Elektroniske anskaffelser

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Elektroniske anskaffelser"

Transkript

1 INTERN Elektroniske anskaffelser Rapport fra forprosjekt

2 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 2 av 20

3 Sammendrag Forprosjekt Elektroniske anskaffelser har sett på gevinstene ved å innføre elektronisk systemstøtte for en større del av anskaffelsesprosessen enn hva DSB har i dag. Fokuset har vært på hele prosessen fra behov oppstår til behov er dekket, i motsetning til tidligere innført systemstøtte hvor fokus har vært på selve kunngjøringsfasen. Prosjektet har gjennomført en prosess- og gevinstanalyse, intervjuet kontraktsansvarlige, analysert regnskapet og fakturaflyten i virksomheten og anbefaler basert på funnene at følgende systemstøtte innføres eller videreføres i organisasjonen: Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) bør innføres av ADM/EAD Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) bør innføres av ADM/EAD Prosjektverktøy bør innføres av ADM/IKT eller annen stor eier/driver av prosjekt Materiellregister innføres av SIV/LOB, bør involvere hele organisasjonen E-handel anbefales ikke innført i virksomheten. Arbeidet med anskaffelse av KAV/KGV bør starte første kvartal 2015, med en målsetting om ferdig implementert system for ADM/EAD 1. september 2015, med full utrulling i virksomheten 1. januar Prosjektverktøy og materiellregister kan innføres uavhengig av KAV/KGV, men det bør fokuseres på muligheten for integrasjon via en integrasjonsplattform. De foreslåtte støttesystemene vil gi gevinster innen hele anskaffelsesprosessen, der de viktigste identifiserte gevinstene er: Sikre at virksomheten får det den har bestilt og betalt for. Støtte til kontraktseiere- og ansvarlige som i dag sitter alene med ansvar både for å utarbeide rutiner for og oppfølging av virksomhetens kontrakter. Dette vil minske ressursbruken på administrative oppgaver og frigjøre ressurser til fagarbeid. Gi løpende oversikt over hvilke forpliktelser og krav virksomheten har overfor leverandørene, både på investeringssiden og driftssiden. Gi rask og enkel tilgang til måltall underveis i budsjettåret og gi verdifull informasjon til budsjettprosessen. Gi oversikt over fremdrift og kostnader i prosjekter slik at riktig ressursbruk sikres, bedre kvalitet på leveransene oppnås og tidsfrister nås. Sikre virksomheten mot personavhengighet og tap av viktig kunnskap/ informasjon ved overføring av oppgaver mellom tilsatte eller avdelinger eller ved avslutning av ansettelsesforhold Gjøre det enklere å korrekt arkivere arkivverdig materiale Gjøre det enklere å holde oversikt over virksomhetens eiendeler og eiendom Tilgjengeliggjøre en plattform for enkel, men korrekt, kommunikasjon mellom partene i en konkurranse og senere i kontraktsforholdet Gi bedre datagrunnlag for fremtidige anskaffelser. Selv om leiekontrakter ikke er vurdert spesielt for prosjektet, er det sannsynlig at et kontraktadministrasjonssystem også vil egne seg for oppfølging av leiekontraktene til virksomheten. Forprosjektet har, som et resultat av det analysearbeidet som er gjennomført, i tillegg avdekket behov i virksomheten for andre støttesystemer, og disse er: Kvalitetssystem bør innføres av ADM/Stab Integrasjonsplattform bør innføres av ADM/IKT Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 3 av 20

4 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 Innledning... 5 Bakgrunn for prosjektet... 5 Metodebeskrivelse... 6 Ord og begreper... 6 Gjennomgang av funn med anbefalinger... 8 Bestilling... 8 Mottak Betaling Integrasjoner mellom støttesystemene Problemstillinger knyttet til lisens- og prisstruktur Anbefalt prosjektforslag for videre arbeid Anbefalte investeringer Anbefalt organisering av fremtidige kontrakter Anbefalt prosjektplan med kostnadsoverslag Prosedyre for anskaffelse Vedlegg Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 4 av 20

5 Innledning Bakgrunn for prosjektet Det offentlige kjøper inn varer, tjenester og entrepriser for 410 milliarder årlig 1, og DSB bruker tilsvarende 294 millioner 2. Ved innkjøp av varer og tjenester brukes mye ressurser for å sikre korrekt inngåelse av kontrakt og lovlige innkjøp, allikevel er prosessen sårbar for feil og kostnadene som akkumuleres ved slike feil tar ressurser fra allerede stramme budsjetter. DSBs anskaffelsesstrategi for peker på flere forbedringspunkter for innkjøpsprosessen og oppfølgingen av kontrakter, og denne rapporten går dypere i materien og ser på hvilke muligheter DSB har for å minimerer risikoen for unødvendig ressursbruk. I DSB er det ofte forskjellige bestillere, mottakere, ansvarlige for oppfølging og betaling i samme kontrakt. Dette gir høy risiko for manglende overenstemmelse mellom faktura, bestilling og mottatt vare/tjeneste. Denne risikoen blir større jo mer sentralisert innkjøpsorganisasjonen er, fordi flere personer er involvert i prosessen uten å ha kontakt med hverandre. I varekjøp har ofte en person eller avdeling ansvar for inngåelse av kontrakten, en annen har ansvaret for oppfølging av den, noen har ansvar for bestilling og helt andre igjen mottar det som er bestilt. Ved betaling har andre ansvar for godkjenning av faktura og videre tilsvarende for oppfølging av garanti. Altså store, potensielle kilder for feil. I andre tilfeller, særlig tjenestekjøp, er risikoen høy for kostbare uoverensstemmelser mellom leverandøren og virksomheten om hva som faktisk er bestilt noe som kan gi galopperende prosjektkostnader. Alle disse kjøpene har høy risiko for feil i prosessen, men dette er også kjøp som virksomheten er helt avhengige av for å kunne utøve sin oppgave. Overordnet anskaffelsesprosess Bestilling utarbeidet Leveranse mottatt Faktura mottatt Behov oppstår Bestilling Leveranse Faktura ER LIK Arkiv ER LIK Behov dekket Bestilling sendt Leveranse godkjent Faktura betalt Figur 1 Fra bilag 2 Prosessdiagram Prosjektet har sett på de tre hovedprosesser som til sammen utgjør anskaffelsesprosessen; bestilling, mottak, betaling. De største risikoene er identifisert og analysert og mulighetene for forbedringer kartlagt. Prosjektet kommer med en 1 Tall fra 2012, Statistisk sentralbyrå 2 Tall fra 2013 Årsrapport for DSB. ephorte 2012/ Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 5 av 20

6 anbefaling for prosessendringer og fremtidig investering i systemstøtte for å senke risikoen for feil og dermed spare virksomheten for unødig ressursbruk innen disse hovedprosessene. En av hovedutfordringene med arbeidet har vært at vedtatte rutiner og regelverk innen området er spredt på flere plattformer som f.eks. intranett, ephorte, eksterne nettsider, og i mange tilfeller er de vanskelig tilgjengelig eller helt fraværende. Det finnes ingen sentral, enhetlig oversikt over hva som er gjeldende rutiner innen de indentifiserte prosessene. Dette gjør arbeidet unødvendig ressurskrevende og det blir tydelig at virksomheten mangler et kvalitetssystem. For å sikre kvaliteten på fremtidige støttesystemer og forenkle fremtidig prosess- og prosjektarbeid etterspørres et kvalitetssystem for virksomheten. Metodebeskrivelse Prosjektet har benyttet følgende metoder for å komme frem til anbefalingene i denne rapporten: Prosjektverktøy Gjennomføringen av forprosjektet er basert på Prosjektveiviseren og forprosjektet tilsvarer konseptfasen i prosjektveiviseren. I tillegg er metodene beskrevet «Gevinstkokeboken» 3 til KS benyttet i gevinstanalysene. Prosesskartlegging Det er gjennomført møter og intervjuer med aktuelle interessenter i de forskjellige delene av anskaffelsesprosessen for å kartlegge alle aktuelle prosessteg med tilhørende dokumenter, rutiner og bestemmelser. Intervjuer Det er gjennomført intervjuer med flere kontraktsansvarlige i DSB for å få direkte tilbakemelding på hva disse har som utfordringer og hva de syns fungerer/ ikke fungerer i dagens løsning for kontraktsadministrasjon. Det ble også spurt generiske spørsmål for kartlegging av statistikk på fakturaoppfølging osv. Informasjonsinnhenting Det er kunngjort en «RFI - Request for information» i TED, den europeiske kunngjøringsdatabasen, der aktuelle leverandører innen flere av delprosessene ble invitert til å beskrive sine løsninger for prosjektgruppa. I tillegg er det gjennomført møter med DFØ og Difi. Rapporter og statistikk Det er tatt ut rapporter fra budsjett og regnskap siste år som er analysert. I tillegg er statistikk fra anskaffelser og kontrakter innhentet og gjennomgått. Det er tatt ut regnskapstall fra en tilfeldig, normal måned (mars 2014) som er lagt til grunn for mye av statistikken som er benyttet i prosjektet. Ord og begreper Integrasjonsplattform: Teknisk plattform for enhetlig og kvalitetssikret informasjonsutveksling mellom ulike løsninger/systemkomponenter. Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV): Støttesystem for gjennomføring av konkurranser om kontrakter i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV): Støttesystem for administrasjon, tilgjengeliggjøring og oppfølging av kontrakter. Kunngjøring: Kunngjøring/utlysning er den måten en offentlig oppdragsgiver gjør leverandørmarkedet kjent med at det skal foretas en anskaffelse. I Norge kunngjøres anskaffelsene i DOFFIN, som er en database for norske offentlige innkjøp. Er anskaffelsen over EØS-terskelverdien kunngjøres det i tillegg i TED-databasen (database for offentlige anskaffelser i EU/EØS). 3 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 6 av 20

7 Kvalitetssystem: Et kvalitetssystem skal sikre og forbedre kvaliteten over de tjenesteleveranser og interne forhold som finnes i en virksomhet. Et kvalitetssystem er plattformen og verktøyet som ivaretar interne og eksterne krav for å oppnå ønsket kvalitet og standard i organisasjonen. Et kvalitetssystem skal bestå av dokumentasjon (Prosedyrer, instrukser, håndbøker etc.) og beskrivende dokumentasjon for kvalitetsstyringssystemet (Avviksrapportering og håndtering, korrigerende og forebyggende tiltak). Prosess: En prosess er et sett aktiviteter som omformerer innsats og ressurser til et sluttresultat. En forutsetning for at en prosess skal fungere er derfor at den får tilført en eller annen form for ressurs (input) som prosessen kan prosessere til et resultat (output). Systemstøtte: IKT-verktøy (Software hyllevare). Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 7 av 20

