Som arrangør og prosjektleder: Prosjektetablering Hvordan skapes og formidles et godt prosjekt? v/trond Atle Smedsrud

Transkript

1 Som arrangør og prosjektleder: Prosjektetablering Hvordan skapes og formidles et godt prosjekt? v/trond Atle Smedsrud

2 Men først; hvem er jeg Trond Atle Smedsrud Mastergrad i Markedsføring, fordypning Entreprenørskap Jobbet i NFIF, St Olavsloppet og Bislett Games Jobbet som prosjektleder i konsulentselskapet PwC Leder prosjektavdeling i Coca-Cola Jobbet som rådgiver for bla. Oslo Maraton, og Improve/Team Centric Delaktig i alle årene for Ung:leder Trond Atle Smedsrud Tlf: trond.a.smedsrud@gmail.com

3

4 Vi skal i dag lære hvordan et prosjekt blir etablert

5 Hvordan skal vi lære mest?

6 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement < viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

7 Organisasjonshjulet til NIF viser hvordan Arrangementer er en sentral del av god klubbdrift «Hvis klubbene jobber med en god balanse mellom alle de seks områdene i hjulet, vil klubben fungere godt» - NIF

8 Mange opplever at Arrangementsaktiviteten i klubben har blitt mindre, og ført til en ubalanse i klubben Større krav i andre deler av hjulet, burde ha ført til en større betydning av arrangement

9 Første steg i å øke arrangementenes betydning, er å forstå hovedkomponentene i et arrangement Arrangement Frivillig innsats

10 Endringer i deltagerbehov har gjort at nye type arrangementer blomstrer opp Historisk Trend Eksempel Historiepregede arr. Dynamiske arrangementer Fylkesmesterskap Enkeltidretter Kombinasjonsidretter Tour de Andrøya Få målgrupper Spekter av målgrupper (grener, fysisk form, geografi) Oslos Bratteste Idrettsopplevelse Totalopplevelse Sørkedalsløpet Fåtall arrangementer Mangfold av arrangementer 2500 mosjonsløp Lav betalingsvillighet Høy betalingsvillighet Birken

11 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? < Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

12 Prosjektdefinisjon «Et prosjekt er en spesiell, målrettet og avgrenset arbeidsoppgave som krever en samordnet, menneskelig innsats» Evt. still deg spørsmålene: Finnes det en definert start? Finnes det en definert slutt? Gjør vi noe unikt, eller «samme som sist»?

13 Diskuter med sidemannen i 5min Hvilke av følgende er et prosjekt (begrunn hvorfor): 1. «Jeg skal ta over treningene til de yngste i klubben» 2. «Jeg ønsker å arrangere et mosjonsløp i bygda» 3. «Jeg ønsker å gjennomføre et motivasjonsforedrag for alle ungdommer i klubben» 4. «Som del av styret i klubben, vil jeg legge frem en viktig sak på neste styremøte» 5. «Jeg vil arrangere Friidrettsskolen» Ja Nei

14 Hva kjennetegner et suksessfullt prosjekt? Kundene er fornøyd Nådd prosjektets mål Gjort i tide Innenfor budsjett

15 Alle deres prosjekter skal bli det nye Lillehammer OL The best games ever..: Link

16 Det går dessverre ikke alltid etter planen PwC

17 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god < prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

18 Hvordan finner man en prosjektide? To valg «Innfallsmetoden» «Systematisk»

19 «Innfallsmetoden» gir ofte litt negative tanker «Alt er jo funnet på allerede» «Andre har jo prøvd det før og ikke lykkes»

20 og et brutalt møte med virkeligheten «Oi, det var kanskje ikke så smart allikevel» «Dette er faktisk ikke mulig å gjennomføre»

21 Litt mer systematiske idemyldring gir en helt annen opplevelse «Det finnes faktisk en unik mulighet akkurat nå» «Dette skal jeg få til bedre enn alle andre som har prøvd tidligere»

22 Tankelek 1! Dere får 2 minutter til følgende oppgave: Dere skal finne på et nytt produkt/tjeneste dere kan selge

23 Tankelek 2! Dere får 2 minutter til følgende oppgave: Dere skal finne et nytt produkter/tjenester som kan selges før/under/etter et evt. OL i Oslo i 2022

24 Tre steg kan brukes for å bedre systematisere tankene Steg 1 Hva i omgivelsene endrer seg/hva er situasjonen? Steg 2 Steg 3 Hva er Hvordan kan man utnytte utfordringen/muligheten? muligheten eller løse utfordringen?

25 Flere fordeler med en systematisk tankerekker Fordelene er: Enklere å komme på ideer Det er noe som personer har behov for Det er enklere for andre å forstå ideen din Det er dagsaktuelle tema Utfordringene er: Det krever litt mer forarbeid (fakta) Personer kan ha ulik virkelighetsoppfatning Det kan fortsatt oppstå mindre gode ideer

26 Praktisk oppgave Prøv å besvar følgende: Hvilke utfordring/endring er i klubben? Hvilke måter kan denne utfordringen løses på? (type prosjekter) Hvilke resultater vil du oppnå?

27 Eksempler på prosjektideer?

28 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? < Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

29 Hvorfor vurderer nye ideer og tanker? «Det var jo kjempe smart det MÅ du bare gjøre!» «Det første man tenker på er alltid det beste»

30 Hva er typiske evalueringskriterier? Risiko Egen motivasjon Kostnader Omdømme Hmm..?? Arbeidskraft Brukerbehov Tid for realisering Kompleksitet Dupliserbarhet Inntektspotensial

31 Vurderingskriterier fra et selskap som skulle vurdere ulike mulige prosjekter Issue: Conclusion: Relevans for oss: Relevans for kunden: Håndterbarhet: Area of interest: Technology Space Work Process Total vurdering:

32 Vurderingsmatrise fra et annet selskap som skulle kjøpe en type varer Kriterier Produkt Pris Hyppighet på levering Tid fra bestilling til mottatt vare Minimum ordre størrelse Fleksibilitet ifht betaling Salgskompetanse Produktfleksibilitet Selskap A Selskap B

33 Så eksempler på kriterier fra et annet idrettsarrangement Arrangementet skulle vurdere hvilke ulike distanser de skulle prioritere Kriteriene: Lønnsomhet per løper Antall deltagere Gjenløpsgrad Word of mouth Terskel for deltagelse Forventet markedsvekst Arrangementskompleksitet Rekrutteringskilde Antall arrangementer i samme periode Oppfattelse blant målgruppe Mediaoppmerksomhet

34 Ny oppgave Diskuter med sidemannen; hvilke kriterier ønsker du å evaluere dine ideer/arrangementstyper etter? Bli enig om hvilke tre dere mener er de aller viktigste 10 minutter minutter

35 Hvilke kriterier brukte dere?

36 Tenk kriterier utifra arrangementstrekanten Arrangement Frivillig innsats

37 men husk; hva vil DU!?

38 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? < Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

39 Hva er en visjon? En visjon kan defineres som et bilde av en fremtidig, ønsket tilstand. En visjon er altså en slags fremtidsdrøm Best på Friidrett Gjøre nærområdet til et bedre sted å bo

40 Hva er et mål? Resultatbeskrivende mål som skal fortelle om hva som skal oppnås, samt retningen og hastigheten dette forutsetter «Klubben skal vinne tre gull i NM i 2015» «Klubben skal spille finale i Champions League i 2010»

41 Diskuter med sidemannen Hvilke av følgende er et prosjekt (begrunn hvorfor): Visjon Mål 1. «Vi skal gi den optimale løpsopplevelsen» 2. «Vi skal få tre oppslag i lokalavisen» 3. «I 2020 skal vi nå 1000 deltagere» 4. «Vi skal være Norges viktigste sportsklubb i 2016» 5. «Årets Friidrettsskole skal samle flere deltagere enn i fjor»

42 Hvorfor er det viktig med en visjon og et mål?

43 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere < prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

44 Det hjelper ikke å ha verdens beste ide, hvis du ikke kan kommunisere den godt Link

45 Forståelse kan sikres gjennom fire ganske enkle steg Vis bakgrunn Synliggjør behov Forklar arrangement Beskriv ønskebilde Forklar situasjonen i klubben din (utfordring/endringer) Vis hva det er behov for (øke rekrutteringen, trenere osv) Forklar arrangementet ditt (målgruppe tid, sted, målgruppe m.m) Synliggjør hva du ønsker å oppnå, på både kort og lengre sikt. Enten mål eller visjon

46 Oppgave Alle lager fire setninger som beskriver et mulig arrangement (15min): Vis bakgrunn Synliggjør behov Forklar arrangement Beskriv ønskebilde Lag fire setninger. Eksempel; Setning 1: I dag er situasjonen i klubben Setning 2: Det er derfor et behov Setning 3: Jeg ønsker å arrangerer Setning 4: Jeg har som mål/visjon om å

47 Noen gode eksempler?

48 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg < som prosjektleder? Hjemmeoppgave og neste samling

49 Hva er prosjektleders rolle?

50 Hva er prosjektleders rolle? Metode Plan System Teknikk Kunnskap Kontroll Kommunikasjon Relasjon Ferdigheter Holdninger Problemløsning Visjonær

51 Målet er å ha vedvarende og stor suksess Vedvarende og stor suksess Dårlig God Administrator Vedvarende, men kun moderat suksess Fiasko Suksess på kort sikt fiasko på lang sikt Dårlig Leder God PwC 52

52 Dagens agenda Kl 10:00-11:30 Hvorfor er arrangement viktig? Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Lunsj Kl 12:15-13:30 Hva er visjon og mål? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder? Hjemmeoppgave og < neste samling

53 [Sett inn navn på arrangementet] Visjon tekst Mål tekst

54 Hva er utfordringen i din klubb/nærområde? Hvilke utfordring ser du i klubben eller i ditt nærområdet? (lite aktivitet I en spesiell aldersgruppe, mangler en viss type arrangement, mangler lokalt engasjement, lite rekruttering til klubben generelt etc) Hva ønsker du å oppnå med arrangementet? [Ditt navn + navn på klubb] [Sett inn bilde av deg selv] Hva er din prosjektide? Bestkrivelse av din ide type arrangement, hvilke målgruppe/aldersgruppe Sted og dato for arrangementet [Sett inn sted og dato] Signering av deg Hvem skal hjelpe deg? [Sett inn navn på personer som har sagt seg villig til å hjelpe deg med arrangementet] Signering av klubbleder Signering av mentor

55 Elevator Pitch Selg inn prosjektet ditt på 4-6 setninger (tilsvarende 30 sek tale) Fornuftig rekkefølge på setningene: Setning 1) Forklar hvilke spennende mulighet eller troverdig trussel som er bakgrunn for arrangementet Setning 2) Du må vise til at dette stedet, denne klubben, denne datoen o.l gir en unik sjanse til å kunne realisere muligheten eller redusere trusselen Setning 3) Forklar arrangementet ditt (formål, målgruppe tid, sted, målgruppe m.m) Setning 4) Synliggjør hva du ønsker å oppnå, på både kort og lengre sikt