Bruk av regnskapsinformasjon i styringen

Transkript

1 Bruk av regnskapsinformasjon i styringen DFØ Regnskapsdagen 2017 Ingrid Volden, avdelingsdirektør Økonomiavdelingen

2

3 Nøkkeltall 8 fakulteter, 55 institutter og NTNU Vitenskapsmuseet årsverk (2017) Over studenter (2017) med avsluttet bachelor- og mastergrad (2016) 366 doktorgrader (2016) Budsjett på 8,3 milliarder kroner (2017), hvorav 2 mrd. fra eksterne kilder Areal; Eier og leier kvadratmeter, 120 laboratorier Nettobudsjettert virksomhet

4 Studier Over 400 studieprogram, samt etter- og videreutdanninger Hovedansvar for høyere teknologiutdanning, utdanner flest lærere og er størst innen helsefag og kunstfag i Norge Skal være et nasjonalt tyngdepunkt innen profesjonsutdanning Uteksaminerte i 2016: med avsluttet bachelor- og mastergrad på videreutdanningskurs med studiepoeng, og i erfaringsbaserte masterprogram 366 avlagte doktorgrader

5 Forskning Deltar i 91 Horisont 2020-prosjekter og har 4 ERC grants Har så langt hentet 475 mill. kroner fra Horisont 2020 programmet. Målet er 1 mrd. Er den institusjonen som henter mest midler fra Norges forskningsråd Vertskap eller partner for 35 større forskningssentra (SFF, SFI, og FME) 366 doktorgrader avlagt i 2016, hvorav 42% utført av utenlandske PhD-kandidater Interne satsinger for å utvikle og rekruttere toppforskere Tematiske satsingsområder og muliggjørende teknologier i : NTNU BIOTEKNOLOGI NTNU DIGITAL NANO@NTNU

6 Organisering STYRET REKTOR Prorektor for nyskaping Prorektor for forskning Prorektor for utdanning Økonomiog eiendomsdirektør Organisasjonsdirektør Fellesadministrasjonen og Universitetsbiblioteket Viserektor NTNU i Gjøvik Det humanistiske fakultet Fakultet for arkitektur og design Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk Fakultet for ingeniørvitenskap Fakultet for medisin og helsevitenskap Fakultet for naturvitenskap Fakultet for samfunnsog utdanningsvitenskap Fakultet for økonomi NTNU Vitenskapsmuseet Viserektor NTNU i Ålesund HF AD IE IV MH NV SU ØK VM

7 Fra tallstabling til virksomhetsstyring (7 år) Fra bilagshåndtering og tallstabling til økonomistyring (8 år) Fra økonomi- til virksomhetsstyring 2 år igjen 4 hovedprosesser: * Innkjøp * Lønn * Prosjektstøtte * Økonomistyring God økonomiforvaltning og regnskapskvalitet; fundamentet for økonomistyring * Langtidsbudsjetter og prognoser * Totalkostnadsmodeller og husleiemodell * Økonomiske analyser av aktivitet * Standardisering, forenkling og digitalisering av virksomhetsstyringen * Helhetlig plan-, budsjett- og oppfølging (PBO) * Fremtidsfokus; simulering av resultateffekter og alternative strategiske valg 7

8 BEVISST Virksomhetsstyringssystem Effektmål: Ledere på alle nivå i NTNU bruker BEVISST som sitt lederverktøy Ledere får lett tilgang på relevant og standardisert informasjon Effektiv støtte for PBO-prosessen Grunnlag for utvikling, analyser og kontinuerlig forbedring Økt datakvalitet BEVISST: et system som utvikler seg sammen med brukerne 8

9 Innsikt 9

10 Økonomiportal Innsikt

11 God regnskapskvalitet Datafangst - tidsnok og effektiv Korrekt riktig og bevisst bruk av konteringsdimensjoner Rettidig - ajour Styringsfokus Internkontroll

12 Regnskapsinformasjon i styringen Samspill mellom bevilgningsøkonomi og eksternfinansiert virksomhet Handlingsrom Ressursoversikt Forpliktelse Bygg og annen infrastruktur

13 Leverandør Bestillingsprosess Alle bestillinger skal registreres gjennom bestillingssystemet Gjelder både vare- og tjenestekjøp!! Også kjøp av FoU-tjenester Bestillere /fagbestillere Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak/attestasjon Behandling av inngående faktura BDM-godkjenning av forpliktelser - i forkant Kun Bestillere har attestasjonsfullmakt Rekvisisjon Godkjenning Attestasjon Fakturasystem m/kontraktsmodul Bestillingssystem Bestilling kontert Godkjenning Varemottak Faktura 13

14 Samspill mellom bevilgningsfinansiert (BFV)- og eksternfinansiert virksomhet (BOA)

15 Virksomhetsrapport månedlig tilgjengelig til alle linjeledere

16 Videre utvikling av BEVISST virksomhetsstyringssystem Innsikt Styring Plan BEVISST lederdashbord FORS K Ph.d. BEVISST lederstøtteportaler HR UTD ØK NTNU årshjulsrapporter: Hva: Dialogmøter Kvalitetsmelding Månedsrapport Tertialrapport Hvordan: Mobil BI NTNU dashbord IBM Cognos app BEVISST plan, budsjett og prognoseverktøy I produksjon Proof of concepts Konsept og løsningsdesign 16

17 Status på arbeidet i dag Aktiviteter SWOT Status og veien videre? Hovedprioriteringer Virksomhetsmål og detaljplaner Løpende statistikk og oppfølgingsaktiviteter Årsrapport og resultatanalyse Økonomiske ressurser Inntektssimulering og LTB Grov rammefordeling Detaljert rammefordeling og detaljbudsjett Regnskap og økonomioppfølging Årsregnskap og regnskapsanalyse BEVISST Innsikt B BEVISST lederdashbord FORSK Ph.d. BEVISST lederstøtteportaler HR UTD ØK BEVISST Styring NTNU årshjulsrapporter: Dialogmøter Kvalitetsmelding Månedsrapport Tertialrapport Hvordan: NTNU dashbord Mobil BI - IBM Cognos app Rammefordelingsmodell 1. Fakultetene 2. Instituttene 3. Fellesadministrasjonen 4. Prosjekter på Ramme strategi og omstilling (SO) 5. Internfakturering BEVISST Plan BEVISST plan, budsjett og prognoseverktøy I produksjon Proof of concepts Under implementering Konsept og løsningsdesign 17

18 Nytt ERP system Strategi: BOTT skal forenkle, fornye og forbedre det administrative støtteapparatet. Med digitalisering som pådriver skal BOTT oppnå effektive tjenester og frigjøring av ressurser Realiserte gevinster og økt omstillingsevne: standardisering automatisering samling av tjenester som frigjør kapasitet til kjerneoppgaver Samarbeid om visjon og målsettinger: Etablere felles forståelse, konsekvens og ambisjonsnivå for standardisering, harmonisering, læring på tvers og gevinstrealisering. Tid BOTT=UiB, UiO, UiT, NTNU

19 Takk for oppmerksomheten! 19