Forebygging og avdekking av interne misligheter i DnB NOR

Transkript

1 Forebygging og avdekking av interne misligheter i DnB NOR NIRF - Nettverksmøte om Økonomisk kriminalitet Torsdag 16. februar 2006 Revisjonsleder Ole Hansen, DnB NOR Konsernrevisjonen

2 Rammevilkår Interne: Policy og behandlingsregler forankret i styret Egne rutiner for mistenkte ansattes rettigheter og plikter forankret hos konsernsjef Egen utredningsmetodikk forankret hos konserndirektør revisjon Eksterne: Personopplysningsloven og -forskriften Konsesjon fra Datatilsynet for behandling av sensitive personopplysninger, med konserndirektør revisjon som behandlingsansvarlig 2

3 Rammevilkår Interne Policy for sikkerhet og Prinsipper for misligheter og uregelmessigheter; Klargjør ansvar for etablering, gjennomføring og oppfølging av tiltak for å beskytte DnB NOR-konsernet mot misligheter og uregelmessigheter Involverer konsernsjef og ned til den enkelte ansatte Konsernsikkerhet har en pådriverrolle Konsernrevisjonen skal på selvstendig grunnlag aktivt bidra til å forebygge, avdekke og utrede mistanke om misligheter og uregelmessigheter 3

4 Rammevilkår Konsernrevisjonen Styret er Konsernrevisjonens oppdragsgiver Faglig uavhengig av administrasjonen og full uavhengighet i forhold til de enheter og personer som revideres Utredningsgruppen gjennomfører forebyggende, avdekkende og oppklarende mislighetsarbeide innenfor rammen gitt i instruks for konserndirektør revisjon Innenfor Konsernrevisjonens årsplan utarbeides det ressurs- og aktivitetsplaner for Utredningsgruppen, som fremlegges og godkjennes av konsernledelse og styret 4

5 Konsernrevisjonen - Organisasjon Konserndirektør Revisjon Harald Jægtnes Administrasjon Utredning Compliance Reidar Døli Personmarked Betalingstjenester HR, konsern- og fellestjenester Thor Ivar Waarum Bedriftsmarked Morten Stomperud Markets Kapitalforvaltning Morten Monsrud Liv og pensjon Eiendomsforvaltning IT Sissel Kravdal Gjessing Finansiell revisjon Intern rapportering Kristine Øvrebø Risikostyring konsern Harald Jægtnes 5

6 Rammevilkår Forankring Arbeidsreglement for DnB NOR-konsernet: Oppsigelse og avskjed; Konsernet har en streng holdning til lovbrudd og brudd på internt regelverk, som vil kunne få konsekvenser for arbeidsforholdet Straffbare forhold vil som hovedregel bli politianmeldt Informasjon til de ansatte om benyttede metoder og opplysningskilder ved behandling av interne misligheter og uregelmessigheter DnB NOR konsernets etiske regler: Brudd på de etiske regler kan få konsekvenser for ansettelsesforholdet henvisning til behandlingsreglene 6

7 Rammevilkår - Personopplysningsloven Konsesjonen gir legitimitet til utredningsfunksjonen Dekker behandlinger som kan lede frem til anmeldelse til politiet og/eller arbeidsrettslige konsekvenser, men: Etterforskning av straffbare forhold skal overlates til politiet Lovkrav og spesielle konsesjonsvilkår: Oppgaver og plikter pålagt den behandlingsansvarlige Dokumentere rutiner og tiltak Valg av metoder og opplysningskilder skal ta utgangspunkt i formålet med behandlingen Oppfylle rettigheter og plikter Informasjonssikkerhet, inkl. sletteregler 7

8 Gjennomføring; Forebyggende Holdningsskapende informasjon i lederfora, mv. Ettermøter ved større mislighetssaker, etc. Erfaringsrapport til konsernledelse og styret med fokus på problemområder og forbedringstiltak Oppfølging av rutine- og kontrollsvikt som avdekkes gjennom utredningssaker Jevnlig ajourføring av risikovurderinger Konsernrevisjonen er høringsinstans ved implementering av nye/endrede rutiner 8

9 Gjennomføring; Avdekkende Felles ansvar i Konsernrevisjonen Gjennomføre avvikskontroller på risikoområder gjennom datauttrekk på (f.eks): Interne konti / hjelpekonti Kassedifferanser Konti med adresse ukjent Stillestående konti Utredningsgruppen deltar på team ved ordinære revisjonsbesøk, med utvidet mislighetsvinkling på revisjonen. Oppfølging av fullmakter og autorisasjoner 9

10 Gjennomføring; Oppklarende (1) Policy Konsernretningslinjer: DnB NOR-konsernet skal ha en konsekvent holdning til misligheter og uregelmessigheter Behandlingsreglene gjelder for hele konsernet og skal sikre lik behandling for like type saker Det stilles strenge krav til utredningsarbeidets integritet og objektivitet Ufravikelig krav at utredningsmetodene skal være lovlige og etiske forsvarlige Dokumentasjonen skal være av slik karakter at den kan benyttes som grunnlag for den videre beslutningsprosess i konsernet eventuelt senere politietterforskning, mm. 10

11 Gjennomføring; Oppklarende (2) Hvem omfattes av konsernretningslinjene? Ansatte og (eksterne) tillitsvalgte Innleide vikarer og konsulenter Når kommer retningslinjene til anvendelse? Forhold knyttet til arbeidsforholdet I egenskap av å opptre som kunde i DnB NOR konsernet Kundereklamasjoner eller hvor særlige omstendigheter tilsier at interne undersøkelser bør iverksettes. I enkelte tilfeller handlinger som den ansatte gjør på fritiden som privatperson 11

12 Gjennomføring; Oppklarende (3) Behandlingsreglene har utledet retningslinjer om Ansattes rettigheter og plikter som regulerer at; En ansatt har rett og plikt til å forklare seg om forhold av betydning for saken Den ansatte kan la seg bistå av en annen person Gir nærmere anvisning om gjennomføring og protokollasjon 12

13 Gjennomføring; Oppklarende (4) Saksbehandlingen: Innrapportering ved mistanke eller avdekket mislighet eller uregelmessighet rapporteres via overordnet leder eventuelt direkte til Konsernrevisjonen Varslingsprosedyrer og eventuelle strakstiltak iverksettes Interne undersøkelser gjennomføres i regi av Konsernrevisjonen i tråd med gjeldende rammevilkår Resultatet av undersøkelsene rapporteres til Konsernjuridisk, HR Personal og linjeleder Beslutninger og oppfølgingstiltak følges opp 13

14 Erfaringer (1) Misligheter og uregelmessigheter er en iboende operasjonell risiko og utgjør en del av hverdagen Det kan konstateres et uønsket antall misligheter fra ansatte vi har tillit til Tillit alene kan aldri erstatte pålagte intern kontrolltiltak Manglende respekt for etterlevelse av rutiner, etc. Kontrollene er ofte forutsigbare og lite kritiske Ansatte må beskyttes mot mulighet og anledning til å berike seg selv Lederansvar å etablere en intern kontroll som både fører til at misligheter oppdages og en oppdagelsesrisiko som i seg selv forebygger misligheter 14

15 Erfaringer (2) Utelukkende positive erfaringer ved: Full åpenhet rundt utredningsfunksjonen Tett samarbeide med Konsernjuridisk, HR Personal og FO/SO, samt tillitsvalgte og hovedvernombud Samarbeide også med Konsernsikkerhet, Kommunikasjon og andre stabsområder Felles seminarer hvor aktuelle problemstillinger gjennomgås Utredningsfunksjonen oppleves å ha tillit i DnB NOR Utredningsfunksjonen oppleves å ha tillit hos politi og påtalemyndighet 15

16 Utfordringer i fremtiden (1) Problemstillinger: Misligheter og uregelmessigheter vil fortsatt være en iboende operasjonell risiko Virksomhetens art tilsier at finansinstitusjoner spesielt er utsatt for interne misligheter Risiko for økt bruk av press / trusler eventuelt samarbeid med kriminelle miljøer Risiko for at korrupsjonssaker vil øke ansatte i sentrale / ledende stillinger lar seg friste Ny generasjon ansatte / samfunnsutviklingen medfører økt risiko for at tradisjonelle verdisyn endres Ikke tilstrekkelig kontrollfokus 16

17 Utfordringer i fremtiden (2) Hva kan vi gjøre? Økt fokus på holdningsskapende arbeide Viktig å synliggjøre forventninger til opptreden og konsekvenser ved brudd Ledere må gå foran med et et godt eksempel Oppmuntre til at problemer tas opp Større forståelse for mer kritisk kontrollfokus Ledere må settes i stand til å fange opp mistenkelige signaler HUSK! Å KONTROLLERE ER Å BESKYTTE BÅDE ARBEIDSGIVER, ANSATTE OG KUNDER 17