Faktorer som påvirker bemanningsnorm (Versjon 1.september 2010)

Transkript

1 Faktorer som påvirker bemanningsnorm (Versjon 1.september 2010) Denne listen er ment som en inspirasjon til diskusjon. Listen inneholder en rekke faktorer som kan påvirke hvor mange saker en saksbehandler kan ha. Listen kan brukes til å skape debatt og dialog om bemanning, arbeidsorganisering og arbeidsforhold. Listen er laget som et virkemiddel i FOs arbeid med bemanningsnormer. FO jobber for en bemanning som er tilstrekkelig i forhold til arbeidsmengde, og som sikrer god sosialfaglig kvalitet på det arbeidet som utføres. Listen er i første omgang ment å brukes i kommunal barnevern. 1 Faktorene i avsnitt A er knyttet opp til saken og sakens kompleksitet. Faktorene i avsnitt B er knyttet til saksbehandlerens saksportefølje og oppgavesammensetning. Så kommer, i avsnitt C, faktorer knyttet til saksbehandleren som person, og i avsnitt D kommer faktorer knyttet til mulighet for støtte og sparring. Faktorer knyttet til arbeidsplassens strukturer og systemer er også viktig, og omtales i avsnitt E. Faktorer knyttet til omverdenen, internt og eksternt omtales i siste avsnitt, avsnitt F. De ulike faktorene vil ha forskjellig vekt avhengig av fagområde, arbeidsplass og den enkelte sosialarbeider. Det er kun den enkelte arbeidstaker og den enkelte arbeidsplass som vil kunne vite hvor viktig de ulike faktorene er på akkurat den arbeidsplassen. På noen arbeidsplasser gjør dårlig ledelse at saksbehandlerne ikke klarer å jobbe effektivt. På andre arbeidsplasser påvirker dårlig ledelse arbeidskapasiteten i mindre grad. Rekkefølgen på faktorene er ikke resultat av en bestemt prioritering eller vekting. Denne listen er ikke uttømmende og vil bli revurdert fortløpende i utviklingsarbeid på dette feltet. Kom gjerne med tilbakemeldinger om du ser noe som mangler. Slik kan listen brukes: 1. Hver ansatt går igjennom de ulike faktorene, og vurderer sine saker og sin arbeidssituasjon opp mot hvert punkt. 2. Man diskuterer i små grupper eller i hele (personal)gruppa. 3. Man kommer frem til hva mange saker man mener det er hensiktsmessig at hver saksbehandler har på akkurat deres arbeidsplass, under de rådende omstendigheter. Dette tallet vil selvfølgelig endres avhengig av saker og omgivelser, så man må tilstrebe et gjennomsnitt. Det kan også være hensiktsmessig med et intervall: Her hos oss bør vi på det nåværende tidspunkt ha ca mellom 12 og 18 saker. (Det betyr ikke at man ikke til tider bør eller kan ha flere eller færre.) 4. FO vil gjerne ha rapport om tallet/ intervallet dere har kommet frem til. Dette hjelper oss videre i arbeidet. 1 Listen er inspirert av Dansk Socialrådgiverforening arbeid med sakstall i sine medlemmers tjenester. 1

2 A. FAKTORER KNYTTET TIL SAKENS KOMPLEKSITET Barnet har mange problemer Barnet har store problemer Mange henvendelser i saken Barnet er vanskelig å kommunisere med Barnet har bruk for tolkebistand Foreldrene er vanskelige å kommunisere med Foreldrene har mange/ store problemer Der er tiltaksmuligheter for barnet Der er behov for mange tiltak Det er lite handlingsrom i saken Tiltakene er vanskelige å iverksette Ikke stabilitet og kontinuitet mht saksbehandler i saken Mange (tverrfaglige) samarbeidspartnere i saken Saken er i sin startfase Feil i tidligere saksbehandling Barnet har ett problem Barnet har små problemer Få henvendelser i saken Barnet er lett å kommunisere med Barnet ikke har bruk for tolkebistand Foreldrene er lette å kommunisere med Foreldrene har få/ små problemer Der er ingen/få tiltaksmuligheter for barnet Der er behov for få tiltak Det er stort handlingsrom i saken Tiltakene er lette å iverksette Stabilitet og kontinuitet mht saksbehandler i saken. Få (tverrfaglige) samarbeidspartnere i saken Saken er i oppfølgningsfasen Ingen feil i tidligere saksbehandling 2

3 B. FAKTORER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLERENS SAKSPORTEFØLJE OG OPPGAVESAMMENSETNING Mange forskjellige typer saker Spesialisert i ett saksområde Ufleksibelt saksfordelingssystem 2 Fleksibelt saksfordelingssystem 2 Mange eller lange interne møter Interne møter er ineffektive og oppleves som tidssluk Få eller korte interne møter Interne møter oppleves som effektive og nyttige 2 Som tar hensyn til saksbehandlerens kompetanse og muligheter 3

4 C. FAKTORER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLEREN SOM PERSON Nyutdannet saksbehandler Nyansatt saksbehandler Saksbehandler med kort arbeidserfaring Manglende kompetanseutvikling og etterutdannelse Saksbehandler er lite effektiv og strukturert Gode egenskaper som saksbehandler Erfaren saksbehandler Saksbehandler med ansiennitet Saksbehandler med lang arbeidserfaring Kompetanseutvikling og etterutdannelse Saksbehandler er effektiv og strukturert Mindre gode egenskaper som saksbehandler 4

5 D. FAKTORER KNYTTET TIL STØTTE OG SPARRING Dårlig ledelse Liten mulighet for faglig støtte Liten mulighet for kollegial sparring og støtte Dårlig oppfølging og tilsyn med sakene Ingen sekretær/ administrativ bistand Ustabil eller vanskelig tilgjengelig juridisk bistand Mangelfull opplæring av nyansatte Ingen mentorordning for nyutdannede Små etterutdannelses- og læringsmuligheter Mangelfulle muligheter for å implementere ny kunnskap God ledelse God mulighet for faglig støtte God mulighet for kollegial sparring og støtte God oppfølging og tilsyn med sakene Sekretær/ administrativ bistand Stabil eller lett tilgjengelig juridisk bistand Grundig opplæring av nyansatte Mentorordning for nyutdannede Gode etterutdannelses- og læringsmuligheter Gode muligheter for å implementere ny kunnskap 5

6 E. FAKTORER KNYTTET TIL STRUKTURER OG SYSTEMER Grunnbemanningen er urealistisk lav i forhold til behov Grunnbemanningen er passende 3 Arbeidsplassen/kommunen er liten 4 Arbeidsplassen/kommunen er stor 5 Telefoner er åpne hele dagen Lite tilgang på møtelokaler og samtalerom Dårlig fungerende IT-systemer Uklare beslutningsstrukturer Lav selvstendig beslutningskompetanse Mye tid går til transport Dårlige/uklare besøksrutiner Ingen eller dårlige prosessbeskrivelser Ingen automatiske arkiveringssystemer Dårlig fungerende HMS/bedriftshelse/vernearbeid Arbeidsmiljøet oppleves som dårlig Der er begrenset telefontid Der er møtelokaler og samtalerom til rådighet Godt fungerende IT-systemer Klare beslutningsstrukturer Høy selvstendig beslutningskompetanse Ingen/lite transporttid Gode/klare besøksrutiner Klare prosessbeskrivelser Automatiske og gode arkiveringssystemer Velfungerende HMS/ bedriftshelse/ vernearbeid Arbeidsmiljøet oppleves som godt 3 Og tar høyde for uforutsette begivenheter 4 Og med få muligheter for støttesystemer og utviklingsprosjekter 5 Og med mange muligheter for støttesystemer og utviklingsprosjekter 6

7 F. FAKTORER SOM PÅVIRKER PLANLEGGINGEN Høyt sykefravær Høy turnover (mange nyansatte) Ledige stillinger Kolleger i permisjon Mange vikarer Etterslep av saker Omstruktureringer Episoder med vold og trusler Klager på saksbehandlingen Lavt sykefravær Lav turnover (mange erfarne) Full bemanning Kolleger er ikke i permisjon Få vikarer Ikke etterslep av saker Stabilitet og ro Ingen episoder med vold og trusler Ingen klager på saksbehandlingen 7

8 G. FAKTORER SOM ER KNYTTET TIL OMVERDENEN, INTERNT OG EKSTERNT Tiltaksapparatet 6 er dårlig utbygd Tiltaksapparatet 6 er dårlig tilpasset Tiltaksapparatet 6 har dårlig kapasitet Fosterforeldrene er vanskelige å kommunisere med Fosterforeldrene har mange/ store utfordringer Antallet nye saker stiger ukontrollert Samarbeid med andre offentlige instanser fungerer dårlig Nye lover og forskrifter skal implementeres Det informeres/ veiledes ikke om ny lovgivning, m.v. Tiltaksapparatet er godt utbygd Tiltaksapparatet 6 er godt tilpasset Tiltaksapparatet 6 har god kapasitet Fosterforeldrene er lette å kommunisere med Fosterforeldrene har få/ små utfordringer Sakstilgangen er stabil Godt samarbeid med andre offentlige instanser Der er ingen endringer i lover og forskrifter Der informeres/ veiledes om ny lovgivning, m.v. 6 i og utenfor barneverntjenesten, eksempelvis støttekontakter, tilsynskontakter etc. 8