Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Arbeidsmiljøutvalget. Utvalg: Møtested: Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 13:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget Utvalg: Møtested: Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon. -1-

2 Saksliste PS 11/17 PS 12/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Referatsaker Eventuelt PS 13/17 Ventilasjonsanlegg Sørstua 2017/445 PS 14/17 Rutiner for varsling 2017/446 PS 15/17 Fleksitid system 2017/447 PS 16/17 Nærværsstatistikk 2017/448 PS 17/17 Faste saker og avvik 2017/449 PS 18/17 Ombygging av Sørstua 2017/450 PS 19/17 Omstillingsprosessen 2017/451 PS 20/17 Søknad om midler - Høstfest for personalet PLO 2016/688 Stig Stokkland utvalgsleder Utvalgssaksnr -2-

3 PS11/17Referatsaker PS12/17Eventuelt -3-

4 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/445 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Ventilasjonsanlegg Sørstua Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 13/ Saksopplysninger Det vises til reaksjoner vedr. manglende ventilasjon ved Dyrøy- pleie og omsorgssenter i del av bygningen som vesentlig omfattes av Sørstua. Arbeidstilsynet har meldt avvik på ventilasjonsanlegget på Sørstua. Det er satt frist for utbedring. Saken har tidligere vært lagt fram for politisk behandling og det har vært gjennomført befaring med politikere fra formannskapet. Dyrøy kommune har over flere år arbeidet med planene om renovering og utbygging av omsorgssenteret. Av denne grunn har etablering av nytt ventilasjonsanlegg blitt satt i bero. Pr. dato foreligger det utkast til renovering av senteret som innebærer at Sørstua skal rives. Under forutsetning av at byggeplanene for omsorgssenteret videreføres med normal framdrift og at finansiering gjennom Husbanken/boligstiftelen oppnås kan det være sannsynlig at tiltaket kan konkuranseutsettet i løpet av våren Det rår ikke tvil om at manglende ventilasjon i Sørstua er uheldig og administrasjonen har foretatt en enkel gjennomgang og befaring av tilstanden på eksisterende kanalnett, aggregat og mulighetene for å etablere en rask midlertidig løsning. Gjennomgangen er foretatt sammen med representant fra Klimaservice AS som kommunen har rammeavtale med vedr. service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg i kommunens bygningsmasse. Klimaservice AS tilbyr løsning som innebærer anskaffelse av nytt aggregat som monteres utvendig (på taket) og tilslutning til eksisterende kanalnett. Tilbudet er på kr ,- ekskl. mva. Nytt aggregat vil da ha samme kapasitet som eksisterende.i tillegg kommer el- og rørleggerarbeider samt en del bygningsmessige arbeider og rengjøring av kanalnett. Uten at administrasjonen har hatt tid til å utarbeide detaljert grunnlag samt konkurranseutsette tiltaket anslås dette grovt til å koste omkring kr ,- ekskl. mva. Administrasjonens vurdering Dersom tiltaket bestilles levert av Klimaservice AS anslår de leveringstid på 6-8 uker avhengig av hvor fort aggregat kan leveres fra fabrikk. -4-

5 Dersom tiltaket konkurranseutsettes må det utarbeides detaljert anbudsgrunnlag slik at det gjennomføres en reell konkurranse. Dette vil bety at leveransen i beste fall vil kunne gjennomføres innen utgangen av I følge anskaffelseslovverket kan det gjøres en vurdering av hvorvidt tiltaket kan anses som hastetiltak og derved gjennomføres som en direkte bestilling. I motsatt fall bør det innhentes tilbud fra 2-3 leverandører. Verdien av anskaffelsen er under grensen for krav om nasjonal utlysning (doffinbasen) Saken vil også lagt frem i formannskapet den Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til drøfting. Utvalgsleders innstilling: Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -5-

6 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/446 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Rutiner for varsling Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 14/ Vedlegg 1 RUTINER FOR VARSLING Dyrøy Kommune 2 Skjema for intern varsling Saksopplysninger Vedtak i AMU rutiner for varsling, ble vedtatt i påvente av en fullstendig prosedyre. Administrasjonens vurdering På bakgrunn av vedtak i AMU har rådmannen utarbeidet fullstendige rutiner for varsling. Se vedlegg. Varslingsrutinene er drøftet og sendt på høring til hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og ledere. Rådmannens forslag til vedtak: AMU godkjenner varslingsrutiner for Dyrøy kommune. Utvalgsleders innstilling: Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -6-

