BRUKER DOKUMENTASJON

Transkript

1 BRUKER DOKUMENTASJON ENDURICO MEDIA EDITION Abonnments-, Ordre/faktura system spesielt tilpasset annonse fakturering, samt CRM-funksjonalitet for oppfølging av kunder og prospekt. Dokumentasjonen er utarbeidet av Endurico Media AS, Endurico Media AS Side 1

2 Innledning Brukerdokumentasjonen inneholder beskrivelse av de forskjellige modulene systemet inneholder. Inn logging, brukere må ha både brukernavn og passord. Systemet levers med en bruker, Sysadm, som har Brukernavn: SA og Passord: SA Kunde og kontakt-modul som er den mest omfattende. Via denne får man tilgang til Abonnementsregistrering / oppslag og Ordre/fakturaregistering / oppslag. Samt kontaktpersoner, dokumenter, aktiviteter og kategoriseringer. Rapporter. Her har man tilgang til rapporter rundt det som er registrert under kunder og kontakter. Denne modulen er hovedsakelig rettet mot ordre/faktura. For rapportering rundt abonnement, se Økonomi -> Abonnement. I tillegg en avansert utvalgs-modul som kan brukes i DM/TM sammenheng. Produkt / vareregister. Her registreres produkter (Eks abonnementstyper og annonser) som benyttes i ordrer. Og abonnement Økonomi. Her er all funksjonalitet rundt fakturering, purring og innbetaling. Oppdateringer og rapporter. Modulen er delt inn i 2 deler, en for Abonnement og en for Ordre/faktura. Oppsett. System oppsett, her registreres, firmaopplysninger, brukere, oppretting av kategorier. Import av kontakter, definering av prosjekter og oppsett av e-post maler og klient. I tillegg har systemet noen generelle funksjoner som sikkerhetskopiering. Innholdssfortegnelse finner dere på de siste sidene. Endurico Media AS Side 2

3 Logg inn Dersom alt er greit mht lisens og installasjon, kommer man inn i bildet under ved oppstart av systemet. Brukernavn: SA og Passord: SA Endurico Media AS Side 3

4 Kunder og kontakt modul Ved oppstart av systemet vil man komme rett inn i denne modulen, på siste kontakt man var inne på. Søk frem kontakter Øverst i bildet, i det gule-feltet, søker man frem kunder og kontakter. Velger man feltet helt til venstre, søker man i alle feltene for kontakt. Skriver man inn OSLO, vil alle kontakter med poststed Oslo, eller Oslo i navn eller adresse bli valgt ut. Er det flere enn en kontakt i resultatet, får man opp en liste over disse. Man velger da kontakt fra denne listen, dobbel klikk på merket kontakt eller trykk Enter. Dersom man vil ha frem listen fra siste søk, trykker man på knappen Liste i det gule-feltet. Man kan da bla i siste søk ved å benytte pilene til høyre i det gule-feltet. Helt til høyre er det en knapp som heter Historikk. Denne gir en liste over de 10 siste kunder/kontakter man har vært inne på. Dobbel-klikk eller trykk Enter på markert kontakt for å gå til denne. Endurico Media AS Side 4

5 Vil man søke på spesielle felt, velger man feltet i listen i midten. Her kan man velge mellom: Kundenr. Abonnementsnummer Navn Postnr Sted Telefon E-post Orgnr. Mdarbeider Abo. Gironr / Fakturanr Ordrenr. Fakturanr. Kont. person Kont. person E-post Kategorier Fra Utvalg... (Se under Modul rapporter) Adresse-informasjon I venstre del av bildet har vi adresse informasjon om kunden/kontakten. Dette krever nok ikke nærmere forklaring. Ved ny kontakt, som er en norsk organisasjon, kan man søke frem kontakten i Brønnøysundregistrene, dersom den er registrert der, og adresse-feltene blir fylt ut med kontaktinfo som er registrert der. Kunde-relatert informasjon Høyre del av bildet er spesifikk kunde-informasjon, følgende felt: Betalingsbetingelser, angis dersom kunden har andre betingelser enn standard Fast rabatt / provisjon, dersom kunden har en avtale om dette. Blir automatisk tatt hensyn til ved registrering av ny ordre eller nytt abonnement. MERK! Ved å sette inn en rabatt, kan alle aktive abonnement oppdateres ved å trykke på teksten Skal ikke purres. Kommer ikke med på purrelister i tilfelle denne er avmerket. Ikke MVA-pliktig. Dersom kunden er fritatt for MVA, eks. Utlendinger. Faktura i Elektronisk HandelsFormat. Offentlige etaters standard format for mottak av elektroniske faktura. MVA-pliktig for bøker. I tilfelle man fakturer bøker fra systemet. Dette er avgiftspliktig for eksempelvis Bokhandlere, men ikke privatpersoner. MVA-pliktig for abonnement. Det kan være tilsvarende som over for enkelte typer abonnement. Reservert mot kontakt (DM/TM). Dersom denne er avmerket vil den bli utelatt fra Utvalg. Se rapport-modul Endurico Media AS Side 5

