NOBB Brukerveiledning for vareeier

Transkript

1 NOBB Brukerveiledning for vareeier Side 1 Dato NOBB på web - brukerveiledning

2 Norsk Byggtjeneste AS Stensberggt. 27, Postboks 6823 St. Olavs Plass 0130 OSLO Telefon Telefon NOBB support e-post: Revidert 16. juni 2016

3 Innhold Innhold Informasjonsflyten NOBB deltakeroversikt NOBB Varegruppestruktur Installasjon og pålogging... 7 Installasjon Pålogging Brukerinnstillinger Pålogging på Ulike firmaroller NOBB.no brukerprofiler Brukerroller/profiler Vedlikehold av egne opplysninger... 9 Opprettelse av Ny bruker Mine søk NOBB organisering og begreper Organisering av data NOBB begreper Skjematisk fremstilling NOBB-systemets oppbygging Gjennomgang av NOBB for vareeier Vareeiers åpningsbilde Menylinjen Del 1 Status Del 2 Varegrupper/Søk/Media Del 3 Liste vare/modul Del 4 Detaljer vare/modul Ikonbeskrivelse Varetyper i NOBB Varetyper Vare under arbeid Skjermbilder og vedlikehold Ny modul med vare Registrering av ny modul Endring av modul Endre varegruppe på modul Modul utgår Modulrapport Varetyper... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6.5 Registrering av ny vare Fremgangsmåte for innleggelse av ny vare Skjematisk ny vare Pakninger Prinsipper rundt registering av F-, D- og T-pak Strekkoder (GTIN-nr., EAN-nr.) Ny pakning Flytte vare Vare utgår Reaktivering av utgått vare Pris Enhetspris NOBB prisindeks Eksporter vare og pris Gi pris på ny vare Prisvedlikehold Priskarantene Eksporter prisliste NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 3

4 6.15 Prisgiver (PG) alternativ leverandør Prisgivervare utgår E-post til prisgivere Produktbilde Godkjenning og kontroll «Send til godkjennelse» feiler Generelle forkortelser for varetekster i NOBB NOBB Varegruppestruktur Vareeksport og import fra/til NOBB Excel-eksport av varedata Import av data til NOBB NRF-info Prisimport Feltbeskrivelse for importfil NOBB enhetsbeskrivelser Forkortelser Stikkordsregister Side 4 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

5 Informasjonsflyten NOBBs informasjonsflyt er skissert i figuren nedenfor. Som det fremgår av figuren sendes vareinformasjon med priser fra vareeier (leverandør) inn til NOBB. Informasjonsbrukerne henter vareog prisinformasjon fra NOBB og importerer dette inn til sine egne systemer. Brukerne av NOBB kan være forhandlere (byggevarehus, grossister) av de varer som systemet har informasjon om, eller det kan være rådgivere eller utførende instanser som konsulenter, arkitekter, entreprenører, forsikringsselskaper eller byggmestere. Systemets hovedfunksjon er å formidle vareinformasjon og priser på en enhetlig og standardisert måte, mellom vareeier og bruker. Av brukerne er det kun handelsleddet som får se NOBB-prisindeksene som ligger på varene i NOBB. Brukere uten pris (entreprenører, rådgivende ing., byggmestere ol) kan få prisen på NOBB-format direkte fra sin leverandør (for eksempel en butikk) dersom de har en samarbeidsavtale om dette. Prisene som ligger i NOBB er grunnlag for de avtaler som inngås mellom vareeier/leverandør og handelsleddet. NOBB-pris er en prisindeks, og sier ikke noe om hva varen virkelig koster. Det er viktig å merke seg at års-avtaler mellom vareeier og kunde kan være tilgjengelig via NOBB-Kontrakt. NOBB-Kontrakt er et effektivt verktøy til å registrere og distribuere avtaler, kalkulere priser ut i fra de avtalene som er registrert og som datagrunnlag for import i egne systemer. NOBB-Kontrakt Kjedekontor Vareeier Søk, sortiment Import, Eksport Varer, Priser Bilder, Dokumentasjon NOBB sentralsystem Butikk Prisgiver Administrasjon Kvalitetskontroll Ikke NOBB-pris Eksakt pris fra butikk/kjede Entreprenør, byggmester etc. Informasjonsflyten mellom de ulike ledd Det er viktig å merke seg at avtaleverket mellom leverandør og kunde ikke går via sentralsystemet, men direkte mellom partene. Til dette kan programvaren NOBB Kontrakt benyttes. NOBB Kontrakt er et effektivt verktøy til å registrere og distribuere avtaler, kalkulere priser ut i fra de avtalene som er registrert og som datagrunnlag for import i egne systemer. I NOBB vil det i tillegg til vareinformasjonen (NOBB på web,) finnes en deltakeroversikt som viser informasjon om alle som abonnerer på NOBB. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 5

6 1.1 NOBB deltakeroversikt Nye deltaker i NOBB blir alltid registrert sentralt ved tegning av avtale om bruk av NOBB. Vareeier kan abonnere på tilleggsproduktet NOBB-Kontrakt. NOBB Produktdokumentasjon og NOBB Produktbilde er inkludert i abonnementet. Etter at en deltaker er registrert i deltakerdatabasen, registrerer man de produktene som deltakeren abonnerer på. Deltakeroversikten er tilgjengelig for alle som bruker NOBB via Deltaker roller Følgende deltakerroller er identifisert: o Vareeier (Hovedleverandør, VE) Som vareeier har en deltaker lov til å legge inn, endre og slette egne vare- og prisopplysninger o Prisgiver (Alternativ leverandør eller Underleverandør). Er også Vareeier Som prisgiver har en deltaker lov til å legge inn, endre og slette egne prisopplysninger på andre vareeieres varer i NOBB. o Bruker uten pris Som bruker uten pris (BU) har en deltaker lov til å se alle varer i NOBB, men ingen NOBB-prisindeks. o Bruker med pris Som bruker med pris (BM) har en deltaker lov til å se alle varer og priser i NOBB. Koder: Vareeier = VE (kan også være prisgiver PG) Bruker uten pris = BU Bruker med pris = BM 1.2 NOBB Varegruppestruktur Strukturen er en 3 nivå bransjestandard. Den blir utviklet i samarbeid med de ulike bransjene. Den består av Overgruppe som er tosifret, deretter en firesifret Hovedgruppe hvor de to første sifrene er overgruppens nummer, så blir det lagt til en 3-sifret undergruppe. Til sammen blir dette et syv-sifret varegruppenummer. Komplett varegruppestruktur kan fås ved henvendelse til Byggtjeneste. Side 6 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

7 Installasjon og pålogging For å bruke NOBB for Vareeier må.net Framework installeres på alle pc-er hvor applikasjonen skal benyttes (link til nedlastingsside finnes på NOBB.no). Når dette er installert logger man seg på via påloggingsboksen. Installasjon Gå til og logg deg på med brukernavn og passord Trykk på Start i menylinjen og vel NOBB Vareeier (eller NOBB Kontrakt) - installer applikasjonen. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 7

8 2.1 Pålogging Etter å ha installert NOBB for Vareeier, logger man seg på via innloggingsboksen: Tips:Om dere limer inn Passord, må det trykkes en gang på TAB tasten, for å gjøre Ok knappen aktiv Neste gang dere skal logge dere på kan dere velge Startmenyen>Programmer>Byggtjeneste>NOBB VareEier eller dere kan velge å gå via Logger dere på og trykker på linken STARTE Side 8 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

9 Brukerinnstillinger I kapittel 3 tar vi for oss hvordan det kan opprettes flere brukerkontoer for hver vareeier. For å kunne gjøre dette må man logge seg inn på På siden Min side/min profil blir alle brukere som tilhører ditt firma registrert med brukernavn og passord samt hvilken tilgang som er gitt. Her gjøres også generelle innstillinger som har innvirkning for andre funksjoner i NOBB.no 3.1 Pålogging på Skriv inn mottatt brukernavn og passord for å logge deg inn på NOBB.no. Det er samme brukernavn og passord som benyttes på vareeierløsningen. (Dette er påloggingen til brukersiden på NOBB, for vareeierløsningen bruk linken NOBB Varedata.) 3.2 Ulike firmaroller Det finnes 3 ulike firmaroller i NOBB.no. Vareeier (VE) Bruker med pris (BM) Bruker uten pris (BU) I tillegg kommer rollen NOBB-Kontrakt (tilgjengelig for VE/BM som har NOBB-Kontrakt abonnement). Alle kan se all vareinformasjon, Vareeier ser kun NOBB-prisindeks på egne varer, Bruker med pris (BM) kan se alle NOBB prisindekser og Bruker uten pris (BU) ser ikke NOBB-prisindeks. 3.3 NOBB.no brukerprofiler Alle abonnenter på NOBB har mulighet til å opprette egne bruker-profiler med tilgang til den komplette databasen. For å kunne opprette egne brukerprofiler må man ha administrator rettigheter. Oversikt over brukerprofilene vises under Min side/min profil. 3.4 Brukerroller/profiler På NOBB.no har alle abonnenter en brukerprofil som har administrator tilgang. Med denne brukerprofilen bør man opprette alle egne brukere (alle ansatte i ditt firma kan ha en egen brukerprofil i NOBB) hvor det kan gis tilgang til NOBB.no, NOBB vareeier og NOBB-Kontrakt. 3.5 Vedlikehold av egne opplysninger Under menyen «Min profil«vises en oversikt dine tilganger i NOBB. Ditt firma har en egen oversikt hvor dere kan administrere informasjon selve firmaet. Bruker kan kun endre informasjon i sin egen brukerprofil. Det er viktig at opplysningene holdes oppdatert av bruker, da det er disse opplysningene som er grunnlaget for hvor NOBB-informasjon sendes. (Bl.a. så sendes Eksportfiler til denne e-post adressen.) NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 9

10 Opprettelse av Ny bruker Trykk på knappen Ny bruker Et skjermbilde med en tom brukerprofil åpnes. Tast inn informasjon om den nye brukeren, opprett brukernavn og passord. Under roller anbefaler vi at dere kun haker av for Bruker. Ønsker dere at den nye brukeren skal ha tilgang til NOBB-Kontrakt, hakes det av for det også. (Admin gir høyere tilgang (opprette og slette brukernavn og passord til alle). Det bør kun være en bruker pr firma som har denne tilgangen.) Trykk på lagre-knappen og den nye brukeren er opprettet. 3.6 Mine søk Under avansert søk etter varer har man mulighet til å legge inn flere kriterier for vareutvalget som skal vises. For å slippe å gjøre de samme valgene hver gang du vil ha det samme utvalget, er det en mulighet til å lagre søket. Et lagret søk kan ses på som et dynamisk sortiment. Fordelen med et lagret søk, fremfor et sortiment, er at eventuelt nye varer som er lagt inn i NOBB, og som tilfredsstiller søkekriteriene, også kommer med. Under «Mine søk» ser man en oversikt over hvilke søk man har lagret, og kan slette søk som ikke lenger er aktuelle. Hvordan opprette et lagret søk, er beskrevet under Varesøk. For å slette et lagret søk, marker det og velg «Slett». Komplett brukerveiledning for er tilgjengelig under Hjelp-fanen når dere er pålogget NOBB.no Side 10 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

11 NOBB organisering og begreper På de neste sidene kommer en gjennomgang av hvordan dataene er organisert samt hvilke begreper som finnes i NOBB og hva de brukes til. 4.1 Organisering av data NOBB er et system som formidler informasjon om varer fra den enkelte vareeier til grossister, kjeder og forhandlere (selgere) av disse varene. Målsettingen og det som skjer i praksis, er at den informasjon som blir lagt inn av Vareeier blir benyttet uten endringer i sluttbrukerens datasystemer. Det er derfor MEGET VIKTIG at vareeier tar hensyn til dette ved innlegg av data. Følgende forutsetninger er definert: 1. Mange Ordre/Faktura systemer støtter kun 35 tegn for varetekst. Da vareteksten til slutt bla. skal fremkomme på sluttbrukerens fakturalinje, bør viktig informasjon i vareteksten plasseres i feltet Varetekst 1. Følg NOBBs standardiseringsveiledning og eksempelhefte (se egne dokumenter). Annen/utfyllende informasjon legges i feltet varetekst 2. I tillegg til varetekst1 og varetekst2 er det i NOBB lagt opp til en tredje varetekst «Lang varetekst», denne teksten har maksimalt 100 tegn. Dette er et unikt felt med forklarende salgstekst på varen, hvor det ikke benyttes forkortelser for å identifisere varen. 2. Hvert produkt skal ha et NOBB varegruppenummer. Da dette varegruppenummeret tildeles på modulnivå, må alle varer som naturlig hører sammen, samles i moduler slik at dette blir mulig. Der hvor det ikke er klart hvilket varegruppenummer som skal benyttes, kan NOBB-support kontaktes for avklaring. 3. Merkenavn, stikkord, beskrivelsestekst modul, modultekst, produktdokumentasjon, monteringsanvisninger og bilder, fungerer på samme måte som nevnt i punkt 2. Det er derfor viktig å samle produktene i moduler som identifiserer egenskapene til varene. 4. Det MÅ legges inn fornuftige Stikkord (søkebegrep) og disse skal være i entallsform. Stikkord benyttes av sluttbrukeren for å søke frem den aktuelle vare. Det er derfor viktig for vareeier å gjøre dette skikkelig med tanke på profileringen av produktene. 5. Prisenhet er den enhet varen selges i. Det er viktig at enheten er lik den vareeier selv benytter i egne systemer og ved fakturering. 6. NOBB-prisindeks skal legges inn på prisenheten. Denne prisen skal være den pris som vareeier benytter som grunnlag for de avtaler han har med sine kunder. Når innlegg er utført, skal Vareeier sende beskjed til sine kunder om hvordan denne prisen er definert i NOBB. Denne prisen blir også kalt «dårligste pris» eller «fabrikk-pris». 7. GTIN-nr. (EAN-nr.) skal registreres på F-, D- og T-pak, samt på alle salgbare/bestillbare pakninger. I tillegg til GTIN-nr., er mål og vekt obligatoriske felter på pakninger med pakningsklasse, det er mulig å endre mål og vekt i de tilfeller der det ikke er mulig å ha nøyaktige nok verdier ved første registering i NOBB. 8. Fullstendig deltakerinformasjon som brukernavn, adresse, e-post adresser, ulike telefonnr skal registreres da dette vil fremkomme i sluttbrukers datasystem. 4.2 NOBB begreper 1. NOBB-nummer er entydig identifikasjon på den enkelte vare i databasen (ikke forpakning). Nummeret blir tildelt når Vareeier legger inn varene i NOBB-databasen. Det forekommer ikke at ett produkt har flere NOBB-varenummer. 2. NOBB modulnummer blir tildelt ved innleggelse av modul i databasen. Dette nummeret benyttes til å klassifisere varer som logisk har en tilknytting inn under samme modul. Dette gjør det mulig å samle alle varer som kan beskrives med en felles tekst, beskrivelse, et bilde og et varegruppenummer. Ved søk etter varer vil modulene bli listet frem og deretter de tilhørende varer. 3. Internt modulnr. består av tall eller bokstaver som vareeier tildeler modulen. Kan være vareeiers interne gruppenummer og bør være tilgjengelig i vareeiers eget system. Det er kun vareeier som ser/benytter det interne modulnr. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 11

12 4. Varegruppenummer er et 7-sifret begrep og må velges før opprettelse av moduler. Dette nummeret hentes fra NOBB-varegruppestruktur og vil være et av de overordnede kriteriene for presentasjon av vareinformasjon i databasen. 5. Modul er en felles beskrivelse av et sett med varer som naturlig hører sammen, tilhører samme varegruppe, og har samme produsent og merkenavn. 6. Modultekst1 og modultekst2: kan ha 2x35 posisjoner, dette er en felles tekst for de varer som tilhører den enkelte modul. 7. Merkenavn: merkenavnet (brand) til de varene som tilhører en modul. Modulen kan kun ha ett merkenavn. 8. Stikkord/Søkeord: faguttrykk eller søkebegreper som det vil være naturlig for kunden å søke etter for å finne varen. Skal utformes i entall. 9. Standard: dersom en vare i en modul er klassifisert som godkjent standard, NS, brannklasse, DIN, ISO etc., kobles dette her. 10. Varestatus: Standardvare, Spesialvare, Display, Sammensatt 11. Vare under arbeid: Når en vare mangler informasjon, skal man velge varetype Standard samt sette hake for «varer under arbeid». 12. Varetekst: det er viktig å forstå at denne teksten vil bli brukt av Vareeiers (din) kunde blant annet til faktureringsformål. Derfor må denne teksten legges inn etter NOBBs tekstmal. Det er svært viktig at alle vareeiere bruker samme måte å beskrive varene på. Alle varene skal inneholde hvilken type vare/produkt er. Det er mulig å legge sterke merkenavn kan først i varetekst1, dette forutsetter at vareteksten er beskrivende nok til entydig å identifisere varen. Varetekst 1 må være unik for vareeier. 13. Vareeiers varenummer: vareeiers artikkelnummer. 14. Produsentens varenummer: produsentens artikkelnummer. Vareeiers varenummer og produsentens varenummer kan være det samme nummer. 15. GTIN-nr. (tidligere EAN-/UPC-nr) er et strekkodenummer som legges inn på pakninger. Identifiserer unik vare og pakning. 16. Enhetsbetegnelser er faste definerte begreper for prisenhet og pakning. Kort betegnelse på maksimalt 3 tegn som angir pakningstype for den spesifikke pris og pakningen. ( f.eks. "PAK", "STK" etc.). 17. Pakninger: det kan eksistere flere pakningstyper på en vare. Pakninger skal ha enhetsbetegnelse i h.h.t. NOBBs enhetsbetegnelser. Fysiske mål for den enkelte pakning skal angis i de respektive felter, da dette er meget nyttig informasjon for brukerne av databasen. Antallet i den første pakningen er alltid relatert til prisenheten slik at pris på en pakning er: Antall vare-enheter X prisenheten Dimensjoner i pakningsblanketten: Høyde - pakningens brutto høyde i meter. Bredde (dybde) - pakningens brutto bredde (dybde) i meter. Lengde - pakningens brutto lengde i meter, Lengde kan være 0 om bruttovolum er utfylt på produkter som ikke har lengde, typisk sylinder Vekt - pakningens brutto vekt i kilo. Volum - pakningens brutto volum i m3 (blir beregnet eller kan overstyres) 18. Pakningsklasser: F-pak (forbrukerpakning), D-pak (detaljistforpakning) og T-pak (transportpakning). Alle fysiske pakninger skal inneholde hvilken pakningsklasse denne enheten tilhører. Pakningsklasse kan kun benyttes på de pakninger som har GTIN-nr. registrert. 19. Modulbeskrivelse: Produktinformasjon: Her skal det skrives inn produktinformasjon som er felles for alle varene i en modul. 20. Varebeskrivelse: Produktinformasjon som kun brukes der hvor beskrivelsen avviker fra Modulbeskrivelse. Varebeskrivelse overstyrer det som er registrert under Modulbeskrivelse. 21. Har holdbarhetsdato ja/nei felt som gir kunden beskjed om at varen har en holdbarhetsdato 22. Tåler frost ja/nei felt som gir kunden beskjed om at varen tåler frost (for transport/oppbevaring av varen) 23. Miljømerker ulike miljømerker for de enkelte artiklene 24. Emballasjemerking gjelder teknisk/kjemiske produkter 25. Transportmerking hvordan skal transporten merkes, hvilken fareklasse skal benyttes Side 12 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

13 26. Avgifter avgifter på ulike typer produkter (for eksempel batteriavgift) 27. Spesialvare Varer hvor det ikke er mulig å registrere full informasjon på pakningsnivå F-pak. 28. PSE/Prissammenligningsenhet: NOBB har i samarbeid med bransjen satt opp hvilken enhet som skal gjelde som prissammenligningsenhet for de enkelte NOBB varegrupper. Der hvor PSE ikke stemmer for varens pris- eller pakningsenhet, må det opprettes en egen PSE-pakning. 29. Statistikkenhet: For å gjøre det enklere å sammenligne ulike statistikker i næringen, er det innført Statistikkenhet som et begrep i NOBB. For de aktuelle hovedgruppene anbefales det at denne settes lik PSE eller forbrukerenhet. Statistikkenheten låses til hovedgruppe og kan bare endres av Byggtjeneste. 30. Prisgiver/alternativ leverandør: De vareeiere som selger en annen produsents varer (som ligger i NOBB) og vil gi NOBB-pris på disse, må være prisgiver på den aktuelle varen. 31. Media. Alle varer registrert etter 1. mai 2016 må ha produktbilde før de kan sendes til godkjennelse 4.3 Skjematisk fremstilling 4.4 NOBB-systemets oppbygging Varegruppe: Denne består av 3 deler: Overgruppe 2 første siffer Hovedgruppe 4 første siffer Varegruppe (alle) 7 siffer Obs: Varegruppene kan kun endres av Byggtjeneste i samarbeid med bransjen. Hvis dere ønsker tillegg eller endringer i struktur må Byggtjeneste kontaktes. Modul: Dette er et samlebegrep for varer som hører naturlig sammen. Til modul kobler man begrepene som er naturlig for alle varene som hører sammen Stikkord Standard Varegruppe Produsent Merkenavn Modulbeskrivelse Obs: NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 13

14 Det kan kun tilhøre en produsent og ett merkenavn til en modul. Vare: Dette er de enkelte artiklene dere fører. Prisenheten som føres på varen forklarer hvilken enhet prisen er oppgitt i. Denne enheten KAN aldri endres fordi dette da får store konsekvenser for mottakeren (bruker). NOBB prisindeks som oppgis på en vare er et entydig prisgrunnlag og skal være den enkelte vareeiers pris til markedet. Denne prisindeksen, f.eks. en fabrikk-pris, er pris-utgangspunkt for avtaleverket mellom partene. Pakning: En vare kan ha mange pakninger (salgsenheter). Pakninger som skal registreres på en vare omhandler alle fysiske pakninger som selges til handelsleddet samt forbrukerpakninger som handelsleddet selger videre til sluttkunde. Hvordan pakningene skal registreres er beskrevet i «NOBB Regelverk for registrering av vareinformasjon». Produktbilde: Bilde av produktet som kobles til vare eller modul. Se egen veiledning om dette. Tilgjengelige typer er: PB = Produktbilde MB = Miljøbilde Produktdokumentasjon: Dokumentasjon på produktene som kobles til vare eller modul. Se egen veiledning om dette. Tilgjengelige typer: SDS = Sikkerhetsdatablad (fra Eco Online) HMF = Helse, miljø og sikkerhet faktablad FDV = Forvaltning, drift og vedlikehold PRE = Produktpresentasjon BRO = Brosjyre SER = Sertifikat MAN = Monteringsanvisning IFC = Industry Foundation Classes EPD = Miljødeklarasjon YTE = Ytelseserklæring BREEAM = Egenerklæring MTG = Målsatt tegning ECOP = ECOProduct TEKG = SINTEF Teknisk Godkjenning PRODS = SINTEF Produktsertifikat AVCP = Europeisk AVCP-sertifikat ETA = Europeisk Teknisk Bedømmelse SDS dokumenter blir koblet via Eco Online sin database. Video: Video av f.eks. monteringsveiledning etc. Se egen veiledning om dette. Side 14 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

15 Gjennomgang av NOBB for vareeier 5.1 Vareeiers åpningsbilde Etter installasjonen og påloggingen vises dette bildet. Del 1 Del 3 Del 2 Del 4 Skjermbildet er delt i en menylinje og 4 deler, det er opp til bruker å velge hvordan utseende skal være. 5.2 Menylinjen Som vist her vil øverste menylinje gi vareeier tilgang til ulike oversikter og visninger. De ulike valgene i menyen vil aktiveres avhengig av valgene som gjøres i varegruppeoversikten eller i søk-valget. 5.3 Del 1 Status Del 1 viser status over varer og moduler. Godkjent: Varen er registrert og kontrollert og sendt til Varen er tilgjengelig for bruker Endret, ikke godkjent: Nyregistrert eller endret vare er ikke sendt til godkjenning. Varen/endringen er ikke tilgjengelig for bruker. En vare som ikke er godkjent blir ikke sendt til brukerne. Underkjente: Varen er sendt til godkjenning med feil eller mangler og er derfor underkjent av Byggtjeneste. Feil/mangel må rettes og varen må sendes til godkjenning på nytt. Varer Denne oversikten viser hvor mange varer og prisgivervarer som er registrert samt hvilken status disse har. Utgåtte varer er en oversikt over alle vareeiers utgåtte NOBB-varer. Disse varene kan aktiveres igjen av vareeier. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 15

16 Hvis noen varer er underkjent av NOBB og vil disse inneholde en melding som forteller hva som er feil eller mangler med informasjonen som er registrert. Etter hvert som vareeier gjør endringer i basen og sender inn til sentralsystemet blir statusen på varene endret. Det er svært viktig at vareeier sjekker varene når de er returnert fra administrasjonen. NB! Har en vare status som UNDERKJENT må denne redigeres og sendes inn på nytt. Brukerne ser ikke underkjente varer. Moduler Denne viser status til modulene. Hvis det gjøres endringer på modultekst eller modulen skifter varegruppe vil det medfører at modulen må sendes til godkjenning. Husk at modulen må være godkjent for at nye varer eller vareendringer skal bli tilgjengelige for brukerne. Trykker man på Godkjente, vil listen over modulene vises i del 3. Denne listen kan sorteres etter overskriftskolonnene. Ved å markere en modul, vises denne i del 4. Priser skal ikke godkjennes av NOBB-administrasjonen. Når prisendringen er lagret blir den overført til bruker 24 timer etter registrering. Prisene kan endres innenfor disse 24 timene. Kjøreplanen sier når prisen skal gjelde fra (fra dato). 5.4 Del 2 Varegrupper/Søk/Media Del 2 viser, når man åpner løsningen, de varegrupper som er registrert på vareeier. Er det ikke registrert noen varer eller moduler vil den komplette varegruppestrukturen vises. Den komplette varegruppestrukturen hentes ved å velge fra Filter i Menylinjen. Bruk nedtrekks-menyen til å velge Alle En komplett liste over alle tilgjengelige varegrupper vises da i del 2. Del 1 og del 2, samt valgene Media og Søk kan åpnes og lukkes ved hjelp av disse Hele del 1-2 kan skjules/åpnes ved hjelp av disse knappene Side 16 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

17 For å kunne søke etter egne varer må det velges Søk og filteret må være Egne varer eller Egne og prisgivervarer. Følgende meny vises: Søk på vare Skal det søkes på ett ord i vareteksten velges først «Alle» i nedtrekks-menyen. Tast så inn det som det skal søkes etter, for eksempel ett ord(eller del av et ord) i varetekst, trykk på «Søk». Har du en tekst-fil med NOBB-nr som skal utgå, kan filen importeres ved å velge «Søk fra fil». NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 17

18 Finn filen (her Isola_NOBBnr) og velg åpne. En liste med de varene som lå i filen vises nå i del 3. Skal varene Utgå, markeres alle, bruk høyre museknapp og velg Utgår og velg så riktig dato for når varen skal utgå. Søk fra fil er en enkel måte å finne ett sett med varer på, spesielt for vareeiere med mye prisgivervarer og vareeiere med mange varer. Media Her kobles bilder og dokumenter til vareinformasjonen i NOBB. Se egen veiledning for dette. 5.5 Del 3 Liste vare/modul Del 3 viser lister på varer og moduler. Hvis varegruppene åpnes i del 2 og gruppen som inneholder moduler, vil modulene bli listet opp i del Del 4 Detaljer vare/modul Del 4 viser detaljer på vare eller modul. 5.7 Ikonbeskrivelse Antall godkjente varer, trykk på linken og alle varene listes opp i del 3 Antall prisgivervarer tilknyttet vareeier, trykk på linken og alle prisgivervarer med pris for vareeier, listes opp i del 3 Antall «varer under arbeid», trykk på linken og alle varer med hake for Varer under arbeid listes opp i del 3 Antall varer som er Spesialvarer Antall varer som er endret men ikke sendt til godkjenning (ved å markere ikonet vises en liste over varer som er endret i Del 3) Antall varer/moduler som er sendt til godkjenning disse varene kan ikke endres før de er returnert fra administrasjonen (ved å markere ikonet vises en liste over varer som er sendt til godkjenning Del 3) Antall varer/moduler som er underkjente (ved å markere ikonet vises en liste over underkjente varer i Del 3) Side 18 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

19 Informasjon om antall varer som vareeier har meldt utgått (ved å markere ikonet vises en liste over utgåtte varer i Del 3) Andre brukte symboler Lagre-knapp Brukes til å vise bl.a. NOBB varegruppestruktur Hvis en eller flere varer er markert, kan denne brukes for å velge en utgår dato på de markerte Varene (gjelder fra menylinjen). Hvis en eller flere varer er markert, kan denne brukes til å sende de markerte varene til godkjenning (gjelder fra menylinjen). Oppdatere skjermbildet Tooltips. Ved å holde musepekeren over dette ikonet, kommer det opp en informasjonsrute om hva som skal registreres i de enkelte feltene Åpne/lukke Skjule/vis Filter Filter er en måte å avgrense søkemuligheter og visning i basen. Egen varer viser i del 2 varegruppeoversikt på de varene som er koblet til vareeierabonnementet. Prisgivervarer viser oversikt over de varene som vareeier allerede er prisgiver på Tilgjengelige prisgivervarer gir en oversikt over alle varene som vareeier kan bli prisgiver på. Egne & Prisgivervarer viser en oversikt over alle egne varer samt prisgivervarene som er koblet til vareeier. Alle varegrupper gir en komplett oversikt over NOBB varegruppestruktur (i del 2) samt de modulene som vareeier har koblet til varegruppene. NB! Må velges ved førstegangs innlegg av moduler. Snarveier Det er opprettet en del snarveisfunksjoner slik at man kan bruker tastaturet i stedet for musepekeren. Ctrl+S = Lagre Ctrl+G = Send til godkjenning Ctrl+U = Utgår Ctrl+E = Eksporter Ctrl+I = Importer Ctrl+1 = Vis tab nr. 1 i vare/modul detaljer Ctrl+2 = Vis tab nr. 2 i vare/modul detaljer...(osv for alle tab`er) Ctrl+Shift+V = Ny Vare Ctrl+Shift+M = Ny Modul Kopiere og lim inn Det er nå mulig å kopiere felter fra alle deler av applikasjonen. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 19

20 Dette gjøres ved å markere det som skal kopieres, velg så Ctrl+C For å lime inn bruker Ctrl+V. Velge visningskolonner Når du nå gjør endringer på visningsbildene vil disse bli lagret helt til neste gang du gjør en endring, dette gjelder også neste gang applikasjonen åpnes. Marker kolonneoverskriften og bruk høyre museknapp (fjern/sett hake) til å velge det man vil se i listen. Innstillingene lagres i kombinasjon bruker og arbeidsstasjon, Om man logger seg inn fra hjemmekontor må innstillingene fra kontorarbeidsstasjon opprettes på nytt. Nye visnings-vinduer Har man søkt etter en vare og ønsker å se hvilke andre varer som tilhører samme modul gjøres dette på følgende måte: Søk etter varen i «Søkefeltet» enten pr NOBB-nr. eller varenr. Marker varen i øverste/høyre felt og bruk høyre museknapp. Velg «Vis i nytt vindu» / «Varer i tilhørende modul» Ett nytt vindu åpnes med en liste over de tilhørende varer i samme modul. Ønsker man å eksportere disse varene kan det gjøres ved å markere varene og så trykke på eksport-knappen og man får samme valg som ved «vanlig» eksport. Side 20 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

21 Husk at disse vinduene ikke lukkes automatisk når man avslutter applikasjonen. For å avslutte trykk på krysset øverst i høyre hjørne av skjermbildet. Lagre Alle endringene må lagres bruk lagre-knappen i menylinjen (øverst til venstre, blir aktiv når en endringer er gjort). Hvis det er gjort en endring som ikke er lagret, får man advarsel og spørsmål om man vil lagre endringen. Send til godkjenning Når en vare eller modul er nyopprettet eller endret må den sendes til Godkjenning. En vare eller modul er ikke tilgjengelig hos mottaker før varen/ modulen har status som Godkjente. Prisene skal ikke sendes til godkjenning, disse blir overført daglig etter at karantenetiden på 24-times er over. Karantenetiden er der for at prisen skal kunne endres hvis den er registrert feil. Det er IKKE mulig å endre prisen etter karantenetidens utløp. Ny pris må da registreres med en ny fra dato (kan benytte datoen dagen etter datoen på den prisen som er feil, forutsatt at det er over en måned frem i tid). 5.8 Varetyper i NOBB I forbindelse med oppdateringen av vareeierapplikasjonen i november 2013 ble det lagt til ny varetyper. Det finnes nå 4 ulike varetyper samt en ny status «Vare under arbeid». NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 21

22 Varetyper Det er opprettet 4 ulike varetyper i NOBB. Standard Display Sammensatt Spesial Standard Alle varer er i utgangspunktet en Standard vare. Dersom man registrere varer hvor man mangler informasjon, skal man velge varetype Standard samt sette hake for «varer under arbeid». Display Display er en type vare som består av et gitt antall av flere andre varer. For eksempel et display med tape-ruller av forskjellige bredder. Denne type vare skal IKKE ha F-PAK. Varer/pakninger som inngår i et display må være godkjent (tilgjengelig på NOBB.no) og må ha F -PAK. Sammensatt En sammensatt vare er en vare som består av flere forskjellige varer, der varene som inngår i den sammensatte varen kan selges separat. Eksempler på denne varetypen kan være garasje, dusjkabinett etc. Sammensatt vare har nesten identisk struktur og grensesnitt som display. Forskjellen ligger på validering av varen. En sammensatt vare har samme krav som en standard vare (F-PAK, med GTIN, mål, vekt osv.), i tillegg til at man kan koble varer som skal inngå i den sammensatt varen på samme måte som display. NB! Det er IKKE mulig å endre sammensetningen i en sammensatt vare. Det betyr at når en sammensatt vare er godkjent kan man ikke: - Legge til en ny vare - Fjerne en vare - Endre antall av en vare Spesial I NOBB Regelverk versjon står spesialvarer beskrevet slik: Spesialvarer i NOBB defineres som varer som produseres på oppdrag fra kunde, eller varer som er spesialtilpasset for bestillingen. Disse varene skal markeres som spesialvarer i NOBB, og skal ha forkortningen SPS i varetekst1. Spesialvarer behøver ikke å ha F-pak som første pakning, og skal ikke ha pris knyttet til seg. Produsenter som skal ta i bruk EDI må ha NOBB-nr og GTIN-nr på alle bestillbare artikler. Dette medfører at spesialvarer både må ha GTIN-nr/ NOBB-nr når ordre/ordrebekreftelse/faktura skal sendes elektronisk. Forkortningen SPS skal stå i varetekst1. Spesialvarene bør beskrives på følgende måte: PRODUKT SPS MERKE- eller FIRMANAVN Eksempel 1040 Bygningsplater GIPSPL SPS NORGIPS Produkt = hva slags produkt er dette SPS antyder at dette ikke er en «vanlig» artikkel MERKE-/FIRMANAVN sier hvor/hvem som produserer varen. Side 22 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

23 5.9 Vare under arbeid Felt i NOBB vareeier for å angi at en vare mangler essensielle grunndata som høyde, lengde, bredde, volum, vekt eller GTIN-nr. En vare med denne status kan sendes til godkjennelse og vil da vises på NOBB.no som en vare som har ufullstendig pakningsinformasjon. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 23

24 Skjermbilder og vedlikehold På de neste sidene kommer en gjennomgang av skjermbilder og hvordan man registrerer nye artikler og vedlikeholder informasjonen i databasen. 6.1 Ny modul med vare En felles betegnelse på de varer som er tilknyttet denne modulen. Til modulen skal følgende legges inn: 1. Varegruppe (må velges før valget Ny modul vises) 2. Produsent 3. Internt modulnummer 4. Modultekst 5. Merkenavn 6. Modulbeskrivelse 7. Stikkord/Standard 6.2 Registrering av ny modul Modul er en felles beskrivelse av et sett med varer som naturlig hører sammen, tilhører samme varegruppe og har samme produsent og merkenavn. Modulen bør bygges opp slik at man forenkler registreringen på varenivå ved å dele inn modulene slik at beskrivelse, bilder og dokumentasjon kan kobles på modul. Da slipper man å gjøre dette på selve varen. Modultekst1 og modultekst2 har 35 tegn (totalt 70) som er en fellestekst for de varer som tilhører en modul. Modulen kan kun ha ett merkenavn og ett produsentnavn. Her kan du lære sekvensen for å legge inn en ny modul eller endre en eksisterende modul. Ta utgangspunkt i menyvalget Filter: Alle varegrupper og finn og marker riktig varegruppe for den nye modulen. Trykk på valget Ny modul i menylinjen og en tom modulblankett vises (se neste side). Her MÅ alle felter som har Grønn ramme fylles ut. Der hvor det er en Endre /Legg til-knapp MÅ det gjøres et valg. I Stikkordkobling velges det enten å bruke et eksisterende stikkord, eller det kan legges inn et nytt ord. Liste hentes fra stikkordsregisteret i NOBB. Velg en standard hvis noen av varene oppfyller en standard, godkjennings og kontrollordning etc. Beskrivelse modul: Her kan det skrives inn en felles tekst eller kopieres fra et tekstbehandlingsprogram (f.eks. Word) som er gjeldende for alle varene i den modulen. Husk at Modulbeskrivelse krever mindre vedlikehold i forhold til beskrivelse på varenivået. Fremgangsmåte for registrering av ny modul Navigator/Skjermbilde Utfør - feltbeskrivelse NOBB beskrivelse og kommentarer Varegruppe Velg hvilken varegruppe den «Ny modul» blir aktivert i menylinjen nye modulen skal ligge i Ny Modul Velg Ny modul i menylinjen Tom modul åpnes. Modulbildet Registrer informasjonen Felter med grønn ramme MÅ fylles ut. Produsent Trykk på knappen Endre og velg fra liste Internt modulnr Legg inn tall eller bokstaver som ikke eksisterer på andre moduler. Er kun til internt bruk - må legges inn. Modultekst 1 En beskrivelse om de varer som skal tilhøre denne modulen Modultekst 2 Fortsettelse av modultekst 1, kan være blank Merkenavn Legg inn merkenavnet. Alle varer i en modul skal ha samme merkenavn. Modulbeskrivelse Felles beskrivelse av de varer som tilhører modulen. F.eks. bruksområde, teksniske egenskaper etc. Friteksten kan kopieres fra et tekstbehandlingsprogram. Stikkord Legg inn stikkord. Liste hentes fra stikkordsregister. (Ord og uttrykk som en bruker vil benytte for å finne varen). Skal kun skrives i entall. Standard Koble til godkjenning- og kontrollordninger, standarder etc. LAGRE Ved å markere en varegruppe blir «Ny Modul» på menylinjen aktivert og man kan registrere en ny modul. Side 24 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

25 For å få alle varegruppene listet opp i del 2, må det i menylinjen velges Filter: Alle varegrupper For å aktivere Ny modul må en komplett varegruppe velges. Produsent velges ved å trykke på Endre-linken og så velge fra liste. Dersom det mangler produsenter i listen, må det sendes e-post til support@nobb.no for å få registrert nye produsenter. Felter med «grønn ramme» må fylles ut. Når registreringen er ferdig, må Modulen Lagres. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 25

26 Varegruppevalg Varegruppenummer er et 7-sifret begrep og må velges før opprettelse av en ny modul. Dette nummeret hentes fra NOBB varegruppestruktur og vil være et av de overordnede kriteriene for presentasjon av vareinformasjon i databasen. Bruker man programmet NOBB-Kontrakt (som er et verktøy for behandling av avtaleinformasjon) er varegruppestrukturen spesielt viktig når innkjøpsavtaler med leverandøren skal inngås. Det kan spares mye jobb ved at rabattbetingelsene legges høyest mulig i varegruppestrukturen. På menylinjen må det velges Filter: Alle varegrupper, i del 3 er det første valget Overgruppe. Åpne (trykk på +tegnet) den gruppen som skal brukes (f.eks. 10 Byggevare). Neste valg er Hovedgruppe, marker den hovedgruppen som skal velges (f.eks. 1020). Siste valg er selve varegruppen og det må velges en komplett varegruppe (7siffer) for å kunne få registrert en modul (f.eks ). Når varegruppe er valgt blir Modul-ikonet på menylinjen aktivert. Stikkord Stikkord (søkebegrep) er ord og uttrykk som en bruker/kunde vil benytte for å finne den aktuelle varen. Liste hentes fra Stikkordsregistreret i NOBB. Det kan kobles minimum 1 til modulen. Stikkordskobling gjøres på følgende måte: Trykk på knappen «Legg til». Skriv hele eller deler av ordet og velg SØK. Som vist på skjermbildene skal vi søke på "takpl" og velger så søk. Da vises alle eksisterende stikkord som inneholder «TAKPL». For å koble ett eller flere stikkord, marker de aktuelle ordene og velg OK. Hvis ordet ikke finnes i databasen, bruk feltet «Legg til» og tast inn ordet. Velg så knappen Legg til. NB! Når et nytt stikkord skal legges til er det svært viktig at ordet er riktig skrevet. Tastes det feil, vil det feilskrevne ordet fremkomme i stikkordslisten. STIKKORD skal ALLTID skrives i ENTALL! Side 26 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

27 En komplett utfylt modul vil se slik ut Det er svært viktig at vareeier legger inn tekst på Modulbeskrivelse feltet (f.eks. bruksområde, tekniske egenskaper). Modulbeskrivelsen blir vist sammen med hver vare som tilhører den aktuelle modulen. Når en handelsbruker (din kunde) finner en vare i sitt interne system får de også opp dette feltet slik at de kan lese om produktet direkte (forutsatt at de har overført beskrivelsen). Teksten «Modulbeskrivelse» kan kopieres fra et tekstdokument og limes inn. 6.3 Endring av modul Alle felter på moduler kan endres. Hvis man endrer Modultekst 1 eller skifter varegruppe på modulen skal modulen sendes inn for godkjennelse. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 27

28 For å finne alle modulene kan man trykke på linken eller bruke søk knappen. Trykk på søk knappen i menylinjen, velg Modul og aktiver søkefeltet ved å registrere et mellomrom i søke feltet. Trykk på Søk. En komplett oversikt over alle modulene vises oversikten Moduler (del 3). Trykk på linken Endre varegruppe på modul Modulen må markeres, trykk så på høyre museknapp, velg Flytt. Det kommer nå opp en liste med alle Overgruppene i NOBB. Velg riktig overgruppe, velg så hovedgruppe og til slutt marker varegruppen og trykk OK. Husk at hvis modulen endrer varegruppe kan dette få store konsekvenser for dine kunders avtalebetingelser (blant annet i NOBB-Kontrakt). Det er da viktig at dere informerer kundene deres om slike typer endringer. En modul som har endret varegruppe må sendes til godkjenning. Dette gjøres på samme måte som varegodkjenning. Modul utgår Hvis man har en modul som ikke har varer tilknyttet og ønsker at denne ikke skal være synlig, kan den utgå. Forutsetningen er at den ikke har aktive varer i modulen. Marker den aktuelle modulen, bruk høyre museknapp og velg Utgå. Modulen flyttes umiddelbart til mappen Utgåtte under oversikten Moduler. Side 28 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

29 Modulrapport Det er nå mulig å eksportere modulinformasjonen til Excel. Rapporten vil inneholde all informasjon om modulene, også modulbeskrivelse. 6.4 Registrering av ny vare Registrering av en vare kan gjøres på flere måter. En måte er å markere en modul via varegruppe. Når modul er valgt aktiveres «Ny vare»-knappen på menylinjen. Det er svært viktig at varetekstene blir registrert i henhold til NOBBs regelverk. Hvis en ny vare blir registrert og sendt til sentralsystemet uten at disse reglene blir fulgt vil varen bli returnert til vareeier uten at varen blir godkjent, dvs. at den ikke blir tilgjengelig for brukerne. Det er også viktig at vareeier beskriver tilnærmet like varer på samme måte slik at de som søker etter varer finner alle varene. Prisenhet og pakning er også viktig. Prisenheten er den enhet som varens pris blir oppgitt i og det skal være den enheten som vareeier bruker ved elektronisk faktura. Med pakning menes alle de enheter varen blir solgt i (både fra produsent og forhandler). Enhetene kan ikke endres etter at varen er godkjent og overført til brukersiden. Alle varer skal ha produktbilde koblet til varen ved første gangs registrering. 6.5 Fremgangsmåte for innleggelse av ny vare Følgende skjermbilde kommer opp. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 29

30 De feltene som har en Grønn ramme må fylles ut. Der det er en nedtrekks-meny, må/kan det gjøres et valg. Der det er «bokser» kan det velge/fjerne hake. Ny vare må også få koblet produktbilde etter registrering og før de sendes til godkjennelse Varetekst 1 og 2 har maks 35 tegn hver. Hvis man overstiger 35 posisjoner, kommer det en rød ramme rundt feltet med en stjerne til sist, dette må så justeres til mindre en 36 tegn før man får lagret varen. Alle salgbare enheter (forpakninger) skal registreres. Side 30 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

31 NOBB prisindeks skal registreres på standard varer. 6.6 Skjematisk ny vare Navigator/Skjermbilde Utfør - feltbeskrivelse NOBB beskrivelse og kommentarer Velg modul via varegruppe, Ny vare blir aktivert i menylinjen. moduloversikten eller søk Ny vare Trykk på valget Ny vare. Tomt varebilde vises. Varebildet Registrer vare-informasjonen Felter med grønn ramme MÅ fylles ut. Prod.varenr. * Produsentens artikkelnr./varenr. Vareeiers varenr. * Firmaets artikkelnr./varenr. Disse to kan være like. Varetekst 1* 35 posisjoner som skal beskrive den enkelte vare Bruk NOBBs tekstmaler for å se hvordan teksten skal bygges opp! Må være unik for vareeier Varetekst 2 35 posisjoner. Fortsettelse av varetekst 1, kan være blank. Kan brukes til forklaring av forkortelser i varetekst 1. Lang varetekst Varebeskrivelse med 100 posisjoner tilgjengelig (f.eks. markedstekst, må være unik pr. vare). Varebeskrivelse Skal kun benyttes når Modulbeskrivelse ikke passer til en artikkel. Overstyrer Modulbeskrivelse. Prisenhet * Prisenhet. Enheten på varen i forhold til pris (hva er prisen oppgitt i). Bruk samme enhet som varen fatureres i fra deres eget system. PSE på varegruppe Viser hvilken PSE som er standard for denne varegruppen. PSE relevant Hvis varens prisenhet og varegruppens PSE-enhet er forskjellig må det opprettes en egen PSE-pakning. Avgift Kan angi om varen får en pålagt avgift som ikke inngår i NOBBprisindeksen Lagerført Gjør et valg, fjern haken hvis varen ikke er lagervare. Miljømerke Kan angi om varen har ulike typer miljømerker, f.eks. Svanemerke t (Ikke på ny vare) Velg vare utgår dato Skal varen slettes, velges det en dato her. Datoen kan ikke være mindre enn en måned frem i tid. Husk å send varen til godkjennelse. Emballasjemerking Merking i forhold til ADR bestemmelsene. Spesialvare Angir om varen er en spesialvare som produseres på oppdrag fra kunde eller mangler pakningsinformasjon. Transportmerking Informasjon om transportbestemmelser og merking av «farlig gods». Har holdbarhetsdato Ja/nei felt. Informasjon om varen har holdbarhetsdato. Tåler frost Ja/nei felt. Informasjon om varen tåler frost under transport og lagring. (Ikke på ny vare) Varen erstattes av Det nye NOBB-nr som denne varen skal erstattes av. Sorteringsindeks Hvordan skal varene sorteres i modulen (kun internt for vareeier). Egendefinert Brukes internt av vareeiere til ulike områder. Vises ikke på brukersiden * Har grønn ramme og må fylles ut for å kunne lagres. Varetekst 1 og varetekst 2 Det finnes et eget dokument «NOBB Regelverk for registrering av vareinformasjon for vareeiere» samt et eksempelhefte, disse dokumentene mottar alle vareeiere sammen med brukerveiledningen. Dokumentene gir informasjon om hva og hvordan varene skal registreres i databasen. Dokumentet kan også lastes ned fra 1. Bare store bokstaver er tillatt maksimalt 35 tegn. Varetekst1 skal unikt beskrive og identifisere varen. Vareteksten skal begynne med beskrivelse av varen. Ved førstegangs registrering sjekk NOBBs tekstmaler før registreringen begynner. Skal alltid inneholde betegnelsen på varen (hva slags produkt er dette). Da vareteksten skal leses og forstås av en rekke personer med forskjellige funksjoner i systemet og i tillegg også brukes som opplysning til sluttbruker (hylleforkanter i butikk, prisbøker, e-handelsløsning), er det viktig at det legges flid og omtanke i oppbyggingen av disse. Se for øvrig under Generelle forkortelser og Tekstmaler slik at alle bruker samme forkortelser i NOBB. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 31

32 Vareteksten skal legges inn på følgende måte: 2. Skal begynne med betegnelsen på varen, for eksempel Ytterdør begynner med DØR YD. Det er mulig å legge merkenavn først i varetekst1, dette forutsetter at vareteksten er beskrivende nok til entydig å identifisere varen. For eksempel: FLEXI A-PLATE 70X410X1200 TRD 3. Etter betegnelsen legges det så inn spesifikasjon på varen, for eksempel 20x70 (enheten trengs ikke oppgis) 4. Deretter andre spesifikasjoner for eksempel farge, typenummer etc. 5. Varetekst1 er unik per vareeier, det er ikke mulig å lagre like varetekster. Varetekst 2 benyttes til videre utdypninger av varen, eventuelt til beskrivelse av forkortelser som er benyttet i varetekst 1. For eksempel til å angi antall skruer (eller annet) i en blisterpakke eller eske når dette er minste salgsenhet. Varetekst 2 kan være blank. Lang varetekst Lang varetekst har maksimalt 100 tegn. Skal være en markedstekst som beskriver artikkelen eksakt, må være unik pr artikkel. Bruksområder til lang varetekst: forslag til markedstekst til bruk på dine kunders nettbutikker. Eksempel på informasjon som kan legges i det Lang varetekst-feltet: Dagens varetekst: GRAN 22X148 D-FALS 60GR KL1 Lang Varetekst: Utvendig kledning gran 22x148MM dobbeltfals 60gr. grunnet rørosrød klasse 1 Varebeskrivelse Hvis man ønsker å beskrive den enkelte artikkel (og ikke på modulnivået). Denne bør kun benyttes når beskrivelsen fra modul ikke samsvarer med det som er registrert på modulnivå. Husk at hvis det benyttes beskrivelse på vare, vil vedlikeholdet pr artikkel øke. Dekningsmål- og pris For de produkter der det er relevant med dekningsmål, skal pris og består av faktor oppgis i forhold til dekningsmål. Varen i eksempelet under har prisenhet m2. F-pak har «Består av» faktor 3,15 m2, dette er varens dekningsmål/nettomål. Dette målet må ikke forveksles med pakningens bruttohøyde, bruttobredde (dybde) og bruttolengde. 6.7 Pakninger Med pakninger menes de enheter som varen selges og lagerføres i, både fra produsenter, grossister og forhandlere. Prisenheten legges på varen pakningstypene (salgsenhetene) legges på pakning. I NOBB skal det legges inn en prisenhet, d.v.s. hva prisen er oppgitt i. Om det er PAK, M2, STK etc. (Varens prisenhet er enhet på faktura, til kunden. Enheten skal være lik den enhet vareeier benytter i eget system til fakturering.) Videre skal alle pakningstyper som varen selges i registreres, også pakningstyper som videreselges ute hos kundene. En pakningsenhet som vareeier ikke selger kan settes som ikke bestillbar i NOBB. Bransjens definisjon av F-pak F-pak er minste elektroniske identifiserbare forpakning, og den naturlige minste salgsenhet til sluttkunden. Det er entydig produsentens ansvar i samspill med markedskreftene å definere sin F-pak. Det finnes tilfeller der minste salgbare enhet tydelig framgår, men ulike hensyn tilsier at varen ikke kan merkes med GTIN-nr. Der slike problemstillinger oppstår skal vareeier opprette en fullstendig F-pak for varen, men definere pakningen som ikke bestillbar fra vareeier/prisgiver. Om handelen velger å splitte en minste salgbar enhet i butikk, er det butikkens ansvar å håndtere dette. Side 32 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

33 Hva må registreres Alle salgbare enheter må registreres som pakning med pakningsklasse. Prissammenligningsenhet (PSE) må også registreres som pakning, dersom denne ikke er lik prisenheten. Forbrukerpakning (F-pak) skal registreres med bruttovekt og bruttomål Detaljistpakning (D-pak) skal registreres med bruttovekt og bruttomål Transportpakning (T-pak) skal registreres med bruttovekt og bruttomål Rekkefølge på pakningene Prinsippet er som følger (antall pakninger vil variere ut fra produkttype): PK1: Butikkens salgsenhet til sluttkunde (F-pak) PK2: Neste pakningsstørrelse (D-pak) PK3: Neste pakningsstørrelse (T-pak) PK4: Eventuelt prissammenligningsenhet dersom dette ikke er prisenheten Det er et krav at første pakning skal være varens minste salgbare enhet. F-pak kan kun benyttes på en forpakning. Pakningsklasse Velg hvilken type paknings klasse hver enkelt pakning er. Det kan velges mellom F -, D - og T-pak samt PSEpak. I NOBB er det de kundene som mottar grunndata web-service og pricat-formatet som bruker disse klassene. For å få lagret en pakningsklasse må GTIN-nr., mål og vekt registreres! Det er ikke mulig å endre en enhet (gjelder både prisenhet og enhet på pakningsklasser) etter at varen godkjent. Pakningsklasser: F-pak = Forbrukerpakning, dvs. den pakningen som butikkene selger til sluttkunde D-pak = Detaljistpakning, dvs. salgsenhet fra leverandør til detaljist (kan også være forbrukerpakning eller Transport-pakning). T-pak = Transportpakning, dvs. Pall eller Halvpall PSE-pak = Prissammenligningsenhet Mål og vekt Mål og vekt på pakninger skal oppgis som brutto, og med fokus på logistikk og lagerplanlegging. Med bruttomål og bruttovekt menes mål og vekt av produktene, inklusive emballasje og last bærer. Grunnenhet på NOBBs pakninger er meter og kilo. Det er tilrettelagt for 5 posisjoner før og 6 posisjoner etter komma. Bruttovekt Vekt må alltid registreres korrekt på alle pakninger. Nøyaktighet her er viktig da vekten brukes til fraktberegning, transportplanlegging og lagringsvalg. Vekten må angis for alle pakningsenhetene. Bruttomål Det er viktig at pallehøyden tas med i registreringen for pakningsenheten pall. Høyden skal oppgis inklusive pallen. Denne opplysningen brukes ved lagerplassvalg og ved lasteplanlegging. Bruttovolum Volum brukes til lasteberegning for definisjon av plassbehov, fraktberegninger og til interne kostnadsberegninger. Om høyde, lengde og bredde (dybde) oppgis, auto utregnes volumet, men verdien kan overskrives av vareeier. Lengde kan være 0,0 om bruttovolum er fylt ut på produkter som ikke har lengde, typisk sylinder, rør etc. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 33

34 Prinsipper rundt registering av F-, D- og T-pak F-pak, (Forbrukerpakning) Det er denne enheten vi kjøper i butikken. D-pak, (Detaljistpakning) Denne enheten inneholder et heltall av antall F-pak, og er ofte bestillbar pakning i butikk T-pak, (Transportpakning) Denne enheten inneholder et fast heltall av antall D- eller F-pak, og brukes for distribusjon Regler for pakninger med pakningsklasse: F-pak må bestå av prisenhet. D-pak må bestå av F-pak. T-pak skal bestå av D-pak om den finnes, ellers skal den bestå av F-pak. En vare kan bare ha en pakning av hver pakningsklasse Det er ikke mulig å slette en F-pak Om pakningen ellers er identisk er det mulig å endre GTIN-nr. på F-pak Endringer kan ikke gjøres etter at varene er godkjent og oversendt brukerne Foretrukket pakningsrekkefølge der det er ytterligere pakninger etter F-, D- og T-pak Der det forekommer flere pakninger enn F-, D- og T-pak skal disse legges sist i pakningsrekkefølgen. 1 F-pak POS 1 2 D-pak KRT 48 3 T-pak PAL PSE-pak KG 0,2 5 ESK 24 Strekkoder (GTIN-nr., EAN-nr.) Bruk av strekkoder er avgjørende i butikker og i nye plukk og håndteringssystemer internt i bedriftene og ved effektivisering av varemottak og bruk av elektronisk pakkseddel. Alle varer i NOBB skal ha GTIN-nr. (tidligere EANnr./strekkode) på alle salgbare pakninger. GTIN-nr. (Global Trade Item Number). GTIN-nr. er et globalt nummersystem som sikrer unik identifikasjon av produkter. GTIN-nr. kan ha inntil 14 siffer Alle pakningsnivåer F-pak, D-pak og T-pak skal ha unike GTIN-nr. For GTIN-nr. finnes følgende varianter: GTIN 8 Benyttes på små produkter (F-pak) GTIN 12 Benyttes i USA og Canada (F-pak, D-pak og T-pak) GTIN 13 Benyttes på F-pak, D-pak T-pak og bestillbar enhet, anbefales brukt i byggevarebransjen GTIN 14 Benyttes på D-pak og T-pak. Ikke på F-pak Spesialprinsipper for pakninger med pakningsklasse Om en vare bare har en fysisk pakning og denne defineres som F-pak, vil pakningen på NOBB-XML-formatet ut til brukerne bli merket både som F-, D- og T-pak. Om en vare bare har to fysiske pakninger F- og T-pak, vil T-pakken på NOBB-XML-formatet ut til brukerne bli merket som D- og T-pak. Side 34 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

35 Innenfor varegruppe 05 Trelast er det mulig å ha flere registrerte T-pak. Det skal her ikke registreres D-pak. 6.8 Ny pakning En tom pakningsliste og pakningsblankett ser slik ut. Alle varer MÅ minst ha en pakning. For de som har varer som kun selges i en type forpakning, vil varen i NOBB ha en forpakningsenhet som er lik prisenheten. Det er et krav at første pakning er varens minste salgbare enhet. Trykk på knappen LEGG TIL. Velg pakningsklasse (F-, D-, T-pak), alle fysiske pakninger skal ha en pakningsklasse. For å lagre en pakning som har pakningsklasse MÅ pakningen ha et GTIN-nr., samt mål og vekt. Velg Pakningstype (hvilken enhet er denne pakningen). Registrer det antall av vare enheter (Består av) det er i forhold til prisenheten eller i forhold til forrige pakning. Kryss av for om varen er bestillbar eller ikke, dvs. at en pakning som vareeier har, men ikke selger, kan registreres. Hvis varegruppens PSE ikke stemmer med din vare, overstyr ved å velge om denne pakningen også skal være PSE. Legg så inn de fysiske målene på pakningen inklusiv emballasje. Når pakningen er ferdig registrert velges OK og Lagre. Slik kan en pakningsliste se ut: Pakningseksempler Det er svært viktig at alle salgsforpakninger blir registrert både med antall og dimensjon. Under vises et eksempel der både kvadratmeter og pakke er oppgitt. Varens prisenhet er i kvadratmeter. Det er så registrert en stykk med GTIN-nr. Så er det registrert en pakke som består av 8 stykk og til slutt en pall som består av 30 pakker. Slik kan en pakningsliste se ut Eksempel Takshingel NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 35

36 Eksempel Tørrmørtel Eksempel Gipsplate Platen har en kvadratmeterpris Platen selges ikke i 1 M2, det må bestilles en hel plate Platene selges i pakker som består av 40 plater Varens prisenhet er M2 KVADRATMETER F-pak blir i NOBB er her PLA PLATE og Antall prisenheter i pakningen 3,00 M2 Dette forteller: F-pak som er PLA består av 3,00 M2 (1200x2500) Denne pakningstypen (2) er PAK PAKKE og den inneholder 40 PLA Plater Dette forteller: Pak. 2 som er PAK består av 40 PLA som er 120 M2 Eksempel skrue Skruen har en pakkepris Fra produsenten selges skruene kun i pakker, men forhandlerne selger den i esker og ønsker å få registrert en ikke bestill bar F-pak. Fra produsenten selges skruene kun i pakker som består av 5 esker Varens prisenhet er ESK ESKE F-pak blir i NOBB er her ESK og Antall prisenheter i pakningen er 1 Dette forteller: F-pak som er ESK består av 1 ESK D-pak blir i NOBB er her PAK PAKKE og Antall pakker i enheter i pakningen er 5 Dette forteller: Pakning 2 som er D-pak PAK består av 5 ESK Eskene kan også selges i pall som inneholder 200 pakker T-pak blir i NOBB er her PAL PALL og den inneholder 200 PAK KRT Dette forteller: Pakning 3 som er T-pak består av 200PAK, som er 1000 ESK Eksempel slagbormaskin Slagbormaskinen har en stykkpris Borremaskinen selges kun i stykk og det finnes ikke flere pakningstyper Varens prisenhet blir STK STYKK F-pak blir i NOBB er her STK STYKK og Antall prisenheter i pakningen 1 Dette forteller: F-pak som er STK består av 1 STK 6.9 Flytte vare En vare kan flyttes fra en modul til en annen. Dette gjøres ved å søke etter alle varer, marker den eller de varene som skal flyttes og bruk høyre museknapp. Velg Flytt til modul. Side 36 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

37 Finn modulen som varene skal flyttes til, marker den og velg ok Vare utgår Hvis varen skal utgå, påføres en utgår dato som er minimum en måned frem i tid.(en vare kan ikke slettes i NOBB, men den kan utgå.) Marker den eller de varene som skal utgå og bruk høyre museknapp (eller utgårknappen i meny-linjen) velg Utgår. Velg dato for når varen skal utgå. Det er mulig å velge flere varer på en gang, bruk da f.eks. søk fra fil, se mer om dette under «Søk fra fil» Reaktivering av utgått vare En utgått vare kan reaktiveres (hentes tilbake) av vareeier. Dette gjøres på følgende måte: 1. Marker Utgåtte varer i del 1 2. Finn den aktuelle varen og marker den (hvis man søker, husk og sett hake) 3. Bruk høyre museknapp og velg Reaktiver 4. Velg OK 5. Varen må så behandles som en ny vare og pris må registreres før varen sendes til godkjennelse. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 37

38 6.12 Pris Enhetspris NOBB prisindeks NOBB prisindeks er den prisen som brukeren tar utgangspunkt i når kostprisen for varen skal beregnes. Nettopris skal IKKE brukes. Rabattering skal skje med utgangspunkt i den enhetsprisen som ligger i NOBB. Oppdatering av priser kan skje hver dag, men vareeier må forholde seg til NOBBs kjøreplan når det gjelder valg av fra dato (når den nye prisen skal gjelde fra). Kjøreplanen er tilgjengelig fra Enkleste måte å se alle prisene på er å eksportere ut en fil ved hjelp av Eksport/Priseksport (Excel), filen åpnes i Excel og viser alle gyldige priser med fra/til dato. (Prisgiverpriser, se eget kapittel om Alternativ leverandør). Eksporter vare og pris Ved å trykke på eksporter varer vil alle varer, i henhold til de valgene som er foretatt, bli eksportert til en Excelfil. Filen åpnes direkte og det er bare å lagre filen. Denne filen kan så benyttes til å oppdatere varer og priser i NOBB ved at man endrer innholdet i filen og importerer den igjen. Se mer under kapittelet om Vareimport. Gi pris på ny vare For å kunne registrere en pris på en ny vare må først varen lagres og pakninger registreres, velg så fanen Pris og trykk på «Legg til» knappen Når Pris velges kommer det opp et nytt skjermbilde, trykk på Legg til. Side 38 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

39 Her skal prisen på en vare registreres sammen med en Fra dato. Fra dato blir som standard satt til dagens dato på ny vare. På eksisterende vare kommer den første i neste måned opp (i henhold til NOBB kjøreplan). For å endre på Fra dato trykk på (pilen velg nedtrekks menyen). Det kommer nå frem en kalenderoversikt hvor Fra dato kan velges (frem i tid). Til dato bør ikke brukes, eksisterende priser får automatisk en til dato ved registrering av ny pris. Hvis man har en pris med til dato, uten at det er en ny pris etter til datoen, vil varen være uten pris etter at «til dato» er passert Prisvedlikehold Enkleste måte å oppdatere eksisterende priser på er å eksportere alle varer, justere prisen i Excel-filen og importer så disse ved hjelp av Importer/Importer endrede priser (se eget kapittel). En oversikt over priser pr modul vises ved å velge en modul og så justere overskriftene slik at den viser vare og pris fortløpende. Oversikten som vises kan justeres etter eget ønske ved å dra i overskriften slik at den flyttes dit den «slippes». Ved å holde museknappen nede og dra «overskriften» (grått felt) mot høyre, flyttes kolonnen mot høyre. Her kan man flytte prisenhet og pris slik at de vises som kolonner og kan dermed sjekke prisen på varene. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 39

40 Priskarantene Det er kun mulig å redigere en lagret pris innen ett døgn, prisen får en karantene på 24 timer. Det vil si at nye priser ikke blir overført til brukerne før 24 timer er gått fra lagringstidspunktet. En pris kan endres ubegrenset antall ganger innenfor 24 timers karantenen, men innenfor 24 timer fra første opprettelsestidspunkt. Grønn, rød og oransje farge indikerer prisens status. Grønn/aktiv prisen er aktiv og oversendt bruker Rød/karantene prisen er i karantene. Oransje/ny prisen er nyopprettet og IKKE lagret, husk å lagre Når karantenen er over vil den «gamle» prisen få en til dato (her ) og den «nye prisen vil få endret status til aktiv. Hvis en pris skal slettes (kan bare gjøres i karantenetiden), gjøres dette ved å trykke på fjernknappen, det vil da komme et kryss på karanteneprisen. Krysset og prisen forsvinner når fjerningen er lagret. Husk å lagre (hvis lagre-knappen er aktiv er det gjort en endring som må lagres). Eksporter prisliste Det er mulig å eksportere prisene til en Excel-fil (gjelder også for eksport av varer). Priseksportlisten viser alle gyldige priser med fra dato. Vareeksportlisten viser kun dagens gyldige pris. Bruk nedtrekks menyen på Format og velg Priseksport (Excel). Marker de varene som skal eksporteres (eller velg «Eksportere alle varer») Priseksporten kan brukes til kvalitetssjekk av prisene. Ved eksport til Excel så vil utseende (kolonnestørrelsen) styres av det som er standard i Excel. NB! Hvis noen av de registrerte prisene er feil, må disse rettes før det er gått 24 timer. Etter karantenetiden er det ikke mulig å endre prisen, man må da forholde seg til «NOBB kjøreplanen for prisendringer» for å kunne rette opp eventuelle prisfeil. Dette gjelder også prisgiver-priser. Side 40 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

41 6.14 Prisgiver (PG) alternativ leverandør En vare (artikkel) skal IKKE ha mer enn ett NOBB-nr. Hvis en vare er registrert i NOBB med GTIN-nr. som produsenten har tildelt varen og en annen vareeier prøver å gjøre det samme, vil varen bli avvist av den som prøver å registrere varen på nytt. Dette er en sjekk som blir gjort i systemet fordi en vare kun skal eie ett NOBB-nr. De vareeiere som selger en annen produsents varer (som ligger i NOBB) og vil gi NOBB-pris på disse, må være prisgiver på den aktuelle varen. (For å kunne bli prisgiver må Byggtjeneste kontaktes!) Å finne prisgivervarene i NOBB gjøres ved at det først må velges Filter: Tilgjengelige prisgivervarer Gå via Varegruppe og modul da ser det slik ut Eller søk på alle: tast inn %-tegnet i søkefeltet slik at Søk-knappen blir aktiv. Trykk søk og alle tilgjengelige prisgivervarer vises i listen. (Dette kan ta litt tid hvis dere er koblet til mange vareeiere.) NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 41

42 Eller søk på ett bestemt NOBB-nr. Velg Pris-fanen for å registrere pris på den aktuelle varen, her kan også prisgivers varenr. registreres. Hvis vareeier har sagt at en pakning ikke er bestillbar eller lagerført kan prisgiver overstyre dette. Alle varer må minimum ha en bestillbar pakning. Side 42 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

43 Finn varen og velg fanen Pakninger. Dobbeltklikk på den aktuelle pakningen, for eksempel Pak.nr. 2, og sett hake på feltet Bestillbar Dette er eneste endring som prisgiver kan gjøre på pakningene. (Trelastprodusenter kan koble sine egne GTIN-nr. her på standardsortimentet på Trelast.) Den enkleste måten å oppdatere prisene på er å oppdatere via et Excel regneark for så å importere regnearket til NOBB. Se mer informasjon under Eksport/import. Prisene skal ikke sendes til godkjenning, de blir overført etter at karantenetiden er utløpt Prisgivervare utgår Når en prisgivervare skal utgå må varen få en utgår dato. Dette gjøres på samme måte som for egne varer. Velg en utgår dato, prisen vil da få samme til dato. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 43

44 6.16 E-post til prisgivere Når vareeier velger å sette utgår dato på en vare der det er prisgivere vil det bli sendt en e-post til de som eventuelt er prisgiver på den aktuelle varen. Mottaker av e-posten vil være alle i bedriften som har tilgang til NOBB vareeier. Hensikten med e-posten er at prisgiver må vurdere hva som skal skje med prisgivervaren. For å melde ut en prisgivervare må varen merkes med Utgår dato. Dette gjøres på samme måte som for egne varer i NOBB. En prisgivervare vil ikke utgå fra NOBB.no før prisgiver har satt utgår dato på sin prisgivervare. Side 44 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

45 Produktbilde Nye varer i NOBB må ha produktbilde. Når en ny vare skal registreres i NOBB, må varen fra og med mai 2016 inneholde et produktbilde. Dette vil si at varen kan opprettes og lagres, men ikke sendes til godkjenning før det er koblet bilde til varen. Vi gir en kort veiledning her. En komplett brukerveiledning for NOBB Media finnes på under Hjelp. 7.1 Velg media-fane Finn vare(ne) som bildet skal knyttes til. For eksempel: benytt varegruppestrukturen og bla deg frem til riktig modul. Trykk på modulen slik at varene vises i øverste, høyre vindu. Åpne Media i venstre del av skjermen. Aktiver fanen NOBB Media. 7.2 Last opp media For å vise opplastingsvinduet, trykk på den blå linken Last opp media. Et nytt vindu med tittel «Last opp media» vises på skjermen (se under). 1. Her trykker man på «Velg fra fildialogen» (over) og finner fram til det området hvor bildene man vil ha inn ligger. Deretter markerer man de filene man vil legge inn (hold Shift-tasten for å velge mange bilder eller Ctrl-tasten for å velge et og et bilde) og trykker på OK. 2. Alternativt kan man åpne området bildene ligger, markere dem og dra dem over (ved å holde inn venste musetast) i Last opp media vinduet. 3. Når man har alle bildene man ønsker i Last opp media vinduet, trykker man på Neste og får opp følgende skjermbilde. 4. Her velger man, på hvert enkelt bilde, om det er et produktbilde (uten bakgrunn eller nøytral bakgrunn), miljøbilde (bilde av miljøet produktet skal brukes i, f.eks. bilde av hele huset i forbindelse med takstein) eller uspesifisert. OBS! Hvis bilde er uspesifisert vil det ikke vises på NOBB.no. 5. Når man har valgt type på alle bildene, trykker man Neste og bildene lastes opp til basen. Når programmet er ferdig med alle bildene kommer det opp et vindu som sier at opplastingen er ferdig. Trykk OK. 7.3 Kobling av media Bildene er nå søkbare i media-banken og kan kobles opp til varer (se egen veiledning om dette). NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 45

46 NB! Husk at bildet(-ene) nå kun er lastet opp, kobling må gjøres før bildet/dokumentet er tilgjengelig på Finn varen Finn vare(ne) som bilde skal knyttes til. Benytt varegruppestrukturen og bla deg frem til riktig modul. Trykk på modulen slik at varene vises i øverste vindu. Du kan også søke etter modulen i panelet Søk. Finn bildet Deretter må du finne bilde som skal knyttes til varene, dette gjøres ved å benytte søkekriteriene i panelet kalt Media. Under den blå linken Last opp media finnes tre søkekriterier: Media type, Koblet og Opplastet. Velg Opplastet til «I dag». Trykk på Søk. De to filene som ble lastet opp i dag og som er definert som produktbilde blir synlig i høyre del av skjermen. Merk at man må velge fanen Media søkeresultat for å se filene. Koble bildet Høyreklikk på bilde du skal koble til vare(ne) og velg Kopier. Marker vare(ne) eller modulen du vil koble bilde til og høyreklikk. Velg Lim inn. Følgende vindu kommer opp: Trykk OK og bildet er nå koblet opp og blir tilgjengelig for alle brukere. En vare som er nyopprettet må først godkjennes før bildet kan kobles. Side 46 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

47 Godkjenning og kontroll Når vareeier har lagt inn varer, endret på informasjonene som er registrert i basen og lagret disse, får varen en status som heter Endret Ikke Oversendt. Dette betyr at det er gjort en endring på varen som ikke er oppdatert ut til brukerne. For å få endringene gjennomført må disse sendes til godkjenning. Fremgangsmåte Når en vare er nyopprettet eller endret «flyttes» den til statusen Endringer ikke sendt (del 1) Marker Endringer ikke sendt, marker så alle eller de varene som skal sendes til godkjenning. Bruk høyre museknapp og velg Send til godkjenning (eller marker og bruk valgene i menylinjen). Varene «flyttes» nå til sentralsystemet.. Vareinformasjonen er nå lås og kan ikke endres før den er returnert fra Når sentralsystemet har mottatt de endrede varene, blir endringene kontrollert og godkjent/underkjent. Etter at varene er sendt til sentralsystemet, skal det gå maks 2 arbeidsdager innen varene er godkjente eller underkjente. En underkjent vare vil ikke bli videresendt til brukerne og det er derfor svært viktig at vareeier sjekker tilbakemeldingene fra sentralsystemet. Det er vareeiers plikt å sjekke at varene blir godkjente. Hvis varene blir underkjente må varene korrigeres og sendes til godkjenning en gang til. 8.1 «Send til godkjennelse» feiler Hvis man sender varer til godkjennelse og det mangler informasjon på varene vil disse ikke bli sendt til godkjennelse. Følgende melding vil vises når varen mangler informasjon på pakninger eller hvis det mangler produktbilde på varen. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 47

48 Merk at samme feilmelding gir samme melding uansett om det er produktbilde som mangler eller om det er noen mangler på pakningsinformasjonen. Side 48 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

49 Generelle forkortelser for varetekster Komma i varetekst for å skille ord skal IKKE brukes Varetekst 1 kan IKKE begynne med tall eller merkenavn Ikke benytt stjerne-tegnet * som et gange-tegn bruk X Sjekk det komplette dokumentet «Regelverk for registrering av vareinformasjon i NOBB for vareeier» (dokumentet vil bli erstattet 31.mai 2011) MED M/ UTEN U/ INNVENDIG INNV (ikke punktum etter V) UTVENDIG UTV (ikke punktum etter V) HØYRE H VENSTRE V KLASSE KL. (ta med punktum) DOBBEL DOB PLATE PL f.eks. SPONPL HYLLEPL (ikke punktum etter PL) MESSING MS SMIJERN SMIJ KOBBER KOBB Farger HVIT HV SORT/SVART SOR BLÅ BLÅ MØRK BLÅ MBL RØD RØD MØRK RØD MRØ GRØNN GRØ MØRKE GRØNN MGRØ GRÅ GRÅ Se for øvrig Regelverk for registrering av vareinformasjon. Tekstmal Det er her beskrevet hvordan vareteksten skal beskrives i basen. Det er svært viktig at alle vareeiere bruker samme måte å beskrive varene på. Alle varene skal begynne hvilken type vare er det eller merkenavn unntatt varegruppe 05 Trelast. Eksempel fra 05 TRELAST (se for øvrig Regelverket) Varetekst 1 (35 posisjoner). For trelast skal de fire første tegnene i vareteksten ALLTID si hvilke treslag (kun 4 posisjoner) det er, så kommer dimensjon og type, klasse til slutt kommer firma eller merkenavn. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 49

50 NOBB Varegruppestruktur Overgrupper 01 TJENESTER 04 EMBALLASJE 05 TRELAST 06 BYGG OG ANLEGG 07 TYNNPLATEPROFILER AV STÅL 08 STÅL OG METALLER 09 BYGGEVARER 10 TAKPRODUKTER 12 INNREDNING 13 DØRER 14 VINDUER 15 GULV OG VEGGBEKLEDNING 16 JERNVARE 17 FESTEMIDLER 18 HÅNDVERKTØY 19 MASKINER, VERKTØY 20 MALING, TEKNISK/KJEMISK 22 FRITID 23 UTEROMMET 24 HAGE OG GRØNTANLEGG 25 HUSHOLDNING 27 ELEKTRISKE ARTIKLER 28 INSTRUMENTERING 30 VARME, VENTILASJON OG SANITÆR VVS 31 INTERIØR OG MØBLER 33 VERNEUTSTYR, BEKLEDNING 34 VARME 35 KJØKKEN, KJØLEROM 36 BADEROM, BADSTUE 37 GARDEROBE, OPPBEVARING 40 INDUSTRIPRODUKTER 50 SVEISEUTSTYR 70 LANDBRUKSUTSTYR 72 SMØREMIDLER, OLJE, FETT 75 KONTOR OG DATA 88 KONTORREKVISITA OG PAPIR 95 KONTORMASKINER OG UTSTYR Varegruppeeksempler 05 Overgruppe Trelast 0501 Hovedgruppe Skurlast Varegruppe Skurlast generelt Varegruppe er Varegruppe er Varegruppe er Skurlast generelt Utvendig kledning Ferdigbehandlet sponplate Komplett varegruppestruktur og NOBB Regelverk kan fås ved henvendelse til Side 50 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning

51 Vareeksport og import fra/til NOBB Eksport er en funksjon hvor vareeier kan eksportere ut informasjon som er registrert på varene. Import er en funksjon for vareeiere for å importere varer og priser fra en Excel eller xml-fil inn til NOBB. Skal man oppdatere både varer og priser fra samme fil må importen kjøres to ganger. Det er også mulig å importere filer som kun inneholder en kolonne med endring (f.eks. Lang varetekst) og en med NOBB-nr. For at dette skal fungere må kolonneoverskriften være korrekt i henhold til databasen og kolonnen med NOBB-nr MÅ alltid være med. Benytt malen for å finne korrekt overskrift. Ved å trykke på knappen «Eksporter» (på menylinjen) kan man eksportere ut dataene på en eller flere varer til ulike filformater (Excel og XML). Ved å trykke på knappen «Importer» kan man lese varedata og priser inn i NOBB fra Excel. Samme Excel-format som benyttes ved eksport benyttes ved import av varedata. Dette betyr at man kan eksportere ut varedata fra NOBB, endre i Excel og deretter importere dataene tilbake til NOBB igjen. Import fra Excel er også effektivt dersom man skal legge inn mange nye varer på en gang. Ved import av endringer er det nå mulig å importere filer som kun inneholder kolonne med NOBB-nr. og den/de kolonnen(e) som inneholder endring. Det vil si at det er tilstrekkelig om importfilen f.eks. inneholder NOBB-nr. og Lang varetekst. For at importen skal fungere må kolonneoverskriftene være i henhold til malen for import. Merk at kolonnen med NOBB-nr. alltid må være med. Sjekk importmalen for å finne korrekt overskrift Excel-eksport av varedata Vareeier kan eksportere sine egne varer, prisgivervarer og NOBB-priser til Excel. Dersom man skal eksportere varedata til fil, gjøre endringer i denne og importere tilbake til NOBB, må man velge Vareeksport 6.0 (Excel). Man kan eksportere alle varer eller utvalgte varer. Dette kommer opp som valg i dialogboksen for eksport. For å eksportere utvalgte varer må man markere de varene som skal eksporteres, deretter trykke på Eksporter-knappen og velge «Eksporter valgte varer». Ved valg av alle varer, eksporteres både egne varer og varer man er prisgiver på. Kolonne A angir om det er din egen vare eller en prisgivervare (JA/NEI-felt). Excel åpnes automatisk når eksporten er ferdig generert, hvor lang tid dette tar avhenger av antall varer som skal eksporteres. NOBB for vareeier - brukerveiledning Dato Side 51

52 11.2 Import av data til NOBB For å forenkle førstegangs innlegging av varer i NOBB og senere varevedlikeholdet, kan man benytte funksjonen for import av varer. Denne velges via knappen Importer. Vareeier har mulighet til å importere samme Excel-format som eksporteres fra NOBB (versjon 6.0). Importmalene for vare eller pris er tilgjengelig på dialogboksen for Importer. «Nye varer mal» kan benyttes til både vare- og prisjusteringer, men husk at importen da må kjøres to ganger hvis begge deler er endret. Kjør først «Importer varer», deretter kjør «Importer endrede priser». Ved nyregistrering av varer vil prisen bli importert sammen med vareinformasjonen. Ved import av enkeltfelter må NOBB-nr. alltid være med. Kolonneoverskriftene MÅ være korrekt i henhold til databasens beskrivelse. Ved å velge linken «nye varer mal» får man opp en Excel-fil som ser slik ut: De røde kolonneoverskriftene viser hvilke felter som må fylles ut før importen kan gjennomføres (gjelder nye varer). Holder man musepekeren over de røde feltene vises et infofelt som forteller mer om hva kolonnen skal inneholde. Før import må filen lagres i en mappe på din PC eller server. Import startes ved å trykke Importer-knappen, og deretter henter du filen ved hjelp av «Finn»-knappen. Finn filen som skal importeres og trykk på Importer-knappen. Når importen er ferdig, varsles dette med en melding som sier hva som er importert og hva som eventuelt feilet. En indikator nederst i høyre hjørne forteller hvor langt import-prosessen er kommet. Dersom en varelinje feilet er varen IKKE importert, og importloggen må da sjekkes. Dette gjøres ved å trykke på knappen Vis logg. Linjenummeret i loggen henviser til hvilken rad varen har i Excel arket som ble benyttet til importen. Side 52 Dato NOBB for vareeier - brukerveiledning