BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 1 av 34 Beskrivelse

Transkript

1 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 1 av 34 INNHOLDSFORTEGNELSE Generelle søkefunksjoner i Agresso...2 Lage ny artikkel (varenummer)...4 Prosedyre for fakturering...6 Lage ny kunde...7 Vedlikeholde/endre kundeopplysninger...8 Registrering av nytt abonnement...10 Vedlikeholde/endre abonnement...12 Registrere ny eiendom...13 Prøveavregning...14 Avregning...15 Legge til/lage fakturalinjer...16 Prøvefakturering...17 Fakturering - lokal utskrift og Postens efaktura...18 Fakturering - Ulike spørringer...20 Vannmåler...26 Skrive ut kopi av faktura...27 Finne KID eller fakturanummer på en regning...28 Forslag og endring av eierforhold...29 Rutine: Faktura barnehage/sfo...32

2 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 2 av 34 Generelle søkefunksjoner i Agresso Søkehjelp Logg på: Logg på Agresso -ikonet Ki Du får da et nytt innloggingsbilde Sjekk at Username er riktig. Hvis ikke; skriv inn riktig brukernavn Skriv inn passord - det samme som når du logger på til vanlig. Domain er alltid KVD Ikke klikk av Save Password Klikk OK Sjekk brukernavnet Sjekk firma: KK = Kvinesdal kommune Passord: det du har fått oppgitt eller laget.

3 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 3 av 34 Søketegn - alfanumeriske felt * Alfanumerisk søketegn uavhengig av antall forekomster. Eksempel: Søk på konto 10* gir alle kontonummer som starter på 10.? Alfanumerisk søketegn for en karakter. Eksempel: Søk på Ressnr. 500?9 Gir alle ressursnummer som starter på 500 og slutter på 9. Felthjelp/Verdiliste i felt Trykk F9 hvis du ønsker å søke på gyldige verdier for det feltet markøren står i. Du får da opp et vindu med et spørrebilde. Ved hjelp av søkelinjen i spørrebildet og søketegn kan du begrense oppslaget. Trykk F7 for å få opp aktuelle verdier. Velg med deg en verdi ved å dobbel klikke på den. (F9/F7). NB!!! Husk systemet skiller av og til mellom store og små bokstaver! Hurtigtaster Hurtigtast Kommentar F1 Hjelp F2 Nullstille et felt Merk! Skriv inn ny informasjon i feltet, ellers vil den gamle komme tilbake F5 Nullstille skjermbilde Fjerne alle opplysninger i skjermbildet F6 Zoom I de fleste søkebilder kan du plassere markøren på ønsket rad og trykke F6. HUSK: TAB UT AV FELTET FOR Å FÅ FRAM OPPLYSNINGENE I noen bilder f.eks. Abonnment Abonnement, må du bruke Alt + F6 for å zoome. F8 Tilbake til meny Trykker du F8 tar systemet deg til menyen, uansett i hvilket skjermbilde du står i F9/F7 Spørring Se Felthjelp/Verdiliste i felt F11 Behold rad Alternativ tast til heis ned knappen i meny Shift + F11 Endre rad Alternativ tast til heis opp knappen i meny F12 Lagre SØK Stå i feltet du vil søke i Trykk F9 for å få opp felthjelp Fyll inn verdier Trykk F7 Sett markøren på den linja/verdien du vil ta med tilbake Trykk F6 Tab ut av feltet

4 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 4 av 34 Lage ny artikkel (varenummer) Agresso Logistikk Kommunal fakturering Artikkelregister Artikkel Legge inn ny artikkel Forutsetning for å lage ny artikkel: Du må kjenne konteringen; dvs. konto, ansvar og funksjon konto må i Kontoplan (under Agresso Felles Kodeplan Kontoplan) være registrert m/oppdragsgiver. Dersom konto ikke er registrert med oppdragsgiver - kontakt regnskap på Kommunekassa og be dem registrere konto med oppdragsgiver. Sjekk så om kontoen ligger i artikkelgruppe. Dersom artikkelgruppen ikke finnes fra før, avtal med regnskap om de eller du skal opprette artikkelgruppe. Prinsipp: Artikkelgruppe er vanligvis det samme som konto. Tekstfeltet skal ha samme tekst som kontoen. I feltet salg skriver du kontonummeret Lagre Artikkelnummer: De 2 første er oppdragsgivernummer. De 3 neste er etter den strukturen du har laget for den oppdragsgiveren, ofte fortløpende Tekstfeltet: Vær så kortfattet som mulig. Aller helst max 15 tegn. Velg artikkelgruppe; dvs. hvilken konto skal inntekten føres på Enh.: time/uke/måned/stk eller annet. Klikk vekk på innkjøp. Gå så til fanen Pris hvis du vil ha pris fra prisregister.