6 Faktura sendes med post. Kunden vil ha papir-faktura. Avmerkes kun dersom faktura e-post adresse er angitt. Faktura sendes til e-post adresse, i tilfelle kunden har en egen adresse hvor fakturaer skal sendes. Send også kopi til fakturaens kontaktperson. Sender kopi til kontaktperson angitt på ordre eller abonnement. OK / Stoppet. Dersom kunden merkes Stoppet, bør man skrive i notat-feltet hvorfor. Stoppede blir automatisk utelukket fra en del lister, så som adresseliste for abonnement. Notat, her kan man skrive inn ubegrenset med fritekst. Ansvarlig medarbeider, dersom man har en kundeansvarlig, kan dette angis her. Under vil vi beskrive under-modulene til kunde/kontakter. Kartotek-kort med informasjon bak har fet skrift. Abonnement Under kartotek-kortet Abonnement, har vi igjen 3 kartotekkort, som vist under: Disse angir følgende: Abonnement; standard, alle aktive abonnement som kunden har. Man kan krysse av for at stoppede også skal vises i listen. For å komme inn i registreringsbildet for abonnement, markerer man ønsket abonnement og trykker Enter. Informasjons-elementene i listen blir forklart der. MERK: En som betaler for andre og ikke har abonnement selv, vil ikke ha oppføringer i listen. Abonnements fakturaer / giroer: Liste over alle fakturaer / giroer som er sendt til kunden. Trykk Enter for å komme til registreringsbildet. Informasjons-elementene i listen blir forklart der. MERK: en kunde som har annen betaler enn seg selv, vil ikke ha informasjons-elementer i listen. Betaler abonnement for: Dersom en kunde betaler abonnement for andre, får man opp hvem dette er her; Kundenr., Navn, Abonr., Abonnementstype, periode Fra-Til, Antall, pris og betalt inneværende periode. Dersom man har flere blder kan man filtrere på dette. Abonnementene må være aktive for å komme med. Listen kan eksporteres til Excel eller man kan gå til detalj informasjon om kunde og abonnement ved å markere ønsket kunde i listen og trykke Enter. Endurico Media AS Side 6

7 Abonnementsregistrering / detaljer For å registrere et nytt abonnement, må man først legge inn kunden, dersom den ikke er registrert fra før. Man må stå på kartotek-kort abonnement og tilsvarende under.kort. man kan da enten trykke ALT+Y eller velge knappen Nytt abonnement. Man får opp ett nytt bilde; Dersom man har flere blader / prosjekter, må man velge dette først, deretter får man man opp alle aktive abonnementstyper som er angitt for prosjektet. Se Modul Produkt / vareregister for hvordan disse blir vedlikeholdt. Etter at dette er gjort kommer man inn i bildet under, det samme man kommer inn i dersom man vil se på et eksisterende abonnement: Felt forklaringer, for beskrivelse av hvordan Prosjekt / Blad opprettes og vedlikeholdes, se Modul Oppsett -> Kategorisering -> Vedlikehold Prosjekter.. : Abonn. Nr.: Neste ledige nummer i serie som er satt opp på projektet. Abo. Type: Valgt abonnement, definert under Modul Produkt / Vareregister Fra og med / Til og med: Her er det vist et abonnement som er utgavebasert, dvs at abo type angir hvor mange utgaver det skal ha. Man kan også ha datao-baserte abonnement som går fra dato til dato. Defineres under Vedlikehold Prosjekt Antall, antall eksemplarer til mottaker Enhetspris, hentet fra Produkt / vare register. Kan overstyres. MVA, hentet fra Produkt / vare register. Kan overstyres. Endurico Media AS Side 7

