Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkaing - Kontroutvaget i Hemne kommune Arkivsak: 12/173 Møtedato/tid: , k. 11:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssaen Detagere: Geir Rostad (eder) Edbjørg Røstvod Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Joruf Gumda Forfa: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Kopi: Sakiste 029/12 030/12 031/12 032/12 033/12 034/12 035/12 036/12 Referatsaker Orientering fra rådmannen - Hemne friviigsentra Orientering fra rådmannen - Rapport fra tisyn med Nav Hemne Orientering fra rådmannen - Rapport fra tisyn med barneverntjenesten fra Fykesmannen i Sør-Trøndeag Orientering om status for regnskapsrevisjon 2012 Avtaer om gjennomføring av forvatningsrevisjon og finansie revisjon 2013 Møtepan for kontroutvaget 2013 Eventuet Møtet avhodes for åpne dører, i tråd med kontroutvagets vedtak i sak 19/12, med mindre utvaget sev fatter annet vedtak i møtet. Eventuee forfa medes ti Kontroutvagssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthje på teefon , eer e-post: sverre.midthje@konsek.no Varamedemmer møter etter nærmere innkaing. Trondheim, Geir Rostad (sign.) Leder av kontroutvaget Side 1 av1 Sverre B. Midthje Rådgiver, KonSek

2 Referatsaker Saken behandes i Kontroutvaget i Hemne kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/12 Sverre B. Midthje /173-3 Kontroutvagssekretariatets innstiing Referatsakene tas ti orientering Vedegg Invitasjon ti NKRFs kontroutvagskonferanse NKRF einfo Forståesen av kravet vedr. kommunestyremedem i KU NKRF einfo vedegg 1 NKRF einfo vedegg 2 NKRF einfo Revisors taushetspikt i åpne møter i kontroutvaget Saksutredning Føgende referatsaker vi bi presentert i møtet: 1. Brukerundersøkese fra Konsek. 2. Invitasjon ti NKRFs kontroutvagskonferanse februar NKRF E-info : Forståesen av kravet vedrørende kommunestyremedem i kontroutvaget. 4. NKRF E-info : Revisors taushetspikt i åpne møter i kontroutvaget.

3 P R O G R A M NKRFs Kontroutvagskonferanse 1-2 februar 2012 Carion Hote Oso Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontroutvaget oppgaver og utfordringer Seskapskontro Samhandingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespieren Mågruppe Ledere/medemmer av kontroutvag, kontroutvagssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tisyn og kontro i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for feesskapets verdier

4 Onsdag 1. februar Møteeder: Oe Kristian Rogndokken Dagig eder i Norges Kommunerevisorforbund Registrering og kaffe / Utstiing Vekommen u Åpning u Dagig eder Oe Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommuna- og regionadepartementet Hjep, jeg er ny i kontroutvaget! Oppgaver, roer og muigheter. Erfaringsoverføring u u Magnhid Homberg (Frp), Skien kommune, kontroutvaget En inneder annonseres senere Kaffe / Utstiing Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nis Røhne (Ap), Stange kommune - eder av Kommunesektorens Etikkutvag Lunsj / Utstiing Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan hode styr på seskapsjungeen? Case Briskeby stadion Innedere: u Tid. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjeti Sobrækken, sekretær for kontroutvaget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Oe Petter Pedersen, Kommuna Rapport Kaffe / Utstiing Kontroutvag i mediebest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarig PR, Agendum AS Middag på vakt for feesskapets verdier u

5 Torsdag 2. februar u Kommunerevisor Annette Gohn-Heum, Oso kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstiing Antikorrupsjonsarbeid i kommunene anayser og verktøy u Generasekretær Guro Settemark, Transparency Internationa Norge Lunsj / Utstiing Utfordringer for veferds-norge u Pause / Utstiing Kommunerevisor den gode støttespieren u Ass. revisjonssjef Berit M. Davik, Teemark kommunerevisjon IKS u Teameder Kirsti Torbjørnson, Teemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avsutning u Styreeder Per Oav Nisen, Norges Kommunerevisorforbund A. Intro kontroutvag (Mågruppe: Nye kontroutvagsmedemmer) B. De sentrae momentene for å forstå kommunat regnskap Minikurs B Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo u Seniorrådgiver Bodhid Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhod: - Rammeverk for tisyn og kontro i kommuna sektor - Kontroutvagets formå, roe og oppgaver (Mågruppe: Kontroutvagsmedemmer) u Registrert revisor og dagig eder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommuna regnskapsskikk Innhod: - Det kommunae økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunneggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesiet i baansen - Anordningsprinsippet - Resutatbegrepet på vakt for feesskapets verdier Samhandingsreformen styrings- og tisynsutfordringer Minikurs A 09.00

6 GENERELL INFO NKRFs Kontroutvagskonferanse 1-2 februar 2012 Påmeding Påmedingsfrist: 16. desember Bindende påmeding ska skje via NKRFs nettsider Faktura vi bi tisendt etter påmedingsfristens utøp. Det tas forbehod om endringer i programmet. Konferansepriser* Detakese m/overnatting og middag: Kr (ikke-medemmer: Kr 6 200) Detakese u/overnatting og middag: Kr (ikke-medemmer: Kr 5 100) Prisene inkuderer dokumentasjon, unsj, drikke ti måtidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr *) Detakere fra kontroutvag i kommuner/fykeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedem i NKRF, oppnår medemspris. Konferansehoteet Carion Hote Oso Airport, Gardermoen Ved behov vi også Comfort Hote RunWay, som igger vegg i vegg med konferansehoteet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhod ti NKRFs reger for obigatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oso Teefon , post@nkrf.no, fagig arena nettverksbygging inspirasjon ering@eringsdesign.no / Avbestiing må skje skriftig. Det vi ved avbestiinger etter påmedingsfristens utøp kreves et gebyr på kr 500 ti dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestiing senere enn en uke før konferansestart beastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansemateriaet vi da bi ettersendt. Avbestiing ved egitimert sykdom behandes særskit. Avmeding på konferansedagen, eer ev. utebivese, med fører fu konferanseavgift. Ved hotereservasjon kommer i tiegg ev. ansvaret overfor hoteet. Detakese kan ved behov overføres ti en annen koega. Vekommen på konferanse! Avbestiingsbetingeser

7 einfo 12/14 Forståesen av kravet om at minst ett kommunestyremedem ska være medem av kontroutvaget Av kommuneoven 77 nr. 1 framgår det at minst ett av kontroutvagets medemmer ska veges bant kommunestyrets eer fykestingets medemmer. Fykesmannen i Sogn og Fjordane (FMiSF) har i forbindese med en ovighetskontro nyig vurdert forståesen av denne bestemmesen, se vedegg 1. Utgangspunktet for vurderingen var at det kontroutvagsmedemmet som var vagt bant kommunestyrets medemmer, be ansatt i Goppen kommune og dermed ikke enger var vagbar ti kontroutvaget. Fykesmannen konkuderte noe overraskende at kravet om kommunestyrepresentasjon i kontroutvaget ikke er ufravikeig ved supperingsvag i vagperioden. Fykesmannen bygger i stor grad sin vurdering på en uttaese fra Kommuna- og regionadepartementet (KRD) av 1. jui 2008 ti Fykesmannen i Sør-Trøndeag, se vedegg 2. Her heter det b.a.: Kravet om at minst ett kommunestyremedem ska være medem av kontroutvaget er direkte knyttet ti konstitueringen av kontroutvaget. Dette føger etter departementets vurdering av ordyden i kommuneoven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmået oppstår om dette kravet gjeder også når det er tae om supperingsvag i øpet av vagperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i oven om at det ska veges et nytt kommunestyremedem for å erstatte et som går ut av kontroutvaget, sev om dette skue medføre at utvaget bir uten representasjon fra kommunestyret. Det vi også i praksis kunne være svært vanskeig å praktisere en sik rege. Departementet mener ikeve at intensjonene bak ovbestemmesen tisier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontroutvaget i hee vagperioden. I sin uttaese peker FMiSF b.a. på at «det er ite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutva ska ha rettseg pikt ti å fråtre poitiske verv dei er oveg vat ti ved konstitueringa, på bakgrunn av forhodsva etter kommuneova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må ikeve gjere sitt ytste for å få inn eit medem frå kommunestyret i kontroutvaet. Reint spekuative nyva, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såeis reknast som uovege. Det er ikkje indikasjonar på at det igg føre sike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er feire representantar i kommunestyret som er vabare ti kontroutvaet, og at det har vore arbeidd poitisk i kommunen for å finne ei øysing. Det går meom anna fram av møteboka for møtet at nyvaet har bitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkuderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontroutvaet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome ti at kontroutvaet i Goppen kommune har ei oveg samansetting, sjøv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd.» Norges Kommunerevisorforbund på vakt for feesskapets ver dier Postadress e: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Teefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

