GENERALFORSAMLING PEPPERSTAD.NET STYRET I PEPPERSTAD.NET INNKALLER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING. PEPPERSTAD GRENDEHUS Bjørlien skole

Transkript

1 GENERALFORSAMLING 2012 PEPPERSTAD.NET STYRET I PEPPERSTAD.NET INNKALLER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ PEPPERSTAD GRENDEHUS Bjørlien skole TIRSDAG 24. APRIL 2012 Kl : Infomøte Get Kl : Ordinær generalforsamling NB! NB! NB! Tid for fremmøte kl Generalforsamlingen starter presist kl Vel møtt! Styret Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 1

2 GENERALFORSAMLING 2012 PEPPERSTAD.NET VI OPPFORDRER VÅRE MEDLEMMER TIL Å MØTE OPP PÅ GENERALFORSAMLINGEN Innkallelsen gjelder medlemmer i følgende foreninger: Wessel Vel Pepperstad Skog Vel Mora Vel Skogen Vel Eika Vel Solhøyden Vel Solligrenda Vel Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 2

3 INNHOLD Dagsorden Styrets årsberetning Regnskap 2011 Budsjettforslag 2012 Forslag til votering på generalforsamlingen Stemmeblankett DAGSORDEN 1) Godkjennelse av møteinnkallelse, valg av møteleder samt 2 referenter 2) Årsberetning 3) Regnskaps- og revisjonsberetning 4) Forslag til votering på generalforsamlingen 5) Budsjettforslag og fastsettelse av medlemskontingent 6) Eventuelt Saker som fremmes under dette punktet kan diskuteres, men ikke settes under votering på samme generalforsamling (jf. vedtektene 4) Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 3

4 ÅRSBERETNING 2011 Styrets sammensetning: Funksjon Vel Medlem Leder Pepperstad Skog Vel Tore Hem Kasserer Mora Vel Geir Mathisen Sekretær Skogen Vel Trygve Norrøne Teknisk ansvarlig Eika Vel Stål Hermo Webansvarlig Wessel Vel Glenn Inghelm Styremedlem Solligrenda Vel Jan Tofteberg Revisor Wessel Vel Tor-Arne Madsen Det har i 2011 vært arbeidet med å optimalisere arbeidet i forbindelse med nytt faktureringssystem. Arbeidet har vært tilfredsstillende og gitt oss en større kostnadsreduksjon enn beregnet. Arbeidet har også hatt fokus på kostnader ved utsendelse og oppfølging av purringer. Vi har ett par aktiviteter som følges opp mot SpareBank1 for å sikre at kostnader som påløper ved purringer dekkes helt inn av gebyrene som påløper. Styret har startet arbeidet med å vurdere aktiviteter i forbindelse med at gjeldende kontrakt med Get utløper (denne har en oppsigelsesfrist på 6 måneder). Se egen sak i forbindelse med budsjett forslaget for Get har lansert styretjenester for å kunne sende viktige beskjeder og gjøre tilgjengelig informasjon til medlemmene via dekoder/tv-skjerm. Dette ser styret kan være hensiktsmessig ovenfor de som ikke har tilgang til Internett og/eller for å varsle viktig informasjon. Vi har testet ut disse og tilbakemeldt enkelte forbedringsforslag til Get. Vi vil vurdere bruk av disse verktøyene. Det påløper ingen kostnader ved dette. Sak fra Generalforsamlingen Styrerepresentanter: Generalforsamlingen ba styret innhente referatført beslutning fra Solhøydens generalforsamling om at de fristiller sin styreplass i Pepperstad.net slik at denne kan disponeres av andre. Samtidig ba Generalforsamlingen om at Solhøyden og andre velforeninger i tilsvarende situasjoner hadde førsterett på plassen dersom de senere skulle ønske å stille med en representant. Solhøyden avholder sjelden generalforsamlinger og styret foreslår derfor å benytte plassen så lenge Solhøyden ikke har meldt kandidater til styret, men at Solhøyden eier sin plass og kan når som helst melde inn en kandidat som da vil gå foran øvrige representanter. Vi minner om at styreleder for Solhøyden Vel tidligere ga sin aksept for dette. Videre ser styret det naturlig at vi involverer/godtar personer til å delta dersom engasjement/kompetanse tilsier dette verdifullt. Forutsetningen er at vi holder oss innenfor de rammer styret er gitt. Styret vil til enhver tid vurdere antall personer og situasjoner slik at vi sikrer en optimal styresammensetning. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 4