8 Rabatt, hentet fra Kunde (Fast rabatt). Kan overstyres. Totalt eks / ink MVA blir kalkulert ut fra overstående. Betalt (denne periode); Oppdateres ved innbetaling. Kan overstyres. MERK: Blir benyttet for å sjekke om abonnementet er betalt ved fornyelse, er denne 0 og abonnement ikke er et gratis abonnement, blir det ikke fornyet. Valuta; man kan velge å fakturere i andre valutaer fortrinnsvis til utlandet. Må settes opp spesielt. Samme pris ved fornyelse. Dersom det er inngått en avtale med kunde, kan man angi at abonnementet skal ha samme pris ved fornyelse. Referanse; Her legger man inn kundens bestillings-referanse Annen betaler / Fjern betaler: Man kan angi at en annen kunde skal betale abonnementet. Denne må være registrert som kunde for at man skal kunne søke den fram. I tillegg til å registrere annen betaler kan man angi om faktura skal samles eller ikke (dette i tilfelle betaler / fakturamottaker har flere abonnement). Man kan også angi at abonnementet skal fornyes med at ny giro sendes direkte til abonnent. MERK: Dersom betaler er registrert med rabatt vil denne bli lagt inn på abonnementet. Aktivt abonnement / STOPPET: Angir om abonnementet er aktivt eller stoppet. Fjern kryss ved manuell stopping av abonnement. Da får man også mulighet til å angi årsak for stoppingen. Autoforny. Angir om abonnement skal fornyes ved periodens utløp. Dersom det blir sagt opp i perioden, fjerner man dette krysset og abonnement får alle blader de har betalt for, men ikke ny giro for ny periode. Nytt abonnement / Fornyelse / Resolgt / Sluttregning: Angir hvilken fase abonnementet er i. Ved fornyelse blir status endret til fornyelse. Dersom det er stoppet og en selger overtaler vedkommende til å fortsette abonnementet, settes status til Resolgt abo. (gjøres manuelt). Medarb. / Selger: her kan man angi selger av abonnementet. For registrering av selgere / medarbeidere, se Modul Oppsett -> Brukere. Kont. Person: Dersom det er en organisasjon som er kunde kan det angis en kontaktperson innefor organisasjonen som skal motta blad. Kilde: Her kan man angi hvor bestillingen kom fra (Internett, e-post osv). Dette vedlikeholdes under Modul Oppsett -> Kategorier -> Vedlikehold Kilde for abonnement. Første abonnement. Ved utarbeidelse av adresseliste må abonnementet være i intervallet fra Første abonnement til og med Utgave / dato. Eks. Første abo. Startet , nåværende periode er , distribusjonsdato er Vil systemet bruke perioden når det sjekkes om det skal være med i adresseliste. Dette fordi man gjerne fornyer abonnement i god tid før det utløper. Omadressering: Her kan man angi periode for omadressering og adresse de skal sendes til, eventuelt at det skal stoppes i perioden. Registrere Verve eller (hurtig)svarspremie: På hvert abonnnement kan man registrere premie som skal sendes til enten abonnenenten eller verver når det er betalt. Det må først registreres premier før dette kan gjøres. Se Modul Økonomi -> Abonnement -> Verve / Hurtigsvarspremier. Endurico Media AS Side 8

