Forslag til felles arkivløsning for. kommunene i. Oppland

Transkript

1 Forslag til felles arkivløsning for kommunene i Oppland En rapport utarbeidet på oppdrag fra styret i rådmannsutvalget (RU) i KS Oppland. Lillehammer den 27. mars 2007

2 Innhold 1. Bakgrunn Mandat Lovverket Faglige og politiske signaler...5 Nærmere om arkivdanningen Det norske arkivlandskapet...7 Riksarkivet... 7 Arkivinstitusjoner i kommunesektoren Aktuelle organisasjonsformer Arkivsituasjonen i Oppland Fylkesarkivet i Oppland Hva inngår i en avtale med fylkesarkivet? Hvilke andre tjenester kan fylkesarkivet tilby til kommunene? Arbeidsgruppas konklusjoner Samarbeidsformer/organisering Omfang Videre framdrift

3 1. Bakgrunn 1. september 2005 inviterte Riksarkivaren og Statsarkivet i Hamar kommunene i Oppland og Hedmark til konferanse på Lillehammer. Temaet var situasjonen for de kommunale arkivene i regionen og mulighetene for å opprette en kommunal arkivinstitusjon etter mønster fra liknende kommunale arkivinstitusjoner andre steder i landet. Etter denne konferansen ble det nedsatt en gruppe med mandat å utarbeide et forslag til selskapsavtale for en kommunal arkivinstitusjon. Arbeidet ble avsluttet med at forslaget til selskapsavtale. I mai 2006 ble selskapsavtale sendt til kommunene med tilbud om å delta i den foreslåtte institusjonen. Reaksjonen fra kommunene var at av de som svarte på henvendelsen var det nær sagt ingen som viste interesse. På bakgrunn av en del klargjøringer mellom Oppland fylkeskommune og Statsarkivet i Hamar, sto fylkeskommunen ved Fylkesarkivet og Statsarkivet sammen om et nytt felles initiativ overfor kommunene i Hedmark og Oppland. Brevet ble sendt til kommunene den 1. november 2006 med en svarfrist satt til 26. november Ved fristens utløp tok Rådmannsutvalget i Oppland v/lederen, kontakt med Fylkesarkivet og informerte på vegne av kommunene i Oppland om at saken ville bli tatt opp på møte i Rådmannsutvalget i Vågå den 7. desember 2006, og videre drøftet på rådmannskonferansen den påfølgende dagen. Kommunene i Oppland ville derfor ikke formelt ta stilling til initiativet før etter at rådmannskonferansen var avholdt. Samtidig ble Fylkesarkivet invitert til å komme og informere om saken på møtet i rådmannsutvalget. Under møtet ble det gjort klart at man ikke ønsket å inngå et formelt samarbeid med Statsarkivet og Fylkesarkivet der målet var en felles arkivløsning for Hedmark og Oppland. I stedet ble det vedtatt et forslag om å sette ned et eget utvalg for Oppland for å komme fram til et forslag om en felles arkivløsning for Oppland. For å komme videre i arbeidet med en felles arkivløsning for kommunene i Oppland, fant fylkesrådmannen det riktig å stille seg positiv til et slikt enstemmig initiativ fra kommunene. Vi har derfor signalisert et vi vil ta del i et slikt utredningsarbeid. Dette innebar samtidig at Oppland fylkeskommune inntil videre ikke kan fortsette det formelle samarbeidet om en felles løsning sammen med Hedmark slik den er beskrevet i brevet av 1. november Vedtak Rådmannsutvalget Styret i rådmannsutvalget (RU) i KS Oppland vedtok i møte 7. desember 2006, sak nr. 34, slikt vedtak: 1. Styret i RU viser til brev fra Statsarkivet i Hamar og Fylkesarkivet i Oppland, datert 1. november 2006, og anbefaler kommunene å utsette behandlingen av saken. 2. Det settes ned en arbeidsgruppe, bestående av rådmann Jan Reinert Rasmussen, Sør- Fron kommune (styret i RU), en representant for Oppland fylkeskommune, Anne Kari 3

