MØTEBOK KOMMUNESTYRET

Transkript

1 MØTEINNKALLING Offentlig versjon Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset Møtedato: Tid: Gruppemøter kl: Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Møtesaksnr: Arkivsaknr: Tittel Arkivkode Side 1/09 08/944 FOLKETS TALERSTOL /09 07/619 NORESUND SENTRUM - SLUTTFINANSIERING. Q10 3 3/09 08/695 VEDTEKTER FOR INFRASTRUKTURFOND NOREFJELL 611 &01 7 4/09 08/933 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /09 09/14 SOMMERÅPNING KOMMUNALE BARNEHAGER A10 & /09 08/914 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRE OG FORMANNSKAP /09 09/49 SERVERINGSLØYVE - QUALITY SPA & RESORT NOREFJELL U63 & /09 09/26 SKJENKELØYVE - QUALITY SPA & RESORT NOREFJELL U63 & /09 09/30 SKJENKELØYVE G&G PÅSKESERVERING U63 & /09 09/31 SKJENKELØYVE - TIMEOUT NOREFJELL U63 & /09 09/45 UTVIDELSE AV SKJENKELØYVET FOR HEISHUSETS LAVVO U63 & /09 09/8 ENDRING AV SALGSLØYVE FOR ALKOHOL - SPAR NORESUND U63 & /09 08/825 Unntatt offentlig ofl 13Ofl 13 STARTLÅNSSØKNAD- KLAGE /09 09/39 ORDFØRER ORIENTERER OM AKTUELLE SAKER /09 09/40 EVENTUELT Noresund, Olav Skinnes Ordfører 1

2 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 033 Arkivsaknr.:08/944 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: KOMMUNESTYRET /09 FOLKETS TALERSTOL Ingen har meldt sin tilstedeværelse på Folkets talerstol på dette møtet. 2

3 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Marit Lesteberg Arkivnr.: Q10 Arkivsaknr.:07/619 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /07 KOMMUNESTYRET /07 KOMMUNESTYRET /09 NORESUND SENTRUM - SLUTTFINANSIERING. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Det vises til tidligere saker vedr. Noresund sentrum og bygging av rundkjøring og tilrettelegging for næringsvirksomhet i bakområdene. Prosjektet Noresund sentrum er et todelt prosjekt. 1)Bygging av rundkjøring med tilrettelegging av tilstøtende riks- og fylkesveger. 2)Tilrettelegging av "bakområdene" med tilsøtende kommunale veger og næringsområder. I henhold til avtale mellom Krødsherad kommune, Buskerud Fylkeskommune og Statens vegvesen, datert , punkt 1, har Krødsherad kommune fått utbetalt fra næringslivet i Hallingdal kr for realiseringen av MPG -prosjektet. Rentene av midlene etter utbetaling er også tilført fondet. I tillegg inneholder avtalens punkt 2 at det skal bygges en rundkjøring i Noresund, og at tiltaket er del av prosjektet Rv 7 Sokna - Ørgenvika og gjennomføres ved oppstart av prosjektet. På grunnlag av ovenstående avtales p. 2 har Krødsherad kommune søkt om, og fått godkjent forskottering av rundkjøringen i Noresund sentrum. Fra forskotteringsavtalen mellom Statens Vegvesen og Krødsherad kommune hitsettes: BTV-rådet har gitt sin tilskutning til forskotteringen, og Vegdirektoratet har i vedtak datert gått inn for at Krødsherad kommune får anledning til å forskottere 5,5 mill kr. til rundkjøringen Rv 7 i Noresund sentrum. Vegdirektoratet bemerker at ved eventuell kostnadsøkning må forskottert beløp økes tilsvarende. Vilkår for forskotteringen er at beløpet tilbakebetales uten renter og priskompensasjon på det tidspunkt prosjektet Sokna - Ørgenvika blir tatt opp til bevilgning og prosjektet startes opp. 3

4 Dersom det ikke skulle bli noe av utbyggingen, må refusjonsbeløpet prioriteres og inngå i handlingsprogrammet for stamveger i perioden Prosjektet i Noresund sentrum m/rundkjøring er nå på det nærmeste ferdigstilt. Bare noen små-arbeider gjenstår og vil bli utført i første halvdel av Sluttregnskapet viser følgende: Totalkostnad for prosjektets del 1. Rundkjøring med tilrettelegging av riks- og fylkesveger kr (eks. m.v.a.) Totalkostnad for prosjektets del 2. Tilrettelegging av "bakområdene" med tilsøtende kommunale veger og næringsområder. Totalt for samlet prosjekt I beløpet er også tatt høyde for gjenstående arbeider i 2009, totalt kr eks. m.v.a. kr (eks. m.v.a.) kr (eks. m.v.a.) Totalt utgjør m.v.a. kompensasjon og m.v.a. VAR-området ,-, herav; kompensasjon 2007 kr ,49 (allerede benyttet til kostnadsoppd. i henhold til vedtak) kompensasjon 2008 kr ,91 (planlagt benyttet til kostnadsoppd. jfr. vedtak) kompensasjon 2009 kr ,-(planlagt benyttet til kostnadsoppd. jfr. vedtak). Øvrig m.v.a. forholder seg til VAR-området og inngår således i oppdekning. Som det går fram av ovenstående har rundkjøringsprosjektet (1) en endelig kostnad på ca. 8,4 mill. Dette beløpet skal, i henhold til tidligere gjengitte avtaler, refunderes Krødsherad kommune i sin helhet, ved oppstart av prosjektet Sokna - Ørgenvika, alternativt prioriteres og inngå i handlingsprogrammet for stamveger i perioden , dersom det ikke skulle bli noe av utbyggingen Sokna - Ørgenvika. Krødsherad kommune må således forskottere hele dette beløpet inntil videre, og i verste fall farm til Finansiering. I henhold til tidligere finansieringsplan skal kostnadene til Noresund sentrum prosjektet dekkes slik: o Tilskudd fra næringslivet i Hallingdal, + renteinntekter av tilskudd etter utbetaling. o Bruk av m.v.a. kompensasjon. o Opptak av VA- lån. o Salg av næringseiendom i Noresund sentrum. o Sentrumsutviklingsmidler (partnerskap Buskerud fylkeskommune). o Forskottering rundkjøring med tilbakebetaling ved oppstart av Sokna - Ørgenvika, alternativt fra handlingsprogram for stamveger i perioden

