Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur. Samling nr. 4 Kongsberg 8. og 9. februar 2017

Transkript

1 Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur Samling nr. 4 Kongsberg 8. og 9. februar 2017

2 Velkommen ved styringsgruppen

3 Målgruppe: Overordnet administrativ ledelse, HTV, VO, Linjeledere Tema: Hvorfor er det viktig å skape heltidskultur? Kick-off 1. samling Målgruppe: Styringsog prosjektgruppen Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering. Hvilket handlingsrom har vi? Nytenkning, rammer, involvering, ledelse og verktøy. Målgruppe: Prosjektgruppe og pilot(er) Tema: Hvordan gå fram i praksis med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering i pilotavdelingene.. 2. samling 3. Samling Målgruppe: overordnet administrativ ledelse, styrings-, prosjekt- og Målgruppe dag 1: prosjektgruppe og pilot(er) Dag 2: også med styringsgruppen Tema: Erfaringsdeling hvilke muligheter, utfordringer og effekter ser vi så langt behov for justeringer? Når vi de målene vi satte? pilotgruppe Tema: Har vi nådd de målene vi satte oss? Vi deler erfaringene vi har gjort oss med å jobbe med heltidskultur er vi på vei? Hva har vi gjort, hva var lurt, Hva har vi lært? 4. samling Periodeoppgave 1: Rigge organisasjonen for å ta tak i heltidskultur. Forankring, involvering, samarbeid m.m. Periodeoppgave 2: Operasjonalisere mandatet for arbeidet i pilotene. Hensikt, mål, effekter m.m. Velge ut pilot(er) som skal prøve ut nye arbeidstids-ordninger som fremmer heltidskultur. Starte forankringsarbeidet i pilotene. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning i heltidsmodellen. Periodeoppgave 3: Nytenkning og involvering Utvikle den nye arbeidstidsordningen med utgangspunkt i brukerbehov med hensyn til faglig forsvarlighet, pasientsikkerhet og HMS innenfor rammene som er satt. Starte ordningen. Evaluering av prosessen med å utvikle ny arbeidstidsordning. Periodeoppgave 4: Evaluering av pilotene og arbeidstidsordningen som piloteres. Vurdere oppstart flere piloter. Delta i evalueringen av læringsnettverket. Vurdere veien videre hva nå hva trenger vi å gjøre internt? Hvilken støtte trenger vi? Innføring i «Modell for bemanningsstyring Tilbud om lokal oppfølging mellom samlingene Der den enkelte kommune kan søke OU- midler for dekning av utgifter til ekstern konsulent.

4 Målgruppe: Overordnet administrativ ledelse, HTV, VO, Linjeledere Tema: Hvorfor er det viktig å skape heltidskultur? Kick-off 1. samling Målgruppe: Styringsog prosjektgruppen Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering. Hvilket handlingsrom har vi? Nytenkning, rammer, involvering, ledelse og verktøy. Målgruppe: Prosjektgruppe og pilot(er) Tema: Hvordan gå fram i praksis med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering i pilotavdelingene.. 2. samling 3. Samling Målgruppe: overordnet administrativ ledelse, styrings-, prosjekt- og Målgruppe dag 1: prosjektgruppe og pilot(er) Dag 2: også med styringsgruppen Tema: Erfaringsdeling hvilke muligheter, utfordringer og effekter ser vi så langt behov for justeringer? Når vi de målene vi satte? pilotgruppe Tema: Har vi nådd de målene vi satte oss? Vi deler erfaringene vi har gjort oss med å jobbe med heltidskultur er vi på vei? Hva har vi gjort, hva var lurt, Hva har vi lært? 4. samling Periodeoppgave 1: Rigge organisasjonen for å ta tak i heltidskultur. Forankring, involvering, samarbeid m.m. Periodeoppgave 2: Operasjonalisere mandatet for arbeidet i pilotene. Hensikt, mål, effekter m.m. Velge ut pilot(er) som skal prøve ut nye arbeidstids-ordninger som fremmer heltidskultur. Starte forankringsarbeidet i pilotene. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning i heltidsmodellen. Periodeoppgave 3: Nytenkning og involvering Utvikle den nye arbeidstidsordningen med utgangspunkt i brukerbehov med hensyn til faglig forsvarlighet, pasientsikkerhet og HMS innenfor rammene som er satt. Starte ordningen. Evaluering av prosessen med å utvikle ny arbeidstidsordning. Periodeoppgave 4: Evaluering av pilotene og arbeidstidsordningen som piloteres. Vurdere oppstart flere piloter. Delta i evalueringen av læringsnettverket. Vurdere veien videre hva nå hva trenger vi å gjøre internt? Hvilken støtte trenger vi? Innføring i «Modell for bemanningsstyring Tilbud om lokal oppfølging mellom samlingene Der den enkelte kommune kan søke OU- midler for dekning av utgifter til ekstern konsulent.