5 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 5 av 34 Pris fra prisregistret Legg inn pris i feltet Veil.pris med pr. enhet her. Gå så til fanen Relasjon hvor du legger inn data for hvor det skal bokføres Du kan søke med F9 på alle feltene i dette bildet. Ansvar Funksjon Prosj Opdgiver Oppdragsgivernummer Prismet: G Grunnlagspris O for å legge inn egen pris (brukes en del) P for å hente pris fra prisregisteret (mest brukt) T Trappetrinnspris Termkode: hvor ofte skal det faktureres, mnd/halvårlig/årlig osv. Pristid: N - ikke delberegning - brukes primært ved stk.pris o.l.. J for å kunne delberegne - bruker da kalendermåned og beregner fra dato etter fakturert til og til og med siste dato i terminkode. Mnd = til og med siste i måneden. 11M = alle måneder unntatt juli Halvårlig = til og med hhv eller Årlig = Prisper: N for terminpris, J for Årspris Lagre

6 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 6 av 34 Prosedyre for fakturering Agresso Logistikk Kjøreplan for abonnement og fakturering Lage fakturaer ABONNEMENT (punkt 1 til 7) TILFELDIG FAKTURERING (punkt 5 til 7) Handling Bilde Rapport 1. Kundeopplysninger: legge inn nye Kunde / vedlikeholde 2. Abonnement: Legge inn nye / Abonnement vedlikeholde 3. Se abonnementsgrunnlag for neste fakturaperiode Testkjøring avregning Testavregning Abonnement med UI02 oppdragsgiver 4. Lage salgsordre Avregning Avregning Abonnement m/oppdragsgiver 5. Legge inn nye transaksjoner og/eller i tillegg til abonnementet Tilfeldig fakturering Registrering/ajourhold av salgsordre 6. Se faktura før utskrift Prøvefakturering med UI01 som automatisk genererer LG04 SO09 oppdragsgiver 7. Lage faktura Fakturering med lokal utskrift SO13 (2 eller 3 rapporter) som automatisk genererer GL07 som leveres KK. 8. Lage efaktura Fakturering med utskrift og utsendelse hos Posten 9. Debetjournal Ulike alternativer SO13 (1 rapport) som automatisk genererer GL07 som leveres KK.

7 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 7 av 34 Lage ny kunde Agresso Logistikk Kommunal fakturering Kunderegister Kunde Opprette ny kunde i Agresso Fakturering Følgende felt må fylles ut under fanen Kunde Kundenummer: klikk på Verktøy i Menylinja og velg så Neste Feltet til høyre for kundenr.: skriv inn Etternavn [mellomrom]fornavn og Mellomnavn Kundegruppe: K1 Org.nr.: Fødselsnummer (for privatpersoner) Organisasjonsnummer (for bedrifter) Fiktivt nummer (for kunder som ikke har fnr. eller org.nr.) Søkenavn Etternavn [mellomrom]fornavn (inntil 10 tegn) Ekstern ref samme som kundenummer Land dersom det ikke er Norge Adresse Dobbeltklikk på Generell og et nytt vindu åpner seg Skriv inn gateadresse og postnummer For å lagre dette, klikk bryteren Behold eller trykk F11 For å lagre alle opplysninger du har lagt inn, klikk på disketten eller trykk F12

8 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 8 av 34 Vedlikeholde/endre kundeopplysninger Agresso Logistikk Kommunal fakturering Kunderegister Kunde Endre kundeopplysninger KJENNER KUNDENUMMER: Kundenr.: Skriv inn kundenummer Tab ut av feltet. NYTT KUNDENUMMER: Alt 1: NB!!! Denne metoden kan føre til mange tomme nr. Fra menylinja: Verktøy Neste Tab ut av feltet. Får du beskjed "Ingen forekomst funnet". Klikker du OK og fortsetter. Alt. 2: F5 (blanker skjermen) F9 (Felthjelp) F7(Finn) Ctrl + End fører deg til siste post. Finn første ledige. Lukk felt-hjelp-vinduet. Skriv så inn første ledige nr. og tab ut av feltet DERSOM DU IKKE KJENNER KUNDENUMMER, Trykk F5 F9 Skriv inn så mye du vet i Søkenavn (inntil 10 tegn) og/eller i feltet, f.eks. EGELAND A* Trykk F7 Dobbeltklikk på den kunden du skal ha (eller sett markøren på linja du skal ha og trykk F6). Nå er du tilbake til kundebildet. Trykk TAB for å flytte ut av kundenr.-feltet og få fram opplysningene som er registrert på denne kunden. Rett de data du skal. Langt felt bak kundenr.: Etternavn mellomrom fornavn Kundegruppe: K1 Org.nr.: vanlig med fdato + pers.nr. Har du ikke det, kan du bruke kundenr. Søkenavn: etternavn mellomrom fornavn (så mye det er plass til max 10 tegn) Ekstern ref.: kundenr.

9 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 9 av 34 Rette adresse: Klikk på fanen Adresse Dobbeltklikk på den adresselinja du skal rette. Du får nå opp et nytt vindu (se Opprette ny kunde). Rett adressen og "lagre" data med F11 (eller klikk på Behold-tasten - legger du musepeker på ikonet, får du forklaring på tasten). Når du er tilbake, lagre endringene med F12.