4 Tveit Søndrol, Vang kommune og Anne Løkken, Gjøvik kommune, som skal utarbeide forslag til felles arkivløsning for kommunene i Oppland. 3. Oppland fylkeskommune utarbeider mandat for arbeidsgruppa. 4. Arbeidsgruppa har frist til 31. mars 2007 med å levere sitt forslag til styret i RU i KS Oppland. Kommunene vil bli orientert om framdriften i saken. 2. Mandat Arbeidsgruppa har utarbeidet rapporten med utgangspunkt i følgende mandat: Arbeidet vil ta utgangspunkt i og bygge videre på Fylkesarkivet i Oppland med hensyn til lokaliteter, bemanning og kompetanse. Arbeidsgruppa skal legge fram et tilbud om etablering av en arkivordning for kommunene i Oppland. Gruppa vil blant annet vurdere og ta stilling til spørsmål som: samarbeidsformer/organisering, arbeidsoppgaver, bemanning, kompetanse, finansiering og kostnader for de involverte parter. Forslag skal legges oversendes rådmannsutvalget i Oppland innen 31. mars Nærmere om mandatet: Det er et sentralt mål å tilby de kommuner som ønsker det en depotløsning for sine eldre avsluttede arkiver. Dette omfatter tradisjonelle papirbaserte arkiver, elektroniske arkiver basert på uttrekk fra elektroniske Noark-databaser, elektroniske fagsystemer, samt annet bevaringsverdig digitalisert materiale som foto, film og lyd. I tillegg til en forsvarlig oppbevaring inngår krav om formidling av brukertjenester i henhold til gjeldende regelverk. I tillegg til det som gjerne omtales som rene depotfunksjoner, er det for mange like viktig å bygge opp et tjenestetilbud knyttet til arkivdanningen i den enkelte kommune. Så som: veiledning, kursvirksomhet, deltagelse i arkivplanarbeid herunder utarbeidelse av rutiner, kartlegging m.m.. Sentralt er bistand ved overgang til elektronisk arkiv, periodisering av arkiver, kassasjon og klargjøring knyttet til avlevering til depot. 3. Lovverket Med arkivloven og arkivforskriften er alle kommuner og fylkeskommuner pålagt å ha en ordning med arkivdepot. Arkivmateriale som skal bevares for all ettertid (historiske arkiver) skal avleveres til arkivdepotet. Krav om etablering og drift av arkivdepot er fastsatt i arkivforskriften kapittel V. Etter 5-1 skal: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot. 4

5 Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ. Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning. Med hjemmel i arkivforskriften 5-12 har Riksarkivaren fastsatt Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar (2002). Teksten i instruksen er delt i: a) krav som kommuner og fylkeskommuner er forplikta til å følge, b) krav eller anbefaling om at kommunen og fylkeskommunen skal fastsette utfyllende forskrifter, og c) rettledende anbefalinger. Arkivdepotene skal føre register over arkivbestand og tilvekst, og gjøre materialet tilgjengelig for publikum innen nærmere fastsatte rammer og forholde seg til gjeldende regelverk om for eksempel innsynsrett, taushetsplikt og gradering (Arkivforskriften 5-6). Regelverket redegjør ikke nærmere for hvordan arkivdepot skal være organisert. Heller ikke er det utdypet hva som forstås med begrepet interkommunal depotordning. Det må følgelig etableres ordninger for tilbakelån, og rutiner for behandling av ulike forespørsler fra publikum. Aktiv formidling bør også være en oppgave for arkivdepotet, men den enkelte kommune skal selv kunne avgjøre hvor store ressurser som skal brukes på dette. 4. Faglige og politiske signaler Riksarkivaren har argumentert for etablering av interkommunale arkivordninger helt fra den første interkommunale arkivordningen i Rogaland i I dag er det opprettet slike ordninger for alle fylker unntatt Akershus, Hedmark og Oppland. I Stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museum fra blir kommuner og fylkeskommuner oppfordret av Kulturdepartementet til å etablere interkommunale arkivordninger i de fylkene som ikke har et slikt tilbud, og at kommuner som står utenfor en slik ordning, melder seg inn, dersom de da ikke har planer om en annen løsning. Videre blir kommunene oppfordret til å bygge opp de interkommunale arkivordningene til depotinstitusjoner og overføre sine egne depotoppgaver til disse institusjonene. Det er klare stordriftsfordeler ved etablering av felles regionale depotordninger, Og med unntak av de store byarkivene, er det svært få som har ansatte med nødvendige fagkunnskaper med hensyn til ordning og håndtering av eldre arkiver. De regionale arkivene derimot utgjør et fagmiljø som kan gi nødvendig servise ved forespørsler. Særlig blir dette viktig ved langtidslagring og formidling av elektroniske arkiver. Den enkelte kommune vil også spare mye både i investeringer og i driftsutgifter. Kommunenes Sentralforbund har og gitt uttrykk for at dette vil være et godt alternativ for mange kommuner som ikke har spesialrom for arkiv for oppbevaring av arkivmateriale som skal bevares for all tid. 5