9 Sende faktura Når man har registrert ett betalende abonnement, skal det på ett eller annet tidspunkt sendes en faktura. Det vil automatisk legge seg til samlet fakturering, slik at det kommer med neste gang man kjører dette. Se Modul Økomomi -> Abonnement -> Skriv ut giroer... Man kan velge å sende faktura med engang. Da markerer man linjen i kartotek-kortet Girolinjer, trykker Enter eller velger knappen Detlajer... Da kommer man inn i et nytt bilde. Trykk på knappen : Skriv ut giro / nota... Dersom det er angitt e-post faktura adresse på kunde / betaler vil systemet foreslå at det skal sendes en e-post faktura med PDF-vedlegg. Dersom den skal skrives ut på papir, med fortrykt giro, sett først kryss ved Benytter fortrykt giro. Svar Ja til at den skal oppdateres når du er fornøyd. Når man har fakturert abonnementet, lages det en giro / abonnementsnota (som kan inneholde flere abonnement, dersom du har valgt å samle de). Det er mot denne innbetalinger blir registrert. Endurico Media AS Side 9

10 Tilbud, Ordre og Faktura Velger man dette kartotek-kortet får man opp en liste over alle registrerte ordrer, med ordrestatus. Ordretstaus kan være følgende: Registrert Tilbud, normalt er tilbud sendt til kunden ved denne status Ordrebekreftelse, ordrebekreftelse er sendt kunde Klar til fakturering, ordren er ferdigbehandlet og ligger klar til samlet fakturering Fakturert. Ordren er fakturert. Annulert. Denne status brukes gjerne dersom tilbud ikke er akseptert. I tillegg vises informasjon om ordre-verdi, selger, bestiller og eventuelt prosjekt-tilknytning.kartotek-kort for faktura inneholder informasjon om sendte fakturaer. Man kan se på ordre- og faktura-detaljer ved å dobbel-klikke på valgt linje eller ved å trykke ENTER samme plass. Ny ordre registreres ved å velge Ny ordre og faktura... Da kommer man inn i bildet under: Endurico Media AS Side 10

11 Ved registrering av ordre bør følgende gjøres. Angi bestillers kontaktperson, dersom vedkommende har Legg inn kundens referanse, dersom de har oppgitt det Betalingsbetingelser hentes fra kunde dersom det er angitt der, ellers fra standard betalingsbetingelser som blir angitt under modul -> Økonomi. Kan overstyres. Solgt av, det er denne medarbeideren som kommer frem på faktura. Riktig selger bør angis her, også mht. Rapportering. Prosjekt, dersom ordren tilhører et prosjekt som man kan definere under Modul -> Oppsett Da kan man legge til ordrelinjer fra produktregisteret. Produkter / varer blir definert under Modul -> Produkt / Vareregister. Velg Nye ordrelinjer Fra produkt registeret Du får opp en liste over alle produkter som er aktive. Kryss av for de produktene ordren skal inneholde. Dette kan gjøres flere ganger. Produktene blir kopiert til Ordrelinjer, hvor du kan overstyre alt unttatt Produkt ID og sum linje. NB! Dersom du har registrert en abo-artikkel, sjekk at perioden er riktig, og at den er krysset av for abo, slik at den blir fornyet ved periodens utløp. Fjern krysset for abo, dersom den ikke skal fornyes. Hvordan abo-produkt blir definert, se Modul -> Produkt / vareregister. Når ordren er registrert, har du følgende valg. Tilbud: Endre ordretstatus til Tilbud; Da får man opp standard utskrifts-valg, Forhåndsvisning, Skriver, Modifiser eller PDF vedlegg til E-post. Dersom man velger det siste, vil en PDF-fil bli generert og man kommer inn i dokument-bildet for sending av e-post. Tilbudet er et vedlegg til e-posten. Da er det bare å sende og tilbudet er arkivert under dokumenter. Ordrebekreftelse: Tilsvarende som Tilbud, bortsett fra at her vil det stå Ordrebekreftelse. Klar til fakturering For å sende faktura på ordren, må man velge denne statusen. Da blir fakturagrunnlag laget: Endurico Media AS Side 11

