Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Kommunestyret

Transkript

1 Tokke kommune Møteinnkalling Til medlemene i Kommunestyret Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Kommunestyret Møtestad: Kommunestyresalen, Tokke kommunehus Dato: Tid: 12:00 Dersom du ikkje kan møte, ber ein om at du melder frå til sentralbordet snarast råd. Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling. Jarand Felland Ordførar Marit Seltveit Konsulent -1-

2 -2-

3 Saksliste Utvalssaksnr Innhald Politiske saker til handsaming PS 17/61 Budsjett Økonomiplan og handlingsprogram Rådmannens endelege framlegg PS 17/62 Gjesteelevar - prinsippsak PS 17/63 Forvaltningsrapport Temark - økonomistyring i Tokke kommune PS 17/64 Selskapskontroll Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS og sjølvkost på feietenestar PS 17/65 Samarbeidsavtale Tokke kommune - Telemark Fylkeskommune PS 17/66 Sal av Åmdals Verk alderspensjonat PS 17/67 Ny lokal føresegn om innsamling og handsaming av hushaldsavfall, tøming av slamskiljarar, m.m. og for avfallsgebyr PS 17/68 Framlegg til endringar i politisk struktur - revidert PS 17/69 IKA Kongsberg - ny selskapsavtale... Lukka Det vert jolemiddag ved Vest Telemark vgs. Utdeling av idrettstipend og vernepris -3-

4 Politiskesakertilhandsaming -4-

5 Politiskesakertilhandsaming -5-

6 Tokke kommune Arkiv: 151 Saksnr.: 2017/ Saksbeh.: Tjøstov Djuve Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Administrasjonsutvalet 17/ Formannskapet 17/ Kommunestyret 17/ Budsjett Økonomiplan og handlingsprogram Rådmannens endelege framlegg Vedlegg: 1 Rådmannen sitt endelege framlegg til Budsjett Økonomiplan og handlingsprogram Vedlegg 1 2 Budsjettnotat - mottak av flyktningar - Vedlegg 2. 3 Budsjettnotat Kyrkjeleg fellesråd - vedlikehald og investeringsbehov - Vedlegg 3. 4 Budsjett ØP og HP Handsaming i råd og utval og fråsegner frå andre - Vedlegg 4. Saksdokument: Budsjett 2017 Økonomiplan (ØP) og handlingsprogram (HP) K.sak 17/1 - Budsjett 2018 Økonomiplan og handlingsprogram budsjettprosess K.sak 17/18 Budsjett Økonomiplan og handlingsprogram førebelse budsjettrammer. Handsaminga i råd og utval. Saksutgreiing: Rådmannen legg med dette fram endeleg innstilling til budsjett 2018, økonomiplan og handlingsprogram etter fråsegner i råd og utval m.fl., jf vedlegg 4 og 5. Vedtak i kommunestyret og , budsjettdrøftingsmøte i kommunestyret 10.05, budsjettrapportar for 1. og 2.tertial 2017, politiske føringar i revidert nasjonalbudsjett og statsbudsjettet, samt innspel frå etatane og Kyrkjeleg fellesråd er grunnlaget for framlegget. -6-

7 Låge kraftprisar dei seinare åra og nå framlegg i statsbudsjettet til endringar i eigedomsskattereglane frå 2019 gjer budsjettarbeidet vanskeleg, driftsnivået har vore tufta på auke i desse kraftinntektene. Skattetala frå Sentralskattekontoret syner også ytterlegare nedgang i eigedomsskatten frå kraftanlegg med kr 3,8 mill. i Om desse endringane i eigedomsskattereglane blir vedtekne i Stortinget er nok litt usikkert heilt til midten av desember. Dersom endringane kjem må nok ytterlegare innsparingar til for å dekkje opp mindre inntekter i åra framover. Rådmannen si tilråding til eigedomsskattevedtak i pkt 8 må kanskje justerast noko når budsjettsaka kjem til kommunestyret, det er mykje usikkert. Budsjetterte innsparingar i 2017 ser også ut til å bli vanskeleg å nå, spesielt på planområdet Helse og omsorg, det trengst meir tid for å ta ned driftsutgiftene venteleg kjem me i mål med dette i Inntektene frå konsesjonskraftsalet er også usikre, men førebels sett til kr 9,5 mill. i Det er rekna 24 øre/kwh. Pristaket blir tilrådd sett til 36 øre/kwh. Integreringsmidlane for 2018 er fordela ut på planområda, men ikkje vidareført i ØP sidan det er usikkert både med inntekter og utgifter på dette området framover. Rådmannen gjer merksam på at inntektene frå integreringsmidlar er usikre sidan me ikkje veit kor mange som kjem i 2018 eller om det kjem nokon i det heile. Kommunestyrets langsiktige mål om netto driftsresultat på 3,0% blir ikkje nådd i budsjettframlegget for 2018 heller. Vedteken økonomiplan(øp) i desember 2016 har 0,5% som netto driftsresultat, men rådmannen tilrår nå budsjettering med tilnærma 0,6% i netto driftsresultat i Det er førebels ikkje lagt opp til større innsparingskrav på etatane sidan det er vanskeleg nok å klare innsparingskravet for Nye tiltak må i hovudsak dekkjast innan budsjettramma, jf tabell 3. Planområde 1 Sentraladm. er tilført kr til ny lærlingplass. Planområde 3 Helse og omsorg er tilført kr 1 mill. ekstra for å dekkje opp feilbudsjettering i løn i 2017, i tillegg til det som går fram av tabell 3 kr Målet er framleis eit netto driftsresultat på sikt på minst 3,0% og dette blir nesten nådd i 2021 om prognosane held. Dette har samanheng med at me frå 2019, slik det ser ut i dag, vil få småkommunetilskot på om lag kr 5,5 mill. dette er ein del av rammetilskotet frå staten. Vedlegg 1 syner rådmannen sitt framlegg til budsjett 2018, økonomiplan (ØP) og handlingsprogram (HP) Dokumentet har fleire tabellar som syner budsjettala. Driftsbudsjettrammer for 2018 og (ØP) går fram av tabell 1, og investeringsplan for går fram av tabell 2. Prioriteringa av tiltak og innsparingar innan driftsbudsjettet med nærare vurdering av konsekvensane på kvart enkelt tiltak går fram av tabell 3. Netto innsparingar eller tillegg i ramma pr planområde i tabell 3 er lagt inn i økonomiplanen i tabell 1. Framlegg til nytt handlingsprogram (HP) for er også utarbeidd. Det er gjort nokre endringar i HP (vedlegg 1), det er lagt inn noko om investeringane på planområde 3 og litt vurderingar kring næringsarbeidet og eventuell stilling som næringskonsulent under planområde 4. Rådmannen vil ikkje tilrå oppretting av nye stillingar i den usikre økonomiske stoda me er i nå. I framlegget til budsjett har rådmannen tilrådd ein liten auke, i samsvar med prisutviklinga, av dei kommunale vatn- og kloakkavgiftene, 100% dekningsgrad blei nådd i Nye lokale føresegner for innsamling av hushaldsavfall m.m. er under arbeid og det vil koma eiga sak om event. endra renovasjonsavgifter. I investeringsplanen er lagt inn midlar til prioriterte tiltak, finansiert av lånemidlar, -7-

8 momskompensasjon, tilskot og fondsmidlar, jf tabell 2. Det blir tilrådd litt større låneopptak sidan det ikkje er gjort låneopptak i 2017, men auka kapitalutgifter blir ikkje vesentlege, om lag kr Økonomiske føresetnader i framlegget er nedjustert til 2,2% lønsvekst i 2018 (1,5% lønsjusteringspott), 1,5% andre driftsutgifter, 2,0% lånerente og låneavdragstid på 30 år. Statsbudsjettet tilrår ein deflator på 2,3%. Rådmannen sitt framlegg inneheld såleis eit ytterlegare generelt innsparingskrav i tillegg til det som ligg inne i tala frå før. Rådmannen si tilråding: Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, skal leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av kommunestyret si handsaming. a. For skatt på inntekt og formue blir nytta høgaste sats som Stortinget gjev høve til. b. Kommunale gebyr og eigenbetalingar som ikkje er omtala andre stader i budsjettvedtaket blir auka med inntil 3%, eller så langt lov og forskrift gjev høve til det. Rådmannen delegerast mynde til å fastsetje nøyaktige satsar innanfor denne ramma. c. Rådmannen justerar økonomiplantabellane og investeringsplanen etter endeleg vedtak i kommunestyret. d. 0,5% av lønsmidlane blir trekt ut av kvart planområde, lagt på planområde 1, og disponera av rådmannen med tanke på utjamning av lønsjusteringar. e. Konsesjonsavgiftene for 2018 kr 7,3 mill, blir nytta til næringsutvikling/næringsarbeid (ansvar 410, 451, 453 og 454, 3,3 mill kr) og til dekning av avdrag på investeringar (4,0 mill). f. Eventuelt større positivt eller mindre netto driftsresultat for 2018 etter endeleg vedtak i kommunestyret blir justert mot avsetjing til disposisjonsfond. 2. Gebyr, avgifter brukarbetaling Gebyr, avgifter og brukarbetaling blir fastsett i samsvar med pkt 8 i handlingsprogrammet. Kommunale avgifter, dvs vatn. og kloakkavgifter blir auka med 1,5% i Renovasjonsavgiftene og slamavgifta blir auka i høve til vedtak i representantskapet i Renovest IKS og feieavgifta blir auka i høve til vedtaket i representantskapet i Vest-Telemark Brannvesen IKS. 3. Inntektsramme for drifta Driftsbudsjettet for 2018 blir vedteke slik det går fram av tabell 1, tabell 3 og tabell 4 - skjema 1A og 1B i HP. 4. Budsjettiltak For å tilpasse utgifter og inntekter til dei fastsette måla, skal det bli gjennomført budsjettiltak i samsvar med tabell 3 i taldelen til budsjettframlegget. 5. Fordeling av utgifter mellom etatane. Etatane sine driftsrammer går fram av tabell 1, 3 og 4 i HP/ØP. 6. Investeringar. -8-

9 Kommunestyret vedtek investeringar og finansiering for 2018 i tråd med tabell 2 og tabell 5 - skjema 2a og 2b i budsjettframlegget/hp. 7. Låneopptak Rådmannen får fullmakt til å ta opp lån til investeringar med inntil 6,3 mill. kr. i Eigedomsskattevedtak for 2018 a) Verkeområde: For skatteåret 2018 skal det skrivast ut eigedomsskatt på verk og bruk, jf. lov om eigedomsskatt til kommunane (eskl.) 3 fyrste ledd, bokstav c. b) Eigedomsskattesats: Eigedomsskattesatsen for 2018 er 7 promille, jf eskl. 11 fyrste ledd. c) Terminar: Skatten skrivast ut i to terminar, jf eskl 25 fyrste ledd. Fyrste termin er 20. mars og andre termin er 20. september. 9. Sal av konsesjonskraft Pristaket ved sal av særavtalekrafta (konsesjonskraft) blir sett til 36 øre pr kwh for 2018, ekskl. nettleige og alle avgifter. 10. Kontrollutvalet Kommunestyret vedtek budsjett for 2018 for Kontroll og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr , i samsvar med framlegget frå Kontrollutvalet. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalet Framlegg frå Fagforbundet (fremma AMU sitt vedtak): 1. Carport til bilar i heimesjukepleia blir flytta fram til Garderobeanlegg på kommuneverkstaden blir flytta til Framlegg frå Utdanningsforbundet: Betala matpause i barnehagen innførast så fort formalitetane er på plass. Framlegg frå Hilde Alice Vågslid, Ap: Investeringsbudsjett: Toalett Tokke skule, kr bir flutt fram til Det var fyrst røysta over framlegget til Fagforbundet/Vedtaket i AMU: Pkt 1: Fall med 5 4 røyster Pkt 2: Vedteke med 5 4 røyster Framlegg frå Utdanningsforbundet: Fall med 6 3 røyster Framlegg frå Vågslid: Vedteke med 8 1 røyster -9-

10 Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, skal leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av kommunestyret si handsaming. g. For skatt på inntekt og formue blir nytta høgaste sats som Stortinget gjev høve til. h. Kommunale gebyr og eigenbetalingar som ikkje er omtala andre stader i budsjettvedtaket blir auka med inntil 3%, eller så langt lov og forskrift gjev høve til det. Rådmannen delegerast mynde til å fastsetje nøyaktige satsar innanfor denne ramma. i. Rådmannen justerar økonomiplantabellane og investeringsplanen etter endeleg vedtak i kommunestyret. j. 0,5% av lønsmidlane blir trekt ut av kvart planområde, lagt på planområde 1, og disponera av rådmannen med tanke på utjamning av lønsjusteringar. k. Konsesjonsavgiftene for 2018 kr 7,3 mill, blir nytta til næringsutvikling/næringsarbeid (ansvar 410, 451, 453 og 454, 3,3 mill kr) og til dekning av avdrag på investeringar (4,0 mill). l. Eventuelt større positivt eller mindre netto driftsresultat for 2018 etter endeleg vedtak i kommunestyret blir justert mot avsetjing til disposisjonsfond. 2. Gebyr, avgifter brukarbetaling Gebyr, avgifter og brukarbetaling blir fastsett i samsvar med pkt 8 i handlingsprogrammet. Kommunale avgifter, dvs vatn. og kloakkavgifter blir auka med 1,5% i Renovasjonsavgiftene og slamavgifta blir auka i høve til vedtak i representantskapet i Renovest IKS og feieavgifta blir auka i høve til vedtaket i representantskapet i Vest-Telemark Brannvesen IKS. 3. Inntektsramme for drifta Driftsbudsjettet for 2018 blir vedteke slik det går fram av tabell 1, tabell 3 og tabell 4 - skjema 1A og 1B i HP. 4. Budsjettiltak For å tilpasse utgifter og inntekter til dei fastsette måla, skal det bli gjennomført budsjettiltak i samsvar med tabell 3 i taldelen til budsjettframlegget. 5. Fordeling av utgifter mellom etatane. Etatane sine driftsrammer går fram av tabell 1, 3 og 4 i HP/ØP. 6. Investeringar. Kommunestyret vedtek investeringar og finansiering for 2018 i tråd med tabell 2 og tabell 5 - skjema 2a og 2b i budsjettframlegget/hp. 7. Låneopptak Rådmannen får fullmakt til å ta opp lån til investeringar med inntil 6,3 mill. kr. i Eigedomsskattevedtak for 2018 a) Verkeområde: -10-

11 For skatteåret 2018 skal det skrivast ut eigedomsskatt på verk og bruk, jf. lov om eigedomsskatt til kommunane (eskl.) 3 fyrste ledd, bokstav c. b) Eigedomsskattesats: Eigedomsskattesatsen for 2018 er 7 promille, jf eskl. 11 fyrste ledd. c) Terminar: Skatten skrivast ut i to terminar, jf eskl 25 fyrste ledd. Fyrste termin er 20. mars og andre termin er 20. september. 9. Sal av konsesjonskraft Pristaket ved sal av særavtalekrafta (konsesjonskraft) blir sett til 36 øre pr kwh for 2018, ekskl. nettleige og alle avgifter. 10. Kontrollutvalet Kommunestyret vedtek budsjett for 2018 for Kontroll og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr , i samsvar med framlegget frå Kontrollutvalet. Garderobeanlegg på kommuneverkstaden blir flytta til Investeringsbudsjett: Toalett Tokke skule, kr bir flutt fram til Saksprotokoll i Formannskapet Framlegg frå Hilde Alice Vågslid, Ap: Plan, næring- og teknisk etat vert styrka med ein 100% stilling som næringskonsulent. Rådmannen lyser ut stillinga rett på nyåret. (Inndekking av stilling kjem i budsjettmøte i Kommunestyret) Framlegg frå Vidar Vindal, Ap: Nytt tiltak 3.6. Leasing av ultralydsapperat vert sett opp med kr pr år frå Inndekking eiga ramme. Framlegg frå Birgit Johanne K. Olsnes, Sp: 1. Planområde 1 vert styrka med ei 100% stilling som næringskonsulent/næringsrådgjevar. Stillinga vert lyst ut på nyåret. (inndekking i endeleg budsjettramme) 2. Auke ramme til planområde 4, jfr alt 1 i nye tiltak 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) 3. Auke stillingsprosenten til tildelingskontoret, pkt 3.3 nytt tiltak med 20%. Inndekking i endeleg budsjettramme 4. Flytte postar på Investeringsplanen: a. Toalett Tokke skule kr til 2018 og til

12 b. Carport heimesjukepleia til kr til 2018 c. Garderoben til kommune verkstaden kr til Formannskapet ber administrasjonen legge fram ei sak som viser oversikt over praksis og kostnader for betala matpause for alle tilsette i Tokke kommune. Det vart fyrst røysta over framlegget til Vågslid mot pkt 1 i Olsnes sitt framlegg: Framlegget til Vågslid fall med 4 3 røyster Pkt 2 i framlegget til Olsnes: Vedteke med 4 3 røyster Pkt 3 i framlegget til Olsnes: Samrøystes vedteke Investeringsbudsjettet: 4.a: Samrøystes vedteke 4.b: Samrøystes vedteke 4.c: Samrøystes vedteke Framlegget til Vindal: Samrøystes vedteke Framlegget til Olsnes pkt 5: Samrøystes vedteke Rådmannen sin tilråding med endringane som kom fram i møtet: Samrøystes vedteke Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, skal leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av kommunestyret si handsaming. m. For skatt på inntekt og formue blir nytta høgaste sats som Stortinget gjev høve til. n. Kommunale gebyr og eigenbetalingar som ikkje er omtala andre stader i budsjettvedtaket blir auka med inntil 3%, eller så langt lov og forskrift gjev -12-

13 høve til det. Rådmannen delegerast mynde til å fastsetje nøyaktige satsar innanfor denne ramma. o. Rådmannen justerar økonomiplantabellane og investeringsplanen etter endeleg vedtak i kommunestyret. p. 0,5% av lønsmidlane blir trekt ut av kvart planområde, lagt på planområde 1, og disponera av rådmannen med tanke på utjamning av lønsjusteringar. q. Konsesjonsavgiftene for 2018 kr 7,3 mill, blir nytta til næringsutvikling/næringsarbeid (ansvar 410, 451, 453 og 454, 3,3 mill kr) og til dekning av avdrag på investeringar (4,0 mill). r. Eventuelt større positivt eller mindre netto driftsresultat for 2018 etter endeleg vedtak i kommunestyret blir justert mot avsetjing til disposisjonsfond. 2. Gebyr, avgifter brukarbetaling Gebyr, avgifter og brukarbetaling blir fastsett i samsvar med pkt 8 i handlingsprogrammet. Kommunale avgifter, dvs vatn. og kloakkavgifter blir auka med 1,5% i Renovasjonsavgiftene og slamavgifta blir auka i høve til vedtak i representantskapet i Renovest IKS og feieavgifta blir auka i høve til vedtaket i representantskapet i Vest-Telemark Brannvesen IKS. 3. Inntektsramme for drifta Driftsbudsjettet for 2018 blir vedteke slik det går fram av tabell 1, tabell 3 og tabell 4 - skjema 1A og 1B i HP. 4. Budsjettiltak For å tilpasse utgifter og inntekter til dei fastsette måla, skal det bli gjennomført budsjettiltak i samsvar med tabell 3 i taldelen til budsjettframlegget. 5. Fordeling av utgifter mellom etatane. Etatane sine driftsrammer går fram av tabell 1, 3 og 4 i HP/ØP. 6. Investeringar. Kommunestyret vedtek investeringar og finansiering for 2018 i tråd med tabell 2 og tabell 5 - skjema 2a og 2b i budsjettframlegget/hp. 7. Låneopptak Rådmannen får fullmakt til å ta opp lån til investeringar med inntil 6,3 mill. kr. i Eigedomsskattevedtak for 2018 a) Verkeområde: For skatteåret 2018 skal det skrivast ut eigedomsskatt på verk og bruk, jf. lov om eigedomsskatt til kommunane (eskl.) 3 fyrste ledd, bokstav c. b) Eigedomsskattesats: Eigedomsskattesatsen for 2018 er 7 promille, jf eskl. 11 fyrste ledd. c) Terminar: Skatten skrivast ut i to terminar, jf eskl 25 fyrste ledd. Fyrste termin er 20. mars og andre termin er 20. september. 9. Sal av konsesjonskraft -13-

14 Pristaket ved sal av særavtalekrafta (konsesjonskraft) blir sett til 36 øre pr kwh for 2018, ekskl. nettleige og alle avgifter. 10. Kontrollutvalet Kommunestyret vedtek budsjett for 2018 for Kontroll og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr , i samsvar med framlegget frå Kontrollutvalet. 1. Planområde 1 vert styrka med ei 100% stilling som næringskonsulent/næringsrådgjevar. Stillinga vert lyst ut på nyåret. (inndekking i endeleg budsjettramme) 2. Auke ramme til planområde 4, jfr alt 1 i nye tiltak 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) 3. Auke stillingsprosenten til tildelingskontoret, pkt 3.3 nytt tiltak med 20%. Inndekking i endeleg budsjettramme 4. Flytte postar på Investeringsplanen: a. Toalett Tokke skule kr til 2018 og til 2019 b. Carport heimesjukepleia til kr til 2018 c. Garderoben til kommune verkstaden kr til Formannskapet ber administrasjonen legge fram ei sak som viser oversikt over praksis og kostnader for betala matpause for alle tilsette i Tokke kommune. -14-

15 -15-

16 -16-

17 -17-

18 -18-

19 -19-

20 -20-

21 -21-

22 -22-

23 -23-

24 -24-

25 -25-

26 -26-

27 -27-

28 -28-

29 -29-

30 -30-

31 -31-

32 -32-

33 -33-

34 -34-

35 -35-

36 -36-

37 -37-

38 -38-

39 -39-

40 -40-

41 -41-

42 -42-

43 -43-

44 -44-

45 -45-

46 -46-

47 -47-

48 -48-

49 -49-

50 -50-

51 -51-

52 -52-

53 -53-

54 -54-

55 -55-

56 -56-

57 -57-

58 -58-

59 -59-

60 -60-

61 -61-

62 -62-

63 -63-

64 -64-

65 -65-

66 -66-

67 -67-

68 -68-

69 -69-

70 -70-

71 -71-

72 -72-

73 BUDSJETTNOTAT - Vedlegg 2 MOTTAK AV FLYKTNINGAR I

74 BUSETJING 2018: Kommunestyret har gjort vedtak om busetjing av 36 flyktningar i perioden , fordelt med like stort tal kvart år. I perioden 2015 til dd. ( ) har ein hatt mottak av 47 flyktningar. KS har for ei tid sidan sendt ut denne meldinga (utdrag): Rekordfå asylsøkere til Norge, men mange til Europa Omkring 50 asylsøkere har kommet til Norge hver måned i år. Sverige mottar til sammenlikning mellom asylsøkere i måneden. Mange kommuner jobber nå med å bygge ned mottak og tjenester. Til tross for at det har kommet asylsøkere til EU-landene i første kvartal 2017, er det altså få av disse som kommer til Norge. Tyskland har tatt imot flest, , deretter kommer Italia, Frankrike, Hellas og Storbritannia. Første halvår i 2017 har kun 1140 asylsøkere kommet til Norge. I tillegg har 1240 kommet via relokaliseringsprogrammet. Rekordlavt antall flyktninger Til tross for den store flyktningkrisen i Sør-Europa, er antallet asylsøkere til Norge rekordlavt. I 2016 kom det kun 3204 asylsøkere og 256 på relokalisering fra Hellas og Italia etter avtalen Norge har gjort med EU. Disse personene er sikkerhetsklarert, men får behandlet asylsøknaden i Norge. Første halvår i 2017 har kun 1140 asylsøkere kommet til Norge. I tillegg har 1240 kommet via relokaliseringsprogrammet. I tillegg til asylsøkere tok Norge imot 3000 overføringsflyktninger årlig i 2015, 2016 og 2017 sammenliknet med ca per år tidligere. Mange tilbyr introduksjonsprogram Alle voksne flyktninger skal ha tilbud om introduksjonsprogram i inntil to år. Dette er et heldagstilbud med samme rammer som i norsk arbeidsliv. Antall deltakere i programmet økte til i 2016, 34 prosent høyere enn året før. Sannsynligvis vil dette tallet øke ytterligere i av landets kommuner hadde tilbud om program i 2017, sammenliknet med 336 kommuner i Tilrettelegging av introduksjonsprogram krever mye arbeid fra kommunenes side, og dette har nok bidratt til den største utvidelsen av tjenestetilbudet for flyktninger. Usikkert fremover Antall asylsøkere varierer veldig, og det er vanskelig å forutsi hvordan situasjonen blir for neste år. Kommunene får en stor utfordring i å bygge opp og legge ned tilbudet når det er så store variasjoner årlig. Selv om det nå ser ut for at tallene blir lave, kan asylsøkerstrømmen endre seg. Det er ikke fastsatt hvor mange overføringsflyktninger Norge skal ta imot de neste årene, og det er usikkert hvorvidt det blir noen nye avtaler om repatriering av asylsøkere fra Hellas og Italia. Dette er faktorer som kan påvirke mottaksdriften og bosettingstallene i de nærmeste årene. Kommunen har ikkje motteke oppmodingsbrev om busetjing i Det er venta at ein vil motta brevet om busetjing for 2018 mot slutten av Om oppmodingsbrevet samsvarar med talet på personar som kommunestyret har vedteke å ta i mot, er pt. usikkert. Det gjer det usikkert på korleis tilskotet til kommunen blir i