8 Vi er kjent med at Fykesmannen i en e-post ti KRD har bedt om en nærmere utdyping av hva som igger i at kommunen har gjort «sitt ytterste» for å få vagt inn et medem fra kommunestyret. Det foreigger imidertid ikke noe skriftig svar fra departementet på denne henvendesen. Oso, 2. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen seniorrådgiver Vedegg: 1. Brev av 19. oktober 2012 fra Fykesmannen i Sogn og Fjordane ti Goppen kommune 2. Brev av 1. jui 2008 fra Kommuna- og regionadepartementet ti Fykesmannen i Sør-Trøndeag 2

9 Sakshandsamar: Anne Jorun Mykebust Teefon: E-post: Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2012/ Dykkar referanse Eektronisk mottakar: Goppen kommune Førespurnad om ovegkontro i sak som gjed nyva ti kontroutvaet, Goppen kommune Vi viser ti e-post den der SEKOM sekretariat ber om ei vurdering av om va av medemmar ti kontroutvaet i Goppen kommune som vart gjort den , er oveg. Oppsummering: Det igg ikkje føre fei som gjer vedtak frå Goppen kommunestyre , sak 47/12, ugydig etter regane i kommuneova 59. Avgjerda er oveg, og det er då ikkje rettseg heime ti å oppheve vedtaket om nyva ti kontroutvaet i Goppen kommune. Bakgrunnen for førespurnaden om ovegkontro er at det ikkje er nokon representantar frå kommunestyret i det nyvade kontroutvaet. Fykesmannen sende brevet frå SEKOM over ti kommunen for uttae den Kommunen vart bede om å gjere greie for kva vurderingar som var gjort kring vaet av medemmane ti kontroutvaet. Vi bad om kopi av møtebok og eventue anna dokumentasjon som er reevant for saka. Kommunen vart også bede om å gje ei oversikt over medemane i kommunestyret, der det vert oppyst kva som er årsaka ti at medemmane er uteukka frå va ti kontroutvaet. Kommunen svara på førespurnaden i brev den Kommunen seier at ae medemmane i kommunestyret, unnateke èin representant, sit i formannskapet eer i eitt av dei fem hovudutvaa i kommunen. Dei kan derfor ikkje vejast inn i kontroutvaet. Representanten som ikkje sit i noko utva er kommunat tisett og uteukka frå va ti kontroutvaet av den grunn. Saka om nyva har vore oppe i formannskapet feire gonger i øpet av våren 2012, og det har vore arbeidd poitisk med å finne ei øysing som kunne oppfye kravet om kommunerepresentasjon i kontroutvaet. Dette arbeidet ukkast ikkje, fordi ingen av partia var viige ti å seie frå seg medemsskap i formannskap og/eer i hovudutva, sik at ein representant vart vabar. Kommunen viser også ti Kommuna- og regionadepartementet sitt brev av ti Fykesmannen i Sør Trødeag, der det går fram at kravet om at minst eitt medem i kontroutvaet ska sitje i kommunestyret, berre gjed ved konstitueringa av utvaet. Regeverk Lovegkontro er reguert i kommuneova 59. Kommuna- og regionadepartementet har deegert mynde ti å gjennomføre ovegkontro av kommunae avgjerder ti Fykesmannen, jf. rundskriv H-25/92. Ved ovegkontroen tek Fykesmannen stiing ti om innhadet i ei avgjerd er oveg, om avgjerda er gjort av nokon som har mynde ti å gjere sike avgjerder, og om avgjerda har Hovudkontor Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Teefon: Teefaks: Org.nr Landbruksavdeinga Fjevegen 11, 6800 Førde Postboks 14, 6801 Førde Teefon: Teefaks: E-post: fmsfpost@fykesmannen.no Internett:

10 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/3 vorte ti på ein oveg måte, jf. 59 nr. 4. Dersom Fykesmannen ved ovegkontro kjem ti at eit vedtak er ugydig, ska vi oppheve det. Det er for den aktuee avgjerda ikkje sett fram krav om ovegkontro etter kommuneova 59 nr. 1. Fykesmannen kan ikeve på eige initiativ ta stiing ti avgjerda i saka, sik Fykesmannen har mynde ti etter kommuneova 59 nr. 5. Terskeen for at Fykesmannen gjer ovegkontro på eige initiativ er høg. Fykesmannen si vurdering Dei nærare føresegnene om samansetning og organisering av kontroutvaet går fram av kommuneova 77. Det går fram av 77 nr. 1 kontroutvaet ska vejast av kommunestyret, og at dette myndet ikkje kan deegerast. Det føgjer vidare av kommuneova 35 nr. 4 at va av nemnder ska hadast som avtaeva, med mindre det vert fremja krav om forhodsva. Avtaeva ska vere samrøystes og på bakgrunn av fees innstiing, jf. kommuneova 38a. Kontroutvaet i Goppen kommune vart vat av kommunestyret i møte , sak 47/12. Det går fram av møteboka at vaet vart gjort samrøystes og på bakgrunn av fees innstiing frå formannskapet. Etter dette er det kart at vaet er gjort av rett organ, og at vaet er gjennomført i tråd med regane i kommuneova 38a. Det hefter derfor ikkje fei ved kommunen si avgjerd på desse punkta. Spørsmået er dermed om innhadet i avgjerda, det vi seie sjøve samansetninga av kontroutvaet, er oveg. Etter kommuneova 77 første edd nr.1 fjerde punktum går det fram at minst eitt av medemmane i kontroutvaet ska sitje i kommunestyret. Denne regeen er også understreka i forskrift om kontroutva i kommunar og fykeskommunar 2 andre edd. Kontroutvaet sin funksjon er meom anna å medverke ti at kommunen når dei måa som er sette, innanfor rammene av gjedande regeverk og tidete ressursar. Kontroutvaet ska også medverke ti å styrke tiiten ti forvatninga, gjennom førebygging og avdekking av misege handingar og andre uhedige tihøve. For at kontroutvaet ska kunne utføre desse oppgåvene på ein god måte, er det viktig med eit godt samspe meom kommunestyret og kontroutvaet, og at det vert agt ti rette for ein god diaog og informasjonsutveksing meom organa. Dette er noko av bakgrunnen for kravet om at minst eitt av medemmane i kontroutvaet ska sitje i kommunestyret, sidan det vi kunne føre ti ein nærare kontakt meom kommunestyret og kontroutvaet. Det er derfor eit kart utgangspunkt i ova at det ska minst vere èin representant frå kommunestyret i kontroutvaet. Regeen er ufråvikeeg ved konstitueringa av kontroutvaet. Ordyden og formået med føresegna tiseier vidare at desse regane også ska handhevast ved nyva i perioden. I ei toking av kommuneova 77 nr. 1 som kommuna- og regionadepartementet har gjeve i brev av , vert det ikeve konkudert med at kravet om representasjon frå kommunestyret kan praktiserast empeegare i sike tifee: Kravet om at minst ett kommunestyremedem ska være medem av kontroutvaget er direkte knyttet ti konstitueringen av kontroutvaget Dette føger etter departementets vurdering av ordyden i kommuneoven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmået oppstår om dette kravet gjeder også når det er tae om supperingsvag i øpet av vagperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i oven om at det ska veges et nytt kommunestyremedem for å erstatte et som går ut av kontroutvaget, sev om dette skue medføre at utvaget bir uten representasjon fra kommunestyret. Det vi også i praksis kunne være svært vanskeig å praktisere en sik rege. Departementet mener ikeve at intensjonene bak ovbestemmesen tisier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontroutvaget i hee vagperioden.

