Nordstrand menighetsråd

Transkript

1 Nordstrand menighetsråd INNKALLING TIL MR-MØTE Dag: Torsdag 24. august 2017 Tid: Kl Sted: Nordstrand kirke Kl : Åpning i det nyåpnede bønnerommet i underetasjen i menighetssenter. Kl : Møtet fortsetter i møterommet i kirkens underetasje. Det var planlagt at prosten skulle delta i møtet, men han er sykmeldt. Referent: Tor Arne Knutsen Åpning MR 54/17 MR 55/17 Godkjenning av saksliste Den foreliggende sakliste godkjennes. Godkjenning av protokoller fra møter 8. juni og 19. juni Utkast til protokoller vedlagt. Forslagene til protokoller godkjennes. MR 56/17 Orienteringssaker MR 56/17 a) Godkjent protokoll fra møte 4. mai (vedlagt). MR 56/17 b) Revisjonsberetning for Nordstrand menighet 2016 (vedlagt, jfr. sak 44/17f)). MR 56/17 c) Referat fra møte i Voksenutvalget (vedlagt). MR 56/17 d) Referat fra møte i Givertjenestekomiteen (vedlagt). MR 56/17 e) Godkjenning fra Oslo biskop av misjonsaltertavlen (vedlagt). MR 56/17 f) Nordstrand menighets høringsuttalelse vedr. kirkelige valg. MR 56/17 g) Invitasjon til MRtil avskjedsgudstjeneste for biskop Ole Chr. Kvarme MR 56/17 h) Status barnehagen mht. økonomi og Tyslevveien: - Driftsresultat pr : Bedre enn budsjettert: Overskudd på mot budsjettert underskudd for perioden på Status lokalene i Tyslevveien: Marta Eggertsen (mor og arkitekt) som har tatt saken for å få godkjenning av PBE holder i dette og pr nå må det avklares med parkerings- og adkomstrettigheter. Normisjon er blitt varslet om at EBY ønsker et møte for å få avklart parkerings og adkomstrettigheter.

2 - Status for prosjektet for ny barnehage presenteres i septembermøtet. MR 56/17 i) Status orgelanskaffelsen og relaterte saker: - Arbeidene skal nå ha startet i orgelbyggeriet. - KfiO har inngått avtale med entreprenør for etablering av solskjerming i kirken (se også revidert budsjett). - Se også egne saker nedenfor om å sikre menigheten mot tap pga. evt. økning i kurs på danske kroner og om fullmakt til å inngå avtale med orgelkonsulent Boysen. - Innsamlingskomitéen har til nå samlet inn kr ! Det ble før sommeren søkt kirkevergen om støtte på 1.8 millioner til prosjektet. Det arbeides videre med avhending av det gamle orgelet. - Fordeling mellom orgelkomitéen og daglig leder er under avklaring ift. oppfølgingsansvar for gjennomføringen av prosjektet. - Plan og budsjett for øvrige tilpasninger i kirkerommet og av orgel må utarbeides: Etablering av repos, innredning av «lagerrom», mulig behov for solskjerming fastmontert på orgelet i tillegg. - Pågående dialog med KfiO mht. utfordringene vi har knyttet til gulvet i kirkerommet for å sikre oss mot f.eks. at gulvet sprekker eller må slipes kort tid etter at orgelet er plassert. KfiO iverksetter nå flere tiltak. - Behov for mellomfinansiering av MVA på om lag 1.2 millioner kr. ved levering i Det inngås avtale om å utløse opsjon for eltavle til kr. DKK ex mva. MR 56/17 j) Inspeksjon av ventilasjonsanlegg i menighetssenteret for en ukes tid siden: Muntlig melding om at nødvendige arbeider kan beløpe seg til pga. spesielle forhold ved installasjonen. Skriftlig rapport oversendes senere. Dette er ikke innarbeidet i budsjettrevisjon. MR 56/17 k) Status på sak 47/17 om trosopplæringsplanen, barne- og familiearbeidet med Familiekoret, søndagsskolen, supermandag mm. MR 56/17 l) Status på rekruttering av redaksjon til menighetsbladet. MR 56/17 m) MUV status og fremdrift: Intern høring blant stab og utvalg i oktober endelig plan vedtas av MR i oktobermøtet sammen med første utkast til budsjett for MR 56/17 n) Forberedelser til låneopptak, jfr. sak 44/17g). Opplysningsvesenets fond godtar ikke pant i bundne fond. Fradeling av tomt vil være nødvendig for å kunne ta opp lån dersom behov skulle oppstå, og det kan være effektivt å benytte «omreguleringsprosjektet» som uansett nå må gjennomføres ifm. ny barnehage. Tilsvarende tiltak vurderes også i Ljan menighet, og det kan være synergi ved å se disse ulike prosjektene sammen. MR 56/17 o) Nytt fra staben: Ole Johannes Kosberg ansatt som ny kantor i Nordstrand i Liv Maries studiepermisjon. Minnesamværsvertinne Anne Gro har permisjon til Orienteringene tas til etterretning.