5 På dette grunnlag er følgende finansiering foretatt. Bruk av tilskudd kr ,- Bruk av renteinntekter tilskudd kr ,- Salg av tomt til Statoil kr ,- Diverse arbeider fakturert Statoil kr ,- Gjenst. stedsutvikl.m. pr kr ,- Låneopptak VA kr ,- Rest tidligere lånemidler kr ,- Totalt kr ,- I tillegg er foretatt salg av tomt til KIWI, kr , som i henhold til finansieringsplan skulle benyttes som del av totalfinansiering. Ved senere kommunestyrevedtak er beløpet foreløpig avsatt til kapitalfond og krever således eget vedtak for bruk til finansiering Noresund sentrum. Administrasjonen vil foreslå følgende totalfinansiering. Finansiering i henhold til ovenstående oppsett kr ,- Bruk av midler fra salg KIWI-tomt kr ,- Lånefinansiering kr ,- Total finansiering eks. m.v.a. kr ,- I tillegg benyttes m.v.a. kompensasjon, for 2008 totalt kr ,91 til nøytralisering av m.v.a. utgift. Tilsvarende også for 2009, med forventet m.v.a. komp. kr ,-. Det er imidlertid en liten hake ved planlagt bruk av m.v.a. kompensasjon. M.v.a. kompensasjon for investeringer skal, i henhold til forskriftene, inntektsføres i driftsregnskapet. Hvis driftsregnskapet for Krødsherad kommune i 2008 ikke går i tilsvarende overskudd, er det således ikke mulig å benytte m.v. kompensasjonen til oppdekking for investeringskostnadene. Rådmannen viser i denne sammenheng til formannskapets vedtak i møte om begrenset bruk av overskuddsmidler fra 2007, samt til avsatte stedsutviklingsmidler med ubrukt rest kr ,-. Rådmannen viser til foranstående og foreslår at kommunestyret fatter slikt vedtak: Totalutgiften til prosjekt Noresund sentrum kr ,- (eks. m.v.a.) dekkes som følger: Bruk av tilskudd kr ,- Bruk av renteinntekter tilskudd kr ,- Salg av tomt til Statoil kr ,- Diverse arbeider fakturert Statoil kr ,- Gjenst. stedsutvikl.m. pr kr ,- Låneopptak VA (tidligere vedtatt) kr ,- Rest tidligere lånemidler kr ,- 5

6 Bruk av midler fra salg KIWI-tomt kr ,- Lånefinansiering (ny) kr ,- Totalt kr ,- M.v.a. kompensasjon for 2008 inngår som medfinansiering under forutsetning av tilsvarende regnskapsoverskudd for Ved manglende regnskapsoverskudd gis rådmannen fullmakt til å dekke opp inntil kr ,91 fra tidligere avsatte midler til stedsutvikling. Rådmannen gis fullmakt til å oppta lån til restfinansiering, totalt kr ,- Lånet opptas som serielån med nedbetalingstid 20 år. Deler av forskotteringsbeløpet til Statens vegvesen, totalt kr ,- benyttes til direkte nedbetaling av restlånet, opprinnelig kr ,-, straks tilbakebetaling til Krødsherad kommune finner sted. Resterende midler fra tilbakebetalingsbeløpet tilføres kapitalfondet. Formannskap og kommunestyre holdes løpende orientert om forholdet rundt forskottering og tilbakebetaling av denne. 6

7 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Jan Rundtom Arkivnr.: 611 &01 Arkivsaknr.:08/695 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /08 KOMMUNESTYRET /08 KOMMUNESTYRET /08 FORMANNSKAPET /09 KOMMUNESTYRET /09 VEDTEKTER FOR INFRASTRUKTURFOND NOREFJELL Vedlegg: Forslag til vedtekter for Infrastrukturfond Norefjell. Saksopplysninger: Styret i Infrastrukturfond Norefjell, (IF Norefjell), ber rådmannen om å fremme forslag til vedtekter for fondet. Kommunestyret vedtok å innføre utbyggingsavtaler for alle reguleringsplaner og bebyggelsesplaner innenfor kommunedelplanen for Norefjell. Det ble da bestemt at bidrag fra utbyggerne skulle settes i et infrastrukturfond. Fondet skal brukes til å finansiere felles infrastruktur innenfor kommunedelplan for Norefjell. Fondet skal forvaltes av et styre som består av leder og 2 styremedlemmer oppnevnt av kommunestyret og 2 styremedlemmer som er valgt av bidragsytere. Styret hadde første styremøte i mai Styret har det siste halve året blant annet arbeidet med å utforme vedtektene. Vedtektene bygger på inngåtte utbyggingsavtaler mellom Krødsherad kommune og utbyggere på Norefjell. I tillegg er de forarbeider som er gjort i formannskap og kommunestyre vedrørende utbyggingsavtaler og infrastrukturfond hensyntatt. Rådmannen foreslår at formannskapet fremmer følgende innstilling ovenfor kommunestyret: Kommunestyret godkjenner de framlagte vedtektene som vedtekter for Infrastrukturfond Norefjell. 7

8 FORMANNSKAPET( ): Behandling: Odd Henning Bentsen (TPBL) fratrådte som inhabil Inge Thorud (AP) foreslo at rådmannen legger fram en revidert utgave av vedtektene i henhold til formannskapets signaler før kommunestyrets behandling, særlig med hensyn på punktene 6 c og 6d. Innstilling/vedtak: Formannskapet (Skinnes, Bjerkerud, Hovden og Thorud) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres med tillegg av Thoruds forslag. Rådmannen viser til formannskapets innstilling og anbefaler følgende endringer i de foreslåtte vedtekter for infrastrukturfond Norefjell. 1 - ny ordlyd som følger: Forvaltning av Infrastrukturfond Norefjell, (IF Norefjell) Fondet skal o Planlegge, og gjennomføre felles infrastrukturtiltak innen kommunedelplan for Norefjell, (KDPN). Dette skal finansieres med innbetalte bidrag til fondet. o Forvalte driftsmidler til tursti/skiløypenett og annen felles infrastruktur innen KDPN-Norefjell. o Prioritere rekkefølge for gjennomføring av tiltak. Forøvrig ingen endringer i endres som følger a og b forblir uforandret. c og d tas ut i sin helhet. 8

