Til MN-fakultetsstyret. Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: Møtedato: Notatdato: Saksbehandler: Mona Bratlie

Transkript

1 Til MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: Møtedato: Notatdato: Saksbehandler: Mona Bratlie Sakstittel: Grenseflaten senter/institutt De viktigste problemstillinger: Saken springer ut av behovet for å ha klare retningslinjer for forholdet mellom instituttene og de ulike former for senterdannelser som SFF/SFI, nordiske sentere, tverrfaglige sentre og sentre for spesielle satsninger. Vedlagte notat og forslag til regler er basert på innspill fra en arbeidsgruppe oppnevnt av dekanen. Det er besluttet at man på sentralt universitetsnivå ikke vil utarbeide nye normalregler for sentre. Derfor er det foreliggende forslag basert på samme mal som instituttene har benyttet ved utarbeidelse av sine interne styringsregler, jfr. også fakultetets administrasjonsreglement. Det er særlig tre problemstillinger som har pekt seg ut i diskusjoner om saken: - Sentrenes tilknytning (institutt eller fakultet) - Styrets sammensetning - Kontaktgruppe for senterleder og instituttledere ved samarbeidende institutter Forslag til vedtak: Dekanen bes ferdigstille forslag til Regler for organisering av sentre ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet basert på styrets diskusjon i møte Vedlegg: Notat til styret av Forslag til Regler for organisering av sentre ved Det matematisk naturvitenskapelige fakultet med kommentarer. Oversikt over relevante bestemmelser i regelverk/føringer.

2 Notat til fakultetsstyret Møte GRENSEFLATEN SENTER INSTITUTT Bakgrunn: På bakgrunn av de erfaringer som er gjort ved etableringen av fakultetets to sentre for fremragende forskning (SFF), samt erfaring fra andre sentra, ønsker fakultetet å etablere tydeligere retningslinjer for forhold knyttet til opprettelse og drift av sentra generelt. Dette gjelder avtaleinngåelse, ansvarsforhold og involvering, samt informasjon til alle berørte parter. Arbeidet vil innledningsvis bestå i å nedfelle de overordnede prinsipper knyttet til senterdannelser og drift generelt og SFF/SFI spesielt. Dette vil utgjøre fakultetets senter-policy, som i sin tur vil danne utgangspunkt for videre arbeid med utarbeidelse av mer detaljerte retningslinjer innenfor personal- og økonomiområdet, samt sjekklister og maler. Prosjektgruppe Dekanen oppnevnte følgende prosjektgruppe for utarbeidelse av MN-fakultetets senter-policy: Kontorsjef Heidi Bruvoll, prodekan for forskning, Anders Elverhøi, seniorrådgiver Helge Galdal, instituttleder Tyge Greibrokk og senterleder Bjørn Jamtveit. Ass. fakultetsdirektør Mona Bratlie leder gruppen, mens seniorrådgiver Ellen Solheim koordinerer hele prosjektet. Det videre arbeidet med utvikling av konkrete, praktiske retningslinjer og maler vil bli ivaretatt av egne arbeidsgrupper. I det følgende presenteres fakultetsledelsens innspill basert på gruppens rapport/forslag til regler og diskusjoner med institutt- og senterlederne. Om senterdannelser Universitetet har brukt organisasjonsformen senter av ulike grunner og for ulike formål. I utgangspunktet har det vært snakk om tverrfaglig virksomhet organisert utenfor den ordinære fakultets- og instituttstrukturen, jfr. innstilling fra prosjektgruppe Organisering av sentre og programmer ved Universitetet i Oslo, 12. februar Senterformen blir imidlertid også brukt uten at det foreligger et tverrfaglig preg, innenfor den ordinære strukturen og i noen tilfeller med undervisning som hovedaktivitet. 2

