Test deg selv! Se baksiden. en VEILEDER for bedrifter etisk handel i praksis

Transkript

1 Test deg selv! Se baksiden en VEILEDER for bedrifter etisk handel i praksis

2 Forord Internasjonal handel skaper arbeidsplasser og bidrar til velferd og utvikling både her hjemme og i landene vi importerer fra. Økt internasjonal handel betyr samtidig at norske bedrifter, også de små og mellomstore, i mye større grad enn tidligere er engasjert i land hvor menneskerettighetene utfordres, hvor arbeidsforholdene er kritikkverdige eller hvor barn benyttes som arbeidskraft. Det finnes dessverre nok av eksempler på bedrifter som er lønnsomme i økonomisk forstand, men hvor virksomheten skader både arbeidstakere, lokalsamfunn og miljø. Slik næringsvirksomhet legger ikke grunnlaget for en bærekraftig økonomi og utvikling, verken for samfunn eller bedrift. «Regjeringen ønsker å styrke næringslivet som en motor i en bærekraftig og fattigdomsbekjempende samfunnsutvikling» Anbefalingene i denne veilederen bygger på krav, standarder og anbefalinger fra FN og den internasjonale arbeidsorganisasjonen ILO. Veilederen gir konkrete råd om hvordan norske bedrifter bør gå frem for å fremme anstendige arbeidsforhold i sin egen leverandørkjede på en måte som er gjennomførbar for alle norske bedrifter, også de små og mellomstore. Lykke til! Foto: Berit Roaldl For å medvirke til ansvarlig og bærekraftig næringsvirksomhet er det etablert en rekke internasjonalt anerkjente retningslinjer for næringslivets samfunnsansvar, blant annet av FN og OECD. Regjeringen ønsker å styrke næringslivet som en motor i en bærekraftig og fattigdomsbekjempende samfunnsutvikling, samtidig som FNs og ILOs arbeid for ansvarlig næringsvirksomhet styrkes. Regjeringens stortingsmelding om næringslivets samfunnsansvar og strategi for et anstendig arbeidsliv beskriver regjeringens politikk på dette området. Jonas Gahr Støre Utenriksminister Erik Solheim Miljø- og utviklingsminister Utarbeidet av: Initiativ for etisk handel (IEH) med økonomisk støtte fra Utenriksdepartementet I redaksjonen: Elisabeth Biering (IEH), Magne Paulsrud (IEH) og Kristin Holter (Stakeholder AS). Representanter fra næringslivet, arbeidstakerorganisasjoner, myndigheter og sivilsamfunn har kommet med innspill og kommentarer under arbeidet med veilederen. Layout: Nano Design SA Trykk: Grøset Trykk AS Forsidefoto: Peder Austrud xx

3 Innhold 02 Forord 05 Alle har ansvar, og heldigvis også muligheter 07 Hvordan bruke denne veilederen Foto: Eurosko Norge AS 08 Forankre etisk handel i bedriften og hos leverandørene Vedta retningslinjer for etisk handel Forankre internt, planlegg og organiser arbeidet Kommuniser med leverandørene 11 Kartlegge risiko og forbedringsmuligheter Kartlegg hvor varene dine produseres Skaff deg et overordnet risikobilde Kartlegg risiko og forbedringsbehov hos den enkelte produsent 16 Tilpasse innkjøpspraksis Kartlegg dine egne innkjøpsrutiner Lytt til leverandøren din Tilpass bedriftens prosedyrer og rutiner 18 Samarbeide om forbedringer Lag en plan for forbedringer i samarbeid med leverandøren Følg opp gjennomføringen av planen 21 Måle, rapportere og kommunisere Etabler måleindikatorer Dokumenter fremdrift og hindringer Kommuniser resultater og utfordringer 24 Test deg selv: Er etisk handel relevant for meg? «Vi har laget denne veilederen for å vise at etisk handel er gjennomførbart og gir resultater også for små og mellomstore bedrifter, og at det egentlig bare dreier seg om å komme i gang.» Per Nitter Bondevik, daglig leder, Initiativ for etisk handel (IEH) Etisk handel i praksis 03

4 04 Foto: Kristin Fagerlid / Framtiden i våre hender

5 Alle har ansvar, og heldigvis også muligheter Denne veilederen er laget for deg som kjøper og selger varer i en eller annen form. Sannsynligvis er disse varene produsert i et land hvor arbeidskraften er billig. Land hvor arbeidskraften er billig har ofte et fellestrekk: Arbeidslovgivningen kan være god på papiret, men myndighetenes kontroll med hvordan arbeidsgivere behandler sine ansatte er svak. Resultatet er at varene norske bedrifter kjøper og selger ofte er produsert under forhold som både er ulovlige og som opprører oss når vi hører om det: tvangsarbeid, barnearbeid, helseødeleggende arbeidsplasser, grov diskriminering og lønn under fattigdomsgrensen. Hvis varene din bedrift er avhengig av er laget av arbeidere som lider under slike forhold, har du et medansvar for å bidra til forbedringer, selv om du bare er kunde og derfor ikke har et formelt arbeidsgiveransvar for arbeidernes ve og vel. Dette gjelder også hvis du handler via agent eller importør. Målet om gode arbeidsforhold i leverandørkjeden kan også begrunnes med lønnsomhet. For eksempel er det ditt ansvar å sikre bedriftens omdømme ved å leve opp til krav og forventninger fra forbrukere, kunder fra privat og offentlig sektor, eiere, ansatte og media om å ha gode arbeidsforhold i leverandørkjeden din. Disse forventer også at du kan doku mentere hvordan du og dine leverandører jobber. Gode arbeidsforhold hos produsent og deres underleverandører er dessuten et tegn på profesjonalitet, og har betydning for produsentens evne til å levere god kvalitet til rett tid. Mange vegrer seg for å begynne å jobbe med etisk handel. Noen stikker hodet i sanden og håper at alt er i orden i egen leverandørkjede, uten å gjøre undersøkelser. Andre gir opp før de har begynt fordi de tar for gitt at de ikke har noen påvirkningskraft. En travel hverdag er likevel den største hindringen. Etisk handel virker som en arbeidskrevende forpliktelse å påta seg. Vi har laget denne veilederen for å vise at etisk handel er gjennomførbart og gir resultater også for små og mellomstore bedrifter, og at det egentlig bare dreier seg om å komme i gang. Veilederen er først og fremst skrevet for de som skal i gang med etisk handel, men vil også være et nyttig verktøy for mer erfarne bedrifter. Anbefalingene i veilederen er basert på mange års erfaring med etisk handel i Norge og internasjonalt. Hva er etisk handel? Etisk handel er det arbeidet bedrifter gjør for å bidra til at varer de kjøper inn er laget i tråd med produksjonslandets egen lovgivning og i overensstemmelse med internasjonalt anerkjente standarder for arbeidsforhold og miljøhensyn. Etisk handel dreier seg om gradvis å skape bedre arbeidsog miljøforhold i egen leverandørkjede. Bedrifter som engasjerer seg i etisk handel, vedtar retningslinjer for etisk handel. Slike retningslinjer kalles gjerne bedriftens code of conduct, og er et sett med forventninger som beskriver hvilke minstestandarder for menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø bedriften ønsker at skal ivaretas i leverandørkjeden. Temaene retningslinjene berører, finner du omtalt på side 8. Vær klar over at retningslinjer for etisk handel og interne retningslinjer for ansattes atferd, regelverk for gaver og lignende, er to forskjellige ting selv om begge gjerne omtales som «etiske retningslinjer». Hva er etisk handel? Etisk handel er bedrifters arbeid for å fremme menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøhensyn i sin egen leverandørkjede. Samfunnsansvar i leverandørkjeden og ansvarlig handel er andre begreper som brukes for å beskrive slike forbedringsprosesser. Etisk handel i praksis 05