7 RUTINER FOR VARSLING Dyrøy Kommune Hva er varsling: Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette er hjemlet i nye lovbestemmelser om varsling i Arbeidsmiljøloven, som trådte i kraft 1. januar Bestemmelsene lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold, og gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse. Ytringsfrihet: Ansattes ytringsfrihet er del av den alminnelige ytringsfrihet, som er nedfelt i Grunnlovens 100 og i menneskerettighetskonvensjonene. Dyrøy kommune har vedtatt Etiske retningslinjer og Informasjonsplan. Varsling er en del av det mer generelle spørsmålet om ansattes ytringsfrihet. Ansattes ytringsfrihet gjelder alle ytringer som arbeidstaker fremmer på egne vegne, og som berører virksomheten der arbeidstakeren arbeider. Hovedmålet med varslingsrutiner: Et hovedformål med varslingsbestemmelsene er å signalisere at varsling både er lovlig og ønsket i Dyrøy kommune. Varslingen skal skje skriftlig. Dette gjelder også dersom varslingen kan komme i konflikt med, eller skade, arbeidsgivers interesser. Det skal mye til for at ytringsfriheten må vike. Men arbeidstaker må ha saklig grunn for sin kritikk. Kritikken skal ikke bero på sladder eller ubegrunnede påstander. Vernet mot gjengjeldelse Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven 2-4, er forbudt, dersom varslingen er forsvarlig. Forbud mot gjengjeldelse er viktig for å sikre trygge rammer for varsleren. Retten til å varsle, eks. på kritikkverdige forhold er: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering Prinsipper for kommunens varslingsordning: Ytringsfrihet er i stor grad et spørsmål om kultur og holdninger. Formålet med rutinene er å fremme åpenhet og bidra til bedre ytringsklima i kommunen. Dyrøy kommune legger forholdene til rette for intern varsling i tilknytning til det systematiske HMS-arbeidet i kommunen. Lederne skal møte kritikk og andre ytringer på en konstruktiv måte. Lederne skal anerkjenne og drøfte etiske dilemmaer med sine medarbeidere. Alle medarbeidere skal vite hvor de skal rette opplysninger om kritikkverdige forhold. Medarbeiderne skal føle seg trygge på at opplysninger blir behandlet seriøst og ikke -7-

8 føre til gjengjeldelse. De ordinære kanaler Dersom en arbeidstaker kjenner forhold som bør undersøkes nærmere er hovedregelen at dette tas opp tjenestevei, som er Nærmeste leder og eller rådmann v/personalsjef Tillitsvalgt Verneombud Den særskilte kanalen Hvis saken ikke blir forsvarlig håndtert via tjenestevei, skal det varsles til et særskilt varslingssekretariat, som består av: Rådmann Leder av personal Hovedvernombud Dersom varselet gjelder den øverste administrative leder, rådmannen, vil varslingssekretariatet bli inhabilt. Varslingen sendes da direkte til ordfører. Ordfører retter forespørsel om bistand i form av setterådmann til en aktuell kommune. Eventuell setterådmann godkjennes av kommunestyret. Behandling av varselet, varsleren og den det varsles om En varsler har krav på tilbakemelding om hvilken behandling varslingen vil bli undergitt. Samtidig skal en varsler få korrigerende opplysninger fra arbeidsgiver der det er nødvendig, blant annet hvis undersøkelsen viser at forholdet ikke var kritikkverdig. Det må også tas hensyn til rettssikkerhet og personvern for den det varsles om, herunder retten til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv, samt mulighet til å imøtegå disse. Spørsmålet om når opplysningene skal gjøres kjent for den det varsles om, avgjøres av leder/varslingssekretariat. Fortrolighet anonymitet Formålet med en gjennomtenkt varslingsrutine er å gi trygge rammer for varsling, og iden sammenheng er det sentralt at varsleren gis stor grad av fortrolighet. Dette innebærer at varsler er kjent kun for en avgrenset gruppe, dvs. leder, verneombud og/eller tillitsvalgt og evt. særskilt varslingssekretariat. Dersom det som følge av en varsling, oppstår vitneplikt i retten, vil den vitneplikten gå foran eventuelt løfte om fortrolighet/anonymitet. Varslingsrutine 1. Det er ønskelig at alle medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold. 2. Varslingen skal være forsvarlig, og det skal ikke gjengjeldes som følge av varslingen. 3. Varsling skal skje eget skjema. 4. Varsling i samsvar med varslingsplikt, eller varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, er også alltid forsvarlig. 5. Dette varselet kan leveres nærmeste overordnet leder eller tillitsvalgt/verneombud, i -8-

9 henhold til ordinær varslingskanal. 6. Du kan også levere varselet til kommunens sentrale varslingsordning varslingssekretariatet v/leder av personal, i henhold til særskilt varslingskanal. 7. Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. 8. Du vil få tilbakemelding innen 5? om hva som skjer med saken du har varslet om. Meld fra på varslingsmeldingsskjema. Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling er hjemlet i: 2-4, 2-5 og 3-6 Tilsynsmyndigheter har taushetsplikt om varslers navn og andre identifiserende opplysninger om arbeidstaker. Forbudet mot gjengjeldelse gjelder også for innleide arbeidstakere. Dette følger av nylig vedtatte lovendringer i arbeidsmiljøloven. Det er også innført minimumskrav til varslingsrutinenes innhold, hvor det blant annet skal fremgå av rutinen en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold. Varslingsreglene er nå inntatt i et eget kapittel i arbeidsmiljøloven. Lovendringene trer i kraft 1. juli Lovvedtak Taushetsplikt ved varsling til offentlig myndighet Tilsynsmyndigheter og andre offentlige myndigheter som mottar varsel om kritikkverdige forhold har taushetsplikt om varslers navn og andre identifiserende kjennetegn jf. arbeidsmiljøloven 2A-4. Taushetsplikten gjelder også overfor sakens parter og deres representanter. Taushetsplikten vil gjelde tilsynsmyndigheter, som for eksempel Fylkesmannen. Med «andre offentlige myndigheter» mener lovgiver statlig, kommunal og fylkeskommunal forvaltningsmyndighet. Taushetsplikten vil være mest aktuell for myndigheter som mottar varsel fordi de har som oppgave å håndheve, føre tilsyn med eller overvåke gjennomføringen av lover og regler. Fylkesmannen vil for eksempel ha taushetsplikt overfor kommunen om navn på den som har varslet om kritikkverdige forhold i kommunen. Det vil også kunne være taushetsbelagt å opplyse om tjenestested eller stilling dersom dette vil identifisere varsler. Taushetsplikten gjelder ikke for intern varsling i offentlig virksomhet. Taushetsplikten gjelder derfor ikke ved intern varsling for eksempel til kommunens egne varslingsmottak eller egne organer. Taushetsplikten gjelder overfor sakens parter og deres representanter og går derfor foran reglene om partsinnsyn etter forvaltningsloven 18. Taushetsplikten gjelder ikke for innholdet i varselet, for eksempel faktiske opplysninger eller sammendrag av faktum i sak. Innsynsrett må da vurderes etter reglene i offentlighetsloven for allmenheten eller forvaltningsloven for partene. Tilsvarende regel er allerede i dag inntatt i 18-2 ved melding til Arbeidstilsynet, og denne bestemmelsen videreføres. Ordlyden i bestemmelsen endres slik at disse bestemmelsene har nokså likelydende ordlyd. Varslingsvern også for innleide arbeidstakere Arbeidsmiljølovens varslingsvern gjelder også for innleide arbeidstakere i henhold til 2A-2. Vernet -9-

10 gjelder for innleide arbeidstakere med grunnlag i og Vernet gjelder både overfor innleievirksomhet og utleievirksomhet (egen arbeidsgiver). Minimumskrav til varslingsreglenes innhold Kommuner og fylkeskommuner plikter å utarbeide skriftlige rutiner i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Denne skal utarbeides i tilknytning til det systematiske HMS-arbeidet, og rutinen skal være lett tilgjengelig. Rutinene skal minst inneholde: oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold fremgangsmåte for varsling fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling Varslingsreglene inntatt i eget kapittel 2A Varslingsreglene er inntatt i et eget kapittel 2A i arbeidsmiljøloven. Dette er i det vesentlige en lovteknisk lovendring for å samordne varslingsreglene og sikre bedre tilgjengelighet. Varslingsutvalget Regjeringen har - på oppfordring fra Stortinget - nedsatt et offentlig ekspertutvalg som skal gjennomgå og vurdere varslingsreglene i arbeidsmiljøloven. Varslingsutvalget skal levere sin innstilling 1. mars KS er representert i dette utvalget. Kommentarer Ansattes uttalelser i sosiale medier Brudd på lojalitet Brudd på etiske retningslinjer -10-

11 Skjema for intern varsling 1. Dette varselet bør leveres nærmeste overordnet leder, tillitsvalgt eller verneombud. 2. Varsling kan også skje til varslingssekretariatet. 3. Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterlige opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. 4. Du vil få tilbakemelding innen 5 om hva som skjer med saken du har varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres : Varslet av: dato: -11-

12 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/447 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Fleksitid system Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 15/ Saksopplysninger Viser til forrige AMU møte hvor AMU ba om å få lagt fram sak om evt. innkjøp av fleksitid system på neste møte. Administrasjonens vurdering Dyrøy kommune har tilgang til fleksitid modul i samme system som lønnssystemet. Exledger fleksitid modul ble gjennomgått med Dan Lorentzen, øk.avd. og personal Systemet er delvis tatt i bruk innen prosjekt av NU APP løsning. Systemet må tilpasses Dyrøy kommunes fleksitid reglement med sommer/vintertid samt ytre rammer for overføring og uttak av fleksitid. Det er også mulig å registrere typer arbeid og fravær/mangel på tilgjengelighet som skyldes fagforeningsarbeid, permisjoner, kurs, møter i og utenfor kommunen, arbeid utenfor kommunen, prosjekt, sykefravær, ferie, HTA. Exledger fleksitid modul dekker Dyrøy kommunes behov for fleksitidsregistrering. Godkjenning av leder elektronisk vil bli enklere. Registreringen for den ansatte vil ikke være enklere eller gi noen besparelser i tidsforbruk sammenlignet med regneark som benyttes pr. i dag. Rådmannen foreslår at fleksitid systemet i Exledger utprøves og tekstes før iverksetting fra Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til orientering. Utvalgsleders innstilling: -12-

13 Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -13-

14 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/448 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Nærværsstatistikk Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 16/ Vedlegg 1 nærværsstatistikk uten navn Saksopplysninger Dyrøy kommune har en total nærværsprosent på 90,51% for perioden Det vil si et sykefravær på 9,49%. Administrasjonens vurdering I følge øk.avd. er det ikke tilstrekkelig grunnlag pr. i dag for å kjøre ut statistikk for sommermånedene juli og august. Da man ikke er ferdig med fraværsregistreringen for denne perioden. Enhetsledere følger opp nærværsarbeidet på sin enhet i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud. IA kontakt, NAV og BHT bistår enhetslederne etter behov. Arbeidsgiver søker tilretteleggingstilskudd fra NAV i de tilfeller der dette er hensiktsmessig. Det er nedsatt ei arbeidsgruppe i PLO med IA kontakten som bistand i prosessen, for å lage en handlingsplan med tiltak høsten Månedrapporten for juni viste et totalt fravær på 12,99%. Med følgende fordeling Sentraladm. 8,89%, skole, kultur og barnehage 12,15%, helse- og sosial 14,33%, tekniske tjenester 12,60%. Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til orientering og drøfting. Utvalgsleders innstilling: -14-

15 Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -15-

16 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 1/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Komm/form/adm/hovedutvalg Ordfører 123,00 Sum Komm/form/adm/hovedutvalg Rådmannskontoret 123, Øverste administrative leder 16,75 20,60 123,00 1 1,0 19,6 19,6 Sum Rådmannskontoret 16, Økonomiavdelingen 20, Konsulent 0,41 1,00 246,00 1 1,0 123,00 1 1,0 19,6 19, Leder (Kap. 3.4) 4,88 6,00 123,00 1 1,0 5,0 Sum Økonomiavdelingen 1, Tiltakskonsulent 7,00 369,00 2 2,0 5, Rådgiver 6,50 8,00 123,00 1 8,0 Sum Tiltakskonsulent 6, Fellestjenesten Assistent 8, Sekretær 9,00 123,00 1 8, Sekretær 12,20 30,00 246,00 1 1,0 1 9,0 1 20, Leder (Kap. 3.4) 123,00 Sum Fellestjenesten 7, Drift i NORDAVINDSHAGEN Unge arbeidstakere Sum Drift i NORDAVINDSHAGEN 30,00 378,00 1 1,0 1 9,0 1 20,0-16-

17 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 2/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Dyrøy barnehage Assistent 3,25 4,00 123,00 2 4, Assistent Assistent (barnehage/fam Barnehagelærer 6,13 18,00 293,50 2 4,0 4 10,0 1 4, Fagarbeider 3,25 4,00 123,00 2 4,0 2 3, Fagarbeider 13,55 20,00 147,60 3 3,2 1 16, Barne- og ungdomsarbei 58,99 116,10 196,80 1 3,0 1 1,0 1 4,0 108,1 107, Barne- og ungdomsarbei Pedagogisk leder* 5,69 7,00 123,00 4 5,0 2,0 1 2, Pedagogisk leder* 0,44 1,00 225,50 1 1, Leder (Kap. 3.4) 1,05 0,50 47,50 1 0,5 1 0, Leder (Kap. 3.4) 20,50 Sum Dyrøy barnehage 13,12 170, , ,7 6 11,0 1 2,0 2 8, ,9 107,3 6 5,5-17-

18 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 3/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Elvetun skole Fagarbeider 1,63 2,00 123,00 1 2, Fagarbeider Barne- og ungdomsarbei 0,81 0,30 36,90 1 0, Barne- og ungdomsarbei 9,76 11,41 116,97 2 1,9 9, Førstesekretær 49, Avd.led/U.insp/Fagleder 5,69 7,00 123,00 2 3,0 1 4, Lærer uten godkjent utdannin 35, Lærer uten godkjent utdannin Lærer uten godkjent utdann 0,62 0,04 6,95 1 0, Lærer 4,07 4,55 111,93 4 4, Lærer 95, Adjunkt 0,81 1,00 123,00 1 1, Adjunkt 5,22 34,00 651,90 4 4,5 2 1,5 3 13,0 15,0 15, , Adjunkt 123, Adjunkt med tilleggsutdanning 17,45 12,27 70,32 1 3,1 1 9, Adjunkt med tilleggsutdanning 17,69 124,00 701, ,0 1 5,0 1 11,0 98,0 93, Rektor/Leder 113,16 Sum Elvetun skole 7, Skolefritidsordningen 196, Assistent 110, Assistent Pedagogisk leder* 0,95 0,47 50,21 1 0, Rektor/Leder SFO 9,84 Sum Skolefritidsordningen 0,28 0, , ,3 2 1,5 5 21,1 2 15, ,6 108, ,5 170,81 1 0, Dyrøy kulturskole Fagleder 4,07 2,50 61,50 3 2, Distriktsmusiker (m. høgskole 61, Lærer uten godkjent utdannin 0,73 0,12 16,52 1 0,1 Sum Dyrøy kulturskole 1,88 2,62 139,52 4 2,6-18-

19 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 4/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker VO på grunnskolens område Adjunkt med tilleggsutdanni 11,87 4,38 36,90 1 4,4 Sum VO på grunnskolens område 11, Kulturkontor 4, Konsulent 18, Assistent 53,50 36,90 1 4, Leder (Kap. 3.4) 42,25 15,00 35, ,0 1 15,0 Sum Kulturkontor 13, Bibliotek Assistent 15,00 107, ,0 1 15, Fagleder 32,11 19,75 61, ,8 4,8 Sum Bibliotek 32, Ungdomsråd 19, Assistent 24,60 Sum Ungdomsråd Frivillighetssentralen 61, ,8 4,8 24, Fagleder 123,00 Sum Frivillighetssentralen NAV sosialadministrasjon 123, Leder (Kap. 3.4) 18,70 11,50 61,50 1 2,0 9, Leder (Kap. 3.4) 18,70 11,50 61,50 1 2,0 9,5 Sum NAV sosialadministrasjon 18, Fysioterapi og folkehelse Fysioterapeut 23,00 123,00 2 4,0 19, Spesialfysioterapeut 4,07 5,00 123,00 1 5,0 Sum Fysioterapi og folkehelse 4,07 5,00 123,00 1 5,0-19-

20 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 5/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Helsesøstertjeneste Helsesøster 28,46 35,00 123,00 1 1,0 1 34,0 1 34,0 1 3,0 Sum Helsesøstertjeneste 28, Tjeneste for integrering 35,00 123,00 1 1,0 1 34,0 1 34,0 1 3, Rådgiver 0,81 1,00 123,00 1 1,0 2 3,0 Sum Tjeneste for integrering 0, Sykehjemmet Hjemmehjelp 0,49 0,26 51,75 1 0,3 1,00 123,00 1 1,0 2 3, Assistent 8,94 7,15 79,95 1 7, Assistent Pleiemedarbeider 3,37 5,30 157,39 2 1,4 1 3, Pleiemedarbeider Pleiemedarbeider Fysioterapeut Hjelpepleier Hjelpepleier 8,27 91, , ,0 2 15,9 2 10,8 1 54,7 26, Hjelpepleier Helsefagarbeider 0,35 0,65 186,60 1 0, Helsefagarbeider Sykepleier 2,09 3,20 153, , Sykepleier Sykepleier 1,72 8,50 493,15 3 3,5 1 5,0 2 2, Sykepleier Fagleder 123, Spesialsykepleier 4,86 7,00 144,10 1 7, Spesialsykepleier Lærling 108, Spesialhjelpepleier 123, Leder (Kap. 3.4) 24,47 30,10 123,00 2 4,0 1 2,0 1 5,0 1 4,5 14,6 Sum Sykehjemmet 5,39 153, , ,8 1 2,0 6 29,1 5 29,5 2 73,2 26,8 4 2,0-20-

21 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 6/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Hjemmetjenesten Hjemmehjelp 10, Hjemmehjelp Vernepleier 14,61 8,07 55,25 1 8, Assistent 60, Pleiemedarbeider 61, Pleiemedarbeider Pleiemedarbeider Hjelpepleier 3,58 6,94 194,16 1 1,0 1 4,0 2,0 4 4, Hjelpepleier Helsefagarbeider 19,43 27,60 142,05 1 0,8 26,8 26, Helsefagarbeider 2,44 0,81 33,21 3 0,8 3 0, Sykepleier 4,01 24,80 618,40 4 7,6 1 4,0 1 13,2 4 6, Sykepleier Fagleder 95, Fagleder 68,78 84,60 123,00 84,6 84, Fagarbeider 27,64 25,50 92,25 1 0,8 1 24,8 1 24, Fagarbeider Førstesekretær 73, Spesialhjelpepleier 30,89 38,00 123,00 1 3,0 1 8,0 1 27,0 Sum Hjemmetjenesten 12, Kjøkken og vaskeri 216, Assistent 48, Assistent , ,0 2 8,0 1 10, , , , Arbeidsleder/Formann 4,07 4,27 105,10 1 4,3 Sum Kjøkken og vaskeri 2,77 4,27 154,07 1 4, Tiltak funksjonshemmede Støttekontakt Støttekontakt Sum Tiltak funksjonshemmede -21-

22 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 7/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Avdeling Rehabilitering Assistent Assistent 20, Miljøterapeut 33,19 106,26 320,14 5 7,2 1 2,0 1 4,0 93,1 74,9 1 1, Hjelpepleier 3,12 4,80 153,97 4 4, Helsefagarbeider 43,50 27,88 64,08 2 0,4 1,3 1 26,2 1 26, Sykepleier 1,64 1,08 65,82 2 1, Fagarbeider Spesialsykepleier 46,42 45,68 98,40 1 0,8 1 4,8 40,1 40, Spesialhjelpepleier 1,62 1,60 98,54 1 1,6 Sum Avdeling Rehabilitering 22, Personlig assistent 187,30 821, ,9 1 2,0 2 10, , ,2 1 1, Hjelpepleier 51,02 50,20 98,40 50,2 50,2 Sum Personlig assistent 51, Administrasjon 50, Førstesekretær 1,63 2,00 123,00 1 2, Leder (Kap. 3.4) 2,44 3,00 123,00 1 3,0 Sum Administrasjon 2, Oppmålingstjenesten 5, Rådgiver 123,00 Sum Oppmålingstjenesten Vedlikeholdstjenesten Arbeider 98,40 50,2 50,2 246,00 2 5,0 123, Vaktmester 8,94 11,00 123, , Arbeidsleder/Formann 123, Fagarbeider 4,07 10,00 246,00 2 3,0 1,0 1 6,0 Sum Vedlikeholdstjenesten 4,27 21,00 492,00 2 3,0 1,0 2 17,

23 Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Dyrøy Kommune Fraværsstatistikk Rapport: A4 NO, Vis stilling, Dato fra: 1/1/2017, Dato til: 6/30/2017, Nivå 1: GL objekt 1, Egenmelding: Syk med egenmelding, Lege-erklæring: Syk med legemelding, Barns sykdom: Barn syk, Annen permisjon: Annet fravær, Ikke legitimt fravær: Ugyldig fravær, Redusert dagsverk: Redusert tilgjengelige arbeids 8/ :09 Powered by Xledger Foreløpige tall Sykefravær Annet fravær Mer enn 16 Barns sykdom Annen perm. Ikke legit. frav. % Tot. frav. Arb. erav over 8 uker Renholdstjenesten Fagarbeider (m.særaldersgre 60,98 75,00 123, ,0 61, Renholder 5,69 21,00 369,00 2 2,0 1 11,0 1 8, Renholder 61,50 Sum Renholdstjenesten 17, Vannanlegg Leder Sum Vannanlegg Primærnæring 96, Rådgiver 123,00 Sum Primærnæring Interkomm skogbrukstjeneste 553,50 2 2,0 1 11,0 2 83,0 61,5 123, Rådgiver 123,00 Sum Interkomm skogbrukstjeneste Brannvern Brannkonstabel Sum Brannvern Feiing 123, Arbeider 2,44 3,00 123,00 1 3,0 3 6,0 Sum Feiing 2,44 3,00 123,00 1 3,0 3 6,0 I alt 9, , , , , , , , , ,1-23-

24 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/449 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Faste saker og avvik Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 17/ Saksopplysninger Rådmannen har bedt enhetsledere, tillitsvalgte og hovedverneombudet om å melde inn saker til AMU møte Dette gjelder avvik som ikke er lukket på egen enhet og som må behandles i AMU. Andre saker som skal meldes inn til AMU som enhetsleder er blitt bedt om å rapportere: Episoder med vold, trusler og stikkskader skal meldes. Tiltak iverksatt ang. nærværsarbeid se saksfremlegg Nærvær Ikke lukkede avvik. Administrasjonens vurdering Ingenting er meldt inn fra enhetsledere, tillitsvalgte og hovedverneombud. Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til drøfting og orientering. Utvalgsleders innstilling: Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -24-

25 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/450 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Ombygging av Sørstua Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 18/ Saksopplysninger Sørstua er under ombygging. Saken legges fram for AMU til orientering og drøfting av forhold som berører arbeidsmiljøet til de ansatte. Administrasjonens vurdering Det er iverksatt tiltak for ivaretakelse av de ansatte. Arbeidsgruppe er nedsatt i PLO hvor IA kontakten deltar i prosessen. Status i saken har også vært tatt opp på ledermøte og HTV/HVO møte. Rådmann v/enhetsleder PLO vil kunne gi nærmere orientering i møte i AMU. Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til drøfting og orientering. Utvalgsleders innstilling: Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -25-

26 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/451 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Omstillingsprosessen Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 19/ Vedlegg 1 Org.kart 3 kommunalsjefer pr vedtak drifts og organisasjonsgjennomgang Saksopplysninger Vedlagt følger kommunestyrets vedtak i drifts- og organisasjonsgjennomgangen. Vedlagt følger organisasjonskart organisasjonsmodellen. Administrasjonens vurdering Det er avtalt samling med Viken Senter for ledere for å øke handlingskompetansen til ledene til å kunne takle omstillingsprosessen. Saken har vært tatt opp på ledermøter og HTV møter. Det er bedt om tilbakemelding fra de hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet på kommentarer og forslag til hensiktsmessig organisering. Rådmannen vil orientere i møte om status og ivaretakelse av arbeidsmiljøet. Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til orientering og drøfting. Utvalgsleders innstilling: Erla Sverdrup rådmann Elin M. Blomseth Enhetsleder personal -26-

27 Telemarksforskning sitt forslag til modell Rådmann Avdelingsleder organisasjon og service Servicetorget/IT Personal Post/arkiv Merkantile tjenester Internkontroll, telefoni, IKT HMS, tilsettinger, informasjon Avdelingsleder økonomi Budsjett Regnskap Fakturering Lønn Skatt og innkrevning Kommunalsjef Oppvekst og kompetanse Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef Samfunnsutvikling og infrastruktur Enh. leder skole 100 % Enh.leder barnehage 100 % Enh.leder? Familie og velferd Enh.leder? Rehabilitering og mestring St.str? Enh.leder? Hjemmebaserte tjenester St.str? Enh.leder Sykehjem 100 % Enh.- leder teknisk 100 % Enh. leder? Plan og næring Enh.- leder? Kultur SFO Voksenopplæring Helsestasjon Skolehelsetjeneste NAV enh.l. Integrering Fysioterapi Friskliv Psykisk helse/rus Legemiddel -assistert rehabilitering Dagtilbud Ressurskrevende brukere Koordinerende team Søknad/tildeling/ vedtak Hjemmesykepleie Hjemmehjelp Omsorgsboliger Trygghetsalarm Matombringing Omsorgslønn Avlastning Støttekontakt Sykehjem Dagtilbud Til eldre og demente Skog Brann Feier Bygg Avdelingsleder Vedlikehold Avdelingsleder Renhold Næring Hav- og landbruk Folkehelse Klima og miljø Ungdo msarbeid Bibliotek Frivillighetsentral Kulturskole Allment kulturarbeid -27-

28 1 Kommunestyret vedtar en ny administrativ organisasjonsstruktur med tre sektor- /kommunalområder (oppvekst og kompetanse, helse og omsorg, samfunnsutvikling og infrastruktur) og tilhørende kommunalsjefer. Sektorområdet oppvekst og kompetanse får tre enheter; barnehage, familie og velferd samt grunnskole, SFO og voksenopplæring. Sektorområdet helse og omsorg får tre enheter; rehabilitering og mestring, hjemmebaserte tjenester samt sykehjem. Sektorområdet samfunnsutvikling og infrastruktur får tre enheter; teknisk drift og eiendom, plan og næring samt kultur. Stab og støtte organiseres med to avdelinger; økonomi og organisasjon og service ledet av hver sin avdelingsleder. Organisasjon og service vil ha to fagledere, hvorav den ene avdelingsleder i tråd med anbefalingene i rapporten fra Telemarksforskning. Rådmannen avklarer hvilke enheter som skal ha enhetsleder, hva som er riktig stillingsbenevnelse og hvilken stillingsstørrelse som forbeholdes ledelse. Telemarksforsknings anbefalinger som ble vedtatt som førende modell av kommunestyret, ligger til grunn. Kommunestyret ønsker med dette vedtaket å gi presisering av rammer for det videre arbeidet med omstilling av organisasjonen. Rådmannen bes jobbe videre med innholdet i modellen og implementering i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte. Framdrift og status av arbeidet legges fram for styringsgruppa i møte Ny administrativ organisering trer i kraft fra Alle de tre kommunalsjef-stillingene lyses ut eksternt (i 1. utlysningsrunde) sommeren 2017, mens ledige enhetslederstillinger inkl. avdelingsleder-stillingen på organisasjon og service, besettes etter en søknadsrunde eksternt, der det er hensiktsmessig. Lov og avtaleverk skal følges. Styringsgruppa (formannskapet) godkjenner utlysningstekstene til kommunalsjefstillingene. Kommunestyret legger til grunn at personer i alle de aktuelle stillingene er på plass og operative innen Kommunestyret legger til grunn at tilsetting i kommunalsjef-stillingene og de aktuelle enhetslederstillingene skjer i administrasjonsutvalget Tilsettinger og fastsetting av lønnsnivå forutsettes å skje i samme sak, der ny lønn da vil gjelde fra årsskiftet 2017/

29 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2016/688 Saksbehandler: Helene Sætherskar Dato: Saksframlegg Søknad om midler - Høstfest for personalet PLO Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 20/ Vedlegg 1 Søknad om midler Saksopplysninger Personal komiteen PLO søker AMU om midler for gjennomføring av høstfest for de som jobber på sykehjemmet/ hjemmetjenesten. Administrasjonens vurdering Administrasjonen ber Arbeidsmiljøutvalget ta stilling til søknaden. Disponibelt beløp igjen av AMU`s velferdsmidler er kr Rådmannens forslag til vedtak: Ordførers innstilling: Marit Alvig Espenes ordfører Erla Sverdrup rådmann -29-

30 Personal komiteen PLO seksjon v/ Dyrøy omsorgssenter 9311 Brøstadbotn AMU Dyrøytunet 1 Dyrøy kommune SØKNAD Vi i personal komiteen søker AMU om midler for gjennomføring av høstfest for de som jobber på sykehjemmet/ hjemmetjenesten. Personal gruppa består av fire eller fem personer som planlegger og organiserer tema festen. Etter hver fest så velges det ny personal komite. I fjør så var det noen ildsjeler som planla og gjennomførte personalfest for oss i PLO seksjon. Dette var tatt godt imot og vi ser gode resultater etter en slik sammenkomst. Vi vil gjerne at dette skal fortsatte og at slike sosiale sammenkomster skal gjennomføres årlig. Dette klarer vi ikke helt alene da dette kan bli kostbær. Vi har satt egenandel som dekker en del av maten som vi har bestilt. Men er allikevel ikke nok til å dekke alle omkostningene. Vi ønsker ikke at det skal være høg egenandel, og at alle som ønsker skal ha mulighet å komme. Vi synes at en slik trivsel tiltak er veldig positiv for arbeidsplassen. Vi søker derfor om kr slik at utgiften vi har/ kommer til å få blir dekt. Vi håper på et positivt svar. Mvh Personalgruppa ved PLO seksjon -30-