3 Etablering av et senter, uansett type, må bare skje etter en godt planlagt prosess. For SFF/SFI, hvor opprettelsen er avhengig av ressurser utenfra, har NFR fastsatt følgende sentrale krav og retningslinjer: Formålet med SFF-ordningen er å etablere tidsbegrensede forskningssentre kjennetegnet ved en konsentrert, fokusert og langsiktig forskningsinnsats på høyt internasjonalt nivå, hvor forskerutdanning inngår som en sentral del. Kriteriet for utvelgelse av sentrene er vitenskapelig kvalitet. Senteret ledes av en senterleder alene, eller av en senterleder støttet av en ledergruppe Senteret kan være underlagt vertsinstitusjonens styresystem eller ha eget styre. Styrets fremste oppgave er å bidra til at de intensjoner og planer som ligger til grunn for kontrakten om opprettelsen av senteret blir innfridd. Senteret må være sikret at dets interesser i forhold til vertsinstitusjonen og eventuelle konsortiedeltakerne blir tilfredsstillende ivaretatt, bl.a. ved at senteret gis en sterk ledelse, som innenfor rammen av prosjektbeskrivelsen, finansierings- og kostnadsplanen og stillingsrammene for senteret har stor faglig og administrativ selvstendighet. Senteret skal ha et godt administrativt støtteapparat. Vertsinstitusjonen fastsetter selv hvorledes arbeidsgiveransvaret for personalet i sentret skal ivaretas En viktig forutsetning for en vellykket senterdannelse er nær kontakt og samforståelse med det eller de institutter som skal fungere som vertskap for enheten. Det må forutsettes at det foreligger en felles forståelse av de økonomiske forhold.. Mekanismen for dette vil avhenge av typen finansiering som foreligger i det gitte tilfellet. Det vil typisk være aktuelt med hel eller delvis overføring av stimuleringsmidler som opptjenes underveis. Det må være ledelsen ved det enkelte institutt som godkjenner om det skal søkes om midler til/opprettes et senter eventuelt i samarbeid med andre fagmiljøer. Dette innebærer også at man må ta stilling til hvem som skal være med og hvor virksomheten skal være lokalisert. Det er i denne fasen særdeles viktig å legge opp til at alle kostnader knyttet til senterets drift blir synliggjort, og at det blir tatt høyde for disse i budsjettet. Man bør også ha en formening om i hvilken grad og på hvilken måte virksomheten skal videreføres etter periodens utløp. Gjennomgang med institutter og sentre Forslag til organisering er gjennomgått med institutt- og senterledere. Følgende tre punkter skilte seg særlig ut under diskusjonene: 1. Forslaget legger opp til at sentrene som hovedregel skal ha tilknytning til det eller de instituttene det springer ut fra. Dette er instituttledergruppen enig i, 3

4 mens senterlederne i hovedsak vil foretrekke å ha direkte tilknytning til fakultetsnivået. Begrunnelsen for dette er at det er vanskelig å ta de overgripende faglige avgjørelsene når man er nær aktiviteten, og for eksempel vil ressursallokering være lettere hvis sentrene ligger på fakultetsnivå. 2. Det kan tenkes ulike modeller for styre og styresammensetning for sentre. Det kan diskuteres om det bør opprettes et eget styre for sentrene i det hele tatt, evt. om instituttstyret kan fungere også for tilknyttet senter. Dersom man har et eget senterstyre, kan det tenkes ulike ledermodeller: Instituttleder eller et eksternt styremedlem, eventuelt om instituttleder skal ha plass i styret i det hele tatt. Størrelsen på styret kan også variere, Senter for Materialvitenskap og Nanoteknologi har i dag en variant med ni medlemmer. 3. Det er vurdert som svært ønskelig at det opprettes en kontaktgruppe som møteplass for senterleder og instituttleder(e) ved det/de samarbeidende institutter. Under diskusjonene har det vært stilt spørsmål ved hvilken rolle denne konstruksjonen skal ha i forholdet mellom institutt og senter, og om en slik gruppe kan føre til uklare ansvars- og myndighetsforhold. 4

5 UTKAST REGLER FOR ORGANISERING AV SENTRE VED DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET 1. Senterets formål. 2. Organisering a. Tilhørighet: Alle sentre skal normalt ha et vertsinstitutt som har hovedansvar for virksomheten ved senteret. Dette gjelder også i de tilfellene senterets virksomhet springer ut fra flere institutter. b. Sentre med overordnede strategiske funksjoner kan legges til fakultetsnivå. c. Personale: Personalansvar for fast tilsatt vitenskapelig personale som tilknyttes senteret avtales i hvert enkelt tilfelle. Det samme gjelder eventuell fordeling av arbeidsplikt mellom institutt og senter i senterets virkeperiode. d. Senterets virksomhet skal være totalbudsjettert ved opprettelsen, og det skal inngås klare avtaler med de samarbeidende institutter om ansvar for økonomiske forhold. Fordeling av inntekter, for eksempel insentivmidler, skal avtales på forhånd. e. I forbindelse med opprettelse av senteret avklares delegering av myndighet til senterleder. 3. Virkeperiode. a. Sentre opprettes normalt med en virkeperiode på fem år, med mulighet for forlengelse i en periode. b. Forlengelse baseres på evaluering av senterets virksomhet etter tre og et halvt år, slik at evalueringen skal være ferdigstilt senest fire år etter opprettelsen. c. Dersom senterets aktiviteter skal videreføres etter utløpet av andre periode, vil dette eventuelt skje etter evaluering og vurdering av plassering i universitetets til enhver tid gjeldende struktur. Selve senterkonstruksjonen skal normalt ikke overstige en tidsramme på 10 år. 4. Styringsorganer og ledelse Et senter skal normalt ha a. Styre b. Styreleder c. Senterleder d. Kontaktgruppe e. Eventuelt: administrativ leder 5. Styrets oppgaver a. Styret er senterets øverste organ, og har ansvar for å fastlegge overordnede retningslinjer for virksomheten innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og regler, samt vedtak fattet av overordnet enhet ved UiO. 5

6 b. Senterstyret utøver sin myndighet gjennom selv å vedta: i. Overordnede planer, strategier, prinsipper og prioriteringer for virksomheten, ii. Langtidsplaner iii. Årsplan og budsjett iv. Senterets interne organisering i avdelinger, faggrupper eller lignende, innenfor de rammer som er gitt av overordnet organ eller som følger av kontrakt med ekstern part. c. Senterstyret har ansvar for oppfølging gjennom godkjenning av regnskap og årsrapport Alle beslutninger i senterstyret treffes etter delegasjon fra og på vegne av universitetsstyret. 6. Styrets sammensetning: Styret har normalt fem medlemmer, hvorav minst to skal være eksterne. Dekanen oppnevner styremedlemmene og utpeker normalt en av de eksterne som styrets leder. Det oppnevnes ikke varamedlemmer Dersom senteret har ansvar/hovedansvar for et studieprogram, velges det en studentrepresentant av og blant studentene, jfr. universitetsloven 4-4. Dette medlemmet kommer i tillegg til de fem nevnt i avsnittet over. Fungeringsperioden for styrets medlemmer er fem år, for eventuell studentrepresentant ett år. 7. Styrets møter: Styrets leder innkaller til møtene og leder dem. Det fastsettes en møteplan for hvert semester. Styret kan i tillegg innkalles til møte dersom rektor, universitetsdirektør, dekan eller instituttleder ved det/de samarbeidende institutter krever det. 8. Senterleder: Senterleder oppnevnes av dekanen og leder senteret. Senterleder er sekretær for styret, forbereder saker i samråd med styreleder og iverksetter styrets vedtak. Senterlederen har overordnet ansvar og myndighet med hensyn til alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til senterstyrets myndighetsområde, og har generell fullmakt til å avgjøre enkeltsaker. 9. Kontaktgruppen: Det skal opprettes en kontaktgruppe som består av senterleder og instituttleder(e) ved det/de samarbeidende institutt(er). (Representasjon i kontaktgruppen er betinget av at instituttets engasjement har et visst omfang.) Formålet med kontaktgruppen er å legge til rette for best mulig informasjonsutveksling mellom senter og institutt(er) og ivareta samarbeidet om felles oppgaver og oppgaver i grenseflaten mellom senter og institutt(er).. I tillegg vil gruppen gi råd til senterleder og senterets styrende organer innenfor de ulike arbeids- og ansvarsområdene. 6

