Flint Group. Etiske retningslinjer

Transkript

1 Flint Group Etiske retningslinjer

2 Etiske retningslinjer Innledning Flint Group er opptatt av etisk forretningspraksis, personlig integritet og overholdelse av disse etiske retningslinjene ("etiske retningslinjer" eller "retningslinjer") og alle gjeldende lover i alle land der Flint Group driver virksomhet. Flint Groups renommé når det gjelder ansvarlig oppførsel spiller en viktig rolle i virksomhetens suksess. Vårt renommé bygger på fem grunnprinsipper som definerer vår oppførsel og vår forretningspraksis: Kundene er hovedfokus Alle bidrar til vår suksess Integritet skal aldri bli kompromittert Kontinuerlig forbedring driver ytelse og støtter målet om fremragende prestasjon Ledelse og samarbeid er forutsetninger for å nå målene våre Disse verdiene uttrykkes i prinsippene og standardene som er angitt i de etiske retningslinjene våre. De definerer de økonomiske, sosiale, sikkerhetsmessige og miljømessige sidene ved vår virksomhet rundt om i verden. Disse etiske retningslinjene blir supplert av mer detaljerte policyer og prosedyrer for bestemte overholdelsesområder.

3 Innholdsfortegnelse Del 1. Anvendelse av retningslinjene for Flint Group og tredjeparter... 2 Del 2. Overholdelse av de etiske retningslinjene og loven... 3 Del 3. Forretningsetikk... 4 Del 4. Helse, sikkerhet og miljø... 4 Del 5. Arbeidsforhold... 5 Del 6. Konfidensiell informasjon... 5 Del 7. Interessekonflikter... 6 Del 8. Bestikkelse og korrupsjon... 7 Del 9. Hvitvasking av penger... 9 Del 10. Svindel og ulovlig praksis... 9 Del 11. Handelsregulering... 9 Del 12. Konkurranseloven Del 13. Offentlig etterforskning Del 14. Politisk engasjement Del 15. Registrering av transaksjoner og Flint Group-dokumenter Del 16. Bruke Flint Groups aktiva Del 17. Internett og e-post Del 18. Etiske råd og rapportering av brudd Del 19. Administrasjon og fraskrivelse av retningslinjene Anvendelse av retningslinjene for Flint Group og tredjeparter Flint Group Formålet med disse etiske retningslinjene er å forklare Flint Groups generelle standarder for etisk og juridisk atferd. Disse retningslinjene styrer handlingene og arbeidsforholdene mellom Flint Groups ansatte, 1 ledere og direktører samt nåværende og potensielle kunder, leverandører, distributører, agenter, konkurrenter, offentlige og selvregulerende byråer, media og andre som Flint Group har kontakt med. Tredjeparter Via passende kontraktsfestede avtaler forventes det at konsulenter, agenter, distributører, tjenesteleverandører og andre leverandører ("tredjeparter") for Flint Group skal overholde prinsippene i de etiske retningslinjene i den grad de gjelder for handel med eller på vegne av Flint Group. I tillegg skal tredjeparter respektere at de ansatte i Flint Group er underlagt disse etiske retningslinjene, og skal ikke oppmuntre de ansatte til å bryte retningslinjene på noen som helst måte. 1 Definisjonen av en "ansatt" i disse etiske retningslinjene inkluderer midlertidig ansatte og heltidsansatte samt kontraktører.