5 D-feltet Her har det ikke skjedd noe særlig fra vår side. Anbudsprosessen Nåværende avtale med Get, har en varighet på 5 år fra oppstart av signalleveranse til medlemmene. Oppstart var , varighet til Avtalen kan ikke sies opp i avtaleperioden. Ved utløpet av avtaleperioden går avtalen over til å gjelde for ett år av gangen, med mindre én av partene sier opp avtalen med minst 6 måneders varsel før utløpet av hver avtaleperiode eller forlengelse. Siste frist for oppsigelse i nåværende avtaleperiode er Styret har startet arbeidet med ny avtaleperiode. Vil sjekke om tjenestene vi har, er i samsvar med det som finnes i markedet i dag. Ut i fra det, må vi ta stilling til hva vi ønsker. Deretter sette tjenestene ut på anbud. Dette må vi ha ferdig før ordinær generalforsamling i Frist for oppsigelse I den anledning er det i budsjettforslaget for 2012 satt av penger til anbudsprosess. Det vil være nødvendig å leie kompetent bistand for å gjennomføre prosessen. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 5

6 Årsregnskap 2011 Utarbeidet av Drøbak Regnskapsservice AS Verpetveien Vestby Pepperstad.net RESULTATREGNSKAP BUDSJETT AVVIK INNTEKTER Note KOLLEKTIV AVTALE GET , ,20 0, , ÅRSKONTINGENT , ,00 592, , TILKOBLINGSAVGIFT 3 000, , , ANNEN INNTEKT , , , ,00 SUM INNTEKTER , , , ,00 DRIFTSKOSTNADER 4000 KOLLEKTIV AVTALE GET , ,01 0, , TILKOBLING / UTKOBLING 1 838, , , ARBEID PÅ NETTET , , , , STYREHONORAR , , , , ARBEIDSGIVERAVGIFT 9 827, ,00 673, , STRØM OG NETTLEIE , , , , LEIE DATASYSTEMER ,27 480, , , ANNEN LEIEKOSTNAD 5 900,00 900,00 0,00 900, DATAUTSTYR , , , REVISJONSHONORAR 3 000, , , , REGNSKAPSHONORAR , , , , KONTORREKVISITA , , , , TRYKKSAK , , , , AVISER, TIDSSKRIFTER O.L , ,00-143, , MØTEKOSTNADER 1 540,37 500, ,37 0, IP-TELEFON 0,00 500,00 500,00 0, PORTO , , , , REKLAMEKOSTNAD 0,00 0, , FORSIKRINGER , , , , STYRE- OG BEDRIFTSFORSAML , , , , BANK- OG KORTGEBYR , , , , ANNEN KOSTNAD , , , , TAP PÅ FORDRINGER , , , ,00 SUM DRIFTSKOSTNADER , , , ,68 FINANSINNTEKTER-/KOSTNADER Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 6