12 Man kan her endre faktura-mottaker til en annen kunde registrert i systemet. Også annen kontaktperson enn bestiller. Man kan enten skrive ut fakturaen med en gang eller la den ligge klar til fakturering og bli tatt med under samlet fakturering. Se modul -> Økonomi. Dersom man har laget en pdf-fil av fakturaen vil denne bli arkivert og du kan se på den senere. I tillegg kan man tapsføre fordringer her og registrere betaling. Normalt vil man bruke Modul -> Økonomi til dette. MERK: Dersom det er valgt en eller flere ordrelinjer som er merket Abo, vil ordretype endres til Abonnementsordre og et avkryssningsboks kommer opp: Forny ordrelinjer merket Abo ved periodens utløp. Ved å fjerne dette krysset, blir ikke ordrelinjer merket Abo fornyet. For administrasjon av dette se Modul -> Økonomi -> Ordre/Faktura Fakturert Denne statusen blir satt av programmet etter at man har valgt å oppdatere at faktura er skrevet ut vellykket. Da kan ikke ordren endres. Merk at brukere med Sys.adm. rettigheter kan endre Selger og prosjekt. Annulert Status som for eksempel kan settes på tilbud som ikke blir akseptert. Dette for å kunne rapportere rundt dette. Krediter Lager kredittordre av ordren. Forutsetter at den er fakturert. Endurico Media AS Side 12

13 Kontaktpersoner Velger man dette kartotekkortet, får man opp en liste over alle kontaktpersoner på kunden som er aktive. Man kan velge å ta med inaktive. For å endre detaljer eller legge til ny kommer man inn i bildet under: Dokumenter Listen over dokumenter viser en oversikt over sendte, mottatte og annet sortert etter nyeste dato. Her kan man importere dokumenter og man kan sende e-post. Alle typer dokumenter kan importeres, word, excel, e-post osv. Dersom man vil lagre en e-post her, kan man velge å lagre e-posten som fil fra E- post klienten. Lagr den på en plass hvor det er enkelt å finne den igjen, så som skrivebord / desktop. Søk frem avsender, velg importer, angi fil og dokumentet er lagret i systemet. For endring eller nye dokumenter kommer man inn i bildet under. Endurico Media AS Side 13

14 Aktiviteter Man kan registrere oppgaver eller avtaler på hver kontakt. Denne under-modulen er integrert med Microsoft Outlook. Man kan overføre Avtaler og Oppgaver dit. Listen viser alle aktiviteter mot kontakt sortert etter nyeste dato. Endurico Media AS Side 14

15 Kategorier Her kategoriserer man kontaktene. Spesielt nyttig dersom man driver med direkte markedsføring. Opprettelse av nye hoved- og under-kategorier gjøres under Modul -> Oppsett Endurico Media AS Side 15

16 Økonomi Økonomi-modulen er delt inn i 2-deler; Ordre/faktura som henviser til tilsvarende under Kunder og Abonnement. Først vil vi ta for oss 2 generelle funksjoner som gjelder både Ordre/faktura og Abonnement. Oppsett fakturering Her setter man opp følgende: Kundenr-serie som man vil benytte Fakturanr-serie som benyttes for Ordre / Faktura Ordrenr-serie Gironr (abo.nota) Serie som skal benyttes på abonnementsnotaer. Må ikke kollodere med faktura nummer serie Standard betalingsbetingelser Kontonr for fakturaer Om man vil benytte OCR-fakturering, KID må settes opp her. Det beregnes i Modulus 10. MERK: Dersom dere vil ha deres egen logo på fakturaene, bytt ut filen logo.jpg som ligger i underkatalogen REPORTS med deres egen logo-fil. Den må ha samme navn. Innlesing av OCR/KID filer fra bank Her leser man inn OCR-filene. Dersom man benytter både abonnement og ordrer, vil systemet holde orden på hvor innbetalingen skal, så lenge det fakturanr-serie og gironr-serie ikke kolliderer. Da får man de ut på feil-liste og det må behandles manuelt. Endurico Media AS Side 16