4 Vi har alle ansvaret for å utføre jobben med integritet når vi handler på vegne av Flint Group. I alle land der Flint Group driver virksomhet, forventes det at de ansatte kjenner til lover, regler og forskrifter som gjelder vår rolle og vårt ansvar uvitenhet er ikke en god nok grunn til ikke å overholde loven. Det forventes at alle ansatte overholder loven, disse etiske retningslinjene og Flint Groups øvrige policyer og minimumsstandarder som er aktuelle for stillingen og det tilhørende ansvaret. I tillegg har lederne et spesielt ansvar for å lede med høy integritet via eksempel. De må sørge for at de underordnede har fått opplæring i, er klar over og overholder disse etiske retningslinjene. Hvis du blir oppmerksom på atferd som tilsynelatende bryter loven, de etiske retningslinjene eller Flint Groups øvrige policyer og minimumsstandarder, er det ditt ansvar å rapportere det via en av rapporteringsmetodene som er angitt i del 18 Etiske råd og rapportering av brudd. Hvis du ikke er sikker på hva du skal gjøre i en slik situasjon, kan du se i den aktuelle delen i de etiske retningslinjene eller eventuelt ta kontakt via en annen metode som er angitt i dette dokumentet. Flint Group tar alle brudd på de etiske retningslinjene svært alvorlig, uansett hvor lite eller ubetydelig bruddet kan synes. Alle påståtte brudd vil bli etterforsket umiddelbart, og dokumentert brudd kan føre til alvorlig disiplinær straff, inkludert avskjedigelse. I tillegg kan det hende at kontrakten til tredjeparter som ikke overholder de etiske retningslinjene, blir avsluttet eller ikke fornyet. Hvis Flint Group avgjør at bruddet på disse retningslinjene også kan være et brudd på gjeldene lovgivning, blir saken etterforsket og eventuelt henvist til de aktuelle myndighetene. Retningslinjene er ikke en kontrakt. De inneholder ikke bestemte rettigheter for de ansatte eller garantert ansettelsesforhold i bestemte tidsperioder. Flint Group respekterer og støtter intensjonene til FNs Global Compact ( Det er viktig at vi stadig gransker vår egen atferd og oppførsel, og stiller følgende spørsmål: Oppførte jeg meg i henhold til verdiene våre? Overholdt jeg de etiske retningslinjene og loven? Vil jeg være komfortabel med avgjørelsen min hvis historien havner i avisen? Føles det som om dette er den rette fremgangsmåten? Vil jeg være stolt over måten vi oppførte oss på i denne situasjonen? Hva ville jeg synes hvis situasjonen var omvendt og jeg ble behandlet på denne måten? Er avgjørelsen min rettferdig, profesjonell og basert på fakta? Har min atferd hatt negativ innvirkning på en annen person uten gyldig eller rimelig grunn? Har jeg latt mine personlige interesser eller fordommer påvirke min atferd?

5 3. Forretningsetikk I tillegg til å overholde lover forventes det også at alle Flint Group-ansatte og tredjeparter har høye standarder for forretningsetikk og personlig etikk når de utfører sine plikter og ansvar. Dette krever ærlighet, integritet og sunn fornuft i alt samspill med andre Flint Group-ansatte, offentligheten, forretningsfellesskapet, kunder, leverandører, konkurrenter og offentlige institusjoner og tilsynsorganer. God etisk forretningsskikk kan strengere enn det som kreves av loven. Det er Flint Groups retningslinje å drive virksomhet i samsvar med de høyeste, etiske standardene i de forskjellige landene de driver virksomhet i slik at det ikke stilles spørsmål ved integriteten og ærligheten til Flint Group og dens ledere og ansatte. 4. Helse, sikkerhet og miljø Flint Group ønsker å drive forretninger i samsvar med alle gjeldene lover og forskrifter for helse, sikkerhet, miljø og arbeidsplasser for å beskytte sikkerheten og helsen til de ansatte og beskytte miljøet. Derfor forventer Flint Group at alle de ansatte gjør sitt beste for å overholde innholdet og intensjonen i disse lovene og forskriftene samt overholde grunnprinsippene i firmaets retningslinjer for helse, sikkerhet og miljø: Vi forventer at alle ansatte er ansvarlige for sin egen sikkerhet og oppfører seg på en trygg måte. I tillegg ber vi de ansatte si ifra til medarbeidere hvis de ser noen som oppfører seg på en utrygg måte. Null personskader på arbeidsplassen er et grunnleggende mål for Flint Group. Alle aktiviteter på arbeidsplassen skal bruke denne standarden som en veiledning ved vurdering av nye eller gjeldende arbeidsprosesser og produktutvikling og - design. Flint Group er opptatt av å gi de ansatte en trygg arbeidsplass. Vi gir verktøyene og opplæringen våre ansatte trenger for å utføre jobben og drive virksomhet på en trygg måte. Vi skal overholde alle gjeldende lokale regler, lover og forskrifter eller Flint Groups standarder, det som er strengest. Proaktive verktøy og teknikker brukes til dette formålet og til å forutsi lovgivning som kan føre til nye forskrifter. Flint Group skal bare bruke leverandører og entreprenører som har passende, lovpålagte godkjennelser Vi forventer at våre leverandører og entreprenører deler vårt syn på sikkerhet på arbeidsplassen og miljøvern. Flint Group skal tilstrebe å redusere forurensning fra utslipp. Vi vil aktivt bruke energisparende tiltak i løpet av livssyklusen til produktene våre. I tillegg bruker vi helse-, miljø- og sikkerhetsdata til å informere våre ansatte og kunder om å jobbe med etiketter og sikkerhetsdatablad.

