Arbeidstilsynet - Pålegg 8 i God-Vakt rapporten

Transkript

1 Personalavdelingen Arbeidstilsynet Postboks Finnsnes Deres ref: Vår ref: Sted / Dato: 2005/ /16-28 Kirkenes, Arbeidstilsynet - Pålegg 8 i God-Vakt rapporten Helse Finnmark har fått følgende pålegg i God-Vakt rapporten: 8. Forholdet mellom oppgaver som skal utføres og ressurser til å utføre dem skal være balansert. Helse Finnmark HF må iverksette rutiner og tiltak som sikrer at det er samsvar mellom de oppgaver som skal løses og de ressurser som er tilgjengelige for å løse dem, slik at ansatte og ledere på avdelingsnivå ikke utsettes for uheldige fysiske og/eller psykiske belastninger. Nedenfor vil vi beskrive hvilke tiltak Helse Finnmark har iverksatt for å ivareta et systematisk HMS-arbeid, og her særlig med tanke på dette pålegget. Helse Finnmark har innført et overordnet HMS-system for foretaket, og har gjennomført første del i arbeidet med å implementere systemet ved å gjennomføre HMS-seminar i alle klinikker i mai I forhold til ivaretakelse av et balansert samsvar mellom de oppgaver som skal utføres og ressurser til å utføre dem, vil vi beskrive relevante retningslinjer og prosedyrer fra HMS-systemet og tiltak foretaket har satt iverk. Mål for HMS-arbeidet i Helse Finnmark Helse Finnmark har vedtatt mål for HMS-arbeidet i foretaket. Vedlegg 1. I målsetningen er det tatt med punkter som skal ivareta forholdet mellom oppgaver og ressurser til å utføre dem. I målsetningen heter det: Helse Finnmark vil arbeide for at: 1. alle ansatte har nødvendig kompetanse for å utføre arbeidsoppgavene på en forsvarlig, trygg og kvalitetsmessig tilfredsstillende måte. 2. vi har riktig bemanning og utstyr for å utføre arbeidsoppgavene på en trygg, forsvarlig og kvalitetsmessig god måte. Helse Finnmark HF Telefon: * Besøksadresse: Avd: Personalavdelingen Saksbehandler: Sykehusveien 35 Avd tlf: Knut Mortensen 9613 Hammerfest postmottak@helse-finnmark.no Avd faks: Dir tlf: Side 1 av 8 Org nr: Kontonr: Avd e-post: Saksbehandler epost: MVA NO knut.mortensen@helse-finnmark.no

2 For å oppfylle denne målsetningen i HMS-arbeidet er følgende tiltak iverksatt og planlagt i Helse Finnmark: 1. Ledelsens ansvar og myndighet i HMS-arbeidet Helse Finnmark har egen prosedyre som definerer ledelsens ansvar og myndighet i forhold til arbeidet med HMS på alle plan i foretaket. Vedlegg 2. Hovedtrekkene i dette er: a. Samarbeid mellom ledelsen, ansatte og deres representanter ligger til grunn for arbeidet på alle nivå i organisasjonen. b. Å sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø skal inngå som en del av den ordinære styringen av virksomheten. c. Direktøren har det overordnede ansvar for HMS-arbeidet i Helse Finnmark. d. Prosedyren beskriver hvilke oppgaver og myndighet som direktøren har delegert til det enkelte ledernivå i foretaket, og oppfølgingen av utførelse. 2. Dialogavtaler Fra 2008 innføres dialogavtale i den årlige plan og budsjettprosessen for lederne i Helse Finnmark. På den måten får vi en prosess der resultatkrav, ansvar og fullmakter drøftes som en helhet. Direktøren vil inngå lederavtaler med klinikksjefene og stabslederne. Klinikksjefene inngår avtaler med avdelingssjefene. Dialogavtalene drøftes og underskrives medio desember for klinikk - og stabsledere og medio januar for avdelingssjefer. Dialogavtalene følges opp tre ganger årlig (hvert tertial) med individuelle oppfølgingssamtaler. Det settes av god tid til gjennomgang av dialogavtalen før den undertegnes og til oppfølgingssamtalene. Vedlagt følger utkast til momentene som inngår i dialogavtalen. Vedlegg HMS-kartlegginger 3.1 Spørreskjema HMS-kartlegging Helse Finnmark gjennomførte i februar 2007 en spørreskjemaundersøkelse i alle klinikker (se vedlegg 4). Der ble det blant annet fokusert på beskrivelse av bemanning i forhold til pasienter og på oppgaver og ressurser til å løse disse. Undersøkelsen ble gjennomført blant: Ledere på alle nivå (alle avdelinger) Verneombud Medlemmer av Arbeidsmiljøutvalg Innkommet materiale etter spørreundersøkelsen er stort. Systematisering av innkommet materiale har vært et stort arbeide. Dette er nå gjennomført. Det er ikke alle ledere og verneombud som har svart på undersøkelsen. Dette må fanges opp i senere kartlegginger, og i forbindelse med internrevisjon. Systematisert materiale vedlegges: Klinikk Hammerfest (Vedlegg 5) Klinikk Kirkenes (vedlegg 6) Klinikk Psykiatri og Rus (vedlegg 7) Side 2 av 8