75 ØKONOMI: Overføringane i 2018 er estimert ut frå tala i Tala er usikre, ut frå at ein kanskje ikkje får nye flyktningar, mens dei som har vore her lengre får ein lågare sats for overføring. I 2017 er tilskotet slik: Oppsummeringstabell Denne tabellen oppsummerer sum av beregnet tilskudd til kommunen i Tilskuddsordning Tilskuddsbeløp Integreringstilskudd Særskilt tilskudd for bosetting av enslige mindreårige flyktninger Tilskudd til opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere Tilskudd for bosetting av personer med nedsatt funksjonsevne og/eller atferdsvansker Ekstratilskudd ved bosetting av flyktninger Tilskudd til opplæring i norsk, norsk kultur og norske verdier for asylsøkere - Totalt Ein må anta at inntektssida er tilsvarande i 2018, men det er veldig usikkert i forhold til korleis det blir med mottak i Om det ikkje blir mottak av nye flyktningar er det i 2018 ei estimert overføring på 9,5 mill. Rammer for flyktningarbeidet (utgifter) 2018 Lønn ansvar Driftsutgifter 212 og Tolkeutgifter - leggast til ansvar Må finne ein sum - må eventuelt justerast Introstønad - ansvar Lønn ansvar Leksehjelp Utgifter - ass Lønn Lønn - helsestasjon Eige tilskot, som blir dekt direkte av flyktningmidlar Tatt auke med kommunal deflator Tatt auke med kommunal deflator -75-

76 Rund sum Eit år, dekke utgifter i starten ved mottak Tatt auke med kommunal Lønn NAV deflator Økonomisk sosialhjelp Blir justert i slutten av året Teknisk - rund sum Berekna slik: 50% husleige på Tangane og leilighet på Moensjordet SUM Alle utgifter (drift og lønn) blir ført på eige prosjekt. Dette kan gje eit overskot, som blir tilført fond for å dekkje framtidige utgifter. Om ein ikkje får fleire flyktningar i 2018 (grunn sjå over), blir det berre ei overføring til fond på i overkant av 1 mill. Det er langt mindre enn i LEKSEHJELP: Flyktningtenesta har gjeve eiga ordning med leksehjelp for flyktningborna, utover det som skulen allereie gjev tilbod om. Ein ser at føresette (flyktningane) har større vanskar med å følgje opp skulearbeid til borna, grunna eigne vanskar med det norske språket. Leksehjelp er vurdert som fagleg naudsynt og eit svært godt tiltak for å gje borna best mogeleg faglege utvikling. Me har gjeve tilbod om tre timar leksehjelp i veka, noko me òg ynskjer å halde fram med i AUKA UTGIFTER TIL HELSETENESTAR: Det er lagt inn ein pott til ekstra utgifter, for eit år. Dette for å dekke kostnader til ekstra arbeid ved sjølve mottaket. -76-

77 UTGIFTER TIL NAV: Det er lagt inn auka utgifter på sosialbudsjettet. Det vil bli regulert i forhold til faktisk bruk. No når det byrjar å bli studentar i introduksjonsprogrammet som blir ferdige, vil det vere NAV som overtek ansvaret for oppfølging, med mål om skule, arbeid eller kvalifiseringsprogram. Sidan lønn under introduksjonsprogrammet fell vekk, vil det kunne medføre auka sosialutgifter om den enkelte flyktning ikkje har lønn eller anna inntekt. TOLKEUTGIFTER: Alle utgifter til tolk er no lagt på eit ansvar for heile organisasjonen. Slik at det blir kompensert fullt ut. Faktisk beløp må korrigerast i slutten av året. GENERELT: I rammeoverføringa er faktorane for innbyggjarar i ulike alderstrinn vekta i utrekninga. Der er flyktningane teke med som ordinære innbyggjarar. Hadde Tokke ikkje teke mot flyktningane ville rammeoverføringa vore lågare til kommunen, som kunne medført ei auka trong for innsparing. Det er viktig at ein har dette med seg når ein vurderer bruken av integreringsmidlane. Målet er at ein har ein buffer for å dekkje opp kommande utgifter på området. Det føreligg i Statsbudsjettet auka satsar for integreringstilskot i No er det dekt opp for ekstra arbeid ved mottak av flyktningar på enkelt område, mens det er område som ikkje får noko kompensasjon for meirarbeidet det er. Her kan ein nemne barnehage, organisering i skulen, meirarbeid for pedagogisk personale mm. BUSETJING I ÅRA FRAMETTER: Kommunen har pt. attende to leilegheiter, som er disponible for flyktningar på Dalen. Etter at leilegheitene på Dalen er nytta fult ut, må ein vurdere framtidig lokalisering. Det vil eventuelt bli gjort i eiga sak. I denne vurderinga er det fleire forhold som må vurderast. Her kan ein nemne; offentleg kommunikasjon, skule, barnehage, butikk, tilgang på språkpraksisplassar i nærområdet (og seinare mogleg jobb), kostnader med transport til diverse tenestar/opplæring osv. -77-

78 DEN NORSKE KYRKJA Tokke kyrkjelege fellesråd Kyrkjeverja Tokke kommune v/ rådmann Storvegen Dalen Vedlegg 3 Dato: Vedlikehald og investeringsbehov Tokke kyrkjelege fellesråd innspel til budsjett 2018 og økonomiplanperioden I samband med bispevistiasen hausten 2015 vart det utarbeidd eit oversyn over vedlikehald og investeringsbehov for kyrkjene og kyrkjegardane i Tokke. Tokke kommunestyre vedtok i samband med politikaranes budsjetthandsaming for 2016 at kyrkjas utgifter knytt til vedlikehald og investering skal innarbeidast i kommunal økonomiplan. Dette brev er i all hovudsak basert på innspel til kommunen før budsjettarbeidet for 2017 tok til. No startar budsjett og økonomiplanarbeidet for 2018 og med dette brevet ynskjer Tokke kyrkjelege fellesråd å gjere greie for behov knytt til vedlikehald og investeringsbehov i åra som kjem. Kommentar frå kyrkjeverja: Sitat frå rådmannens framlegg til handlingsprogram og budsjett 2016 for Tokke kommune om kyrkjeleg fellesråd: Kyrkja høyrer til underplanområdet 1 på grunn av kommunale overføringar til Fellesrådet, men organisasjonen er sjølvstendig i høve til kommunen. Kyrkjeverja har levert budsjettnotat med utfordringar, mellom anna behov for å styrke stillingsressursane i kyrkja, vedlikehaldsbehov og investeringsbehov. Det er lagt inn prisauke på 2,7% på overføringa til Fellesrådet, som då utgjer kr. 3,5 mill. Behov det er gjort greie for må Fellesrådet finne rom for innanfor den auka ramma. Sitat frå rådmannens framlegg til handlingsprogram og budsjett 2017 for Tokke kommune om kyrkjeleg fellesråd: Kyrkja høyrer til under planområde 1 på grunn av kommunale overføringar til Fellesrådet, men organisasjonen er sjølvstendig i høve til kommunen. Kyrkjeverja har levert budsjettnotat med utfordringar, mellom anna behov for å styrke stillingsressursane i kyrkja, vedlikehaldsbehov og investeringsbehov. Det er lagt inn prisauke på 1,5% på overføringa til Fellesrådet, som då utgjer kr 3,558 mill. Behov de er gjort greie for må Fellesrådet finne rom for innanfor den auka ramma. Vedlikehalds- og investeringsbehov er teke med i vedlikehalds- og investeringsplana ne frå teknisk etat. Rådmannen vil peike på at Tokke og Vinje nå har fått felles presteteneste. Ein konsekvens av dette må vera at me ser på ei samanslåing av dei to kyrkjelege fellesråda og at kommunane på litt sikt får eit fellesråd og ei kyrkjeverje. I kyrkjelova 15 er kommunens økonomiske ansvar gjort greie for: Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker, b) utgifter til anlegg og drift av gravplasser, utgifter til stillinger for kirketjener, klokker og organist/kantor ved hver kirke, og til daglig leder c) av kirkelig fellesråd, d) driftsutgifter for fellesråd og menighetsråd, herunder utgifter til administrasjon og kontorhold, e) utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring, f) utgifter til kontorhold for prester. Postadresse: Tlf: Kontorstad: Tokke kommunehus Bankkto.nr Storvegen 60 mob: Kontortid: Tysd - torsd, 9-14 Org.nr. NO DALEN E-post: kyrkjekontoret@tokke.kommune.no Filnamn: DOCX -78-

79 Fellesrådets budsjettforslag skal også omfatte utgifter til kirkelig undervisning, diakoni, kirkemusikk og andre kirkelige tiltak i soknene. Utgiftsdekningen skal gi grunnlag for at det i soknene kan holdes de gudstjenester biskopen forordner, at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, at arbeidsforholdene for de kirkelig tilsatte er tilfredsstillende og at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp. Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf. Kongen kan gi forskrift om kommunenes forpliktelser etter denne paragraf. Kommunen kan ta opp lån for finansiering av sine forpliktelser etter første ledd bokstav a) og b). De nærmere vilkår for kommunens låneopptak fremgår av kommunelovens 50. Representant for kirkelig fellesråd kan gis møte- og talerett i kommunale organ når disse behandler saker som direkte berører fellesrådets virksomhet. Med dagens nivå på tilskot er det ikkje midlar til å utbetre behov og manglar utan at drifta av fellesrådet og sokna sine verksemder omorganiserast eller at ramma frå kommunalt til fellesrådet aukar. Det er ikkje rom i ramma for å klare opparbeida vedlikehaldsetterslep og naudsynte investeringar. Brevet må sjåast i samanheng med det kommande framlegg til vedlikehald og investeringar frå teknisk etat for Formannskapet vedtok i 2015 at kyrkjas behov skulle inn i kommunens vedlikehaldsplan, ein plan som ikkje var ferdigstilt. Tiltaka er mange og anslått totalbeløpet er no så stort at kyrkjeverja er av den meining at det kan vere tenleg at det vert gjennomført ein ekstern vurdering av alle 5 anlegga sine behov, både når det gjeld vedlikehald og investeringar knytt til kyrkjebygg og kyrkjegardane og ikkje minst når det gjeld kvalitetssikring av kostnadsbilete. Kyrkjeverja anbefaler at kommunen framover legg opp til at kyrkjeleg fellesråd får eit beløp knytt til årleg drift og vedlikehald av kyrkjer og kyrkjegardar, og supplerer i tillegg med faste årlege beløp, eit beløp knytt til ekstra-ordinært vedlikehald og eit beløp knytt til naudsynte investeringar. Oversyn over vedlikehalds- og investeringsbehov: VEDLIKEHALD INVESTERINGAR SKAFSÅ KYRKJE kr kr SKAFSÅ KYRKJEGARD kr. kr MO KYRKJE kr kr MO KYRKJEGARD kr kr EIDSBORG STAVKYRKJE kr kr EIDSBORG KYRKJEGARD kr kr EIDSBORG KYRKJESTOVE kr LÅRDAL KYRKJE kr kr LÅRDAL KYRKJEGARD kr HØYDALSMO KYRKJE kr kr HØYDALSMO KYRKJEGARD kr TOTALT KR. kr kr I totalbeløpet ligg fleire forprosjekter, noko som gjer at det reelle kostnadsbilete er svært mykje høgare. Alle investeringstiltak knytt til kyrkjene vil få rentekompensasjon frå Husbanken. Postadresse: Tlf: Kontorstad: Tokke kommunehus Bankkto.nr Storvegen 60 mob: Kontortid: Tysd - torsd, 9-14 Org.nr. NO DALEN E-post: kyrkjekontoret@tokke.kommune.no Filnamn: DOCX -79-

80 SKAFSÅ KYRKJE VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Høgtalaranlegg og godkjent teleslynge kostnad er kalkulert kr (inv.) Automatisk webbasert straumstyringsanlegg - kostnad er kalkulert kr (inv.) Automatisert ringeanlegg for kyrkjeklokker - kostnad er kalkulert kr (inv.) Formålstenleg rullestolrampe kostnad er kalkulert kr (inv.) Brann- og innbrotsalarm - kostnad er kalkulert kr (inv) Tilfredstillande belysning i koret kostnad er kalkulert kr (inv) Moderne omnar - kostnad er kalkulert kr (inv) Utvendig vedlikehald, heile kyrkja treng måling kostnad er kalkulert kr (vedl.) Behov for oppussing til dagens standard av sakristi kostnad er kalkulert kr (vedl.) Ved behov for nytt lynvernanlegg er kostnad kalkulert kr (vedl.) Opparbeide barnekrok i kyrkja - kostnad er ikkje kalkulert Isolert våpenhus - kostnad er ikkje kalkulert SKAFSÅ KYRKJEGARD INVESTERING kr Driftsbygg (mogleg tilbakeføring Skafså grendehus til soknehus/driftsbygg) forprosj. kr (inv) Manglar knytt til handtering av søppel/avfall kostnad er kalkulert kr (inv.) Nye vassposter kostnad er kalkulert kr (inv.) SKAFSÅ VEDLIKEHALD/DRIFT (utg. må finansierast av EMS sokneråd) Glasplate alter og drypplate ljosglobe kostand ikkje kalkulert Komplett sett av kyrkjetekstilar - kostnad er ikkje kalkulert Løpar i midtgang - kostnad er ikkje kalkulert MO KYRKJE VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Høgtalaranlegg, ikkje godkjent teleslynge kostnad er kalkulert kr (inv) Automatisk webbasert straumstyringsanlegg - kostnad er kalkulert kr (inv) Automatisert ringeanlegg for kyrkjeklokker - kostnad er kalkulert kr (inv) Formålstenleg rullestolrampe - kostnad er kalkulert kr (inv) Brann- og innbrotsalarm - kostnad er kalkulert kr (inv) Tilfredstillande belysning i koret kostnad er kalkulert kr (inv) Moderne omnar - kostnad er kalkulert kr (inv) Behov for større parkeringsplass - kostnad forprosjekt kalkulert kr (inv) Ved behov for nytt lynvernanlegg er kostnad kalkulert kr (vedl) Ferdigstilling av oppussing sakristi med moderne kjøkken - kostnad er kalkulert (vedl) Ikkje barnekrok - kostnad er ikkje kalkulert Ikkje isolert våpenhus - kostnad er ikkje kalkulert Behov for enkelt utvendig vedlikehald - kostnad er ikkje kalkulert MO KYRKJEGARD VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Driftsbygg/publikumstoalett/HC toalett - kostnad forprosjekt kalkulert kr (inv) Tilkopling offentleg vatn og avløp kostnad forprosjekt kalkulert kr (inv) Manglar knytt til handtering av søppel/avfall kostnad er kalkulert kr (inv) Svært dårleg kvalitet på vassposter kostnad er kalkulert kr (inv) Ny mur/inngjerding av kyrkjegarden kostnand ny mur er kalkulert (vedl) MO VEDLIKEHALD/DRIFT (utg. må finansierast av EMS sokneråd) Komplett sett av kyrkjetekstilar - kostnad er ikkje kalkulert Glasplate alter og drypplate ljosglobe kostnand ikkje kalkulert Bytte av slitt løpar i midtgang i nær framtid- kostnad er ikkje kalkulert Postadresse: Tlf: Kontorstad: Tokke kommunehus Bankkto.nr Storvegen 60 mob: Kontortid: Tysd - torsd, 9-14 Org.nr. NO DALEN E-post: kyrkjekontoret@tokke.kommune.no Filnamn: DOCX -80-

81 EIDSBORG STAVKYRKJE VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Høgtalaranlegg kostnad er kalkulert kr (inv) Teleslynge - kostnad er kalkulert kr (inv) Tilfredstillande belysning i koret kostnad er kalkulert kr (inv) Moderne omnar - kostnad er kalkulert kr (inv) Årleg avsetning til tjæring av stavkyrkja kr (vedl) Svært stort behov for større parkeringsplass - kostnad forprosjekt kalkulert kr (inv) EIDSBORG KYRKJEGARD VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Utras av freda kyrkjegardsmur kostand kalkulert kr (vedl) Arkeologi freda gravlund (3mx15mx2m= 90m3 kr pr.0,1m3) kr (vedl) Manglar knytt til handtering av søppel/avfall kostnad er kalkulert kr (inv) Svært dårleg kvalitet på vassposter kostnad er kalkulert kr (inv) EIDSBORG KYRKJESTOVE VEDLIKEHALD kr Svært dårleg forfatning kostnad kalkulert forprosjekt kr Svært nedslite publikumstoalett - kostnad er ikkje kalkulert Ikkje HC toalett - kostnad er ikkje kalkulert EIDSBORG VEDLIKEHALD/DRIFT (utg. må finansierast av EMS sokneråd) Ikkje glasplate alter og drypplate ljosglobe kostnad ikkje kalkulert Ikkje komplett sett av kyrkjetekstilar - kostnad er ikkje kalkulert LÅRDAL KYRKJE VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Ved behov for nytt lynvernanlegg er kostnad er kalkulert kr (vedl) Oppussing av sakristi med kjøkken - kostnad er kalkulert (vedl) Høgtalaranlegg, ikkje godkjent teleslynge kostnad er kalkulert kr (inv) Automatisk webbasert straumstyringsanlegg kostnad er kalkulert kr (inv) Automatisert ringeanlegg for kyrkjeklokker - kostnad er kalkulert kr (inv) Rullestolrampe - kostnad er kalkulert kr (inv) Brann- og innbrotsalarm - kostnad er kalkulert kr (inv) Tilfredstillande belysning i koret kostnad er kalkulert kr (inv) Moderne omnar - kostnad er kalkulert kr (inv) Behov for større parkeringsplass - kostnad forprosjekt kalkulert kr (inv) Ikkje barnekrok - kostnad er ikkje kalkulert Ikkje isolert våpenhus - kostnad er ikkje kalkulert Behov for utvendig vedlikehald, mellom anna måling - kostnad er ikkje kalkulert LÅRDAL KYRKJEGARD INVESTERING kr Ombygging driftsbygg m/hc toalett kostnad forprosjekt kalkulert kr (inv) Manglar knytt til handtering av søppel/avfall kostnad er kalkulert kr (inv) Svært dårleg kvalitet på vassposter kostnad er kalkulert kr (inv) Kjøleaggregat bårerom er kalkulert til kr (inv) Overføring av eigedom bårehus frå OVF til H/L sokneråd, kostnad ikkje kalkulert LÅRDAL VEDLIKEHALD/DRIFT (utg. må finansierast av HL sokneråd) Komplett sett av kyrkjetekstilar - kostnad er ikkje kalkulert Glasplate alter og drypplate ljosglobe kostand ikkje kalkulert Ny alterduk (dagens altarduk er i ferd med å gå i oppløysning) kostand ikkje kalkulert HØYDALSMO KYRKJE VEDLIKEHALD kr INVESTERING kr Behov for nytt og betre strauminntak til kyrkja kostand er kalkulert kr (vedl) Ved behov for nytt lynvernanlegg er kostnad er kalkulert kr (vedl) Postadresse: Tlf: Kontorstad: Tokke kommunehus Bankkto.nr Storvegen 60 mob: Kontortid: Tysd - torsd, 9-14 Org.nr. NO DALEN E-post: kyrkjekontoret@tokke.kommune.no Filnamn: DOCX -81-

82 Høgtalaranlegg og godkjent teleslynge kostnad er kalkulert kr (inv) Automatisk webbasert straumstyringsanlegg kostnad er kalkulert kr (inv) Automatisert ringeanlegg for kyrkjeklokker - kostnad er kalkulert kr (inv) Brann- og innbrotsalarm - kostnad er kalkulert kr (inv) Tilfredstillande belysning i koret kostnad er kalkulert kr (inv) Moderne omnar - kostnad er kalkulert kr (inv) Ikkje barnekrok - kostnad er ikkje kalkulert Ikkje isolert våpenhus - kostnad er ikkje kalkulert Behov for utvendig vedlikehald, mellom anna måling - kostnad er ikkje kalkulert HØYDALSMO KYRKJEGARD INVESTERING kr Ombygging av bårehus/driftsbygg forprosjekt er kalkulert kr (vedl) Manglar knytt til handtering av søppel/avfall kr (inv) Svært dårleg kvalitet på vannposter kr (inv) Asfaltering parkeringsplass Høydalsmo kyrkje - forprosjekt er kalkulert kr (inv) HØYDALSMO VEDLIKEHALD/DRIFT (utg må finansierast av HL sokneråd) Ikkje glasplate alter og drypplate ljosglobe kostnad ikkje kalkulert Ikkje komplett sett av kyrkjetekstilar kostnad er ikkje kalkulert Ikkje løpar i midtgang kostnad er ikkje kalkulert Generelt om kyrkjene 1. Ingen av kyrkjene er universelt tilpassa. Det er manglar knytt til rullestolramper, inngangsparti, høge terskler, manglande lyd og lys og HCtoalett. 2. Ingen av kyrkjene har brannvarsling eller innbrotsalarm 3. Ingen av kyrkjene har automatisert ringeanlegg, 4. Ingen av kyrkjene har webbasert straumstyringsanlegg Generelt om kyrkjegardane 1. Arbeidstilhøve for dei tilsette er ikkje god. Det er manglar knytt til driftsbygg. 2. Mange gamle gravstader som manglar fester (eigarar) og det er mange gravminne som ikkje er bolta og difor utgjer ein fare for både publikum og tilsette. 3. Generelt er murer og gjerder i dårleg stand, spesielt i Mo og det manglar portstolpar og porter I Eidsborg, Mo og Høydalsmo, noko som bryt med krav til inngjerding i forskrift til Gravferdslova Tilhøve for parkering er ikkje gode, td Eidsborg, noko som kan gjeve problem i samband med utrykking i krisesituasjonar. Det er ikkje eigne HC-plasser eller plasser reservert for dei tilsette. 5. Det manglar asfalt og belysning på alle kyrkjas parkeringsplasser. Beste helsing Bjørnar Christensen /sign./ Kyrkjeverje/dagleg leiar Tokke kyrkjelege fellesråd Postadresse: Tlf: Kontorstad: Tokke kommunehus Bankkto.nr Storvegen 60 mob: Kontortid: Tysd - torsd, 9-14 Org.nr. NO DALEN E-post: kyrkjekontoret@tokke.kommune.no Filnamn: DOCX -82-

83 Vedlegg 4. Budsjetthandsaminga i råd og utval saksprotokollar og fråsegner frå andre: Rådmannen si tilråding: Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, jf pkt 10 og 11 i vedlegg 1 (tabell 1, 2 og 3) skal førebels leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden, og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av seinare handsaming i råd og utval. Kommunestyret gjer endeleg vedtak Saksprotokoll i Formannskapet Tilleggsframlegg frå Birgit Johanne K. Olsnes, Sp: 1. Ber rådmannen vurdere ei prosjektstilling for å styrkje det generelle næringsarbeidet, og legge denne direkte inn under rådmannen. 2. Auke ramme til planområde 4 jfr alternativ 1: nye tiltak pkt 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) Framlegg frå Hilde Alice Vågslid, Ap: Fremma sitt framlegg frå Formannskapsmøte : Den nye etaten vert styrka med ein 100% stilling som næringskonsulent. Stillinga vert lyst ut snarast råd. Det vart fyrst røysta over rådmannen sin tilråding. Samrøystes vedteke Pkt 1 i framlegget til Birgit Johanne K. Olsnes, Sp mot framlegg frå Hilde Alice Vågslid, Ap. Framlegget til Olsnes vart vedteke med 4 3 røyster Pkt 2 i framlegget til Birgit Johanne K. Olsnes, Sp: Vedteke med 4 3 røyster Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, jf pkt 10 og 11 i vedlegg 1 (tabell 1, 2 og 3) skal førebels leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden, og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av seinare handsaming i råd og utval. Kommunestyret gjer endeleg vedtak Ber rådmannen vurdere ei prosjektstilling for å styrkje det generelle næringsarbeidet, og legge denne direkte inn under rådmannen. 2. Auke ramme til planområde 4 jfr alternativ 1: nye tiltak pkt 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) Postadresse: Storvegen 60 Telefon: Bankgiro: DALEN Telefaks: Org.nr: E-post: postmottak@tokke.kommune.no Heimeside:

84 Tokke kommune Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutval Tilleggsframlegg frå AMU: 1. Carport til bilar i heimesjukepleia blir flytta fram til Garderobeanlegg på kommuneverkstaden blir flytta til Det vart røysta over pkt 1: Vedteke med 4 3 røyster Pkt 2: Vedteke 4 3 røyster Røysta over rådmannen sin tilråding: Samrøystes vedteke. Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, jf pkt 10 og 11 i vedlegg 1 (tabell 1, 2 og 3) skal førebels leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden, og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av seinare handsaming i råd og utval. Kommunestyret gjer endeleg vedtak Carport til bilar i heimesjukepleia blir flytta fram til Garderobeanlegg på kommuneverkstaden blir flytta til Saksprotokoll i Eldrerådet Framlegg frå Eldrerådet: Planområde 3 Helse- og omsorgsetaten: Eldrerådet ser med bekymring på det som er skrive at det ut frå reduksjon av sjukeheimsplassar (- 7 plassar i 2017) gjer det vanskeleg for menneske med eit høgt pleie/omsorgsbehov å få sjukeheimsplass. Resultatet av dette er at omsorgsenteret får meir funksjon som ein sjukeheim. Med nedgang i folketalet, men fleire eldre er det som her har sjedd ei svært trist utvikling. Planområde 4 Plan, næring og teknisk: Av det som er nemnt under næring side 27 går det fram at det i administrasjonen i dag omtrent ikkje er ressursar til å arbeide med næringssaker. Likevel er pkt 1 i mål nemnt at ei vil «Leggje til rette attraktive areal for bustadbygging på Dalen» Eldrerådet ser det slik at det kommunen treng er fleire arbeidsplassar og ikkje fleire bustadtomter. Kommunen har ledige tomter og det ligg fleire bustader ute for sal på Dalen. Det er store vanskar med å finne kjøperar til bustader på Dalen i dag og utan fleire arbeidsplassar vil dette bli vanskelegare i åra som kjem

