BÆRUM KOMMUNE KOMMUNEREVISJONEN

Transkript

1 1/11 BÆRUM KOMMUNE KOMMUNEREVISJONEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: N- 07/ / Saksbehandler: Morten Mjølsnes Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Kontrollutvalget /12 RÅDMANNENS OPPFØLGING AV VEDTAK I KONTROLLUTVALGET VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Kontrollutvalget får en gang i året sak om rådmannens oppfølging av kontrollutvalgets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjonsrapporter. Når kontrollutvalget har fattet vedtak oversender revisjonen vedtaket og rapport til rådmannen og ber om en redegjørelse for hvilke tiltak rådmannen vil iverksette for å følge opp vedtaket. Vi ber også om å få vite hvilke frister rådmannen vil sette. Når angitte frister er passert kartlegger revisjonen status og rapporterer til kontrollutvalget. I følge de frister rådmannen har oppgitt skulle fire vedtak være fulgt opp før dette møtet. Oppfølgingen er knyttet til kontrollutvalgets vedtak i disse sakene: Forvaltningsrevisjonsrapport - Kompetansen på bo- og behandlingssentre 1 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av anskaffelser 2 Forvaltningsrevisjon - Barnevernets anskaffelser 3 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av kommunestyrevedtak rapport til kontrollutvalget 4 Vedlagt følger revisjonens kartlegging og vurdering av rådmannens oppfølging. Revisjonens vurdering av rådmannens oppfølging Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansen på bo- og behandlingssentre 1 Kontrollutvalget møte sak 034/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansen på bo- og behandlingssentre 2 Kontrollutvalget møte sak 005/11 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av anskaffelser 3 Kontrollutvalget møte sak 011/11 Forvaltningsrevisjon - Barnevernets anskaffelser 4 Kontrollutvalget møte sak 016/12 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av kommunestyrevedtak rapport til kontrollutvalget.

2 2/11 Oppfølging av anskaffelse Barnevernets anskaffelser Oppfølging av kommunestyrevedtak Revisjonen mener at rådmannen har eller er i ferd med å iverksette nødvendige tiltak i samsvar med kontrollutvalgets vedtak. Revisjonen mener det ikke er behov for mer oppfølging. Generelt mener revisjonen at kontrollutvalgets vedtak nå får bedre oppfølging enn tidligere. Rådmannen har angitt gode tiltak for å følge opp vedtakene og har i all hovedsak gjennomført disse til oppgitte frister. Revisjonssjefens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til orientering redegjørelsen om rådmannens oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i følgende saker: Sak 034/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansen på bo- og behandlingssentre. Sak 005/11 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av anskaffelser. Sak 011/11 Forvaltningsrevisjon - Barnevernets anskaffelser. Sak 016/12 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av kommunestyrevedtak rapport til kontrollutvalget. Per-Martin Svendsen KONT-035/ Vedtak: Kontrollutvalget tar til orientering redegjørelsen om rådmannens oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i følgende saker: Sak 034/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansen på bo- og behandlingssentre. Sak 005/11 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av anskaffelser. Sak 011/11 Forvaltningsrevisjon - Barnevernets anskaffelser. Sak 016/12 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av kommunestyrevedtak rapport til kontrollutvalget.

