MANUAL FOR ADMINISTRASJON AV U-LANDSSEMINAR FORORD. Til minne om Erik Blytt som i 1999 skrev den første utgave av denne manualen

Transkript

1 MANUAL FOR ADMINISTRASJON AV U-LANDSSEMINAR FORORD Til minne om Erik Blytt som i 1999 skrev den første utgave av denne manualen Dette er ikke en fasit på hvordan u-landsseminaret skal arrangeres og administreres. Det er alltid rom for fleksibilitet og for forbedringer. Men manualen gir retningslinjer som er gode å holde seg til. Manualen tar for seg arbeidsdelingen og ansvarsfordelingen mellom SUM og SAIH, Blindern og eventuelle medarrangører. Hvem som har ansvar for ulike oppgaver innen gitte tidsrammer. Takk til Gjertrud Lian, Per Olav Solberg, Marianne Knutsen, Linn Stølan, Kristine Alsvik, Bjørn Klouman Bekken, Marte Nordviste, Sophie Kristoffersen and Marianne Mosberg (alle i SAIH-UiO) for verdifulle innspill. Sist oppdatert januar 2009 Alida Jay Boye Hovedansvarlig SUM

2 1.0. GENERELT U-landsseminaret er en tverrfaglig seminarrekke ved Universitetet i Oslo, og er basert på enkeltstående seminarer. U-landsseminaret har til formål å fremme interessen for internasjonale utviklingsspørsmål relatert til u-land og i-land og forholdet mellom disse. Koordinering og gjennomføring av U-landsseminaret blir ivaretatt av SAIH-UiO, mens Senter for Utvikling og Miljø (SUM) har det faglige og økonomiske ansvaret for seminarserien. Hvert semester identifiseres en koordinator for u-landsseminaret hos SAIH og en hovedansvarlig hos SUM for planlegging og gjennomføring av semesterets U-landsseminar. Koordinatoren ved SAIH har ansvar for alt kontakt med medarrangørene samt oppgaver som er lagt til SAIH, og hovedansvarlig ved SUM koordinerer oppgaver som er lagt til SUM. All kontakt mellom SAIH og SUM går via de hovedansvarlige Idèdugnad (SAIH) I midten av hvert semester arrangerer Koordinatoren for Ulandseminaret en idèdugnad på Blindern. (De som blir innkalt til møtet er de som står på u-landsseminarlisten vår, samt nye interesserte som har blitt informert om

3 idèdugnaden på SAIHs arrangementer og på u- landsseminarene.) Koordinatoren for Ulandsseminaret redegjører for retningslinjer, ansvarsfordeling og videre fremdrift av semesterets seminarrekke. Etter idèdugnaden, renskriver koordinatoren forslagene til u- landsseminar og sender ut til gruppa, sammen med innkalling til nytt planleggingsmøte innen to uker. Ansvaret for seminarene som ikke er foreslått av enkelte organisasjoner blir fordelt på møtet. De som møter til idédugnaden må derfor være innstilt på å ta ansvar for et av seminarene og følge opp i tråd med resten av manualen Planleggingsmøte (SAIH) På neste planleggingsmøtet utarbeides konkrete problemstillinger til hvert enkelt seminar samt forslag til innledere. Det blir også satt opp foreløpig liste over u- landsseminarene angitt med dato. Vi prøver å få ca. 10 problemstillinger slik at vi har noen i reserve for å ende opp med ca 6 seminarer pr. semester. Planleggingen kan også foregå uten møte med utveksling. Det er viktig at alle setter seg inn i retninglinjene for medarrangørene som ligger på