3 Handlingslan for oppfølging i forhold til HMS-kartleggingen I de innkomne svarene fremgår det at en god del ledere og verneombud fremdeles opplever et misforhold mellom oppgaver og ressurser. HMS-koordinator vil innen 15. august ha laget en klinikkvis oversikt over de innkomne svar på punktet : Oppgaver og Ressurser (Bemanning). Dette vil bli oversendt klinikksjefer for gjennomgang, utarbeiding av handlingsplan og behandling i de lokale AMU. Saken skal behandles i Arbeidsmiljøutvalget i Helse Finnmark høsten Vernerunder I Helse Finnmark sitt overordnet system for HMS, inngår blant annet arbeidsmiljøkartlegginger v.h.a. vernerunder. (vedlegg 8) I prosedyren for vernerunde heter det: Vernerunde gjennomføres minimum en gang hvert år innenfor hvert verneområde. I sjekklisten for Psykisk og organisatorisk arbeidsmiljø inngår undersøkelse og vurdering av det organisatoriske arbeidsmiljø, blant annet: Organisatorisk arbeidsmiljø Oversikt over ansvarsområder Klar ansvars og oppgavefordeling Klare arbeidsmål for avdeling/ansatte Vaktturnus/arbeidsplaner Arbeidsmengde Overtidsregistrering Avbrytelser Mulighet for pause Mulighet for fysisk aktivitet En del avdelinger har brukt denne prosedyren for vernerunder i 2007, og noen har også utført risikoanalyser og utarbeidet handlingsplaner på bakgrunn av disse. Dette skal vi arbeide videre med, og kartlegginger på psykisk og organisatorisk arbeidsmiljø vil også bli sett i sammenheng med svar på blant annet HMS-kartlegging jf. 3.1 og Arbeidsmiljøkartlegging jf Arbeidsmiljøkartlegging I regi av Helse Nord deltar utvalgte avdelinger i et pilotprosjekt vedrørende arbeidsmiljøkartlegging. Prosjektet gjennomføres av Humetrica Organisasjonsanalyse.. Kartleggingen skal følges opp av tiltak i de enkelte avdelinger, og det vil bli prosesser der de ansatte selv skal velge ut målsetninger og enes om tiltak. Resultater fra de første kartlegginger i Helse Finnmark foreligger. Noen avdelinger er kommet godt igang med oppfølgingsarbeidet, og resultatene er gjort kjent for lokalt AMU. Samlerapporten for Helse Finnmark vil bli behandlet i F-AMU i august Jf. resultatene og også erfaringene fra andre foretak i Helse Nord som har deltatt i pilotprosjektet, blir lederstøtte et viktig moment i det videre arbeidet. Side 3 av 8

