Prekvalifisering av leverandører

Transkript

1 Prekvalifisering av leverandører DLE-konferansen 2010 Nils Opdahl, Statoil 1 - Classification: Internal

2 Formålet med prekvalifisering Unngå unødvendig nedside risiko Utnytte nye Muligheter (oppside) Forstå nedside risiko som man ikke kan unngå 2 - Classification: Internal

3 Formålet med prekvalifisering Identifisere tilbydere som er i stand til å levere produkter / tjenester Statoil har behov for m.h.t. Kvalitet Rammene for leveransen og utførelsen: Omskrevet: Sted, arbeidsforhold, HSE-regime, oppdragsregime, etc. Unngå at ønsket om å prøve nye leverandører fører til at vi inviterer leverandører som IKKE møter kravene til kvalitet, HMS, utførelse, oppdragsregime etc. 3 - Classification: Internal

4 Hva oppnås med god prekval Etablere liste av kvalifiserte tilbydere Troverdighet i egen organisasjon = Eierskap til listen Fjerne unødvendig risiko + Forstå risiko man ikke blir kvitt Prekval Gir gradvis modning for oppdraget. Gjelder også oppdragsgiver! Gjøre det attraktivt å konkurrere om oppdrag til Statoil: Åpenhet. Likebehandling. Får konkurrere Leverandørene skal Evalueres ordentlig. Tas på alvor. Saklig og skriftlig Skal ha reell mulighet for å få oppdraget Oppleve nederlag som et steg mot seier Vask tavlen! Inviter til debrief! 4 - Classification: Internal

5 Inviteres til prekvalifisering Interesserte leverandører og systematisk informasjon om dem Akseptkriterier, som dokumenterer grunnene til at leverandører ikke kvalifiseres Kvalifiserte kandidater 5 - Classification: Internal

6 Litt formalia Prekvalifisering: Gjelder egenskaper ved bedriften Om bedriften er kvalifisert til å få tilby SKAL avklares før forespørsel Bedriften evalueres mot relevante utvalgskriterier før den inviteres til å tilby Kontraktstildeling: Gjelder egenskaper ved tilbudet Tilbudene evalueres mot relevante tildelingskriterier før kontrakten tildeles den bedrift som har gitt det beste tilbudet 6 - Classification: Internal

7 Innhold = Forstå kjernevirksomheten Prekvalifisering omfatter mange kriterier, som hver for seg er et eget tema: Finansiell kapasitet. Tilgjengelig kapasitet. HMS. Identitet. Selskapsform. Konsentrerer dette innlegget til ett utvalgskriterium det viktigste: Bedriftens kjernevirksomhet(-er) ( Core business ) Erfaring: Bedriftene lurer oss sjelden - det klarer vi fint på egen hånd! Særlig viktig i forbindelse med tjenestekjøp Dele tips og metoder: Analysene. Kilder og kildebruk / kildekorrektiv. RRR-skjema. 7 - Classification: Internal

8 Analysene = basis for en målrettet prekval 1. Hva slags prekval er det - denne gangen? 1ste Analyse 2. Hvilke utvalgskriterier er objektive denne gangen: 2dre Utfordring og risiko - i arbeidsomfang, plan, kompensasjonsformat 3. 3dje Systematisk bruke ulike typer kilder når kriteriene operasjonaliseres Ber om referanser (= Førstepartskilde) Generell oversikt over referanser Spesielt utvalgte referanser som analyseres spesielt (RRR) Sjekke referanser mot teksten på QMS-sertifikatet (= Tredjepartskilde) Sjekke referanser med oppdragsgiverne (= Andrepartskilde) 8 - Classification: Internal

9 Analyse 1: Hva slags prekval - hovedtypene Kurant produkt eller tjeneste Ukurant produkt eller tjeneste Modent marked Etablert Kombinasjon Umodent marked Kombinasjon Uetablert 9 - Classification: Internal

10 Analyse 1: De egentlige spørsmålene som vi må ha svar på Modent marked Umodent marked Kurant produkt eller tjeneste Etablert Hvilke leverandører har gjort dette før? Hvilke leverandører kan gjøre dette om igjen? Kombinasjon Hvilke leverandører har forutsetninger for å gå inn i et nytt marked? Ukurant produkt eller tjeneste Kombinasjon Hvilke etablerte leverandører kan forbedre sin tjeneste for å møte mer avanserte krav? Uetablert Hvilke leverandører kan utvikle et nytt produkt / system? Hvilke leverandører ser markedspotensialet? 10 - Classification: Internal

11 Analyse 1: Prekval hovedtyper Risikobetraktning Kurant produkt eller tjeneste Ukurant produkt eller tjeneste Modent marked Etablert Established Kombinasjon Combination Umodent marked Kombinasjon Combination Not established Ikke Etablert 11 - Classification: Internal

12 Hvilke risiki er utfordringen - denne gangen: Risiki på vanlig eller spesielt nivå? Leverandøren driver ikke med det vi tror: Ikke kjernevirksomhet. Skjønner ikke utfordringene. Ikke i stand til å utføre relevant planlegging av egen aktivitet Leverandøren har ikke erfaring med vår måte: Kompensasjonsformat. Kontraktsvilkår, ansvar, roller. Kontraktsinndeling. Forventninger. Prosedyrer. Integrert ansvar Leverandøren er ikke den vi tror: Den har endret sin struktur og virksomhet. Endret navn og formell registrering. Endret selskapsform, NUF manipuleringer (Ref: Solidaritetsansvar etter Allmenngjøringsloven) 12 - Classification: Internal

