P 1 PROSEDYRE FOR PROSJEKTSTYRING 6 P 2 PROSEDYRER VED MØTER 7 P 3 PROSEDYRE FRAVÆR 8 P 4 PROSEDYRE PROBLEMLØSNING 9

Transkript

1 FORORD 3 KVALITETSPOLITIKK 3 PROSJEKTDELTEKERNE 3 DEFINISJON AV KVALITET 3 KONTROLL 3 PROSJEKTSTYRING 4 ORGANISASJONSSTRUKTUREN 4 ANSVAR OG MYNDIGHET 4 AVVIKSBEHANDLING 5 DOKUMENTASJON 5 FIRMAPOST 5 WEB SIDE 5 ØKONOMI 5 RETNINGSLINJER 5 HENVISNINGER 5 P 1 PROSEDYRE FOR PROSJEKTSTYRING 6 P 2 PROSEDYRER VED MØTER 7 P 3 PROSEDYRE FRAVÆR 8 P 4 PROSEDYRE PROBLEMLØSNING 9 P 5 PROSEDYRE FOR DOKUMENTKONTROLL 10 P 6 PROSEDYRE FOR ENDRING AV PROSEDYRE OG INSTRUKSER 11 I 1 INSTRUKSER FOR MØTER 12 I 2 INSTRUKSER FOR FREMDRIFT Kvalitetssikring Side 1 av 26

2 I 3 INSTRUKSER FOR AVVIKSBEHANDLING 14 I 4 INSTRUKSER FOR GRUPPELEDER 15 I 5 INSTRUKS FOR FAGLIG LEDER 16 I 6 INSTRUKS FOR IT OG DOKUMENTANSVARLIG 17 I 7 INSTRUKSER FOR INNKJØP OG KONTAKTPERSON 18 I 8 INSTRUKS FOR DOKUMENTASJON 19 I 9 INSTRUKSER FOR ARKIVERING 20 I 10 INSTRUKS FOR REVISJON OG ENDRINGER AV DOKUMENTER 21 I 11 INSTRUKS FOR REVISJON OG ENDRINGER AV TEGNINGER 22 I 12 INSTRUKSER FOR SERVER, WEB OG 23 I 13 INSTRUKSER FOR KORRSPONDANSE 24 I 14 INSTRUKSER FOR ØKONOMI 25 I 15 INSTRUKSER FOR STATUSRAPPORT Kvalitetssikring Side 2 av 26

3 Kvalitets sikring Forord Denne kvalitetsikrings håndboken inneholder prosedyrer og instrukser for hvordan prosjektgruppen skal jobbe og løse eventuelle problemer som kan oppstå. Dette er viktig for å sikre at vi når målsetningen med best mulig kvalitet. Et slik system vil gi prosjektrapporten en helhet. Kvalitetspolitikk Styrende policy: kontinuerlig vurdering og forbedreinger av kvaliteten på prosjektet. Dette vil si at alle prosjekt deltakere har et medansvar for å for å oppnå fastlagt kvalitetsmålsetning. Prosjektdeltekerne Prosjektgruppens deltakere er den viktigste ressursen i prosjektet. Det er derfor viktig at forholdene tilrettelegges best mulig slik at deltakere etter beste evne vil bidra til økt kunnskap og faglig bredde. Gruppen skal fremstå som seriøs i prosjektsammenheng og skal opptre korrekt og disiplinert i forhold til alle forbindelser som prosjektgruppa måtte ha. Deltaker skal gjennom egenevaluering og kontinuerlig forbedring for å tilegne seg kompetanse som er etterspurt i næringslivet. Definisjon av kvalitet Prosjektgruppa beskriver kvalitet som når det er samsvar mellom ferdigprodukt og produktspesifikasjon. Gruppen legger vekt på å overholde tidsfrister og brukervennlighet på lik linje med opprettholdelse av kvalitetsmålsettingen. Dette målet når vi ved å systematisere og planlegge driften av prosjektet. Hver av gruppemedlemmene har ansvar for kvalitet for eget arbeid. Kontroll Det skal være en kontinuerlig kvalitets kontroll som omfatter alle elementer og aktiviteter i prosjektet. Det er fastlagte prosedyrer og instrukser for dette formål Kvalitetssikring Side 3 av 26

4 Prosjektstyring Formålet med prosjektyringen er å ivareta prosjektets fremdrift. Styringen og kontroll er veldig viktig for å kunne avdekke eventuelle avvik.gruppedeltakerne skal kontinuerlig kontrollere fremkommende resultatet med målsetning slik at avvik blir avdekket på et tidlig tidpunkt. Når avvik oppstår skal avviket analyseres/vurderes for så i større eller mindre grad iverksette nøvendige tiltak. Dette vil gi gruppedeltakerne behov for å øke sin kompetanse, gruppedeltakerne vil få en fagligutvikling. Se P 1 Prosedyre for prosjektstyring P 5 Prosedyre for dokumentkontroll Kontrol Kontroll vil si å sammenligne resultat med målsetning. Prosjektgruppa skal ha møter 2 ganger i uken, her blir det vurdert om kvalitetssystemet oppfyller sin hensikt. Skulle det være nødvendig med korrigeringer/endriger se: P 6 Prosedyre for endring av prosedyrer og instukser Organisasjonsstrukturen Ansvar og myndighet Gruppen har delt i organisasjonen i trestruktur som vist figur 1. Arberidoppgavene for de respektive stillingene er definert i egene instrukser senere i dette dokumentet. Se instrukser: I 4 instruks for Gruppeleder I 5 instruks for Fagligleder I 6 instruks for IT og dokumentansvarlig I 7 instruks for Innkjøp og kontakperson. Gruppe leder Tony Eskedal Kvalitetssikring Tony Eskedal Fagligansvarlig Steinar M. Hansen Innkjøper og kundekontakt Morten Stokkland IT og dokument ansvarlig Kenneth Olsen Figur Kvalitetssikring Side 4 av 26

5 Avviksbehandling Dokumentasjon Er ment til å sikre styringen ved behandling av avvik. Alle forhold innen plannlegging, evaluering, gjennomføring og registrering kan bli utsatt for avvik. Avviksbehandling går ut på å identifisere, analysere, iverksette tiltak og kontrollere virkningen av iverksatte tiltak. Som sykdom ferie osv. Se prosedyre P 4 Problemløsning Dette er ment til å sikre en systematisk lagring av all informasjon som prosjekgruppa har til disposisjon. Alle enkelt dokumenter skal godkjennes av gruppen før det blir satt inn i hoveddokumentet. Dette gjelder både elektronisk og fysisk. All elektronisk dokumentasjon skal lagres på server og CD backup. All fysisk dokumentasjonen skal arkiveres i egene permer. Se P 5 Prosedyre dokumentkontroll Firmapost Web side Økonomi Retningslinjer Henvisninger Firmaet har egen adresse som skal sjekkes hver eneste dag. Denne adressen skal brukes når prosjektdeltakerne skal kommunisere elektronisk på vegene av firmaet. Alt som blir lagt ut på Web n skal være godkjent av prosjektgruppa. Forandringer og/eller tillegg på websiden skal samordnes med IT og dokumentansvarlig. Alle utgifter og kostnader som er direkte knyttet til prosjektoppgaven skal deles likt på alle gruppe deltakerne. Se I 13 Instrukser for økonomi. Kvalitetssystemet er utarbeidet i samsvar med gjeldene retningslinjer for prosjektet. Det blir avtalt møter senere for og kontrollere at kvalitetssystemet er operativt og fungerer etter sin hensikt. Videre følger de vedtatte prosedyrer og instruker som kvalitetssystemet bygger på Kvalitetssikring Side 5 av 26

6 P 1 Prosedyre for prosjektstyring Anvendelse og hensikt: Sette retningslinjer for å styring av hovedprosjektet for å hindre avvik fra fremdriftsplanen. Referanser: P 2 P 3 P 4 P 5 I 1 I 2 I 3 I 4 Prosedyre møter Prosedyre fravær Prosedyre problemløsning Prosedyre dokumentkontroll Instruks møter Instruks fremdrift Instruks avviksbehandling Instruks gruppe leder Ved prosjektstart skal det utarbeides fremdriftsplaner i henhold til instruks for fremdrift. Hver uke foretas en evaluering av fremdriften for å avdekke eventuelle avvik. Konflikter i prosjektgruppa, skal løses i henhold til prosedyre for problemløsning. Ansvarsområdet: Gruppeleder er ansvarlig for å: følge opp og gjennomføre prosjektstyringen være oppdatert kontrollere fremdriften av prosjektet. Alle deltakerne har ansvar for at fremdriftsplanen blir fulgt og informere om alle eksisterende og kommende avvik. Avviksbehandling: Ett hvert avvik fra prosedyren behandles slik det er fastsatt i egen instruks for avvik Kvalitetssikring Side 6 av 26

7 P 2 Prosedyrer ved møter Anvendelse og hensikt: Formelle møter i gruppen, med eksterne og interne veiledere skal skje etter denne prosedyre. Prosedyren skal gi en enhetlig gjennom føring av alle møter. Referanser: I 1 Instrukser for møter I 3 Instrukser for avviksbehandling Innkalling og referat utføres i henhold til instruks for møter Spesielle praktiske behov meldes til innkjøper og kundekontakt. Møte bør avklares med veileder i forkant for innkallingen for å finne en passende tidspunkt. Ansvar og myndighet: Gruppe leder har det overordnede ansvar for møte innkalling og gjennomføring av møter. Gruppeleder kan ved behov innkalle til ekstra ordinerer møter utover det som er fastsatt i fremdriftsplanen. Innkjøper og kundekontakt har ansvar praktisk tilrettelegging Avviksbehandling: Ett hvert avvik fra prosedyren behandles slik det er fastsatt i egen instruks for avvik Kvalitetssikring Side 7 av 26

8 P 3 Prosedyre fravær Anvendelse og hensikt: Med fravær mener vi her fravær prosjektgruppa opplever som problematisk. Hensikten er å holde fraværet på et lavt nivå slik at alle gruppe medlemmene hele tiden er oppdatert på hva som blir gjennomgått. Referanser: I 3 Instruks for avviksbehandling P 4 Prosedyre problemløsning Gruppa tar opp fraværproblemet med det aktuelle gruppemedlemmet. Behandlingen av saken skal føres i dagbok. Dersom fraværproblemet fortsetter skal gruppa melde fra skriftlig til veilederen. Veileder sender skriftlig advarsel til det aktuelle gruppemedlemmet med kopi til fagansvarlig. Advarselen bør sendes så tidlig som mulig slik at studenten får anledning til å gjøre noe med problemet. I de tilfeller der den skriftlige advarselen ikke tas til etterretning må gruppa, eventuelt veileder, straks melde fra til fagansvarlig. Fagansvarlig innkaller så partene til et felles høringsmøte. Fagansvarlig og gruppas veileder avgjør deretter om gruppemedlemmet skal ekskluderes fra gruppa. Avgjørelsen meddeles partene skriftlig. Eksklusjon innebærer at vedkommende må ta faget på nytt et annet semester. Ansvar og myndighet: Gruppe leder har det overordnede ansvar til å delegere oppgaver og ansvar ved fravær. Avviksbehandling: Ett hvert avvik fra prosedyren behandles slik det er fastslått i egen instruks for avvik Kvalitetssikring Side 8 av 26

9 P 4 Prosedyre problemløsning Anvendelse og hensikt: Hensikten med denne prosedyren er å gi klare retningslinjer for framgangsmåten ved problemer og avvik fra fastsatte rutiner. Referanser: I 3 Instruks for avviksbehandling Planlagt fravær skal varsles minst 2 dager i forveien. Korrigerende tiltak skal avtales med resterende i gruppen for å kompensere for tapt arbeidstid. Ikke planlagt fravær, ikke utført arbeide og uenigheter løses i henhold til instruks for avviksbehandling. Hvis tildelte oppgaver ikke lar seg utføre, skal de øvrige gruppemedlemmer kontaktes. Gruppen skal i samarbeid finne frem til alternative fremgangsmåter, og eventuelt andre ressurspersoner, for at oppgaven allikevel skal bli gjennomført i henhold til planen Ansvar og myndighet: Gruppedeltakerne er i felleskap ansvarlig for at ett hvert problem blir løst etter følgende prosedyre og instrukser. Avviksbehandling: Ved avvik fra denne prosedyren skal veileder kontaktes Kvalitetssikring Side 9 av 26

10 P 5 Prosedyre for dokumentkontroll Anvendelse og hensikt: Hensikten med denne prosedyren er å ivareta en sikker forsvarlig håndtering av all dokumentasjon i prosjektet. Referanser: I 1 I 8 I 9 I 10 I 11 I 12 I 13 I 14 I 15 Instruks for møter Instruks for dokumentasjon Instruks for arkivering Instruks for revisjon og endringer av dokumenter Instruks for revisjon og endring av tegninger. Instruks for server, web og . Instruks for korrospondanse Instruks for økonomi Instruks for statusrapport All skriftlig dokumentasjon skal utføres i henhold til gjeldende instrukser og maler. Ferdig dokumenter skal forevises fagansvarlig og øvrige medlemmer i gruppen, skrives ut og arkiveres i egnet perm for vedkommende dokument. Hvert dokument skal ha sin ansvarlig forfatter med sin signatur på dokumentet. Alle dokumenter skal godkjennes av fagansvarlig med signatur på dokumentet. Endringer/revisjon av dokumenter skal skje i samsvar med gjeldende instruks for dette. Ansvarlig forfatter gjenkjennes ved første bokstav i filnavnet. Ansvar og myndighet: Dokument ansvarlig har det overordnede ansvaret for at prosedyren blir fulgt, ansvaret for arkivering, oppdatering, revisjon av arkivet og opprettelse av et arkiv for dette formålet. Avviksbehandling: Ved gjentatte avvik skal avviksforholdet tas opp av dokumentansvarlig på gruppemøte Kvalitetssikring Side 10 av 26

11 P 6 Prosedyre for endring av prosedyre og instrukser Anvendelse og hensikt: Når det er behov for endringer av vedtatte prosedyrer/ instrukser. Hensikten er å etablere en rutine som er enkel og oversiktlig. Endringer av fastsatte og vedtatte prosedyrer og instrukser skal kun endres ved 3/4 flertall. Endringen skal være et vedlegg til den originale vedtekten og skal inneholde; 1. Dato for endring 2. Hvem som fremmet forslag til endring 3. Årsak 4. Selve endringen Ansvar og myndighet: Gruppedeltakerne skal kontinuerlig kontrollere at prosedyrer og instrukser fungerer etter hensikt. Gruppen kan i fellesskap gjøre forandringer. Avviksbehandling: Ett hvert avvik fra prosedyren behandles slik det er fastsatt i egen instruks for avvik eller kontakte veileder Kvalitetssikring Side 11 av 26

12 I 1 Instrukser for møter Instruksnavn: Møter Formål: Instruksen skal sørge for at alle møter bli gjennomført etter gjeldene retningslinjer, slik arkivering av innkallinger og referat kan systematiseres. Gruppe leder utpeker utpeker møteleder. Innkallelse med eventuelle vedelegg skal være hos de innkalte til møte senest 3 dager før møtedato. Referat skal være hos innkalte til møte senest 3 dager etter møtedato. Møte leder har ansvaret for møteinnkalling. Møte innkalling skal innholde: tid og sted for møtet antatt varighet av møtet hvem som er innkalt til møtet hensikten med møtet møteprogram/saksliste nødvendig informasjon/saksdokumenter hvem som innkaller til møtet med underskrift når møteinnkallingen er sendt En saksliste skal inneholde opplysninger om: godkjenning av referatet fra forrige møte hvilke saker som skal tas opp referanser til tidligere saker som har betydning for behandlingen hovedinnholdet i sakene Et møtereferat (møteprotokoll) skal inneholde opplysninger om: når og hvor møtet ble holdt hvem som hadde innkalt til møtet hvem som var tilstede hvem av de innkalte som ikke var tilstede, og om de hadde meldt forfall eller ikke hvem som ledet møtet hvem som var referent hvilke saker som ble tatt opp hvilke bestemmelser/konklusjoner møtedeltagerne kom fram til hvem som fikk ansvar for å følge opp bestemmelsene (Kopi av møtereferatet sendes alle innkalte personer) Avviksbehandling: Ved gjentagende avvik skal avviksforholdet tas opp av dokumentansvarlig på gruppemøte Kvalitetssikring Side 12 av 26

13 I 2 Instrukser for fremdrift Formål: Instruksen skal sørge for et systematisk oppsett for fremdrift. Det skal være enkelt å kontrollere, samtidig virke forebyggende mot avvik. For å fastsette aktiviteten i prosjektet skal det benyttes flere fremdriftsplaner. En fremdriftsplan for det total prosjektet og nødvendige underplaner. Hovedfremdriftsplanene skal gi en grov oversikt for hele prosjektet. Der skal prosjektets startdato, prosjektets avsluttingsdato, og avslutnings uke for de forskjellige faseinndelinger komme frem. Fremdriftsplanen skal inneholde: Ukeplanen Ansvar for de respektive oppgavene Tiltenkt tidsperioden for arbeidsoppgavene Når oppgaven er godkjent av gruppa Det skal kun brukes en mal for oppsett av fremdriftsplan. Dette vi. gi en oversiktlig oversikt for hvilke arbeidsoppgaver som er ferdig og godkjente. Avviksbehandling: Ved gjentagende avvik skal avviksforholdet tas opp av gruppeleder på gruppemøte Kvalitetssikring Side 13 av 26

14 I 3 Instrukser for avviksbehandling Instruksnavn: Formål: Avviksbehandling Instruksen skal gi retningslinjer for å håndtere situasjoner som kan oppstå hvor det ikke finnes prosedyrer eller instrukser som omhandler disse situasjonene. Ikke planlagte fravær skal gruppeleder snarest mulig informeres. Gruppeleder skal kontakte de øvrige medlemmene hvis det er nødvendig. Dersom et gruppemedlem uteblir fra møte, har de resterende gruppemedlemmene rett til å ta avgjørelser som måtte vedrøre den fraværenes ansvarsområde. Det skal i tillegg fremlegges gyldig grunn for fraværet. Dersom avtalt arbeid ikke er utført i henhold til tidsplan skal gyldig grunn fremlegges og tiltak iverksettes slik at arbeidet omfordeles, eventuelt omkoordineres slik at avvik unngås. Om uenigheter i gruppen ikke lar seg løse umiddelbart, skal det avgjøres er på et avtalt møte. Møte følger instruks for møter. Gruppedeltakerne skal være forberedt til dette møtet der det skal argumenteres for de aktuelle løsningene. Der dette ikke fører til resultat tas veileder med på møtet Kvalitetssikring Side 14 av 26

15 I 4 Instrukser for gruppeleder Instruksnavn: Gruppeleder. Formål: Instruksen skal gi retningslinjer om ansvar, myndighet og oppgaver for gruppe leder. Ansvar for: Gjennomføring av møter Fremdriften i prosjektet Totaloversikt over prosjektet Fordeling av oppgaver og aktiviteter Iverksette nødvendig tiltak. Prosjektrapport Myndighet: Å treffe avgjørelse i tildelte oppgaver. Har dobbelt stemme ved avstemning for tildelte oppgaver Kvalitetssikring Side 15 av 26

16 I 5 Instruks for Faglig leder Instruksnavn: Faglig leder Formål: Instruksen skal gi retningslinjer om ansvar, myndighet og oppgaver for faglig leder Faglig leders arbeidsoppgaver: Gi råd og veiledning i faglige spørsmål Tildelte oppgaver Erfaringsoverføring Mal til tegninger Velferd Faglig leder har ansvaret for: Kvaliteten på faglig dokumentasjon i gruppen. Framdrift i eget arbeide Myndighet: Å treffe avgjørelse i faglige spørsmål. Har dobbelt stemme ved avstemning for tildelte oppgaver Kvalitetssikring Side 16 av 26

17 I 6 Instruks for IT og Dokumentansvarlig Instruksnavn: Formål IT og dokumentansvarlig. Instruksen skal gi retningslinjer om ansvar, myndighet og oppgaver. Arbeidsoppgaver: Ansvar: Arkivere alle ferdige dokumenter forsvarlig i henhold til instruksen for arkivering. Lage en Web side. Sette seg inn i de forskjellige verktøy som kan brukes (Front Page, Foto Draw, Word). Erfaringsoverføring Oppsett av serverplass for elektronisk lagring. Kvaliteten på websiden Arkivert materiell er tilgjengelig Oppfølging av eventuelle avvik Fremdrift i eget arbeid Følge nødvendige Instrukser for tildelte oppgaver. Myndighet: Å treffe avgjørelse i tildelte oppgaver. Har dobbelt stemme ved avstemning for tildelte oppgaver Kvalitetssikring Side 17 av 26

18 I 7 Instrukser for innkjøp og kontaktperson Instruks navn: Formål: Innkjøp og kundekontakt. Instruksen skal gi retningslinjer om ansvarsområdet, myndighet, og oppgaver for kundekontakt. Ansvarsområdet: Formidle generell informasjon mellom aktuelle gruppemedlemmer og eksterne firmaer. Ansvaret for klargjøring av møtelokaler etc. for møter med kunde. Økonomisk styring Arbeidsoppgaver: Kundebehandling. Møteklargjøring Lage oppsett for brev til kunde. Sette opp lister for leverandører. Intern regnskap Gjøre innkjøp av kontor materiell Gjennomføre bestillinger Skaffe til veie maler for bestilling, MTO og PO. Ansvar: Følge nødvendige Instrukser for tildelte oppgaver. Myndighet: Innkalle til møter når kunden ønsker det, eventuelt kan gjøre avtaler med kunden uten å gå igjennom møte. Har dobbelt stemme ved avstemning for tildelte oppgaver Kvalitetssikring Side 18 av 26

19 I 8 Instruks for dokumentasjon Instruksnavn: Dokument Formål: Instruksen skal gi retningslinjer for utforming og revisjon av all dokumentasjon slik at dokumentene blir laget etter samme mal. Dermed unngår man misforståelser og dårlig kvalitet på dokumentene. All dokumentasjon skal lages i henhold til ABB Offshore og BP sine Functional Requirements, Drafting Standard And Guidelines og NORSOk standard med referanse. VFD-BR-Z-002 WHP Functional Requirements Z-DP-002 Norsok Standard and Guidelines BPN-Z-001 BPN Technical Requirements BP-Z-DP-002 BP Additional technical Requirements ANOC-I-001 ANOC Technical Requirements I-001 Field Instrumentation, Norsok standard I-002 Safety and automation system (SAS) I-005 System Control Diagram S-001 Technical Safety Dokumenttyper: For dokumenttyper som skal utarbeides i prosjektet se dokumentliste XXXXX Revisjon: Revisjon og endringer av dokumenter utføres i henhold til instruks for revisjon/endring av dokumenter XX Avviksbehandling: Ved gjentatte avvik skal avviksforholdet tas opp av dokumentansvarlig på gruppemøte Kvalitetssikring Side 19 av 26

20 I 9 Instrukser for arkivering Instruksnavn Formål Beskrivelse Arkivering Instruksen gir retningslinjer for fysisk arkivering av dokumentasjon slik at unødvendig leting unngås og gjør det enkelt vedlikeholde. Arkivering av dokumentasjon som er en del av prosjektoppgaven skal arkiveres i egene permer. All arkivering skal merkes med 1. mottat dato/dato 2. Avsender/forfatter/sender 3. Ved hendvendelser kontaktperson 4. Antall sider for dokumentet. Det skal være egne permer for: 1. Tegninger 2. Dokumenter 3. Korrospondanse Hver perm skal ha: 1. Innholdsfortegnelse 2. Utlånsliste med låners navn, dokumentnr og dato. 5. All dokumentasjon skal godkjennes av prosjektgruppa før den arkiveres. Alle revisjoner skal arkiveres Elektronisk arkivering se I 12 instruker for server, web og Kvalitetssikring Side 20 av 26

21 I 10 Instruks for revisjon og endringer av dokumenter Instruksnavn: Revisjon av dokumenter Formål: Instruksen skal gi retningslinjer for revisjon av alle dokumenter slik at dokumentene blir revidert etter samme mal, og slik at man unngår missforståelser og dårlig kvalitet på dokumentene. Endringene, d.v.s Mark-up'en markeres på kopi av original dokumentet med rød understreking eller rød skrift rundt stedet der det er gjort forandringer. Det skal ikke rettes opp på originaldokumentet før revisjonen, d.v.s Mark-up'en er godkjent. All dokumenter som blir revidert skal påføres nytt revisjonsnummer for hver endring som blir foretatt. Har dokumentet revisjonsnummer 01 blir revisjonsnummeret 01A, 01B, 01C osv. Etter at Mark-up'en er godkjent rettes originaldokumentet og dokumentet får så ny original status med nytt fortløpende revisjonsnummer f.eks 02, 03, 04 osv. Avviksbehandling: Ved gjentatte avvik skal avviksforholdet tas opp av dokumentansvarlig på gruppemøte Kvalitetssikring Side 21 av 26

22 I 11 Instruks for revisjon og endringer av tegninger Instruksnavn: Revisjon av tegninger Formål: Instruksen skal gi retningslinjer for revisjon av alle dokumenter slik at dokumentene blir revidert etter samme mal, og slik at man unngår missforståelser og dårlig kvalitet på dokumentene. Endringene, d.v.s Mark-up'en markeres på kopi av original tegningen med en Rød Sky rundt stedet der det er gjort forandringer. Det skal ikke rettes opp på originaltegningen før revisjonen, d.v.s Mark-up'en er godkjent. Revisjonen, d.v.s Skyen markeres med en 3 kant som inneholder revisjonsnummeret for tegningen med fortløpende prefiks A, B, C, D. osv. All dokumenter som blir revidert skal påføres nytt revisjonsnummer for hver endring som blir foretatt. Har tegningen revisjonsnummer er 01 blir revisjonsnummeret 01A, 01B, 01C osv. Etter at Mark-up'en er godkjent rettes originaltegningen og tegningen får så ny original status med nytt fortløpende revisjonsnummer f.eks 02, 03, 04 osv. Avviksbehandling: Ved gjentatte avvik skal avviksforholdet tas opp av dokumentansvarlig på gruppemøte Kvalitetssikring Side 22 av 26

23 I 12 Instrukser for server, web og Instruksnavn: Server, , webside Formål: Instruksen skal sørge for at alle dokumenter blir lagret på en slik måte at unødvendig leting unngås og gjøre det enkelt å vedlikeholde. Det må tas de nødvendige sikkerhets kopieringer, slik at nødvendige informasjon ikke mistes. Alle ting som legges ut på vår web side skal være godkjent av gruppemedlemmene. Backup av Server, , web side skal foretas 1 gang i uka. All backup skal brennes inn på enn CD som blir lagret i et felles skap med lås. All brenning skal foregå på mandags morgen kl Det skal lagres med dato for backup (år.måned.dag) for å kunne gi en enklere vising av hva som er den siste backup en. Alle adresser skal være på vår webside for lett-tilgjengelig. Ved eventuelle henvendelser til oss og våre kontakt personer. Avviksbehandling: Ved gjentatte avvik skal avviksforholdet tas opp av gruppemedlemmene på gruppemøte Kvalitetssikring Side 23 av 26

24 I 13 Instrukser for korrspondanse Instruks navn: Formål: Beskrivelse Korrospondanse Instruksen skal gi retningslinjer for alle hendvendelser utad, korrospondanse. Forespørseler, bestillinger, innhenting av anbud osv Alle hendvendelser skal ha et referanser nr. Svar på en hendvendelse skal nummereres med referanse nummer med prefix SV. Det skal kun brukes godkjent utarbeidede oppsett ved alle hendvendelser. Skjema avengig hendvendelse. Arkivering skal skal i henhold til I 9 instruks for arkivering. Det skal settes opp lister for leverandører. Avviksbehandling: Ved gjentagende avvik skal avviksforholdet tas opp av gruppeleder på gruppemøte Kvalitetssikring Side 24 av 26

25 I 14 Instrukser for økonomi Instruksnavn: Formål: Økonomi Gir retningslinjer for hvordan økonomiske hendelser skal dokumenteres. Alle utgifter og kostnader som er direkte knyttet til prosjektet skal deles likt mellom prosjektdeltakerne. Alle utgifter og kostnader skal dokumenteres med kvittering Kvitteringer skal arkiveres Det skal settes opp regnskap Alle enkelt bestillinger/kjøp for mer enn 400,- skal informeres gruppeleder før bestilling/kjøp. Kvittering ved innbetaling Avviksbehandling: Ved gjentagende avvik skal avviksforholdet tas opp av gruppeleder på gruppemøte Kvalitetssikring Side 25 av 26

26 I 15 Instrukser for statusrapport Instruksnavn: Statusrapport Formål: Beskrivelse Referanse: Statusrapportens innhold skal gi et kortfattet resymé av prosjektets nåværende status. Dette innebærer dokumentasjon av det som er gjort siden forrige utvidelse av status rapporten. Ved utførelse av statusrapporten skal vedlagt mal (framdriftsplan) brukes og arkiveres i henhold instruks for dokumentasjon. Hovedfremdriftsplanen med kommentarer, møteinnkalling og møtereferat viser prosjektets status. Instruks for dokumentasjon Avviksbehandling: Ved gjentagende avvik skal avviksforholdet tas opp av dokumentansvarlig på gruppemøte Kvalitetssikring Side 26 av 26