4 4. Medarbeidersamtaler Helse Finnmark har en prosedyre for medarbeidersamtaler (vedlegg 9). Denne er tilgjengelig på foretakets intranettsider. I prosedyren heter det blant annet: Formålet med medarbeider- og utviklingssamtalen er å: klargjøre nøkkeloppgaver avklare hvordan vi jobber sammen lage/revidere individuell kompetanseutviklingsplan innarbeide hele/deler av denne i postens/avdelingens handlingsplan for de neste 12 månedene evt. drøfte lønnsspørsmål Det er leder og medarbeider som bestemmer hva som er viktig å ta opp medarbeider- og utviklingssamtalen. For fagorganiserte KAN overenskomstene kreve en lønnssamtale for enkelte medarbeidere. Følgende spørsmål er i prosedyren anbefalt stilt i forhold til arbeidssituasjonen: Er målene for avdelingen/enheten og kravene til resultater kjent? Hva er tilfredsstillende og interessant ved arbeidet, og eventuelt hva er ikke tilfredsstillende? Hvilke forslag har du til forbedring av arbeidssituasjonen? Er foretakets verdigrunnlag kjent og etterleves i avdelingen/enheten? Gjennom aktiv bruk av medarbeidersamtaler i Helse Finnmark har ledelsen blant annet et viktig verktøy for å kunne avdekke misforhold mellom oppgaver og kompetanse og ressurser til å utføre dem på individnivå. Prosedyren har formelt ikke vært behandlet i foretakets AMU, og har ikke vært gjenstand for en implementeringsprosess i foretaket. Dette vil bli gjort ved revisjon av prosedyren, innen utgangen av I forbindelse med dette er det også aktuelt å vurdere overgang til 2 samtaler, en arbeidsmiljøsamtale og en utviklingssamtale. Gjennom dialogavtalene sikres forpliktelsen til å gjennomføre slike samtaler. 5. Arbeid med sykefravær 5.1 Oppretting av prosjektgruppe Helse Finnmark opprettet i slutten av 2006 en prosjektgruppe som skulle arbeide med sykefraværsproblematikk. Gruppa, som ble kalt sykefraværsgruppa, fikk følgende mandat: 1. Utarbeide forslag til Mål for sykefraværsarbeidet og sette måltall for sykefraværsutviklingen i tråd med den overordnede målsetning fra de sentrale parter i arbeidslivet. Side 4 av 8

5 2. Utarbeide forslag til aktivitetsmål, som skal være etterprøvbare 3. Utarbeide forslag til hvordan de oppsatte aktivitetsmål skal integreres i det målrettede arbeidsmiljøarbeid/hms-arbeid. 4. Utarbeide forslag til oppfølgingsplan. Aktivitetsplan for arbeid med sykefravær vedlegges (Vedlegg 10). Etter at sykefraværsgruppa hadde gjennomført mandatet i henhold til ovenstående, besluttet direktør at gruppa skulle få utvidet mandat og følge arbeidet videre. Referat fra siste møte i sykefraværsgruppa vedlegges (Vedlegg 11). 5.2 Prosjekt Arbeidsglede Jakten på friskfaktorene I regi av Helse Nord deltar Helse Finnmark i et prosjekt som heter Prosjekt arbeidsglede. Formål og målgruppe for prosjektet: En forsterket sykefraværsoppfølging som bidrar til at flere av de langtidssykemeldte arbeidstakerne i Helse Nord, der den ordinære sykefraværsoppfølgingen ikke har hjulpet, får bistand til å komme tilbake til arbeidslivet. Langtidssykemeldte medarbeidere som har vært sykemeldt mer enn 56 dager, der den ordinære sykefraværsoppfølgingen ikke har hjulpet, slik at de har kommet tilbake i gjentatte sykefraværsperioder. Hensikten er at en skal oppnå i prioritert rekkefølge; tilrettelegging for arbeidstaker i nåværende jobb tilrettelegging for arbeidstaker i nåværende bedrift bistand til arbeidstaker som finner ut at en må gjøre noe annet for å få tilbake helsen og arbeidsgleden Prosjektet er i startfasen, der Helse Finnmark har tatt ut en person som skal følge opp prosjektet i foretaket. AMU Helse Finnmark har anbefalt at sykefraværsgruppa er intern prosjektgruppe for prosjekt arbeidsglede. Prosjektet skal evalueres ved utgangen av 2007, og man er oppmerksom på å fange opp eventuelle bifunn knyttet til ledelse mv. Vedlegg Månedlig sykefraværsrapportering, oppfølging Sykefravær er en av indikatorene som er medtatt på månedsrapport for klinikkene og avdelingene. AMU Helse Finnmark har satt opp sykefraværsoppfølging som fast sak på sine møter, som er jevnt over en gang pr. måned. Leder i sykefraværsgruppa deltar på månedlige møter med direktørens ledergruppe, for rapportering og tilbakemelding og diskusjon av effekter av tiltak og nye tiltak. Når det gjelder selve statistikkmaterialet, så har foretaket ikke noen som analyserer materialet og tar ut statistikker der spesielle forhold ønskes belyst. Dette spørsmålet er tatt opp og forventes avklart i nær framtid. Side 5 av 8

6 Sykefraværet har i 2007 vist en fin nedadgående tendens. Totaltallene pr , Årets 5 første måneder er slik: Totalt Dager tot Egenmeld. Sykem. 1-3d 4-16 d d. over 56 d ,3 % ,7 % Nedgangen for 2007 i forhold til 2006 er totalt 1571 dagsverk som utgjør 1,6 prosentpoeng nedgang. For mai-2007 isolert var sykefraværsprosenten 8,1. Som vi ser så er det langtidsfraværet som går ned. Helse Finnmark er en IA-bedrift, og vi har egen prosedyre for sykefraværsoppfølging. Vedlegg Elektronisk arbeidsplansystem med kontroll av overtidsbruk. Helse Finnmark har tatt i bruk elektronisk turnusplanleggingssystem (GAT). Der er det blant annet lagt inn lovkrav for overtidsarbeid, overtid og friperioder. Hvis disse blir brutt vil systemet varsle avdelingssjef/avdelingsleder om dette. Overordnet leder skal sjekke i systemets rapportsenter overtidsbruk for hver avdeling blant annet at disse holder seg innenfor lovkravene. I arbeidsplansystemet (GAT) er det også lagt inn varsling for oppfølging av sykemeldt arbeidstaker (IA), der systemet vil varsle leder om hvilken oppfølging som skal gjøres. Innføring av systemet har vært svært ressurskrevende for ledere. Det har vært opprettet prosjektstilling for å følge opp innføringen. Det er nå opprettet fast stilling for ivaretakelse av GATsystemet. 7. Seniorpolitikk Helse Finnmark har nedsatt en prosjektgruppe som skal utarbeide forslag til retningslinjer for Helse Finnmark sin seniorpolitikk. Målsetningen med seniorpolitikken skal være å legge forholdene tilrette slik at alle arbeidstakere gis en god mulighet til å stå i arbeid til ordinær pensjonsalder er oppnådd. Gruppens mandat er å: foreslå/sette mål for IA-arbeidet i foretaket i forhold til Øke den reelle pensjoneringsalder (dvs. den gjennomsnittlige avgangsalderen fra arbeidslivet). undersøke alderssammensetningen i foretaket foreslå tiltak og utarbeide retningslinjer for foretakets helhetlige seniorpolitikk og kostnadsberegne dette i forhold til kostnadene ved AFP med støtte fra økonomiavdelingen. Prosjektgruppen har gjennomført en spørreundersøkelse blant aktuelle arbeidstakere i foretaket og holder på med å registrere inn alle svarene. Når dette er gjort skal svarene bearbeides til en rapport. Side 6 av 8

