Organ: Møtedato: Referent: Hovedbrukerutvalg Kirsti Juliussen IR/HS-prosjektet

Transkript

1 REFERAT Organ: Møtedato: Referent: Hovedbrukerutvalg Kirsti Juliussen IR/HS-prosjektet Til stede: Forfall: Møteleder: Birgitta Rødstøl Næss, høgskoledirektør Utvalgskoordinator: Bernt Evensen, prosjektleder og repr. For Bygn.m. drift IR studentrepresentant (vara): Sigridur Sigursveinsdôttir HS NTL: Geir Aarset HS Forskerforbundet: Christian Ebeltoft HS LAMU: Inger Karine Ambjørnsen Bibliotektillitsvalgt: Grete Gluppe Avd. IR: Leif Nyland Avd HS: Merete Falck Biblioteket: Hanne Dybvik IT-drift: Trond Akerbæk Hovedverneombud: Birger Tollefsen IR LAMU: Ole Kristian Førrisdahl IR ansattrepresentant: Tor Jørgensen IR ansattrepresentant: Even Arntsen (vara) IR studentrepresentant: Andreas Stormyrbakken, studentrådsleder IR HS studentrepresentant: Torunn Lien (vara) Studentsamskipnaden: Rita Hirsum Lystad Referent: Kirsti Juliussen, direktørens stab Sak 1. Teknisk status, byggeprosjekt NCC er hovedentreprenør for prosjektet. Arkitekten for prosjektet er nå knyttet til NCC. Det gjennomføres månedlige møter mellom NCC og høgskolens prosjektgruppe (Else Norheim/Hanne Dybvik, Rita Hirsum Lystad, Trond Akerbæk, Leif Nyland, Merete Falck og Bernt Evensen). I disse møtene kan begge parter gi innspill eller be om avklaringer i forhold til byggeprosjektet. Neste møte er torsdag 5. juni. Smia Rivningsarbeidene startet i april. Det har vist seg at deler av bygningsmassen (for eksempel søyler) er i dårligere forfatning enn ventet. Dette kan medføre at større deler av bygningsmassen må rives. De antikvariske myndighetene krever imidlertid at byggets fasong utvendig skal fremstå som tidligere. Dersom kranbanene må fjernes som følge av at de er i dårlig forfatning bør det avklares om det er mulig å få flere kontorer plassert direkte mot fasaden uten en mellomgang. Det må også avklares om de endringene som må gjøres (for eksempel i bærevegger) som følge byggets forfatning kan medføre kostnadsreduksjoner. Dette kan i så fall ikke tas ut i form av husleiereduksjon, men kan kanskje brukes til andre endringer underveis i byggeprosjektet. Det dukker stadig opp nye tekniske behov som for eksempel sluk og kontakter som det må finnes løsninger på. Ombygging av eksisterende bygg Det skal foretas ombygginger i A-blokka (kontorområder), kantina, øvingsavdeling i H2 og biblioteket. I A-blokka skal det gjøres ombygging blant annet for å få felles kontorområde for studieadministrasjonen for begge avdelingene. Det vil bli lik størrelse på de enkelte kontorene. I kantina skal lagermulighetene utvides, det skal bygges toalett og gjøres endringer i serveringsdelen. I øvingsavdelingen i H2 skal det flyttes ut av 12 kontorer. Rommene skal tømmes og vegger rives i halvparten av H2-etasjen. Det vil bli etablert skille mot byggesonen med støvtette plastvegger. Støy må kartlegges i forkant av oppstart av arbeidet, siden ombyggingen kan berøre både etasjen under og biblioteket. Trolig vil det ikke bli så mye støy som følge av at det er lettvegger som skal fjernes. Biblioteket skal bygges helt om. Alt må flyttes ut og vegger rives i datarommene. 1

