Til seksjonseierne i Sameiet Ridder Flemmings Vei

Transkript

1 Til seksjonseierne i Sameiet Ridder Flemmings Vei Velkommen til sameiermøte: Mandag 24. april 2017 kl. 19:00 i fellesleiligheten, Ridder Flemmingsvei. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Ridder Flemmings Vei det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Ridder Flemmings Vei Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Ridder Flemmings Vei avholdes mandag 24. april 2017 kl. 19:00 i fellesleiligheten, Ridder Flemmingsvei. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra styret, oppsigelse av direkte brannvarsling med Asker og Bærum Brannvesen. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 3 styremedlemmer for 2 år C) Valg av valgkomité Sandvika, Styret i Sameiet Ridder Flemmings Vei Tom Silberg /s/ Sally Bergan /s/ Morten Anders Bye /s/ Ragnvald Holm Lie /s/ Lisbeth Nilsen /s/

3 3 Sameiet Ridder Flemmings Vei ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Tom Silberg Ridder Flemmings Vei 28 Styremedlem Sally Bergan Ridder Flemmings Vei 38 Styremedlem Morten Anders Bye Ridder Flemmings Vei 40 Styremedlem Ragnvald Holm Lie Ridder Flemmings Vei 30 Styremedlem Lisbeth Nilsen Ridder Flemmings Vei 28 Valgkomiteen Liv-Bente Mikkelsen Ridder Flemmings Vei 32 Mary-Anne Ritz Ridder Flemmings Vei 36 Birger Sinding-Larsen Ridder Flemmings Vei 40 Fred Vonstett Ridder Flemmings Vei 36 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 2 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Ridder Flemmings Vei Sameiet består av 50 seksjoner. Sameiet Ridder Flemmings Vei er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Asker kommune med følgende adresse: Ridder Flemmings Vei 28 Ridder Flemmings Vei 30 Ridder Flemmings Vei 32 Ridder Flemmings Vei 34 Ridder Flemmings Vei 36 Ridder Flemmings Vei 38 Ridder Flemmings Vei 40 Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Ridder Flemmings Vei har ingen ansatte.

4 4 Sameiet Ridder Flemmings Vei Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Brinchmann. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Årsregnskapet gir etter styrets oppfatning rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Utlegg vedrørende forsikringssak etter vannskade og lynnedslag er kostnadsført med kr ,-. Beløpet vil bli refundert i Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt under budsjett Forutsetning om sameiets fortsatte drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under den forutsetningen. Inntekter Driftsinntektene for 2016 var kr ,- inklusive korreksjon av reskontro med kr 117,- Av driftsinntektene utgjør inntekter fra garasjeplassene kr ,- og innkrevd medlemskap i Søndre Nesøya Vel med kr 8.750,-. Kostnader Kostnadene i 2016 er bokført med kr ,- som er kr ,- over budsjett. Herav er det kostnadsført kr ,- som er sameiets utlegg i forbindelse med vannskadene Utleggene vil vi få igjen av forsikringsselskapet. Angitt kostnad Kabel-/TV anlegg er serviceavtale på heis. Årets bokførte resultat er kr kr ,- som foreslås overført til egenkapital. Kommentar til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidlene. Dette utgjør sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret frem budsjett for Tallene er vist i høyre kolonne. Konsulent Det var stor usikkerhet rundt utvikling av sameiets reklamasjonssak i forbindelse med fukt og vanninntrenging. Styret avsatte derfor kr ,- til konsulenthonorar. Saken ble løst uten konflikt. Honorarkostnad ble belastet 2016-regnskapet.

5 5 Sameiet Ridder Flemmings Vei Energikostnader Kostnadene i 2016 økte med ca 30 % i forhold til budsjett for året. Styret har ingen forklaring på grunnlaget for økningen. Styret kan ha underbudsjettert kostnaden. Lån Sameiet har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken Driftskonto 0,15 % p.a. Sparkonto 0,65 % p.a. Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er derfor basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises det til tallene i budsjettet. Sandvika, Styret i Sameiet Ridder Flemmings Vei Tom Silberg /s/ Sally Bergan /s/ Morten Anders Bye /s/ Ragnvald Holm Lie /s/ Lisbeth Nilsen /s/