7 8050 RENTEINNTEKTER , , , , RENTEINNTEKT KUNDEFORDRING 0,00 500,00-500,00 678, GEBYRER FRA KUNDER , , , , ANNEN RENTEKOSTNAD -4,50-4,50 0,00 SUM NTO.FINANSPOSTER , , , , ÅRETS RESULTAT , , , ,51 Pepperstad.net BALANSE REGNSKAP PR Note EIENDELER 1500 KUNDEFORDRINGER 4 516, , KUNDEFORDRINGER NYTT SYSTEM , , FORSKUDDSBETALT FORSIKRING ,00 0, KASSE 3 787, , DNB , , DNB , , SPAREBANK , , DNB , , SPAREBANK ,00 0, TIL GODE LEVERANDØRER 9 065, ,00 SUM EIENDELER , ,57 EGENKAPITAL OG GJELD 2050 ANNEN EGENKAPITAL , ,00 ÅRETS RESULTAT , ,51 SUM EGENKAPITAL , ,51 GJELD 2600 FORSKUDDSTREKK , , SKYLDIG ARBEIDSGIVERAVGIFT , , FORSKUDD FRA KUNDER , , PÅLØPT REGNSKAP , ,00 SUM GJELD , ,06 SUM EGENKAPITAL OG GJELD , ,57 Vestby Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 7

8 NOTER. Pepperstad.net 1. Konto 3200 og 4000, kollektiv avtale Get Som tidligere er ikke disse inntekter/utgifter budsjettertda det faktureres etter samme satser. Regnskapstallene er kopiert over for å vise korrekt avvikssummering. * For 2011 er kostnaden spesifisert slik: Get Start m/hdi kr ,01 Get Internett basis kr ,00 Sum kr ,01 2. Annen inntekt Utført oppgradering medlemmer, Tilbakeført rettsgebyr, Leie antennebod 3. Arbeid på nettet Reparasjon kjøleanlegg antennebod, kabelbrudd (graving, skjøting kabel), utført oppgradering medlemmer 4. Leie datasystemer Oppslag i eiendomsregistret i forbindelse med inkasso/frakobling kabelnettet Webhotell pepperstad.net kr 210,00 5. Annen leiekostnad Postboksleie 6. Datautstyr Office Regnskapshonorar Posten fordeler seg slik; Regnskapsføring, rapporter, avstemming kr ,15 kr ,12 kr ,50 Fakturering Medlemsnett kr 5 995,20 (Se egen note) Purringer, inkasso kr 8 393,27 (Se egen note) Lønnsarbeide kr 4 196,63 Sum kr ,25 8. Faktureringskostnader * Totale kostnader Arbeid, Fakturering kr 5 995,20 kr ,25 kr ,00 Arbeid, Purring/Inkasso kr 8 393,27 kr ,26 kr ,00 Porto kr 0,00 kr ,00 kr ,00 Bankgebyrer* kr ,58 kr 3 180,94 kr 7 918,00 Sum kr ,05 kr ,45 kr ,00 * Bankgebyrer er delt mellom faktureringstjenester og andre produkter. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 8

9 Faktureringskostnadene er halvert med innføring av nytt faktureringssystem. Purrekostnadene er betraktelig redusert med mål om inndekning fra fakturagebyret. 9. Kontorrekvisita Kopipapir, fargepatroner, konvolutter 10. Trykksaker Trykk og kopiering generalfors.dok. kr 7 700,00 Referat og kopiering referat gen.f. kr 2 800,00 Sum kr , Porto Utsending varsel om frakobling, diverse korrespondanse Restbeholdning frimerker: kr 1 635, Reklamekostnad Domeneavgift/Webhotel 12. Forsikringer Bygg, eiendeler og ansvar Betalt forsikring gjelder perioden Restbeløpet blir kostnadsført i 2012 (se konto 1743). 13. Styre- bedriftsforsaml. Bevertning styremøter, sommeravslutning og julemiddag 14. Andre kostnader Kostnader inkassoselskap kr 3 505,81 Kostnader inkassoselskap kr ,50 Kopi fra pantebok kr 172,00 Øreavrunding -kr 10,30 Sum kr 3 677,81 Sum kr , Tap på fordinger Avskrevet medlemskontingent/kollektiv avtale Get på grunn av tvangssalg/flytting 16. Infrastrukturfond Avsatt 2010 kr ,00 Avsatt 2011 kr ,00 Sum avsatt fond kr ,00 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 9