4 1.3. Drøfting av forslag (SAIH/SUM) Koordinatoren kontakter SUM, og avtaler et møte snarest mulig og innen 1. november (vårens program) og 1. mai (høstens program) hvor vi diskuterer forslagene med rådgivere ved SUM. Korrigeringer og nye forslag blir tatt til etterretning. Koordinatoren sender så ut en mail til medarrangørene, som inneholder liste med samtlige seminar, angitt med dato, tentativ tittel, innleder(e) og hvem i gruppen som er ansvarlig, hvilke problemstillinger som er reserve, og en adresseliste med telefonnummer og e- postadresser over medarrangørene slik at vi kan holde kontakt. En faglig kontakt vil også bli tildelt alle arrangørene (arrangørene kan også foreslå egen faglig kontakt som godkjennes av SUM). Kriteria for å være faglig kontakt er at man har bred kunnskap til problemstillingen i et ulands eller nord-sør perspektiv. Her må man sjekke fagpersonens kvalifikasjoner med å se bl.a på publiseringslisten. Personen som er utnevnt til faglig kontakt kan med fordel også være ordstyrere på seminaret og skal helst med på hele prosessen videre. Det er derfor viktig at de blir kontaktet innen 7 nov/ 7mai Budsjett (SAIH/SUM) SAIH presenterer budsjettforslag for betaling av honorar og reiser. Revidert budsjett, dvs overslag over hvilke av

5 innlederne som skal ha betaling, og hvor mye, oversendes til SUM så snart innlederne er klare. (Dette er bare nødvendig hvis det er flere enn 6 seminarer, mer enn 4 deltagere på hvert seminar eller forslag til reiseutgifter over max beløpet på kr. 4000,- i semesteret. Reisebudsjettet er ment å dekke reiser innenfor Norge for å hente inn spesial kompetanse fra andre universiteter og forskningsinstitusjoner. Unntaksvis kan det dekkes reiser fra Norden. Kompensasjon utover dette må dekkes av medarrangøren hvis dette er en organisasjon, evt. SAIH hvis det dreier seg om enkeltindivider. Reisen må foretas på billigste måte, i henhold til Universitetets reiseregulativ. Innledere skal helst hentes fra Oslo og omegn. I spesielle tilfeller, og med samtykke fra SUM, kan noen av midlene som går til innleder overføres til reise. SAIH Koordinatoren er ansvarlig for å kjøpe inn vann til innledere på hvert seminar GJENNOMFØRING 2.1. Skaffe innledere Når medarrangørene har mottatt en tilbakemelding på mail, skal faglig kontakt kontaktes innen en uke. Sammen med dem er man ansvarlig for det videre arbeid med å identifisere og kommunisere med innledere. Når det gjelder vinkling av tema kan medlemmene i gruppen gi innspill til hverandre, og ta kontakt for å få råd. Alle spørsmål som angår økonomi, datoendring, m.m. skal rettes til koordinatoren. Endringene meldes til ansvarlig på SUM.

6 Programmet skal være klart ved slutten av hvert semester. For at vi skal unngå å arbeide med seminaret i feriene, bør derfor de ansvarlige for de enkelte seminarene innrapportere forslag til seminar program innen hhv. 1. juni og 1. desember. Legg merke til at innspurten kommer i eksamenstiden. Derfor er det klokt å sette i gang arbeidet så snart man har mottatt tilbakemeldingen fra koordinatoren Kontakt med innledere I samarbeid med faglig kontakt inviterer medarrangørene innledere. Når innlederne har bekreftet at de kan stille, sendes et standardbekreftelses brev ut til innlederne (eventuelle endringer i standardbrevet meldes til ansvarlig ved SUM) med opplysninger om hvor og når seminaret finner sted, problemstilling for seminaret, lengden på innleggene, navn og tittel på innleder(e), betalingsrutiner og hvem som er kontaktperson (i tilfelle endringer). Dette finnes på u-landsseminarets nettsider. Innlederne kan også selv få komme med egne forslag til tittel Utenlandske innledere Det er fullt mulig å ha utenlandske innledere på seminaret, men de må kunne snakke engelsk (norsk hvis det kan). Hele seminaret må da også være på engelsk slik at alle forstår hverandre. Spørsmål fra salen burde også være på engelsk, samt tittel og pressemelding for seminaret.

