Tormod Skilag. Møtereferat Evaluering av KM i langrenn 2005

Transkript

1 Tormod Skilag Møtereferat Evaluering av KM i langrenn 2005 Møtedato: Til stede: Ole Flækøy, Ole Johan Kolseth, Gerd Aasmundstad, Ole Kristian Myhre, Gunnar Aspeslåen, Jan Petter Eide, Jo Engum, Ingrid Slettmoen, Svein Solberg, Bjørn Byrløkken, Aud Byrløkken, Vidar Lillebråten, Egil Kjørstad, (ref.) Gjennomgang av erfaringer fra de forskjellige avdelinger i arrangementskomiteen. Rennkontor - Tove Lillebråten Har skrevet egen evaluering. Se vedlegg Data - Jan Petter Eide - Benyttet datasystemet Emit Timing. Ny versjon av programmet som skulle støtte sprintrenn kom så sent som få dager før nytttår. Liten tid til å teste systemet. Normalt renn (lørdag) fungerte prikkfritt. Funksjonaliteten for sprint var svært mangelfull, men redningen var at systemet var åpent for manuell styring, slik at nødvendige data og utskrifter kunne produseres. - Video/jury bør ha et eget rom. Det ble til tider veldig urolig i tidtakerbua når man samtidig skulle analysere fotofinish sammen med lagledere. - Jan Petter skriver en evaluering av datasystemet og sender til Emit. - Ole retter en henvendelse til Skiforbundet og ber om at det utarbeides retningslinjer for organisering av sprint for yngre løpere slik at datasystemer (for eksempel Emit) kan tilpasses et standardisert rennoppsett. Speaker - Anders Berge Stor fordel med egen bu fikk ro og konsentrasjon. Lørdag fungerte topp med god datastøtte på egen skjerm. Søndag var mer turbulent med mye papirhåndtering. Komiteen generelt godt fornøyd med at det var 2 speakere som utfyllte hverandre på en god måte. Saft og startnummer Gitte Bertelsen - Burde hatt bedre skilting. - Termoskanner kan evt. lånes på Kirketeigen. Skistadion Svein Solberg Passe på at speaker har god utsikt til innkomst. Publikum flyttet gjerder og kom etter hvert langt inn mot mål og sperret utsikten. Dette ble rettet etter hvert. Start Jo Engum 3 startere påkrevd. Ordne kø Sende frem riktig løper til startstrek Start Avhengig av topp konsentrasjon og må derfor skjermes fra forstyrrelser fra utenforstående. Søndag: Første gang man prøvde sprint. 4 startere påkrevd: 2 ordner heat. 1 slipper neste heat frem til start. 1 starter. Fordel om en av de som ordnet heat hadde hatt megafon/ropert

2 Tormod Skilag Den som slapp frem neste heat gav info om start til løperne. Dette roet løperne ned. Viktig å redusere løpernes opphold på startstreken til et minimum. Starter holder pistolen bak ryggen slik at løperne ikke blir oppjaget av at pistolen heves. Alt dette førte til at det ikke var en eneste tjuvstart! Bra med 15 min. pause mellom prolog og 1. heat. Tidtakning Bjørn Byrløkken Problem med utsikt mot mål og området rett etter målstreken. Burde hatt et vindu oppover også. Søndag: Problematisk at senior på lang sprintrunde havnet i oppløp sammen med åringer på kortere runde. Vanskelig å holde orden når startnummer blandes. Dette var også et problem for speakere. Løypemannskap Gunnar Aspeslåen Skøytetraseen ble tromlet med ringtrommel rett etter at den første snøen kom i høst. Dette hadde god innvirkning. Preparering av løyper går helt fint vha. scooter. Det er ikke påkrevd med trakkemaskin for å få et godt resultat. Trakkemaskin tar hardt på løypa og skuffer vekk mye snø, spesielt i svinger. Preparering går raskere med scooter og sporet blir slettere. Kjørte opp traseen med 2 traktorer med kjetting fredag før rennet. Dette fungerte fint. Veldig hektisk lørdag etter rennet med preparering til søndagens sprint. Måtte slette klassisk spor og glatte ut til skøyting. Laget nye startspor. Premieutdeling - Gerd Aasmundstad Manglet informasjon om hvordan resultatlistene skulle leses. Fordel om dataavd. går gjennom oppsettet av listene med de som skal dele ut premie. Gjesteløpere stod til slutt på resultatlista. Alle gjester skulle få premie. Var i tvil om dette gikk i orden i alle tilfeller (1 hadde ikke fått på premieutdelingen, men har fått ettersendt premie). Bør ikke ha samme premie-gjenstand begge dager. Flere tilbakemeldinger om langtekkelig premieutdeling. Det var et bevisst valg å holde en høytidelig stil med bla. opprop av en og en løper og tilhørende trompetfanfare for hver klasse. Dette tar nødvendigvis tid. Ønsker ikke at dette skulle vært gjort på annen måte. Parkering Ole Kristian Myhre Gikk tom for program. Hadde fått utdelt 100 stk. Rennkontoret sørget for kopiering av 110 ekstra programmer. Manglet likevel 30 program da det til sammen kom 240 biler. Dette utgjør ca. 1,8 løpere pr. bil. Parkeringsplassen ved Vinstrahallen ble sprengt. Fortsatte parkering på andre siden av utkjøringen fra P-plassen. Fyllte deretter opp hele plassen foran VVS, veien tilbake til Skåburysset, veien opp til barnehagen og biler på Barhaug skole. Avtale om bruk av grusbana ved Vinstrahallen kunne evt. ha vært ordnet. 2 personer solgte billetter. 1 person til å dirigere biler på plass. Burde hatt 1 person til for rullering og assistanse. Savnet egnede pengevesker med adskilte rom for valører av mynter. Kan evt. sjekkes med Sør-Fron Røde Kors som er drevne på parkering på Gålå. Mange parkerende etterlyste rent vann og toalett. Når det gjelder toalett ble det av økonomiske årsaker valgt å ikke leie inn mobile toaletter. Løsningen ble bruk av toalett hos Aspeslåen og Ruset (improvisert). Vinstrahallen Aud Byrløkken Hadde god hjelp av 3 karer som vaktmestere. Disse hentet bord på fredag kveld fra Vinstra messehall og Kvam bygdahus. Brukte kassevogn med stor henger. 3 hjelpere ekstra ved utplassering av bord og stoler. Trodde det kunne bli for mye sitteplasser, men alt kom til god nytte

3 Tormod Skilag Lørdag: Fullt kjør fra 11:00 til rennslutt. Gikk med mye kaffemat. Måtte kjøpe inn ekstra varer. Hadde igjen god bruk for vaktmestere. Søndag: Gikk lite kaffemat men mye lapskaus. Aud vil skrive mer om mengder av mat og hvor innkjøp og bestillinger ble gjort. Alle hjelpemannskaper skulle få mat i Vinstrahallen, men problem med å vite hvem som var hjelpemannskap. Burde hatt matbillet til alle funksjonærer/hjelpere. Rådgiver og lagledert Ole Johan Kolseth Meget godt fornøyd med arrangementet. Roser dugnadsinnsatsen høyt. Leder Vidar Lillebråten Store utfordringer gjør at folk strekker seg til det ytterste og gir alt for at dette skal bli vellykket. Økonomi Ingrid Slettmoen Har egen dokumentasjon på regnskapet for KM, men noen hyggelige nøkkeltall tas med: Startkontingen: kr Overskudd: kr Andre kommentarer - Informasjon om arrangementet burde ha blitt sendt ut til alle skoler i kommunen og ikke bare til Barhaug skole. - Viktig med oppdaterte nettsider. Fikk mange tilbakemeldinger om at disse var bra. - Ansvarlige på de forskjellige områdene må melde om ledige funksjonærer til rennleder slik at disse evt. kan omdisponeres. - Problem med påmelding via telefon i forhold til påmeldinger via Internett. Det tar noen sek. å få alle påmeldinger fra Internett inn i datasystemet, mens registrering av telefonpåmeldte tar timer. - Reservesystem for tidtakning må kjøres til siste slutt. - Startliste må settes opp slik at man unngår for mange inn mot mål samtidig. 2 heat hold på å kollidere, så det er viktig at starttider kontrolleres. Gjelder spesielt finalene i sprint

4

5

6 Oppsummering fra Aud Byrløkken, Forbruk av varer: 60 kg.lapskaus 8 pk. flattbrød 5 bokser tyttebær 35 kg. pølser 6 fl. ketchup 4 fl. sennep 20 liter vaffel røre 2 kg. farin 8 bokser syltetøy 14 kasser ass. brus 20 pk kaffe 60 kuli bokser 1 kasse imsdal 2 kasser saft målområdet. 250 papp tallerken og gafler 1 kartong firkløver,1 melkesj,2 kvikklunsj,1 stratos div.tilbehør til det forskjellige. 30 langpanne kaker/ kringler