7 10. Administrativ leder: Ved sentere som har egen administrativ leder ivaretar denne ledelsen av senterets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med og på delegasjon fra senterlederen. 11. Avvikling I forkant av senterets avvikling må de samarbeidende institutter avklare i hvilken form senterets virksomhet eventuelt skal videreføres, herunder beslutning om videreføring av midlertidige tilsettingsforhold og fordeling av løpende stipendiatstillinger. Likeledes må fordeling av eventuelle fremtidige gevinster/underskudd som har oppstått ved senterets drift avtales, sammen med fordeling av senterets øvrige aktiva/passiva. Kommentarer til forslaget Universitetets Normalregler for sentre og programmer er fastsatt og revidert og justert senest så langt tilbake som i Dette innebærer at reglene ikke er oppdatert i forhold til dagens styringsform, slik at arbeidsgruppen har sett hen til Normalregler for institutter og utforming av vedtekter for sentre som er opprettet relativt nylig i sitt arbeide med forslag til ramme for organisering. Det opplyses for øvrig fra universitetet sentralt at det ikke vil bli utarbeidet nye Normalregler for sentre og programmer. Nr. 2 organisering. Det legges opp til at sentre normalt skal ha hovedtilknytning til ett institutt, også der virksomheten springer ut av flere. Dette for å skape klare rapporteringsveier og for å unngå tvil om ansvars- og myndighetsforhold. I henhold til någjeldende lovgivning kan midlertidig tilsetting av vitenskapelig personale finne sted når man tilsettes for et bestemt tidsrom eller for å uføre et bestemt oppdrag (tjml. 3 nr. 2). Dersom slik tilsetting strekker seg over fire år, kan dette utløse krav om fast tilsetting. Dette innebærer at man må ha klare rutiner for avklaring av tilsettingsforholdenes lengde og planer for en eventuell videreføring av tilsetting innenfor den ordinære instituttstrukturen eller ved annen videreføring av senterets aktivitet. Alternativt vil man måtte gå til oppsigelse med den begrunnelse at finansiering av stillingen er bortfalt. Her er det oppstilt strenge formkrav, men muligheten for dette er altså til stede. Det vil etter arbeidsgruppens mening være uhensiktsmessig å blokkere for stipendiattilsettinger i de tre til fire siste årene av senterets virkeperiode, og det foreslås derfor at stipender som løper ved senterets opphør skal overføres til et institutt. For å skape klarhet i senterleders ansvarsområder, foreslås det at delegasjon fra instituttleder skjer i forbindelse med opprettelse av senteret. 7

8 Nr. 3 virkeperiode Gruppen foreslår at den normale periode for et senter bør være maksimalt 2 x 5 år, og at virksomheten etter andre periode enten termineres eller legges inn i den ordinære virksomheten. Et alternativ vil være at den ordinære virksomheten omorganiseres i henhold til de erfaringer som er gjort i senterperioden. Evaluering finner sted i god tid før utløpet av første periode. Nr. 5 styrets oppgaver Formuleringene er basert på de tilsvarende i Normalregler for institutter. Nr. 6 styrets sammensetning Arbeidsgruppen mener at en ordning med små senterstyrer er å foretrekke, og at leder bør være en av de eksterne representantene. Det vil ikke være hyppige styremøter, så det foreslås derfor at det ikke oppnevnes vararepresentanter. Studentrepresentasjon vil bare være aktuelt i de tilfeller senteret har hovedansvaret for et studieprogram. Nr. 9 - kontaktgruppen Kontaktgruppen anses som et viktig ledd for å sikre godt samarbeid med moderinstituttene, og vil normalt bestå av senterleder og instituttledere fra de involverte institutter. Det foreslås også at forutsetningen for deltagelse bør være at instituttets engasjement har et visst omfang. 8