10 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 10 av 34 Registrering av nytt abonnement Agresso Logistikk Kommunal Fakturering Abonnement Registrering av nye abonnement Fakturerbare abonnement klargjøres for fakturering Forutsetninger: Konto må være opprettet Artikler må være opprettet Kunder må være opprettet Markør i feltet Org.nr. Velg hvilken verdi du vil bruke org.nr. eller kundenr Kjenner du ikke kundenr. Markør i feltet til høyre for kundenr F9 Se også Søk kunde (side 8) Velg Att.ansvarlig Velg Selger Velg Inkassokode: Privatrettslig krav eller Legal pant på eiendomsavgifter. Velg oppdragsgiver Gå så til neste fane: Detaljer Her skal du fylle ut fakturalinjer i abonnementet. Dersom du ikke vet artikkelnummer, kan du søke på det. Søk: Stå i feltet du skal søke i. Trykk F9 I det ny vinduet du får opp (felthjelp[feltnavn]) fyller du inn i ett eller flere felt. Tips: Det er lurt å bruke * før og/eller etter søkekriteriet. Eks. Søk i vinduet Felthjelp (abonnementsnr) - felt : skriv Etternavn* Trykk F7 Finner du det du letter etter, sett markøren på linja og trykk F6 (eller dobbeltklikk på linja) Verdien hentes med tilbake til forrige bilde.

11 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 11 av 34 Artikkelnummer kjenner du ikke art.nr. bruk vanlig søkefunksjon (side 3). kommer automatisk, men kan overstyres dersom det er ønskelig. Ønsker du ikke å rette alt, trykk F2 og END. Markøren står da helt i slutten av teksten. Du kan nå endre det du vil. NB!!! Maks 35 tegn. Ønsker du ikke endring i teksten på artikkelen kan du legge til forklaring på følgende måte: Dersom du ønsker tilleggstekst til ; velg Verktøy tekst. Legg til linjer og skriv inn det du har behov for Behold eller F11 for å lagre teksten. Du kommer nå tilbake til fanen Detaljer Dette blir ikke endelig lagret før du har lagret abonnementet. Opprettet: Fakt. til: Opphører Enh. Antall PK Enhetspris FK PP-mal Neste dagens dato kommer automatisk. her skal det stå den dato som det er fakturert til. F.eks.: Husleie er betalt til dato i fakt. til blir da Første dag det skal faktureres er 1.1. angis dersom du allerede vet når abonnementet opphører. NB!!! Det faktureres til og med denne datoen. Kommer automatisk kan ikke overstyres da det er knyttet til artikkelnummer angi antall automatisk - kan ikke overstyres da det er knyttet til artikkelnummer dersom PK er O, kan enhetspris overstyres, er PK P, kan ikke enhetspris overstyres da det er knyttet til artikkelnummer faktureringsfrekvens - kan ikke overstyres da det er knyttet til artikkelnummer her skrives siste dag for kommende faktureringsperiode. Klikk disketten eller trykk F12 for å lagre

12 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 12 av 34 Vedlikeholde/endre abonnement Agresso Logistikk Kommunal Fakturering Abonnement Registrering av nye abonnement Fakturerbare abonnement klargjøres for fakturering Finn fram til aktuelt abonnement Rett den/de linjen(e) som skal korrigeres. Dersom en linje skal opphøre setter du sluttdato i feltet Opphører. Det faktureres da til og med den datoen. Dersom det er endring f.eks at det skal være mat m/frokost, setter du dato i feltet Opphører og setter inn en ny linje med riktig artikkelnummer, Fakt.til-dato, antall, enhetspris og Neste-dato. Når du har gjort endringene i Detaljer-bildet, gå til Memo-bildet I memo-bildet legger du inn bakgrunnen for endringen. F.eks. Mail fra barnehage om mat m/frokost. OBS!!! Det er begrenset Lagre

13 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 13 av 34 Registrere ny eiendom Agresso Logistikk Kommunal fakturering Eiendomsregister Eiendom Registrere ny eiendom med eier og avgifter Fra skal KomTek brukes som forsystem og alle eiendomsopplysninger registreres i KomTek Gebyr og KomTek VA. Fakturagrunnlag lages i KomTek og overføres som fil til Agresso. Kun produksjon av faktura gjøres i Agresso Logistikk

14 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 14 av 34 Prøveavregning Agresso Logistikk Kommunale avgifter Avregning og fakturering Testkjøring fakturering Testkjøring Abonnment med oppdragsgiver Sjekke om abonnementsgrunnlag er OK. Fyll ut Begrepsverdi: oppdragsgiver. (Du kan velge fra nedtrekksmenyen) Fakturadato: Dette skal være siste dato i terminen som skal faktureres. Denne lager en rapport UI02 som du kan se ved å se Ajourhold rapportbestillinger. Klikk på den rapporten du vil se og velg Verktøy Vis rapportutskrift. Dobbeltklikk på filnavnet i vinduet Velg utskrift Du får nå opp en liste med en linje pr. kunde som viser totalsum av abonnementet. Dersom du finner feil, kan du gå inn på abonnement og rette. Kjør så en ny prøveavregning. Du kan kjøre så mange prøveavregninger som du har behov for. NB!!! Dersom du ikke får kjørt prøveavregning - sjekk om perioden er opprettet på frekvenstypen det skal kjøres avregning på! Dette finner du under Logistikk Kommunal fakturering Faste registre Frekvenstype. Dobbeltklikk på den frekvenstypen du skal kjøre avregning på og se om perioden er opprettet. Hvis den ikke er det, må den lages før du kjører avregning.

15 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 15 av 34 Avregning Agresso Logistikk Kommunale avgifter Avregning og fakturering Avregning Avregning Abonnment m/oppdragsgiver Lage salgsordrer. Fyll ut følgende felter: Begrepsverdi Oppdragsgiver. Du kan velge ved å bruke nedtrekksmenyen Bokføringsperiode Sjekk at det er riktig periode Nummertype salgs.. Sjekk at det er riktig salgsordretype. Når du skal lage ordrer av abonnement skal det stå salgsordre abonnment. For eiendomsavgifter: salgsordre eiendom Att.ansvarlig Velg riktig att.ansvarlig Selger Velges vanligvis likt att.ansvarlig Fakturadato Siste dato i terminen det faktureres for Det lages nå en rapport som heter UI01 som du kan se under Ajourhold rapportbestilling. Samtidig lages en rapport LG04 som har laget abonnementsopplysningen til salgordre Ev. retting skal nå skje i Avregning og fakturering - Avregning Registrering/Ajourhold salgsordre.

16 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 16 av 34 Legge til/lage fakturalinjer Agresso Logistikk Kommunal fakturering Tilfeldig fakturering Reg./ajourf. av salgsordre Lage ny faktura (salgsordre) eller legge til fakturalinjer. Denne funksjonen brukes når man har tilfeldig fakturagrunnlag eller legge til fakturalinjer til en salgsordre som allerede er laget via avregning. Velg hvilken type salgsordre du skal lage. For tilfeldige regninger velger du Salgsordre tilfeldig For å legge til en allerede laget salgsordre, må du velge samme salgsordre som da du bestilte avregning. barnehage/sfo: Salgsordre abonnement pleie/omsorg: Salgsordre profil eiendomsavg.: Salgsordre eiendom. Lage ny salgsordre: Flytt til feltet org.nr. og finn den kunden du skal ha. Velg att.ansvarlig og selger Velg Oppdragsgivernummer. Her legger du inn artikkelnummer. Du kan overskrive den teksten som kommer opp når du velger artikkel. Legg inn antall og ev. enhetspris. Ønsker du å ha mer informasjon til fakturalinja, kan du legge til tekstlinje på følgende måte: Velg fra menylinja: Verktøy Edit Tekstmodus. Da kan du skrive flere linjer med tekst. Du må slå av Tekstmodus på samme måte som du slår den på før du kan legge til flere fakturalinjer. Når du har lagt inn alle fakturalinjer: Lagre (klikk på disketten eller trykk F12) og du får nå et ordrenummer.

17 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 17 av 34 Prøvefakturering Agresso Logistikk Kommunal Fakturering Tilfeldig fakturering Se faktura før utskrift og bokføring. Fyll ut følgende felter: Nummertype ordre: Velg riktig salgsordre Bilagsart faktura: Fakturering salgsordre Bokføringsperiode: Velg riktig periode Fakturadato: NB!!! Dette er dato 20 dager før forfall. Sortering: Velg hvilken sortering du vil ha. Anbefaler kundenavn Begrep Her velger du OPDGIVER Relasjonsverdi Velg oppdragsgivernummer Tekstvariant Sett inn riktig variant eller fjern 1-tallet. Det lages nå en rapport SO09 som viser hvordan fakturaene blir. Ev. endringer skjer i Avregning og fakturering - Avregning Registrering/Ajourhold salgsordre. Du kan kjøre prøvefakturering så mange ganger du har behov.

18 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 18 av 34 Fakturering - lokal utskrift og BBS efaktura Agresso Logistikk Kommunal Fakturering Fakturering Lage faktura og bokføre Denne prosessen lager fakturaene og bokfører i økonomisystemet. NB!!! Faktisk forfallsdato må være min. 10 dager etter den dagen du kjører denne rapporten. Årsaken er at BBS må ha min. 9 dager for å behandle avtalegirotransaksjoner og KK skal kjøre en jobb som lager fila til BBS, Lokal utskrevet faktura: Fyll ut følgende felter: Skriver: 1_ETG_FAKT Kundenr. fra skriv inn kundenummer dersom du skal ha en spesifikk kunde Kundenr. til skriv inn kundenummer dersom du skal ha en spesifikk kunde Nummertype ordre: Velg riktig salgsordre Bilagsart faktura: Fakturering salgsordre Bokføringsperiode: Velg riktig periode Fakturadato: NB!!! Dette er dato 20 dager før forfall. Sortering: Velg hvilken sortering du vil ha. Anbefaler kundenavn Utskrift av fakt.journal: Sett x Begrep Her velger du OPDGIVER Relasjonsverdi Velg oppdragsgivernummer Tekstvariant Sett inn riktig variant eller fjern 1-tallet. NB!!! Beregning av forfallsdato for Postens efaktura må være min. 20 dager etter den dagen du kjører denne rapporten. Årsaken er at BBS må ha min. 9 dager for å behandle avtalegirotransaksjoner og KK skal kjøre en jobb som lager fila til BBS og utsendelse fra Posten. BBS efaktura: Fyll ut følgende felter: Skriverkø EFAKTURA Skriver: 1_ETG_FAKT Betalingsmetode * (betyr: alle) Nummertype ordre: Velg riktig salgsordre Bilagsart faktura: Fakturering salgsordre Bokføringsperiode: Velg riktig periode Fakturadato: NB!!! Dette er dato 20 dager før forfall. Sortering: Velg hvilken sortering du vil ha. Anbefaler kundenavn Utskrift av fakt.journal: Sett x Begrep Her velger du OPDGIVER Relasjonsverdi Velg oppdragsgivernummer Her får du bare SO13-rapport.