85 Tokke kommune Oppmodinga frå eldrerådet vert: Bruk kommunale midlar til næringsarbeid i staden for tilrettelegging for bustadbygging. Vedtak Planområde 3 Helse- og omsorgsetaten: Eldrerådet ser med bekymring på det som er skrive at det ut frå reduksjon av sjukeheimsplassar (- 7 plassar i 2017) gjer det vanskeleg for menneske med eit høgt pleie/omsorgsbehov å få sjukeheimsplass. Resultatet av dette er at omsorgsenteret får meir funksjon som ein sjukeheim. Med nedgang i folketalet, men fleire eldre er det som her har sjedd ei svært trist utvikling. Planområde 4 Plan, næring og teknisk: Av det som er nemnt under næring side 27 går det fram at det i administrasjonen i dag omtrent ikkje er ressursar til å arbeide med næringssaker. Likevel er pkt 1 i mål nemnt at ei vil «Leggje til rette attraktive areal for bustadbygging på Dalen» Eldrerådet ser det slik at det kommunen treng er fleire arbeidsplassar og ikkje fleire bustadtomter. Kommunen har ledige tomter og det ligg fleire bustader ute for sal på Dalen. Det er store vanskar med å finne kjøperar til bustader på Dalen i dag og utan fleire arbeidsplassar vil dette bli vanskelegare i åra som kjem. Oppmodinga frå eldrerådet vert: Bruk kommunale midlar til næringsarbeid i staden for tilrettelegging for bustadbygging. Saksprotokoll i Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne Framlegg i Rådet: 1. Rådet var på synfaring på flaumsikringsvollen ved Moensjordet og gangvegen som er bygd i forkant av vollen. Rådet er nøgd med at det er bygd ein gangveg, men slik den er no er den for ujamn og skeiv til at rullestolar kan nytte den på ein trygg måte. Rådet ber om at gangvegen vert jamna ut, retta opp og om mogleg bygd litt breiare på dei smalaste partia. 2. Til budsjett og økonomiplandokumentet side 23, pkt Utfordringar og fokusområde i Helse- og sosialetaten, 3. kulepunkt, vil Rådet uttale at vidareutvikling av frisklivsarbeidet og frisklivssentralen må femne om å gjere slike tilbod tilgjengelege på ein enkel måte for alle i kommunen. Menneske med nedsett funksjonsevne i grendene kan ha vanskar med å nytte seg av desse tilboda viss dei alle vert lagt til kommunesenteret Dalen. Samrøystes vedteke. Vedtak 1. Rådet var på synfaring på flaumsikringsvollen ved Moensjordet og gangvegen som er bygd i forkant av vollen. Rådet er nøgd med at det er bygd ein gangveg, men slik den er no er den for ujamn og skeiv til at rullestolar kan nytte den på ein trygg måte. Rådet ber om at gangvegen vert jamna ut, retta opp og om mogleg bygd litt breiare på dei smalaste partia. 2. Til budsjett og økonomiplandokumentet side 23, pkt Utfordringar og fokusområde i Helse- og sosialetaten, 3. kulepunkt, vil Rådet uttale at vidareutvikling av frisklivsarbeidet og frisklivssentralen må femne om å gjere slike tilbod tilgjengelege på ein enkel måte for alle i kommunen. Menneske med nedsett funksjonsevne i grendene kan ha vanskar med å nytte seg av desse tilboda viss dei alle vert lagt til kommunesenteret Dalen

86 Tokke kommune Saksprotokoll i Oppvekstutvalet Framlegg frå Geir Arild Djuve, SP: 1. Ber rådmannen vurdere ei prosjektstilling for å styrkje det generelle næringsarbeidet, og legge denne direkte inn under rådmannen. 2. Auke ramme til planområde 4 jfr alternativ 1: nye tiltak pkt 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) Framlegg frå Tokke KrF og Tokke AP: Den nye etaten vert styrka med ein 100% stilling som næringskonsulent. Stillinga vert lyst ut snarast råd. Framlegg i møte til investeringsbudsjettet: I. Toalettforholda ved Tokke skule/sfo blir prioritert i 2018 II. Spelemidlar er tildelt i Høydalsmo og prosjektet må realiserast i Det må avsetjast midlar i investeringsbudsjettet for Finansiering ved eventuelt auka låneopptak for Rådmannens framlegg blei samrøystes vedteke. Forslaget frå Djuve blei sett opp mot framlegget til KrF og Ap. Framlegget til Djuve blei vedteke med 4 mot 3 stemmer. Mindretalet røysta for framlegget til KrF og AP. Framlegg til endring i investeringsbudsjettet blei samrøystes vedteke. Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, jf pkt 10 og 11 i vedlegg 1 (tabell 1, 2 og 3) skal førebels leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden, og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av seinare handsaming i råd og utval. Kommunestyret gjer endeleg vedtak Ber rådmannen vurdere ei prosjektstilling for å styrkje det generelle næringsarbeidet, og legge denne direkte inn under rådmannen. 2. Auke ramme til planområde 4 jfr alternativ 1: nye tiltak pkt 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) Investeringsbudsjettet: I. Toalettforholda ved Tokke skule/sfo blir prioritert i 2018 II. Spelemidlar er tildelt i Høydalsmo og prosjektet må realiserast i Det må avsetjast midlar i investeringsbudsjettet for Finansiering ved eventuelt auka låneopptak for Saksprotokoll i Helse- og sosialutvalet Framlegg til nytt vedtak frå Åge Verpe( Sp): «Ramma til planområde 3 er underfinansiera i storleiksordning 2,5 4 mill for 2018 jamfor prognoser for forbruk Det vert lagt innn ei justering frå rådmannen på ein mill på grunn av feil

87 Tokke kommune lønnsramme. HSU meiner dei resterande 1,5 3 mill må justerast inn i budsjettet for Det var fyrst stemt for rådmann sin tilråding. Avstemming: Einstemmig vedtatt 7-0 Etter det var det stemt på tillegg frå Åge Verpe. Avstemming: 4-3 for Åge Verpe sitt framlegg. Anne Iren Anundskås, Tahar Haddad og Erik Skimmeland stemte imot. Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, jf pkt 10 og 11 i vedlegg 1 (tabell 1, 2 og 3) skal førebels leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden, og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av seinare handsaming i råd og utval. Kommunestyret gjer endeleg vedtak Tillegg i utvalet: Ramma til planområde 3 er underfinansiera i storleiksordning 2,5 4 mill for 2018 jamfor prognoser for forbruk Det vert lagt innn ei justering frå rådmannen på ein mill på grunn av feil lønnsramme. HSU meiner dei resterande 1,5 3 mill må justerast inn i budsjettet for Saksprotokoll i Utviklingsutvalet Rådmannen si tilråding vart samrøystes vedteke. Tilleggsframlegg frå Senterpartiet: 1. Ber rådmannen vurdere ei prosjektstilling for å styrkje det generelle næringsarbeidet, og legge denne direkte inn under rådmannen. 2. Auke ramme til planområde 4 jfr alternativ 1: nye tiltak pkt 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme) Tilleggsframlegg frå AP v/ Solbjørg Frantzen: Den nye etaten vert styrka med ein 100% stilling som næringskonsulent. Stillinga vert lyst ut snarast råd. Framlegg frå Senterpartiet pkt 1 vart sett opp mot Solbjørg Frantzen sitt framlegg, og vart vedteke med 4 mot 2 røyster. Framlegg frå Senterpartiet pkt 2 vart røysta over og vart vedteke med 4 mot 2 røyster. Vedtak Nytt handlingsprogram og økonomiplan og budsjett 2018, med vedlegg, jf pkt 10 og 11 i vedlegg 1 (tabell 1, 2 og 3) skal førebels leggjast til grunn for Tokke kommune si verksemd i perioden, og blir vedteke med netto rammer for kvart planområde, og med dei endringar som fylgjer av seinare handsaming i råd og utval. Kommunestyret gjer endeleg vedtak Tillegg i utvalet: 1. Ber rådmannen vurdere ei prosjektstilling for å styrkje det generelle næringsarbeidet, og legge denne direkte inn under rådmannen. 2. Auke ramme til planområde 4 jfr alternativ 1: nye tiltak pkt 4.3 (inndekking i endeleg budsjettramme)

88 Tokke kommune oppsummering av møte i ungdomsråd Klokka: Stad: Gygreburet ( Tokke kulturhus) Møtte: Tokke skule: Pål Roger Stange (10kl.) Høydalsmo skule : Dina A. Skogsrød (9kl. ) Ingvild Mandt ( 8kl.) i Rune K. Strånd (10.kl) sin stad. VT vidaregåande skule: Daniel Knutsen ( VG1 ) Emma Solli ( VG3 ) Oppvekstutvalet skal ha møte difor dette møte. Informere og drøfte saker som skal opp her. Spesielt med fokus på ungdommen. Sakliste ungdomsråd: 1. Val av leiar, nestleiar og sekretær.( konstituere) Leiar : Pål Roger Stange Nestleiar:? Sekretær: Emma Solli Dagny Skjelbreid leia møte grunna sakslite. 2. Telefonliste og e-post. Vart laga på møte 3. Info om oppvekstutvalet, politiske utval, heimesida... Dagny visa heimesida og korleis ein kan finne sakene som skal opp i ulike politiske organ. Informasjon og drøfting rundt saker som skal opp i oppvekstutvalet Spelemidlar 2018 Kulturdepartementet fordelar årleg spelemidlar til anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Rådmannen må forankre sine søknadar kvart år i ei oppdatering av handlingsdelen i plan for idrett og anlegg. Samstundes skal kommunen foreta ei prioritering av søknadar om spelemidlar til idrettsanlegg med utgangspunkt i uttale frå Idrettsrådet i kommunen. Idrettsrådet er med og sikrar ei forankring av nye idrettsanlegg i ei samla lokal idrettsrørsle. I søknadsprosessen er anlegg delt inn i to kategoriar utifrå retningslinene til KUD. Ordinære idrettsanlegg er anlegg som legg til rette for organisert aktivitet knytt til særidrettar som det kan konkurrerast og haldast organiserte treningar i. Nærmiljøanlegg er anlegg som er anlagt utandørs og som til ei kvar tid skal vere open for uorganisert aktivitet, det vil seie at t.d. eit idrettslag ikkje har anledning til å legge krav på faste treningstider i eit nærmiljøanlegg. Søknadar 2018 Ordinære idrettsanlegg:

89 Tokke kommune Kunstgrasbane 7er Høydalsmo Dragbane og Klubbhus, Skafså motrorsportklubb: O-kart Grønliheii, Høydalsmo idrettslag: Rulleskiløype, Høydalsmo idrettslag: Søknadar 2018 Nærmiljøanlegg Rehabilitering av ljosløype, Byrte IL: Rådmannen si tilråding 2018: Ordinære anlegg: 1. Klubbhus, Skafså motorsportklubb, fornya (ingen kommunal del) 2. O-kart Grønliheii, fornya og overføring av kommunal del frå 2017 (om det ikkje blir utbetalt i dette året) 3. Kunstgras i Høydalsmo, fornya og midlar blir avsett i investeringsbudsjettet for 2019 Nærmiljøanlegg: 1. Rehabilitering av ljosløype, Byrte IL. Utale frå Tokke ungdomsråd: Ungdomsrådet vart informera om idrettsrådet si prioritering, men støtter rådmannen si tilråding. 5. Kulturkort prøveordning i Tokke? Telemark ungdomsråd har i møte gjort eit samrøystes vedtak om at ungdommen i Telemark ynskjer at kommunane innfører ei ordning med ungdomskort. Ungdomsrådet tilrår at ungdom i aldersgruppa 13 til 25 år får gratis inngangsbillett på kino, opera, teater, diverse sport, festivalar, konserter, revyar og liknande. Ordninga er innført i Hedemark. Ungdomsrådet i Tokke drøfta noko rundt praksis i Hedemark, da ein av medlemmene var på dagkonferansen i regi av Telemark ungdomsråd. Utale frå Tokke ungdomsråd: For smalt at det berre skal gjelde ungdommar busett i kommunen. Alle som ynskjer bør få søkje/ bestille kort og bruke kulturtilbodet i Tokke. Kan gjelde for ungdom frå år. Da blir ungdom som går på skule i Tokke ivaretatt. Bør ikkje dekke medlemskap, men bilettar. Bør gjelde reduksjon av pris på bilettar. ( til eksempel 25,- reduksjon av kinobillett? Hedemark ) 6. Kommunepsykolog i Vest Telemark? Arbeids- og styringsgruppa for samhandling i Vest-Telemark har gitt samhandlingskoordinator i oppgåve å sjå på meir samarbeid innan psykisk helse og rus. Det er nedsett ei arbeidsgruppe i VT med representantar frå alle kommunane. Psykisk helse og rus er satsingsområder både frå regjering, HSØ og Sykehuset Telemark HF. Eit av tema for arbeidsgruppa var kring samarbeid om psykologressursar. Det kjem eit

90 Tokke kommune lovkrav frå 2020 om plikt for kommunane til å ha psykologkompetanse. Staten har difor etablert ei tilskotsordning for tilsetting av psykologar i kommunane med kr pr. psykolog før Tidleg innsats og rask avklaring vil òg ha ein viktig førebyggande effekt. Ein har i dag ganske gode ressursar innanfor vaksenpsykiatrien og ein ser føremon i å hjelpe barn som sliter psykisk. Psykologen bør ha klinisk tverrfagleg fokus: Eit lågterskeltilbod, som kan gis utan henvising, som er gratis, har kort ventetid, er lett tilgjengeleg og har fokus på korttidsterapi, råd og veileiing. Rådmannen si tilråding: Kommunane søkjer om tilskot frå Helsedirektoratet Det blir lyst ut etter 2 psykologar fordelt på: o Seljord, Kviteseid og Nissedal o Vinje, Tokke og Fyresdal Rådmennene i VT blir samde om plassering av psykologen administrativt og fordeling av psykologressursen pr. kommune Det blir sett av kontor i kvar kommune til psykologen Utale frå Tokke ungdomsråd: Ser det som fornuftig og viktig. Støtter Rådmannen. 7. Idrettsstipend Det er oppvekstutvalet som tildelar idrettsstipendet. Storleiken på stipendet er kr ,- Retningslinjene for idrettsstipend: «Unge idrettsutøvarar mellom 16 og 20 år kan søkje om idrettsstipend. Tildeling skjer etter anbefaling frå Tokke idrettsråd. Tilskotet vert fordela etter tilgjengelege midlar og talet på søkjarar, basert på korleis søkjarane oppfyller kriteriene. Ved fleire søkjarar står idrettsrådet og Oppvekstutvalet fritt til å rangere søkjarar og fordele midlar til ein eller fleire av søkjarane. Kriterier: Må ha fylt 16 år i søknadsåret kan fylle 20 år i søknadsåret. Må drive seriøs satsing innanfor ein idrett og syne til deltaking i konkurransar på nasjonalt nivå. Må vere medlem av idrettslag eller klubb i Tokke kommune (kan gjerast unntak ved mindre idrettar der Tokke ikkje har eigen klubb innanfor den aktuelle grein og søkjaren er busett i Tokke). Må ha vedlagt uttale frå trenar/ klubbansvarleg om utvikling og satsing. I år fire søkjarar: Rykkjelid, Krog, Midtbø og Øvrebø Utale frå Tokke ungdomsråd: Stipendet bør gå til den som er mest disiplinert. Satsar mest. Kven som treng pengane mest ( er det dyrt? ) Sjå på resultat

91 Tokke kommune 8. Budsjett og handlingsplan 2018, rådmannens førebelse framlegg. ( eit utdrag, kva betyr dette for ungdommen?) Litt om ståa i kommunen. Behov for innsparing, men og behov for investering framover. Behov for Investering ? «Meirope» - bibliotek. Toalettforhold ved Tokke skule Skulekjøkken ved Høydalsmo skule og Tokke skule, formingsrom på Tokke skule. «stillerom» på biblioteket. Ulike nye tiltak som: oppretta ein ny lærlingeplass i Tokke kommune ( da fem ) Auke 20% helsesøsterstilling Psykologteneste Leasing av ultralydapparat Innsparingtiltak som: redusert skuleskyss, fritt skuleval. 9. Ymse saker frå ungdommar Idear til inntekter for kommunen: Zippline over Dalen ( Rui, Riarhammaren ) Utkikkstårn Utleie av ulike ting som vannski, vannskuter. Ungdomsrådet ynskjer ein oversikt over budsjettet for skulane, dette for å sjå kva pengar som ligg her og kva dei blir brukt til. Til info : I eit budsjett i offentleg sektor går ca 80% til lønn for personalet. Dagny sender ein oversikt til medlemmene Høydalsmo SKULEKJØKKENET VED HØYDALSMO SKULE SFO-personalet ved Høydalsmo skule har kontakta verneombod grunna lite eigna kjøkken for drift av skulekantine for ungdomskulen. SFO-personalet brukar skulekjøkkenet når dei lagar mat til både SFO og kantine. Ungdomskulen har kantineordning i ein annen del av bygget, matsalen i samfunnshusdelen. Dette medfører at SFO-personalet må frakte store deler av maten opp fleire trapper og gjennom biblioteket. Dette er spesielt krevjande når det serverast varm mat. Ein må då bere store kjelar med varm mat denne vegen. Dette er også eit problem når ungdomskuleelevane, som har mat og helse, ordnar kantine for heile skulen. Slik skulekjøkkenet er no, er det for liten plass til at elevane kan sitje der å ete. I samfunnshusdelen er det eit lite kjøkken, men dette er ikkje eigna for matlaging. VO er kjent med at det ligg føre nye planer for skulekjøkken ved Høydalsmo skule. Slik det nye kjøkkenet er tenkt, vil det vere plass til at ungdomskuleelevane kan ete der. Som verneombod meiner eg det er viktig å prioritere ombygging av skulekjøkkenet ved Høydalsmo skule. Det er tidkrevjande og tungvindt å drive kantina slik den er no, då det

92 Tokke kommune tar mykje ekstra tid å bere ting att og fram. Ein risikerer også belastningsskader og andre ulykker. Alternativet vil vere å slutte med varmmat på kantina for ungdomskulen. Helsing Trine Lothe, VO ved Høydalsmo skule Betalt matpause i barnehagen Dei tilsette i barnehagane i Tokke har fremja ynskje om å innføre betalt matpause. Ordninga med betalt matpause blir praktisert i kommuneadministrasjon, skule, helsesektoren, pleie- og omsorgssektoren og bibliotek i Tokke kommune. Barnehagane i nabokommunane, Vinje, Fyresdal og Kviteseid, har betalt matpause. Vinje har også tettare bemanning enn barnehagane i Tokke. Å innføre betalt matpause i barnehagen kan vere eit viktig verkemiddel for å behalde arbeidstakarar i kommunen. Dei ulike avdelingane tek ofte ungane ut i nærmiljøet. Når dei er ute på tur, er det ikkje mogleg å ta ut matpause. Det vil sei at dei vaksne arbeider ein halvtime ekstra utan å få betalt for det på desse dagane. Ein konsekvens kan bli at mange turar blir avlyste, eller at dei tilsette må betalast ekstra når dei ikkje får tid til matpause! Sjukefråveret i Dalen barnehage var på meir enn 20% i fyrste halvår 2017! Dette er alvorleg, og noko me må ta tak i. Me trur at innføring av betalt matpause kan vere med på å redusere fråveret. Ein arbeidsdag som blir redusert med ein halv time, vil opplevast som mindre belastande. I dag kan personalet forlate barnehagen midt i arbeidstida, når dei tek matpause. Det er i denne tida det er flest ungar på avdelingane. Skjer det noko i barnehagen, så er det kanskje ikkje nok personale til å handtere situasjonen. Betalt matpause vil sikre at det alltid er nok vaksne på huset i kjernetida. Det sosiale miljøet på arbeidsplassane er viktig. I dag kan tilsette oppleve å sitje åleine på pauserommet, fordi dei andre som har pause ikkje er på huset. Ved innføring av betalt matpause vil pauserommet bli bruka av fleire. Forslag til korleis betalt matpause kan organiserast utan at kvaliteten i tilbodet endrast: Tokke kommune endrar opningstida i Dalen barnehage. Ny opningstid blir: Dette gjer at bemanninga i barnehagen ikkje blir endra, sjølv om betalt matpause blir innført. I dag er opningstida i Dalen barnehage Det er svært få barn som treng eit barnehagetilbod på 10 timar! Andre kommunar i Vest Telemark har opningstid i frå I barnehagane med ei avdeling, er opningstida allereie i frå Dersom betalt matpause ikkje skal medføre redusert bemanning i slutten eller starten av dagen, må dei tilsette oppretthalde 8 timars dagar. Dette kan kompenserast med fridagar i mindre travle periodar. Dalen Fagforbundet Utdanningsforbundet Anne Vadder Midtbø Ingrid Vadder

93 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2017/ Saksbeh.: Finn Arne Askje l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Oppvekstutvalet 17/ Kommunestyret 17/ Gjesteelevar - prinsippsak Vedlegg: 1 Telemarksavtale for barnehage 2 Telemarksavtale for skule Saksdokument: Saksutgreiing: Saka om pris for gjesteelevar er blitt aktualisert då Vinje kommune har vedteke å følgje Telemarksavtala både for barnehage og skule. Satsane blir regulert pr. august kvart år. Situasjonen er at Tokke har gjesteelevar/born i barnehagen og skulane i Vinje, samstundes har me born/elevar frå Kviteseid. Fram til no har det gjennom mange år, vore praksis at born ved «Plassane» i Vinje har gått på Åmot skule. Praksis i Vest-Telemark har vore og ikkje ta betalt for barn i barnehagen og kr for elevar i skulen (i tillegg kjem utgifter til skyss og eventuelle spesialpedagogiske tiltak). Å nytte KOSTRA tal for prising av gjesteelevar i grunnskulen blir feil her inngår drift av bygg, personalressursar mm., som er uavhengig av gjesteelevane. Auken i kostnader er variable kostnader som læremidlar, lærebøkar (men det er bøkar som skule disponerar seinare, om ein treng innkjøp) osv. -93-

94 Spørsmålet er no todelt: 1. Skal skuleborn frå Tokke få høve til å nytte skuletilbod i Vinje? Fram til no er det gjeve løyve i kvart tilfelle, dei siste vedtaka er gjort for eit trinn, ein må eventuelt søkje på nytt. 2. Kva pris skal Tokke sette for born i barnehagen og elevar i skulen som kjem frå andre kommunar? BARNEHAGE: For Tokke kommune er det slik at born frå andre kommunar kan få tilbod i barnehagen, om det er ledig kapasitet. Tilbodet blir berre gjeve for eit år om gonga. Det er ikkje ein auka kostnad for kommunen om ein utnyttar kapasiteten, men berre ein auka inntekt gjennom foreldrebetaling. Det vil så vere ein økonomisk gevinst ved utnytte kapasiteten. Foreldre står fritt til å søkje barnehageplass i ein anna kommune, Tokke kommune har ikkje høve til å kunne regulere bruken barnehageplassar i andre kommunar. Barnehagevedtektene i Vinje har ei liknande formulering: I avtala som føleligg, så lyder den: For barn som har plass i kommunal barnehage i annen kommune, har kommunen krav på refusjon fra bostedskommunen, forutsatt at bostedskommunen etter forespørsel fra barnehagens kommune, har akseptert å utbetale refusjon. Refusjon utmåles etter nasjonale satser, jf. forskrift om likeverdig behandling 11. Dersom annet ikke er avtalt, kan refusjon kreves for det antall måneder barnet har gått i barnehagen. Refusjon kreves etterskuddsvis i juni og november. Det må bety at Tokke skal godkjenne barnehageplassen i anna kommune og ein skal betale for plassen Kostnader for barnehageborn 2018 (det har vore vanskeleg å få verifisert satsane, men det vil bli gjort i forkant av politisk handsaming): Frå hausten 2018 vil me ha eit born over 2 år. Dvs. ein kostnad for Tokke kommune med kr ,- (om ein godkjenner refusjon for barnehageplass). Me ville hatt kapasitet i barnehagane for at dette barnet, utan auka kostnad. -94-

95 Situasjon no, barnehage: Born frå Tokke som nyttar tilbod i Vinje Merknad 2 Eit av borna skal ta til i skulen frå hausten. Det er søkt om skulegang i Vinje Born frå Kviteseid som nyttar tilbod i Tokke Merknad 1 Barnet skal ta til i skulen frå hausten. Har ikkje søkt om å gå på skulen i Tokke Situasjon frå hausten, barnehage det ein kjenner no: Born frå Tokke som nyttar tilbod i Vinje Merknad Born frå Kviteseid som nyttar tilbod i Tokke 1 0 Merknad SKULE: Utdanningsdirektoratet har gjeve følgjande tolkingsuttale til 8-1 og 13-1 dagsett : «Elevar har ikkje rett til å gå på skole i en annen kommune Grunnskoleelever har rett til «å gå på den skolen som ligg nærast eller den skolen i nærmiljøet som dei soknar til». Denne retten gjelder bare innen den kommunen der eleven bor. Elever har med dette ikke rett til å gå på skole i en annen kommune.» Alle elevane som går i Vinje kommune ville gått ved Høydalsmo skule. Skulen har (pr ) 62 elevar. Om elevane som går i Vinje hadde gått i Tokke, ville det ikkje vore auka kostnad for kommunen (bortsett for noko meir skyssutgifter det er ikkje stor auka kostnad). Dessutan ville det vore med å sikra elevgrunnlaget ved skulen, der allereie elevgrunnlaget har blitt redusert dei siste åra. Situasjon no, skule: Born frå Tokke som nyttar tilbod i Vinje Merknad 6 Eit born har fått vedtak om å kunne ta til på Åmot skulen frå august Barnet har ikkje teke til enno. Så talet kan bli 7. Born frå Kviteseid som nyttar tilbod i Tokke 2 Merknad -95-

96 Situasjon frå hausten, skule: Born frå Tokke som nyttar tilbod i Vinje Merknad 6 Om barnet som har vedtak og skulegang i Vinje tek til og søknaden om skulegang i Vinje blir innvilga, blir det 8 elevar. Born frå Kviteseid som nyttar tilbod i Tokke Merknad 1 Barnet som i dag er frå Kviteseid og som nyttar barnehage tilbod i Tokke, har ikkje søkt om skulegang hjå oss. Samla kostnad for Tokke kommune vil bli kr til med ein auke på kr til VURDERING: Det er fleire aspekt som ligg til grunn for rådmannen si tilråding: 1. Rådmannen vil ikkje endra praksis for betaling ovanfor andre kommunar i Vest-Telemark. Ein grunnar det ved: A. I barnehagen er det berre positivt å utnytte ledig kapasitet, dessutan får me auka inntekter gjennom foreldrebetaling. B. For grunnskulen ynskjer me ikkje at økonomi for kommunane skal vere hindring for at føresette av praktiske årsakar, geografi eller sosiale forhold kan nytte grunnskule i anna kommune. 2. Hovudregelen er at Tokke kommune ikkje innvilgar refusjon for barnehagebarn i anna kommune, då ein i Tokke har ledig kapasitet. 3. Rådmannen innstiller på at hovudregelen er at alle som bur i Tokke skal gå i Tokkeskulen. Jf. opplæringslova med dertilhøyrande tolking frå UDIR. 4. Fleire elevar har fått vedtak for heile grunnskuleløpet, dette er eit bindande vedtak for Tokke. I forhold til elevar som har fått tidsavgrensa vedtak, må ein politisk ta ei individuell vurdering om ein skal få fornya søknad om grunnskuleopplæring i anna kommune. Rådmannen si tilråding: I. Tokke held inntil vidare fast på tidlegare praksis for betaling av born i barnehagen og gjesteelevar i Vest-Telemark. II. Hovudregelen er at Tokke kommune ikkje innvilgar refusjon for barnehageplass i anna kommune. III. For grunnskuleelevar som ikkje alt har teke til i Vinje kommune og er busett i Tokke kommune, er hovudregelen at desse elevane går på ein av skulane i Tokke. Oppvekstutvalet kan gjere unntak. Fleire elevar har fått vedtak for heile grunnskuleløpet, dette er eit bindande vedtak for Tokke. I forhold til elevar som har fått tidsavgrensa vedtak, må ein politisk ta ei individuell vurdering om ein skal få fornya søknad om grunnskuleopplæring i anna kommune. IV. Born i barnehagen og gjesteelevar i grunnskulen som ikkje kjem frå Vest- Telemark, nyttar Tokke kommune satsane i Telemarksavtala. Oppvekstutvalet kan dispensere frå hovudregelen i II og III. -96-

97 Saksprotokoll i Oppvekstutvalet Pressisering pkt. 4 gjeld i hovudsak fosterheimsborn. Framlegg frå Geir Arild Djuve: Nytt punkt V: I.h.t Telemarksavtalas prossedyrer pkt. 7. Tokke gjeng i dialog med Vinje om pris for gruppa av elevar som har fått vedtak som skulegang i Vinje, samt deira søsken. Rådmannen sitt framlegg med tillegg frå Djuve blei samrøystes vedteke Vedtak V. Tokke held inntil vidare fast på tidlegare praksis for betaling av born i barnehagen og gjesteelevar i Vest-Telemark. VI. Hovudregelen er at Tokke kommune ikkje innvilgar refusjon for barnehageplass i anna kommune. VII. For grunnskuleelevar som ikkje alt har teke til i Vinje kommune og er busett i Tokke kommune, er hovudregelen at desse elevane går på ein av skulane i Tokke. Oppvekstutvalet kan gjere unntak. Fleire elevar har fått vedtak for heile grunnskuleløpet, dette er eit bindande vedtak for Tokke. I forhold til elevar som har fått tidsavgrensa vedtak, må ein politisk ta ei individuell vurdering om ein skal få fornya søknad om grunnskuleopplæring i anna kommune. VIII. Born i barnehagen og gjesteelevar i grunnskulen som ikkje kjem frå Vest- Telemark, nyttar Tokke kommune satsane i Telemarksavtala. IX. I.h.t Telemarksavtalas prossedyrer pkt. 7. Tokke gjeng i dialog med Vinje om pris for gruppa av elevar som har fått vedtak som skulegang i Vinje, samt deira søsken. Oppvekstutvalet kan dispensere frå hovudregelen i II og III. -97-

98 Telemarkavtalen Avtale mellom kommunene i Telemark vedrørende Barn som har barnehageplass utenfor hjemkommunen Avtalen er inngått mellom kommunene i møte mellom kommunenes barnehageansvarlige. Avtaleperiode: Avtalen er løpende med ett års oppsigelse. Avtaleperiode: Det er et overordnet prinsipp at det til en hver tid er hjemkommunen som skal betale for spesialpedagogiske tiltak. Økonomi Barnehage Spesialpedagogisk hjelp 1. Det kreves refusjon for det antall årstimer det er fattet vedtak om. 2. Pedagogtimer kr 475,- pr. time (inkl. samarbeidstid, arbeidsgiveravgift, pensjonsdel og feriepenger). 3. Assistent-/fagarbeidertimer refunderes med kr 300,- (inkl. arbeidsgiveravgift, pensjonsdel og feriepenger). Grunnbeløp for ordinær barnehageplass i kommunal barnehage: Betaling for tilbud i kommunal barnehage følger av prosedyren under. Prosedyre for enkeltbarn som søker om å få gå i kommunal barnehage i annen kommune 1. Barnet har rett til plass i barnehage i den kommunen der det er bosatt, jf. barnehageloven 12a andre ledd. 2. Barnehageeier fastsetter opptakskrets i sine vedtekter, jf. barnehageloven Foresatte kan søke barnehageplass i annen kommune enn hjemkommunen, men har ikke rett til plass i annen kommune. 4. For barn som har plass i kommunal barnehage i annen kommune, har kommunen krav på refusjon fra bostedskommunen, forutsatt at bostedskommunen etter forespørsel fra barnehagens kommune, har akseptert å utbetale refusjon. Refusjon utmåles etter nasjonale satser, jf. forskrift om likeverdig behandling 11. Dersom annet ikke er avtalt, kan refusjon kreves for det antall måneder barnet har gått i barnehagen. Refusjon kreves etterskuddsvis i juni og november. 5. For barn som flytter fra kommunen i løpet av barnehageåret, vil barnehagens vedtekter og/eller avtalen mellom barnehagen og foresatte, regulere muligheten for å beholde plassen ut barnehageåret. Bestemmelsene om refusjon i punkt 4 gjelder. 6. Kommuner som har kommunale barnehager med barn fra andre kommuner, må varsle om antall barn, barnas plasstørrelse og fødselsår til barnas hjemkommune i januar og august. -98-

99 Prosedyre for enkeltbarn som går i ikke-kommunal barnehage i annen kommune 1. For barn som har plass i ikke-kommunal barnehage i annen kommune, har kommunen krav på refusjon fra bostedskommunen etter nasjonale satser, jf. forskrift om likeverdig behandling 11. Refusjonen beregnes ut fra barnehagens tilskuddsandel. Dersom annet ikke er avtalt, vil kravet oppstå når kommunen der barnet går i barnehage, utbetaler tilskuddet. Dersom annet ikke er avtalt, kan refusjon kreves for det antall måneder barnehagen mottar tilskudd for barnet. Refusjon kreves etterskuddsvis i juni og november. 2. For barn som flytter fra kommunen i løpet av barnehageåret, vil barnehagens vedtekter og/eller avtalen mellom barnehagen og foresatte, regulere muligheten for å beholde plassen ut barnehageåret. Bestemmelsene om refusjon i punkt 1 gjelder. 3. Kommuner som har ikke-kommunale barnehager med barn fra andre kommuner, må varsle om antall barn, barnas plasstørrelse og fødselsår til barnas hjemkommune i januar og august. Fosterbarn: (Fra utdanningsdirektoratets hjemmeside) Det er kommunen der barnet er bosatt som har ansvaret for å oppfylle retten til barnehageplass. Det er ikke krav om at barnet skal være folkeregistrert i kommunen. Fosterbarn er bosatt hos fosterforeldrene, og har rett til barnehageplass i fosterforeldrenes kommune. Kommunen har også det økonomiske ansvaret. -99-

100 Telemarkavtale Avtale mellom kommunene i Telemark vedrørende ELEVER SOM IKKE GÅR PÅ SKOLE I HJEMKOMMUNEN Avtalen er inngått mellom kommunene i møte mellom kommunenes skoleansvarlige. Avtaleperiode: Avtalen er løpende med ett års oppsigelse. Den reguleres i henhold til lønnsutviklingen, med første regulering Avtaleperiode: Det er et overordnet prinsipp at det til en hver tid er hjemkommunen som skal betale for spesialpedagogiske tiltak og grunnbeløp. Avtalen gjelder også der hvor Fylkeskommunen er ansvarlig for grunnskoleopplæring jf. Oppl.l (ved plassering i barnevernsinstitusjon) og hvor opplæringen foregår i elevens hjemskole/nærskole til institusjonen. Økonomi Grunnskole 1. Lærertimer i skolen regnes etter 38 uker pr. skoleår og som 60 minutters timer. 2. Lærertimer refunderes med kr 850,- pr. time (inkl. samarbeidstid, arbeidsgiveravgift, pensjonsdel og feriepenger). 3. Dersom det beregnes 45 minutters timer, er timesatsen kr 636,-. 4. Assistent-/fagarbeidertimer refunderes med kr300,- (inkl. arbeidsgiveravgift, pensjonsdel og feriepenger). 5. Satsen (pkt. 4) gjelder også for tiltak i SFO, dersom det inngås avtale om dette. 6. Når undervisningen gis i gruppe betales det forholdsvis beløp slik: To i gruppen ½, tre i gruppen 1/3 beløp, fire i gruppen ¼ beløp osv. Grunnbeløp For fosterhjemsplasserte barn er grunnbeløpet kr ,-. Grunnbeløpet omfatter skyss fra bosted til skole og tilbake.(dersom fosterhjemsplasserte elever med ekstraressurser flytter, dekker hjemkommunen eventuelle lønnsutgifter vertskommunen får i oppsigelsestiden ved oppsigelse av lærer(e)/assistent(er).) -100-

101 For andre elever som går på skole i annen kommune er grunnbeløpet kr Skyssutgifter kommer i tillegg. Det betales ikke grunnbeløp for elever i private skoler. Prosedyre for enkeltelever som søker om å få gå på skole i annen kommune ikke fosterhjemsplasserte 1. Det er den kommunen der eleven er folkeregisterregistrert som er elevens hjemkommune. Hjemkommunen har ansvar for at elevens rett til opplæring blir oppfylt. 2. Ev. annen kommune der eleven går på skole er vertskommune. 3. Dersom en elev flytter fra kommunen i løpet av et skoleår, kan det søkes om fortsatt skolegang ut skoleåret ved elevens tidligere skole. Søknaden rettes til hjemkommune. Dersom søknaden innvilges, dekkes skoleutgiftene av den kommunen der eleven går på skole. Hjemkommunen gjør vedtak om dekning av skyss. 4. Ønsker en elev å gå på skole i nabokommunen (utover inneværende skoleår), må foresatte søke om dette i hjemkommunen. Hjemkommunen må ev. få godkjenning vertskommunen før det fattes vedtak i saken. 5. Det bør foreligge særlige årsaker til at eleven skal kunne gå på skole annet sted enn i hjemkommunen. F.eks. -Sosialpedagogiske årsaker, m/uttalelse fra PP-tjeneste og/eller andre sosialfaglige kompetansemiljøer -Spesielle forhold ved skolevei 6. Blir søknaden avslått, kan saken i henhold til reglene i Forvaltningsloven, påklages til Fylkesmannen. 7. Annen avtale kan inngås for grupper av elever

102 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2017/ Sakshands.: Olav Bjørn Bakken l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 17/ Forvaltningsrapport Temark - økonomistyring i Tokke kommune Vedlegg: 1 Rapport Økonomistyring i Tokke kommune 2 Saksutskrift - Forvaltningsrevisjonsrapport - Økonomistyring -Tokke kommune Saksutgreiing: Kommunerevisjonen har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av økonomistyringa i Tokke kommune. Rapporten er vedlagt, og den konkluderar med at økonomistyringa i hovudsak er god, men har også nokre forslag som etter deira syn kan gjere økonomistyringa enno betre - og har slik tilråding: Kommunestyret ber kommunen: - sørger for at alle leiarar er trygge på kva økonomiansvar inneber. - lagar skriftlege rutinar med felles malar for det administrative arbeidet med budsjettering og rapportering. - sørger for tilstrekkeleg kompetanse innan budsjettering og budsjettstyring og bruk av økonomisystemet Agresso. - søker å korte ned på tida mellom tertialrapport og politisk handsaming, eventuelt vurderer å endre til kvartalsvis rapportering. - sørger for at vesentlege administrative budsjettendringar skjer jamleg. - Rådmann møter i kontrollutvalet innan et år for å svare for korleis administrasjonen har fylgt opp anbefalingane frå rapporten. Kontrollutvalet (KU) har handsama rapporten i møte 3.okt, og med slikt vedtak: Kontrollutvalet tek forvaltningsrevisjonsrapport økonomistyring Tokke kommune til vitande. Som vanleg i saker frå kontrollutvalet overprøver ikkje rådmannen KU sitt vedtak, og fremjar dette som tilråding. Det inneber ikkje at rådmannen ikkje finn gode råd i rapporten og vil fylgje denne opp i det daglege arbeid

103 Rådmannen si tilråding: Som vedtak i kontrollutvalet

104 Økonomistyring Tokke kommune 2017 ::

105 Økonomistyring Tokke kommune Forord Telemark kommunerevisjon IKS er eit av dei største interkommunale revisjonsselskapa i landet. Alle dei 18 kommunane i Telemark, kommunane Larvik og Lardal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er eigarar av selskapet. Vi utfører revisjon og andre tenester for eigarane våre og andre kommunale/fylkeskommunale aktørar. Telemark kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon innanfor dei fleste område, og med forskjellige innfallsvinklar. Våre tilsette har samfunnsfagleg, økonomisk og juridisk utdanning på mastergradsnivå, og har brei kompetanse innan offentleg forvaltning. Vi gjennomfører oppdraga i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Dag Oftung, med Kirsti Torbjørnson som oppdragsansvarlig. Vi samarbeider fagleg og administrativt med Buskerud kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon. Tokke kommune har fått følgjande rapportar om forvaltningsrevisjon sidan 2012: Næringsarbeid (2013) PPT Vest Telemark (2013) Sakshandsamingssystem og handtering av dokument (2016) Du kan finne alle rapportane våre på nettstaden vår der du også kan lese meir om forvaltningsrevisjon generelt. Telemark kommunerevisjon IKS i -105-

106 Økonomistyring Tokke kommune Innhald Samandrag... iii 1 Innleiing Bestillinga frå kontrollutvalet Problemstillingar og revisjonskriterium Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Rutinar og tiltak for god økonomistyring Problemstilling Revisjonskriterium Fakta om rutinar og tiltak Revisor si vurdering av rutinar og tiltak Budsjettering og budsjettstyring Problemstilling Revisjonskriterium Fakta om budsjettering og budsjettstyring Revisor si vurdering av budsjettering og budsjettstyring Konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar Litteratur og kjeldereferansar Vedlegg Vedlegg 1: Revisjonskriterium Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring Foto framside: Dag Oftung Telemark kommunerevisjon IKS ii

107 Økonomistyring Tokke kommune Samandrag Bakgrunn og bestilling Med bakgrunn i Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vedtok kommunestyret at dei ville ha eit forvaltningsrevisjonsprosjekt om økonomistyring, med vekt på budsjettering og rapportering. Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i KU-sak 25/16. Problemstillingar I kva grad har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring? I hovudsak har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring, men vi peiker på nokre område som vi meiner kan betrast. Ansvar og mynde er skildra i økonomireglementet. Det er likevel leiarar som meiner det ikkje er tilstrekkeleg klargjort kva deira økonomiansvar inneber. Kommunen har eit økonomisystem som også er egna til økonomistyring. Det er ein føresetnad at dei som skal nytte systemet har tilstrekkeleg kompetanse. Tokke kommune har reglar og rutinar for budsjettering og rapportering. Etter vår vurdering burde kommunen i større grad hatt skriftlege rutinar for det administrative arbeidet med budsjettet og for økonomirapporteringa til rådmannens leiarmøte. Kommunen bør etter vår vurdering styrke kompetansen til leiarar innan budsjettering og økonomistyring og bruk av Agresso økonomisystem. I kva grad er kommunen sine budsjett realistiske og blir det rapportert slik reglane krev? Rådmannen leverer eit budsjett som er basert på dei inntekter og utgifter ein kan forvente i budsjettåret. Budsjettet er etter vår vurdering realistisk i høve til dette. Kommunen leverer økonomirapportar til kommunestyret to gonger i året og dette er i tråd med reglane. Telemark kommunerevisjon IKS iii

108 Økonomistyring Tokke kommune Etter vår vurdering går det lang tid frå tertialrapport ligg føre til politisk handsaming av rapporten. Dette svekker høvet til korrigering og styring for politikarane. Etter vår vurdering er det ein føresetnad for rett rapportering, at administrasjonen til ei kvar tid har oversikt over økonomien, og at naudsynte administrative budsjettendringar er oppdaterte. Kommunen er ikkje alltid på høgd med slike budsjettendringar. Tilrådingar Vi tilrår at kommunen: sørger for at alle leiarar er trygge på kva økonomiansvar inneber. lagar skriftlege rutinar med felles malar for det administrative arbeidet med budsjettering og rapportering. sørger for tilstrekkeleg kompetanse innan budsjettering og budsjettstyring og bruk av økonomisystemet Agresso. søker å korte ned på tida mellom tertialrapport og politisk handsaming, eventuelt vurderer å endre til kvartalsvis rapportering. sørger for at vesentlege administrative budsjettendringar skjer jamleg. Skien, 26. september 2017 Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS iv

109 Økonomistyring Tokke kommune 1 Innleiing 1.1 Bestillinga frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i KU-sak 25/16. Med bakgrunn i Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vedtok kommunestyret at første prosjekt skulle vere om økonomistyring, og med vekt på budsjettering og rapportering. I Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon finn vi følgjande ordlyd: Kommunen vedtar årleg handlingsprogram, årsbudsjett og økonomiplan for 4 år. Dette blir følgd opp gjennom tertialrapportering. Rådmannen gir uttrykk for at dei folkevalde er nøgde med korleis administrasjonen rapporterer. Det er nytta faste malar på alle rapporteringsdokument. Utforminga av budsjett kunne i følgje rådmann vore betre. Budsjettdokumenta kunne vore betre pedagogisk framstilt og vore meir sjølvforklarande. I følgje ordførar er det ei utfordring frå politisk nivå å følgje pengebruken i kommunen og gjennom det gi føringar for drifta. Ordførar foreslår ein forvaltningsrevisjon på økonomistyring med fokus på budsjettering og rapportering. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillingar og revisjonskriterium I prosjektplanen som blei vedteken av kontrollutvalet var dette problemstillinga: I kva grad er kommunen sine budsjettdokument og økonomirapporteringar eigna til å o gi kommunestyret god styringsinformasjon o sikre realistisk budsjettering Vi har gjort noko om på dei opphavlege formuleringane av problemstillinga, utan at meiningsinnhaldet er endra. Telemark kommunerevisjon IKS

110 Økonomistyring Tokke kommune Rapporten handlar om desse problemstillingane: I kva grad har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring? I kva grad er kommunen sine budsjett realistiske og blir det rapportert slik reglane krev? Revisjonskriteria 1 i denne forvaltningsrevisjonen er henta frå kommunelova og forskrifter som set krav til budsjettering, årsrekneskap og årsrapportering i kommunane. Kriteria går fram av kapittel 3 og er nærmare omtala i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Vi har undersøkt rekneskapsoppfølginga mot budsjett for året 2016/første halvdel av 2017 og budsjettprosessen/budsjettet for rekneskapsåret Metode og kvalitetssikring For å innhente fakta har vi intervjua tilsette i relevante stillingar i kommunen og vi har sett på aktuelle kommunale dokument og politiske saker. Vi har gjennomført to spørjeundersøkingar; ei hjå folkevalde som sit i kommunestyret i Tokke og ei hjå leiarar i kommunen med budsjettansvar. Val av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtala nærmare i vedlegg 3 til rapporten. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Dag Oftung i perioden februar - august Oppdragsansvarleg er Kirsti Torbjørnson 1.5 Høyring Utkast til rapport vart sendt på høyring til rådmannen 12. september I ein e-post har rådmannen kome med kommentarar til rapporten. Etter avtale med rådmannen er slik formulering dekkjande for hans uttale: 1 Revisjonskriterium er dei reglar og normer som gjeld innanfor det området vi skal undersøke. Revisjonskriteria er grunnlaget for de analysar og vurderingar som revisjonen gjer og dei konklusjonane vi får. Revisjonskriteria er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheiter. Telemark kommunerevisjon IKS

111 Økonomistyring Tokke kommune Innhaldet i rapporten passar med det inntrykket han har sjølv, og med signal frå leiargruppa og revisjon. Kommunen har eit bra grunnlag, men med moglegheiter for forbetring. Telemark kommunerevisjon IKS

112 Økonomistyring Tokke kommune 2 Rutinar og tiltak for god økonomistyring 2.1 Problemstilling Problemstillinga i dette kapitlet er følgjande: I kva grad har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring? 2.2 Revisjonskriterium Desse revisjonskriteria blir lagt til grunn for våre vurderingar: Kommunen bør ha reglement og system som klarlegg ansvar og mynde i økonomisaker. Kommunen skal ha eit vel fungerande økonomisk styringsverktøy. Kommunen bør har reglement og rutinar for budsjettering og budsjettstyring. Dei budsjettansvarlege bør ha relevant kompetanse. 2.3 Fakta om rutinar og tiltak Ansvar og mynde Tokke kommune hadde fram til august 2017 slik organisering 2 : Kjelde: Tokke kommune sine heimesider juli Det er gjort endringar i organiseringa frå august Denne rapporten gjeld tida før endringa og vi omtaler difor organiseringa slik den var før endringa. Telemark kommunerevisjon IKS

113 Økonomistyring Tokke kommune Rådmann er øvste administrative leiar. Dei fire kommunalområda teknisk, plan og næring, helse og omsorg og oppvekst, kultur og idrett er leia av kvar sin etatssjef. Kvar etat er delt opp i einingar der leiarane har budsjettansvar. Forutan rådmannen er det 17 leiarar med budsjettansvar i kommunen. Økonomiavdelinga i kommunen arbeider med budsjett og budsjettstyring, finans, utbetalingar av løn og føring av rekneskap. Avdelinga gir råd og rettleiing til einingane. Avdelinga har i løpet av siste året fått redusert bemanninga frå fem til fire medarbeidarar. Økonomisjefen seier at dette gjer kvardagen hektisk. Tokke kommune har økonomireglement frå 2016 (vedteke i kommunestyret i september 2016). Føremålet med økonomireglementet er: Å gje eit oversyn over kommunens økonomi- og rekneskapssystem Å få til ein effektiv og forsvarleg økonomiforvaltning i kommunen Å få til betre økonomistyring Å gje dei folkevalde eit tilfredsstillande avgjerdsgrunnlag Å dokumentere nokre viktige økonomirutinar Budsjettet i Tokke kommune blir vedteke på planområdenivå. Kommunen opererer med fem planområde: Sentraladministrasjonen, Oppvekst, Helse og omsorgsetaten, Teknisk og Felles. I følgje økonomireglementet gjer kommunestyret vedtak på nettoløyving for planområda. Kommunestyret som må gjere budsjettjusteringar dersom løyvinga til eit planområde ser ut til å bli overskriden. Det er vidare kommunestyret som må gjere endringar i driftsbudsjettet dersom det blir meirinntekter på over kr innafor eit planområde. Rådmannen har fått fullmakt til å gjere endringar innanfor netto rammer for planområda. Rådmannen kan delegere tilvisingsfullmakta vidare, og den som er har fått tilvisingsfullmakt frå rådmannen kan vidaredelegere denne eitt ledd. Delegering av tilvisingsfullmakt skal i følgje økonomireglementet vere skriftleg med kopi til økonomisjefen og revisor. Telemark kommunerevisjon IKS

114 Økonomistyring Tokke kommune I økonomireglementet står følgjande om ansvar og mynde knytt til tilvisingsansvar. Utøving av tilvisingsmakt: Tilvisingsmakt og budsjettansvar fylgjer same stilling. Tilvisingsmakt kan trekkjast attende av den som har delegera mynda. Underordna kan ikkje tilvise overordna sine rekningar. Ordførar tilviser utbetalingar til rådmannen. Rådmannen tilviser utbetalingar til ordføraren. Den som har tilvisingsmakt kan ikkje tilvise eigne rekningar, eller rekningar/utbetalingar til familiemedlemmer. Tilvisingsmakt kan ikkje overdragast eller delegerast til rekneskapsansvarleg. Feilaktige tilvisingar kan medføre økonomisk ansvar for tilvisaren. Det skal alltid vera kjent kven som kan tilvise i ferie- og anna fråvære til den som til vanleg tilviser. Og næmare om bruk av tilvisingsmakta Før utbetalingsordre blir gjeve skal fylgjande vilkår vera oppfylt: at det ligg føre gyldig vedtak om løyving at det er dekning for beløpet at den fakturerte vara eller tenesta er motteke i samsvar med tinginga at forskriftene for rekneskapsføring blir fylgd Kommunen har eit delegasjonsreglement som er sist vedteke i juni I følgje dette går rådmannen sine fullmakter i budsjettsaker fram av det til ei kvar tid gjeldande økonomireglementet. Etter delegasjonsreglementet har rådmannen tilvisingsfullmakt for alle budsjettkapittel. Tokke kommune har ikkje leiaravtaler. I samband med denne rapporten har vi gjennomførd ei spørjeundersøking hjå leiarar med budsjettansvar i kommunen, i alt 16 personar 3. Av dei 13 leiarane som svara på spørjeundersøkinga, hadde ni hatt leiaroppgåver i kommunen i meir enn tre år. To leiarar hadde vore i kommunen mellom eitt og tre år og to hadde vore leiar i mindre enn eitt år. 3 I tillegg til rådmannen er det 17 leiarar med budsjettansvar i kommunen. Ved ein feil blei ein leiar utelatt i spørjeundersøkinga sik at 16 av 17 leiarar fekk høve til å delta. Telemark kommunerevisjon IKS

115 Økonomistyring Tokke kommune På spørsmål om det er tydeleg nok for dei kva deira økonomiansvar inneber, er det om lag to tredjedelar som meiner dette i stor grad eller i svært stor grad er tydeleggjort. Ein tredjedel meiner økonomiansvaret berre i nokon eller i liten grad er tydeleggjort Styringsverktøy Tokke kommune brukar rekneskapssystemet Agresso Milestone 5. Dette er eitt av fleire anerkjente økonomisystem som blir bruka av mange kommunar i Noreg. Systemet kan nyttast som verktøy for styring gjennom ulike former for rapportar. Kommunen kan i stor grad sjølv definere kva for dimensjonar ein vil ha med i rapportane. Til hjelp i arbeidet med den interne rapporteringa er det i følgje økonomihandboka laga rapportar med data frå økonomisystemet som leiarane kan bruke. For berekning av utgifter og inntekter på sjølvkostområda, brukar kommunen eit eigenutvikla rekneark. Kommunen vil mest sannsynleg gå over til NKK 4 sitt berekningsverktøy for dette i løpet av hausten Reglement og rutinar for budsjettering og budsjettstyring I økonomireglementet finn vi budsjett- og rekneskapsteori saman med framgangsmåtar (rutinar) for korleis kommunen skal løyse dei viktigaste spørsmåla i økonomiforvaltninga. Økonomireglementet er bygd opp med NKKs (Norges Kemner- og kommunøkonomers forbund) normalreglement som grunnlag, og er elles tilpassa Tokke kommune. Dokumentet inneheld desse hovudkapitla: Generelt om økonomireglementet Utarbeiding, fordeling, handsaming, disponering og oppfylging av budsjett og økonomiplan Økonomimodellen, økonomisystemet og kontoplanen Rekneskapsprinsipp og årsavslutning Rapportering Reglement for finansforvaltning Ymse retningsliner for rekneskapen Reglementet for investeringsprosjekt 4 Norges Kemner- og kommuneøkonomers forbund har utvikla programvare for sikre rett berekning av sjølvkost i kommunane. Telemark kommunerevisjon IKS

116 Økonomistyring Tokke kommune Budsjettering Det er rådmannen som er ansvarleg for å utarbeide økonomiplan/årsbudsjett. Kappittel 2 i økonomihandboka tek føre seg arbeidet med økonomiplan og årsbudsjett. Her er det skildra korleis budsjettet skal utarbeidast, men ikkje detaljert om det praktiske arbeidet i einingane. Budsjettdokumentet er resultat av ein prosess som skjer gjennom store delar av året (dvs. året før dokumentet blir gjort gjeldande for). Det endelege budsjettet vil vere påverka av fleire faktorar: mellom anna rekneskapen frå førre år, innhaldet i statsbudsjettet, rentenivå og ikkje minst ønskjer om endringar i prioriteringar. I økonomireglementet er det lagt opp til slik tidsplan for budsjettprosessen: Budsjettsak frå rådmannen med framlegg til rammer Frist levering av nye innspel frå etatane Rådmannens framlegg, førebels presentasjon Førebels handsaming i formannskapet Handsaming i hovudutvala Endeleg handsaming i formannskapet Kommunestyret Juni Ca. 1. september Ca. 15. oktober Ca. 20. oktober Ca. 1. november Ca. 15. november Ca. 10. desember I februar 2016 blei det lagt fram sak for kommunestyret om budsjettprosessen for året 2017 (K-sak 16/4). Kommunen følgde plan for framdrift som blei vedteken i saka, og prosessen blei slik: Kjelde: k-sak 16/4 Telemark kommunerevisjon IKS

117 Økonomistyring Tokke kommune Av dei 13 leiarane som svarte på vår undersøking var det åtte som meinte budsjettprosessen i nokon grad var lagt opp på ein god måte. Fem svarte at dei syntest prosessen i stor grad var lagt opp på ein god måte. Figur 1 Svarfordeling på spørsmål til leiarar om budsjettprosessen Leiarane fekk høve til å kommentere resultatet. På spørsmål om det er noko som kunne gjere budsjettprosessen betre, kom det innspel som til dømes: «Få med grasrota i prosessen» «Betre tilrettelegging frå økonomiavdelinga» «Lite tid til planlegging» «At me tidleg fekk skriftleg milepålar i budsjettprosessen» «Betre opplæring og faste budsjettmøter» Det var og uttaler som var positive til slik prosessen har vore lagt opp: «Eg synes budsjettprosessen er god og forutsigbar» «Budsjettmøte mellom etatar og politikarar slik det blei gjennomført i 2016 og 2017 er fint» Telemark kommunerevisjon IKS

118 Økonomistyring Tokke kommune Vi har også spurt politikarar i kommunestyret om korleis dei oppfattar budsjettprosessen. Av dei 21 kommunestyrerepresentantane vi spurte, svara 19 på undersøkinga 5. Eit tydeleg fleirtal av dei som svara meinte at prosessen i stor grad var lagt opp på ein god måte. Det er likevel nokre representantar som svarar dei i mindre/liten grad synes prosessen er lagt opp på ein god måte. Figur 2 Svarfordeling på spørsmål til politikarar om budsjettprosessen Rapportering I Økonomireglement for Tokke kommune (kap. 6) står det følgjande om periodisk rapportering: I løpet av året skal kommunestyret handsame fylgjande rekneskapsrapportar: 1. Tertialrapport pr. 30. april 2. Tertialrapport pr. 30. august 3. Årsrekneskapen blir handsama innan 30. juni I tertialrapportane skal det gå fram om verksemda blir halde innanfor dei vedtekne budsjettrammer. Dersom det ikkje er tilfelle, må det setjast i verk tiltak for å få budsjettbalansen på plass. 5 Ikkje alle dei 19 personane som svarte på undersøkinga svarte på alle spørsmåla Telemark kommunerevisjon IKS

119 Økonomistyring Tokke kommune Reglementet seier ikkje noko om frist for å legge fram tertialrapportane for formannskap/kommunestyre. Økonomireglementet (kap 3.4.1) inneheld også eit punkt om intern rapportering. Her er det kort gjort greie for krav til rapportering på det einskilde ansvarsområde/eining. Kvar enkelt budsjettansvarleg er òg ansvarleg for å fylgje med i den økonomiske utviklinga på området/eininga si, og halde seg innanfor dei økonomiske rammene som er gjeve. Til hjelp i dette arbeidet er det laga rapportar med data frå økonomisystemet som kan nyttast. Økonomihandboka viser ikkje meir detaljert korleis dette skal gå føre og kor hyppig denne interne rapporteringa skal skje. Rådmannen har stort sett møte med leiargruppa si kvar veke. I leiargruppa sit etatssjefane for dei fire kommunalområda teknisk, plan og næring, helse og omsorg og oppvekst, kultur og idrett. Her møter også leiaren for stabsfunksjonar (personal, økonomi og NAV Tokke). Økonomisjefen seier at budsjettoppfølgjing er eitt av fleire tema som blir handsama på rådmannen sine leiarmøte. Han seier at kommunen ikkje har noko fullgodt system for månadsrapportering, dvs. data-/økonomiprogram. Økonomiavdelinga lagar ei enkel framstilling av den økonomiske stoda for alle planområda pr. avslutta månad. I hovudsak er det munnleg gjennomgang frå etatssjefane, av og til korte skriftlege notat. Vi har spurt kva dei tilsette med leiaransvar meiner om kommunen sine rutinar for budsjettoppfølgjing. Eit stort fleirtal av dei som svara meiner det berre i nokon grad er gode rutinar for budsjettoppfølgjing. Vi spurde leiarane om dei hadde synspunkt/stikkord på kva som kunne gjere rutinane for budsjettoppfølging betre. Nokre døme på svar er: «betre koordinering frå økonomiavdelinga» «setje av tid i leiarmøter for felles kontroll av budsjett» «Rutinane er gode, men tida strekker ikkje til» «Innføre eit meir strikt budsjettoppfølgingssystem.» Telemark kommunerevisjon IKS

120 Økonomistyring Tokke kommune Kompetanse Vi har spurt leiarane i kommunen i kva grad dei kjenner til økonomireglementet. To av leiarane som svarte på undersøkinga svarer at dei i liten grad kjenner til overordna reglement og rutinar for budsjett og budsjettoppfølgjing. Fire svara at dei kjenner dei i nokon grad. Det er seks som svarar alternativet i stor grad, medan ein svarar i svært stor grad. Figur 3 Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til overordna reglement og rutinar for budsjett og budsjettstyring Vidare bad vi leiarane om å vurdere eigen økonomikompetanse opp mot oppgåvene i stillinga si. Her er det eit tydeleg fleirtal som meiner dei har tilfredsstillande eller høg kompetanse. To av dei som svara meiner dei har låg kompetanse. Om lag halvparten (seks personar) av dei som svara hadde fått opplæring innan budsjettering og budsjettstyring etter at dei blei tilsette i kommunen. Fire var nøgde med opplæringa, medan to svara at opplæringa ikkje var tilfredsstillande. Av dei som ikkje hadde fått slik opplæring er det eit fleirtal som seier dei har behov for slik opplæring. Vi spurde leiarane om i kva grad dei meistrar økonomiprogrammet Agresso i høve til dei oppgåvene dei hadde. Av dei 13 leiarane som svara på undersøkinga, svara fem at dei i nokon grad meistrar Agresso, medan åtte svarar at dei i stor grad meistrar dette programmet. Ein svara at han/ho meistrar Agresso i svært stor grad. Telemark kommunerevisjon IKS

121 Økonomistyring Tokke kommune Figur 4 Svarfordeling på spørsmål til leiarar om i kva grad dei beherskar Agresso 2.4 Revisor si vurdering av rutinar og tiltak Ansvar og mynde Kommunen har økonomihandbok som beskriv ansvar og mynde for dei ulike politiske nivåa og for administrasjonen. Vidare har kommunen delegasjonsreglement. Sjølv om eit fleirtal meiner at økonomiansvaret deira i stor grad eller i svært stor grad er tydeleggjort, er det nokre leiarar som meiner dette berre i nokon grad er tilstrekkeleg tydeleggjort for dei. Etter vår vurdering bør kommunen sørge for at alle med budsjettansvar har ei klår oppfatning om kva for oppgåver og ansvar som ligg til stillinga. Ein del kommunar har såkalla leiaravtaler som gir grunnlag for vurdering og evaluering av korleis generelle krav og resultatmål til rådmannen er etterlevd, og i kva grad kommunen har lagt forholda til rette. Slike avtaler kan vere med å gjere det tydeleg kva for ansvar og mynde som ligg i å vere leiar i kommunen. Styringsverktøy Etter vår vurdering brukar kommunen eit anerkjend økonomisystem, Agresso, som er egna til økonomistyring gjennom ulike former for rapportar. Det er ein føresetnad for god økonomistyring at dei som skal bruke systemet har tilstrekkeleg kompetanse. Våre data viser at det er leiarar som meiner dei ikkje har nok Telemark kommunerevisjon IKS

122 Økonomistyring Tokke kommune kompetanse på bruken av Agresso. Etter vår vurdering bør rådmannen sørge for at alle leiarar har naudsynt kompetanse på bruken av det økonomiske styringssystemet. Reglement og rutinar Budsjettering Kommunen har økonomireglement som beskriv tidsplan for budsjettarbeidet. I tillegg blir det laga ei sak til kommunestyret, der ein stadfester eit nærmare opplegg for prosessen. Etter vår vurdering er det i denne prosessen lagt opp til informasjon og dialog med politisk nivå i fleire omgangar, før endeleg framlegg skjer i formannskap og kommunestyre i desember. Eit solid fleirtal av kommunestyrerepresentantane ser ut til å meine at prosessen er god. Hjå leiarane i kommunen finn vi ei meir kritisk haldning til budsjettprosessen. Av utsegna frå leiarar tolkar vi det slik at dette ikkje gjeld den overordna tidsplanen/prosessen opp mot politisk nivå, men det interne administrative budsjettarbeidet. Nokre av leiarane peikar på trong for betre tilrettelegging, klåre fristar, tidsnaud og betre involvering frå fleire i organisasjonen. Etter vår vurdering bør rådmannen saman med leiarane klargjere på kva måte budsjettprosessen kan leggast opp på ein god måte. Vi meiner kommunen bør ha ei skriftelig framstilling/rutine som på ein tydeleg måte viser korleis det administrative budsjettarbeidet er lagt opp, og som viser til fristar, malar for arbeidet m.m. Rapportering I økonomihandboka finn vi overordna rutinar for periodisk budsjettrapportering til kommunestyret. Desse er i tråd med krava i forskrift om årsbudsjett. I vår undersøking kjem det fram at fleire leiarar meiner budsjettstyringa gjennom året berre i nokon grad er lagt opp på ein god måte, men det er ikkje eintydig kva leiarane meiner kunne vore gjort betre. Rådmannen bør i samråd med leiarane finne rutinar og system som sikrar god styring gjennom året. Etter vår vurdering kunne det i større grad vore skriftlege rutinar og malar/verktøy for den interne rapporteringa frå einingsleiarar og etatssjefar som skjer månadleg til rådmannen. Relevant å ta med kan vere: Telemark kommunerevisjon IKS Rådmannen har rutinar for intern rapportering gjennom faste leiarmøter der ein går gjennom status på økonomiområdet. Desse rutinane er ikkje beskrivi i økonomihandboka

123 Økonomistyring Tokke kommune status pr. dato prognose pr rekneskapsåret verknad på tenestenivå/kvalitet. eventuelle tiltak (Tilpasse nivå/justere budsjett) Kompetanse Vår undersøking hjå leiarane i kommunen kan tyde på at det er trong for å ha jamleg informasjon om/gjennomgang av reglement og rutinar for budsjett og økonomistyring. Etter vår vurdering bør alle leiarane i kommunen kjenne godt til dei reglementa som gjeld og dei rutinane som kommunen nyttar. I vår undersøking kjem det fram at eit fleirtal av leiarane meiner at deira generelle økonomikompetansen er tilfredsstillande. Det er eit fåtal av leiarane som meiner dei har for dårleg kompetanse i høve til oppgåvene dei er sett til. Kommunen bør sørge for at alle leiarar har tilfredsstillande kompetanse på økonomiområdet. Eit fleirtal meiner at dei beherskar styringsverktøyet Agresso godt. Men som i dei andre områda vi har undersøkt, er det nokre som gir uttrykk for at det er eit gap mellom kunnskap og oppgåver. Også her bør kommunen ta grep for å auke kompetansen til dei som har behov for meir kunnskap. Telemark kommunerevisjon IKS

124 Økonomistyring Tokke kommune 3 Budsjettering og budsjettstyring 3.1 Problemstilling I kva grad er kommunen sine budsjett realistiske og blir det rapportert slik reglane krev? 3.2 Revisjonskriterium Årsbudsjettet skal vere basert på dei inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Administrasjonen skal rapportere til kommunestyret kvart tertial og i rapportane gjere framlegg om naudsynte tiltak dersom det er grunn til å tru at det vil vere avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett. Administrative budsjettjusteringar bør skje jamleg. 3.3 Fakta om budsjettering og budsjettstyring Forventa inntekter og utgifter Kommunen har hatt slike netto driftsresultat dei siste fire åra: 2013 meirforbruk på 1,7 mill. kroner 2014 tilnærma balanse (meirforbruk på kr 4 000) 2015 meirforbruk på 10,3 mill. kroner 2016 mindreforbruk på 12,6 mill. kroner Årsaka til meirforbruket i 2015 var i følgje årsmeldinga for 2015 kraftig svikt i kraftinntekter, rekneskapsføring av premieavvik som slo svært negativt ut, manglande innsparingar og meirforbruk på løn. I 2016 blei det mindreforbruk. Dette skuldast i følgje årsmeldinga for 2016 at det kom ei auke i kraftinntekter mot slutten av året, og at administrasjonen gjennomførde til dels harde innsparingar. Vi har sett nærmare på budsjettet for Innleiingsvis blir det gjort greie for bakgrunnsvariablar og vurderingar av den økonomiske situasjonen i Tokke kommune, Telemark kommunerevisjon IKS

125 Økonomistyring Tokke kommune mellom anna basert på KOSTRA-tal og tal frå Kommunal Rapport 6. Rådmannen seier i innleiinga at det er grunn til uro over den økonomiske situasjonen dei komande åra. Det er vidare gjort greie for dei tekniske føresetnadene for framlegget. Tekniske føresetnader er til dømes pris og lønsvekst (deflator), pensjonspremier, arbeidsgjevaravgift, straumpris, rentenivå, forventa utbyte m.m. Kommunelova 46 nr. 3 slår fast at kommunen sitt årsbudsjett skal vere realistisk. Dette inneberer at de enkelte løyvingar og dei inntekter budsjettet bygger på, skal være førd opp ut frå kva ein kan rekne med, jf. Ot. prp. nr. 43 ( ) s I lovforarbeida er det lagt til grunn at kommunen skal vere forsiktig når ein anslår forventa løyvingar og inntekter, slik at ein ikkje legg inn høgre forventa inntekter og løyvingar enn det som kjem Rådmannen seier i innleiinga til budsjettframlegget for 2017 at framlegg og føringar frå staten er tekne inn i arbeidet med budsjettet. Det blir peika på at nedgang i folketal og endra samansetjing av befolkninga gjer at det blir lågare skatteinntekter og rammeoverføringar frå staten. Sidan tala frå staten ikkje er endeleg før eit stykke ut i budsjettåret, bygger framlegget på anslag og førebelse tal frå staten. Kommunane i Telemark har ei avtale med Telemarksforsking om hjelp til berekning av mellom anna skatteinngang og rammetilskott. Med bakgrunn i dette gjer rådmannen framlegg til auke i dei frie inntektene. Kommunen har også inntekter frå konsesjonskraftsal og eigedomsskatt. Rådmannen gir i budsjettframlegget uttrykk for at slike inntekter vil bli reduserte. I kapittel 10 i budsjettframlegget blir det gjort greie for inntekter frå kommunale avgifter og brukarbetalingar for ulike kommunale tenester til innbyggarane. Det er gjort framlegg til auke i desse satsane. Auken er større enn normal forventa prisutvikling. Medan inntektssida er i stor grad ligg utanfor kommunen sin kontroll, kan kommunen i større grad bestemme nivåa på utgiftsrammene for dei einskilde planområda. Det er krav om balanse i høve til totalen på inntektssida. I budsjettarbeidet har kommunen fått bistand frå Telemarkforsking til analyse av korleis kommunen ligg an på utgiftssida i høve til kommunar som det er naturleg å 6 Kommunal Rapport brukar indikatorar innan folketal, sysselsetting og økonomi for å samanlikne kommunar med omsyn til utfordringar i kommuneøkonomien. Telemark kommunerevisjon IKS

126 Økonomistyring Tokke kommune samanlikne seg med. På bakgrunn av dette har rådmannen peika på moglege endringar/innsparingar i budsjettet. Kommunestyret sine føringar for budsjettarbeidet (K-sak 16/21) dannar også grunnlag for rådmannen sitt budsjettframlegg. Kommunestyrerepresentantane fekk spørsmål om i kva grad dei syntest føresetnader og rammer kom klårt fram i budsjettet. På ein skala frå 1 til 6 vel eit tydeleg fleirtal av dei som svarte svaralternativ 4 og 5. Figur 5 Svarfordeling på spørsmål til politikarar om føresetnader og rammer. Innhald og utforming I forskrift om årsbudsjett (for kommunar og fylkeskommunar) er det sett nokre få grunnleggande krav til innhald og inndeling i årsbudsjettet. Tokke sitt budsjett for 2017 inneheld mellom anna dette: Ei omtale av grunnleggande prinsipp for framstillinga og organiseringa av arbeidet med budsjettet Tekst og beløp som viser kva løyvingane skal gå til og tilsvarande tal og tekst som angir kva dei ulike inntektene og innbetalingane gjeld. Kommunen nyttar budsjettskjema 1a og b og 2a og b, som tilfredsstiller dei krav som er stilt i kommunelova, jf. vedlegg til forskrift om årsbudsjett. Vi har spurd kommunestyrerepresentantane om kva dei meiner om framstillinga som er gitt i budsjett budsjettframlegget for Telemark kommunerevisjon IKS

127 Økonomistyring Tokke kommune Når det gjelder spørsmål om tekstdelen er svara fordelt slik: Figur 6 Svarfordeling på spørsmål til politikarar om tekstdelen i budsjettet Og på spørsmålet om i kva grad dei er nøgde med tabellar i budsjettframlegget er svara slik fordelt: Figur 7 Svarfordeling på spørsmål til politikarar om tabellar i budsjettet Telemark kommunerevisjon IKS

128 Økonomistyring Tokke kommune Rapporteringar og budsjettendringar Rapportering I følgje økonomireglementet skal det rapporterast til kommunestyret to gonger i året, i tillegg til sak om årsmelding og rekneskap. Kommunen lagar rapportar pr. tertial, dvs. ved utgangen av april og utgangen av august. Siste tertial blir rekneskapsavslutninga. Det er i følgje økonomireglementet økonomisjefen som har ansvar for tertialrapporteringa. Tertialrapport pr. 30. april 2016 blei lagt fram for formannskapet 1. juni og kommunestyret 14. juni. Tertialrapport pr. 31. august 2016 blei lagt fram for formannskapet 21. september og for kommunestyret 25. oktober Tertialrapport pr. 30. april 2017 ble handsama i formannskapet 25. mai og i kommunestyret 20. juni Tertialrapporten som blir laga pr. 31. august 2017 vil bli handsama i formannskapet 4. eller 25. oktober og i kommunestyret 31. oktober. Vi har undersøkt den siste tertialrapporten pr. 30. april Innleiingsvis i tertialrapporten viser rådmannen til at dei enkelte etatane har laga eigne rapportar til rådmannen og respektive hovudutval. Tertialrapporten som blir lagt fram for kommunestyret er i følgje rådmannen difor forenkla og konsentrert om økonomi og handlingsprogram. Tertialrapporteringa skjer på planområdenivå. Rekneskapen blir presentert med ein tabell som viser følgjande for planområda og totalt for kommunen: Prosentvis forbruk av lønsbudsjettet pr. rapporteringsdato. Prosentvis forbruk av totalbudsjettet pr. rapporteringsdato. Totalforbruket pr. rapporteringsdato blir og vist mot periodisert budsjett. Det er ikkje kolonne som viser prognose for resultat pr. 31.desember, men i tekstdelen blir usikkerheit rundt tala og moglege avvik omtalt. Det er vidare ein tabell for planområde 6, som viser fellesinntekter til kommunen. Her er det kolonnar som viser felles inntekter pr. rapporteringsdato, budsjett for året, prognose for året og ei kolonne for eventuelle meir- eller mindreinntekter. Telemark kommunerevisjon IKS

129 Økonomistyring Tokke kommune For kvart planområde er det ein kort kommentar økonomien. Sjukefråvær og eventuelle avvik blir omtalt. Handlingsprogrammet blir omtalt svært knapt. Til dømes som «Handlingsprogrammet blir fylgd opp, ingen avvik» og «Alle tiltak er i arbeid» Det blir gjort framlegg om budsjettendringar i tråd med endringane i økonomien, som er skildra i rapporten. Rådmannen la fram eiga sak om rapportering og budsjettjustering for investeringsbudsjettet 2017 (sak 17/17). Her er det gjort greie for endringar i prosjekta og kva for følgjer dette får for budsjettet. Pr viste oversikten at det var redusert finansieringsbehov på i overkant av 10 mill. kroner. Rådmannen gjorde framlegg om budsjettjustering i tråd med dette, i form av mindre momskompensasjon, mindre refusjonar og eventuelt mindre bruk av lån og fondsmidlar. Vi spurde leiarane om i kva grad dei meiner tertialrapporteringane gir rett styringsinformasjon til kommunestyret. To svarer det i liten grad gir rett styringsinformasjon, sju meiner det i nokon grad gir rett informasjon, det er tre som meiner i stor grad og ein som meiner i svært stor grad. Figur 8 Svarfordeling på spørsmål til leiarar om tertialrapporteringa I ei oppfølgingsundersøking bad vi leiarane om synspunkt/stikkord på kva som kunne gjere rapporteringa betre. Berre tre personar hadde innspel til dette, og peikar til dømes på at Telemark kommunerevisjon IKS

130 Økonomistyring Tokke kommune «burde hatt større fokus på status i forhold til verksemdsplan og korleis ein jobbar i etaten for å nå mål» «så lenge det er feil i budsjettering og urealistisk budsjettering, så blir det ikkje riktig» Vi har også spurd kommunestyrerepresentantane om kva dei meiner om tertialrapporteringane. Først om rapporteringa gir naudsynt informasjon om den økonomiske stoda i kommunen. Her ligg majoriteten av dei som svarer på den øvre delen av skalaen frå 1 til 6. Figur 9 Svarfordeling på spørsmål til politikarar om rapportering på økonomi Vidare spurde vi kommunestyrerepresentantane om rapportering på det tenestetilbodet kommunen gir innbyggarane. Her dreier svara mot midten av skalaen og det er nokre få representantar som meiner dei får dårleg informasjon om tenestetilbodet. Telemark kommunerevisjon IKS

131 Økonomistyring Tokke kommune Figur 10 Svarfordeling på spørsmål til politikarane om rapportering på tenesteproduksjon/tilbod. Budsjettendringar I følgje økonomireglementet har administrasjonen fullmakt til å fordele kommunestyret si netto driftsramme på ansvar innanfor planområda. Vidare har rådmannen fått fullmakt til å gjere budsjettendringar innanfor planområda dersom nettoramma ikkje blir overskriden. Rutinar for budsjettendringar som skjer administrativt er ikkje omtalt nærare i økonomireglementet. Økonomisjefen seier at det blir gjort budsjettendringar i samband med tertialrapporteringa og mot slutten av året, men at dei ikkje er gode nok på å gjere administrative budsjettendringar gjennom heile året. Dette samsvarer med det dei budsjettansvarlege gir uttrykk for i vår spørjeundersøking. Her er det ein som svarer at dette skjer i svært liten grad og fem som svarar at det skjer i liten grad. Fem seier det i nokon grad blir gjort slike budsjettendringar. Telemark kommunerevisjon IKS

132 Økonomistyring Tokke kommune Figur 11 Svarfordeling på spørsmål til leiarar om budsjettendringar Ein gjennomgang av dei tre siste tertialrapportane (fyrste og andre i 2016 og fyrste i 2017) viser at rådmannen har gjort framlegg til budsjettendringar i tråd med dei endringane i den økonomiske stoda som det blir gjort greie for i rapportane. Ei stikkprøve syner at some av budsjettendringane vedtekne at kommunestyret i juni 2017 ikkje var effektuert pr. august. 3.4 Revisor si vurdering av budsjettering og budsjettstyring Budsjettering Å svare på i kva grad eit budsjettframlegg er realistisk er ikkje lett. Budsjettavvik treng ikkje nødvendigvis tyde at budsjettet har vore urealistisk. Oftast er det uventa hendingar som fører til budsjettavvik, men nokre gonger kan avvik skuldast dårleg budsjettdisiplin. Budsjettet skal vere tufta på realistiske forventningar om inntekter og utgifter i kommande år. Etter vår vurdering er det rimeleg å seie at Tokke kommune sitt samla årsbudsjett for 2017 er basert på dei inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Formkrava til budsjettframlegget er etter vår vurdering oppfylt. Telemark kommunerevisjon IKS

133 Økonomistyring Tokke kommune I spørjeundersøkinga hjå kommunestyrerepresentantane kjem det fram at dei i hovudsak er nøgde med framstillinga av premiss og rammer i budsjettframlegget. Når det gjeld tekst og tabellar i budsjettframlegget er det oppfatninga hjå politikarane at dette i hovudsak er lett å lese og at tabellar gir naudsynt informasjon. Rapportering Kommunen skal halde budsjettet realistisk gjennom året ved rapportering av avvik og regulering av budsjettet dersom endringar gir grunn til det. Rådmannen rapporterer på økonomi til kommunestyret to gonger i året, i tillegg til rapportering ved årsslutt (rekneskapssaka), og oppfyller såleis rapporteringskravet i kommunelova og forskrift om årsbudsjett. Etter vår vurdering går det lang tid frå tertialrapport ligg føre til han blir lagt fram for kommunestyret, og særleg gjeld dette rapporteringa for 2. tertial. I 2016 blei tertialrapport pr. 31. august handsama i kommunestyret i slutten av oktober og det same vil skje med 2. tertialrapport i Med berre to månader igjen av året når kommunestyret får siste tertialrapport, kan det vere vanskeleg korrigere avvik eller påverke ei uønskt utvikling. Det kan vere grunn til å vurdere om det er mogleg å korte ned tida mellom rapport og handsaming. Eit anna alternativ (som blir nytta av fleire andre kommunar) kan vere å legge om til kvartalsvis rapportering og få ei rapportering halvvegs i året. Det er i lov og forskrift ikkje krav til korleis tertialrapporteringa skal framstillast og vi har ikkje sett opp revisjonskriterium for dette. Vi vil likevel peike på nokre punkt som vi meiner kan styrke informasjonsverdien i rapportane. Ta med ei kolonne med prognose for resultat pr. 31. desember slik at det kjem tydeleg fram om det ligg an til avvik eller ikkje. Rapportane kunne vise budsjettskjema «økonomisk oversikt drift». Gjere det tydleg kva som er rådmannen si samla vurdering i saksframlegget. Etter vår vurdering kan det vere grunn til å undersøke årsakene til at så mange av leiarane meiner at tertialrapportane berre i nokon eller liten grad gir rett styringsinformasjon. Rådmannen bør etter vår vurdering klarlegge dette. Vi spurde kommunestyrerepresentantane om korleis dei oppfattar informasjonen i tertialrapportane. Først om den økonomiske stoda. Vår spørjeundersøking hjå Telemark kommunerevisjon IKS

134 Økonomistyring Tokke kommune politikarane viser at nær halvparten meiner den er bra men at det også er nokre som i mindre grad meiner dei får naudsynt informasjon gjennom tertialrapporteringa. På spørsmålet om informasjon om tenesteproduksjon/tilbod viser resultata at politikarane er mindre nøgde og somme meiner dei i liten grad får slik informasjon. Etter vår vurdering bør rådmannen vurdere om det er mogleg å finne ei form på rapportane som politikarane oppfattar som informative. Etter vår vurdering er det ei føresetnad for riktig rapportering til kommunestyret at administrasjonen har oppdatert oversikt over økonomien og er i rute med administrative budsjettjusteringar. Våre data syner at det er leiarar som meiner at budsjettoppfølginga på administrativt nivå kan bli betre. Vidare kjem det fram at administrative budsjettjusteringar i for liten grad skjer jamleg. Budsjettendringar på rammenivå etter vedtak i kommunestyret bør og skje så snart som råd etter vedtak i kommunestyret. Vi har sett at dette ikkje alltid er tilfelle. Telemark kommunerevisjon IKS

135 Økonomistyring Tokke kommune 4 Konklusjonar og tilrådingar 4.1 Konklusjonar I kva grad har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring? I hovudsak har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring, men vi peikar på nokre områder som vi meiner kan betrast. Ansvar og mynde er skildra i økonomireglementet. Det er likevel leiarar som meiner det ikkje er tilstrekkeleg klargjort kva deira økonomiansvar inneber. Kommunen har eit økonomisystem som og er egna til økonomistyring. Det er ein føresetnad at dei som skal nytte systemet har tilstrekkeleg kompetanse. Tokke kommune har reglar og rutinar for budsjettering og rapportering. Etter vår vurdering burde kommunen i større grad hatt skriftlege rutinar for det administrative arbeidet med budsjettet og for økonomirapporteringa til rådmannens leiarmøte. Kommunen bør etter vår vurdering styrke kompetansen til leiarar, innan budsjettering og økonomistyring og bruk av Agresso økonomisystem. I kva grad er kommunen sine budsjett realistiske og blir det rapportert slik reglane krev? Rådmannen leverer eit budsjett som er basert på dei inntekter og utgiftar ein kan forvente i budsjettåret. Budsjettet er etter vår vurdering realistisk i høve til dette. Kommunen leverer økonomirapportar til kommunestyret to gonger i året, og dette er i tråd med reglane. Etter vår vurdering går det lang tid frå tertialrapport ligg føre til politisk handsaming. Dette svekker høvet til korrigering og styring for politikarane. Etter vår vurdering er det ein føresetnad for rett rapportering, at administrasjonen til ei kvar tid har oversikt over økonomien, og at naudsynte administrative Telemark kommunerevisjon IKS

136 Økonomistyring Tokke kommune budsjettendringar er oppdaterte. Kommunen er ikkje alltid på høgd med slike budsjettendringar. 4.2 Tilrådingar Vi tilrår at kommunen: sørger for at alle leiarar er trygge på kva økonomiansvar inneber. lagar skriftlege rutinar med felles malar for det administrative arbeidet med budsjettering og rapportering. sørger for tilstrekkeleg kompetanse innan budsjettering og budsjettstyring og bruk av økonomisystemet Agresso. søker å korte ned på tida mellom tertialrapport og politisk handsaming, eventuelt vurderer å endre til kvartalsvis rapportering. sørger for at vesentlege administrative budsjettendringar skjer jamleg. Telemark kommunerevisjon IKS

137 Økonomistyring Tokke kommune Litteratur og kjeldereferansar Lover og forskrifter Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommunar og fylkeskommunar mv. Forskrift 15. desember 2000 nr 1423 om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner). Forskrift 15. desember 2000 nr 1424 om årsregnskap (for kommuner og fylkeskommuner). Offentlege dokument Tokke kommune: Økonomireglement for Tokke kommune vedteke i kommunestyret 20. september 2016 Tokke kommune: Delegasjonsreglement for Tokke kommune vedteke Kommunal- og regionaldepartementet (2013): Veileder - Økonomiplanlegging i kommuner og fylkeskommuner. Publikasjonskode H-2303 Bøker Bernt, Jan Fridthjof; Overå, Oddvar KOMMUNELOVEN MED KOMMENTARER Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107 med kommentarer. 547 sider. ISBN: Busch, Johnsen og Vanebo (2009): Økonomistyring i det offentlige, Oslo: Universitetsforlaget Telemark kommunerevisjon IKS

138 Økonomistyring Tokke kommune Vedlegg Vedlegg 1: Revisjonskriterium Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS

139 Økonomistyring Tokke kommune Vedlegg 1: Revisjonskriterium Problemstilling 1: I kva grad har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring? Kommunelova 23 nr. 2 pålegg administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordna instrukser og at den er gjenstand for betryggande kontroll. Betryggende kontroll, også kald internkontroll, kan definerast som et styringskonsept som inneberer kvalitetssikring av prosesser og rutinar, med siktemål å sikre forventa måloppnåing. COSO 7 -rammeverket er et anerkjent rammeverk for vurdering og utvikling at intern kontroll i ei verksemd. I følge COSO så består internkontroll av følgjande fem deler: Kontrollmiljøet setter standarden for en organisasjon når det gjelder å påverke de tilsette sine holdningar til kontroll og styring. Bl.a. inngår: etiske verdiar, tilsette si kompetanse, leiingas filosofi og driftsform, fordeling av ansvar og mynde, organisering og utvikling av menneskelige ressursar Risikovurdering består av identifisering og analyse av mulige risikoar som kan hindre kommunen å nå sine mål. Analysen gir grunnlag for korleis skal handterast. Kontrolltiltak er handlingsplaner og rutinar som sikrar gjennomføring av leiinga direktiv, f.eks. godkjenningar, avstemmingar, driftsgjennomgang. Informasjon og kommunikasjon - viktig informasjon identifiserast, fanges opp og blir formidla i riktig tid og gjere dei tilsette i stand til å utføre sine arbeidsoppgåver. Informasjonssystemer som skaffar informasjon om drift, økonomi og lover og reglar som gjer det mogleg med ei kontinuerlig og målretta drift og styring av organisasjonen. Oppfølging og overvåkning må gjøres for å evaluere kor effektivt systemet er over tid. Dette kan gjøres gjennom kontinuerlig overvåkning, frittstående evalueringer eller en kombinasjon av de to. 7 Comittee of sponsoring organizations of the treadway commission Telemark kommunerevisjon IKS

140 Økonomistyring Tokke kommune Bortsett frå reglane om finansreglement 8 stiller ikkje kommunelova konkrete krav om at kommunane skal ha bestemte reglement når det gjeld økonomi, men det følgjer likevel av alminneleg internkontroll at kommunen bør ha visse formaliserte retningslinjer. I idéheftet om rådmannens internkontroll «Rådmannens internkontroll - Hvordan få orden i eget hus?» har KS gjort et utval av reglement og retningsliner som dei meiner at kommunen bør ha på plass. KS meiner at det å ha reglement «på plass» inneber både å utarbeide, oppdatere, å gjera kjend i organisasjonen og å sikre at det blir følgt. KS meiner at kommunane bl.a. bør ha følgjande reglement på plass: Delegasjonsreglement som omfattar delegasjon frå kommunestyret til rådmannen og administrative fullmakter frå rådmannen ut i organisasjonen. De administrative fullmaktene bør dessutan innehalde krav om skriftlig vidaredelegering, krav til etablering av internkontrolltiltak og rapportering på disse, samt rapportering generelt. Fullmaktene bør samsvare med leiaravtalene. Økonomireglement/-handbok som minimum innehelder: rutinar for lønnskjøring rutinar for fakturering rutinar for innkrevjing rutinar for mva.-handtering rutinar for attestasjon og tilvising rutinar for bestilling av varer og tenester kan ha bestemmelser for føring i investeringsregnskapet og ev. rebudsjettering av investeringsbudsjett For å sikre kontroll og styring er det naudsynt med relevant kompetanse hjå dei tilsette. Frå boka Økonomistyring i det offentlege er det peika på at kompetanse er ein vesentleg faktor i tillegg til reglementa, styringssystema og rutinane. Dette er vår innfallsvinkel for å stille ulike spørsmål om kompetanse hjå leiarane i kommunen. 8 Forskrift om kommuners finansforvaltning 2 som sier at kommunestyret skal gi regler for kommunens finansforvaltning. Reglementet skal etter 5 kvalitetssikres av en uavhengig instans før reglementet vedtas i kommunestyret. Telemark kommunerevisjon IKS

141 Økonomistyring Tokke kommune Revisjonskriterium: Kommunen bør ha reglement og system som klarlegg ansvar og mynde i økonomisaker. Kommunen skal ha eit vel fungerande økonomisk styringsverktøy. Kommunen bør har reglement og rutinar for budsjettering og budsjettstyring. Dei budsjettansvarlege bør ha relevant kompetanse. Problemstilling nr 2 er: I kva grad er kommunen sine budsjett realistiske og blir det rapportert slik reglane krev? Krav i kommunelova 23 nr. 2 om at administrasjonssjefen skal sjå til at saker som blir lagt fram for folkevalde organ er forsvarlig utgreidd, gjeld og saker om økonomi. Kommunelova 46 og 47 inneheld reglar om kommunens budsjett: Kommunelova 46. Årsbudsjettets innhald Nr. 1 Årsbudsjettet et en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Nr. 2 Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens virksomhet. Nr. 3 Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på bakgrunn av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Kommunelova 47. Årsbudsjettets bindende virkning Nr. 1 Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Nr. 2 Skjer det endringer i løpet av året som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Nr. 3 Får kommunestyret melding etter nr. 2 foran skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Forskrift om årsbudsjett 10. Budsjettstyring Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge frem rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen Telemark kommunerevisjon IKS

142 Økonomistyring Tokke kommune finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. For å kunne gi eit riktig bilete av den økonomiske stoda er det rimeleg å meine at administrasjonen må oppdatert oversikt og vere ajour med at administrative budsjettjusteringar. Informasjonen i rapporteringa må være pålitelig, relevant og være uttrykt på en oversiktlig måte. Revisjonskriterium for problemstillinga blir slik: Årsbudsjettet skal vere basert på dei inntekter og utgiftar som kommunen kan forvente i budsjettåret. Administrasjonen skal rapportere til kommunestyret kvar tertial og i rapportene gjere framlegg om naudsynte tiltak dersom det er grunn til å tru at det vil vere avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett. Administrative budsjettjusteringar bør skje jamleg. Telemark kommunerevisjon IKS

143 Økonomistyring Tokke kommune Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringa Forvaltningsrevisjonen starta med brev om oppstart til rådmannen, dagsett 23. februar Det ble halde oppstartsmøte på kommunehuset 21. mars 2017 der rådmann og økonomisjef var til stades. Datainnsamling og rapportskriving har gått føre på forsommar og haust Høyringsutkast blei sendt til rådmannen 12. september Innsamling og analyse av data I samband med undersøkinga har vi gjennomgått aktuelle reglement og rutinar i kommunen, politiske vedtak, og budsjett- og rekneskapsdokument. Vi har innhenta informasjon frå økonomisjefen i kommunen. Eit utkast til faktadel er sendt for verifisering av informasjonen som er gitt. Vi har gjennomførd ei spørjeundersøking hjå tilsette i kommunen med budsjettansvar. Det er 17 personar som har slik ansvar. Ved ein feil blei ei e-postadresse utelatt ved utsending av undersøkinga og det var 16 leiarar som fekk høve til å delta. Av desse var det 13 som svarte på undersøkinga. Dette gir ein svarprosent på 81. I etterkant av den fyrste spørjeundersøkinga blei det sendt ut ei oppfølgingsundersøking der ein bad om kommentarar og/eller innspel til resultata i den fyrste. Her var det 11 som gav svar, men ikkje alle svara på alle spørsmåla. Vidare har også hatt ei spørjeundersøking hjå dei som sit i kommunestyret i Tokke kommune. Av dei 21 personane som sit i kommunestyret var det 19 som svarte på undersøkinga. Det gir ein svarprosent på 90. Påliteleg og relevant Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast på ein måte som sikrar at innhaldet i rapporten er gyldig og påliteleg. Det betyr at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig og at ein skal kunne få same resultat dersom undersøkinga vert gjort på nytt. Påliteleg tyder at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mogleg og at ein skal kunne få same resultat dersom undersøkinga vert gjort på nytt. Vi meiner at datagrunnlaget i rapporten er pålitelege. Skriftlege kjelder som rekneskap, reglement, Telemark kommunerevisjon IKS

144 Økonomistyring Tokke kommune politiske saker m.m. er eintydige og etterprøvbare. Opplysningar basert på samtaler og e-post med økonomisjefen er verifiserte. Hensikta var å sikre best mulig datagrunnlag. Vi meiner at data som er henta inn frå dei intervjua og dokumenta vi viser til ovanfor er relevante i høve til problemstillingane for prosjektet. Vi meiner at vi har undersøkt dei forholda som problemstillingane skal avklare. God kommunal revisjonsskikk - kvalitetssikring Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området, jf. forskrift om revisjon 7. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 9. I følgje RSK 001 skal forvaltningsrevisjon kvalitetssikrast, for at undersøkinga og rapporten skal ha naudsynt fagleg og metodisk kvalitet. Vidare skal det sikrast at det er konsistens mellom bestilling, problemstillingar, revisjonskriterium, data, vurderingar og konklusjonar. Telemark kommunerevisjon IKS har utarbeidd eit system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikra i samsvar med krava i RSK 001 og vårt kvalitetskontrollsystem. 9 Gjeldande RSK 001 er fastsett av Norges Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1 februar 2011, og er gjeldande som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS

145 Saksutskrift Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode 217 Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /17 Forvaltningsrevisjonsrapport - Økonomistyring -Tokke kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek forvaltningsrevisjonsrapport økonomistyring Tokke kommune til vitande. Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret ber kommunen: sørger for at alle leiarar er trygge på kva økonomiansvar inneber. lagar skriftlege rutinar med felles malar for det administrative arbeidet med budsjettering og rapportering. sørger for tilstrekkeleg kompetanse innan budsjettering og budsjettstyring og bruk av økonomisystemet Agresso. søker å korte ned på tida mellom tertialrapport og politisk handsaming, eventuelt vurderer å endre til kvartalsvis rapportering. sørger for at vesentlege administrative budsjettendringar skjer jamleg. Rådmann møter i kontrollutvalet innan et år for å svare for korleis administrasjonen har fylgt opp anbefalingane frå rapporten. Bakgrunn for saka: Med bakgrunn i Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vedtok kommunestyret at dei ville ha eit forvaltningsrevisjonsprosjekt om økonomistyring, med vekt på budsjettering og rapportering. Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i KU-sak 25/16. I prosjektplanen som blei vedteken av kontrollutvalet var dette problemstillinga: I kva grad er kommunen sine budsjettdokument og økonomirapporteringar eigna til å o gi kommunestyret god styringsinformasjon o sikre realistisk budsjettering o Det har gjort noko om på dei opphavlege formuleringane av problemstillinga, utan at meiningsinnhaldet er endra

146 Saksopplysningar: Telemark kommunerevisjon IKS v/dag Oftung legg fram forvaltningsrevisjonsrapport «økonomistyring - Tokke kommune». Rapporten sine problemstillingar med kommentarar: I kva grad har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring? I hovudsak har kommunen rutinar og tiltak som sikrar god økonomistyring, men vi peiker på nokre område som vi meiner kan betrast. Ansvar og mynde er skildra i økonomireglementet. Det er likevel leiarar som meiner det ikkje er tilstrekkeleg klargjort kva deira økonomiansvar inneber. Kommunen har eit økonomisystem som også er egna til økonomistyring. Det er ein føresetnad at dei som skal nytte systemet har tilstrekkeleg kompetanse. Tokke kommune har reglar og rutinar for budsjettering og rapportering. Etter vår vurdering burde kommunen i større grad hatt skriftlege rutinar for det administrative arbeidet med budsjettet og for økonomirapporteringa til rådmannens leiarmøte. Kommunen bør etter vår vurdering styrke kompetansen til leiarar innan budsjettering og økonomistyring og bruk av Agresso økonomisystem. I kva grad er kommunen sine budsjett realistiske og blir det rapportert slik reglane krev? Rådmannen leverer eit budsjett som er basert på dei inntekter og utgifter ein kan forvente i budsjettåret. Budsjettet er etter vår vurdering realistisk i høve til dette. Kommunen leverer økonomirapportar til kommunestyret to gonger i året og dette er i tråd med reglane. Etter vår vurdering går det lang tid frå tertialrapport ligg føre til politisk handsaming av rapporten. Dette svekker høvet til korrigering og styring for politikarane. Etter vår vurdering er det ein føresetnad for rett rapportering, at administrasjonen til ei kvar tid har oversikt over økonomien, og at naudsynte administrative budsjettendringar er oppdaterte. Kommunen er ikkje alltid på høgd med slike budsjettendringar. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram anbefalingane frå rapporten som forslag til vedtak. Rapporten er ikkje send over til sekretariatet før møteinnkallinga sendast ut. Revisor ventar på høringssvar frå Tokke kommune for å få endeleg rapport ferdig. Rapporten ettersendast. Sekretariatet har laga saksframlegget før endeleg rapport er ferdig, og tar atterhald om at det kan bli endringar, når endeleg rapport føreligg. Vedlegg: -rapport økonomistyring Tokke kommune ettersendast. Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 12/17 Møtehandsaming Telemark kommunerevisjon IKS v/dag Oftung la fram forvaltningsrevisjonsrapport «økonomistyring - Tokke kommune»

147 Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek forvaltningsrevisjonsrapport økonomistyring Tokke kommune til vitande. Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret ber kommunen: sørger for at alle leiarar er trygge på kva økonomiansvar inneber. lagar skriftlege rutinar med felles malar for det administrative arbeidet med budsjettering og rapportering. sørger for tilstrekkeleg kompetanse innan budsjettering og budsjettstyring og bruk av økonomisystemet Agresso. søker å korte ned på tida mellom tertialrapport og politisk handsaming, eventuelt vurderer å endre til kvartalsvis rapportering. sørger for at vesentlege administrative budsjettendringar skjer jamleg. Rådmann møter i kontrollutvalet innan et år for å svare for korleis administrasjonen har fylgt opp anbefalingane frå rapporten. RETT UTSKRIFT DATO 4.oktober

148 l Tokke kommune Arkiv: 033 Saksnr.: 2017/ Sakshands.: Olav Bjørn Bakken Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 17/ Selskapskontroll Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS og sjølvkost på feietenestar Vedlegg: 1 Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS - sjølvkost på feietenester Saksdokument: 1. Tokke kontrollutval (KU) sak 17/018 Saksutgreiing: Kommunerevisjonen har på oppdrag frå alle kommunestyra i Vest-Telemark gjennomført ein selskapskontroll av Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark, og laga ein rapport som omhandlar feietenesta (vedlagt). I saksutgreiinga til KU stend det slik: Problemstillingar i rapporten Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS sjølvkost: Korleis er Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS organisert? o Formell organisering o Økonomisk organisering og fordeling av utgifter mellom kommunane og selskapet o Ansvarsfordeling og roller selskapet og kommunane o Dokumentasjon av verksemda Korleis er nivået på utgifter og tenester for eigarkommunane i forhold til andre kommunar? I kva grad får kommunane levert feie og tilsynstenestene til sjølvkost Avgrensningar i rapporten Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS sjølvkost: Revisjonen har undersøkt forholda i selskapet i året Forvaltningsrevisjonen er avgrensa mot sjølvkostberekninga i den einskilde kommune. Dei kommunane som har tinga revisjon av dette vil få utarbeidd eigen delrapport. Revisjonen har ikkje sett på kvaliteten i sjølve tenestene

149 Problemstilling i rapporten Sjølvkost på feietenester - Tokke kommune : Er kommunen si berekning av sjølvkost for feiing og tilsyn av fyringsanlegg i 2016 i samsvar med reglar og retningsliner? Avgrensningar i rapporten Sjølvkost på feietenester - Tokke kommune Revisjonen har undersøkt forholda i Revisjonen har ikkje undersøkt kvaliteten på tenestene. I følgje brann- og eksplosjonsvernlova er det opp til kommunen korleis gebyra for den einskilde skal utformast. Dette har revisjonen ikkje undersøkt nærare. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram anbefalingane frå rapporten som forslag til vedtak Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak den 25.okt: Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Tokke kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Tokke kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar av kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane som kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gje informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt, og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. kommunen bør: vurdere å berekne dei indirekte kostnadene i sjølvkostkalkylen i tråd med det rettleiaren primært rår til. ta kapitalkostnad for brannbil som blir nytta av anna teneste ut av sjølvkostberekninga nytte memoriakonto for framførbart underskott frå 2016 på sjølvkostområdet feiing og tilsyn. Rådmannen si tilråding: Som vedtak i kontrollutvalet

150 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune 2017 ::

151 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Forord Telemark kommunerevisjon IKS er eit av dei største interkommunale revisjonsselskapa i landet. Alle dei 18 kommunane i Telemark, kommunane Larvik og Lardal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er eigarar av selskapet. Vi utfører revisjon og andre tenester for eigarane våre og andre kommunale/fylkeskommunale aktørar. Telemark kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon innanfor dei fleste område, og med forskjellige innfallsvinklar. Våre tilsette har samfunnsfagleg, økonomisk og juridisk utdanning på mastergradsnivå, og har brei kompetanse innan offentleg forvaltning. Vi gjennomfører oppdraga i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Dag Oftung, med Kirsti Torbjørnson som oppdragsansvarlig. Vi samarbeider fagleg og administrativt med Buskerud kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon. Tokke kommune har fått følgjande rapportar om forvaltningsrevisjon sidan 2012: Næringsarbeid (2013) PPT Vest Telemark (2013) Sakshandsamingssystem og handtering av dokument (2016) Økonomistyring (2017) Du kan finne alle rapportane våre på nettstaden vår der du også kan lese meir om forvaltningsrevisjon generelt. Telemark kommunerevisjon IKS ii -151-

152 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Innhald Samandrag... iii 1 Innleiing Bestillinga frå kontrollutvalet Problemstilling og revisjonskriterium Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Sjølvkost på feiing og tilsynstenester Problemstilling Revisjonskriterier Fakta om sjølvkost på feietenester Revisor si vurdering Konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar...7 Litteratur og kjeldereferansar... 8 Vedlegg... 9 Vedlegg 1: Revisjonskriterium Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring Foto framside: Leif Magne Flemmen/hytteavisen.no Telemark kommunerevisjon IKS ii

153 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Samandrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i sak 21/16. Denne rapporten omhandlar korleis kommunen sjølv handterer sjølvkostreglane for feie- og tilsynstenester. Konklusjonar Er kommunen si berekning av sjølvkost for feiing og tilsyn av fyringsanlegg i 2016 i samsvar med reglar og retningsliner? Etter vår vurdering er berekninga av sjølvkost delvis i samsvar med reglar og retningsliner. Berekninga av direkte kostnader i sjølvkostkalkylen er i tråd med Rundskriv H-3/14 Retningslinjer for beregning av sjølvkost for kommunale betalingstenester. Det er gjort vurderingar av indirekte kostnader, og dei er dokumenterte. Kommunen bør vurdere å bruke framgangsmåten for berekning av indirekte kostnader som rettleiaren (H-3/14) primært rår til. Kapitalkostnader knytt til bil som ikkje lenger blir brukt av feietenesta skal etter vår vurdering ikkje vere del av sjølvkostkalkyla. Sidan kommunen har vedtak om full kostnadsdekning, skal kommune operere med memoriapostert framførbart underskot ved underdekning. Etter vår vurdering bør Tokke kommune opprette slik memoriakonto for underskotet som oppstod i Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør: vurdere å berekne dei indirekte kostnadene i sjølvkostkalkylen i tråd med det rettleiaren primært rår til. ta kapitalkostnad for brannbil som blir nytta av anna teneste ut av sjølvkostberekninga nytte memoriakonto for framførbart underskott frå 2016 på sjølvkostområdet feiing og tilsyn. Skien 18. oktober 2017 Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS iii -153-

154 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune 1 Innleiing 1.1 Bestillinga frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i sak 21/16. Prosjektplanen blei vedteken i møte 13. desember 2016 (sak 26/16), der kontrollutvalet vedtok å ta med ei undersøking av Tokke kommune si prissetting av feie- og tilsynstenestene, i tillegg til kontrollen av kostnadsgrunnlaget frå Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS. Forvaltningsrevisjon av sjølvkost i Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS går fram av rapport Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS - sjølvkost. Fokus i den rapporten er korleis selskapet handterer sjølvkost på feie og tilsynsteneter som blir levert til eigarkommunane. Denne rapporten omhandlar undersøkinga av korleis kommunen sjølv handterer sjølvkostreglane for feie- og tilsynstenester. Heimel for forvaltningsrevisjon av kommunen er gitt i kommuneloven 78 nr. 2 jamfør forskrift om revisjon kapittel Problemstilling og revisjonskriterium Rapporten handlar om følgjande problemstilling: Er kommunen si berekning av sjølvkost for feiing og tilsyn av fyringsanlegg i 2016 i samsvar med reglar og retningsliner? Revisjonskriteria 1 i denne forvaltningsrevisjonen er henta frå brann og eksplosjonsvernloven og forskrift til denne samt Kommunal- og moderniseringsdepartementet sine Retningslinjer for beregning av sjølvkost for kommunale betalingstenester. Kriteria står i pkt. 2.2, og er nærmare omtala i vedlegg 2 til rapporten. 1 Revisjonskriterium er dei reglar og normer som gjeld innanfor det området vi skal undersøke. Revisjonskriteria er grunnlaget for de analysar og vurderingar som revisjonen gjer og dei konklusjonane vi får. Revisjonskriteria er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheiter. Telemark kommunerevisjon IKS

155 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune 1.3 Avgrensing Vi har undersøkt forholda i Vi har ikkje undersøkt kvaliteten på tenestene. I følgje brann- og eksplosjonsvernlova er det op til kommunen korleis gebyra for den einskilde skal utformast. Dette har vi ikkje undersøkt nærare. 1.4 Metode og kvalitetssikring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Dag Oftung hausten Oppdragsansvarleg er Kirsti Torbjørnson For å undersøke korleis kommunen bereknar sjølvkost har vi sett på rekneskapstal, andre kommunale dokument og innhenta informasjon frå sentrale personar i kommunen Metode og tiltak for kvalitetssikring er omtala nærmare i vedlegg 4 til rapporten. 1.5 Høyring Utkast til rapport vart sendt på høyring til rådmannen 4. oktober Rådmannen har i e-post varsla at dei ikkje har høve til å sende høyringssvar. Telemark kommunerevisjon IKS

156 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune 2 Sjølvkost på feiing og tilsynstenester 2.1 Problemstilling Vi ser på denne problemstillinga: Er kommunen si berekning av sjølvkost for feiing og tilsyn av fyringsanlegg i 2016 i samsvar med reglar og retningsliner? 2.2 Revisjonskriterier Vi legg desse revisjonskriteria til grunn for våre vurderingar: Dei direkte kostnadene i sjølvkostkalkylen skal vere lik kjøpesummen for tenestene levert av Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS. Kommunen skal vurdere og berekne kva for indirekte kostnader som høyrer til sjølvkosttenesta. Kommunen skal handtere overskot/underskot på sjølvkosttenesta i tråd med retningslinene (H-3/14). Kommunen skal bruke sjølvkostfond til å dekke underskot på sjølvkosttenesta innan fem år. Kommunen skal berekne kalkulatoriske renter på avsette fondsmidlar. 2.3 Fakta om sjølvkost på feietenester Dekningsgrad Feiing og tilsyn i bygg er lovpålagd. Det er høve til å krevje full dekning frå innbyggjarane for den utgifta kommunen har for å tilby tenesta (sjølvkost), men ikkje meir enn det kommunen har av utgifter. Kommunen kan gjere vedtak om i kor stor grad gebyrinntektene frå innbyggarane skal dekke kostnadene. Kostnader som ikkje blir dekka av gebyra blir belasta kommunebudsjettet. Tokke vedtok i saka om budsjettet for 2016 (k-sak 15/82) at avgifta for feiing og tilsyn skal følgje vedtaket i representantskapet i Vest-Telemark brannvesen IKS og byggje på full dekningsgrad: Telemark kommunerevisjon IKS

157 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Kommunen har ikkje eigen forskrift om feiing og tilsyn. Brannvernsamarbeidet i Vest- Telemark IKS utarbeider denne hausten (2017) framlegg til felles forskrift som vil gjelde for alle eigarkommunane. Fritidsbustader var fram til 2016 ikkje omfatta av lovkravet om regelmessig feiing og tilsyn, men det var høve for eigarar av fritidsbustader å tinge feiing mot å koste dette sjølv. Tokke kommune hadde slik frivillig feiing på ein fritidsbustad i Frå 1. januar 2016 trådde ny forskrift om brannførebygging i kraft. Forskriften har føresegner om at hytter og fritidsbustader og skal være underlagt lovpålagt feiing og tilsyn frå brannvesenet. Forskriften seier også at feiing og tilsyn skal gjerast etter ei risikovurdering. Det er derfor ikkje bestemte tidsintervall som tidlegare. Det er feiaren som fastsett trongen ut ifrå faste kriterium. Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS opplyser at dei vil kome i gang med feiing av fritidsbustader i Berekningsverktøy For å gjere sjølvkostberekninga nyttar kommunen eit eigenutvikla rekneark. Kommunen har kjøpt inn NKK 2 sitt program for sjølvkostrekneskap, og økonomisjefen seier at planen er å kome i gong med dette frå hausten Dette er ei programvare som er brukt av mange kommunar i Noreg Direkte kostnader Tokke kommune har vald å inngå eit samarbeid med dei andre kommunane i Vest- Telemark om feie- og tilsynstenestene. Dette skjer gjennom Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS. I følgje rettleiaren for berekning av sjølvkost 3 er det slik at dersom tenesta blir kjøpt frå eit IKS vil kjøpsprisen inngå i kommunen sin sjølvkost som ein direkte kostnad. 2 NKK er forkortinga for Norges Kemner og Kommuneøkonomers forbund 3 Kommunal og moderniseringsdepartementet: H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Telemark kommunerevisjon IKS

158 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune I 2016 var den direkte kostnaden kommunen brukte i sjølvkostkalkylen kr I denne summen inngår kjøpsprisen for tenesta som i følgje fakturaer var kr I tillegg kjem del av administrasjonsutgifter/utgift til KOMTEK på til saman kr Indirekte kostnader Når kommunen sjølv står for administrative funksjonar vil dette være indirekte kostnader i sjølvkostkalkylen. I 2016 var det totalt sett opp kr i indirekte kostnader. For å berekne dei indirekte kostnadene brukar kommunen indirekte kostnader fordela etter brutto rekneskapstal til tenesta i høve til bruttorekneskapen totalt. Til fråtrekk kjem sjukerefusjonar og momskompensasjon. For ein person tilsett på teknisk etat er det gjort ei vurdering av kor mykje vedkommande arbeider med feietenesta og sett opp 10 % av lønsutgifter. Det er økonomiavdelinga som gjer berekninga og den er dokumentert i sjølvkostkalkylen. Kapitalkostnader Kommunen har ført opp kr i kapitalkostnader knytt til sjølvkostområdet feie og tilsynstenester. Dette gjeld avskriving på ein brannbil som var kjøpt inn før Kviteseid gjekk inn i samarbeidet med dei andre kommunane om feietenesta. Bilen var den gongen knytt til feietenesta som kommunen hadde ansvaret for. Bilen er nå ikkje ein del av feietenesta, og blir brukt av det ordinære brannvesenet. Det er ikkje berekna renter av kapitalkostnadene. Fond/memoriakonto Sjølvkostfondet skal ligge hos den som har gebyrinntektene og i Tokke er det kommunen sjølv som krev inn gebyra. Ved utgangen av 2016 hadde kommunen ikkje sjølvkostfond eller memoriakonto. Underdekninga på det aktuelle sjølvkostområdet på kr i 2016 blei dekt av ordinære driftsmidlar. Telemark kommunerevisjon IKS

159 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune 2.4 Revisor si vurdering Vår undersøking viser at kjøpssummen til Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS er tatt med som direkte kostnad i sjølvkostkalkylen. Dette er i tråd med rettleiaren frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet, H-3/14. Kommunen fordeler indirekte kostnader etter brutto rekneskapstal til tenesta i høve til bruttorekneskapen totalt (fråtrekk for sjukerefusjonar og momskompensasjon). Rettleiaren gir opning for ei slik berekning, men rår primært til ein annan berekningsmåte. Tilrådinga er at ein nyttar konkrete fordelingsnøklar på relevante utgifter etter ei nærare vurdering. Vi meiner kommunen bør vurdere å nytte den berekninga som rettleiaren primært rår til. I tillegg til å nytte del av brutto rekneskapstal, er det gjort ei konkret vurdering av kor mykje ein av dei tilsette arbeider med den aktuelle sjølvkosttenesta, og del av vedkommande si løn er førd som indirekte kostnad. Sidan dei som utfører sjølve tenesta ikkje er tilsett i kommunen, kan ein stille spørsmål ved om det er rett å sette opp del av kostnader til IKT, personal, HMS m.m som indirekte kostnader i kalkylen. Innhaldet i sjølvkostberekninga er etter vår vurdering godt dokumentert. Kommunen har sett opp kapitalkostnader på ein bil som ikkje lenger blir brukt til feiing og tilsyn. Vi meiner kostnaden burde vore førd på det tenesteområdet der bilen faktisk blir nytta no. Sjølvkostkalkylen for 2016 viser at kommunen hadde ei underdekning på kr Vi legg til grunn vedtaket i sak 15/82 om at kommunen skal ha 100 % kostnadsdekning på feietenestene. Det vil då etter vår vurdering vore riktig å operere med eit framførbart underskot. Problemstillingane omkring fond og renter av fond er ikkje relevante av di kommunen tidlegare ikkje har hatt slike fond/memoriakonto. Telemark kommunerevisjon IKS

160 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune 3 Konklusjonar og tilrådingar 3.1 Konklusjonar Er berekninga av sjølvkost for feiing og tilsyn av fyringsanlegg i 2016 i samsvar med reglar og retningsliner? Etter vår vurdering er berekninga av sjølvkost delvis i samsvar med reglar og retningsliner. Berekninga av direkte kostnader i sjølvkostkalkylen er i tråd med Rundskriv H-3/14 Retningslinjer for beregning av sjølvkost for kommunale betalingstenester. Det er gjort vurderingar av indirekte kostnader, og dei er dokumenterte. Kommunen bør vurdere å bruke framgangsmåten for berekning av indirekte kostnader som rettleiaren (H-3/14) primært rår til. Kapitalkostnader knytt til bil som ikkje lenger blir brukt av feietenesta skal etter vår vurdering ikkje vere del av sjølvkostkalkyla. Når kommunen har vedtak om full kostnadsdekning skal kommune operere med memoriapostert framførbart underskott ved underdekning. Etter vår vurdering bør Tokke kommune opprette slik memoriakonto for underskottet som oppstod i Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør: vurdere å berekne dei indirekte kostnadene i sjølvkostkalkylen i tråd med det rettleiaren primært rår til. ta kapitalkostnad for brannbil som blir nytta av anna teneste ut av sjølvkostberekninga nytte memoriakonto for framførbart underskott frå 2016 på sjølvkostområdet feiing og tilsyn. Telemark kommunerevisjon IKS

161 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Litteratur og kjeldereferansar Lover og forskrifter Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann og eksplosjonsvernloven) Forskrift 17. desember 2015 nr om brannforebygging. Bøker Frode A. Innjord (red.): Plan- og bygningsloven med kommentarer, Gyldendal Norsk Forlag, 2010 Rapportar Telemarksforsking: Selvkost i Volda kommune, TF-notat nr 7/2014 Offentlege dokument Rundskriv H-3/14 Retningslinjer for beregning av sjølvkost for kommunale betalingstenester Frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet, gjeldande frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Regnskapsrapporteringen i KOSTRA Veiledning 2017 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap: Veiledning til forskrift om brannforebygging (2016) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap: Temaveiledning til kapittel 4 i forskrift om brannforebygging (2016) Telemark kommunerevisjon IKS

162 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Vedlegg Vedlegg 1: Revisjonskriterium Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS

163 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Vedlegg 1: Revisjonskriterium Lovheimel og lokale føresegner om gebyr Kommunane har ikkje høve til å krevje betalt for lovpålagte tenester, utan at dette har heimel i lov. Gebyra på dei ulike kommunale tenestene har heimel i dei tilhøyrande lovene. Kommunestyret må sjølv gjere vedtak om nivået på gebyr, jf. kommuneloven 6, jf. 10 og 45 og einskilde særlovreglar. Gebyra for feiing har heimel i brann og eksplosjonsvernloven ( 28), som gir kommunen rett til å krevje gebyr: Departementet kan gi forskrifter om avgifter og gebyr til dekning av utgiftene forbundet med gjennomføringen av tilsynsmyndighetenes oppgaver etter denne loven. Kommunestyret selv kan fastsette lokal forskrift om gebyr for gjennomføring av feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Om renteplikt ved for sen betaling av avgift eller gebyr ilagt i medhold av forskrift etter første og annet ledd gjelder lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane tilsvarende. Krav på avgift eller gebyr etter paragrafen her er tvangsgrunnlag for utlegg, og kan innkreves av skatteoppkreveren etter reglene for innkreving av skatt. Kommunane har høve til å fastsette lokale føresegner om gebyr for gjennomføring av feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Gebyra må ikkje overstige kommunens kostnader til feietenestene. Kostnadsdekning berekning av sjølvkost Kommunestyret i Tokke har i kommunestyresak 15/82 gjort vedtak om full kostnadsdekning på sjølvkostområdet feietenester. I følge kommuneloven 23 nr. 2 skal rådmannen sjå til at saker til handsaming i kommunestyret er forsvarlig utgreidde. Dette inneber at rådmannen må sørge for ei forsvarlig utgreiing av dei forventa kostnadene på dei ulike sjølvkostområda. Telemark kommunerevisjon IKS

164 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune I retningsliner H-3/14 er definisjonen av sjølvkost den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Innanfor område der sjølvkost er satt som den rettslege ramma for brukarbetaling, må kommunen utarbeide ein sjølvkostkalkyle (for- og etterkalkyle). Dette for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikkje er høgare enn kommunen sin sjølvkost. Hovudprinsipp for sjølvkost: - Sjølvkost er den totale kostnadsauka som en kommune/selskap har ved å produsere tenesta. - En generasjon brukarar skal ikkje subsidiere eller bli subsidiert av neste generasjon. - Overskot på sjølvkosttenesta bør som hovudregel vere tilbakeført i løpet av fem år. - Sjølvkost skal vere uavhengig av korleis anskaffingane faktisk har blitt finansiert. - Kommunen har plikt til å dokumentere sjølvkostberekningane. Fastsetting av gebyr kan ikkje overstige sjølvkost for den aktuelle tenesta. Når kommunen skal berekne sjølvkost, må kommunen finne dei meirkostnadene som kommunen har ved å yte sjølvkosttenesta. Frå DSB veileder til forskrift Forskrift om brannforebygging regulerer ikke hvordan et eventuelt gebyr skal innkreves. Det er opp til kommunen hvorvidt den ønsker å ha samme gebyrsats for alle, eller om man ønsker å differensiere størrelsen avhengig av hyppighet, fyringsanlegg, boligtype eller lignende. Kommunens samlede gebyrinntekter kan kun dekke de utgiftene kommunen har for å utføre tjenesten det såkalte selvkostprinsippet. Det er kun anledning til å kreve gebyr for gjennomføring av feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Direkte kostnader Hovudregelen er at kommunen alltid kan knytte direkte kostnader til den aktuelle sjølvkosttenesta. Direkte kostnader er arbeid, varer og tenester som blir brukt for å yte tenesta. I følgje rettleiaren for berekning av sjølvkost 4 er det slik at dersom tenesta blir 4 Kommunal og moderniseringsdepartementet: H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Telemark kommunerevisjon IKS

165 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune kjøpt frå eit interkommunalt selskap (som til dømes Brannvernsamarbeidet i Vest- Telemark) vil kjøpsprisen inngå i kommunen sin sjølvkost som den direkte kostnaden. Dersom tenesta ikkje er kjøpt i konkurranse med andre, må selskapet dokumentere sjølvkost som grunnlag for kjøpsprisen. Indirekte kostnader Indirekte kostnader er delar av kostnader som i rekneskapen blir ført på andre funksjonar enn funksjonen for sjølvkosttenesta, i samsvar med definisjonane i KOSTRArettleiaren 5. Det gjeld i stor grad funksjonen for administrasjon og funksjonen for kontroll og revisjon. Indirekte kostnader kan førast på sjølvkostområdet når interntenesta er med på å skape ei heilskapleg teneste for brukarane. For å finne riktig del av dei indirekte kostnadene, skal kommunen bruke fordelingsnøklar. Det beste er å bruke fordelingsnøklar som er direkte knytte til kostnaden, til dømes tal på medarbeidarar i tenesta i forhold til alle tilsette i kommunen for å finne rett del av utgifter til personalbehandling, eller tal på PC-ar i høve til alle PC-ar i kommunen for å finne rett del av IT-utgiftene. Kostnader knytt til administrativ leiing av kommunen og utarbeiding av avgjerdsgrunnlag for politisk leiing skal ikkje leggast inn i sjølvkostkalkylen. Tenester som administrative leiarar yter til sjølvkostområdet skal fordelast og leggast inn i sjølvkostkalkylen. Retningslinene (H-3/14) viser dei mest relevante indirekte tenestene (interntenester), kva for kostnader knytt til desse tenestene som kan førast på sjølvkostområda, og kva for fordelingsnøkkel kommunen bør bruke. Dersom kontoplanen ikkje er detaljert nok, eller dersom ein ikkje kan fastslå ønska fordelingsnøkkel, opnar retningslinene for å bruke sjølvkosttenesta sin prosentdel av brutto driftsutgifter Kapitalkostnader Kapitalkostnadene er knytte til bruk av eigne anleggsmidlar, og skal bereknast på grunnlag av dei investeringskostnadene kommunen faktisk hadde. Kommunen skal 5 KOSTRA-rettleiaren er gitt ut av Kommunal- og moderniseringsdepartementet i samband med KOSTRA-rapportering (kommune-stat-rapportering) til SSB. KOSTRA er statistikk om kommunar hos SSB. Telemark kommunerevisjon IKS

166 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune berekne lineære avskrivingar 6 av anlegga. Avskrivingane starter normalt året etter at investeringsprosjektet er ferdigstilt. Kommunen skal også berekne ein rentekostnad for investeringskostnadene. Rettleiaren rår til å nytte rentekostnaden på 5-årig swaprente 7 pluss eit tillegg på ½ prosentpoeng. Handtering av overskot For alle sjølvkostområda skal kommunen sette av overskot frå sjølvkostrekneskapen til bundne driftsfond (sjølvkostfond). Eit negativt resultat (underskot) skal reknast mot sjølvkostfondet i den grad det er midlar på fondet. Eit negativt sjølvkostresultat (underskot) kan berre framførast mot framtidige overskot dersom gebyrområdet gjennom lov eller kommunestyrevedtak skal ha full kostnadsdekning. Kommunen kan framføre eit overskot frå sjølvkosttenesta til et seinare år (innanfor ein viss periode). Sjølvkostfondet sin funksjon er å handtere svingingar i inntekter og kostnader mv. slik at gebyra kan vere stabile over tid. Kommunen skal ivareta sjølvkostprinsippet over tid, og kommunen skal sørge for at gebyrinntektene over tid ikkje overstig kostnadene for åra samla. Kvart sjølvkostområde skal ha sitt eiget sjølvkostfond. Midlar på eit fond for eitt gebyrområde kan ikkje nyttast (midlertidig) korkje i sjølvkostrekneskapen eller årsbudsjettet/årsrekneskapen til å finansiere årets underskot på eit anna gebyrområde. Sjølvkostfondet skal ikkje nyttast til finansiering av investeringar. Kommunen skal rekne ut kalkulatoriske renter av sjølvkostfonda. Rentene skal syne alternativavkastninga som brukarane går glipp av ved at midlane er bundne opp i sjølvkostfond. Utrekningsgrunnlaget vil vere gjennomsnittlig behaldning for det enkelte år. Sjølvkostfondets kalkulatoriske renter er lik utrekningsgrunnlaget multiplisert med kalkylerenta. 6 Lineære avskrivingar bereknar ein ved å ta investeringskostnaden og dele på forventa levetid for anleggsmiddelet. Anleggsmiddelet skal førast i balansen med verdien av investeringskostnaden. Kvart år reduserer ein verdien av anleggsmiddelet med det faste beløpet, til anleggsmiddelet ikkje lenger har nokon verdi i rekneskapen. Avskrivinga blir ført som ein årlig kostnad i driftsrekneskapen. 7 Swaprente er rente for å bytte ei flytande rente med ei fastrente, eller omvendt. Veldig forenkla kan ein seie at swaprente er den fastrenta bankane betaler når dei har bytta bort flytande rente i marknaden. Telemark kommunerevisjon IKS

167 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune For å ivareta generasjonsprinsippet må eit positivt sjølvkostresultat (overskot) vere tilbakeført til brukarane av sjølvkosttenesta innan fem år. Kommunen skal ikkje sette av midlar til eit sjølvkostfond same år som dei bruker av eit sjølvkostfond. Retningslinene opnar for at kommunen kan ha eit lengre tidsperspektiv enn fem år. Kommunen må vurdere ut frå lokale forhold om det er faglig grunnlag for å strekke perioden for tilbakeføring av overskot ut over fem år. Kommunen må i slike tilfelle grunngi og dokumentere sitt val. I følge brev av frå Kommunal- og regionaldepartementet skal underskot frå sjølvkostregnskapet som ikkje kan dekkast ved bruk av sjølvkostfond, bli vist som ein del av kommunen sitt rekneskapsmessige meirforbruk, dersom kommunen i regnskapsåret ikkje har andre dekkande meirinntekter. Vi legge desse revisjonskriteria til grunn for våre vurderingar: Dei direkte kostnadene i sjølvkostkalkylen skal vere lik kjøpesummen for tenestene levert av Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS. Kommunen skal vurdere og berekne kva for indirekte kostnader som høyrer til sjølvkosttenesta. Kommunen skal handtere overskot/underskot på sjølvkosttenesta i tråd med retningslinene (H-3/14). Kommunen skal bruke sjølvkostfond til å dekke underskot på sjølvkosttenesta innan fem år. Kommunen skal berekne kalkulatoriske renter på avsette fondsmidlar. Telemark kommunerevisjon IKS

168 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringa Forvaltningsrevisjonen starta med brev om oppstart til Tokke kommune 21. juni Det er ikkje halde oppstartsmøte, men rådmannen har peika ut kontaktperson for arbeidet. Innsamling av data og rapportskriving har gått føre i perioden frå juli og fram til slutten av september. Innsamling og analyse av data Kontaktpersonen i kommunen har fått e-post med konkrete spørsmål om sjølvkost på feie og tilsynstenesta i kommunen. Avklaringar og oppfølgingsspørsmål har skjedd via e-post og telefon. Vi har fått tilgang til berekningsverktøyet kommune brukar. Vi har og sett på andre aktuelle dokument som til dømes politiske vedtak. Påliteleg og relevant Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast på ein måte som sikrar at innhaldet i rapporten er gyldig og påliteleg. Påliteleg betyr at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig og at ein skal kunne få same resultat dersom undersøkinga vert gjort på nytt. Skriftlege kjelder er slik sett pålitelege og etterprøvbare. Kontaktpersonen vi har fått opplysningar frå er sentral arbeidet med sjølvkost i kommunen. Vi meiner at data som er henta inn frå kontaktpersonen og dokumenta vi viser til ovanfor er relevante og gyldige i høve til problemstillingane for prosjektet. Vi meiner vi har undersøkt dei forholda som problemstillingane skal avklare. God kommunal revisjonsskikk - kvalitetssikring Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området, jf. forskrift om Telemark kommunerevisjon IKS

169 Sjølvkost på feietenester Tokke kommune revisjon 7. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 8. I følgje RSK 001 skal forvaltningsrevisjon kvalitetssikrast, for at undersøkinga og rapporten skal ha naudsynt fagleg og metodisk kvalitet. Vidare skal det sikrast at det er konsistens mellom bestilling, problemstillingar, revisjonskriterium, data, vurderingar og konklusjonar. Telemark kommunerevisjon IKS har utarbeidd eit system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikra i samsvar med krava i RSK 001 og vårt kvalitetskontrollsystem. 8 Gjeldande RSK 001 er fastsett av Norges Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1 februar 2011, og er gjeldande som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS

170 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2016/ Saksbeh.: Gunhild Austjord l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne 17/ Eldrerådet 17/ Oppvekstutvalet 17/ Helse- og sosialutvalet 17/ Utviklingsutvalet 17/ Formannskapet 17/ Kommunestyret 17/ Samarbeidsavtale Tokke kommune - Telemark Fylkeskommune Vedlegg: 1 Samarbeidsavtale mellom TK og TFK, endeleg versjon, Saksdokument: Saksutgreiing: Fylkestinget vedtok i 2012 at det skulle etablerast tettare dialog med kommunane i Telemark gjennom forpliktande samarbeidsavtaler. Fyrste del av arbeidet med samarbeidsavtale mellom Telemark fylkeskommune og Tokke kommune kom i gang i 2013, då med omfattande avtaletekst som på mange måtar var likelydande med dei fleste kommunane. Etter at nokre av kommuneavtalene hadde kome til handsaming, såg fylkestingen at avtalene var veldig omfattande, og lite konkrete. Etter det vart det sett i gang arbeid med nye, forenkla avtaler med resten av kommunane. Møte på grunnlag av dei nye føringane for samarbeidsavtaler, kom i gang mellom Tokke kommune og Telemark Fylkeskommune i 2016/ I arbeidet har drøftingane særleg vore knytt til kommunen sine konkrete mål og strategiar, og til allereie etablert samarbeid på ulike område. Det ligg med bakgrunn i dette nå føre eit omforeint framlegg til samarbeidsavtale, sjå vedlegg. Fylkestinget handsama avtala , sak 88/17 med følgjande vedtak: -170-

171 1. Forslag til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedtatt slik den er lagt fram. 2. Rådmannen blir gitt fullmakt til eventuelle redaksjonelle justeringar før signering Vurdering: Tokke sine satsingsområde i overordna planverk, med dei tema som er relevante for samarbeid med fylkeskommunen, har som nemnt hatt høgt fokus i arbeidet med kommuneavtala: Visjonen til Tokke kommune er kompetanse, kraft og kultur som peikar til berebjelkar i samfunnet m.a. knytt til kraftrelaterte anlegg og arbeidsplassar, Vest Telemark Vidaregåande skule og Vest Telemark Museum. I kommuneplanens samfunnsdel har Tokke kommune vedteke fylgjande fokus-/ satsingsområde: Busetjing, attraktivitet og folketal Arbeidsplassar og næringsutvikling Trivsel og fellesskap Samferdsel, infrastruktur Samfunnstryggleik og beredskap I framlegg til samarbeidsavtale har vi difor hatt særleg fokus på punktet Verdiskaping og ressursforvaltning, der vi vektlegg busetjing, attraktivitet, folketal, arbeidsplassar og næringsutvikling. Vidare har vi spela inn ynskje om eit eige punkt som omhandlar samfunnsdeltaking og frivilligdeltaking. Rådmannen meiner samarbeidsavtala er godt gjennomarbeidd og kan vedtakast slik den ligg føre. Rådmannen si tilråding: 1. Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre. Saksprotokoll i Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak 1. Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre

172 Saksprotokoll i Eldrerådet Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak 1. Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre. Saksprotokoll i Oppvekstutvalet Framlegget frå rådmannen vart samrøystes tilrådd vedteke. Vedtak 1. Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre. Saksprotokoll i Helse- og sosialutvalet Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre. Saksprotokoll i Utviklingsutvalet Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak 1. Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre

173 Saksprotokoll i Formannskapet Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak 1. Framlegg til samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune blir vedteken slik han ligg føre

174 Samarbeidsavtale mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune 1. Føremål Føremålet med denne avtala er å sikre ein tett dialog og forpliktande samarbeid mellom Tokke kommune og Telemark fylkeskommune om felles utfordringar. Avtala skal bidra til å løyse felles problemstillingar forankra i partane sine planar, og bidra til nå målsettingane nedfelt i Regional planstrategi , Berekraftige Telemark. 2. Telemark fylkeskommune sine satsingsområder Telemark fylkeskommune sine satsingsområder for perioden kjem fram i regional planstrategi Berekraftige Telemark. Den er utvikla i samråd med kommunane og andre aktørar. Regional planstrategi peikar på sju samfunnsmessige hovudsatsingsområder som byggjer opp under miljømessig, økonomisk og sosial berekraft: Klima Verdiskaping og ressursforvaltning By- og tettstadsutvikling Samferdsel og infrastruktur Befolkning, levekår og helse Kunnskap og utdanning Kultur og opplevingar I regional planstrategi er det vedtatt å utarbeide Regional plan for klima, Regional plan for verdiskapning, Regional plan for folkehelse og Regional plan for kystsonen. Ein regional plan er retningsgivande for alle forvaltningsnivåa i fylket og Bø kommune vil aktivt medverke i planarbeidet. 3. Tokke kommune sine satsingsområder Visjonen til Tokke kommune er kompetanse, kraft og kultur som peikar til berebjelkar i samfunnet m.a. knytt til kraftrelaterte anlegg og arbeidsplassar, Vest Telemark Vidaregåande skule og Vest Telemark Museum. I kommuneplanens samfunnsdel har Tokke kommune vedteke fylgjande fokus-/ satsingsområde: Busetjing, attraktivitet og folketal Arbeidsplassar og næringsutvikling Trivsel og fellesskap Samferdsel, infrastruktur Samfunnstryggleik og beredskap -174-

175 4. Samarbeidsområder frå Regional planstrategi 4.1. Klima Utslepp av klimagassar gjev varmare klima i Telemark og verda for øvrig. Jo før vi greier å redusere utsleppa og slutte å forsterke drivhuseffekten, jo mindre blir endringane i klima. Klimaendringane er utfordrande for infrastruktur, vatn- og avløpshandtering, bygg og tekniske installasjonar. Telemark er eit fylke som har vanskar med ras og skred og dei siste åra har den offentlege infrastrukturen i fylket vore ramma ved fleire høve. Dette er krevjande både for framkome og tryggleik for befolkninga. Arbeidet med reduksjon av klimagassutslepp og klimatilpassing gir både organisatoriske og økonomiske utfordringar. Det er kostbart å bygge eit grønt samfunn som skal tole følgene av klimaendringane. Organisatorisk krev det utstrekt samarbeid og samordning på tvers av forvaltningsnivå og sektorar, i tillegg til vilje til å endre dagens praksis. 1. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal saman førebygge klimaendringar gjennom å minimere klimagassutslepp. 2. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om klimavenlege løysingar i samfunnsutviklinga generelt, og leggje til rette for ein god beredskap i høve til klimarelaterte krisesituasjonar Verdiskaping og ressursforvaltning Nye industrinæringar og næringar med høg innovasjonsgrad er i vekst og bidrar til ein meir moderne næringsstruktur i heile fylket. Satsing på kunnskap og nyskaping bidrar til å fremme ein kunnskapskultur frå barnehage til høgskulenivå. For å utvikle robuste arbeidsplassar må innovasjonskrafta styrkast i små og mellomstore bedrifter og offentlig sektor, gjennom auka forskingsinnsats og forsterka regionalt, nasjonalt og internasjonalt samarbeid. 1. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om å få fleire kompetansearbeidsplassar til Tokke. Samarbeid om gode og attraktive kompetansemiljø og prioritering av midlar til styrking av næringsvenlege tiltak, skal prioriterast. 2. Partane skal ha særleg fokus på utvikling av utdanningsverksemdene i Tokke med Vest Telemark Vidaregåande skule, Ressurssenteret og fagskulen ved Vest - Telemark museum. 3. Næringshagesatsinga i Vest Telemark er viktig for heile Telemark. Prioriteringar av ressursar og midlar til næringshagesatsing i det einskilde kommunesenter jfr satsinga i Byregionprogrammet, skal vidareførast i avtaleperioden for å utvikle fleirkjernestrukturen i Tokke og Vest Telemark og skape attraktive arbeidsmiljø i regionen. 4. Tokke er ein industrikommune, og etablert kompetanse og industribygningar i kommunen gjev grunnlag for ny verdiskaping. Telemark Fylkeskommune skal samarbeide med kommunen om utviklingsarbeid og aktuelle støtteordningar kring etablering av nye arbeidsplassar. 5. Telemark har dei seinare åra utvikla vandrestigar av høg kvalitet. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om å oppretthalde kvaliteten og vidareutvikle satsinga VandreTelemark. 6. Telemark har fleire nasjonale sykkelruter og er eit attraktivt fylke for sykkelturisme. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal saman satse på sykling og samarbeide om å utvikle «Sykkelbygda Dalen»

176 7. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal i samarbeid utvikle Telemarkskanalen og arbeide for å auke områdets attraktivitet som reisemål og bustad, og å få til vekst og utvikling i næringslivet gjennom å foredle dei særprega ressursane som er knytt til Telemarkskanalen og kanallandskapet. 8. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om prosjekt som vil auke produksjon, distribusjon og marknadsføring av lokalmat i Telemark. 9. Ein vel fungerande etablererteneste er viktig for Tokke kommune. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune vil samarbeide for å få til ein framtidsretta organisering og drift av etablerertenesta i regionen. 10. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om å auke rekrutteringa til primærnæringar, ved å skape gode nettverk for ungdom som vil busetje seg på landsbygda og delta i utvikling av primær- og bygdenæringar. 11. Tokke kommune skal samarbeide med Telemark Fylkeskommune og andre relevante aktørar for å få til ei fagleg god og framtidsretta forvaltning av kultur- og naturressursane i kommunen. 12. Telemark fylkeskommune vil samarbeide om økt digitalisering for å fornye, forenkle og forbetre tenestetilbodet By- og tettstadsutvikling Telemark har byar og tettstader med rik historie og særpreg. Langt på veg har Telemark ei god samordning av bustad, næring, tenester, areal og transport. Mange av tettstadene har likevel låg aktivitet. Byane er ofte dominerte av biltrafikk og butikkane flytter ut til kjøpesentera på utsida av sentrum. Dei siste åra har likevel fleire byar og tettstader vald å satse på fortetting av bustader i sentrum og dette, kombinert med målretta arealbruk, har ført til at byspreiinga i visse område ser ut til å ha stagnert. For å sikra god by- og tettstadsutvikling er det viktig at kommunane ser behovet for universelt utforma sentrumsnære område, turvegar, tilkomst til vassdrag og friområde. 1. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om å utvikle senterstrukturen i Tokke kommune ved å følgje opp krav til fortetting og senterstruktur i samordna areal og transportplan for Telemark. (min. 70% av bustadbygging innanfor definert tettstad). 2. Telemark Fylkeskommune skal bistå fagleg i planprosessar knytt til fortetting, klimavenleg arealbruk og trafikkrelaterte spørsmål. Tokke kommune vurderer deltaking i fortettingsprosjekt innan reguleringsplan Dalen, med tanke på få til klimavennlege løysingar for utvikling av Dalen som tettstad og «Sykkelbygd» Samferdsel og infrastruktur Det blir bygd og tilrettelagt for gåande og syklande fleire stader i fylket med særleg vekt på trygg skuleveg. Dekketilstanden på fylkesvegane har hatt ein svak betring dei siste åra. Desse tiltaka vil gi betre framkome og ein større arbeidsmarknad blir tilgjengeleg for dei busette i Telemark. 1. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om tilrettelegging for meir miljøvenleg transport og effektiv kollektivtransport, mellom anna gjennom etablering av ladestasjonar og sykkel- og tettstadprosjekt, og gjennom god samordning av skuleskyss på tvers av skulekrets- og kommunegrenser. 2. Telemark fylkeskommune vil utarbeide ein vurdering av ansvarstilhøva for eigarskap og drift av gang- og sykkelvegar langs fylkesvegar i samarbeid med kommunen. Tokke kommune og

177 Telemark fylkeskommune skal bidra i fylkeskommunens satsing på trygg skuleveg, som er forankra i ATP Telemark. 3. Telemark fylkeskommune skal bistå Tokke kommune i arbeidet med revidering av trafikksikringsplan. Tiltak ved kollektivknutepunkt, avkøyringar, stopplassar og parkeringsareal ved Tokke skule og Vest Telemark Vidaregåande, samt ved turistsenteret på Hallbjønnsekken langs Fv 45, skal ha høg prioritet. Det skal haldast årleg møte for å avklare oppgåver og status. 4. Tokke kommune ynskjer sterkare fokus på utsiktspunkt og attraktive rasteplassar langs hovudvegane i kommunen, med tanke på opplevingar og attraktivitet. Telemark Fylkeskommune skal samarbeid med kommunen i aktuelle prosjekt og tiltak, og ta omsyn til dette i drift av fylkevegane Befolkning, levekår og helse Folketalsutviklinga i fylket har vore blant de lågaste i landet. Telemark har dei siste åra hatt fødselsunderskott og innanlands flyttetap. Som i resten av landet vil talet på eldre auke betydeleg i Telemark dei neste åra. Dette vil gi mange utfordringar, trass i at framtidige årskull eldre vil ha høgare utdanning og betre helse. Det vil utfordra kommunane gjennom auka krav på tenestar. Telemark har høg men stabil arbeidsløyse.. Rapporten «Folkehelsa i Telemark 2016» visar at telemarkingar i all hovudsak har god helse og sunne levevanar. Sjølv om alle grupper i samfunnet har fått betre helse dei siste åra, har helsegevinsten vore størst for dei med lang utdanning og høg inntekt. I Telemark lever til dømes personar med høg utdanning i snitt sju år lenger enn personar med bare grunnskule. Sosial ulikheit er ei av dei største framtida utfordringane for folkehelsa og det er viktig å jobba systematisk med utfordringar 1. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om Regional plan for folkehelse i Telemark, med hovudvekt på å sikra sosial utjamning, betre psykisk og fysisk helse for heile befolkninga med spesielt vekt på barn og unge sit oppvekstmiljø. 2. Tokke kommune skal med utgangspunkt i kommunens folkehelseutfordringar, ha eit særlig fokus på eit systematisk og kunnskapsbasert folkehelsearbeid. Folkehelse skal implementerast i alle kommunens tenester. Dette med føremål i å hindre (auka) skilnadar i helse og sikre gode levekår for alle. 3. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal saman satse på å utvikle helsefremjande barnehagar og skuler med særskilt satsing på eit godt psykososialt oppvekstmiljø, økt fysisk aktivitet og innarbeiding av ny retningsline for mat og måltider i skulen. Telemark fylkeskommune vil støtte med kompetansehevande kurs og rådgjeving. 4. Telemark fylkeskommune skal, i samarbeid mellom Den offentlege tannhelsetenesta (DOT) og Tokke kommune, sørge for at alle grupper av befolkninga gis eit bredt og faglig solid tannhelsetilbod. Det skal utarbeidast ein samarbeidsavtale mellom tannhelsetenesta i fylkeskommunen og pleie- og omsorgstenesta i kommunen. 5. Tokke kommune skal i samarbeid med Telemark fylkeskommune, KoRus-Sør og Høgskulen i Sørøst-Norge gjennomføre UNGDATA undersøking. 6. Telemark fylkeskommune og Tokke kommune har ei felles ambisjon om å styrke skulehelsetenesta 7. Telemark fylkeskommune skal i samarbeid med Tokke kommune, sørgje for at alle grupper av befolkninga gis eit bredt og faglig solid tannhelsetilbod. I eit førebyggjande og folkehelseperspektiv skal førebyggjande innsats, informasjon og opplæring prioriteras, slik at innbyggjarane kan ta vare på eiga tennhelse

178 4.6. Kunnskap og utdanning På bakgrunn av utviklingstrekka bør ein fornye skulens innhald for grunnskule og vidaregåande opplæring innanfor fagspesifikk kompetanse, kompetanse i å lære, kompetanse i å kommunisere, samhandle og delta, og kompetanse i å utforske og skape. Skulen sitt samfunnsoppdrag omfattar meir enn bare kompetansemål i faget. Skulen skal òg leggje til rette for gode mellommenneskelege relasjonar og godt sosialt miljø på skulen. 1. Tokke kommune skal sette og følgje opp mål for tal på lærlingar i offentleg sektor, og stille krav til sine leverandørar om bruk av lærlingar. 2. Tokke kommune og Telemark fylkeskommune skal samarbeide om å sikre god overgang mellom ungdom og vidaregåande skule Kultur og opplevingar Telemark er eit fylke som identifiserer seg med sterke kulturtradisjonar frå kyst til fjell. Folkekulturen står for eit mangfald og styrkar stadsidentiteten. Telemark er også rik på samtidskultur, og har eit breitt tilbod innan både kunst, musikk, teater, dans, litteratur og festivalar. Vidareutvikling av kulturarven har gitt positive ringverknader med eit yrande kulturtilbod og kreative tilbod til busette og besøkande, i tillegg til nye arbeidsplassar. Idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet er viktig for den enkelte og er viktig for vår livskvalitet. Eit mangfald av aktivitetar gir oss utfordringar og naturopplevingar, rekreasjon og mestring. Tilrettelegging av anlegg og område for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet og store idrettsarrangement har ein direkte nytteverdi for reiseliv og opplevingsnæringar. Samarbeid mellom frivillige organisasjonar, næringsliv og det offentlege kan stimulere til innovative prosjekt og tiltak. 1. Telemark fylkesbibliotek er viktig for kompetanseheving og samarbeid mellom folkebiblioteka i Telemark. Tokke kommune og fylkesbiblioteket skal samarbeide om å utvikle gode og framtidsretta bibliotektenester i kommunen. 2. Etablert samarbeidet mellom Tokke kommune sitt folkebibliotek og Vest Telemark vidaregåande er ein viktig del av bibliotektenesta som skal ivaretakast og utviklast. Biblioteket er ein viktig møteplass for alle aldrar, men der lokalisering nær skulane gjev staden ein særleg viktig funksjon i høve til ungdommar i regionen. 3. Vest Telemark museum er ei viktig verksemd i Tokke kommune og ein viktig institusjon og kulturberar i Telemark. Telemark fylkeskommune er ein nær samarbeidsaktør i arbeidet med utvikling av museumsdrifta og tilhøyrande tilbod og tenestar. 4.8 Samfunnsdeltaking og frivilligdeltaking Det er viktig at innbyggjarar tar del av samfunnet, som borgar eller gjennom brukarengasjement. Deltaking er viktig både for å få til ei utvikling, men og for å utvikla gjensidig forståing mellom menneskje. Frivillig sektor er ein viktig bidragsyter til Tokke samfunnet og det er viktig for at Tokke skal vera eit godt samfunn, der folk har lyst til å bu. Gjennom samfunnsdeltaking kan 1. Tokke kommune skal leggje til rette for god samhandling med frivillig sektor. Telemark fylkeskommune skal bidra til utvikling og styrking av frivillige lag og organisasjonar i heile fylket gjennom ulike støtteordningar, kurs og kompetanseutvikling 2. Telemark fylkeskommune og Tokke kommune skal samarbeide for ei robust og mangfaldig frivillig sektor

179 3. Tokke kommune skal arbeide for å auka samfunnsdeltaking for innbyggjarar i kommunen. Telemark fylkeskommune skal bidra til utvikling og styrking gjennom støtteordningar til utvikling av møteplasser, kurs og kompetanseutvikling. 5. Ressursar Dersom det ikkje er mogleg for partane å dekke de økonomiske forpliktingane som fylgjer av denne avtala innan avtaleperioden, vil dette bli tatt opp under handsaming av dei einskilde sakene. Partane må ta atterhald for at administrativ kapasitet og stor arbeidsmengde i periodar kan gjere at einskilde samarbeidsprosessar kan ta lengre tid enn partane ynskjer. 6. Oppfølging av avtalen Denne avtala gjeld for perioden , og vil bli fornya i neste valperiode. Prosjekt som er tatt opp i avtala vil bli prioritert frå fylkeskommunens side. Fylkeskommunen tilbyr gjennom Telemarksbarometeret fri tilgang til kommunal og regional statistikk på ein rekkje samfunnsområde. Om kommunen har ynskje og behov for statistikk ut over det som er tilgjengelig på Telemarksbarometeret, vil fylkeskommunen hjelpe med dette så langt som mogleg. Det opprettast ei samarbeidsgruppe for oppfølging av avtalen beståande av ordførar og rådmann i Tokke kommune, og fylkesordførar og fylkesrådmann i fylkeskommunen (eller den desse utpekar). Samarbeidsgruppa har ansvar for oppfølging av avtala og skal møtast minst ein gong kvart år. Fylkeskommunen kallar inn samarbeidsgruppa til møte og kommunen skriv referat. 7. Vedtak Samarbeidsavtala er vedtatt i Telemark Fylkesting den dd.mm.år Samarbeidsavtala er vedtatt i Tokke kommunestyre den dd.mm.år Tokke / Skien, Dato dd.mm.år Sven Tore Løkslid Fylkesordførar Telemark fylkeskommune Jarand Felland Ordførar Tokke kommune

180 -180-7

181 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2015/ Saksbeh.: Gunhild Austjord l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 17/ Sal av Åmdals Verk alderspensjonat Saksdokument: Tilstandsrapport og verditakst, 2015 (H.T. Midtbø) Brannteknisk utgreiing, Per Bjerke Sweco 2016 Saksutgreiing: I kommunestyret , i sak 14/22, var det oppe sal av alderspensjonat i Tokke kommune, og vidare gang i det arbeidet: «Kommunestyret vedtek å byrje salet av alderspensjonata. Dette inkluderar innløysing av tomter, vurdering av marknaden, mogleg omreguleringar og oppdeling av pensjonata, avhengig av kva som vil gjere sal aktuelt og mogleg. Rådmannen kjem tilbake til kommunestyret med ei sak om kva for alderspensjonat som skal seljast og eventuell rekkefylgje. Det er eit mål at salet skal føre til aktivitet i bygningane.» Alderspensjonatet i Mo vart selt i For alderspensjonatet i Lårdal har det vore lite interesse, og vi har tenkt å leggje fram sak for å vurdere reguleringsendringar med evt seksjonering, for å gjere bygningane her meir salbare. Når det gjeld alderspensjonatet på Åmdals Verk har teknisk vore i dialog med aktuelle kjøperar frå Nederland det siste året. Andrea og Benny Plog ynskjer å kjøpe bygget for å drive Bed & Breakfast, samt busetje seg i eine eininga sjølve. Saman med B&B ynskjer dei å utvikle ei reiselivsverksemd med sykkelutleige, helsebad m.m. Tilstandsrapport/ verditakst etter synfaring i 2015, seier dette (samandrag): Eiendommen med bygningsmasse som består av service/fellesbygg med tilhørende 7 leiligheter, alle over ett plan beliggende i grenda Åmdals Verk, i Tokke kommune. De er plassert i en firkant med fellesareal i midten. Frem til 2001 har bygningene vært i bruk som aldersboliger, etter dette er det sporadisk leid ut en eller to leiligheter og fellesbygg blir brukt av lokallag. Utover dette står leiligheter tomme

182 Bygningene er oppført i tradisjonell konstruksjon og byggestil som er vanlig fra tiden boligen er oppført, med støpt plate og mur (brannvegger)- kombinert med bindingsverksvegger, kledd utv. med stående trepanel. Saltakkonstruksjon med prefabrikerte takstoler. Taket er tekket med stein. Boligene er hovedsaklig fra byggeår, mindre oppgraderinger er gjort innvendig opp gjennom årene. Alle 7 leilighetene er tilnærmet like ang. størrelse, overflater, rominndeling osv. De er utformet for bruk av rullestol e.l., med brede og terskelfrie dører, hc.wc. mm. Det er generelt behov for oppussing av de fleste overflater på golv, vegger og himlinger, samt innredninger mm. på kjøkken og bad. Felles/servicebygg er uforandret siden byggeår og fremstår med normal slitasje for alder. Utvendig er det behov for overflatebehandling av kledning/vinduer/dører, vask/rengjøring av takstein samt vedlikehold av takrenner, beslag, utv. arealer mm. Anses å ha et større etterslep på utvendig vedlikehold. Bygget fremstår forøvrig i god bruks- og teknisk stand, og det kan med påkost/oppgraderinger etableres en eller flere boenheter i fellesbygg, og leiligheter kan evnt. slås sammen til større enheter. Tomten/eiendommen har lett adkomst og ligger fint til i nærheten av idrettsplass og barnehage/skole. Marknadsverdi er sett til ,-, låneverdi til ,-. I samband førebuing av sal av alderspensjonatet, vart det bestilt brannteknisk rapport av Sweco for å utgreie kva bygningsmessige tiltak som måtte gjerast for å kunne tilfredsstille krava i TEK10: Åmdalsverk alderspensjonat har stått ubrukt i en del år. Bygget har tidligere vært alderspensjonat, og oppført på tidlig 80-tallet. Det legges dermed til grunn at sikkerhetsnivået fra BF 85 gjelder i forhold til de krav som stilles for eksisterende bygg. Ved at byggene nå skal selges, vil kjøper etablere ny virksomhet i byggene. Bed & breakfast skal etableres med en type spa-avdeling. Byggene er planlagt benyttet slik de fremstår i dag, med kun mindre bygningsmessige tilpasninger ( ). 23. november 2016 la ekteparet Ploeg inn bod på kr ,- med atterhald om sal av eigen butikk og bustad i Nederland. Tokke kommune aksepterte bodet i e-post 28. november med atterhald om politisk godkjenning. I forhandlingane med kommunen, har det vore sett som vilkår at kommunen tek kostnadene som følgje av branntilsyn og tiltak som er naudsynte for å gjere bygget godkjent med leilegheiter etter dagens regelverk. Utbetringane som følgje av brannteknisk rapport er grovt stipulert til ,