6 Foto: International Labour Organization Tilleggsressurser Denne veilederen viser hvordan bedrifter kan arbeide prosess orientert for å oppnå bedre arbeidsforhold i sin egen leverandørkjede. Samfunnsansvar i leverandørkjeden inkluderer også andre hensyn som miljøforvaltning, klimaeffekter og anti-korrupsjon. Disse temaene behandles ikke i veilederen, men informasjon om hvordan du kan jobbe med dette finnes enkelt tilgjengelig. Nedenfor finner du en kort liste over bransje initiativ, produktmerkeordninger og generelle ramme verk for næringslivets samfunnsansvar som kan hjelpe deg videre. Produktmerkeordninger For en del produkter er det utviklet merkeordninger som forteller forbrukeren at merkeutstederen garanterer for at produktet tilfredsstiller visse krav. De mest kjente i Norge er Utz Certified og Fairtrade når det gjelder sosiale og etiske krav og Svanemerket og EU-blomsten når det gjelder miljøkrav. Anti-korrupsjon Norsk lov forbyr korrupsjon, og korrupt praksis er forbudt for norske statsborgere uavhengig av om det skjer i Norge eller i utlandet. Transparency International er et ressurssenter for anti-korrupsjonsarbeid både i Norge og internasjonalt. NHO har utarbeidet veilederen «over streken?» som gir råd om praktisk anti-korrupsjonsarbeid i bedrifter. 06 ISO-standarder ISO er en veiledende standard for bedrifters arbeid med samfunnsansvar. ISO er en sertifiserbar standard som beskriver hvordan bedrifter kan jobbe for å redusere utslipp til luft, vann og land. Bransjeinitiativ Flere bransjer har opprettet internasjonale bransjeinitiativ for å bidra til en mer ansvarlig praksis. Bransjeinitiativene tar for seg både generelle utfordringer knyttet til næringslivets samfunnsansvar og særlige problemstillinger som bransjen står overfor. FN og OECD Global Compact er FNs initiativ for arbeid med næringslivets samfunnsansvar. Her kan bedrifter melde seg inn og forplikte seg til å støtte FNs arbeid for fremme av menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljøvern og antikorrupsjon. OECDs retningslinjer for bedrifter som opererer internasjonalt er prinsipper for ansvarlig forretningsdrift som alle OECD-lands regjeringer har forpliktet seg til å fremme. I hvert land skal det også være etablert et klageorgan som mottar og behandler påstander om bedrifters brudd på retningslinjene. Oversikt over sentrale produkt- og sertifiseringsordninger, bransjeinitiativ og andre relevante miljøer for næringslivets samfunnsansvar

7 Hvordan bruke denne veilederen Modell for arbeid med etisk handel FORANKRE KARTLEGGE TILPASSE SAMARBEIDE Vedta retningslinjer for etisk handel Forankre internt, planlegg og organiser arbeidet Kommuniser med leverandørene Kartlegg hvor varene dine produseres Skaff deg et overordnet risikobilde Kartlegg risiko og forbedringsbehov hos den enkelte produsent Kartlegg dine innkjøpsrutiner Lytt til leverandøren din Tilpass bedriftens prosedyrer og rutiner Lag en plan for forbedringer i samarbeid med leverandøren Følg opp gjennomføringen av planen MÅLE RAPPORTERE KOMMUNISERE Etabler måleindikatorer Dokumenter fremdrift og hindringer Kommuniser resultater og utfordringer Denne veilederen viser hvordan du kan jobbe systematisk og målrettet med etisk handel i din leverandørkjede, enten du har direkte kontakt med produsenten eller handler via agent eller importør. Veilederen er bygget opp etter modellen som vises over og skisserer følgende aktiviteter: Forankre etisk handel i bedriften og hos leverandørene Kartlegge risiko og forbedringsmuligheter Tilpasse innkjøpspraksis Samarbeide om forbedringer Måle, rapportere og kommunisere Aktivitetene som foreslås vil overlappe hverandre og må gjentas. Arbeidet med etisk handel er en kontinuerlig prosess. I veilederen finner du henvisninger til veileder. Ha nettstedet åpent mens du leser. Der finner du anbefalte ressurser og verktøy knyttet til de ulike aktivitetene, samt eksempler på hvordan ulike bedrifter har brukt dem. Har du spørsmål knyttet til veilederen, kan du kontakte Initiativ for etisk handel (IEH). Kontaktinformasjon finner du på Ønsker du å få en grundig gjennomgang av innholdet i veilederen, kan du melde deg på kurs. På finner du oversikt over kursdatoer. Ønsker du støtte og rådgivning til arbeidet med etisk handel, kan du melde deg inn i Initiativ for etisk handel (IEH). Som medlem får du tilgang til faglige ressurser, verktøy og et nettverk av engasjerte bedrifter. Medlemskap i Initiativ for etisk handel (IEH) forplikter til konkret og målrettet forbedringsarbeid. Hva mener vi med Produsent: Er fabrikant, tilvirker, dyrker, eller den som ferdigstiller produktet Agent: Tilrettelegger for salg eller kjøp på vegne av andre Importør: Importerer varer for videresalg Leverandør: Har påtatt seg å yte eller utføre en leveranse av varer. Samlebetegnelse for produsent, agent og importør Her finner du anbefalte ressurser og verktøy til arbeidet med etisk handel «Vi stiller krav til våre leverandører om at varer levert til Stavanger kommune skal være produsert under lovlige og anstendige forhold. Med denne veilederen får leverandører til offentlig sektor god og konkret hjelp til å etablere gode systemer og rutiner for etisk handel, som setter dem i stand til å etterleve våre krav og forventninger.» Kjartan Møller, fagsjef anskaffelser, Stavanger kommune Etisk handel i praksis 07

8 Forankre etisk handel i bedriften og hos leverandørene Forankring dreier seg om å sikre at ansatte, leverandører og samarbeidspartnere vet hva etisk handel innebærer for bedriften og bedriftens leverandører. God forankring forutsetter en positiv og engasjert ledelse. Hovedelementer i retningslinjer for etisk handel Tvangsarbeid Barnearbeid Diskriminering Ekstrem bruk av overtid Brutal behandling på arbeidsplassen Etisk handel betyr å forhindre Minst 12,3 millioner mennesker er fanget i tvangsarbeid. Vanlige årsaker er gjeldsbyrde til arbeidsgiver, konfiskerte identitetspapirer eller tilbakeholdt lønn. Det er over 240 millioner barnearbeidere i verden. Cirka 170 millioner jobber under risikofylte forhold. Kvinner og minoriteter blir ofte satt til de lavest betalte jobbene, og står uten muligheter for opplæring og forfremmelse. Ekstremt lange arbeidsdager i monotont arbeid er vanlig for mange. Ansatte blir slitne, gjør oftere feil og rammes oftere av ulykker. Særlig kvinner og fremmedarbeidere er utsatt for fysisk, verbalt og seksuelt misbruk på arbeidsplassen. Denne tabellen viser hovedelementene i de etiske retningslinjene. FNs Menneskerettighetserklæring og konvensjoner utarbeidet av ILO (International Labour Organization) danner grunnlaget for retningslinjene for etisk handel (code of conduct). Tallene i tabellen er fra ILO. Retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger Trygge arbeidsplasser En lønn å leve av Regulære ansettelser Respekt for marginaliserte befolkningsgrupper Bærekraftig miljøforvaltning Etisk handel betyr å fremme Hvert år mister flere titalls tusen mennesker jobben fordi de driver med fagforeningsarbeid. Noen risikerer livet. Hver dag dør ca mennesker av yrkesrelaterte ulykker eller sykdommer. Noen årsaker er uvettig kjemikaliehåndtering og manglende verneutstyr. Når fulltidsarbeid ikke dekker levekostnadene, låses arbeidere i en håpløs fattigdomsfelle. Mange arbeidere mangler arbeidskontrakt, noe som bidrar til rettsløshet og systematisk dårligere forhold på arbeidsplassen. Råvareuttak skjer ofte i direkte konflikt med lokalbefolkningers behov og rettigheter, med fattigdom og nød som resultat. Næringsvirksomhet i utviklingsland medfører ofte utslipp og avfall som er til skade for mennesker og miljø. Dette må du gjøre: 1. Vedta retningslinjer for etisk handel 2. Forankre internt, planlegg og organiser arbeidet 3. Kommuniser med leverandørene 1. Vedta retningslinjer for etisk handel Når din bedrift skal starte arbeidet med etisk handel begynner dere med å vedta retningslinjer for etisk handel, eller bedriftens 08 code of conduct, som det gjerne kalles. En mal for utforming av retningslinjer for etisk handel finner du på. Slik etablerer dere et verdigrunnlag for det videre arbeidet. Retningslinjene bygger på konvensjoner vedtatt av FN og den internasjonale arbeidsorganisasjonen ILO. Det er med andre ord internasjonal enighet om at de gjelder for arbeidslivet i hele verden. Når du utarbeider din bedrifts egne retningslinjer for etisk handel, må du derfor minst ha med elementene i tabellen som vises ovenfor. Mange bedrifter tar også med krav knyttet til dyrehelse og korrupsjon. Retningslinjene bør også beskrive prinsippene for hvordan

9 FORANKRE KARTLEGGE TILPASSE SAMARBEIDE MÅLE RAPPORTERE KOMMUNISERE dere vil jobbe med å følge dem opp. For eksempel bør det være tydelig at dere ønsker å bidra til forbedringer. Retningslinjene for etisk handel har strategiske implikasjoner for bedriften din og bør følgelig vedtas av styret. Mal for retningslinjer for etisk handel (code of conduct) på norsk og engelsk Mer om relevante FN- og ILO-konvensjoner 2. Forankre internt, planlegg og organiser arbeidet Når du begynner å arbeide med etisk handel er det viktig at du setter deg konkrete og gjennomførbare mål. Ingen kan gjøre alt på en gang. I en oppstartsfase er det naturlig at målene angår interne forhold i bedriften din. Senere setter du mål knyttet til konkrete forbedringer av arbeidsforhold hos produsentene, eller hvordan dine agenter eller importører jobber med etisk handel i forhold til sine produsenter. Mange ansatte blir berørt når en bedrift setter seg mål knyttet til etisk handel. Du oppnår best resultater når etisk handel blir en integrert del av virksomheten og derfor bør du organisere arbeidet deretter. Flere funksjoner, som innkjøp, design og kvalitetskontroll kan delta, men de som jobber direkte med leverandørene må alltid involveres. Ansatte som får ansvar må få informasjon og nødvendig opplæring som er tilpasset oppgavene de er satt til å løse. Godt internt forankringsarbeid er tett knyttet til rapportering og kommunikasjon av etisk handel. Les mer om dette på side 21 og fremover. Bedriftens styre og ansatte må vite hva som er vedtatt, hva som er gjennomført, hva som har lykkes og hva som har vært vanskelig å gjennomføre. Forankring er en aktivitet som stadig må gjentas, i takt med utviklingen av bedriftens arbeid med etisk handel. Når målene er satt, må det lages handlingsplaner, defineres ansvar og settes av ressurser. Oppgaver må planlegges og prioriteres. Forslag til aktiviteter, mål og måleindikatorer for virksomheters arbeid med etisk handel 3. Kommuniser med leverandørene Målene om bedre arbeidsforhold i leverandørkjeden kan bare nås hvis produsentene, importørene og agentene i din leverandørkjede også tar ansvar. Det er i produsentens fabrikker, på deres gård eller plantasje, at forholdene skal forbedres, og agenten og importøren må engasjere seg i forbedringsarbeidet hos sine produsenter. Derfor må retningslinjene for etisk handel kommuniseres i din leverandørkjede. Husk å forklare hvorfor du er opptatt Eksempler på konkrete mål for arbeid med etisk handel To av Kid Interiør AS mål for det første året de arbeidet med etisk handel: Vedta retningslinjer for etisk handel Kommunisere retningslinjene til leverandører og samarbeidspartnere Culina/Enor AS, som allerede er i gang med arbeidet med etisk handel, satte blant annet følgende mål i sin årsplan: Gjennomføre risikokartlegging av hovedleverandører Kartlegge arbeidsforholdene hos utvalgte leverandører, identifisere eventuelle avvik fra våre retningslinjer og iverksette forbedringer Videreføre internopplæring av ansatte i etisk handel Etisk handel fast på agendaen «Etisk handel er godt forankret i ledelsen og virksomheten forøvrig. Dette er helt nødvendig for å nå målene vi har satt oss, som dreier seg om å utvikle et system for intern rapportering, å videreutvikle våre rutiner for kontroll av leverandører og å gjennomgå og evaluere egen innkjøpspraksis. Ledelsen informeres jevnlig om fremdriften i arbeidet. På møter i innkjøpsavdelingen er etisk handel alltid på agendaen og for å informere andre ansatte bruker vi intranett. Her forteller vi om leverandørreiser til Kina og andre aktuelle saker. Vi legger også ut relevante rapporter og medieomtaler. Nøkkelen til god forankring er passende mengde informasjon, jevnt fordelt utover året, skrevet i et enkelt og forståelig språk.» Margrethe Vikanes, CSR-manager i Pierre Robert Group Etisk handel i praksis 09

10 Foto: Jo Egil Tobiassen Foto: International Labour Organization av arbeidsforhold i produksjonen i tillegg til kvalitet og leveringsvilkår. Du bør la det komme tydelig frem at du vet at retningslinjene for etisk handel ikke lar seg oppfylle umiddelbart, og at kontrakter ikke blir avsluttet ved brudd på retningslinjene så lenge leverandøren bidrar til gjennomføring av forbedringstiltak. Hvordan gjør du det? Den enkleste måten å formidle retningslinjene på er å sende dem til produsenter, agenter og importører sammen med et følgebrev som forklarer hvordan du ønsker at de skal følge opp retningslinjene når de mottar dem. Du kan også formidle og understreke viktigheten av retningslinjene i møter og telefonsamtaler med leverandørene. Flere bedrifter ber leverandørene om en skriftlig tilbakemelding på at retningslinjene er lest og forstått. Kommunikasjonen må ta utgangspunkt i at produsenten, agenten, importøren og du har felles interesse av at retningslinjene etterleves: Produsenter med dårlige arbeidsforhold utgjør en betydelig belastning og risiko for sine kunder Produsenter som tilbyr gode arbeidsforhold har vanligvis en mer stabil arbeidsstokk enn konkurrenter hvor arbeiderne blir behandlet dårlig. Dette betyr igjen at det er kompetente folk til å utføre produksjonsoppgaver, og at kvalitet og leveringssikkerhet er god. Når du handler via agent eller importør gjelder det å sikre at disse tar ansvar for å følge opp produsentene. Agenter og importører som arbeider seriøst med etisk handel, kjennetegnes ved at de: Vedtar retningslinjer for etisk handel som omfatter de samme temaene som dine Vet hvor varene de leverer til deg er produsert Setter i gang et eget arbeid med etisk handel slik det er beskrevet i denne veilederen, med mål om å bidra til forbedringer i arbeidsforholdene hos sine produsenter Viser resultatene av dette arbeidet i årlige rapporter, som helst bør være offentlig tilgjengelige. Har du allerede et veletablert kundeforhold ligger det godt til rette for et samarbeid om etisk handel. Når du inngår nye kundeforhold, er det viktig at de nye leverandørene får god informasjon om din bedrifts policy, etiske retningslinjer og målsettinger knyttet til etisk handel, hvordan dere arbeider for å nå målene og hva etisk handel betyr for det fremtidige samarbeidet mellom dere. Eksempel på følgebrev på norsk og engelsk for utsendelse av retningslinjer til produsent og agent/ importør 10 Informasjonsbrosjyre på flere språk «For å forbedre kommunikasjonen mellom oss og våre leverandører og for å skape forståelse for hvorfor etiske handel er viktig, har vi laget en informasjonsbrosjyre på engelsk, kinesisk og tyrkisk. Brosjyren forklarer Bilde hva vi forventer av våre leverandører og hvordan vi vil følge opp kravene vi stiller. Brosjyren er distribuert til alle våre leverandører, både nye og gamle. Leverandørene sier at de har fått en bedre forståelse for hva dette arbeidet handler om, og at det er enklere for dem å leve opp til våre forventinger. At vi har oversatt brosjyren til andre språk enn engelsk gjør at både ledelsen og arbeiderne forstår innholdet og at den enkelt kan distribueres til underleverandører.» Annabelle Lefèbure, leder for CSRavdelingen i Varner-Gruppen

11 FORANKRE KARTLEGGE TILPASSE SAMARBEIDE MÅLE RAPPORTERE KOMMUNISERE Kartlegge risiko og forbedringsmuligheter Du må kjenne leverandørkjeden din for å kunne jobbe med etisk handel. Det betyr at du må vite hvor ting faktisk blir produsert og hvordan forholdene er der produksjonen av dine varer skjer. Dette må du gjøre: 1. Kartlegg hvor varene dine produseres 2. Skaff deg et overordnet risikobilde 3. Kartlegg risiko og forbedringsbehov hos den enkelte produsent 1. Kartlegg hvor varene dine produseres En nødvendig og grunnleggende øvelse går ut på å skaffe deg oversikt over hvor varene i din leverandørkjede produseres. Tegn leverandørkjedekartet ved hjelp av disse opplysningene: Hvilke land produseres varene våre i? Hvor i landet foregår produksjonen? Hva vet vi om våre produsenters viktigste underleverandører? Hvor stammer råmaterialene fra? Annen relevant informasjon er: Hvor har vi direkte kontakt med produsent? Hvor handler vi via importør eller agent? På neste side ser du eksempel på hvordan et slikt leverandørkjedekart kan tegnes. 2. Skaff deg et overordnet risikobilde Når du har kartlagt hvor varene dine produseres, er neste skritt å gjøre deg kjent med hvilken risiko for dårlige arbeidsforhold som typisk knyttes til de land og produkter du har tegnet inn på kartet. Hvor stor sannsynlighet er det for at du vil kunne oppdage for eksempel barnearbeid, tvangsarbeid, helsefarlige arbeidsplasser og arbeidere på sultelønn i produksjonen av dine varer? Dette er neste skritt i arbeidet med å etablere risikobildet ditt. Risikobildet gir deg et grunnlag for å prioritere. Produsenter som er plassert i land med høy sannsynlighet for svært dårlige arbeidsforhold bør prioriteres fremfor produsenter i land der arbeidslovgivningen er god, og hvor myndighetene sørger for at lovgivningen etterleves. Ingen bransjer er unntatt fra risikoen for dårlige arbeidsforhold, men noen er kjent for å være mer utsatt enn andre. Du bør alltid krysse av for høy risiko når det gjelder jordbruksproduksjon og råvareuttak. Oversikt over kilder til informasjon om risikobildet for ulike produsentland og bransjer Etisk handel i praksis 11

12 NORGE STOKKE Xplory NEDERLAND Montering og distribusjon NEDERLAND Produksjon av understell KINA Produksjon av trekk NEDERLAND Leverandør av plastkomponenter KINA Leverandør av plast- og metall komponenter TAIWAN Leverandør av tekstiler KINA Leverandør av festeanordninger Underleverandører Underleverandører Underleverandører Underleverandører Stokke Xplory beskrivelse av leverandørkjedekart Stokke AS holder til i Ålesund og lager møbler og utstyr til barn. Et viktig produkt for Stokke AS er barnevognen Stokke Xplory. Design og utvikling skjer på Sunnmøre, mens produksjonen forgår i Europa og Asia. Underleverandører i flere land leverer delkomponenter til barnevognen, som ferdigstilles i Nederland. For å få oversikt over aktørene i barnevognens leverandørkjede er en systematisk tilnærming nødvendig. Figuren viser en todelt leverandørkjede: Produksjon av understell og produksjon av trekk. Understellet settes sammen i Nederland. Enkelte komponenter lages der, andre kommer fra Tyskland, Danmark, Nederland, Kina og Romania. Stokke AS vet hvem disse produsentene er, men har bare delvis oversikt over neste leverandørledd. Trekket til vognen lages i Kina. Den kinesiske produsenten får tekstiler fra Taiwan og festeanordninger fra en annen kinesisk produsent. Stokke er godt kjent med disse leverandørene og har som mål å gjøre seg bedre kjent med neste leverandørledd. 12