17 Abonnement Her er alle rutiner rundt håndtering av abonnement samlet. Man kommer inn i bildet under: Fornyelser Øverst til venstre i bildet, kan man se en liste. Det er denne listen som danner grunnlag for fornyelser. Listen er bygd opp på følgende måte: Alle abonnement som er betalt eller gratis, og skal fornyes vises i listen. Dersom man har flere blader, kan man velge hvilket som skal vises. Periode slutt: Det er en linje for hver periode. En periode er enten en utgave, dersom det er utgavebaserte abonnement. Eller måned, dersom det er dato-basert. BG betyr utgave nr I eksempelet over er det 1393 abonnement som utløper på denne utgaven (de får til og med nr 7). For å fornye disse dobbeklikker man på linjen og man får opp en liste over disse. Man kan filtrere denne listen på abo. Type og dersom det er datao-basert, på dato innefor perioden. Trykk på knappen Forny abonnementene... og de blir fornyet. Det blir laget giroer for betalende. Etter at dette er gjort kan man skrive de ut. Se Skriv ut giroer.... Stoppe ubetalte abonnement Øverst til høyre, er det en liste for utestående, som henger sammen med valgte prosjekt, dersom ikke alle er valgt. Det samme gjelder liste som man får opp ved å trykke på Skal stoppes.... Tallet til høyre Endurico Media AS Side 17

18 for knappen, angir summen på de ubetalte abonnementene som skal stoppes. Antall dager etter forfall ett abonnement skal stoppes, angis under Modul Oppsett -> Kategorier -> Vedlikehold prosjekter. Skriv ut giroer For samlet utskrift av giroer, velger man denne. MERK: Tallet til høyre for Klar til girering (alle prosjekter): angir total sum som skal gireres. Denne skal være 0, etter at dette er utført. Når man velger Skriv ut giroer... kommer man inn i bildet under: Her er følgende valg: Dersom man har flere prosjekter / blader, kan man velge hvilket man vil lage giroer for. Ingen valg gir alle. Man kan velge å skrive ut kun Nysalg og resolgte abonnement. Dvs ikke fornyelser. Samle flere abonnement til samme betaler på en giro. Skrive ut kun abonnement som har annen betaler. Sortering i henhold til liste Dersom man oprerer med flere valutaer, må man velge en. Giro dato. Standard dagens, det er den som kommer frem på giroene. Endurico Media AS Side 18

19 Når man har angitt hva man vil skrive ut, trykker man på knappen Velg ut.... Da får man opp antall og beløp til høyre i bildet. Liste over giroer gir fakturajournal over giroer som skal sendes. Til slutt velger man Skriv ut giroer Dersom man vil sende giro med E-post til de som har angitt e-post adresse, velger man PDF-vedlegg til e-post i bildet som kommer opp. Da lages det giroer og e-poster til de som skal ha det. Etter dette kommer bildet opp igjen med forslag om å skrive ut de resterende til papir. Dersom det er giroer som har flere enn 4 abonnement, blir dette skrevet ut til slutt, med en giro side og egne side(r) for abonnementene. Til slutt får du spørsmål om å oppdatere utkjøringen. Kjør girering på nytt: Denne velger ut alle giroer som er oppdatert med girodato lik angitt giro dato over knappen og eventuelt prosjekter som er krysset av. Purringer Disse funger er på mange måter likt med fakturaer. Man kan purre ubetalte abonnement x-antall ganger. Forutsetningen for å purre et abonnement er: Det må være aktivt Forfallsdager er passert i henhold til det man angir i bildet man får opp Kunden kan ikke være merket Skal ikke purres Antall tidligere purringer må ikke være oversteget. Velg ut og utrskrift fungerer tilsvarende om Skriv ut giroer Registrere innbetalinger Manuelt Dersom man ikke bruker OCR, eller skal registrere innbetalinger manuelt per abonnement. Man angir giro / fakturanr og gioren blir søkt frem. Rediger opplysningene og oppdater. Da er abonnementet registrert betalt. Dersom det er et stoppet abonnement, blir det automatisk aktivisert igjen. Man kan også registrere en innbetaling ved å søke frem kunden, gå til gjeldende abonnementsgiro og velge registrer innbetaling. Adresseliste / Distribusjon Dersom man vil lage en adresseliste for distribusjon av et bald. Velger man dette. Her har man følgende valg: Prosjekt, eller bald om man vil Utgave som skal distribueres dersom det er et utgavebasert tidsskrift. Dersom det er datobasert, velger man dato for distribusjon. Abonnementen må ha en utgave i perioden fra og med Endurico Media AS Side 19