6

7

8

9 9 Sameiet Ridder Flemmings Vei RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Garasjer Energi Heiskostnader Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Sameiet Ridder Flemmings Vei BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Energiavregning Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Energiavregning Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Sandvika, , STYRET I SAMEIET RIDDER FLEMMINGS VEI Tom Silberg /s/ Sally Bergan /s/ Morten Anders Bye /s/ Ragnvald Holm Lie /s/ Lisbeth Nilsen /s/

11 Sameiet Ridder Flemmings Vei NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjefelleskostnader Kontingent Nesøya Vel Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Korrigeringer på reskontro 117 SUM ANDRE INNTEKTER 117

12 12 Sameiet Ridder Flemmings Vei NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift av styrehonorar SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Variable kostnader uteområdet Gressklipping Variable kostnader heis Service kontrakt heis Variable kostnader brannsikring Service brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Variable kostnader garasjeanlegg Service garasje Fellesrom Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 Sameiet Ridder Flemmings Vei NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -268 Trykksaker Kurs Andre kontorkostnader Telefon -647 Porto Bankgebyr Velferdskostnader Avsetning tap på fordringer -50 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 334 Renter av sparekonto i OBOS-banken Kundeutbytte Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2017) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 12 ENERGIAVREGNING Avregnet pr Oppstillingen ovenfor viser hvilke energikostnader som avregnes etter hver enkelts forbruk. For å dekke de løpende kostnadene, krever selskapet inn et forskuddsbeløp fra hver enkelt. På fastsatte frister, blir deretter inntektene avregnet mot kostnadene. For lite innbetalt blir krevd inn, og for mye innbetalt blir tilbakebetalt. På den måten betaler hver enkelt kun for sitt eget forbruk. Ettersom disse inntektene og kostnadene avregnes etter hver enkelts forbruk, blir de bokført i balansen, og ikke via resultatregnskapet. De påvirker derfor likviditeten, og ikke resultatet.

14 14 Sameiet Ridder Flemmings Vei NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avsatt forventet vannavgift SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

15 15 Sameiet Ridder Flemmings Vei 4. STYRETS GODTGJØRELSE Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr for styreperioden 2016 / INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra styret, oppsigelse av direkte brannvarsling til Asker og Bærum Brannvesen Styret foreslår å si opp avtalen med direkte brannvarsling til Asker og Bærum Brannvesen. Avtalen ble i sin tid inngått av ett tidligere styre og er uforholdsmessig kostbar, kr pr år. Varslingen fungerer ikke alltid etter hensikten og seksjonene våre er utstyrt med ett svært godt overrislingssystem samt brannslukningsapparat. Forslag til vedtak: Avtalen med direkte brannvarsling til Asker og Bærum Brannvesen sies opp.

16 16 Sameiet Ridder Flemmings Vei

17 17 Sameiet Ridder Flemmings Vei Orientering om sameiets drift Tillitsvalgte. Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret. Leder Tom Silberg RF 28 Styremedlem Sally Bergan RF 38 Styremedlem Lisbeth Nilsen RF 28 Styremedlem Ragnvald Holm Lie RF 30 Styremedlem Morten Bye RF 40 Styrets medlemmer består av 3 menn og 2 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling av kjønn ved valg. Valgkomiteen. Valgkomiteen har bestått av Birger Sinding-Larsen, Mary Anne Ritz, Arild Øhlschlägel og Fred Vonstett. Komiteen har hatt flere møter og har hatt samtaler med styremedlemmer. Målsetningen med arbeidet har vært: Å finne kandidater som kan virke samlende og arbeide aktivt for fellesskapet i SRFV, finne kandidater som er samarbeidsvillige for å sikre et godt samarbeidsklima i styret, kandidater som har nødvendig kompetanse innen området styre skal forvalte samt ha fokus på kvinneandelen i styret. Valgkomiteen vil legge frem sin innstilling på sameiermøte. Generelle opplysninger om Sameiet Ridder Flemmingsvei. (samme som i 2015) Forretningsførsel og revisjon. (samme som i 2015) Styrets arbeid Styret har i året som har gått tatt seg av løpende saker og korrespondanse, oppfølging av budsjett, godkjenning av fakturaer samt utbedring av feil og mangler ved fellesanlegget. Styret har hatt løpende kontakt med forretningsfører og utbygger. Styret har avholdt 6 styremøter og et ekstraordinært sameiermøte i perioden. I tillegg har vi hatt arbeidsmøter og løpende kontakt mellom styremedlemmene. Styret har fokusert på å avslutte saker der utbygger/entreprenør hadde ansvaret for å utbedre registrerte avvik. Av større saker var: Fukt og vanninntrenging Fukt og vanninntrenging i boder /gang og garasjen har vært styrets fokus i hele Den 19. januar 2017 gikk 5- års reklamasjonsfristen for sameiet ut. Med utgangspunkt i fukt- og vanninntrengingsproblemene i sameiet, var det viktig å avbryte foreldelsesfristen. Styret engasjerte advokat Stian Finne Lange og har vært bistått av sameier Lars Michelsen med byggfaglig kompetanse. Sameiet har ikke søksmålskompetanse, det er hver enkelt seksjonseier som må ta ut forliksklage. Styret innhentet derfor samtykke fra beboerne, og det ble sendt lovpålagt varsel om forliksklage til Nesøya Boligutvikling (Solon). Da ble det reagert.