13 Analyse 2: Prekval-sekvens og utvalgskriterier Etablerer prosjektets prekval-team Analyserer arbeidsomfanget Kompensasjonsformat. Utfordringer. Operasjoner. Kompetanse. Plan / planleggingsevne. Krav. Disipliner. Kapasiteter. Volumer. Timer Etablerer og Operasjonaliserer Utvalgskriteriene bryte kriteriene ned i målbare info-elementer Identifiserer kilder Innhenter informasjon fra leverandørene Bruker systematiske kilder for å verifisere informasjonen fra leverandørene Evaluerer og konkluderer TIPS: Kan dele opp prekvalen i trinn: Har du dårlig tid? - Del den med leverandørene! 13 - Classification: Internal

14 Utvalgskriterier - eksempel Holds a valid and representative entry in the Achilles JQS; Modification & Maintenance (M&M) is a core business; A substantial share of the total SoW is planned to be performed by the competent employees of the main contractor; Has capacity in performing complex coordinated operations with demanding logistics; Has existing administrative and engineering capacity locally and close to the Statoil office serving the M&M contract for which he applies to prequalify - or intends to establish such local capacity at adequate levels over an agreed transition period; Administrative and planning capacity and experienced in subcontracting and subcontractor management; Implemented HSE system and status according to NORSOK S-006 and as verified by Statoil as holding an acceptable minimum standard; Recent, Relevant and Representative References to previous provision of similar services SoW, and of similar volume and complexity; Operates a certified Quality Management System according to a recognized standard and for relevant activities and functions; Has implemented systematic registration of incidents and has an acceptable occupational health service; Practises and accepts the principles of Corporate Responsibility; Adequate financial capacity and reputation; Satisfies Integrity Due Diligence requirements 14 - Classification: Internal

15 Kilder Primærkilde innhentet indirekte fra kandidaten generelt for formålet: Sellihca Qualification, Achilles FKO Primærkilde innhentet direkte fra kandidatene spesielt for formålet: Questionnaire, RRR-skjema, Tall for kapasitet og belegg Systematiske egenvurderinger gjort av leverandøren selv: Norsok S-006 ( HMS-kvalifisering av leverandører ) i Achilles FKO Andrepartsinformasjon Sjekke referanser med oppdragsgiver Informasjon fra systematiske tredjepartskilder: D&B og tilsvarende Systematisk verifisert informasjon av 2dre eller 3dje part (Verifikasjoner) 15 - Classification: Internal

16 Systematisk bruk av kilder: Eksempel: Kjernevirksomhet Sekvens: Utvikler et RRR-skjema med Instruksjoner Formålet med RRR-skjemaet er å sikre at vi forstår innholdet i en referanse og at vi forstår referansen i forhold til utfordringene i den planlagte kontrakten Sender spørreskjema med RRR-skjema m/ Veiledning til identifiserte mulige leverandører Ber også om generell referanseliste på bedriftens vanlige format Studerer besvarelsene RRR-skjema sammen med generell referanseliste mot kriteriene Sjekker mot andre kilder: Tidligere kunder (Andrepart) Verifiserer mot QMS-sertifikat (Tredjepart) 16 - Classification: Internal

17 Instruksjon for utfylling av RRR-skjema: Filling in Selected Reference forms Based on the enclosed description of the SoW please select not less than three references to the supply history of your company, and fill in the required detailed information in the Selected References form. Please make sure that your selected references are Recent, Representative and Relevant: Of Recent date; Representative for your company s present resources and engagements; Relevant to the planned contract s SoW and its challenges You may include as much information on each reference as you find appropriate a fact based minimalism is however appreciated. Statoil may choose to seek advice from your client 17 - Classification: Internal

18 Typiske spørsmål i et RRR-skjema: RRR References return form (1) 1 Name of your client: 2 Contact person in client s organization incl. address: 3 Name of ultimate client and ultimate client contact person: 4 Name of facility or project and name of your contract: 5 Contract execution period (year and month, from to): 6 Contract Scope of Work (SoW): 7 Contract format (EP, EPCI or any other - please specify): 8 Contract size (in any available and adequate unit): 9 Contract execution - critical challenges: 10 Your contribution to a successful completion of the project: 18 - Classification: Internal

19 Typiske spørsmål i et RRR-skjema: RRR References return form (2) 11 Contract value and compensation format: (Reimburse, Fixed price, Incentive, Cost plus, any other) 12 Project s Engineering Contractor: 13 Project s Installation Contractor: 14 Contractor responsible for Project s manpower planning and rotation: 15 Contractor responsible for Coordination and management of sub-suppliers: 16 Other suppliers vital to project execution besides your company and its contribution: 17 Other important information concerning this reference: 18 Why is this reference relevant to Statoil s evaluation of your qualifications for the planned contract: 19 - Classification: Internal

20 Noen feller for kvalifiseringsarbeidet Museumsfellen Referanser mangler ikke, men hva driver de med nå? Strukturfellen Det er ikke noen felles krav til hva en bedrift skal omfatte De-har-gjort-feil fellen Verre å ha gjort en feil enn aldri å ha prøvd Allviterfellen Evig oppdatert uavhengig av hva som har skjedd siden sist Ryefellen Kvalifiserer ryen på linje med vegg-til-vegg teppet, dvs. man glemmer underleverandøraspektet 20 - Classification: Internal

21 Thank you Presentation title Presenters name Presenters title address, tel: Classification: Internal