FULLMAKTER OG REGLEMENT

Transkript

1 FULLMAKTER OG REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG I BERGEN KOMMUNE

2

3 Bergen kommune Bystyret Klagenemnd Forretningsutvalget Komite for fullmakter og politisk styringssystem BYSTYREKOMITEENE: Komite for finans Komite for helse og sosial Komite for kultur, idrett og næring Komite for oppvekst Komite for miljø og byutvikling Valgstyret Kontrollutvalget Ungdommens bystyre Bystyrets kontor Byombudet Sekretariat for kontrollutvalget Ekstern revisjon Byrådet Byrådsleders avdeling Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for helse og omsorg Etater, resultatenheter og virksomheter Sist oppdatert

4

5 FORORD I dette heftet er fullmakter og reglementer for bystyret og byrådet samlet. Bestemmelsene dekker også øvrige politiske organer, folkevalgte og partigruppene i bystyret. Heftet er oppdatert frem til september Den foreliggende papirversjonen vil bli oppdatert etter kommune- og fylkestingsvalget i På nett vil heftet oppdateres jevnlig. Fullmaktene og reglementene finnes både samlet og enkeltvis på internett på under Slik styres Bergen». Spørsmål om heftet kan rettes til Bystyrets kontor, tlf Bergen, Bystyrets kontor, september 2014 Roar Kristiansen bystyredirektør

6

7 INNHOLDSFORTEGNELSE Kapittel 1 Fullmakter for Bergen bystyre og bystyrets organer Oppgaver og enekompetanse for Bergen bystyre side 2 Bystyrets budsjettfullmakter side 5 Budsjettfullmakter innenfor rammeområde Bystyret (Budsjettfullmakter for Forretningsutvalget) side 8 Budsjettfullmakter for Kontrollutvalget side 13 Bystyrekomiteenes ansvarsområder, oppgaver og fullmakter side 15 Kapittel 2 Reglement for Bergen bystyre og bystyrets organer Reglement for Bergen bystyre side 19 Reglement for bystyrekomiteene side 32 Reglement for Komite for fullmakter og politisk styringssystem side 42 Reglement for Forretningsutvalget side 45 Reglement for Klagenemnden side 48 Reglement for Kontrollutvalget i Bergen kommune side 50 Reglement for Valgstyret side 52 Reglement for Ungdommens bystyre side 55 Saksbehandlingsrutiner ved krav om lovlighetskontroll side 61 Kapittel 3 Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere side 63 Reglement for representasjon i bergen kommune side 65 Pensjonsordning for folkevalgte side 68 Kapittel 4 Reglement for folkevalgte og partigrupper Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune side 73 Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller underliggende virksomheter side 80 Reglement for folkevalgtes innsynsrett side 85 Reglement for merinnsyn og åpenhet i Bergen kommune side 88 Reglement om habilitet side 91 Etisk standard for Bergen kommune side 93 Reglement for register for frivillig registrering av økonomiske interesser m m side 97 Kapittel 5 Reglement og fullmakter for byrådet Reglement for byrådet side 100 Byrådets fullmakter side 106 Konkretisering av byrådets fullmakter som kollegium side 118 Bergen kommunes økonomireglement side 123 Generelt om økonomireglement Budsjettfullmakter til byrådet Øvrige fullmakter til byrådet og bystyrets organer Instruks for økonomiforvaltningen i byrådet og bystyrets organer Byrådsleders fullmakter side 148 Fullmakter for byråd for finans, eiendom og eierskap side 151 Fullmakter for byråd for byutvikling, klima og miljø side 155 Fullmakter for byråd for barnehage og skole side 157 Fullmakter for byråd for kultur, næring, idrett og kirke side 159 Fullmakter for byråd for sosial, bolig og områdesatsing side 162 Fullmakter for byråd for helse og omsorg side 164 Rutiner ved tiltredelse og fratredelse av byråd, enkeltbyråder og politiske rådgivere side 166 Reglement om godtgjørelse, arbeidsvilkår og arbeidsoppgaver for politiske rådgivere for byrådet. side 171 Kapittel 6 Vedlegg Verv i styrer, råd og utvalg oppnevnt av Bergen bystyre side 174 Verv i styrer, råd og utvalg oppnevnt av byrådet side 176 Lenker til lover og forskrifter side 181

8

9 Kapittel 1 Fullmakter for Bergen bystyre og bystyrets organer Oppgaver og enekompetanse for Bergen bystyre side 2 Bystyrets budsjettfullmakter side 5 Budsjettfullmakter innenfor rammeområde Bystyret side 8 (Budsjettfullmakter for Forretningsutvalget) Budsjettfullmakter for Kontrollutvalget side 13 Bystyrekomiteenes ansvarsområder, oppgaver og fullmakter side 15 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 1 av 177

10 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Fullmakter Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 Oppgaver og enekompetanse for Bergen bystyre Vedtatt av Bergen bystyre i møte , sak 21-11, endret ihht vedtak , sak Bystyrets overordnede oppgaver Bystyret er kommunens øverste organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Den delegerte myndigheten kan når som helst trekkes tilbake. Bystyret kan selv treffe vedtak på delegerte saksområder uten først å måtte tilbakekalle delegasjonsbeslutningen. Overordnete mål og langsiktige strategier Bystyret skal fastsette overordnede mål og utvikle langsiktige strategier for hele kommunens virksomhet. Budsjett og økonomiplan Bystyret skal foreta den overordnede samordning og prioritering av kommunens utgifter og inntekter. Tilsyn og kontroll Som kommunens øverste myndighet har bystyret ansvar for å føre tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. 2 Bystyrets enekompetanse Bystyrets enekompetanse er gitt i kommuneloven, plan- og bygningsloven og særlover. Som kommunens øverste myndighet har bystyret ansvar for å føre tilsyn med hele den kommunale forvaltningen og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse, jf. kommuneloven 76. Bystyret behandler saker om: 2.1 Budsjett og økonomistyring Budsjett og økonomiplan Skatter, avgifter og andre inntekter til bykassen Fritak for eiendomskatt etter eiendomsskatteloven (unntatt saker etter 7c) Opptak og innfrielse av lån Bergen kommunes årsmelding og årsregnskap samt revisjonsberetning 2.2 Kommunalplanlegging Kommunal planstrategi Kommuneplan (samfunns- og arealdel) Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 2 av 177

11 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 Områdereguleringsplaner Detaljreguleringsplaner Nedleggelse av dele- og byggeforbud 2.3 Organisering av kommunes virksomhet Valg av styringsform Opprettelse av kommunale foretak Valg av revisjonsordning Endringer i medlemstall i bystyre 2.4 Valg til verv Bystyret er øverste valgmyndighet i kommunen. Bystyret foretar selv valg til følgende verv: ordfører og varaordfører medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til Kontrollutvalget medlemmer, varamedlemmer, ledere og nestledere til bystyrekomiteene medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til Forretningsutvalget medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til Valgstyret 3 Oppgaver ut over bystyrets enekompetanse Utover de fullmakter som følger av lovverk skal bystyret behandle saker om: 3.1 Kommunale planer Fastsettelse av overordnete mål og strategier for politikkområder og utforming av tjenesteproduksjon Overordnete fag- og sektorplaner/ delplaner Handlingsplaner som er en oppfølging av fag- og sektorplaner vedtatt av bystyret 3.2 Vedtak i politiske enkeltsaker Enkeltsaker som innebærer prinsippielle politiske avveininger. Eksempelvis: Rus- og skjenkepolitikk Eierskapspolitikk Regionalpolitikk Næringspolitikk 3.3 Politisk styringssystem Utforming og organisering av det politiske styringssystemet Evaluering av det politiske styringssystemet Fullmaktsbestemmelser for politiske organ Budsjettfullmakter Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 3 av 177

12 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 3 Kommunens planinstruks Reglement for bystyrets organer 3.4 Politisk tilsyn og kontroll Bystyret skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler og se til at vedtak iverksettes og følges opp. Bystyret skal vurdere oppnådde resultater i lys av fastsatte mål, strategier, planer og andre vedtak fattet av bystyret. Bystyret har rett og plikt til å kreve nødvendig informasjon for å kunne utøve sitt tilsyns- og kontrollansvar. Som et ledd i sitt arbeid med politisk tilsyn og kontroll behandler bystyret følgende saker: Tertialrapporter Rapporteringssaker om oppfølging av planer vedtatt av bystyret Årsregnskap og årsrapport fra selskaper hvor Bergen kommune har betydelige eierinteresser Årlig oversikt over alle fullførte byggeprosjekter med faktisk byggekostnad Årlig oversikt over hvordan midler i driftsbudsjettet blir fordelt på de ulike resultatenheter og etater Rapporter om oppfølging av flertallsmerknader/-forslag fremmet i forbindelse med budsjett og årsmelding Revisjonsrapporter og beretninger fra Kommunerevisjon med Kontrollutvalgets innstilling 3.5 Regionalt, interkommunalt og internasjonalt samarbeid Strategier og avtaler om regionalt, interkommunalt og internasjonalt samarbeid Medlemskap i regionale, interkommunale og internasjonale organisasjoner som driver med virksomhet som innebærer politiske avveininger. 3.6 Retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger Bystyret vedtar i første kvartal året etter kommunevalg retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner. 3.7 Oppnevning av kommunens representanter i styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora på regionalt, nasjonalt og internasjonalt nivå En gang i bystyreperioden skal bystyret ta stilling til hvilke styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora kommunen skal være representert i og hvem som skal være valgmyndighet. Bystyret velger representanter til de styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora der valgmyndigheten tilligger bystyret. 3.8 Delegasjon av fullmakter til byrådet Bystyret behandler en gang hver valgperiode egen sak om fullmaktsstruktur og arbeidsdeling mellom bystyret og byrådet. Saken forberedes av forretningsutvalget eller som bystyret selv bestemmer. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 4 av 177

13 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 BYSTYRETS BUDSJETTFULLMAKTER Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak , endret sak Generelt Bystyret delegerer myndighet til byrådet til å fatte vedtak i saker slik det går fram av byrådets budsjettfullmakter. 2. Driftsbudsjett 2.1. Budsjettvedtak Bystyret vedtar driftsbudsjettet i henhold til kommunens interne tjenesteområdeinndeling. Bystyret vedtar rammebudsjett for hvert tjenesteområde. Bystyret vedtar rammebudsjett for rammeområde Bystyret organer og Bystyret kontor. Bystyret fatter vedtak om tjenestene/tjenesteintervallene som ligger underrammeområde Bystyrets enekompetanse: (Sentrale budsjettposter) i budsjettet: Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Statlig rammetilskudd Øvrige generelle statstilskudd Generelt statstilskudd vedr. flyktninger Generelt statstilskudd vedr. enslige mindreårig flyktninger Renter, utbytte m.m Avdrag på lån til lånefondet Interne finansieringsposter Årets overskudd/underskudd Bystyret kan øremerke midler til angitte formål innenfor rammebudsjettene til de enkelte tjenesteområdene. Bystyret vedtar budsjettfullmakter og instruks for økonomiforvaltning for kommunale foretak Endringer av vedtatt budsjett Bystyret vedtar endringer på tjenestene/tjenesteintervallene som ligger under rammeområde Bystyrets enekompetanse: (Sentrale budsjettposter)i bykassebudsjettet, unntatt tjeneste Motpost avskrivninger. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 5 av 177

14 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 3 Investeringsbudsjett 3.1 Budsjettvedtak Bystyret vedtar investeringsbudsjett for hvert tjenesteområde på tjenestenivå og på prosjekt-/sekkepostnivå Bystyret vedtar samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år. 3.2 Endringer/justeringer av vedtatt budsjett og omdisponering fra tidligere års budsjetter Bystyret vedtar endringer i samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år Bystyret vedtar å overføre bevilgninger fra ett investeringsprosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre investeringsprosjekter, nårbeløpet som skal overføres overstiger 20 mill Bystyret vedtar omdisponeringer av investeringsmidler fra tidligere års budsjetter til gjeldende investeringsbudsjett dersom overføringen til et prosjekt er større enn 20 mill. kr. 3.3 Vedtak om gjennomføring av investeringsprosjekter og endring av prosjektkostnader Bystyret fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter over 50 mill. kr. Komite for finans fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter mellom 20 og 50 mill. kr Bystyret fatter i form av egne saker vedtak om endring av prosjektkostnader for investeringsprosjekter bystyrets organer har fattet gjennomføringsvedtak for, dersom avviket er større enn 15 % eller 10 mill. kr per prosjekt i forhold til kostnader slik de går frem av gjennomføringsvedtak. 3.4 Kjøp og salg av eiendom og aksjer Bystyret gjør gjennomføringsvedtak for salg av eiendommer over 85 mill. kr. Komite for finans fatter vedtak for salg av eiendom dersom salgspris avviker mer enn pluss/minus 15 % fra takstverdien for eiendom Bystyret fatter vedtak om kjøp og salg av aksjer over kr. 3.5 Rapportering til bystyret om investeringsprosjekter Bystyret behandler hvert år en sak med en oversikt over alle i fjoråret ferdigstilte investeringsprosjekter over 10 mill. kr.. I oversikten vises prosjektenes totale kostnader slik de går fram av sluttregnskap og kostnadsberegning ved igangsetting av prosjektet slik de går fram av gjennomføringsvedtak. Vesentlige avvik forklares. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 6 av 177

15 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av Bystyret behandler en gang i året en sak om kostnadsutvikling i pågående investeringsprosjekter med en budsjettert kostnadsramme over 100 mill. kr. etter sist vedtatt budsjett. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 7 av 177

16 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 5 BUDSJETTFULLMAKTER INNENFOR RAMMEOMRÅDE BYSTYRET (BUDSJETTFULLMAKTER FOR FORRETNINGSUTVALGET) Vedtatt i Bergen bystyre , sak Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet 1.1 Budsjettvedtak og viderefordeling av rammer Forretningsutvalget har fullmakt til å viderefordele vedtatt budsjettramme for rammeområde Bystyret innenfor tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon til tjenestene: Bystyret Ungdommens bystyre Valget Ombud Administrasjon av bystyrets organer Administrasjonslokaler bystyrets organer Reservert til tilleggsbev. (andel som gjelder Bystyret) Motpost avskrivninger (andel som gjelder Bystyret) Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektøren kan gis fullmakt, innenfor tjenesteområde Bystyrets organer og administrasjon til å viderefordele til tjenester, enkeltarter og ansvarssteder det budsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdenivå 1.2 Budsjettjusteringer Forretningsutvalget har fullmakt til å foreta balanserte budsjettjusteringer uten beløpsgrense mellom tjenestene slik det fremgår av punkt a, innenfor tjenesteområde Bystyrets organer og administrasjon. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektøren kan gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom tjenestene slik det fremgår av punkt a, innenfor tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon, og mellom alle artsgrupper på utgifts- og inntektssiden, uten beløpsbegrensninger. 1.3 Tekniske budsjettjusteringer Forretningsutvalget gis fullmakt til å gjøre de nødvendige tekniske budsjettmessige omdisponeringer mellom tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon og tjenestene Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 8 av 177

17 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 5 nevnt under pkt. a, i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektøren kan gis fullmakt til - innenfor tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon og tjenestene nevnt under pkt. a - å foreta budsjettjusteringer for alle utgifts- og inntektsarter i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. 1.4 Bruk av avsetninger Forretningsutvalget har fullmakt til å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en avsetning til vedkommende formål. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til - innenfor rammeområde Bystyret - å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en tidligere avsetning til vedkommende formål. 1.5 Tilleggsbevilgninger og sentrale avsetninger Forretningsutvalget kan vedta tilleggsbevilgninger på alle tjenesteområder når dekning skjer ved å redusere konto for tilleggsbevilgninger på tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. (inkl. sentralt avsatte midler til dekning av lønnsoppgjør), og i forbindelse med viderefordeling av øvrige sentralt avsatte midler (til klassetallsvekst m.m.). Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til å fordele avsetninger til lønnsoppgjør i budsjettåret, forutsatt at beløpet ligger innenfor rammeområde Bystyret. 1.6 Omdisponering fra drift til investering Forretningsutvalget gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som er ført opp i driftsbudsjettet, i tråd med god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap). Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som i løpet av året er regnskapsført i driften, men etter nærmere vurdering (i tråd med god kommunal regnskapsskikk) skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap) Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 9 av 177

18 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet 2.1 Generelt Side: 3 av 5 Følgende gjelder generelt for alle delegerte investeringsfullmakter: Justeringer av investeringsbudsjettet må være fullfinansiert i årsbudsjettet. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag og kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte prosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. 2.2 Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester Forretningsutvalget gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom samtlige prosjekter/arter/sekkeposter innenfor hver enkelt tjeneste som inngår i rammeområde Bystyret. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - innenfor rammeområde Bystyret - mellom samtlige tjenester/arter/ansvar/prosjekter/sekkeposter i tilfeller som er kurante. 2.3 Budsjettjusteringer mellom tjenester Forretningsutvalget gis i investeringsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor rammeområde Bystyret for alle utgiftsarter. 2.4 Omdisponering fra tidligere års budsjetter Forretningsutvalget gis fullmakt til å omdisponere investeringsmidler fra tidligere års budsjetter, mellom samtlige tjenester i rammeområde Bystyret. Fullmakten er oppad begrenset til kr 20 mill. pr. enkeltprosjekt. Det forutsettes at slike omdisponeringer rapporteres til bystyret i forbindelse med tertialrapporteringen eller oppbudsjetteringssaken (pkt ). 2.5 Oppjustering av kostnadsanslag Forretningsutvalge gis fullmakt til å oppjustere kostnadsoverslag med inntil 10 %, og maksimalt kr 5 mill., i forhold til det kostnadsoverslag bystyret har vedtatt, mot å redusere kostnadsoverslaget for andre prosjekt tilsvarende. Bystyret skal informeres om eventuelle justeringer av kostnadsoverslagene. 2.6 Overføring av bevilgning mellom prosjekter Forretningsutvalget gis fullmakt til å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter innenfor rammeområde Bystyret, når Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 10 av 177

