Hva skal vi snakke om i denne sesjonen?

Transkript

1 Martin Bould Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne sesjonen? Jeg skal i denne sesjonen stille krav til DERE! Hva må dere gjøre når dere skal over til elektronisk arkiv før vi konsulenter kommer Og hva vi venter av dere mens dere jobber sammen med oss om å få realisert en overgang til elektronisk arkiv Eller dere skal gjøre andre større endringer større prosjekter som innebærer fullstendig rekonfigurering av baser - reorganiseringer mm 2

2 Digitalisering i denne sammenheng Vi snakker om praktiske forhold rundt overgang til elektronisk arkiv Vi snakker om digitalisering av arbeidsprosesser og måter å tenke arkiv- og dokumentasjon på 3 Hvor godt forberedt er dere? Når vi kommer og skal bistå? Hjelp til selvhjelp Hvordan bistå dere selv og oss med å få innføringsprosjektet vellykket Når oppgraderingsprosjektet innebærer revisjon av arkivstruktur Når tidligere saksområder skal ut av sakarkivet og inn i et fagsystem o Hvordan skal integrasjoner håndteres? Altså de Store forandringene 4

3 Vi som leverandørs Forventninger til dere når avtalen er undertegnet Kall dette for hjelp til selvhjelp Vi konsulenter og rådgivere kan ofte lite om de tingene dere gjør hver dag Men, vi har periodisering, oppgradering, overgang til elektronisk arkiv, digitalisering og så videre som vår daglige oppgave Men vi klarer ikke å gjøre dette alene!! 5 Hva er det viktigste ved digitalisering At dere kan fortelle på nettsidene at dere er elektroniske? At publikum kan benytte elektroniske skjemaløsninger i kommunikasjon med dere o Mens dere på baksiden tar papirutskrifter fra det publikum har sendt og skanner dem inn At dere benytter Digipost og SvarUT o Mens dere fortsatt tar ut papirutskrifter og sender dokumentene fysisk til godkjenning til rådmannen eller linjeleder før dere skanner inn dokumentet og sender det ut med kulepennunderskrift? 6

4 Det viktigste er at man Etablerer løsninger og systemer Som understøtter arbeidet man driver med At man ved overgang til elektronisk arkiv spør hvem som er den egentlige kunden eller oppdragsgiveren! 7 Arkiv- og dokumentasjon er alt for sentralt til at Arkivloven skal få en sentral plass Man driver ikke med arkiv av hensyn til ivaretakelse av norsk kultur og fremtidig forskning Dokumentasjonsforpliktelsene er noe som er knyttet opp mot det virksomheten driver med 8

5 Arkivloven er en av tre lover som ble Etablert for å sikre bevaring av en eller annen variant av kulturarven for ettertiden 9 Dere kan velge overgang til elektronisk arkiv Og beholde rutinene Da får arkivet mindre papir og håndtere, men saksbehandlerne får ingen gevinster Sentralt er at saksbehandlerne får ut gevinstene og forbedringene 10

6 De politiske signalene om digitalt førstevalg Og senere digitaliseringsinitiativer Kunne kritiseres fordi de glemte totalt arkivproblemet inn i dette Noark-løsningen dere har valgt har arkivfunksjonalitet men må tilpasses, justeres og utvikles for å bli en bedre saksbehandlingsløsning august 2014 fikk statlige organer sendt ut et digitaliseringsrundskriv fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet med følgende krav 1. Digitaliser virksomhetenes tjenester 2. Bruk nasjonale felleskomponenter 1. ID-porten 2. Altinn 3. Digital postkasse til innbyggerne 4. Register over digital kontaktinformasjon 5. Bruk forvaltningsstandarder 6. Husk universell utforming 12

7 Fortsatt 1. Gjør offentlig informasjon tilgjengelig for viderebruk 2. Bruk elektronisk faktura 3. Etabler styringssystem for informasjonssikkerhet 4. Samordning med kommunesektoren 5. Alle prosjekter må fokusere på gevinstrealisering 13 Svært mange bra tiltak Men dokumentasjonsforvaltningsproblemet blir fortsatt ikke adressert 14

8 Det er ikke journalføringsfunksjonaliteten som er viktig Den blir løst Men heller hvordan saksbehandlingsprosessene fungerer 15 Hva slags arbeidsprosesser Og hva skal dokumenteres 16

9 Dere må utfordre på nødvendig funksjonalitet Arkivering av ikke journalpliktige dokumenter På funksjonalitet for flerleddet godkjenning Bruk av arbeidsrom i saksbehandlingen Hvordan fange på andre måter resultatene av saksbehandlingen 17 Dersom saksbehandler skal bruke systemet Må det være enkelt og godt nok for brukeren 18

10 Arkivrutiner er vel og bra Men de må reflektere saksbehandlingen slik man ønsker den skal foregå på 19 Hvem gjør vi dette for Husk at overgang til elektronisk arkiv skal gjøres for å forbedre arbeidssituasjonen for alle saksbehandlere og sikre forsvarlig dokumentasjon av tjenestene dere leverer Den kan på kort sikt forverre situasjonen for dere i arkivet 20

11 Hvem gjør vi dette for 21 Glem alt dere har lært om eksisterende papirrutiner Men glem ikke Grunnene til papirrutinene Dere må altså finne opp rutinene på nytt og la rutinene tilpasses den nye måten oppgavene saksbehandlingen foregår på. Det er ikke slik at saksbehandlerne må ha en omfattende tilpasning til de rutinene dere velger å opprettholde. Både dere og saksbehandlerne skal gjennom store endringer og dere i arkivet må tilpasse dere mest 22

12 Dere må ha tenkt igjennom disse tingene Før vi fagkonsulenter og rådgivere kommer til dere 23 Et bra sted å starte er å beskrive ved hjelp av diagrammer Hvilke saksbehandlingsprosesser dere har Ved å beskrive et sett med spesialiserte saksbehandlingsprosesser kan dere lage en generell saksbehandlingsprosess som er utgangspunktet for alle 24

13 Viktigste tingene å få avklart Hvordan skal saksbehandlingen gjøres når man går over til elektronisk saksbehandling o De obligatoriske kravene til godkjenning Hvilke er det saksområder som fortsatt må dokumenteres og behandles på papir o Denne må dere ikke ta lett på o Dersom svaret er ja ta en grundig runde med hvorfor er argumentene gode nok 25 Hva lurer vi på? 26

14 Også arkivprosessene dere har, må beskrives Og dere må avklare hvorfor ting gjøres Og hva slags oppgaver vil erstatte nåværende arkivprosesser Det vil være mange oppgaver som gjøres av arkivet som skal gjøres av saksbehandlerne Samtidig vil dere i arkivet få nye oppgaver 27 Begynne med en forsiktig problemstilling som blir desto viktigere Selv om det meste av saksbehandlingen hos dere blir arkivert og håndtert av arkivfunksjonen, så er det mye som ikke håndteres av dere i dag Hvem er dere arkivet for? o PP-tjenestene o Elevene o Pleie- og omsorgssektoren o Regnskap? 28

15 Og ikke minst ikke glem informasjonssikkerheten Skal dere ha med dere IT-sjefen og personvernjuristene så husk at o o o o o Overgang til elektronisk arkiv fører med seg en rekke forenklinger og utfordringer ved informasjonssikkerheten Vær proaktive og begynn arbeidet med å utforme risikovurderinger knyttet til elektronisk arkivering av ting som var på papir før - Men som ikke var på papir, men på minnepinner, medarbeidernes C:\ og H:\mbou disker Selv uten 2-soneløsning og krypterte disker og andre løsninger kan overgang til elektronisk arkiv føre til bedre IT-sikkerhet Social engineering, enkel fysisk tilgang til papirbaserte mapper, mapper på kontorene til medarbeiderne gir ikke nødvendigvis bedre sikkerhet enn elevmapper i ephorte underlagt forsvarlige tilgangsregimer (også for fagsystemene) Det vet jeg fordi jeg har vært vaktmester på et sykehjem på deltid i 5 år (med alle nøklene) og fin blå uniform 29