19 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 19 av 34 Det lages nå en rapport SO13 som viser hvordan fakturaene blir. MEGET VIKTIG!!! Dersom kunden har bestilt efaktura, blir det produsert 1 eller 2 filer; en til print og en til efaktura. Begge filene blir liggende på export-området på \\ \efaktura$ og skal automatisk bli sendt BBS. Pr må vi logge på BBS s enett og laste opp filene og hente kvittering. Mari gjør dette. Automatisk lages GL07-rapporten. Denne skrives ut og legges i perm. Følgende rapporter skal lagres: Rapporter Tilfeldige Abonnement originaldokumentasjon Nummerisk i perm: Tilfeldig fakturering 20xx eller Kreditt 20xx. Debetjournal SO13 GL07 Kvittering fra BBS dersom du har brukt BBS efaktura Kopi av denne til Olaug + KK med opplysninger - oppdragsgivernr. - forfallsdato - hva det gjelder og - hvor mange fakturaer som er sendt. Olaug trenger kvittering pga. regning på porto KK trenger kvittering for å kjøre overføring av data om avtalegiro til BBS. Perm på oppdragsgivernummer, sortert på måned Settes i samme perm i forhold til oppdragsgiver, sortert på måned. Husk oppdatering i KS Kontantstøttesystemet når det gjelder Barnehage.

20 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 20 av 34 Fakturering - Ulike spørringer Agresso Logistikk Ordre/Fakturering Spørring Detaljer salgsordre Lage faktura og bokføre Her finner du følgende spørringer. OSK-Debetjournal, fra-til ordrenr, oppdr.giver OMS: Faktura på PU-boliger OSK - Salgsordrer til fakturering - kommunen Faktura på kundenr OSK-Debet-ordrenr. OMS-debetjournal OSK-Debetjournal, ulike ordrenr OSK-Fakturerte ordrer OSK-Bhg-moderasjon-debetjournal OSK-Salgsordrer til fakturering Debetjournal: Fakt.type/ordrenr OSK-Debetjournal Eiendomsavgift: kundenr OSK-Barnehage-debetjournal Det er laget en kort beskrivelse av hver rapport på de følgende sidene. NB!!! Du kan endre søkekriteriene på alle rapporter etter behov. Søkekriteriene blir kun endret for den spørringen du da gjør og ikke i den opprinnelige spørringen. Bruke rapport: Dobbeltklikk på rapporten du ønsker Klikk på kikkert (eller trykk F7) Fyll inn søkekriteriet Trykk Enter (ikke på talltastaturet) Du får opp resultatet. Lagre rapport: Velg Fil Lagre som HTML (når du har resultatet du ønsker å lagre på skjermen) Klikk Neste (eller Next) Finn hvor du vil lagre filen. Du kan lagre enten på Agresso-server eller på arbeidsstasjonen. Anbefalt lagring: c:\documents and setting\[brukerintialer]\[filnavn.htm] Klikk neste

21 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 21 av 34 Klikk neste Klikk Finish Generelt om egendefinerte rapporter: Når du åpner (dobbeltklikker) på en rapport får du opp et vindu med 3 faner: Oppsett viser hvilke felter som er tatt med. I kolonnen helt til høyre vises hvilke elementer det sorteres etter. Søkebetingelser viser hvilke felter denne rapporten søker på. Står det x helt til høyre i bildet, betyr det at du må angi søkekriterie. Dersom du vil ha alt som f.eks. begynner med 153 skriver du 153* Når du har fylt ut alle søkekriteriene det spørres etter og trykker linjeskift (NB! Enter-tasten på talltastaturet virker ikke her), får du opp resultatet. Vil du søke samme rapport på nytt, kan du bare klikke på kikkert (eller trykke F7) og rapporten kjøres på nytt.

22 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 22 av 34 OSK-Debetjournal, fra-til ordrenr, oppdr.giver Denne kan du bruke dersom du har ordrenummer med samme oppdragsgiver innefor et intervall Sortering: Kundenummer Summering for hvert kundenummer og for hver oppdragsgiver. Du må angi: Fra og med - til og med ordrenummer Oppdragsgivernummer. OMS: Faktura på PU-boliger Denne rapporten viser alle fakturaposter på personer som bor i en PU-bolig Sortering: Periode Artikkel Summering for hver periode Du må angi Periode. Angir du får du alle transaksjoner fra august 2005 fram til dags dato. Du bør av og til sjekke at alle kundenumrene er riktig og at alle er med. OSK - Salgsordrer til fakturering - kommunen Denne rapporten lister alle fakturaklare ordrer hvor Kvinesdal kommune er adressat Sortering: kundenummer Gruppering: Oppdragsgiver (Dim6) Kundenummer Ordrenummer Ingen spørsmål om søkekriterier Du bør av og til sjekke at alle kundenumrene er riktig og at alle er med.