19 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 5 beløpet som overføres ikke overstiger kr 20 mill. Fullmakten omfatter også fordeling fra budsjetterte sekkeposter til enkeltprosjekter innenfor et formål. 2.7 Gjennomføringsvedtak Før et budsjettbeløp kan disponeres, må forretningsutvalget ha fattet gjennomføringsvedtak med bevilgning innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill.), kan bystyredirektør gis fullmakt til - innenfor rammeområdet Bystyret - å gjøre gjennomføringsvedtak. 2.8 Sluttregnskap Forretningsutvalget skal selv i forbindelse med alle investeringsprosjekter større enn kr 10 mill - gjøre avslutningsvedtak basert på prosjektregnskap i hht foregående punkt i. Forretningsutvalget kan i slike saker godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av vedtatt kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill. og mindre), kan bystyredirektør gis fullmakt til - innenfor rammeområdet Bystyret - å avlegge sluttregnskap. 2.9 Kontraktinngåelse Forretningsutvalget gis fullmakt til å inngå de nødvendige kontrakter innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer, slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Etter at gjennomføringsvedtak er fattet av hhv forretningsutvalget eller bystyredirektør (eller den som denne bemyndiger), vil samme beløpsgrenser gjelde for inngåelse av kontrakter og anvisninger av regninger som følger av de enkelte byrådsavdelingers fullmaktsstruktur i henhold til punkt 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet Bruk av investeringsfond Forretningsutvalget gis fullmakt til å justere investeringsbudsjettet for å skaffe budsjettmessig dekning for utgifter som skal finansieres ved bruk av øremerkede investeringsfond (bundne fonds). Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 11 av 177

20 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 5 Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til - innenfor rammeområdet Bystyret - å øke en utgiftspost i investeringsbudsjettet dersom det skjer ved bruk av en tidligere fondsavsetning til vedkommende formål. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 12 av 177

21 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 Budsjettfullmakter for Kontrollutvalget A. ØKONOMIFULLMAKTER Driftsbudsjettet 1. Detaljert fordeling av budsjettet Bystyret tildeler kontrollutvalget innenfor sitt budsjettrammeområde - fullmakt til å fordele budsjettet videre på tjenester, resultatenheter og utgifts- og inntektsarter. 2. Omdisponering av driftsmidler Dersom endrede forhold etter budsjettbehandlingen tilsier det, kan Kontrollutvalget innenfor sitt budsjettrammeområde - foreta balanserte budsjettjusteringer - uten beløpsbegrensninger - mellom alle artsgrupper på utgifts- og inntektssiden. 3. Avsetning og bruk av ubrukte bevilgninger Kontrollutvalget kan - innenfor sitt budsjettrammeområde - øke en avsetningspost med dekning i en mindreutgift eller merinntekt. Ved årsavslutning avsettes det beløp som reelt er ubrukt. Bare restbeløp over kr kan avsettes etter denne fullmakt. Dersom det ved regnskapsavslutningen viser seg at det ikke oppnås budsjettmessig balanse i kontrollutvalgets rammeområde, skal slike avsetninger strykes inntil balanse oppnås. Det presiseres i denne forbindelse at bystyret - forbindelse med årsavslutningen de enkelte år - har gitt byrådet fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd (for bykassen som helhet), kfr. forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Dette gjelder for samtlige rammeområder, inklusive bystyrets organer. 4. Omdisponering av driftsbudsjettmidler til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter Kontrollutvalget gis i slike tilfeller fullmakt til å øke posten for overføring til investeringsbudsjettet mot at bevilgningen på driftsbudsjettet reduseres tilsvarende. Tilsvarende økes posten overføringer fra driftsbudsjettet på investeringsbudsjettet og det aktuelle tiltaket. Investeringsbudsjettet Dette omfatter poster som etter gjeldende budsjett- og regnskapsforskrifter skal føres i investeringsbudsjettet. Det kan eksempelvis være utstyrsanskaffelser med verdi utover kr og med en økonomisk levetid utover 3 år. 5. Andre investeringsutgifter Dersom endrede forhold etter budsjettbehandlingen tilsier det, kan kontrollutvalget - innenfor sitt rammeområde - øke en utgiftspost i investeringsbudsjettet når dekning skjer ved at en annen post reduseres tilsvarende. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 13 av 177

22 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 2 6. Finansiering av andre investeringsutgifter Kontrollutvalget kan - innenfor sitt rammeområde - flytte poster for finansiering av investeringer til tilsvarende poster på andre prosjekter eller tjenester, dersom dette skjer i forbindelse med budsjettendringer foretatt etter punkt 5. B. ANDRE FULLMAKTER 1. Kontrollutvalget tildeles fullmakter til å forestå avrop på inngåtte revisjonskontrakter innenfor sin budsjettramme. 2. (Andre) avtaler og forpliktelser utover 1 år skal godkjennes og signeres av ordfører og kontrollutvalgets leder. Delegering: Økonomifullmakter: Kontrollutvalget kan videredelegere alle fullmakter i punktene til administrasjonen v/leder for Kontrollutvalgets sekretariat. Andre fullmakter: Kontrollutvalgets leder/nestleder disponerer kontrollutvalgets fullmakter når ikke kontrollutvalget er samlet. Kontrollutvalgets leder/nestleder kan videre delegere sine fullmakter til administrasjonen (sekretariatet). Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 14 av 177

23 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 BYSTYREKOMITEENES ANSVARSOMRÅDER, OPPGAVER OG FULLMAKTER Vedtatt i Bergen bystyre , sak ; endret , sak Bystyrekomiteenes oppgaver Bystyrekomiteene er saksforberedende og innstillende organ for bystyret. Komiteene skal behandle følgende saker: saker fra byrådet og bystyrets organ med innstilling til bystyret saker fra byrådet hvor komiteene har uttalerett saker hvor komiteene har avgjørelsesmyndighet saker som omhandler egne aktiviteter Komiteene behandler overordnete og prinsipielle saker innenfor det som er komiteens ansvarsområde meldinger, statusrapporter og rapporteringssaker og andre saker som behandles i bystyret etter bestemmelsene i Oppgaver og enekompetanse for Bergen bystyre 1-3, jfr B-sak Komiteene kan vedta at byrådet skal fremme sak om et konkret emne. Alle komiteer skal behandle budsjett. Fagkomiteene oversender sine forslag til komite for finans som innstiller til bystyret. Bystyrekomiteene skal legge til rette for en løpende dialog med innbyggerne og lokale organisasjoner og sammenslutninger. Komiteene velger selv hvordan de skal ivareta dette, f.eks. gjennom møter i bydelene, folkemøter o.l 2. Bystyrekomiteenes ansvar for politisk tilsyn og kontroll Bystyrekomiteene skal føre politisk tilsyn og kontroll innen sine respektive ansvarsområder. Bystyrekomiteene skal innenfor egne ansvarsområder vurdere: om driften er i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler om bystyrets vedtak blir iverksatt om resultatene er i samsvar med fastsatte mål, strategier, planer mv. om det er behov for egne saker på særskilte politikkområder 3. Bystyrekomiteenes fullmakter Bystyrekomiteene avgir høringsuttalelse på vegne av Bergen kommune i høringssaker som Forretningsutvalget har fordelt til avgjørelse til komite. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 15 av 177

24 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 De enkelte bystyrekomiteene har fullmakt til å fatte vedtak i de sakene som er nevnt under pkt. 4. Bystyrekomiteene avgir innstilling til bystyret i de saker som faller inn under bystyrets oppgaver og enekompetanse (slik de går fram av bestemmelsene i Oppgaver og enekompetanse for Bergen bystyre 1-3) med unntak av de saker hvor innstillingsretten er delegert til andre utvalg. 4. Ansvarsområder, Oppgaver og fullmakter til de enkelte komiteene Komite for finans Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: budsjett- og økonomistyring, skatter, avgifter, gebyr og andre inntekter, overføringer til trossamfunn, opptak og innfrielse av lån, eierskapsstyring, innkjøp og konkurranseutsetting av tjenesteproduksjon, arbeidsgiverpolitikk og organisasjonsutvikling, likestilling, informasjon og IKT, eiendomsforvaltning, beredskap, regionalt og internasjonalt samarbeid. Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter mellom 20 og 50 mill kr. Salg av eiendom dersom salgspris avviker mer enn pluss/minus 15 % fra takstverdien for eiendom. Komite for miljø og byutvikling Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: areal- og byutvikling, klima og miljø, samferdsel og kollektivtransport, forvaltning av parker, natur- og friluftsområder, kulturminneforvaltning, vann- og avløpsforvaltning, brannsikkerhet og forebygging. Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Planprogram for offentlige planer med vesentlig virkning, jf. plan- og bygningsloven 129. Beslutning om at mottatt privat forslag til reguleringsplan ikke skal fremmes, jf. plan- og bygningsloven Klagesaker etter plan- og bygningsloven, jf. 1-9, med unntak av klagesaker som bystyret i plan eller vedtekt har fastsatt skal behandles av bystyret eller annet organ og klagesaker som er delegert til byrådet, jf. byrådets fullmakter 18. Andre saker etter plan- og bygningsloven som fremmes med innstilling fra byrådet, og hvor myndigheten ikke er tillagt bystyret. Komite for oppvekst Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Barnehager, skoler, barn og unges oppvekstsvilkår. Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 16 av 177

25 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 3 ( ) Komite for helse og sosial Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester, sosialtjenester, skjenkebevillinger, rus, barnevern, integrering, boliger for vanskeligstilte. Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Klagesaker vedrørende avslag på søknad om tildeling av skjenkebevillinger, klagesaker vedrørende vedtak om inndragning av skjenkebevillinger. Komite for kultur, idrett og næring Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Næringsutvikling, landbruk, kultur, idrett, frivillig arbeid innen lag og organisasjoner, trossamfunn. Komiteen fatter vedtak i følgende saker: ( ) Komite for fullmakter og politisk styringssystem Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Politisk og administrativ fullmakts - og styringsstruktur, reglement for bystyrets organer, lokaldemokratispørsmål, spørsmål om kommunal styringsform og evalueringer av det politiske styringssystemet, mål og strategier for det politiske engasjementet som bystyret og bystyrets organer skal ha i regionalt og internasjonalt samarbeid, bystyrekomiteenes arbeid med politisk tilsyn og kontroll og årlig vurdere hvordan det politiske tilsynet fungerer. Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Folkevalgtopplæring. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 17 av 177

26 Kapittel 2 Reglement for Bergen bystyre og bystyrets organer Reglement for Bergen bystyre side 19 Reglement for bystyrekomiteene side 32 Reglement for Komite for fullmakter og politisk styringssystem side 42 Reglement for Forretningsutvalget side 45 Reglement for Klagenemnden side 48 Reglement for Kontrollutvalget i Bergen kommune side 50 Reglement for Valgstyret side 52 Reglement for Ungdommens bystyre side 55 Saksbehandlingsrutiner ved krav om lovlighetskontroll side 61 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 18 av 177

27 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 13 REGLEMENT FOR BERGEN BYSTYRE Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Endret ved vedtak i Bergen bystyre sak , sak , i sak og , i sak 55-08, i sak , sak , sak og sak , , sak KAPITTEL 1 BYSTYRETS SAMMENSETNING OG OPPGAVER 1.1 Antall representanter Bergen bystyre skal ha 67 representanter. 1.2 Øverste folkevalgte organ Bystyret er kommunens øverste organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Den delegerte myndigheten kan når som helst trekkes tilbake. Bystyret kan selv treffe vedtak innen delegerte saksområder uten først å måtte tilbakekalle delegasjonsbeslutningen. 1.3 Overordnete mål og langsiktige strategier Bystyret skal fastsette overordnede mål og utvikle langsiktige strategier for hele kommunens virksomhet. 1.4 Budsjett og økonomiplan Bystyret skal foreta den overordnede samordning og prioritering av kommunens utgifter og inntekter. Innen utgangen av året skal bystyret vedta kommunens budsjett for kommende år og vedta en rullerende økonomiplan. Bystyret skal få fremlagt en oversikt over fordeling av driftsmidlene på de ulike resultatenheter og etater. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 19 av 177

28 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 13 Tilsyn og kontroll Som kommunens øverste myndighet har bystyret ansvar for å føre tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. Bystyret skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler og se til at vedtak iverksettes og følges opp. Bystyret skal vurdere kommunens resultater i lys av fastsatte mål, strategier, planer mv og vurdere behovet for justeringer og endringer. Bystyret har rett og plikt til å kreve nødvendig informasjon for å kunne utøve sitt tilsynsog kontrollansvar. KAPITTEL VALG TIL VERV Valgmyndighet og valgregler Bystyret er øverste valgmyndighet i kommunen. Valg skal skje i henhold til kommuneloven og likestillingsloven. 2.2 Valgkomite Forretningsutvalget er kommunens valgkomite og koordinerer bystyrets oppnevning av representanter i styrer, råd og utvalg for hele valgperioden. 2.3 Valg til verv I sitt konstituerende møte etter kommunestyrevalget skal bystyret selv foreta valg til følgende verv i angitt rekkefølge: ordfører og varaordfører medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til Kontrollutvalget medlemmer, varamedlemmer, ledere og nestledere til bystyrekomiteene og andre faste 10- utvalg medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til Forretningsutvalget medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til Valgstyret Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 20 av 177

29 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 13 Valgene til bystyrekomiteene skal foretas blant bystyrets medlemmer, så langt det lar seg gjøre. 2 av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant bystyrets medlemmer. Bystyrekomiteenes varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets varamedlemmer. Medlemmer, ledere og nestledere til øvrige styrer og utvalg, som skal velges av bystyret, velges så snart det er praktisk mulig. Bystyret foretar suppleringsvalg til bystyreoppnevnte organ underveis i valgperioden. Bystyret skal godkjenne endringer i antall medlemmer i bystyreoppnevnte organ underveis i valgperioden. 2.4 Styreverv Bystyrerepresentanter kan ikke velges inn på vegne av kommunen i bedriftsforsamlinger eller i styrer for aksjeselskap der kommunen har eierinteresser, dette uavhengig av kommunens eierandel. Bystyrerepresentanter kan velges inn i styrer for kommunale foretak og arbeidsmarkedsbedrifter. KAPITTEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Bystyret treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt Bystyret vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter iht. møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller Forretningsutvalget finner det påkrevd eller når minst 1/3 av bystyrets medlemmer krever det. Med unntak av juli og august, har bystyret som hovedregel møte en gang hver måned på onsdager klokken Forretningsutvalget kan beslutte avvikende starttidspunkt. Møtene avsluttes senest klokken Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 21 av 177

30 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av Innkalling Innkalling og saksdokumenter til bystyrets møter sendes bystyrets medlemmer og varamedlemmer i god tid før møtet. 3.4 Forfall Bystyrets medlemmer og formelt innkalte varamedlemmer plikter å delta på bystyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor. Varamedlemmer innkalles i den nummerorden de er valgt. 3.5 Saksforberedelse og saksdokument I alle saker som skal behandles av bystyret skal det foreligge en innstilling fra en bystyrekomite, Forretningsutvalget, Kontrollutvalget,Valgstyret eller annet utvalg med innstillingsrett. I alle saker skal det kort og oversiktlig være gjort rede for saken og forslag til vedtak. Det organ som utarbeider innstillinger til bystyret har ansvar for at sakene er tilrettelagt for bystyrets behandling og er forberedt i samsvar med gjeldende lover og regler. I de tilfellene sakene ikke er forberedt slik som bestemt i første avsnitt, har ordføreren rett og plikt til å sende sakene tilbake til vedkommende organ for ytterligere behandling. Bystyrets medlemmer/varamedlemmer har krav på å få vurdert saken på samme faktagrunnlag som byrådet i samsvar med reglement for de folkevalgtes innsynsrett. Saksdokument sendes som hovedregel kun ut elektronisk. Større rapporter og planer sendes i tillegg ut i papirformat dersom det vurderes som nødvendig for å opplyse saken tilstrekkelig. 3.6 Åpne eller lukkede møter Bystyrets møter holdes for åpne dører med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 22 av 177

31 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 13 I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer og byrådet kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 3.7 Byrådets møterett og møteplikt Byrådets medlemmer skal delta i bystyrets møter, jf. Kommuneloven 20 nr 5. KAPITTEL ÅPNING AV MØTE OG ORDNING AV DEBATTEN Navneopprop Ordføreren skal foreta navneopprop. Dersom kommunelovens krav til vedtaksførhet er oppfylt, skal ordføreren erklære møtet satt, jf. kommuneloven 17 nr.1 siste setning og 33. Ordføreren leser opp navn på representanter som har meldt forfall til møtet. 4.2 Ordning av debatten/ forhandlingene Etter opprop og behandling av eventuelle forslag til dagsorden og tidsplan, begynner bystyret sine forhandlinger. Sakene som er ført opp på sakskartet behandles i den rekkefølge som bystyret selv vedtar etter forslag fra ordføreren. Ordføreren leser opp sakens tittel og redegjør for saken så langt det anses påkrevd og spør deretter om noen vil ha ordet i saken. Leder, nestleder eller eventuell saksordfører fra innstillende organ kan få ordet før de øvrige talere, for en kort redegjørelse for innstillingen. Deretter ordnes debatten slik at ordet først gis til hver partigruppes hovedtaler etter partienes størrelse, deretter til eventuelle uavhengige representanter, og så til øvrige representanter. Byrådet kan ellers gis ordet til å svare på spørsmål, avklare uklarheter m.v. og til avsluttende kommentarer. Når private forslag behandles skal forslagsstiller normalt få ordet før øvrige talere for en kort redegjørelse for forslaget og helt til slutt for eventuelle avsluttende kommentarer. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 23 av 177

