Konkurransebeskrivelse. Anskaffelse av autoklaver (Operasjon) til Hammerfest sykehus

Transkript

1 Konkurransebeskrivelse Anskaffelse av autoklaver (Operasjon) til Hammerfest sykehus Oppdatering OP Ø. Skauge V. Aslaksen A. Aas Versjon Dato Beskrivelse Utarbeidet Fagkontrollert Godkjent Dette dokumentet er utarbeidet av Norconsult AS som del av det oppdraget som dokumentet omhandler. Opphavsretten tilhører Norconsult. Dokumentet må bare benyttes til det formål som oppdragsavtalen beskriver, og må ikke kopieres eller gjøres tilgjengelig på annen måte eller i større utstrekning enn formålet tilsier Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse 1 Innbydelse Kort om anskaffelsen Fremdriftsplan anskaffelse Kort om Byggherren/Oppdragsgiver Forbehold om tillatelser og finansiering 3 2 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler Anskaffelsesprosedyre Konkurranseregler Kunngjøring Tilbudsåpning 4 3 Grunnlag for tilbudet Konkurransegrunnlagets oppbygning Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Befaring og informasjonsmøte 5 4 Krav til tilbudet Tilbudets utforming Organisering av tilbudsdokumentene Språk Tilbudets innhold Avvik og forbehold Alternative tilbud Deltilbud Offentleglova Levering av tilbudet Leveringsadresse Innpakking, format og kopier Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbudskostnader 8 5 Kvalifikasjonskrav Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders økonomiske og finansielle soliditet Tilbyders tekniske og faglige kapasitet 8 6 Tildelingskriterier Side 2 av 9

3 1 Innbydelse Det inviteres med dette til åpen anbudskonkurranse om anskaffelse av autoklaver til Hammerfest sykehus, en del av Finnmarkssykehuset HF. For ytterligere informasjon om anskaffelsesomfang og tiltaket vises det til kapittel 1.1 og kapittel Kort om anskaffelsen Anbudskonkurransen gjelder anskaffelse av 2. stk autoklaver til Hammerfest sykehus. Begge autoklaver skal erstatte eksisterende autoklaver. Det skal levers tilbud på 2 typer autoklaver: 2.stk autoklav i operasjonsavdeling Operasjonsavdeling ligger i 3 etg og autoklaven skal installeres i rom Ø3360A og i rom Ø3363A.) Autoklavene er frittstående i rom og tilkobles eksisterende el., vann og avløp. Tilbudet skal inkludere levering, installasjon, brukeropplæring og oppstartsvalidering av autoklavene, samt opsjon på serviceavtale. Merk, det er sterkt behov for rask leveringstid og installasjonstid (klar for bruk) da eksisterende har brutt sammen. Dette vektlegges særskilt i konkurransen. Det er ønskelig at produksjon av maskinene bookes på fabrikk umiddelbart etter evaluering. De 2 maskiner vil trolig bli installert, igangkjørt og testet på ulike tidspunkt. Tilsvarende for opplæring av teknisk personell og brukere. Tilbudet skal prises som om dette er tilfelle, ved samkjøring skal besparelse komme Byggherre til gode. 1.2 Fremdriftsplan anskaffelse Utlysning Doffin: 9. februar 2016 Tilbudsfrist: 1. mars 2016 (3 uker) Evaluering ferdig: 8. mars 2016 (estimert) Karensperiode ferdig: Evaluering ferdig + 10 dager Kontrakt signering: Etter avtale, se vedståelsesfrist Se Del II for fremdrift leveransen/oppdraget. 1.3 Kort om Byggherren/Oppdragsgiver Hammerfest sykehus er en del av Finnmarkssykehuset HF og er ett av fem helseforetak i Helse Nord. Finnmarkssykehuset har ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Finnmark fylke, med sykehus i Hammerfest og Kirkenes. Hammerfest sykehus har tilbud i akuttmedisin kirurgi, ortopedi, indremedisin, gynekologi/føde, pediatri og barnehabilitering. 1.4 Forbehold om tillatelser og finansiering Byggherren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn, eksempelvis at tilbudssummene avviker fra Byggherres budsjett for anskaffelsen Side 3 av 9

