Rådmannen: Godt språk er god service! Hvorfor skrive klart og brukervennlig?... 2 Alle har rett til å forstå... 2 Vi vil vise hvem vi er og

Transkript

1

2

3 Rådmannen: Godt språk er god service! Hvorfor skrive klart og brukervennlig?... 2 Alle har rett til å forstå Vi vil vise hvem vi er og skape tillit... 2 Vi vil yte god service... 2 Vi vil spare tid Tenk over dette før du begynner å skrive... 3 Hva ønsker du å oppnå med teksten?... 3 Hvem skal lese teksten?... 3 Hva trenger leserne å vite? Lag en leservennlig struktur... 4 Kom til poenget tidlig i teksten... 4 Lag sammendrag hvis teksten er på mer enn to sider... 4 Dokumentets tittel, og bruk av overskrifter og mellomtitler Lag en luftig og oversiktlig tekst... 6 Si én ting om gangen, del opp lange setninger... 6 Sett inn avsnitt for å skape luft... 6 Bruk punktlister for å skape oversikt... 6 Ikke overdriv bruken av grafiske effekter Vær synlig og henvend deg direkte til leserne... 7 Bruk et aktivt språk... 7 Songdalen kommune og vi... 7 Man og en du og dere Skriv enkelt og forståelig... 9 Gå rett på sak og bruk verb... 9 Bytt ut eller forklar fagbegreper og vanskelige ord... 9 Begrens bruken av forkortelser Unngå gammeldagse ord Uttrykk som ofte brukes feil... 10

4 7. Skriveregler Sammensatte ord Skrift, tall og prosent Forkortelser Klokkeslett, tidsrom, dato og telefonnummer Veinavn Et, ett, en, én Slik bruker vi apostrof (') Skal vi bruke -ing eller -ning? Komma Stor eller liten forbokstav Ulike teksttyper Brev E-post Nettsider PowerPoint-presentasjoner Rapporter og utredninger Politiske saker Se gjennom teksten til slutt Kilder og nyttige oppslagsverk... 20

5 Rådmannen: Godt språk er god service! Språket er vårt viktigste arbeidsverktøy. Vi bruker det hver dag, blant annet i vedtak, brev, e-poster, sms, saksframlegg, planer, strategier og tekster på nett. Målet med denne språkveilederen er å hjelpe oss i Songdalen kommune til å skrive enda bedre tekster. 1 Språkveilederen gjelder for alle tekstene vi skriver, til alle målgrupper, det vil si enkeltpersoner, fagfolk, kolleger, politikere og samarbeidspartnere. Et klart og mottakertilpasset språk i tekstene fra Songdalen kommune sikrer at innbyggerne vet om våre tilbud og tjenester, og hvilke muligheter, rettigheter og plikter de har. Ikke alle tekster kan være enkle, og ikke alle tekster kan være helt frie for fagspråk. Det viktigste er at tekstene våre er tilpasset mottakeren. Noen ganger handler dette om å rydde opp og lage en logisk struktur. I andre tekster handler det om å finne gode løsninger for å forene komplisert juss og klart språk. Vi skal skrive slik at leserne av våre tekster finner det de trenger, forstår det de finner og kan bruke det de finner til å gjøre det de skal. Forhåpentligvis gjør dette at vi sparer både tid og penger, og at våre innbyggere og andre får en bedre opplevelse av kontakten med kommunen. Godt språk er god service. Språkprofilen hjelper oss til å skrive enda bedre tekster. Lykke til med språkarbeidet. Lykke til med skrivingen! Kjell A Kristiansen Rådmann

6 1. Hvorfor skrive klart og brukervennlig? Språket er vårt viktigste arbeidsverktøy og avgjørende for om vi blir forstått. Det bidrar til å forme lesernes oppfatning av oss. Språket sier noe om hvem vi er og hva vi står for. 2 Vi skal skrive kortere og mer presist fordi: Alle har rett til å forstå Songdalen kommune formidler informasjon til mange ulike mottakere. Alle skal kunne sette seg inn i dokumentene våre og ta stilling til innholdet. Et klart, forståelig språk bidrar til kvalitet i saksbehandling, politiske prosesser og øvrig kommunikasjon. Vi vil vise hvem vi er og skape tillit Et klart og brukervennlig språk bygger opp under visjonen og verdiene våre. Vi vil yte god service Når vi uttrykker oss klart og tydelig, blir det enklere for leserne å finne den informasjonen de trenger. Når vi for eksempel forklarer forkortelser og unngår stammespråk, viser vi at vi tar lesernes behov på alvor. Vi vil spare tid Et uklart og kronglete språk kan føre til unødvendige misforståelser, spørsmål fra leserne og behov for veiledning. Vi sparer tid og penger på å bruke et klart språk, både eksternt og internt.