6 5. Arbeidsforhold A. Tvangsarbeid Flint Group fordømmer tvangsarbeid og overholder lovgivningen i de forskjellige landene der de driver virksomhet. B. Barnearbeid Flint Group anerkjenner at alle barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnyttelse, og overholder lovene om minimum ansettelsesalder i de landene der de driver virksomhet. I tillegg følger alltid Flint Group FNs erklæring om barns rettigheter. ( child1959.pdf) C. Antidiskriminering Flint Group anerkjenner de ansattes verdighet og deres rett til å ha en arbeidsplass uten trakassering, misbruk eller legemsstraff. Avgjørelser om ansettelse, lønn, fordeler, forfremmelse, avskjedigelse eller pensjonering er kun basert på de ansattes evne til å utføre jobben. Flint Group diskriminerer ikke mot noen basert på egenskaper som beskyttes av gjeldende lov, men skal alltid, der slik handling ikke er omtalt eller på andre måter forventet av gjeldende lover, sikre at det ikke diskrimineres på bakgrunn av rase, tro, funksjonshemming, kjønn, sivilstand, religiøs eller politisk overbevisning, alder eller seksuell legning. D. Arbeidsmiljøloven og minimumsstandard for retningslinjer Flint Group overholder gjeldende arbeidsmiljølover, forskrifter og standarder i alle land der vi har ansatte. Flint Group-ansatte skal få en rettferdig lønn for tjenestene de yter. Flint Group forventer at de ansatte rundt om i verden ikke opplever noen form for trakassering, mobbing, skremselstaktikk, respektløs behandling, truende arbeidsmiljø osv. E. FNs deklarasjon om menneskerettigheter Flint Group respekterer og støtter intensjonene til FNs deklarasjon om menneskerettigheter ( index.shtml). 6. Konfidensiell informasjon Flint Group mener at proprietær informasjon er en viktig del av forretningsvirksomheten og forbyr uautorisert bruk eller videreformidling av denne informasjonen. Flint Group mottar innimellom konfidensiell informasjon fra andre selskaper som er underlagt konfidensialitetsavtaler, og de ansatte må beskytte denne informasjonen i samsvar med avtalen. Flint Group respekterer

7 at andre selskaper har rett til proprietær informasjon og krever at de ansatte overholder både intensjonen og innholdet i de gjeldende lovene og forskriftene som beskytter slike rettigheter. All ikke-offentlig informasjon om Flint Group eller dets virksomhet, ansatte, kunder og leverandører er konfidensiell. Flint Groups ansatte, ledere og direktører blir betrodd konfidensiell informasjon. Slik konfidensiell informasjon kan bare brukes til tiltenkt forretningsformål. Konfidensiell informasjon skal ikke videreformidles til noen utenfor Flint Group, inkludert familie og venner, eller med andre ansatte som ikke trenger denne informasjonen for å utføre jobben sin. Flint Group-ansatte kan bli bedt om å underskrive konfidensialitetsavtaler mens de er ansatt i Flint Group, og den ikke-uttømmende listen over konfidensiell informasjon i det følgende gir en pekepinne, men er ikke endelig hva angår innhold eller omfang. Flint Group-ansatte skal, i tråd med gjeldende lover eller jurisdiksjon, holde all informasjon konfidensiell selv etter at ansettelsesforholdet hos Flint Group er avsluttet. Følgende er en ikke-uttømmende liste over konfidensiell informasjon: Flint Groups gjeldende og forventede driftsresultat før disse er offentliggjort av Flint Group. Bedriftshemmeligheter, inkludert forretningsinformasjon eller teknisk informasjon som formler, programmer, metoder, prosesser, teknikker, kompilering eller informasjon som er verdifull fordi den ikke er offentlig kjent. Alle rettigheter til oppfinnelser eller prosesser som er utviklet av en ansatt som har brukt Flint Groups fasiliteter eller bedriftshemmeligheter, som følge av arbeid for Flint Group eller i forbindelse med Flint Groups virksomhet. Kundedetaljer, anbud, pris og betingelser. Leverandørdetaljer, anbud, pris og betingelser. Produksjonsprosesser, kapasitet og produksjon. kapasitet Proprietær informasjon som kundelister og konfidensiell informasjon om kunder. All offentlig kommunikasjon og mediakommunikasjon angående Flint Group (bortsett fra handelskunngjøringer) må klareres med konsernsjefen på forhånd. 7. Interessekonflikter Interessekonflikter kan skade klientrelasjoner og Flint Groups renommé samt gjøre Flint Group sårbar for juridiske konsekvenser. Kommunikasjon og aktsomhet er derfor viktig for å unngå at du havner i en situasjon der dine personlige interesser eller relasjoner er i konflikt med våre eller våre klienters. Du må være profesjonell, upartisk og objektiv når du representerer oss og jobber med våre klienter. Det er viktig å unngå situasjoner som kan oppfattes som interessekonflikter. Dine avgjørelser må ikke påvirkes, eller tilsynelatende påvirkes, av personlige eller private muligheter eller relasjoner, potensiell økonomisk gevinst eller andre fordeler for deg eller en tredjepart, inkludert venner, familie eller forretningspartnere.