20 første utgave til og med siste utgave som er angitt på abonnementet. Databaserte må ha dato mellom første abonnement og utløpsdato for gjeldende periode. Dersom man benytter omadressering, må man angi dato for hva omadresseringsperioden skal være innenfor. Man kan angi at fornyelser og/eller Nysalg ikke skal være med i adresselisten, siden man vil benytte giroer som adressebærere. Man kan filterer på postn fra og med tilog med, tilsvarende for fylke. Standard tas det ikke med kunder som er merket Stopp i kundebildet. I tillegg må man velge sortering, destinasjon for listen og i tilfelle man lager distribusjonsfil, må man velge format. Standard er Excel. Rapporter Det er laget et utvalg styringsrapporter for abonnement, disse er delt inn i 4 grupper: Innbetalt / utfakturert Endringer i abonnement Lister Periodisering Alle rapporter kan filtreres på alle relevante informasjonselementer som er registrert på abonnement. Utskrift kan enten sendes til Excel-fil eller papir. Verve / (Hurtig)-Svarspremier For å benytte denne modulen, må man registrere premier, man angir følgende: Premie-navn, som kommer frem i alle lister og rapporter Antall betalte abonnement som skal til for å utløse premie Om det er svar-, vervepremie eller begge deler. Når man har lagt inn dette, er modulen klar for bruk. I dette bildet har man også en liste over de som er registrert, man kan filtrere denne på; Betalte abo, ikke sendt premie, som er den listen man benytter når premier skal sendes ut. Husk å oppdatere at de er sendt. Man kan enten lage etiketter eller Excel-fil for utsendelse. Man kan også se på de som ikke er betalt og de som er sendt. Endurico Media AS Side 20

21 Ordre / Faktura Her er alle rutiner rundt økonomi samlet. Man kommer inn i bildet under: Som man kan se i bildet over, er det lister over følgende: Åpne kundereksontroer, ved å klikke på en kunde kommer man inn i et detaljbilde med åpne poster. Forfalls lister fordelt på perioder. Ved å klikke på en periode kommer man inn i en liste over fakturaer for denne periode. Totalt gir en liste over alle utestående fordringer. Omsetning, fordelt på måned. Ved å klikke på en måned får man opp en liste over alle fakturaer sendt den aktuelle måned. Ved å klikke på sum årstall kommer alle for dette året. Klar til fakturering, tilsvarende her, klikk på teksten og en liste kommer opp. Alle listene kan eskporteres til Excel. Endurico Media AS Side 21

22 Fornyelse av ab. ordrer Den siste listen: Oversikt over ab.produkts uløps-måned gir oversikt over utløpsmåned for aktive abonnementsorder, antall ordrer og sum fakturert siste periode (altså ikke fornyelses verdi dersom prisene er endret). Ved å dobbel-klikke på en måned, får man opp et nytt bilde med en liste over ordrene for aktuell måned. Se under: Ved fornyelse benyttes dette bildet. Man kan fjerne enkeltvis, dersom ikke alle skal fornyes Man kan angi solgt av som skal være på ordrene, default er innlogget bruker. Eksportere listen til Excel Ved valg av forny valgte ordrer, blir de fornyet etter reglene angitt under Modul->Produkt. Ordren får Ordretstatus Klar til fakturering og faktura dato vil være dagens dato. Samlet fakturering Her kjører man ut fakturaer som ligger klar til fakturering. Enten på papir eller som PDF-vedlegg til E- post. Kunder som er merket med, skal ha papir faktura må kjøres ut på papir. Endurico Media AS Side 22

23 Purringer Her velger man ut de som skal purres ut fra dato forfall, sist purret og antall tidligere purringer. Purringene kan sendes som PDF-vedlegg til e-post eller på papir. Man kan redigere purrelisten og plukke ut de man ikke vil ha med. Registrere innbetalinger Dette kan enten gjøre manuelt eller ved innlesning av OCR-filer. For oppsett av kid, se under. Rapporter Under økonomi har vi følgende rapporter: Faktura; Fakturert i periode, Tapsførte fordringer i periode, Forfalt totalt, Forfalt-periodevis Purring; For periode og tidligere mottatt purringer Innbetalt; Periode, manuelt registrerte, OCR-registrerte eller begge deler Kundereskontro; Alle som ikke går i null, Alle med bevegelse i perioden, Reskontro poster Alle rapporter kan enten skrives ut på papir eller til Excel. Endurico Media AS Side 23