7 8 Kompetanseutvikling og opplæring av ledere 8.1 Lederne skal sikres HMS-kunnskap. Her vises til svaret i forhold til Arbeidstilynets God Vakt rapport, Pålegg 5. Ledere må sikres HMS-kunnskap. Helse Finnmark har iverksatt følgende tiltak: 5.1 Helse Finnmark HF har sendt ut spørreskjema til samtlige ledere i foretaket der kunnskapsnivået innenfor HMS blir registrert. Svarfrist er Materialet vil bli systematisert og bearbeidet i april/mai På grunnlag av svarene vil Helse Finnmark ta beslutning om utdanningstiltak. 5.2 HMS-opplæringsplanen konkretiseres og følges opp. Opplæringsplan er vedlagt i Pålegg 1. Innenfor området HMS, er konkretisering gjort i møte , se vedlegg. 5.3 Adm direktør vil delta på et eget utdanningsprogram i regi av Helse Nord RHF. Helse Finnmark vurderer at de igangsatte tiltak vil sikre lederne den nødvendige kunnskap innenfor HMS-området. Pålegget er lukket fra Arbeidstilsynet sin side, mens arbeidet med å sikre slik kunnskap hos alle ledere må være kontinuerlig pågående i virksomheten. 8.2 Introduksjonsprogram for ledere i Helse Finnmark. Alle nytilsatte ledere i Helse Finnmark må sikres grunnleggende kompetanse i forhold til systemer, regelverk og personaloppfølging. For å sikre dette blir det utarbeidet særskilte introduksjonsprogram for ledere. 8.3 Lederutviklingsprogram Helse Finnmark Fra 1. januar 2008 etablerer Helse Finnmark et lederutviklingsprogram. Programmet retter seg mot alle med lederansvar både i kliniske, merkantile og andre funksjoner. Programmet skal passe både for nye ledere og erfarne ledere, fordi programmet søker å møte den enkelte i sin lederhverdag. Målgruppen er avdelingsoverleger, avdelingssjefer, avdelingsledere og avdelingssykepleiere i foretaket. Programmet vil gå over ett år og antall deltakerer per program er 20 stk. Målsettingen er at alle lederne i Helse Finnmark skal gjennomføre programmet i løpet av en 3-års periode. Programmet har 4 samlinger av 2 dagers varighet. Deltakerne deles inn i faste basisgrupper som er en arena for erfaringsbasert læring. I tillegg til basisgruppearbeidet vil det være forelesninger og plenumsdiskusjoner. Gjennom programmet så skal hver enkelt deltaker arbeide med sitt eget lederprosjekt der problemstillingen tas ut fra egen lederhverdag. Hovedtema for de fire samlingene er som følger: 1. samling: Virksomhetens verdier, mål og rammer ledelsesmessige utfordringer. 2. samling: Det personlige lederskap 3. samling: Endringsledelse har jeg handlekraft og endringsvilje? 4. samling: Kommunikasjon og ledelse Programmet er under utarbeidelse og skal være ferdigstilt medio september Side 7 av 8

8 9. Andre tiltak Direktøren har besluttet at Klinikk Kirkenes skal gis mulighet til å gjeninnføre ordningen med assisterende avdelingssykepleiere, slik det allerede er i Hammerfest. Dette vil kunne lette arbeidsoppgavene for avdelingssykepleiere. Det foretas løpende vurdering i forhold til avdelinger med stort sykefravær. Økt grunnbemanning vurderes løpende som ett tiltak i forhold til å sikre tilstrekkelig ressurser på arbeid til enhver tid og derigjennom eventuelt bidra til å redusere fraværet, samt å redusere behov for vikarer og ektravakter/overtid. Dersom slike tiltak lykkes vil det også medføre økt rom for tid til fagutvikling m.v. Helse Finnmark har i 2007 brukt ekstern konsulenttjenesten ifht en avdeling som har hatt arbeidsmiljøproblemer over tid. Det har vært gjennomgang av avdelingen i samarbeid med de ansatte, tillitsvalgte, vernetjenesten og ledelsen. Basert på denne gjennomgangen foreslås det i rapporten ulike tiltak som vil bli implementert i organisasjonen i løpet av Revisjon av HMS-systemet - Internrevisjon Helse Finnmark har egen prosedyre for overvåking og revisjon av HMS-systemet. Vedlegg 14. HMS-koordinator vil i løpet av november 2007 foreta en undersøkelse og internrevisjon med sikte på om HMS-systemet fungerer etter hensikten i Helse Finnmark. Særlig vil det bli lagt vekt på hvordan påleggene gitt i Arbeidstilsynets God-Vakt rapport er fulgt opp på alle plan i foretaket. Vi ber Arbeidstilsynet vurdere om vilkårene for lukking av pålegg 8 er tilstede. Vennlig hilsen Helse Finnmark HF Knut Mortensen HMS-koordinator Tone Bjerknes Foretakshovedverneombud Side 8 av 8