Vil dette være fremtidens arkiver? Les mer om elektroniske arkiver på side 6.

Transkript

1 MELDINGSBLAD FOR: AUST-AGDER-ARKIVET (AAA) INTERKOMMUNALTARKIV I HORDALAND (IKAH) INTERKOMMUNALTARKIV I ROGALAND (IKAR) INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER (IKAVA) LES OM: Nytt arkivregime i kommunene? Utforming av arkivplan IKA-samarbeidet--- mål og midler eller omvendt Riksveien Lyse, Sætesdal,Telemarken Gjesteskribent Hans E. Næss: Arkivverk i et utviklingsperspektiv Vil dette være fremtidens arkiver? Les mer om elektroniske arkiver på side 6.

2 På den annen side kan det slås fast at arkivloven endelig er gjort gjeldende. Kommuneforlaget har sendt ut bestilhngsskjema for NOARK 4. Arkivforskriftene sammen med NOARK 4 er viktige dokumenter av vesentlig betydning for all arkivdanning og bevaring. Arkivforskriftene åpner for langtidsbevaring av elektroniske arkiv under forutsetning av at edbsystemet som benyttes er i samsvar med hva som er beskrevet i NOARK 4. Et viktig skritt på vei til det papirlose kontor? Det er i alle fall et signal på at arkivinstitusjoner, kommuner og fylkeskommuner må forberede og planlegge en framtid med elektroniske arkivepot. For som det slås fast i arkivforskriften er en forutsetning for langtidsbevaring av elektroniske arkiv at disse er fullgodt dokumentert og at informasjonen er tilgjengelig i uoverskuelig framtid. Elektroniske arkiv samt mer om innholdet i arkivforskriftenes kap I, II og III er hovedterna i sommernummeret av Arkheion. Forskriftenes kap. IV om arkivlokaler stiller nye krav til kommuner og fylkeskommuner hva gjelder standard på bortsettings- og fiernarkivlokaler. Langt de fleste (fylkes-) kommunene benytter pr i dag tilfluktsrom som fjernarkivlokale. I følge forskriftene vil dette ikke lenger være tillatt. Det er imidlertid gitt en frist på til sammen 13 år fra og med forskriftene trådte i kraft til endelige godkjente lokaler må være en realitet. Innen tre år skal plan for godkjent lokale være sendt Riksarkivaren, i løpet av de neste 10 år skal planen være realisert. Forskriften åpner for å inngå interkommunalt samarbeid pa dette området. Vår gjesteskribent statsarkivar Hans Eyvind Næss forteller i sin artikkel "Arkivverk i et utviklingsperspektiv" om livet og arkivet generelt og om planer for et regionalt arkivdepot i Rogaland Som det fremgår av informasjonen på arkivinstitusjonenes sider i bladet, er flere av IKAene i samarbeid med sine medlernskommuner i gang med å kartlegge arkivlokal-forholdene, utrede krav/behov for utbedringer, kostnader forbundet med dette samt fordeler og ulemper knyttet til et felles regionalt arkivdepot. Dette er spørsmål vi antagelig vil komme tilbake til også i senere nummer av Arkheion. Tidligere redaktør og stifter av bladet Magne Rege, her etter mange år med kommunearkivarbeid, først i Rogaland senere i Vest-Agder, takket for seg for å tiltre stilling i Arkivverket, nærrmere bestemt statsarkviet i Stavanger. I sin "avskjedsartikkel" skriver han om " IKA-samarbeidet - mål og midler eller omvendt?" om de problemer, utfordringer og muligheter IKA-ene står overfor. Også i dette nummeret av bladet har vi med artikkel hentet fra de kommunale historiske arkivene. Interkommunalt Arkiv i Rogaland skriver om et interessant vegprosjektet, " Riksvegen Lyse, Sætesdalen, Telemark". Den påtenkte vegen strekte seg fra Lyse i Rogaland, gjennom Vest- og Aust- Agder til Dalen i Telemark. Dette, og mere til kan du lese om i sommerens utgave av Arkheion i God sommer! Ellers gleder vi oss over å ha vokst i 1999, fra og med neste nummer av bladet vil IKA- Kongsberg ogsa være med i redaksjonskomiteen! Red. Arkheion Informasjonsblad for Aust-Agder-Arkviet (AAA), Interkommuantl Arldv i Horddaland (IKAH), Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKAR) og Interkommunalt Arkiv i Vest,Agder (IKAVA) Ansvarlig redaktør: Berit Stie AAA. Adr.: Parkveien 16, 4838 Arendal tlf: , faks Redaksjonskomite: IKAH: Karin Gjelsten, IKAR: Sigve Espeland, tlf IKAVA: Kjetil Reithaug, tlf Layout og trykk: Varodd Industrier ISSN Annonsepriser: I side: kr 2500,00 2/2 1500, ,00 Innhold: Nytt arkivregime i kommunene? Av K. Reithaug Nytt etter arkivlova ogforskrifta: elektronisk arkivering, av K Gjelsten, IKAII Veiledning i arkivplanarbeid, av V Olsen IKAR IKA-samarbeidet mål og midler eller omvendt? av Magne Rege Arkivverk i et utviklingsperspektiv, av H. E. Næss Riksvegen "Lyse;seetesdalen, Telemark, av S. Espeland Aust-Agder- Arkivet Interkommunalt Arkiv i Hordaland Interkommunalt Arkiv Rogaland Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder side 3 side 6 side 9 side 12 side 15 side 18 side 23 side 24 side 25 side 26 2

3 ARKIVFORSKRIFTENE Nytt arkivregime i kommunene? Av arkivsje K.etil Reithau IKA Vest-A der Forskriftene til arkivloven stiller en rekke krav til arkivarbeidet i det offentlige. De fleste kommuner oppfyller allerede noen av kravene. Enkelte krav kan tilfredsstilles med enkle grep. Andre krav igjen vil det ta ressurser og grundig forarbeid å oppfylle. Mye av det som blir sagt i forskriften er tradisjoner som er blitt formalisert, mens andre ting igjen er nyheter for mange. Jeg skal behandle høydepunktene i kapittel 1 og 2 i forskriften. Deler av forskriften er veldig detalj ert og kan nærmest leses som en oppskrift på arkivarbeid. På andre områder nøyer forskriften seg med å gi rammer og retningslinjer og dermed åpnes det for tolkninger og forståelse. Organ - et eller flere og hvem har ansvaret? De første kapitlene i forskrifter virker ofte kjedelige og uinteressante, de handler ofte om virkeområde og slike ting og blir ofte ikke lest fiullt så grundig som resten. Når vi leser arkivforskriften bør dette være annerledes. Paragraf 1-1 sier at et offentlig organ er en " fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining". Samtidig forlanger forskriften at kommunene selv skal avgjøre hvilke deler av kommunen som skal regnes som egne organ og hvilke som sammen skal regnes som ett. Teoretisk sett har vi to ytterligheter. En kommune kan avgjøre at hele kommunen er ett organ - alle etater, seksjoner, institusjoner og hva de nå måtte hete alle de forskjellige enhetene. En annen kommune deler seg opp i en rekke organer slik at hver skole, hvert sykehjem, hver etat eller seksjon blir et eget organ. Begge disse muligheten er altså tilstede, men avgjørelsen må tas av hver enkelt kommune. Avgjørelse om organiseringen av kommunen i forhold til arkivloven og forskriften får betydning for kravene til arkivarbeidet i kommunen - de fleste kravene i forskriften stilles til organet. Kommunen kan velge å dele seg i flere organer for for eksempel å slippe å sentralisere arkivtjenesten som anbefales i forskriftens 2-4. Et slik valg vil også få konsekvenser for organiseringen av resten av arkivarbeidet i kommunen. Alle offentlige organer skal ha egen arkivtjeneste, en egen arkivplan, en sentralisert arkivtjeneste. 1 løpet av 3 år skal organet ha skaffet seg en oversikt over arkivlokalene sine og ha laget en plan for hvordan de inne 10 år skal ha rettet på eventuelle mangler. Et organ avgjør selv om de orgamnterne dokumentene skal registreres i den lovpålagte journalen eller ikke. En kommune som kun består av et organ, kan selv avgjøre hvorvidt skriv mellom de forskjellige deler av kommunen skal registreres eller ikke, og derved kunne unngå at dokumenter kommer på offentlig journal. Ulempen ved å la være å registrere slike dokumenter er at en lett mister oversikten over dokumentflyten i kommunen. Man kan heller ikke ha en "uformell" journal i skuffen sin for å holde orden på dokumentene - det blir en journal som skal legges ut for offentlig innsyn og som skal registreres i arkivplanen. Det er mange hensyn å ta når man skal avgjøre oppdelingen av kommunen. Ut fra kommunenes størrelse, organisering og geografiske spredning vil man komme frem til forskjellige løsninger i forskjellige kommuner. Uansett vurderinger og utfall: 3

4 ARKIVFORSKRIFTENE kommunen skal fastsette hvilke institusjoner og enheter som skal regnes for egne organer. Arkivansvaret er tillagt den øverste ledelsen i organet. I kommuner og fylkeskommuner vil det være en del av ansvaret til administrasjonssjefen og det vil det være selv om kommunen deler seg opp i flere organer. Utvalg blir ikke regnet som egne offentlige organer og skal derfor ikke automatisk ha eget arkiv. Ved nedsettelsen av utvalget skal det avgjøres om det skal opprettes et eget arkiv eller om utvalgets dokumenter skal inngå i arkivet til det overordnede offentlige organet. Muligheten for å skille ut utvalgets arkiv fra det overordnede organets arkiv, gjelder ikke dersom utvalgets virksomhet inngår det overordnede organets ordinære saksbehandling. La oss få litt orden her da organisering og ordning Det som står i kapittel 2 høres flott ut og vil kunne bli flott dersom det blir gjennomført fullt ut. En god del av dette er allerede ordnet i flere kommuner. Flere må gjøre noe med følgende punkt: Arkivarbeidet skal utføres av en egen enhet, arkivtjenesten og den skal stå under daglig ledelse av en arkivansvarlig, vi kan kalle henne arkivleder. Denne arkivtjenesten skal være felles for organet. Dette betyr ikke at vi ikke kan desentralisert arkiv innen organet, men det betyr at det skal være en person som er utpekt til ansvarlig leder for dette arbeidet. Denne arkivtjenesten skal blant annet være ansvarlig for poståpning og -behandling etc., noe som blir behandlet andre steder i forskriften og andre steder i bladet. Det neste er kravet om arkivplan. Dette er noe noen av dere allerede kjenner til, mens andre bare har hørt om. Hvis vi går gjennom hele forskriften og leter etter ting som skal være med i arkivplanen viser det seg at den kommer til å bli ganske omfattende. Arbeidet med å sette den sammen blir også ganske omfattende, men med god planlegging og grundig arbeid vil den kunne bli et nyttig verktøy, både for arkivet og for resten av kommunen, nå og senere. Av ting i forskriften som allerede er løst av de fleste, er kravet om klassifikasjonssystem, en arkivnøkkel. I Vest-Agder har man som de fleste andre steder satset på K-koder og denne er innført i alle kommuner og stort sett alle etater. Hver kommune må påse at alle organer, også de ytre, bruker K-koder. Dette gjelder også kommunekassene dersom de regnes som egne organer i denne sammenhengen. I samme punkt som kravet til at avsluttede perioder skal til et bortsettingsarkiv, kommer pålegget om at dagligarkivet skal være sentralisert så langt det er praktisk mulig. Dette gjelder altså saksarkivet, journaler, møtebøker, fagsystemer og en del andre serier. På dette punktet er det nok en del kommuner som må sette i gang tankearbeidet for å vurdere eventuelle endringer. Fjærpenn og edb Journalføringsplikten er et annet punkt som de fleste har løst til en stor grad. Enkelte vil nok likevel ha behov for en justering av rutinene. Journalføringsplikten er nå formulert eksplisitt i forskriften, og er nå uomtvistelig. Det samme gjelder arkivbegrensning som innebærer at arkivuverdige dokumenter ikke skal registreres. Her ligger det nok an til en del diskusjoner og vurderinger mellom arkivpersonalet, saksbehandlere og ledelse Det er fremdeles tillatt å bruke manuell journal, men dersom journalen er elektronisk må systemet som brukes være fullgodt dokumentert og følge Noark-standarden. Videre må det hver dag tas 4

5 ARKIVFORSKRIFTENE sikkerhetskopier av databasen og denne kopien skal ligge fysisk adskilt fra databasen Forskriften spesifiserer også hvilke opplysninger som skal føres inn i journalen og hvordan journalopplysninger skal kunne unntas offentlighet. Det er tillatt for kommunene å føre inn flere opplysninger enn det som er spesifisert i forskriften uten at disse dermed behøver å komme ut i offentlig journal. Det skal også legges opp rutiner for kvalitetssikring av journal og arkivdatabasen Dette betyr at arkivtjenesten må få avsatt tid og ressurser til å kontrollere og innføringer og rettelser i journal- og arkivsystemet. Vi må jo ta vare på alt dette Og til å gjøre det - må vi ha et lagringsmedium. I disse punktene i forskriften blir det sagt at materiale på elektronisk medium må kopieres eller konverteres til nye lagringsenheter for å ta vare på og ha tilgang til innholdet. Dette betyr at f eks. journaler på eldre edb-systemer må konverteres dersom det "gamle" systemet byttes ut eller ikke lenger vedlikeholdes. Når det gjelder krav til papir skal det være arkivholdbart og oppfylle ISO Den store "revolusjonen" med hensyn til lagringsmedium, er at det nå er lovlig for offentlige organer å innføre det "papirløse" kontor. Altså: nå kan alle dokumenter lagres kun elektronisk, uten sikkerhetskopier på papir. Det stilles selvsagt en rekke krav til systemene som skal gjøre dette, men muligheten ligger altså der. En annen ting er hvorvidt den enkelte kommune eller det enkelte organ er modent for et slikt system, selv om teknologien og lovverket nå er det. For elektroniske register og databaser kreves det heller ikke arkiveksemplar på papir så lenge systemene er godt nok dokumentert. Denne dokumentasjonen skal være en del av arkivplanen vi var inne på tidligere. Uaktuelle opplysninger i slike databaser og registre kan ikke slettes uten samtykke til kassasjon, i stedet skal de overføres til en historisk base. Mikrofilm kan erstatte arkiveksemplar på papir dersom man oppfyller kravene riksarkivaren gir. Arkivforskrift - hva så...? Noen av påleggene i den etterlengtede arkivforskriften er løst av alle kommuner, andre ting er løst av enkelte kommuner og noen kan løses enkelt. Noen krever ressurser, tid og grundig forarbeid. Kommunen bør passe på å få med seg det som finnes av informasjon, kurs og opplæringstilbud om arkivlov og forskrifter. Arbeidet med å følge opp forskriften er ikke et arbeid som kan overlates til arkivpersonalet alene, man må sørge for å trekke inn den øverste ledelsen i kommunen. Far fint med boki lat det aldri koma rot i av blyant eller blekk. Ver rein på handi, sauren vekk. Aldri riva eller bretta lat ho ei i golvet detta, heller aldri bindet skada. Sputta ei på fingrane når du skal blada. SKI Overoye Dette diktet ble funnet av IKA Hordaland under ordning av Kvam kommunes skolearkiv. 5

6 ARKIVFORSKRIFTENE Nytt etter arkivlova og arkivforskrifta: elektronisk arkivering. Av Karin G"elsten IKA Hordaland Ein av konsekvensane av at arkivlova med forskrifter er iverksett, er at det no er mogleg å lagre heile saksarkiv elektronisk. Før ein kommune kjem så langt at dei kan gjere dette, er det fleire datatekniske og arkivfaglege forhold som må vere på plass. Sak-/arkivsystemet må mellom anna tilfredsstille krava i Noark-4. Det er elles strenge krav til kvalitetssikring når det gjeld elektroniske arkiv. Vi skal her sjå på kva arkivforskrifta seier om elektroniske arkiv. Etter definisjonane i arkivlova 2, vil vi med elektronisk arkiv forstå arkiv som er skapt, lagra og halde vedlike med hjelp av elektroniske reiskapar. Elektroniske journal - og arkivsystem 2-4, andre ledd, fastset at dei elektroniske systerna skal reknast som ein del av arkivet: "I aktivt arkiv inngår: a) sakarkivet (som omfattar alle saksdokumenta) med tilhøyrande register og databasar, som journalar, journalregister og kopibøker m.v. b) fagsystem, databasar og andre arkivseriar og dokument som blir mottekne eller skapte i tilknyting til den verksemda organet driv." I 2-5 er det fastsett reglar som skal sikre tilgangen til arkiva blir bevart etter at dei har gått ut av aktiv bruk. Eit vilkår for dette er at den opphavlege systematikken i arkiva blir bevart. For å sikre tilgang til elektroniske arkiv må vi ta vare på systemdokumentasjon, som viser korleis systema er bygd opp. I andre ledd av denne paragrafen blir det difor fastsett følgjande: "For databasar og anna elektronisk arkivrnateriale skal det utarbeidast dokurnentasjon som gjer det mogleg å nytte materialet også etter at den ordinære bruken er avslutta." I 2-6, om journalplikt for offentlege organ, er det bestemt om elektroniske journalar: Jounmlar skal førast elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf 2-7. Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte." 2-9 behandlar spesielle krav til elektroniske journalar: "For elektronisk journalforing skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noarkstandarden. Nye system skal vere godkj ende av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk." Noark-standarden er ein kravspesifikasjon for edb-basert journalføring og saksbehandling i stat og kommunene, og inneheld detaljerte krav til innhaldet i journalane, datastruktur, osb. Koark-standarden er ein variant av Noark, tilpassa kommunal saksbehandling. Påbodet om å følgje Noark-standarden har tidlegare berre gjeldt statleg forvaltning, men arkivforskrifta gjer den gjeldande også for kommunane. Kvalitetssikring I 2-10 blir det stilt krav til kvalitetssikring av dei elektroniske arkiva: "Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Leiinga for organet må avgjere kven som skal ha høve til å gjere ulike former for registreringar og rettingar i basen. Kvar dag skal det takast tryggingskopi av databasen på elektronisk lagringsmedium. 6

7 ARKIVFORSKRIFTENE Tryggingskopiane skal lagrast på einingar som er fysisk åtskilde frå dei eininganc der databasen ligg." Kravet om kvalitetssikring er svært viktig. Nøyaktige registreringar er ein føresetnad for at ein kan ha tilgang til opplysningane i dei elektroniske arkiva. Medan manuelle arkiv kan brukast trass i mangelfulle register, vil elektroniske arkiv i praksis vere ubrukelege dersom det er feil eller manglar i registreringane. Ved overgang til elektronisk arkivering av saker og dokument vil unøyaktige registreringar vil føre til svekking av søkjefunksjonane i systemet. Bevaring av elektroniske arkiv For å kunne tilfredsstille kravet til arkivbevaring i 6 i arkivlova, er det ein foresetnad at ein brukar lagringsmedium som er eigna for langtidslagring. I 2-11 er det fastsett følgjande: "Til arkivmateriale som etter gjeldande føresegner skal takast vare på for ettertida, skal det nyttast godkjent lagringsmedium, jf Materiale på elektronisk medium må kopierast eller konverterast til nye lagringseiningar i den grad det er nød-vendig for å ta vare på og ha tilgang til dokumentinnhaldet." Konvertering eller kopiering av elektroniske dokument til nye lagringseiningar vil vere nødvendig når nye programvareversjonar blir tatt i bruk eller når alderen til lagringseiningane krev det. Denne paragrafen vil fa store konsekvensar for både kommunane og programleverandorane opnar for at elektronisk lagring av saksdokument på visse vilkår kan erstatte papirdokumenta: "Saksdokument i offentlege organ kan lagrast elektronisk. Ein føresetnad for slik lagring er at det blir nytta fullgode system, rutinar og dokumentlagringsformat som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar arkivmateriale også skal arkiverast på papir inneheld føresegner for anna elektronisk arkivmateriale, dvs, elektroniske system som lagrar arkivinformasjon som ikkje nødvendigvis er saksdokument: "For elektromsk arkivmateriale som t.d. fagsystem, register og databasar krevst det ikkje arkiveksemplar på papir. Men systema skal vere godt nok dokumenterte til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot. jf. kap. V. Dokumentasjonen skal innga i arkivplanen. Dersom slike system produserer eller lagrar saksdokument, skal dokumenta behandlast etter reglane i Riksarkivaren kan fastsetje, gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak, at elektroniske system som nemnde i første ledd allereie nar dei blir oppretta, skal ha eksportfunksjonar som sikrar at bevaringsverdig materiale kan avleverast til arkivdepot på eit eigna lagringsformat og med fullgod dokumentasjon. Opplysningar som ikkje lenger er aktuelle, skal ikkje slettast utan at det ved generelle reglar eller særskilde vedtak er gitt samtykke til kassasjon jf. kap. III C. Opplysningar som blir fjerna frå eit register eller ein database ved oppdatering e.1., kan i staden overforast til anna lagringseining ("historisk" base eller fil)." Elektronisk arkiv og papirbaserte arkiv blir likestilt i desse paragrafane. Med eit atterhald som gjeld saksdokument (etter offentlegheitslova 2 og 3), som Riksarkivaren kan krevje papireksemplar av, kan elektroniske arkiva erstatte papirbasert dokumentasjon. Føresetnaden er at systema er tilfredsstillande dokumentert og at informasjonen kan bevarast i eit tilgjengeleg lagringsformat. Elektroniske arkiv skal vere tilgjengeleg ogsa etter at dei har gått ut av aktiv bruk. Dette blir presisert i 3-16: "Organet skal syte for nødvendige hjelpemiddel til å finne fram i elektroniske journalar og arkiv frå avslutta periodar, så lenge arkivmaterialet er i organets varetekt, jf 5-2 om avlevering til arkivdepot. Dette kan gjerast ved å opprette ein eller fleire historiske databasar, dvs søkbare databasar for dei avslutta periodane. Dersom berre journalen er elektronisk, kan ein i staden for historisk database basere framfinninga på papirutskrifter, slik det er gjort greie for i Noark-standarden." Den siste setninga i denne paragrafen opnar for at papirutskrifter kan erstatte bevaringa av elektroniske journalar, når arkivet elles er papirbasert. Om ein tar papirutskrift av 7

8 ARKIVFORSKRIFTENE journaldelen av eit slikt system, vil viktig informasjon i dei fleste tilfelle gå tapt. For dei tidlegaste journalsystema kan likevel bevaring av papirutskrifter vere eit tilfredsstillande alternativ, dersom desse kan gi eit fullgodt bilete av innhaldet i journalen. Depot for elektroniske arkiv Kapittel V i forskrifta inneheld føresegner om behandlinga av eldre og avslutta arkiv. Her blir det slått fast ein hovudregel om at slike arkiv skal avleverast til arkivdepot. I tredje og fjerde ledd blir dette sagt om oppretting og krav til kommunale depotordningar: "Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det lopande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje eit opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning." I 5-2, første ledd, er det fastsett reglar for når arkiv skal overførast (avleverast) til depot: "Arkivmateriale skal avleverast når det er om lag år gammalt. For elektronisk arkiv- materiale og materiale på andre optiske og magnetiske medium (film, lydband, video rn. v.) kan Riksarkivaren fastsetje at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt." Paragrafen opnar for at Riksarkivaren kan fastsetje at deponering av kopiar av elektroniske arkiv før den vanlege avleveringsfristen. I 3-17, første ledd, blir det stilt krav til klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot : "Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. [.1 Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som pa fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon." Alt arkivmateriale som blir avlevert til depot skal kunne nyttast i framtida. Vedlikehald av elektroniske arkiv er ei stor og krevjande utfordring., og kvar kommune må ta stilling til korleis dei vil loyse dette problemet. Skal kommunane sjølve vere ansvarleg for dei elektroniske arkiva sine, eller skal dette samordnast t.d. ved interkommunalt ordningar'? Anten kommunane vel den eine eller den andre løysinga på spørsmålet om depot, m avlevert materiale på elektronisk lagringsmedium vere dokumentert på ein slik måte at informasjonen kan nyttast. Dette blir slått fast i 5-4. Det vil så bli depotet si oppgåve å halde informasjonen ved like ved å konvertere til nye edb-format og ved behov kopiere informasjonen over til nye medium. "Ethvert forsøk på å forstå verden som et fast og ferdig system, slår feil " (Soren Kirkegaard) 8

9 ARKIVFORSKRIFTENE Forskrift til arkivloven: Veiledning til utformingen av en arkivplan? Av Vigdis Olsen IKA Ro aland: Hvilke krav stiller Arkivlovens forskrift til innholdet i en arkivplan, og gir den en oppskrift på hva planen må inneholde? I forskriften blir arkivplan gitt denne definisjonen: «...viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.»' IKA Rogaland har valgt en femdeling av sin standard arkivplan (organisering, oppsett, serier, reglement og depot), og forskriftens evne til å normere arkivplanarbeidet blir i det følgende vurdert etter den samme femdelingen. Arkivo rganiseringen I arkivlovens forskrift, 2-2 stilles det krav om at et offentlig organ skal ha en ajourført arkivplan. Med offentlig organ menes det en statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet, jmf arkivloven 2g. Dersom en kommune velger å definere seg som flere organ, må også hvert av disse ha sin egen arkivplan (eller utdrag av denne). Samtidig stilles det krav i forskriftens 2-1 om at arkivarbeidet i organet skal utføres av en felles arkivtjeneste, underlagt den administrasjonsenheten som har ansvaret for organets fellessaker. Dette kravet er bare et eksempel blant flere som kan betegnes som en oppfordring om å sentralisere arkivtjenesten i f.eks. en kommune. I den generelle delen av vår arkivplan har vi likevel valgt å likestille alle de ulike modellene for arkiv-organisering, uten å fokusere på sentral-arkiv fremfor andre modeller. Dette er gjort fordi vi ønsker å skape en bevisst holdning til hvilken organisering som vil være mest funksjonell i det enkelte organ, og den valgte modellen vil eksplisitt bli gjengitt på arkivplanens ' Forskrift om offentlege arkiv, 2-2. «gule sider», som gjelder det konkrete offentlige organet Arkivsystem Forskriften stiller krav om bruk av godkjent arkivnøkkel i 2-3, og den gir også klare regler for hvordan nøkkelen skal behandles ved f eks. revisjoner og overgang til ny nøkkel. Når forskriften også åpner for bruk av objektarkiv i 2-5, tredje ledd, er alle områder av problematikken rundt arkivsystemer grundig gjennomgått og kan fungere som en veileder for arkivtjenesten i utformingen av en arkivoppsettplan (systemplan). Arkivserier Forskriften er ikke like informativ når det gjelder oppstillingen av arkivserier i arkivplaner. I 2-5, andre ledd heter det at det skal utarbeides en systematisk ordnet oppstillingsplan for materiale som ikke er ordnet etter arkivnøkkelen. Hva planen skal inneholde er ikke nærmere definert, og ethvert offentlig organ står derfor fritt til å utforme oppstillingsplanen slik de måtte ønske. Ved å unnlate å konkretisere innholdet i serieoppstillingen, kan det utvikle seg svært vareierende praksis på området. Selv om IKA'ene har hatt en relativt lik praksis og således har registrert de samme opplysningene, vet vi at det finnes forskjeller. IKA Rogaland har bl.a. valgt å ikke benytte Norsk Allment Arkivskjemas klassifisering i sine arkivserier, slik det er blitt gjort ved flere andre IKA'er. NAA blir hovedsaklig benyttet ved oppstilling av arkivmateriale i magasin. Arkivrutiner Ved utformingen av rutinedelen i arkivplanen gir forskriften en god veiledning til hva denne skal inneholde. Både når det gjelder behandling av post og 9

10 ARKIVF 0 RS KRIFTENE saksdokument, periodisering av arkiv og arkivbegrensning og kassasjon går forskriften grundig gjennom hvilke krav som stilles. Selv om rutiner for behandling av elektronisk post for mange offentlige organ ikke vil være aktuelt på de nåværende tidspunkt, er det viktig at lovverket nå regulerer den stadig økende bruken av elektronisk post, og at reguleringen er knyttet opp mot NOARKstandarden. At forskriften er svært detaljert, kommer tydelig frem i rutinedelen, og særlig gjelder dette reglene for behandling av post og saksdokument. Dette har resultert i at vi ved IKAR har utarbeidet trinnvise rutiner for behandlingen av både manuell og elektronisk post og saksdokument. Totalt inneholder rutinene over 40 punkter, bl.a. postmottak, åpning og sortering, registrering, saksbehandling/utg. korrespondanse, utlån fra arkiv, arkivlegging og journalutskrifter. Depot Det siste kapitlet i forskriften er viet eldre og avsluttede arkiver, og avleveringsplikten for disse. I utformingen av en arkivplan vil det også være naturlig å legge denne delen til slutt, men hvordan bør depotelementet tas inn i planen? I IKA-miljøet har det vært en viss tradisjon for å ta hele katalogen inn i arkivplanen. Dette vil være naturlig så lenge kommunene selv oppbevarer materialet i sitt fjernarkiv. Men forskriftens strenge krav til arkivlokaler gjør at det vil være få kommuner som kan oppfylle disse, og det er derfor åpnet opp for ordninger med fellesdepot (f eks. IKA'er) og overføring av depotoppgavene, jmf forskriftens 5-1. I slike tilfeller kan en spørre seg om arkivkatalogen har noe å gjøre i arkivplanen, eller om det vil være tilstrekkelig å henvise til den aktuelle depotinstitusjon. Et annet spørsmål som reiser seg ved gjennomgang av forskriftens depotdel, er hvorvidt organets depotrutiner hører hjemme under depotdelen eller reglementsdelen (rutinedelen) av arkivplanen. Det er mulig at depotdelen i en arkivplan med tid og stunder vil bli overflødig, men foreløpig er det vanlig praksis å ta den inn i planen. For å belyse disse og andre sporsmal vedrorende forskriftens forhold til arkivplaner ser vi gjerne at det åpnes JOr en skrifflig debatt i Arkheion. Ny arkivsjef på IKAVA Fra og med 1. april tiltrådte Kjetil Reithaug som ny arkivsjef ved Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA). Tidligere har han arbeidet i Arbeiderbevegelsens arkiv i Oslo, avleveringsarbeid for Utenriksdepartementet hvor han også har arbeidet 3,5 år i arkivledelsen. Kjetil er cand. philol., med hovedfag historie og engelsk og nord-amerikakunnskap grunnfag ved Universitetet i 0 slo. Ønsket om å vende tilbake til Sorlandet hvor Kjetil er fodt (Kristiansand 1964) og opp-vokst, ble en realitet da han for ca 1 ar siden begynte i arkivkonsulent-stilling ved IKAVA. Kjetil er dermed allerede godt kjent av og med kommunene i Vest-Agder og ogsa som artikkelforfatter og redaksjonsmedlem i Arkheion. Arkivfaget på interkommunalt niva har med Kjetil fatt en ny og entusiastisk faglig tilvekst. Velkommen skal du være! Kjetil er nå bosatt i Mandal sammen med kone og sonn (2 år). Mandal er en meget sjarmerende sommerby, med rike tur-muligheter både til lands og ikke minst "vanns". Noe som skulle passe bra for en arkiventusiast med særlig interesse for båtliv. 10

11 Ika-Samarbeidet mål og midler eller omvendt? Magne Re e ex-arkivs.e IKAVA De interkommunale arkivinstitusjonene er et særegent og etter hvert også ganske markant trekk i det norske arkivlandskapet. Så vidt jeg vet er det bare Nederland ellers i Europa som har tilsvarende ordninger. Fra en sped begynnelse i Rogaland i 1976 har nå kommunene i 12 av landets fylker mulighet til å slutte seg til interkommunale samarbeidsordninger på arkivsektoren. Og det stopper neppe med det, ettersom Riksarkivarens målsetting stadig er å få etablert slike arkivinstitusjoner i alle fylkene i landet. Det eksisterer et ganske sterkt samhold blant de 10 interkommunale arkivene her i landet. Man utveksler planer, rapporter, ideer m.m. og har felles seminarer, møter og lignende. Noen bruker uttrykk som IKA-familien, IKA-bevegelsen. Mange av de ansatte i IKA'ene jobber med glød og entusiasme og har nærmest en kallsbevissthet som en ellers forbinder med lekmannsbevegelsen. Etter 18 års arbeid i slike arkivinstitusjoner er det naturlig for meg å se litt tilbake og gjøre meg opp noen tanker omkring IKA-ordningene, når jeg nå forlater det kommunale arkiymiljøet for å arbeide i Arkivverket. Noen objektiv artikkel blir dette så visst ikke, med mitt utgangspunkt, men forhåpentligvis kan en veterans synspunkter være av interesse likevel. Økonomiske begrensninger Som kjent har kommunene selv det totale ansvarel for sine arkiver her i landet. Det betyr at de må dekke alle utgifter til tiltak som kan bedre arkivforholdene over eget budsjett. Staten har gjennom Arkivverket myndighet til å føre tilsyn med kommunenes arkiver og påpeke forhold som ikke er som de bør være, men dette fører som regel bare til økte utgifter. Nå hører det jo med i dette bildet at mange av statsarkivene har ytt solide bidrag til å heve arkivnivået i mange kommuner ved opprettelse av en IKA-ordning, men dette håndslaget har nok virket mest konkret i de fylkene som et statsarkiv ligger i. Svært ofte strander konstruktive forslag innen den kommunale arkivsektoren på økonomiske hensyn. Man synes ikke man har råd til å slutte seg til en IKA-ordning eller betale mer enn man allerede gjør. For de fleste IKA-kommuners vedkommene vil det dreie seg om et sted mellom 5-10 kr. pr. innbygger. Noen truer endog med å melde seg ut av samarbeidet av økonomiske årsaker, noe de har full rett til å gjøre med 1-2 års varsel. Et tankekors i denne sammenheng er at mange av IKAkommunene har dårligere økonomi enn de som velger å stå utenfor, så bare penger kan det ikke dreie seg om. Det er klart at det å arbeide i en slik sammenheng holder de ansatte i IKA'ene på tå hey. Man må hele tiden bevise sin eksistensberettigelse og gjøre nytte for seg. IKA'ene er i stor grad markedsstyrte arkivinstitusjoner, og dette har ført til stor grad av kreativitet og ståpåvilje. Men det er også klart at det over tid kan føre til ganske stor slitasje på personalet, ikke minst på lederne. Noen IKA'er har slitt med hyppige personalskifter, noe som ikke er uproblematisk i så kompetanseavhengige virksomheter. Kanskje noe av grunnen ligger i manglende trygghet? En annen årsak kan være at det stadige kravet om resultater etter hvert fører til at man strekker seg lenger enn fellen rekker og til slutt møter veggen. Da skal det ikke mye motgang til før man gir opp. Det kan nok være på sin plass med jevne mellomrom å stoppe opp og vurdere hva man skal gjøre og ikke minst hva man ikke skal engasjere seg Det er ingen kunst å jobbe seg i hjel i et interkommunalt arkiv. Her ligger en viktig oppgave for ledelsen og styret ved en IKA, 11

12 nemlig å påse at ikke vedtekter, stillingsbeskrivelser, arbeidsplaner, m.m. bare inneholder menyer, men også prioriteringer. Forst mål, så midler Det er forståelig at medlemskommunene er opptatt av hva det koster å være med i en slik samarbeidsordning og holder et øye med at kostnadene holdes på et rimelig nivå og at pengene brukes riktig. Det er imidlertid grunn til å stille spørsmål ved om dette er det riktige utgangspunktet. Jeg minnes en etatsjef i en nyinnmeldt kommune som etter hvert ble meget urolig på vårt introduksjonsmøte der vi la ut om tilbud og målsettinger. Til slutt kunne han ikke holde seg: "Hvor stor del av arbeidet i etaten vår mener dere egentlig skal dreie seg om arkiv?" Årsaken til hans bekymring var selvsagt mest økonomisk betinget, men likevel synes jeg han hadde et vesentlig poeng. La oss først og fremst fokusere på hva arkivarbeidet dreier seg om (lovbestemte krav, interne behov og målsettinger, m.m.) og dernest drøfte hvilke ressurser som må stilles til rådighet innenfor en total økonomisk ramme. Ellers blir det lett til at alle karrer til seg en god bit av kaka (til edb-tekniske formål synes der for eksempel aldri å mangle ressurser), og så blir der lite eller ingenting igjen til de beskj edne damene (!) som steller med arkiv i en stadig mindre brøkdel av sin arbeidstid. I et tiltagende misforhold mellom mål og midler er det ikke lett å få til noe. Jeg tror nok at hovedutfordringen framover for IKA'ene ligger nettopp i dette: Synliggjøre for medlemskommunene hva arkivarbeidet består i og hvilke konsekvenser kommunene må trekke av det. Og her er ikke faktorenes orden likegyldig, selv om de nok vil gripe inn i hverandre hele tiden. Hovedmålgruppen i denne sammenhengen er ikke "arkivdamene" (de skal vi gjøre jobben sammen med og har sjelden "frelsesbehov", for å bruke et gammel haugianer-uttrykk), men det er rådmann, ordfører, kontorsjef, etatssjef som er de sentrale medaktørene når det gjelder å få forutsetningene (personale, lokaler, utstyr, organisering m.m.) på plass for å nå målsettingene for arkivarbeidet. På dette området har vi mye å gå på ennå, ikke minst når det gjelder å få IKA-styrene engasjert. Det er viktig å ha styret i ryggen når en skal gjøre framstøt mot kommunens ledelse. IKA-styrene bør være befolket av dynamiske personer med vyer (også for arkivtjenesten) som ikke bare ser sin oppgave i å påse at budsjettet følges. Hva vil vi med IKA'ene? Kommunene her i landet står overfor store utfordringer framover, også når det gjelder arkivbehandling. De kommunale arkivene inneholder mye viktig informasjon og dokumentasjon som på langt nær utnyttes optimalt. Ennå har ordet "arkiv" et negativt fortegn for mange kommunale byråkrater. Det betyr i så fall å gå baklengs inn i det neste århundre. Nå bør spørsmålet være: "Hvordan kan vi få mer ut av arkivene våre?" Og det uten at våre forpliktelser overfor ettertiden forsømmes. Stikkord her er elektroniske arkiver, sentraliserte arkiver, gode depotløsninger, rasjonelle rutiner etc. Alle ressurser må utnyttes optimalt, også de interkommunale arkivene. Kommuner som i sin tid gikk sammen om å opprette en slik ordning, må spørre seg selv hvilke muligheter som ligger i IKA-samarbeidet når det gjelder å møte framtiden. Tenker en kun begrensninger i forhold til økonomi, så er min påstand at en har tatt første skritt på veien til nedleggelse. Det er kun gjennom en bevisst, offensiv utnyttelse av et interkommunalt samarbeid at det kan bestå. Mange motstandere av kommunesammenslåinger lovpriser det interkommunale samarbeidet, men en hel del mennesker har også innvendinger til slike samarbeidsordninger. Det pekes på at de samarbeidende kommuner for lett fraskriver seg ansvaret for områder som samarbeidsorganer skal arbeide med, at en forsømmer sin egen kompetanseoppbygging og blir hjelpeløse, 12

13 at samarbeidet fungerer som en sovepute ete. Mange ganger i løpet av disse 18 årene har jeg hatt en snikende følelse av at disse kritikerne har hatt mer rett enn jeg liker å innrømme (ikke minst når årsmøtene varer 5 minutter). Det er klart at arkivarbeidet er en prosess, men tidvis blir perspektivet for langsiktig og framskrittene for små. Det er ofte vanskelig å få kommunale ledere til å ta arkivdelen av sitt ansvar på alvor, og det er heller ikke alle våre kontaktpersoner som tar tingene like nøye eller har nok gjennomslagskraft innad. Da blir det hele litt tungt. Jeg tror det er all grunn til å minne medlemskommunene om at de selv har det totale ansvaret for sine arkiver, at IKA'ene kun utfører bestemte oppgaver på vegne av dem og at de selv har et ansvar for å møte lovbestemte krav og framtidens utfordringer på dette området. IKA'en har nemlig ingen tilsynsmyndighet som Arkivverket. Da måtte en i så fall hatt en helt annen bemanning. Noen kommuner blir lett pas.sivisert og stoler på at IKA'en skal ta seg av alt og svare på alt. De glemmer også at de har et felles ansvar for at samarbeidet fungerer og at IKA'en fyller sin rolle. Det innebærer bl.a. å ta aktivt del i proses sen med å utarbeide arbeidsplaner m.m. Kommunene, også de som er med i en IKA, må definere en arkivpolitikk. Hvordan samarbeide? Hvilket ansvar har egentlig den enkelte medlemskommune for at et IKAsamarbeid fungerer? Det viktigste ligger i å bruke samarbeidsorganet til å utføre de arbeidsoppgaver det er opprettet for. Hvis en av de sentrale arbeidsoppgaver for IKA'en er å drive arkivopplæring, så nytter det ikke å sende de ansatte land og strand rundt på arkivkurs eller holde egne, interne kurs uten at IKA'en er kjent med det. Eller å foreta viktige omorganiseringer av arkivtjenesten uten å informere eller konsultere IKA'en. Eller å ominnrede fjernarkivet uten å rådspørre IKA'en. Skjer dette, er en med på å bygge ned ordningen og de IKA-ansatte blir motløse. Et IKAsamarbeid er en toveis-kommunikasjon, det kan ikke understrekes nok. Her har selvsagt kommunens kontaktperson en sentral rolle. Noen medlemskommuner klager av og til over at de ser eller hører for lite til de IKA-ansatte, men det går altså an å ta kontakt begge veier. Noen klager også over at noen IKA-ansatte ikke kan nok om bestemte emner eller saksområder. Det er selvsagt beklagelig, men jeg tror aldri vi kommer dithen at alle IKA-ansatte kan alt. En IKA-ordning kan ikke bestå i at de ansatte der skal vite mer enn alle ansatte i medlemskommunene om alt som har med arkiv å gjøre. Det er for det første et umenneskelig krav og ville også lett føre til at IKA'ene motarbeidet medlemskommunenes egen kompetanseoppbygging. De IKA-ansatte bør etter min mening ha bredest mulig arkivkompetanse, men inneha spisskompetanse på IKA'ens egne arbeidsområder. Og de bør være nøye gjennomtenkt og kanskje mer avgrenset enn det som er tilfelle i dag (jf eventyret om trollet som sprakk). Egne IKA-depoter bør for eksempel vurderes nøye. Jeg tror det kan være en bedre utnyttelse av IKA'enes ressurser og kompetanse enn noe av det en i dag driver på med. Til gjengjeld må medlemskommunene forvente å få utført systematisk arbeid årlig i samsvar med innbetalt tilskudd. Om noen nå sitter igjen med et inntrykk av at IKA-samarbeidet er problemfylt og kanskje negativt, så er selvsagt ikke det tilfelle. Veldig mye positivt er oppnådd siden den spe begynnelse i Rogaland i At stadig nye fylker og kommuner slutter seg til familien, er også et uttrykk for det. Jeg hadde heller ikke brukt halvparten av mitt yrkesaktive liv til dette arbeidet om det ikke var givende og bar frukter. Hovedsiktemålet mitt med denne artikkel er å fokusere på hvordan en kan få mer ut av samarbeidet. Jeg håper og tror at de interkommunale arkivene vil bestå langt inn i neste århundre, men ikke nødvendigvis i samme form som nå. Det mangler i alle fall ikke på oppgaver og utfordringer. 13

14 Arkivverk i et utviklingsperspektiv Hans E Jvind Ncess statsarkivar i Stavan er GlESTESKRIBENTEN Livet og arkivet Jeg blir 56 år til høsten. Den 15. desember 1970 tiltrådte jeg som statsarkivar i Stavanger, 27 år gammel. Hvorav lett kan utregnes at jeg har vært statsarkivar i Stavanger i mer enn halve livet mitt og nesten siden statsarkivet ble eget embetskontor ( ). Arkivarbeid hadde fylt mye av min tid også før Jeg hadde arbeidet med å få orden pa kommunearkivet i Stavanger siden 1967 (under studietiden): Jeg hadde transkribert en rekke lokalhistoriske kilder. Jeg hadde dessuten gjort bruk av mye kildemateriale under arbeidet med hovedoppgaven. Mange tanker og ambisjoner knyttet til Arkivverkets samfunnsmessige betydning hadde jeg fatt innprentet og forklart av min mentor, professor og førstearkivar Lars Hamre. Icker og virkelighet Arbeidet med å utvikle statsarkivet som forvaltningskontor og kulturinstitusjon har vært rikt og utfordrende. De første årene forsøkte jeg a virkeliggjøre ideer som knyttet seg til betydningen av å redde alle typer arkiver, statlige, kommunale og private. Det var en stor utfordring å forsøke å løse mange arbeidsoppgaver på kort tid. Når det lyktes å få til få til en sterk utvikling både av statsarkivet og dessuten realisere en egen byarkivinstitusjon i Stavanger (1973) og ett Interkommunalt Arkiv (1976) skyldtes det både samarbeidet med gode medarbeidere lokalt, et godt lokalt nettverk både i offentlig og privat sektor, men ikke minst en sterk støtte fra riksarkivar Dagfinn Mannsåker trass i betydelig skepsis til muligheten av å organisere kommunale arkivinstitusjoner fra de fleste andre av embetsmennene i Riksarkivet. Mine ambisjoner om å skape et felles depot i embetsdistriktet som hadde alle stordriftens fordeler der en oppnådde at den fysiske bevaring, konserveringen og betjeningen av alle bevaringsverdige arkiver inklusive fotohistoriske arkiver i embetsdistriktet kunne skje fra en adresse, lyktes ikke å få til. Her trengtes holdningsendringer på flere hold. På kommunesektoren var det mange representanter for kulturholdninger som manifesterte seg i motstand mot å "avlevere" kommunale arkiver trass i at de mest etterspurte arkiver fra lokalsamfunnet ble skapt av statlige kontor som avleverte sine arkiver til statsarkivet. Heller ikke riksarkivar John Herstad gav entydige signaler om betydningen av å tilstrebe et regionaldepot (i dette tilfellet depot for statsarkivdistriktet) på 1980-tallet. En rekke forhold har endret seg over tid, både teknisk-praktiske endringer i samfunnet og holdninger til hensiktsmessige forvaltningsløsninger. Særlig de teknologiske forandringene har slik sett kommet til å få stor betydning. De mest brukte kilder til bruk i lokalhistorisk arbeid er i ferd med å bli gjort allminnelig tildengelige på nettet. Det er nettopp Arkivverket som bidrar til at dette skjer med utgangspunkt i de kilder som befinner seg i de statlige arkivinstitusjoners depoter som er en følge av avleverings-ordningen. I løpet av de siste 30 årene er selve arkivmengden blitt sa stor målt i volum og i hyllemeter at depotansvaret har endret seg fra en kj ekt-a-hasituasjon til et betydelig faglig og økonomisk ansvar både i kommuner og næringsvirksomheter og organisasjoner. Arkivloven bidrar til å presisere og regulere dette ansvaret hos alle arkiveiere, særlig på kommunal sektor. Betydningen av tunge faglige regionale arkivinstitusjoner som kan ta seg av alle typer arkivoppgaver og forvalte fellesdepoter der arkivmengdene kan oppbevares rasjonelt med optimalisering av arealer til depotformål er i ferd med a bli allment akseptert. Riksarkivaren har gitt positiv tilslutning til pågående arbeid med å skape en fellesskapssituasjon for alle arkivinstitusjonene i Rogaland, en løsning som i beste fall kan realiseres i år Regionaldepot i Rogaland Statsarkivet i Stavanger flyttet inn som leietaker i IMI-gården (Indremisjonen) i Statsarkivets magasiner vil være sprengt ca pr (7500 hm). Depotet er optimalt utnyttet med ca 12 hm/kvm på gulvplass med 14

15 GlESTESKRIBENTEN reoler. Statsarkivet har opsjon på leie av lokaler som Indremisjonen skal flytte ut av med arealer egnet til magasiner og kontorer hvorved magasinkapasiteten kan økes til hm. På denne bakgrunn har statsarkivet med støtte fra Riksarkivaren innbudt Stavanger kommune, Interkommunalt Arkiv i Rogaland og Rogaland fylkeskommune om å inngå et samarbeid for samling av institusjonene på felles adresse og med samarbeidsløsning om fellesfunksjoner som mål. Funksjoner som ligger naturlig til rette for samarbeid er publikumsbetjening, konservering, sentralbord, fotoarkiv, privatarkiv, utstillingsvirksomhet, informasjonsvirksomhet, teknologiske løsninger, utdanning- og kompetanseutvikling m.m. Både Stavanger kommune og Interkommunalt Arkiv har sagt seg interessert i å forhandle om en slik løsning. Rogaland fylkeskommune har forslaget til vurdering; det er anbefalt både av statsarkivaren, Interkommunalt Arkivs styre (fylkeskommunen er medlem) og i en uavhengig konsulentrapport om organisering av arkivtjenestene i fylkeskommunen. Også private virksomheter vil bli invitert til å vurdere bruk av det fellesdepotet for sine arkiver uten at en i øyeblikket ser klare konturer av et mer organisert samarbeid med et samlet næringsliv, en utvikling som imidlertid kan finne sted, særlig om en lykkes å få til samarbeid via de store næringslivsorganisasjonene. Ting tar tid. Slik at det vært i Rogaland. Slik er det i Arkivetaten. Jeg har imidlertid aldri tvilt på betydningene av et sterkt arkivvesen, både som Arkivverk og som samspill mellom det store mangfold av kulturverninstitusjoner. Institusjonssamarbeid, teknologiske utfordringer og kompetansebygging. Siden jeg gjennom årene har hatt gleden av å ha verv bl.a. i museums- og bibliotekvesenet, gleder det meg at det nå er i ferd med å bli en samfunnsutfordring å skape bredere samarbeidsallianser på tvers av de tradisjonelle institusjonstyper: her ligger store utfordringer og gevinster særlig for brukerne i en økonomisering med samfunnsmidlene. Men om arbeidet skal lykkes, er det viktig at prosessene som skal gi fruktbare resultater stimuleres og legges til rette for fra sentralt hold, men at det ligger stor frihet til initiativutfoldelse på regionale institusjoner. Arbeidet i små institusjoner bør hvile og seile fremover pa en kombinasjon av faglig duelighet og entusiasme innenfor styrte rammebetingelser. Arkivarbeidet står overfor store utfordringer særlig på det teknologiske området. Det å skulle sette arkivloven ut i livet og folge opp arbeid som allerede er pliktarbeid i de statlige arkivinstitusjoner, stiller større krav til de ansatte i alle arkivinstitusjoner enn det kanskje for øyeblikket er kyndighet og personalressurser nok til å overkomme. Her vil samarbeide kunne frigjøre krefter. Men det er neppe nok: statlige og kommunale myndigheter må snarest mulig sette arkiv-institusjonene faglig i stand til å løse sine ansvarsoppgaver med de elektroniske arkiver. Det krever netto stillingsvekst og nye typer medarbeidere. Så lenge papirarkivene stadig vokser i mengde, finnes det ikke tilstrekkelig bemanning til bade å løse oppgavene med vekst på det tradisjonelle arbeidsområdet og et nytt særlig vanskelig område samtidig på uforanderlig ressursnivå. I en slik situasjon er det to tiltak som er viktige, og der Riksarkivaren og andre har bidratt med en viss utvikling, nemlig utdanning og kompetanseutvikling. Men ikke minst i denne prosess med å øke kompetansen på medarbeidere, vil institusjonssarnarbeide pa tvers av institusjonstyper kunne bidra til en ekstra synergieffekt. Det gjelder bade kompetanseutvikling på hjemmebane, men og i forhold til utenverdenen. For Norge er ikke et eget arkivland. Mer enn noensinne er det naturlig å lære av andre og søke fellesløsninger der det er naturlig. Norden er ett naturlig fellesområde for mange tiltak og for kompetanseutvikling. Mange løsninger kan finnes ved å se til land og institusjoner i andre land og andre verdensdeler. Dessuten er det faglige fellesskapet ikke lenger norsk, men internasjonalt, i vår verden som innenfor andre profesjoner og virksomhetstyper/bransjer. Samarbeide av mange slag innenlands og forhold til omverdenen må baseres på muligheter for ansatte til å delta på kurs og seminarer. Forholdene er sterkt bedret i Arkivverket og er et viktig satsningsområde i tiden fremover. Samarbeidsutvalget mellom 15

16 G] ESTESKRI B ENTEN Riksarkivaren og kommunearkivene er et godt virkemiddel i så måte som allerede har manifestert seg i nye og viktige løsninger på områder som "bevarings-kriterier" og " depotløsninger". Selv har jeg ment at den norske arkivverden burde finne frem til periodiske fellesarrangementer der Riksarkivaren inviterte alle organiserte arkivvirksomheter til møter samme sted over samme tidsperiode med plenumsmøter og parallellsesjoner. Det kunne være et viktig skritt i retning av å skape et norsk faglig arkivfellesskap der alle medarbeidere kan få gleden av en slik opplevelse samtidig i ny og ne. Selv etter alle disse årene er det fremdeles viktig å delta i prosesser som bidrar til et enda bedrefungerende arkivland på en klode full av arkiver. CHANNELBIND SYSTEM 20 PROFESSJONELL BOKINNBINDING Godkjent av Riksarkivaren Med Channelbind Bokinnbindingsmaskin binder du inn dokumentene dine i løpet av få sekunder, i harde elle myke permer. Permene leveres i fargene svart, blå eller burgunder, og finnes i størrelser fra 20 til 300 A4 sider. Hele prosessen utføres ved hjelp av en enkel, vedlikeholdsfri maskin som ikke tar større plass enn en skrivemaskin. De ferdige bøkene kan merkes med etiketter i ryggen og på fronten hvis ønskelig. Kontakt oss gjerne for mer informasjon på telefon eller Fax PRINT REKVISITA AS Postboks Stabekk 16

17 Riksveien Lyse, Stetesdal, Telemarken - Et blad fra de henlagte veiprosjekters historie. Av Si Tve Es eland arkivkonsulent IKA Ro aland "Gjev det ikkje maa vara for lenge, fyrr arbeidet kjem i gang!", skrev Arne Garborg i 1918, og argumenterte med dette sterkt for samtidens planer om å bygge en riksvei fra Lyseboten i Rogaland over fjellet til Setesdalen og videre derfra til Dalen i Telemark. Et raskt blikk på et moderne veikart over Norge forteller oss at vi i dag uten problemer i sommerhalvåret kan kjøre bil fra Dalen i Telemark til Brokke i Setesdalen. Videre fra Brokke kan vi kjøre over fjellet til Sirdal. Fra Sirdal tar noen bilturister en avstikker til Lyseboten, evt. de haster videre gjennom Hunnedalen til Sandnes og Stavanger slik hovedtyngden av bilister gjør i den perioden av året når veien over fjellet er åpen. Slik har det ikke alltid vært. Strekningen fra Brokke til Suleskar i Sirdal sto ferdig på begynnelsen av 1990-tallet. Bak åpningen av denne veistrekningen over fjellet mellom Setesdalen og Sirdal ligger realiseringen av en gammel drøm. Denne artikkelen handler om denne drømmen. En drøm som Arne Garborg argumenterte for og som dikterkolegaene Torvald Tu og Rasmus Tveteraasl lovpriste i høystemt nasjonal verseform. Riksvegen. Sæbyggjen talar. Me ventar so saart paa den vegen som no er so mykje paa tale! So lang og leid er den tunge mo, og samfterdsla er berre so som so, for vegarne dei er so skrale. god. So hog og hard er den bratte nut. Og fjelli so kallege" stengjer. Me sit som i buret, og lengtar ut Men vonleg vert ende paa denne vaar sut, naar veg ut fraa dalar dei sprengjer. Og dan kan me keyra den vegen udd og dugleg med varor paa lasset! ner hove og handla me kva me vil, og betre vert jordi daa dyrka til, enn no i det tungvindte trasset. 3a, maa berre Riksvegen koma fort me ynskjer av heile vaart hjarta. daa vil dolen faa inykje gjort av det som no stend so leidt i skort. Gjev utloysing snart maatte vertim! elskar vaar hehnlege Swtesdal med alle dei boar og vollar! -Var vegen bert ikkje so tung og skral, off leidi so lang, og so stengd og smal lier inn nnllomn blaanande kollat! Til byarne ned er det mange og so rang til aa fara! Riksvegen god me vil helsa ined smil; for det kann me vona utan al tvil at daa skal me flokarne klara! Sætesdal i juli ' Både Torvald Tu og Rasmus Tveteraas var såkalte heimstavnsdiktere med tilknytning til Rogaland. 17

18 Ut av ei eske med rot...i 1996 fikk undertegnede inn for ordning en eske med en del svært omrotede arkivsaker fra Finnøy kommune. Eska var reddet ut fra et privat hus under riving. Foruten noen glassbiter og trefliser etter rivingen, litt sjokoladepapir fra 1960-tallet og tomme konvolutter hvor det var tydelig at filatelister hadde vært på jakt etter gamle frimerker, inneholdt eska dokumenter etter Finnøy fattigkommisjon fra slutten av tallet og et stykke inn på 1900-tallet. Blandt dette materialet dukket det opp et påkostet hefte fra omkring årsskiftet 1918/19. Trykksaken bar tittelen: "Riksveien Lyse, Sætesdal, Telemarken, Hefte 2.2 Trykksaker kaster man jo vanligvis når man ordner arkiver, men dette litt spesielle heftet ble det til at jeg bladde litt i. Og ut av heftet dukket det opp store planer om et veianlegg som det aldri ble noe av, i allefall ikke før tidlig på tallet. Et veianlegg som kulturpersonligheter, næringslivsfolk og lokalpolitikere arbeidet for på den tiden 1. verdenskrig gikk mot sin slutt. Her dukket det opp dikternavn som Arne Garborg, Torvald Tu og Rasmus Tveteraas. I arbeidskomiteen for prosjektet satt mange med ordførere og formannskapsrepresentanter fra kommuner langs veitrasseen og i tilstøtende områder. Det er tydelig at det lå politisk tyngde bak disse veiplanene, for det var en påkostet trykksak som dukket opp i 1996, blandt arkivsaker hvor den absolutt ikke hørte hjemme. På framsiden står det skrevet: "A. Steinnes". Ved nærmere undersøkelse viser det seg at Finnøy kommune i perioden hadde en ordfører som het Asseus Steinnes. Det er rimlig å anta at trykksaken har tilhørt ham. I dette ligger det også et signal om at kommuner ut over de som var representert i arbeids- Dette heftet var en videreforing av et tidligere hefte (Hefte 1) med samme navn som en arbeidskomite nedsatt av Stavanger formannskap gav ut i Stavanger omkring arsskiftet 1917/18. kommiteen for "Riksveien" også kjente godt til planene om dette veiprosjektet. Lysebom sommeren Inngangen til Lysedalen hvor riksvettraseen var tenkt lagt i bakgrunnen. Hvor skulle veien gå? Det ble arbeidet sterkt for at veien skulle gå fra Lysebotn i Ryfylke til Bjørneraa i Setesdalen, derfra via Skafse til Dalen i Telemark. Det var denne trasseen Stavanger formannskaps arbeidskomite argumenterte for i heftet sitt.3 Blandt mange argumenter for veianlegget i det første heftet, ble bl.a. reiseruten Oslo - Stavanger beskrevet på følgende måte:4 Jernbane Kristiania Lunde.180 km. cirka 4 timer Dampskib Lunde - Dalen 65 km. cirka 4 timer Automobil Dalen - Lvse 111 km. cirka 4 timer Dampskib Lyse - Stavanger 65 km. cirka 4 timer En enestaaende og behagelig reiserute! Det første heftet om riksveien "vakte opmerksomhet i vide kredse" heter det i Hefte 2. Dette førte til at Stortinget bevilget midler til "linjens utstikning og beregning". Dette arbeidet ble utført av veimyndighetene sommeren Samtidig ble to andre linjer som hadde vært nevnt som aktuelle veitrasseer mellom Stavanger og Setesdalen undersøkt. Høsten 1918 forelå det altså 3 aktuelle trassealternativer. Disse var: 3 Ibid. 4 Av: J. J. 1-kegna forhy. ordforer til Laardal 18

19 Riksveien Lyse Bforneraa Skafse 111 km. lang. Dirdal Brokkelinjen 186 km. lang Dirdal Langeidlinjen 207 km. lang Etter oppstikkingen viser Hefte 2 at det oppsto en debatt om hvilken trasse over fjellet det var verd å satse på. Vi skal her ikke gjengi hele debatten, bare kort nevne at det var krefter i Vest-Agder som argumenterte mot riksveiplanene, fordi de ønsket seg en mer sørlig linje over fjellet. Disse argumentene ble alle imøtegått av arbeidskomiteen for riksveien. Når vi så vet at det ikke kom vei over disse fjellstrøkene mellom Ryfylke og Setesdalen før tidelig på tallet, så er det rart i ettertid å tenke på at det var den planlagte Dirdal Brokkelinjen som til slutt ble realisert. Hvor vidt det var striden omkring den gamle riksveisaken som her kom til en slutt forbmdelse med åpningen av dagens vei mellom Brokke og Suleskar er nok tvilsomt. Men at det var en gammel drøm som ble realisert ved åpningen av denne veien, er klart. Kartutsndt fra 1918 som viser riksvedraseen og de alternative traseene. Argumenteringen for veianlegget I oktober 1918 sendte arbeidskomiteen for "Riksveien Lyse, Sætesdal, Telemarken" sin søknad til Arbeidsdepartementet. I søknaden oppsummeres argumentene for veianlegget slik:5 Vi tillater os kun at fastslaa at dette veianheg paa den korteste og letteste maate forener østland og Vestland idet Lysefjordens lange arm paa den ene side og de farbare Telernarksvande paa den anden side bare er skilt fra hinanden ved ca. 110 kin.s veilængde. Utnyttelsen av denne enestaaende korte avstand er fra naturens side yderligere begunstiget derved at et velskikket og saa at sige sammenhængende dalfore uten generende hoidedrag angir den selvfølgelige veilinje likefra vandene i ost til havet i vest. Hvad der desuten gjor dette veianlæg så selvindlysende rigtig: det skjærer tvers igjennem hjertet av Norges Sorland. forener dets skilte dalstrøk og utloser det skrikende komrnunikationsbehov, som i aartier har bragt en værdifuld landsdel til at stagnere og faktisk avfolket gaard efter gaard - boplads efter boplads. ja i virkeligheten truer med at overlate det meste a\ dette rike indland med dets enestaaende beitestrækninger, dets skogvidder og dets ovrige rikdomme av vandkraft og bergskatter til nogen korte hostukers sportsjagt. Videre framheves følgende argumenter søknaden: Veianlegget ville gi de øvre bygdene i Setesdalen og Telemark nye næringsmuligheter. Nye næringsmuligheter ville redsusere den økende avfolkingen i disse innlandsområdene. Veianlegget ville åpne for nydyrking og gjenopptaking av nedlagte gårdsbruk. Det ville bli lettere å utnytte fiellbeitene, spesielt for bønder i husdyrrike områder eks. Jæren hvor det på denne tiden var underskudd på beitearealer. Bedre tilgang til beitearealer ville åpne for en større kjøttproduksjon. En større kjøttproduksjonen ville forbedre selvforsyningen i Norge. Som vi vet var det problemer med forsyningene i Norge under 1. verdenskrig. Veien ville åpne bymarkeder for jordbruket i disse relativt isolerte innlandsområdene. Veianlegget ville åpne nye områder for turisme og friluftsliv. Soknaden er tatt inn i Hefte 2. Den er datert 11. okt

20 Militære argumenter ble også brukt. Veianlegget ville kunne lette troppeforflytninger mellom østlandet og vestlandet. Distriktspolitiske argumenter er dekkende hvis vi skal oppsummere argumenteringen med moderne språkbruk. Tradisjonelt jordbruk i Midlandet. Stolsslått ved Store Bjornevatn. Foto: Statsarkivet i Stavanger/Stavanger turistforening En riksvei gjennom Arne Garborgs språkpolitiske grunnfj ell? Kjente kulturpersonligheter ble også brakt inn i argumentasjonen for veianlegget. I et brev til banksjef Randulf16, som er tatt inn i Hefte 2, takker Arne Garborg for "utgreidingi um Riksveien Lyse - Sætesdalen - Telemarken" som han hadde fått tilsendt. Han skriver om heftet7 at det "er et arbeid som eg har lese med den største interesse". Garborg mente og viser videre i brevet til at det etter forarbeidet som arbeidskomiteen nedsatt av Stavanger formannskap hadde gjort, var dokumentert at det lot seg gjøre å legge vei fra Lyse til Dalen. Han fremhever videre at dette blir den korteste veien til by og hav for folk i vest-telemark og Setesdalen. For bøndene på Jæren og i Ryfylke framhever han at Randulff var formann i arbeidskomiteen som Stavanger formannskap nedsatte. Op.cit. 2 Garborg sikter her til det første heftet. Op.cit. 2 veien vil gjøre fjellbeitene lettere tilgjengelig. Garborg skriver så videre: "Det er Sør-Vestlandet med Stavanger som vert sambundet med Midlandet, når den vegen kjem. Og det vil ikkje vera for tidlegt; på den kanten har landet altfor lenge lege veglaust". I denne setningen trer forfatteren og målmannen Arne Garborg sitt språkpolitiske grunnsyn fram. Et grunnsyn som han også må ha brukt politisk i andre sammenhenger enn rent språklige, skal vi tro hans argumentering i denne veisaken. Koblingen her er ordene Midlandet og midlandsmålet. Slår vi opp i leksikon finner vi at midlandsmålet er navnet på en form av landsmålet (nynorsk), som særlig bygde på østnorske fjellmål, spesielt fra Telemark. Reglene i denne språknormen ble utformet i 1898/99 av Rasmus Flo og Arne Garborg. Midlandsmålet ble i 1901 godkjent som språknorm ved siden av det vanlige landsmålet. Det ble brukt av Arne Garborg, av A. Seippel (i bibeloversettelse), S. Schjøtt (i oversettelse av Heimskringla), m.fl.8 Sett på denne bakgrunn argumenterte Garborg i brevet for en bedre veiforbindelse inn til de områder av sør-norge hvor han mente målførene (dialektene) var minst påvirket av impulser fra utlandet og bystrøk, og derav i følge ham dannet det beste fundament for landsmålet. Hvorfor ble så dette brevet tatt inn i heftet? Målsak og veisak er jo slik vi ser det i dag to vidt forskjellige ting. Slik var det ikke den gangen. Vi skal huske på at målsaken har stått svært sentralt på den politiske dagsorden i Norge i storedeler av dette århundret. Målsaken var et viktig element i den norske statsbyggingstradisjonen like fra 1830/40-tallet. Noen sentrale aktører i det språklige fornorskningsarbeidet (dvs, i arbeidet mot det danske bokmålet) før Garborg var Henrik Wergeland, Ivar Aasen og A. 0. Vinje. Sett på denne bakgrunn ble Garborgs brev til banksjef Randulff brukt politisk for å markedsføre dette Gyldendals store konversasjonsleksikon og Faktums: Nynorsk leksikon. 20