8 Gjennomgang av funn med anbefalinger I forprosjektet er risikoene i anskaffelsesprosessen identifisert på et overordnet nivå, det er analysert hvilke tiltak som kan iverksettes for å senke risikoen og det er kartlagt hvilken systemstøtte som finnes i DSB og hvilken som finnes i markedet. Anskaffelsesprosessen er i arbeidet delt inn i tre hovedprosesser: bestilling mottak betaling. I rapporten er disse tre prosessene analysert og de overordnede risikoene og virkemidlene for å senke tilhørende risikoer er redegjort for. Det er også identifisert og gjennomgått noen utfordringer i hvordan dagens støttesystemer er tilgjengeliggjort for virksomheten og hvilke utfordringer og gevinster som oppnås ved god informasjonsflyt (integrasjon) mellom systemene. Overordnet anbefales det at det innføres et kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) som grunnsystem i virksomhetens anskaffelser, og at dette bygges på med øvrige moduler, som konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Bestilling For bestillingsprosessen viser den overordnede prosessanalysen følgende risikoer og tiltak: Prosess Bestilling Tilhørende underprosesser Beslutte anskaffelse Gjennomføre anskaffelse Tilhørende aktiviteter Identifiserte risikoer Tiltak for senking av risiko Bekrefte behov Sikre budsjettdekning Sikre mandat og fullmakt Beskrive kontraktens gjenstand Utarbeide kontraktsdokumenter Hente inn tilbud Inngå kontrakt Sende bestilling Sende bestilling i henhold til kontrakt Bistå leverandøren i å utarbeide leveransen (særlig prosjekt/ tjenestekontrakter) Korrigere bestilling Feil i behovsverifisering (f.eks feil i vurdering av omfang, bruksområder, brukere, tjenestenivå osv.) Feil i kostnadsanalyse (f.eks manglende markedskunnskap, manglende kunnskap om kostnadsdrivere) Ikke kjennskap til fullmaktsbestemmelser Krav i kravspesifikasjon er ikke egnet å dekke behov (f.eks feil/uegnede krav til kvalitet) Krav i kontrakt ikke i henhold til kravspesifikasjon *Brudd på regelverk om offentlige anskaffelser *Leverandører kan ikke levere ihenhold til forespørsel *Tilbud ikke i henhold til kravspesifikasjon Kontrakt ikke i henhold til tilbud Kontrakt ikke signert Bestilling ikke i henhold til kontrakt Uoverenstemmelser ikke registrert Gjennomføre grundig forarbeid og benytte kunnskap om behovsanalyse Benytte RFI ved behov Gjennomføre grundig forarbeid og benytte kunnskap om kostnadsanalyse Benytte RFI ved behov Sikre kjennskap til fullmaktsbestemmelser Innføre Stop/Go ved manglende mandat/fullmakt Kvalitetssikre kravspesifikasjonen utføres av intern tredjepart Utarbeide gode maler uten overlappende bestemmelser i kravspesifikasjon og kontrakt *No fail systemstøtte for anskaffelsesprosessen *Sikre kunnskap om regelverk for offentlige anskaffelser *Sikre markedskunnskap før kunngjøring *Avvise tilbud som ikke dekker kravspesfikasjon *Automatisk overføring av informasjon fra tilbud til kontrakt *Påse at det ikke kan gjøres bestilling uten signatur på kontrakt Automatisk overføring av relevant info fra kontrakt til bestilling *Sikre arkivering av korrespondanse *Tilgjengeliggjøre plattform for korrespondanse *Sikre at leverandøren har tilgang til gyldig kontrakt Endringshåndtering Ikke enighet om endring *Sikre arkivering av uoverenstemmelser *Sikre at kontrakten har utvetydige bestemmelser om endringshåndtering Figur 2 Fra bilag 1 Risiko- og gevinstanalyse Det er noen særlige områder der virksomheten er sårbar for feil innen bestillingsprosessen, men hovedfunnet er allikevel at de fleste risikoene er håndtert ved at DSB har hatt en aktiv holdning på dette området de siste årene og ved Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 8 av 20

9 innføringen av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) fra Mercell. Det er identifisert noen forbedringspunkter i prosessen og dette gjelder særlig ved «Beslutte anskaffelse» og ved bruk av rammeavtaler (som er en underprosess av «gjennomføre anskaffelse/ sende bestilling», se vedlegg 2 Prosessdiagram). Ved «beslutte anskaffelse» er det særlig rutiner og retningslinjer som bør implementeres og etterfølges. I tillegg bør kompetansen innen området kartlegges og heves. Det er redegjort for bruken av og fremtidig behov for konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og i tillegg er det for prosessen rundt bruk av rammeavtaler gjort en grundigere analyse og vurdering av to typer støttesystemer; e- handel og minikonkurranseverktøy. Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Virksomheten benytter i dag konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) fra Mercell 4 for anskaffelser over NOK eks. mva. Systemet ble implementert i virksomheten våren 2011 med full integrasjon mot ephorte fra våren Systemet håndterer kunngjøringer, tilbudsinnlevering, kommunikasjon med leverandører, arkivering, systemhjelp til tildeling av kontrakt og kontraktsadministrasjon. Styrken i systemet har vært at det har lettet anskaffelsesfunksjonens og arkivets arbeidsbelastning vesentlig, og krav om sporbarhet i virksomhetens anskaffelser blir fulgt. Dette er også påpekt av Riksrevisjonen ved revisjon Systemet benyttes i dag kun av anskaffelsesteamet. Det er noen flere som har tilgang til systemet ved betalt lisens, men fordi det er et komplisert system som krever jevnlig bruk for å realisere gevinstene i det, blir det i praksis kun benyttet av anskaffelsesteamet. Kontrakten går nå ut og ny konkurranse må gjennomføres. Problemstillinger rundt større utbredelse i virksomheten er diskutert i avsnittet «Problemstillinger knyttet til lisens- og prisstruktur». Prosjektet anbefaler at virksomheten fortsatt skal ha et konkurransegjennomføringsverktøy, men ser vesentlige potensielle gevinster i å endre utgangspunkt for nytt system ved å legge et godt kontraktoppfølgingssystem som grunnmur og bygge på dette systemet med KGV og andre moduler beskrevet i denne rapporten. Dette fordi gevinstene ved innføring av støttesystemene for KAV og KGV kan realiseres i hele virksomheten ved at det tas i bruk til flere bruksområder og av flere brukere enn anskaffelsesteamet i ADM/EAD. Når allikevel virksomheten må bruke ressurser på ny konkurranse på KGV i 2015, ser prosjektet en mulighet til å spare ressurser på fremtidige konkurranser ved å slå sammen konkurransene for KGV/KAV og lyse disse ut som ett system eller to tett integrerte systemer. Dette vil også koste mindre enn å kjøpe to frittstående systemer som senere må integreres med hverandre. Videre ser prosjektet at det vil være enklere for de få ansatte som skal gjennomføre konkurranser å lære seg et litt tyngre system for konkurransegjennomføring, da disse medarbeiderne vil benytte verktøyet hver dag, enn det er for de potensielt femti til hundre brukerne av et kontraktsadministrasjonsverktøy å gjøre det samme. Fokus for innkjøp av et kontraktsoppfølgingssystem må være lav brukerterskel for brukerne slik at det faktisk tas i bruk. En av risikoen identifisert i prosjektet er at brukerterskelen blir for høy. Derfor må fokus på brukervennlighet og prosessforenkling ligge i den delen av systemet som når ut til flest mulig brukere i organisasjonen og dermed kan realisere den største samlede gevinsten. For anskaffelsesenheten vil verktøyets konkurransemodul uansett benyttes og samme risiko for at systemet ikke vil benyttes finnes ikke her. Kostnadsdrivere i systemet er integrasjon mot ephorte, integrasjon mot DOFFIN, fulle administrasjonsrettigheter for brukere, høy pris for brukere med kun lesetilgang eller som har ansvaret for kun en kontrakt. DET ANBEFALES AT FREMTIDIG KONKURRANSEGJENNOMFØRINGSVERKTØY (KGV) KJØPES SOM EN DEL AV ET KONTRAKTSADMINISTRASJONSVERKTØY (KAV) FORDI DETTE ER DEN MEST RESSURSSPARENDE METODEN Å FÅ TILGANG TIL BEGGE SYSTEMENE. 4 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 9 av 20

10 Minikonkurranseverktøy DSB har de siste årene inngått en rekke rammeavtaler og dette gir både stordriftsfordeler i form av bedre pris, kvalitet og leveringsbetingelser, i tillegg letter dette arbeidsbyrden for den enkelte saksbehandler og anskaffelsesressursene vesentlig. Slike avtaler er mindre ressurskrevende enn å gjennomføre full konkurranse, og det er i tillegg kortere tidshorisont og færre formalkrav. Antall bestillinger (avrop) på slike rammeavtaler er sterkt stigende i DSB. Bestilling av varer og tjenester gjennom rammeavtale må av og til gjøres ved såkalt «minikonkurranse» mellom leverandørene på avtalen før det endelig kan avgjøres hvilken leverandør man skal bestille fra. Disse minikonkurransene skal gjennomføres i tråd med spesifikke bestemmelser i anskaffelsesregelverket. Prosjektet har analysert prosessene som gjelder ved slike minikonkurranser og har i tillegg kartlagt hvilken systemstøtte som finnes. Bestillingen i mandatet lød: Anskaffelse av avropsmodul for minikonkurranser og bestilling på rammeavtaler frittstående eller som en del av e- handelssystemet. Dagens KGV-system har moduler for gjennomføring av minikonkurranse, men dette er ikke tilgjengelig for alle i virksomheten og det gir høye lisenskostnader under dagens kontrakt med Mercell å tilgjengeliggjøre dette. For å få til en bedre håndtering av minikonkurransene må det etableres en annen lisensstruktur. I tillegg er dagens system komplisert og har noen potensielle, fallgruver for uerfarne brukere. Systemet har relativt høy brukerterskel som fordrer god kunnskap både om regelverket for offentlige anskaffelser og brukergrensesnittet. F.eks. er det reell fare for at minikonkurransen kunngjøres istedenfor at den sendes til rammeavtalepartertene. Dette betyr at anskaffelsesteamets ressurser må benyttes til praktisk gjennomføring i slike minikonkurranser. Prosjektet foreslår at minikonkurransemodul legges inn som opsjon i nyanskaffelse av KGV/KAV, og at ved anskaffelse av en slik modul må målet være å rulle det ut til alle potensielle brukere/bestillere på rammeavtaler. Det må kjøpes et system med lav brukerterskel hvis det skal investeres i lisenser til alle brukerne i virksomheten. DET ANBEFALES Å VURDERE INNKJØP AV ET MINIKONKURRANSE-/ AVROPSSYSTEM SOM EN DEL AV ET KONTRAKTSADMINISTRASJONSVERKTØY (KAV). DET ANBEFALES I FØRSTE OMGANG IKKE Å KJØPE ET FRITTSTÅENDE SYSTEM, MEN HVIS VALGTE KAV HAR EN VELFUNGERENDE AVROPSMODUL, BØR DENNE IMPLEMENTERES I VIRKSOMHETEN. E-handelsverktøy Et e-handelssystem er et støttesystem der man på enkelt vis får tilgang til alle inngåtte rammeavtaler og videre får tilgang på en bestillingsmodul som automatisk sender bestillinger på rammeavtalen i tråd med kontraktbestemmelene og i tillegg matcher bestilling og faktura. Systemet kan gi store besparelser og sikre kvalitetssikring av innkjøpskjeden. For at en virksomhet skal kunne ta ut vesentlige gevinster av et e-handelssystem bør virksomheten ha et innkjøpsmønster der en stor andel av faktura er basert på inngått kontrakt, ha mange gjentagende varekjøp basert på inngåtte rammeavtaler og virksomheten bør i tillegg har en desentralisert bestillerfunksjon. Dette gjelder f.eks. store sykehus, store kommuner eller interkommunale innkjøpssamarbeid. Forprosjektets analyser viser at DSB ikke har et egnet innkjøpsmønster for e-handel. Gjennomgang av fakturaflyten for DSB viser at kun et fåtall av fakturaene er generiske varekjøp egner seg for e-handel. Med unntak av Sivilforsvaret, gjennomfører heller ikke DSB store varekjøp. For Sivilforsvaret ivaretas de store varekjøpene av SIV/LOB og Sentrallageret på Starum. Det er identifisert rammeavtaler som benyttes av Sivilforsvarets distrikter der innføringen av e-handelssystem ville være en god støtte. Hvis DSB skal innføre e-handel må virksomheten endre dagens rutiner og prosesser for bestilling, kontering og fakturering. Det vil enten måtte innføres store, virksomhetsovergripende endringer i økonomirutinene, eller så må det innføres differensierte rutiner for faktura/ bestilling avhengig av hva folk skal kjøpe. Forprosjektet kan ikke se at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 10 av 20

11 hverken e-handelssystemene har den modenheten eller at DSB har organisert sin økonomiforvaltning på den måten som vil trengs for å innføre et så komplekst system i dag og samtidig ta ut noen særlige gevinster av det. Prosjektet fraråder derfor en slik innføring. DET ANBEFALES IKKE Å INNFØRE E-HANDEL I VIRKSOMHETEN. DETTE FORDI VIRKSOMHETENS INNKJØPSMØNSTER IKKE LEGGER GRUNNLAG FOR NOEN STØRRE GEVINST AV ET SLIKT STØTTESYSTEM SLIK E-HANDELSSYSTEMENE VIRKER I DAG. Mottak For mottaksprosessen viser den overordnede prosessanalysen følgende risikoer og mulige tiltak: Prosess Mottak Tilhørende underprosesser Tilhørende aktiviteter Identifiserte risikoer Tiltak for senking av risiko Motta leveranse Sikre korrekt leveringstidspunkt, -format og -sted Kontrollere leveranse Håndtere avvik Godkjenne leveranse Kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen Melde ifra om avvik mellom bestilling og leveranse Returnere leveranse Bekrefte samsvar mellom leveranse og bestilling *Leveranse levert feil (sted, tid, format) *Sender/mottaker kjenner ikke bestemmelser om "korrekt levering" *Uoverenstemmelse mellom leveranse og bestilling ikke oppdaget *Leveringsseddel ikke kontrollert og kvittert Melding ikke sendt eller arkivert Leveranse ikke returnert Leveransen ikke returnert i henhold til kontrakt Bekreftelse ikke gjort Sikre at leverandør og mottaker kjenner bestemmelser om "korrekt levering" Sikre at mottaker kjenner rutiner for mottak og kjenner innhold i bestilling og at leveringsseddel arkiveres Sikre arkivering ved tilgjengeliggjøring av plattform for korrespondanse *Sikre at leveransen sjekkes mot bestilling *Sikre tilgjengelig kunnskap om returbetingelser Sikre at mottaker har relevant informasjon om bestilling og kontrakt og at mottaker bekrefter overenstemmelse Figur 3 Fra bilag 1 Risiko- og gevinstanalyse Det er identifisert flere områder der virksomheten er sårbar for feil i denne delen av anskaffelsesprosessen, og gjennomgangen viser, at det i virksomheten i dag, finnes få eller ingen støttesystemer, kjente retningslinjer eller tilgjengeliggjorte hjelpeverktøy som kan redusere denne risikoen. Særlig er DSB sårbare for feil ved at avvik mellom det som er bestilt og levert ikke oppdages eller registreres, at den som kontrollerer leveringsseddelen ikke har tilgang til kopi av bestillingen, at det ikke finnes enkelt tilgjengelig rutiner for retur av feilleveringer og at det ikke er krav til bekreftelse av mottatt vare/ tjeneste før faktura sendes med mere. FORPROSJEKTET ANBEFALER AT DET UTARBEIDES NYE RUTINER FOR KONTRAKTSADMINISTRASJON INKLUDERT MOTTAKSRUTINER. RUTINENE KAN INNFØRES SOM EN DEL AV ET KVALITETSSYSTEM. Videre anbefaler prosjektet at det investeres i et kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), fortrinnsvis med mulighet for integrasjoner mot materiellregister (i dag: Logre) og prosjektoppfølgingsverktøy (finnes ikke i organisasjonen i dag). Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) Et kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) er et støttesystem for kontraktseiere, -brukere og leverandører. Et godt tilpasset og implementer KAV-system, med tilhørende undersystemer (materiellregister/ prosjektoppfølgingsverktøy) kan redusere mange av de største, identifiserte risikoene i mottaksprosessen. Systemet ivaretar leverandørkommunikasjon som bestillinger, endrede kontraktbetingelser og endringsmeldinger og klager, det gir lett tilgang på avtalebestemmelser, melder ifra til ansvarlig medarbeider om alt fra frister som løper til oversikt over Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 11 av 20

12 forbruk på avtalen. Det sikrer korrekt arkivering av kommunikasjon. Videre vil det sikre kjennskap til inngåtte kontrakter og gjeldende kontraktbestemmelser både hos virksomheten, men også hos leverandøren. For optimal ytelse bør systemet automatisk utveksle informasjon med ephorte, anskaffelsesverktøy (KGV) og fakturaverktøy/ regnskapssystem så langt som mulig. Ved å fokusere på kontraktsadministrasjonssystemet tar virksomheten et naturlig neste skritt, i tråd med gjeldende anskaffelsesstrategi, der den tar ansvar for og tilrettelegger for forsvarlig og profesjonell gjennomføring av hele anskaffelseskjeden, fra behov oppstår til behov er dekket. DET ANBEFALES AT DET INVESTERES I ET KONTRAKTSADMINISTRASJONSVERKTØY (KAV) OG AT DETTE SYSTEMET TAS I BRUK AV HELE VIRKSOMHETEN. KAV-SYSTEMET BØR VÆRE GRUNNMUREN SOM ØVRIGE STØTTESYSTEMER OMTALT I DENNE PROSJEKTRAPPORTEN BYGGER PÅ. Prosjektoppfølgingsverktøy For tjenestelevering har det gjennom intervjuer av ansvarlige for tjenestekontrakter og prosjektledere fremkommet at risikoene for feil i prosjektene kan senkes ved innføringen av et prosjektoppfølgingsverktøy som har integrasjon mot kontraktsadministrasjonsverktøy. Et slikt verktøy vil gi kontroll og oppfølging av timelister, kontroll og avsjekk på prosjektplan for eksterne ressurser, være en kommunikasjonsmodul med automatisk arkivering, gi enkel tilgang på kontaktinformasjon både for leverandør og kunde og gi enkel oppfølging av prosjekt, kontrakt og fakturering. Det er ikke gjennomført ytterligere analyse av hva som finnes av slike systemer eller hvordan det bør bygges opp. Det anbefales ikke at ADM/EAD har ansvar for et slikt system, men at systemeier og ansvarlig for prosjektoppfølgingsverktøyet blir den avdelingen som er største bruker av prosjektstøtte, f.eks. ADM/IKT. DET ANBEFALES PÅ SIKT Å KJØPE INN ET SYSTEM FOR STØTTE TIL PROSJEKTOPPFØLGING FOR Å SIKRE HØYERE UTNYTTELSE AV RESSURSENE OG BEDRE KVALITET PÅ DE FORSKJELLIGE PROSJEKTENE SOM GJENNOMFØRES AV VIRKSOMHETEN. Materiellregister Et materiellregister er et register der alle varige verdier 5 listeføres. Økonomiinstruksen gir krav om at driftsmidler med «varig verdi», altså driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over , listeføres. Sivilforsvaret har startet nyanskaffelse av forvaltningssystem for Sivilforsvaret, inkludert materiellregister. Prosjektet anbefaler at dette systemet integreres med KAV-systemet og at forvaltningssystemets materiellregister tilpasses slik at det kan benyttes i hele virksomheten. Det er vesentlig for gevinstrealiseringen at Sivilforsvarets materiellregister er «åpent» for integrasjon mot integrasjonsplattformen som planlegges innført av ADM/IKT. DET ANBEFALES AT MATERIELLREGISTERET I SIVILFORSVARETS NYE FORVALTNINGSSYSTEM ÅPNER FOR INTEGRASJON MOT KAV-SYSTEMET OG AT DET SIKRES AT FORVALTNINGSSYSTEMETS MATERIELLREGISTER TILPASSES SLIK AT DET KAN BENYTTES I HELE VIRKSOMHETEN. 5 Punkt og Intern økonomiinstruks av 1. juni 2006 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 12 av 20

13 Betaling For fakturaprosessen viser den overordnede prosessanalysen følgende potensielle risikoer og mulige tiltak relatert til anskaffelsesprosessen: Prosess Faktura Tilhørende underprosesser Motta faktura Kontrollere faktura Håndtere avvik Godkjenne faktura Tilhørende aktiviteter Identifiserte risikoer Tiltak for senking av risiko Sikre korrekt mottakssted Sikre korrekt fakturaformat Faktura sendt feil Fakturaformat feil *Sikre at leverandøren har tilgang på mottaksadresse for faktura *Sikre at leverandøren kan levere faktura i henhold til kontrakt Forkontroll av faktura Forkontroll avdekker ikke feil i faktura *Sikre at faktura inneholder referanse til bestilling *Sikre at ØKO har tilgang på bestillingsseddel og kontrakt Sikre samsvar mellom faktura og mottatt leveranse Melde ifra om avvik mellom mottatt leveranse og faktura Melde ifra om avvik mellom kontrakt og mottatt faktura Bestille kredittnota Kontere og godkjenne faktura Betaler for varer/ tjenester som ikke er levert Melding ikke sendt eller arkivert Melding ikke sendt eller arkivert Kredittnota ikke bestilt/ sendt fra leverandør Faktura kontert feil og belasning av feil budsjett Betale faktura Faktura legges til utbetaling Faktura betales feil dato (f.eks etter 31. desember) Sikre at godkjenner har tilgang til bestilling, leveringsseddel og kontrakt for kontroll *Sikre automatisk arkivering av korrespondanse *Sikre at godkjenner har tilgang til korrekt kontaktinformasjon og korrespondanseplattform *Sikre automatisk arkivering av korrespondanse *Sikre at Godkjenner har tilgang til informasjon om kontrakt Innføre kontrollpunkt for kredittnota Sikre at godkjenner har tilgang på informasjon om fullmakt og budsjett til aktuell faktura Sikre at faktura inneholder korrekt betalingsfrist/dato Figur 4 Bra bilag 1 Risiko- og gevinstanalyse Fakturasystemer Som en del av kontrollen med hvordan det offentlige bruker sine penger, skal man alltid kunne finne ut hva poster i regnskapet er brukt til. Ingen faktura skal betales uten at det er mulig i etterkant å finne ut hva som er betalt og hvorfor og at det er påført henvisning til aktuelt kontraktnummer. Fakturakontroll viser at dette ikke i tilstrekkelig grad etterleves i DSB og at innføring av systemstøtte i denne fasen vil hjelpe på dette. Intervjuer med kontraktseiere og fakturamottakere i virksomheten viser at det er relativ stor sprik i kjennskapen til hvilke krav og bestemmelser som følger av økonomiregelverket for å kunne ha kontrakts- og fakturaansvar. Brukerne er i liten grad kjent med om det finnes systemstøtte eller vedtatte rutiner for hvem som kan ha ansvaret eller hva som følger av ansvaret. Noen mulige tiltak er det allikevel identifisert. F.eks. bør det vurderes å sette krav til påføring av kontraktsnummer/ ephorte-nummer eller informasjon om manglende kontrakt i kommentarfeltet i Contempus før fakturaen blir godkjent av systemet. Altså at fakturaen ikke kan sendes før det er satt tekst i dette feltet. Videre bør informasjon om rutiner for godkjenning av faktura gjøres lett tilgjengelig via Agresso/Contempus, f.eks. ved link i generisk tekst til KAV, og at konkret informasjon om aktuell kontrakt maksimalt skal finnes en link eller et enkelt søk unna. På den måten vil godkjenner enklere kunne utføre kontroll av faktura mot kontraktbestemmelsene og bestillingsbilag og dermed senke risikoene som er identifisert ved manglende kontroll. Dette er f.eks. fare for kjøp på feil avtale, feil pris, feil leveringskostnad eller at feil vare/ tjeneste er levert i forhold til bestillingen. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 13 av 20

14 Dagens system for fakturahåndtering er levert av DFØ og det er på grunn av dette få muligheter for DSB til å endre eller tilpasse selv prosessen når man har kommet så langt som til fakturahåndtering. Tiltakene bør forsøkes å settes inn tidligere i anskaffelsesprosessen der virksomheten har større fleksibilitet til tilpassinger. Basert på det overstående betrakter prosjektet at øvrige, nye prosesser og støttesystemer innen anskaffelser tilpasses og støtter oppunder de nåværende fakturaprosessene mest mulig. Med dette menes at utvikling på området må ta hensyn til at faktureringsprosessen ikke er mulig å tilpasse på samme måte som de øvrige prosessene. Andre momenter som taler for dette er at måten faktura behandles i Contempus er godt kjent av brukerne i DSB og opplæring i endrede rutiner for faktura vil være mer ressurskrevende enn innføringen av tilleggsrutiner. Med tilleggsrutiner menes her f.eks. innføring av ny rutine for å sjekke opp kontrakten og/eller bestillingen før faktura attesteres og godkjennes. DET ANBEFALES AT VIRKSOMHETEN KARTLEGGER OG UTNYTTER TIL FULLE DE MULIGHETENE SOM LIGGER I AGRESSO/ CONTEMPUS I DAG TIL Å KNYTTE FAKTURA MOT KONTRAKT, OG I TILLEGG BØR DET VED INNFØRINGEN AV INTEGRASJONSPLATTFORMEN, KARTLEGGES MULIGHETENE FOR INTEGRASJON MOT KAV. Integrasjoner mellom støttesystemene Et av forprosjektets viktigste mål har vært å kartlegge hvilke systemer «som prater sammen og utveksler informasjon automatisk og på samme språk» som finnes i markedet. Resultatet av denne kartleggingen viser at selv om det finnes mange hele eller delvise støttesystemer som dekker DSBs behov innen anskaffelsesprosessen, tilbyr ingen av disse leverandørene/ støttesystemene integrasjon mot hverandre, mot tredjeparts e-handelssystem, tredjeparts kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) eller med Contempus/Agresso levert av DFØ. Dette betyr at en slik integrasjon må bygges spesielt for DSB og derfor vil være relativt ressurskrevende og komplisert. Underveis i kartleggingen ble det, uavhengig av prosjektet, vedtatt at ADM/IKT skal innføre en «integrasjonsplattform» for virksomheten. Denne integrasjonsplattformen vil redusere behovet for direkte integrasjon fordi løsningene «prater med hverandre» via integrasjonsplattformen. Dette vil i vesentlig grad åpne markedet for potensielle leverandører betraktelig, øke konkurransen og vil sannsynligvis gi vesentlige ressursbesparelser ved fremtidige investeringer også på anskaffelsesområdet. Det er viktig at fremtidige innkjøp av moduler for anskaffelser og kontraktsadministrasjon kan integreres med integrasjonsplattformen og krav til dette må settes i fremtidige kravspesifikasjoner. Dette betyr at det skal settes krav til at systemene både kan sende og motta informasjon fra en slik plattform. Dette vil på en tilfredsstillende måte ivareta hovedproblemstillingene rundt integrasjon via en slik plattform. DET BØR ETTER INNFØRINGEN AV INTEGRASJONSPLATTFORMEN UTARBEIDES EN GENERISK PLAN/ VEILEDNING I INTEGRASJON MED PLATTFORMEN SOM KAN LEGGES VED ALLE FREMTIDIGE IKT-ANSKAFFELSER. Spesielle momenter ved integrasjon mot ephorte Selv om ny integrasjonsplattform vil fjerne behovet for at systemene kan integreres dirkete med hverandre, har vi gått igjennom gevinstene vi har i dag av disse integrasjonene for å vise viktigheten av å videreføre prinsippet om integrasjon mellom verktøyene via en integrasjonsplattform. Det er siden 2010 nedlagt et vesentlig arbeid i å sikre at arkivloven og offentleglova følges i DSB. Bare i 2010 ble det benyttet et vesentlig antall ekstra arbeidstimer 6 hos ADM/ARB til etterregistrering og skanning av anskaffelsesdokumentasjon. Etter at integrasjonen mellom Mercell og ephorte var ferdig implementert våren 2012 har /3755 Innhenting av tilbud på arkivarer Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 14 av 20

15 Anskaffelsesfunksjonen opprettet ca automatiske journalposter og automatiske overføringer av i alt 8000 dokumenter fra Mercell til ephorte. Det har vært en stor ressursbesparelse ved at man slipper å ta imot og skanne inn dokumentene i papirformat, man har sikret at ivaretagelsen alle formalkravene i anskaffelsesprosessen er etterprøvbare, man sikrer sporbarheten i forbindelse med revisjon og man har sikret at arkiveringen følger kravene i arkivlova, offentleglova og lov om offentlige anskaffelser. Det vil gi virksomheten vesentlig merkostnader hvis en slik integrasjon ikke prioriteres i nytt KAV/KGV-system DET ANBEFALES SOM EN FØRSTEPRIORITET TIL NYTT SYSTEM AT DET FORTSATT SKAL INVESTERES I LØSNINGER MED INTEGRASJON MOT EPHORTE, FORTRINNSVIS VIA EN ETABLERT INTEGRASJONSPLATTFORM. Spesielle momenter ved integrasjon mot DOFFIN DOFFIN er den norske kunngjøringsdatabasen (tidl. Norsk Lysningsblad) der alle kunngjøringer av konkurranser og kontrakter skal legges ut. DOFFIN fungerer også som et videre ledd til den Europeiske kunngjøringsdatabasen TED. Prosessen som gjennomføres via denne integrasjonen er fullt ut beskrevet i vedlegg 2. Det at konkurransegjennomføringsvertøyet er integrert mot DOFFIN gjør at de som kunngjør konkurranser i DSB kun behøver å forholde seg til ett brukergrensesnitt for gjennomføring av konkurranser. Integrasjonen gjør at uansett hva slags konkurranseprosedyre som gjennomføres, sikrer løsningen og integrasjonen at kunngjøringen blir sendt til korrekt database for kunngjøring, uavhengig om den skal sendes direkte til bestemte leverandører, om det er et avrop på en rammeavtale, om den skal til den norske kunngjøringsbasen eller om den skal til den europeiske. Det er identifisert bare to leverandører som har full integrasjon mot DOFFIN, slik at dette er en faktor som begrenser konkurransen fra øvrige leverandører av innkjøpssystem. Det er derimot mulig for andre leverandører å utvikle slik funksjonalitet, dog er dette kostnadsdrivende. Det er ikke avklart om den planlagte integrasjonsplattformen til IKT kan kjøre integrasjon mot 3.partssystemer utenfor DSB. Dette må kartlegges før ny anskaffelse av KGV. DOFFIN er en tredjepartsløsning levert av DIFI gjennom deres leverandør EU-Supply Holding LTD. Gitt dagens versjon av DOFFIN og dagens organisering hos DSB med kun to innkjøpsrådgivere er det denne integrasjonen man enklest kan fjerne uten store omstillingskostnader. Allikevel må man forutsatte at deler av den effektiviseringen på anskaffelsesområdet som er registrert siden innføringen av Mercell vil gå tapt. Dagens brukergrensesnitt i DOFFIN er utbygd med mer funksjonalitet enn for fire år siden og Difi er i NOU 2014:4 bedt om å tilrettelegge for tilbudsinnlevering via DOFFIN innen 2016, arbeidet er kommet såpass kort at prosjektet anbefaler videreføring av dagens løsning for KGV frem til DIFI har implementert/ tilbyr en fullt ut tilfredsstillende løsning. Ny kontrakt på KGV bør ha klausuler som regulerer og åpner for endringer i henhold til DIFIs videre arbeid på dette området. DET ANBEFALES AT INTEGRASJON MELLOM KGV OG DOFFIN FORTSATT PRIORITERES I FREMTIDIG ANSKAFFELSE AV KGV, MEN OGSÅ AT DSB V/ ANSKAFFELSESFUNKSJONEN FØLGER UTVIKLINGEN OG TILBUDET SOM DIFI LEVERER INNEN DETTE OMRÅDET TETT. Spesielle momenter ved integrasjon mot Agresso og Contempus Prosjektet har i sin risiko- og gevinstanalyse identifisert mulige tiltak for å senke risikoen for feil i fakturaprosessen ved en integrasjon der man ved håndtering av faktura får tilgang til kontaktinformasjon (timepriser, reisebestemmelser etc.), automatisk avsjekk mot bestillings- og leveringsseddel og avsjekk mot timelister i et prosjektverktøy. Det er videre undersøkt om slike integrasjoner kan gjennomføres i dagens fakturasystem. Det at dagens system for fakturahåndtering er levert av DFØ gir få muligheter for DSB til å endre eller tilpasse de fleste prosessene innen fakturahåndtering og dette vanskeliggjør integrasjon mot øvrige systemer. Ingen av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 15 av 20

16 leverandørene som ble kontaktet ved utarbeidelse av denne rapporten hadde integrasjon mot Agresso og Contempus levert av DFØ. Basert på dette er det forsøkt kartlagt potensielle tiltak for å senke identifiserte risikoer før faktura mottas, og i tillegg benytte de få mulighetene som ligger til endring i dagens system. For å kunne oppnå integrasjon mot DFØs systemer kan virksomheten sannsynligvis bare benytte løsninger levert av DFØ (f.eks. DFØs e-handelssystem). Prosjektet anser at dette vil begrense DSBs øvrige valgmulighetene for prosessforbedring innen anskaffelser og det anbefales derfor ikke å innføre disse løsningene i dag. Særlig fordi løsningene ikke løser DSBs hovedutfordring; nemlig behov for bedre kontraktsadministrasjon. DET ANBEFALES AT FREMTIDIG SYSTEM FOR KAV OG KGV KUN INTEGRERES MOT AGRESSO OG CONTEMPUS HVIS DETTE KAN GJØRES VIA INTEGRASJONSPLATTFORMEN. Problemstillinger knyttet til lisens- og prisstruktur Administrasjonsrettigheter (lisensstruktur) Dagens kontrakt med Mercell er analysert i prosjektet og konklusjonen er at den er oppbygd uhensiktsmessig med tanke på full utnyttelse av funksjonaliteten i systemet. Bakgrunnen for dette er hvordan rettighetsstrukturen er bygget opp. Systemet er tilbudt med i realiteten bare to rettighetsnivåer og dette har det vist seg lite praktisk anvendelig for utrulling i hele organisasjonen. De to nivåene i dagens kontaktet er enten fulle administrasjonsrettigheter eller kun lesetilgang. Det anbefales derfor at fremtidig kontrakt for KGV og KAV benytter minst følgende inndeling for å øke antall brukene i virksomheten: Superbruker: Full redigeringstilgang for alle deler av systemet. Superbruker skal ha anledning til å sette opp systemet, maler, ha tilgang til alle konkurranser og kontrakter, alle korrespondanse osv. Kontraktansvarlig: Full tilgang på egne kontrakter, tilgang til å legge til og redigere dokumenter og saksopplysninger på egen kontrakt/ konkurranse, tilgang til å korrespondere med leverandør og motta og besvare henvendelser fra interne/ eksterne brukere av kontrakten. Kontraktbruker: Full lesetilgang på aktuell kontrakt og mulighet for å sende bestilling/ ha kommunikasjon med leverandøren. Lesetilgang: Full lese tilgang via link, mulighet for tilbakemelding til kontraktseier og mulighet for nedlasting av dokumenter tilgjengeliggjort. Bør være tilgjengelig både via Intranett og Internett for eksterne kontraktsparter (f.eks. CIM) Dette er kun et forslag til inndeling av administrasjonsrettigheter. DET ANBEFALES AT DET GJØRES EN GRUNDIG ANALYSE AV DE POTENSIELLE BRUKERNE OG SETTE OPP EN KVALITETSSIKRET PLAN FOR BRUKERTILGANG FØR ANSKAFFELSEN AV ET KAV/ KGV-SYSTEM Prisstruktur Dagens lisensstruktur for KGV gjør at det blir uforholdsmessig kostbart å rulle systemet ut til alle potensielle brukere. Derfor brukes kun deler av funksjonaliteten som ligger i systemet og det når ikke fullt gevinstpotensial. DET ANBEFALES AT DET LEGGES OPP TIL EN DIFFERENSIERT PRISMODELL DER ENKEL BRUK AV LØSNINGEN (F.EKS LESETILGANG) HAR EN AKSEPTABEL (DVS. MEGET LAV) KOSTNAD Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 16 av 20

17 Anbefalt prosjektforslag for videre arbeid Basert på analysene og funnene gjort i dette arbeidet anbefaler forprosjektet følgende investeringer med forslag til organisering av fremtidige kontrakter og overordnet prosjektplan for investering og implementering. Det er satt opp noen avhengigheter til innføring av integrasjonsplattform. Anbefalte investeringer Dagens kontrakt om KGV med Mercell utløper 18. september I forbindelse med ny konkurranse om denne avtalen anbefaler prosjektet at kontrakten omstruktureres for å ta ut noen av gevinstene som er identifisert i dette forprosjektet. Dette betyr at kontrakten skal omfatte et KGV og KAV slik det er i dag, men der lisensstrukturene er ivaretatt som beskrevet i dette dokumentet og at hovedkravene i kravspesifikasjonen beskriver et kontraktsadministrasjonsverktøy med konkurransemodul. I tillegg anbefales det at en minikonkurransemodul, og eventuelt prosjektoppfølgings og e-handelsverktøy, etterspørres som en opsjon i konkurransen. Følgende ytterligere støttesystemer er under prosjektering i andre avdelinger i DSB: Nytt forvaltningssystem Sivilforsvaret (SIV/ LOB) Integrasjonsplattform for virksomheten (ADM/IKT) Følgende ytterligere støttesystemer etterspørres og anbefales av prosjektet: Kvalitetssystem for virksomheten Prosjektoppfølgingsverktøy Anbefalt organisering av fremtidige kontrakter Kontraktadministrasjonssystemet (inkl. KGV) bør kjøpes inn og driftes av ADM/EAD. Dette er største bruker av systemet, de har erfaring med tilsvarende systemer og er kontaktpunkt for alle potensielle brukere. I tillegg har ADM/EAD oversikt/ overordnet ansvar for oppfølging av leiekontraktene til virksomheten dersom dette skulle bli aktuelt å innlemme i systemet. Anbefalt prosjektplan med kostnadsoverslag Det anbefales gjennomføring av anskaffelse av KAV/ KGV igangsettes 1. kvartal 2015, med mål om inngåelse og oppstart implementering 1. august Følgende overordnede prosjektplan: Kravspesifikasjon utarbeides Januar 2015 Kontrakter og konkurransegrunnlag ferdigstilles Februar 2015 Konkurranse kunngjøres Mars 2015 Forhandlinger Mai 2015 Kontrakt signeres og implementeringsplan utarbeides Juni 2015 Implementering KGV (+ integrasjoner) August 2015 Implementering KAV (for ADM/EAD) August 2015 Implementering og utrulling KAV (Hele DSB) Januar 2016 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 17 av 20

18 Gjennomføringen bør gjøres av ADM/EAD ved prosjekteier og prosjektleder, med bistand fra ADM/IKT til utarbeidelse av spesifikasjon av ikke-funksjonelle krav og krav til integrasjoner og bistand fra ADM/ARB til utarbeidelse av spesifikasjoner for ephorte- integrasjon. Prosjektet er avhengig av innføringen av en integrasjonsplattform fra ADM/IKT. Det er opplyst fra ADM/IKT at beskrivelser og kostnadsbilde for integrasjon mot integrasjonsplattformen vil være klare januar 2015 og i god tid før planlagt kunngjøring av KGV/KAV. Det er videre opplyst at en slik integrasjon vil være vesentlig billigere enn klassisk integrasjon direkte mellom systemene og at man må beregne ca. 1 ukesverk til å etablere én integrasjon. Prosedyre for anskaffelse Ved gjennomføring av RFI (informasjonsinnhenting) og møter med DFØ og DIFI er hyllevaresystemer innen hele anskaffelseskjeden kartlagt og vurdert opp mot DSBs behov. Det finnes flere, store leverandører både nasjonalt og internasjonalt som leverer hele eller deler av løsninger som er hyllevare og som passer til DSBs behov. Det kan derfor gjennomføres en konkurranse i markedet som etterspør slik hyllevare. Mange av systemene har forskjellige utgangspunkt og spesialområder/ integrasjoner, slik at det bør, basert på denne rapporten og videre arbeid med funnene i denne, være mulig å sette relativt generiske krav til slike systemer. Det anbefales videre at en konkurranse gjennomføres ved forhandlinger da det vil være vanskelig å se for seg alle mulige scenarier for fremtidig løsning og at DSB, ved å stille for rigide/ strenge krav i en åpen anbudskonkurranse, vil hemme konkurransen og muligens sitte igjen med en dårligere løsning. Vedlegg Vedlegg 1 Gevinst- og risikoanalyse Vedlegg 2 Prosessdiagram Vedlegg 3 Fakturagjennomgang Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 18 av 20

19 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 19 av 20

20 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 20 av 20

2015/472 Kontrakt for KAV og KGV

2015/472 Kontrakt for KAV og KGV 2015/472 Kontrakt for KAV og KGV Kundens kravspesifikasjon SSA K Bilag 1 Side 1 av 9 1 Innhold Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon... 3 Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang... 3 Avtalen punkt 2.1.1 Dokumentasjon,

Detaljer

Diagramnavn: Anskaffelsesprosess Motta leveranse Besluttet anskaffelse Motta faktura. Diagramnummer: 1.0.0

Diagramnavn: Anskaffelsesprosess Motta leveranse Besluttet anskaffelse Motta faktura. Diagramnummer: 1.0.0 1.0.0 Hovedprosess Anskaffelsesprosess 1.0.0 Profesjonell planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser skal sikre DSB effektiv ressursbruk og god 1.1.0 Besluttet anskaffelse 1.2.0 Motta 1.3.0

Detaljer

INTERN. Anskaffelsesstrategi

INTERN. Anskaffelsesstrategi INTERN Anskaffelsesstrategi 2013-2016 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 Utgangspunkt for ny strategi... 4 2 Ny strategiperiode - nye steg... 4 3 Videre

Detaljer

Prosjektplan A5 Anskaffelser

Prosjektplan A5 Anskaffelser Prosjektplan A5 Anskaffelser Programleder: Prosjektleder: Morten Deol Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som

Detaljer

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Difi prioriterte oppgaver Medvirke til gode omstillingsprosesser i staten. Følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken. Være med på

Detaljer

Anskaffelsesstrategi. fra 0 til 100 på 12 år

Anskaffelsesstrategi. fra 0 til 100 på 12 år Anskaffelsesstrategi fra 0 til 100 på 12 år DSBs visjon «Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar» DSB har ansvar på samfunnssikkerhetsområdet innen: Nasjonal, regional og lokal sikkerhet og beredskap,

Detaljer

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp E-handel Enklere, bedre og sikrere innkjøp Temaer Presentasjon av status for anskaffelser i kommunene. Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? Hvordan innføre e-handel i kommunene? Difi s rolle Status anskaffelser

Detaljer

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT E-handel Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige

Detaljer

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Klagenemnda for offentlige anskaffelser Mercell Holding AS Karihaugveien 89 1081 OSLO Norge Deres referanse Vår referanse Dato: 2012/0091-10 17.02.2014 Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Det vises

Detaljer

Rollebeskrivelser e-handel

Rollebeskrivelser e-handel Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller

Detaljer

Orienteringssak. Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT AVDELING FOR ØKONOMI

Orienteringssak. Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT AVDELING FOR ØKONOMI AVDELING FOR ØKONOMI Orienteringssak Til: Universitetsstyret Møtedato: 06.05.13 Arkivref.:2013/739 Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT 2013 2015 Bakgrunn Kunnskapsdepartementet gjennomførte

Detaljer

Anskaffelsesstrategi. for Fredrikstad kommune. Anskaffelsesstrategien. Periode Vedtatt i bystyret

Anskaffelsesstrategi. for Fredrikstad kommune. Anskaffelsesstrategien. Periode Vedtatt i bystyret Anskaffelsesstrategien Anskaffelsesstrategi for Fredrikstad kommune Periode 2017-2021 Vedtatt i bystyret 15.06.2017 Utskriftsdato: Dokumentansvarlig: Revideres av: Gyldig fra: Versjon: 07.06.2018 [Dokumentansvarlig]

Detaljer

Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering

Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver Difi Agenda Hva må man konkret ta stilling til ved implementering av bestillingssystem Måling

Detaljer

Innmelding av anskaffelse med verdi fra eks mva

Innmelding av anskaffelse med verdi fra eks mva Innmelding av anskaffelse med verdi fra 100 000 eks mva Alle anskaffelser med en samlet verdi fra 100 000 eks mva. eller høyere, skal gjennomføres i samarbeid med Innkjøpstjenesten ved Avdeling for organisasjon

Detaljer

Saksbehandler: stabsleder Hege Brænna. Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar planen for å lukke avvik til orientering.

Saksbehandler: stabsleder Hege Brænna. Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar planen for å lukke avvik til orientering. Arkivsaksnr.: 16/868 Lnr.: 4771/17 Ark.: 601 &50 Saksbehandler: stabsleder Hege Brænna Forvaltningsrevisjon anskaffelser 2016 - tiltaksplan Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar planen

Detaljer

Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Digitalisering av anskaffelsesprosessen Digitalisering av anskaffelsesprosessen KS anskaffelseskonferanse 28.september 2016 Vibeke Engesæth, Prosjektleder elektronisk tilbudsinnlevering Kort oversikt over sesjonen Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Detaljer

Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm

Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 3-2019 06.03.2019 Lillestrøm Administrasjon, ledelse og kontorstøtte MA1 Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative

Detaljer

KRAV OM ELEKTRONISKE BESTILLINGER

KRAV OM ELEKTRONISKE BESTILLINGER KRAV OM ELEKTRONISKE BESTILLINGER Statlig innkjøpsnettverk Jostein Engen Linda Lieberknecht AGENDA 1. Krav til elektronisk samhandling 2. Digitalisering 3. Hva gjør vi nå? - Innkjøpssynergier verdier gjennom

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 3/2017 06. september 2017 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2017/12050-12 S A K S F R E M L E G G S a k 18/ 2 0 17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «KOMMUNALE ANSKAFFELSER»

Detaljer

«Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter»

«Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter» «Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter» Elektronisk tilbudsinnlevering, egenerklæringsskjema og anskaffelsesattest Jostein Engen Seniorrådgiver, Difi Digitalisering av anskaffelser En forutsetning

Detaljer

Krav til elektronisk kommunikasjon i nytt regelverk og strategi for digitalisering av offentlige anskaffelser

Krav til elektronisk kommunikasjon i nytt regelverk og strategi for digitalisering av offentlige anskaffelser Krav til elektronisk kommunikasjon i nytt regelverk og strategi for digitalisering av offentlige anskaffelser André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL Krav til elektronisk kommunikasjon

Detaljer

Anskaffelser i Sandnes kommune. Ronny Pettersen, leder anskaffelser

Anskaffelser i Sandnes kommune. Ronny Pettersen, leder anskaffelser Anskaffelser i Sandnes kommune Ronny Pettersen, leder anskaffelser Tema Anskaffelsesenheten Utfordringer Hvordan vi jobber Fremtiden Tips til leverandørene Anskaffelsesenheten 10 ansatte, 7 plassert i

Detaljer

Landbruksdirektoratet

Landbruksdirektoratet Landbruksdirektoratet Nærings- og fiskeridepartementet Postboks 8004 Dep 0030 OSLO Vår dato: 23.10.2014 Vår referanse: 14/28245 Deres dato: Deres referanse: Høringsuttalelse NOU 2014:4 Enklere regler -

Detaljer

Gevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE>

Gevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE> Gevinstrealiseringsplan e-handel Dokument 1.4.1.a Dokumentansvarlig: DFØ Forfatter: DFØ Dato opprettet: 09.02.11 Dato sist endret: 17.07.2012 Filnavn: 1.4.1.a - Gevinstrealiseringsplan e-handel_

Detaljer

ANSKAFFELSESSTRATEGI. Sel kommune

ANSKAFFELSESSTRATEGI. Sel kommune ANSKAFFELSESSTRATEGI Sel kommune Revidert: 22.09.2014 Innhold 1 Forord... 3 2 Bakgrunn og hensikt med dokumentet... 3 2.1 Overordnede dokumenter som strategien bygger på... 3 2.2 Stortingsmelding nr. 36

Detaljer

Nytt skoleadministrativt system 23.11.2010 1

Nytt skoleadministrativt system 23.11.2010 1 Nytt skoleadministrativt system 23.11.2010 1 Agenda Anskaffelse av et felles skoleadministrativt system (SAS) Bakgrunn Forstudie Gjennomført arbeid Funn Analyserte alternativer Anbefaling Veien videre

Detaljer

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Dato: 10.07.2015 Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: 10.07.2015 Erstatter:

Detaljer

Strategisk innkjøp i Nikita Gruppen, NG

Strategisk innkjøp i Nikita Gruppen, NG Strategisk innkjøp i Nikita Gruppen, NG Glenn A. Hole Fakta ang. NG innkjøp Årlig kjøpsvolum > MNOK 50 Geografisk spredt virksomhet Sentral innkjøpsstrategi Lokal utførelse av bestilling-/ innkjøp fra

Detaljer

Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene

Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene Ingelin Killengreen Direktør, Difi Digitalisering forenkler samhandling med forvaltningen St.meld 22: Digital agenda for Norge Digital kommunikasjon

Detaljer

Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden

Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bakgrunn Alle Norges fylkeskommuner og Oslo kommune har gått sammen om anskaffelse av nytt skoleadministrativt system. Vigo IKS er en sammenslutning av fylkeskommunene

Detaljer

Anskaffelsesregelverk. Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon

Anskaffelsesregelverk. Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon Anskaffelsesregelverk Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon Elektronisk kommunikasjon Hovedregel for kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering,

Detaljer

Anskaffelsesprotokoll over NOK ,-

Anskaffelsesprotokoll over NOK ,- Anskaffelsesprotokoll verdi over NOK 100.000 eks mva Anskaffelsesprotokoll over NOK 100.000,- Ref.id.: ADM.INNKJØP.SKJ-02 Skjema Side 1 av 5 Generelt Anskaffelser over NOK 100.000 eks mva gjennomføres

Detaljer

Anskaffelsesreglement. Bamble-, Drangedal-, Kragerø, Porsgrunn-, Siljanog Skien kommune

Anskaffelsesreglement. Bamble-, Drangedal-, Kragerø, Porsgrunn-, Siljanog Skien kommune Anskaffelsesreglement Bamble-, Drangedal-, Kragerø, Porsgrunn-, Siljanog Skien kommune Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 2 Målsetting med kommunenes anskaffelser... 3 3 Organisering og ansvar... 3

Detaljer

Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte

Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 1-2019 Videomøte 07.01.2019 Agenda 1. Godkjenning av referat 2. Orientering og tilbakemelding om møte 18.12.18 3. Siste versjon av initiativ.

Detaljer

Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring

Detaljer

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket

Detaljer

INNKJØPSREGLEMENT. FOR Vigo IKS

INNKJØPSREGLEMENT. FOR Vigo IKS INNKJØPSREGLEMENT FOR Vigo IKS Mai 2019 Innhold 1. Formål... 3 2. Lovgrunnlag... 3 3. Virkeområde... 3 4. Definisjoner... 3 5. Oppbygning og fortolkning av reglementet... 4 6. Grunnleggende prinsipper

Detaljer

1 Anskaffelsens formål og omfang. 2 Krav til leverandør. Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden. 2.1 Rådgivning i anskaffelsesprosessen

1 Anskaffelsens formål og omfang. 2 Krav til leverandør. Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden. 2.1 Rådgivning i anskaffelsesprosessen Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden 1 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver har behov for å inngå en rammeavtale for kjøp av bistand fra godt kvalifiserte konsulenter for å bistå Fiskeridirektoratet

Detaljer

Erfaringsdokumentasjon fra. gjennomførte e-handelsprosjekter

Erfaringsdokumentasjon fra. gjennomførte e-handelsprosjekter Erfaringsdokumentasjon fra gjennomførte e-handelsprosjekter Formålet med vårt samarbeid med Difi Dele erfaringer Øke forståelsen for omfanget av et e-handelsprosjekt Hva kan vi lære av tidligere erfaringer?

Detaljer

Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi. Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi. Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Strategi, lederforankring og gevinster Virksomhetsstrategi Skal

Detaljer

Muligheter for elektroniske bestillinger i avtalegjennomføringen

Muligheter for elektroniske bestillinger i avtalegjennomføringen Muligheter for elektroniske bestillinger i avtalegjennomføringen Jostein Engen Seniorrådgiver, Difi STATENS INNKJØPSSENTER - ELEKTRONISK SAMHANDLING Krav om elektronisk samhandling ble presisert i Stortingets

Detaljer

Endringer i regelverket for offentlige anskaffelser. Advokat Tone Gulliksen Maskinentreprenørenes Forbund (MEF)

Endringer i regelverket for offentlige anskaffelser. Advokat Tone Gulliksen Maskinentreprenørenes Forbund (MEF) Endringer i regelverket for offentlige anskaffelser Advokat Tone Gulliksen Maskinentreprenørenes Forbund (MEF) Bakgrunn for endringene Omfattende endringer både i EU og i særnorsk regelverk. Noe ulike

Detaljer

Anskaffelsesprotokoll over NOK ,-

Anskaffelsesprotokoll over NOK ,- Anskaffelsesprotokoll over NOK 300.000,- Ref.id.: ADM.INNKJØP.SKJ-02 Skjema Side 1 av 5 Anskaffelsesprotokoll verdi over NOK 300.000 eks mva Generelt Anskaffelser over NOK 300.000 eks mva gjennomføres

Detaljer

Program for digitale anskaffelser

Program for digitale anskaffelser Program for digitale anskaffelser Presentasjon for oppdragsgivere - BAD 12. april 2018 Gunnar Wessel Thomassen Programleder Fagdirektør, Difi - ANS Agenda 1. Innledning bakgrunn 2. Nåsituasjon, mål og

Detaljer

Innleveringsløsning, regelverksimplementering og digitalisering

Innleveringsløsning, regelverksimplementering og digitalisering Innleveringsløsning, regelverksimplementering og digitalisering André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL Viktigste Difi-bidrag til digitalisering av anskaffelser Standardisering

Detaljer

Handlingsplan. Vedlegg til kommunens anskaffelsesstrategi for perioden

Handlingsplan. Vedlegg til kommunens anskaffelsesstrategi for perioden Handlingsplan Vedlegg til kommunens anskaffelsesstrategi for perioden 2009-2012 Handlingsplan- organisering og fullmakter 1 1. Opprette et permanent innkjøpsforum Kostnad dekkes av den enkelte enhet/effekten

Detaljer

Hvordan styre anskaffelsen Organisering-kvalitetssikring Hvordan unngå å gå i baret

Hvordan styre anskaffelsen Organisering-kvalitetssikring Hvordan unngå å gå i baret Hvordan styre anskaffelsen Organisering-kvalitetssikring Hvordan unngå å gå i baret Advokat Kristine Vigander, KS Advokatene Innhold Makro Hvordan tilrettelegge for anskaffelsesarbeidet i organisasjonen

Detaljer

Breddeundersøkelse av anskaffelser som en del av regnskapsrevisjonen

Breddeundersøkelse av anskaffelser som en del av regnskapsrevisjonen Breddeundersøkelse av anskaffelser som en del av regnskapsrevisjonen Nasjonal fagkonferanse i offentlig revisjon 26.10.2010 Innhold Formål Organisering av undersøkelse Undersøkte virksomheter Undersøkte

Detaljer

Forhandlinger ved offentlige anskaffelser

Forhandlinger ved offentlige anskaffelser Forhandlinger ved offentlige anskaffelser Thomas G. Naalsund Bygg- og anleggsanskaffelser, 16. oktober 2014 Introduksjon Dagens temaer 3 Generelt om forhandlingsadgang ved offentlige anskaffelser Grensen

Detaljer

Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Prosjektveiviseren 2.0 1. Mars 2013, 1200 1500 Hvordan bruke prosjektveilederen i praktisk implementering av et e-handelsprosjekt Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/1562-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

ANSKAFFELSER STRATEGI. Froland kommune. Strategi for å gjøre bedre anskaffelser. Rådmannen Mai 2019

ANSKAFFELSER STRATEGI. Froland kommune. Strategi for å gjøre bedre anskaffelser. Rådmannen Mai 2019 ANSKAFFELSER STRATEGI 2019 Froland kommune Strategi for å gjøre bedre anskaffelser Rådmannen Mai 2019 Innhold Bakgrunn... 1 Oppdragsorganisasjon og interessenter... 2 Oppdragsgiver... 2 Sluttbruker...

Detaljer

Prosjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland

Prosjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland Prosjekt e-handel Implementeringsprosjekt Visma e-handel Plan for presentasjon ehandel. Vi forteller hvem vi er. (Vi er alle i møtet) Hva prosjektet skal levere. Prosjektorganisasjonen. Noen av milepælene

Detaljer

Saksframlegg Referanse

Saksframlegg Referanse Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 15/12/14 SAK NR 61-2014 Gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning Forslag

Detaljer

Fagkveld om anbud og anskaffelsesloven

Fagkveld om anbud og anskaffelsesloven Inn på tunet Akershus SA Fagkveld om anbud og anskaffelsesloven Hvam videregående skole 10.04.2012 Daglig leder, Tor Kjærstad Agenda Informasjon om Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Lov og forskrift om offentlige

Detaljer

Spørsmål og svar i sak 14/308 Kjøp av Konkurransegjennomførings- og Kontraktsadministrasjonsverktøy med tilhørende vedlikeholdsavtale

Spørsmål og svar i sak 14/308 Kjøp av Konkurransegjennomførings- og Kontraktsadministrasjonsverktøy med tilhørende vedlikeholdsavtale Spørsmål og svar i sak 14/308 Kjøp av Konkurransegjennomførings- og Kontraktsadministrasjonsverktøy med tilhørende vedlikeholdsavtale Spørsmål mottatt 3. september per telefon. Spørsmål 17: I Konkurransegrunnlaget

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske

Detaljer

Praktisk implementering og kontraktoppfølging. Tanja Huse-Fagerlie Difi

Praktisk implementering og kontraktoppfølging. Tanja Huse-Fagerlie Difi Praktisk implementering og kontraktoppfølging Tanja Huse-Fagerlie Difi Praktisk implementering og kontraktoppfølging Hvordan lærer jeg av dette forholdet slik at det blir enda bedre neste gang? Hvordan

Detaljer

Høringsuttalelse - ny forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene

Høringsuttalelse - ny forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene Det kongelige Nærings og Fiskeridepartement Postmottak 8004 Dep 0030 OSLO postmottak@nfd.dep.no Vår ref. Vår dato: 15/05085-2 17.06.2015 Deres ref. Deres dato: Vår saksbehandler: Jan-Ove Strømmen Høringsuttalelse

Detaljer

Innhold 1. Innledning Økonomi Mål og resultatoppnåelse NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom

Innhold 1. Innledning Økonomi Mål og resultatoppnåelse NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom ÅRSMELDING FOR NEDRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID (NRI) 2017 Innhold 1. Innledning... 3 2. Økonomi... 3 3. Mål og resultatoppnåelse... 3 3.1. NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom

Detaljer

Anskaffelsesstrategi for UiB

Anskaffelsesstrategi for UiB Anskaffelsesstrategi for UiB 2016-2019 Innledning Universitetet i Bergen (UiB) kjøper varer og tjenester for over 1,5 milliarder kroner i året. Innkjøp utgjør dermed en vesentlig del av UiBs budsjett.

Detaljer

INNKJØPSREGLEMENT MÅLSELV KOMMUNE

INNKJØPSREGLEMENT MÅLSELV KOMMUNE INNKJØPSREGLEMENT MÅLSELV KOMMUNE Vedtatt: 6. mars 2008 FORMÅL OG OMFANG Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Målselv kommune utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter

Detaljer

Gevinstrealisering ved kontraktoppfølging..hva er god og nødvendig oppfølging?

Gevinstrealisering ved kontraktoppfølging..hva er god og nødvendig oppfølging? Gevinstrealisering ved kontraktoppfølging.hva er god og nødvendig oppfølging? Rammeavtaler og kontrakter En rammeavtale er ikke en selvstendig kontrakt, men et sett med forhåndsavtalte vilkår som skal

Detaljer

Vedlegg 2 Administrative bestemmelser

Vedlegg 2 Administrative bestemmelser Vedlegg 2 Administrative bestemmelser Rammeavtale for levering og analyse av Sporfilmer til måling av radon Side 1 av 5 1 Gyldighet Bestemmelsene i dette dokumentet gjelder alle leveranser til Etat for

Detaljer

HØRINGSSVAR FRA VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE - NOU 2014:4 ENKLERE REGLER - BEDRE ANSKAFFELSER, FORENKLING AV DET NORSKE ANSKAFFELSESREGELVERKET

HØRINGSSVAR FRA VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE - NOU 2014:4 ENKLERE REGLER - BEDRE ANSKAFFELSER, FORENKLING AV DET NORSKE ANSKAFFELSESREGELVERKET Arkivsak-dok. 14/25579-4 Saksbehandler Knut Otto Pedersen Saksgang Møtedato Saknr Fylkesutvalget 03.12.2014 HØRINGSSVAR FRA VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE - NOU 2014:4 ENKLERE REGLER - BEDRE ANSKAFFELSER, FORENKLING

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Godkjent av Rådmann februar 2005 Revidert januar 2007 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser 2.2 Forskrift om

Detaljer

Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked?

Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked? Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked? Jan Mærøe Seniorrådgiver (Difi) Hva er Difi, og hva jobber vi med Difi utvikler offentlig sektor.

Detaljer

Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT

Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT Digitalisering Direktoratet for forvaltning og IKT Hvorfor elektronisk handel? I avtaleperioden Presise bestillinger

Detaljer

Anbud Tips til lokale innkjøpere

Anbud Tips til lokale innkjøpere 08.10.2014 MORTEN RIISE Anbud Tips til lokale innkjøpere Hvordan gjennomføre en tilbudsforespørsel enklest mulig? Informasjon om nytt dokument angående IKTrutine ved innkjøp 1 Hva er en tilbudsforespørsel?

Detaljer

Evje og Hornnes kommune

Evje og Hornnes kommune Evje og Hornnes kommune Innkjøpsreglement Vedtatt i kommunestyret 11.06.10 FORMÅL OG OMFANG Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Evje og Hornnes kommune utføres i henhold til gjeldende

Detaljer

Staten tar grep innenfor elektronisk fakturering

Staten tar grep innenfor elektronisk fakturering Staten tar grep innenfor elektronisk fakturering Cash Mangement Dagen 2009 DnB NOR 23. september 2009 Direktør Marianne Andreassen Senter for statlig økonomistyring Side 1 Senter for statlig økonomistyring

Detaljer

Effekter av digital konkurransegjennomføring

Effekter av digital konkurransegjennomføring Effekter av digital konkurransegjennomføring Presentasjon av hovedfunn fra Oslo Economics utredning for Difi 27. april 2017 Svend Boye Hovedspørsmål: Lønner det seg med KGV? Underspørsmål: 1. Hvordan påvirker

Detaljer

FORSLAG OM INNFØRING AV OBLIGATORISK ELEKTRONISK FAKTURA I STATEN HØRINGSUTTALELSE

FORSLAG OM INNFØRING AV OBLIGATORISK ELEKTRONISK FAKTURA I STATEN HØRINGSUTTALELSE TOLL- O G A V G I F T S D I R E K T O R A T E T Innk r e v i n g - o g r e g n s k a p s a v d e li n g e n V å r d a t o V å r r e f e r a n s e A r k i v n u m m e r 30.09. 0 8 2008/01717 1 7 4 S a k

Detaljer

Investering i teknologiske systemer Handlingsrom i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser

Investering i teknologiske systemer Handlingsrom i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser Investering i teknologiske systemer Handlingsrom i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser Advokat Gro Amdal, Sanntidsseminaret 2015 25. mars 2015 Dagens regelverk - oversikt Lov av 16. juli

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske

Detaljer

Realisering av gevinster i Bærum kommune. Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg,

Realisering av gevinster i Bærum kommune. Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg, Realisering av gevinster i Bærum kommune Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg, 11.05.17 Bærum kommune Norges 5.største kommune 123.000 innbyggere 7 288 årsverk 12.000 ansatte 10 milliarder brutto budsjett 1,5-2,5

Detaljer

Vedlegg 2 til konkurransegrunnlag. Administrative bestemmelser. Tilstandskartlegging

Vedlegg 2 til konkurransegrunnlag. Administrative bestemmelser. Tilstandskartlegging Vedlegg 2 til konkurransegrunnlag Administrative bestemmelser Rammeavtale Tilstandskartlegging (EBE 20130401) Innholdsfortegnelse A GYLDIGHET... 3 B FORDELING AV OPPDRAG VED PARALLELLE RAMMEAVTALER...

Detaljer

Innovative anskaffelser

Innovative anskaffelser Innovative anskaffelser 01.11.2017 1 FREDRIKSTAD KOMMUNE Norges 7.største kommune Ca 80.000 innbyggere Anskaffer varer og tjenester for ca 1,2 milliarder årlig 2 Anskaffelsesenheten o Sentralt o 7 ansatte

Detaljer

Program for digitale anskaffelser, innretting og prioriterte tiltak i april 2018

Program for digitale anskaffelser, innretting og prioriterte tiltak i april 2018 Program for digitale anskaffelser, innretting og prioriterte tiltak i 2018 26. april 2018 André Hoddevik Seksjonssjef Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL Program for digitale anskaffelser Statsbudsjettet

Detaljer

SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS

SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS Styret SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS Hva saken gjelder: Kunnskapsdepartementet(KD) ber om at styret blir forelagt en rapport fra et dialogmøte i 2010 (vedlagt). KD ber styret

Detaljer

Modernisering gjennom ehandel

Modernisering gjennom ehandel Norwegian Ministry of Modernisation Modernisering gjennom ehandel Statsråd Morten Andreas Meyer Hvorfor modernisering? Pensjoner Finansdepartementet Oljeinntektene Pst. av BNP for Fastlands-Norge Kilde:

Detaljer

Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi

Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske dokumenter Til: Utveksling av strukturert informasjon

Detaljer

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ Styringsmål: oppnå 80 % bruk av avtaler. 1.1 1.2 Planlegging prioritering og gjennomføring av

Detaljer

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ Styringsmål: oppnå 80 % bruk av avtaler. 1.1 1.2 Planlegging prioritering og gjennomføring av

Detaljer

Hvorfor EHF er nøkkelen til digitalisering av offentlige anskaffelser

Hvorfor EHF er nøkkelen til digitalisering av offentlige anskaffelser Hvorfor er nøkkelen til digitalisering av offentlige anskaffelser André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL Hva innebærer digitalisering? Digitalisering av offentlige anskaffelser

Detaljer

Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse. for anskaffelse av. medieovervåkningstjenester. til Difi. Anskaffelsesnummer: 13/00612

Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse. for anskaffelse av. medieovervåkningstjenester. til Difi. Anskaffelsesnummer: 13/00612 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av medieovervåkningstjenester til Difi Anskaffelsesnummer: 13/00612 Tilbudsfrist: 29. april kl. 12.00 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr

Detaljer

Saksfremlegg GRATANGEN KOMMUNE. Innstilling:

Saksfremlegg GRATANGEN KOMMUNE. Innstilling: GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 10/1232 Sakstittel: KOMMUNEPOOL - INNKJØPSALLIANSEN Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& 1. Gratangen kommunestyre vedtar

Detaljer

Presentasjon av Forenklingsutvalgets utredning

Presentasjon av Forenklingsutvalgets utredning Presentasjon av Forenklingsutvalgets utredning Oslo, 10. juni 2014 Advokat Inger Roll-Matthiesen leder av Forenklingsutvalget Forenklingsutvalgets medlemmer Inger Roll-Matthiesen (leder), advokat, Posten

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 28. oktober 2015 Saksbehandler: Vedlegg: Viseadministrerende direktør finans og økonomi Handlingsplan med tiltak for lukking av avvik ved gjennomføring av

Detaljer

Prosjektmandat for SAK-innkjøp

Prosjektmandat for SAK-innkjøp Prosjektmandat for SAK-innkjøp Skrevet av: Kjetil Skog og Olav Holden Filnavn: Prosjektbeskrivelse SAK innkjøp Versjon: 1 Opprettet: 12.01.2011 Sist endret: 11.04.2011 18:46:35 Sider: 8 Filnavn: 11843_1_P_O

Detaljer

Ullevål Universitetsykehus HF

Ullevål Universitetsykehus HF Assurance and Advisory Business Services Ullevål Universitetsykehus HF Gjennomgang av anskaffelser i eiendomsavdelingen Vår rapport er ment for bruk av Ullevål Universitetssykehus HF internt for vurdering

Detaljer

Innkjøp. Fagdag Nytt regelverk

Innkjøp. Fagdag Nytt regelverk Innkjøp Fagdag 29.03.2017 Nytt regelverk Tema for dagen Gjennomgang av de viktigste endringene Hvilke muligheter gir det nye regelverket oss? Hovedvekt: Anskaffelser under nasjonal terskel, dvs. opp til

Detaljer

Bedre anskaffelser i Skatteetaten innføring av kategoristyring og bruk av digitale verktøy. v/ Jostein Engen underdirektør Anskaffelser

Bedre anskaffelser i Skatteetaten innføring av kategoristyring og bruk av digitale verktøy. v/ Jostein Engen underdirektør Anskaffelser Bedre anskaffelser i Skatteetaten innføring av kategoristyring og bruk av digitale verktøy v/ Jostein Engen underdirektør Anskaffelser Skatteetaten 6,4 mrd. kroner i årlig driftsbudsjett 4,6 milliarder

Detaljer

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 11.12.2013 Anskaffelser i offentlig sektor 2 Hovedmål for innkjøp i fylkeskommunen Dekke

Detaljer

Konkurransegrunnlag for. for kjøp av. Verktøy for avvikshåndtering

Konkurransegrunnlag for. for kjøp av. Verktøy for avvikshåndtering Konkurransegrunnlag for for kjøp av Verktøy for avvikshåndtering For levering til Miljødirektoratet Saksnummer: 2014/6623 1 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2

Detaljer

Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Vedlegg 3 Versjon 1.0 Rammeavtale for konsulenttjenester Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Saksnummer: 14/00061 Vedlegg 3: Kravspesifikasjon

Detaljer

Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene?

Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene? Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene? esignatur Evaluering & tildeling System- og brukerstøtte e-handel efaktura

Detaljer

Innhold Nye valg i oppsett av konkurranse... 3 Utfylling av kunngjøringsskjema... 4 Fanebladet Beskrivelse nye felter... 6 Innstilling av type

Innhold Nye valg i oppsett av konkurranse... 3 Utfylling av kunngjøringsskjema... 4 Fanebladet Beskrivelse nye felter... 6 Innstilling av type Nye skjema ESPD Dette dokumentet inneholder en kort beskrivelse av endringer og ny funksjonalitet i Mercell KGV som følge av nye direktiv og regelverk for offentlige anskaffelser fra 1/1 2017 Vi gjør oppmerksom

Detaljer

E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Direktoratet for forvaltning og IKT(Difi) FAD Difi Gode innkjøp ANS Kunnskapsbasert

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 08/1660-1601 &00 RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Godkjent av Rådmann februar 2005 Revidert september 2008 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser

Detaljer