11 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/3 Denne fråsegna om tokinga av kommuneova 77 nr.1 er teken med i rundskriv H-02/09. Fykesmannen egg ti grunn at tokinga gjed frameis. Vi peiker meom anna på at det er ite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutva ska ha rettseg pikt ti å fråtre poitiske verv dei er oveg vat ti ved konstitueringa, på bakgrunn av forhodsva etter kommuneova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må ikeve gjere sitt ytste for å få inn eit medem frå kommunestyret i kontroutvaet. Reint spekuative nyva, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såeis reknast som uovege. Det er ikkje indikasjonar på at det igg føre sike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er feire representantar i kommunestyret som er vabare ti kontroutvaet, og at det har vore arbeidd poitisk i kommunen for å finne ei øysing. Det går meom anna fram av møteboka for møtet at nyvaet har bitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkuderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontroutvaet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome ti at kontroutvaet i Goppen kommune har ei oveg samansetting, sjøv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd. Vedtak Det igg ikkje føre fei som gjer vedtak frå Goppen kommunestyre , sak 47/12, ugydig etter regane i kommuneova 59. Avgjerda er oveg, og det er då ikkje rettseg heime ti å oppheve vedtaket om nyva ti kontroutvaet i Goppen kommune. Med hesing Gunnar O. Hæreid ass.fykesmann Eektronisk kopi ti SEKOM-sekretariat v/ Asgeir Tveit Brevet er eektronisk godkjent Arnt Erik Nordheim rådgjevar

12 Aw- KOMMUNAL- DET KONGELIGE OG REGIONALDEPARTEMENT Fykesmannen i Sør-Trøndeag E. C. Dahs gate TRONDHEIM Deres ref Dato Vår ref 08/640-3 SDA Fortokningsspørsmå vedrørende 011UL2008 kommuneoven Vi viser ti e-poster av 27. februar Departementet har føgende kommentarer ti de spørsmå som reises: Fortokning av kommuneoven 10 a 1. Er varamedem ti kontroutvaguteukket fra vag ti kommunestyrekomite? Den kare hovedregeen er at samtige kommunestyremedemmer ska sitte i kommunestyrekomiteene, jf. kommuneoven 10 a nr. 2 første punktum. I andre punktum i samme bestemmese er det imidertid fastsatt at medem av kontroutvaget som sitter i kommunestyret er uteukket fra vag ti kommunestyrekomiteer. I forarbeidene ti bestemmesen (Ot.prp. nr. 96 ( ) side 40) uttaer departementet: "...Komiteene har en sentra posisjon som meningsytringsorgan, og kontroutvagsmedemmer bør ikkeha innfytese på besutninger i andre poitiske organ. Dette kan taefor at kontroutvagsmedemmer bør være uteukket fra vag ti komiteene. " Det er ikke drøftet nærmere hva som igger i uttrykket "medemmer ". Vi viser ti at oven i andre sammenhenger (for eksempe 77 nr. 1 og 2) uttrykkeig bruker benevnesen medemmer og varamedemmer når det er meningen at begge grupper ska omfattes. Dette kunne tae for å fortoke bestemmesen i 10 a nr. 2 sik at den kun omfatter faste medemmer. De hensyn som tisier at kontroutvagsmedemmer ikke kan være Postadresse: Postboks OSLO Kontoradresse: Dep Akersg. i9 Teefon Org, nr Kommunaavdeingen Teefaks: Saksbehander Steinar Dabakk :3

13 I medem av kommunestyrekomiteer taer imidertid for at også varamedemmer ti kontroutvaget må være uteukket fra vag ti kommunestyrekomiteer. Et varamedem ti kontroutvaget vi kunne bi innkat ti møte i utvaget ved forfa, og kan i praksis også fungere som medem, for eksempe når det ordinære medemmet har forfa over en engre periode. Departementet mener dette tisier en utvidende toking av bestemmesen, sik at heer ikke varamedem ti kontroutvaget er vagbar ti kommunestyrekomiteer. Dette er også øsningen som er vagt i kommuneoven 77 nr. 2 når det gjeder vagbarhet ti kontroutvaget. På denne bakgrunn antar departementet at begrepet medemmer i kommuneoven 10a nr. 2 annet punktum også omfatter varamedemmer ti kontroutvaget. 2. Er medem av kommunestyrekomite uteukket fra å stie ti vag ti kontroutvaget? Kommuneoven 77 nr. 2 innehoder reger om hvem som er uteukket fra vag ti kontroutvag. Bestemmesen må antas å være uttømmende. Kommunestyrekomiteer er ikke nevnt bant de organer hvis medemmer er uteukket fra vag. Departementet antar derfor at det ikke er i strid med oven om et medem av en kommunestyrekomite stier ti vag ti kontroutvaget. Det føger imidertid av kommuneoven 10 a nr. 2, jf. 15 nr. 1, at vedkommende i så fa må tre ut av kommunestyrekomiteen, dersom han/hun skue bi vagt inn i kontroutvaget. Fortokning av kommuneoven 77 nr. 1 Loven 77 nr. 1 fjerde punktum fastsetter at minst ett medem av kontroutvaget ska veges bant kommunestyrets medemmer. Denne bestemmesen trådte i kraft 1. november Det var opprinneig fastsatt at bestemmesen skue tre i kraft 1. jui 2004, jf kg.res. av 12. desember Ved kg.res. av 18. juni 2004 be det imidertid bestemt at bestemmesen først skue tre i kraft når neste kommunevagperiode startet, hviket noe upresist er formuert som 1. november 2007 i ikrafttredesesvedtaket. En ren bokstavfortokning av ikrafttredesesbestemmesen kan tisi at den ikke vi gjede for de kontroutvag som be vagt innen utgangen av oktober Bakgrunnen for at bestemmesen be satt i kraft på et senere tidspunkt, var imidertid at man ønsket å unngå at kommuner og fykeskommuner skue måtte foreta nyvag av sine kontroutvag midt i daværende vagperiode. Det synes såedes kart at hensikten med utsettesen var at bestemmesen skue ta ti å gjede i forbindese med konstitueringen av kommunestyre og vag av kommunae nemnder, herunder kontroutvag. Departementet antar på denne bakgrunn at bestemmesen ska komme ti anvendese ved vag av nytt kontroutvag for perioden Kravet om at minst ett kommunestyremedem ska være medem av kontroutvaget er direkte knyttet ti konstitueringen av kontroutvaget Dette føger etter departementets vurdering av ordyden i kommuneoven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmået oppstår Side2

14 I om dette kravet gjeder også når det er tae om supperingsvag i øpet av vagperiod Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i oven om at det ska veges et ny kommunestyremedem for å erstatte et som går ut av kontroutvaget, sev om dette skue medføre at utvaget bir uten representasjon fra kommunestyret. Det vi også i praksis kunne være svært vanskeig å praktisere en sik rege. Departementet mener ikeve at intensjonene bak ovbestemmesen tisier at kommunene gjør sitt ytterste f å sikre at kommunestyret er representert i kontroutvaget i hee vagperioden. Med hisen -Li11tRNSA Ad Anne Nafstad Lyftin ekspedisjonssjef o (.f.) 1 CjSr'io Jan Morten Sundeid seniorrådgiver Kopi: Fykesmennene KS Side3

