten må bo. Haker man av for ankomst betyr ukedagene hvilke dager gjesten må ha ankomstdag. Ønsker man å sette opp en pris som gjelder bare fra lørdag til lørdag, altså min 7 dager og maks 7 dager, så må man bruke restriksjonene under oppholdsbegrensninger slik som dette. Husk, lar man max oppholdet stå åpent, vil man få samme døgnpris om man booker minimum 7 dager eller mer (man får altså samme per døgn-pris for den 8., 9. etc. dagen). Vær også obs på at om man setter denne restriksjonen, og datoen går ut, vil ingen restriksjoner gjelde etterpå (dvs, man får samme døgnpris som om man bor 7 dager, hvis man bare booker ett døgn f.eks.). REGISTRERE PRISER For å legge inn rompriser og måltidpriser, klikk på knappen Legg til priser under aktuell prisstruktur. For å legge inn rompriser og måltidpriser, klikk på knappen Legg til priser under aktuell prisstruktur. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 28

29 Nytt datointervall (se skjermbilde over) Når man oppretter en pris vil alltid prisstrukturens datointervall være foreslått. Om man ønsker at prisenes gyldighet skal ha et annet datointervall, velger man aktuelle datoer i feltene nytt datointervall. Alle priser må være innenfor prisstrukturens datointervall. Har man egne sommerpriser og/eller vinterpriser legges dette inn i to omganger med hver sin pris og datointervall (Klikker på Legg til priser igjen, som vist i skjermbildet over ). OBS: Prisene er fra og med til og med dato. Pris per enhet (se skjermbilde under) Er prisene per rom/hytte hakes det av for pris per enhet. Du vil da bare måtte legge inn en pris uavhengig av antall personer. Ved innleggelse av pris per enhet er det ikke nødvendig med barnepriser. Da er prisen per rom uhavhengig av antall barn og voksne. Men om du har definert barnekategorier må du sette inn pris i 0 på barn, om det står blankt betyr det at barn mangler gyldig pris og blir derfor ikke bookbar. Du behøver bare å legge inn prisen for 1 person, og når du da går videre vil samme pris automatisk legge seg i de andre rutene (2, 3 og 4 personer). tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 29

30 Priser (se forrige skjermbilde) Om prisen er per person legger du inn prisen for alle personer under nummer 1, 2, 3 osv. 1 er for en person i romtypen, 2 er totalt for 2 personer i romtypen osv. 4+ er prisen per person for alle personer over 4, dvs er man 5 personer hentes prisen fra 4, mens for den 5. personen legges +4 prisen til for 1 person. OBS! Det anbefales å legge inn barnepriser om man har det. Grunnen til det er for å få riktige priser og kapasitet ved et søk som inkluderer barn. Har man ikke barnepriser bør man ikke opprette barnekategorier, har man opprettet barnekategorier men ikke lagt inn barnepris (det står blank), så får man ikke booket barn. Så hvis barnet er gratis, bør man derfor legge inn pris kr. 0,-. Har man forskjellige restriksjoner utifra romtype må man legge inn egen prisstruktur per romtype. Du vil allikevel få opp romtypen på alle priser tilhørende sin prisstruktur selv om man har egen prisstruktur per romtype. Du vil i slike tilfeller måtte legge inn blankt felt i stedet for en pris på romtyper som ikke skal være med i gjeldene pris/prisstruktur. OBS! Legger man inn pris null, vil det si at rommet er gratis. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 30

31 Ukedager slik ser gjesten det Huk av for hvilke dager prisen gjelder for (skjermbildet over). Er det forskjellige priser iløpet av uken klikker man på knappen Legg til ny priskonfigurasjon og legger til priser for de aktuelle ukedagene. Til venstre ser du eksempel på hvordan det vil se ut i søkeresultatet på nett for gjesten. Måltidspriser Det MÅ legges inn pris på alle måltider om du ønsker at mva skal bli kalkulert (se skjermbildet under). Setter du ett måltid til 0 vil det si at det er gratis og ingen moms vil bli kalkulert. Måltidsprisen blir lagt til romprisen, så om du f.eks. ønsker at frokost skal være inkludert i romprisen så må frokosten settes til 0, men da vil det som nevnt over ikke bli kalkulert moms eller feil moms blir kalkulert på måltidet. Den billigste måltidsprisen vil vises inkludert i romprisen i søkeresultatet. Er det slik at ingen målitder er inkluder i prisen velger man alternativet Ingen måltider i prisstrukturen (se kapittel Opprette ny prisstruktur ). Da vil summen du setter på frokost legges til på romprisen om gjesten velger å oppgradere fra ingen måltider til f.eks. frokost. Systemet søker i flere prisstrukturer av gangen. Om det er flere prisstrukturer som passer til søket på hele oppholdet, blir den billigste prisen valgt. Altså billigste pris blir alltid valgt når gjesten gjør et søk. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 31

32 STEG 7. BILDER (MENY: BILDEARKIV) Etter å ha fullført steg 1 til 6 er du klar for at den reisende kan booke produktene dine på web. Men for at man skal få bookinger er det viktig at informasjonen er god, og for reiselivsprodukter betyr det at man bør ha mange og gode bilder. For at du skal kunne knytte bilder til produkter og enhetstyper må du laste opp bilder fra din maskin. Disse må være av typen jpg (jpeg), se benevnelse etter punktum i filnavnet for bildene du har. Eksempel: rom.jpg. Bildene du laster opp vil automatisk bli tilpasset til Internett, slik at du kan benytte bilder av stor filstørrelse uten at disse vil bruke lang tid på laste ute på nett. Det er bedre å bruke bilder av høy kvalitet og størrelse, enn motsatt. Minimum størrelse man bør legge in er 1 MB og max 4 MB. Det må alltid være et JPEG bilde. Bilder i GM Booking: Enhetsbilder Bilder av hver enhetstype. Inntil 8 bilder av hver enhetstype. Kategoribilder Du kan lage ditt eget kategoriserte bildearkiv. Tilnærmet ubegrenset antall kategorier. Inntil 12 bilder per kategori. Pakkebilder Har du laget pakke, kan du knytte et illustrasjonsbilde til pakken her. LAST OPP BILDER (Se neste sjkermbilde) 1. Velg bildetype: Produkt-, Enhets-, kategori- eller pakkebilde. 2. Velg produkt (ikke på pakkebilde) 3. Velg i hvilken enhetstype bildet skal brukes (listen tilpasses ihh til valgt bildetype). 4. Klikk på Browse... for å finne bildet som skal lastes opp fra din maskin 5. Klikk på lagre for å laste opp valgt bilde til bildebehandleren. 6a. Når bildet er lastes opp vises det i bildebehandleren, som vist under. Her skal du kun gjøre en ting: Velge det utsnittet som skal vises for deretter å lagre. Dette må du gjøre selv om du vil ha bildet akkurat slik som du har lastet opp. Hvorfor? Hvert bilde passer inn i et predefinert design. For at bildet skal passe inn i designet, samt optimaliseres for rask lastetid, må du lage et utsnitt. PS! For enhetsbilder vises utsnittet som en såkalt thumbnail i det predefinerte designet. Det vil si at ved klikk på thumbnail, så vises originalbildet du har lastet opp. Dette betyr at hele bildet vises, og ikke bare utsnittet. 6b. Etter at bildet er lagret er bildet ferdig behandlet, samt optimalisert for internett. Hvis du vil velge et annet utsnitt, kan du redigere det ved å klikke på: Trykk her for å bearbeide originalbildet. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 32

33 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 33

34 Tips: For størst mulig utsnitt, klikk øverst til høyre hjørne av bildet og hold museknappen inne mens du begynner å dra utsnittsrektangelet diagonalt ned mot venstre. Slipp opp museknapp når du har markert den størrelsen du vil ha på utsnittet. For å flytte utsnittsrammen, klikk inne i rammen og skyv mens du holder museknappen inne for å plassere det hvor du ønsker. Utsnittsrektangel vil variere i form, i forhold til hvilken bildetype du har valgt. Bildeoversikt og bilderedigering Når du har lastet opp bilder vil du finne oversikt over bildene som er lastet opp, som vist i skjermbildet under. Oversikten viser de enkelte bildetyper (produktbilde, enhetsbilder osv ) hver for seg. For å gjøre en forhåndsvisning av bildene før musepekeren over det lille bildeikonet som vist. Hvis det er noen bilder hvor det ikke vises et bildeikon, er dette fordi det ikke er gjort et utsnitt av bildet, og det er følgelig ikke optimalisert for visning på nett. Rediger bildet ved å klikke på blyantsymbolet, eller slett bildet ved klikk på rødt kryss. Eget bildearkiv (Se neste skjermbilde) For å lage ditt eget bildearkiv må du lage egne bildekategorier. Det gjøres ved klikk på ny kategori. Gi kategorien et passende navn. For å knytte bilder til kategorien velger du kategoribilde på bildetype, deretter kan du velge blant kategoriene du har opprettet. Last opp bilder som vist tidligere. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 34

35 OVERSIKT OVER STØRRELSENE PÅ BILDER BRUKT I DESIGNET Bildetyper: Bilder i søkeresultat Enhetsbilder Kategoribilder Pakkebilder: Alle er 200 x 200 pixler Alle headerbilder i dybdepresentasjonen: 716 x 212 pixler Disse bildene må minimum legges inn: Produktbilder Logo Produktbilde for søkeresultat Dybdepresentasjon Informasjonsbilde Dybdepresentasjon Våre enheter TIPS! Se i brukermanualen Oversikt over Tekst og Bilder GM Booking, For å se hvor bildene havner etter at du har lagt de inn. I tillegg kan man også gå inn i Produktinformasjon Produkt og klikke på linken helt nederst for å få presentasjonen din opp slik gjesten vil se den.. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 35

36 Dybde presentasjon Bilder Enhetsbilder: Legg inn minimum 1 bilde av hver enhetstype du har. Kategorier: Kan opprettes hvis du ønsker å ha presentasjon av andre bilder i en egen bildemappe i presentasjonen på nett. STEG 8. SETTE OPP VARSLER (MENY: VARSLER) Varsler gir alle tilbydere flere muligheter til å følge med på hva som skjer i løsningen uten å måtte logge seg på for å sjekke bookinger og forespørsler. Man kan sette opp varsler både til mobiltelefon (SMS) og til e-post. Du kan sette opp så mange varsler du ønsker. Du kan også velge hvilke varsler du ønsker å motta hvor. Det er tre faner å velge mellom: Alle varsler viser oversikt over oppsatte varsler. Legg til nytt varsel Gir deg mulighet til å legge til nye varsler. Sendte meldinger Oversikt over hvilke SMSer eller bekreftelser til gjest som er sendt ut fra systemet. Klikk på linjen med bekreftelsen, og den vil komme opp i et eget vindu. I skjermbildet under ser du et eksempel hvor man har klikket på en bekreftelse som er sendt ut til gjesten. PS! SMS varsler til utenlandske telefonnumre: Det er mulig å sette opp sms-varsler til utenlandske nummer. Man kan skrive nummer som starter med 00 etterfulgt av siffer. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 36

37 Neste skjermbilde viser et varsel sendt til tilbyder. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 37

38 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 38

39 DAGLIG DRIFT Denne delen av brukermanualen skal gi deg som bruker en guide til hvordan man håndterer daglig administrasjon av produkter, gjester, bookinger, kapasitet og økonomi. Den forutsetter at du har etablert produkter og bookbare enheter som vist i del 1. Vi vil gjennomgå følgende menyvalg: Kapasitetskalender Resepsjon Økonomi og fakturagrunnlag Kunderegister (Forespørsler - gjelder kun for aktivitetsbooking) Varsler Support KAPASITETSKALENDER MENY: KAPASITETSKALENDER Vi vil begynne med kapasitetskalenderen ettersom denne er utgangspunkt for det meste som har med daglig drift av løsningen å gjøre. OVERSIKT OVER KAPASITETSKALENDEREN (SE NESTE SKJERMBILDE FOR FORKLARING AV HVERT NUMMER) 1. Velg fra hvilken dato kalenderen skal vise. Kalenderen viser en måned fram i tid. 2. Bruk pilene for å bla måned for måned, eller klikk på hver enkelt måned. 3. Klikk i boksen for å slå på bookingmodus. 4. Klikk i boks for å slå på reservasjonsmodus. 5. Produktnavn, kommer fra menypunktet Produktinformasjon. 6. Romtype/Enhetstype, kommer fra menypunktet Rombygger eller Hyttebygger. 7. Rom/enhet, kommer fra menypunktet Rombygger / Hyttebygger og Romoversikt / Enheter 8. Klikk for å utvide visning til alle produkter. 9. Bookingstatus: a) Ingen kapasitet = pris mangler, eller man har ikke lagt ut ledig kapasitet. b) Booket = bookinger kommet fra nett, eller lagt inn manuelt i systemet. c) Delvis booket = gjelder kun for aktiviteter (man har gjerne plass til 30 personer på en dag). d) Ledig = kapasitet er lagt inn. e) Reservert = reservasjoner / ikke garanterte bookinger lagt inn manuelt av deg som tilbyder. f) Allotment = brukes f.eks. hvis en turoperatør har krav på en hytte/rom i en viss periode. g) Ikke tilgjengelig = settes gjerne på om en enhet ikke er i bruk eller skal stenges helt. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 39

40 RESERVASJON - HVORDAN ÅPNE OG STENGE KAPASITET? Det er hovedsakelig to måter å bruke denne løsningen på. Den ene er å bruke den til all booking, både intern og internettbooking. Den andre er å kun bruke løsningen til salg på Internett. I sistnevnte tilfelle bruker man andre løsninger, som man gjerne har fra før, for intern booking. For dem som ikke benytter løsningen til all booking, vil det være viktig å kunne åpne og stenge for den kapasitet som skal selges på internett. Av ulike årsaker kan dette også være et behov hos dem som benytter løsningen til alt. Under følger tre alternativer for hvordan man gjør dette. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 40

41 Åpne og stenge kapasitet 3 metoder: METODE 1. BENYTTE RESERVASJONSMODUS 1. Huk av for reservasjonsmodus øverst i kapasitetskalenderen. 2. Velg hvilken type reservasjon du skal gjøre i nedtrekksmenyen. Du har tre typer reservasjon å velge mellom: Allotment Velg denne om du vil ha oversikt kapasitet som er allotert vekk til f. eks. en turoperatør. Velger du allotment har du også mulighet til å legge inn kontaktopplysninger på gjesten. Reservasjon Markere kapasitet som reservert, f. eks. til en gjest som skal bekrefte booking senere. Da kan du evt. legge inn kontaktopplysninger på gjesten. Ikke tilgjengelig Velg denne om du vil sperre kapasitet. Da stenger man gjerne kapasiteten uten spesiell annen grunn enn at man skal gjøre kapasiteten utilgjengelig. 3. Kryss av for hvilke datoer og enheter som ønskes sperret for booking (benytt checkboxene under hver enhet). 4. Klikk på reserver for å gjennomføre sperringen 5. Hvis du har valgt ikke tilgjengelig vil sperret kapasitet bli sort i Kapasitetskalenderen. Velger du Allotment blir rutene grå, og velger du Reservasjon blir rutene orange. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 41

42 METODE 2. LANGTIDSRESERVASJON Denne metoden er bedre egnet når man skal reservere/stenge kapasitet i større tidsintervall eller flere rom samtidig. Man slipper da jobben med å krysse ut alt man ønsker å sperre manuelt. 1. Huk av for reservasjonsmodus øverst i kapasitetskalenderen. 2. Velg type reservasjon (samme valg som i metode 1). 3. Klikk på kalender ikonet ved siden av romtypen du ønsker å reservere for. Da vil et nytt skjermbilde med kalendere vises på siden. 4. Marker rommene under romtypen du ønsker å reservere for. Deretter velg et datointervall som skal reserveres/sperres. 5. Kryss av hvilke dager som skal reserveres i datointervallene. For eksempel kan man reservere/sperre alle weekender i mai måned. Sett datointervall og deretter kun dagene fre, lør. 6. Klikk knappen «Legg til periode.». Datointervallet valgt i kalenderen vil da være avhaket i kapasitetskalenderen. 7. Klikk knappen «RESERVER» for å fullføre reservasjonen. TIPS: For de som bruker systemet internt: Velg metode 1 når du bare skal reservere/sperre i lite omfang. For større omfang benytt metode 2. For overnattingssteder som har egne interne bookingsystem og kun skal bruke GM Booking till å legge ut ledig kapasitet, bruk metode 3 beskrevet i neste punkt. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 42

43 METODE 3. BENYTTE HURTIGKALENDER (MÅNEDSOVERSIKT) FOR KAPASITET (Overnattingsbedrifter som ikke benytter GM Booking til intern booking, men kun som salgssystem, bør benytte denne metoden for åpning og stenging av kapasitet. Dette er raskere, enklere og gir bedre oversikt): OBS! Den skal ikke benyttes av dem som også benytter GM Booking som internt bookingsystem. Disse benytter eksiterende funksjonalitet som er tilpasset deres bruk og behov (Metode 1 og/eller 2). Med andre ord, denne metoden skal ikke benyttes i kombinasjon med de to andre metodene. Steg 1 (MENY ROM/HYTTEBYGGER). Denne funksjonen gjelder for dem som skal kune åpne og stenge kapasitet manuelt, på en enklere måte. Slå på funksjonen Allotment/Eksternt markert under Kapasitetstyring /Allotment som du ser i skjermbildet til høyre. Dette må gjøres inne på hver enkelt rom/hytte type. For de aller fleste vil det være sannsynlig at funksjonen skal gjelde alle rom/hyttetyper (åpne hver enkelt og klikk på Allotment/eksternt for å ta funksjon i bruk). Man finner dette tilgjengelig under rombygger/enhetsbygger når man går inn på rediger rom-/enhetstype. Steg 2. TA I BRUK HURTIGKLAENDEREN/MÅNEDS OVERSIKT: Klikk på kapasitetskalender i hovedmenyen og deretter på fanen Månedsoversikt. Viktig: Når du har satt på hurtigkalenderen (se steget over) forsvinner all ledig kapasitet (ikke priser) som du har fra før. Du må derfor straks oppdatere ledig kapasitet når du har slått på denne funksjonen. Se neste steg for hvordan dette gjøres. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 43

44 Velg måned du ønsker å endre kapasitet for, deretter skriv inn antall rom som er tilgjengelig per dag (eller bruk piltastene). Hvis du ønsker å stenge alle rom/ hyttetyper en dag, haker du bare av for de aktuelle dager. Alternativt benytt Endre flere dager for å registrere ledige rom over en lengre periode (da slipper du å fylle ut dag for dag). tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 44

45 Etter du har klikket på Endre flere datoer, kan du legge inn perioden du ønsker å legge ut rom/evt stenge rom på, og merke av rom/hyttetypene du vil åpne/stenge kapasitet på. Viktig: Maks antall rom ledig styres av hvor mange rom som er lagt ut for salg på hver romtype. Har man som basis i kapasitetskalenderen ikke lagt ut mer enn 4 rom, blir det ikke mer enn 4 rom ledig, selv om man skriver inn tallet 10 i hurtigkalenderen (tallet justerer seg automatisk til riktig antall ledig etter man har lagret). Med andre ord maks antall ledige rom styres fra kapasitetskalenderen og kan derfor ikke overskrives i Månedsoversikten. Slik ser oversikten ut når du har lagret: Hvis man ønsker et større antall rom som maks, legges dette enkelt til på rom/hyttebygger ved å klikke på rediger rom/hytte type og deretter opprett rom/enhet. PS! Man kan ikke redigere datoer tilbake i tid. TIPS: Vi anbefaler at man legger ut ledig kapasitet på alle rom/hyttetyper minst 1 år fram i tid. Det vil da bli enkelt i ettertid å heller stenge de enkelte dager som det er fullt. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 45

46 Og slik ser det ut i kapasitetskalenderen: På skjermbildet til høyre ser du hvordan det ser ut når man har lagt ut kapasitet og stengt av et rom (Trippel rom). Merk at selv om man la ut 2 rom ledige ut året, så blir det bare ett rom på Junior Suite. INTERN BOOKING (MENY: KAPASITETSKALENDER) BOOKING For dem som benytter systemet til all booking, både internt og på Internett, skal vi gjennomgå hvordan man gjør en intern booking i løsningen. 1. Huk av på bookingmodus øverst i Kapasitetskalenderen. 2. Kryss av for datoene for ønsket romtype/enhetstype. 3. Klikk på Book. (Se neste skjermbilde) Tips: Om du ønsker å legge til flere bookinger på andre produkt, eller samme produktet, så får du disse fram ved å klikke på Alle produkt. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 46

47 (Se skjermbildet under for steg 4-12) 4. Her kan du endre dato om du ønsker det. Klikk på datoen og et kalendervindu vil åpne seg. 5. Klikk på nedtrekkslisten om du vil endre rom/hyttetype. 6. Klikk på nedtrekkslisten om du vil endre rom, eller bare velge første ledige rom. 7. Velg antall personer som skal bo i enheten. Alder på barn får du valgt hvis du setter inn antall barn som skal bo på rommet. Totalprisen vil alltid komme opp nederst til høyre i skjermbildet. 8. Velg eventuelle måltider. 9. Velg eventuelle tillegg. 10. Om du ønsker å sette en egendefinert pris, gjør du det her og klikker på den hvite pilen til høyre. 11. Hvis du vil endre rom/enhet eller endre dato fra kapasitetskalenderen, klikker du her. 12. Klikk neste. 13. Gjenta prosedyren for eventuelt flere rom/enheter som inngår i bestillingen. Gå ellers videre til neste skjermbilde. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 47

48 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 48

49 (Se neste skjermbilde for punkt 13 14) 14. Fyll ut kontaktinformasjon. Du velger selv hvor mye av kontaktinformasjonen som skal fylles i, men du må minimum fylle inn etternavn og land for å få gjennomført en booking. OBS: For et godt kunderegeister og statistikk, anbefaler vi at alt fylles ut. Tips! Epost bør fylles ut. Har ikke kunden epost adresse, benytter du navn til gjesten og din epost bak. Slik: gjestensnavn@mittsted.no. Grunnen til dette er at epost brukes som kundenummer i løsningen. Hvis kunden er registrert fra før, kan du hente opp kundedetaljer ved å skrive inn epostadressen og deretter klikke på Hent kunde. Velg språk du ønsker den automatiske bekreftelsen til gjesten skal være på (oppe til høyre), klikk så Neste. (Se neste skjermbile for punkt 15-19) 15. Send varsler = sender varsler til deg selv på epost/sms. Send bekreftelse = sender bekreftelse automatisk til gjesten etter at du har klikket på Bekreft bestilling. 16. Bekreft bestilling: Etter at du har kontrollert bestillingen og alt er OK, klikk her når du vil bekrefte bookingen. Bekreftet booking blir automatisk tildelt et referansenummer. 17. Regler for oppgjøret: Om du vil endre betalingsregel (Se også Menypunkt: Betalingsregler) og bytte til f.eks. et annet betalingsoppsett du har laget, kan du gjøre det her. Da vil også teksten Regler for oppgjøret endre seg i bekreftelsen til gjesten. 18. Ved bestilling på internett, altså ikke ved internbooking som denne, vil gjestens eventuelle kommentar vises her. 19. Har du selv kommentarer ang. gjest eller bestilling, kan du skrive den inn her. Dette er kun til intern informasjon, og vil ikke vises i bekreftelsen til gjesten. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 49

50 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 50

51 Alle bekreftede bookinger vises med rød markering i kapasitetskalenderen. Det at noen markeringer får en hvit strek i midten viser at det er samme gjest som bor på enheten i det markerte tidsrom. Dette er gjort for å lette arbeidet med å optimalisere utnyttelsen av ledig kapasitet (flytting av gjester til andre enheter). Ved mousover (flytt peker over rød markering) vises bookinginfo. For å åpne booking klikk på bookingen (rød markering). ENDRE EN BOOKING (MENY: KAPASITETSKALENDER) For å endre en reservasjon eller booking, klikk på bookingen i kapasitetskalenderen (se forrige skjermbilde), eller søk den opp i resepsjonsmenyen. Neste skjermbilder viser tegnforklaring på de ulike endringene man kan gjøre i bookingen. Her kan du endre status til Sjekket inn eller Sjekket ut. Her kan du legge inn navnet på alle gjestene som bor på et rom/enhet. Sender epostbekreftelse til gjesten. gjøres. Registrer om gjesten har betalt. Se også «Manuell betaling» for hvordan dette Print ut kvittering til gjesten. Åpner for endring av booking. Sletter bookingen fra kapasitetskalenderen. Klikk her om du vil legge til et ekstra rom/enhet i bookingen. Ved å klikke på legg til enhet, forsøker systemet først å finne en ledig enhet av samme typen som i forrige bookinglinje. Dersom det ikke er ledig settes den bare til samme som den første bookinglinjen (blir dobbeltbooking). tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 51

52 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 52

53 Etter man har klikket på Endre eller Legg til enhet, vil neste skjermbilde åpne seg. 1. Klikk på datoene om du vil endre ankomst/avreise. 2. Klikk på Romtype eller Rom om du vil endre dette. 3. Se også over om du vil endre antall personer, måltider og/eller tillegg. 4. Klikk på Velg dato og rom i kapasitetskalenderen om du vil se oversikt over hvilke rom/enheter som faktisk er ledige. 5. Om du vil legge inn egendefinert pris, gjør du det her. Klikk på den hvite pilen for å lagre. 6. Klikk knappen «Neste» for å fullføre endringen. Endre kundeinformasjon eller klikk «Neste» igjen for å kunne bekrefte endringen til slutt. 7. Klikk knappen «Bekreft bestilling» for å bekrefte endringen. Fjern hakene for send varsler og send bekreftelse om du ikke ønsker å sende varsler og bekreftelser for endringene. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 53

54 REGISTRERE EN BETALING MANUELL BETALING Manuell betaling betyr å registrere en booking som betalt og har ingenting med den fysiske betalingen å gjøre. Dette er funksjonalitet som passer for de som benytter forskuddsbetaling med faktura og som ønsker å registrere innbetalingen når den kommer inn på konto fra kunden. For å registrere bookingen som betalt søk opp bookingen det gjelder i menyen «Resepsjon» og klikk på det blå eurotegnet. På betalingssiden får du opp betalingslinjene nederst på siden, denne tar utgangspunktet i betalingsregler som bestillingen er booket på. Om betalingen er delt opp i delbetalinger vises dette som flere linjer. OBS: Den midterste boksen er for registrering av online kredittkort betaling og er kun for de bedriftene som er satt opp med Netaxept callsenter betalingsløsning. Klikk på linken «Betaling» ved siden av den betalingslinjen du ønsker å registrere som betalt. Fyll inn: Betalingsdato: Når innbetalingen skjedde Betalt hos: eventuelt hvem som har mottatt betalingen. Betalingsmåte: Hvordan innbetalingen ble utført (kredittkort, faktura, kontant) Kommentar: Eventuelt en kommentar. Lagre innbetalingen ved å klikke på den hvite pilen til høyre. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 54

55 KREDITTKORTBETALING / CALLSENTER Det må settes opp en avtale med Nets for å kunne benytte callsenter kredittkortbetaling. Ta kontakt med din destinasjon om du ikke har det og ønsker mer informasjon. Callsenter kredittkortbetaling er en måte å ta forskuddsbetaling på bookinger som gjøres i admin. Har man satt opp at produktet krever kredittkortbetaling ved bestilling inne i meny «Produktinformasjon», forventer systemet at det registreres en betaling på bestillingen. Bestillingen blir satt i «PRERESERVED» status frem til betaling er registrert og beregnes derfor ikke som en bekreftet bestilling. Merk at epostbekreftelser og varsler sendes ikke ut før bestillingen er en bekreftet bestilling. Ønsker man ikke å ta i mot betaling på en booking som gjøres i admin på tross av at man faktisk har satt opp forskuddsbetaling med kredittkort, må man velge en annen betalingsregel for at den skal bli behandlet som bekreftet. For å utføre en betaling via callsenter løsningen søk opp bookingen det gjelder i menyen «Resepsjon» og klikk på det blå eurotegnet. Alternativt kan man klikke på den grønne redigeringsknappen. På betalingssiden får du opp en betalingsboks på midten av siden der du kan registrere alle kredittkortdetaljer. Klikk på knappen «Kredittkortbetaling» for å registrere kredittkortdetaljer. Fyll inn kredittkortdetaljer og beløpet som skal trekkes (det defaulter til totalbeløpet, eller restbeløpet om deler av bestillingen allerede er betalt). Klikk på knappen «Trekk beløp» for å utføre betalingen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 55

56 KREDITERING AV REGISTRERTE BETALINGER (MANUELLE OG VIA CALLSENTER) For å utføre en kreditering enten på manuelle betalinger eller kredittkortbetalinger via callsenter eller public betaling, søk opp bookingen det gjelder i menyen «Resepsjon» og klikk på det blå eurotegnet. Alternativt kan man klikke på den grønne redigeringsknappen. Nederst på siden får du opp alle betalingslinjene. Registrerte betalinger vises med tekst innbetaling. Klikk på knappen «Krediter» for å kreditere en registrert eller utført innbetaling. Betalinger utført med kredittkortbetaling er registrert med betalingsmåte «Netterminal» Skriv inn det beløpet du ønsker å kreditere (den defaulter til det beløpet som er innbetalt). Klikk på den hvite pilen til høyre for å utføre krediteringen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 56

57 GJØR EN RESERVASJON OM TIL EN BOOKING Klikk på den reservasjonen du ønsker å gjøre om til en booking (gul markering i kapasitetskalenderen). Du åpner da reservasjonen som vist på skjermbildet til høyre. Nederst på siden under kontaktinformasjon har du flere valg, velg: BOOK RESERVASJON. Du vil da ta med deg alle reservasjonsdetaljer til bookingbildet. Her gjennomfører du nå en booking som beskrevet under kapittelet Booking. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 57

58 RESEPSJON (MENY: RESEPSJON) GJESTELISTEN Her gis en fullstendig oversikt over alle bookinger med tydelig merking av når gjester ankommer samt tidsintervall for opphold og status. Herfra kan man direkte opprette nye bookinger, endre på eksisterende, skrive ut bookingdetaljer og få informasjon om betaling og kundedetaljer. Gjester vises i forhold til datointervall som velges for visning. Når gjestelisten åpnes, vises dagens dato. For utvidet visning velg dato lengre frem i tid på til dato. For hver bookinglinje kan man sette en status og velge mellom en av disse: Ikke ankommet Status som står på alle gjester inntil annen status er satt Sjekket inn Sett status til sjekket inn når gjesten er innsjekket Kansellert Man kan, som fra kapasitetskalenderen, slette en booking. Ved å sette en booking til status kansellert blir 1) bookingen slettet og 2) man trigger utsendelse av avbestillingsgebyr i henhold til definerte betalingsregler. Det sendes ikke ut avbestillingsgebyr uten at du bekrefter at dette skal sendes. No Show Hvis gjesten ikke kommer i henhold til avtale kan man sette status til No Show. Dette gir også grunnlag for å ta betalt for No show hvis definert i betalingsregler. Ønsker du å søke opp en booking, kan du gjøre det med fritekst på denne linjen: - Søk på gjestenavn eller referansenummer, og finn raskere fram til en booking. Fritekstsøk tar hensyn til hvilken kategori som er krysset av ovenfor. Videre står disse symbolene på bookinglinjen: tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 58

59 Endre Info Kvittering - Åpner for endring av booking, se kapittel "Endre en booking". - Åpner bookinginnhold. Til bruk blant annet ved utskrift. - Åpner kvittering slik at du kan printe denne ut til gjesten. Betaling/og kundeinfo - Åpner muligheter for å redigere kundedata, samt se eller endre betalingsinformasjon. Se skjermbilde under. Betalingsinformasjon: Som det fremgår av skjermbildet til høyre kan du benytte løsningen til å logge innbetalinger og kundesaldo. Dette er ikke påkrevd, men er god funksjonalitet hvis du tar forskuddsbetalt. Tar du betalt når kunden ankommer/ sjekker ut, vil du kanskje ha mindre nytte av denne funksjonen. Les kapittel: Økonomi og fakturagrunnlag for innføring i hvordan man utnytter funksjonaliteten. PS! Etter at du har registrert en innbetaling, kan du skrive ut kvittering med en gang eller sende en bekreftelse til gjesten på nytt. Gjesteliste - Åpner gjesteliste for å legge inn navn på alle gjester på hver enhet, altså mer enn bare navnet på den som er kontakt for selve bookingen. Etter at man har lagt inn gjestenavn endrer kundenavnet seg i gjestelisten i resepsjonen og rapporter. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 59

60 Bookingmail - Åpner varsler og bekreftelser som er sendt ut. Klikk på bekreftelsen/varslet og den kommer opp i et nytt vindu. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 60

61 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 61

62 ØKONOMI OG FAKTURAGRUNNLAG Her finner du oversikt over økonomiske detaljer knyttet til kunder og bookinger. Du får opp et skjermbilde som inneholder tre faner (se neste skjermbilde for illustrasjon): 1. Kundereskontro: Viser saldo per kunde. Kan åpne transaksjonsoversikt per kunde. Søkemulighet på kundenavn. 2. Bookingreskontro: Viser saldo per booking. Kan åpne transaksjonsoversikt per booking. Søkemulighet på bookingreferanse, samt datoavgrensning. 3. Transaksjonsoversikt: Viser alle transaksjoner uavhengig av kunde/booking. Søkemulighet på bookingreferanse, samt datoavgrensning. a. Føre innbetalinger: Kundereskontro og bookingreskontro gir som beskrevet oversikt hver på sin måte. Det er i transaksjonsoversikten man kan føre innbetalinger. Dette er spesielt gunstig for dem som tar forskuddsbetalt, det er i disse tilfellene det er godt å ha oversikt over hva som er betalt når gjesten kommer. Tar man alltid betalt hele beløpet ved ankomst/utsjekk er denne funksjonaliteten ikke like viktig å benytte for å ha oversikt. b. Betaling: For å føre innbetalinger klikk på BETALING du vil da få opp automatisk det beløpet som etter planen skal betales og dagens dato. Hvis du har behov for å endre innbetalt beløp eller betalingsdato så overskriver du foreslåtte data. c. Betalt hos: Kan benyttes hvis betalingen er mottatt på et annet sted enn ditt eget, f.eks. betalt hos Turistinformasjonen (andre produkter som du har i løsningen) - brukes sjeldent annet enn i pakker med flere deltagende tilbydere. d. Betalingsmåte: Har kunden benyttet Faktura, Kort eller kontant? e. Kommentar: Du kan også skrive en kommentar slik at du bedre kan huske hvorfor det eventuelt er avvik mellom innbetalt og skyldig beløp. Klikk på linjelagringsknappen for å lagre innbetalingen. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 62

63 Føring av innbetaling i transaskjonsoversikten (skjermbilde nr. 3), oppdaterer booking og kundereskonto, som du ser i skjermbilde nr 4: tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 63

64 KUNDEREGISTER Kunderegisteret har oversikt over alle kunder, kundeopplysninger og bookinger som er knyttet til kunden. Kunderegisteret er således et godt sted å gå hvis du ikke finner det du er ute etter andre steder. Hvis du ønsker å oppdatere kunderegisteret med kunder som ikke nødvendigvis du legger inn via en booking, kan du gjøre det her. Klikk i så tilfelle på fanen; Legg til ny kunde. Bookingår: Begrens søket ditt til å utføres blant kunder som har booket et spesielt år. Bookingreferanse: Søk frem kunde ved bruk av bookingreferanse. Ettersom du også kan åpne bookinger på kunden, er dette en metode for å raskt finne en eksisterende booking. Epost: E-post er unik og brukt som kundenummer i løsningen. Merk at du ikke trenger hele e-posten for å søke frem kunder. For- og Etternavn: Dette gir seg selv. Som på alle øvrige søkemuligheter trenger man ikke fullt navn, du kan f. eks. søke på en enkelt bokstav. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 64

65 tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 65

66 RAPPORTER Det finnes ulike rapporter som kan være nyttige i diverse sammenhenger, her er listen over de som finnes: tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 66

67 FORKLARING TIL RAPPORTER Booking informasjon: Oversikt over bookinger utført i en periode. Rapporten viser oversikt over hvilke produkter som har fått bookinger i valgte perioder med tilhørende bookinger. Bestillingssum: Total verdi på bookinger. Utestående: Restbeløp av total verdi på bookinger. Ankomstliste: Oversikt over gjester som ankommer i en periode. Kan brukes som resepsjonsliste. Gjestens navn: Viser kundenavn om ikke gjestenavn er registrert. Telefon: Kundens kontaktnummer. Bookingnr.: Bookingreferansen til kunden. Produkt/Enhetstype/Enhet: Hvilket produkt/enhetstype/enhet gjesten har booket. Fra/Til dato: Tidspunkt når kunden/gjesten ankommer og reiser. Voksne/Barn/Små: Antall personer fordelt på aldersgrupper. Resepsjonsstatus: Viser om gjesten for eksempel er ankommet eller ikke ankommet. Sum tillegg: Totalsum av valgte tillegg. Enhetssum: Totalsum av valgt enhet. Totalsum booking: Totalsum på booking. Kommentar til bookingen: Tilbyders kommentar Betalingsstatus: Viser beløpet gjesten skylder og betalt/ikke betalt. Tillegg: Viser hvilke tillegg og hvor mange av hver som er booket. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 67

68 Ankomstliste per enhet: Oversikt over gjester som ankommer til en avgang/enhet i en periode. Samme som ankomstliste men med mulighet for bare å vise en spesifisert enhet. Provisjonsfakturagrunnlag: Spesifisert oversikt over provisjon per produkt for en periode. Viser totalsum fordelt på hvor bookingen er henvist fra. Booking: Viser den enkelte bookingreferanse. Provisjon: Sum beløp i provisjon beregnet fra den enkeltes provisjonsregel, satt opp av destinasjonen. Sum: Totalsum på bookingen. Innsjekk/Utsjekk: Dato for når gjesten sjekker inn og ut. Kundensnavn: Viser kundenavn om ikke gjestenavn er registrert. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 68

69 Avreiseliste: Oversikt over gjester som har avreise i en periode, kan brukes som vaskeliste. Gjestens navn: Viser kundenavn om ikke gjestenavn er registrert. Telefon: Kundens kontaktnummer. Bookingnr.: Bookingreferansen til kunden. Produkt/Enhetstype/Enhet: Hvilket produkt/enhetstype/enhet gjesten har booket. Fra/Til dato: Tidspunkt når kunden/gjesten ankommer og reiser. Voksne/Barn/Små: Antall personer fordelt på aldersgrupper. Resepsjonsstatus: Viser om gjesten er for eksempel er sjekket ut eller ikke. Sum tillegg: Totalsum av valgte tillegg. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 69

70 Enhetssum: Totalsum av valgt enhet. Totalsum booking: Totalsum på booking. Kommentar til bookingen: Tilbyders kommentar Betalingsstatus: Viser beløpet gjesten skylder og betalt/ikke betalt. Viser hvilke tillegg og hvor mange av hver som er booket. Gjesteliste: Oversikt over alle gjester som bor på overnattingstedet gruppert på boende gjester og avreisende gjester, kan brukes som frokostliste. Gjestens navn: Viser kundenavn om ikke gjestenavn er registrert. Telefon: Kundens kontaktnummer. Bookingnr.: Bookingreferansen til kunden. Produkt/Enhetstype/Enhet: Hvilket produkt/enhetstype/enhet gjesten har booket. Fra/Til dato: Tidspunkt når kunden/gjesten ankommer og reiser. Voksne/Barn/Små: Antall personer fordelt på aldersgrupper. Resepsjonsstatus: Viser om gjesten er for eksempel er sjekket ut eller ikke. Sum tillegg: Totalsum av valgte tillegg. Enhetssum: Totalsum av valgt enhet. Totalsum booking: Totalsum på booking. Kommentar til bookingen: Tilbyders kommentar Betalingsstatus: Viser beløpet gjesten skylder og betalt/ikke betalt Viser hvilke tillegg og hvor mange av hver som er booket. Overnattinger fordelt på land: Oversikt over gjestedøgn og enhetsdøgn fordelt på land, kan brukes til utfylling av SSB rapport. Viser hvilket land gjestene kommer fra med antall enheter og antall personer (voksen/barn/småbarn) fordelt på enhetstype og totalt. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 70

71 Bestillingsrapport nøkkeltall: Nøkkeltall for bestillinger fordelt på når de ble første gang registrert. Antall: Viser antall bestillinger gjort i bookingportalen, på visitxxx.com, i admin og på tilbyders egne websider. Derav kansellert: Kansellerte bestillinger på visitxxx.com, i admin og på tilbyders egne websider. Verdi: Total verdi på alle bookinger. Tilbyder-booking: Bookinger lagt inn av tilbydere som bruker systemet til internt bookingsystem (admin). Via webside totalt: Totalsum på alle bookinger som er gjort via websidene, visitxxx.com, tilbyders egen hjemmeside og via andre. Derav direkte: Bookinger gjort på visitxxx.com (via tilbyder linker og søkeboks). Tilbyder linker er linker som ligger under hver bedriftspresentasjon for eksempel under menypunktet overnatting på visitxxx.com. Derav via tilbyder: Bookinger gjort på tilbyders egne websider, som har lagt ut link til bookingen. Derav via andre: Bookinger gjort på visitxxx.com (søkeboks med referansekode) og bookinger som er gjort av mellomledd (f.eks.ti app). Denne inneholder også tall fra de tilbyderne som har lagt ut link på sin egen webside, men der gjesten har har endt opp med å bestille på et annet overnattingssted. Disse bookingene betraktes da som mellomledds bookinger. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 71

72 Kunde og adresseliste: Navn og adresse til alle gjester som har overnattet i en gitt periode. Bestillinger gjort av mellomledd: Oversikt over bookinger gjort av mellomledd eller partnere. Rapportene sorteres etter avreisetidspunkt, slik at det kan brukes til å utbetale provisjon etterhvert som gjesten har vært på besøk. Hvis mellomleddet har tatt betalt direkte av kunden ved bestilling vises dette også. Booking: Viser den enkelte bookingreferanse. Betalt hos mellomledd: Sum beløp som mellomledd har tatt i mot fra gjesten, som tilbyder må kreve inn hos mellomledd Totalsum booking: Total sum på bookingen. Innsjekk/Utsjekk: Dato for når gjesten sjekker inn og ut. Kundensnavn: Viser kundenavn om ikke gjestenavn er registrert. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 72

73 Besøkendeliste aktivitet bred: Viser besøkende og hva de har svart på spørreskjema. Denne rapporten viser en linje for hver bestilling. Rapport for aktivitetsbedrifter som bruker spørreskjema. Besøkendeliste aktivitet lang: Viser besøkende og hva de har svart på spørreskjema. Denne rapporten viser en linje pr spørsmål for hver kunde. Bruk denne hvis den brede versjonen blir for bred for utskrift. Rapport for aktivitetsbedrifter som bruker spørreskjema. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 73

74 Kort trekk og tilbakeføring: Viser oversikt over alle trekk og tilbakeføringer som har skjedd i en periode. Kan brukes for å koble booking opp mot rapporter fra kortselskap. Kortutsteder: Den utsteder som kunden har betalings/kredittkort hos, f.eks VISA Etternavn/Fornavn: Korteiers navn Tidspunkt: Dato for når transaksjonen gikk igjennom Merchantid: Det er tilbyders sekssifrede brukerstedsnummer. Authid: Er transaksjonens autorisasjons-id. Bookingno.: Er kundens bookingreferanse. Betalt beløp: Summen som er trukket på kundens kort. Bookingstatus: om bookingen er bekreftet eller ikke. Booking totalsum nå: Bookingens totalsum ved kort trekk. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 74

75 SUPPORT Det er laget et eget supportsystem i løsningen. Du kan bruke dette ved å klikke på meny: Support. Det er to faner å velge mellom: Ny supporthenvendelse - Klikk her for å rette en henvendelse til support. Henvendelsen går til destinasjonsselskapet, som vil løse den på egen hånd, eller tar den videre med tellus IT AS. Supporthenvendelser - Her vises oversikt over de henvendelser du har gjort. Svarene som er sendt deg vil også vises her. tellus IT AS Østensjøveien 36, 0667 Oslo, Norge Org nr: Side 75