24 Rapporter Rapport-modul er hovedsakelig rapporter rundt salg fra Ordre/faktura-modul. Den er delt inn i følgende deler: Salgsrapporter Solgte produkt Omsetning per kunde Aktiviteter Andre rapporter Utvalg Rapportene er bygd opp på samme måte og når man går inn i denne modulen kommer man inn i bildet under: Endurico Media AS Side 24

25 Salgsrapporter I bildet over viser salgsrapporter. Denne er interaktiv og når man har fått fram resultatet man er på utkikk etter kan man skrive den ut eller sende den til Excel. Salg produkter Tilsvarende som salgsrapport, bortsett fra at den er fokusert på solgte produkter i stedet for kunder. Man kan filtrere på Ordrestatus, Ordretype, Prosjekt, Selger og Ordre- eller fakturadato. Omsetning Her kan man ta ut omsetning på fordelt på kunder i en periode, man får ut omsetningen og andel av totalomsetning for perioden som er valgt per kunde. Aktiviteter Rapport på aktiviteter i perioden som er valgt. Resultatet viser alle aktiviteter som er gjort i perioden som er valgt eventuelt filtrert på medarbeider: Antall dokumenter, sendt, mottatt og annet Antall oppgaver Antall møter Total antall aktiviteter Andre rapporter Foreløpig er dette: Liste over kunder merket stopp Liste over inaktive kontaktpersoner Endurico Media AS Side 25

26 Utvalg m.m Her kan man velge kontakter fra alt som er registrert og bearbeide utvalget videre. Man får opp bildet under: Utvalgskriterier er delt inn i 3-nivå: Velg fra kontakt/kunder, hvor man kan angi kategori man er på jakt etter, ansvarlig medarbeider osv. Velg fra ordrer/faktura, hvem som har kjøpt hva eller for eksempel fått tilbud i en periode. Velg fra aktivitet / dokument, velge fra aktiviteter som er registrert Disse valgene kan kombineres. Etter at man har fått det utvalget man ønsker, kan man gjøre følgende: Eksportere utvalget til Excel Sende e-post til alle, man lager en standard e-post, enten i ren tekst eller HTML (forutsetter bruk av Outlook). Man kan også ha vedlegg til e-posten. Endurico Media AS Side 26

27 Oppdatere aktiviteter, angi på kontakten at vedkommende ble kontaktet, slik at det kan brukes i senere utvalg. Såkalt dialog markedsføring. Lag ordrer. Man kan lage en likelydende ordre til alle deltakerne. For eksempel; har man 100 kunder som ikke ligger i systemet som skal ha en likelydende faktura, importere man disse først inn under Modul -> Oppsett -> Annet -> Import. Angir en kategori som er unik for disse (denne opprettes også under Oppsett, dersom man ikke allerede har en). Lager en referanse ordre på en kunde, ordrestatus på referansordre kan være hva som helst. Noterer seg ordrenr på denne og angir deretter ordrenr i bildet for Lag ordrer. Da får alle i utvalget en likelydende ordre som står Klar til fakturering. Fakturaene kjøres da ut fra Modul -> Økonomi. Endurico Media AS Side 27

28 Produkt / Vareregister Her defineres alle produktene som skal benyttes under ordre og abonnement. Man kommer inn i bildet under. Øverst i bildet har vi en liste over alle produkter. Dersom man trykker på en av kolonne med fet-skrift, sorteres listen etter denne. Man kan også velge å ta med utgåtte artikler. Listen kan også eksporteres til Excel, slik den fremstår i øyeblikket. Produktgrupper Man har mulighet til å dele inn produktregisteret i grupper. Disse opprettes ved å velge Vedlikehold produktgrupper. Produkt Følgende felter: Produktgruppe, velges fra liste Endurico Media AS Side 28