15 einfo 12/15 - Revisors taushetspikt i åpne møter i kontroutvaget NKRF har i einfo 10/11 orientert om Kommuna- og regionadepartementets toking av kommuneoven (kom.) 78 nr. 7 i brev hit 9. apri Vi har ment at den strenge tokingen som det er gitt uttrykk for der, skaper probemer for revisjonene, b.a. når revisor detar i åpne møter i kontroutvagene. På denne bakgrunn har vi i brev 20. desember 2010 ti departementet gjort framegg om at kom. 78 nr. 7 bir opphevd og erstattet med en ny 78b, bygd på tisvarende bestemmeser i oven om Riksrevisjonen. Vi har ikke fått svar fra departementet på denne henvendesen. Departementet har kommet inn på spørsmået i Prop. 119 L for om Endringar i kommuneova m.m. (eigenkontro mv.). Her refererer departementet at noen høringsinstanser har gitt uttrykk for at taushetspikten innebærer at møtene i kontroutvagene må hodes for ukkede dører for at revisjonen ska kunne gi informasjon ti kontroutvaget. Deretter viser det b.a. ti føgende uttaese i en tidigere proposisjon (Ot.prp. nr. 70 for s. 108): Taushetspikten gjeder ikke dersom det å gjøre oppysningene kjent, er en de av de oppgavene som revisor ska gjøre. Taushetspikten vi derfor ikke være ti hinder for at revisor rapporterer ti og kommuniserer med kommunens kontroutvag. Det sies i denne proposisjonen ikke noe om hva som vi være situasjonen dersom kontroutvagets møte hodes for åpne dører. Etter å ha sitert det som er nevnt i forrige avsnitt, konkuderer imidertid departementet omtaen i Prop. 119 L sik: Departementet kan etter dette ikkje sjå at ova 78 nr. 7 er ti hinder for at revisor uttaar seg i eit ope møte i kontroutvaet. Så vidt vi kan forstå, mener departementet at dette vi gjede uavhengig av om framegget i proposisjonen om åpne møter i kontroutvaget bir vedtatt. Departementet knytter atså sitt standpunkt ti de oppgavene revisor ska gjøre. Vi egger ti grunn at disse omfatter å møte i kontroutvaget og i visse tifee å møte i kommunestyret, mens taushetspikten vi gjede for møter i andre organer som f. eks. formannskapet. Det er omdiskutert i hviken grad andre taushetspiktbestemmeser gjeder side om side med taushetspiktbestemmesen i kom. 78 nr. 7. Innti det eventuet måtte bi tatt en avgjørese i motsatt retning av et kompetent organ, egger vi ti grunn at taushetspikten etter forvatningsoven 13 gjeder. Oso, 6. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for feesskapets ver dier Postadress e: Postboks 1417 Vik a 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Teefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

16 Orientering fra rådmannen - Hemne friviigsentra Saken behandes i Kontroutvaget i Hemne kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/12 Sverre B. Midthje /173-1 Kontroutvagssekretariatets innstiing Redegjøreser fra rådmannen og Hemne kommunes representant i styret tas ti orientering. Saksutredning Hemne friviigsentra er i utgangspunktet en enhet utenfor kommunens virksomhet, men Hemne kommune har vært en vesentig økonomisk bidragsyter ti sentraen. I kontroutvagets forrige møte, i sak 24/12, be kontroutvaget foreagt en rekke dokumenter angående rådmannens oppføging av mangende fremdrift i arbeidet med friviigsentraen. Som det fremgikk av dokumentene har rådmannen varset stopp i nye bevigninger fra og med I sak 24/12 fattet utvaget føgende vedtak: Kontroutvaget tar fremagt informasjon om kommunikasjon meom kommunen og Hemne friviigsentra ti orientering. Kontroutvaget ber rådmannen og kommunens representant i styret om å orientere om saken i neste møte. Kontroutvaget ber om å bi foreagt protokoer fra avhodte styremøter i Friviigsentraen i Hemne. Dokumenter fra rådmannen i saken be utsendt ti forrige møte. Sekretariatet arbeider fortsatt med å få oversendt styredokumenter fra foreningen Hemne friviigsentra. Disse vi bi distribuert når de foreigger. Rådmannen og kommunens styrerepresentant er bedt om å orienter i møtet. Kontroutvagssekretariatets konkusjon Sekretariatet oppfordrer kontroutvaget ti å vurdere den informasjonen som gis fra rådmann og styrerepresentant, og eventuet vurdere videre oppføging av saken.

17 Orientering fra rådmannen - Rapport fra tisyn med Nav Hemne Saken behandes i Kontroutvaget i Hemne kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/12 Sverre B. Midthje 216, &58 12/139-5 Kontroutvagssekretariatets innstiing Kontroutvaget tar rådmannens redegjørese ti orientering. Vedegg Rapport fra tisyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Hemne og Snifjord 2012 Saksutredning Kontroutvaget be i forrige møte, i sak 23/12 foreagt rapport fra Fykesmannen i SørTrøndeags tisyn med barnevernet i Hemne og Snifjord. Utvaget fattet føgende vedtak: Kontroutvaget tar rapporten ti orientering. Rådmannen bes orientere om oppføging av rapporten og ukking av avvik i kontroutvagets neste møte. Rådmannen er bedt om å gi sik orientering i møtet. Om tisynet Fykesmannen har gjennomført tisyn med Nav Hemne og Snifjord gjennom en systemrevisjon som de av Fykesmannens panagte tisynsvirksomhet. Tisynet har omfattet behanding av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar, herunder om kommunen sikrer at det foretas forsvarig kartegging og at det foretas forsvarige vurderinger. Det er viktig å være kar over at fykesmannens tisyn skier seg vesentig fra forvatningsrevisjon i regi av kontroutvaget ved at fykesmannen normat forhoder seg ti mer begrensede vurderinger av praktiseringen av enkete paragrafer i ovverket i denne type tisyn. Tisynet har fokus på å identifisere eventuee avvik fra bestemmeser i ov og forskrift, og rapportene begrenser seg normat kun ti å påpeke eventuee avvik og ikke gi en genere vurdering. Avvik kan ha svært uik avorighetsgrad. Det er derfor nødvendig å vurdere innhodet i hvert enket avvik når man behander sike rapporter, for å vurdere hvorvidt de er store og avorige eer ikke. Funn i det aktuee tisynet Fykesmannen konkuderer i det aktuee tisynet med ett avvik. Dette er at Nav Hemne og Snifjord ikke sikrer nødvendig grunnag for å kunne foreta individue vurdering i ae saker av den typen som er omhandet. Fykesmannen påpeker at det ikke foreigger noen sjekkister om hva som ska undersøkes og at det er fare for at det utvikes uik praksis når det gjøres såpass uformet. Internkontro- og avvikssystemet er ite kjent og brukt, og det er dårig definert hva som er et avvik. Det påpekes også at vedtak og saksfremstiinger ikke omfatter spesifikke kartegginger og vurderinger av barns behov. I saksmapper manger notater og underiggende dokumenter.

18 Vedtak er i stor grad standardiserte, uten å gjengi de individuee vurderingene som gjøres i hver sak. Rapporten omtaer også kvaitetssystem og baansert måstyring i Hemne kommune. Her påpekes det at kommunen for tiden har en gjennomgang av dette, særig med tanke på bruk av avvikssystemet. Fykesmannen påpeker også at det er ukart hvordan Nav bruker styringskortet fra systemet for baansert måstyring i virksomheten, og at avvikssystemet er ite kjent i virksomheten. Det kan også være verdt å merke seg at Fykesmannen påpeker at virksomhetspanen for Nav innehoder ite om utsatte barn og unge, og stier derfor spørsmå ved hvorvidt virksomheten gjenspeier kommunens må. Kontroutvagssekretariatets konkusjon Uvaget bes vurdere den redegjøresen som gis av rådmannen og eventuet vurdere videre oppføging av saken.