7 2. Tenk over dette før du begynner å skrive Den viktigste jobben gjør du før du begynner å skrive. Tenk gjennom spørsmålene nedenfor, så har du et godt utgangspunkt for å skrive en tekst som er tilpasset leserne. Hva ønsker du å oppnå med teksten? Hva er hensikten med teksten du skal skrive? Hva er hovedbudskapet? Skal leserne gjøre noe konkret etter å ha lest teksten, eller skal de bare være informert? 3 Hvem skal lese teksten? Skriver du for fagpersoner eller privatpersoner? Er leserne kollegaer i avdelingen din, politikere i fylkestinget, eldre som søker TT-kort eller elever i videregående skole? Hvem som er i målgruppen er avgjørende for hvordan du skal utforme teksten. Sett deg derfor i lesernes sted før du begynner å skrive. Hvor godt kjenner de saken? Hvilke ord og begreper kan være nye for dem? Husk at ikke alle kjenner til fagbegreper og forkortelser. Hva trenger leserne å vite? Hvilken informasjon er viktig for leserne? Sørg for at de får svar på det de trenger å vite og ikke sitter igjen med mange ubesvarte spørsmål etter å ha lest teksten. Svar på de spørsmålene du tror leserne har, og ta med de opplysningene som er nødvendig. Kutt ned på informasjon leserne ikke trenger. Husk at det som er viktigst for deg ikke nødvendigvis er den viktigste informasjonen for leserne.

8 3. Lag en leservennlig struktur Kom til poenget tidlig i teksten En god tekst har et tydelig budskap som leserne skal slippe å lete etter. Derfor skal vi tidlig vise frem informasjonen som er viktigst for leserne. Lengre ned i teksten kan du komme med utdypende forklaringer og begrunnelser. Prinsippet om den omvendte pyramide (fallende viktighet) kan brukes i de fleste tekster. Ikke skriv lenger enn nødvendig og vurder om illustrasjoner kan gjøre teksten kortere og klarere. 4 Den omvendte pyramide Lag sammendrag hvis teksten er på mer enn to sider Hvis du skriver en tekst som er på mer enn to sider, bør du innlede med et sammendrag. Sammendraget skal inneholde konklusjonen(e) og andre momenter som er særlig viktige for leserne. Sammendraget skal være kort. I et brev kan det være på maksimum - seks til åtte linjer, i et saksfremlegg skal det begrenses til 10 linjer.

9 Dokumentets tittel, og bruk av overskrifter og mellomtitler Bruk en informativ dokumenttittel med gode nøkkelord som beskriver dokumentets innhold. Unngå forkortelser. Unngå punktum i dokumenttittelen, bruk tankestrek i stedet. Vær oppmerksom på at dokumenttittelen blir lagret i sak/arkivsystemet. Den må derfor være selvforklarende, og inneholde informasjon som gjør det enkelt å søke frem dokumentet senere. Dokumenttitler blir også publisert på postlisten/offentlig journal på kommunens nettside, og er dermed tilgjengelig for alle. Dette gjelder også titler fra e-poster (se punkt 8.2), som blir lagret i sak/arkivsystemet. Det er altså ikke kun mottakeren som kommer til å se tittelen. 5 Husk også å unngå personnavn (f.eks elever, ansatte). Ikke bruk navn i titler i P360. Ønsker du navn i tittelen, må det kun gjelde saker/dokumenter som har tilgangskode UO unntatt offentlighet. Da får du opp en egen meny: «Valg for offentlig tittel» og her må du skrive tittel uten navn. Eksempler på gode titler: Varsel om arbeid med reguleringsplan for gnr. 110/53 og del av sentrum, Songdalen kommune Tilskudd utgivelse av bok Norsk Forlag Varselskjema orden/atferd «skolens navn» (elevens navn bør oppgis i dokument) Tilrettelegging for skoleåret 2017/2018 Referat fra dialogmøtet (klientens navn bør oppgis i dokument) Vedtak om avslag på rett til videregående opplæring for voksne IKKE Rettsbrev ingen Elevens fulle navn Forkortelser kan brukes for gårds- og bruksnummer i tittelen. Disse forkortes som i disse eksemplene: Gårdsnummer 15 og bruksnummer 112 forkortes til gnr. 15/112 Når det er flere: gnr. 15/112 mfl. Ikke bruk én overskrift for et avsnitt som gjelder flere ting, bruk mellomtitler. Overskrifter og mellomtitler gir leserne viktig informasjon og er med på å skape en oversiktlig og lett tilgjengelig tekst. Det er lurt å ta med ord som leserne typisk leter etter, som for eksempel frist, kontakt og så videre.