3 MR 57/17 Halvårsrapportering til MR (Drøftingssak) For å bedre kommunikasjon mellom stab, utvalg og MR ligger det i mal for utvalgsmandater at det skal rapporteres kvartalsvis til MR i kortform uten at de aktuelle utvalg/ansatte selv må være til stede. Til saken vedlegges et eksempel på hvordan en slik rapport kan se ut. Barnehagen vil bli bedt om å rapportere tilsvarende. MR 58/17 Forslag til endringer av menighetens driftsbudsjett (Vedtakssak) I lys av det økonomiske resultatet for 2016 i forhold til budsjettet og anskaffelsen av orgel, er det behov for å følge opp økonomien noe tettere. Det gjøres derfor nå en budsjettjustering for å danne et godt grunnlag for arbeidet i ulike grupper med budsjettet Menighetens bruk av fond og håndtering av investeringer vil bli sett på spesielt: Se vedlagte: - Halvårsrapport driftsregnskap pr for å vurdere forslaget til budsjettendringer på de ulike områdene (avdelingene): Tre av kolonnene viser utgifter eller inntekter så langt (30.06), mens kolonnen Buds(end) 2017 viser hva som ligger i budsjettet for hele En side med oversikt over fond fra konsolidert regnskap for Investeringsregnskapet pr Forslag til endringer i driftsbudsjett Det vil bli ettersendt et kort notat fra ØU med en vurdering. De gule linjene viser «bankuttak»: Når vi tar fra et fond får vi inntekt i driftsregnskapet, men bankbeholdningen vår synker tilsvarende: Fondet tømmes. Det fremlagte forslag til oppdatert driftsbudsjett for Nordstrand menighet 2017 vedtas som menighetens nye budsjett for MR 59/17 Innkjøp av alkohol på menighetens regning (Vedtakssak) Menighetens midler skal ikke benyttes til kjøp av alkohol. MR 60/17 Utlån/utleie, intern disponering og kompetansekrav ved bruk av teknisk utstyr (lyd og lys) (Vedtakssak) Det gis en muntlig orientering om bakgrunnen for saken. - Menighetens og ungdomsarbeidets tekniske utstyr skal ikke flyttes utenfor kirkeområdet utenom ifm. menighetens egne arrangementer. - Menighetsrådet kan bruke ungdomsarbeidets tekniske utstyr og omvendt. - Som en del av utleievilkårene som er under utarbeidelse settes det opp en liste over hvilket utstyr som kan lånes/leies ut, og til hvilken pris. - Det skal klargjøres hvilket utstyr som kan lånes/leies ut uten teknisk støtte fra kirkens eget teknikerteam eller eksterne teknikere som de har godkjent, og hvilket utstyr som krever at leietaker betaler for teknisk støtte.

4 MR 61/17 Fellesskapsfest 11. oktober (Vedtakssak) Innspill til program og servering drøftes. Dag Smemo takkes av. Noen menigheter og foreninger etablerer en egen festkomité for å kunne ta et fast ansvar for 1-2 slike arrangementer gjennom året. - Abelone, NN1 og NN2 utgjør komité for festen. MR 62/17 Sikring mot økning i kursen på danske kroner ifm. orgelkjøp (Vedtakssak) Kursen på DKK har etter kontraktsundertegningen ligget mellom 1,18 og 1,29 (nå 1.26). Etter avdrag som forfaller nå i august, gjenstår DKK 2,47 mill å betale. På dette beløpet utgjør kurssvingningene i perioden NOK. Det er en risiko som ligger utenfor det administrasjonen har fullmakt til å behandle. Menigheten kan tape eller vinne på å binde kursen, men kan også tape eller vinne på å ikke binde kursen. To i menigheten med bakgrunn i finansnæringen er bedt om å vurdere spørsmålet. Deres vurderinger vil bli formidlet i møtet som en del av grunnlaget for beslutningen. Det etableres en valutakonto hos DnB på 2.47 mill DKK (3.1 mill NOK etter dagens kurs) snarest mulig. MR 63/17 Fullmakt til å inngå skriftlig avtale med orgelkonsulent Boysen (Vedtakssak) Verken administrasjonen eller Boysen har vært i stand til å finne en signert utgave av avtalen mellom Boysen og Nordstrand menighet eller mellom Boysen og KfiO. Begge parter har interesse av en skriftlig avtale. Dette vil bil en belastning på 2018-budsjettet. Daglig leder gis fullmakt til å inngå en avtale med Boysen innenfor en ramme MR 64/17 Eventuelt Gunnar Kvalvaag MR-leder Tor Arne Knutsen Daglig leder Vedlegg - til sak nr.: 55/17: Utkast til protokoller fra møter 8. juni og 19. juni 2017

5 56/17 a): Godkjent protokoll fra møte 4. mai /17 b): Revisjonsberetning /17 c): Referat fra møte i Voksenutvalget 56/17 d): Referat fra møte i Givertjenestekomiteen 56/17 e): Godkjenning av misjonsaltertavlen 56/17 f): Høringsuttalelse vedr. kirkelige valg 56/17 g): Invitasjon til MR til avskjedsgudstjeneste for biskop Ole Chr. Kvarme 57/17 Skisse til halvårsrapportering fra utvalg 58/17 Halvårsrapport Oversikt over menighetens og barnehagens fond pr Investeringsregnskap pr Forslag til endringer i driftsbudsjett for 2017 Restanseliste: - Kommunikasjonsstrategi: Igangsettes når MUV-plan er godkjent. - Stillingsinstrukser - MUV - Søndagsskole: Starter i høst! Tas ut av listen. - Økonomiplan. Nødvendige innsparinger. - Orgelaksjonen: I god gjenge: Tas ut av listen. - Tilskudd fra Kirkevergen til kjøp av orgel - Publisering på hjemmesiden av innkallinger og protokoller for MR: Påbegynt. - Nytt punkt: Oppdatere utleievilkår for kirkerom og menighetshus.