19 Dokumentet er hentet fra Rapport fra tisyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Hemne og Snifjord 2012 Virksomhetens adresse: Øragata 16, 72 Kyrksæterøra Tidsrom for tisynet: Fykesmannen i Sør-Trøndeag Sammendrag 1. Innedning 2. Beskrivese av virksomheten - spesiee forhod 3. Gjennomføring 4. Hva tisynet omfattet 5. Funn 6. Regeverk 7. Dokumentunderag 8. Virksomhetens styringssystem 9. Detakere ved tisynet Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som be påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet føgende områder: Om kommunen sikrer, ved tistrekkeige styringstitak, at det foretas forsvarig kartegging ved behanding av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar. Om kommunen sikrer at det foretas forsvarige vurderinger ved behanding av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar. Tisynet avdekket ett avvik Nav Hemne og Snifjord sikrer ikke nødvendig grunnag for å kunne foreta individue vurdering i ae saker som gjeder økonomisk stønad ti personer med forsørgeransvar. Mangende dokumentasjon på at kravene i forvatningsoven 17, krav ti saken er oppyst så godt som muig, og krav ti begrunnese i 24, er ivaretatt. Dato: Liv Murberg Brit Sunda revisjonseder revisor 1. Innedning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Hemne og Snifjord i perioden Revisjonen inngår som en de av Fykesmannens panagte tisynsvirksomhet i inneværende

20 Dokumentet er hentet fra år. Fykesmannen er gitt myndighet ti å føre tisyn med sosiatjenesten etter ov om sosiae tjenester i Nav 9. Formået med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar uike krav i ovgivningen gjennom sin internkontro. Revisjonen omfattet undersøkese om: hvike titak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredese av ovgivningen innenfor de tema tisynet omfatter titakene føges opp i praksis og om nødvendig korrigeres titakene er tistrekkeige for å sikre at ovgivningen overhodes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkeser. Rapporten omhander avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fustendig tistandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tisynet omfattet. Avvik er mange på oppfyese av krav gitt i eer i medhod av ov eer forskrift Merknad er forhod som ikke er i strid med krav fastsatt i eer i medhod av ov eer forskrift, men der tisynsmyndigheten finner grunn ti å påpeke muighet for forbedring 2. Beskrivese av virksomheten - spesiee forhod Hemne og Snifjord kommune er andbrukskommuner beiggende i overgangen meom innand, kyst og det åpne havet. Kommunene har henhodsvis ca og ca. 990 innbyggere. Snifjord kommune har en sterkt desentraisert struktur fordet på tre geografiske områder, med Krokstadøra som kommunens sentrum. Kyrksæterøra er Hemne kommunes sentrum. Nav Hemne og Snifjord hadde offisie åpning Det foreigger avtae meom de to kommunene og meom Nav Hemne og Snifjord og Nav Sør-Trøndeag. Hemne kommune er vertskommune for de kommunae tjenestene i Nav, genere råd og veiedning, økonomisk sosiahjep, økonomisk rådgivning, rus, oppføging/titak og introduksjonsordning for fyktninger. Nav-eder har deegasjon fra rådmann i Hemne. Tre saksbehandere har deegasjon fra Nav-eder. Ingen har stiingsbeskrivese, men det foreigger en oppgaveoversikt for ae og ae er kar over sine arbeids- og ansvarsområder. Kontoret er organisert med et Mottaksteam og et Oppføgingsteam med faste separate møter hver uke. Søknad om økonomisk stønad igger hovedsakeig i Mottak. Dersom behov for økonomisk sosiahjep oppstår mens vedkommende er under oppføging, behandes saken der. Kontoret har postmøte hver morgen, kontormøte en gang hver måned og møter med medbestemmesesapparatet etter behov. Kontoret har ingen fast veiedning, men saksbehandere er tigjengeige for hverandre og diskusjoner om saker. Tas også opp på teammøter eventuet kontormøte. Fykesmannens kagebehanding gjennomgås med tanke på æring. Virksomheten detar i et prosjekt om å øke sosiafagig kompetanse. Dette er et KS-prosjekt om etikk, refeksjonsgrupper, organisasjonskutur. Mået er å få en fees forståese for hvordan kontoret ska jobbe, øke fokus på hodninger og bi bedre i møte med søker. Kontoret har en kompetansepan hvor det fremgår at ett satsingsområde er å utvike bedre forvatningspraksis og økt kunnskap om forvatningsrett/juridisk metode. Hvike titak dette innebærer fremgår ikke av oversikt over kompe-tansetitak. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet føgende aktiviteter:

21 Dokumentet er hentet fra Revisjonsvarse be utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindese med tisynet er gitt i kapitet Dokumentunderag. Åpningsmøte be hodt Intervjuer Ni personer be intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som be gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitet Dokumentunderag. Suttmøte be hodt Hva tisynet omfattet Om kommunen sikrer, ved tistrekkeige styringstitak, at det foretas forsvarig kartegging ved behanding av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar. Om kommunen sikrer at det foretas forsvarige vurderinger ved behanding av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar. 5. Funn Det be gitt ett avvik: Avvik 1 Nav Hemne og Snifjord sikrer ikke nødvendig grunnag for å kunne foreta individue vurdering i ae saker som gjeder økonomisk stønad ti personer med forsørgeransvar. Avvik fra føgende myndighetskrav: Lov om sosiae tjenester i Nav 18 og19 Forvatningsoven 17, 24 og 25 Forskrift om internkontro 4 Observasjoner Foreigger en kompetansepan. Det er en risiko/fare for at det utvikes uik praksis ved kontoret når oppæring er basert på skuder ti skuder og koegaveiedning. Det foreigger ingen sjekkiste for hvike tema som ska gjennomgås i sik veiedning. Fremgår av intervju at saksbehandere i stor grad er sevært. Hvordan sikres hehetig praksis og ikke privat praksis. Avvikssystemet er ite kjent. Det har vært ite oppæring i internkontro-systemet. Uønskede hendeser tas opp fortøpende med eder. Hva som defineres som avvik/uønsket hendese, er ikke definert for eksempe i en prosedyre for avvikshåndtering. Ae saksbehandere er kjent med ov og rundskriv og bruker det som dagig hjepemidde. Har prosedyre for håndtering av søknad og bruker søknadsskjema som gjennomgås og fyes ut sammen med søker. Prosedyren har en sjekkiste for innhenting av økonomiske oppysninger. Fremgår av prosedyre for håndtering av søknad om sosia stønad at det ska tas hensyn ti hushod med fere barn. Fremgår ikke hva som menes med dette utover å ha fokus på hva som kan gi økt risiko for fattigdom. Hvike konsekvenser får dette i den enkete søknad som omfatter barn. Vedtak eer saksfremstiing innehoder ikke spesifikke kartegginger og vurderinger av barns behov. Saksmapper manger notat og underiggende dokumenter. Kravet ti individue vurdering er kjent, men dette kommer ite frem i saksfremstiing og begrunnese. Gjennomgang av saksmapper viser stor grad av standardiserte vedtak. Det er vanskeig å se hvike vurderinger som gjøres etter 18 og 19, og det fremgår ikke av vedtaket hviken bestemmese stønaden gis etter. Vedtakene siterer ovteksten, ikke hvordan oppysningene i saken er vurdert opp mot ovteksten. Barnet bir bare tydeig i yteser direkte ti barnet, ikke når yteser gis ti forsørger. Nav Hemne og Snifjord føger statens veiedende normer. Det fremgår av gjennomgåtte vedtak at vikår for økonomisk stønad vurderes ut fra om søkers økonomi igger over og under norm. Dersom

