Innkalling til sameiermøte

Transkript

1 1 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 avholdes 21.mai 2012 kl i fellesrommet Sverdrupsgate 22. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Andre godtgjørelser 5. INNKOMNE FORSLAG Ingen forslag. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder B) Valg av 2 styremedlemmer C) Valg av 2 varamedlemmer D) Valg av valgkomité E) Valg av andre utvalg/komiteer Oslo, Styret i Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Maria Nathalie Dahl /s/ Maja Cimmerbeck /s/ Martin Jungblom /s/

2 Side 2 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Leder Maria Nathalie Dahl Sverdrups gate 22 A Nestleder Maja Cimmerbeck Sverdrups gate 22 A Styremedlem Martin Jungblom Sverdrups gate 22 Varamedlem Liv Berre Sverdrups gate 22 A Varamedlem Christoffer Liholt Sverdrups gate 22 A Valgkomiteen Valgkomite Terje Kleven Sverdrups gate 22 B Valgkomite Jens Ottar Nordstrøm Sverdrups gate 22 B Andre utvalg Kvartalsstyret Jan-Even Sandal Sverdrups gate 22 A Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 1 mann. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser.

3 Side 3 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 21 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel Grünerløkka/Sofienberg i Oslo kommune og har adresse: Sverdrups gate 22 A og B Eiendommen har følgende gårds- og bruksnummer: Sameiet består av 21 seksjoner, hvorav Borettslaget Sverdrups gate 22 har 16 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet har 1 timesansatt portner. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er PricewaterhouseCoopers AS. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til sameiets tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Portner Portner Truls Tessem ivaretar enkelt vedlikehold av fellesarealer i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Portner kan kontaktes på telefon Renhold Sameiet har avtale med Økonomiske Løsninger AS om renhold av sameiets trappeoppganger. Nøkler/skilt Nøkler kan kjøpes ved henvendelse til portner. Skilt til ringeklokke bestilles hos portner, mens skilt til postkasse bestilles av den enkelte. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon eller besøke deres nettside Ingen må gjøre inngrep i TV-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten eller foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og kan i verste fall skade anlegget.

4 Side 4 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Telefoni / bredbånd Fra årsskiftet opphørte Telenoravtalen på telefoni. OBOS har fra januar i år fremforhandlet ny avtale med Telio. Den nye avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Energimerking Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. På kan seksjonseieren utarbeide en energiattest for sin bolig. Forsikringer Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Innboforsikring Den enkelte seksjonseier må ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. For OBOS-medlemmer vil det være gunstig å kontakte OBOS Forsikring for tilbud på innboforsikring med lav pris og tilpassede vilkår. OBOS Forsikring har også gode tilbud på øvrige forsikringsprodukter som den enkelte seksjonseier kan ha behov for. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS- Internkontroll Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige.

5 Side 5 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Viktige lover i henhold til dette er: Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr Lov om brann- og eksplosjonsvern Lov om forurensning Lov om arbeidsmiljø Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse-, miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Internkontrollsystemet beskriver hvordan dette arbeidet skal drives. Styret ivaretar internkontrollen med hensyn til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven i forhold til vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Beboerne/seksjonseierne har plikt til å foreta egenkontroll på det elektriske anlegget i leilighetene. Rehabilitering og større vedlikehold 2011 Varmekabler i nedløpsrør og takrenner Nedløpsrør skiftet 2011 Skiftet/oppgradert 2 vinduer i 1.etasje 2010 Byggtørker installert i kjeller 2008 Vedlikeholdsplan Utarbeidet vedlikeholdsplan av Østfold Prosjekt AS, på vegne av Obos Prosjekt Ny seksjonering av 1.etasje - sameie Fra ble de tre næringslokalene i 1.etasje bygget om til leiligheter, og det ble dannet Eierseksjonsameiet Sverdrupsgate 22 fra Sameiet har 21 seksjoner hvorav 16 seksjoner er Sverdrupsgate 22 Borettslag (resterende 5 seksjoner er leilighetene i 1.etasje). Fra går det meste av driften i bygården gjennom sameiet Rehabilitering av bygården Bygården fra 1895 ble rehabilitert og seksjonert av OBOS og det ble stiftet borettslag med 16 andeler (leiligheter), og 3 næringsseksjoner i 1.etasje. Styrets arbeid Styret for både borettslag og sameie i Sverdrups gate 22 har i perioden mai 2011 desember 2012 bestått av Cimmerbeck, Hodøl, Dahl og Ljungblom. Fra desember og ut perioden har medlemmene vært Cimmerbeck, Hodøl og Dahl. Cimmerbeck og Dahl har delt på ledervervet. Styret har i perioden avholdt sju møter. Det er sendt ut tre nyhetsbrev til beboerne om styrets oppgaver.

6 Side 6 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Dugnader Vi har arrangert to dugnader i perioden. På vårdugnaden ble det kostet og vasket i oppgangene, bedene ble luket, roser ble flyttet og nye planter ble plantet ut i bakgården. Plantene på takterrassen ble pottet om, og terrassen vasket. Dugnaden ble avsluttet med hyggelig kaffe og vafler i bakgården. På høstdugnaden i september ble veggene i begge oppgangene vasket ned, og alt gjenglemt rusk og rask på loftet og i kjelleren ble samlet og kjørt bort. Dugnaden ble avsluttet med suppe og brød i fellesrommet på loftet. Rehabilitering av fasaden Biter av murpuss begynte å falle ned fra fasaden forrige vinter. Styret valgte å få gjort en hastejobb for å løse problemet. Dette fordi vi som huseiere er ansvarlig hvis noen blir skadet fordi vi ikke har vedlikeholdt bygget vårt. Til våren 2012 var det på tide med en mer omfattende renovering av fasaden. Styret har valgt å bare ta fasaden mot gatene, og kun gjøre mindre utbedringer på fasaden inn mot gården. Etter en runde med innhenting av anbud og møter med aktuelle firma, har vi tatt i mot Allieros tilbud. Arbeidet med fasaden er planlagt startet allerede etter påske og avsluttet til skoleferien. Det vil bli satt opp tildekket stillas på hele fasaden ut mot gatene og håndverkerne vil bruke loftet som lunsjrom. Arbeidet regnes å være ferdig til sommeren. Informasjonsmøte om fasadeoppussing I mars ble det avholdt et informasjonsmøte på fellesrommet på loftet. Der ble alle som hadde møtt opp orientert om rehabiliteringen av fasaden og finansieringen av denne. De ble også orientert om husleieøkning og bakgrunnen for dette. Etter møtet var det vinterfest der alle hadde med seg retter til deling. Vi hadde en riktig hyggelig kveld med mye prat og latter. Varmekabler i takrenner og nedløpsrør I fjor vinter fikk vi skader på nedløpsrørene og store isdannelser på taket. Det viste seg at varmekablene var defekte. Vi innhentet anbud, valgte elektriker og ferdigstilte arbeidet før snøen kom. Lekkasjer Styret har ikke registret lekkasje i kjelleren i vinter. Vinteren har vært usedvanlig snøfattig og mild, så dette kan være noe av grunne. Vi oppfordrer neste styre til å fortsette kontakt med Oslo kommune og vurdere utbedring av fortau. Vi fikk melding om lekkasje i hovedvannkranen i kjelleren. Dette viste seg å være et utslag av ekstrem kondens som rant utover gulvet. Styret tok kontakt med en isolator som etterisolerte vannrørene i kjelleren. Etter det har vi ikke hatt problemer. Dørtelefon Vi har hatt tre tilfeller av defekte dørtelefoner. Anlegget er gammelt, og nye deler er ikke å finne noe sted. Da den tredje henvendelsen kom bestemte vi oss for å skifte anlegget over hele gården. Etter anbudsrunde bestemte vi å benytte Heikki-Bruvik til jobben. Det nye anlegget sto klart i februar. Det ble også installert dørtelefon i fellesrommet på loftet.

7 Side 7 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr Vesentlige avvik i forhold til budsjett er at det ble brukt kr mer til drift/vedlikehold enn budsjettert (bl.a. til el.kabler takrenner/nedløpsrør, og til skifte av 2 vinduer i 1.etasje) Resultat Årets resultat på kr som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. BUDSJETT 2012 Styret har satt opp et budsjett for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatregnskapet. Budsjettet er basert på en økning av de totale felleskostnadene med 12 % fra Dette for å dekke opp den planlagte rehabilitering av fasader, estimert til ca. 1 million kroner. Rehabiliteringen av fasaden vil bli finansiert med låneopptak. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, Styret i Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Maria Nathalie Dahl /s/ Maja Cimmerbeck /s/ Martin Jungblom /s/

8 Til sameiermøtet i Eierseksjonssameiet Sverdrups Gate 22 Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Eierseksjonssameiet Sverdrups Gate 22, som viser et underskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Eierseksjonssameiet Sverdrups Gate 22 per 31. desember 2011, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. PricewaterhouseCoopers AS, T:, Org.no.: MVA, Medlem av Den norske Revisorforening

9 Side 9 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 27. mars 2012 PricewaterhouseCoopers AS Cato Grønnern /s/ Statsautorisert revisor

10 Side 10 Eierseksjse. Sverdrups Gate EIERSEKSJSE. SVERDRUPS GATE 22 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Andre honorarer Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 Side 11 Eierseksjse. Sverdrups Gate EIERSEKSJSE. SVERDRUPS GATE 22 BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig offentlig myndigheter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR EIERSEKSJSE. SVERDRUPS GATE 22 MARIA NATHALIE DAHL /s/ MARTIN JUNGBLOM /s/ MAJA CIMMERBECK /s/

12 Side 12 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Vedlikeholdsfond SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift Yrkesskadeforsikring Andre personalkostnader - overført fra S SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS SUM KONSULENTHONORAR

13 Side 13 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring Egenandel forsikring Kostnader dugnader -177 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift -775 Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Renhold ved firmaer Kontor- og datarekvisita -399 Trykksaker -464 Porto -752 Bank- og kortgebyr -272 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 114 Renter av sparekonto i OBOS SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -89 SUM FINANSKOSTNADER -89

14 Side 14 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2012) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2012, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 13 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk -841 Skyldig arbeidsgiveravgift -575 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

15 Ingen forslag til sameiermøtet 15 Eierseksjse. Sverdrups Gate 22