5 Evalueringen etter samlingen i Langesund Alle som svarte på evalueringen ønsket en samling høsten 2017 (8 av 10 svarte) Samtlige ønsket å høre de andre kommunenes erfaringer Bra med variasjoner mellom lytte til andre kommuners erfaringer, aktuelle innlegg fra forskere m.m. og tid til prosesser

6 Vel møtt til 5. nettverkssamling 6. og 7. november 2017

7

8

9 Kommunepresentasjoner

10 Oppgave til STYRINGSGRUPPEN Lytte dere inn til presentasjonene. Bruk inntrykkene til å tenke gjennom hvilke kommuner dere vil høre mer fra (som observatør i gruppene senere i dag) Etter presentasjonene avtal dere imellom hvor dere går først. Vandre rundt og lytt Informasjonen dere henter inn brukes til oppsummeringen i dag. Bruk gjerne inndelingen Hva har vi hørt hva har de gjort Hva har vi ( i styringsgruppen) lært

11 De to føtters lov når du har fått nok info fra en kommune gå til en annen gruppe

12 Hjemmeoppgave til denne samlingen 1. Fortsett på å skaffe dere innsikt! Bruk tilsendt datamateriale fra PAI-registeret til å skaffe dere overblikket over heltid/deltid situasjonen i egen kommune Ferdigstill evaluering av arbeidstidsordning på den enkelte arbeidsplass (baseline). De som har valgt å bruke heltidsmodellen har da et verktøy for simulering av tiltakene og deres effekt på heltidskultur. 2. Fortsett arbeidet med involvering og forankring! Bruk HTA. Husk at selv om dere nå forstår hensikten med å jobbe med heltidskultur så må dere gi alle andre sjansen til å komme der dere er. 3. Lag en kort og en lang «gjort lært lurt» - fortelling (GLL) til neste samling. Den korte deles i plenum og den lange under kommunebesøk.

13 Gjort lært - lurt Mange av dere er nå i gang med ulike tiltak som skal føre dere i retning av heltidskultur. Vi vil gjerne at dere deler erfaringer om hvordan arbeidet med å skaffe dere innsikt (evaluering av konsekvensene av dagens arbeidstidsordninger), forankring (skape felles forståelse av behovet for å skape heltidskultur) og involvering (skape motivasjon for endring) har virket inn på denne delen av prosessen. Fokuset er: Hva kan vi lære av hverandres prosesser? Vi legger opp til at dere har en kort intro på 5 min hver. Deretter går dere i dybden i hverandres erfaring i cafe`dialog.

