Kommunikasjonsstrategi

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi Det grønne fylket VEDTATT I FYLKESTINGET

2 REVISJONER DATO ENDRING UTFØRT AV VERSJON Vedtak Fylkestinget 1 2 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

3 Innhold 1 Innledning Akershus: Ledende og levende 4 2 Mål, visjon og verdier Hovedmål for Akershus fylkeskommune Vår visjon levende og ledende Våre verdier 5 3 Utfordringer og muligheter for Akershus Opplæring tilpasset den enkelte og arbeidslivets behov Økt transportvekst Behov for nye klimatiltak Demokrati og åpenhet 7 4 Mål og målgrupper Mål for kommunikasjonsstrategien Mål med ekstern kommunikasjon Mål med intern kommunikasjon Målgrupper 8 5 Kommunikasjonskanaler Ansattportalen Skolenes nettsider Sosiale medier Massemedia Personlig kontakt og møter Visuell kommunikasjon 10 6 Organisering, roller og ansvar Kommunikasjon er et lederansvar Politikernes ansvar Kommunikasjonsstabens ansvar 11 7 Handlingsplan 12 3 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

4 1 Innledning 1.1 Akershus: Ledende og levende Akershus fylkeskommune er Norges nest største fylke med over en halv million innbyggere. Akershus fylkeskommune har ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, kollektivtransport, tannhelsetjeneste, kultur og kulturminner. Fylkeskommunen står sentralt i arbeidet med den regionale utviklingen og planleggingen i fylket, i samarbeid med andre offentlige og private aktører. Dette dokumentet er en overordnet kommunikasjonsstrategi for Akershus fylkeskommune for perioden Kommunikasjonsstrategien gjelder for fylkesadministrasjonen og alle virksomheter i fylkeskommunen. Kommunikasjonsstrategien bygger på vedtatte mål for fylkeskommunen i økonomiplan og fylkeskommunens visjon og verdier. Hensikten med kommunikasjonsstrategien er at den skal bidra til å bygge oppunder og forsterke Akershus fylkeskommune sin rolle og til at fylkeskommunen når sine åtte vedtatte mål. Kommunikasjonsstrategien er førende for virksomhetenes egne kommunikasjonsplaner. Det vil bli utarbeidet egne, konkretiserte kommunikasjonsplaner for prioriterte områder og større anledninger og hendelser med utgangspunkt i denne kommunikasjonsstrategien. Kommunikasjonsplanene vil inneholde mål, målgrupper, budskap og kommunikasjonstiltak. Kommunikasjonsstrategien skal sikre en effektiv, samordnet og strategisk bruk av kommunikasjon for å nå de fastsatte målene for Akershus fylkeskommune. Denne kommunikasjonsstrategien gir også føringer for hvilke av fylkeskommunens ansvarsområder kommunikasjonsressursene skal prioriteres inn mot. 4 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

5 2 Mål, visjon og verdier Akershus fylkeskommunes hovedmål, visjon og verdier ligger til grunn for vår kommunikasjon internt og med omverdenen. 2.1 Hovedmål for Akershus fylkeskommune 1. Bidra til økt verdiskaping, bærekraftig utvikling og god folkehelse. 2. Gi barn og ungdom en kompetanse som gjør dem kvalifisert for videre studier og arbeidslivet. 3. Bidra til at Akershus er et foregangsfylke innen klima og miljø. 4. Sikre bedre fremkommelighet og sikkerhet i trafikken. 5. Bidra til at veksten skjer i byer og tettsteder i tilknytning til kollektivknutepunkter. 6. Bidra til et internasjonalt konkurransedyktig næringsliv. 7. Stimulere til et mangfoldig kultur-, idretts- og friluftsliv med bred deltagelse. 8. Levere gode og effektive tjenester. 2.2 Vår visjon levende og ledende Å være ledende betyr at vi skal være en synlig og ledende aktør i utviklingen av vår region. Vi skal være i front og utvikle framtidsrettede tjenester. Vi skal være en pådriver og ta initiativ til samarbeid. Å være levende betyr at vi tar pulsen på samfunnsutviklingen. Vi skal være nyskapende, nysgjerrige og i stadig bevegelse og utvikling. 2.3 Våre verdier Våre verdier er profesjonalitet, respekt og åpenhet. Det gir følgende føringer for arbeidet vårt: Vi er bevisst vår rolle og oppgave i samfunnet. Vi opptrer saklig, redelig og i tråd med lover og regler. Vi baserer våre handlinger på kunnskap og kompetanse, og vi deler og samarbeider for å oppnå best mulig resultat. Profesjonalitet sikrer forutsigbarhet og likebehandling. Vi verdsetter mangfold og viser gjensidig respekt for hverandre. Vi møter alle med tydelighet og medmenneskelighet. Vi har integritet og opptrer sannferdig i vårt virke. Vi gir korrekt og nødvendig informasjon til alle. Vi er lyttende og åpne for dialog. Vi kommuniserer presist og forståelig og er raske i våre tilbakemeldinger. Vanskelige spørsmål og etiske problemstillinger møtes åpent og direkte. 5 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

6 3 Utfordringer og muligheter for Akershus En rekke utfordringer og muligheter vil prege utviklingen i Akershus fremover. I dette kapitlet presenterer vi kort de viktigste. Akershus er en del av hovedstadsregionen. I 2030 vil om lag en fjerdedel av befolkningen i Norge være bosatt her. Hovedstadsregionen har høy vekst, ung befolkning, høy sysselsetting og et høyt utdanningsnivå. Hvordan regionen evner å samarbeide om å utnytte disse fortrinnene er avgjørende for å hevde seg i den internasjonale konkurransen. En konkurransedyktig økonomisk region krever både gode bosteder, et miljøvennlig og effektivt transportsystem for personer og gods, god offentlig og privat service, et innovativt næringsliv, samt attraktive lokaliseringsmuligheter og forutsigbare rammebetingelser for privat og offentlig virksomhet. 3.1 Opplæring tilpasset den enkelte og arbeidslivets behov Innbyggerne i Akershus har et høyt utdanningsnivå. Det er imidlertid store regionale forskjeller i utdanningsnivå og i unges valg av yrkesretning. Etterspørsel etter personer med høyere utdanning og praktisk fagkunnskap vil øke. Variasjoner i ungdommers yrkesvalg er en stor utfordring, særlig for å sikre tilstrekkelig kvalifisert arbeidskraft i både offentlig og privat tjenesteproduksjon. Ungdom og deres familier opplever det som vanskelig å orientere seg i det mangfoldige tilbudet om videregående opplæring, og det gjør det i neste omgang vanskelig å velge riktig. Derfor er det viktig for fylkeskommunen å kommunisere mangfoldet og tydeliggjøre mulighetene ved fullført utdanning. Hovedmålet for fylkeskommunen er at elevene velger rett utdanning, fullfører og består. Kommunikasjonen skal bidra til å synliggjøre den gode Akershusskolen som skal bli best i Norden. Kommunikasjon skal sørge for at ungdom forstår hvilke yrker de sikter seg inn mot ved sitt utdanningsvalg og at de får god nok informasjon om hvordan hverdagen vil være i de aktuelle yrkene. 3.2 Økt transportvekst Oslo og Akershus er et felles bolig- og arbeidsmarked der reiseaktiviteten over kommunegrensene øker. Det lokale arbeids- og næringslivet får stadig bedre tilgang på arbeidskraft og økt markedsgrunnlag. Befolkningsveksten stiller imidlertid store krav til transportsystemene, som allerede i dag har store kapasitetsutfordringer. Et samarbeid om utbyggingsmønster og transportprioriteringer vil styrke mulighetene for en bedre infrastruktur og et forbedret tjenestetilbud til beste for innbyggerne i Oslo og Akershus. Det skal brukes flere milliarder kroner de neste årene for å bedre samferdselstilbudet i fylket. Det skal blant annet bygges Fornebubane, bane til A-hus, iverksettes en rekke 6 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

7 trafikksikkerhetstiltak, og hydrogenstrategien skal gi flere nullutslippsbiler på veiene i fylket. Hovedfokus innen samferdsel er framkommelighet, trafikksikkerhet og miljø. Kommunikasjonen skal synliggjøre fylkeskommunens løpende arbeid med utvikling innen samferdsel og tydeliggjøre fylkeskommunen som ansvarshaver. Det skal fremkomme tydelig at Akershus fylkeskommune er oppdragsgiver og ansvarlig for samferdselsprosjekter. I tillegg er det viktig å løfte frem suksesshistorier i et framkommelighets-, sikkerhets- og miljøperspektiv. 3.3 Behov for nye klimatiltak Akershus er det fylket som de siste årene har hatt størst utslipp av klimagasser når det korrigeres for industri og olje- og gassvirksomheten. Å redusere klimautslipp fra transport er en hovedutfordring. Veitrafikk står for ca. 60 prosent av klimagassutslippene i Oslo og Akershus. For å nå målene om en halvering av klimagassutslippene innen 2020, må veksten i persontransporten tas med kollektiv, gange og sykkel. De siste fem årene har veksten i kollektivreiser vært sterkere enn veksten i biltrafikken, men i følge Statens vegvesen kan vi med en videreføring av dagens trend likevel få opp mot 40 prosent økning i biltrafikken i Oslo i Det kan igjen føre til 70 prosent økt reisetid i rushtidene. For å nå klimamålene, må klimagassutslippene fra kjøretøy reduseres. Dette må skje gjennom økt bruk av ulike teknologier, herunder nullutslippsløsninger i transportsektoren som el og hydrogen. Hydrogenstrategien til Akershus fylkeskommune er svært viktig i denne sammenheng. Kommunikasjonen skal bidra til å profilere Akershus som et klimapolitisk foregangsfylke og inspirere innbyggere, kommuner og næringsliv til aktiv innsats for et grønt Akershus. 3.4 Demokrati og åpenhet Fylkeskommunen har ansvar for mange områder som innbyggerne, næringsliv, kommuner og andre aktører er opptatt av - som samferdsel, utdanning, kultur og folkehelse. For mange kan det være vanskelig å vite hvilke oppgaver Akershus fylkeskommune har ansvar for, og hvilke oppgaver andre myndigheter har ansvar for. Da blir det også mer krevende å engasjere seg og delta i den offentlige debatten om fylkeskommunen. Kommunikasjonen skal derfor bidra til at fylkeskommunen blir synlig og relevant for sentrale målgrupper, og sørge for at publikum møter en åpen fylkeskommune som legger til rette for dialog og demokratisk deltagelse. Til sammen representerer dette utfordringer og muligheter som Akershus fylkeskommune må håndtere, og hvor kommunikasjon vil være sentralt for å nå de målene som er satt på ulike områder. 7 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

8 4 Mål og målgrupper Ved å sette klare mål for kommunikasjonsstrategien, sikrer vi at kommunikasjon brukes strategisk for å nå målene til Akershus fylkeskommune. 4.1 Mål for kommunikasjonsstrategien Verdiene profesjonalitet, respekt og åpenhet skal prege all intern og ekstern kommunikasjon. 4.2 Mål med ekstern kommunikasjon Sikre at viktige målgrupper som innbyggere og næringsliv er kjent med hvilke tjenestene vi tilbyr, og at disse tjenestene holder høy kvalitet. Styrke demokratiet gjennom å spre kunnskap om saksfeltene våre og involvere befolkningen i den offentlige debatten. Sikre gjennomslag nasjonalt for Akershus sine interesser. 4.3 Mål med intern kommunikasjon Styrke den interne kommunikasjonen gjennom tydelige og synlige ledere som inviterer til åpenhet og dialog. Sørge for at alle ansatte har god tilgang til informasjon om det som skjer i egen avdeling og kjenner til hovedtrekkene i det som skjer i andre deler av virksomheten. 4.4 Målgrupper For strategiperioden skal fylkeskommunens kommunikasjonsarbeid primært rettes mot følgende tjenesteområder og målgrupper: Utdanning: elever, lærlinger og deres familier, samt voksne med rett til videregående opplæring, kommuner og næringsliv Tannhelse: Barn i alderen 0-18 år og deres familier, samt andre prioriterte grupper Samferdsel: Befolkning, riks-, regional og lokalpolitikere, næringsliv Næring: Organisasjoner, bedrifter, FoU-miljø og utdanningsinstitusjoner Kultur: Organisasjoner, institusjoner og befolkning Lokalvalg: Velgere fra 16 år og oppover (skolevalg og lokalvalg) Politikk og administrasjon: Kommunepolitikere og kommuneadministrasjon Media: Redaksjoner og journalister i lokalpresse, fagpresse og rikspresse Internt: Ansatte i Akershus fylkeskommune og deres familier 8 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

9 5 Kommunikasjonskanaler Akershus fylkeskommune har mange målgrupper å forholde seg til, og fremstår også selv i sine ulike roller; som politisk beslutningsmyndighet, som forvaltningsorganisasjon og som tjenesteyter. Dette krever bevissthet omkring valg av riktige og egnede kommunikasjonskanaler. Nye kommunikasjonsvaner innebærer et nytt kommunikasjonslandskap med mange kanaler, større krav til interaktivitet, innsyn i offentlig forvaltning og universell utforming. Digital kommunikasjon med innbyggere og næringsliv er hovedregelen. En stor del av kommunikasjonen mellom fylkeskommunen og våre brukere vil fortsatt skje i form av brev, i møter, på telefon og via e-post. Informasjon skal være faktabasert og brukervennlig, ha gjenkjennelig profil og et godt språk. 5.1 Ansattportalen Akershus fylkeskommunes ansattportal skal være en moderne, brukervennlig kanal for intern informasjon og et effektivt oppslagsverk for ansatte i deres daglige arbeid. Portalen skal effektivisere arbeidsprosessene og forenkle tilgangen til relevant elektronisk arbeidsverktøy og systemer. Portalen er også en kanal for å dele nyheter som er av betydning for fylkeskommunens ansatte. Portalen skal utvikles kontinuerlig, og alle ansatte har et selvstendig ansvar for å tilegne seg informasjon Akershus fylkeskommunes nettside skal være fylkeskommunens viktigste elektroniske kanal for tilgang til informasjon om fylkeskommunens tjenestetilbud, ansvarsområder og politiske saker. Hjemmesiden skal videreutvikles til å bli mer interaktiv med selvbetjeningsløsninger. 5.3 Skolenes nettsider Skolenes nettsider skal gi viktig og riktig informasjon til elever og lærlinger, deres familier og eventuelle søkere samt profilere skolens egenart. Nettsidene er tilpasset visning på mobile plattformer med integrasjon mot sosiale medier. 5.4 Sosiale medier Sosiale medier endrer måten vi kommuniserer, arbeider og deltar i offentlig debatt på. Strategisk bruk av sosiale medier i offentlig forvaltning krever kunnskap om mediene. Selve nøkkelen til bruk av sosiale medier ligger i å produsere innhold som engasjerer, og som folk innenfor de ulike nettverkene frivillig ønsker å dele. Utfordringen ligger dermed i å produsere innhold skreddersydd til ulike segmenter og målgrupper, men som samtidig formidler de samme budskapene. Det er når konsistente budskap og fakta formidles slik at ulike grupper kan identifisere seg med dem, at vi får maksimal effekt ut av sosiale medier. 9 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

10 Fylkesadministrasjonen i Akershus fylkeskommune er til stede på Facebook og Twitter. Det er utarbeidet en veileder for bruk av sosiale medier generelt og bruk av sosiale medier i undervisningssituasjonen. Sosiale medier er bedre egnet for mennesker enn for institusjoner. Det ønskelig at virksomhetene, politikere og ledere er aktive i sosiale medier for å bygge opp under Akershus fylkeskommune sine mål. 5.5 Massemedia Aviser og tv/radio når ut til svært mange mennesker og er dermed en viktig informasjonskanal. Forholdet til pressen er viktig for å sikre en god dekning av fylkeskommunens aktiviteter. Kommunikasjonsstaben har ansvar for å legge til rette for god og effektiv mediehåndtering gjennom daglig medieovervåkning, presseberedskap, medierådgiving og utarbeidelse av medieplaner. Håndbok i mediekontakt beskriver prinsipper for mediehåndtering og gir nyttige tips. 5.6 Personlig kontakt og møter Med personlig kontakt mener vi f.eks. direkte service enten via telefon eller personlige henvendelser, foredrag, åpne møter osv. Fordelen med denne type informasjonskanal er at man har en dialog og derfor i større grad kan sikre seg at budskapet er mottatt og forstått. 5.7 Visuell kommunikasjon Akershus fylkeskommune utarbeider årlig informasjonsmateriell rettet mot ulike målgrupper. Årsmelding, tilstandsrapport for videregående skoler, informasjon om fylkeskommunen med nøkkeltall og kampanjemateriell. Fylkeskommunens profilhåndbok angir retningslinjer for bruk av fylkeskommunes grafiske profil. 10 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