9 OVERSIKT OVER RELEVANTE BESTEMMELSER I EKSISTERENDE REGELVERK/FØRINGER Administrasjonsreglement for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, godkjent av rektor regulerer dekanens myndighetsområde ( er fakultetets øverste leder og leder fakultetets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret og instrukser fra rektor og universitetsdirektøren og gjennom vedtak fattet i fakultetsstyret. Det fremgår også av 4 at dekanen har direkte linjeansvar for bl.a. instituttlederne. Normalregler for institutter, vedtatt av universitetsstyret om instituttleders kompetanse: Instituttlederen er instituttets øverste leder, og leder instituttets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret, fakultetets planer og instrukser fra dekan og gjennom vedtak fattet i instituttstyret. Instituttlederen har overordnet ansvar og myndighet med hensyn til alle oppgaver som ikke eksplisitt er tillagt instituttstyrets myndighetsområde, og har generell fullmakt til å avgjøre løpende enkeltsaker. Normalregler for sentre og programmer - Dette dokumentet er utdatert (siste revisjon er foretatt ), og er nærmest ubrukelig sett ut i fra dagens behov og styringsmodell. Noen signaler om når de skal revideres? Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte prosjekter ved Universitetet i Oslo, vedtatt av universitetsstyret (gjelder fra ), regulerer ansvar i ulike faser i forvaltningen. - Søknadsfasen: Initiativtaker har ansvar for å avklare og kvalitetssikre sin prosjektidé med instituttleder før en detaljert planlegging startes. Instituttleder vurderer prosjektet i forhold til strategi, samarbeid og ressurser. Prosjekteier er vanligvis et institutt eller en annen grunnenhet. Lederen for vedkommende enhet er ansvarlig for at det skaffes til veie de ressurser som kreves for å gjennomføre prosjektet (personale, lokaler, utstyr etc). Det gis detaljerte retningslinjer for budsjettering av prosjekter. Søknader som går ut over enhetens rammer eller går ut over instituttgrenser eller er samarbeidsprosjekter, skal sendes fra neste nivå. Søknader på større satsninger (som SFF eller lignende), EU-søknader sendes fra institusjonsnivå. - Ansvar i kontraktunderskriftsfasen: Prosjekteier avklarer med prosjektleder dennes ansvars- og myndighetsområde. Der man ikke benytter standardkontrakter skal underskrift skje på neste nivå. EU skrives under på sentralt nivå. 9

10 - Oppstart: Instituttleder er ansvarlig for å sette opp budsjett og sørge for at prosjektet blir opprettet i regnskapssystemet. - Gjennomføring: Prosjektleder er ansvarlig overfor prosjekteier, som har det overordnede ansvar for at prosjektet gjennomføres innenfor prosjektplanen mht framdrift, ressurser og økonomi. Prosjekteier er ansvarlig for alle økonomiske forhold ved prosjektet. - Avslutningsfasen: Eier og leder samarbeider om evaluering og praktiske tiltak for eksempel regnskapsmessig avslutning. Notat fra rektor av til søkergruppene for SFF/SFI, fakulteter, institutter, museer og sentre vedrørende status for SFF- og SFI-søknader fra UiO. Notatet er ment å gi en oppsummering av viktige prinsipper for arbeidet med SFF og SFI-søknadene ved UiO. SFF-/SFI-prosjektene skal normalt legges til et institutt, eventuelt et vertsinstitutt i samarbeid med andre institutter. Det innebærer at disse prosjektene går inn i porteføljen av prosjekter som instituttlederen har ansvar for, og at SFF-/SFIleder skal rapportere til instituttleder som sin nærmeste overordnede. Samtidig skal SFF-/SFI-leder ha tydelig ansvar og myndighet innenfor rammen av gjeldende forskningsplan og budsjett. Vi ser forankringen i institutt som en naturlig løsning ettersom det er der hovedtyngden av universitetets ressurser ligger, først og fremst i de vitenskapelig ansatte med kvalifikasjoner, lønnsmidler og infrastruktur. Spørsmål knyttet til arealbehov må også i første instans behandles ved det aktuelle institutt. Forankring i institutt gir et ryddig utgangspunkt i forhold til linjeledelsen videre til fakultet og til universitetsledelsen. Fakultetene har en viktig rolle knyttet til koordinering og kvalitetssikring av søknadene. For oss er det viktig å vite at når vi sender søknadene til Forskningsrådet, vil de være godt forankret både i de aktuelle fakulteter og i de aktuelle institutter, og de vil være kvalitetssikret i en prosess der de har vært gjenstand for seriøs kollegial vurdering. 10