22 Dokumentet er hentet fra ytesen igger utenfor norm for ivsopphod, bir ytesen gitt etter 19 uten nærmere vurdering om det kan være en de av ivsopphodet, og dermed en piktmessig ytese. Den individuee økonomiske beregning fremgår i iten grad av vedtaket, og dette gir søker iten muighet ti å se på hviket grunnag, hvike utgifter som er tatt hensyn ti når vedtaket fattes. 6. Regeverk Lov om sosiae tjenester i Nav 18/19 Forskrift om internkontro Forvatningsoven 7. Dokumentunderag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet ti den dagige drift og andre forhod av betydning som be oversendt under forberedesen av revisjonen: E-post av ang. kommunepan Snifjord kommune Organisasjonskart Snifjord Årsberetning 2009 Snifjord Internkontrohåndbok pg deegeringsbestemmeser for administrasjonen i Snifjord kommune 2007 Avtae av om samarbeide meom Hemne og Snifjord kommune Organisasjonskart Nav Hemne og Snifjord Økonomiske rammer, må for utvikingen pg styringsområder Nav Deegasjon ti Nav-eder , Deegasjon fra Nav-eder ti veieder Bente Astad, , , Morten Opsah , Tori Mjåand Kompetansepan 2012 Normer for sosia stønad i Hemne kommune Tiskudd/støtteordninger boig Kommunepan Hemne kommunen, samfunnsdeen Årsrapport 2010 Hemne kommune Prosedyre Sosia stønad, akutthjep, håndtering av søknad Sosia stønad, enketyteser, håndtering av søknad Sosia stønad, bidrag og ån, håndtering av søknad Individue pan Dokumentasjon som be gjennomgått under revisjonsbesøket: Prosedyre Utsatte barn og unge, rutiner for tverrfagig samarbeid på individnivå, høringsutkast Virksomhetspan Hemne og Snifjord 2012Samarbeidsavtae meom Hemne kommune og Nav SørTrøndeag Korrespondanse meom virksomheten og Fykesmannen: Diverse e-post for panegging av praktisk gjennomføring av tisynet Informasjon på kommunenes nettsteder 8. Virksomhetens styringssystem Hemne kommune ska ha nær kontakt med Snifjord kommune gjennom detagese i faste møter på administrativt nivå, fortøpende økonomisk informasjon og budsjettrapporter fire ganger pr. år. Både Hemne kommune og Nav har baansert måstyring med måekort og indikatorer for rapportering. Systemet er kjent av ae i kontoret. Kommunen har for tiden en gjennomgang av kvaitetssystemet sitt

23 Dokumentet er hentet fra med tanke på bruk av avvikssystemet. Dette er på bakgrunn av faren for underrapportering, at systemet er for ite impementert, og at kommunen ønsker tjenesterapporter i stedet for årsmeding o.. Hemne kommune ønsker å egge inn rapporteringskrav for avviksmedinger i kvaitetssystemet. Denne gjennomgangen ska poitisk behanding. Det er ukart hvordan Nav-kontoret bruker indikatorer og måekort utover informasjon på kontormøter. Rapportering fra saksbehander ti Nav-eder er ite formaisert, men tas opp på kontormøter. Snifjord arbeider med kommunepan og styringssystem, men egger seg ikke på samme mode som Hemne. Ansatte på Nav er ite invovert i arbeidet med kommunepan. Virksomhetspanen for Nav innehoder ite om utsatte barn og unge. Det kan derfor sties spørsmå ved hvordan virksomheten gjenspeier kommunens må og tjenesteutøvese ned i organisasjonen jf beskrevne må i kommunepanen. 9. Detakere ved tisynet I tabeen under er det gitt en oversikt over detakerne på åpningsmøte og suttmøte, og over hvike personer som be intervjuet. Navn Funksjon / stiing Bente Astad Veieder Tori Mjåand Veieder Morten Opsah Veieder Gustav M. Osen Veieder Mona S. JohansenVeieder Tiffany M. Opsah Veieder Oa Sødah Åpningsmøte Intervju Suttmøte Leder Kai Terje Dretvik Rådmann Snifjord Torgeir Aarvaag Rådmann Hemne Bjørnar Hafstad Nav Sør-Trøndeag, observatør Fra tisynsmyndighetene detok: Rådgiver Brit Sunda Rådgiver June Iversen Seniorrådgiver Liv Murberg

24 Orientering fra rådmannen - Rapport fra tisyn med barneverntjenesten fra Fykesmannen i Sør-Trøndeag Saken behandes i Kontroutvaget i Hemne kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 032/12 Sverre B. Midthje 216, &58 12/139-6 Kontroutvagssekretariatets innstiing Kontroutvaget tar rapporten ti orientering. Rådmannen bes orientere om oppføging av rapporten og ukking av avvik i kontroutvagets neste møte. Vedegg Rapport fra tisyn - Barnevernet i Hemne Fykesmannens oversendesesbrev - rapport fra tisyn av barnevernet Saksutredning Kontroutvaget be i forrige møte, i sak 22/12, foreagt rapport fra fykesmannens tisyn med kommunens barneverntjeneste. Kontroutvaget fattet føgende vedtak: Kontroutvaget tar rapporten ti orientering. Rådmannen bes orientere om oppføging av rapporten og ukking av avvik i kontroutvagets neste møte. Rådmannen er bedt om å gi sik orientering i møtet. Om tisynet Fykesmannen i Sør-Trøndeag har, som de av et fees nasjonat tisyn, ført tisyn med barnevernet i Hemne, som også er vertskommune for fees barneverntjeneste med Snifjord, gjennomført i mai Fykesmannen har deegert ansvar for departementets hjemme for å føre tisyn med barnevernet i ov om barneverntjenster 2-3. Fykesmannen fører tisyn både på eget initiativ og gjennom påegg i fees nasjonae tisyn. I dette tifeet har fykesmannen bitt påagt fra departementet å føre tisyn med barnevernet i minst 3 kommuner, på gitte områder etter gitte kriterier. Tisynet har fokus på enkete aspekter ved barnevernets systemer og kvaitetssikring, og vurderer ikke kvaiteten i barnevernets arbeid. Det er viktig å være kar over at fykesmannens tisyn skier seg vesentig fra forvatningsrevisjon i regi av kontroutvaget ved at fykesmannen normat forhoder seg ti mer begrensede vurderinger av praktiseringen av enkete paragrafer i ovverket i denne type tisyn. Tisynet har fokus på å identifisere eventuee avvik fra bestemmeser i ov og forskrift, og rapportene begrenser seg normat kun ti å påpeke eventuee avvik og ikke gi en genere vurdering. Avvik kan ha svært uik avorighetsgrad. Det er derfor nødvendig å vurdere innhodet i hvert enket avvik når man behander sike rapporter, for å vurdere hvorvidt de er store og avorige eer ikke.

25 Revisjon Midt-Norge utførte på oppdrag fra kontroutvaget en forvatningsrevisjon av barneverntjenesten, evert i 2011, som devis berørte noen av de samme temaene1. Funn i det aktuee tisynet Fykesmannens tisyn har vært innenfor to hovedtema: 1. Om kommunen sikrer at barnevernundersøkeser gjennomføres i tråd med ov og forskriftskrav. 2. Om kommunen sikrer at hjepetitak ti hjemmeboende barn evaueres i tråd med ov og forskriftskrav. For begge tema be det spesiet sett på om barns rett ti medvirkning be sikret. Innenfor begge disse temaene fant fykesmannen avvik fra ov- og forskriftskrav. De forskjeige avvikene er beskrevet i rapporten som igger vedagt. Innenfor det første temaet går avvikene bant annet på at det ikke sørges for å dokumentere samtykke ti innhenting av informasjon fra andre instanser, mangefu informasjon om sik innhenting, mangefu dokumentasjon av vurderinger og mangefu sikring av barns rett ti å uttae seg. Innenfor det andre temaet går avvikene bant annet på mangefue titakspaner, mangefue rutiner for oppføging av hjepetitak, mangefue rutiner for invovering i utarbeidesen og mangefu dokumentasjon av evauering av titakene. Så vidt sekretariatet kan se har ikke kvaiteten og innhodet i tjenesten vært gjenstand for tisyn. Avvikene går ikke på sike forhod, men på hvordan barnevernet sørger for invovering, evauering og sikrer de invovertes rettssikkerhet, og hvorvidt barnevernet tistrekkeig dokumenterer at dette er ivaretatt. Kontroutvaget bør særig merke seg at mangefu kvaitetssikring av barns rett ti å uttae seg også var et punkt påpekt av revisjonen etter forvatningsrevisjon på området i Det kan sties spørsmå ved hvorvidt dette aerede burde være rettet. Kontroutvagssekretariatets konkusjon Sekretariatet oppfordrer utvaget ti å vurdere eventue videre oppføging av saken på bakgrunn av den informasjon rådmannen gir i møtet. 1 Denne rapporten finnes i GoodReader-mappen Aktuee dokumenter for KU, undermappe FR-rapporter, evt. kan astes ned fra internett:

26 Fykesmannen i Sør-Trøndeag Rapport fra tisyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snifjord Virksomhetens adresse: Tidsrom for tisynet: Kontaktperson i virksomheten: Trondheimsvegen 1, 7200 Kyrksæterøra Barneverneder Mona Forren Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik som be påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet føgende områder: 1. Gjennomføring av undersøkeser, jf. barnevernoven 4-3 Herunder føgende undertema: Sikrer kommunen: at det gjennomføres en tistrekkeig undersøkese barns rett ti medvirkning i undersøkesen at det er foretatt en konkret og individue vurdering før undersøkesen konkuderes 2. Evauering av hjepetitak for hjemmeboende barn, jf. barnevernoven 4-5 Herunder føgende undertema: Sikrer kommunen: at det foretas en tistrekkeig evauering barns rett ti medvirkning i evaueringen at det er foretatt en forsvarig vurdering før evaueringen avsuttes 1

27 Det be gitt føgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkeser gjennomføres i tråd med krav i ov og forskrift i ae saker. 2. Hemne kommune sikrer ikke at hjepetitak for hjemmeboende barn evaueres i henhod ti krav fastsatt i ov og forskrift i ae saker. Dato: Berit Hågensen revisjonseder Jostein Magne Krutvik revisor 2

28 Innhod Sammendrag Innedning Beskrivese av virksomheten - spesiee forhod Gjennomføring Hva tisynet omfattet Funn Regeverk Vurdering av kommunens internkontrosystem 7 8. Dokumentunderag Detakere ved tisynet

29 1. Innedning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden Tisynet inngår som en de av Fykesmannens panagte tisynsvirksomhet i inneværende år og er en de av et andsomfattende tisyn med barneverntjenestene i kommunene i Tisynet er initiert av Statens hesetisyn. Ae fykesmannsembeter ska gjennomføre tisyn i minst tre kommuner i inneværende år. Temaene er ike for samtige kommuner. Fykesmannen er gitt myndighet ti å føre tisyn med barnevernstjenesten etter ov om barneverntjenester 2-3, fjerde edd. Formået med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar uike krav i ovgivningen gjennom sin internkontro. Revisjonen omfattet undersøkese om: hvike titak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredese av ovgivningen innenfor de tema tisynet omfatter titakene føges opp i praksis og om nødvendig korrigeres titakene er tistrekkeige for å sikre at ovgivningen overhodes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkeser. Rapporten omhander avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fustendig tistandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tisynet omfattet. Avvik er mange på oppfyese av krav gitt i eer i medhod av ov eer forskrift. 2. Beskrivese av virksomheten - spesiee forhod Hemne kommune og Snifjord kommune har fees barneverntjeneste. Hemne kommune er vertskommune og barneverntjenestens kontor er passert på Kyrksæterøra, som er kommunesenter. Den interkommunae tjenesten startet opp i oktober Barneverntjenesten har fra i at 5 saksbehandere, inkusiv barneverneder, samt en merkanti ansatt. Barneverneder rapporterer direkte ti rådmannen. Kommunen har i en periode i 2011 hatt redusert bemanning i barneverntjenesten. Kommunen fikk tidet 50 % stiing gjennom statig satsing og de be tidet kompetansemider. Bemanningssituasjonen er stabi, og fere har ang erfaring i barneverntjenesten. Hemne kommune har i at innbyggere og Snifjord kommune har 981 innbyggere. Det er et asymottak i Hemne kommune, hvor det bor barnefamiier. 4

30 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet føgende aktiviteter: Revisjonsvarse be utsendt Åpningsmøte og intervjuer be gjennomført , i at fem personer be intervjuet. Suttmøte be avhodt Hva tisynet omfattet Det be ført tisyn med to hovedtema: 1. Om kommunen sikrer at barnevernundersøkeser gjennomføres i tråd med ov og forskriftskrav. Det be sett på om kommunen gjennomfører tistrekkeige undersøkeser som sikrer barna nødvendig hjep og omsorg ti rett tid, og om det bir foretatt konkrete og individuee vurderinger før undersøkesene konkuderes. 2. Om kommunen sikrer at hjepetitak ti hjemmeboende barn evaueres i tråd med ov- og forskriftskrav. Det be sett på om kommunen foretar tistrekkeige og nødvendige evaueringer av barnas situasjon og om det foretas forsvarige vurderinger før evaueringene avsuttes. For begge tema be det spesiet sett på om barnas rett ti medvirkning be sikret. 5. Funn Det be gitt føgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkeser gjennomføres i tråd med krav i ov og forskrift i ae saker. Avvik fra føgende ov- og forskriftskrav: - Bv 6-4, første edd som sier at oppysninger så angt som muig ska innhentes i samarbeid med den saken gjeder eer sik at vedkommende har kjennskap ti innhentingen. - Bv 6-3, beskriver barns rettigheter under saksbehandingen og sier at et barn som er fyt 7 år, og yngre barn som er i stand ti å danne seg egne synspunkter, ska informeres og gis anedning ti å uttae seg før det tas avgjørese i en sak som berører han eer henne. - Bv 6-3, andre edd sier at et barn kan opptre som part i en sak og gjøre partsrettigheter gjedende dersom det har fyt 15 år og forstår hva saken gjeder. - Bv 4-3, andre edd som sier at undersøkesen ikke ska gjøres mer omfattende enn formået tisier. 5

31 - Bv 6-1, første edd som sier at forvatningsoven gjeder med de særreger som er fastsatt i barnevernoven, det setter bant annet krav ti skriftighet i undersøkesesarbeidet. - Forvatningsoven 11 d og uovfestede reger om god forvatningsskikk angående krav om øpende dokumentasjon i saksbehandingen. - Bv 2-1, første edd om kommunens pikt ti å ha internkontro og forskrift om internkontro for kommunens oppgaver etter ov om barneverntjenester 4. Avviket bygger på føgende observasjoner: o Det er ikke rutine som sikrer at det gis skriftig samtykke fra partene i en barnevernssak for innhenting av informasjon fra andre instanser. o Det sørges ikke for at partene i barnevernsaken bir informert om hva det faktisk ska innhentes oppysninger om. o Det praktiseres ikke at barn som har partsrettigheter gir samtykke ti innhenting av oppysninger og de bir ikke atid informert når oppysninger innhentes. o Barn bir ikke atid informert og gjort oppmerksom på hvorfor barneverntjenesten undersøker saken. Det sikres ikke at barn bir gitt anedning ti å uttae seg før det tas en avgjørese som angår han eer henne. o Det innhentes mange og detajerte oppysninger i undersøkesene. Ved avsutning av undersøkesene kom det i mindre grad fram en vurdering av barnets totae behov ut fra de oppysninger som be innhentet. o Det finnes ikke rutiner for hva som ska dokumenteres i en undersøkese, det er uikt hva som dokumenteres og hvordan det dokumenteres. o Reevante og nødvendige oppysninger og vurderinger dokumenteres ikke fortøpende. o De barnevernfagige vurderinger som er foretatt er mangefut dokumentert. 2. Hemne kommune sikrer ikke at hjepetitak for hjemmeboende barn evaueres i henhod ti krav fastsatt i ov og forskrift i ae saker. Avvik fra føgende ov- og forskriftskrav: - Bv 4-5 om oppføging av hjepetitak sier: Når hjepetitak vedtas, ska barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset titakspan. Barneverntjenesten ska føge nøye med på hvordan det går med barnet og foredrene og vurdere om hjepen er 6