4 2 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Konkurranseregler Byggherren har rett til å foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Dersom endringer foretas så sent at det er vanskelig for Leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil Byggherren fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Leverandøren plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt, at det er tid til å korrigere uklarhetene før endelig tilbud inngis. Dersom Leverandøren ikke melder fra om uklarhet, eller dersom Leverandøren ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har Leverandøren risikoen for eventuell tolkningstvil. Det vil også bli anledning til å stille spørsmål til Byggherre. Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over eller vil kunne få rådighet over de nødvendige ressursene. Manglende forpliktelseserklæring kan medføre avvisning. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted kl 14:00 samme dag som tilbudsfristen utløper. Åpningen foretas med minst to representanter fra Byggherren. Entreprenørene har ikke anledning til å være tilstede ved åpningen. 3 Grunnlag for tilbudet 3.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del I Konkurransebeskrivelsen (Dette dokument) 1 Innbydelse 2 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler 3 Grunnlag for tilbudet 4 Krav til tilbudet Side 4 av 9

5 5 Kvalifikasjonskrav 6 Tildelingskriterier Del II Kontraktsgrunnlaget A B C D E F G Generell Del Kontraktsbestemmelser Tekniske krav Krav til byggeprosessen Frister og dagmulkter Vederlaget Byggherres ytelser Vedlegg 3.2 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Autoklaver Hammerfest sykehus» og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr epost. Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 3.3 Befaring og informasjonsmøte Det vil ikke bli avholdt felles informasjonsmøte eller befaring, men tilbydere oppfordres til å ta kontakt for befaring. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Organisering av tilbudsdokumentene Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som er undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Leverandøren. Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over vedleggene til tilbudet Navn, telefonnummer og e-post adresse til den eller de som er entreprenørens kontaktperson i konkurransefasen. Kontaktpersonen(e) skal ha fullmakt til å representere leverandøren. Redegjørelse for hvordan oppgaven forstås Oversikt over eventuelle forbehold/avvik Leveringstid pr maskin Installasjonstid pr maskin Side 5 av 9

6 Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i kap 5 og 6 med tilhørende dokumentasjonskrav. Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i Kontraktsgrunnlaget. Dokumenter Mappe Tilbudsbrev 1 Skatteattest 2 Merverdiavgiftsattest 2 HMS-egenerklæring 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Firmaattest) 2 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling 2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 2 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene 2 Fullstendig utfylt prisskjema iht. beskrivelse 3 Leverandørens besvarelse på URS (utfylt) 4 Datablad og installasjonstegninger 1) 4 Mulige opsjoner med priser 4 Sladdet utgave av tilbudet 5 1) Det skal markeres entydig hvilke modell og versjon samt tilvalg/løsninger som er tilbudt Språk Tilbudet skal være skriftlig og utformes på norsk. 4.2 Tilbudets innhold Avvik og forbehold Eventuelle forbehold/avvik til forespørselen skal angis og begrunnes. Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Istedenfor forbehold/avvik oppfordrer Byggherren leverandørene til å stille spørsmål underveis. Eventuell forbehold/avvik skal beskrives entydig i tilbudsbrevet. Leverandøren kan ikke påberope seg forbehold og avvik som ikke fremgår av nevnte vedlegg. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen og/eller andre forhold ved tilbudet. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil kunne bli avvist. Byggherren har likevel rett til å ta hensyn til forbehold og avvik som ikke fremgår av vedlegget, dersom han skulle oppdage slike under evalueringen. Entreprenørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Side 6 av 9