18 18 Sameiet Ridder Flemmings Vei I gangen mellom nr. 28 og nr. 30 samt kjellerboder var det høy fuktighet. Storm Klima som installerte ventilasjonsanlegget har gått konkurs. Solid har nå hyret inn Bryn Ventilasjon. De har justert hastigheten på viftene og gitt oss gode råd og tips slik at fuktigheten i kjellerområdet nå er tilfredsstillende. Solid har nå lukket saken. I oppgang nr. 36 mellom garasjen og trappen renner det inn vann. Det har vært forsøkt forskjellige metoder for å finne ut hvor vannet kommer fra, men årsaken er ikke funnet. Saken er ikke avsluttet. I heissjakten i nr. 30 har det ved flere anledninger samlet seg vann i bunnen etter kraftige regnskyll, bl. a. i august Vanninntrenging i garasjen er et problem når det regner mye. Vi var usikre på om det var tilstrekkelig drenering på nordsiden. I oktober hadde vi et «filmteam» som filmet alle rørene under huset. Det viser seg at det ikke er lagt dreneringsrør langs nordsiden. Dette er forskriftmessig løsning, når vannet dreneres under bygningsmassen og er en vanlig måte å løse dreneringsproblematikken på i nyere bygg. Overgangen mellom gulv og vegg skal være tett. Nesøya Boligutvikling/Solon og Solid har påtatt seg å utbedre samtlige overstående lekkasjer; dvs. i garasjen, i oppgang nr. 36 og heissjakten i nr. 30. Dette vil bli utført når frosten har gått. Det løper ny foreldelsesfrist etter at forholdene er utbedret. Forsikringssaker Den 6. august var det et voldsomt uvær. Vann trengte inn i fellesleiligheten og lynet slo ned i nr. 40. Gulvet i fellesleiligheten måtte byttes (forsikringssak). Leiligheten på toppen i nr. 40 fikk skader. Garasjeporten ble slått ut. Senderen som varsler brannvesenet ble ødelagt. Samtlige skader dekkes av Sameiets forsikring. Nye branndører i nr. 28. I forbindelse med installering av automatiske døråpnere i nr. 28, måtte vi bytte branndører mellom oppgangen og garasjen. Dørene som vi har er ikke lenger godkjente som branndører ved installasjon av automatiske døråpnere. NAV dekker utgifter til døråpnere. Styret besluttet å dekke kostnadene til nye branndører. Ny TV/internett avtale. Frode Berge tok på seg oppdraget med å forhandle frem ny avtale om TV/fiber til sameiet. Kun 2 selskaper var interessert, GET og Canal Digital(CD) som leverte tilbud. Styret kalte inn til sameiermøte hvor det ble bestemt at vi skulle gå for GET, som dessverre støtte på uforutsette problemer med å føre fiberkabelen fram til sameiet vårt. I januar hadde vi møte med GET og foreslo en alternativ kabelfremføring. Det lot seg ikke gjøre og avtalen med GET ble avviklet. Frode Berge tok påny kontakt med Canal Digital og fikk et nytt tilbud. På et ekstraordinært sameiermøte ble det flertall for å inngå avtale med CD. Avtalen er nå underskrevet og vi håper at alt er på plass innen mai. Dugnader Vi har hatt vår- og høstdugnader med påfølgende sosiale sammenkomster.

19 19 Sameiet Ridder Flemmings Vei

20 20 Sameiet Ridder Flemmings Vei Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.