7 2.3. Honorar Innlederne/ordstyre til seminaret får betalt for de to timene seminaret varer. Honoraret er i henhold til Universitetets honorar satser Gruppe 2 for forelesere/seminar ltr. 32 (kr. 600,20 pr time pr dvs. 1200,40 pr. foreleser for et seminar). Ved flere innledere, får hver betalt for 2 time. Innledere som er ansatt ved Universitetet og som har undervisningsplikt skal ikke lønnes. Dersom innlederen ikke har undervisningsplikt og ønsker honorar, må et brev med bekreftelse på fritak fra undervisningsplikt signert av institutt-bestyrer, vedlegges honorarskjemaet som sendes til SUM. De innlederne som får betaling, får etter seminaret utdelt honorarskjema og blir bedt om å fylle ut disse, vedlegge kopi av skattekort, og sende det til SUM ved økonomikonsulenten. I tilfelle dekning av reiseutgifter, får innlederne reiseregningsskjema som fylles ut og sendes til SUM sammen med kvitteringer og evt. original billett. Dette skjemaet finnes på u-landsseminarets nettsider. Skjemaene fylles ut og gis tilbake sammen med skattekort til koordinatoren som gir det videre til SUM. Eventuelle flybilletter bestilles via SUM. Den som er ansvarlig for det enkelte seminar sørger for å kontakte innlederen(e) for påminnelse minst en uke i forveien. Forklar om nødvendig hvor seminaret holdes, og gjør oppmerksom på at det er gode muligheter for å bruke

8 transparenter eller powerpoint (å foretrekke fremfor tavlen). Dersom innledere vil ta i bruk Powerpoint på seminaret, anbefales det at vedkommende møter opp i god tid før seminaret begynner, slik at dette kan gjøres i stand Lokaler Ved slutten av hvert semester, bestiller koordinatoren lokaler for neste semesters u-landsseminar (tirsdager, Aud. 7, SV kl ) ved å sende e-post til rombestilling@sv.uio.no. Mer info om rombestilling finnes på hjemmesidene til SV, UiO Trykking av programmet Når alle seminarene er klare, sendes u- landsseminarprogrammet elektronisk til SUM. SUM gir programmet grafisk standard-design. SUM sender programmet til koordinatoren som leser korrektur. Deretter sender SUM programmet til Reprosentralen for opptrykking i 2000 eksemplarer 2 uker før første seminar. Flere trykkes opp ved behov. SUM må sørge på at de er nok av spesialbestilt gul papir i A4 størrelse hos reprosentralen til trykking. Samtidig skal SUM sørge for at SAIH har tilgang til gul papir i A3 størrelse for trykking av plakater for de enkelte seminarene.

9 2.6. Utsending av programmet SUM administrerer databasen med adresseliste over de som får tilsendt programmet. SUM holder databasen fortløpende oppdatert. Koordinatoren får eksternkonvolutter samt adresse-klistremerke-lapper fra SUM og det organiseres dugnad for å gjøre det praktiske arbeidet med utsendingen (gjerne med hjelp fra SUM). Intern adressene klistres direkte på baksiden av programmene eller legges inn i postkassen til instituttene ved postkontoret på Blindern. Programmet sendes i posten kun til institusjoner. Resten får det tilsendt elektronisk. Institusjoner som NORAD, UD, MD, NFR sendes 20 kopier adressert til alle avdelinger. Organisasjoner som PRIO, NUPI, FNI sendes 10 eksemplarer Annonsering SAIH i samarbeid med medarrangøren har ansvaret for annonsering for seminarrekken. De programmene som ikke er sendt ut (ca. 500) bør spres i størst mulig grad på Blindern. Programmet bør henges opp på oppslagstavler ved de fleste institutter, studentpauserom, kantiner, forelesninger, og lesesaler. Programmet legges ut på SAIHs «stand» ved åpning av Universitetet. Man må finne ut hvilke kanaler man vil bruke for å annonsere seminaret. Følgende er noen som har vært brukt med stor suksess:

10 Koordinatoren må få input fra de som er ansvarlig for de ulike seminarene, slik at den hovedansvarlige kjenner i størst mulig grad til seminarets innhold og til innlederen. Koordinatoren er kontaktperson for spørsmål angående seminarene og må sørge for at u-landsseminarene annonseres i bl.a. Universitas, Uniforum, Bistandsaktuelt (NORAD), UiO arrangementer på web. I tillegg bør programmet sendes (gjerne elektronisk) til utvalgte redaksjoner, i NRK (inkl. østlandssendingen og mange redaksjoner i P2) og dagspressen (særlig Aftenposten (Aften) og Dagsavisen, selv om begge aviser har fått det tilsendt i posten). Ta kontakt! Prøv å få inn ulandsseminar som anbefalt i klassfronter for relevante kurs på UiO, Høyskolen i Oslo, BI. Det er viktig at informasjon om seminarene kommer på nettsidene til andre institusjoner, men at man får med at det arrangeres i regi av SAIH og SUM og at det henvises til u- landsseminarets nettsider slik at folk har mulighet til å lese hele programmet og få oppdateringer Orientering på forelesning. En god måte å spre informasjon på, er å møte opp ved begynnelsen av større forelesninger, og avtale med foreleser slik at man får bruke to minutter til å informere om u- landsseminaret og SAIH. Legg u-landsseminar programmer på pultene i auditoriet før studentene kommer inn. Dette kan

11 gjøres ved alle fag på SVog SUM, og relevante fag på HF. Eksempelvis forelesninger i Exphil og ExFac, Utviklingsstudier (Som UTV1000), Statsvitenskap (spes. STV1100, STV1400, STV1020, STV1200 og STV1300), Sosialantropologi, samfunnsgeografi, og samfunnsøkonomi Plakater til hvert seminar. Plakatene kopieres opp på gule A3-ark på SAIH-kontoret. Disse plakatene hentes av medarrangøren, som er ansvarlig for å henge dem opp på blindern torsdag eller fredag før seminaret. Er det ikke papir igjen fra forrige semester, må det kjøpes en hel pakke (500 ark). Må som regel bestilles av SUM. Det trykkes opp ca. 30 plakater per seminar, men dersom medarrangøren ønsker flere skal det trykkes opp flere. Seminarets tittel og paneldeltakere vises innledningsvis på hvert seminar ved en powerpoint. Da seminaret er ferdig, skal det skiftes til en powerpoint med neste seminars tittel og panel Løpesedler for hvert seminar. Lages i A6 format, fire stk. på et A4 ark, kopieres på SAIH- UiOs kontor på gule ark, kuttes med studentparlamentets kuttemaskin. Deles ut samme dag i lunch-tiden, i kantiner og i SV-foajeen. Disse løpesedlene skal medarrangøren få samtidig som de får plakater, og det er dem som er ansvarlig for å dele ut disse på Blindern.

12 2.11. Banner på SV-bygningen. Banneret ligger på SAIHs kontor i Villa Eika. Banneret kan henges opp på Fredrikke noen uker før det første seminaret. Deretter kan det henges opp på SV bygget hver mandag og taes ned hver tirsdag etter seminaret i samråd med teknisk avdelingen på SV. Eventuelt kan banneret henge på SV så lenge de har godkjennelse av teknisk avdeling. Teknisk avdeling har kontor i 2.etasje på SV, og koordinator bør snakke med dem ved begynnelse av semesteret om godkjennelse til å henge opp banner. Banneret henges opp på steinveggen hvor det står Samfunnsvitenskapelige fakultet på forsiden ut mot HF E-post liste Ulandsseminarliste annonsering. På seminarene kan publikum oppfordres til å skrive seg på mailinglisten som ligger ute på SUM sine nettsider. Medarrangøren skal skrive en kortfattet pressemelding som inneholder tittel, paneldeltakere og temabeskrivelse. Denne sendes koordinator ved begynnelsen av semesteret, og oversendes SUM slik at alle pressemeldingene legges ut på SUMs nettsider. Denne pressemeldingen blir så sendt ut til U-landsseminarets mailingliste normalt fredag eller tidlig mandag før hvert seminar. Det er kun SUM og SAIH som får bruke lista til å spre informasjon og administratoren må godkjenne nye

13 registreringer. Det er ikke lov å "oversvømme", eller Spamme, listedeltakerne med andre ting enn u- landsseminar-informasjon. SUM og SAIH- koordinatoren avtaler hvem av dem som skal sende ut mail på Ulandsseminarlisten Internett Programmet for semesteret legges ut og oppdateres på SUMs hjemmesider Når innlederen takker ja til å stille opp, er det fint om hun også oppgir relevant litteratur samt evt. nettlinker, noe om sin egen bakgrunn og noen få setninger om temaet, dvs. hva hun vil snakke om. Medarrangøren skriver en pressemelding om seminaret som legges ut på u-landsseminarets nettsider samt sendes ut til alle på mailinglista en uke før seminaret Under seminaret Ulandsseminarkoordinatoren ved SAIH sørger for at bord og stoler til innlederne er satt opp i auditoriet og at powerpoint og overhead fungerer hvis dette skal brukes. Medarrangøren sørger for at innledere kommer seg til seminaret, evt. blir hentet. Koordinatoren tar i mot og ønsker innlederene velkommen, og viser om nødvendig hvordan mikrofoner og overhead-prosjektøren fungerer. Kjøp en flaske Farris/Imsdal til hver innleder, og ta med glass fra SV-kantinen til innlederene. Kjør intro: Velkommen til U-landsseminaret. U- landsseminaret arrangeres av SAIH - Studentenes og

14 Akademikernes Internasjonale Hjelpefond - her ved Universitetet i Oslo og SUM - Senter for utvikling og miljø. (Introduser tema og innleder)... som skal få holde på til ca. kl , før vi åpner for spørsmål fra salen fram til kl Tradisjonelt pleier medarrangøren å ha med seg informasjonsmateriell og stå fremme for å informere om organisasjonen. Det er hyggelig om arrangørene og panelet evt. andre som vil bli med går på Cafe Abel etter endt seminar RAPPORTERING U-landsseminar Koordinatoren ved SAIH skriver en kort rapport fra hvert av u-landsseminarene. Koordinatoren sender så en samlet rapport til SUM ved slutten av semesteret. Rapporten bør inneholde antall tilhørere, kort om hvorvidt seminaret vurderes som vellykket (hvorfor?, hvorfor ikke?), og eventuelt spesielle forhold som kan være nyttig å kjenne til for dem som skal arrangere u- landsseminar i fremtiden.

15 4.0. KALENDER [sjekk dette mot kalendaren som står på medarrangørenes side] For vårsemesteret uke 45. Første planleggingsmøte. Ansvar: SAIH uke 46. Andre planleggingsmøte. Ansvar SAIH uke 47. SUM - SAIH Planleggings/Diskusjonsmøte. Ansvar SUM/SAIH. uke 48. Begynne å skaffe innledere. Ansvar SAIH uke 2. Deadline for semesterets program. Programmet sendes til trykkeri. Ansvar SAIH/SUM. For høstsemesteret: uke 15. Første planleggingsmøte. Ansvar SAIH uke 17. Andre planleggingsmøte. Ansvar SAIH. uke 18. Møte SUM - SAIH. Planleggings/Diskusjonsmøte. Ansvar SAIH/SUM uke 21. Begynne å skaffe innledere. Ansvar SAIH. uke 32. Deadline for høstens program. Programmet sendes til trykkeriet. Ansvar SUM/SAIH.