13 3. Kartlegg risiko og forbedringsbehov hos den enkelte produsent Neste skritt er å hente inn og systematisere informasjon om arbeidsforholdene hos de produsentene du har bestemt deg for å følge opp. Målet er å få informasjon om hvordan arbeidsforholdene faktisk er der, slik at du kan ta initiativ til konkrete forbedringstiltak. Det er riktig å prioritere forbedringsarbeid hos de produsentene som har de dårligste forholdene. Samtidig er det hensiktsmessig å følge opp de produsentene du har størst innflytelse over: her kan du oppnå resultater raskt. Små og mellomstore bedrifter har ofte brukt samme produsent i mange år og har utviklet et solid tillitsforhold med produsentledelsen. Dette er et godt utgangspunkt for å få til forbedringer. Det er nyttig å vite om produsentene har andre kunder enn deg som også stiller krav knyttet til arbeidsforholdene. Kanskje er det allerede gjennomført en kartlegging av arbeidsforholdene hos produsenten og utarbeidet forbedringsplaner du kan bidra til å gjennomføre? Hvordan du jobber med forbedringer, behandles fra side 18 og fremover. Bruk egenrapporteringsskjemaer Egenrapporteringsskjemaer kan rette seg mot agent/importør eller produsent. Egenrapporteringsskjemaet til produsent stiller detaljerte spørsmål om ulike sider ved produsentens håndtering av arbeidsforholdene, slik som HMS, barnearbeid, arbeidstid og arbeidskontrakter. Det spørres også om produsenten har andre kunder med retningslinjer for etisk handel, og om det foreligger rapporter om arbeidsforholdene som er utarbeidet av eksterne eksper ter (les mer om slike rapporter på side 14). Agenter og importører spørres om hvordan de følger opp sin leverandørkjede med hensyn til bedre arbeidsforhold hos produsentene. Egenrapporteringsskjemaene baserer seg på leverandørenes egne svar og informasjonen må vurderes i lys av dette. Bruk øynene Når du besøker produsentene dine, gjør du deg sikkert noen tanker om arbeidsforholdene på stedet. Å skaffe seg et fullstendig bilde av forholdene, stiller imidlertid krav til språkkunnskap og kompetanse som få bedrifter har. Innkjøpere og andre som regelmessig besøker produsentene bør sette av tid til å se på produksjonsforholdene, men samtidig være klar over sin egen begrensning når det gjelder å tegne et fullstendig og korrekt bilde av situasjonen. Noen punkter å være oppmerksom på ved besøk: Er nødutganger ublokkerte, og finnes det brannslukkingsapparater? Er det god ventilasjon og belysning? Ser fabrikken ryddig ut? Virker boligkvarter, kantine og toaletter hygieniske? Er arbeiderne utstyrt med nødvendig verneutstyr? SA8000 Hvis produsenten din har et SA8000-sertifikat, betyr det at eksterne eksperter har godkjent arbeidsforholdene hos produsenten i forhold til SA8000-standarden, som er den mest anerkjente sertifiserbare standarden for forhold på arbeidsplassen. SA8000-standarden dekker alle sentrale krav i FNs og ILOs konvensjoner knyttet til arbeidsforhold. Les mer om SA8000 på Egenrapporteringsskjema for produsent og agent/importør på engelsk Informasjon om IEHs risikoanalyseverktøy (RAID) for kartlegging av risiko hos produsent og agent/ importør Informasjon om Sedex, en web-basert database for deling av informasjon knyttet til arbeidsforhold hos produsenter Det blir fort mye informasjon å holde rede på når svarene kommer tilbake. Det er nyttig og tidsbesparende å bruke en IT-løsning som systematiserer informasjonen du samler inn ved hjelp av egenrapporteringsskjemaene. Dette er løsninger som allerede er utviklet, og som du enkelt kan få tilgang til. Etisk handel i praksis 13

14 Illustrasjonsfoto: Kristin Fagerlid / Framtiden i våre hender Kartla risiko sammen med produsentene Da Kid Interiør skulle gjennomføre en kartlegging av leverandørkjeden sin, begynte de med de største og mest sentrale produsentene. «Vi ønsket å involvere produsentene våre i prosessen. Innledningsvis sendte vi dem vår code of conduct og et brev som forklarte hvorfor etisk handel er viktig for oss, sammen med et egenrapporteringsskjema med spørsmål knyttet til barnearbeid, tvangsarbeid, arbeidstid, lønn og andre forhold. Deretter foretok vi en analyse av svarene. Maler og verktøy til risikoanalysen fikk vi av Initiativ for etisk handel. Deretter reiste vi til Kina for å besøke produsentene. I møtene vi hadde med fabrikkledelsen sa vi tydelig at vi ikke var der for å kreve full etterlevelse av vår code of conduct fra dag én, ei heller for å si opp kontrakter. Snarere var vi der for å starte et samarbeid om forbedringer. Risikoprofilene fra egenrapporteringsskjemaene ble diskutert, og vi fikk avklart en del misforståelser. I ettertid ser vi hvor verdifullt det var å være åpen og ærlig. Vi opplever at tilliten og leverandørrelasjonene er vesentlig styrket. Ikke minst ser vi at leverandørene er opptatt av at arbeidsforholdene skal være ryddige.» Gunnar Fagervoll, innkjøpssjef i Kid Interiør Bruk av eksterne eksperter En måte å skaffe seg informasjon om hvordan arbeidsforholdene er hos produsenten, er å leie inn eksperter til å gjøre en kartlegging og utarbeide en rapport. Slike eksperter kan være fra lokale organisasjoner eller fra konsulentselskaper. Rapporten baserer seg på intervjuer med arbeiderne, fysiske observasjoner, møter med fabrikkledelsen og dokumentgjennomgang. Er arbeiderne organisert i en eller flere fagforeninger bør ekspertene du leier inn gjennomføre et møte med de tillitsvalgte. Se figur nedenfor. Hva innebærer en kartlegging? Local Resources Network Local Resources Network er et nettverk av frivillige organisasjoner, fagforeninger, uavhengige konsulentmiljøer og andre aktører i produsentland som har forbedringer av arbeidsforhold som sin kjernekompetanse. På nettsiden kan du søke etter samarbeidspartnere med lokal ekspertise. Informasjon om Local Resources Network, et nettverk av lokale organisasjoner som kan bistå med kartleggings- og forbedringsarbeid Intervju med fabrikkledelsen Samtale om ledelsessystemer og arbeidsforholdene ved fabrikken/produksjonsstedet Intervju med arbeidere og tillitsvalgte Samtale om arbeidsforhold, ikke styrt av fabrikkledelsen Møter med tillitsvalgte Grundig kunnskap om lokale forhold Snakker arbeidernes språk Dokumentgjennomgang Timelister Lønningslister HMS-dokumentasjon Arbeidskontrakter Fabrikkgjennomgang Konkret observasjon av arbeidsplass, kantine og evt boligkvarter 14