3

4 REDEGJØRELSE Kompetansen på bo- og behandlingssentre Kontrollutvalget møte sak 034/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansen på bo- og behandlingssentre Kontrollutvalgets vedtak 1. Anbefalingene i rapporten tas til orientering. 2. Rådmannen bes vurdere nødvendige tiltak. 3. Revisjonen bes følge opp saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. Utvalget oversendte også saken til kommunestyret. Kommunestyret behandlet saken som sak 059/10 og fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansen på bo- og behandlingssentre til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak for Sektorutvalg bistand og omsorg som viser hvilken kompetanse som vurderes som nødvendig og tilstrekkelig på våre bo- og behandlingssentre, samt ulike konsekvenser av kompetansenormsetting og etterleving av denne. 3. Kommunestyret anser BIOMs innstilling å være Sektorutvalg bistand og omsorgs vedtak. Rapportens anbefalinger var: 1. Rådmannen bør endre systemet for budsjettildeling for å sikre at bo- og behandlingssentrene får bemanningsressurser i samsvar med pleiebehovet. 2. Rådmannen bør vurdere ytterligere tiltak for å sikre at språkproblemene ikke medfører økt arbeidsbelastning for sentrene og risiko for behandlingstilbudet. 3. Rådmannen bør vurdere om den samlede kompetansen er optimalt fordelt mellom sentrene og eventuelt gjennomføre tiltak. 4. Rådmannen bør vurdere tiltak for å sikre bedre kontroll med avvik fra bemanningsplanene på bo- og behandlingssentrene Rådmannens gjennomførte tiltak knyttet til de enkelte anbefalingene Gjennomgangen er basert på rådmannens svar på hvilke tiltak som skulle gjennomføres 5, rådmannens statusrapport 6 samt på tilsendt dokumentasjon. 1. Rådmannen bør endre systemet for budsjettildeling for å sikre at bo- og behandlingssentrene får bemanningsressurser i samsvar med pleiebehovet. I Handlingsprogrammet står det: Det arbeides med et innsatsstyrt finansieringssystem som sikrer en riktigere fordeling av midlene mellom institusjonene. Rådmannen opplyser nå at ny budsjetteringsmodell er utarbeidet og implementert. Denne modellen dannet grunnlaget for budsjettrammer I tillegg til vektingstabellen er det 5 Notat fra rådmannen av Notat fra rådmannen av

5 utarbeidet driftsindikatorer for sammenligning av de ulike institusjonene. Resultater fra disse er med i den individuelle vurderingen av rammen per institusjon. 2. Rådmannen bør vurdere ytterligere tiltak for å sikre at språkproblemene ikke medfører økt arbeidsbelastning for sentrene og risiko for behandlingstilbudet. Det er fremmet sak om status og tiltak for norskopplæring i pleie og omsorg (sak 009/11) til BIOM den samt oppfølgingssak (039/12) den Rådmannen bør vurdere om den samlede kompetansen er optimalt fordelt mellom sentrene og eventuelt gjennomføre tiltak. 4. Rådmannen bør vurdere tiltak for å sikre bedre kontroll med avvik fra bemanningsplanene på bo- og behandlingssentrene. Disse to anbefalingene skulle følges opp ved at bemanningsplanene i Notus skulle utvikles slik at de tilpasses institusjonstjenesten og at opplysninger fra Helios og Notus kunne kobles. Vi får nå opplyst at bemanningplanene i Notus er tatt i bruk for både daglig drift og strategisk ledelse i alle deltjenester innenfor pleie og omsorg. Helios og Notus er koblet sammen via et ressursallokeringssystem. Systemet gir en oversikt over vedtakene beboerne har og tilgjengelig bemanning. Det synliggjør hvilke kompetansebehov som trengs for å utføre vedtakene. Avvik fra bemanningsplanene kan nå forløpende vurderes via Notus. Revisjonens vurdering Oppfølging av anskaffelser Kontrollutvalget møte sak 005/11 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av anskaffelser Kontrollutvalgets vedtak 1. Anbefalingene i rapporten tas til orientering. 2. Rådmannen bør iverksette nødvendige tiltak. 3. Rådmannen bør ved inngåelse av nye rammeavtaler nøye vurdere hensiktsmessigheten av besparelser ved innkjøp opp mot kommunens administrasjonskostnader ved inngåelse og kontroll av avtalene. 4. Revisjonen bes følge opp saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. Utvalget oversendte også saken til kommunestyret som tok saken til orientering under sak 005/11 den Rapportens anbefalinger var: 1. Rådmannen må sikre at rammeavtalene får lovlige tildelingsmekanismer. 2. Rådmannen bør iverksette tiltak som hindrer kjøp fra rammeavtaleleverandører i strid med regelverket. 3. Rådmannen bør vurdere å styrke den sentrale kontrollen med fakturaer fra rammeavtaleleverandører for å sikre riktige priser og utbetalinger. 4. Rådmannen bør sikre at priser og betingelser i rammeavtalene er lett tilgjengelig for de som skal kontrollere fakturaene.

6 5. Rådmannen bør kreve tilbakebetalt de beløpene som er krevd for mye fra enkelte rammeavtaleleverandører jf. undersøkelsen. Rådmannens gjennomførte tiltak knyttet til de enkelte anbefalingene Gjennomgangen er basert på rådmannens høringssvar til rapporten med tiltak som skulle gjennomføres 7, rådmannens statusrapport 8 samt på tilgjengelige dokumenter. En del av oppfølgingstiltakene går på flere av anbefalingene. 1. Rådmannen må sikre at rammeavtalene får lovlige tildelingsmekanismer. Rådmannen opplyste at aktuelle parallelle rammeavtaler skulle gjennomgås for å finne ut om de har lovlige fordelingsmekanismer. Kommuneadvokaten har nå redegjort for gjennomgangen av alle løpende parallelle rammeavtaler i notat av (jpost ID 11/23375). Anbefalingen var at fordelingsmekanismene burde endres for fremtiden. Rådmannen skulle videreutvikle malverket i WebSak som benyttes ved konkurranser. Spesielt tydeliggjøre alternativer i forhold til fordelingsmekanismer. Vi får opplyst at nye maler ble lagt ut Praksis for valg av fordelingsmekanismene ved parallelle rammeavtaler ble endret i første halvår Det er Anskaffelsesenheten som inngår flest parallelle rammeavtaler og likedeling er ikke brukt siden revisjonsrapporten forelå. Fordelingsmekanismer har etter dette vært et av forholdene som blir tatt med i vurderingen av om en rammeavtale skal forlenges. Det har blitt utløst opsjoner på enkelte avtaler til tross for at de har uheldige fordelingsmekanismer når det ikke har vært kapasitet til å gjennomføre nye konkurranser. Alle nye parallelle rammeavtaler har minikonkurranse eller rangering av leverandørene som fordelingsmekanisme, slik kommuneadvokaten anbefaler. 2. Rådmannen bør iverksette tiltak som hindrer kjøp fra rammeavtaleleverandører i strid med regelverket. Revisjonen har sett at i desember 2011 ble det sendt ut informasjon (elæring) om attestants og anvisers ansvar for bla å sjekke avtaler, til alle ansatte. 3. Rådmannen bør vurdere å styrke den sentrale kontrollen med fakturaer fra rammeavtaleleverandører for å sikre riktige priser og utbetalinger. Rådmannen opplyste i høringssvaret til rapporten at Anskaffelsesenheten skulle oppdatere TKL-rutinen slik at omfanget av stikkprøvene minst utgjør 40 fakturaer pr år. Dersom det ble oppdaget feil skulle leverandør kontrollere samtlige fakturaer i avtaleperioden og rapportere funn til avtaleansvarlige hos Anskaffelsesenheten. Revisjonen har fått kopi av den interne rutine for stikkprøvekontroll av betalte faktura, rutine Ba som ble oppdatert Det skal nå gjennomføres kontroll av 40 fakturaer hver høst. Vi får opplyst at dette ble gjort høsten 2011 og våren 2012 og at det høsten 2011 ble oppdaget fire vesentlige og fire mindre vesentlige feil. Våren 2012 ble det oppdaget en vesentlig og tre mindre vesentlige feil. Vi får opplyst at det ble iverksatt tiltak avhengig av type feil. Alle feil er tatt opp med leverandøren og rettet. Revisjonen antar ut frå svaret at leverandørene ikke har kontrollert samtlige fakturaer i avtaleperioden og rapportert funn til avtaleansvarlige. I tillegg til stikkprøvekontrollene skulle leverandør sende kopi av de fem første faktura til avtaleansvarlige hos Anskaffelsesenheten for å sikre korrekte priser og betingelser fra 7 Notat fra rådmannen av Notat fra rådmannen av

7 oppstart. Slik vi forstår svaret fra rådmann har Anskaffelsesenheten kontrollert fem fakturaer hos alle nye avtaler med start etter ved gjennomgang i juni Når Anskaffelsesenheten tar stikkprøver av faktura blir også prislistene kontrollert for å sikre at prisene er i henhold til avtalen. 4. Rådmannen bør sikre at priser og betingelser i rammeavtalene er lett tilgjengelig for de som skal kontrollere fakturaene. Rådmannen opplyste i høringssvaret at det skulle blir bedre tilgang til oppdaterte prislister. For prislister som oppdateres ofte vil Anskaffelsesenheten linke seg til leverandørers prislister. Vi får opplyst at prislister nå ligger på rammeavtaleoversikten på intranett på alle avtaler der det er relevant. For rammeavtaler som har katalog på ehandel ligger det ikke prisliste på intranett. Det finnes noen få tilfeller der informasjon om avtalen ligger ute, men der all bestilling koordineres slik at det ikke er behov for at prislisten ligger ute. Disse opplysningene samsvarer med revisjonens stikkprøver Den nye ehandelsløsningen har også blitt bedre. Det er kontinuerlig fokus på ehandelssatsningen ift. brukervennlighet og tilgjengelighet. Det er foreløpig gjort følgende forbedringer: Med den nye løsningen som er installert lokalt har systemet fått bedre tilgjengelighet. Det er ansatt en brukeransvarlig som har ansvar for brukerstøtte. Lokal løsning med forbedret oppetid og raskere respons på applikasjon. Rekvisisjonsløsning er integrert i ehandelsløsningen. Manuell rekvisisjon er faset ut. Dette gir økt bruk av systemet og bedre mulighet for kontroll. Forbedret applikasjon med bedre rolleavklaring og nødvendige tjenester Forbedret opplæring, med e-læring som primærlæring og ca. 15 tilleggskurs avholdt i året. Det tilbys også opplæring ute på tjenstestedet ved behov Den generelle informasjonen som ligger på intranett om hver enkelt avtale er gjennomgått og oppdatert. Spesielle brukergrupper er i tillegg informert særskilt. Dette foregår ofte ved at faggruppen som deltok i anbudskonkurransen informerer fagmiljøene. Innkjøpshåndboken ble oppdatert vedrørende obligatorisk bruk av ehandel. For å yte bedre service har Anskaffelsesenheten endret intern organisering av ehandel. Enheten har en dedikert person som ehandelsansvarlig.. 5. Rådmannen bør kreve tilbakebetalt de beløpene som er krevd for mye fra enkelte rammeavtaleleverandører jf. Undersøkelsen. Rådmannen sa at for mye innbetalt beløp skulle bli innkrevd fra firmaene rapporten omtalte - firmaene ISS Personalhuset AS og Abicon Elektro AS. I tillegg ble det gjennomført 791 nye stikkprøver. Vi får nå opplyst at Abicon og ISS har kreditert henholdsvis ca kr og kr Andre kontroller har medført tilbakebetalinger fra leverandører på totalt kr Rådmannen sier i svaret at gjennomføring av tiltakene har gitt positiv effekt og bidratt til økt bevissthet rundt etterlevelse av anskaffelsesreglene. Rådmannen ser en positiv utvikling på flere områder, bl.a. ved at antall feil på kontrollerte fakturaer har gått ned.

8 Revisjonens vurdering Barnevernets anskaffelser Kontrollutvalget møte sak 011/11 Forvaltningsrevisjon - Barnevernets anskaffelser. Kontrollutvalgets vedtak 1. Anbefalingene i rapporten tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg de klare kommunale administrative svakhetene med innrapportering og fakturakontroll. 3. Rådmannen bes vurdere nødvendige tiltak. 4. Revisjonen bes følge opp saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget i neste møte. 5. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Utvalget oversendte også saken til kommunestyret som tok saken til orientering og oversendte den til Sektorutvalg barn og unge, sak 013/11 den Rapportens anbefalinger var: 1. Rådmannen bør påse at innkjøp utenfor inngåtte rammeavtaler følger anskaffelsesregelverkets krav om konkurranse og eventuelt at unntak protokollføres. 2. Rådmannen bør vurdere å inngå rammeavtaler for visse psykologtjenester og advokattjenester. 3. Rådmannen bør sikre at karanteneklausulen etterleves i barneverntjenesten Rådmannens gjennomførte tiltak knyttet til de enkelte anbefalingene Gjennomgangen er basert på rådmannens høringssvar 9, notat til revisjonen 10 rådmannens statusrapport 11 samt på tilsendt dokumentasjon. 1. Rådmannen bør påse at innkjøp utenfor inngåtte rammeavtaler følger anskaffelsesregelverkets krav om konkurranse og eventuelt at unntak protokollføres. For å øke bevissthet og ansvarliggjøre tjenestestedene innførte rådmannen i 2011 et punkt om internkontroll i resultatavtalene til kommunalsjefene. Der fremgår det følgende: Kommunalsjefene/direktørene har ansvar for etablere og følge opp et internkontrollsystem som skal sikre følgende: Målrettet og kostnadseffektiv drift 9 Notat fra rådmannen av Notat fra rådmannen av Notat fra rådmannen av

9 Pålitelig rapportering Overholdelse av gjeldende lover og regler Ansvaret for å følge anskaffelsesreglementet ble tydeliggjort i eget punkt i budsjettfullmaktene for I punktet fremgikk det følgende; Budsjettfullmaktene er basert på at kommunens øvrige regelverk blir fulgt. Dette gjelder spesielt anskaffelsesreglement. Anvendelse av unntaksbestemmelsen i anskaffelsesreglement må godkjennes skriftlig av rådmannen etter råd fra kommuneadvokaten eller anskaffelsesenheten. 2. Rådmannen bør vurdere å inngå rammeavtaler for visse psykologtjenester og advokattjenester. Kommuneadvokaten og anskaffelsesenheten har foreløpig vurdert det som ikke hensiktsmessig å inngå rammeavtaler for psykologtjenester og advokattjenester. Mandat og behov for kompetanse er ulikt fra sak til sak. På bakgrunn av dette anses psykologtjenester å kategoriseres som enkelt kjøp og ikke som flere kjøp av samme tjeneste. I den forbindelse vises det til KOFA sak 2011/76. Barnevernet følger regler for enkeltkjøp under kr ved å sende en forespørsel til tre tjenesteytere som blir evaluert etter pris, tilgjengelighet og kompetanse. Når det gjelder advokattjenester er det kommuneadvokaten som benyttes i 95 % av alle tvangssaker. Det er kun ved sykdom eller andre unntakstilfeller at det anskaffes advokattjenester. Disse anses også som enkelt kjøp og anskaffes etter gjeldende regler. Kommuneadvokaten har som mål å prosedere alle tvangssaker for barnevernet. 3. Rådmannen bør sikre at karanteneklausulen etterleves i barneverntjenesten Kommunen har tydelige regler knyttet til kjøp av varer og tjenester fra tidligere ansatte i sin innkjøpshåndbok. Rådmannen opplyser at Barneverntjenesten har informert sine ansatte i personalmøter, i ledermøter og andre fagmøter om karantenereglene som gjelder. Videre har rådmannen bedt informasjonsenheten om å legge ut informasjon om karanteneregler med jevnlige mellomrom som en påminnelse til ansatte. I august i år var det informasjon om karantenebestemmelsene på kommunens intranett. Revisjonens vurdering Oppfølging av kommunestyrevedtak Kontrollutvalget møte sak 016/12 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av kommunestyrevedtak rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets vedtak 1. Revisjonens rapport om oppfølging av kommunestyrevedtak tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at rådmannen nylig har innført et system for overordnet oppfølging av tilbakerapportering om kommunestyrevedtak.

10 3. Rådmannen bør følge opp de vedtak der det er avdekket mangelfull oppfølging. 4. Hensyn til åpenhet og demokratisk kontroll tilsier at: a) Reglementer som regulerer saksbehandlingen til de ulike politiske organer bør være lett tilgjengelig på kommunens nettsider. b) Uskrevne rutiner, praksis og sedvane for behandling av politiske saker bør nedtegnes for større tilgjengelighet. 5. Revisjonen bes følge opp saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. 6. Rapporten oversendes kommunestyret. Rapportens anbefalinger ble innarbeidet i kontrollutvalgets vedtak. Kommunestyret behandlet saken som sak 018/12 og fattet følgende vedtak: 1. Revisjonens rapport om oppfølging av kommunestyrevedtak tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at rådmannen nylig har innført et system for overordnet oppfølging av tilbakerapportering om kommunestyrevedtak. Rådmannens system for overordnet oppfølging av tilbakerapportering om kommunestyrevedtak må inkludere rutiner for: Tilbakerapportering til vedtaksorgan med rådmannens forslag til oppfølging, fremdrift og senere status Utkvittering av gjennomførte vedtak Halvårlige rapporter til kommunestyret I de tilfeller hvor vedtaket ikke angir klare tidsfrister, skal rådmannen foreslå en fremdrift for effektuering av vedtaket. 3. Rådmannen bør følge opp de vedtak der det er avdekket mangelfull oppfølging. 4. Revisjonen bes følge opp saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. 5. Rapporten om oppfølging av kommunestyrevedtak forelegges sektorutvalgene og formannskapet. 6. Kommunestyret ber også om tilbakerapportering for vedtak som ikke skal følges opp av rådmannen. 7. Kommunestyret skal hver vår (senest til samme møte som Tertialmelding 1) få tilbakemelding om hvordan forslag "oversendt formannskapet" (uten realitetsbehandling i kommunestyret) er behandlet. Rådmannens gjennomførte tiltak knyttet til enkeltpunktene i vedtaket Gjennomgangen er basert på rådmannens svar på hvilke tiltak som skulle gjennomføres 12 og rådmannens statusrapport Kontrollutvalget har merket seg at rådmannen nylig har innført et system for overordnet oppfølging av tilbakerapportering om kommunestyrevedtak. Rådmannen opplyser at det er implementert en rutine med tilbakerapportering hvert halvår, henholdsvis i februar og september, der rådmannen gir alle utvalg, formannskap og kommunestyre en rapport om status i oppfølgingen av vedtak, herunder utkvittering av gjennomførte vedtak. 12 Notat fra rådmannen av Notat fra rådmannen av

11 Rutinen er tilpasset kommunestyrets vedtak av (sak 18/12). Rådmannen vil i løpet av høsten 2012 fremme egen sak hvor systemet for oppfølging av tilbakerapportering om kommunestyrevedtak vil bli fremlagt. 3. Rådmannen bør følge opp de vedtak der det er avdekket mangelfull oppfølging. Rådmannen utarbeidet en plan for gjennomgang av vedtakene Rådmannen opplyser at disse vedtakene vil bli innarbeidet i saken for tilbakerapportering i september Kontrollutvalgets vedtak pkt 4 er utenfor rådmannens ansvarsområde. Revisjonens vurdering Revisjonen mener at rådmannen har eller er i ferd med å iverksette nødvendige tiltak i samsvar med kontrollutvalgets vedtak. Revisjonen mener det ikke er behov for mer oppfølging.