14 Refleksjon over hverandres presentasjoner Reflekter individuelt over hver andres presentasjoner (bruk notatene dine), og noter ideer, spørsmål og/eller kommentarer Under presentasjonene

15 Lytt deg inn på gode ideer. Hva skulle du ønske å hørt mer om?

16 Rekkefølge på presentasjonene 1. Modum 2. Nøtterøy 3. Holmestrand 4. Ål 5. Notodden 6. Larvik 7. Tokke 8. Re 9. Tønsberg

17 Lunsj

18 Rekkefølge på presentasjonene 1. Modum 2. Nøtterøy 3. Holmestrand 4. Ål 5. Notodden 6. Larvik 7. Tokke 8. Re 9. Tønsberg

19 Erfaringsutveksling fra mellomarbeidet 10 minutter 1. Kommunevis: bli enige om hvilke kommuner dere ønsker å få utdypet Gjort-Lært-Lurtfortelling og hvem som sitter igjen som vert. 2. Vi «Høster» fra andres erfaringer (om Gjort- Lært-Lurt-fortellingen). Lytt og still utdypende spørsmål mens verten utdyper fortellingen. Noter gode ideer og innspill i et notat. 3. Gi innspill til vertskommunen. 4. Samles i egen kommunegruppe og dele «innhøstingen». Hva av dette kan vi nyttiggjøre oss i egen kommune framover?

20 Erfaringsutveksling fra mellomarbeidet 15 minutter 10 minutter 1. Kommunevis: bli enige om hvilke kommuner dere ønsker å få utdypet Gjort-Lært-Lurtfortelling og hvem som sitter igjen som vert. 2. Vi «Høster» fra andres erfaringer (om Gjort- Lært-Lurt-fortellingen). Lytt og still utdypende spørsmål mens verten utdyper fortellingen. Noter gode ideer og innspill i et notat. 3. Gi innspill til vertskommunen. 4. Samles i egen kommunegruppe og dele «innhøstingen». Hva av dette kan vi nyttiggjøre oss i egen kommune framover?

21 Erfaringsutveksling fra mellomarbeidet 10 minutter 1. Kommunevis: bli enige om hvilke kommuner dere ønsker å få utdypet Gjort-Lært-Lurtfortelling og hvem som sitter igjen som vert. 2. Vi «Høster» fra andres erfaringer (om Gjort- Lært-Lurt-fortellingen). Lytt og still utdypende spørsmål mens verten utdyper fortellingen. Noter gode ideer og innspill i et notat. 3. Gi innspill til vertskommunen. 4. Samles i egen kommunegruppe og dele «innhøstingen». Hva av dette kan vi nyttiggjøre oss i egen kommune framover?

22 Pause

23 Samtale mellom innleder og deltakerne 1) Reflekter over innlegget (bruk notatene dine), og noter momenter til spørsmål og/eller kommentarer 1 minutt 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til ett spørsmål / en kommentar til innleder 4 minutter 4) Plenumssamtale 10 minutter

24 Lytt deg inn på gode ideer og innspill til egne kommune prosesser.

25 Hva skjer med kvaliteten og kontinuiteten i tjenestetilbudet når en lykkes med å skape heltidskultur? Erfaringer ved Bjørg Røstbø

26 Samtale mellom innleder og deltakerne 1) Reflekter over innlegget (bruk notatene dine), og noter momenter til spørsmål og/eller kommentarer 1 minutt 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til ett spørsmål / en kommentar til innleder 4 minutter 4) Plenumssamtale 10 minutter

27 Pause

28 Kommunevis jobbing Vi samler trådene på det vi har hørt og lært i løpet av dagen.

29 Gruppeoppgave Hva kan vi lære av historien til Bjørg? Har vi eller kan vi oppnå tilsvarende resultater?

30 Refleksjoner på kommunenes presentasjoner fra styringsgruppen

31 Vi møtes til middag kl. 19 Vel møtt i morgen kl. 8.30

32 Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur Samling nr. 4 Kongsberg Dag 2, 9. februar 2017

33

34 God morgen refleksjon over gårsdagen

35 Tradisjonell arbeidstidsordning budsjett Variable årsverk - dekning ved fravær personale eller økt brukerbehov Faste årsverk