10 Revisjonsrapport 2011 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 10

11 Budsjettforslag 2012 Pepperstad.net BUDSJETT Regnskap INNTEKTER Note 2012 Pr KOLLEKTIV AVTALE GET 3202 ÅRSKONTINGENT , TILKOBLINGSAVGIFT , ANNEN INNTEKT ,25 SUM INNTEKTER ,25 DRIFTSKOSTNADER 4000 KOLLEKTIV AVTALE GET 4001 TILKOBLING / UTKOBLING , ARBEID PÅ NETTET , STYREHONORAR , ARBEIDSGIVERAVGIFT , STRØM OG NETTLEIE , LEIE DATASYSTEMER , ANNEN LEIEKOSTNAD , DATAUTSTYR , REVISJONSHONORAR , REGNSKAPSHONORAR , KONTORREKVISITA , TRYKKSAK , AVISER, TIDSSKRIFTER O.L , MØTEKOSTNADER , IP-TELEFON 0, PORTO , REKLAMEKOSTNAD 0, FORSIKRINGER , STYRE- OG BEDRIFTSFORSAML , BANK- OG KORTGEBYR , ANNEN KOSTNAD , TAP PÅ FORDRINGER ,00 Avsetning infrastruktur ,00 Anbudsprosess SUM DRIFTSKOSTNADER ,98 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 11

12 FINANSINNTEKTER-/KOSTNADER 8050 RENTEINNTEKTER , RENTEINNTEKT KUNDEFORDRING 0, GEBYRER FRA KUNDER , ANNEN RENTEKOSTNAD -4,50 SUM NTO.FINANSPOSTER , ÅRETS RESULTAT ,83 Antall husstander 736 Medlemskontingent pr husstand 456 NOTER. 1. Styrehonorar Honorarer Møtegodtgjørelse Leiekostnader Oppslag eiendomsregisteret, postboks, hjemmeside 3. Regnskapshonorar Regnskapsarbeid Faktureringsarbeid Trykksak Varsel om Generalforsamling 5. Bank- og kortgebyr Inkl. faktureringskostnader, SpareBank1 Medlemsnett 6. Avsetning infrastruktur Sum Anbudsprosess Se kommentarer årsberetning Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 12

13 Forslag til votering på generalforsamlingen Melding til alle medlemmene i Pepperstad.net om å fremme forslag til votering på generalforsamlingen ble sendt ut tidligere i år. Ingen forslag fra medlemmene er registrert. FØLGENDE FORSLAG FREMMES TIL VOTERING AV STYRET I PEPPERSTAD.NET: Forslag 1 Vedtektsendring Bakgrunn: Generalforsamlingen 2011 gjorde styret oppmerksom på vedtektene ikke var korrekt i henhold til hvordan styrehonorarer praktiseres, og ba styret fremlegge en korreksjon av disse. Dagens ordlyd i vedtektene: 8 Styrets plikter Generalforsamlingen fastsetter styrets honorar etterskuddsvis. Ny ordlyd i vedtektene: Generalforsamlingen fastsetter styrets honorar for inneværende budsjettår i budsjettet. Honorar skal utbetales innen utgangen av budsjettåret. Vedtekter for Pepperstad.net Vedtektene finnes tilgjengelig som eget dokument på Gjeldende versjon er revidert 23. mars Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 13

14 STEMMEBLANKETT STEMMEBLANKETT TIL GENERALFORSAMLINGEN FOR Pepperstad.net 24. april 2012 STEMMEBLANKETTEN KAN LEVERES STYRET VED OPPSTART AV GENERALFORSAMLINGEN. FORSLAG DET SKAL STEMMES PÅ ER SOM FØLGER: (Se forslag til votering på generalforsamlingen i innkallelsen) (Kryss av) Endring av 8 Styrets plikter (JA). (NEI). MEDLEM: NAVN :... ADRESSE :... (BRUK BLOKKBOKSTAVER) DATO/SIGNATUR :... Stemmeblanketten kan også sendes styret i: Pepperstad.net, Den må da være styret i hende senest lørdag 23. april 2012 Er det noe som er uklart? Ta kontakt med styrerepresentantene. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 14