8 Interessekonflikt kan være, blant annet: eksternt arbeid eller ansettelsesforhold; eksternt forretningsforhold med, eller interesse i, en kunde eller konkurrent; forretningsrelasjon på vegne av Flint Group med en person som er en slektning eller personlig venn, eller med et firma som styres av slik(e) person(er); stilling der du kan påvirke eller kontrollere kompensasjon til en person som er en slektning eller romantisk partner; eller ta i mot personlige fordeler, for eksempel noe utover en beskjeden gave eller underholdning, fra en person eller organisasjon som driver handel, eller forventer å drive handel, med Flint Group i noen som helst forretningstransaksjon. Ansatte har en kontinuerlig forpliktelse til å informere sine overordnede om enhver situasjon som kan føre til en mulig interessekonflikt mellom den ansatte og Flint Group. Det er viktig at den ansatte legger frem potensielle konflikter for sjefen / den overordnede for å overholde disse retningslinjene. 8. Bestikkelse og korrupsjon Alle ansatte, direktører, ledere, tredjeparter og andre som handler for eller på vegne av Flint Group, har ansvaret for å sikre at Flint Group ikke er involvert i korrupte aktiviteter. Dette ansvaret gjelder alle forretningstransaksjoner i hele verden, uansett eventuell vanlig eller påkrevd lokal praksis. Flint Group forbyr uttrykkelig alle former for bestikkelser og korrupsjon, enten direkte eller indirekte, i alle deler av verden der vi driver virksomhet. Dette gjelder alle ansatte i Flint Group, forretningspartnere og tredjeparter som driver virksomhet med andre på Flint Groups vegne. Flint Group forbyr spesielt å gi eller forårsake at det gis tilbud, løfte, gave eller autorisasjon av betaling eller andre fordeler, tjenester eller gjestfrihet, enten direkte eller direkte, til: En offentlig tjenestemann for å påvirke eller med hensikt om å påvirke en handling eller mangel på handling eller en avgjørelse for å få eller beholde forretninger eller forretningsfordel for Flint Group; eller En annen person for å påvirke eller med hensikt om å påvirke denne personen, eller en annen person, til å utføre eller belønne denne personen for å utføre sin jobb på upassende vis. En "offentlig tjenestemann" omfatter enhver embetsmann eller ansatt i en regjering på ethvert nivå i hele verden; statseide eller -kontrollerte enheter som universiteter eller energiselskaper, politiske partier eller offentlige internasjonale organisasjoner som Røde Kors. Selv om det er lokal praksis tillater Flint Group ikke under noen omstendigheter "tilretteleggingsbetalinger" dvs. betalinger til offentlige tjenestemenn for rutinemessig arbeid (behandling av dokumenter, utstedelse av tillatelser osv.) for å få fortgang i utførelse av plikter (dvs. arbeid de

9 allerede er forpliktet til å utføre). "Tilretteleggingsbetaling" inkluderer ikke betaling av avgifter som er fastsatt av lokale lover eller forskrifter til lokale myndigheter. Vi må være oppmerksomme på at kommersielle avtaler som rådgivning eller kommisjonsavtaler og bidrag til veldedige formål potensielt kan skjule bestikkelser. Alle tredjepartsavtaler og bidrag til veldedige formål må være i samsvar med Flint Groups policyer. Flint Group oppfordrer til åpen og umiddelbar rapportering av forsøk på, faktisk eller mistanke om at denne delen av de etiske retningslinjene ikke overholdes. Ingen må lukke øynene for faktisk bestikkelse, forsøk på bestikkelse eller tegn på bestikkelse. A. Kommersiell bestikkelse Flint Group tolererer ikke tilbud, anmodning, forespørsler eller mottak av betaling eller naturalytelser (gaver, tjenester, bidrag til veldedige formål osv.) for å påvirke personer til å tildele forretningsmuligheter til Flint Group, eller å ta en forretningsavgjørelse i Flint Groups favør eller med intensjonen at en funksjon dermed skal utføres feilaktig. Flint Group har som mål å konkurrere i markedet på grunnlag av førsteklasses produkter, tjenester og konkurransedyktige priser. Kommersielle bestikkelser, med den hensikt å fortsette eksisterende forretningsvirksomhet eller få ny forretningsvirksomhet, er ikke akseptert og er forbudt i alle tilfeller. Slike handlinger kan, i tillegg til å bryte bestemmelsene i disse etiske retningslinjene, også bryte gjeldende lover og føre til bøter og/eller fengsel for den ansatte. Denne bestemmelsen forbyr ikke tilbud om forhandlet kjøp med forhåndsrabatt, rabatt eller bonusbetalinger til kunder i henhold til bransjepraksis, eller finansieringsmuligheter via juridiske enheter eller eierne av slike juridiske enheter i henhold til bransjepraksis. B. Gaver, underholdning og sponsing Gaver og underholdning som tilbys og mottas som belønning eller oppmuntring til favorisering, er ikke tillatt. I visse tilfeller er det lov å tilby og motta beskjedne former for gaver og underholdning. En forretningsmiddag kan for eksempel være en uformell måte å utveksle informasjon på. Uansett størrelse, frekvens eller omstendighet kan imidlertid dette være bestikkelse, politisk betaling eller upassende påvirkning. Hovedtesten er å stille spørsmål ved om formålet med gavene eller underholdningen kan være, eller rimeligvis kan fortolkes å være, en belønning eller oppmuntring til en tjeneste eller favorisering. Hvis svaret er ja, er de ikke tillatt i henhold til Flint Groups retningslinjer. Utveksling av gaver og underholdning, inkludert betaling av reiseutgifter og andre sponsorarrangement, må være i samsvar med Flint Groups retningslinjer. Gaver, inkludert alle former for gjestfrihet, kan ikke gis, verken direkte eller indirekte, til offentlige tjenestemenn uten forhåndstillatelse fra den juridiske avdelingen i Flint Group. Tjenester, inkludert forsyning

10 av kontanter, reise eller andre fordeler, kan ikke gis direkte eller indirekte til offentlige tjenestemenn under noen omstendigheter. Tenk integritet til alle tider. Har vi oppført oss på en måte som vil bestå granskning når det gjelder gaver og gjestfrihet som vi har tilbudt eller mottatt? 9. Hvitvasking av penger Hvitvasking av penger er bruken av lovlige bedriftstransaksjoner for å skjule kilden til penger som er et resultat av ulovlige virksomheter. De som jobber for eller på vegne av Flint Group, må aldri la seg bruke eller utnyttes til å hvitvaske penger, finansiere kriminelle aktiviteter eller støtte ulovlige aktiviteter. De som jobber for eller på vegne av Flint Group, må ikke tillate at Flint Groups ressurser eller systemer brukes til kriminell eller ulovlig aktivitet, og det forventes at de skal utvise forsiktighet hvis de blir gjort oppmerksomme på transaksjoner eller aktiviteter som synes uvanlige, eller hvis de blir bedt om å gjøre noe som ikke er i samsvar med våre krav til risikovurdering, bokføring eller prosessgjennomgang. 10. Svindel og ulovlig praksis All atferd eller alle transaksjoner som prøver avleding eller tilegnelse av økonomiske eller andre fordeler til deg eller en tredjepart, inkludert urettmessig tilegnelse av Flint Groups eller en klients aktiva, er ikke bare et brudd på disse retningslinjene, men også en kriminell handling i de fleste jurisdiksjoner. Flint Group vil etterforske og eventuelt rapportere bedragersk eller ulovlig praksis til de aktuelle myndighetene i tillegg til å utøve eventuelle andre rettigheter de har. Flint Group krever at ansatte, ledere og direktører rapporterer kjent eller mistenkt svindel eller annen ulovlig praksis som involverer Flint Group og/eller de som jobber for eller på vegne av Flint Group i henhold til rapporteringsveiledningene i artikkel 18 i disse retningslinjene, Etiske råd og rapportering av brudd. 11. Handelsregulering Flint Group-ansatte må være spesielt oppmerksomme på lovgivningen om internasjonal handel, inkludert eksportkontroll, importkrav og lover om økonomiske sanksjoner (samlebegrep "handelsreguleringer"). Noen land der Flint Group driver virksomhet, har handelsrestriksjoner mot bestemte land, enheter og enkeltpersoner. De fleste land har også periodevis kontroll på eksport og sluttbruk av visse produkter, teknologi, programvare og tjenester. Straff for brudd på disse lovene kan være svært streng. Straff kan inkludere sivilrettslige eller strafferettslige bøter, fengselsstraff, inndragelse av eksporttillatelser og forbud mot leverandørkontrakt med det offentlige. Disse lovene gjelder også ofte personer og aktiviteter utenfor landet som har vedtatt loven. Handelsrestriksjoner dekker vanligvis: Eksport eller reeksport til et land med handelsforbud eller -restriksjoner eller enkeltpersoner uten passende lisens eller autorisasjon;

11 Import eller eiendomshandel fra, eller med utgangspunkt i, et land med handelsrestriksjoner; Import eller eiendomshandel med en enhet eller person med handelsrestriksjoner; Forretningsvirksomhet med et land, en enhet eller en person med handelsrestriksjoner; Overføring av begrensede produkter, programvare, teknisk data eller teknologi uten lisens via e-post, nedlasting eller avsløring til personer i eller fra land med handelsrestriksjoner; Forbud mot å delta i visse boikottaktiviteter f.eks. amerikanske antiboikottlover. De som jobber for eller på vegne av Flint Group, må alltid overholde gjeldende lover og forskrifter om handelsregulering. Derfor skal Flint Group: Overholde relevante eksport- og importreguleringer for forsendelse av Flint Groups råmaterialer, produkter og tjenester samt gjeldende internasjonale handelsavtaler; Ikke utføre handel (verken import eller eksport) med land som er underlagt handelsembargo og/eller økonomiske sanksjoner som er aktuelle for Flint Group og/eller dens virksomhet; og Aldri starte forretningsvirksomhet i et land der Flint Group aldri tidligere har drevet handel uten å vurdere risikoen og diskutere det med ledelsen og den juridiske avdelingen i Flint Group. 12. Konkurranseloven Flint Group ønsker å overholde prinsippene om fri og rettferdig konkurranse. Det er vår policy å konkurrere hardt og effektivt mens vi overholder de gjeldende konkurranselovene og forskriftene i de landene der vi driver virksomhet. Derfor må vi gjøre følgende: Ha minimal kontakt med våre konkurrenter; Ikke avsløre, be om eller utveksle kommersielt sensitiv informasjon med konkurrentene, som pris, kontraktforhandlinger, kapasitet, produksjonskostnad, kommersielle strategier eller planer, anbudsintensjoner, kunder og markedsandel; Ikke diskutere kommersielt sensitiv informasjon i fellesprosjekter med konkurrenter eller potensielle kunder med mindre det har tilknytning til det aktuelle prosjektet; Ikke diskutere kommersielt sensitiv informasjon i handels- eller bransjeforeninger; og Kun utveksle informasjon som kreves for å fullføre transaksjonen når du selger produkter til eller kjøper produkter fra en konkurrent. Det er ulovlig å inngå avtaler med konkurrenter om priser, kostnader, vilkår, kunder, markeder, produksjon, forretningsplaner eller andre forhold som kan påvirke konkurranse. En stilltiende avtale om fastsettelse av priser eller tildeling av markeder er like ulovlig som en muntlig eller skriftlig avtale.

12 13. Offentlig etterforskning Påtalemyndigheter og tilsynsmyndigheter har bred myndighet til å etterforske mulige brudd på loven. De kan innkalle storjury (eller lignende), be om dokumenter og foreta intervjuer eller vitneforklaringer av ansatte i Flint Group. Det er Flint Groups policy å samarbeide med rimelige anmodninger fra offentlige etterforskere. Samtidig har Flint Group rett til all beskyttelsen loven gir personer som etterforskes eller er anklaget for forseelser, inkludert juridisk representasjon. Hvis en representant for en regjering eller offentlig etat kontakter ansatte i Flint Group, eller ber om tilgang til data eller dokumenter med henblikk på en etterforskning, skal den ansatte umiddelbart varsle sin overordnede eller den juridiske avdelingen i Flint Group og handle i henhold til Flint Groups vanlige forretningspraksis. Bevaring av korresponderende materiale, inkludert dokumenter som kan være tilknyttet etterforskningen, skal gjøres tilgjengelig hvis det kreves av gjeldende lov. Hvis den ansatte har spørsmål om etterforskningen eller hvordan på hvordan han/hun skal reagere, kan vedkommende ta kontakt med den juridiske avdelingen til Flint Group. 14. Politisk engasjement Ifølge Flint Groups policy skal ingen av selskapets midler brukes til å gi økonomiske bidrag til politiske kandidater eller politiske partier. Dette forbudet omfatter ikke bare direkte bidrag, men også indirekte hjelp eller støtte til kandidater eller politiske partier gjennom kjøp av billetter til spesielle middager eller andre pengeinnsamlingsarrangement og levering av andre varer, tjenester eller utstyr til politiske partier eller komiteer. Ingen personer kan bli refundert direkte eller indirekte av Flint Group for politiske bidrag eller for utgifter i forbindelse med å delta på et politisk arrangement. Alle typer politisk lobbyvirksomhet er forbudt. 15. Registrering av transaksjoner og Flint Group-dokumenter Flint Group skal holde bøker, fakturaer, dokumenter og regnskap som, i rimelig detalj, viser transaksjoner og disposisjoner av Flint Groups eiendeler på en nøyaktig og ærlig måte. Alle ansatte er ansvarlige for at transaksjoner, tidsrapporter, kostnadskonti og andre Flint Group-dokumenter dokumenteres i sin helhet og i henhold til gjeldende regnskapspraksis. Flint Group skal etablere interne regnskapsprosedyrer og påse at alle transaksjoner blir autorisert, utført og registrert i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Flint Groups regnskap, bokføring, kontoer, fond og eiendeler må opprettholdes for å vise de underliggende transaksjonene og disposisjonene til Flint Groups virksomhet i rimelig detalj på en rettferdig, nøyaktig og korrekt måte i den relevante regnskapsperioden de aktuelle transaksjonene ble utført. Ingen oppføringer vil bli gjort som med hensikt skal skjule sannheten om transaksjoner foretatt av Flint Group. I denne forbindelse må følgende retningslinjer følges: 1. Ingen ukjente, uregistrerte eller "ikke-bokførte" midler eller aktiva skal oppføres. 2. Ingen falske eller fiktive fakturaer skal betales eller opprettes.

13 3. Ingen falske eller kunstige oppføringer skal føres eller villedende rapporter utstedes. 4. Aktiva og gjeld i Flint Group skal anerkjennes og angis i samsvar med Flint Groups standard praksis og gjeldende regnskapspraksis, som vedtas på hvilket som helst tidspunkt. Hvis en Flint Group-ansatt mener at Flint Groups bøker og registreringer ikke vedlikeholdes i henhold til disse kravene, skal den ansatte rapportere saken direkte til det ledelsesnivået de mener er riktig, eller i følge del 18, Etiske råd og rapportering av brudd. 16. Bruk av Flint Groups aktiva Flint Groups aktiva skal bare brukes til Flint Groups legitime, forretningsmessige mål som definert i IT-policyer og bare av autoriserte ansatte eller deres stedfortredere. Dette omfatter både materiell og immateriell aktiva. Noen eksempler på materiell aktiva er kontorutstyr som for eksempel telefoner, kopimaskiner, datamaskiner, møbler, kontorrekvisita og produksjonsutstyr. 17. Internett og e-post Ansatte i Flint Group har tilgang til Internett og e-post til forretningsbruk og ikke for personlig bruk. Det forventes at de ansatte skal bruke disse ressursene på en måte som er forenelig med Flint Groups IT-policyer og -prosedyrer. I tillegg er brukere underlagt bestemmelsene i lokale, statlige, føderale og gjeldende internasjonale lover og kontraktsmessige forpliktelser, inkludert men ikke begrenset til, Flint Groups retningslinjer for akseptabel bruk av nettverk og Internett-leverandør(er). 18. Etiske råd og rapportering av brudd Det finnes ingen enkle svar på de mange etiske problemstillinger som oppstår i daglige forretningsaktiviteter. I noen tilfeller er det opplagt hva riktig handling er, men i mer komplekse situasjoner kan det være vanskelig å avgjøre hva som skal gjøres. Det finnes en rekke kontaktmetoder for de som jobber for eller på vegne av Flint Group, og som har spørsmål angående overholdelse eller ønsker å rapportere mulige brudd på retningslinjene. Disse omfatter: (1) snakke med en leder eller overordnet, (2) bruke formelle interne prosesser, for eksempel den formelle klageprosessen, (3) snakke med noen i personalavdelingen og (4) ta kontakt med Flint Groups Compliance-avdeling. I tillegg har Flint Group en gratis telefontjeneste for etikk og integritet samt et webrapporteringsskjema som er tilgjengelig 24 timer i døgnet, 365 dager i året og der de ansatte kan sende anonyme rapporter om alvorlige brudd på retningslinjene, inkludert svindel, diskriminering, trakassering, vold, brudd på lover, policyer eller forskrifter eller miljøspørsmål. Alle rapporteringer blir tatt seriøst. Hver anklage blir undersøkt, og hvis den kan dokumenteres, blir den løst gjennom passende korrigerende tiltak og/ eller disiplinære tiltak. Hvis den ansatte velger å identifisere seg, vil han/hun få tilbakemelding når etterforskningen er avsluttet.

14 Flint Group tillater ingen form for represalier eller motbeskyldninger mot personer som i god tro rapporterer mulige brudd på retningslinjene. Vår nulltoleranse mot represalier ledsages av vår oppfatning om at det alltid er riktig å si ifra. Hvis du sier i fra om eventuelle bekymringer eller rapporterer tjenesteforsømmelse i god tro eller deltar i en etterforskning angående etikk og overholdelse følger du våre retningslinjer. Flint Group vil ikke tolerere represalier mot deg i noen omstendigheter. Flint Group anser represalier som tjenesteforsømmelse som, hvis dokumentert, kan føre til disiplinære tiltak og eventuelt avskjedigelse. Hvis du rapporterer et påstått brudd som du har deltatt i, blir egenrapporten din og samarbeidet ditt i saken tatt i betraktning når det avgjøres hvilke sanksjoner, om noen, som er passende for ditt ansvar i bruddet. Rapporteringsprosessen skal imidlertid kun brukes til ekte forhold. Hvis du rapporterer noe som du vet er uriktig og eller uberettiget, blir saken henvist til senior visepresident for personalressurser, kommunikasjon og regeloverholdelse, som vil foreslå passende disiplinært tiltak mot deg. Hvis du rapporterer eventuelle brudd på retningslinjene til eksterne parter (annet enn anerkjente og passende juridiske myndigheter eller tilsynsmyndigheter) for eksempel journalister eller på sosiale mediesider før du rapporterer det internt i henhold til denne bestemmelsen, vil saken i løpet av en etterforskning eller etter at etterforskningen er avsluttet bli henvist til senior visepresident for personalressurser, kommunikasjon og regeloverholdelse, som vil foreslå passende disiplinært tiltak mot deg. Når det blir rapportert et brudd eller en klage, anses personen(e) som er anklaget for brudd for uskyldig med mindre og til Flint Group bestemmer noe annet. Prinsippet med å anse dem som uskyldige til fakta og omstendigheter indikerer noe annet, er viktig for å beskytte ansatte som anklages for brudd på retningslinjene. Du kan ta kontakt med følgende samsvarsansvarlige for å få råd: regionale integritets- og samsvarskontakter, Flint Groups integritetsledere, hovedsamsvarsansvarlig og styreformannen. 19. Administrasjon og fraskrivelse av retningslinjene Disse retningslinjene skal administreres av Flint Groups styre. Eventuelle spørsmål og ytterligere informasjon om retningslinjene skal i første omgang rettes til en samsvarsansvarlig. Flint Group distribuerer regelmessig de etiske retningslinjene til de ansatte og gir opplæring om etiske retningslinjer. Det er en årlig sertifiseringsprosess (Employee Representation Certification ERC) der de ansatte og styremedlemmer må angi at de har lest, forstått og overholder retningslinjene samt avdekke eventuelle interessekonflikter eller andre mulige unntak når det gjelder overholdelse av retningslinjene. Hvis du ikke fullfører sertifiseringsprosessen, kan det anses som et brudd på retningslinjene og firmaet kan, der loven tillater det, gjennomføre disiplinære tiltak. Under ingen omstendigheter vil mangel på å lese retningslinjene,

15 signere anerkjennelsen eller gjennomføre elektronisk sertifisering frita deg fra forpliktelsen til å overholde retningslinjene. Ansatte, ledere og direktører i Flint Group er pålagt å følge disse etiske retningslinjene, og til å representere Flint Group (og dets datterselskaper) på en ansvarlig måte i alle regioner og territorier til enhver tid. Generelt sett skal det ikke være noen avvik eller unntak fra disse etiske retningslinjene. Hvis det i sjeldne tilfeller oppstår en konflikt med retningslinjene, kan det bli bedt om unntak. Unntak må godkjennes av styret. Vurderingsprosessen og avgjørelsen om anmodningen om unntak skal dokumenteres i styrets møtereferat. Kjente eller mistenkte brudd på disse retningslinjene skal etterforskes, og ansatte som er involvert i slike brudd, og ledere som oppmuntrer, støtter eller bevisst ignorerer slike brudd, skal forvente disiplinære tiltak, inkludert eventuell avskjedigelse. Informasjonen som gis til revisjonskomiteen til Flint Group-styret skal omfatte følgende: 1. Et sammendrag av alle kommentarer og funn i representasjonssertifikater (ERC); 2. Loggføring av alle integritets- og overholdelsessaker med detaljer og resultat, og 3. Alle alvorlige svindelaktiviteter og kriminelle aktiviteter, uansett hvordan de ble oppdaget. Vedtatt av styret: Formann: Dato: