Kapittel 3 Mål og interessentanalyser

Transkript

1 TLOG 2001 Prosjektstyring (Praktisk prosjektledelse) Kapittel 3 Mål og interessentanalyser Kapittel 3 Mål og interessentanalyse

2 Oversikt lærebok Kapittel 2 Praktisk prosjektledelse

3 Hovedtemaer kapittel 3 Proslektets mål Målanalyse Enkel målanalyse Målanalyse som styrt gruppeprosess Interessenter Interessentanalyse Fleksibilitet og tilpasningsdyktighet Prosjektsuksess Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 3

4 Dean Kamen Anne Morkemo Anita Krohn Traaseth Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 4

5 Vårt utgangspunkt for vårt Prosjekt er et veldefinert og godt forankret mål! Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 7

6 Når man arbeider med forretningsmodellen Bedriftens visjon og strategi målt mot markedets muligheter Derfor!!!! Forretningsmodellen skal Inneholde: Hva: Verdiforslaget (Value proposition) Hvordan: Verdiskapningen Hvor mye: Forventet fortjeneste Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 8

7 Hoved tema mandag: Prosjekters lissyklus, mål og Oppstartsprosessens 8 hovedtrinn Sonderingsstadiet Prosjektstadiet - Gevinstrealiseringsstadiet Resultatmål og effektmål: fra leverandørens side og sett fra brukerens synspunkt. Trinn Aktivitet Resultat 1 Avklare prosjektets grunnleggende forutsetninger. Prosjektgrunnlaget 2 Avklare Hvem som har krav, behov og forventninger til prosjektet. 3 Avklare hva som skal leveres og hvordan det skal måles om det er levert. 4 Avklare hvilke aktiviteter som må gjennomføres for å nå prosjektets mål. 5 Avklare når aktivitetene skal foregå, og når leveransene skal være ferdig. Prosjektets primære og sekundære interessenter. Mål(settinger) og avgrensninger. Hovedaktiviteter i prosjektprosjektnedbrytingsstruktur Tidsplan med delmål og milepæler. 6 Estimere hovedaktivitetenes omfang. Prosjektets økonomiske avgrensinger og budsjett. 7 Bestemme type og mengde av ressurser som må til for å gjennomføre aktivitetene. Ressursallokering. 8 Vurdere hvordan prosjektet bør forankres og hensiktsmessig organisatorisk nivå. Organisering og styringsprinsipper Kapittel 2 Praktisk prosjektledelse

8 Hva er et prosjekt? Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang og som gjennomføres innenfor en tids- og kostnadsramme. Husk denne! Funksjonelle krav og kvalitet Arbeidsomfang Prosjektstyring høsten

9 Prosjektet må: Dekke de mest sentrale behovene! Effekt = nytteverdi Behov Resultat Effekt Ideelt sett skal begrepene henge tett sammen Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 11

10 Interessentene En INTERESSENT er en person eller en organisasjon som er aktivt involvert i prosjektet, eller som har interesser som blir berørt av prosjektets gjennomføring eller sluttresultat Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 12

11 Nøkkelen til suksess se sammenhengen Hvordan effekten blir som forutsatt Sammenheng det hele henger godt på greip Konkrete mål prosjektet har Behov hos de sentrale interessentene Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 13

12 Prosjektets mål: Samfunnsmål Effektmål Resultatmål Delmål Milepæler Vi må kjenne innholdet i disse, og forskjellen mellom dem. Vi benytter først eksempelet i læreboken: Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 14

13 «En tunell over Drøbaksundet.» V Vi skal lage en fjordkrysning Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 15

14 Prosjektet Samfunnsperspektiv Samfunnsmål Brukerperspektiv Effektmål Effektmål Prosjektperspektiv Resultatmål Resultatmål Resultatmål Ressurser Ressurser Ressurser Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 16

15 Samfunnsmål Samfunnsmålene legger føringer for effekt og resultatmål. Skal kunne gi grunnlag for valg av alternativ løsning. Samfunnsmål kan «kvantifiseres» vha samfunnsøkonomi. I broeksempelet beskrives det to samfunnsmål: - Ferdselen i regionen forenkles - Videreutvikling av sjømatklyngen Nytte til samfunnet på lengere sikt. Ikke konkrete på hva og hvordan Ikke bro eller tunnel, men ønsket samfunnsutvikling Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 17

16 Hva kjennetegner et Effektmål? Effektmålene underbygger samfunnsmålene. Hvilke virkninger brukerne opplever ved tiltaket. Effektmål kan bety økte konkurransekraft Man gjør det mindre attraktivt å legge ned/flytte virksomhet. Og, man frister nyutdannede ingeniører til å bosette seg i lokalsamfunnet.mennesker. - Reisetiden mellom de største to byene redusert med 2 timer - Lakseeksporten økt med x tonn/år - (folketallet øker med x%/år) Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 18

17 Hva kjennetegner et Resultatmål? Resultatmål skal beskrive prosjektets sluttleveranse. Resultatmål skal være konkrete og de skal kunne etterprøves Angir hva som skal være levert når prosjektet er fullført. I vårt eksempel må vi i resultatmålet være konkrete, og angi: Løsning: bru eller tunnel Antall filer, fortau, Plassering Når og til hvilken pris om det er med eller uten moms Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 19

18 Akronym: «En Annen Dag Gikk Han Ensom» SMART! Spesifikt Målbart Ansvarsklart Realistisk Tidsbestemt Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 20

19 Faser Oppgaver Stadier Figur 2.6 Prosjektets livsløpsmodell Sonderingsstadiet Prosjektstadiet Gevinstrealiseringsstadiet Prosjektoppgaver Driftsoppgaver Planlegging Oppfølging Identifi-sering Definering Gjennom-føring Drift og vedlike-hold Avvikling Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 21

20 Milepæler Delmål R Effektmål Prosjektstadiet Resultatmål Sonderingsstadiet Gevinstrealiseringsstadiet Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 22

21 Delmål ja. Mål kan brytes ned i delmål og delmål kan markeres med en milepæl. Diskusjonsoppgave: Hva er mulige milepæler i eksempelet med fjordkrysning? 5 minutters samtale med den/de som sitter ved siden av deg Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 23

22 Delmål/milepæler: 1. Sted for fjordkryssning avgjort 2. Fjordkrysningskonsept valgt 3. Hovedentreprenører valgt 4. Brutårn ferdigstilt 5. Brubane ferdigstilt 6. Tekniske installasjoner testet og ferdigstilt 7. Bomstasjon ferdigstilt Hva er forskjellen mellom en milepæl og et beslutningspunkt? Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 24

23 Resultatindikatorer tydelige og relevante Spesifikt Målbart Ansvarsklart Realistisk Tidsbestemt Hva er gode resultatindikatorer i vårt eksempel? - Reduserte Reisetider - Færre Ulykker - Økt Lønnsomhet - Flere arbeidsplasser - Flere innbyggere/økte skatteinntekter - Osv Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 25

24 Etabler ny bærekraftig virksomhet: Definer de ulike målene og identifiser interessentene. Bakgrunn: Nedleggelse strukturprosjekt. Overkapasitet, mm. Kommunen sliter med fraflytting. Arnt Wendelbo og Steinar Aspli Prosjekt ny(e) bærekraftig(e) virksomheter. «TINE Midt-Norge, Nærøy kommune og Innovasjon Norge har gått sammen om et prosjekt som skal bistå idéhavere og næringsliv med å utvikle gode forretningspotensialer som kan skape ny, bærekraftig virksomhet i meierianlegget.» Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 26

25 Obs: Dette er et case basert på virkelige hendelser, men som inneholder betydelig forenklinger. Det er derfor ikke meningen å gjengi virkeligheten. I 2007 avsluttet TINE et strukturprosjekt som blant fikk som konsekvens at meieriet TINE Kolvereid skulles legges ned innen utgangen av Det var ca 36 ansatt ved meieriet med betydelig kompetanse knyttet til næringsmiddelproduksjon. Fleksible og dyktige medarbeidere. Nærøy Kommune opplevde at folketallet gikk ned år for år, og at antall arbeidsplasser knyttet til industri ble redusert. Ambisjonen var å snu utviklingen. De ansatte ønsket ikke å overta lokalene. TINE var villige til å overdra anlegget til et «riktig» prosjekt. Prosjektet forutsettes å ha finansiering til gjennomføring (Nærøy Kommune, Innovasjon Norge, TINE) Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 27

26 3.2 Målanalyse som en styrt gruppeprosess Gjør en kort innledende analyse, og bestem: Samfunnsmål Effektmål Resultatmål Delmål og milepæler og Lag Resultatindikatorer Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 28

27 Tips vær bevisst på PERSPEKTIV Start med å definere interessentene Angi tidsrammer Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 29

28 Tillit er avgjørende.. Suksess-matrise Men, tenk om: Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 30

29 Interessenter må identifiseres i starten. Læreboken beskriver målanalyse som en styrt gruppeprosess (side 68 74). I en slik prosesser det viktig å ha en prosessleder som kjenner bakgrunnen og hovedutfordringene ekstra godt. Prosessleder styrer arbeidet inklusiv tidsbruken, og stiller krav til resultatene. Som øvingsgruppe kan dere dele denne rollen, men vær bevisst hvor viktig det er å skape eierskap og engasjement Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 31

30 Nøkkelen til suksess se sammenhengen relatert til interessentene og deres behov Konkrete mål prosjektet har Hvordan effekten blir som forutsatt Sammenheng det hele henger godt på greip Behov hos de sentrale interessentene Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 32

31 Interessentenes behov kan endre seg underveis i prosjektet Dels som følge av økt innsikt. Dels som følge av at man skifter mening helt eller delvis. Uansett er dette en stor utfordring for prosjektet. Interessenter inngår nye konstellasjoner hva nå? Hva innebærer dette for kommunikasjonsstrategien? Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 33

32 Eieren har incentivene og tar risiko knyttet til kostnader og fremtidige inntekter. Hva kjennetegner et viktig prosjekt? (ref. strategisk prosjekt) - Passer inn i og understøtter investorens strategi. - Kan inkluderes i eksisterende prosjektportefølje - Har et stort antall interessenter (i statlige prosjekter) Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 34

33 Ulike meninger og mål hva skjer? Hva rører seg hos interessentene? Ting tar tid om igjen og om igjen og om igjen Modning kvalifisering I starten «sjokket» Deretter kvalifisering og tydeligere interesser Så kommer mobiliseringen «strategiske allianser» Gradvis skjer det en tilnærming Ideelt oppstår konsensus Min. en avklaring man må leve med og som respekteres. Styringsretten? Helst ikke! Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 35

34 Primærinteressenter: - Prosjekteier - Prosjektorganisasjon - Eksterne personer og organisasjoner Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 36

35 Prosjekteier Ansattes organisasjoner - Tillitsvalgte og andre?? Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 37

36 Sekundærinteressenter - Interesseorganisasj. - Media - Berørte personer/org Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 38

37 Innflytelse Interessentanalyse matrise - innflytelse og interesse Minimal innsats Holdes informert Tilfredsstilles Nøkkelspillere Interesse i prosjektet Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 39

38 Interessentanalyse metode i læreboken s 82 Identifisering av interessenter Byrådet Media Skoleadminstrasjon Gruppering av interessenter flytt sammen der det er mulig Analyse av interessentene Prioritering av interessentene Foreldrerådets arbeidsutvalg Naboer Bydelen Ny skole Utbygger De ansatte Dagens og fremtidige elever Tomteeiere Utvikling av strategi for interessentene Interessenter Byrådet Primær X Sekundær Skoleadminstrasjonen X De ansatte (lærere) X Dagens og fremtidige elever X Tomteeiere X Utbygger X Bydelen X Naboer X Foreldrerådets arbeidsutvalg X Media X Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 40

39 Hvem er hvem? Øving: TINE Meierier Kolvereid Interessenter: Primær -interess. Intern Primær- Interess. Ekstern Sekund. - interess. Behov/ Ambisjon Effekt-mål Nærøy Kom. TINE Inn.Norge Eiere(Bønder) NNN/ansatte Naboer Lokalsamfunn Grundere Prosjekt Proneo Andre Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 41

40 Kommunikasjonsplan - samfunnskontakt Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 42

41 Hva er hva? Suksesskriterier: Faktorer, parametere, indikatorer eller verdier som vi måler eller registrerer for å avgjøre om prosjektet er suksessfullt eller ikke. Noe vi måler etter at prosjektet er ferdig. Suksessfaktorer: Forhold som må ligge til rette for at prosjektet skal bli en suksess. Faktorer vi kan observere og på virke mens vi gjennomfører prosjektet Kapittel 3 Mål og interessentanalyse 43