23 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 23 av 34 Faktura på kundenr Denne rapporten viser alle fakturer på en kunde fra og med en angitt periode. Sorterer Oppdragsgiver (Dim6) Grupperer Kundenummer Ordrenummer Periode Oppdragsgiver (Dim6) Du må angi Kundenummer Periode lik eller større enn. Du får da fra og med angitt periode OSK-Debet-ordrenr. Denne rapporten gir deg mulighet til å søke fram alle fakturaer fra og med et angitt ordrenummer til og med et angitt ordrenummer Sortering Kundenummer Oppdragsgiver (Dim6) Du må angi Fra og med ordrenummer Til og med ordrenummer OMS-debetjournal Denne rapporten viser alle fakturaposter som er laget i Salgsordre Profil Sortering: Kundenummer Gruppering: Kundenummer Oppdragsgiver (Dim6) Du må angi: Periode Bestillingsdato. Dersom du har laget fakturaer over flere dager, angir du første dato du begynte på det.

24 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 24 av 34 OSK-Debetjournal, ulike ordrenr Denne rapporten gir deg mulighet til å søke etter flere ulike ordrenummer uten at de nummerisk følger etter hverandre. Sortering Kundenummer Oppdragsgiver (Dim6) Gruppering: Kundenummer Du må angi Ordrenummer. Skill mellom ordrenumrene med komma OSK-Barnehage-debetjournal Denne rapporten vil vise hvilke fakturaposter som ligger til fakturering (status = N). NB!!! Denne rapporten utelater SFO-linjer. Ingen sortering Gruppering: Kundenavn Du må angi De 3 første sifrene i artikkel Bestillingsdato. Det betyr fra den datoen du kjørte avregning/laget ordren og senere. Dette for å unngå å få med noe som allerede er kjørt. Lagre rapporten på følgende måte: Denne rapporten sendes de respektive barnehagene for kontroll før bestilling av faktura. OSK-SFO-debetjournal Denne rapporten vil vise hvilke fakturaposter som ligger til fakturering (status = N) på SFO. Ingen sortering Gruppering: Kundenavn Du må angi De 4 første sifrene i artikkel Bestillingsdato. Det betyr fra den datoen du kjørte avregning/laget ordren og senere. Dette for å unngå å få med noe som allerede er kjørt.

25 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 25 av 34 Hvis du skal sende rapporten til skolen, må du lagre rapporten. Det gjør du på følgende måte: Denne rapporten sendes de respektive barnehagene for kontroll før bestilling av faktura. OSK-Fakturerte ordrer OSK-Bhg-moderasjon-debetjournal OSK-Salgsordrer til fakturering Debetjournal: Fakt.type/ordrenr OSK-Debetjournal Eiendomsavgift: kundenr

26 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 26 av 34 Vannmåler Agresso Logistikk Kommunal Fakturering Eiendomsregister Målere Målere Registrere vannmåler Knytte vannmåler til eiendom For å få første ledige målernr: Verktøy Neste Fyll ut følgende felter: Antall siffer: 5 Fabrikknr: f.eks. SP Dato installert: Avlesningsmåte: Velg fra liste Status: Velg fra liste Siste avlesning: Målerstand. For å finne eiedomsnr., trykk F9, skriv inn så mye du vet i et av feltene og trykk F7. Dobbeltklikk på aktuell eiendom (eller sett markøren på linja og trykk F6) Legg inn akontobeløp i hhv. vann og/eller kloakk avhengig om eiendommen har vann, kloakk eller begge deler. Eiendommer med reduksjonsmålere:

27 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 27 av 34 Skrive ut kopi av faktura Alternativ 1 (via Agresso Logistikk) Agresso Logistikk Kommunal fakturering Tilfeldig fakturering Registrering/ajourhold av salgsordre eller Agresso Økonomi Kundereskontro Spørring Åpne og historiske poster pr. kunde Finne en faktura og skrive ut denne Finn salgsordren som ligger til grunn for fakturaen Velg Verktøy Utskrift Kopi av faktura Her velger du skriver (linje 4) Fjern ev. tekst i Tekstvariant (linje 22) F12 Kopi av faktura kommer nå på valgt skriver. Den har da KID som vi ønsker blir brukt for å forenkle bokføringen for Kommunekassen Alternativ 2 (via Agresso Økonomi) Velg søkekriterie, f.eks. kundenr. Skriv inn søkekriterie; kundenummer og tab ut av feltet F7 Finn aktuell fakturalinje Dobbeltklikk på denne (eller Alt + F6 (zoom)) Velg så Verktøy Oppslag Ordre Dobbeltklikk på linja du får opp i bildet (eller Alt + F6 (zoom)) og du kommer inn i bildet Ordredetalj. Følg så samme prosedyre som beskrevet i alternativ 1.

28 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 28 av 34 Finne KID eller fakturanummer på en regning Agresso Økonomi Kundereskontro Spørring Åpne og historiske poster pr. kunde Finn KID Finne KID og/eller fakturanummer Forutsetning: Du må kjenne kundenummeret og den må ikke være betalt. Hvis du må finne KID og /eller fakturanummer på en allerede betalt faktura, Under fanen Oppsett: klikk i feltet til venstre for C - Historiske poster Klikk på kikkert eller F7 Søkekriterier: Finner alle med bilagsart FS Fakturering Salgsordre Angi oppdragsgivernummer (for å begrense søket) Angi kundenummer Klikk OK eller Enter/ny linje Du får opp resultatet av søket. Kolonne 2 gir deg KID på faktura Kolonne 4 gir deg fakturanummeret Kolonne 5 gir deg Oppdragsgivernummeret. For å vite at du har funnet riktig faktura, kan du zoome deg inn ved å dobbeltklikke på linja. Velg så Verktøy Oppslag Ordre Dobbeltklikk på linja og velg så fanen Detaljer og du har transaksjonslinjene uten ev. mva. som fakturaen har.

29 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 29 av 34 Forslag og endring av eierforhold Agresso Logistikk Kommunal fakturering Eiendomsregister Endring av eierforhold Forslag om endring. Se forslag og bekrefte endring av eierforhold Dersom gammel eier har utestående fordringer på kommunale avgifter og ny eier overtar disse, må det kjøres en jobb som overfører utestående fordringer fra gammel til ny eier. Det gjøres på følgende måte: Endring av eierforhold Fyll ut følgende: Eiendomsnr. Gammel kunde-id fra Gammel kunde-id til Dato til: Dato for eierskifte Betalingsmetode: AG = avtalegiro Hvis du er i tvil, gå inn på eiendomsnr. og se under Faktura Betalingsmetode. Det som står i klamme er koden du skal bruke. Begrep: skriv OPDGIVER Relasjonsverdi: 10 F12 for å lagre Se resultatet i Ajourhold rapportbestillinger Denne rapporten lager fila UI12 som viser forslag til endring. Når du har kjørt dette, kan du se resultatet ved å gå inn på Ajourhold av endring av eierforhold. Her skal du velge forsendelsesnr.. Vanligvis får du opp bare en forekomst. Finnes det flere, betyr det at det er kjørt forslag uten at det er kjørt bekreftelse. Sjekk at den ser OK ut. Så kjøres en bekreftelse av eierskiftet som overfører utestående fordringer fra gammel til ny eier.

30 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 30 av 34 Skriver: velg ønsket skriver Bilagsdato: Dato for eierskifte Periode: samme som bilagsdato Forfallsdato: anbefalt = bilagsdato Denne rapporten genererer 2 filer som skrives ut og arkiveres: UI13A_x.LIS som lager en informasjon til ny kunde om utestående. og UI13B_x.lis som viser at utestående er blitt overført til ny eier og "kreditert" gammel eier.

31 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 31 av 34 Hvordan se om en kunde har avtalegiro Agresso Økonomi Kundereskontro Innbetalinger Direkte debitering Faste oppdrag Endre faste oppdrag Registrering av kunder med avtalegiro foregår automatisk. Vi skal ikke foreta oss noe i den sammenheng. KK kjører ei fil fra BBS som oppretter avtalen i Agresso. Men vi kan se om det er opprettet avtale og om den er aktiv eller avsluttet. Når du kommer inn i bildet Endre faste oppdrag: Skriv inn kundens etternavn i feltet Kundenr (T) og ev. fornavn. Bruk * foran og bak, da får du alle forekomster som inneholder det du har skrevet. Klikk kikkert eller F7 Lista du får opp, inneholder alle de som har eller har hatt avtalegiro og viser hvilket område den/de har hatt avtale giro på i feltet oppdragstekst. Har kunden mer enn 1 avtale, vil det være mer enn 1 linje. I feltet Status kan du se om avtalen står Aktiv eller er Avsluttet.

32 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 32 av 34 Rutine: Faktura barnehage/sfo Agresso Logistikk Produksjonsprosessen av faktura til barnehage/sfo 1. Gå igjennom innkommen dokumentasjon; papir eller via epost. Eposter skrives ut og brukes som dokumentasjon/bilag. Endringer kan bestå i opphør, utvidelse, reduksjon eller start. Opphør: Finn abonnenten og sett sluttdato i feltet opphører (fane Detaljer, se side 12) Utvidelse/reduksjon: Finn abonnent. Legg inn ny linje for utvidelsen/reduksjonen før du avslutter den linjen som er blitt erstattet. Start: Se side 10 I alle tilfeller, gjør en kort merknad under fanen Memo om hva endringen har bestått i. Lagre med F12 (eller klikk på diskett). 2. Kjør prøveavregning Se igjennom denne og kontroller spesielt kunder du har gjort endringer på. Fakturadato: siste dag i fakturamåneden, eks.: fakturamåned august gir fakturadato xx Foreta endringer dersom dette er nødvendig og kjør ny prøveavregning. Prøveavregning kjører du til er fornøyd 3. Kjør avregning Denne prosessen lager fakturalinjene. Dette lager rapporten UI01 og LG04. Sjekk rapporten LG04 om det ligger noe der. Hvis det gjør det, har du en eller flere som ikke er blitt avregnet. Du kan gå inn å korrigere og/eller legge til nye linjer hvis det er behov, ved å gå inn på Tilfeldig fakturering Registrering/Ajourhold av salgsordre OBS!!! Fakturadato som ved prøveavregning. 4. Legg inn tilfeldige fakturalinjer fra lister/meldinger som er kommet fra barnehagene/skolene siden forrige gang. Dersom kunden ikke har abonnement, men har hatt f.eks. SFO, lager du en ny ordre. Da skal du velge salgsordre abonnement. Husk å velge riktig periode. 5. Send rapport til barnehagene og skolene. Det gjøres på følgende måte: Lag rapport fra Logistikk Ordre/Fakturering Spørring Detaljer Salgsordre barnehagene: OSK-barnehage-debetjournal. Velg følgende artikkelnummer for: Feda: 501* Knerten: 502* Åmodtsmarka: 503* Austerdalen: 504* Fjotland: 505* Rafoss: 506* SFO: OSK-SFO-debetjournal Feda: 5013* Liknes: 5023* Åmodtsmarka/Øye: 5033* Austerdalen: 5043* Kvinlog: 5053* Vesterdalen: 5063* Lagre rapporten Lagre rapporten på den PC'en du arbeider c:\documents and setting\[brukerintialer]\[filnavn.htm] ellers kan du få litt problemer å finne den igjen når du skal sende epost til barnehagene/skolene.

33 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 33 av 34 Lag en epost-melding som f.eks.: Sjekk følgende fil over foreldrebetaling for [august]. Jeg kommer til å bestille fakturaer [tirsdag 25/7]. + ev. andre opplysninger som måtte være nødvendig. legg ved rapporten eller gå i Utforsk finn riktig fil Høyreklikk velg Send til Epostmottaker Skriv en melding som vist over 6. Kjør Prøvekjøring fakturering for å se resultatet. Sjekk SO09-rapporten i forhold til sum pr. kunde og totalsum. Sammenlign totalsum med forrige måneds totalsum. Avviker denne månedens totalsum mye fra forrige måned, bør du sjekke om det har skjedd store endringer. Denne kjører du så mange ganger du har behov. OBS!!! Fakturadato er blir 20 dager etter den datoen du skriver. For SFO/barnehager 7. Kjør Fakturering for de abonnementene kommunen skal betale; kundenr Kjør Fakturering Postens efaktura for resten Her skal følgende felter være utfylt: (2) Serverkø: EFAKTURA (4) Skriver 1_ETG_FAKT (10) Betalingsmetode: * (11) Ordrenr fra Fylles ut med første ordrenr. hvis du skal ha fra ordrenr. tom ordrenr. (12) Ordrenr til Fylles ut med siste ordrenr. hvis du skal ha fra ordrenr. tom ordrenr. (15) Nummertype ordre Salgsordre abonnement (20) Bilagsart fakturanummer Fakturering salgsordre (21) Bokføringsperiode Velg riktig periode hvis den ikke allerede står der. (22) Fakturadato er 20 dager etter den datoen du skriver her. F.eks. forfall gir her dato (25) Sortering Velg gjerne kundenavn, men da sorteres det etter kundenr. (26) Utskrift fakturajournal Sett X ellers får du ingen SO13-rapport. (29) Begrep OPDRGIVER (31) Relasjonsverdi 50 (for barnehage/sfo) Lagre med F12 eller klikk på diskett. 9. Skriv ut OSK-debetjournal. 10. Send følgende melding til KK v/bente H. Rafoss og Bjørg Svindland, Arnfinn Eikebrokk: Jeg har i dag bestilt efaktura for Barnehage/SFO - august 2006 Betalingsfrist: Oppdragsgiver: 50 Dette til orientering. Melding skrives ut og settes inn foran SO13-rapporten. 11. Skriv ut følgende rapporter: SO13 fra Ajourhold rapportbestillinger GL07 fra Ajourhold rapportbestillinger Debetjournal fra Ordrefakturering Spørringer

34 BRUKERVEILEDING FOR AGRESSO fakturering side 34 av Skriv ut kvitteringen som kommer på KVI.Servicekontoret fra og sett den foran Melding til KK/Arnfinn. Flytt kvitteringen fra innboksen på KVI.Servicekontoret til mappa Efaktura-kvitteringer I permen setter du Debetajournal og dokumentasjonen bak første skilleark. Bak neste skilleark setter du inn GL07, SO13, epost til KK/Arnfinn og kvitteringen. Svarslipper skal settes inn i permen 13. Logg deg inn på arbeidsstasjonen som står innerst på kontoret (Kari/Karin s). Start Kontantstøttesystemet og legg inn de endringer som er skjedd i løpet av forrige måned. Skriv ut Endringsrapport til Trygdekontoret. Ny barn må du skrive ut en Fullstendig rapport. Se perm Kontantstøtte.