KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse av energioppfølgingssystem og nye målere

Transkript

1 Anskaffelse av energioppfølgingssystem og nye målere Kontaktperson: Glenn V. Lie Karlsen Tilbudsfrist: kl.12.00

2 INNHOLD 1. ROAF ANSKAFFELSENS ART OG FORMÅL AVTALEPERIODE KONKURRANSEN Prosedyre Habilitet LEVERING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilbudets vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet til tilbyderens tekniske/faglige kvalifikasjoner til språk TILDELING KRAV TIL TILBUDET Pristilbud Tilbudets utforming Taushetsplikt Reklame Offentlighet Forbehold Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Undertilbyderer TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN VEDLEGG... 9 Side 2 av 9

3 1. ROAF Romerike Avfallsforedling IKS (ROAF) innbyr til åpen anbudskonkurranse vedrørende innkjøp, installasjon og implementering av energioppfølgingssystem/energioppfølgingsprogram (EOSsystem) og innkjøp av nye målere. ROAF er en betydelig offentlig avfallsaktør og et interkommunalt selskap som ivaretar ansvaret og oppgavene knyttet til avfallshåndtering i eierkommunene Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum og Rømskog. ROAFs oppdrag er å samle inn, motta og behandle avfall slik at mest mulig av ressursene i avfallet kan utnyttes ved ombruk, materialgjenvinning eller energiproduksjon. Selskapet har over 80 ansatte og en omsetning på over 200 millioner kroner. ROAFs kjerneformål er å ha ansvarlig avfallshåndtering for klima, kretsløp og miljø. ROAF har i dag ansvaret for til sammen åtte lokale gjenvinningsstasjoner i eierkommunene. Ytterligere informasjon kan finnes på våre nettsider: 2. ANSKAFFELSENS ART OG FORMÅL ROAF inviterer til å levere tilbud på energioppfølgingssystem /energioppfølgingsprogram (EOSsystem) og nye målere i forbindelse med etablering av energiledelse i ROAF. Systemet skal logge og overvåke de tilknyttede byggs totale energiforbruk og drivstofforbruk, gi spesifiserte rapporter som synliggjør ROAFs forbruk mot normtall og vise effekten av energiledelse. Systemet skal også levere det enkelte bygg sitt forbruk av strøm og vannvarme og tappevann som et grunnlag for kostnadsfordeling. Systemet skal kunne overvåke alle forbruk som hovedmålere og seriemålere for strøm, fjernvarme og varmtvann. Det skal også kunne måles og rapporteres drivstofforbruk. ROAF skal etablere avtale med én tilbyder, og gjennom avtalen sørge for at ROAF får bistand innenfor avtalte responstider til forutsigbare kostnader. til tilbyderen er som beskrevet i vedlegg 1: spesifikasjon. 3. AVTALEPERIODE Det skal utformes en kontrakt med mellom ROAF og valgt oppdragstaker. Det skal utformes en avtale på årlig service og kvalitetskontroll av datainnsamling, se vedlegg 1 «spesifikasjon». Side 3 av 9

4 4. KONKURRANSEN ROAF innbyr til åpen anbudskonkurranse vedrørende innkjøp, installasjon og implementering av energioppfølgingssystem/energioppfølgingsprogram (EOS-system) og innkjøp av nye målere. Kontaktinformasjon denne anskaffelsen: Saksbehandler: Glenn V. Lie Karlsen Tittel: Sjefsingeniør Kontor: (+ 47) E-post: Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Eventuelle spørsmål må være fremstilt pr. e-post senest to (2) dager før utløpet av tilbudsfristen. Svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålene PROSEDYRE Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og del II. Konkurransen tillater ikke forhandlinger. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyderen må derfor gi sitt beste tilbud innen fristens utløp. Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i anbudskonkurransen. Konkurransen er kunngjort via ROAF forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av Konkurransegrunnlaget fram til utleveringsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e- post til alle som har registrert seg og lastet ned konkurransegrunnlaget HABILITET Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr LEVERING AV TILBUD Siste frist for innlevering av tilbud er: Kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning: Kl Det blir ikke avholdt offentlig tilbudsåpning. Protokoll blir ført TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder skal vedstå seg tilbudet, og er bundet av tilbudet til og med Side 4 av 9

5 6. KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontoret eller skattekontoret. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske KRAV TIL TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Oppdatert firmaattest. Utenlandske selskaper: Attest(er) på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert KRAV TIL TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Det kreves at tilbyderen er kredittverdig og har tilfredsstillende likviditet, lønnsomhet og økonomisk soliditet. Kredittvurdering vil bli foretatt Tilbyderen skal være kredittverdig Side 5 av 9

6 6.4. KRAV TIL TILBYDERENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER Tilbyder skal ha tilstrekkelig personell- og materielle ressurser til å kunne gjennomføre oppdraget i tråd med ROAFs behov. Referanser. Tilbyderen skal beskrive virksomhetens rutiner/internkontroll for å sikre at leveransen er i samsvar med avtalt kvalitet To (2) referanseuttalelser skal vedlegges tilbudet KRAV TIL SPRÅK Språk Tilbud med vedlegg, samt skriftlige og muntlige henvendelser i forbindelse med dette, skal stilles på norsk 7. TILDELING Tildeling vil skje blant de tilbydere som er kvalifisert og oppfyller kravene i spesifikasjonen. Tildeling vil skje etter følgende vekting: Tildelingskriterier Vekting Pris 50 % Kvalitet 30 % Fremdriftsplan 20 % Inkludert innkjøp, installasjon og service av EOSsystem og innkjøp av nye målere. Tilbyder skal levere en tilfredsstillende kvalitet mht. kravspesifikasjonen. Tilbyder skal utforme en fremdriftsplan med minimum oppstartdato, installasjonsdato, implementerings- /igangkjøringsdato og avslutningsdato. Tilbyder med tidligst oppstartdato og avslutningsdato får beste poengsum. 8. KRAV TIL TILBUDET 8.1. PRISTILBUD ROAF inviterer til å gi tilbud på vedrørende innkjøp, installasjon og implementering av energioppfølgingssystem/energioppfølgingsprogram og innkjøp av nye målere. Tilbyder skal oppfylle alle krav i vedlegg 1 «spesifikasjon, samt utfylle priser inn i vedlegg 2 Prisskjema. Tilbudet skal være i norske kroner (NOK) eksklusive mva. Tilbyder skal selv stå for alle relevante kostnader relatert til å levere tjenesten ved alle aktuelle anlegg hos ROAF. Side 6 av 9

7 Alle kostnader som er tilknyttet leveransen skal være inkludert i oppgitte enhetspriser, herunder forsikringer, skatter og avgifter, reiseutgifter, bomavgifter, nødvendig administrasjon, HMS, kvalitetssikring, sikkerhetsstillelse mv TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal følge disposisjonen nedenfor og inneholde et undertegnet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er Tilbyderens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev Eventuelle forbehold Utfylt og signert Prisskjema Besvart spesifikasjon Skatteattest Dokumentasjon på tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjon på tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanser 8.3. TAUSHETSPLIKT ROAF og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forvaltningsloven REKLAME Tilbyderen forplikter seg til ikke å drive reklame eller på annen måte gi offentligheten informasjon om denne avtale med bilag eller resultat av avtalen uten skriftlig forhåndsgodkjennelse fra ROAF OFFENTLIGHET Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av tilbyder er gjort, se Lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. Forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. ROAF er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentlighetsloven 11. Ved begjæring om innsyn vil ROAF kontakte tilbyder for oversendelse av sladdet versjon av tilbudet. Det gjøres oppmerksom på at ROAF er pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av innholdet. Inntil valg av tilbyder er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). Side 7 av 9

8 8.6. FORBEHOLD Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at ROAF kan vurdere å prise disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenlikne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom tilbyderen finner at Konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan tilbyderen skriftlig be om tilleggsopplysninger fra ROAF sin kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til ROAF sin kontaktperson. Henvendelsen rettes til kontaktperson oppnevnt i dette konkurransegrunnlaget RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRINGER AV ET Innen innleveringsfristens utløp har ROAF rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres og sendes ut via TILBUD PÅ DELER AV LEVERANSEN Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen ALTERNATIVE TILBUD Det åpnes ikke for alternative tilbud UNDERTILBYDERER ROAF tillater bruk av undertilbyder for denne anskaffelsen. Side 8 av 9

9 9. TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse kl.12:00 Tilbudsfrist kl.12:15 Tilbudsåpning Uke 16 Kvalifisering Uke 17 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 17 Utsendelse av tildelings-/avslagsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse 10. VEDLEGG Vedlegg A Vedlegg B Vedlegg C Vedlegg D Vedlegg E spesifikasjon EOS-system og nye målere Energimålerliste Prisskjema ROAF Miljøpark oversiktskart nye målere Kontrakt (blir ettersendt via Side 9 av 9