11 6 Organisering, roller og ansvar 6.1 Kommunikasjon er et lederansvar Ledelse skjer gjennom kommunikasjon, og ledelsen har ansvaret for kommunikasjon. God lederkommunikasjon betyr tydelige budskap, gode tilbakemeldinger og bred involvering. For å sikre god og effektiv lederkommunikasjon, vil Akershus fylkeskommune satse bevisst på å videreutvikle lederkommunikasjon som virkemiddel for å nå fylkeskommunens mål på ulike områder. Kommunikasjonsstrategien må følges opp gjennom planer og tiltak av den enkelte leder i sentraladministrasjonen og i virksomhetene. Alle ledere har et ansvar for å informere sine medarbeidere om saker som angår virksomheten, avdelingen og den enkelte. Samtidig har alle ansatte et selvstendig ansvar for å tilegne seg informasjon. 6.2 Politikernes ansvar Fylkeskommunen er politisk styrt gjennom fylkestinget, som det øverste folkevalgte organ. Fylkesordføreren er prinsipielt ansvarlig for virksomheten i fylkeskommunen. Det er politisk ledelse som i hovedsak skal representere fylkeskommunen i det offentlige rom. Kommunikasjonsarbeidet i fylkeskommunen skal støtte opp under politikerne som synlige ambassadører for fylkeskommunen. 6.3 Kommunikasjonsstabens ansvar Kommunikasjonsstaben skal bistå ledere og virksomhetene med utforming av kommunikasjonsplaner med basis i overordnet kommunikasjonsstrategi og bistå i gjennomføring og evaluering av kommunikasjonstiltak. Kommunikasjonsstaben skal gi kommunikasjonsfaglige råd til ledere og bistå med råd og budskap i mediesaker. Staben skal sørge for oppdaterte, tilgjengelige og brukervennlige nettsider, bistå virksomhetene i utvikling av nye nettsider ved behov og være en faglig ressurs i utvikling og bruk av sosiale medier. Kommunikasjonsstaben skal være pådriver for et godt og tilgjengelig språk. Kommunikasjonstaben er ansvarlig for fylkeskommunes grafiske profil. 11 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE

12 7 Handlingsplan 1. Grønt Akershus Profilere Akershus som en klimapolitisk foregangsfylke. Vi skal løfte frem Akershus som sykkelfylke, grønne transportløsninger, hydrogenstrategien, grønne byer og tettsteder. Gjennom disse grepene ønsker vi å skape økt trykk slik at vi når klimamålene og inspirerer innbyggere, kommuner og næringsliv til aktiv innsats for et Grønt Akershus. 2. Den gode Akershusskolen best i Norge og best i Norden Synliggjøre Akershus som det beste skolefylket som skal bli best i Norden. Vi vil ta i bruk ulike kommunikasjonsverktøy for å påvirke ungdoms utdanningsvalg for å sikre at ungdom velger utdanning som både passer for den enkelte og som møter arbeidsmarkedets behov. 3. Digital hverdag Ta i bruk mulighetene som digitale løsninger gir for effektiv og smart drift, bedre informasjonstilgang og muligheter for dialog. Nettsidene skal videreutvikles og bedre løsninger for elektronisk post skal tas i bruk. 4. Aktivt liv Være pådriver og inspirator for aktive liv for innbyggerne i Akershus. Informere og gjøre tilgjengelig aktiviteter knyttet til blant annet sykkelstrategi, kultur, idrett og friluftsliv. 12 AKERSHUS FYLKESKOMMUNE