9 Vedtekter for Infrastrukturfond Norefjell. (Forslaget fra Infrastrukturfondet) 1 Formål 2 Bidragsytere 3 Styret 4 Årsmøte 5 Stemmegivning på årsmøte 6 Ansvarsfordeling 7 Økonomi 8 Vedtektsendringer 1 Formål Forvaltning av Infrastrukturfond Norefjell, (IF Norefjell). a) Forvaltning av investeringsmidler Fondet skal planlegge, og gjennomføre felles infrastrukturtiltak innen kommunedelplan for Norefjell, (KDPN). Dette skal finansieres med innbetalte bidrag til fondet. Prioritere rekkefølge for gjennomføring av tiltak. b) Forvaltning av driftsmidler Organisere og inngå avtaler vedrørende tursti/skiløypenettet og annen felles infrastruktur innen KDPN. Alle nye selvstendige enheter (bnr., fnr., snr.) innenfor arealplaner med utbyggingsavtaler har forpliktet seg til å betale bidrag til fondet for antall dekar/antall enheter som bygges. I tillegg har alle nye selvstendige enheter, (bnr., fnr., snr.), forpliktet seg til å betale et årlig tilskudd til drift av felles infrastrukturtiltak. 2 Bidragsytere Grunneiere/utbyggere med vedtatte arealplaner innen KDPN som har inngått utbyggingsavtale med Krødsherad kommune, (KK), og som har betalt bidrag til IF Norefjell. Når det er innbetalt bidrag til infrastrukturfondet i forbindelse med søknad om igangsettingstillatelse i henhold til Plan- og bygningsloven har planområdet fått status som bidragsyter. 3 Styret Styret består av en leder og fire styremedlemmer i tillegg er det to styremedlemmer uten stemmerett. 9

10 Krødsherad kommunestyre oppnevner en leder og to styremedlemmer innen i kommunevalgåret og disse sitter i styret fram til neste kommunevalgår. Det skal i tillegg oppnevnes varamedlemmer. Bidragsytere er representert med to styremedlemmer. Styremedlemmene blir valgt for to år om gangen, det er ett styremedlem på valg hvert år. Det skal i tillegg velges personlig varamedlem. Norefjell Skisenter kan være representert med et styremedlem med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Brukere/turister kan være representert med et styremedlem med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Representanten oppnevnes av Drammens og Oplands turistforening og Krødsherad Idrettslag i fellesskap. Daglig leder forbereder styremøtene i samarbeid med styreleder. Daglig leder skal være styrets sekretær og sørge for at styrets vedtak blir iverksatt. 4 Årsmøte Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av mars. Årsmøtet er åpent for alle. Møtet har ingen annen formell myndighet enn å velge ett styremedlem. Møtet skal ha følgende dagsorden: Styrets beretning med oversikt over gjennomførte tiltak og regnskap. Valg av ett medlem til styret for IF Norefjell. Orientering om planer for inneværende år med budsjett. Møtet innkalles skriftlig til bidragsytere til IF Norefjell, med oppslag på Norefjell og annonse i lokalaviser. Gjennomføring av valg: Innen 15. februar sendes det ut informasjon til bidragsytere om antall stemmer og hvem som er stemmeberettigede. Bidragsyterne får da muligheten til å innstille en person fra hvert planområde til styremedlemsvervet. Informasjon om kandidatene sendes så ut, sammen med innkalling til årsmøte, til alle med stemmerett. På årsmøtet skal det velges et styremedlem blant disse kandidatene. 5 Stemmegivning på årsmøte Antall stemmer regnes ut etter hvor mange enheter det er innbetalt bidrag for innen foregående år. 10

11 Antall stemmer per bidragsyter. En stemme for hver påbegynte 50 enheter. I tillegg en stemme for næringsareal i reguleringsplanen. Ved stemmelikhet blir det omvalg mellom de med likt antall stemmer. Ved ny stemmelikhet blir det loddtrekning. 6 Ansvarsfordeling a) Styret forvalter IF Norefjell, herunder prioritering av rekkefølge for gjennomføring av infrastrukturtiltakene. b) KK administrerer IF Norefjell, herunder daglig ledelse, regnskap og revisjon. c) IF Norefjell inngår avtaler med grunneiere om tursti/skiløypenettet. d) IF Norefjell administrerer drift og vedlikehold av infrastrukturtiltakene. Skiløypepreparering overtas senest for skisesongen 2010/ Økonomi Renter og MVA blir overført IF Norefjell fra KK ved årets slutt. Renter og MVA skal beregnes både for investeringsmidler og driftsmidler. IF Norefjell kan ikke ta opp lån eller stille garantier for lån uten at KK godkjenner dette. Bidrag for antall dekar/antall enheter til IF Norefjell skal brukes til investeringer i felles infrastruktur innenfor KDPN. IF Norefjell dekker kostnader med administrasjon og regnskap etter fakturaer basert på timelister, eventuelt fremforhandlet fastpris mellom styret i IF Norefjell og tjenesteyter. 8 Vedtektsendringer Det er kun Krødsherad kommunestyre som kan endre vedtektene i IF Norefjell. 11

12 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 216 Arkivsaknr.:08/933 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: KOMMUNESTYRET /09 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon. Saksopplysninger: Etter 10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delelegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal i henhold til samme forskrift baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget har bestilt og fått utarbeidet en slik analyse fra Buskerud Kommunerevisjon IKS. Analysen ble behandlet på møte i kontrollutvalget den (sak 23/08). Analysen peker på områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget hadde en grundig gjennomgang og drøfting av analysen på møtet den Under behandlingen ble det også vist til gjennomførte vurderinger av felles barnevernstjeneste i Modum og Krødsherad samt administrativ organisering av helse og omsorgstjenesten i Krødsherad kommune. Med henvisning til at dette begge er aktuelle områder for forvaltningsrevisjon ønsket leder av utvalget å fremskaffe og distribuere rapportene om vurderingene til kontrollutvalget. Rapportene er sendt medlemmene direkte fra Krødsherad kommune. I kontrollutvalgets møte den påla kontrollutvalget sekretariatet å utarbeide et forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Det fremlagte forslaget til plan har tatt utgangspunkt i den overordnede risiko- og vesentlighetsanalysen. Forslaget omfatter de områdene kontrollutvalget selv identifiserte under behandling av den overordnede analysen. 12

13 Som det fremgår av planen er denne generell og beskriver ikke detaljene i et prosjekt. For ordens skyld vil som et eksempel vise hvorledes en slik detaljering kan se ut (gjelder et eventuelt prosjekt innen barnevernet): Følgende målsettinger (problemstillinger) legges til grunn for gjennomføring av prosjektet: 1. Klarer kommunen å avdekke (identifisere) alle behov for tjenester fra barnevernet? 2. Foregår det en korrekt saksbehandling i samsvar med lov- og regelverket? 3. Foregår det et tverrfaglig samarbeid internt i kommunen og i forhold til eksterne instanser? 4. Gjennomføres de faktiske tiltakene i samsvar med barnevernets vedtak? Det er ingen ting i veien for at undersøkelsen bare omfatter pkt. 1 eller for den saks skyld punktene 1 og 2. Sekretariatet foreslår at plan for forvaltningsrevisjon oversendes til kommunestyret for endelig godkjennelse. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fatte slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalget delegeres myndighet til å fastsette endringer i planen når dette etter utvalgets vurderinger er nødvendig. 13

14 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR KRØDSHERAD KOMMUNE INNLEDNING Lov og forskrift Bestemmelser om internt tilsyn og kontroll og revisjon er hjemlet i lov om kommuner og fylkeskommuner (KL) kap. 12, I 77, nr. 4 fremgår det bl.a. at Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Med utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser i kap. 12 er det utarbeidet Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kap. 5 i forskriften handler om kontrollutvalgets oppgaver med forvaltningsrevisjon. Oppgavene er beskrevet i følgene paragrafer: 9 Forvaltningsrevisjon 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Det er i flg. 10 et krav at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i løpet av valgperioden. Planen skal basere seg på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, jf. kontrollutvalgsforskriften 9. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret, og den skal vedtas senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. En planperiode på 4 år er lang, og ting kan lett endre seg gjennom en så lang tidsperiode. Dette forutsetter at kommunestyret gir kontrollutvalget visse fullmakter til å foreta tilpasninger i planperioden uten at det må legges frem ny plan, så lenge endringer ikke fører til vesentlige økonomiske konsekvenser. Målsetting Nærmere om innholdet i forvaltningsrevisjon fremgår i revisjonsforskriften 7 første ledd. Her heter det: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, 14

15 c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlag fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Målsettingen med gjennomføring av Plan for forvaltningsrevisjon er å oppfylle bestemmelsene i kommuneloven, kontrollutvalgsforskriften og revisjonsforskriften. Hvem som kan gjennomføre forvaltningsrevisjon Det er normalt Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) som gjennomfører forvaltningsrevisjon etter bestilling fra kontrollutvalget. Som det fremgår av kontrollutvalgsforskriftens 9, 2. ledd kan imidlertid forvaltningsrevisjon utføres av andre enn den som er kommunens ansvarlige revisor. Det vil si at hvert prosjekt som vedtas gjennomført er et bestillingsoppdrag. Kontrollutvalget må derfor ha fullmakt til å innhente tilbud ut fra på forhånd fastsatte kriterier, mens kommunestyret selv foretar det konkrete valget av revisor. Det er også kontrollutvalgets oppgave å følge opp gjennomføringen av prosjektene, behandle rapportene og avgi innstilling til kommunestyret. Der en interkommunal revisjonsenhet, et revisjonsselskap eller annet foretak/selskap velges til å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt skal etter revisjonsforskriften 6, 2. ledd revisjonsenheten/selskapet utpeke en ansvarlig forvaltningsrevisor for hvert oppdrag (oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor). Et forvaltningsrevisjonsprosjekt skal gjennomføres i samsvar med Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og revisjonsstandard RSK Revisjonsstandard for forvaltningsrevisjon. 2. IDENTIFISERING AV PROSJEKTER Arbeidet med identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter er viktig for at prosjektene skal ha høy nytteverdi for kommunen, og for at begrensede ressurser blir brukt til å gjennomføre de rette prosjektene. I flg. kontrollutvalgsforskriftens 10 skal en plan for forvaltningsrevisjon bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Denne planen bygger på en analyse utarbeidet av Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR). Formålet med analysen er å gi kontrollutvalget et verktøy til å velge områder innen kommunens virksomhet som det kan være hensiktsmessig å sette spesielt fokus på ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Analysen er basert på en vurdering av kommunen med utgangspunkt i plandokumenter, KOSTRA-rapportering, økonomisk informasjon, informasjon fra nøkkelpersoner i administrasjonen og revisjonens generelle kunnskap om risikoområder innenfor de enkelte deler av kommunen. De konklusjonene som fremkommer i analysen er basert på en vurdering av iboende risiko for et område og innsamlet informasjon om hva kommunen har av tiltak for å redusere slik risiko. Med risiko menes i analysen sannsynligheten for at et uønsket forhold kan inntreffe og konsekvensen (alvorlighetsgraden) dersom 15

16 angjeldende forhold (trussel) inntreffer. Endelige og kvalitetssikrede konklusjoner vil kreve at det utføres revisjon på området. Under dette perspektiv er det på et overordnet nivå vurdert sannsynligheten for at uønskede forhold inntreffer og alvorlighetsgraden dersom forholdet skulle inntreffe. Disse to forholdene kan igjen deles opp i følgende: Vurdering av sannsynligheten for at et forhold inntreffer: kompleksitet på området (iboende risiko) risikoreduserende tiltak på området fra kommunen eller andre kontrollorgan vurderes ut fra hvor stort fokus det er på området/tjenesten. Vurdering av mulig konsekvens (alvorlighetsgrad) hvis et forhold inntreffer: Hvilke konsekvenser har en svakhet eller mangel på kvalitet ved området/tjenesten for innbyggerne? Hvor mange blir berørt og hvor alvorlige er konsekvensene? Hvilke konsekvenser har en svakhet eller mangel på kvalitet ved området/tjenesten for kommunen som organisasjon? Konsekvensene kan være relatert til økonomi, omdømme eller eksterne rammebetingelser. Risikoanalysen benytter vekting mellom 1 og 3, hvor 1 vurderes som lav sannsynlighet for at et forhold kan inntreffe (liten konsekvens) og 3 vurderes som høy sannsynlighet (høy konsekvens). Tallfestingen viser da gjennomsnittlig sannsynlighet og konsekvens for hvert område/hver tjeneste. Disse tallene viser et samlet gjennomsnitt for hvordan sentrale personer i kommunen og revisjonen har vurdert det angjeldende området. 3. PRIORITERING AV FORVALTNINGSREVISJON Det er kommunestyret som kommunens øverste organ for tilsyn og kontroll som vedtar Plan for forvaltningsrevisjon. Deretter er det kontrollutvalgets oppgave å iverksette planen. Kontrollutvalgets forslag til aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter for planperioden er nærmere begrunnet for hvert prosjektforslag. Kontrollutvalget har i samsvar med regelverket fått gjennomført en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunen. Analysen er gjennomført av Buskerud Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalgets vurderinger og konklusjoner er basert på denne analysen samt kontrollutvalgets egen kjennskap til kommunen. Det er ikke krav til og kontrollutvalget har heller ikke funnet det hensiktsmessig å forelegge analysen for kommunestyret. Den er som forutsatt i regelverket kun benyttet som et kvalifisert underlag for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Områdene med risikofaktorer som omtales nedenfor vurderes som aktuelle prosjekter for forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode. Ut fra denne analysen og mulig effekt for brukere og økonomi anbefaler revisjonen at det i planperioden velges forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor disse områdene i prioritert rekkefølge: 16

17 Omsorgstjenester Økonomisk sosialhjelp og rusomsorg Saksbehandling Barnevern 3.1 KONTROLLUTVALGETS VURDERINGER Krødsherad kommune er en, selv etter norske forhold, en forholdsvis liten kommune. Selv om kommunen er liten er den likevel pliktig til å gi innbyggerne den samme tjenesteyting som større kommuner. Dette er tjenester som har ar stor betydning for de enkelte innbyggernes tilværelse i forskjellige deler av livsfasen. Kontrollutvalget er opptatt av at alle innbyggerne får de tjenester de etter lov, regelverk og kommunens egne vedtak og retningslinjer har krav på. Valg av prosjekt er i første rekke basert på disse prinsippene. I tillegg har også kontrollutvalget lagt vekt på at alle innbyggerne får likeverdig behandling og innenfor de samme saksområder. Hovedformålet med forvaltningsrevisjonen er å avklare hvorvidt kommunen i sin daglige virksomhet etterlever disse definerte prinsippene. Kontrollutvalget legger også til grunn at det i den overordnede planen ikke skal foretas en detaljert spissing, d.v.s. fastsettelse av målsettinger og problemstillinger i de enkelte prosjektene samt avgrensing av det enkelte området. Utvalget forutsetter at det selv har fullmakter til å fastsette de detaljerte rammene og foreta de nødvendige avgrensingene for hvert område/prosjekt. Plan for forvaltningsrevisjon vil i praksis gjelde for 3 år. Dette er en så pass lang periode at kommunestyret bes om å delegere myndighet til kontrollutvalget å selv kunne endre planen dersom dette synes fornuftig. 4. FULLMAKTER OG GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON Før gjennomføring av et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan iverksettes må det utarbeides en konkret bestilling. Deretter må bestillingen effektueres. Det er derfor nødvendig at kontrollutvalget får følgende fullmakter: - Utforming av bestilling - Utforming av kriterier for valg av utfører når ikke BKR skal utføre oppdraget - Innhenting av tilbud - Skriftlig avtale ved valg av annen utfører enn BKR - Oppfølging av prosjekter - Foreta endringer og omprioriteringer i Plan for forvaltningsrevisjon når endringene holdes innenfor tildelt budsjett. 17

18 Kontrollutvalget vil også følge opp tidligere gjennomførte prosjekter. Så langt det er mulig vil en forsøke å unngå at det blir iverksatt prosjekter dersom Fylkesmannen i Buskerud nylig har gjennomført, eller har planer om i nær fremtid å gjennomføre, kontroller innenfor samme område. 5. ØKONOMI Forslaget til prosjekter er som nevnt basert på en vesentlighetsvurdering av de omtalte risikofaktorer og aktualitet. Omfang og kompleksitet vil kunne variere fra prosjekt til prosjekt, og dette vil også være avgjørende for ressursbruk pr prosjekt. Antall prosjekter og hvilke prosjekter som skal gjennomføres pr år vil fremkomme av bestilling(er) fra kontrollutvalget. Dette vil måtte tilpasses de ressurser som er avsatt i budsjettet til dette formålet hvert enkelt år. 6. RAPPORTERING Forskrift om kontrollutvalg 11 forutsetter at kontrollutvalget med utgangspunkt i Plan for forvaltningsrevisjon avgir rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget vil legge frem rapportene om gjennomført forvaltningsrevisjon fortløpende med innstilling til vedtak. 18

19 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Geir Waaler Arkivnr.: A10 &00 Arkivsaknr.:09/14 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /09 KOMMUNESTYRET /09 SOMMERÅPNING KOMMUNALE BARNEHAGER Vedlegg: Uttalelser fra SU-ene på Noresund og Krøderen Saksopplysninger: I kommunestyrets møte , ble revidering av vedtektene for kommunale barnehager i Krødsherad behandlet som sak 121/08. Av vedtaket framgår at vedtektenes punkt 7, om barnehagenes åpningstid, skal behandles som egen sak. Det slås fast i Barnehagelovens 7 at det er Kommunestyret som barnehageeier som fastetter vedtektene. Barnehagenes åpningstid skal være ett element i vedtektene. I samme møte ble årsbudsjett 2009 behandlet som sak 136/08. I budsjettdokumentet som grunnlag for vedtaket står det: Det foregår nå en undersøkelse blant foreldrene om behov for sommeråpne barnehager. Saken legges fram til endelig behandling våren Ingen økning i rammen legges inn. Evt. merkostnader dekkes over skjønnsmidler øremerket barnehagene. Gjeldene praksis er at de kommunale barnehagene er stengt 3 uker i juli/tidlig august. Kartleggingen er nå gjennomført. Foreldre/foresatte ble bedt om å tilbakemelde om de hadde behov for at barnehagen holdt åpen også i sommerferien. Følgende forutsetninger ble fra oppvekstadministrasjonen lagt inn i kartleggingen: Alle barn skal ha minimum 3 uker ferie i perioden medio juni medio august. To av disse ukene skal være sammenhengende. Den tredje ferieuka skal også være hel uke. Nytt barnehageår med opptak av nye barn starter fra begynnelsen av august hvert år. For barn som skal begynne på skolen samme høst, skal ferien avvikles før 1. august. Barnehagene vil være helt stengt siste uke i juli måned. Det skal være minimum 4 påmeldte barn for at en barnehage skal være åpen i sommerukene. Det betyr at det vil kunne være mulig å stenge en av barnehagene og holde den andre åpen. I sommerukene med ferieavvikling vil barnehagens aktiviteter være feriepreget. 19

20 Bindende påmelding om når barna skal ha sin ferie må gis barnehagen innen 1. april hvert år. Det ble i spørreundersøkelsen presisert at tilbakemeldingene ikke er å betrakte som absolutte og bindende, men som en indikasjon på behov. Innkomne svar viser følgende behov: Krøderen barnehage 4 barn Noresund barnehage 18 barn Et utvidet tilbud med sommeråpne barnehager vil gi økt kommunal kostnad. Det vil være nødvendig å sette inn vikarer for å avvikle ferie for personalet. Det er ikke anledning til å fastsette en høyere egenbetaling, og statstilskuddet er det samme. Med dette som utgangspunkt har oppvekstadministrasjonen gjort en beregning av hva utvidelsen av tilbudet i Krødsherad vil gi av kommunal merkostnad. Det er lagt til grunn samme tenkning omkring sikkerhet og bemanningsnorm som for resten av året. Det er i beregningen også lagt inn det som er mulig av ferieavvikling av fast personale i de ukene det er redusert barnetall på grunn av barnas ferieavvikling. Det er imidlertid fortsatt mange variable usikkerhetsfaktorer som kun en eksakt og bindende påmelding vil kunne gi svar på. Administrasjonens beregning viser at sommeråpne barnehager i Krødsherad sommeren 2009 ut i fra innmeldt behov vil bety en merkostnad på et sted mellom kr og kroner. For å kvalitetssikre disse tallene har oppvekstadministrasjonen vært i kontakt med to andre kommuner som har sommeråpne barnehager. Det kan synes som de økonomiske beregninger vi har kommet fram til høres både rimelige og realistiske ut. Kommunestyrets budsjettvedtak sier om sommeråpning: Ingen økning av ramma. Evt. merkostnader kan dekkes av skjønnsmidler øremerket barnehage. Statlig finansiering av barnehager gjennom driftstilskudd og skjønnsmidler er i dag øremerkede tilskudd. Det innebærer at disse pengene skal brukes til barnehager. Dersom regnskapstall viser det motsatte, vil kommunen bli trukket i skjønnsmidler. Det er varslet at disse ordningene bortfaller fra og med 2011, og at statlig medfinansiering av barnehager gis som del av rammetilskuddet. Dermed faller også muligheten til å finansiere sommeråpne barnehager gjennom øremerkede tilskudd bort, og kommunen må finne dekning for merkostnaden i ramma. Sektorleders kommentarer: I Barnehageplan for Krødsherad kommune er sommeråpne barnehager omtalt som et tiltak som vil kunne lette kabalen for småbarnsforeldre, og som også kanskje vil kunne trekke flere innbyggere til Krødsherad. Begrepet fellesferie er ikke lenger så aktuelt som det var tidligere. Det er åpenbart at et barnehagetilbud gjennom det meste av sommeren vil oppfattes som svar på et behov. Spørreundersøkelsen dokumenterer også at behovet er der. Det blir da et spørsmål av prinsippiell karakter om det er riktig og forsvarlig å utvide et ikke lovpålagt tjenestetilbud i kommunen i en tid med økonomiske innsparinger. 20

21 Oppvekstsektoren skal i 2009 håndtere et rammekutt på 1,5 MNOK i forhold til budsjettet. I tillegg er sektoren innenfor ramma pålagt å gjennomføre lovfestet timetallsøkning og fagstyrking i skolen. Sektorleder er av den oppfatning at det ikke kan forsvares å øke kostnadssiden med ytterligere kroner årlig knyttet til et ikke lovpålagt tilbud, og anbefaler følgelig at sommeråpning av barnehagene ikke gjennomføres. Arbeidstakerorganisasjonene har uttalt seg om saken, og går ikke inn for sommeråpning. Uttalelse fra barnehagenes foreldreråd/su vil foreligge til kommunestyrets behandling av saken. På denne bakgrunn vil rådmannen anbefale at formannskapet gir følgende innstilling til kommunestyret: Det innføres ikke sommeråpning av de kommunale barnehagene i Krødsherad. Etter dette vil punkt 7 i barnehagenes vedtekter bli slik: ÅPNINGSTID Åpningstiden er fra kl til kl , mandag fredag. Barnehagene er stengt i jule- og nyttårshelgen og i de 3 arbeidsdagene i påskeuka. Barnehagene er stengt 3 uker i juli/tidlig august. Barnehagene har 5 planleggingsdager per år til felles planleggingstid for personalet i barnehagene. Barnehagene holder stengt disse dagene. Så langt det lar seg gjøre, forsøkes planleggingsdagene lagt til skolenes planleggingsdager. FORMANNSKAPET( ): Behandling: Innstilling/vedtak: Formannskapet (Skinnes, Bentsen, Bjerkerud, Hovden og Thorud) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. 21

22 22

23 23

24 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 033 Arkivsaknr.:08/914 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /09 KOMMUNESTYRET /09 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRE OG FORMANNSKAP Vedlegg: Forslag til reglement for kommunestyre og formannskap Saksopplysninger: Under et av de siste kommunestyremøtene i 2008, ble det framsatt et forslag om å få et reglement for kommunestyret og formannskapet. Slikt reglement har Krødsherad kommune, men det er av svært gammel dato og modent for revidering. Vi har derfor laget et nytt, basert på reglementer i andre kommuner, som vi har plukket elementer fra I henhold til ovenstående vil rådmannen anbefale formannskapet å gi slik innstilling til kommunestyret: Det framlagte forslag til reglement for kommunestyret og formannskapet i Krødsherad kommune vedtas. FORMANNSKAPET( ): Behandling: Innstilling/vedtak: Formannskapet (Skinnes, Bentsen, Bjerkerud, Hovden og Thorud) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. 24

25 Kommunestyrereglement 1 Valg av sammensetning. Kommunestyret består av 17 medlemmer med vararepresentanter. Formannskapet består av 5 medlemmer med vararepresentanter. Det vises til kommunelovens bestemmelser om konstituering av kommunestyret, og valg av formannskap, ordfører, varaordfører og andre kommunale nemnder og ledere for disse. Kommunestyret trer i funksjon fra i valgåret. 2 Forberedelse av saker Ordføreren har ansvaret for at de saker som legges fram for kommunestyret er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglement og andre bindende bestemmelser gir. For hvert møte settes opp en saksliste, som skal inneholde rådmannens utredninger, formannskapets innstillinger, referatsaker samt interpellasjoner og spørsmål som er anmeldt til vedkommende møte. Sakslista settes opp i nummerrekkefølge for kalenderåret. 3 Innkalling til møte Kommunestyret holder møte etter terminliste vedtatt i årets siste kommunestyremøte for kommende år, og ellers når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd eller formannskapet vedtar det. Ordføreren sørger for at innkalling til møtet blir kunngjort, som hovedregel 8 dager før møtet, og at saksdokumentene blir lagt ut til ettersyn i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Formannskapets forslag til årsbudsjett for påfølgende år og økonomiplan for kommende 4-årsperiode, skal legges ut til ettersyn i minst 14 dager, jfr. kommunelovens bestemmelser. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet og spesifisert oppgave over saker som skal behandles. Innkallingen sendes hvert medlem av kommunestyret, samtlige varaamedlemmer, rådmannen, kommunerevisjonen og andre som etter lovbestemmelsene skal underrettes om møtet eller bør ha kjennskap til det. 4 Dokumentutlegging, opplysninger Samtidig med innkallingen legges i regelen alle sakens dokumenter ut til ettersyn på kommunens servicekontor og 25

26 blir liggende der fram til møtet begynner. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som skal unntas fra offentlighet etter Offentlighetsloven eller annen lov. Medlemmer av kommunestyret kan søke opplysninger i den kommunale administrasjon i den utstrekning de finner det nødvendig for å skjøtte sine verv. Henvendelse skal i regelen skje via rådmannen eller vedkommende sektorleder. Dersom nye dokumenter foreligger etter at innkalling er sendt ut, avgjør ordfører eller hans stedfortreder om dokumentet inneholder slike opplysninger at dokumentet må ettersendes/utdeles. 5 Forfall - varamedlemmer Hvis et medlem eller et innkalt varamedlem ikke kan møte i kommunestyret på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende snarest mulig melde dette til administrasjonen og si fra om forfallsgrunnen. Det innkalles straks varamedlem i henhold til reglene i kommuneloven. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, gis det straks melding om dette til møtelederen. Varamedlemmer som er til stede, eller som om mulig kan kalles inn, trer etter reglene i kommuneloven inn i stedet for vedkommende fra og med påfølgende sak. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og medlemmet selv eller et varamedlem som i nummerorden står foran deretter innfinner seg, tar varamedlemmet del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. Deretter tar den vararepresentant som står foran i nummerorden sete i forsamlingen. 6 Hvilke andre enn kommunestyrets medlemmer tar del i møtet Rådmannen tar del i møtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Rådmannen kan gi fullmakt til en underordnet til å delta på sine vegne. Andre kan ta del når særskilte lovbestemmelser gir dem rett til det, og da med de rettigheter og plikter som vedkommende lov gir dem. Kommunale tjenestemenn og særlige sakkyndige møter etter innkalling av ordføreren eller kommunestyret. Disse kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene. Møtesekretæren fører møtets protokoll 26

27 7 Møteleder - åpne og stengte dører - taushetsplikt Ordføreren eller varaordføreren leder møtet eller, om begge disse har forfall, skal det velges en møteleder etter reglene i kommuneloven. Møtet holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak med hjemmel i kommunelovens bestemmelser. Forhandlingene om dette foregår for stengte dører hvis møteleder krever det, eller kommunestyret vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være tilstede, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt, eller inntil de hensyn til kommunen eller andre som har bevirket vedtaket om forhandling for stengte dører, er falt bort. Er også andre til stede under forhandlingene om en slik sak, skal møtelederen kreve taushetsløfte av dem. Brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar, jfr. straffelovens bestemmelser. 8 Møtets åpning På det tidspunkt møtet er berammet, foretar møteleder en kontroll av hvilke medlemmer/ varamedlemmer som er til stede. Er det lovmessig minste antall på plass, erklærer møteleder møtet satt. Fra dette tidspunktet og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og de varamedlemmer som møter etter at møtet er satt tiltrer forhandlingene fra og med påfølgende sak. 9 Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen Sakene behandles i den rekkefølge de er satt opp på sakskartet. Saker som ønskes tatt opp under eventuelt meldes til møteleder ved møtestart. Folkets talerstol er alltid første sak i kommunestyrets møter. Likeledes er de faste sakene Ordfører orienterer om aktuelle saker og Eventuelt, i denne rekkefølge, de 2 siste sakene i hvert møte. Dette fravikes dog når sakslista inneholder saker som er unntatt offentlighet. Disse behandles helt til slutt i møtet av hensyn til eventuelle tilhørere som da må forlate møtet. Kommunestyret kan vedta annen rekkefølge. 27

28 Saker som tas opp under eventuelt må gjelde kommunale forhold. Kun spørsmål som leveres skriftlig til møteleder vil bli protokollert i kommunestyrets møteprotokoll. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming, eller kommunestyret vedtar å utsettes behandlingen av den. En sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyret, eller en sak som ikke er kunngjort med tidsfrist i henhold til 3, kan ikke tas opp til realitetsbehandling og avgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen går imot at den tas opp. I så fall sendes den til formannskapet, eller den føres opp til behandling i et senere kommunestyremøte. (Om forespørsel og forslag i forbindelse med forespørsel vises til 19) 10 Inhabilitet Den som etter kommunelovens og forvaltningslovens bestemmelser er inhabil i en sak, eller blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Er spørsmål om inhabilitet reist, følges bestemmelsene i forvaltningsloven ved avgjørelse av habilitetsspørsmålet. 11a Møtelederens redegjørelse for saken og talernes rekkefølge Møtelederen leser opp den betegnelsen saken har fått i innkallingen. Møtelederen gjengir det forslag eller den uttalelse som rådmannen måtte ha gitt, om det ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken, tar møtelederen opp forslaget til vedtak, og sier fra om de dokumenter som eventuelt er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 11b Replikkordskifte 1. Mens taleren har ordet kan hvert enkelt medlem tegne seg til replikk. 2. Dersom flere melder seg til replikk skal de få ordet i den rekkefølge de melder seg. 3. Replikkordskiftet gjennomføres straks taleren har holdt sitt innlegg. 4. Tema for replikk skal strengt avgrenses til det temaet taleren har tatt opp. 12 Når medlemmene tar del i ordskiftet 28

29 Taleren skal rette sine ord til møtelederen. Taleren skal holde seg nøye til den del av saken som ordskiftet gjelder, møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke tillatt å vise eller gi høylydt uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter denne seg fortsatt ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 13 Møtelederens stilling under ordskiftet Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet. Etter innlegget kan møteleder rette eventuelle misforståelser fra talerens side. Hvis møteleder ønsker å ta del i ordskiftet i et slikt omfang at det er vanskelig å forene dette med møteledervervet, skal ledelsen av forhandlingene overlates til en annen. 14 Avgrensning og avslutning av ordskiftet Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan det med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmann, leder for hver politisk partigruppe innen forsamlingen og for dem som for anledningen er valgt som saksordfører for andre grupper innen forsamlingen, når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. Finner kommunestyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Ved behandling av forslag om å korte ned taletiden eller om å avslutte ordskiftet, må bare en taler få anledning til å ta ordet for og en imot, og kun ett innlegg med høyst 2 minutters taletid. 15 Forslag Forslag kan ikke settes fram av andre enn kommunestyrets medlemmer og rådmannen, med mindre særlig lovbestemmelse gir andre rett til å sette fram forslag. Forslaget skal leveres inn skriftlig til møtelederen. Forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. 29

30 Følgende forslag kan gis muntlig: a) forslag om hvem som skal velges eller ansettes b) forslag om at saken som behandles skal utsettes c) forslag om å oversende saken som behandles til formannskapet 16 Saken tas opp til avstemming Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra om at saken tas opp til avstemming. Fra dette tidspunkt til den er avgjort ved avstemming, må det ikke være mer ordskifte om den, eller settes fram noe nytt forslag. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemmingen er ferdig. Alle medlemmer som er tilstede plikter å stemme. Ved valg eller ansettelser kan blank stemmeseddel brukes, jfr. kommunelovens bestemmelser. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, foreslår møtelederen voteringsrekkefølge i henhold til kommunelovens bestemmelser. Ved uenighet om voteringsrekefølgen, avgjør forsamlingen selv denne ved alminnelig flertall. 17 Prøveavstemming Før endelig avstemming i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemming som ikke er bindende. 18 Stemmemåten Avstemmingen iverksettes på en av disse måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når det ikke foreligger motforslag til det forslag som møteleder refererer eller setter fram. b) Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å rekke opp hånden. Deretter holdes kontraprøve ved at de som stemmer for forslaget, rekker opp hånden. c) Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse. Ved valg og ansettelser kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemming. 19 Interpellasjoner og forespørsler Innen 2 uker før møter i kommunestyret kan medlemmer og varamedlemmer som skal delta i vedkommende møte, levere skriftlige interpellasjoner til ordføreren. Disse skal være begrunnet. Interpellasjonen skal føres opp på 30

31 sakslista som egen sak. Blir det ordskifte, skal som regel ikke noen taler ha ordet mer enn en gang, når unntas ordføreren, rådmannen, interpellanten og leder for gruppe eller parti innen kommunestyret. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møte, også om saker som ikke står på sakslisten. Slike forespørsler skal fremmes under saken Eventuelt. I forbindelse med interpellasjoner og forespørsler kan kommunestyret vedta forslag om å sende saken til formannskapet, eventuelt til utredning. Er det satt fram et realitetsforslag, som ikke blir sendt til formannskapet, bør det som regel ikke voteres over forslaget i møtet. I stedet bør saken føres opp til behandling i et senere kommunestyremøte, etter at saken er utredet av administrasjonen og forelagt formannskapet for behandling og innstilling til kommunestyret. Møteleder eller 1/3 av forsamlingen kan, i henhold til kommunelovens bestemmelser, motsette seg realitetsbehandling av en sak som ikke er oppført på sakslisten. 20 Sendenemnder (deputasjoner) Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest 3 dager før møtet. Ordføreren har anledning til å avgjøre om utsendingene skal tas imot eller ikke. I fall ordfører finner at utsendingene skal mottas, tilbys de inntil 20 minutters taletid på Folkets talerstol 21 Orden i salen og bygningen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Møtelederen skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise vedkommende tilhører ut. 22Protokollføring av forhandlingene og møtets slutt Kommunestyret fører bok (protokoll) fra sine møter. I møteboka føres inn for hvert møte; møtested og tid, innkallingen (dato og møte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, protokollføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver enkelt sak. For øvrig protokollføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett 31