7 4.2.3 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av beskrevet arbeidsomsomfang / leveranse. 4.3 Offentleglova Dette er en offentlig anskaffelse. Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.4 Levering av tilbudet Leveringsadresse Tilbudet leveres til: Finnmarkssykehuset v/ Bjørn Roger Andreassen Sykehusveien Hammerfest Samt sendes elektronisk pr epost til: Frode Larsen, Finnmarkssykehuset: Frode.Larsen@finnmarkssykehuset.no Vegard Aslaksen, Norconsult; Vegard.Grimstad.Aslaksen@norconsult.com Ved store filer, splittes forsendelsen over flere eposter. Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud Innpakking, format og kopier Tilbudet skal være skriftlig i form av dokumenter og leveres både i papirversjon og elektronisk versjon. Papirversjon skal leveres i lukket forsendelse, dvs. i konvolutt eller pakke som er gjenklistret eller forseglet på annen måte. Elektronisk versjon skal leveres på minnepinne sammen med papirversjonen, samt epost Tilbudsfrist Tilbudet skal være kommet frem til leveringsadressen innen tilbudsfrist. Tilbud som kommer frem til leveringsadressen etter tilbudsfristen vil bli avvist. Dette gjelder uavhengig av om Leverandør kan bebreides for forsinkelsen eller ikke. Leverandøren vil få bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på 3 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Dersom tilbudsfristen forskyves, forskyves vedståelsesfristen tilsvarende. Tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling eller endring skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. Etter utløpet av tilbudsfristen er tilbudet bindende frem til utløpet av vedståelsesfristen Side 7 av 9

8 4.6 Tilbudskostnader Samtlige kostnader, inkludert eventuelle reise- og møtekostnader, transport av vareprøver m.m., som påløper i forbindelse med å utarbeide, innlevere tilbudet og oppfølging av tilbudet, må bæres av Leverandør. Deltagelse i konkurransen vil ikke på noen måte forplikte Byggherren til å inngå kontrakt med Leverandør eller involvere Byggherren i økonomiske forpliktelser. 5 Kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut ifra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 5.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) HMS-egenerklæring som ikke er eldre enn 6 mnd. Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende dokumentasjon fra tilsvarende myndigheter som de norske. 5.2 Tilbyders økonomiske og finansielle soliditet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. Foretakets 2 siste årsregnskap Kredittvurdering/rating, fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, som ikke er eldre enn 6 mnd. Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende dokumentasjon fra tilsvarende myndigheter som de norske. 5.3 Tilbyders tekniske og faglige kapasitet Krav Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Erfaring og kompetanse fra sykehus el. lignende prosjekter En redegjørelse for leverandørens antall medarbeidere. Kan inngå i tilbudsbrevet. Referanseliste på tilsvarende leveranser. Kan inngå i tilbudsbrevet Side 8 av 9

9 Krav Det kreves et godt og relevant kvalitetssikringssystem for denne type oppdrag. Attest fra firmaets kvalitetssikringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002 eller tilsvarende. I stedet for attest godtas annen dokumentasjon på likeverdige kvalitetssikringstiltak. Vi ber om opplysninger om systemets navn og at det leveres en detaljert innholdsfortegnelse samt en redegjørelse for hvordan systemet brukes i praksis. Leverandøren bes utarbeide en spesifisert beskrivelse av hvordan kvalitetssikring skal gjennomføres i dette oppdraget. Kan inngå i tilbudsbrevet. 6 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest attraktive, basert på kriteriene i kolonne A nedenfor. Kriterienes vekt er angitt i kolonne B. Kravet til dokumentasjon er angitt i kolonne C. A Tildelingskriterier B Vekt C Pris, herunder totalpris, timepriser og påslagsprosenter. Timepriser og påslagsprosenter vil bli evaluert ut fra et estimert forbruk. Kvalitet Teknisk løsning Serviceavtale Oppdragsforståelse og gjennomføring Leveringstid og installasjonstid (klar for bruk) 40% Tilbudsbrev Prisskjema 40% Utfylt URS Datablad og installasjonstegninger Serviceavtale Tilbudsbrev 20% Tilbudsbrev For kriteriet Pris vil Byggherren gi karakter i en skala fra 0 (dårligst) 10 (best). Beste tilbud, laveste pris, vil få karakteren 10, Pris som er dobbelt så høy som beste tilbud vil få karakteren 0. Skalaen er lineær For kriteriet Kvalitet vil Byggherren etter beste skjønn gi karakter i en skala fra 0 (dårligst) 10 (best) Side 9 av 9