6 I Kulturmeldingen fra 2003 refereres det til oppfordringene om å bygge ut de interkommunale arkivordningene til depotinstitusjoner. Dessuten signaliseres det at det i et lengere perspektiv kan tenkes et nettverk av sterke regionale arkivinstitusjoner med ansvar for bevaring og formidling av arkiv både fra kommunal og privat sektor. Stortinget sluttet seg til Kulturmeldingen 1. april Riksarkivaren oppnevnte 19.des.2003 et utvalg for å utrede rammevilkår og oppgaver for kommunale arkivdepot og interkommunale arkivordninger. Utvalgets leder var fylkesarkivar Egil Nysæter, Hordaland fylkesarkiv. Innstilling ble avgitt til Riksarkivaren 23. juni Utvalget drøfter blant annet ulike modeller som kan være aktuelle med sikte på å få etablert et sterkt nettverk av sterke regionale arkivinstitusjoner. Utvalget går inn for at det på lenger sikt blir etablert nye regionale arkivinstitusjoner med et samlet ansvar for bevaring og formidling av både statlig, fylkeskommunalt, kommunalt og privat arkivmateriale. Utvalget mener det trengs videre utredninger om hvordan en konkret kan etablere slike regionale arkivinstitusjoner. Parallelt med dette foreslår utvalget at det også arbeides videre med å bygge opp interkommunale arkivordninger. Nærmere om arkivdanningen Arkivdanning er et begrep for arbeidet med å danne eller skape arkiv, og er i regelverket brukt om de to første fasene i arkivmaterialets livssyklus: aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Det er arkivskaper som legger grunnlaget for hvordan materialet senere kan tas vare på og brukes. Særlig for elektroniske arkiv er det avgjørende at bevaringsarbeidet begynner før arkivene blir skapte og systemene tas i bruk. Det er derfor viktig at det er samordning og samarbeid mellom arkivskaperne i kommunene og bevaringsinstitusjonen. Så å si alle etablerte interkommunale arkivinstitusjoner er tillagt et faglig ansvar for arkivdanninga i sine kommuner. Den sterke satsingen på heving av arkivstandarden i kommunene har vært et kjennetegn for de kommunale arkivinstitusjonene og i mange fylker har det tilført arkivarbeidet en ny dimensjon. Utvalget ser det som viktig at også kommunene i Oppland får til bud om tjenester innen dette området. Målet er at arkivordningen i tillegg til å være et depot også skal fungere som et aktivt kompetansesenter for kommunene innen arkivdanning ved å yte direkte assistanse ved organisering av arkivtjenesten, ved innføring og overgang til elektronisk arkiv, ved å styrke kompetansen ved rådgiving og kurs, og ved å ta initiativ til ny tiltak. 6

7 5. Det norske arkivlandskapet Riksarkivet Riksarkivet oppbevarer arkivene etter sentrale statlige myndigheter og andre landsomfattende embeter og institusjoner. I tillegg oppbevares en rekke private arkiver etter bedrifter, organisasjoner, institusjoner og enkeltpersoner. Statsarkivene oppbevarer arkiver etter lokale og regionale statlige myndigheter og dessuten private arkiver fra bedrifter, organisasjoner, institusjoner og enkeltpersoner. Det er statsarkiv i Hamar, Oslo, Kongsberg, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø. Statsarkivet i Oslo har Østfold, Akershus og Oslo som distrikt. Digitalarkivet er også en del av Arkivverket. Det er en felles inngang til digitalisert og skannet arkivmateriale i Riksarkivet og statsarkivene. Arkivinstitusjoner i kommunesektoren I kommunal sektor finnes det en rekke interkommunale arkivordninger og arkivinstitusjoner som tar vare på kommunale og fylkeskommunale arkiver, eller som har planer om å opprette arkivdepot for slike arkiver. Det er interkommunale arkivordninger i Østfold, Kongsberg (for kommuner i Buskerud, Vestfold og Telemark), Aust-Agder, Vest-Agder, Rogaland, Hordaland, Sogn og Fjordane, Møre og Romsdal, Trøndelag (for kommuner i Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag), Nordland, Troms og Finnmark. Arbeidsoppgavene til de interkommunale arkivordningene har i hovedsak vært ordning og katalogisering av eldre kommunale arkiver, råd og veiledning, opplæring, samt bevaring av sensitive personregistre. I dag har flere av de interkommunale arkivordningene også tilbud til medlemskommunene om deponering av både eldre papirarkiv og elektroniske arkiv i felles arkivdepot. De interkommunale arkivordningene i Vest-Agder, Rogaland og Troms er samlokalisert med distriktets statsarkiv. Det foreligger planer om samlokalisering mellom fylkesarkivet i Hordaland, Interkommunalt arkiv i Hordaland og Statsarkivet i Bergen, og mellom Interkommunalt arkiv i Trøndelag og Statsarkivet i Trondheim. I Sogn og Fjordane og Nordland er de interkommunale arkivordningene integrert i eller knyttet til fylkesarkivene. I Aust-Agder er den interkommunale arkivordningen knyttet til arkivavdelingen i Aust-Agder kulturhistoriske senter. Det er opprettet fylkesarkiv av fylkeskommunene i Oppland, Vestfold, Hordaland, Sogn og Fjordane og Nordland. Ved siden av fylkeskommunens arkiver arbeider fylkesarkivene også med bevaring av privatarkiver. Som nevnt ovenfor, er interkommunale arkivordninger knyttet til institusjonene i Aust-Agder, Sogn og Fjordane og Nordland. I tillegg til de interkommunale arkivinstitusjonene og fylkesarkivene er det selvstendige arkivinstitusjoner i Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og noen andre større byer. Ved siden av å ta vare på kommunens historiske arkiver arbeider de også med bevaring av privatarkiver. Byarkivene i Oslo og Bergen er relativt store institusjoner som også har oppgaver i forhold til arkivdanning. 7