32 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av 13 Taleren skal rette sine ord til ordføreren, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som debatten gjelder. Mishagsytringer og bifallsytringer som forstyrrer møtets orden, tillates ikke. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren kalle taleren til orden, om nødvendig to ganger. Retter taleren seg enda ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra taleren ordet. Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å håndheve reglementet, eller for å rette åpenbare misforståelser. Vil ordføreren ta del i debatten, overtar varaordfører eller annen setteordfører, ledelsen av forhandlingene. 4.3 Taletid Bystyret fastsetter taletid i de saker som er til behandling. I ordinære saker har partigruppenes hovedtalere vanligvis inntil tre minutters taletid hver. Bystyret kan selv vedta avvikende taletid. Uavhengige representanter har normalt inntil ett minutts taletid. I tillegg til taletiden, kan representantene få ordet til ett minutts innlegg. Ingen kan normalt ha ordet mer enn to ganger i debatten til en sak. Ordføreren kan åpne for replikkordskifte i spesielle saker og etter innlegg av hovedtalere for de enkelte partier. En taler kan under et slikt replikkordskifte ikke få ordet mer enn to ganger med taletid høyst ett minutt hver gang. Svaret må ikke overskride to minutter. KAPITTEL 5 FORSLAG TIL VEDTAK, STEMMEMÅTER, EVENTUELT OG PROTOKOLLER 5.1 Forslag og merknader Bystyrets medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan sette fram forslag til vedtak i en sak som er til behandling. Forslag som blir vedtatt er bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Partigrupper kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres ikke over merknader, men andre partier kan slutte seg til fremsatte merknader. Merknader med flertall fra innstillende organ tas opp igjen i bystyret som en del av innstillingen. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 24 av 177

33 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 7 av 13 Merknader som får flertall er bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet av bystyret kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til ordføreren når de fremmes. 5.2 Forberedelse til avstemning Når debatten er slutt, varsler ordføreren representantene og saken tas opp til avstemning. Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Bystyret avgjør voteringsrekkefølgen etter forslag fra ordføreren. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ordføreren kan foreslå at det foretas prøveavstemning som ikke er bindende. Ved debatt om forslag til avstemningsordning skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Voteringsrekkefølgen avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 5.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. I de tilfellene skriftlig avstemning benyttes ved valg og ansettelse, regnes blank stemmeseddel som avgitt stemme. 5.4 Stemmemåter Vedtak i bystyret treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg/ansettelser er ordførerens/møtelederens stemme avgjørende. Avstemning kan gjennomføres på følgende måter: Ved stilltiende godkjenning, dvs. når ingen uttaler seg når ordføreren stiller spørsmål om noen stemmer mot. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 25 av 177

34 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 8 av 13 Ved at de medlemmer som er for et forslag reiser seg eller gir stemmetegn. Når ordføreren bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraavstemning. Ved valg og ansettelser kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. 5.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for sin stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til ordføreren. Ordføreren opplyser om innkomne protokolltilførsler. 5.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har bystyrets medlemmer rett til å rette forespørsler til ordføreren om en hvilken som helst aktuell sak som krever bystyrets oppmerksomhet. Bystyremedlemmer som ønsker å gjøre dette bør varsle ordføreren før møtet starter slik at bystyret kan underrettes ved møtets begynnelse. Med mindre bystyret ved alminnelig flertall går imot at saken skal undergis debatt, kan ordføreren tillate ett innlegg fra hvert parti, avgrenset til tre minutter pr. innlegg. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoller over forhandlingene Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for bystyret. Spørsmål, interpellasjoner, forslag og merknader som er kommet inn før møtet, vises på skjermer under behandlingen av de respektive sakene. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 26 av 177

35 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 9 av 13 KAPITTEL 6 SPØRSMÅL OG INTERPELLASJONER 6.1 Generelle regler for spørsmål og interpellasjoner Det settes av inntil 1 ½ time i alle ordinære møter til spørsmål og interpellasjoner. Forretningsutvalget bestemmer opplegget for gjennomføringen av spørsmål og interpellasjoner for hvert enkelt møte og tar stilling til om bare muntlige spørsmål eller interpellasjoner skal behandles. I budsjettmøtet og i ekstraordinære møter settes det ikke av tid til spørsmål eller interpellasjoner. Spørsmål og interpellasjoner må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under bystyrets virkeområde. Spørsmål og interpellasjoner kan ikke stilles til konkrete saker som er til behandling i bystyrets organer, eller har samme innhold som allerede fremsatt spørsmål eller interpellasjoner som ennå ikke er besvart. I tvilstilfeller avgjør ordføreren om interpellasjoner og spørsmål kan stilles. 6.2 Muntlige spørsmål I den muntlige spørreordningen svarer ordføreren eller byrådet på spørsmål som bystyrets medlemmer og møtende varamedlemmer fremsetter i møtet. Hvert medlem eller møtende varamedlem kan kun stille ett spørsmål. Rekkefølgen for behandling av spørsmålene følger partienes størrelse. Den som ønsker å stille spørsmål må senest innen møtets start gi møtesekretariatet beskjed om dette. Spørsmål som ønskes tatt inn i kommunens spørsmålsregister må sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig. Det settes av inntil fem minutter til hvert spørsmål. Spørsmålsstilleren stiller selv spørsmålet fra talerstolen innenfor en tidsramme på ett minutt. Det gis anledning til å svare innenfor en tidsramme på to minutter. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille oppfølgingsspørsmål innenfor en tidsramme på ett minutt. Svar på tilleggsspørsmål kan ikke overstige ett minutt. Muntlige spørsmål skal som hovedregel besvares muntlig. Spørreren kan kreve skriftlig svar på et muntlig spørsmål og svareren må da besvare spørsmålet senest to uker etter bystyremøtet. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 27 av 177

36 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 10 av Interpellasjoner Bystyrets medlemmer og varamedlemmer som regner med å ta sete i møtet, kan fremsette interpellasjoner til ordføreren eller byrådet. Hvert medlem eller møtende varamedlem kan kun fremme én interpellasjon. Interpellasjonen skal ha et tema og innhold som er egnet for debatt i bystyret. Interpellasjonen skal ikke inneholde begrunnelse og kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen. Interpellasjonen leveres skriftlig til Bystyrets kontor senest kl dager før et bystyremøte. Interpellasjonen oversendes byrådet med mindre ordføreren selv velger å svare. Interpellasjoner behandles i innkommet rekkefølge. Ved behandling av interpellasjoner kan kun en representant fra hvert parti få ordet. Interpellanten og den som svarer kan få ordet to ganger. For øvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. Taletiden ved behandling av interpellasjoner er avgrenset til to minutter for første innlegg av interpellanten og to minutter for den som svarer på interpellasjonen. Taletiden er inntil to minutter for øvrige representanter og inntil ett minutt for interpellantens andre innlegg. Den som svarer andre gang gis inntil ett minutt. Forslag fremsatt i sammenheng med interpellasjoner kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr. 1. Interpellasjoner som ikke blir tatt opp grunnet overskredet tid, må fremmes på nytt for å bli tatt opp på neste møte og vil da bli behandlet før eventuelle nye interpellasjoner. KAPITTEL 7 REPRESENTANTENES RETT TIL Å FREMME NYE SAKER (PRIVATE FORSLAG) 7.1 Hvem kan fremme private forslag Medlem av bystyret kan fremme nye saker til bystyret som private forslag. 7.2 Krav til innhold Private forslag må bare omhandle en sak og gjelde saker som hører inn under kommunens ansvarsområde. Private forslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 28 av 177

37 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 11 av 13 til behandling i et av bystyrets organer. Representantene kan heller ikke fremme forslag med samme innhold som konkrete saker som har vært behandlet i bystyrets organer i samme bystyreperiode. Et privat forslag skal leveres Bystyrets kontor og må inneholde en skriftlig redegjørelse, samt forslag til vedtakspunkt. 7.3 Behandling av private forslag Private forslag fra representanter i Bergen bystyre skal legges fram for behandling slik det lyder senest 6 måneder etter at det er fremmet. Byrådets/bystyredirektørens vurdering av det private forslaget skal foreligge slik at bystyret kan behandle forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Byrådets/bystyredirektørens vurdering følger saken som vedlegg i notats form. Bystyret får rapporter om hvordan det private forslaget blir besvart gjennom saken «Vedtak og flertallsmerknader som krever tilbakemelding fra byrådet». Forslagstiller får siste ord i bystyredebatten før votering. KAPITTEL 8 MISTILLITSFORSLAG 8.1 Fremsetting og behandling av mistillitsforslag Forslag om at byrådet skal fratre og meddelelse fra byrådet om fratreden skal fremsettes i bystyrets møte. Det kan reises mistillitsforslag og fattes mistillitsvedtak uten at andre byrådsalternativer er framlagt. Mistillitsforslag kan reises mot hele byrådet eller en byråd. Den som fremsetter et mistillitsforslag gis anledning til skriftlig å utdype forslaget innen en uke etter møtet hvor forslaget ble fremsatt. Forslaget skal behandles i bystyrets neste møte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. 8.2 Fratreden - UTGÅR Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 29 av 177

38 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 12 av 13 KAPITTEL 9 ANDRE BESTEMMELSER 9.1 Innbyggerinitiativ Bystyret tar stilling til et innbyggerinitiativ i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven 39a. 9.2 Muntlige innlegg fra foreninger, grupper m.v. (deputasjoner) Muntlige innlegg skal i utgangspunktet holdes for det organet som innstiller til bystyret. Ordføreren kan unntaksvis tillate muntlige innlegg til en sak som står på bystyrets saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Muntlige innlegg holdes normalt for gruppelederne innenfor en ramme på ti minutter. Anmodninger om muntlige innlegg skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor senest innen kl en yrkesdag før møtet. Varaordføreren eller en av de øvrige gruppelederne gir bystyret melding om det som er anført i et muntlig innlegg når saken behandles. 9.3 Adgang til bystyrets møtesal Under møtene har ingen andre tilgang til møtesalen enn bystyrets medlemmer og møtende varamedlemmer, byrådet, kommunaldirektører, kommunerevisor, Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 30 av 177

39 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 13 av 13 kommuneadvokat, informasjonsansvarlige samt møtesekretariatet. Pressen har adgang til anviste plasser. 9.4 Orden i møtesalen og tilstøtende rom Ordføreren skal sørge for å opprettholde orden i bystyrets møtesal, møterom og galleri, og skal således påse at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer slik at det strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører ut eller la tilhørerplassene rydde. Kan den nødvendige orden ikke opprettholdes, skal ordføreren avbryte forhandlingene og utsette møtet. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 31 av 177

40 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 10 REGLEMENT FOR BYSTYREKOMITEENE Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Endret ved vedtak i Bergen bystyre sak 22302, sak , sak ; sak , sak 16-04, sak , sak , sak 55-08, sak , sak , sak , sak 88-12, i sak KAPITTEL BYSTYREKOMITEENES RETTSGRUNNLAG, ANSVAR OG OPPGAVER Rettslig grunnlag Bystyrekomiteene som omfattes av dette reglementet er opprettet med hjemmel i kommuneloven Bystyrekomiteenes oppgaver Bystyrekomiteene er saksforberedende og innstillende organ for bystyret. Komiteene skal behandle følgende saker: saker fra byrådet og bystyrets organ med innstilling til bystyret saker fra byrådet hvor komiteene har uttalerett saker hvor komiteene har avgjørelsesmyndighet saker som omhandler egne aktiviteter Komiteene kan vedta at byrådet skal fremme sak om et konkret emne. For saker som berører flere komiteers ansvarsområder, tar Forretningsutvalget stilling til hvilke komite som innstiller til bystyret og hvilke komite(er) som kan fremme forslag som behandles av innstillende komite eller bystyret. Alle komiteer skal behandle budsjett. Fagkomiteene oversender sine forslag til finanskomiteen som innstiller til bystyret. Bystyrekomiteene skal legge til rette for en løpende dialog med innbyggerne og lokale organisasjoner og sammenslutninger. Komiteene velger selv hvordan de skal ivareta dette, f.eks. gjennom møter i bydelene, folkemøter o.l. Bystyrekomiteene skal legge til rette for at innspill og initiativ fra Ungdommens bystyre blir tatt hensyn til, og at Ungdommens bystyre blir involvert i behandlingen av relevante spørsmål og saker. Bystyrekomiteene skal ved behov ha en dialog med representanter for Ungdommens bystyre om hvordan bestemmelsene følges opp. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 32 av 177

41 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 10 Bystyrekomiteene skal oppnevne to kontaktpersoner. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Kontaktpersonen(e) har ansvar for å løfte frem vedtak, innspill og uttalelse fra Ungdommens bystyre i komitemøtene særlig i behandlingen av saker hvor Ungdommens bystyre også har kommet med en uttalelse. 1.3 Bystyrekomiteenes tilsynsansvar Bystyrekomiteene skal føre politisk tilsyn og kontroll innen sine respektive ansvarsområder. Bystyrekomiteene skal innenfor egne ansvarsområder vurdere: om driften er i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler om bystyrets vedtak blir iverksatt om resultatene er i samsvar med fastsatte mål, strategier, planer mv. om det er behov for egne saker på særskilte politikkområder Komiteenes politiske tilsyn gjennomføres i hovedsak ved behandling av enkeltsaker og rapporteringssaker som årsmeldinger, budsjett, statusmeldinger m.v. Komiteene må selv vurdere om fremlagte saker og informasjon fra byrådet er tilstrekkelig for å kunne ivareta tilsynsansvaret. Det politiske tilsynsansvaret ivaretas også gjennom spørreordningene, høringer og temamøter o.l 1.4. Komiteenes ansvarsområder Bystyrekomiteene behandler saker innenfor følgende områder: Komite for finans Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: budsjett- og økonomistyring, skatter, avgifter, gebyr og andre inntekter, overføringer til trossamfunn, opptak og innfrielse av lån, eierskapsstyring, innkjøp og konkurranseutsetting av tjenesteproduksjon, arbeidsgiverpolitikk og organisasjonsutvikling, likestilling, informasjon og IKT, eiendomsforvaltning, beredskap, regionalt og internasjonalt samarbeid Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Bystyrets administrasjon: Bystyrets kontor, Byombudet, Sekretariatet for kontrollutvalget Byrådsleders avdeling: Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap, Seksjon for informasjon, Kommuneadvokaten Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap: HR -seksjonen, Seksjon IKT konsern, Økonomiseksjon, Innkjøpsseksjon, Eierskapsseksjon, Forhandling, Etat for utbygning, Etat Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 33 av 177

42 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 10 for bygg og eiendom, Kemneren, Lønns- og regnskapssenteret, IKT-drift, Yrkesopplæring, Vikarservice, Bedrifsthelsetjenesten, Gjenbruk Andre: Bergen Vann KF, Bergenshalvøens kommunale kraftselskap BKK AS, Bergen Tomteselskap AS, Bergensområdets Interkommunale Renovasjonsselskap BIR AS, Bergen Kino AS, Torget i Bergen A/S, Bergen Sentrum AS, Bergen Bompengerselskap AS, Bergen Parkering AS, Bergen Bydrift AS, Bergen kommunale pensjonskasse, Bergen og Omland Havnevesen, Helleren AS, Vernede bedrifter, andre AS med kommunale interesser Komite for miljø og byutvikling Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: areal- og byutvikling, klima og miljø, samferdsel og kollektivtransport, forvaltning av parker, natur- og friluftsområder, kulturminneforvaltning, vann- og avløpsforvaltning, brannsikkerhet og -forebygging Komiteen fatter vedtak i følgende saker: i alle saker etter plan- og bygningsloven som fremmes med innstilling fra byrådet, og hvor myndigheten ikke er tillagt bystyret, i klagesaker etter plan- og bygningsloven, jf 1-9, med unntak av klagesaker som bystyret i plan eller vedtekt har fastsatt skal behandles av bystyret eller annet organ og klagesaker som er delegert til byrådet, jf byrådets fullmakter 14. Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling byutvikling, klima og miljø: Seksjon byutvikling, Seksjon klima, Etat for utbyggingsavtaler, Etat for byggesak og private planer, Etat for plan og geodata, Byantikvaren, Vann- og avløpsetaten, Trafikketaten Byrådsleders avdeling: Bergen brannvesen. Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing: Grønn etat Komite for oppvekst Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Barnehager, skoler, barn og unges oppvekstsvilkår Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling for barnehage og skole: Fagavdeling barnehage og skole, Barnehager, Grunnskoler, Oppveksttun, PPT-kontorer, Byomfattende tjenester: Bergen Voksenopplæring, Innføringssenter for minoritetsspråklige (Nygård skole), Hålandsdalen leirskole, Syns- og audiopedagogiske tjeneste Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 34 av 177

43 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 10 Komite for helse og sosial Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester, sosialtjenester, skjenkebevillinger, rus, barnevern, integrering, boliger for vanskeligstilte Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Klagesaker vedrørende avslag på søknad om tildeling av skjenkebevillinger, klagesaker vedrørende vedtak om inndragning av skjenkebevillinger Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling for helse og omsorg: Etat for alders- og sykehjem, Etat for hjemmebaserte tjenester, Etat for forvaltning, Etat for barn og familie (inkl barneverntjenesten og barnevernvakten), Etat for tjenester til utviklingshemmede, Etat for helsetjenester (inkl Bergen legevakt), Gullstølen kjøkken Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing: Etat for sosiale tjenester (inkl Introduksjonssenteret for flyktninger), Etat for psykisk helse og rustjenester, Boligetaten, Etat for boligforvaltning Byrådsleders avdeling: Kontor for skjenkesaker Komite for kultur, idrett og næring Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Næringsutvikling, landbruk, kultur, idrett, frivillig arbeid innen lag og organisasjoner, trossamfunn Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke: Idrettsseksjon, Næringsseksjon, Kunstog kulturseksjon, Bergen Kulturskole, Bergen Byarkiv, Idrettsservice, Bergen Off. Bibliotek, Kulturkontorer i bydelene, Etat for landbruk Andre enheter og virksomheter: Business Region Bergen, Stiftelsen KODE (tidl Bergen Kunstmuseum), Stiftelsen Bymuseet i Bergen, trosamfunn /Bergen kirkelig fellesråd, Bergen Internasjonale Kultursenter (BIKS) 1.5. Oppnevning av medlemmer Bystyret velger på det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene. Komiteenes faste medlemmer velges av og blant bystyrets medlemmer. Komiteenes varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets varamedlemmer. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 35 av 177

44 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 10 Bystyret velger komiteenes ledere og nestledere. Varaordføreren skal velges som leder eller nestleder for en av komiteene. Komité for finans skal ha 17 medlemmer. Alle politiske partier som blir valgt inn i bystyret skal være representert i finanskomiteen. Komité for miljø og byutvikling skal ha 15 medlemmer. De øvrige komiteene har 11 medlemmer." KAPITTEL 2 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 2.1 Møteprinsippet Komiteene treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt- og planer Komiteene vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når komiteleder eller minst 1/3 av komiteens medlemmer krever det 2.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til komitemøter sendes komitemedlemmer og varamedlemmer i god tid før møtet. 2.4 Forfall Komitemedlemmer og innkalte varamedlemmer plikter å delta på komitemøter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. Varamedlemmer innkalles i den rekkefølgen de er valgt av bystyret. 2.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles av en komite skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i komiteene har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 36 av 177

45 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av 10 Møteledelse Komitemøter ledes av komiteens leder eller nestleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Komitelederne skal sørge for at komiteens medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene komiteene har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for komiteen. Komitelederne skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 2.7 Taletid Komiteene kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 2.8 Åpne eller lukkede møter Komitemøter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 2.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. En komite kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITTEL FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER Forslag og merknader Komiteens medlemmer og varamedlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Partigrupper og uavhengige representanter kan under behandlingen av en sak, fremme merknader. Det voteres ikke over merknader, men andre partigrupper og uavhengige representanter kan slutte seg til en fremsatt merknad. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 37 av 177

46 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 7 av 10 Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komitelederen når forslag/merknader fremmes. 3.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Komiteen avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra komiteleder. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 3.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. 3.4 Stemmemåter Vedtak i komiteene treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 3.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komiteleder. Komiteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 3.6 Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for bystyrekomiteene. Hver bystyrekomite skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at komiteen kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 38 av 177

47 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 8 av 10 Protokoller fra komiteenes møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og ansvarlig rådgiver. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. KAPITTEL 4 SPØRSMÅL OG ARBEIDSFORM 4.1 Generelle regler for spørsmål I komiteenes ordinære møter settes det av inntil én time til behandling av muntlige og skriftlige spørsmål til byrådet eller komitelederen. Komiteene selv kan vedta avvikende tidsramme for behandling av spørsmål. Spørsmålene må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under komiteens virkeområde. Spørsmålene skal være korte. Spørsmål kan ikke stilles om konkrete saker som ligger til behandling i bystyrets organer, eller med samme innhold som et allerede fremsatt spørsmål som ennå ikke er besvart. I tvilstilfelle avgjør komitelederen om et spørsmål kan fremmes eller ikke. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille oppfølgingsspørsmål. Spørsmål som ikke blir tatt opp grunnet overskredet tid, må fremmes på nytt til neste møte for å bli tatt opp. Spørsmål protokolleres ikke, men legges inn i kommunens spørsmålsregister. 4.2 Muntlige spørsmål Byråden eller komiteleder svarer på spørsmål som stilles muntlig i møtet. Muntlige spørsmål som ønskes inntatt i kommunens spørsmålsregister må oversendes Bystyrets kontor skriftlig. Muntlige spørsmål skal som hovedregel besvares muntlig. Spørreren kan kreve skriftlig svar. Skriftlig svar må foreligge, senest to uker etter komitémøtet. 4.3 Skriftlige spørsmål Skriftlige spørsmål skal leveres til Bystyrets kontor en uke før møtet, senest kl samme ukedag som møtedagen. Bystyrets kontor oversender spørsmålet til vedkommende byråd eller komiteleder. Spørsmålet skal besvares skriftlig. Skriftlig svar skal fortrinnsvis fremlegges til spørreren i det møtet spørsmålet blir tatt opp og senest innen to uker etter komitémøtet. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 39 av 177

48 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 9 av 10 Er ikke spørreren til stede kan en medrepresentant ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt. De partier som ikke er representert i en komité kan sende inn skriftlige spørsmål til byrådet. Svar fra byrådet blir lagt frem i komitémøtet og legges inn i kommunens spørsmålsregister. 4.4 Underutvalg og arbeidsutvalg Komiteene kan velge å opprette permanente underutvalg som skal forberede bestemte sakstyper. Komiteene kan også oppnevne arbeidsgrupper som skal forberede enkeltsaker. Komiteene kan vedta å opprette et arbeidsutvalg som skal tilrettelegge for komiteens arbeid. 4.5 Saksordfører og særskilt behandling av saker Komiteene kan underlegge saker eller saksområder en særskilt behandling, f.eks. gjennom høringer, seminar, befaringer, eller lignende. Komiteene kan oppnevne saksordfører for særskilt behandling av enkelte saker eller temaer. 4.6 Innkalling av kommunale virksomheter Komiteen kan innkalle representanter for kommunale virksomheter som er underlagt komiteens ansvarsområder dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. Slik innkalling skal skje gjennom vedkommende byråd. 4.7 Muntlige innlegg fra foreninger, grupper m.v. (deputasjoner) Foreninger, grupper og enkeltpersoner gis mulighet til å holde muntlige innlegg i en sak som står på komiteenes saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Anmodninger/forepørsel om muntlig innlegg skal meldes til Bystyrets kontor senest innen kl dagen før et komitemøte. Det protokolleres hvem som har møtt. 4.8 Høringer Komiteene kan avholde høringer. Komiteene fastsetter selv eget opplegg for gjennomføringen av høringer Et mindretall på minst 1/3 av komiteens medlemmer kan kreve å arrangere en høring. Et slik mindretall kan kreve å kalle inn medlemmer av byrådet, representanter fra kommunens administrasjon Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 40 av 177

49 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 10 av 10 kan kreve å invitere eksterne aktører har rett til å angi tema som skal behandles har rett til representasjon i forberedelsen av høringen og fastsettelse av spørsmål til innkalte personer kan kreve bestemt dokumentasjon eller materiale fremlagt Alle partier og uavhengige representanter som ikke er representert i komiteen inviteres også til å delta med en representant. Inviterte bystyremedlemmer har under høringen samme rettigheter som komiteens medlemmer. Komiteene avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan høringen skal følges opp. Fra høringene skal det lages egen protokoll som omtaler følgende: tidspunkt og tema for høringen, hvem som deltok, og eventuelt vedtak om offentliggjøring av innlegg og synspunkter fra lukkede høringer. Innlegg, lydopptak og annet materiale som er taushetsbelagt kan bare offentliggjøres med opphavspersonens godkjenning For øvrig gjelder bestemmelser i kommuneloven og annet relevant lovverk. KAPITTEL 5 REISER I FORBINDELSE MED KURS, SEMINARER OG STUDIETURER For reiser i forbindelse med kurs, seminar og studieturer gjelder følgende bestemmelser: Alle tjenestereiser/studiereiser, hvor bystyrekomiteen reiser som gruppe, skal godkjennes av Forretningsutvalget. For alle tjenestereiser/studiereiser hvor bystyrekomiteen, helt eller delvis, reiser som gruppe, fremlegges det sak for Forretningsutvalget; hvor det redegjøres for reisens formål, program og kostnadsoverslag. Reiser utenlands for enkeltmedlemmer av komiteer og komitéledere skal godkjennes av ordføreren. Reiser innenlands for enkeltmedlemmer av en komité hvor kostnadene dekkes av komiteens budsjett, skal godkjennes av komité eller komitéleder. Søknad om dekning av kostnader skal inneholde informasjon om reisens formål, program og kostnadsoverslag. Komitéleders vedtak skal være skriftlig og kopi sendes Forretningsutvalget til orientering. Samtykke fra bemyndiget instans skal foreligge før reisen bestilles. Etter komitéreiser skal kursmateriale og referat fra reisen distribueres til egen komité og Forretningsutvalget. Kursmateriale og referat fra enkeltmedlemmers reiser skal distribueres til komitéleder og ordfører. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 41 av 177

50 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 REGLEMENT FOR KOMITE FOR FULLMAKTER OG POLITISK STYRINGSSYSTEM Kapittel 1 Rettslig grunnlag og sammensetning 1.1 Rettslig grunnlag Komite for fullmakter og politisk styring er opprettet med hjemmel i kommunelovens 10 nr Oppnevning og sammensetning I bystyrets konstituerende møte velges en Komite for fullmakter og politisk styringssystem. Medlemmene velges blant bystyrets medlemmer og skal så langt det lar seg gjøre bestå av heltidspolitikere og representanter for partier/grupperinger som ikke har politikere på heltid. Komiteen ledes av ordføreren. Alle innvalgte partier til bystyret skal være representert. Kapittel 2 Ansvarsområder og arbeidsoppgaver 2.1. Vedlikehold og videreutvikling av det politiske styringssystem Komite for fullmakter og politisk styring innstiller til bystyret i saker som omhandler politisk og administrativ fullmakts - og styringsstruktur, reglement for bystyrets organer, lokaldemokratispørsmål, spørsmål om kommunal styringsform og evalueringer av det politiske styringssystemet. Komite for fullmakter og politisk styring skal følge opp bystyrekomiteenes arbeid med politisk tilsyn og kontroll og årlig vurdere hvordan det politiske tilsynet fungerer. Komite for fullmakter og politisk styringssystem beslutter i saker vedrørende folkevalgtopplæring. 2.2 Regionalt og internasjonalt samarbeid Komite for fullmakter og politisk styringssystem innstiller til bystyret i saker som tar opp mål og strategier for det politiske engasjementet som bystyret og bystyrets organer skal ha i regionalt og internasjonalt samarbeid. Kapittel 3 Møter, innkalling, forfall og saksdokumenter 3.1 Møteprinsippet Komite for fullmakter og politisk styring treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven 30. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 42 av 177

51 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Møtetidspunkt Komite for fullmakter og politisk styring vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter iht. møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller Komite for fullmakter og politisk styring finner det påkrevd eller når minst 1/3 av bystyrets medlemmer krever det. 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til Komite for fullmakter og politisk styrings møter sendes ut i god tid før møtet. 3.4 Forfall Komite for fullmakter og politisk styringssystem medlemmer plikter å delta på bystyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor. 3.5 Åpne eller lukkede møter Møter i Komite for fullmakter og politisk styringssystem holdes for åpne dører med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven Saker til eventuelt Før møtet heves har Komite for fullmakter og politisk styringssystem medlemmer rett til å rette forespørsler til lederen om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis lederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoller Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for Komite for fullmakter og politisk styringssystem. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Kapittel 4 Byrådets møterett 4.1 Byrådets møterett Byrådsleder eller den byrådsleder utpeker, har møte- og talerett. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 43 av 177

52 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 3 Møteretten gjelder ikke når utvalget behandler saker om bystyrets eller utvalgets egen indre organisering. 4.2 Innkalling av byrådet Byråder og andre kan innkalles til utvalgets møter for å redegjøre for saker dersom lederen eller en tredjedel av utvalget krever det. Byrådet kan også innkalles for å redegjøre for og drøfte prinsipielle spørsmål og konkrete tema dersom lederen eller et flertall i utvalget krever det. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 44 av 177

53 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 Reglement for Forretningsutvalget KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG OG SAMMENSETNING 1.1 Rettslig grunnlag Forretningsutvalget er opprettet med hjemmel i kommunelovens 10 nr Oppnevning og sammensetning I bystyrets konstituerende møte velges et forretningsutvalg med x medlemmer. Forretningsutvalget velges blant bystyrets medlemmer. Forretningsutvalget ledes av ordføreren, med varaordføreren som nestleder. KAPITTEL 2 ANSVARSOMRÅDER OG ARBEIDSOPPGAVER 2.1. Tilrettelegge for bystyret og bystyrets organer Forretningsutvalget tilrettelegger for og samordne aktivitetene i bystyret og bystyrets organer. Forretningsutvalget fordeler innkomne saker til bystyrets organer. Forretningsutvalget innstiller til bystyret i saker vedrørende bystyrets indre forhold. Forretningsutvalget beslutter om vilkårene for realitetsbehandling av private forslag fra bystyrerepresentanter og innbyggerinitiativ er oppfylt og avgjør videre behandling. Forretningsutvalget beslutter om vilkårene for behandling av lovlighetskontrollkrav etter kommunelovens 59 nr. 4 er tilstede. 2.2 Arbeidsvilkår for folkevalgte og ansatte ved Bystyrets kontor og Byombudet Forretningsutvalget har tilsyns- og arbeidsgiveransvar for Bystyrets kontor og Byombudet, og fatter beslutninger i prinsipielle saker knyttet til arbeidsgiverspørsmål. Forretningsutvalget fører tilsyn med de folkevalgtes arbeidsvilkår. Forretningsutvalget innstiller til bystyret i saker som vedrører folkevalgtes godtgjørelse i henhold til " Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune". 2.3 Valg og sammensetning av styrer, råd og utvalg Forretningsutvalget er kommunens valgkomite og innstiller i alle valg som skal foretas av bystyret. Forretningsutvalget avgjør søknader om fritak fra verv etter kommuneloven 15 nr. 2. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 45 av 177

54 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 Forretningsutvalget oppretter etter kommunestyrevalget en midlertidig valgkomite for å forberede valgene som finner sted i bystyrets konstituerende møte. Alle innvalgte partier/grupperinger representeres i komiteen. 2.4 Representasjon og reiser Forretningsutvalget fatter vedtak i tvilstilfeller eller i arrangement med store kostnader vedrørende kommunens representasjon, jfr. representasjonsreglementet pkt. 3. Forretningsutvalget fører tilsyn med at retningslinjene for representasjon blir etterlevd. Alle tjenestereiser/studiereiser, hvor bystyrekomiteene helt eller delvis reiser som gruppe, skal godkjennes av Forretningsutvalget. Ordførerens orienterer Forretningsutvalget om sine utenlandsreiser. KAPITTEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Forretningsutvalget treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt Forretningsutvalget vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter iht. møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller Forretningsutvalget finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til Forretningsutvalgets møter sendes ut i god tid før møtet. 3.4 Forfall Forretningsutvalgets medlemmer plikter å delta på forretningsutvalgets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor. 3.5 Åpne eller lukkede møter Forretningsutvalgets møter holdes for åpne dører med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven Saker til eventuelt Før møtet heves har Forretningsutvalgets medlemmer rett til å rette forespørsler til ordføreren om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr 1. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 46 av 177

55 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av Sekretariat og protokoller Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for Forretningsutvalget bystyret. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. KAPITTEL 4 BYRÅDETS MØTERETT 4.1 Byrådets møterett og møteplikt Byrådsleder eller den byrådsleder utpeker, har møte- og talerett i Forretningsutvalgets møter. Møteretten gjelder ikke når utvalget behandler saker om bystyrets eller utvalgets egen indre organisering. 4.2 Innkalling av byrådet Byråder og andre kan innkalles til utvalgets møter for å redegjøre for saker dersom lederen eller en tredjedel av utvalget krever det. Byrådet kan også innkalles for å redegjøre for og drøfte prinsipielle spørsmål og konkrete tema dersom lederen eller et flertall i utvalget krever det. Vedtatt av Bergen bystyre i møtet 18. februar sak Endret ved vedtak i Bergen bystyre sak 76-04, sak , sak og sak Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 47 av 177

56 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 REGLEMENT FOR KLAGENEMNDEN KAPITEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG, SAMMENSETNING OG OPPGAVER 1.1 Rettslig grunnlag Klagenemnden er opprettet med hjemmel i kommuneloven 10 nr. 1, jf. forvaltningsloven 28, 2. ledd. 1.2 Oppgaver Klageinstansens kompetanse følger av forvaltningsloven 34. Klagenemnden skal behandle klager over enkeltvedtak som treffes av kommunale organer, så langt ikke annet følger særskilt av unntaksbestemmelser i lov, jf. forvaltningslovens 2. Klagenemnden behandler bl.a. klager på avslag på søknader om plass i sykehjem, servicebolig, trygdebolig, trygghetsalarm, hjemmesykepleie, kommunal utleiebolig, bostøtte, parkeringstillatelser for forflytningshemmede, utslippstillatelse og kommunale gebyr. Klagenemnden behandler også klager på advarsler i ansettelsesforhold og klager på Kemnerens behandling av saker etter inkassoloven/skattebetalingsloven. 1.3 Sammensetning og kompetanse Bystyret velger fem medlemmer og varamedlemmer til Klagenemnden. Bystyret velger leder og nestleder. I tillegg velger bystyret to sakkyndige medlemmer og varamedlemmer med erfaring fra personaljuridisk arbeid. Representasjonen i Klagenemnden bør gjenspeile bystyrets sammensetning. Med mindre Klagenemnden behandler saker av personaljuridisk karakter settes nemnden med fem medlemmer. Når Klagenemnden behandler personaljuridiske saker suppleres Klagenemnden med to sakkyndige medlemmer med erfaring fra personaljuridisk arbeid. Utvalgsmedlemmene forutsettes å ha relevant faglig kompetanse i forhold til klageorganets oppgaver. KAPITTEL 2 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 2.1 Møteprinsippet Klagenemnden treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt Klagenemnden vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter i henhold til møteplanen, skal det avholdes møter når leder eller Klagenemnden finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 48 av 177

57 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Innkalling Innkalling og saksdokumenter til Klagenemndens møter sendes ut i god tid før møtet. 2.4 Forfall Klagenemndens medlemmer plikter å delta på nemndens møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor. 2.5 Åpne eller lukkede møter Klagenemndens møter vil, pga. at nemnden behandler saker som er undergitt lovbestemt taushetsplikt, normalt bli holdt for lukkede dører, jf. kommuneloven 31 nr. 1. Før møtet lukkes, kan parter gis mulighet til å holde muntlige innlegg til en sak som står på sakskartet og som skal realitetsbehandles i møtet. Anmodninger om dette må meldes til Bystyrets kontor senest kl dagen før møtet. 2.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har Klagenemndens medlemmer anledning til å rette forespørsler til møtelederen om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under "Eventuelt" kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoller Byrådet er faglig sekretariat for Klagenemnden i saker hvor det påklagede vedtak ikke er fattet av byrådet eller byrådsavdelingene. Bystyrets kontor er faglig sekretariat for Klagenemnden i saker hvor det påklagede vedtak er fattet av byrådet eller byrådsavdelingene. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Vedtatt av Bergen bystyre i møtet Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 49 av 177

58 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 Reglement for kontrollutvalget Vedtatt i Bergen bystyre , sak med hjemmel i kommuneloven 39 nr Formål Dette reglementet inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets virksomhet. Bestemmelsene i dette reglementet begrenser ikke kontrollutvalgets ansvar, rettigheter og plikter slik disse er beskrevet i kommuneloven med forskrifter. 2. Roller og ansvar Kontrollutvalget står for det løpende tilsynet med alle de deler av kommunens virksomhet som faller inn under kommunen som juridisk person. Dette omfatter alle andre organer enn bystyret selv, herunder ordføreren, byrådet og alle andre politiske utvalg, administrasjonen og kommunale foretak. Kontrollutvalgets oppgaver er formulert i kommuneloven (koml.) 77 nr. 4. Roller og ansvar for tilsyn og kontroll og revisjon slik dette er angitt i kommuneloven kapittel 12 med tilhørende forskrifter, kan sammenfattes slik: Aktør Hjemmel Bystyret Koml. 76 og 77 nr. 1 og nr. 6 Kontrollutvalget Revisor Kontrollutvalgets sekretariat Koml. 77 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Koml. 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mm. Koml. 77 nr. 10, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Valg og sammensetning av kontrollutvalget 1. På bakgrunn av de strenge valgbarhetsreglene for kontrollutvalgsmedlemmer velges kontrollutvalget som første valg etter valg av ordfører i bystyrets konstituerende møte Kontrollutvalget skal ha 9 medlemmer og 9 personlige varamedlemmer. Kontrollutvalget bør ha representanter fra de fleste partier eller grupperinger. 4. Om kontrollutvalgets virksomhet 1. Kontrollutvalgets saksbehandling skjer i samsvar med bestemmelsene i koml. kapittel 6, koml. 77 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Utvalgets leder og nestleder kan ta kontakt med sekretariatet vedrørende behandling av saker. 3. Kontrollutvalget som organ kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 2 Medlemmer og varamedlemmer av kontrollutvalget 1 Koml. 77 nr. 2 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 2 2 Koml. 77 nr. 7 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 50 av 177

59 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 2 har taushetsplikt i henhold til forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv Som ledd i sitt tilsyns- og kontrollarbeid kan kontrollutvalget innkalle byrådet og kommunens øvrige administrasjon. Kontrollutvalget kan velge å gjennomføre granskninger og arrangere høringer, og det kan besøke kommunens virksomheter. 5. Dersom kontrollutvalget velger å gjennomføre høringer som ledd i sitt tilsyns- og kontrollarbeid, følges framgangsmåten som er beskrevet i punkt 4.8 i reglementet for bystyrekomiteene. 6. Ethvert medlem av kontrollutvalget kan forlange å få satt en sak på sakskartet. 7. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 4 Dette gjelder også for vedtak truffet av administrasjonen med hjemmel i delegert myndighet. 8. Kontrollutvalget tilstreber å være et partipolitisk nøytralt kollegium. 9. Medlemmer av kontrollutvalget kan kreve inntatt i møteboken en kort begrunnelse for sitt standpunkt i en sak. Begrunnelsen må framsettes i møte slik at den er en del av forhandlingene. 10. Kontrollutvalget utarbeider virksomhetsplan, økonomiplan/årsbudsjett og årsrapport til bystyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kommunens samlede kontroll- og tilsynsarbeid følger byrådets samlede budsjettforslag til bystyret Kontrollutvalget skal bidra til at kontrollressursene blir anvendt ressurseffektivt og basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger 12. Kontrollutvalget gjennomfører uavhengige utredninger eller granskninger som bystyret pålegger. 13. Kontrollutvalget vurderer anmodninger om uavhengige utredninger eller granskninger fra andre enn bystyret, og tar selv beslutning om eventuelt å gjennomføre slike. 14. Kontrollutvalget avgir innstilling om høringsuttalelse til bystyret i høringssaker om gjelder kontrollfunksjoner. 15. Utvalgets leder eller nestleder plikter å være til stede ved bystyrets behandling av saker hvor utvalget har innstilt til bystyret. 16. Utvalgets leder eller medlem i lederens sted innleder bystyrets behandling av saker hvor utvalget har innstilt til bystyret. 3 Forskrift om kontrollutvalg 5 4 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 5 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 51 av 177

60 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 REGLEMENT FOR VALGSTYRET KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG, SAMMENSETNING OG VALG 1.1 Rettslig grunnlag Valgstyret er opprettet med hjemmel i valgloven (vl) 4-1, jf. kommuneloven 10 nr. 1. For valgstyrets arbeid gjelder lov av 28.juni 2002 nr. 57 (valgloven). 1.2 Valg og sammensetning Valgstyret skal ha 13 medlemmer. Bystyret velger i sitt konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer til Valgstyret. Bystyret velger også leder og nestleder blant medlemmene. KAPITTEL 2 VALGSTYRETS ANSVAR, OPPGAVER OG DELEGERING 2.1 Ansvar og oppgaver Valgstyrets oppgaver og ansvar omfatter blant annet: a) føring av manntall b) utsending av valgkort c) utlegging av offisielle valglister d) trykking av stemmesedler ved kommunevalg e) bestemme hvor og når stemmegivningen skal foregå f) foreta valgoppgjør og fordele representantplassene g) behandle klager på gjennomføringen av kommunestyrevalg Valgstyret skal behandle klager på gjennomføringen av kommunestyrevalget. 2.2 Delegering av myndighet Valgstyret kan, i saker som ikke er av prinsipiell betydning, delegere myndighet til valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller bystyredirektøren, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 52 av 177

61 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 KAPITTEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Valgstyret treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt Valgstyret vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter i henhold til møteplanen, skal det avholdes møter når leder eller Valgstyret finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til Valgstyrets møter, sendes ut i god tid før møtet. 3.4 Forfall Valgstyrets medlemmer plikter å delta på valgstyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor. 3.5 Åpne eller lukkede møter Valgstyrets møter holdes som hovedregel for åpne dører. Hvis møtet skal holdes for lukkede dører, skal det angis på hvilket grunnlag dørene lukkes. 3.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har Valgstyrets medlemmer anledning til å rette forespørsler til møtelederen om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under "Eventuelt" kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoller Bystyredirektøren er administrativt ansvarlig for valgarbeidet. Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonen for Valgstyret. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Protokollen fremlegges som første sak på neste møte til godkjenning. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 53 av 177

62 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 3 KAPITTEL 4 ARBEIDSUTVALG 4.1 Valg av medlemmer Valgstyret skal velge et arbeidsutvalg på seks medlemmer og seks varamedlemmer som velges blant Valgstyrets medlemmer. 4.2 Ansvar og oppgaver Arbeidsutvalget skal ivareta oppgaver knyttet til selve gjennomføringen av valget, herunder oppsyn med telling av stemmesedlene valgnatten og påfølgende døgn, og spørsmål om vraking av stemmegivninger og stemmer. KAPITTEL 5 STEMMESTYRER 5.1 Oppnevning av stemmestyrer Bystyret har delegert til Valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Stemmestyrene skal bestå av tre medlemmer. Stemmestyrenes medlemmer og varamedlemmer velges blant: a) valgmedarbeidere med erfaring fra tidligere valg b) partiorganisasjonen, etter forslag fra disse. Listekandidater kan ikke velges som medlemmer i stemmestyrene 5.2 Ansvar og oppgaver Stemmestyrene skal administrere stemmegivningen på hvert stemmested. Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 54 av 177

63 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 6 Reglement for Ungdommens bystyre Formålet med Ungdommens bystyre Ungdommens bystyre bygger på en erkjennelse av at det er barn og unge som vet best hvordan det er å være ung, og hva barn og unge trenger. Ungdommens bystyres medvirkning i kommunens beslutningsprosesser gir unge en reell mulighet for å bli hørt og en mulighet til å påvirke hva som blir bestemt. Ungdommens bystyre skal bidra til en generell bevisstgjøring blant andre barn og unge om mulighetene deres for å påvirke den verden de lever i. Ungdommens bystyre skal representere alle barn og unge i Bergen kommune og tilstrebe at barn og unge i Bergen blir hørt og ivaretatt i forhold til saker som berører dem. Sammensetning og valg av representanter a. Det skal tilstrebes at hver ungdomsskole og hver videregående skole i Bergen kommune, offentlig som privat, har en representant og en vararepresentant i Ungdommens bystyre. Dersom en skole har mer enn 800 elever, kan skolen stille med 2 representanter i UB b. Representantene skal velges gjennom demokratiske prosesser og alle elevene på skolene skal få informasjon om UB og anledning til å stille som representant. Hver skole velger en representant fra skolens elevråd eller ved å foreta personvalg blant alle elevene på skolen. c. Alle representanter i Ungdommens bystyre velges for et kalenderår av gangen, med skifte av periode i januar. Alle representanter kan stille til gjenvalg, såfremt de fortsatt går på skolen. Elever som går i 10. klasse og 3Vgs er dermed valgbare. d. Når et fast medlem fratrer i løpet av valgperioden, trer vararepresentant inn som fast medlem ut perioden. Det er skolens ansvar å gi Bystyrets kontor beskjed om fratreden av faste representanter og informere vara. Valg til verv a. Valg av ordfører, varaordfører, komiteleder og nestleder, samt sammensetning av komiteene foretas på det årlige oppstartsmøtet. Dersom en representant med lederverv slutter i UB i løpet av året, foretas suppleringsvalg. Ledergruppen innstiller, og valg av ny representant til lederverv foretas på førstkommende plenumsmøte. b. I forkant av hvert oppstartsmøte nedsettes det en valgkomite bestående av representanter fra Ungdommens bystyre. Valgkomiteen skal fremme forslag til ordfører, varaordfører, komiteledere og nestledere, samt sammensetning av komiteene. c. Medlemmer som ønsker å stille til valg som ordfører, varaordfører, komiteleder eller nestleder, men som ikke innstilles av valgkomiteen, kan fremme sitt kandidatur i møtet. d. Komitesammensetningen i UB skal følge følgende kriterier: 1. Interesse Representantene skal plasseres ut fra ønsker og interesser. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 55 av 177

64 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 6 2. Bydel/skole Så mange bydeler som mulig bør være representert i hver komite. 3. Kjønn Sammensetningen av komiteer og ledergruppe skal avspeile kjønnssammensetningen i UB 1 4. Alder Hver komite skal bestå av representanter fra både ungdomsskole og videregående skole. Oppgaver a. Ungdommens bystyre har status som uttaleorgan for Bergen bystyre og bystyrekomiteer. Ungdommens bystyre kan avgi uttalelser i saker som hører inn under Ungdommens bystyres interesseområde, og som kan vurderes å ha direkte eller indirekte betydning for barn og unge. Ungdommens bystyre avgir uttalelse til innstillende bystyrekomite. En eller flere representanter fra Ungdommens bystyre kan redegjøre for sine synspunkter i innstillende bystyrekomite i starten av møtet, eller i en innlagt pause i møtet. 2 b. Ungdommens bystyre bør involveres i utredningen av særlig relevante saker og i arbeid med saksfelt på et tidlig tidspunkt. Ungdommens bystyre kan ved behov gi uttale i saker som ligger innenfor byrådet sine fullmakter. c. Komiteene kan utarbeide egne satsningsområder. d. Ungdommens bystyre bør informere barneskolenes elevråd om Ungdommens bystyres arbeid. e. UB kan avgi uttalelser til relevante høringssaker på nasjonalt og fylkeskommunalt nivå. Organisering a. Organisering av arbeidet Ungdommens bystyre kan opprette komiteer. Komiteene innstiller til Ungdommens bystyre. Ungdommens bystyre beslutter i alle saker som er til behandling i UBs organer. Komiteene kan samarbeide og danne prosjektgrupper på tvers av komiteene. Det kan også dannes prosjektgrupper internt i komiteene. b. Ordfører og varaordfører Ordfører skal forberede og lede møter i Ungdommens bystyre og lederutvalget. Varaordfører trer inn når ordfører er forhindret fra å møte. Dersom begge er forhindret fra å møte, må Ungdommens bystyre velge en møteleder. Ordfører og varaordfører sitter også som vanlige medlemmer i en av UBs komiteer. c. Komitéledere og nestledere Komitéleder skal forberede og lede møter i sin komité. Komiténestleder trer inn når komitéleder er forhindret fra å møte. Dersom begge er forhindret fra å møte, må komiteen velge en møteleder. d. Ledergruppen Ledergruppen skal bestå av ordfører, varaordfører, komitéledere og nestledere. Gruppen har 1 Jfr. kommunelovens 38, 2 hvor det heter at begge kjønn skal være representert med minst 40 %. 2 Jf. kommentarene til kommunelovens 30, punkt 1, side 222 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 56 av 177

65 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 6 ansvar for å koordinere arbeidet i Ungdommens bystyre. Ledergruppen er informasjonsansvarlig. Møter Ordinære møter a. Ungdommens bystyre vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. b. Ungdommens bystyre skal møtes minst seks ganger i året. Møteplan for Ungdommens bystyre tilpasses møteplanene til Bergen bystyre og bystyrekomiteene. Møtene er åpne for alle. c. Komiteene skal møtes minst seks ganger i året. Komiteene følger en fast møteplan og møter vanligvis to uker før møtene i Ungdommens bystyre. d. Ledergruppen skal møtes minst seks ganger i året. Ledergruppen møtes vanligvis en uke før komitémøtene. e. Dersom det ikke er saker til behandling vurderer ordfører/komitéleder om møtet skal avlyses. Ekstraordinære møter a. Ved behov kan ordfører kalle inn Ungdommens bystyre eller ledergruppen til ekstraordinære møter. b. Ved behov kan komitélederne kalle inn sine komiteer til ekstraordinære møter. Fullmakt ved hastesaker Komiteene kan avgi uttalelse på vegne av Ungdommens bystyre i saker som skulle vært til behandling i Ungdommens bystyre, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle Ungdommens bystyre. Innkalling a. Innkalling og saksliste sendes ut til alle representanter og vararepresentanter i Ungdommens bystyre en uke før det aktuelle møtet. I forkant av ekstraordinære møter skal innkalling og saksliste sendes ut så tidlig som mulig. b. Forfall og forfallsgrunn til møter i Ungdommens bystyre, komiteene og lederutvalget meldes Bystyrets kontor på epost senest 2 døgn i forkant av møtet slik at vararepresentant kan bli innkalt. Bystyrets kontor har ansvar for å kalle inn vara. Alt fravær rapporteres til representantens skole. Protokoll Det skal føres protokoll fra alle møter i Ungdommens bystyre. Protokoll fra møtene er tilgjengelig på kommunens nettsider. Protokollen legges frem til godkjenning i neste møte. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 57 av 177

66 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 6 Åpen halvtime Møter i Ungdommens bystyre starter med åpen halvtime, der de som ønsker det kan fremme sine synspunkt i en sak til et samlet Ungdommens bystyre. Medlemmer i Ungdommens bystyre har anledning til å stille oppklarende spørsmål. Redskaper a. Skriftlige spørsmål Komiteer i Ungdommens bystyre kan fremme forslag til skriftlige spørsmål til ordføreren eller byrådet om tema som ligger innenfor Ungdommens bystyre sine ansvarsområder. UB vedtar skriftlige spørsmål. Bystyrets kontor oversender spørsmål vedtatt av UB til rett instans snarest etter møte. Svar på skriftlige spørsmål sendes ansvarlig komité, og svaret skal foreligge senest 1 mnd etter at spørsmålet er oversendt. b. Uttalelser UB kan uttale seg i alle saker som ligger til behandling i bystyrets organer og som direkte eller indirekte vedrører barn og unge. Uttalelsene utarbeides i relevant komité. c. Egeninitierte forslag Et flertall i Ungdommens bystyre kan på eget initiativ fremsette forslag til Bergen bystyre, etter tilsvarende reglement som for private forslag i Bergen bystyre: «Private forslag må bare omhandle en sak og gjelde saker som hører inn under kommunens ansvarsområde. Private forslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger til behandling i et av bystyrets organer. Representantene kan heller ikke fremme forslag med samme innhold som konkrete saker som har vært behandlet i bystyrets organer i samme bystyreperiode. Et privat forslag skal leveres Bystyrets kontor og må inneholde en skriftlig redegjørelse, samt forslag til vedtakspunkt. Forretningsutvalget tar stilling til om vilkårene for behandling foreligger og avgjør hvordan saken skal behandles. Private forslag som fyller vilkårene skal sendes et av bystyrets organer eller byrådet for forberedelse og fremleggelse av sak for bystyret. Private forslag fra representanter i Bergen bystyre skal legges fram for behandling slik det lyder senest 6 måneder etter at det er fremmet.» d. Redegjørelse for Komite for oppvekst. Ungdommens bystyre kan to ganger i året muntlig informere Komite for oppvekst om sitt arbeide det siste halvåret i. Taletid og votering a. Ungdommens bystyre kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 58 av 177

67 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 6 b. Ungdommens bystyre er vedtaksdyktige når minst halvparten av representantene er tilstede. Det er kun representanter og møtende vararepresentanter i Ungdommens bystyre som har stemme-, forslags- og talerett. Sekretariat og faglig bistand Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonen for Ungdommens bystyre og har ansvar for innkalling og sakspapirer, tilrettelegging av møter og føring av protokoll fra møtene. Ungdommens bystyre har rett til faglig bistand fra sakens saksbehandler eller annen person fra relevant byrådsavdeling. Ungdommens bystyre eller komiteene kan også be byrådsavdelingene om muntlige presentasjoner om ulike tema og fagfelt relatert til saker til behandling eller til komiteens satsningsområder. Ungdommens bystyre skal tildeles en kontaktperson/rådgiver i hver byrådsavdeling. Kontaktpersonene skal være kontaktledd inn mot byrådsavdelingen og håndtere henvendelser om presentasjoner, orienteringer, gi råd og veiledning o.l. etter nærmere avtaler med den enkelte. Ungdommens bystyre skal ha en eller to kontaktpersoner i samtlige bystyrekomiteer. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Kontaktpersonen(e) har ansvar for at løfte frem vedtak, innspill og uttalelse fra UB i komitemøtene særlig i behandling av saker hvor UB også har kommet med en uttalelse. Attest Faste medlemmer i Ungdommens bystyre har rett til en attest når de slutter i UB. Retten til attest faller bort dersom representanten har ugyldig fravær på 3 eller flere møter og/eller gyldig fravær på mer enn 50 % av møtene i løpet av kalenderåret. 3 Dersom skolene bytter fast representant i løpet av året har begge representantene rett på attest gitt at de har deltatt på tilstrekkelig antall møter i den perioden de har vært fast representant. Varamedlem har rett til attest hvis vedkommende har deltatt på minst halvparten av møtene. Godtgjørelse Faste medlemmer i Ungdommens bystyre har rett til en fast godtgjørelse som skal kompensere utgifter i forbindelse med møter i Ungdommens bystyre og komiteene. Godtgjørelsen utgjør en årlig sum på 500 kroner og utbetales i slutten av kalenderåret. Retten til godtgjørelse faller bort dersom representanten har ugyldig fravær på 3 eller flere møter og/eller gyldig fravær på mer enn 50 % av møtene i løpet av kalenderåret. 4 3 Dersom en representant går midt i møtet uten å ha gyldig grunn på forhånd, regnes dette som ugyldig fravær. 4 Dersom en representant går midt i møtet uten å ha gyldig grunn på forhånd, regnes dette som ugyldig fravær. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 59 av 177

68 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av 6 Varamedlem har rett på godtgjørelse hvis vedkommende har deltatt på minst halvparten av møtene i UB. Dersom skolene bytter fast representant i løpet av året, fordeles godtgjørelsen forholdsmessig mellom de to, gitt at de har deltatt på tilstrekkelig antall møter i den perioden de var fast representant. Endring av reglementet Bergen bystyre vedtar reglement for Ungdommens bystyre. Endret i henhold til vedtak i Bergen bystyre , sak 299/13. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 60 av 177

69 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Prosedyre Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 1 Saksbehandlingsrutiner ved krav om lovlighetskontroll Vedtatt av Bergen bystyre i sak REGISTRERING Fremsatt krav om lovlighetskontroll av vedtak fattet i Bergen bystyre registreres på den saken kravet om lovlighetskontroll retter seg mot. 2. SAKSBEHANDLER Bystyrets kontor er saksbehandler og undersøker om krav om lovlighetskontroll fyller de krav som er fastsatt i kommeloven 59 og om frist for fremsettelse av krav om lovlighets-kontroll er overholdt. Forretningsutvalget tar stilling hvilken saksbehandlingsmåte som er mest hensiktsmessig og fastsetter en saksbehandlingsfrist i det enkelte tilfellet. Som hovedregel fremlegges kravet om lovlighetskontroll uten opphold til behandling i fagkomité og bystyre på første møte etter Forretningsutvalget. Dersom det er behov for å utrede kravet og innhente tilleggsinformasjon skal dette gjøres så raskt som mulig og ikke senere enn at komité og bystyre kan behandle kravet på det følgende møtet. 3. KRAVET OVERSENDELSES FYLKESMANNEN OG VIDERE OPPFØLGNING Når krav om lovlighetskontroll er behandlet i bystyret, og klagerne ikke har fått medhold i sin påstand om at det påklagede vedtak i bystyret er ulovlig, sendes kravet til Fylkesmannen for videre behandling og vurdering av vedtakets lovlighet. Klagerne får kopi av avgjørelsen når Fylkesmannens svar foreligger. Bystyrets kontor fremmer sak for bystyret for å informere om Fylkesmannens svar på lovlighetsklagen. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 61 av 177

70 Kapittel 3 Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere side 63 Reglement for representasjon i bergen kommune side 65 Pensjonsordning for folkevalgte side 68 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 62 av 177

71 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 REGLEMENT FOR ORDFØRER, VARAORDFØRER, KOMITÉLEDERE OG KOMITÉNESTLEDERE KAPITTEL 1 VALG OG ARBEIDSFORHOLD 1.1 Valg I sitt konstituerende møte velger bystyret ordfører, varaordfører, komitéledere og komiténestledere. Disse velges blant bystyrets medlemmer. Ordfører skal i tillegg til ordførervervet være medlem av en bystyrekomité. Varaordfører skal i tillegg til vervet som varaordfører også være leder eller nestleder for en bystyrekomité. 1.2 Stillingsomfang og godtgjørelse Vervene som ordfører, varaordfører og ledere for en bystyrekomité godtgjøres i hele stillinger. Bystyret vedtar i oppstarten av hver valgperiode hvordan nestledervervene skal godtgjøres. Regler og nivå for godtgjørelse fremgår av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune. 1.3 Kontor og arbeidsforhold Folkevalgte i hel- eller deltidsstillinger har kontorplass i Bergen rådhus. Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement for ansatte er retningsgivende for ordfører, varaordfører, komitéledere og komiténestledere. 1.4 Retningslinjer for reisevirksomhet Bergen bystyre har i retningslinjer vedtatt av Bergen bystyre , sak , vedtatt følgende retningslinjer for reisevirksomhet utenlands for ordfører, komiteledere og øvrige folkevalgte a) ordføreren orienterer Forretningsutvalget om sine utenlandsreiser b) reiser utenlands for enkeltmedlemmer av komiteer og komitéledere skal godkjennes av ordføreren c) samtykke fra bemyndiget instans skal foreligge før reisen bestilles KAPITTEL 2 OPPGAVER OG FUNKSJON 2.1 Ordførerens oppgaver og funksjon Ordførerens oppgaver og funksjon er angitt i kommuneloven 9, samt i kommunens reglement for bystyret og representasjonsreglementet. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 63 av 177

72 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 2 Ordføreren har i tillegg følgende oppgaver: a) lede Forretningsutvalget, Valgstyret og Komité for fullmakter og politiske styringssystem b) ivareta det overordnete arbeidsgiveransvar for Bystyrets kontor og Byombudet på vegne av bystyret og Forretningsutvalget c) bidra til å utvikle det parlamentariske system d) være brobygger mellom posisjon og opposisjon e) bidra til et godt samspill mellom bystyret og byrådet 2.2 Varaordførerens oppgaver Varaordfører er ordførerens stedfortreder. 2.3 Komitéledere og komiténestlederes oppgaver Komitéledernes og komiténestledernes oppgaver er angitt i reglement for bystyrekomiteene samt i representasjonsreglementet. Komitéledere og komiténestledere har i tillegg følgende oppgaver: a) tilrettelegge og forberede aktivitetene i komiteene b) fortløpende vurdere måten komiteene fungerer på c) tilrettelegge for gode politiske prosesser 2.4 Informasjonsplikt ved overgang til stilling utenfor kommunen Ved overgang til stilling utenfor kommunen skal ordfører/varaordfører,/komiteleder /varakomiteleder vurdere om informasjonsplikten inntrer. I så fall plikter ordfører/varaordfører/komiteleder/varakomiteleder senest tre uker før tiltredelse å informere Karanteneutvalget i henhold til gjeldende retningslinjer. Dersom ordfører/varaordfører/komiteleder/ varakomiteleder bryter den pålagte karantenen, saksforbudet eller informasjonsplikten kan Karanteneutvalget ilegge den politiske rådgiveren en konvensjonalbot. (jfr. Retningslinjer om informasjonsplikt, karantene og saksforbud for politikere og politiske rådgivere ved overgang til stilling mv. utenfor Bergen kommune.) Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 64 av 177

73 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 REGLEMENT FOR REPRESENTASJON I BERGEN KOMMUNE KAPITTEL 1 FORMÅL OG ARRANGEMENTSTYPER Bergen skal være en gjestfri by hvor kommunens representasjon skal gjennomføres på en god og profesjonell måte. Kommunens representasjon omfatter offisielle besøk, arrangement hvor Bergen by er vertskap, større jubileer, mottakelser, konferanser og andre anledninger hvor det ut i fra en konkret vurdering er naturlig at kommunen viser oppmerksomhet. KAPITTEL 2 ANSVARSFORDELING 2.1 Ordførerens representasjon Bystyret ved Bystyrets kontor er ansvarlig for ordførerens representasjon ved: statsbesøk besøk m/representasjon fra kongehuset besøk fra utenlandske parlamentarikerdelegasjoner besøk fra utenlandske ambassader kommunale mottakelser i forbindelse med internasjonale kongresser og konferanser arrangement hvor Bergen by er vertskap, større jubileer og andre anledninger Representasjonen skal som hovedregel forestås av ordføreren. Varaordfører, komitéledere og komitenesteledere skal delta i arbeidet med bystyrets representasjon ved behov, og fungerer som stedfortreder for ordføreren. 2.2 Byrådets representasjon Byrådet ved byrådsleders avdeling er ansvarlig for representasjon ved: besøk av norske og utenlandske statsråder og departementale delegasjoner besøk av ulike samarbeidspartnere Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 65 av 177

74 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 KAPITTEL 3 KOMMUNALE MOTTAGELSER 3.1 Konferanser og seminar I forbindelse med internasjonale konferanser og seminarer mv., hvor utenlandsk deltakelse er over 50 %, kan arrangøren søke om at Bergen kommune avholder en kommunal mottakelse. Det kan også avholdes kommunal mottakelse ved norske konferanser av en viss størrelse og som har bred offentlig interesse. Det gis ikke mottakelser ved norske organisasjoners landsmøter eller annen ordinær møtevirksomhet. Bergen kommune vil i helt spesielle tilfeller også kunne gi mottakelser ved andre anledninger enn de som er nevnt i første avsnitt. 3.2 Frist for søknad om kommunale mottagelser Søknad om kommunale mottakelser sendes Bergen kommune så snart som mulig, og som hovedregel senest seks måneder før det aktuelle arrangementet. 3.3 Når kommunale mottagelser ikke bør holdes. Kommunale mottakelser skal fortrinnsvis avholdes på virkedager. Det bør ikke avholdes mottakelser på dager hvor bystyret har møte og ikke i dagene omkring åpning av Festspillene i Bergen. Kommunale mottakelser bør ikke avholdes i juli måned. 3.4 Dekning av utgifter ifm mottakelser Dersom Bergen kommune ønsker å avholde en kommunal mottakelse vil kommunen dekke utgifter til trykking av invitasjonskort, leie av lokale, enkel bevertning, renhold og eventuelt vakthold. Det skal fremkomme tydelig at Bergen kommune er vertskap for arrangementet. 3.5 Beslutningsmyndighet Bystyredirektøren har beslutningsmyndighet innenfor de vedtatte retningslinjer. I tvilstilfeller og for arrangementer med store kostnader fremlegges sak for Forretningsutvalget til avgjørelse. KAPITTEL 4 BEVERTNING Ved bevertning for kommunens regning, skal samtykke innhentes på forhånd fra den som har beslutningsmyndighet. Bevertningen skal holdes innenfor en rimelig ramme, tilpasset anledningen. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 66 av 177

75 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 3 Det vil ikke bli servert mat ved kommunale mottakelser der antallet deltakere er høyere enn 400 personer. Det skal ikke serveres alkohol i forbindelse med ungdomsarrangement, dvs. ved arrangement hvor målgruppen er under aldersgrensen for tillatt kjøp av alkoholholdige drikkevarer. Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 67 av 177

76 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 4 PENSJONSORDNING FOR FOLKEVALGTE Vedtatt i Bergen bystyre , sak 21-14, endret , sak «Tillegg til Bergen kommunale pensjonskasses vedtekter for ordinær tjenestepensjonsordning og AFP. Særskilte bestemmelser for folkevalgte i Bergen kommune. Bergen kommune har offentlig tjenestepensjonsordning i Bergen kommunale pensjonskasse og har med vedtak av i sak innlemmet folkevalgte i pensjonsordningen i samsvar med bestemmelsene i dette tillegget. Det vises til Forskrift om endring i forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte i kommune eller fylkeskommune av nr annet ledd. Vedtektene og forsikringsvilkårene for offentlig tjenestepensjonsordning i Bergen kommunale pensjonskasse og AFP gjelder så langt de passer og med følgende spesielle vilkår: 1 Omfang Folkevalgte i tillitsverv som medfører godtgjøring beregnet ut fra minst 33 % av full godtgjørelse skal meldes inn i kommunens ordinære pensjonsordning for arbeidstakere. Som full stilling regnes godtgjørelsen til ordføreren i kommunen. Verv i forskjellige kommuner eller fylkeskommuner sees i sammenheng for oppnåelse av medlemskap. Slike medlemskap behandles i tilfelle på samme måte som arbeidstakere som har flere små stillinger som legges sammen for oppnåelse av rett til medlemskap. Folkevalgte som har permisjon fra offentlig stilling, innmeldes ikke i pensjonsordningen dersom vedkommende fortsatt er tilsluttet pensjonsordning gjennom sin arbeidsgiver i permisjonstiden. Folkevalgt som er medlem av særskilt pensjonsordning for folkevalgte i medhold av Forskrift om endring i forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte i kommune eller fylkeskommune av nr. 1121, skal ikke meldes inn i arbeidsgivers ordinære tjenestepensjonsordning etter bestemmelsene her. 2 Pensjonsgrunnlag Pensjonsgrunnlaget er den folkevalgtes samlede, faste godtgjørelse, med de samme begrensninger som følger av tjenestepensjonsvedtektene.pensjonsordningen omfatter også avtalefestet pensjon og er tilsluttet Overføringsavtalen. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 68 av 177

77 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 4 Møtegodtgjørelser inngår i pensjonsgrunnlaget for deltidspolitikere. Stillingsprosenten for folkevalgte fastsettes ut fra samlet godtgjørelse sammenlignet med full godtgjørelse som angitt i 1. Møtegodtgjørelser som ytes i tillegg til godtgjørelse for 100 % beregnet stillingsandel, omgjøres ikke til pensjonsgivende tilleggslønn. 3 Aldersgrense Aldersgrensen for folkevalgte som har dette som hovedfunksjon i kommunen eller fylkeskommunen er 70 år. For de som også er innmeldt i pensjonsordningen som ansatt gjelder aldersgrensen for hovedstillingen. 4 Særlig om ektefellepensjon (Tjenestepensjonsvedtektenes kapittel 9) Begrepet pensjonsordningen i Vedtektenes 9-2 b skal for folkevalgtes vedkommende forstås slik at begrepet viser til både tidligere pensjonsordningen for folkevalgte og annen offentlig tjenestepensjonsordning tilsluttet Overføringsavtalen. 5 Oppsatt pensjon og oppsatte pensjonsrettigheter Den folkevalgte får rett til oppsatt pensjon i henhold til tjenestepensjonsvedtektene kapittel 11. Medlemmer med mindre enn 3 års medlemstid får likevel rett til oppsatt pensjon dersom de har 3 års samlet medlemstid i tidligere pensjonsordning for folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner og i den ordinære tjenestepensjonsordningen. Oppsatte pensjonsrettigheter i tidligere pensjonsordninger for folkevalgte i Bergen kommune reguleres av de tidligere pensjonsvedtekter. Der den folkevalgte per 31. desember 2013 var innmeldt i kommunens eller fylkeskommunens ordinære pensjonsordning, reguleres de opptjente pensjonsrettighetene i den ordningen av de gjeldende pensjonsvedtekter og bestemmelser for den ordinære pensjonsordningen på det samme tidspunkt. 6 Premiebetaling for tilleggsdekning Dersom kommunen vedtar at en folkevalgt skal ha medregnet tid som folkevalgt fra før avtalen ble inngått, belastes en forsikringsteknisk beregnet engangspremie for dette. Den folkevalgtes eget pensjonsinnskudd fastsettes likt det til enhver tid gjeldende medlemstilskuddet for ansatte i kommunen. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 69 av 177

78 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 4 7 Opphør Bergen kommune kan med virkning fra påfølgende årsskifte si opp avtalen om at folkevalgte inngår i kommunens ordinære tjenestepensjonsordning. Det vises til mulighet til å opprette særskilt pensjonsordning for folkevalgte, hjemlet i Forskrift om endring i forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte i kommune eller fylkeskommune av nr For øvrig vises det til tjenestepensjonsvedtektene kapittel 14. Endringer i bestemmelsene kan vedtas av Bergen bystyre etter først å være behandlet av pensjonskassens styre. Endringer må meldes til Finanstilsynet. 8 Ikrafttreden Disse særskilte bestemmelser for innmelding av folkevalgte i kommunens ordinære tjenestepensjonsordning trer i kraft fra og med 1. januar 2014.» Følgende overgangsregler gjelder; Folkevalgte som er medlem i kommunens ordinære pensjonsordning etter , i kraft av vervet som folkevalgt, vil ved pensjonstilfeller få medregnet pensjonsrettighetene opptjent i tidligere pensjonsordninger for folkevalgte i Bergen kommune. År som er opptjent med 20 eller 16 deler vil regnes om til 30 deler med en faktor på henholdsvis 1,5 og 1,875 slik at hele folkevalgtpensjonen i Bergen kommunale pensjonskasse kan utbetales i samme pensjon. 9 Særlig om Avtalefestet pensjon (AFP) 1. Det følger av forarbeidene til Forskrift om endring i forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte i kommune eller fylkeskommune av nr at den enkelte kommune kan velge om den ønsker AFP ordning for sine folkevalgte. Bergen kommune har valgt AFP-ordning for sine folkevalgte, jf. bystyrevedtak av , sak Bystyret kan senere endre dette med virkning fra påfølgende årsskifte. 2. Ved vurdering av om 3-årskravet i AFP vedtektene 3 (2) og 10-årskravet i AFP vedtektene 2 (2) er oppfylt, medtas eventuell annen opptjening i offentlig tjenestepensjonsordning eller folkevalgtordning. Overføringsavtalen mellom pensjonsordninger i offentlig sektor. Bergen kommunale pensjonskasse har prøvd å få avklart om Overføringsavtalen mellom offentlige tjenestepensjonsordninger også omfatter de folkevalgte. Pensjonskasseforeningens Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 70 av 177

79 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 4 advokat, Christer Drevsjø har svart at: «Arbeidsutvalget har lagt til grunn at pensjonsrettigheter etter særbestemmelser for folkevalgte ikke omfattes av overføringsavtalen». Statens Pensjonskasse har muntlig bekreftet overfor Bergen kommunale pensjonskasse at Overføringsavtalen ikke gjelder for folkevalgte som blir medlemmer av kommunens ordinære pensjonsordning. Det er Statens pensjonskasse som administrerer avtalen. At Overføringsavtalen ikke gjelder betyr at de samlede opptjeningsårene ikke blir slått sammen og sees under ett på pensjoneringstidspunktet. Pensjonsutbetalingen vil bli delt. For eksempel: Dersom en person har 10/30 år opptjening i KLP som ansatt og 5/30 år opptjent som folkevalgt i BKP etter nye ordningen, vil KLP betale for de 10 årene direkte til medlemmet og BKP for de 5 årene, men medlemmet har 15/30 pensjonsopptjening totalt sett. Pensjonsgrunnlaget kan også bli påvirket av denne splittelsen. Folkevalgtes rettighet til avtalefestet pensjon i off. sektor. (AFP) I forarbeidene til forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner står det: «De nærmere vilkårene for medlemskapet bør framgå av regelverket for ordningen, det vil si i de kommunale pensjonsvedtekter. Det samme gjelder om de folkevalgte skal være omfattet av den kommunale AFP-ordningen». Tjenestepensjonsvedtektene fastsetter at avtalefestet pensjon gjelder for arbeidstakere, men i følge forskriften kan kommunen selv bestemme om folkevalgte skal ha pensjonsordning etter tilsvarende regler. Regelverket er slik at de folkevalgte kan få lik pensjonsordning som de ansatte totalt sett. Da må AFP etter naturlig forståelse regnes som en del av «pensjonsordningen» til de ansatte. Geir Steinar Dale (A) hadde følgende merknad da saken ble behandlet i bystyret: «Bystyret forutsetter at AFP ikke omfattes de folkevalgte.» Merknaden fikk ikke flertall. Bystyrets vedtak er at folkevalgte meldes inn i «samme pensjonsordning i BKP som ansatte». Det er naturlig å forstå dette slik at man henviser til den totale pensjonsordningen (AFP inkludert). Trondheim kommune har også gjort vedtak om «samme ordning som ansatte», og forståelsen er der at AFP er omfattet. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 71 av 177

80 Kapittel 4 Reglement for folkevalgte og partigrupper Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune side 73 Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller underliggende virksomheter side 80 Reglement for folkevalgtes innsynsrett side 85 Reglement for merinnsyn og åpenhet i Bergen kommune side 88 Reglement om habilitet side 91 Etisk standard for Bergen kommune side 93 Reglement for register for frivillig registrering av økonomiske interesser m m side 97 Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 72 av 177

81 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Gyldig til: Side 1 av 7 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune (Tidligere Honorarreglement for folkevalgte i Bergen kommune) Oppdatert med nye satser fra Kapittel 1 GENERELLE FORHOLD 1.1 Hjemmel og virkeområde Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune er vedtatt med hjemmel i kommuneloven 41 og 42. Dette reglementet gir bestemmelser om godtgjøring til: a. representanter i kommunale tillitsverv b. representanter oppnevnt av kommunen til tillitsverv i organ utenfor Bergen kommune, når disse ikke mottar godtgjørelse for sine verv fra den organisasjon/institusjon de er valgt inn i. c. partigruppene i bystyret Byrådssekretærer og politisk sekretær for ordfører godtgjøres ikke etter dette reglementet. Ansatte i Bergen kommune som i kraft av sin stilling deltar i folkevalgte organ, godtgjøres ikke etter dette reglementet. Endringer av reglementet må vedtas av Bergen bystyre. 1.2 Utbetaling Bystyrets kontor er ansvarlig for budsjettering og utbetaling av godtgjørelse etter dette reglementet. Utbetaling av møtegodtgjørelse skjer fire ganger i året etter utløpet av hvert kvartal. For utvalg som har få møter kan det foretas utbetaling hvert halvår. Partistøtte utbetales med 50 % innen 1. kvartal og de øvrige 50 % innen utgangen av året. 1.3 Regulering av satsene Satsene for økonomisk godtgjørelse til folkevalgte fastsettes med utgangspunkt i den årlige prosentvise lønnsvekst for ansatte i kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Justering skjer fra 1. mai hvert år. Justering av øvrige satser i valgperioden må vedtas av bystyret. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 73 av 177

82 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Pensjonsordninger Folkevalgte på heltid tilstås pensjon etter egen pensjonsordning. Partienes sekretærer kan meldes inn i Bergen kommunale pensjonskasse når de tilfredsstiller pensjonskassens bestemmelser for ansettelsesforhold og arbeidstid. Pensjonsordningen er lik den kommunalt ansatte har på samme lønnsnivå. Bergen kommune ved Bystyrets kontor vil være teknisk arbeidsgiver for denne gruppen ansatte. Hovedoverenskomsten vil ikke komme til anvendelse for denne gruppen ansatte, og kommunens arbeidsgiveransvar er således av ren teknisk art. 1.5 Godtgjørelse ved fratredelse for byråder, ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere Byrådets medlemmer, ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere som fratrer i løpet av valgperioden, kan oppebære godtgjørelsen i inntil tre måneder. Tilsvarende kan disse oppebære godtgjørelsen i inntil tre måneder utover valgperioden, dersom de ikke fortsetter i sine verv i forbindelse med konstituering av nytt bystyre. Utbetalingen av godtgjørelsen stopper fra det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet heltidsarbeid før tre måneder er gått. Dersom vedkommende trer inn i lønnet deltidsarbeid avkortes godtgjørelsen forholdsmessig. Dersom den nye stillingens lønn utgjør mindre en det vedkommende hadde fra kommunen, utbetales differansen i maksimalt tre måneder fra vedkommende fratrådte sitt verv i kommunen. Kapittel 2 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE I HEL- ELLER DELTIDSSTILLINGER 2.1 Ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere Følgende satser og prinsipper gjelder for godtgjørelse til ordfører, varaordfører, komiteleder og komitenestleder: a. Ordfører godtgjøres med 120 % av godtgjørelsen for komiteledere i hel stilling. (Ordførerens godtgjørelse er kr ,- pr. 1. mai 2014). b. Komiteledere og komitenestledere i hel stilling godtgjøres med 100 % av den til enhver tid gjeldende godtgjørelse som stortingsrepresentanter mottar med fratrekk av vedtatt diettkompensasjon på ,- for stortingsrepresentanter. (Stortingsrepresentantenes godtgjørelse fratrukket diettkompensasjon er kr ,- pr. 1. mai 2014) c. Varaordfører gis et tillegg på 5 % av komiteledernes godtgjørelse. d. Komitenestledere i 50 % stilling godtgjøres med 50 % av komiteleder. e. Godtgjørelse for stillingsandeler forutsetter at godtgjort stillingsandel og annet lønnet arbeid ikke overstiger full stilling. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 74 av 177

83 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 7 Forretningsutvalget kan dispensere fra punkt 2.1.e i særlige tilfeller. Det må da godtgjøres at høyere stilling ikke vil gå ut over representantenes forventede innsats som folkevalgt eller for annen arbeidsgiver. Det skal utarbeides skriftlig arbeidsavtale ved frikjøp Ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere i hel stilling tilstås ikke godtgjøring for deltakelse i de politiske organ som omfattes av dette reglementet. Komitenestledere i 50 % stilling tilstås halv godtgjørelse for deltakelse i de politiske organ som omfattes av dette reglementet. 2.2 Byrådet Byrådsleder godtgjøres som ordfører og byrådets nestleder som varaordføreren. Byrådene godtgjøres som komiteledere. Samtlige av byrådets medlemmer gis et funksjonstillegg på 5 % regnet ut fra lønnsfastsettelsen for den enkelte. Kapittel 3 MØTEGODTGJØRELSE 3.1 Møter som grunnlag for møtegodtgjørelse Møtegodtgjørelse tilstås for deltagelse i: a. formelle møter etter kommunelovens 30 b. møter i formelt nedsatte arbeidsutvalg eller arbeidsgrupper c. høringer i regi av en eller flere bystyrekomiteer d. møter for muntlige partsinnlegg (deputasjonsmøter) Det er kun representanter som er formelt innkalt til møter og høringer som har rett på møtegodtgjørelse. Representanter som fortløpende deltar i flere møter, opplæring, befaringer eller høringer (mindre enn to timer mellom) som gir rett på godtgjørelse etter dette reglementet, tilstås godtgjørelse for ett møte/en aktivitet. Det gis da godtgjørelse for møtet/aktiviteten med høyest sats. Ved flere påfølgende aktiviteter regnes varighet samlet for aktivitetene. For komite for miljø og byutvikling sine formøter utbetales det likevel separat godtgjørelse for befaringer og for møte for muntlige partsinnlegg. Møtegodtgjørelser gjelder pr. sete. Hvis en representant har forfall til deler av et møte, reduseres møtegodtgjørelsen tilsvarende. Vararepresentanten som trer inn får tilsvarende beløp som det den faste representanten trekkes for. Ved fratreden som skyldes inhabilitet reduseres ikke møtegodtgjørelsen. Møtende varamedlemmer som trer inn ved inhabiliteter tilstås en minimumsgodtgjørelse på kr. 281,- (gjelder for inntil ½ time). Vararepresentanter som trer inn ved inhabiliteter og som deltar mer enn ½ time, tilstås møtegodtgjørelse etter hvor stor del av møtet de har deltatt i. Møtegodtgjørelse for vararepresentanter som trer inn ved inhabiliteter, beregnes fra det tidspunkt Bystyrets kontor har innkalt dem til å møte. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 75 av 177

84 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 7 Representanter tilstås ikke møtegodtgjørelse for møter de har forfall til. 3.2 Bystyret Medlemmer og varamedlemmer i bystyret tilstås møtegodtgjørelse på kr pr. møte. For møter som varer mindre enn tre timer tilstås møtegodtgjørelse på kr ,- pr. møte. 3.3 Bystyrekomiteene Medlemmer og varamedlemmer i bystyrekomiteene tilstås møtegodtgjørelse på kr 3 365,- pr. møte. Medlemmer og varamedlemmer i formelt nedsatte underutvalg etter kommunelovens 10 tilstås møtegodtgjørelse på kr ,- pr. møte. For møter i bystyrekomiteene eller i underutvalg som varer mindre enn en time tilstås møtegodtgjørelse på kr ,- pr. møte. Medlemmer og varamedlemmer av formelt nedsatte arbeidsutvalg eller arbeidsgrupper tilstås møtegodtgjørelse på kr.1 167,- pr. møte. Det tilstås godtgjørelse på kr 1 167,- pr. møte for deputasjonsmøter. 3.4 Komite for fullmakter og politisk styringssystem Møter i Komite for fullmakter og politisk styringssystem godtgjøres etter punkt 3.3 Bystyrekomiteene. 3.5 Forretningsutvalget Medlemmer av Forretningsutvalget som ikke er frikjøpt i 50 % stilling eller mer, tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte. 3.6 Kontrollutvalget Leder av Kontrollutvalget tilstås godtgjørelse tilsvarende 25 % av komiteledernes godtgjørelse. Nestleder av kontrollutvalget tilstås godtgjørelse tilsvarende 15 % av komiteledernes godtgjørelse. Øvrige medlemmer og varamedlemmer i Kontrollutvalget tilstås møtegodtgjørelse på kr ,- pr. møte. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 76 av 177

85 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av Valgstyret Medlemmer og varamedlemmer i Valgstyret tilstås møtegodtgjørelse på kr 1 167,- pr. møte. Medlemmer i Valgstyrets arbeidsutvalg tilstås møtegodtgjørelse på kr 1 167,- pr. møte. Medlemmer i Valgstyrets arbeidsutvalg gis kr. 501 pr. time for deltagelse ved splitting og arbeid med valgoppgjør. Komiteledere gis ikke slik godtgjørelse på dagtid ( ). 3.8 Klagenemnden Møteleder tilstås kr ,- pr. møte representanten leder. Øvrige medlemmer og varamedlemmer i Klagenemnden tilstås møtegodtgjørelse på kr ,- pr. møte. 3.9 Øvrige verv Representanter som har et kommunalt tillitsverv og som ikke får godtgjørelse i medhold av andre bestemmelser, kan tilstås møtegodtgjørelse. Satser for slike verv vedtas av Forretningsutvalget på bakgrunn av ansvar og omfang av vervet. Kapittel 4 ANNEN GODTGJØRELSE 4.1 Telefon- og avisgodtgjørelse Medlemmer i bystyret tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. år for å dekke utgifter til telefoni, data og aviser. 4.2 Skyss-, kost- og overnattingsgodtgjørelse - kommuneloven 41 nr. 1 For reiser i forbindelse med vervet dekkes skyss-, kost- og overnattingsutgifter i samsvar med sentral generell særavtale - kommunens reiseregulativ. Dette vil normalt si at rimeligste transport dekkes. 4.3 Godtgjørelse for opplæring Representanter som deltar på opplæring som de er formelt innkalt til fra Bystyrets kontor, tilstås godtgjørelse dersom opplæringen inngår i vedtatt folkevalgtopplæringsprogram. Det gis kr ,- for opplæring som varer mer enn tre timer og kr ,- for opplæring som varer mindre enn tre timer. Det gis ikke godtgjørelse for annen opplæring. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 77 av 177

86 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av Godtgjørelse for befaringer mv Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse på kr. 1 1,- for befaringer. Det er kun representanter som er formelt innkalt til befaringer som har rett på godtgjørelse. Det innkalles kun varamedlemmer ved forfall som ellers fører til at en partigruppe ikke blir representert under befaringen. Studieturer med overnatting regnes ikke som befaring. 4.5 Godtgjørelse for tap av inntekt og påførte utgifter - kommuneloven 41 nr. 2 Representanter som har lønnsinntekt eller er selvstendig næringsdrivende kan få erstattet dokumenterte tap av inntekt som følge av vervet med inntil til kr. 500,- pr. time begrenset oppad til maksimalt kr ,- pr. dag. Representanter som er arbeidstakere må dokumentere tapene i form av erklæring fra vedkommende arbeidsgiver. Det er kun trekk i lønn fra arbeidsgiver, faktisk tap av overtidsgodtgjørelse eller annen dokumentert tap av inntekt som gir rett til kompensasjon. Representanter som er selvstendig næringsdrivende må dokumentere tap gjennom fremleggelse av ligningsattest og egenmelding som sannsynliggjør tapet. Det er kun dokumentert og faktisk tap av inntekt i næring som gir rett til kompensasjon. Hovedregelen er at selvstendig næringsdrivende gis kompensasjon for tap av inntekt frem til kl på møtedagen. Representanter som helt eller delvis er frikjøpt fra sitt alminnelige arbeid for å utføre sine tillitsverv, har som hovedregel ikke krav på kompensasjon for tap av alminnelig lønn eller arbeidsfortjeneste. Andre som har lovmessig krav på tapt arbeidsfortjeneste etter 41 nr. 2 tilstås dette med opptil kr. 690,- pr. dag. Øvrige påførte utgifter som følge av vervet (for eksempel omsorgsarbeid som barnepass) erstattes med opptil kr. 690,- pr. dag, dersom tapene kan sannsynliggjøres. Dokumentasjon skal skje gjennom fremleggelse av kvittering eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør utgiften. I forbindelse med befaringer, reiser, kurs, opplæring og seminarer dekkes tap av inntekt og påførte utgifter kun når representantene er formelt innkalt fra Bystyrets kontor, eller når deltakelsen på forhånd er godkjent av komite, arbeidsutvalg eller komiteleder. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 78 av

87 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 7 av 7 Kapittel 5 ØKONOMISK GODTGJØRELSE TIL PARTIGRUPPENE I BYSTYRET 5.1 Støtteordningens grunnlag og omfang Arbeidsforholdene til partier som ikke sitter i byrådet skal sikres med nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse, jf. kommuneloven 21. Alle partier representert i bystyret får en grunnstønad på kr ,-. I tillegg utbetales en representantstøtte på kr ,- pr. representant til partier i opposisjon, og kr ,- til partier som er i posisjon. Både partistøtte og støtte pr. representant tildeles partigruppene på bakgrunn av valgresultatet ved siste kommune- og fylkestingsvalg. Det får ikke konsekvenser for parti- og representantstøtten om bystyrerepresentanter senere melder seg ut av sitt parti. Melder samtlige bystyrerepresentanter seg ut av et parti og danner sammen en ny formell gruppe, tilfaller støtten i sin helhet den nye gruppen. I kommunevalgår fordeles partistøtten med 3/4 etter gammelt valgresultat og 1/4 etter nytt valgresultat. 5.2 Bruk av støtten og krav til rapportering Den økonomiske støtten til partigruppene etter dette reglementet skal kun brukes til å betjene bystyregruppene. Partienes grunnstønad skal kun benyttes til å lønne ansatte. Personene som ansettes skal ha kontor på rådhuset og være tilgjengelig i normal arbeidstid. Melding om ansatte og stillingsbrøker, tilsettingstidsrom og lønnsnivå innrapporteres årlig til Bystyrets kontor. De respektive partigrupper må selv sørge for at beløpet nyttes som forutsatt. Innen 1. mai hvert år skal regnskap for bruken av støttebeløpet for det foregående året sendes Bystyrets kontor. Støtte som ikke kan dokumenteres brukt i samsvar med vilkårene etter dette reglementet kan kreves tilbakebetalt. Forretningsutvalget tar stilling til eventuelle krav om tilbakebetaling. Vedtatt av Bergen bystyre i møte 22. april 2002, B-sak Endret ved vedtak i Bergen bystyre sak , sak , sak , sak 40-08, sak55-08, sak og 52-10, sak , sak , sak 89-12, sak Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 79 av 177

88 Saksnr: Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-0273 «Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller underliggende virksomheter» (Vedtatt av Bergen bystyre i møte 26. november 2012 i sak ) A GENERELLE FORHOLD 1. Hjemmel og virkeområde Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv i Bergen kommune er vedtatt med hjemmel i kommuneloven 41 og 42. Dette reglementet gir bestemmelser om godtgjøring til: - representanter i kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller til underliggende virksomheter. 1 Reglementet kommer også til anvendelse for kommunale tillitsvalgte som velges etter særlover, såfremt vedkommende særlov ikke har egne bestemmelser om godtgjøring. Reglementet gjelder også for arbeidstakerrepresentanter i styrer, råd og utvalg, i den grad de ikke mottar godtgjøring på annen måte. Ansatte i Bergen kommune som i kraft av sin stilling deltar i folkevalgte organ, godtgjøres ikke etter dette reglementet. Endringer av reglementet må vedtas av Bergen bystyre. 2. Utbetaling Det enkelte sekretariat er ansvarlig for budsjettering og utbetaling av godtgjørelse etter dette reglementet. Utbetaling av møtegodtgjørelse skjer fire ganger i året etter utløpet av hvert kvartal. For utvalg som har få møter kan det foretas utbetaling hvert halvår. 3. Regulering av satsene Satsene for økonomisk godtgjørelse til folkevalgte fastsettes med utgangspunkt i den årlige prosentvise lønnsvekst for ansatte i kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Justering skjer fra 1. januar hvert år. B MØTEGODTGJØRELSE 1. Møter som grunnlag for møtegodtgjørelse Møtegodtgjørelse tilstås for deltagelse i: 1 Oversikt over hvilke utvalg dette gjelder følger som vedlegg til dette dokument. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 80 av 177

89 a. formelle møter etter kommunelovens 30 b. møter i formelt nedsatte arbeidsutvalg Det er kun representanter som er formelt innkalt til møter som har rett på møtegodtgjørelse. Representanter tilstås ikke møtegodtgjørelse for møter de har forfall til. Honorargrupper: Gruppe Leder Medlem Varamedlem pr. år pr. år 1090 pr. møte pr. år pr. år 1090 pr. møte pr. år pr. år 1090 pr. møte pr. møte 890 pr. møte 890 pr. møte pr. møte 520 pr. møte 520 pr. møte Satser pr avrundet oppover til nærmeste 10kr. Sekretariatene for de enkelte utvalg er ansvarlig for å betale ut og budsjettere midler til godtgjørelsen. Arbeidsutvalg: Utvalg som nedsetter arbeidsutvalg kan honorere dets medlemmer med 30 % av satsen i utvalgets honorargruppe. Innplassering: Innplassering av utvalg i de ulike honorargrupper foretas av byrådet. Endringer i reglement, honorargrupper og -satser mv. foretas av bystyret selv. C ANNEN GODTGJØRELSE 1. Skyss-, kost- og overnattingsgodtgjørelse - kommuneloven 41 nr. 1 For reiser i forbindelse med vervet dekkes skyss-, kost- og overnattingsutgifter i samsvar med sentral generell særavtale - kommunens reiseregulativ. Dette vil normalt si at rimeligste transport dekkes. 2. Godtgjørelse for opplæring Representanter som deltar på opplæring som de er formelt innkalt til fra utvalgets sekretariat, tilstås godtgjørelse dersom opplæringen inngår i vedtatt opplæringsprogram for utvalget. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Det gis ikke godtgjørelse for annen opplæring. 3. Godtgjørelse for befaringer Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse for befaringer. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 81 av 177

90 Det er kun representanter som er formelt innkalt til befaringer som har rett på godtgjørelse. Studieturer med overnatting regnes ikke som befaring. 4. Godtgjørelse for høringer Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse for høringer. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Det er kun representanter som er formelt innkalt til høringer som har rett på godtgjørelse. 5. Godtgjørelse for deltakelse i andre samarbeidsorgan Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse for deltakelse i samarbeidsorgan. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Det er kun representanter som er formelt oppnevnt og innkalt som har rett på godtgjørelse. 6. Godtgjørelse for tap av inntekt og påførte utgifter - kommuneloven 41 nr. 2 Representanter som har lønnsinntekt eller er selvstendig næringsdrivende kan få erstattet dokumenterte tap av inntekt som følge av vervet med inntil til kr. 500,- pr. time begrenset oppad til maksimalt kr ,- pr. dag. Representanter som er arbeidstakere må dokumentere tapene i form av erklæring fra vedkommende arbeidsgiver. Det er kun trekk i lønn fra arbeidsgiver, faktisk tap av overtidsgodtgjørelse eller annen dokumentert tap av inntekt som gir rett til kompensasjon. Representanter som er selvstendig næringsdrivende må dokumentere tap gjennom fremleggelse av ligningsattest og egenmelding som sannsynliggjør tapet. Det er kun dokumentert og faktisk tap av inntekt i næring som gir rett til kompensasjon. Hovedregelen er at selvstendig næringsdrivende gis kompensasjon for tap av inntekt frem til kl på møtedagen. Representanter som helt eller delvis er frikjøpt fra sitt alminnelige arbeid for å utføre sine tillitsverv, har som hovedregel ikke krav på kompensasjon for tap av alminnelig lønn eller arbeidsfortjeneste. Andre som har lovmessig krav på tapt arbeidsfortjeneste etter 41 nr. 2 tilstås dette med opptil kr. 690,- pr. dag. Øvrige påførte utgifter som følge av vervet (for eksempel omsorgsarbeid som barnepass) erstattes med opptil kr. 690,- pr. dag, dersom tapene kan sannsynliggjøres. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 82 av 177

91 Dokumentasjon skal skje gjennom fremleggelse av kvittering eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør utgiften. I forbindelse med befaringer, reiser, kurs, opplæring og seminarer dekkes tap av inntekt og påførte utgifter kun når representantene er formelt innkalt fra utvalgets sekretariat, eller når deltakelsen på forhånd er godkjent av arbeidsutvalg eller utvalgsleder. Avkortingsregler a) Hvis et medlem er fraværende 6 måneder eller mer, reduseres honoraret tilsvarende. Hvis et varamedlem fungerer i stedet for et medlem, eller et medlem for leder, sammenhengende i minst 6 måneder i løpet av et kalenderår, utbetales den forholdsmessige del av årsgodtgjørelse til vedkommende varamedlem. Denne fordelingen foretas som hovedregel i desember. b) Avkortingsregel med hensyn til valgår: I valgår fordeles årshonorar med 10/12 på representantene i inneværende valgperiode og 2/12 på representantene for neste periode. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 83 av 177

92 Saksnr: Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-0273 OVERSIKT OVER UTVALG SOM ER INNPLASSERT I HONORAR- REGLEMENTET OG I HVILKEN HONORARGRUPPE GRUPPE 1 ADMINISTRASJON 1 Bergen Vann KF. Styret Bergen Vann KF GRUPPE 2 Eldrerådet Kommunalt råd for funksjonshemmede GRUPPE 3 Bergen kom.fond til kunstnerisk utsmykking av byen. Styret Overskattetakstkommisjonen Takstnemnda Rådet for byforming og arkitektur Alf AS - Senter for arbeidslivsforberedelse Bjørkhaug arbeidsfellesskap A/S. Styret Grønneviken AS. Styret Midtun vekst A/S. Styret Nordnes verksteder A/S. Styret Spekter Pluss AS. Styret Byrådsavdeling for helse og omsorg Byrådsavdeling for helse og omsorg Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Kemneren Kemneren Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Alf AS Bjørkhaug arbeidsfelleskap A/S Grønneviken industrier A/S Midtun vekst A/S Nordnes verksteder A/S Spekter Pluss AS GRUPPE 4 Ingen utvalg p.t. GRUPPE 5 Bergen faste brannkorps premie- og understøttelsesfond. Styret Bergen brannvesen Innstillingskomite for Bergen kommunes arbeidsstipend Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Samarbeidsutvalgene skoler/oppveksttun/barnehager Den enkelte skole/barnehage 1 Den administrasjon/virksomhet som har sekretariatsfunksjon for utvalget og som har ansvar for budsjettering og utbetaling av honorar/godtgjørelser m.v. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 84 av 177

93 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Bystyrets og dets organer 1.1 Innsynsreglementet er begrunnet i det overordningsforholdet bystyret og dets organer har over administrasjonen, og i behov for å skaffe det best mulig grunnlag for de vedtak som fattes i folkevalgte organer. 1.2 Nedenforstående retningslinjer gir utrykk for de krav på innsyn bystyret og dets organer har. En smidig praktisering av retningslinjene både av folkevalgte og administrasjon vil sikre en god kommunal forvaltning. 1.3 Dersom det er gitt særskilte bestemmelser om innsyn i lov eller forskrift, vil slike regler gå foran dette reglementet. Prinsippet om at spesielle regler går foran alminnelige innsynsregler legges til grunn i tilfelle motstrid. 2. Retten til innsyn 2.1 Bystyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning krav på innsyn i alle kommunale saksdokument, med de presiseringer som følger av reglene i dette reglement. I bystyret kan et mindretall på 3 kreve innsyn. 1.2 Bystyrets organer med et mindretall på 3 har krav på innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Organene kan kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendig for vedkommendes organs behandling av en konkret sak. 2.3 Ethvert bystyremedlem som deltar ved behandlingen av en sak, kan kreve innsyn i dokumentene i saken. Uttrykket bystyremedlem omfatter også varamedlemmer. Medlemmet har krav på å få vurdert saken på samme grunnlag som byrådet. 2.4 Innsynsretten inntrer når saken er avgitt av byrådet. 3. Avgrensing av innsynsretten 3.1 Innsynsretten etter punkt 2 omfatter ikke notater fra den enkelte byråd til byrådet, og notater byrådene imellom. Notater som er utarbeidet av administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse, til bruk for byrådet/byrådens egne forberedende vurderinger kan unntas fra innsyn. 3.2 Mindretallets og enkeltrepresentanters innsynsrett etter punkt 2 omfatter ikke innsyn i lovbestemt taushetsbelagte opplysninger. Flertallsinnsyn i taushetsbelagte opplysninger kan bare kreves der det er et klart behov for dette ved behandlingen av en konkret sak i vedkommende organ, jf. Forvaltningslovens 13 b første ledd nr. 2 og 4. Se for øvrig punkt 5. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 85 av 177

94 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Mindretallets og enkeltrepresentanters innsynsrett etter punkt 2 omfatter ikke innsyn i dokumenter fra kommuneadvokaten. Innsyn kan likevel gis der dette antas å kunne skje uten skadevirkning for kommunen eller privatpersoner. 4. Tidspunktet for innsyn 4.1 Innsynsretten i saker som byrådet avgir til bystyret, inntrer når byrådets innstilling er avgitt. Med innstillingen skal følge en oversikt over alle relevante dokumenter som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med oppgave over trykte og utrykte vedlegg. Det må sørges for at alle sakens fakta fremgår av de dokumenter som oversendes. 4.2 Innsynsretten for saker som ferdigbehandles i byrådet eller på lavere nivå, inntrer når saken er ferdigbehandlet. 4.3 Under utøvelsen av bystyrets overordnete tilsyn inntrer innsynsretten når bystyret eller bystyrets organer ber om dette. 5. Taushetsplikt 5.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Bystyret og dets organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. Forvaltningslovens 13 b første ledd nr. 2 og Folkevalgte undertegner taushetserklæring når de får innsyn i lovbestemt taushetsbelagte opplysninger. 5.3 Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter og opplysninger som er undergitt taushetsplikt i medhold av lov eller gyldig instruks. Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter og opplysninger de får innsyn i som er unntatt fra offentlighet i medhold av offentliglovens regler. 5.4 Folkevalgte plikter å bevare taushet om forhandlinger for lukkede dører når de er lukket etter Kommunelovens Disse reglene får tilsvarende anvendelse på ansatte i kommunen. 5.6 Dokumenter, opplysninger og uttalelse som er taushetsbelagte kun i medhold av kommunal instruks, kan når arbeidsmessige hensyn tilsier det uten hinder av taushetsplikten meddeles ansatte i bystyrets partigrupper, under forutsetning av at de på forhånd har avgitt skriftlig taushetserklæring. Lovpålagt taushetsplikt gjelder derimot også i relasjon til ansatte i partigruppen. 5.7 Overtredelse av taushetsplikt kan straffes etter straffelovens Gjennomføring av innsynsretten 6.1 Innsyn i dokumenter unntatt offentlighet skal normalt gis ved utlevering av kopi. Innsyn i dokumenter med taushetsbelagte opplysninger gjennomføres ved at de folkevalgte i vedkommende organ enten gis anledning til å lese dokumentet forut for Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 86 av 177

95 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 3 møtet eller under møtet i vedkommende organ med mindre organet selv fatter vedtak om annen innsynsmåte. 7. Fremgangsmåten ved krav om innsyn 7.1 Innsynsbegjæringer fra bystyret, dets organer og enkeltrepresentanter fremsettes skriftlig til vedkommende byrådsavdeling. 7.2 Innsynsbegjæringer skal behandles uten ugrunnet opphold. Som hovedregel skal dette skje innen et tidsrom på 3 dager. 7.3 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan, ol. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 87 av 177

96 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 Retningslinjer for merinnsyn og åpenhet i Bergen kommune vedtatt av Bergen bystyre i møte , sak 184/13. Målsettinger og generelle merknader 1.1 Bergen kommune vil utvikle et lokalt folkestyre preget av åpenhet og god informasjon gjennom å legge forholdene best mulig til rette for offentlighetens innsyn i den kommunale forvaltning. 1.2 Bergen kommunes saksdokumenter skal være offentlige, så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dette gjelder også interne dokumenter som er mottatt fra underordnet organ, særskilt rådgiver eller sakkyndig. Det skal alltid vurderes å gi et merinnsyn i forbindelse med begjæringer om innsyn. Det presiseres at taushetsbelagte opplysninger er unntatt reglementet for merinnsyn og åpenhet. 1.3 Rapporter, opplysninger mv. som gis av etater og bedrifter til byråd og byrådsavdelinger på de områder hvor den enkelte enhet er gitt en selvstendig beslutningskompetanse, vil som hovedregel være offentlige når de er sendt fra det aktuelle organ. 1.4 Organinterne dokumenter etter lovens 14 er i sin karakter interne og vil ikke bli lagt ut på offentlig journal. Det samme vil til en viss grad gjelde for dokumenter som byrådet har innhentet fra underliggende organer utenfor egen administrasjon, til bruk i egen intern saksforberedelse ( 15). Ved begjæring om merinnsyn i slike dokumenter, skal det som hovedregel legges til grunn at en vurderer om det likevel bør gis innsyn i hele eller deler av de aktuelle dokumentene. 1.5 Inngående og utgående e-post som inngår i utviklingen av et beslutningsgrunnlag i en sak, skal arkivføres. Det samme gjelder for saksrelevant informasjon utvekslet på SMS og annen elektronisk dialog. På lik linje med andre skriftlige dokumenter som inngår i en saks beslutningsgrunnlag, kan det begjæres innsyn i informasjon som mottas/sendes på e-post eller på andre elektroniske formater. 1.6 Selv om offentleglova gir hjemmel for unntak, skal dokumenter eller opplysninger kun unntas fra offentlighet dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade eller være til ulempe for kommunens eller enkeltpersoners interesser. 1.7 Merinnsyn innebærer også at kommunen legger til rette for en økt grad av åpenhet i tilknytning til beslutninger i byrådet og i bystyrets organer. Det skal legges til rette for en størst mulig grad av åpenhet om hvilke møter som har funnet sted med aktuelle interessenter, som ledd i det generelle påvirkningsarbeid for å påvirke utfallet av en politisk beslutning. 1.8 Innsyn skal gis på bakgrunn av offentleglovas bestemmelser. Begjæringen om innsyn må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art (offentleglova 28 andre ledd). Tidspunkt for offentlighet og saksbehandling 2.1 Innstillinger er offentlige når de er avgitt, med mindre sakene er av en slik art at de faller inn under unntaksbestemmelsene i offentleglova, annen lov eller forskrift. Fullmakter og reglement for politiske utvalg i Bergen kommune - per 1. september 2014 Side 88 av 177