15 Før du tar initiativ til å få utarbeidet en kartleggingsrapport, bør du sjekke om det allerede foreligger en rapport du kan få tilgang til. Mange produsenter opplever krav om kartlegginger fra flere kunder og må bruke mye tid på å betjene inspektører, på bekostning av å lede produksjonen. Kartlegginger og rapporter gir i seg selv ikke bedre arbeidsforhold. Rapporten er et utgangspunkt for å følge opp med konkrete forbedringstiltak. Derfor bør du passe på at ekspertene du engasjerer både kan identifisere mangler og foreslå forbedringstiltak. Det har ingen hensikt, verken for deg eller for produsenten, å bruke ressurser på kartlegginger som ikke har forbedringer som mål. Du må dessuten forsikre deg om at de som skal gjøre kartleggingen og utarbeide rapporten for deg har grundig kunnskap om lokale forhold, og lokal kultur og at de kan snakke med arbeiderne på deres eget språk. For å sikre åpenhet og best mulig informasjon bør samtalen med arbeiderne gjennomføres uten ledelsen tilstede, og på en slik måte at arbeiderne ikke utsettes for represalier. Bør tidspunktet for kartleggingen avtales med produsenten? Det blir ofte hevdet at kartlegginger som kommer overraskende er den eneste måten å avdekke hvordan arbeidsforholdene virkelig er. Denne påstanden baserer seg på en forestilling om at produsenten i bunn og grunn ikke vil forbedre seg og at forbedringer må tvinges frem. En produsent som opplever gode arbeidsforhold som et konkurransefortrinn, vil også se nytten i å bidra til at en kartlegging resulterer i et korrekt bilde av hva som er problemområder. Uanmeldte inspeksjoner kan virke provoserende og tære på tillitsforholdet mellom deg og produsentene dine. Dessuten kan det hende at besøket blir lite fruktbart, hvis ledelsen ikke er tilstede, eller hvis nødvendig dokumentasjon ikke er gjort tilgjengelig. På den annen side er det en risiko ved avtalte inspeksjoner at produsenten gis anledning til å rydde, pynte på dokumenter og instruere arbeidere i «riktige» svar. Uanmeldte inspeksjoner er derfor hensiktsmessig hvis du mistenker juks. Nye produsenter Når du skal inngå nye kundeforhold, kan det være en anledningen til å skaffe deg leverandører som legger vekt på gode arbeidsforhold. Slik sparer du mye arbeid samtidig som du bidrar til å gjøre gode arbeidsforhold til et konkurransefortrinn for produsenter. Hvor gode potensielle leverandører er i forhold til kravene dine kan du finne ut ved å bruke sjekklisten du finner på. Du kan også sjekke om produsenten har et SA8000-sertifikat. Har de det, betyr det at de er sertifisert mot den mest anerkjente standarden for forhold på arbeidsplassen. Sjekkliste for risikokartlegging av nye leverandører Pleide å bløffe, la kortene på bordet for Euro Sko Euro Sko ønsket å gjennomføre en kartlegging av arbeidsforholdene hos en av sine kinesiske produsenter. Derfor engasjerte de et lite kinesisk konsulentfirma som har kartlegging og forbedring av arbeidsforhold som sitt spesialfelt. «Vi innledet denne prosessen med et møte hvor vi, en representant for vårt agentkontor, fabrikkledelsen og konsulenten var tilstede. Den kinesiske konsulenten ledet møtet. Vi brukte god tid på å forklare hva vår code of conduct innebærer og hvorfor den er viktig for oss. Vi sa at vi skjønte det sannsynligvis ville ta tid før fabrikken etterlevde hele vår code of conduct. Samtidig sa vi at vi ønsket å gjennomføre en kartlegging, og at hvis feil og mangler ble avdekket, skulle forbedringstiltak iverksettes og følges opp. Budskapet vårt ble godt mottatt av fabrikkledelsen. Han kunne fortelle at andre kunder krevde umiddelbare garantier om perfekte arbeidsforhold. Fordi dette var umulig å gjennomføre, hadde han bløffet om både arbeidstider, lønn og andre forhold. Vi syntes det var spesielt at han innrømmet dette. Vi lærte hvor viktig det er å ha en på laget som kjenner språk, kultur og sosiale koder, og at en viktig nøkkel til åpen og ærlig kommunikasjon er respekt for produsentens situasjon. Etter møtet gjennomførte konsulenten en kartlegging av forholdene på fabrikken. Det ble påvist feil og mangler, og som avtalt laget vi en plan for forbedringstiltak, hvor vi hadde fordelt ansvar og satt tidsfrister. Vår kinesiske ekspert kom med flere gode råd underveis, og skal også følge opp gjennomføringen av planen, for å sikre fremdrift. Fabrikkledelsen var veldig tilfreds med denne måte å jobbe på, og tilliten mellom oss og produsenten er styrket.» Tone Cecilie Lie, ansvarlig for etisk handel i Euro Sko Etisk handel i praksis 15

16 Tilpasse innkjøpspraksis Din bedrifts innkjøpspraksis kan ha utilsiktede negative effekter på arbeidsforholdene hos produsentene og dermed også på dine mål knyttet til etisk handel. For eksempel kan endringer i design i siste liten eller korte leveringsfrister medføre ekstremt lange arbeidsdager hos produsenten. Dette betyr i sin tur slitne arbeidere og økt risiko for arbeidsulykker. Dette må du gjøre: 1. Kartlegg dine egne innkjøpsrutiner 2. Lytt til produsenten din 3. Tilpass bedriftens rutiner og prosedyrer 1. Kartlegg dine egne innkjøpsrutiner Gjennomgå rutinene dere har knyttet til planlegging av innkjøp, ordresetting og betalinger. Alle som jobber direkte med produsenten og har ansvar for slik som innkjøp, kvalitetskontroll, logistikk, marked, design og faktura, bør involveres. Spørsmålene dere må stille dere er: Er vi flinke nok til å planlegge? Jo lengre planleggingshorisont dere har, jo enklere er det for produsenten å gjennomføre produksjonen av varene deres på en ansvarlig måte. Kommuniserer vi klart med produsentene våre? Klar kommunikasjon reduserer risikoen for misforståelser. Dette gjelder for eksempel kommunikasjon knyttet til prøvekolleksjoner, produktspesifikasjoner, betalingsbetingelser, tidsfrister og volum. Betaler vi i tide? Forsinket betaling eller lange betalingsfrister kan føre til at arbeiderne ikke får utbetalt lønn. Informasjonsfilm om hvordan innkjøpspraksis påvirker arbeidsforhold hos produsent 2. Lytt til produsenten din Når du har gjennomgått dine egne innkjøpsrutiner, er det nyttig å vite hvordan produsenten opplever din bedrift som kunde. Du og produsenten har en felles interesse i at produksjonen skjer så problemfritt og forutsigbart som mulig. Derfor er en samtale om hva produsenten ser på som de største utfordringene knyttet til dette både relevant og nyttig. Hvis dere vil at produsenten skal ta opp problemer som oppstår med dere, må dere vise at dere er villige til å lytte. Er det tider på året hvor det er vanskelig å levere store ordre? Er det spesielle innsatsfaktorer eller råvarer som er vanskelig å få tak i? Et følsomt tema er pris og fortjeneste. Husk at produsentens mulighet til å leve opp til dine forventninger om forsvarlige arbeidsforhold henger tett sammen med hvor lønnsom bedriften hans er. 3. Tilpass prosedyrer og rutiner Har den interne gjennomgangen av innkjøpsrutinene og samtalen med produsentene avdekket at dere bør endre rutinene, er tiden kommet for å gjøre ting annerledes. Målet er at innkjøpsrutinene skal støtte opp under målene dere har satt knyttet til etisk handel. I tillegg til faktisk å legge om rutinene er det viktig å: Forklare bakgrunnen for endringen til de ansatte, for å sikre intern forankring og motivasjon for å gjøre ting annerledes Orientere produsenten om at dere gjennomfører endringer, slik at han vet at dere lytter til innspill. 16

17 FORANKRE KARTLEGGE TILPASSE SAMARBEIDE MÅLE RAPPORTERE KOMMUNISERE Illustrasjonsfoto: Matias Nordahl Carlsen / Framtiden i våre hender Tjener på ny innkjøpspraksis «Da vi skjønte hvor mye vår innkjøpspraksis betyr for arbeidsforholdene hos produsentene våre, gjennomførte vi en omlegging av rutinene. Tidligere bestilte vi jevnt gjennom hele året uten at nøyaktige bestillingstidspunkt var definert. Det førte til stor usikkerhet hos produsentene våre, fordi de ikke visste når Mester Grønn ville bestille varer. Samtidig var det vanskelig for innkjøperne å ha oversikt over kolleksjonene. For å sikre lengre ledetid og bedre forutsigbarhet for produsentene planlegger vi nå innkjøp kun to ganger i året. Da samler vi innkjøpere, butikkonsulenter og et kundepanel som vurderer vareprøvenes salgspotensial, og velger produktene med høyest score. Deretter blir halvårsaktiviteter planlagt i detalj, helt ned til hvilke potter som skal ut i butikkene i hvilke uker. I løpet av to til fire uker etter dette er ordrene satt. Resultatet av omleggingen er at våre produsenter får bedre tid til å planlegge produksjonen, og vi får stabile leveranser av høy kvalitet som er tilpasset sesongens kolleksjon.» Anne Katrine Gangstad, leder for innkjøpsavdelingen i Mester Grønn Etisk handel i praksis 17

18 Samarbeide om forbedringer Kjernen i etisk handel er forbedringer. Forbedringstiltak må gjennomføres i samarbeid med leverandørene. Varige forbedringer forutsetter at leverandørene selv ser nytten av å gjennomføre forbedringstiltakene, og at din innkjøpspraksis støtter dette arbeidet. Dette må du gjøre: 1. Lag en plan for forbedringer i samarbeid med leverandøren 2. Følg opp gjennomføringen av planen 1. Lag en plan for forbedringer i samarbeid med leverandøren En plan om forbedringer, ofte kalt corrective action plan, utarbeides på grunnlag av informasjonen du har hentet inn ved hjelp av egne observasjoner, egenrapporteringsskjemaer, bruk av eksterne eksperter eller andre metoder. Planleggingsarbeidet innebærer å bli enig med produsenten om hva som må gjøres, når det skal gjøres og hvem som har ansvaret for ulike oppgaver. Har du engasjert en ekstern ekspert til å gjøre en kartlegging, er det vanlig at eksperten setter opp et forslag til en forbedringsplan. I forbindelse med planleggingsarbeidet må du forsikre deg om at produsenten har den nødvendige kompetansen til å gjennomføre oppgavene han har ansvar for. Dette er naturlig nok et suksesskriterium for vellykket forbedringsarbeid. Flere aktører, som blant andre Initiativ for etisk handel (IEH), tilbyr støttende kompetanse for produsenter knyttet til forbedringer, som kurs og opplæringsmateriell på lokale språk. Forbedringsplanen underskrives av både deg og produsenten. Når du handler med en importør eller agent er oppgaven din å sørge for at de bidrar til et forbedringsarbeid hos sine produsenter, slik det er beskrevet i dette kapitlet. Nedenfor ser du et utdrag fra en forbedringsplan. Forbedringsplan State which labor law/code Non-compliance description Agreed Yes/No Corrective and preventive action plan Agreed Yes/No Completion date Person responsible 1.8 Forced labor Workers are not getting paid leave and no record is maintained in this regard Yes Factory should provide paid leave as per law and should maintain records in this regard Yes 3 months Factory representative 2.3 and 2.7 Freedom of association Factory has no workers participation committee as a parallel mean to ventilate and resolve grievances Yes Workers participation committee should be formed as a parallel mean to ventilate and resolve Yes We will consider Factory representative 3.4 Child labor Age verification of workers not done during recruitment. Some young looking workers noticed during factory audit Yes Factory should verify age of potential young workers before recruitment Yes 3 months Factory representative Health and safety No trained first aiders and fire fighters available in the factory Yes Factory should arrange training for fire aiders and fire fighters through proper authority Yes 6 months Factory representative Signature and date Signature and date Factory representative Buyer representative 18 Utklipp fra en forbedringsplan (corrective action plan)

19 FORANKRE KARTLEGGE TILPASSE SAMARBEIDE MÅLE RAPPORTERE KOMMUNISERE Illustrasjonsfoto: Peder Austrud Både ledelsen og arbeiderne er engasjert i forbedringsarbeidet Beer Sten AS er en liten Fredrikstad-bedrift som importerer stein, hovedsakelig fra India. Beer Sten samarbeider med en lokal organisasjon som er spesialist på arbeidsforhold i steinindustrien. «På kort tid har vi fått utrettet veldig mye. Både ledelsen og arbeiderne er direkte involvert i forbedringsarbeidet. Arbeiderne har fått opplæring og bidrar med risikoanalyse på sine spesifikke områder, for eksempel på hva som er konkrete risikofaktorer på fabrikkene. Dette er et smart trekk som både engasjerer dem det virkelig gjelder, hever kunnskapsnivået og sørger for riktig prioritering av tiltak. For å bedre sikkerheten er flere tiltak iverksatt, blant annet tydelig merket og tilgjengelig førstehjelpsutstyr, som arbeiderne vet hvordan skal brukes hvis uhellet er ute. At vår indiske samarbeidspartner har inngående kunnskap om kultur, sosiale forhold og lokale språk, har vært avgjørende for å oppnå disse og andre forbedringer.» Monica M. Sander daglig leder i Beer Sten AS Eksempel på forbedringsplan (corrective action plan) Informasjon om Local Resources Network, et nettverk av lokale organisasjoner som kan bistå med kartleggings- og forbedringsarbeid Hva kjennetegner god praksis hos produsenter? En ting er å avdekke mangler, noe annet er å vite hva som kjennetegner god praksis. Nedenfor finner du eksempler på god praksis og hvordan god praksis kan dokumenteres. Motvirke tvangsarbeid Produsenten oppbevarer en arbeidskontrakt for hver ansatt, signert av både produsent og arbeidstaker. Produsenten oppbevarer ikke originale identitetspapirer og arbeidstillatelser, men arkiverer kopier. Verken produsenten eller arbeidsformidlingsbyrå krever depositum av arbeideren før arbeidsforholdet kan begynne. Fremme retten til organisasjonsfrihet Det er etablert en fagforening, med tillitsvalgte som er valgt etter avstemning blant arbeiderne. Det foreligger en avtale mellom fagforening og produsenten som omhandler forhold som lønn, arbeidstid og annet. Ingen arbeidere er forhindret fra å melde seg inn i en fagforening. Lønn Arbeiderne har kontrakter der lønn og arbeidstid er tydelig spesifisert. Lønn som dekker grunnleggende behov oppnås uten overtidsarbeid. Lønnsutbetalinger skjer punktlig. Arbeiderne mottar lønnsslipper som tydelig spesifiserer lønnsutregningen. Motvirke barnearbeid Produsenten har vedtatt en policy mot barnearbeid. Produsenten har rutiner for å bekrefte at unge arbeideres identifikasjonspapirer er ekte. Produsenten har en liste over arbeidstakere mellom 15 og 18 år. Det foreligger en oversikt over hvilke arbeidsoperasjoner arbeidstakere mellom 15 og 18 år ikke skal utføre, og hvilken arbeidstid de skal ha. Det kan dokumenteres at dette reglementet følges. Fremme helse, miljø og sikkerhet (HMS) på arbeidsplassen Produsenten har vedtatt en HMS-policy for virksomheten. Det gjennomføres regelmessig HMS-opplæring for både ledelse og arbeidere. Det er etablert en HMS-komité hvor arbeiderne er representert, fortrinnsvis med representanter som er valgt av arbeiderne selv. Det føres logg over alle arbeidsrelaterte skader og ulykker, hvor det angis hva som er årsaken til hendelsen, og hvilke skritt som er tatt for å forhindre at lignende hendelser ikke skjer igjen. Rømningsveier er tydelig merket, tilgjengelige og ulåst. Etisk handel i praksis 19

20 Foto: Terje Kalheim 2. Følg opp gjennomføringen av planen Gjennomføringen av forbedringsplanen må følges opp. Derfor er det viktig at tiltakene i planen er tydelig beskrevet, at det er gitt klare og realistiske gjennomføringsfrister og at ansvar for gjennomføringen av de ulike oppgavene er definert. Noen bedrifter velger å belønne produsenter som etterlever forbedringsplanen, for eksempel ved å gi dem status som prioritert leverandør. Er det et relevant virkemiddel for deg? Du må dessuten tenke over hva du vil gjøre hvis produsenten viser seg ikke å være interessert i å gjennomføre avtalte forbedringstiltak. Dårlige arbeidsforhold er i seg selv ikke grunn til å avslutte samarbeidet med en produsent. Hvis produsenten imidlertid mangler vilje til å gjennomføre endringer, må samarbeidet opp til vurdering. Før du avslutter må du være sikker på at du har kommunisert tydelig hva du ønsker endret, hvorfor det er viktig for deg og hva konsekvensene av manglende oppfølging er. Dessuten må du finne ut hvorfor det planlagte forbedringstiltaket ikke ble gjennomført. Var planen basert på urealistiske forutsetninger? Manglet produsenten nødvendig kompetanse til å gjennomføre tiltakene? Ble tiltakene for dyre? Var det noe din bedrift kunne ha gjort annerledes? Arbeidernes deltakelse i forbedringsprosesser Dårlige arbeidsforhold er en sak som først og fremst angår arbeiderne på produksjonsstedet. Det er de som opplever den personlige belastningen og det er de som er nærmest til både å beskrive problemene og å peke på løsninger. Hvis arbeiderne er fagorganisert er de tillitsvalgte hos produsenten viktige samarbeidspartnere i forbedringsprosessen. I Norge har vi en lang tradisjon for dialog mellom ledelse og fagforening om forhold i bedriften. Har bedriften og fagforeningen muligheter til å dele slike erfaringer med arbeidere og ledelse hos sine produsenter gir det et grunnlag for å involvere arbeiderne i den videre forbedringsprosessen hos produsenten. I land hvor fagorganisering slik vi kjenner det i Norge er forbudt, er det tatt i bruk alternative måter å involvere arbeiderne. En måte som benyttes er for eksempel å gi arbeidernes HMSkomite rollen som arbeidstakerrepresentanter i forbedringsprosesser. Hvem skal ta regningen? Et forbedringsprosjekt vil vanligvis koste penger. Hvem skal betale er det du eller produsenten? I utgangspunktet er det produsenten selv som må ta kostnaden med å ruste opp sin egen virksomhet til akseptabel standard. Men en produsent kan være en fattig bonde på landsbygda i India eller et multinasjonalt konsern i milliardklassen. Derfor er ikke dette et spørsmål som kan besvares uavhengig av konteksten. En produsent som på ditt initiativ gjør store investeringer eller betaler sine ansatte høyere lønn, vil sannsynligvis måtte sette opp prisene sine. Dette innebærer at du må være villig til å betale en høyere pris. Når du handler med en importør eller agent, er oppgaven din å sørge for at de bidrar med forbedringer hos sine produsenter, slik det er beskrevet i dette kapitlet. 20

21 FORANKRE KARTLEGGE TILPASSE SAMARBEIDE MÅLE RAPPORTERE KOMMUNISERE Måle, rapportere og kommunisere Måling og rapportering er med på å sikre fremdrift og dokumentasjon av det du gjør når du jobber med etisk handel. Det hjelper deg også til å evaluere tiltakene du setter i gang. Rapportering og åpenhet er nødvendig for å skape tillit til arbeid med etisk handel. Dette må du gjøre: 1. Etabler måleindikatorer 2. Dokumenter fremdrift og hindringer 3. Kommuniser resultater og utfordringer 1. Etabler måleindikatorer For å kunne måle det dere gjør knyttet til etisk handel, må dere bryte ned målsettingene deres i aktiviteter som kan måles. Eksempler på hvordan dette kan gjøres, ser du i tabellen nedefor. Dette gjelder både bedriftens mål for etisk handel og de konkrete forbedringstiltakene som blir satt i gang hos produsentene. Forslag til aktiviteter, mål og måleindikatorer for virksomheters arbeid med etisk handel Eksempel målformulering Eksempel måleindikator Etablere og vedta retningslinjer for etisk handel Styrevedtak Kommunisere retningslinjer for etisk handel til leverandører og samarbeidspartnere Gjennomføre risikokartlegging av hovedleverandører Kartlegge arbeidsforholdene hos utvalgte leverandører, identifisere eventuelle avvik fra våre retningslinjer (code of conduct) og iverksette forbedringer Videreføre internopplæring av ansatte i etisk handel Bekreftelse fra leverandører og samarbeidspartnere om at retningslinjene er mottatt og forstått Møtereferat Utfylte egenrapporteringsskjemaer Referat fra møter med leverandører Risikovurderingsrapport Kartleggingsrapport utarbeidet av eksterne eksperter Plan for forbedringer som viser ansvarlig for utbedringen og tidsfrist for gjennomføring Oppfølgingsrapport som viser fremdrift i henhold til forbedringsplanen Gjennomført kurs, kursprogram og materiell Etisk handel i praksis 21

22 Foto: Peder Austrud 2. Dokumenter fremdrift og hindringer Når du har bestemt deg for hvordan du skal måle gjennomføringen av planene dine, er neste skritt å faktisk dokumentere resultater. I tillegg til kartlegginsrapporter og forbedringsplaner, bør du dokumentere egne aktiviteter ved å skrive ting ned, føre lister og ta bilder. Dette er veldig viktig. Stadig flere bedrifter opplever at kundene ikke slår seg til ro med generelle garantier om at etisk handel står på dagsordenen. Det forventes faktisk at du kan dokumentere hvordan du og dine leverandører jobber. Leverer du til offentlig sektor er dokumentasjon et krav hos stadig flere oppdragsgivere. 3. Kommuniser resultater og utfordringer Forutsetningen for god kommunikasjon om etisk handel er at den bygger på konkrete aktiviteter og resultater. Dette gjelder både intern og ekstern kommunikasjon. Åpenhet om resultater og utfordringer skaper tillit. Fall ikke for fristelsen til å garantere at alt er i orden i din leverandørkjede. Opplever du leverandører som garanterer at de har gode arbeidsforhold i hele leverandørkjeden sin, er det som regel grunn til å være på vakt. Du kan bruke årsrapporten, en egen rapport, nettsider, sosiale medier, blogg, produktkataloger, brosjyrer eller andre kommunikasjonskanaler til å fortelle om hva dere gjør knyttet til etisk handel. Uansett gjelder noen grunnleggende prinsipper: Fortell om hvilke verdier og generelle målsettinger dere har vedtatt, men legg mest vekt på å være konkret og på å informere om faktiske aktiviteter og resultater Beskriv nå-situasjonen, hvilke konkrete mål dere har satt dere og hva status er for måloppnåelsen Fortell hvordan dere prioriterer ressursene og begrunn prioriteringene Vær åpen om de reelle utfordringene Dater informasjonen som legges ut. Mer om hvordan IEHs medlemmer rapporterer og kommuniserer om arbeidet med etisk handel IEHs debatthefte om åpenhet og ansvar i leverandørkjeden: Norske arbeidsforhold til Kinesisk pris? Forbrukerombudets retningslinjer for bruk av etiske påstander i markedsføring 22

23 Her finner du anbefalte ressurser og verktøy til arbeidet med etisk handel