32 tjenig, eventuet om det er nødvendig med nye titak, eer om det er grunnag for omsorgsovertakese. Titakspanen ska evaueres regemessig. - Bv 6-3 beskriver barns rettigheter under saksbehandingen og sier at et barn som er fyt 7 år, og yngre barn som er i stand ti å danne seg egne synspunkter, ska informeres og gis anedning ti å uttae seg før det tas avgjørese i en sak som berører han eer henne. - Bv 6-1, første edd som sier at forvatningsoven gjeder med de særreger som er fastsatt i barnevernoven. - Bv 2-1, andre edd om kommunens pikt ti å ha internkontro og forskrift om internkontro for kommunens oppgaver etter ov om barneverntjenester 4. Avviket bygger på føgende observasjoner: - Fere titakspaner er ufustendig utfyt. Det foreigger eksemper på titakspaner med generee måsettinger, og der det manger konkrete tidspunkt for evauering. - Skriftig prosedyre for oppføging av hjepetitak er mangefu. - Det er ikke retningsinjer for hvike vurderinger som er nødvendige og tistrekkeige i evaueringen av hjepetitak på evaueringstidspunktet. - Det er ikke rutiner for at foredre, barn og samarbeidspartnere tas med i utarbeidese av titakspanen eer evauering av titaket. - Det er bare unntaksvis dokumentert at det er gjennomført en samet oppsummering og barnevernfagig vurdering av om titakene var hensiktsmessig sett i forhod ti barnets og famiien sitt hjepebehov. 6. Regeverk FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester Lov om behandingsmåten i forvatningssaker Forskrift om internkontro i barneverntjenesten 7. Vurdering av kommunens internkontrosystem Det er i barnevernoven 2-1, andre edd og forskrift om internkontro for kommunens oppgaver etter ov om barneverntjenester et krav om at kommunen ska ha et system for internkontro. Kommunen ska gjennom systematisk styring og kontinuerig forbedringsarbeid panegge, utføre, evauere og korrigere virksomheten, sik at barneverntjenesten er i samsvar med krav i regeverket. Det vises ti internkontroforskriften 4, første edd: Internkontro ska tipasses barneverntjenestens størrese, egenart, aktiviteter og risikoforhod og ha det omfang som er nødvendig for å ettereve krav fastsatt i eer i medhod av 7

33 ov om barneverntjenester. Innhodet i internkontroen er presisert i 4, andre edd, bokstav a h. Kommunens internkontro i forhod ti de to tisynsområdene be vurdert. Tisynet har undersøkt om kommunen gjennom sine styringstitak og internkontro sikrer at undersøkeser og evauering av hjepetitak ti barn som bor hjemme utføres innenfor rammene av barnevernoven 4-3, 4-5 og 6-3. Kommunen har et kvaitetssystem som barneverntjenesten i ikhet med ae enheter ska rapportere på og er en de av. Barneverntjenesten ska starte opp med eektronisk rapportering innen Barneverneder rapporterer direkte ti rådmannen på indikatorer som er sammenfaende med barneverntjenestens havårsrapportering ti Fykesmannen. Det er et rapporteringskrav om avviksmedinger i kvaitetssystemet. Kommunen har ikke en pan for hviken kompetanse barneverntjenesten har behov for og hva den enkete saksbehander trenger. Barneverntjenesten har ukentige saksmøter som eder er ansvarig for. Det er aget et system for at ae saker ska være gjennomgått i et saksmøte i øpet av en måned. Leder informerer de ansatte om ovendringer med mer, og de ansatte har ansvar å hode seg oppdatert. At som angår saksbehanding tas opp i ukentige saksbehandingsmøter, og det bir etter hvert utarbeidet nye prosedyrer for fere områder. Barneverntjenesten har utarbeidet skriftige rutiner for gjennomgang og avsutning av undersøkese og oppføging av hjepetitak etter endt undersøkese. Disse rutinebeskrivesene var ufustendige og ga ite beskrivese av hvordan arbeidet ska gjennomføres i praksis og om praksisen sikrer at regeverket føges. Tisynet så at praksis på noen områder ikke var i samsvar med de skriftige rutinene. Dette kan være et resutat av mangende dokumentasjon eer ufustendig dokumentasjon i sakene. Barneverneder og saksbehandere er kjent med at saksbehanding ikke bir dokumentert tistrekkeig og godt nok, ti tross for det bir ikke praksisen korrigert og endret. Videre er det kjent for barneverntjenesten at mange titakspaner er ufustendige, uten at det bir rettet opp og forbedret. Barnevernseders rapportering om avvik og måta ti kommuneedesen samsvarer med rapportering ti Fykesmannen. Kommuneedesen vi dermed ikke motta avviksmedinger knyttet ti andre områder. Den årige samtaen med kommuneedesen vi imidertid fange opp de andre forhod. Fykesmannen mener at det er viktig at ae avvik føges opp raskt og at det settes inn titak for rette opp situasjonen. Tisynet ser at barneverntjenestens internkontro ikke er tistrekkeig innarbeidet i kommunens kvaitetssystem. Avviksrapportering er begrenset, da det medes på enkete kriterier ti kommuneedesen. Ansatte har heer ikke en fees forståese hva som ska medes av avvik og ti hvem. 8

34 8. Dokumentunderag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet ti den dagige drift og andre forhod av betydning som be oversendt under forberedesen av revisjonen: Organisasjonskart for barneverntjenesten Beskrivese av kommunens internkontro og kvaitetssystem Oversikt over ansatte i barneverntjenesten Prosedyrebeskriveser for: o gjennomgang av undersøkeser, o avsutning av undersøkeser o oppføging av hjepetitak Liste over hjepetitak for hjemmeboende barn Kopi av 11 saksmapper for undersøkeser Kopi av 8 saksmapper for oppføging av hjepetitak Dokumentasjon som be gjennomgått under revisjonsbesøket: Ny rutinebeskrivese Møtereferat fra tirsdagsmøter 9. Detakere ved tisynet I tabeen under er det gitt en oversikt over detakerne på åpningsmøte og suttmøte, og over hvike personer som be intervjuet. Navn Funksjon / stiing Åpningsmøte Torger Aarvaag Rådmann Oddbjørn Berg Kommunasjef Bengt Oaf Aune Kommunasjef hese, Snifjord x Mona Forren Barneverneder Marita Stavik Barnevernkonsuent x Signe Heand Sekretær x Eva Niesen Barnevernkonsuent Anne J Roda Barnevernkonsuent Arnhid Fagerhaug Barnevernkonsuent x Intervju Suttmøte x x x Fra tisynsmyndighetene detok: Jostein Magne Krutvik og Berit Hågensen, med sistnevnte som revisjonseder. 9

35 Fykesmannen i Sør-Trøndeag Postboks 4710 Suppen, 7468 Trondheim Sentrabord: Besøksadresse: E. C. Dahs g. 10 Saksbehander Innvagsteefon Berit Hågensen Oppvekst- og utdanningsavdeing Vår dato Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2012/ Deres ref. Hemne kommune Rådmannen Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Oversendese av rapport etter andsomfattende tisyn med Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snifjord Vedagt føger rapport etter gjennomført andsomfattende tisyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snifjord. I henhod ti avtae inngått på suttmøtet ska Hemne kommune innen sende Fykesmannen en pan for ukking av de to avvikene som be gitt i tisynsrapporten. Fykesmannen mottok kommunens kommentarer på foreøpig rapport i brev av Det kommer fram at kommunen har endret praksis og forbedret skriftige rutiner på enkete områder som be påpekt ved tisynet. Det bes aikeve om en hehetig pan på hvordan avvikene ukkes. Fykesmannen takker for et godt samarbeid i forbindese med tisynet. Dette gjeder fremskaffese av dokumentasjon, tiretteegging av intervjuer, samtaer og møter. Med hisen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er eektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedegg: Tisynsrapport, dat Kopi med vedegg: Statens Hesetisyn, PB 8128 Dep, 0032 Oso Embetsedese og administrasjonsstab Teefon Teefaks E-post: postmottak@fmst.no Kommuna- og beredskapsavdeing Oppvekst- og utdanningsavdeing Internett: Sosia- og heseavdeing Landbruk og bygdeutviking Mijøvernavdeing Organisasjonsnummer: