Kvalitetssikring av kostnadsbudsjett for Sykkel-VM i Bergen 2017

Transkript

1 Kvalitetssikring av kostnadsbudsjett for Sykkel-VM i Bergen 2017 Rapport, v.1.0 Det Norske Veritas

2

3 Innhold Utgangspunkt for kvalitetssikringen Resultater fra kvalitetssikringen Anbefalinger Vedlegg 3

4 UTGANGSPUNKT FOR KVALITETSSIKRINGEN Bakgrunn og introduksjon Forutsetninger 4

5 Bakgrunn for og beskrivelse av oppdraget Bakgrunn for oppdraget - Fra NCFs Ting : «Forbundstinget gir Forbundsstyret fullmakt til å fortsette prosessen med utarbeidelse av søknad om å arrangere VM landevei enten i 2016 eller 2017, skriver Norges Cykleforbund (NCF) på sine egne hjemmesider. Det eneste forbeholdet forbundstinget tok er at styringskomiteen klarer å legge frem et bærekraftig budsjett, som godkjennes av Det Norske Veritas» (sitat: - Vedtak i Bystyret i Bergen om at det arbeidet videre med planene om et Sykkel VM i Bergen i 2016 der byrådet jobber videre sammen med NCF med å etablere et bærekraftig budsjett og arrangement. - Det Norske Veritas (DNV) har fått i oppdrag av NCF med å kvalitetssikre kostnadsbudsjettet til et VM i Bergen i Beskrivelse av oppdraget som er gjennomført - Kvalitetssikringen er utført av DNV i nært kontakt med NCF og Bergen kommune (BK) for å sikre et så godt grunnlag for budsjettpostene og underlag for usikkerhetsvurderinger som DNV har foretatt. - Det har vært avholdt et arbeidsmøte i Bergen med NCF, BK og øvrige bidragsytere til VM-budsjettet den januar Øvrige bidragsytere var representanter fra Bergen kommune samferdselsetaten, Statens vegvesen, Politiet, Skyss, AVAB- CAC, TV2, Grieghallen, Bergen Reiselivslag og Prosjektleder for Tall Ships Races - I tillegg er det gjennomført et arbeidsmøte på Høvik 8.februar med NCF og BK for gjennomgang av budsjettstruktur og de enkelte kostnadsposter. - NCF og BK har hatt et møte med UCI i uke i Sveits for en gjennomgang av hva som UCI Org. rights dekker, og en verifikasjon på størrelsen av UCI fees (Org. Rights og Marketing rights). Oppsummeringen fra BK fra dette møtet danner grunnlag for DNVs kvalitetssikring av de deler av budsjettet der UCI fees inngår, og av de poster som arrangøren kan få godtgjort som utgifter i motregning av UCI fees. Viktig presisering - Utgiftene til et VM i 2017 som fremkommer av denne rapporten må motsvares av en inntektsside for at budsjettet vil kunne være bærekraftig. DNV fikk fremlagt et inntektsbudsjett 5. april 2013 med tilsvarende størrelsesorden som kostnadsbudsjettets P85 nivå, men inntektsbudsjettet har ikke vært gjenstand for kvalitetssikring av DNV. 5

6 Forutsetninger for kvalitetssikringen Kvalitetssikringen har konsentrert seg om budsjettets utgifter og ikke inntektssiden med unntak av en del poster som var kostnadsberegnet, men som vil kunne fratrekkes UCI Fee. Dette er i overenstemmelse med oppdragsgivers forventninger. Budsjettet er bygget på konseptet slik det foreligger pt. Vesentlige konseptuelle endringer er ikke hensyntatt. Dette omfatter både vesentlige endrede krav fra UCI og endringer initiert av arrangøren. Budsjettet er delt i fire hovedkonti: 1. Nødvendig: Kostnader som er nødvendige for å gjennomføre arrangementet og som går over VM-organisasjonens budsjett. 2. UCI Fee: Kostnader for rettigheter som kjøpes av UCI. 3. Tilrettelegging: Kostnader til inntekts erverv. Dette er kostnader som ikke kreves for å gjennomføre arrangementet, men som er nødvendige for å tilrettelegge for sponsor- og andre inntekter. Denne vil dimensjoneres etter inntektspotensialet og vil kunne øke vesentlig, utover det som er dekket i denne analysen. 4. Andre: Dette er ytelser som dekkes av andre aktørers budsjetter, men som er nødvendig for å gjennomføre arrangementet. Forutsetninger for beregning av kostnader Gjennomføring 2017 Anskaffelsesstrategi Tyngdepunkt anskaffelser Erfaringsdata Antatt å ikke være omfattet av lov om offentlige anskaffelser, men dette avhenger av form på VMarrangørselskapet 2017 Kostnadsnivå K MVA Fra sammenlignbare gjennomførte VM arrangementer i Danmark i 2011 og Nederland i 2012, og innhentede priser Inkludert. Beregnet i egne poster Valutausikkerhet Inkludert. EUR/NOK = 7,5 Sikkerhet (security) i form av trusselvurderinger og beskyttelse av VIP-gjester er ikke inkludert i budsjettet. Dette forutsettes dekket av det offentlige. Spesifikk sikring i form av personscannere på VIPområder og arena er lagt inn som hendelse (H10) 6

7 Tidslinje for kostnadsestimering Norsk søknadsprosess høst 2011 UCI Bid Guide vår 2012 VM Limburg sept 2012 Qatar tildeles VM 2016 under VM i Limburg UCI legger frem nye forutsetninger okt 2012 Site visit UCI jan 2013 DNV Work shop jan 2013 Møte UCI i Sveits mar 2013 Rapport DNV apr 2013 Forutsetningene bygger på VM i København Sykkelpresidenten anslår 10 mill. VM i Limburg setter ny standard på Hospitality, VIP med mer. Arrangementet i Limburg 13,5 mill eksklusiv TV produksjon. UCI oversender info på at Qatar betaler Organisation Rights & Marketing Rights på 10 mill. Kvalitetssikring, gjennomgang av forutsetninger for kostnadsbudsjett med alle vesentlige bidragsytere. DNV sin kvalitetssikringsrapport viser et samlet kostnadsbilde på 24,0 / 20,9 mill (1 UCI overleverer Bid Guide. Viser seg vanskelig å få gode tall fra København. De tallene som kommer fra DCU innbefatter ikke kostander som er ført og dekket over andre budsjetter i kommuner, event partnere og andre aktører. UCI tildeler Qatar VM i 2016, og meddeler at dette setter en ytterligere forventet standard. UCI presenterer nye forutsetninger. UCI vil være host broadcaster, og arrangøren må betale UCI for dette. Merkostnad på 2-3 mill. UCI redegjør under møte i Sveits at de ønsker samme nivå på Organisation Rights & Marketing Rights som Qatar. De redegjør videre for at 4 mill av Organisation Rights er betaling for TV produksjon, varer og tjenester levert av UCI. Kostnadsnivå for hhv scenario1 og 2= P85, Kurs: 1 = 7,5 NOK. 7

8 Scenarioer for kostnadsestimering og kvalitetssikring UCI Fee er uavklart Det er valgt å se på to scenarier da UCI Fee utgjør en betydelig andel av kostnadsbudsjettet for arrangementet. UCI Fee er en sum arrangøren betaler til UCI for organisasjonsrettigheter og markedsrettigheter. Organisasjonsrettigheter: Kostnader for det UCI bidrar med av varer og tjenester til gjennomføring av arrangementet. Markedsrettigheter: Andel av markedsrettighetene som tilfaller arrangøren. Gir rett til videresalg av brand og logo. Det har vært en betydelig økning i UCI Fee for organisasjonsrettigheter fra tidligere års VM-arrangement til det nivå som UCI har gitt uttrykk for å være gjeldende for et VM i NCF ønsker å forhandle frem et akseptabelt nivå på UCI Fee i tråd med tidligere års arrangementer. Kostnadsestimeringen og kvalitetssikringen omfatter derfor to scenarioer. Ett scenario der UCI Fee ligger på dagens nivå, og ett der det er forhandlet ned. De to scenariene som er lagt til grunn for kostnadsestimeringen er beskrevet i boksene til høyre. Kostnadsestimat for TV-produksjon er basert på innspill fra TV2. Mulige inntekter fra nasjonale TV-rettigheter går inn som en del av inntektsbudsjettet og er ikke en del av kvalitetssikringen. Post A1, som er kostnader som UCI har bekreftet at UCI Fee vil dekke, gjelder for scenario 1. Dette omfatter i størrelsesorden 1 M. Nivået som NCF ønsker å tilby UCI for arrangementet på M må også inneholde en dekning av kostnadene i A1. Scenario 1 Full UCI Fee Kostnad for UCI Fee på til sammen 10 M inkludert TV-produksjon. Dette er det beløp som for UCI får for VM 2016 i Qatar og som UCI har signalisert at de ønsker også for etterfølgende arrangementer. Full UCI Fee inneholder: 2 M for TV-produksjon (del av B3) 8 M for UCI Fee eks. TV-produksjon (B11) Scenario 2 Redusert UCI Fee Kostnad for UCI Fee på til sammen 7 M inkludert TVproduksjon. Dette beløpet er det som NCF er villig til å betale UCI for Organisasjons- og markedsrettigheter og for TV-produksjon. UCI Fee eks. TV-produksjon er da på nivå med VM i Limburg i Nederland i Redusert UCI Fee inneholder: 2 M for TV-produksjon (del av B3) 5 M for UCI Fee eks. TV-produksjon (B11) 8

9 RESULTATER FRA KVALITESSIKRINGEN Usikkerhetsanalyse av kostnader 9

10 Budsjettstruktur Budsjettet for et sykkel-vm i 2017 som ligger til grunn for DNVs kvalitetssikring omfatter kun utgiftssiden. Unntaket er enkelte poster som er ført opp som utgifter, men som faller inn under kategorien kostnader som dekkes av UCIfee for Org. Rights (del av B11). Disse er motregnet som en inntekt (Hovedpost A1). B Kostnader Budsjett A Inntekter DNV har benyttet samme budsjettstruktur som NCF/BK i kvalitetssikringen med hovedpostene B1 B11. Figuren til høyre viser de enkelte hovedposter i budsjettstrukturen. B2 Arena og startmålområde B4 Administrasjon/ Organisasjon B1 Løyper/ritt B3 UCI TV-prod og Media & presse A1 Dekket av UCI fee Hver av hovedpostene B1 B11 er videre brutt ned i ytterligere to nivåer. De tre største hovedpostene omfatter : B6 Møter og konferanser B5 Transport og logistikk - B11 UCI Fee eks. TV-produksjon: Dette er i sin helhet kostnader for rettigheter fra UCI. - B1 Løyper/ritt: kostnader til klargjøring av vegnettet, politi, vakthold og samband for gjennomføring av rittene - B4 Administrasjon/Organisasjon: Kostnader for prosjektorganisasjon, administrasjon, frivillige og økonomi B8 Publikumsrettede aktiviteter B10 Folkehelsetiltak sykkel B7 Overnatting og innkvartering B9 Promotering/ marketing B11 UCI Fee eks. TVproduksjon 10

11 Resultater fra kvalitetssikringen Usikkerhetsområdet for de to scenariene: De usikkerhetene som kan påvirke kostnadene mest er: Priser på varer og tjenester Prosjektledelse og planlegging Valuta [se side 13-14] 195MNOK 164MNOK 172MNOK 141MNOK Kostnadsrammen for de to scenariene: Kostnadsrammen angir hvor mye beslutningstakerne bør sette av for å finansiere prosjektet. Denne størrelsen inneholder usikkerhetsavsetningen, som er differansen mellom forventet kostnad og øvre ramme i usikkerhetsområdet markert i grafen. 180 MNOK 160 MNOK Kostnadsrammen er da som følger: Scenario 1 = 195 MNOK Scenario 2 = 172 MNOK [se side 18] SCENARIO 1 FULL UCI SCENARIO 2 REDUSERT UCI FORVENTET KOSTNAD FOR VM I 2017 (avrundet til nærmeste MNOK 10) [se side 13] 11

12 Forventet bruttokostnad for Sykkel-VM 2017 fordelt pr budsjettpost MNOK Kostnader fordelt pr post - forventningsverdier 20,2 20,2 8,5 8,5 0,7 0,7 4,1 4,1 2,7 2,7 11,3 11,3 3,1 3,1 60,0 37,5 7,3 7,3 11,8 11,8 179,7 25,2 11,4 25,2 10,6 156,4 17,4 10,6 Figuren viser forventet kostnad for Sykkel-VM 2017 fordelt pr budsjettpost. Forskjellen mellom scenario 1 og 2 på MNOK 22,5 ligger i budsjettpost B11 UCI Fee eks. TVproduksjon. Dette får også effekt på tillegg for usikkerhet. Utover dette er scenarioene identiske , ,6 Scenario 1 Scenario 2 Forskjell scenario 1 og 2 12

13 Usikkerhet i kostnadene for sykkel-vm Sannsynnlighetsfordeling (s-kurve) 1,0 2 0,8 0,6 S-kurven er et bilde på usikkerheten i prosjektkostnaden og er hovedresultatet fra en usikkerhetsanalyse. Den brukes til å bestemme prosjektets rammer. Den horisontale aksen viser kostnader, og den vertikale aksen viser sannsynlighet. 0,4 Verdiene som er markert er: 1 P15: Dette er verdien det er 15% sannsynlig å holde seg innenfor 0,2 1 0, P85: Dette er verdien det er 85% sannsynlig å holde seg innenfor. Det er 70 % sannsynlighet for at kostnadene vil ligge i intervallet mellom P15 og P Scenario 1 Scenario 2 P15 164,0 141,1 Forventet kostnad (E) 179,7 156,4 P85 195,4 171,6 Scenario 1 Scenario 2 13

14 Største usikkerheter i kostnadsbudsjettet - Tornadodiagram Største usikkerheter i totalbudsjettet - Scenario 1 E = MNOK 179,7 MNOK Tornadodiagram - totalbudsjett - Scenario 2 E = MNOK 156,4 MNOK U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester -14,4 14,6 U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester -14,4 14,5 U4 Prosjektledelse og planlegging -12,5 12,8 U4 Prosjektledelse og planlegging -12,6 12,7 U8 Valuta -7,9 11,2 U8 Valuta -5,9 8,4 U6 Kontraktsstrategi / Leverandører og kunder -6,2 6,4 U6 Kontraktsstrategi / Leverandører og kunder -6,2 6,4 B9.2 Visuell identitet B1.1 Utbedring, oppgradering og midlertidige U1 Uspesifisert U5 Grensesnitt mellom ansvarsområder / U7 Nye krav til arrangementet. (UCI Guidelines) B5.5 Transport av publikum -4,4-4,2-4,0-3,6-3,5-3,7 5,3 5,1 5,2 3,7 3,5 3,1 B9.2 Visuell identitet B1.1 Utbedring, oppgradering og midlertidige U1 Uspesifisert U5 Grensesnitt mellom ansvarsområder / U7 Nye krav til arrangementet. (UCI Guidelines) B5.5 Transport av publikum -4,5-4,2-4,0-3,6-3,5-3,7 5,3 5,1 5,2 3,7 3,5 3,0 Tornadodiagrammet viser i prioritert rekkefølge de elementene i analysen som bidrar mest til den totale usikkerheten i resultatet. U er notasjonen på usikkerhetsfaktorer, mens andre notasjoner er kostnadsposter i analysen. Spennet viser elementets mulige påvirkning på totalkostnaden. Midtaksen representerer forventningsverdien for prosjektet for alle simulerte utfall. Laveste og høyeste punkt tilsvarer forventningsverdien (gjennomsnittet) av hhv de 25 % laveste og høyeste simulerte utfall. Figurene viser at usikkerheten er tilnærmet lik i scenario 1 og 2. Siden scenario 2 har en lavere forventet kostnad enn scenario 1, vil usikkerheten relativt sett være større i scenario 2. Forskjellen mellom scenario 1 og 2 ligger i valutausikkereten (U8). Det skyldes at de forventede kostnadene som betales i Euro er mye lavere i scenario 2. Usikkerhet Forskjeller scenario 1/2 14

15 Forventningsverdier med tillegg for usikkerhet For begge scenarier. Fordelt på budsjettpost og konto Scenario 1 Scenario 2 TOTAL NØDVENDIG UCI RETTIGHETER TILRETTELEGGING ANDRE TOTAL NØDVENDIG UCI RETTIGHETER TILRETTELEGGING ANDRE A Inntekter -7,3-7, ,3-7, A1 Dekket av UCI -7,3-7, ,3-7, B Utgifter (eks. mva) 163,7 68,7 75,0 2,7 17,3 141,2 68,7 52,5 2,7 17,3 B1 Løyper/ritt 25,2 21, ,2 25,2 21, ,2 B2 Arena og start-målområde 10,6 9,3-1,3-10,6 9,3-1,3 - B3 UCI TV-produksjon, media & presse 17,4 2,4 15, ,4 2,4 15,0 - - B4 Administrasjon/Organisasjon 20,2 20, ,2 20, B5 Transport og logistikk 8,5 0, ,9 8,5 0, ,9 B6 Møter og konferanser 0,7 0, ,3 0,7 0, ,3 B7 Overnatting og innkvartering 4,1 4,0-0,1-4,1 4,0-0,1 - B8 Publikumsrettede aktiviteter 2,7 1,4-1,2-2,7 1,4-1,2 - B9 Promotering/marketing 11,3 9, ,9 11,3 9, ,9 B10 Oppbygging av sykkelprogram 3, ,1 3, ,1 B11 UCI Fee eks. TV-produksjon 60,0-60, ,5-37,5 - - MVA Merverdiavgift 11,8 9,5-0,7 1,6 11,8 9,5-0,7 1,6 A+B+MVA SUM spesifiserte kostnader inkl. Mva 168,3 71,0 75,0 3,4 18,9 145,8 71,0 52,5 3,4 18,9 Forventet Uspesifisert 6,4 5,0-0,2 1,2 6,4 5,0-0,2 1,2 Forventet verdi Faktorer + Hendelser 5,0 3,1 2,7 0,1 0,7 4,2 3,1 1,9 0,1 0,7 SUM kostnader inkludert usikkerhet 179,7 79,1 77,7 3,7 20,8 156,4 79,1 54,4 3,7 20,8 Forskjell scenario 1 og 2 15

16 Forventet tillegg for usikkerhet Fordelt på usikkerhetsfaktorer og hendelser Scenario 1 Scenario 2 U Usikkerhetsfaktorer U1 Uspesifisert U2 Løypeendringer U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester U4 Prosjektledelse og planlegging U5 Grensesnitt mellom ansvarsområder / Samarbeid involverte parter (Internt) U6 Kontraktsstrategi/ Leverandører og kunder (eksternt) U7 Nye krav til arrangementet. (UCI Guidelines) U8 Valuta H Hendelser H1 Scene torgalmenningen brukes kun til åpningsseremoni -> Går fra 12 til 3 dager leie H2 Personell og materiell fra HOS (Håkonsvern) benyttes i vakt og sikring H3 Sambandsmateriell lånes/leies av sivilforsvaret eller det inngås avtale med YOG H4 Aggregater leies/lånes av sivilforsvaret H5 Samarbeidsavtale med YOG2016 på franske gjerder / byggegjerder H6 Sanitetspersonell fra HOS benyttes til lavere kost enn Røde Kors H7 Utbygging av flateareal over Lille Lungårdsvann H8 Må bekoste design av logo og visuell identitet H9 Redusert kompensasjon til lag/forening H10 Personscannere kreves for VIP-områder H11 NCF dekker kolonnen med Samband. 200 enheter redusert kost Forskjell scenario 1 og 2 16

17 ANBEFALINGER Styrings- og kostnadsrammer 17

18 Anbefaling om styrings- og kostnadsramme Kostnadsramme (P85) Styringsramme (P50) 150 Restusikkerhet Usikkerhetsavsetning Forventet tillegg Uspesifisert Restusikkerhet Usikkerhetsavsetning Forventet tillegg Uspesifisert Kostnadsramme (P85) Styringsramme (P50) Kostnadsrammen angir hvor mye beslutningstakerne har satt av for å finansiere prosjektet. Denne størrelsen inneholder en usikkerhetsavsetning. Det forventes ikke at usikkerhetsavsetningen skal gå med i prosjektet. Usikkerhetsavsetningen disponeres ikke av prosjektet. Styringsramme er et begrep som kan benyttes på alle administrative nivåer. Dette angir grensen for hvor mye den ansvarlige på det aktuelle nivået maksimalt kan disponere. 100 Grunnkalkyle 50 Grunnkalkyle Scenario 1 Scenario 2 Scenario 1 [MNOK] Scenario 2 [MNOK] Grunnkalkyle ink mva 165,1 142,6 Uspesifisert 6,4 6,4 Basisestimat ink mva 171,5 149,0 Forventet tillegg 7,8 7,1 Styringsramme (P50) 179,3 156,1 Usikkerhetsavsetning 16,1 15,6 Kostnadsramme (P85) 195,4 171,6 18

19 VEDLEGG 1. Detaljerte resultater 2. Inngangsverdier 3. Metodiske disponeringer og referanseinformasjon 19

20 Vedlegg 1 Detaljerte resultater S-kurve. Usikkerhet i delbudsjetter. MNOK P15 66,3 E 77,6 P85 89,0 MNOK P15 2,6 E 3,5 P85 4,4 MNOK MNOK MNOK P15 17,5 E 20,8 P85 24,3 P15 72,6 50,8 E 77,7 54,4 P85 83,0 58,1 Scenario 1 Scenario 2 20

21 Vedlegg 1 Detaljerte resultater Tornadodiagram. Største usikkerheter. Fordelt på konto. Scenario 1 og 2. Tornadodiagram - delbudsjett "Nødvendig" - Scenario 1 og 2 E = MNOK 77,6 Tornadodiagram - delbudsjett "Tilrettelegging" - Scenario 1 og 2 E = MNOK 3,4 MNOK MNOK -1,0-0,6-0,2 0,2 0,6 1,0 U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester U4 Prosjektledelse og planlegging U6 Kontraktsstrategi / Leverandører og kunder B9.2 Visuell identitet B1.1 Utbedring, oppgradering og midlertidige U1 Uspesifisert U5 Grensesnitt mellom ansvarsområder / B4.2 Administrasjon/sekreteriat U7 Nye krav til arrangementet. (UCI Guidelines) B1.3 Sikkerhet -10,8-9,9-4,7-4,4-3,6-3,2-2,8-2,5-2,4-2,5 10,9 9,6 5,1 5,2 3,6 3,8 3,0 3,0 2,9 2,3 B2.1 Tribuner U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester B8.4 Publikumsritt under VM H1 Scene torgalmenningen brukes kun til B8.2 Kulturprogram/Åpningsshow U4 Prosjektledelse og planlegging U6 Kontraktsstrategi / Leverandører og B2.7 Fansoner U1 Uspesifisert B2.8 Møblement og annet materiale -0,6-0,6-0,6-0,7-0,4-0,4-0,2-0,2-0,1-0,1 0,9 0,6 0,6 0,2 0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 0,2 Tornadodiagram - delbudsjett "Andre" - Scenario 1 og 2 E = MNOK 20,8 B5.5 Transport av publikum U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester U4 Prosjektledelse og planlegging B10.3 Oppbygging av "sykkelbyen Bergen" B1.1 Utbedring, oppgradering og midlertidige U6 Kontraktsstrategi / Leverandører og kunder U1 Uspesifisert U5 Grensesnitt mellom ansvarsområder / U7 Nye krav til arrangementet. (UCI Guidelines) B1.7 Renhold (kosting og vedlikehold) -3,1-2,9-2,4-1,1-0,9-1,1-0,7-0,7-0,5-0,4 MNOK -4,0-2,0,0 2,0 4,0 3,2 3,0 2,2 1,2 1,3 1,1 1,0 0,7 0,7 0,5 U8 Valuta U8 Valuta Tornadodiagram - delbudsjett "UCI Fee" Scenario 1. E = MNOK 77,7 MNOK ,8 9,3 Scenario 2. E = MNOK 54,4 MNOK ,7 6,5 Forskjeller scenario 1/2 21

22 Vedlegg 2 Inngangsdata til usikkerhetsanalysen Kvalitetssikret budsjett uten tillegg for usikkerhet POST BESKRIVELSE AV POST TOTALT NØDVENDIG UCI FEE TILRETTELEGGING ANDRE A Inntekter ( ) ( ) A1 Dekket av UCI ( ) ( ) B Utgifter B1 Løyper/ritt B2 Arena og start-målområde B3 UCI TV-produksjon, Media & presse B4 Administrasjon/Organisasjon B5 Transport og logistikk B6 Møter og konferanser B7 Overnatting og innkvartering B8 Publikumsrettede aktiviteter B9 Promotering/marketing B10 Oppbygging av sykkelprogram B11 UCI Fee eks. TV-produksjon * - - Grunnkalkyle eks mva Merverdiavgift Grunnkalkyle ink mva * For scenario 2 er dette tallet endret til 37,5 MNOK 22

23 Vedlegg 2 Inngangsdata til usikkerhetsanalysen Usikkerhetsfaktorer og hendelser U Usikkerhetsfaktorer Lav Middels Høy Virker på U1 Uspesifisert 3 % 5 % 10 % Alt unntatt UCI Fees U2 Løypeendringer -5 % 0 % 5 % B1 U3 Markedsusikkerhet varer og tjenester -15 % 0 % 15 % Alt unntatt UCI Fees, B10, B4 og B1.2 U4 Prosjektledelse og planlegging -10 % 0 % 10 % Alt unntatt UCI Fees U5 Grensesnitt mellom ansvarsområder / Samarbeid involverte parter (Internt) 0 % 2 % 5 % Alt unntatt UCI Fees U6 Kontraktsstrategi / Leverandører og kunder (eksternt) -5 % 0 % 5 % Alt unntatt UCI Fees U7 Nye krav til arrangementet. (UCI Guidelines) -2 % 1 % 4 % Alt unntatt UCI Fees U8 Valuta -13 % 0 % 13 % UCI Fees + tv-bokser P (%) Konsekvens [kr] H Hendelser Lav Middels Høy H1 Scene torgalmenningen brukes kun til åpningsseremoni -> Går fra 12 til 3 dager leie. 30 % ( ) ( ) ( ) H2 Personell og materiell fra HOS (Håkonsvern) benyttes i vakt og sikring 40 % ( ) ( ) ( ) H3 Sambandsmateriell lånes/leies av sivilforsvaret eller det inngås avtale med YOG % ( ) ( ) ( ) H4 Aggregater leies/lånes av sivilforsvaret 30 % ( ) ( ) ( ) H5 Samarbeidsavtale med YOG2016 på franske gjerder / byggegjerder 20 % ( ) ( ) ( ) H6 Sanitetspersonell fra HOS benyttes til lavere kost enn Røde Kors 40 % ( ) ( ) ( ) H7 Utbygging av flateareal over Lille Lungårdsvann 5 % H8 Må bekoste design av logo og visuell identitet 20 % H9 Redusert kompensasjon til lag/forening 20 % ( ) ( ) ( ) H10 Personscannere kreves for VIP-områder. 20 % H11 NCF dekker kolonnen med Samband. 200 enheter redusert kost. 20 % ( ) ( ) ( ) Negative verdier er angitt med parentes () 23

24 Vedlegg 2 Inngangsdata til usikkerhetsanalysen Tall fra UCI. Detaljering av UCI Fee Organisational rights 24

25 Vedlegg 3 Metode Overordnet arbeidsprosess for kvalitetssikringen Kvalitetssikringen er basert på statens metode for kvalitetssikring av store offentlige investeringer, men er noe forenklet fordi prosjektet er av en annen karakter og i en tidlig fase. Figuren under viser arbeidsprosessen for kvalitetssikringen. 25

26 Vedlegg 3 Metode Prosess for gjennomføring av usikkerhetsanalyse Identifikasjon kartlegger forhold som kan påvirke prosjektet. Her står det sentralt å utfordre prosjektets grunnleggende forutsetninger og hva konsekvensen vil være ved endringer i disse. Analyse avdekker og rangerer de viktigste usikkerhetsmomentene som påvirker prosjektets kostnader, rammer og eventuelt gjennomføringstid, samt synliggjør og tallfester prosjektets totale risikobilde. Denne analysen omfatter både estimat-, faktor- og hendelsesusikkerhet. Usikkerhetselementene knyttes opp i prosjektets etablerte kostnadsstruktur og brytes ved behov ned i flere mindre usikkerheter der innbyrdes sammenheng ivaretas i modellen. Reduksjon av risiko - resultatet fra analysen gir grunnlag for å analysere sensitiviteten eller den enkelte usikkerhets påvirkning på det forventede resultatet og vi får en rangering av usikkerhetsdriverne. Det blir foretatt en vurdering av potensialet for Forenklinger og reduksjoner av prosjektet for å gi prosjektleder styringsrom dersom behovet skulle oppstå. 26

27 Vedlegg 3 Metode Metode for usikkerhetsanalyse Hovedfokuset i kvantitative usikkerhetsanalyser er å få etablert realistiske rammer og planer for prosjektet for kostnad- og gjennomføringstid. I tillegg vil en full kartlegging av risikoene som truer prosjektets mål sammen med tiltaksplaner for gjennomføringsfasen være et viktig styringsgrunnlag og gir en økt sannsynlighet for prosjektets suksess. Ved beslutninger av slike investeringer danner en usikkerhetsanalyse også et godt grunnlag for en robust beslutning. DNV KEMAs lange erfaring med gjennomføring av usikkerhetsanalyser har bidratt til etableringen av en effektiv prosess for gjennomføring av usikkerhetsanalyser. Prosessen er understøttet av verktøy som er spesielt tilpasset bruk til investeringsprosjekter innenfor offentlig og privat sektor og innen ulike bransjer og typer prosjekter. Den kvantitative analysen innebærer en gjennomgang av opprinnelig kalkyle med definering av estimatusikkerhet gjennom trippelanslag, og deretter en kvantifisering av effekten av usikkerhetsfaktorer og hendelser. Hendelser kvantifiseres gjennom å kombinere sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og tilhørende konsekvens. DNV KEMA vil dokumentere vurderingene som blir gjort som en del av prosjektdokumentasjonen og sporbarhet av beslutninger. Elementene i de kvantitative analysene og oppbygning av modellen er vist til høyre. Modellen for usikkerhetsberegning er bygget opp med utgangspunkt i prosjektets opprinnelige kalkyle. Estimatusikkerhet i prosjektets kalkyle håndteres ved å legge sannsynlighetsfordelinger på poster i kalkylene og summere disse. Punkt 2 viser hvordan identifiserte usikkerhetsfaktorer modelleres inn og virker på postene i kalkylen. Enkelte poster er samvariert, og dette tas det hensyn til i modellen enten direkte gjennom modelleringen eller ved bruk av korrelasjonsfaktorer. Punkt 3 viser oppbygningen av en hendelse som er sammensatt av sannsynlighet og konsekvens. Analysen gjøres i et MS Excel-basert verktøy utviklet av DNV for denne typen oppdrag. Fra inngangsverdiene beregnes modellen med Monte Carlo-simulering, se figur til venstre. Alle inngangsverdier er gitt en sannsynlighetsfordeling som er grunnlag for Monte Carlo-simuleringen. Ved hver iterasjon gjør verktøyet et uttrekk fra hver sannsynlighetsfordeling og sammenstiller totalresultatet basert på dette. Denne operasjonen gjentas for alle iterasjonene. For å oppnå et representativt resultat, må operasjonen gjentas tilstrekkelig antall ganger. Usikkerhetsvurderingene gjøres med et Trippelestimat som angir den mest sannsynlige Verdien (Mode), laveste verdi (P10) og høyeste verdi (P90). 27

28 Vedlegg 3 Metode Analysemodellens oppbygging Usikkerhet håndteres i modellen gjennom estimatusikkerhet, faktorer og hendelser 1 Estimatusikkerhet: Fanger gruppens mangel på informasjon om modellens inngangsverdier Representeres med kontinuerlige sannsynlighetsfordelinger 2 Faktor F1 x Mengde U1 U2 Forventet Post 1 Post2 Post3 Post 1.1 Post 1.2 F2 x Pris Mengde Pris 1... Estimater Faktorer Hendelser Hendelser Sannsynlighet Konsekvens x 3 Settes per post I kalkylen, typisk på mengde og pris 2 Usikkerhetsfaktorer: Kan ta hensyn til usikkerhet som påvirker flere poster i modellen Bygger implisitt inn korrelasjon mellom poster som driveren virker på Brukes til å representere volatilitet i f.eks. valutakurser, renter 3 Hendelser: Er situasjoner som enten inntreffer eller ikke Har en sannsynlighet for om den innteffer og en konsekvens Kan brukes til å modellere kvalitativ risiko inn i analysen Kalkyle Usikkerheter 28

29 Vedlegg 3 Metode Eksempel på angivelse av estimatusikkerhet B1 Løyper/ritt P10 Mode P90 B1.1 Utbedring, oppgradering og midlertidige vegtiltak P10 Spenn 79 % 126 % Mode P90 B1.1.1 Maling tunneller Askøy P10 Mode Ny kontraktsperiode. Enhetspris kan endres noe. Har gode priser i dag. Liten sannsynlighet for lavere priser. Antar 60 kr/m2 Basert på dagens driftskontrakt. Ca 65kr/m2 eks mva. 3,5 m høyde. Hvit maling på sprøytebetong. Flere tunneler. 1083m, 682m, 120m. Antar +10 kr på dette pga markedsutvikling Pris 90 % 130 % Mengde 100 % 100 % Simulering skjer på dette nivået. Spennet er gitt av verdiene på de underliggende postene. Vurdering skjer på dette nivået Teksten dokumenterer vurderingene. Spennet på posten er gitt av prosentvis økning/reduksjon i både mengde og enhetspris. P90 Ny kontraktsperiode. Enhetspris kan endres noe. Antar 85kr/m2. B1.1.2 Maling av tunneller Bergen og Sotra B1.1.3 B1.1.4 Utbedringstiltak Sentrum-Sandviken (alle løyper), fjerning, reetablering, midlertidig merking etc Utbedringstiltak Sandviken-Festplassen (alle løyper), fjerning, reetablering, midlertidig merking etc B1.1.5 Kostnader for tilrigging, arbeidsvarsling B1.1.6 Andre utbedringstiltak som kan bli nødvendige

30 Vedlegg 3 Metode Begreper og uttrykk Økonomiske rammer Presisering av styringsprinsippet: Kostnader som ikke kan henføres til identifiserte, styrbare kostnadselementer bør ikke fordeles i forkant, men beholdes som en buffer (avsetning) på et høyere organisatorisk nivå. Dimensjonering av kostnadsrammen: En usikkerhetsanalyse gir forventet kostnad og tilhørende usikkerhet. Dette gir grunnlag for å vurdere kostnaden ved ulike nivåer for sikkerhet mot overskridelse av rammen. Ofte satt som beløpet som tilsvarer 85 prosent sannsynlighet for å unngå overskridelse. Prosjektleders ramme: Tradisjonelt har det ofte blitt valgt å la forventet kostnad være prosjektleders styringsramme, men dette er ingen selvfølge. Derfor er det valgt å skille på disse i figuren. Figuren illustrerer et prinsipp som medfører strammere styring. Forskjellen mellom forventet kostnad, som er et resultat av analysen, og styringsrammen for prosjektleder, er en valgt størrelse. Det presiseres også at det kan være formålstjenlig å ha flere nivåer av rammer enn det som er vist her. Kostnadsrammen angir hvor mye beslutningstakerne har satt av for å finansiere prosjektet. Denne størrelsen inneholder en usikkerhetsavsetning. Det forventes ikke at usikkerhetsavsetningen skal gå med i prosjektet. Usikkerhetsavsetningen disponeres ikke av prosjektet. Styringsramme er et begrep som kan benyttes på alle administrative nivåer. Dette angir grensen for hvor mye den ansvarlige på det aktuelle nivået maksimalt kan disponere. Styringsmål angir hvilken kostnad den budsjettansvarlige skal styre mot. På hvert nivå holdes igjen en avsetning for å ha frihetsgrader når behov for mer penger blir synliggjort på nivået under. Styringsmålene må velges slik at de på den ene siden representerer stram styring og på den andre siden ikke er så urealistiske at de virker demotiverende. 30

31 Vedlegg 3 Metode Eksempler på økonomiske rammer Figurene viser oppbygning av kostnadene fra usikkerhetsanalysen. Begreper knyttet til økonomiske rammer er forklart under «Begreper og Uttrykk» Figuren starter med basisestimatet som er summen av sannsynlige kostnader for alle spesifiserte, konkrete kostnadselementer på analysetidspunktet. Deretter legges det til en sum som skal dekke uspesifiserte kostnader som forventes å tilkomme gjennom videre detaljering av prosjektet Forventet tillegg angir hvor stort beløp som bør settes av for å sørge for 50 % sikkerhet for at prosjektkostnaden ikke overstiges (P50). Ved å velge P50 som styringsramme for prosjektleder vil det være like stor sannsynlighet for å komme over som under styringsrammen. Usikkerhetsavsetningen angir hvor stort beløp som bør settes av for å sørge for 85 % sikkerhet for at prosjektkostnaden ikke overstiges (P85). Ved å velge P85 som kostnadsramme vil det fremdeles være usikkerhet som ikke det er satt av midler til å håndtere. Dette kalles restusikkerhet. Kostnadsramme Styringsramme P85 P50 31

32