36 Et vanlig skue.. Tradisjonell arbeidstidsordning alternativ 1 faktisk Variable årsverk - dekning ved fravær personale eller økt brukerbehov Faste årsverk - besatte stillinger Faste årsverk - vakante stillinger

37 noen ganger verre. Tradisjonell arbeidstidsordning alternativ 2 faktisk Variable årsverk - dekning ved fravær personale eller økt brukerbehov Faste årsverk - besatte stillinger Faste årsverk - vakante stillinger

38 Den onde sirkelen. konsekvenser for effektivitet, arbeidsmiljø og kvalitet Trinn 3 Tradisjonell arbeidstidsordning alternativ 2 faktisk Variable årsverk - dekning ved fravær personale eller økt brukerbehov Faste årsverk - besatte stillinger Faste årsverk - vakante stillinger

39 Har vi innsikt i faktisk bruk av kompetanse i årsverk, stillinger - ukedager og helg? Blir det alltid slik vi planlegger?

40 Sykehjem

41 Kompetanseledelse i tid og rom Er vi skodd til å løse oppgavene?

42 Samtale mellom innleder og deltakerne 1) Reflekter over innlegget (bruk notatene dine), og noter momenter til spørsmål og/eller kommentarer 1 minutt 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til ett spørsmål / en kommentar til innleder 4 minutter 4) Plenumssamtale 10 minutter

43 Lytt deg inn på gode ideer og innspill til egne kommune prosesser.

44 Erfaringer fra Levangerkommune tverrfaglige team og årstidsplanlegging Ved Jørgen Worum, enhetsleder institusjonstjenesten i Levanger kommune

45 Pause

46 Samtale mellom innleder og deltakerne 1) Reflekter over innlegget (bruk notatene dine), og noter momenter til spørsmål og/eller kommentarer 1 minutt 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til ett spørsmål / en kommentar til innleder 4 minutter 4) Plenumssamtale 10 minutter

47 Årstidsplanlegging presentasjon av felles ny veileder fra NSF, fagforbundet, FO og Delta ved Torill, Delta

48 Kommunevis jobbing

49 Hva kan vi at med oss videre i arbeidet i vår kommune med å skape heltidskultur?

50 Lunsj

51 Hva er viktig i det videre arbeidet med å skape heltidskultur? Hva gjør vi for å sikre at vi klarer å stå løpet? Geir Johan og Hildegunn

52 Innovasjonssirkelen

53 Innovasjonssirkelen

54 Gevinstrealisering når? Utredning Forankring B Prosjektgjennomføring Pilotfase Drift Implementering Prosjektstart Prosjektslutt Tid Her høster vi gevinstene Her legges grunnlaget!

55 Mål For brukeren Hva vil vi oppnå? For Kommunen For avdelingen For medarbeiderne Gevinstrealisering og synliggjøring av resultat.

56 Aktuelle indikatorer for å måle grad av måloppnåelse av heltidskultur kan være Andel ansatte i hele stillinger Andel utlyste 100 % stillinger Gjennomsnittlig stillingsstørrelse Antall ansatte bruker møter på en uke Turnover i vakter og ansatte Antall helgetimer i gjennomsnitt pr uke Kompetanseprofil ansatte og årsverk Planlagt versus faktisk kompetanseprofil bemanningsplan Brudd på AML Følge utviklingen i avvik Sykefravær

57 Liza Nienova Maren Riis

58 KS-Ks ledelsesmodell

59 Hvordan påvirke medarbeidere gjennom relasjoner når driften er 24/7?

60 Dialog som verktøy Dialog utforskende samtaler ikke bare for å oppnå konsensus og tilslutning, men vel så mye for å skape Nåsituasjon erkjennelser om egen praksis og eget forbedringspotensial aha-opplevelser Erkjenne behov for endring Ønsket framtidig situasjon (mål) for å oppnå ny felles kunnskap felles ambisjoner endringsvilje interne forpliktelser ansvarlighet vi-holdning

61 Planlagte endringer - typiske utfordringer Dag Ingvar Jacobsen, Universitetet i Agder: - Ulik virkelighetsforståelse tar utgangspunkt i «noens» oppfatning av virkeligheten Her var dere - Uklare sammenhenger tar utgangspunkt i «noens» løsninger - Ulike interesser tar utgangspunkt i «noens» prefererte virkemidler v/ Marlen Faannessen

62 Endringsledelse (Dag Ingvar Jacobsen, forts.) Her er dere nå - Endringslederen er denne «noen» - Endring vil som regel kreve at noen andre endrer atferd - Endringsinitiativ vil dermed bli møtt med reaksjoner fra dem som forventes å endre seg v/ Marlen Faannessen

63 Endringsledelsens primære oppgaver: (Dag Ingvar Jacobsen) Slik har dere jobbet - Skape oppslutning om endring / dempe motstand skape endringsvilje - Gjennomføre endring - Institusjonalisere og stabilisere den nye tilstanden Jo sterkere endringsvillighet lederen evner å skape desto enklere er det å gjennomføre endring v/ Marlen Faannessen

64 Marlen Faannessen

65 Hvordan sikre at vi fortsatt får jobbet med kulturen og holder trykket? Arena- møteplasser ( personalmøter/utviklingsmøter) Nytt innhold Tema Deltakere i planlegging og gjennomføring på møteplasser Roller og ansvar Leders leder Operativ ledelse Tv Verneombud Måltall Bruker- kommune- avdeling- medarbeider Overvåke situasjonen

66 Arena Møteplas ser Innhold Deltakere Jobbe sammen Roller og ansvar Leders leder Operativ ledelse Tv Verneombud Måltall Bruker- kommune- avdeling- medarbeider Overvåke situasjonen

67 Sjekkliste for lokale prosesser 1. Har vi en felles/omforent forståelse av behovet for en heltidskultur? 2. Har vi en klar og omforent forståelse av hvem som er berørt? 3. Har vi satt oss mål, og et klart ambisjonsnivå? Er målene klare for alle? Hvilke delmål skal vi ha underveis? 4. Har vi en plan for forankring? Politisk og administrativt, Forankring i annet plan- og strategiarbeid Hos tillitsvalgte og ansatte 5. Har vi oversikt over hvem som skal involveres i prosessen og til hvilket tidspunkt? 6. Har vi arenaer i organisasjonen for å skape gode og involverende prosesser? 7. Har vi en plan for videre oppfølging, hvem og hvordan? Hva kreves av ressurser (tid, kompetanse, økonomi) Hvordan skal vi implementere videre arbeid Hvordan vet vi at vi er på rett vei? Vi vurderer oss selv På en skala fra en til 6 for hvert punkt

68 Scala er lavest 6 er høyest Nr Sjekkpunkter 1 Har vi en felles/omforent forståelse av behovet for en heltidskultur? 2 Har vi en klar og omforent forståelse av hvem som er berørt? 3 Har vi satt oss mål, og et klart ambisjonsnivå? Er målene klare for alle? Hvilke delmål skal vi ha underveis? 4 Har vi en plan for forankring? Politisk og administrativt, Forankring i annet plan- og strategiarbeid Hos tillitsvalgte og ansatte 5 Har vi oversikt over hvem som skal involveres i prosessen og til hvilket tidspunkt? 6 Har vi arenaer i organisasjonen for å skape gode og involverende prosesser? 7 Har vi en plan for videre oppfølging, hvem og hvordan? Hva kreves av ressurser (tid, kompetanse, økonomi) Hvordan skal vi implementere videre arbeid Overordnede prosesser Nå situasjon Ønsket situasjon Kommentar:

69 Scala er lavest 6 er høyest Enhetsnavn: Nr Sjekkpunkter 1 Har vi en felles/omforent forståelse av behovet for en heltidskultur? 2 Har vi en klar og omforent forståelse av hvem som er berørt? 3 Har vi satt oss mål, og et klart ambisjonsnivå? Er målene klare for alle? Hvilke delmål skal vi ha underveis? 4 Har vi en plan for forankring? Politisk og administrativt, Forankring i annet plan- og strategiarbeid Hos tillitsvalgte og ansatte 5 Har vi oversikt over hvem som skal involveres i prosessen og til hvilket tidspunkt? 6 Har vi arenaer i organisasjonen for å skape gode og involverende prosesser? 7 Har vi en plan for videre oppfølging, hvem og hvordan? Hva kreves av ressurser (tid, kompetanse, økonomi) Hvordan skal vi implementere videre arbeid Nå situasjon Lokale prosesser Ønsket situasjon Kommentar:

70 Dette har vi oppnådd Færre små stillinger Hvordan rigge en arena for å diskutere framdrift og forbedringer?

71 Gjennomgang av tema for neste samling i NyttBlikk og planlegging av mellomperiodearbeid

72 Kommunevisjobbing hva blir vårt bidrag på samlingen i november? Hva må vi da gjøre for å forberede oss?

73 Veien videre

74 Gevinstrealisering når? Utredning Forankring B Prosjektgjennomføring Pilotfase Drift Implementering Prosjektstart Prosjektslutt Tid Her høster vi gevinstene Her legges grunnlaget!

75 Mål For brukeren Hva vil vi oppnå? For Kommunen For avdelingen For medarbeiderne Gevinstrealisering og synliggjøring av resultat.

76 Aktuelle indikatorer for å måle grad av måloppnåelse av heltidskultur kan være Andel ansatte i hele stillinger Andel utlyste 100 % stillinger Gjennomsnittlig stillingsstørrelse Antall ansatte bruker møter på en uke Turnover i vakter og ansatte Antall helgetimer i gjennomsnitt pr uke Kompetanseprofil ansatte og årsverk Planlagt versus faktisk kompetanseprofil bemanningsplan Brudd på AML Følge utviklingen i avvik Sykefravær

77 Hjemmeoppgave til erfaringssamlingen 2. og 3. november Vi er i gang med å videreutvikle filene med PAI data oversendt høsten Kan dere gi oss noen tilbakemeldinger? Hvilke erfaringer har dere gjort dere med bruk av tallgrunnlaget? Hva mener dere at mangler? 2. Jobb videre med å skape heltidskultur i egen kommune. Lag en plan for hvordan dere skal jobbe med å skape heltidskultur de neste 5 årene i egen kommune. Et tips er å ta utgangspunkt i veilederen for heltidskultur. Hvordan sikrer vi prosess, eierskap og bygger gjennomføringskraft? Hvilke gevinster skal vi hente ut på kort og langsikt? Tips: sett SMARTE mål, vær tydelig på handlingsrommet (økonomi, juss, organisasjon) og la de gode løsningene utvikle seg lokalt som ivaretar pasientsikkerheten og arbeidsmiljø. Vi starter jakta på den gode sirkelen! 3. Velg 4-5 indikatorer for å måle heltidskultur. Kartlegg utviklingen i indikatorene i deltakerperioden i nettverket Gjør en vurdering av utviklingen. 4. Avklar internt i kommunen hva dere vil dele på erfaringskonferansen 2. og 3. november Vi vil gjerne ha en tilbakemelding 1. juni 2017.

78 Skala gjennomsnittlig bidrag i antall helgetimetall pr uke pr ansatt > 5,5 t/uke = rødt Måltall 2017 < 5,6 5,6 7,4 t/uke = gult < 7,5 t/uke = grønt Måltall 2021 < 7,5 Nåværende aktiv 4,9 Skalaen er satt i forhold til tradisjonell turnus

79 Kari Ingstad, 2016

80 Takk for denne gang.