Innhold Visma Software AS 1

Transkript

1

2 Innhold Starte systemet første gang...2 Single Sign-On (SSO)...9 Lokal brukerkonto Arbeidsområdet Endre størrelse på arbeidsområdet Dashboard Velge en oppgave i oppgavelisten Velge et menyvalg i menylinjen Finn oppgave Verktøylinjen Bruke søkebilder Navigering i skjermbilder Kort oversikt over bruken av systemet Kontrollere Firmaoppsettet Registrere feriepengeopplysningene: Kontrollere offentlige satser Registrere faste opplysninger Tilpasse kontoplanen Tilpasse lønnsarter Endre kontonummer Opprette avdelinger og eventuelt andre kostnadsbærere Opprette ansattgrupper Opprette personer Opprette firmabiler Opprette fordringshavere Oppstartsverdier - når du tar i bruk systemet i løpet av året Registrere fast lønn og faste trekk Fri bil og fordringer Kontrollere registrerte opplysninger Kjørejournal for lønnskjøring Visma Software AS 1

3 Starte systemet første gang Klikk Start Alle Programmer (All Programs), velg HuldtLillevik og Huldt & Lillevik Lønn. Du kommer inn i vinduene der du setter opp systemet. Klikk Tilbake hvis du vil se opplysninger i et vindu du er ferdig med. Registrer brukernavn, navn og passord for administrator og klikk Neste. Husk å notere brukernavn og passord! Du kan senere opprette flere brukere i menyvalg Fil Bruker. Du får frem veiviseren for kundemelding. Les informasjonen og klikk Neste. Du får frem vinduet der du registrerer opplysninger om firmaet som har bruksretten til systemet Visma Software AS 2

4 Registrer opplysningene og klikk Neste. Felt som kreves utfylt er markert med uthevet skrift. Du får frem et nytt vindu der du bl.a registrerer hvem du har kjøpt systemet av Visma Software AS 3

5 Registrer hvem som fakturerer deg programmet og hvem som har installert. Klikk Neste. Du får frem et nytt vindu der du oppgir hvilken programmodell du skal bruke. Oppgi Antall årlige rapporteringspliktige (ansatte). Dette inkluderer også personer under oppgavegrensen. Hvis du skal kjøre lønn for flere firmaer merker du feltet Mer enn èn klient og velger antall klienter. Oppgi hvilke tilleggs systemer du eventuelt skal bruke og klikk Neste. Du får frem et nytt vindu der du kan bestille supportavtale Visma Software AS 4

6 Velg om du ønsker å bestille supportavtale og klikk Neste. Du får frem et nytt vindu med informasjon om Oppslag Lønn. Klikk Neste. Du får frem et vindu med lisensbetingelser. Les betingelsen og merk feltet Jeg har lest og godtatt lisensbetingelsene for å fortsette. Klikk Ferdig. Du får frem skjermbildet hvor du kan skrive ut og sende inn kundemeldingen Visma Software AS 5

7 Klikk for å skrive ut kundemeldingen. Klikk Send for å sende kundemeldingen til Visma via web. Hvis du ikke har mulighet til å sende kundemelding via Web, kan du sende den pr. e-post. Adresse og står på kundemeldingen. Firmaet blir registrert som bruker av systemet og du får et kontrollsiffer i retur. Du må registrere kontrollsifferet i systemet før du skal godkjenne første lønnskjøring (i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer). Klikk for å lukke vinduet. Du får frem vinduet for å angi bruker. Angi brukernavn og passord til brukeren du opprettet tidligere. Klikk OK. Du kommer inn i veiviseren for å opprette et nytt firma. Oppgi klientens nummer og hvilket år du skal ta i bruk lønnssystemet. I feltet Utgangspunkt i klient bør du velge Bruksrettopplysninger. Klikk Neste. Du får frem et nytt vindu der du registrerer firmaets navn, adresse, kontorkommune og organisasjonsnummer Visma Software AS 6

8 Registrer opplysningene og klikk Neste. Du får frem et nytt vindu der du oppgir hvilket lønnsart- og fraværskoderegister firmaet skal ta utgangspunkt i. Velg å bruke eget lønnsart- og fraværskoderegister. Du bør velge å ta utgangspunkt i standard lønnsartregister Visma Software AS 7

9 Klikk Ferdig. Systemet oppretter database for klienten. Du kommer tilbake til påloggingsbildet hvor du må logge inn på klienten. Angi brukernavn og passord til brukeren du opprettet tidligere. Klikk OK. Du får melding om at du kan skrive ut nyheter i denne versjonen. Velg Ja hvis du vil ha informasjon om endringer i siste versjon, og merk feltet Ikke vis denne meldingen flere ganger. Klikk OK. Du får melding om at systemsjekken fant en eller flere feil. Se bort fra denne meldingen ved første gangs oppstart. Du får opp denne dialogen hvis SQL Server Agenten ikke er startet på maskinen der databasen er installert: 2017 Visma Software AS 8

10 Her må du svare Ja slik at automatiske sikkerhetskopier og vedlikeholdsplan for databasen blir kjørt i henhold til oppsettet av dette. Single Sign-On (SSO) Single Sign-on er en løsning som gjør det mulig for deg som bruker av Huldt & Lillevik Lønn 5.0 og Ansattportalen å slippe å taste brukernavn og passord hver gang du går inn i systemene, forutsatt at du er logget inn på Windows. Hvis du har en Windowsbruker som enten er satt opp lokalt på din PC eller er del av en større katalogtjeneste (Active Directory) som hele bedriften deler, kan du nå koble disse brukeridentitetene mot brukere i Lønn 5.0 Nærmere beskrivelse av standard oppsett av brukere i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 finner du i Hjelp Brukerdokumentasjon Brukerveiledning For superbruker, Gi adgang til systemet Opprette brukere. Hvis du ønsker å bruke utvidet passordkontroll, finner du beskrivelse av dette i For superbruker, Gi adgang til systemet Utvidet passordkontroll Du kan ikke ta i bruk Single Sign-On hvis du bruker utvidet passordkontroll. For å ta i bruk Single Sign-On, velger menyvalget Verktøy Systemoppsett og hak av for Single Sign-On. Klikk Lagre. Velg Fil og Avslutt. Når du nå åpner Lønn 5.0 på nytt, vil du i påloggingsbildet få en ny linje som sier: Husk meg som (brukernavn). Hak av for dette valget og logg deg på Visma Software AS 9

11 Neste gang du logger deg på, vil du komme rett inn i Lønn 5.0 uten å oppgi brukernavn og passord. Dersom du har flere klienter vil du komme innom samme påloggingsbildet som du ser ovenfor, men kun for valg av klient. Under menyvalget Fil Bruker vil du nå finne en ny mappe som heter SSO. Her kan du se og vedlikeholde tilknytningen som ble opprettet når du haket av for Husk meg som... i påloggingsbildet. Koble til riktig domene ved å klikke på Hent opplysninger fra server, og velg domene i nedtrekkmenyen. I TilknyttetKonto velger du Windows-brukerkontoen som skal knyttes til brukeren. Type viser om kontoen er Local (lokal brukerkonto) eller AD (Active Directory konto). Utgårdato viser datoen som Single Sign-On kontoen utgår. Datoen settes av systemet en måned frem i tid. Når utgårdato er nådd, vil datoen automatisk bli forlenget en måned neste gang du bruker Single Sign-On. Hvis Single Sign-On ikke har vært i bruk en måned etter utgårdatoen, vil kontoen bli stengt. Du kan slette Single Sign-On kontoen på en bruker ved å stå på linjen og trykke [Ctrl + Del]. Du kan også endre Utgårdato Visma Software AS 10

12 Lokal brukerkonto Dersom du har brukere som jobber fra lokal brukerkonto (ikke Active Directory) og som vil bruke Single Sign-On, må du under menyvalget Fil Bruker hake av for Cookies er tillatt. Hvis du rydder opp på PC en ved å slette alle cookies, må du neste gang du logger deg på Huldt & Lillevik Lønn 5.0 eller Ansattportalen logge inn med brukernavn og passord. Haker du av for Husk meg som..., vil ny cookie bli laget og Single Sign-On være aktivisert igjen. Arbeidsområdet Tittellinjen vises øverst i skjermbildet med informasjon om versjonsnummer, Kunde- ID, firmanavn og lønnsår. Menylinjen finner du under tittellinjen. Oppgaveliste finner du på venstre side. Du velger en oppgave i oppgavelisten ved å klikke aktuell mappe og deretter aktuell oppgave. Når du velger en oppgave vises denne til høyre i skjermbildet Visma Software AS 11

13 Under Mine favoritter kan du bygge opp din egen meny ved å legge til oppgaver fra oppgavelisten. Høyreklikk på en oppgave under Oppgaveliste og velg Legg til mine favoritter. Hvis du vil fjerne en oppgave under Mine Favoritter høyreklikker du på oppgaven og velger Slette. Hvis du har en lisens med tilgang for å kjøre lønn på flere klienter kan du bytte mellom klienter under Velg klient. Kun klienter du har tilgang til vises i listen. Endre størrelse på arbeidsområdet Du kan justere størrelsen på arbeidsområdet ved å angi om oppgavelisten skal være fast, flytende eller skjult. Når oppgavelisten er fast ligger den alltid til venstre i skjermbildet. Ved å klikke endrer du fra fast til flytende oppgaveliste. Oppgavelisten vil da ligge skjult helt til venstre, og teksten Oppgaveliste vises vertikalt i skjermbildet. Når du beveger musepeker over teksten vil systemet vise oppgavelisten, og skjule den igjen når du går ut av listen. Ved å klikke kan du endre fra flytende til fast oppgaveliste. Hvis du ønsker å skjule oppgavelisten klikker du du menyen Vindu Oppgaveliste.. For å vise oppgavelisten velger Dashboard Dashboard er et oppstartsbilde i Huldt & Lillevik Lønn 5.0, som du selv velger om du ønsker å bruke. Her kan du blant annet få opp Varselliste, Jubileumsliste, Kjørejournal og lenker til nyttige web-sider Visma Software AS 12

14 Oppsettet styres fra menyvalget Verktøy Innstillinger Dashboard. Har du flere brukere, kan hver enkelt bruker sette opp sitt eget oppsett. Hvis du ikke ønsker å bruke Dashboard som oppstartsbilde, tar du bort haken for Start Dashboard ved oppstart av HL Lønn 5.0. Under Vis grupper haker du av for de oppgavene du ønsker å ha fremme på Dashboardet. Jubileumsliste her kan du få opp varsel for fødselsdager og for jubileum i forbindelse med ansettelsestid i organisasjonen. Intervall for varsel setter du opp i 2017 Visma Software AS 13

15 menyvalget Verktøy Innstillinger Dashboard. Du velger her også hvor langt frem i tid du vil vise varsler for. Varselliste lister ut varsler for antall måneder frem i tid som du har oppgitt i menyvalget Verktøy Innstillinger Dashboard. Varsler som har forfalt, vil også komme frem her. Det er kun varsler som ikke er haket av for Utført under oppgavevalget Periodens lønn Registrere pr. person Varselliste som kommer frem på varsellista. Faste lenker her er det lagt ut lenker til nyttige web-sider. Kjørejournal her legges kjørejournalen ut med dato og klokkeslett som viser når oppgaven sist er utført. Skattekalender her ligger lenke til Skatteetatens skattekalender for næringsdrivende. Systemsjekk kontroll på at alle nødvendige opplysninger er registrert i systemet. Nyheter/RSS her kan du selv legge inn ønsket RSS-lenke i menyvalget Verktøy Innstillinger Dashboard. Versjonskontroll du kan velge om du ønsker automatisk sjekk av versjon ved oppstart. Selv om du ikke har valgt å bruke Dashboard som startbilde, kan du når som helst ta det frem i menyvalget Vindu HL Dashboard. Velge en oppgave i oppgavelisten I oppgavelisten velger du den oppgaven du skal utføre. Bruke musen 1. Dobbeltklikk aktuell oppgave. 2. Hvis oppgaven har en undermeny, dobbeltklikk ønsket oppgave. Du kommer tilbake til oppgavelisten ved å klikke. Bruke tastaturet 1. Velg aktuell mappe ved å trykke [Alt]-tasten samtidig som understreket bokstav. Trykk [Enter]. Hvis oppgaven har en undermeny, gå til ønsket oppgave med piltastene og trykk [Enter]. 2. Gå til aktuelt oppgave med piltastene. 3. Velg aktuell opgave ved å trykke [Enter]. Du kommer tilbake til oppgavelisten ved å trykke [Alt+M] Visma Software AS 14

16 Velge et menyvalg i menylinjen Bruke musen 1. Klikk menynavnet i menylinjen. 2. Klikk ønsket menyvalg i menyen som vises. 3. Hvis menyvalget har en undermeny, klikker du ønsket menyvalg i undermenyen som vises. 4. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, klikker du utenfor menyen. Bruke tastaturet 1. Trykk [Alt] for å aktivere menylinjen. 2. Trykk menynavnets understrekede bokstav i menylinjen. Du kan bla mellom menyene i menylinjen med [Pil Høyre] og [Pil Venstre]. 3. Trykk den understrekede bokstaven til ønsket menyvalg i menyen som vises. Hvis menyvalget har en undermeny, trykker du den understrekede bokstaven til ønsket menyvalg i undermenyen som vises. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, trykker du [Esc]. Finn oppgave For enklere å finne frem til en oppgave i oppgavelisten kan du søke på alle oppgaver i systemet. 1. Høyreklikk i menyen og velg Finn oppgave Visma Software AS 15

17 2. Skriv inn oppgaven du ønsker å søke etter. 3. Når du har funnet frem til aktuell oppgave, klikk OK eller trykke [Enter]. Systemet går til oppgaven og åpner denne i et nytt vindu. Verktøylinjen De fleste skjermbildene i systemet har en verktøylinje. Her ser du verktøylinjen under Kartotek Personer. Valg i verktøylinjer kan variere da tilgjengelig funksjoner er forskjellig for ulike oppgaver. Beskrivelse av valg i verktøylinjer Verktøy Valg Verktøy Valg Gå til første Gå til forrige Gå til neste Gå til siste Angre Skriv ut Hent dokumentmal Brev/avtale Eksporter fra kartotek 2017 Visma Software AS 16

18 Ny Lagre Slette Skru på/av beregning Eksportere rapport til Excel Sende rapport på e-post Importere til kartotek Gå til Oppslag Juridisk (WEB) Utfør Eksportere rapport til PDF Dato fra / Dato til Dato fra / Dato til Bruke søkebilder I alle kartotek, samt enkelte skjermbilder under periodens lønn, finner du mappen Søk. Du bruker denne når du skal søke opp registreringer i kartotek, eller ønsker å eksportere opplysninger fra kartotek. Som standard vil søkebilder vise Nr og Navn. Du kan legge til flere felt i listen ved å høyreklikke i tabellen og velge Flere felt Visma Software AS 17

19 Velg aktuelt felt ved å merke feltet og klikk Bruk. Klikk på kolonneoverskriften for å velge hvordan du skal sortere listen og hvilket felt du vil søke på. Skriv inn verdien du vil søke på i feltet og trykk [Enter]. For å søke på en tekst hvor som helst i feltet starter du søket med %. For å endre rekkefølgen på kolonner, klikker du aktuell kolonne, drar og slipper på stedet du ønsker kolonnen skal flyttes til. Du kan definere utvalg slik at listen kun viser utvalgte registreringer. Plasser musepekeren i kolonnen du skal gjøre utvalg på. Høyreklikke og velge Definer utvalg. Du velger hvilke registreringer som skal vises ved å angi fra- og til verdier eller enkeltverdier som skal med. Du angir bindestrek mellom fra- og til verdiene og blank mellom forskjellige angivelser. Du kan også bruke < (mindre enn), > (større enn) og kombinere disse med =. Pass på at tallet kommer rett etter operatoren (ikke mellomrom). For kun å ta med verdier som inneholder en tekst hvor som helst i feltet starter du utvalget med %. Eksempel på utvalg Betydning 10 Ta med registreringer med verdien 10 i feltet Ta med registreringer med verdien 10 eller 20 i feltet Ta med registreringer som har verdi fra og med 10 og til og med 20 i feltet. <20 Ta med registreringer som har verdi mindre enn 20 <=20 Ta med registreringer som har verdi 20 eller mindre >10 Ta med registreringer som har verdi større enn Visma Software AS 18

20 >=10 Ta med registreringer som har verdi 10 eller større %lønn Ta med registrering som inneholder verdien lønn i feltet. Angi registreringer som skal være med i utvalget og klikk OK. For å fjerne utvalget plasserer du musepekeren i kolonnen du har definert utvalg på. Høyreklikke deretter i kolonnen og velg Slett utvalg. Navigering i skjermbilder I Huldt & Lillevik Lønn kan du ha flere skjermbilder oppe samtidig. Når du åpner et nytt skjermbilde blir dette aktivt. På toppen av hvert skjermbilde vises en tab med navn på skjermbildet. Du bytter mellom skjermbilder ved å klikke på aktuell tab. Med [Ctrl + Tab] kan du bla mellom åpne skjermbilder. Du lukker et skjermbilde ved å klikke eller trykke [Esc]. Når du lukker et skjermbilde går du tilbake til forrige aktive skjermbilde. Hvis du ønsker å lukke alle åpne skjermbilder velger du menyen Vindu Lukk Alle. Når du står i et felt (ikke i tabeller) som har et underliggende register kan du opprette nye poster i registeret direkte. Dette gjelder for eksempel hvis du ønsker å opprette en ny avdeling når du registrerer på en person i oppgaven Kartotek Personer. Ved å klikke til høyre for feltet vises avdelinger i registeret. Ved å klikke Opprett ny åpner systemet avdelingsregisteret, og du kan opprette en ny avdeling. Når du lagrer går systemet tilbake til personbildet og setter inn avdelingen du har opprettet på personen Visma Software AS 19

21 2017 Visma Software AS 20

22 Kort oversikt over bruken av systemet 2017 Visma Software AS 21

23 Kontrollere Firmaoppsettet Kontroller at opplysningene er korrekte i oppgaven Kartotek Firmaoppsett. I mappen Firmaopplysninger registrerer du hovedbokskonto og bankkonto for lønn og skatt. Hvis klienten har bankgaranti for skattetrekket merker du feltet Bankgaranti og oppgir samme hovedbokskonto for lønn og skattetrekk. Kontroller øvrige opplysninger i skjermbildet. I mappen Avsetningskonti kontrollerer du og eventuelt endrer konti for avsatt arbeidsgiveravgift, avsatte feriepenger og arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger Visma Software AS 22

24 I mappen Oppsett kostnadsfordeling velger du hvilke kostnadsbærerer (avdeling, prosjekt og element 1-5) du skal benytte, og om disse skal være faste eller variable. I mappen Parametre definerer du regel for arbeidsgiveravgift og sats/oppsett av feriepenger Visma Software AS 23

25 Registrere feriepengeopplysningene: Hvis alle eller enkelte personer har avtalefestet ferie gjør du følgende: 1. Hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på en og samme lønnsart (og konto) og feriepengeprosenten ikke overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen): 2. Oppgi feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Feriepengeprosent (eksempelvis 12.0). 3. Hvis enkelte grupper/personer ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper med avvikende feriepengeprosent. Se Opprette ansattgrupper for nærmere beskrivelse. 4. Hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på atskilte lønnsarter (og eventuelt føres på atskilte konti) og/eller hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen): 5. Oppgi den lovfestede feriepengeprosenten i feltet Feriepengeprosent. 6. Sett hake for Avtalefestet ferie. 7. Registrer feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Sats for avtalefestet ferie (eksempelvis 12.0). 8. Velg om avtalefestet ferie skal inngå i feriepengegrunnlaget. Systemet beregner selv den trekkpliktige delen av de avtalefestede feriepengene. 9. Hvis enkelte grupper/personer ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper med avvikende feriepengeprosent. Se Opprette ansattgrupper for nærmere beskrivelse. Hvis ingen personer har avtale om ekstra ferie utover den lovfestede ferien (10.2%) gjør du følgende: a) Oppgi den lovfestede feriepengeprosenten i feltet Feriepengeprosent. b) Fjern hake i feltet Avtalefestet ferie Visma Software AS 24

26 Kontrollere offentlige satser Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser og kontroller satsene. Hvis du beregner arbeidsgiveravgift etter en regel som benytter bunnfradrag, må du oppgi rest bunnfradrag i feltet Bunnfradrag beløp Visma Software AS 25

27 Registrere faste opplysninger Tilpasse kontoplanen Når du opprettet klienten, valgte du om du skulle bruke standard kontoregister eller ikke (det mest vanlige er å bruke standard kontoregister). Hvis du valgte å bruke standard kontoregister 1. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Konti. Klikk og skriv ut oversikten. 2. Merk av kontiene du skal bruke. 3. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Konti. 4. Hent opp kontiene du merket av på kontooversikten og gjør nødvendige tilpasninger. Hvis du skal opprette en ny konto gjør du følgende: a) Klikk. b) Skriv inn kontonummer og navn. c) Velg hvordan kontoen skal fordeles i feltet Kun Konto. d) Klikk. Hvis du valgte å bruke et tomt kontoregister Hvis du valgte å bruke et tomt kontoregister når du opprettet klienten, må du selv opprette alle kontiene i oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Konti. Tilpasse lønnsarter Når du opprettet klienten, valgte du om du skulle bruke standard lønnsartregister eller ikke (det mest vanlige er å bruke standard lønnsartregister). Hvis du valgte å bruke standard lønnsartregister 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. Klikk og skriv ut Lønnsartoversikt med grunnlag. 2. Merk av lønnsartene du skal bruke. 3. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 4. Hent opp lønnsartene du merket av på lønnsartoversikten og gjør nødvendige tilpasninger. De mest vanlige endringene er: 2017 Visma Software AS 26

28 Ved bruk av variabel konto, avdeling eller prosjekt velger du hvilke felt skrivemerket skal stoppe i når du registrerer periodens lønn og trekk (i feltene under Registrere). Endre kontonummer Hvis du valgte å bruke et tomt lønnsartregister Hvis du valgte å bruke et tomt lønnsartregister når du opprettet klienten, må du selv opprette alle lønnsartene i oppgaven Kartotek Lønnsarter. Opprette avdelinger og eventuelt andre kostnadsbærere Opprett avdelinger og andre kostnadsbærere i oppgaven Kartotek Kostnadsbærere. Du kan også opprette kostnadsbærere direkte, for eksempel fra oppgaven Kartotek Personer ved å klikke Opprett ny når du står i feltet for kostnadsbæreren du skal opprette Visma Software AS 27

29 Opprette ansattgrupper 1. Hver person i systemet plasseres i en ansattgruppe. Ansattgruppen brukes til følgende: 2. Kunne velge hvilke grupper av personer (for eksempel måneds- og 14- dagerslønnede) som skal være med i en lønnskjøring 3. Bestemmer beregning av fast lønn, timelønn og eventuelt andre satser (ut i fra personens årslønn) 4. Bestemmer fordel pr. avlønning når personen har firmabil (ut i fra antall avlønninger pr. år) 5. Bestemmer rentefordel pr. avlønning når personen har rimelig lån i arbeidsforholdet og rentefordelen beregnes automatisk (ut i fra antall avlønninger pr. år) 6. Kan la grupper av personer ha feriepengeprosenter som avviker fra det som er standard for bedriften 7. Registrere siste lønnsendring 8. Ved registrering av fravær: Bestemmer hvilken kalendermal som skal brukes og hva som skal overføres til lønn. Du oppretter ansattgrupper i oppgaven Kartotek Ansattgrupper. På ansattgruppen angir du hva systemet skal dividere årslønn på for å beregne fast lønn og timesatser. Du kan i tillegg registrere timesatser på ansatte som ikke beregnes ut fra årslønnen. Eksempel på månedslønn og timelønn for månedslønnede Du skal opprette en ansattgruppe for månedslønnede med fast lønn. Månedslønn og timelønn beregnes ut fra årslønnen. De månedslønnede får 12 lønnsutbetalinger pr. år og timelønnen beregnes ut fra årslønnen. Bedriften i dette eksemplet bruker 1950 arbeidstimer i året. Feltet Timesats 1 brukes til vanlig timelønn. Du kan for eksempel velge å bruke et av feltene til beregning av 1 dags lønn (i dette eksemplet timesats 5). Når ansattgruppen for månedslønn er definert som vist over, registrerer du årslønn på personen i oppgaven Kartotek Personer og systemet beregner fastlønn og timesatser ut i fra årslønnen Visma Software AS 28

30 I tillegg kan du registrere satser som ikke skal beregnes ut fra årslønnen i øvrige timesats felter. Disse feltene beregnes ikke av systemet, da det på ansattgruppen ikke er oppgitt hva årslønnen skal divideres på. Det er lønnsarten som styrer hvilken sats som hentes fra personen. Eksempel på timelønn for 14-dagerslønnede Du skal opprette en ansattgruppe for ansatte med individuell timelønn. Timelønnen beregnes ikke ut i fra årslønnen. I oppgaven Kartotek Personer registrerer du individuell timelønn på personen. Eksempel på feriepengeprosent ved avtalefestet ferie Hvis alle eller enkelte ansatte har avtalefestet ferie, skal den avtalefestede feriepengeprosenten være oppgitt i oppgaven Kartotek Firmaoppsett i mappen Parametre. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie eller har avvikende ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da ordinær feriepengeprosenten (10.2%) eller annen avvikende feriepengeprosent samt feriepengeprosent over 60 år (2.3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen Visma Software AS 29

31 Opprette personer 2. Klikk 3. Fødselsnummer / Annen identifikator Inntektsmottaker skal oppgis med offisiell norsk identifikator som fødselsnummer eller D-nummer fra folkeregisteret. Det er ikke mulig å endre fødselsnummer etter at det er registrert. For inntektsmottakere som ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer, kan det midlertidig oppgis en internasjonal identifikator med tillegg av fødselsdato og navneopplysninger. Fire typer identifikatorer kan brukes: Pass nummer Social security number Tax identification number Value added tax identification number NB! Du må alltid oppgi fødselsdato. Det er ikke mulig å endre fødselsdato som er registrert i kombinasjon med «Annen identifikator» Visma Software AS 30

32 Utlending Kartotek Firmaoppsett Parametre Kartotek Personer Trygdeavtale utland Utlending 2 Utlending 1. Nei Tabelltype De mest brukte tabelltypene er: Prosenttrekk Skatteprosent skal registreres, også for personer med tabelltrekk. Når lønnsarten sier at det skal beregnes prosenttrekk (for eksempel ved etterbetaling av lønn), beregner systemet automatisk 50% forskuddstrekk hvis prosent ikke er registrert. skattekort. Periodens lønn Oppdatere Skatteregel I feltet Skatteregel angir du personens skatteregel fra nedtrekkmenyen: Ordinær Svalbardinntekt Nettolønn Nettolønn for sjøfolk Særskilt fradrag for sjøfolk Kildeskatt på pensjoner Inntekt på Jan Mayen og i norske biland i Antarktis Skattefri organisasjon Ved opprettelse av person blir feltet Skatteregel satt til Ordinær ved lagring, med mindre annen regel er valgt Svalbard 2435 Kildeskatt pensjon utland Visma Software AS 31

33 Status Aktiv Status Aktiv Midlertidig aktiv Permisjon Permittert Sluttet Syk uten lønn Med i lønnsberegningen? Personen tas med i lønnsberegningen når personens ansattgruppe beregnes. Personen tas alltid med i lønnsberegningen (uavhengig av hvilke ansattgrupper som beregnes). Ved godkjenning endrer systemet statusen tilbake til opprinnelig verdi. Personen tas ikke med i lønnsberegningen (selv om personens ansattgruppe beregnes). Personen tas ikke med i lønnsberegningen (selv om personens ansattgruppe beregnes). Personen tas ikke med i lønnsberegningen (selv om personens ansattgruppe beregnes). Personen tas ikke med i lønnsberegningen (selv om personens ansattgruppe beregnes). Lønnstrinn Lønnstrinn skal kun brukes av Staten og av enkelte arbeidsgivere som har ansatte på tariffavtaler. Ansattgruppe [Ctrl + F] Opprette ansattgrupper Status Årslønn, deltid og timesats 2017 Visma Software AS 32

34 Arbeidsforhold Arbeidssted Personens arbeidssted(er) angis med Fra dato. Feltene Deltid og Fra dato fyller automatisk inn feltene Begynt dato og Deltid på fane 1 - Person. Arbeidsforhold type Det skilles mellom fire typer arbeidsforhold: Ordinært arbeidsforhold Maritimt arbeidsforhold 2017 Visma Software AS 33

35 Frilanser, oppdragstaker, honorar personer mm (rapporteres ikke til NAV/SSB). Pensjon eller andre ytelser uten ansettelsesforhold (rapporteres ikke NAV/SSB). Informasjonen benyttes til å knytte arbeidstaker til arbeidsgiver, kontrollere rapporteringspliktige arbeidsforhold, samt danne grunnlag for hvilke rettigheter arbeidstaker har til ytelser fra Arbeids- og velferdsetaten. Du kan kombinere aktive arbeidsforhold med ulike arbeidsforholdstyper, unntatt «Pensjoner og andre typer ytelser uten ansettelses-forhold.» I systemet er det også en arbeidsforholdstype som kan benyttes for arbeidstakere som rapporterer til SFU: Rapporteres via RF-1199 til Skattekontoret for utenlandssaker (SFU) Ved Maritimt arbeidsforhold er feltene Fartsområde, Skipsregister, Skipstype aktive. Yrkeskode Kartotek SSB yrkeskoder Visma Software AS 34

36 Stillingsbetegnelse Ved valg av yrkeskode registreres stillingsbetegnelse automatisk. Opplysninger i feltet rapporteres ikke i a-meldingen, og kan overstyres. Avlønningstype Med avlønningstype menes om inntektsmottaker er: Akkordlønnet Fastlønnet Honorar Provisjonslønnet, prosentlønn Timelønnet Arbeidstidsordning Det skilles mellom fem typer arbeidstidsordning: Arbeid offshore - 33,6 timer per uke Døgnkontinuerlig skiftarbeid og turnusarbeid - 35,5 timer per uke o (Driften går sammenhengende døgnet rundt. Arbeidshvile på helge- og høytidsdager.) Helkontinuerlig skiftarbeid og andre ordninger - med 33,6 timer per uke o (Driften går sammenhengende døgnet rundt, året rundt.) Ikke skift Skiftarbeid - 36,5 timer per uke Antall timer per uke full stilling Hvis arbeidstid per uke i 100% stilling er 37,5 legger du inn 37,5 i feltet. ArbeidsforholdID Systemet genererer automatisk en Arbeidsforhold ID for hvert arbeidssted som registreres. Den kan inneholde en kombinasjon av opplysninger, som f. eks. ansattnummer og organisasjonsnummer. Generert ID er knyttet til arbeidsforholdet, og kan ikke endres. Ved rapportering er det ingen kontroll av ArbeidsforholdID mot juridisk organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer. Siste lønnsendring Dette er dato for når siste lønnsregulering ved sentrale eller lokale lønnsforhandlinger trer i kraft. Unntak! Gjelder ikke endring i lønn som følge av endret yrke, stillingsprosent /arbeidstid eller lignende Visma Software AS 35

37 Dato sist endret stillingsprosent er datoen du oppgir ved lagring av endret stillingsprosent (fastlønnede) Opprette firmabiler Kartotek Firmabiler Forsikring Du knytter bilene til personer når du registrerer fast lønn/trekk. Opprette fordringshavere I oppgaven Kartotek Fordringshavere oppretter du fordringshavere for bidragstrekk, lån, fagforeningskontingent, pensjonspremie, saldotrekk og PC-trekk Visma Software AS 36

38 Eksempler på fordringshavere er: Arbeids- og velferdsetatens Innkrevingssentral (NAVI) (bidragstrekk) Arbeidsgiveren (lån, PC-trekk) Fagforeninger Pensjonskasser Du skal ikke opprette kommunene som det skal innbetales Utleggstrekk til. Kommunene er allerede opprettet i systemet. Du registrerer faste trekk til fordringshavere når du registrerer fast lønn/trekk. Oppstartsverdier - når du tar i bruk systemet i løpet av året For å vise hittilverdier på lønnsslippen, kan du registrere oppstartsverdier for hver person når du tar i bruk systemet: Akkumulert beløp (og eventuelt antall) på alle lønnsarter der du har utbetalt eller trukket lønn Tabelltrekk Prosenttrekk Feriedager til gode Ordinære feriepenger til utbetaling (grunnlag fra i fjor * 10.2%/12.0%) Eventuelle avtalefestede feriepenger til utbetaling, hvis disse skal utbetales på egen lønnsart Feriepenger til utbetaling for personer over 60 år (grunnlag fra i fjor * 2.3%) Du registrerer kun feriepenger til utbetaling for personer som er over 60 år eller fyller 60 år i løpet av dette året. Hvis du har utbetalt feriepenger som personen opptjente i fjor, registrerer du beløpet på lønnsartene for utbetaling av feriepenger. Du reduserer feriepenger til utbetaling tilsvarende. Hvis du har utbetalt alle feriepengene, registrerer du ikke feriepenger til utbetaling. NB! Oppstartsvedier rapporteres ikke i a-meldingen, og vil ikke komme med på rapporten A-melding personoppsummering Visma Software AS 37

39 Registrere fast lønn og faste trekk Finn frem lønnsartoversikten oppgaven Kartotek Lønnsarter. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk. Velg aktuell person på en av følgende måter: Skriv inn deler av navnet direkte Angi personens ID direkte Trykk [Ctrl + F] og velg fra listen Du kan søke på personer ved å klikke i mappen Søk. 1. I feltet Lønnsart angir du hvilken type lønn eller trekk du skal registrere. 2. Du skal ikke registrere fri bil og trekk til fordringshavere (Utleggstrekk, bidragstrekk, lån ol) ved å angi lønnsart. Disse opplysningene registrerer du i egne mapper. 3. Du velger lønnsart ved å angi nummeret direkte eller trykke [Ctrl + F] for å se en liste med alle lønnsartene. 4. Angi hvor mye som skal utbetales eller trekkes for den enkelte lønnsarten. På lønnsarten der systemet beregner fast lønn ut i fra årslønn (lønnsart 1 i standard lønnsartregister) skal du ikke registrere beløpet. 5. Registrer beløp på en trekk-art som et positivt beløp. Systemet gjør selv om beløpet til et trekkbeløp. Hvis du for eksempel skal registrere et trekk på kr. 400,-, registrerer du 400 (uten minustegn) i feltet. 6. Registrering av fast lønn og kantinetrekk kan for eksempel se slik ut: 7. Du sletter en registrert linje ved å trykke [Ctrl + Del] når du står på linjen. Fri bil og fordringer Fri bil 1. Klikk mappen Fri bil. 2. Trykk [Enter]. 3. Du kommer inn i en veiviser som følger deg gjennom registreringen av fri bil Visma Software AS 38

40 4. Følg instruksjonene på skjermen. 5. Oppgi bilens registreringsnummer i feltet Reg.nr. Klikk for å se en liste over alle bilene, velg aktuell bil fra listen. Hvis du skal opprette en ny bil klikker du Opprett ny. Bilens listepris og dato for førstegangsregistrering påvirker fordelsbeløpet for fri bil som systemet beregner. Du får frem vinduet der du blant annet oppgir når personen fikk bilen til disposisjon. 6. Oppgi opplysningene i vinduet og klikk Neste. Du får frem vinduet for å registrere lønnsarten fordelsbeløpet skal føres på (lønnsart 75 i standard lønnsartregister). 7. Klikk Neste. Du får frem vinduet for angi kostnadsbærere. 8. Oppgi hvilke kostnadsbærere fordelsbeløpet skal belastes. 9. Klikk Lagre. I periodens lønn beregner systemet fordelsbeløpet for fri bil. Fordelsbeløpet for fri bil danner grunnlag for skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Fordringer 2017 Visma Software AS 39

41 1. Klikk mappen Fordringer. Trykk [Enter] i feltet Endre. 2. Velg type fordring og klikk OK. Du kommer inn i vinduet der du angir opplysninger om fordringen. 3. Trykk [Ctrl + F] for å se en liste med alle fordringshavere. Når du registrerer Utleggstrekk, viser listen alle kommunene. 4. Velg aktuell fordringshaver fra listen og klikk OK. 5. Angi øvrige opplysninger om fordringen og klikk OK. Registrering av Utleggstrekk og lån kan se slik ut: Systemet beregner trekket i periodens lønn. For Utleggstrekk, lån og saldotrekk stopper systemet trekket automatisk når saldoen er nedbetalt. 6. Klikk når du er ferdig med registreringen på personen. Klikk hvis du ikke vil lagre opplysningene. 7. Utfør punktene for hver person. 8. Klikk for å komme tilbake til oppgavelisten. Kontrollere registrerte opplysninger Kontroller at nødvendige opplysninger er registrert i menyvalg Verktøy Systemsjekk. Hvis du vil kontrollere at opplysningene om hver person er korrekt registrert, skriver du ut Personalkort i oppgaven Rapporter Personalrapporter. Listen skriver alle personopplysninger og fast lønn/trekk Visma Software AS 40

42 Kjørejournal for lønnskjøring 1. Oppgave Valg i oppgavelisten Utført Kontroller at du har godkjent forrige lønnskjøring Rapporter Historiske lister Historiske godkjenningsjournaler 2. Endre fast lønn. Kartotek Fast lønn/trekk 3. Registrer kjøringens lønn. Periodens lønn Registrere pr. person 4. Forespør og oppdater Periodens lønn Oppdater skattekortopplysninger skattekort 5. Start lønnsberegning for aktuelle Periodens lønn ansattgrupper. Lønnsberegning 6. Gjør eventuelle endringer direkte fra beregningsvinduet. Dobbeltklikk aktuell person. 7. Skriv ut kjøringens transaksjoner Periodens lønn og kontrollér. Lønnsrapporter 8. Foreta eventuelle korreksjoner. Periodens lønn Registrere Husk at forandringer krever ny pr. person lønnsberegning. Se punkt Kjør ut banklister, regnskapsbilag og lønnsslipper. 10. Er alt i orden? Hvis ikke automatisk sikkerhetskopi: 11. Ta sikkerhetskopi. Sikkerhetskopi dato: 12. Kjør godkjenning. Periodens lønn Lønnsrapporter Verktøy Systemvedlikehold Manuell sikkerhetskopi Periodens lønn Godkjenne perioden 13. Send a-melding Periodens lønn A-melding 14. Avslutt programmet. Fil Avslutt Ja Nei Veiledning til hvert punkt i kjørejournalen finner du i Lønn 5.0, under Hjelp Brukerdokumentasjon 2017 Visma Software AS 41