8 I privat sektor er Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek den viktigste institusjonen. Den ble etablert så tidlig som 1909 og arbeider med bevaring av arbeiderbevegelsens arkiver i vid forstand. I tillegg har den tatt vare på arkivene til en rekke forskjellige organisasjoner. Det er også flere andre mindre institusjoner som tar vare på arkiver fra ulike områder i privat sektor. En rekke museer arbeider også med å ta vare på privatarkiver. Men de viktigste institusjonene som arbeider med bevaring av privatarkiver er, ved siden av Arbeiderbevegelsen arkiv og bibliotek, Riksarkivet, statsarkivene, flere av fylkesarkivene og de største byarkivene. 6. Aktuelle organisasjonsformer Arbeidsgruppen har vurdert 4 mulige organisasjonsformer: 1. Interkommunalt samarbeid. 2. Administrativt vertskommunesamarbeid. 3. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. 4. Interkommunalt selskap. De første mulighetene følger av kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107), mens den siste følger av IKS-loven (lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr. 6). For 2 og 3 gjøres det særlig oppmerksom på at kommuneloven ble endret med virkning fra 1. januar 2007 ved lov av 15. desember 2006 nr Interkommunalt samarbeid (kommunelovens 27) Kommuneloven 27 står i lovens kapittel 5 - Interkommunalt samarbeid, og lyder slik: 27. Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid. 1. To eller flere kommuner, to eller flere fylkeskommuner, eller en eller flere kommuner og en eller flere fylkeskommuner, kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver. Kommunestyret og fylkestinget gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Til slikt styre kan kommunestyret eller fylkestinget selv gi myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kongen kan gi pålegg om opprettelse av styre som nevnt i første ledd. 2. Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b. området for styrets virksomhet, c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten, d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet. 3. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan i alle fall med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i det interkommunale samarbeid og kreve seg utløst av det. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune eller fylkeskommune har skutt inn. 8

9 Oppsigelse av avtale om interkommunalt styre kan bringes inn for departementet. Departementet kan gi pålegg om at samarbeidet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom eller inntil videre, hvor samfunnsmessige interesser eller hensynet til samarbeidende kommuner tilsier dette. Et " 27-styre/selskap" er direkte underlagt alle de deltakende kommunenes budsjettog instruksjonsmyndighet. Styrets medlemsantall og representativitet (f.eks. at hvert styremedlem representerer flere kommuner) må avtales i vedtektene. Styret vil kunne utsettes for en sterk grad av politisk styring. Selskapet kan organiseres som eget rettssubjekt, men det er ikke nødvendig. De ansatte vil kunne være ansatt i en av kommunene eller i selskapet dersom det er eget rettssubjekt. Det må utarbeides detaljert avtale mellom kommunene. Utløser ikke moms på tjenestene. De kjøpende kommunene omfattes ikke av anskaffelsesforskriften og reglene om å legge tjenesten ut på anbud, ved tildeling av oppdrag. 2 - Administrativt vertskommunesamarbeid (kommunelovens 28 b). Kommuneloven 28 b står i lovens kapittel 5 - Interkommunalt samarbeid, og lyder slik: 28b. Administrativt vertskommunesamarbeid 1. En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom f4ylkeskommuner. 3. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret eller fylkestinget selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. 4. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 6. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd. Lovhjemmelen trådte i kraft 1. januar Ordningen, i forarbeidene benevnt "vertskommune uten nemnd", er tenkt brukt i saker / på fagfelt uten prinsipiell betydning. Det må gjøres avtale mellom hver enkelt samarbeidskommune og vertskommunen. Ansettelsesforholdet er i vertskommunen. Utløser merverdiavgift, men den får kommunene igjen. Det er ikke krav om eget styre/representantskap e.a.. Vertskommune uten nemnd A V-kom Adm-s avtale delegas. Illustrajon fra høringssaken B Adm-s 9

10 3 - Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd (kommuneloven 28 c). Kommuneloven 28 c står i lovens kapittel 5 - Interkommunalt samarbeid, og lyder slik: 28c. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd 1. Kommuner som deltar i et vertskommunesamarbeid, kan avtale å opprette én felles folkevalgt nemnd i vertskommunen. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner. 3. Deltakerkommunene kan delegere til nemnda myndighet til å treffe vedtak også i saker av prinsipiell betydning. Dette skal skje ved at kommunestyrene eller fylkestingene selv delegerer samme kompetanse til nemnda. Nemnda kan delegere til vertskommunens administrasjon myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 4. Hver av deltakerne skal være representert med to eller flere representanter i nemnda. Nemnda velger selv blant sine medlemmer leder og nestleder. Det kan avtales at ledervervet skal gå på omgang mellom deltakerne. Nærmere regulering av dette skal fremgå av avtalen. 5. For øvrig gjelder bestemmelsene for faste utvalg så langt de passer. 6. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 8. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd. 9. Der det i lov er satt en grense for antallet medlemmer i et folkevalgt organ, og representasjonskravet i nr. 4 fører til at den felles nemnda får flere medlemmer enn det loven tillater, skal antallet medlemmer reduseres på følgende måte: Det antall medlemmer av nemnda som overstiger det tillatte maksimum, skal ved loddtrekning skytes ut av nemnda. Dersom denne fremgangsmåten fører til at en deltakerkommune ikke blir representert i nemnda ved behandling av saker fra vedkommende kommune, skal det skytes ut ytterligere ett medlem som erstattes med ett medlem fra denne kommunen. Lovhjemmelen trådte i kraft 1. januar Ordningen, i forarbeidene benevnt "vertskommune med felles nemnd", er primært tenkt brukt i saker / på fagfelt der deltakerkommunene har store økonomisk interesser og / eller der det er tale om avgjørelser av prinsipiell betydning. Ordningen kan også brukes i saker / på fagfelt uten prinsipiell betydning. Det må gjøres avtale mellom hver enkelt samarbeidskommune og vertskommunen. Ansettelsesforholdet er i vertskommunen. Utløser merverdiavgift, men den får kommunene igjen. Hver kommune skal ha minimum 2 representanter i nemnden. Vertskommune med felles nemnd avtale A B C D (V.K.) NEMD Adm Saker av prinsipiell betydning behandles av nemnda. Andre saker delegeres til adm. i vertskommune. Illustrajon fra høringssaken 10

11 4 - Interkommunalt selskap (IKS-loven 4 og 6). IKS-loven 4 lyder slik: For interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. For deltaker som er interkommunalt selskap, vedtas selskapsavtalen av representantskapet. Vedtaket krever tilslutning fra samtlige medlemmer av representantskapet med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen for det deltakende selskap. Endringer i selskapsavtalen som gjelder forhold som omtalt i tredje ledd, skal skje på samme måte. Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre det er avtalt at også slike endringer skal vedtas i samsvar med regelen i første punktum. Selskapsavtalen skal i det minste angi følgende: 1. selskapets foretaksnavn; 2. angivelse av deltakerne; 3. selskapets formål; 4. den kommune der selskapet har sitt hovedkontor; 5. antall styremedlemmer; 6. deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet; 7. den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen; 8. antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner; 9. annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen. IKS-loven 6 lyder slik: 6. Representantskapet og dets sammensetning Selskapet skal ha et representantskap hvor samtlige deltakere er representert med minst én representant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Er et interkommunalt selskap deltaker, oppnevner selskapets representantskap dets representanter. Det skal oppnevnes minst like mange varamedlemmer som faste medlemmer. Hvis ikke annet er fastsatt i selskapsavtalen, velger representantskapet selv sin leder og nestleder. Kommunestyret eller fylkestinget bestemmer selv om dets representanter skal velges ved forholdsvalg eller flertallsvalg. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Representantskapets medlemmer velges for fire år om ikke annet er fastsatt i selskapsavtalen. Den enkelte deltaker kan foreta nyvalg av sine representantskapsmedlemmer i valgperioden. Nyvalg skjer for den gjenværende del av valgperioden. 11

12 Kommunene må ikke betale moms ved kjøp av tjenester. Kommunene vil kunne tildele oppdrag til selskapet uten konkurranse. Arbeidsgiveransvaret blir overført til selskapet. De ansatte vil ha en valg- og reservasjonsrett knyttet til å være med over i et nytt selskap. Det kan gjøres avtale om at opprinnelig arbeidsgiverkommune skal tilby arbeid ved eventuell senere overtallighet. Styret har samme myndighet som et aksjeselskap. Kan ta opp lån. Kan ikke gå konkurs. Vurdering Utgangspunktet for valg av organisasjonsform må være å kunne tilby en arkivordning for kommunene for de eldre og avsluttede arkiver som oppfyller de kravene som stilles i lov og forskrifter. Ordningen må oppfattes som rasjonell, hensiktsmessig og akseptabel for flest mulige av kommunene. Arbeidsgruppen mener at det er av avgjørende betydning at det ikke blir konstruert styringsorgan som er uhensiktsmessige eller der medlemmene i styret e.l. normalt ikke har kunnskap om formålet. I 27-selskap med få deltakere har vanligvis hver deltakerkommune en representant, men større kommuner og / eller vertskommunen har ofte flere. Hvis det er mange deltakerkommuner kan det avtales annen deltakelse, f.eks. fra alle regioner samt fylkeskommunen. I 28 b-løsninger er det ikke egne styringsorgan da dette er overlatt til vertskommunen. I 28 c-løsninger skal alle deltakerkommunene minimum ha 2 nemndsmedlemmer. I IKS-selskaper skal hver kommune minst ha 1 representantskapsmedlem. Da en i denne utredningen har som siktemål å få med alle, eller i alle fall de aller fleste, kommunene i Oppland, vil politiske organ som ikke har betydelig grad av regionsrepresentasjon måtte bli uhensiktsmessig stort. Videre er det av betydning å vurdere om arkivarbeid er av prinsipiell betydning. Det er lovbestemt for alle kommunene å følge arkivloven. Det er prinsipielt om en kommune vil gå inn i en inerkommunal løsning eller ei. Dette avgjør hver kommune selvstendig. Det er ikke prinsipielt for den enkelte kommune hvordan "et forsvarlig arkivorgan" utfører selve arkivarbeidet. Det er viktig for et "forsvarlig arkivorgan" at det etableres god kontakt med de som er arkivkyndige i kommunene. Dette for å raskt kunne få relevant informasjon fra den aktuelle kommunen. Og videre nå de rette personer når informasjon skal gis For med dette å kunne tilby relevant bistand og nødvendig veiledning i arkivfaglige problemstillinger. 12

13 Arbeidsgruppen erkjenner at utenom det aktuelle fagpersonellet, så er det normalt lite engasjement for "arkivsaken" både i kommuneadministrasjonene og i de politiske miljøene. Anbefaling Arbeidsgruppen anbefaler å organisere arkivtilbudet som et administrativt vertskommunesamarbeid med hjemmel i kommunelovens 28 b. Oppland fylkeskommune blir vertskommune (Fylkesarkivet i Oppland blir OFK's utøvende organ) og de primærkommunene som ønsker å kjøpe tjenester fra fylkeskommunen inngår hver for seg avtale med OFK. 7. Arkivsituasjonen i Oppland Oppland, i likhet med Akershus, framstår som et unntak i arkivsammenheng da kommunene i disse fylkene ikke har valgt å gå sammen om å etablere en interkommunal arkivinstitusjon. Fylkesarkivet har imidlertid inngått avtale om deponering av eldre arkiver med i alt 8 kommuner. I tillegg har fylket bistått kommunene på arkivdanningssiden ved å holde kurs, bistått i arbeid med arkivplaner, med gjennomføring av periodisering, bortsetting, kassasjon osv. Tabellen under viser for det først de kommuner fylkesarkivet har en depotavtale med pr. dato. Til samme utgjør dette til sammen 995 hyllemeter. Med utgangspunkt i folketallet og deponerte arkiver deponert fra Vang kommune, er det foretatt en beregning av behovet for lagringsplass i de øvrige kommunene. Det stipulerte behovet gjelder kun for historiske arkiver fram til og de store seriene som hører til teknisk etat er heller ikke tatt med i beregningen. Til sammen er det udekkede behovet beregnet til 2458 hyllemeter. Erfaringsmessig vet vi at de store mengdene med arkiver gjelder fra ca Gran kommune kan stå som et eksempel på en kommune som har deponert arkiver fram til år Dette innebar mer enn en tredobling av arkivmengden sammenlignet med arkivene fram til Heller ikke her er gårds- og bruksnummer arkivene i teknisk etat medregnet. Tabell 1. Kommuner med avtale Hyllemeter Ytterår Innbyggere Brukt Stipulert behov Lillehammer kommune (skolektr) Lillehammer kommune (teknisk) Lillehammer kommune (helse) Lillehammer tomte og saneringsselskap Lillehammer kommune (rådm) Lillehammer kommune Fåberg kommune Sum Lillehammer

14 Sel kommune Vang kommune Sør Aurdal kommune Gausdal kommune Lunner kommune Gran kommune Søndre Land kommune Fluberg kommune Sum Søndre Land Sum deponert kommuner i Oppland 995 Kommuner uten avtale: Øvrige kommuner Stipulert behov for hyllemeter Dovre 55 Etnedal 26 Gjøvik 503 Jevnaker 115 Lesja 41 Lom 46 Nord-Aurdal 120 Nord-Fron 108 Nordre-Land 126 Ringebu 85 Skjåk 44 Sør-Fron 61 Vestre Slidre 42 Vestre Toten 231 Vågå 70 Østre Toten 268 Øyer 77 Øystre Slidre 57 Sum nytt behov Fylkesarkivet i Oppland Fylkesarkivet i Oppland ble etablert i 1995 som fylkeskommunens arkivdepot. I tillegg ble arkivene etter OL-organisasjonen LOOC deponert ved fylkesarkivet etter avtale med statsarkivet i Hamar. 14

15 Fylkesarkivet har fra starten arbeidet aktivt ut mot kommunene så langt våre ressurser har tillatt det. Både gjennom kurs, kontaktmøter og konsulentbistand. Enkelte kommuner har også inngått avtale om deponering av sine eldre avsluttede arkiver. Fylkesarkivet i Oppland er etter avtale arkivdepot for Hedmark fylkeskommune og noen kommuner i dette fylket. Dette gjelder Lillehammer kommune, Sel kommune, Heidal kommune, Vang kommune, Sør-Aurdal kommune, Gausdal kommune, Lunner kommune, Gran kommune og Søndre Land kommune. (se avsnitt under.) I tillegg har fylkesarkivet oppbevaringsavtale med Hedmark fylkeskommune og enkelte kommuner i Hedmark. Fylkesarkivet har i dag 7 tilsatte, hvorav 2 i 50% stilling. 4 har arkivfaglig utdanning på høgskole og universitet. 1 har IKT-utdanning fra høgskole med spesialkompetanse på elektroniske arkiver og analog og digital behandling av foto, lyd og bilder. Tjenestene omfatter: ordning, kassasjonsbehandling og registrering av arkiver deponering arkiver. Papirarkiver og elektroniske arkiver digitalisering av arkiver, lyd og foto yter faglig veiledning og opplæring binder inn kopibøker, møteprotokoller o.l. veiledning og deltagelse i arkivplanarbeid Med unntak av arkivene til Norsk fredssenter oppbevarer ikke fylkesarkivet privatarkivet. Ansvaret for privatarkivene i Oppland ivaretas av Opplandsarkivet, som er et samarbeidstiltak mellom museene i Oppland og Oppland fylkeskommune. Fylkesarkivet har klargjort utbygging av nytt magasin med en kapasitet på totalt 5000 hyllemeter. Dette vil ikke dekke det totale behovet for alle kommunene, men det vil utgjøre et godt utgangspunkt med tanke på å komme i gang. Det legges derfor til grunn et forslag om å utvide kapasiteten med 5000 hyllemeter i denne omgangen. Dersom pågangen og interessen fra kommunene er tilstrekkelig stor i åra framover, har fylkesarkivet tilgang på arealer som fint kan dekke det totale behovet, som er stipulert til ca hyllemeter. Kostnader ved utbygging av nytt magasin Ombygging ventilasjon Investering nye reoler, kapasitet på 5000 hyllemeter. Nødvendige investeringer infrastruktur og tilrettelegging for bevaring og betjening av elektroniske arkiver. Kr kr kr Kr Sum investeringer Div. utgifter kr Økt årlig husleie, inklusiv utbyggingskostnader. Kr. 700 pr m2 kr En ny arkivarstilling for håndtering og betjening av kommunearkiver. kr Lisenser og vedlikehold av datautstyr m.m. kr Renter, avdrag lån med mer. kr Sum årlig økte driftsutgifter kr

16 Beregning av kostnader fordelt på kommuner Fylkesarkivet har i flere år tatt en årlig leiepris på ferdig ordnet materiale som beløper seg til kr. 450,- kr pr hyllemeter. På bakgrunn av beregninger som er gjort på bakgrunn av nødvendige investeringer, drift, bemanning og annen infrastruktur har vi kommet fram til at vi ikke vil endre på denne. Hvilke tjenester som inngår i prisen er det redegjort for under. Arkivarstillingen som finansieres gjennom en kostnadsfordeling vil bli benyttet til registrering, tilrettelegging og betjening av arkivene. For at fylkesarkivet skal kunne stå for nye investeringer og økte driftsutgifter er det nødvendig at den enkelte kommune betaler for antall disponible hyllemeter når avtale inngås. Så vil det være opp til kommunen selv å bestemme når de vil ta depotplassen i bruk. Tabellen under viser kostnadene for den enkelte kommune: Tabell 2. Kommune Antall hyllemeter Kostnader pr. kommune basert på 450 kr pr. hm Sel 112 Kr Dovre. 55 Kr Etnedal 26 Kr Gjøvik 503 Kr Gausdal 20 Kr Jevnaker 115 Kr Lesja 41 Kr Lom 46 Kr Nord-Aurdal 120 Kr Sør-Aurdal 39 Kr Nord-Fron 108 Kr Nordre-Land 126 Kr Søndre-Land 57 Kr Ringebu 85 Kr Skjåk 44 Kr Sør-Fron 61 Kr Vestre Slidre 42 Kr Vestre Toten 231 Kr Vågå 70 Kr Østre Toten 268 Kr Øyer 77 Kr Øystre Slidre 57 Kr Lillehammer 57 Kr Lunner 112 Kr Kr

17 Situasjonen for elektroniske arkiver Mange kommuner er i ferd med å gå over fra papirbasert til elektronisk lagring av saksdokumenter, i den forstand at det elektroniske dokumentet utgjør arkiveksemplaret. Om få år vil dette være situasjonen i samtlige kommuner. Dette stiller store framtidige krav til den enkelte kommune mht. bevaring og framtidige brukertjenester på gammelt avsluttet elektronisk materiale. Særlig er den teknologiske utviklingen, og hyppig overgang ti nye medier og formater en stor utfordring. Og dersom man forsømmer seg på dette området, vil det elektroniske materialet raskt bli utilgjengelig og gå til grunne. Fagmiljøene er enige om at løsningen ligger i at kommunene må samarbeide om å løse denne felles utfordringen. Den enkelte kommune har i dag ikke den nødvendige kompetanse som skal til for å løse denne oppgaven. Det vil heller ikke være økonomisk rasjonelt at hver enkelt kommune i Oppland selv skal bygge opp en slik kompetanse. Løsningen ligger i å overlate ansvaret til en regional institusjon som kan påta oppgaven på vegne av kommunene på samme måten som de tradisjonelle papirarkivene. Fylkesarkivet i Oppland har i dag tilsatt egen IKT-arkivar. Vedkommende er med i et nasjonalt kompetansenettverk, og deltar i nasjona1le prosjekter innen fagområdet. Vi har investert i nødvendig programvare og er i ferd med å bygge opp nødvendig infrastruktur som gjør at vi skal være forberedt til å påta oss denne oppgaven for kommunene. 8. Hva inngår i en avtale med fylkesarkivet? Som det er beskrevet over, har vi i denne utredningen forutsatt at den enkelte kommune som et minimum betaler tilsvarende beregnet behov for plass for sine historiske arkiver. Se tabell 2 over. Avtalen omfatter mottak, plassering i depot, registrering og katalogisering av arkivene i et eget godkjent datasystem. (ASTA) Det vil bli utarbeidet arkivkataloger som viser hva arkivene inneholder. Dette er nødvendig for at ulike brukere skal kunne finne fram til relevant informasjon. Publikum vil også ha tilgang til arkivmaterialet gjennom at arkivet stiller til disposisjon leseplass. Saksbehandling og behandling av ulike eksterne forespørsler er også en viktig oppgave for et arkivdepot. Etter avtale med avleverende instans kan fylkesarkivet påta seg slike oppgaver innen rammen av avtalen. På forespørsel fra kommunen skal fylkesarkivet låne ut materiale til arkivskaper. Slikt tilbakelån kan skje ved bruk av internett, post o.l. 17

18 Arkivkataloger over materiale som ikke er unntatt offentlighet, vil bli gjort tilgjengelig for søk via fylkesarkivets nettsider. Det er viktig å påpeke at regnestykket og prisen for den enkelte kommune, slik den framkommer av tabell 2, er basert på en full oppslutning fra kommunene. Fylkesarkivet vil også yte hjelp til kommunene i spørsmål som gjelder arkivdanning så langt kapasiteten rekker. Hvilke andre tjenester kan fylkesarkivet tilby til kommunene? Det kan tegnes tilleggsavtale for følgende tjenester: 1. Utvidet deponering av arkiver utover de på forhånd tildelte antall hyllemeter. Pris kr. 450,- pr hyllemeter pr. år. Avtalen omfatter for øvrig de samme tjenester som for eldre arkiver 2. Deponering, formidling og vedlikehold av elektroniske arkiver Deponering av NOARK-4 uttrekk Prissettingen omfatter foreløpig kun deponering og vedlikehold. Vi vil senere tilby brukertjenester på avleverer elektronisk materiale, men her mangler vi foreløpig nødvendig erfaringsgrunnlag. For deponering påløper følgende kostnader: Mottak og kontroll: kr. 500,- pr time. Estimat 2 dager pr. database. Sikker lagring: 500,- pr. GB data / år Drift og vedlikehold: ,- pr. kommune / år Deponering av fagsystemer: Prissettingen omfatter foreløpig kun deponering og vedlikehold. Vi vil senere tilby brukertjenester på avleverer elektronisk materiale, men her mangler vi foreløpig nødvendig erfaringsgrunnlag. Mottak og kontroll: kr. 500,- pr time. Sikker lagring: 500,- pr. GB data / år Drift og vedlikeholdsutgifter vil variere ut fra type fagsystem Andre tjenester som kan inngå i separate avtaler 3. Ordning, kassasjon og arkivbegrensning av avleverte uordnet materiale. 4. Digitalisering av lyd, bilder, film. Inkluderer oppbevaring og vedlikehold. Kan tilby registrering/indeksering i eget nettbasert gjenfinningsverktøy (Fotoweb ) 18

19 5. Digitalisering av historiske dokumenter og registrering/indeksering for formidling og gjenfinning via nettet. (Tilbudet er under utvikling) 9. Arbeidsgruppas konklusjoner Arbeidsgruppa har satt som en forutsetning i sitt mandat at det skal tas utgangspunkt i, og bygge videre på, Fylkesarkivet i Oppland med hensyn til lokaliteter, bemanning og kompetanse. Samarbeidsformer/organisering Arbeidsgruppen har vurdert 4 mulige organisasjonsformer: 1. Interkommunalt samarbeid. 2. Administrativt vertskommunesamarbeid. 3. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. 4. Interkommunalt selskap. Utgangspunktet for valg av organisasjonsform må være å kunne tilby en arkivordning for kommunene for de eldre og avsluttede arkiver som oppfyller de kravene som stilles i lov og forskrifter. Arbeidsgruppen mener at det er av avgjørende betydning at det ikke blir konstruert styringsorgan som vil kunne framstå som uhensiktsmessige. Ordningen må oppfattes som rasjonell, hensiktsmessig og akseptabel for flest mulige av kommunene. Anbefaling Arbeidsgruppen anbefaler å organisere arkivtilbudet som et administrativt vertskommunesamarbeid med hjemmel i kommunelovens 28 b. Oppland fylkeskommune blir vertskommune (Fylkesarkivet i Oppland blir OFK's utøvende organ), der de primærkommunene som ønsker å kjøpe tjenester, inngår hver for seg en direkte avtale med fylkeskommunen. Omfang Det er forutsatt at kommunene som et minimum inngår avtale om leie av depotplass som til sammen dekker beregnet behov for de historiske arkivene slik det framgår av tabell 2. Avtalen kan utvides til også å gjelde nyere arkiver, forøvrig på samme vilkår som de eldre arkivene. 19

20 I tillegg til de tjenester som inngår i avtalen om deponering, slik det er redegjort for i kap. 8, vil fylkesarkivet også bistå kommunene i arkivdanningsspørsmål slik det er beskrevet. Elektroniske arkiver og fagsystemer. Fylkesarkivet ser det som en viktig oppgave å kunne tilby kommunene en forsvarlig oppbevaring og betjening av elektroniske arkiver. Dette omfatter ulike typer av fagsystemer så vel som Noark-systemer. Gjennom oppbygging av nødvendig kompetanse og infrastruktur skal vi kunne påta oss denne oppgaven for kommunene. Andre tjenester Ved behov kan det til enhver tid inngås separate avtaler på øvrige tjenester som fylkesarkivet tilbyr. Videre framdrift Etter behandling av Rådmannsutvalget i Oppland, vil rapporten danne grunnlag for et tilbud til kommunene i Oppland om å inngå et vertskommunesamarbeid med Oppland fylkeskommune ved fylkesarkivet. Dersom oppslutningen er tilstrekkelig vil fylkeskommunen iverksette planene om nødvendige utvidelser. Lillehammer, den 27. mars Svein Amblie Anne Løkken Jan Reinert Rasmussen Anne Kari Sønddrol 20