2 Sak 2. Byggetidsplaner videre Sted Start Ferdig Smia April 2008 Oktober 2009 Bro Smia H-bygg Januar 2009 (montering) November 2009 (åpnes) Ombygging A1 øst fra grupperom til kontorer Primo januar 2009 Medio mars 2009 Ombygging H2 fra kontorer til øvingsavdeling Medio mars 2009 Ultimo mai 2009 Ombygging H4 Bibliotek Primo mai 2009 Ultimo juli 2009 Ombygging N4 Kantinelager og servering Primo mars 2009 Ultimo juli 2009 Pæling i Smia gjennomføres fra august og utover. På grunn av grunnforholdene blir det trolig ikke så mye støy som følge av dette. Det bør forsøkes å få lagt pælingen til perioder hvor den er til minst mulig sjenanse for undervisingen. Prioriteringen er som følger: 1. Gjennomføres før studiestart 2. Utenom kjernetid kl Etter kl 12 Det er noe usikkert om fremdriftsplanen for Smia vil holde som følge av de endrede byggeforholdene. Sak 3. HiØ omflyttingsplaner Det vil bli utarbeidet en egen tidsplan for hver av ombyggingsområdene. Ombygging A1 øst fra grupperom til kontorer I desember 2008 må grupperommene tømmes. Biblioteket Må ha midlertidige lokaler. Det er aktuelt å benytte ombygde lokaler i A1 til dette formålet, da ombygging av disse er ferdigstilt før ombygging av biblioteket starter. Det kan være aktuelt å benytte 2 4 av disse kontorene som midlertidige kontorer for biblioteket. To av rommene kan slås sammen til et 30 kvm rom for at de viktigste bøkene m.m. skal være tilgjengelig i eksamensperioden. Alternativt kan nåværende klubbkontor benyttes til provisorisk bibliotekservice (ca. 25 kvm). HS - øvingsavdeling Kontorlokaler for bioingeniør flyttes kanskje midlertidig til 1. etasje i STØ-bygget. Generelt I august 2009 skal alle ombygginger være ferdige. Biblioteket skal ha flyttet inn i de nye lokalene og øvingsavdelingen skal være ferdig. Arbeidet med kartlegging av utstyr har startet på IR, og rydding og kasting på Valaskjold vil starte allerede i høst. Det er en gruppe som skal vurdere om kjemistudiet skal startes opp igjen. Det er en del usikkerhetsfaktorer i forhold til hvordan eventuell oppstart skal håndteres. Dette må man komme tilbake til. Bioingeniørenheten ønsker å samarbeide med kjemienheten om laboratoriene i forhold til hvilket utstyr som skal beholdes eller kastes. Vi bør prøve å unngå leie av midleritidig lagringsplass. Hvis vi mot formodning må gjøre dette må alt merkes godt. Rydde- og kasteprosesser er viktig. Alt av privat utstyr på kontorene tas med hjem før flytting, slik at vi slipper å betale for flytting av dette. Studentene ved IR etterlyser en nøyaktig plan for flytteprosessen. Det er imidlertid for tidlig å utarbeide nøyaktige planer ennå. Dette vil bli utarbeidet senest våren 2009, slik at planene er fastlagt før oppstart av studieåret 2009/2010. Det som er avklart er at både undervisning og eksamen for IRstudentene skal gjennomføres i sin helhet på Valaskjold høsten Flytting av utstyr må imidlertid startes tidligere i høstsemesteret. Det er nødvendig å tilpasse for eksempel labøvelser i forhold til flytteplanen. 2

3 Sak 4. Plan for HiØ brukerutstyr En del utstyr ligger i gråsonen mellom byggherres og høgskolens ansvarsområde. Statsbyggs mal benyttes for å skille mellom ansvarsområde for byggherre/gråsone/høgskolen. Dette er gjennomgått i forbindelse med planlegging av byggeprosjektet. Det er budsjettert med en kostnad på inntil 20 mill. kroner til flyttekostnader, transport, prosjektledelse og utstyr. De berørte enhetene har gjennomgått sine behov og det utarbeidede budsjettet vil bli benyttet som et utgangspunkt for å planlegge innkjøp. Det er viktig å ha god risikostyring i forhold til dette for å unngå budsjettsprekk. Prosjektgruppa har ansvar for å følge opp denne planleggingen videre. Etter ferien skal det utarbeides møbleringsplaner i samarbeid med prosjektets arkitekt dersom dette er mulig ut fra regler for kjøp av tjenester. Innkjøp av labutstyr vil også bli planlagt i samarbeid med IR. Innkjøp av møblement til kontorer vil trolig bli en salderingspost. Fra brua og inn til Smia er det planlagt automatiske dører. I forbindelse med brua er det to dører som vil stå åpne ved bruk av magnet og én dør med kortlås. I 1. etasje vil det bli automatisk dør for tilgang til heis og handikaptoalett. Det er mulig at det bør etableres en inventarkomité som bør se på innredning av: - Kontorer - Klasserom - Møterom For rom som berører begge avdelinger bør begge avdelinger være representert. Det er aktuelt å trekke inn bedriftshelsetjenesten i dette arbeidet. Det finnes ingen ledige møbler fra Remmen, da brukbare ledige møbler har blitt overført til Valaskjold tidligere. Trådløst nettverk vil bli tilgjengelig i alle rom hvor dette er mulig. Studentene ved IR er bekymret for tilgang til datarom. De ber om at det må ses spesielt på tilgang til datarom for de studentene som har ett semester igjen, og som ikke har tilpasset seg økt bruk av egne bærbare Pc-er. Det skal gjennomføres et møte med IR-avdelingen, IT-Drift og studentene for å drøfte hvordan problematikk i forhold til datarom/egne bærbar Pc-er bør løses. Blant annet må lisensproblematikk vurderes i forhold til økte kostnader ved å ha lisenser på studentenes bærbare Pcer i forhold til å ha det kun på høgskolens stasjonære Pc-er. Det vil etter flyttingen fortsatt være noe undervisning som vil bli gjennomført på datarom. I tillegg vil det bli plassert ut en del tilgjengelige Pc-er i bygget for øvrig. Studentene ved IR ønsker at det skal utarbeides avtaler som sikrer at studentene kan kjøpe bærbare Pc-er til en gunstig pris. IT-Drift opplyser at det finnes en slik ordning for studentene ved lærerutdanningen, som studentene ved IR kan knytte seg til. Biblioteket Biblioteket er opptatt av å få enkel tilgang med sine traller for å kunne transportere bøker på en hensiktsmessig måte. Dører som holdes åpne med magnet er en dårlig løsning for biblioteket hvis de ikke kan holdes åpne til enhver tid. De ønsker derfor automatiske dører. Biblioteket skal senest 28. juni gi tilbakemelding til prosjektgruppa om følgende: - Behov for kortlås innerst i biblioteket - Behov for automatiske dører i forhold til transport av bøker - Bredde på dører - Terskler - Låsefunksjoner (tider på døgnet) - Hvor det bør være tilgang til elektrisitet og lys i reoler 3

4 Sak 5. Organisatorisk status, HiØ-enheter Ekspedisjon Det har vært foretatt en gjennomgang av hvordan ekspedisjonen skal betjenes og hvilke oppgaver som skal utføres der. Dette vil påvirke hvordan ekspedisjonen bør utformes blant annet i forhold til arbeidsplass for de tilsatte som skal jobbe i der. Bernt opplyser at vi på prøve å finne rom for eventuelle endringer innenfor den rammen vi har. Kostnadene for eventuelle endringer bør forsøkes holdt på et minimum. Det oppfordres til å hente erfaringer fra ekspedisjonen på Remmen. Beth Linde og Anne-Marit Brække kan kontaktes. Samlokalisering av ulike driftsenheter Det er opprettet en gruppe som skal planlegge hvilke organisatoriske tilpasninger som skal gjøres og hvordan vedtatte besparelser skal realiseres. Gruppa består av to tillitsvalgte, Else Norheim, Trond Akerbæk, Leif Nyland, Merete Falck og Jan Olav Aarflot. Biblioteket har kommet lengst i forhold til beregninger. I forhold til administrasjonen må organisering og dimensjonering av bemanning vurderes i samråd med studiedirektør, økonomidirektør og personaldirektør. Det er nødvendig å kartlegge funksjoner, kompetanse, overlapping og mangler. Arbeidet har startet og må avsluttes innen budsjettprosessen for 2010 starter. IT-Drift IT-Drift holder på å kartlegge hva som må gjøres i forhold til infrastruktur og hvilke tjenester IR har behov for i byggefasen. Det skal kartlegges hvilket tjenestenivå som tilbys på HS, slik at det samlede tjenestenivået som skal tilbys på Værste blir på samme nivå som på Remmen. Det er også nødvendig å vurdere hva dette skal innebære for de ansatte i IT-Drift. Per i dag er 8 personer knyttet til IT-Drift i Sarpsborg og Fredrikstad, hvorav en lærling, en person som er utplassert fra NAV, en person som er knyttet til IR i 50 % og en person i svangerskapspermisjon. Det oppfordres til at behov for helpdeskfunksjon ikke blir glemt. Dette er viktig i forhold til å yte god service til studentene ved økt grad av omlegging til bruk av bærbare Pc-er. Bibliotek Det er 7 personer som er knyttet til biblioteket i Sarpsborg og Fredrikstad. De ser at de vil kunne få besparelser i forhold til: - Tidsskrifter (doble abonnementer) - Aviser (doble abonnementer) - Boksamling (enkelte overlappende områder) - Transportordning - Studentvakter Det gjennomføres jevnlige fellesmøter for å planlegge samlokaliseringen. Studentene ved IR Avgangsstudentene er mest bekymret i forhold til flyttingen. De har startet arbeidet med å samkjøre fadderopplegg, klubber og øvrige studentsosiale aktiviteter. Bygningsmessig drift På renholdssiden kjøpes det i dag tjenester fra ISS i Sarpsborg, mens høgskolen har 6 ansatte i Fredrikstad. Det er 1,5 vaktmesterstillinger i Fredrikstad og 20 % i Sarpsborg. I Sarpsborg yter imidlertid Statsbygg også noen vaktmesterstjenester. Det vil bli vurdert om det er mest hensiktsmessig å kjøpe eller leie renholdstjenester etter samlokalisering. Arbeidet med å forberede organisering av vaktmestertjenestene har startet. Prosjektledelse byggeprosjekt Det har vært utlyst en 50 % stilling som prosjektmedarbeider for byggeprosjektet, men det kom ingen søkere. 4

5 Det vurderes om Leif og Merete skal frikjøpes henholdsvis 40 % og 20 % til å jobbe med prosjektet, både å forhold til løpende oppfølging for hver avdeling og oppfølging av selve byggeprosjektet (Leif). Denne løsningen kan bli krevende i forhold til øvrige oppgaver som Leif og Merete har ansvar for. Det skal tilsettes en ny vaktmester som trolig kan brukes til en del oppgaver i forbindelse med byggeprosjektet. Det vil ikke bli lagt opp til at de enkelte driftsenhetene får kompensert for kostnader til komiteer og lignende. Dette er tilsvarende ordning som ble benyttet ved samlokalisering på Remmen. Sak. 6 Eventuelt Plassering av studieadministrasjon/ekspedisjon Det er besluttet at studieadministrasjonen/ekspedisjonen for begge avdelingene skal ligge i A1 blant annet ut fra forventningen om at de fleste studentene vil komme inn denne veien. Det er også lagt inn forutsetninger om at man skal kunne hente ut synergieffekter ved å samlokalisere studieadministrasjonen/ekspedisjonen for de to avdelingene. Studentene ved IR mener at ikke er holdbart å tro at IR-studentene vil komme inn via A-bygget. De mener at det vil bli for lang avstand til studieadministrasjonen. Beslutningen om samlokalisering av studieadministrasjonen/ekspedisjonen er fattet og vil ikke bli endret. Øvrige sentrale funksjoner (kantine, bibliotek og bokhandel) vil også ligge nært A-bygget, slik at det vil være naturlig for studentene på IR å oppsøke disse områdene. Generelt fra studentene på IR Selv om studentene har gitt utrykk for enkelte bekymringer i forbindelse med flyttingen, er de positive til at IR-avdelingen skal flyttes. Avdelingsstruktur Det ble stilt spørsmål om det fortsatt skal være to separate avdelinger, eller om det skal arbeides for å slå sammen avdelingene for eksempel til Avdeling for helse- og realfag. Det er så langt ikke lagt opp til en sammenslåing av avdelingene. Dersom avdelingene ikke skal slås sammen kan det vurderes om fagområdet bioingeniør bør flyttes til IR-avdelingen. Neste møte 10. september kl på HS. 5