10 4. Lag en luftig og oversiktlig tekst Si én ting om gangen, del opp lange setninger Ikke forsøk å presse for mye informasjon inn i én og samme setning. Presenter poengene for leserne på en ryddig og logisk måte, én ting om gangen. Ikke vær redd for å sette punktum. Korte setninger gir leserne pause og hjelp til å forstå. Del opp lange setninger ved å lete etter handlinger (verb) som du kan forme om til egne setninger. Varier mellom korte om lange setninger. Da flyter språket best. 6 Rapportene for fjoråret viser gode resultater. Kommunen vil legge til rette for økt aktivitet. Vi forventer gode resultater i årene som kommer. IKKE Ettersom vi for fjoråret kunne rapportere om svært gode resultater på området, vil det tilrettelegges for økt aktivitet, noe som forventes å føre til positive resultater også i årene fremover. Sett inn avsnitt for å skape luft Store tekstblokker er lite leservennlige og gir leserne et inntrykk av at teksten er vanskelig å forstå. Korte, luftige avsnitt bryter opp teksten og gjør det lettere å skumlese og navigere i teksten. Bruk punktlister for å skape oversikt Punktlister er nyttige for å skaffe oversikt. De er effektive når du skal liste opp noe på en kortfattet måte, sette opp en huskeliste eller lignende. Ikke overdriv bruken av grafiske effekter I Word har du mange muligheter til å fremheve ord eller setninger i teksten, for eksempel kursiv eller fet skrift, understreking og store bokstaver. Overdreven bruk av slike virkemidler gjør teksten vanskeligere å lese, og kan virke mot sin hensikt. I designmanualen finner du den visuelle profilen for Songdalen kommune. Kontakt kommunikasjon- og serviceenheten ved webredaktør for råd og veiledning om designmanualen.

11 5. Vær synlig og henvend deg direkte til leserne Bruk et aktivt språk Når vi bruker et aktivt språk blir både avsenderen og mottakeren synlig i teksten. For å gjøre dette tydelig, må du derfor få frem ansvar, roller og oppgaver i teksten. Da må du bruke aktive formuleringer. En aktiv formulering sier hvem som gjør eller skal gjøre noe: "Du skal sende søknaden til..." eller "Songdalen kommune forutsetter at " Det motsatte av aktive formuleringer er passive setninger som ofte skjuler hvem det er som gjør noe. For eksempel "Søknaden sendes til " eller "Det forutsettes at " Dette kan gjøre det uklart for leseren hvem som skal gjøre hva, hvem som har ansvar eller hvem det er som mener noe. Unngå passive formuleringer så langt det lar seg gjøre. 7 Du må fylle ut søknaden og sende den til kommunen. Før vi kan behandle saken må du legge ved alle nødvendige dokumenter.. IKKE Utfylt søknad returneres til kommunen, påkrevd dokumentasjon må foreligge før søknaden behandles.. Songdalen kommune og vi Bruk Songdalen kommune og vi i tekstene dine. Det skaper en naturlig kommunikasjon og viser hvem som er avsenderen. Det profilerer også kommunen og arbeidet vi gjør. Det er ingen fast regel for om vi skal starte med Songdalen kommune eller vi. Du må vurdere dette i hvert enkelt tilfelle. Men Songdalen kommune bør komme relativt tidlig i teksten, deretter kan du bruke vi og kommunen. I politiske saker bruker vi ofte rådmannen i stedet for, eller i tillegg til vi.

12 Man og en du og dere Prøv så mye som mulig å unngå å bruke man og en. Det blir uklart hvem som skal gjøre noe. 1. Songdalen kommune legger stor vekt på trafikksikkerhet. 2. Dere kan bygge ny avkjørsel hvis dere oppfyller disse vilkårene. IKKE. 1. I Songdalen kommune legger en stor vekt på trafikksikkerhetsaspektet. 2. Man kan bygge ny avkjørsel dersom vilkårene nedenfor oppfylles. 8 Når du henvender deg direkte til leserne, blir det enklere for dem å skjønne hva som gjelder dem. Det gjør du ved å bruke du og dere. Da kommer også ansvarsfordelingen lettere frem, og tonen i teksten blir mer imøtekommende. Bruk du til enkeltpersoner og dere til grupper og virksomheter, og ellers når du ikke passer. I tekster til virksomheter kan du godt veksle mellom å bruke dere og navnet eller betegnelsen på virksomheten. Det virker upersonlig når vi skriver "søkeren", "bedriften" eller lignende. Hvis du vil klage på vedtaket, må du sende skriftlig melding innen tre uker. Vi ber dere sende rapport for IKKE Vil søker klage på vedtaket, må det sendes skriftlig melding innen tre uker. Bedriften bes med dette om rapportering for året 2015.

13 6. Skriv enkelt og forståelig Gå rett på sak og bruk verb Omskriving med substantiver gjør teksten mindre konkret og mer tunglest. Vær varsom med ord som ender på ing og else, og bruk gjerne verb i stedet. 1. Det er viktig at kommunen godkjenner prosjektet før dere setter i gang. 2. Vi vil lage gode utviklingsplaner, som gjør det mulig å vurdere om vi når målene. 3. innen fire uker etter at du har fått dette brevet. IKKE 1. Kommunens godkjenning er viktig før igangsettingen av prosjektet. 2. Vi vil lage gode utviklingsplaner som gir mulighet for en vurdering av måloppnåelse. 3. innen fire uker fra mottakelsen av dette brev. 9 Bytt ut eller forklar fagbegreper og vanskelige ord Vi bruker mange formuleringer og ord som ikke er kjent for alle leserne våre. Bytt dem ut eller forklar dem når du kan. Husk at du skriver for å informere, ikke for å imponere. Fagspråk kan være nødvendig for å få frem en forskjell eller en bestemt mening. Hvis det ikke er mulig å bytte ut faguttrykket med et enklere ord, skal du forklare faguttrykket. nå målene gjennom riktig fordeling av ressurser. Eksempel på ord vi kan bytte ut: 1. Passende, dekkende, fullgod 2. Fordele, dele ut, tildele 3. Innføre, sette i verk 4. Ta initiativ til, starte, sette i gang, begynne IKKE måloppnåelse gjennom allokering av ressurser innen endrede omgivelser. IKKE 1. Adekvat 2. Allokere 3. Implementere 4. Initiere

14 Begrens bruken av forkortelser Tenk på lesernes bakgrunn og behov når du skriver teksten. En forkortelse du kjenner godt, kan være ukjent eller uforståelig for leserne. Som hovedregel skriver vi ord og uttrykk helt ut første gang de står i teksten. Se regler og eksempler på forkortelser under Skriveregler på side 11. Unngå gammeldagse ord Mange ord har overlevd i skriftspråket selv om de ikke lenger blir brukt muntlig. Slike såkalte kanselliord kan gjøre budskapet vanskeligere å forstå, virke nedlatende og gjøre teksten tung. Ofte finnes moderne alternativer vi kan bruke i stedet Om 2. Foreslår, anbefaler 3. Gi beskjed/informasjon om, informere 4. Om, når det gjelder 5. Gi, bidra med; ofte: betale IKKE 1. Angående 2. Rår til 3. Underrette 4. Vedrørende 5. Yte Uttrykk som ofte brukes feil Ord og uttrykk som vi gjerne setter inn i teksten uten å tenke over hva de egentlig betyr. Fokus og i forhold til, er typiske eksempler. Fokus betyr punkt eller brennpunkt. Vi kan sette noe i fokus, men fokus kan ikke være bredt, stort, langsiktig eller sterkt. Ofte er det unødvendig å benytte slike ord i teksten. " vil rådmannen prioritere å sette fokus på følgende områder", kan vi heller skrive: " vil rådmannen prioritere følgende områder". I forhold til brukes når du er ute etter å sammenligne noe. Når ikke det er tilfellet, bør du vurdere om det er bedre å skrive om. Kanskje er uttrykket unødvendig i utgangspunktet? " elevenes holdninger i forhold til skolens regelverk", vi kan heller skrive: " elevenes holdninger til skolens regelverk".

15 7. Skriveregler Sammensatte ord Ord som er satt sammen av to selvstendige ord, skal vanligvis ikke ha mellomrom. Hvis du er usikker på om et ord skrives som ett eller to ord, kan du si det høyt. Er det en pause der? Noen ganger vil også meningen endres om vi deler opp ordet. Skal det være røyk fritt, eller mente vi røykfritt? Hvis pausen ikke er der i muntlig språk skal det sannsynligvis ikke være mellomrom i det skrevne ordet heller.. 1. Noensinne 2. Overhodet 3. Tjenestetilbud 4. Vurderingskriterier IKKE 1. Noen sinne 2. Over hodet 3. Tjeneste tilbud 4. Vurderings kriterier 11 Det er heller ikke uvanlig at vi setter sammen ord som skal deles. Som oftest vil tekstbehandleren lettere fange opp slike feil, ettersom disse feilaktig sammensatte ordene ikke finnes i ordlisten.. 1. Etter hvert 2. For øvrig 3. I hvert fall 4. I stedet for IKKE. 1. Etterhvert 2. Forøvrig 3. I hvertfall 4. Istedetfor Skrift, tall og prosent I en tekst skriver vi små tall, til og med ni, med bokstaver. Større tall skrives med siffer. Unntaket er ved nummerert referanse, som kapittel eller lovparagraf. Hvis vi har store og små tall i samme setning, skriver vi alle tallene enten med siffer eller med bokstaver. Som hovedregel unngår vi bruk av prosenttegn og skriver det heller fullt ut med bokstaver eller forkortet til pst.

16 Forkortelser Hovedregelen er at forkortelser skal ha punktum, men det finnes unntak: Forkortelser med punktum mellom ledd: f.eks., m.a.o., bl.a., m.m., m.fl Forkortelser uten punktum mellom ledd: dvs., iht., pga., osv. Forkortelser for mynt, mål og vekt har ikke punktum: kr, cm, m, km, kg Forkortelser vi ofte skriver feil: Eventuell eller eventuelt = ev. Etasje = et. 12 Klokkeslett, tidsrom, dato og telefonnummer 1. Klokkeslett: Bruk tankestrek ( ), ikke bindestrek (-), når du oppgir tidsrommet. (Ctrl + minus på det numeriske tastaturet gir deg tankestrek i Word) Bruker du ordet fra når du oppgir et tidsrom, må du også bruke ordet til. 2. Mobilnummer skrives i grupper på tre, to og tre tall. 3. Fasttelefon skrives i fire grupper på to og to tall. 4. Femsifret nummer skrives uten mellomrom. 5. År: Angi tidsrom i formen Skoleår skrives imidlertid med skråstrek, skoleåret 2016/ Dato: Datoformatet i sak/arkivsystemet vårt er dd.mm.åååå. Forholder vi oss til dette i overskriftene, gjør vi dokumentet mer søkbart. Når vi angir datoer ellers i teksten, kan det være mer leservennlig å skrive datoen slik: 10. juli fra kl til kl skoleåret 2016/ dd.mm.åååå eller 12. april 2018 IKKE fra kl skoleåret 2016/2017

17 Veinavn Alle veier i Songdalen skrives som «veg», f.eks Songdalsvegen. Når navnet slutter på bestemt form: -vegen, -bakken, -kleiva, -moen osv., utgjør navnet bare ett ord og skrives derfor uten mellomrom. Når det er to ord i navnet, skrives andre ordet med liten forbokstav, så sant det ikke er et egennavn. 1. Blomstervegen 2. Lonebakken 3. Likleiva 4. Brennåsmoen 5. Farvannet terrasse IKKE. 1. Blomster vegen 2. Lone bakken 3. Li kleiva 4. Brennås moen 5. Farvannet Terrasse 13 Et, ett, en, én Hva er forskjellen? Tommelfingerregelen er at vi skriver «en» og «et» når ordet skal leses uten trykk, og «én» og «ett» når det leses med ekstra trykk. I det siste tilfellet er det tallet vi vil fremheve. Det står da i motsetning til to, tre og så videre. Slik bruker vi apostrof (') Apostrof er et tegn som står mellom eller etter bokstaver. 1. I ord som slutter på s, x eller z, markerer du genitiv (eieform) med apostrof. 2. Du bør ikke bruke apostrof, men bindestrek i tilfeller som: x-en, SMS-en og pc-en. 3. Du kan også markere at bokstaver mangler ved å bruke apostrof. Hun spiste et egg til frokost = Hun spiste egg til frokost Hun spiste ett egg til frokost = Hun spiste 1 egg til frokost En gutt krysset veien = Gutten krysset veien Én gutt krysset veien = 1 gutt krysset veien 1. SAS billettpriser Marx skrifter 2. x-en, SMS-en, pc-en 3. Fatter n, gla nyhet IKKE 1. SAS billettpriser Marxs skrifter 2. X en, SMS en, pc en 3. Fattern, glanyhet

18 Skal vi bruke -ing eller -ning? Om et ord skal ende på -ing eller -ning, er ikke alltid helt avklart. Når ordet tydelig betegner en prosess, heter det ofte -ing (bygging, skaping). Når ordet angir et resultat, heter det helst -ning (bygning, skapning). Men grensene er noen ganger ganske uklare mellom prosess og resultat. Sjekk ordboken om du er usikker. Komma Det er ikke alltid like lett å ha kontroll på kommareglene når vi skriver. Mye av dette løser vi ved å unngå lange setninger og bruke punktum. Det kan også være lurt å tenke over hvorfor vi setter komma. Kommaet markerer en kort pause i setningen Det skal jeg ordne, men ikke før i morgen. Klarer du dette selv, eller trenger du hjelp? 2. Jo mer komplisert strukturen i setningen blir, desto viktigere blir det med riktig bruk av komma. 3. Otra, den største elva på Sørlandet, renner ut i Kristiansand. 1. Foran konjunksjoner (og, eller, men, for). 2. Når leddsetning kommer først. 3. Innskudd/presiserende tilføyelser. Stor eller liten forbokstav Vi har tre grunnregler på norsk: 1. Egennavn skal ha stor forbokstav (for eksempel Porsmyr). 2. Fellesnavn skal ha liten forbokstav (for eksempel museene). 3. Starten på en setning skal ha stor forbokstav. Institusjoner og organisasjoner med navn i to eller flere ledd, har stor forbokstav bare i første ledd. Det gjelder også ledd etter egennavn: Statistisk sentralbyrå Teknisk enhet Songdalen kommune Utdanningsavdelingen Kristiansandsregionen brann og redning Politiske utvalg og komiteer har liten forbokstav: formannskapet kommunestyret kultur- og utviklingskomiteen

19 Når stillingen/personen og institusjonen har samme navn, har stillingen/personen liten forbokstav og institusjonen stor forbokstav: rådmannen (stillingen/personen) Rådmannen (institusjonen) barneombudet (stillingen/personen) Barneombudet (institusjonen) fylkesmannen (stillingen/personen) Fylkesmannen (institusjonen) 15 Bruk liten forbokstav når du skriver titler og stillingsbetegnelser. Det gjelder også i stillingsannonser og når tittelen står under navn på visittkort og i brevsignaturer. kommunalsjef rådgiver konsulent enhetsleder Skriv som hovedregel navn på prosjekter, dokumenter, artikler og rapporter med stor forbokstav. Bruk imidlertid liten forbokstav når du omtaler kortformen av prosjektet. Rådmannens forslag til handlings og økonomiplan I handlings- og økonomiplanen står det Bruk liten forbokstav for lover, forskrifter og lignende. Unntaket er Grunnloven som alltid skal ha stor forbokstav. arbeidsmiljøloven forvaltningsloven plan- og bygningsloven forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser

20 8. Ulike teksttyper Retningslinjene i språkveilederen gjelder for alle typer tekst. Samtidig trenger hver enkelt teksttype spesiell oppmerksomhet for at den skal bli virkelig god. I kapittel 2 spurte vi oss selv om hvem vi skriver til, og hva vi ønsker å oppnå med teksten. Da må vi også vite litt om ulike teksttyper og gjennom hvilket medium vi presenterer teksten. Når vi leser tekst på en skjerm, blir fort store bolker med tekst slitsomme å lese. Det blir gjerne til at vi skumleser innholdet, og fanger opp overskrifter, mellomtitler, punkter og lenker. Lengre tekster egner seg best på papir, eller lesebrett designet for oppgaven. 16 Brev Bruk det du vet om leserne til å vurdere hva de trenger å vite og hvordan dette skal skrives. Kom raskt til saken. Informer mottakeren om avgjørelse og eventuelt hva mottakeren kan eller skal gjøre. Siden kan du skrive en mer utfyllende begrunnelse om saksforholdet. Vi skriver ryddig og ordentlig, men vær oppmerksom på at saklig ikke er det samme som upersonlig. E-post Vær påpasselig med å sende personopplysninger via e-post. Personnummer skal ikke sendes via e-post, heller ikke sensitiv informasjon, som helseopplysninger. En e-post er å betrakte som et åpent postkort. Det er viktig at leserne blant alle e-postene i innboksen raskt kan se hva nettopp din e-post handler om. Lag en fornuftig overskrift som viser hovedbudskapet. Husk at når du journalfører en e-post (trekker den over til P360 i Outlook), overføres e-posttittelen til sak/arkivsystemet. Du må vurdere tittelen ut fra innholdet i korrespondansen. "SV: SV: SV: vedrørende elev" er ikke en god tittel. Se punkt 3.3. Start med en innledningshilsen, for eksempel Hei. Det skal stå på en egen linje, uten punktum eller komma bak. E-post er et raskt medium, av og til kan det gå litt for fort. Les gjennom innholdet før du sender, forsikre deg om at innholdet er både faglig og språklig korrekt.v Mange leser e-post raskt, de skumleser. Derfor er det ekstra viktig at hovedbudskapet eller konklusjonen kommer først i teksten. Benytt gjerne lenker slik at det er lett for leserne å finne mer informasjon. Bruk signaturmalen for e-post som er beskrevet i ansattportalens «språkboks».

21 Nettsider Bruk informative, meningsbærende overskrifter. Se kapittel 3. Sett deg inn i lesernes sted når du formulerer teksten. Si det viktigste først det vil si det som er viktigst for leserne. Avsnittene skal være korte. Bruk mellomtitler og eventuelt punktlister. Se punkt 3.3 og 4.3. Bruk bilder som illustrerer og/eller underbygger de viktige poengene i teksten. 17 Bruk gjerne lenker til relevant informasjon. Lag selvforklarende lenketekster som forteller leserne hva som venter bak lenken. En lenke skal aldri si bare "her" eller "mer". Les mer om retningslinjene for IKKE Les mer her PowerPoint-presentasjoner Før du lager presentasjonen: Sett deg mål for presentasjonen. Hva ønsker du å oppnå? Skal du orientere? Begeistre? Ønsker du at tilhørerne skal gjøre noe? Se kapittel 2. Sett deg inn i tilhørernes situasjon. Hvem er de? Hvilke forkunnskaper har de? Tenk over disposisjonen av det du ønsker å formidle. Du skal fortelle en historie, og alle gode historier har en begynnelse, en midtdel, og en avslutning. Husk at du er det viktigste elementet i presentasjonen, ikke lysarkene du lager. Innhold i presentasjonen: Det skal være enkelt og kortfattet. Prøv å begrense deg til ett poeng per lysark, og bruk en fornuftig skriftstørrelse som er lett å lese for alle tilhørerne. Bilder og animasjoner kan være gode hjelpemidler, men begrens bruken. Marker skifter i formidlingen tydelig. Når det kommer nye momenter, særlig viktige hensyn og lignende. Vurder hvilke visuelle inntrykk eller kortfattet tekst som best understreker disse. Bruk PowerPoint malene våre. Disse finner du «språkboksen» i ansattportalen eller Compilo.

22 Rapporter og utredninger Dette er ofte store dokumenter, der det er ekstra viktig med en god struktur, se kapittel 3. Skriv sammendrag, gjerne for hvert kapittel. Bruk mellomtitler til å formidle viktige budskap i teksten. Bruk gjerne punktlister for å skape oversikt. Husk at slike dokumenter ofte leses av mange ulike personer. Bruk et klart forståelig språk, unngå uttrykk og forkortelser som ikke er kjent for alle. Sørg for at det er en konsekvent bruk av ord- og bøyningsformer gjennom hele dokumentet. Det er særlig viktig å sjekke dette når du får tekstbidrag fra andre. 18 Bruk designmanualen og spør gjerne KOMS ved webredaktøren om hjelp til utformingen. Politiske saker Politiske saker er mer formelle enn mange andre kommunale tekster, og trenger ikke følge rådet om personlig tone med bruk av «vi» og «oss». Saksfremlegg til politiske utvalg skal som hovedregel inneholde innstilling / forslag til vedtak sammendrag bakgrunn og saksopplysninger problemstillinger og alternativer rådmannens anbefalinger Husk at saksfremleggene ofte leses av langt flere enn politikerne, for eksempel saksbehandlere i andre kommuner, fylkeskommuner eller statlige etater, journalister og innbyggere. Bruk derfor et klart og forståelig språk og unngå uttrykk og forkortelser som ikke er kjent for alle. Gi saken en tittel som klart viser hva den gjelder. Tenk på at det skal være enkelt for politikerne, journalistene og andre interesserte å finne saken fra nettsidene våre (både fra møtekalenderen og ved søk i saker og sakspapirer). Sørg for at det er en konsekvent bruk av ord- og bøyningsformer gjennom hele dokumentet. Det er særlig viktig å sjekke dette når du får tekstbidrag fra andre. Pass på at tegnsettingen er korrekt og konsekvent. Del opp teksten i avsnitt, for å ordne innholdet og skape bedre oversikt. Avsnitt markeres med en blank linje. Ta bare med det som er viktig for saken, og som gir politikerne et godt grunnlag for å treffe vedtak. Vurder nøye hva som skal med og hva du ikke behøver å ta med. Dersom det er behov for mer utfyllende redegjørelser eller vurderinger av faglig eller teknisk karakter, kan du skrive dette som et vedlegg til saken.

23 Alle saksframlegg på over to sider skal ha et sammendrag. Sammendraget skal være på maksimum en halv side og gi en kort innføring i hva saken handler om. 9. Se gjennom teksten til slutt Det er fort gjort å overse egne feil, selv om du er påpasselig med å se gjennom teksten du har skrevet. En god måte å kvalitetssikre teksten din på, er å få noen andre til å lese gjennom den. Det er lurt med rutiner for hvordan du sjekker egen tekst. Er teksten luftig med kortfattede avsnitt som gjør den lett å lese? Se etter unødig lange setninger og sett punktum. Har du skrevet en tekst som er lett for leserne å forstå? Er teksten lengre enn den trenger å være? Les teksten høyt for deg selv 19

24 10. Kilder og nyttige oppslagsverk Bøker og hefter Kvarenes, Reksten, Stranger-Thorsen, Aarønæs. (2010). Klar, men aldri ferdig en praktisk veileder i klarspråkarbeid. Oslo: Språkrådet / Direktoratet for forvaltning og IKT Boka kan lastes ned som pdf her Breivega, Senje, Aasen, Eckhoff, Reksten (2010). Klarspråk i praksis Håndbok i godt forvaltningsspråk. Oslo: Språkrådet / Kunnskapsforlaget 20 Vinje, Finn Erik. (2004). Skriveregler. Oslo: Aschehoug Språkprofiler fra andre kommuner akprofiler/?id=11707 Språkrådet Nettsteder Bokmålsordboka: Korrekturavdelingen: Språkskyer: Inspirasjon: I utarbeidelsen av denne språkveilederen har vi hentet inspirasjon fra Vest-Agder fylkeskommunes språkveileder og andre kommuners språkprofiler her: akprofiler/?id=11707